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Formato de celdas Tal como en los dos programas que Ud.

estudi en las unidades anteriores, los comandos o instrucciones de formato sirven para hermosear las planillas que elabore. No existe mayor diferencia en su aplicacin, salvo casos excepcionales. No obstante, el formato afectar a los objetos de Excel, razn por la cual, las operaciones de formato se clasifican en formato de celdas, formato de filas, formato de columnas y formato de hoja. Para desarrollar esta clase es necesario que descargue la planilla Gastos.xlsx Formato bsico (Actividades) Las operaciones de formato de celdas afectarn a la celda activa o a las celdas (rango) que Ud. haya seleccionado. Tal como en los programas anteriores, muchas de estas operaciones pueden realizarse en el men ficha Inicio. Fuente y tamao de fuente Mediante los cuadros combinados que se encuentran a la izquierda de la barra de formato podr cambiar la fuente y el tamao del texto en las celdas que haya seleccionado

Realice esta actividad: Descargue y abra la planilla Gastos.xlsx En la hoja que tiene a la vista seleccione el rango A1:I14 y aplquele fuente Arial de 10 puntos. Seleccione la celda A1 y aplquele tamao 14 puntos. Seleccione la celda A2 y aplquele tamao 12 puntos.

Negrita, cursiva y subrayado Estos botones aplican o quitan el formato indicado a las celda activa o a aquellas que Ud. haya seleccionado.

Realice estas actividades: Seleccione la celda A2 y aplquele Negrita. Seleccione el rango A3:I3 y aplquele Negrita. Seleccione la celda A1 y aplquele Cursiva.

Alineacin Estos botones permiten cambiar la alineacin de las celdas que Ud. haya seleccionado. Realice esta actividad: Seleccione el rango A4:A14 y prueba los tres tipos de alineacin, luego deje la columna con alineacin a la izquierda. Seleccione el rango A3:I3 y aplquele Centrar.

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Combinar y centrar

Este botn transforma las celdas que haya seleccionado en una sola celda y luego centra el texto que haya en ella respecto de esa nica celda.

Realice esta actividad:

Seleccione el rango A1:I1 y presione el cono Combinar y Centrar. Se combinarn las celdas en una sola y se centrar el titulo respecto de esa celda. Proceda igual con el rango A2:I2.

Nota: Este tipo de centrado no debe utilizarse con rangos que contienen mltiples datos como, por ejemplo, el rango A3:I3. Si intenta aplicar el formato a este rango, aparecer este mensaje

de advertencia, que indica que al combinar slo se conservarn los datos del extremo izquierdo, en este caso los datos de la celda A3.
Estilos moneda, porcentual y millares

Estos botones aplican el formato indicado.

Realice esta actividad:

Seleccione el rango C4:E14 y aplquele formato en estilo millares. Seleccione el rango I4:I14 y aplquele formato en estilo moneda. Selecciona la celda H17 y aplquele formato en estilo porcentual.

Aumentar y disminuir decimales

Utilice estos botones para aumentar o disminuir el nmero de decimales visibles en una cifra.

Realice esta actividad: Seleccione el rango I4:I14 Aumente a 4 el nmero de decimales Luego disminuye a 1 el nmero de decimales. Pgina 3

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Bordes

Utilice este botn para aplicar bordes.

Si el borde que requiere no est disponible use la flecha al lado del botn para ver las opciones disponibles.
Realice esta actividad:

Seleccione el rango A1: I14 y aplquele todos los bordes.

Color de relleno y de fuente

Utilice estos botones para aplicar los formatos indicados.

Si el color que desea no est disponible en el botn use las flechas para abrir la paleta de colores. Realice esta actividad: Seleccione el rango A3:I3 y aplique color de relleno rojo y color de fuente amarillo.

Formato Excel resume las principales funciones de formato en el grupo nmero; en este grupo podr encontrar los formatos de moneda, porcentajes, miles y aumento y disminucin de decimales.

Ud. puede aplicar formato a cualquier tipo de dato que acepta Excel en la celda; para ello personalice que formato desea aplicar.

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Formato especializado de celdas No todos los formatos de celda estn disponibles en el men ficha Inicio grupo Nmero. Si Ud. desea aplicar un formato de celda distinto de los anteriores, debe seleccionar las celdas a las cuales quiere aplicar el formato y luego ejecutar el cuadro de dilogo del correspondiente grupo; en este caso cualquiera de los tres grupos (Fuente, Alineacin, Nmero) se ejecuta el cuadro de dilogo siguiente:

Ficha Nmero Permite dar formato de nmero, texto, fecha u hora, monetario, porcentual, etc. a los datos de las celdas seleccionadas, de acuerdo con alguna de las categoras disponibles. Tambin permite crear formatos propios usando la categora Personalizada. Dependiendo de la categora del formato que se seleccione, sern las opciones que se muestren en la parte derecha del cuadro

Opciones de la categora Nmero

Moneda

Fecha

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Realice la siguiente actividad: Seleccione el rango I4:I14 Seleccione la categora Nmero Establezca 1 en Posiciones decimales Active la casilla Usar separador de miles y presione Aceptar

Ficha Alineacin Esta ficha podr utilizarla para controlar la alineacin vertical y horizontal de los datos en las celdas y otros aspectos como la orientacin y ajuste del texto.

Con el recuadro Alineacin del Texto podr controlar la alineacin horizontal usando este cuadro combinado

Como seguramente recuerda, la alineacin horizontal puede aplicarla directamente en el men ficha Inicio, salvo las opciones Justificar y Centrar en la seleccin que no estn disponibles a travs de la barra.

La opcin Justificar justifica el contenido de las celdas que haya seleccionado. La opcin Centrar en la seleccin centra un dato respecto de varias celdas o rango, pero sin combinar las celdas. Realice la siguiente actividad Seleccione la celda A1 que contiene el ttulo de la tabla Ejecute el cuadro de dilogo del grupo Alineacin.

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Desmarque la casilla Combinar celdas en el grupo Control del texto

En el cuadro combinado Horizontal elija la opcin Izquierda. Presione Aceptar. Se eliminar la combinacin de celdas y el ttulo volver a ocupar la celda A1. Seleccione el rango A1: I1 Ejecute el cuadro de dilogo del grupo Alineacin. En el cuadro Horizontal elija la opcin Centrar en la seleccin. Presione Aceptar. Ver que el ttulo se centra en el rango seleccionado, pero que las celdas no se combinaron.

La alineacin vertical podr controlarla con este cuadro combinado. El formato por defecto es alineacin inferior.

Realice esta actividad: Fije en 39 el alto de la fila 3. Observe que los datos se alinean en la parte inferior de las celdas.

Seleccione el rango A3:I3 Ejecute el cuadro de dilogo del grupo Alineacin. En el cuadro combinado Vertical elija la opcin Centrar. Observe los cambios.

Con el recuadro Orientacin podr controlar la orientacin del texto arrastrando el punto rojo o fijando en este control, entre 90 y 90, el nmero de grados. Por ejemplo: seleccione la celda A3, y aplquele 90 grados de orientacin y observe qu pasa con el texto. Luego vuelva a dejar el texto como estaba.

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Ficha Fuente No requiere mayores comentarios, puesto que es muy similar al formato de carcter de Word. Adems, todas las opciones estn disponibles a travs de la barra de formato, salvo el estilo de subrayado y algunos efectos.

Es posible aplicar formatos distintos dentro de una misma celda. Por ejemplo, puede colocar un color, fuente, tamao de fuente, etc., a una porcin del texto de una celda y aplicar otro formato a la otra porcin. Realice esta actividad: Haga doble clic en la celda A1 Luego, en la celda o en la barra de frmulas, seleccione Detalle de gastos en Publicidad y aplquele fuente Arial de 18 puntos, negrita y color de fuente amarillo. Presione Aceptar cuando termine. Luego, seleccione el resto del texto expresados en UF y aplquele fuente Verdana, de 14 puntos, cursiva y color azul.

Ficha Bordes
Antes de que lea esta parte de la materia, seleccione el rango A3:I14, Formato Celdas y elija la ficha Bordes. Debe aparecer esto: luego ejecute el comando

Los bordes que pueden aplicarse al seleccionar un rango de celdas como el anterior, se clasifican en bordes del contorno y bordes interiores. Por ello, en la parte superior del cuadro aparecen tres botones que permiten aplicar algunos de los bordes preestablecidos.

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Con dichos botones podr aplicar el estilo, color y borde que haya seleccionado al contorno y/o al interior del rango que hayas elegido.

Tambin puede aplicar o quitar los bordes que desee, utilizando los botones disponibles en torno a este cuadro.

Realice la actividad siguiente: Seleccione color rojo y estilo de lnea doble. Luego presiona el botn Contorno. Seleccione lnea simple y color azul. Luego presione el botn Interior. Presione Aceptar y observe los cambios.

Formato de celdas personalizado A veces no es posible aplicar formato a un dato con las herramientas anteriores, porque el formato que se desea aplicar no est disponible en las herramientas ya sealadas. Ser necesario entonces que construya el formato que desea usando la categora Personalizada. Para construir un formato personalizado debe saber que los formatos numricos en Excel pueden constar de cuatro secciones separadas por punto y coma (;). Cada seccin define el formato del nmero segn ste sea positivo, negativo, cero o texto. Formato Positivo ; Formato Negativo ; Formato Cero ; Formato Texto Generalmente se ocupan las dos primeras secciones. Por ejemplo, si desea definir un nmero con puntos en los miles, dos decimales, que los nmeros positivos se visualicen en color azul y que los nmeros negativos aparezcan en color rojo y con signo menos delante, debera definir el siguiente formato:

[azul]#.#,00;[rojo]-#.#,00

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Pruebe en la planilla los siguientes formatos numricos: Para ver 1234,59 como 1234,6 8,9 como 8,900 ,631 como 0,6 12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 44,398, 102,65 y 2,8 con decimales alineados Use este formato ####,# #.000 0,# #,0# ???,??? 5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los smbolos de divisin alineados # ???/??? 12000 como 12.000 #.### 12000 como 12 #. 12200000 como 12,2 00,0.. 0,16 como 16% de inters mensual 0%" de inters anual" 12000000 como 12 millones de pesos 0.." millones de pesos" 13656 como UF 13.656 "UF" #.# Formatos para fechas y horas Para presentar das, meses y aos, incluya en una seccin los siguientes cdigos de formato. Para ver: meses como 1-12 meses como 01-12 meses como ene.-dic. meses como enero-diciembre meses como la inicial de cada mes das como 1-31 das como 01-31 das como lun.-sb. como lunes-sbado aos como 00-99 aos como 1900-9999 Use este formato: M mm mmm mmmm mmmmm d dd ddd dddd aa aaaa

Los Los Los Los Los Los Los Los Los Los Los

Formatos de columna, fila y hoja Formato de Columna Las operaciones de formato de columna se ejecutan al elegir alguna de las opciones del comando

Ancho de columna

Permite ajustar el ancho de la columna. Al ejecutarlo, aparecer la ventana siguiente. En el recuadro debe escribir un valor entre 0 y 255 para cambiar el ancho de las columnas que haya seleccionado. El nmero que ingrese representar el nmero de caracteres que podr mostrarse en una celda de esas columnas con formato de fuente estndar. La columna se oculta si se especifica 0 (cero).
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Autoajustar a la seleccin

Permite ajustar automticamente el ancho de columna al largo del contenido de la celda que tenga seleccionada. Por ejemplo, seleccione la celda A9 que en la hoja contiene el texto VTR y ejecute el comando. Ver que el ancho de la columna se ajusta de acuerdo con el largo de esa cadena de texto. Recuerde que si desea modificar el ancho de una columna, tambin puede ocupar el mouse y ajustar el ancho haciendo doble clic o arrastrando cuando el puntero se transforma en una flecha doble. Utilice este mtodo para ajustar el ancho como estaba antes.

Ancho predeterminado

Utilice este comando para ajustar el ancho de todas las columnas que no hayan sido previamente ajustadas usando alguno de los mtodos anteriores. Se abrir este cuadro de dilogo En el recuadro debes escribir un valor entre 0 y 255 para cambiar el ancho de las columnas. El comando no afectar a las columnas cuyo ancho haya sido previamente ajustado.
Ocultar

No se debe confundir ocultar una columna con la accin de eliminar una columna, que ya se trat en la clase anterior. Este comando oculta la columna activa que es aquella en la que se encuentra el cursor. Si desea ocultar ms de una columna debe seleccionarlas primero, antes de ejecutar el comando. Por ejemplo seleccione las columnas C, D y E y presione el cono Ocultar y mostrar, Ocultar Columna. Ver que las columnas desaparecen. Tambin es posible ejecutar esta accin, seleccionando previamente las columnas que desea ocultar y eligiendo la opcin Ocultar del men contextual de la columna. las opciones

Mostrar

Permite mostrar la o las columnas que se hayan ocultado con el comando anterior. Para ejecutar este comando debe seleccionar las columnas entre las cuales estn las columnas ocultas. Por ejemplo, si ocult las columnas C, D y E, debe seleccionar las columnas B y F y luego las opciones respectivas. Tambin es posible que pueda ejecutar esta accin usando la opcin Mostrar del men contextual de la columna.
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Formato de Fila

Tal como en el caso anterior, debe ejecutar el cono la opcin Alto de Fila para llevar a cabo las operaciones de formato de fila. Las opciones del men son casi iguales a las del formato de columna.

Alto

Permite modificar el alto de la fila activa o de aquellas que haya seleccionado. Al ejecutar el comando aparece esta ventana: En la ventana debe especificar un nmero entre 0 y 409 que representar el alto de las filas seleccionadas. Si especifica 0 la fila se ocultar. Autoajustar, ocultar y mostrar son comandos que realizan la misma accin que ya se especific para las columnas, pero respecto de las filas. Por tanto, consulte la seccin anterior, si tiene dudas. Estilos La versin de Excel 2007 y como lo estudiamos en Word y PowerPoint, hace nfasis a que todo el formato que haya sido aplicado por parte o individualmente a una celda o conjunto de celdas pueda ser confeccionado con un par de click; esto es seleccionando del grupo Estilos los siguientes conos:

Estilos de celdas Permite a travs de la galera aplicar un estilo a la celda o a un conjunto de celdas seleccionadas. Este nuevo formato se aplica como conjunto de celdas y no como formato de tabla.

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Dar formato como tabla A travs de esta opcin, permite definir un conjunto de celdas como tabla; destacando los nombres de las columna o encabezado de la tabla. Est opcin permitir definir los encabezados de las columnas como variables para sus clculos. Cabe mencionar tambin que mediante esta opcin todos los encabezados de cada columna se les aplica la opcin de filtro que estudiaremos ms adelante.

Formato condicional El formato condicional permite destacar celdas a travs de un formato definido con colores a un conjunto de valores que cumplen una determinada condicin. Esto es particularmente til cuando se desea destacar valores automticamente cuando los cumpla. Excel propone en forma directa la aplicacin de reglas para destacar con colores predeterminados.

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Realice esta actividad Seleccione el rango A4:I14 Con el cono Estilos de celda aplique el estilo Ttulo 3 de la categora Ttulos y encabezados. Seleccione el rango A3:I3 Con el cono Estilos de celda aplique el estilo nfasis 1 de la categora Ttulos y encabezados. La tabla de datos quedar formateada.

Realice esta actividad Seleccione el rango I4:I14 Aplique formato condicional con el cono y defina la regla Por encima del promedio en la opcin Reglas superiores e inferiores. En el cuadro de dilogo, deje el mismo formato del cuadro de lista y presione el botn aceptar.

Haga lo mismo definiendo la regla Por debajo del promedio . En el cuadro de dilogo, cambie el formato de acuerdo a la siguiente opcin y presione aceptar

Las valores debieran quedar as: Si observa el nico valor que no tiene el formato aplicado es 88914921,04 que no cumple ninguna de las dos reglas; es decir no es mayor que el promedio y tampoco es menor que el promedio; por lo tanto este valor es igual al promedio. Para agregarlo dentro del formato condicional, se va a agregar a la regla Por encima del promedio. Seleccione la opcin Se abrir el siguiente cuadro de dilogo. Pgina 14

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Seleccione la regla Por encima del promedio y presione Editar regla Del cuadro de lista seleccione:

Presione Aceptar y despus aplicar. Podr ver que la regla se aplic para el valor intermedio.

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