Sugerencias para preparar listas de distribucin de correo electrnico No importa lo estudiado que est el mensaje de correo electrnico, tendr

menos impacto si lo enva a los destinatarios equivocados. Si destina el correo a un segmento de clientes que probablemente estn interesados en una oferta especfica, la campaa de correo electrnico tendr probablemente una tasa de xito mucho mayor. Puede limitar la lista de correos a nombres y direcciones de correo electrnico, o bien puede incluir ms detalles sobre cada cliente para que pueda clasificar a los clientes en segmentos significativos para el negocio. En este artculo

Cmo utilizar los datos de los clientes Crear una lista de correo Combinar listas de varios orgenes en una sola lista Restringir una lista de destinatarios

Cmo utilizar los datos de los clientes Despus de obtener informacin sobre los clientes y posibles clientes, puede resultar til realizar el seguimiento de los atributos que tienen en comn. Cuantos ms detalles capture en la lista de correo, ms opciones tendr para dirigir los correos a los objetivos correctos. Pero asegrese de que los datos detallados en los que est realizando el seguimiento son los datos que va a utilizar. Cuanta ms complejidad agregue a la lista de correo, ms trabajo le costar mantener la lista. Por ejemplo, podra utilizar datos de los clientes de cualquiera de las maneras siguientes.

Enviar un correo a los clientes de una localidad especfica Filtre la lista de correo por ciudad o cdigo postal para poder anunciar fcilmente una promocin slo para aquellos clientes que viven en una ubicacin determinada. Agregar un saludo personalizado Personalice el correo incluyendo el nombre y los apellidos del destinatario en una lnea de saludo, separando el nombre en los campos de datos tratamiento, nombre y apellidos. Concentrarse en destinatarios de una determinada edad Informe a los clientes de productos o servicios que sean apropiados para cada etapa de la vida de los clientes (como el planeamiento de la jubilacin a los veinte aos frente al planeamiento de la jubilacin a los cincuenta aos) recopilando las fechas de nacimiento de los clientes como ao de nacimiento (por ejemplo, "1945").

Si desea ofrecer un regalo promocional a todos los clientes cuyo cumpleaos se celebre en el mes actual, puede recopilar sus fechas de nacimiento como da, mes, ao (por ejemplo, "1, enero, 2000").

Personalizar correos en funcin del sexo Anuncie una lnea nueva de productos slo a hombres o slo a mujeres incluyendo el sexo de cada cliente ("hombre" o "mujer") en la lista de correo. Usar el historial de compras Enve anuncios especiales a los que han realizado las compras importantes ms recientes, o notifique a los clientes de cuando dispone de nuevos modelos de sus marcas favoritas. Para ello tiene que realizar el seguimiento del historial de compras de los clientes. Tambin puede notificar a los clientes acerca de productos similares ("Los clientes que han comprado este artculo tambin han encontrado til este otro").

Volver al principio Crear una lista de correo Dicho brevemente, una lista de correo es un archivo de texto que separa los registros de los destinatarios en campos comunes. Dichas listas suelen adoptar la forma de hojas de clculo o tablas, con cada registro en su propia fila, separados en columnas que contienen los campos de datos individuales, como la lista bsica de correo que se muestra aqu.

Una lista compleja podra incluir campos de datos adicionales, como preferencias de tamao y color de los productos, historial de compras, fecha de nacimiento y sexo. Si est creando una lista de correo por primera vez, puede hacerlo sin salir de Publisher. Crear una lista de destinatarios

1. En el men Herramientas, elija Envos por correo y catlogos y, a continuacin, haga clic en Crear lista de direcciones. 2. Antes de comenzar a escribir la informacin de la lista, puede personalizar los campos agregando, quitando, cambiando o reordenando los campos que aparecen en el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones. Cmo? 1. Haga clic en Personalizar columnas y, a continuacin, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un campo, haga clic en Agregar. En el cuadro de dilogo Agregar campo, escriba un nombre para el nuevo campo y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Para quitar un campo, seleccinelo en Nombres de campo y, a continuacin, haga clic en Eliminar. Para cambiar un nombre de campo, seleccinelo en Nombres de campo y, a continuacin, haga clic en Cambiar nombre. En el cuadro de dilogo Cambiar nombre de campo, escriba un nombre nuevo en el cuadro A: y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Para cambiar el orden de los campos, seleccione el campo que desea mover y, a continuacin, haga clic en Subir o Bajar hasta situarlo donde desee.

2. Repita estos pasos hasta que termine de revisar la lista de nombres de campo y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. En el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones, escriba la informacin de la primera entrada en los campos apropiados (Tratamiento, Nombre, Apellidos, etc.). 4. Cuando termine de escribir la informacin de la primera entrada, haga clic en Nueva entrada o presione la tecla TAB. 5. Repita los pasos 3 y 4 hasta que termine de agregar entradas. 6. Haga clic en Aceptar. 7. En el cuadro de dilogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la lista de direcciones en el cuadro Nombre de archivo. De forma predeterminada, la lista de direcciones se guarda en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Es mejor guardar la lista de direcciones aqu, ya que es la carpeta predeterminada en la que Microsoft Publisher busca los archivos de los orgenes de datos. 8. Haga clic en Guardar. Combinar listas de varios orgenes

Si tiene o ha adquirido listas de correo, con Publisher resulta ms sencillo combinar y cambiar las listas de clientes de varios orgenes. Elija el mtodo que le va mejor uniendo la lista de correo de Publisher a cualquier combinacin de otras listas creadas en los siguientes programas:

Microsoft Office Excel Microsoft Office Outlook Microsoft Office Outlook con Business Contact Manager Microsoft Office Access

Asimismo puede adquirir listas, como las de Microsoft List Builder. Especificar la lista que se va a agregar 1. En el men Herramientas, haga clic en Envos por correo y catlogos y, a continuacin, haga clic en Combinacin de correo electrnico para abrir el panel de tareas Combinacin de correo electrnico. Si la publicacin se conecta a una lista de destinatarios, compruebe la conexin y, a continuacin, haga clic en Editar lista de destinatarios en el panel de tareas Combinacin de correo electrnico. Si la publicacin no est conectada a una lista de destinatarios existentes, haga clic en una de las opciones de Crear una lista de destinatarios y, a continuacin, haga clic en Siguiente: crear o conectarse a una lista de destinatarios. 2. En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en Agregar a la lista de destinatarios, siga uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en Seleccionar una lista existente, seleccione un origen de datos en el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos y, a continuacin, haga clic en Abrir. Haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook (si se le pide que elija un perfil de correo, haga clic en el perfil deseado) y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Seleccione una carpeta o lista de distribucin en el cuadro de dilogo Seleccionar contactos y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Haga clic en Escribir una lista nueva, agregue las entradas que desea en el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Resolver discrepancias al combinar listas Cuando agrega una lista de correo a otra, es posible que uno o ms campos de la lista agregada no tengan una coincidencia en la lista existente. Por ejemplo, la lista de direcciones que est agregando puede incluir un campo Nombre de compaa, pero la lista original, no.

Publisher le indica que corrija las discrepancias entre los campos en las diversas listas de orgenes de datos abriendo el cuadro de dilogo Agregar a la lista de destinatarios. 1. En el cuadro de dilogo Agregar a la lista de destinatarios, seleccione el campo que no est seleccionado en la columna Coincidencia, seleccione el campo que desea corresponder en la lista Campos de la lista de destinatarios con campos coincidentes y, a continuacin, haga clic en Coincidir. 2. En el cuadro de dilogo Asignar campo, compruebe que el campo seleccionado se muestra en Hacer coincidir con el campo de lista de destinatarios o seleccione otro y haga clic en Aceptar. 3. Si tiene que agregar un nuevo campo a la lista de destinatarios para realizar una coincidencia, seleccione el campo que desea agregar a la nueva lista (la lista izquierda en el cuadro de dilogo Agregar a la lista de destinatarios), haga clic en Agregar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Los campos agregados se muestran en Nuevos campos que se agregarn a la lista de destinatarios. Sugerencia Para quitar un campo agregado, seleccinelo en el cuadro Nuevos campos que se agregarn a la lista de destinatarios y, a continuacin, haga clic en Quitar.

Cmo hago coincidir campos que no me indica Publisher?

En el panel de tareas Combinacin de correo electrnico en Ms elementos, haga clic en Campos de direccin y, a continuacin, haga clic en Asignar campos.

Guardar un acceso directo a una lista combinada Puede crear un acceso directo a la lista combinada para usarse en otros envos de correo. Siempre que edite una entrada individual de la lista combinada, la entrada modificada tambin se actualiza en el archivo de cdigo fuente original si ese archivo est disponible para su modificacin. Si no desea actualizar el archivo de cdigo fuente original, exporte la lista de destinatarios a un nuevo archivo. 1. En el panel de tareas Combinacin de correo electrnico (Paso 3: Seleccionar resultado de la combinacin de correo electrnico), en Realizar seguimiento de este correo, haga clic en Guardar un acceso directo en una lista de destinatarios. 2. En el cuadro de dilogo Guardar archivo, escriba un nombre para la lista de direcciones combinadas en el cuadro Nombre de archivo. De forma predeterminada, la lista de direcciones se guarda en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Es mejor guardar la lista de direcciones aqu, ya que es la carpeta predeterminada en la que Microsoft Office Publisher busca los archivos de los orgenes de datos. 3. Haga clic en Guardar. Restringir una lista de destinatarios Cuando coinciden los campos de varias listas de orgenes de datos, todos los registros aparecen en la lista existente del cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en donde puede filtrar, ordenar y seleccionar los destinatarios que incluir en la combinacin de correo electrnico. Active las casillas de verificacin situadas junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las de los destinatarios que desee excluir. Seleccionar o borrar todos los elementos

Active o desactive la casilla de verificacin en la fila de ttulo.

Filtrar los elementos de la lista Si desea utilizar nicamente algunas entradas determinadas en la lista, fltrelas por un campo o criterio especficos. Una vez filtrada la lista, utilice las casillas de verificacin para incluir y excluir registros. 1. Haga clic en la flecha situada junto al encabezado de la columna correspondiente al elemento por el que desee filtrar. 2. Siga uno de estos procedimientos:

Haga clic en (Espacios) para mostrar todos los registros en los que el campo correspondiente aparece en blanco.

Haga clic en (Sin espacios) para mostrar todos los registros con informacin en el campo correspondiente. Haga clic en (Avanzado) para abrir el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar, que puede utilizar para filtrar por varios criterios.

Nota Tambin puede abrir el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar haciendo clic en Filtro, en Restringir lista de destinatarios, en Destinatarios de combinar correspondencia. 3. Sugerencia Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma informacin y hay diez, o menos de diez, valores nicos en la columna, puede filtrar por informacin especfica. Por ejemplo, si hay varias direcciones en las que el pas o regin coinciden con Australia, puede filtrar por Australia.

4. El cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia slo mostrar los registros seleccionados. Para volver a mostrar todos los registros, haga clic en (Todos). Ordenar los elementos de la lista Si lo desea, puede ordenar los elementos de la lista para verlos en orden alfabtico. Siga uno de estos procedimientos:

En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en el encabezado de columna del elemento por el que desee ordenar.

Por ejemplo, si desea mostrar la lista por orden alfabtico de apellidos, haga clic en el encabezado de la columna Apellidos.

Para ordenar mediante varios criterios, haga clic en la opcin Ordenar de Restringir lista de destinatarios en el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia. En el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar, seleccione los criterios por los que desee ordenar.

Haga clic en Aceptar para volver al panel de tareas Combinacin de correo electrnico. Buscar duplicados Para evitar mensajes de correo duplicados, puede buscar y eliminar aquellos registros de la lista combinada cuyos registros (aunque no necesariamente todos) coincidan. 1. En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en Buscar duplicados. 2. En el cuadro de dilogo Buscar duplicados, desactive slo aquellas entradas que desee incluir y haga clic en Aceptar. Buscar un destinatario especfico o grupo de destinatarios que compartan el mismo atributo Para identificar una persona o un grupo de personas que compartan atributos comunes (como apellidos, cdigo postal o mes de nacimiento), puede buscar en la lista.

1. En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en Buscar destinatario. 2. En el cuadro de dilogo Buscar entrada, escriba el atributo que desea encontrar en el cuadro de texto Buscar, especifique el campo o campos que desea buscar y haga clic en Buscar siguiente. Sugerencias sobre marketing por correo electrnico El marketing por correo electrnico presenta numerosas ventajas:

Es poco costoso. Es instantneo. Es interactivo. Transmite el mensaje a muchos clientes a la vez. No espera las visitas de los clientes sino que les enva el mensaje. Facilita el seguimiento de elementos como direcciones de correo electrnico incorrectas (mediante devoluciones), respuestas positivas y negativas, visitas a pginas Web (a partir de un vnculo insertado en un mensaje de correo electrnico) y aumentos en las ventas.

El marketing por correo electrnico facilita el establecimiento de un programa de comunicaciones programado peridicamente que crea su marca y su negocio. El marketing por correo electrnico tambin tiene desventajas. Inundados de mensajes de correo electrnico, los clientes pueden filtrar los mensajes para que no lleguen a sus bandejas de entrada sin leerlos siquiera. Lo que es peor, pueden tomar sus mensajes por correo no deseado, especialmente si reciben demasiados mensajes irrelevantes. Y lo peor de todo, los clientes pueden considerar su mensaje como correo no deseado si el contenido no se corresponde con lo que pensaban que iban a recibir. Es posible que se borren de su lista de distribucin de correo y tengan una psima opinin de su negocio. Lo esencial es que el marketing por correo electrnico realizado correctamente puede reforzar las interacciones positivas de los clientes con su negocio. En este artculo

Componentes de un marketing por correo electrnico de xito Inspirar confianza a los clientes

Componentes de un marketing por correo electrnico de xito Qu debe hacer para tener xito en el marketing por correo electrnico?

Mantener el marketing por correo electrnico en la legalidad.

Presentar un contenido relevante y breve. Proporcionar una convocatoria a la accin clara. Personalizar el mensaje. Ser coherente. Dar un formato cuidadoso al mensaje. Probar el mensaje antes de enviarlo.

La clave para un marketing por correo electrnico logrado, como con cualquier otro tipo de marketing, es asegurarse de que aparezcan en la lista de destinatarios las personas adecuadas, establecer expectativas sobre lo que van a recibir de usted y proporcionar lo que promete. Mantener el marketing por correo electrnico en la legalidad El acta CAN-SPAM de 2003 (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing Act, control de los ataques de pornografa y marketing no solicitados) describe los requisitos para los que envan mensajes de correo electrnico comerciales. Explica igualmente las penalizaciones para los remitentes de mensajes de correo no deseados y las empresas cuyos productos se anuncian en mensajes de este tipo si infringen la ley, y da a los destinatarios el derecho de solicitar a los remitentes que detengan dichos envos. La ley contempla los mensajes de correo electrnico cuyo objetivo principal es anunciar o promover un producto o servicio comercial, incluido el contenido de un sitio Web. Un "mensaje de transaccin o de relacin" (un mensaje de correo electrnico que facilite una transaccin acordada o mantenga actualizado a un cliente sobre una relacin de negocios existente) no puede contener informacin de distribucin falsa o engaosa, pero por lo dems est eximida de la mayora de las disposiciones del acta CAN-SPAM. Para obtener ms informacin, haga clic en un vnculo de la seccin Vea tambin. Presentar un contenido relevante y breve Prevea que la mayora de sus clientes existentes y potenciales tienen el tiempo y el inters de leer slo aquello que est relacionado con ellos, siempre que se vaya al grano rpidamente. Cuanto ms adapte un mensaje de correo electrnico a los intereses de destinatarios individuales, ms probable ser que abran, lean y respondan a sus mensajes. Las caractersticas de combinacin de correo electrnico de Microsoft Office Publisher 2007 le pueden ayudar a dirigir el contenido de un modo eficaz para los intereses de cada destinatario. Entre los tipos de contenido que funcionan bien en el marketing por correo electrnico se incluyen:

Ofertas semanales especiales, descuentos y otras ofertas promocionales Invitaciones a eventos y seminarios Actualizaciones de informacin sobre productos

Boletines informativos

Un marketing por correo electrnico eficaz incluye los elementos siguientes (la mayora de los cuales son tambin obligatorios segn el acta CAN-SPAM):

Una lnea de asunto clara y concisa Aunque desee que los destinatarios abran el mensaje de correo electrnico, no haga trampas ni utilice trucos. Prometa slo una ventaja real o un valor que pueda entregar. El acta CAN-SPAM requiere que la lnea del asunto represente de forma precisa el contenido del mensaje.

Mantenga asimismo la lnea del asunto en un nmero inferior a 50 caracteres de forma que no se trunque en la bandeja de entrada del destinatario y evite la puntuacin a menos que plantee una pregunta, ya que se desperdicia un espacio valioso. Por encima de todo, evite utilizar signos de admiracin. Son un claro indicio de que el mensaje es estrictamente promocional.

Notificacin de que su mensaje de correo electrnico es un anuncio o una solicitud El acta CAN-SPAM exige que este aviso sea suficientemente claro y visible, y que proporcione a los destinatarios un modo de borrarse de la lista de distribucin de correo, un mtodo para optar por no recibir. Una direccin de remitente vlida El acta CAN-SPAM requiere que proporcione una direccin. Es buena idea proporcionar asimismo un nmero de telfono. Despus de todo, desea que los destinatarios se pongan en contacto con usted. Optar por no recibir El acta CAN-SPAM obliga a proporcionar una direccin de correo electrnico del remitente u otro mecanismo de respuesta basado en Web que permita a los destinatarios solicitarle que no se les enve ms mensajes de correo electrnico a dicha direccin. Debe cumplir las solicitudes en un plazo de 10 das laborables desde la recepcin de la solicitud de optar por no recibir y al menos durante 30 das despus de que se enviara el mensaje. Tampoco puede ayudar a otros a enviar mensajes de correo electrnico a la direccin de alguien que haya optado por no recibir.

Proporcionar una convocatoria a la accin clara Aclare en el primer prrafo qu accin deben realizar los destinatarios. No haga que tengan que ir hasta el final del mensaje para verlo pero replantelo al final tambin en caso de que decidan leer todo el mensaje antes de actuar. Entre las opciones para una convocatoria a la accin se incluyen las siguientes:

Hacer clic en un vnculo para obtener ms informacin. Registrarse para recibir una oferta especial. Visitar una pgina Web para conseguir acceso (y hacer que la pgina sea pertinente para esa oferta especfica). Descargar un boletn, juego, protector de pantalla, cupn o notas de un producto.

Realizar una llamada telefnica.

Personalizar el mensaje Cuanto ms personal sea el tono o la voz, mejor; escriba el mensaje de forma que se vea que procede de un ser humano en lugar de una institucin impersonal. La gente desea establecer relaciones con otras personas y no con empresas. Agregue algo ms al toque personal proporcionando un poco de informacin adicional, como informacin relacionada con los intereses de los clientes en su negocio. Por ejemplo, un restaurante puede incluir reseas de vinos o recetas como parte de una comunicacin habitual por correo electrnico. Cuando los clientes prueben estos vinos o recetas en casa, el restaurante estar creando la imagen de sus conocimientos, y enriqueciendo la relacin entre el cliente y el negocio. La educacin, las opiniones razonadas, las posiciones con principios o el humor hacen que su negocio parezca ms servicial y humano, pero hay que reconocer los riesgos que conlleva igualmente. Asegrese de que conoce bien a su pblico y sus posibles reacciones. Ser coherente Cuando enva una serie de mensajes de correo electrnico, esfurcese por ser coherente en sus mensajes, en el diseo y la fecha del envo. Esta coherencia respalda la imagen de que su negocio es confiable, organizado y slido. Enve una serie de mensajes de correo electrnico simultneamente el mismo da, semana o mes. Si los mensajes estn dirigidos a otros negocios (o personas en sus trabajos), envelos de forma que los puedan leer durante la semana laboral pero no un lunes por la maana (no enve los mensajes entre el viernes a medioda y el lunes a medioda). Si los mensajes estn dirigidos a consumidores en sus casas, envelos de modo que los consumidores puedan verlos el fin de semana. Si los envos de mensajes no son lo suficientemente frecuentes, los clientes olvidarn su negocio. Empiece probando un calendario de envos semanales y siga a partir de ah. En caso de duda, es mejor enviar con menor que con mayor frecuencia. Dar un formato cuidadoso al mensaje Si crea un mensaje de correo electrnico a partir de una publicacin impresa, podra ser demasiado amplio y forzar al destinatario a desplazarse horizontalmente. Asimismo, cuanto ms tengan que desplazarse los destinatarios verticalmente, es menos probable que vean todo su mensaje. Incluso si elige una publicacin diseada para los mensajes de correo electrnico, compruebe el diseo y el tamao del mensaje en la vista previa de modo que pueda realizar los cambios necesarios en el texto, los grficos y el diseo antes de enviarlo. Cmo puedo cambiar el tamao de pgina? Algunas de las fuentes que utiliza en una publicacin impresa pueden ser difciles de leer en lnea. Tenga en cuenta el uso de una fuente o una combinacin de fuentes Web que est diseada para su lectura en pantalla, especialmente para usuarios que tienen pantallas de

distintos tamaos y resoluciones. Para obtener una lista de fuentes y combinaciones de fuentes Web de Microsoft Office Publisher, vea Aplicar una combinacin de fuentes. Considere igualmente las capacidades de correo electrnico de su pblico. Si estn en banda ancha o en redes corporativas, no tendrn que esperar mucho para descargar archivos con muchos grficos. Como un mensaje de correo electrnico con numerosos grficos y formato de color requiere un tamao de archivo bastante grande, es posible que los destinatarios con conexiones ms lentas tarden ms tiempo en descargar o abrir el mensaje. Es muy probable que estos destinatarios decidan que no merece la pena esperar su mensaje. Probar el mensaje antes de enviarlo Antes de enviar su mensaje de correo electrnico a una extensa lista de destinatarios, asegrese de que prueba el mensaje de correo electrnico, su contenido y cualquier mecanismo que configure para el seguimiento y la respuesta, incluidos los hipervnculos en el cuerpo del mensaje. Empiece por ver el mensaje en la vista previa. Como algunos problemas pueden no aparecer en la vista previa de exploracin, envese el mensaje a s mismo para comprobar el tamao del archivo y el formato final. Es mejor pedir a otras personas que prueben el mensaje y le transmitan la informacin. Sabr lo que se le puede haber pasado por alto si puede observar a probadores imparciales mientras abren, leen y responden al mensaje. Inspirar confianza a los clientes La base satisfactoria de un programa de marketing por correo electrnico es una lista de clientes existentes y potenciales que estn lo suficientemente interesados en sus ofertas, negocios o industria que desean recibir mensajes sobre stos. Cuando solicita a los clientes existentes y potenciales si desean recibir mensajes de su negocio, les est pidiendo que confen en usted. Haga todo lo que pueda para ganarse y conservar su confianza estableciendo sus expectativas y comunicndose con claridad. Hgalo y tendr unos seguidores leales. La lealtad es la mejor manera de hacer negocios. Optar por recibir o por no recibir? La gente recibe mensajes de correo electrnico mediante dos mtodos principales: por sorpresa o por solicitud.

Sorpresa!: optar por no recibir A menos que un mensaje de correo electrnico proceda de alguien conocido, es posible que considere los mensajes inesperados como correo no deseado. Necesita un modo de solicitar que le borren de las listas de distribucin o de optar por no recibirlos. Un mensaje de correo electrnico de optar por no recibir es un mensaje no solicitado que proporciona a los destinatarios una manera de borrarse de listas de distribucin posteriores.

Un mensaje de correo electrnico de optar por no recibir suele ser (pero no siempre) una molestia. Un ejemplo de mensajes de optar por no recibir posiblemente legtimo es un mensaje no solicitado sobre un evento prximo que es relevante para los asistentes a un

seminario anterior que usted organiz. Hay muchas posibilidades de que estn interesados. No obstante, existe un modo mejor.

Lo he solicitado!: optar por recibir En lugar de enviar mensajes no solicitados a los asistentes a un seminario el ao pasado, es mejor solicitarles durante el seminario que den sus direcciones de correo electrnico si desean recibir notificaciones sobre prximos eventos. Los que eligen recibir notificaciones optan por recibir, por lo que han dado su permiso para enviarles notificaciones y han indicado el tipo de informacin que desean recibir. Esta lista de suscriptores previamente seleccionados le asegura que no pierde el tiempo con mensajes para clientes no interesados. Significa que tiene una oportunidad de oro para seguir estableciendo una relacin.

Directrices de optar por recibir Para establecer una relacin con clientes existentes y potenciales, desea evitar las sorpresas desagradables. Establezca expectativas claras en cada paso por el que deben pasar sus clientes que optan por recibir. Este proceso puede ser la parte ms importante de su esfuerzo de marketing por correo electrnico. Siga estas directivas para inspirar confianza a sus clientes en su integridad:

Ofrecer varias maneras de suscribirse Solicite direcciones de correo electrnico en cada punto de contacto (mostrador de servicio, registradora, sitio Web, catlogo, boletines, llamadas de telfono). Por ejemplo, en cada pgina de su sitio Web, incluya un formulario de suscripcin abreviado, un vnculo a una pgina de suscripcin o un grfico destacado que anime a los visitantes a suscribirse. Indicar claramente para qu desea la informacin personal Para inspirarles confianza debe empezar por aqu y necesita la confianza de sus clientes para ganarse su lealtad y sus negocios. Dgales que no vende ni comparte su lista de distribucin de correo (y asegrese de que as sea). Haga visible su poltica de confidencialidad (en formato impreso y en Web) cerca del punto dnde se suscriben y facilteles el hecho de enviar o hacer preguntas sobre ello. Explicar las ventajas de suscribirse D a sus clientes una buena razn para suscribirse. Qu hay para ellos? Consiguen informarse sobre ventas antes de comenzar? Consiguen un envo gratuito en la primera compra? Reciben ofertas especiales, actualizaciones sobre productos nuevos o futuros, o sugerencias sobre productos? Proporcionar incentivos Ofrezca a los suscriptores un cupn o un descuento. Introdzcalos en un sorteo para un nuevo producto. Ofrezca un envo gratuito para la prxima compra. Dejar que los suscriptores digan con qu frecuencia desean recibir mensajes de correo electrnico Si no puede decidir la frecuencia correcta, deje que se lo digan y asegrese de que se aplica.

Solicitar a los suscriptores que introduzcan su direccin de correo electrnico dos veces La gente suele cometer erratas. Asegrese de que validan la direccin de correo electrnico que le envan. Usar un doble registro de optar por recibir Si es posible que la gente se agregue a la lista de distribucin de correo por inadvertencia o que enve el nombre de otra persona, solicite que confirmen su propuesta. Si solicita a las personas interesadas que confirmen su inters, esto puede suponer una molestia para aquellos que tienen un inters menor y se confirma as que todos los que estn en la lista de distribucin desean recibir realmente los mensajes de correo electrnico. El doble registro de optar por recibir se esfuerza por asegurarse de que no enva mensajes no solicitados que pueden daar la reputacin de su negocio. Agradecer a los usuarios su suscripcin De inmediato. Describa lo que han solicitado que van a recibir y con qu frecuencia, y cmo borrarse de la lista. Hacer que la anulacin de la suscripcin sea tan fcil como la suscripcin Puede permitir que sus suscriptores usen el formulario de suscripcin para borrarse a s mismos de la lista de distribucin de correo. Recordar a los usuarios que estn suscritos En cada mensaje que enve, incluya un encabezado que les agradezca su suscripcin. Hacer el seguimiento de cada suscriptor Ya realice el seguimiento en un sistema de control de clientes, una base de datos, una hoja de clculo o una lista impresa, guarde esta informacin con los datos de los clientes. Si los suscriptores se olvidan de que estn suscritos y se quejan de recibir mensajes de correo electrnico no solicitados de usted, es posible que desee citar la fecha y la manera en que se suscribieron (por escrito? en un formulario Web? por correo electrnico?). Propngale amablemente borrarle de su lista de suscriptores. Ser receptivo Conteste a las preguntas, solicitudes y quejas tan rpidamente como contesta a los pedidos. De nuevo, cntrese en inspirar confianza para ganar la lealtad y los negocios de sus clientes.

Sugerencias sobre cmo escribir unas publicaciones de marketing eficaces Cuando desea desarrollar su negocio, cmo transmite el mensaje? Inmersas en un mar de informacin, pocas personas tienen tiempo para buscar, leer, reflexionar y responder a los numerosos mensajes que les inundan. Cmo se conecta con posibles clientes? Una respuesta breve: enve mensajes a las personas que puedan estar interesadas, esfurcese por desarrollar una relacin personal, y vaya al grano de manera rpida, clara y convincente.

La redaccin de marketing que es eficaz no suele ser llamativa. Comunica y provoca una respuesta. Use estas sugerencias para escribir un material de marketing eficaz y obtenga luego ms informacin sobre cmo seleccionar el envo del mensaje para lograr los mejores resultados. En este artculo

Cmo escribir de un modo eficaz Cmo obtener una respuesta

Cmo escribir de un modo eficaz Los escritores de xito se plantean numerosos mtodos para la tarea de escribir. Los pasos siguientes describen un mtodo que puede adaptar en funcin de sus necesidades: 1. Prepararse para escribir 2. Hacer un borrador de la copia 3. Editar el borrador 4. Pulir el mensaje Nota Por qu no copiar y pegar? Para lograr una mayor eficacia, en la mayora de las empresas se suelen usar a menudo textos copiados, como descripciones de la empresa, de productos o de personal clave. Este texto reutilizable suele ser general y adicional. Si lo usa, los clientes no irn probablemente ms all del texto reutilizable antes de detenerse. Este tipo de texto suele resultar econmico pero no siempre eficaz. selo con prudencia. Prepararse para escribir La preparacin es la compaera de un pensamiento claro, lo que constituye la base para una redaccin clara. Cuanto mejor se prepare, ms fcil resultar la tarea de escribir. 1. Hacer las tareas y reunir informacin Infrmese todo lo que pueda sobre sus clientes, su mercado y sus competidores. Se va a apoyar en estos conocimientos para fomentar su credibilidad ante los posibles clientes. Entre los recursos para reunir esta informacin se pueden incluir los siguientes:

Datos industriales Estadsticas de resultados Cifras de clientes Datos de ventas Testimonios y avales de sus productos y servicios

2. Escuchar a los clientes Desarrollar empata hacia sus problemas. Luego, cuando recuerde y use su lenguaje, transmitir que comprende sus inquietudes. Para aprender los trminos que usan sus clientes, intente hacer lo siguiente:

Visitar grupos de noticias y grupos de debate en lnea a diario. Escuchar las llamadas de ventas y de asistencia semanalmente. Reunirse con los principales clientes como parte de un consejo consultivo trimestral.

3. Identificar la accin que desea que realicen los lectores Qu desea que hagan los clientes al terminar de leer?

Hacer clic en un vnculo? Llamar por telfono? Enviar una tarjeta de respuesta? Tener una buena opinin de su empresa?

Determine minuciosamente qu cantidad de informacin debe proporcionar para que los clientes acten. Sea realista: no es probable que consiga cerrar una venta. Pruebe su sistema de respuestas para que pueda hacer un seguimiento eficaz cuando acten muchos de sus lectores. 4. Definir los objetivos Qu considerara un xito? Desea lograr un nmero concreto de nuevos posibles clientes o de clientes nuevos, o recuperar clientes? Desea alcanzar un volumen de ventas determinado o aumentar el nmero de visitantes en su negocio? Saber qu y cunto desea lograr le ayuda a centrarse cuando desarrolla su contenido. 5. Evaluar los recursos Trabaje dentro de su presupuesto y con otras limitaciones. Es mejor trabajar con lo que tiene que llegar a mitad de camino del proyecto y darse cuenta de que no es posible cumplir su objetivo con las limitaciones de sus recursos. Hacer un borrador de la copia Conozca la diferencia entre escribir y editar. Cuando escribe, la edicin dificulta la redaccin. Ya lo pulir ms tarde. 1. Escribir cualquier cosa No espere conseguirlo a la primera. Corte las crticas internas cuando est escribiendo sobre:

El mensaje global Los puntos principales Qu desea contar a los lectores

Qu desea que hagan En qu medida les va a suponer una ventaja el producto o servicio

Siga escribiendo hasta que piense que ha abarcado todos los puntos que se propona. Escriba tanto como sea necesario. Ya volver luego a ello para organizarlo, editarlo y pulirlo. 2. Prever y resolver actitudes escpticas y objeciones Responda a la objecin ms grave primero: por qu me tendra que molestar en leer esto? D detalles, asegure, persuada, todo lo que sea ms adecuado para su pblico. Si capta su atencin, desearn respuestas a sus preguntas:

Qu es? En qu medida me va a ayudar? Quin ms (como yo) lo ha usado y qu consigui con ello? (este es el lugar para incluir testimonios y avales.) Cunto va a costar? Cundo y dnde lo puedo conseguir?

3. Centrarse en las ventajas para sus clientes En lugar de centrarse en las caractersticas del producto o en lo que hace usted, diga a los clientes lo que van a conseguir. Cuando escriba sobre la caracterstica de un producto, diga a los clientes en qu medida les va a ayudar, por qu va a mejorar sus vidas. Cree un deseo. Puede resultar til plantear una pregunta al cliente, mostrarle las ventajas y decirle lo que debe hacer para conseguirlo. Proporcione informacin que sea prctica de por s, como una sugerencia o un recurso til. Esto mejora la publicacin, y demuestra sus intenciones y conocimientos. 4. Usar testimonios A menos que escriba para lderes y ejecutivos, que son menos fciles de impresionar por opiniones ajenas, incluya testimonios que describan los problemas que resuelve su negocio y las ventajas que tiene. Use testimonios que no parezcan escritos por usted, pero no deje que acallen su voz y su mensaje. Debe desarrollar una relacin personal con su pblico. 5. Hacerlo autntico, personal, fresco y directo Entre las sugerencias para lograrlo se incluyen las siguientes:

Escriba de igual manera que habla; es decir, de forma informal y sin ceremonias. No se deje atrapar por ser gramaticalmente correcto. Hable directamente con el lector ("usted"). Escriba como si se dirigiera a alguien que conoce. Cuanto ms haya identificado un segmento especfico de su pblico, ms fcil ser lograr esto.

Evite los excesos y las exageraciones. Si desea transmitir pasin, puede hacerlo sin decir que es "apasionante"? No se arriesgue a decepcionar a sus lectores engandoles o prometindoles cosas que no puede proporcionar.

Editar el borrador Ya es hora de editar. Cuando edite, vaya de lo general a lo especfico y de los mensajes clave a los detalles. Cntrese primero en la organizacin y despus en el lenguaje. 1. Agrupar Vea lo que ha escrito y empiece a agrupar las secciones para que tengan sentido juntas. Sea flexible, intente distintas organizaciones y elimine las redundancias. 2. Enganchar Comience con una ancdota interesante, una pregunta provocativa o una perspectiva inusual. No haga que los clientes respondan "y qu?". Anmeles a que sigan leyendo. Probablemente, no dispone de ms de 10 segundos para atraerles. 3. Concentrarse en un nico mensaje Si los lectores solo le otorgan unos segundos a su mensaje, lo podrn absorber? Suprima el contenido que no sirva a su mensaje o a sus objetivos. 4. Ayudar a los lectores a explorar Organice el mensaje en contenedores (un ttulo y un prrafo o dos, quiz con un grfico o una leyenda asociada). Transmita los puntos importantes a los elementos que los clientes leen en primer lugar (y a menudo, en ltimo lugar):

Ttulos Son la parte ms importante de su contenido porque es posible que los lectores solo les echen una ojeada cuando decidan leer ms o pasar a otra cosa. Tenga especial cuidado en construirlos bien. Leyendas selas para llamar la atencin, no solo para describir la imagen. Despus de los ttulos, es probable que los lectores les echen un vistazo. Subttulos y listas con vietas Estos elementos ayudan a los lectores a ojear la publicacin rpidamente y les proporcionan puntos de entrada adicionales a ella.

5. Pulir el mensaje hasta la esencia de cada idea Use frases (de 10 a 20 palabras) y prrafos (de 2 a 3 frases) cortos. Tambin es un buen momento para comprobar la gramtica y eliminar todo lo que sea innecesario: modificadores, oraciones complejas, frases extraas. Utilice una voz activa y evite la jerga comercial, las palabras oscuras, las expresiones trasnochadas y cualquier idea abstracta o confusa. Escriba de forma concreta y directa. Pulir el mensaje Al afinar la publicacin, compruebe con regularidad que guarda la suficiente distancia para asegurarse de que esta se sigue ajustando al plan de marketing global. No es difcil que la

escritura tome una direccin imprevista. Ahora es cuando otras personas pueden ayudarle con una perspectiva nueva que le sirva para buscar lo que haya podido pasar por alto. 1. Ser sencillo Cuanto menos palabras utilice, mayores probabilidades hay de que el pblico las lea. Use un diseo claro. Un mensaje claro y directo, abarrotado de fuentes, colores e imgenes, puede parecer confuso. Al igual que ha trabajado mucho para lograr un mensaje sencillo, esfurcese por tener un diseo sencillo que respalde sus objetivos. 2. Centrarse en el medio Qu escribe y cunto escribe difiere en funcin de si escribe el contenido de una postal, un folleto, un boletn, un mensaje de correo electrnico o un sitio Web. Por ejemplo, el mensaje de una postal puede centrarse mucho ms en atraer que en informar al lector y el objetivo manifiesto de un boletn es informar. Los principios de contenido descritos en este artculo no varan mucho para cada medio pero la forma y el formato finales s que lo hacen. 3. Comprobar dos veces que se trata lo importante La gente desea seguir el camino ms corto y, a menudo, este es la papelera. Asegrese de que el cliente puede discernir en 10 segundos de lo que trata su publicacin, de quin procede, qu es lo que necesita hacer a continuacin y cundo debe hacerlo, as como cmo puede ponerse en contacto con usted. 4. Asegurarse de que otra persona comprueba los errores Solicite a varias personas que revisen la publicacin. Necesita una ayuda imparcial de dos tipos. En primer lugar, solicite a alguien que se parezca al pblico de destino que revise el trabajo y le diga si el mensaje se transmite con claridad. Le atrapa? Le deja con preguntas sin respuestas? En segundo lugar, solicite a alguien que le corrija. Las faltas de ortografa, las erratas y una gramtica pobre dan una mala impresin de su negocio. Si es descuidado con el mensaje y la imagen, los clientes pueden pensar que ser descuidado con el servicio que les va a proporcionar. Cmo obtener una respuesta Para llegar a un posible cliente y obtener una respuesta, transmita un mensaje personal que se adapte a la persona. Como esto raramente es factible a gran escala, el siguiente mejor mtodo es organizar los posibles clientes en distintas categoras a las que se pueda dirigir individualmente. La base de datos y las listas de distribucin de correo de clientes le pueden ayudar a filtrar segn caractersticas comunes que puede usar como enfoque de sus esfuerzos de marketing. Por ejemplo, un negocio de instrumentos musicales puede dividir a los posibles clientes por los instrumentos especficos que tocan. El mismo negocio puede usar la fecha de compra de los instrumentos de los clientes para enviar avisos como: "Ha estado tocando su trompa durante un ao. Es momento de que la traiga para su limpieza y afinacin".

Cuanto ms conozca a su pblico, ms seguridad tendr de que leer lo que usted desea decirle y de que comprende sus inquietudes (con los trminos de l, no con los suyos), y ms especficos sern sus mensajes con respecto a los intereses de su pblico.