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Planificacin y Control del TIEMPO

Postgrado en Gerencia de Proyectos Sesin 7

Prof: Dulce M. Contreras H.

dulce.contreras01@gmail.com

0424-9242567

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Contenido
Unidad 2: Herramientas y Tcnicas para

Planificacin de Proyectos (continuacin)


Tcnicas

de Aceleracin de Proyectos Crashing (comprimir actividades) Fast Tracking (actividades en paralelo)

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Planificacin Integral del Proyecto / Aceleracin


Lograr consistencia entre lo que se va a ejecutar y

coherencia e integracin con: Alcance Tiempo Costos Calidad Recursos humanos Adquisicin de bienes Riesgos Lo que requiere, adecuar el plan base creado bajo condiciones normales
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Palacios, Luis (2007)

Consideraciones Importantes Aceleracin de Proyectos


No cuestionar Plan Original

para

Aplicar

Asumir como adecuados la disponibilidad y competencias

de los recursos asignados


Dirigir esfuerzos hacia ruta crtica (incide en duracin del

proyecto)
Evaluar cuidadosamente:

Contratar nuevos recursos Reducir el alcance Solicitar Horas Extras de los recursos disponibles.

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Aplicacin de Adelantos y Retrasos / Aceleracin


Un adelanto permite la aceleracin de la actividad sucesora. Esto puede lograrse mediante una relacin final a inicio con un perodo de adelanto X. Un retraso causa una demora en la actividad sucesora. Se puede utilizar un retraso X en una relacin final a inicio, lo que significa que la actividad sucesora no puede comenzar hasta X tiempo despus de finalizada la predecesora.
Pintar Base 1 3d Realizar Diseo 2 10d
Enviar invitaciones

1FC+3d

2FC-5d

5d

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PMI, PMBOK, 2004

Aceleracin del proyecto: Tcnicas


Crashing: Comprimiendo el proyecto Fast-Tracking: Haciendo actividades en paralelo

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Palacios, Luis (2007)

Aceleracin del proyecto


Compresin o Crashing: comprimiendo el proyecto

Aumentar la Productividad Laboral Aportar Recursos Adicionales Redistribuir los Recursos Actuales Se focaliza en actividades de la Ruta Crtica Fcil de usar Suele impactar los costos del proyecto No siempre incrementar los recursos reduce el tiempo de la actividad Considerar curvas de aprendizaje e impacto en el flujo de caja del proyecto 48
Palacios, Luis (2007)

Aceleracin del proyecto


Va Rpida o Fast-tracking: actividades en paralelo Eliminar restricciones en la lgica secuencial de las actividades Incrementa el riesgo Dificulta la coordinacin No siempre se logra reducir la duracin global del proyecto Adecuado para proyectos de baja incertidumbre, repetitivos o con equipos muy experimentados Impacta el plan de financiamiento del proyecto. Puede inducir a reduccin de costos
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Palacios, Luis (2007)

Aceleracin del proyecto Fast-tracking usando solapamiento

Solapamiento o lag: permite que una actividad sucesora comience antes de que la predecesora termine.

Implicaciones: incorporacin de ms recursos a las actividades o aplicacin de tcnicas que aumenten la productividad con los mismos recursos. Aumento de los riesgos del proyecto
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Palacios, Luis (2007)

Aceleracin del proyecto


Oportunidades Beneficios del proyecto se obtienen por anticipado Descuentos otorgados por el contratante por la pronta terminacin del proyecto Liberacin ms temprana de recursos que pueden asignarse a otros proyectos Ahorros en posibles penalidades por retrasos en el proyecto Ahorros en pago de intereses de financiamiento del proyecto

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Palacios, Luis (2007)

Aceleracin del proyecto


Proceso para reducir los tiempos globales con el menor

impacto en la inversin y costos: Identificar actividades de la ruta crtica que se pueden acelerar con el menor costo Implementar aceleracin y re-calcular la red Detectar nuevas oportunidades de compresin Repetir el procedimiento mientras el ahorro justifique la inversin
Consideraciones:

Nivel o ndice de Criticidad de actividades (>50%) Holgura Global: holg_act/DurProy (>1) Mtodo, PERT/CPM y Anlisis Monte Carlo Anlisis de Carga de Trabajo y Grado Especializacin

Palacios, Luis (2007)

de
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Aceleracin del proyecto


Otras Consideraciones (comportamiento humano):
Lmite de crecimiento: las tareas presentan curvas de

aprendizaje y lmites de crecimiento

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Palacios, Luis (2007)

Aceleracin del proyecto


Otras Consideraciones (comportamiento humano):
Estimados con excesiva contingencia: uso de Mrgenes de

Seguridad vs. Sentido de Urgencia requerido en el proyecto.


Sndrome del Estudiante: arrancar la ejecucin lo ms tarde

posible.

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Palacios, Luis (2007)

Aceleracin del proyecto


Otras Consideraciones (comportamiento humano):
Sacar el brillo: menos del 1% de las actividades reportan su

culminacin antes de la fecha planificada:


Pulir el trabajo hasta consumir su contingencia. Baja prioridad, disminuye velocidad y presta atencin a otras actividades Esperar para entregar en la fecha por no reconocer deficiencias en el estimado o por no estar preparados para arrancar la actividad siguiente. Retrasar el trabajo de personas contratadas por tiempo para obtener mayor beneficios econmicos, mantener ocupadas a las personas, entre otras.
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Palacios, Luis (2007)

Aceleracin del proyecto


Otras Consideraciones (comportamiento humano):
Convergencia de actividades: Cuellos de botella donde

convergen varias actividades y el proyecto no puede continuar hasta que termine la ms larga, desaprovechando posibles variaciones positivas.
Multitarea o multitasking: personas realizando varias tareas

en forma simultnea, perdiendo con ello eficiencia por no poder atenderlas todas de la mejor manera.

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Palacios, Luis (2007)

Resumen aceleracin de proyectos


Reducir el tiempo de ejecucin del proyecto Crashing/Comprimir actividades, reducir el tiempo de las

actividades asignando recursos Crash soft: con horas extras (x poco tiempo) Crash hard: con nuevos recursos (integracin y curva de aprendizaje) Fast tracking /Solapamiento, paralelizando actividades Dificulta el control y seguimiento Aumenta los riesgos Proyectos de baja incertidumbre y alta especializacin.

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Resumen aceleracin de proyectos


Costo crash.=(costo de la act reducida costo normal) /

(dur normal dur crash) Reducir en actividades crticas. Puede cambiar la ruta crtica. Reducir donde el costo del crash. es menor. Identificar oportunidades de reutilizacin. Hacerlo bien desde el principio Eliminar actividades que no agreguen valor Evitar cambios en los requerimientos y llevar a cabo un control integrado de cambios Aumentan la complejidad, los costos y los requerimientos de gestin, control y seguimiento
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Resumen aceleracin de proyectos


Mientras mas corto el proyecto ms rpido se obtienen los

productos y los beneficios Incorporar anlisis estadstico de procesos Llevar estadsticas de datos Incorporar tcnicas de manejo probabilstico de proyectos (PERT, Monte Carlo, Simulaciones,.)

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Consideraciones relevantes sobre los RRHH


Tienen una capacidad y disponibilidad limitada De acuerdo a su capacitacin, experticia y herramientas

disponibles tienen un nivel de desempeo determinado Usualmente requieren nuevas capacitaciones y existen curvas de aprendizaje que impactan el tiempo y el proceso Los recursos pueden estar compartidos con otros proyectos y con labores del da a da Tienen un plan de vacaciones y de desarrollo que implican tiempo.

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Uso Efectivo de Recursos


Nivelacin o Balanceo de Recursos
Tcnica utilizada para minimizar las fluctuaciones en el uso de los recursos Intenta aprovechar los recursos de un modo tan uniforme como sea posible sin extender la duracin del proyecto

Planeacin con Recursos Restringidos


Los diagramas de red muestran las restricciones tcnicas en las secuencias de actividades Cuando se disponen de recursos restringidos tambin debe reflejar estas restricciones.

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Gido, Jack. Administracin exitosa de Proyectos

Nivelacin de Recursos
Conveniencia de Fechas:

Nivelar el proyecto para que los hitos ocurran en los momentos deseados Incorporar ms o menos recursos y reprogramar fechas Calendarios laborales Compromisos con los stakeholders Mantener la calidad esperada

Financiamiento y flujo de caja

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Palacios, Luis (2007)

Nivelacin de Recursos
Disponibilidad de Recursos:

Prioridades Calendarios Condiciones ambientales prevalecientes Sobrecarga de HH Re-programacin de actividades Incorporacin de nuevos recursos Balancear los picos de trabajo
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Cargas de Trabajo:

Palacios, Luis (2007)

Nivelacin de Recursos
Tcnicas:

Nivelacin de recursos sin restricciones Con recursos limitados

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Palacios, Luis (2007)

Uso planeado de recursos


Pintar Hab P1 8d 2 pintores Pintar Escaleras 4d 1 pintor Pintar Bao 2d 1 pintor

Pintar Hab P2 4d 1 pintor Pintar Hab P3 6d 1 pintor

16 4 2 4 6 1 4 2 4 3 4 4 4 5 3 6 3 7 2 8 2 9 2 10 2 11 1 12 1 32 Das de Pintores

Das Pintores

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Uso planeado de recursos

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Nivelacin de Recursos
16 4 2 4 6 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6 3 7 3 8 3 9 3 10 3 11 1 12 1 32 16 4 2 4 6 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6 3 7 3 8 3 9 3 10 3 11 1 12 1 32 Das de Pintores Das de Pintores

Das Pintores

Das Pintores

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Nivelacin de Recursos

1. Se mantiene el requerimiento de 32 das de pintores 2. Se redujo el nmero de pintores de 4 a 3 3. Se mantiene un ritmo ms uniforme de trabajo 4. Para un proyecto grande la nivelacin de recursos puede ser muy complicada y requiere el apoyo de paquetes de software.
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Programacin con Recursos Restringidos


Se busca desarrollar el programa ms corto cuando la

cantidad de recursos disponibles es fija


Los recursos son limitados y los lmites no se pueden

exceder
Los recursos se asignan en base a las holguras dando

prioridad a las actividades con menor holgura


Puede extender el tiempo de terminacin del proyecto.

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Programacin con recursos restringidos


Supongamos que solo se dispone de 2 pintores
0 0 2 8 6 Das Pintores 1 4 2 4 3 4 4 4 5 3 6 3 7 2 8 2 9 2 10 2 11 1 12 1 0 0 2 0 -2 Das Pintores 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 4 10 11 12 13 14 4 3 3 1 1
70

Holguras

1ra. Asignacin de recursos

Programacin con recursos restringidos


0 0 -4 -4 -2 Das Pintores 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 2 10 11 12 13 14 15 16 2 2 2 2 2 2 2

1. Se redujo el nmero de pintores a los 2 disponibles 2. Se mantiene el requerimiento de 32 das de pintores 3. Se extiende el cronograma del proyecto en 4 das 4. Para acelerar el programa y cumplir con los 12 das, se requieren pintores extras, trabajar horas extras, reducir el alcance o aumentar la productividad 5. Los programas computarizados apoyan esta funcin en proyectos 71 grandes

Lecciones Aprendidas Sesiones 6 y 7


Nivelacin RRHH
Fases Definicin

Aceleracin
Gantt Redes Curvas S

Herramientas Grficas Programacin

PLANIFICACIN DEL TIEMPO

Propsitos

Planes Lgicas

Software

Dependencias
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Fin sesin 7

Prxima Sesin: Cont. Herramientas de Planificacin del Tiempo


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