DIAGRAMA DE FLUJO DE ELABORACION DE PEDIDO

DIAGRAMA DE FLUJO DE ELABORACION DE PEDIDO

1. Se atiende al cliente. 2. Se muestra mercanca. 3. Si el cliente no tiene el pedido ir al 14. 4. El vendedor llena la forma de compra. 5. Se verifica el pedido. 6. Si la compra no haciende a $10000 ir a 11. 7. Se hace un descuento del 5%. 8. Se le hace la modificacion al formato. 9. Se le pide firmar el formato de compra al cliente. 10. FIN. 11. Se le da a conocer el pedido al cliente. 12. El cliente acepta el pedido. 13. FIN. 14. Se le muestra el resto de la mercanca. 15. Se le insiste e la compra. 16. Se le trata de convencer al cliente. 17. Se convence al cliente. 18. Se levanta el pedido. 19. FIN.

CAPITULO 3: NORMAS GENERALES SOBRE ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS. 3.1 DE LAS CONDICIONES Y OPERATIVIDAD DEL ALMACEN

El personal encargado de la realizacin de la accin de control acreditar si existen las condiciones mnimas necesarias para operar las naves y reas de almacenamiento a fin de garantizar el control fsico de los inventarios as como su debida conservacin, y en tal sentido comprobar: a) Que las naves destinadas a almacenaje estn cerradas y techadas de acuerdo con las condiciones de seguridad fsica requeridas por los distintos productos que en ellas se depositan, limitndose el acceso a las mismas tan slo a quienes trabajen en stas; o aquel personal autorizado previamente, por escrito, por el Administrador o por el Director. b) Que las reas destinadas al depsito prolongado de productos estn cercadas para poder ejercer el control fsico y estar preparados convenientemente, a fin de que los productos depositados en las mismas no sean susceptibles de sustraccin. c) Si se ha habilitado un espacio dentro del almacn y prximo a la entrada de carga, destinado a depositar los productos que se reciban, hasta que se compruebe que los mismos se ajustan a lo consignado en la remisin o conduce y se depositen posteriormente en su lugar definitivo. Estas reas se denominarn "rea de Recepcin". d) Que las naves destinadas a almacenamiento estn divididas en secciones y contar con anaqueles, estantes, casilleros, plataformas o cualquier otro medio que permita colocar los productos en forma ordenada, accesible y fcil de manipular, de acuerdo a sus caractersticas, a la vez que los proteja convenientemente y permita el trnsito interior de carretillas montacargas. e) Que las secciones, anaqueles, estantes, casilleros, etc., estn identificados y rotulados convenientemente con nmeros o letras, o ambos combinados, para usarlos en las tarjetas de control como referencia de ubicacin del producto y para facilidades de localizacin y de conteo fsico. Los rtulos arriba mencionados debern ser movibles preferentemente; esto facilitar cualquier reestructuracin del almacn. f) Que no existan reas con acumulaciones de artculos heterogneas (rincones); pues pudieran ser la causa de un accidente. g) Peridicamente se revisarn las reas de almacenamiento situadas al aire libre para comprobar que lo que all est almacenado se encuentre bien protegido de la intemperie y que: Las superficies cncavas o huecas no estn colocadas hacia arriba.

 Los objetos estn en general aislados del suelo y con una pendiente adecuada. El rea est libre de hierbas. El rea est debidamente cercada y su puerta de acceso cerrada. h) Comprobar que todos los almacenes dispongan del adecuado equipo de extincin de incendio actualizado, as como de sistemas de instalaciones elctricas de mxima seguridad, debiendo conocer todo el personal del almacn su ubicacin y su utilizacin en forma prctica. i) Se comprobar el nivel de conocimientos y adiestramiento del personal que labora en el almacn, mediante seminarios peridicos. De incumplirse alguno de los requisitos anteriores, este aspecto se contestar con un "NO" por no cumplirse con lo que se establece en los principios de control interno del Subsistema de Inventario asociados con este aspecto. 3.2 DE LA UBICACION Y ORDENAMIENTO DE LOS PRODUCTOS La ubicacin y el ordenamiento adecuado de los productos almacenados de acuerdo a las caractersticas propias en cada caso, es uno de los principales requisitos a cumplimentar. Comprende entre otras las siguientes medidas, de las cuales se comprobar que: a) Estn ordenados los productos de forma que en los lugares ms accesibles se coloquen aquellos de ms movimiento, y en los lugares ms resguardados aquellos de poco uso, o que por su naturaleza puedan sufrir deterioro o roturas. b) De existir productos destinados para un proyecto u orden especfica, se mantengan separados de los de uso normal, para evitar se utilicen indebidamente. c) Que est bien visible y definida la fecha de de los productos propensos a deterioro, desgaste o roturas. d) Comprobar que no estn almacenadas sustancias cidas junto a productos metlicos. e) Verificar que los lquidos contenidos en frascos o pequeos bidones estn colocados siempre en la parte baja de la estantera, de esta forma, si hubiere derrame no se estropearn los objetos colocados en los casilleros inferiores.

De incumplirse alguno de los requisitos anteriores, este aspecto se contestar con un "NO" por no cumplirse con lo que se establece en los principios de control interno del subsistema de inventario asociados con este aspecto. Se realizar adems, una valoracin sobre economa de almacenes, donde se tenga en cuenta, el grado de aprovechamiento de la capacidad de almacenaje, el estado de conservacin y almacenamiento de los inventarios. 3.3 DE LOS MEDIOS Y EQUIPOS NECESARIOS PARA LA RECEPCION Y EL DESPACHO. Un almacn es un lugar de manipulacin y, tanto la fase de la recepcin como la del despacho, requiere contar con el utillaje adecuado al trabajo que ha de efectuarse. Medidas de carcter general que debern comprobarse sobre los tiles y equipos a utilizar para la recepcin y despacho de mercancas: a) Comprobar la plena disposicin las herramientas necesarias que se utilizan en el despacho de productos que se cortan en barras, planchas, etc, con rapidez y sin riesgo alguno de accidentes. b) Verificar que se cuente con las medidas de capacidad establecidas oficialmente para el control y despacho de productos lquidos. c) Verificar que se cuente con los medios de medicin necesarios en los almacenes que tengan existencias de productos cuya unidad de medida se determina de acuerdo a su peso, longitud, calibre, etc. d) Comprobar que los medios de medicin estn certificados por los organismos competentes, a fin de asegurar su exactitud. De incumplirse lo anterior este aspecto se contestar con un "NO". 3.4 DE LA RECEPCION Y EL DESPACHO DE LOS PRODUCTOS. Se comprobar en la recepcin y el despacho de los productos el cumplimiento de lo siguiente: a) Que la recepcin de los productos se realiza por el mtodo a ciegas , en tanto, el informe de recepcin se elaborara en cada almacn, sobre la base de las calidades y cantidades fsicamente recibidas, (que todo material que entra en el almacn, sea contado, medido o pesado) independientemente de los datos que aparezcan en el Conduce o Factura. b) Comprobar en el almacn o almacenes (de existir ms de uno) de la Entidad o unidades dependientes objeto de verificacin, que por persona

diferente al que recepciona se prepare previamente el documento de recepcin con los cdi-gos, descripciones de productos y unidades de medida y que el dependiente del almacn sea quien consigne las cantidades fsicamente por l recibidas. Donde hay 2 compaeros o ms, uno de ellos debe tener acceso a la factura y a la elaboracin previa del documento de recepcin y el otro hacer el conteo, medicin o pesaje a ciegas. Cuando en el almacn exista un solo compaero no se podr realizar la recepcin a ciegas y entonces en este aspecto se pondr "NO PROCEDE" por no haber condiciones para ello. c) Que en la caso de bultos que contengan lquidos estos, no presenten seales de derrame. En los embalajes precintados (sellos de plomo, fajos de garanta, etc.) deber comprobarse el buen estado de estas precintas, d) Que conste en el almacn la relacin de las personas facultadas para autorizar y extraer productos almacenados. Verificar la actualizacin de este listado de entenderse necesario, con el rea de O.T.S. chequear si los cargos y nombres del personal se mantienen en el da de comprobacin. e) Verificar que el almacn o almacenes de la Entidad o unidades dependientes objetos de verificacin cuente con una relacin de los nombres, apellidos, cargos y muestra de las firmas de las personas facultadas para solicitar determinados tipos de productos; as como las facultadas para aprobar las entregas y transferencias entre almacenes. Verificar la actualizacin de este listado de entenderse necesario, con el rea de O.T.S. chequear si los cargos y nombres del personal se mantienen en el da de comprobacin. De incumplirse algunos de los requisitos anteriores, este aspecto se contestar con un "NO". 3.5 DEL CONTROL DE LAS EXISTENCIAS El inventario continuo es el sistema que permite conocer la existencia disponible en todo momento, es por ello que resulta vital la actualizacin permanente del control de las existencias. Se comprobar: a) Se verificar en el almacn o almacenes (de existir ms de uno) de la Entidad o unidades dependientes que est habilitada una tarjeta de control de inventario, SC-2-14 Tarjeta de estiba (Ver Captulo 8) para

cada producto, junto a los productos almacenados o en un lugar cercano al mismo cuando por las caractersticas de su almacenamiento (intemperie) o del producto (estibas de sacos de arroz, granos, azcares, etc.) as lo aconsejen, en la que aparecer con claridad el cdigo, descripcin y unidad de medida del mismo. b) Se chequear que las Tarjetas de Estiba estn actualizadas, comprobando de forma prctica si las entradas y salidas de la ltima decena o del mes (en base a un muestreo de productos) de acuerdo a los documentos de recepcin y salidas estn anotadas en las respectivas Tarjetas de Estiba de productos: 1. Que se ha recepcionado todo el material llegado al almacn hasta el da anterior al conteo. 2. Que todos los materiales entregados hasta el da anterior al conteo se les hayan confeccionado los documentos de salida. 3. Que todos los materiales amparados por documentos de entrada o salida emitidos hasta el da anterior al conteo hayan sido recepcionados o entregados fsicamente. 4. Que las tarjetas de estiba se encuentren actualizadas hasta el da anterior al conteo. 5. Las anotaciones en las tarjetas de estiba se harn con tinta o bolgrafo en el primer rengln siguiente al ltimo saldo de la tarjeta. De no estar alguna tarjeta de estiba junto o en un lugar cercano al producto o estar desactualizada, este aspecto se contestar con un "NO". c) Comprobar en el rea econmica revisando mediante una muestra si en los documentos primarios de entradas y salidas emitidos durante los ltimos 10 das anteriores a la comprobacin, cada movimiento de existencias, ya sean entradas, salidas o ajustes, est amparado por su correspondiente modelo: (SC-2-04-Informe de Recepcin.); SC-2-08-Vale de Entrega o Devolucin, SC-2-09-Transferencia entre Almacenes y SC-2-16-Ajuste de Inventario, debindose registrar los mismos en las tarjetas de estiba inmediatamente despus de haberse efectuado el movimiento fsico de los productos. d) Se comprobar que todos los modelos que amparen entradas, salidas o ajustes que se anoten en la Tarjeta de Estiba ( SC-2-14) y en el SubMayor de Inventario (Modelo SC-2-13) mantengan una permanente (diario) y sistemtica compatibilizacin. Lo anterior es igualmente vlido

cuando el SubMayor de Inventario se lleve por medios mecnicos o automatizados. De detectarse algn producto que no tenga existencia reflejada en los documentos de entrada y salida muestreados este aspecto se contestara con un NO 3.6 DE LAS RESPONSABILIDADES DEL JEFE DE ALMACEN a) Se comprobar que el personal del almacn no puede tener acceso a los registros contables, ni a los submayores de control de inventarios. Esta verificacin debe hacerse con respecto a la muestra de las entradas y salidas del almacn o almacenes de la Entidad o unidades dependientes objeto de verificacin. De detectarse que alguna entrada o salida en algn producto comprobado no se anot dentro de los plazos sealados segn la lejana, en el Submayor de Inventario (modelo SC-2-13) correspondiente, se responder con un "NO", por incumplirse con los principios de control interno del Subsistema de Inventario relacionado con este aspecto. b) Se comprobar que el Responsable de almacn efecte peridicamente comprobaciones a los almaceneros y operarios del almacn, verificando que exista evidencia escrita sobre esta accin de control realizada. (Control sobre control) c) Comprobar que a la entrada de los almacenes aparezca el listado de cada persona autorizada a entrar al mismo (cargo, nombre, firma) en el caso de las personas con acceso limitado al almacn solo podrn entrar siempre acompaadas por el mximo responsable de la custodia de los inventarios, en este caso el administrador o almacenero. De no llevarse este control o faltar en este control algn equipo o material este aspecto se contestar con un "NO". CAPITULO 4: MOVIMIENTO DE PRODUCTOS 4.1 SALIDAS A CONSUMO DE LOS INVENTARIOS Comprobar el cumplimiento de los siguientes datos de uso obligatorio y de control que debern contener los documentos y considerarse al efectuarse el despacho de los productos almacenados, a las distintas reas de la entidad:

- Emisin de la Solicitud de Entrega Que los documento solicitud de entrega estn debidamente foliados. Firma Autorizada -Emisin por el Almacn del vale de Entrega Nmero consecutivo de la Solicitud de Entrega Centro de Costo que hace la solicitud Datos correctos del producto, cantidad y saldo. Firmas autorizadas recibido y despachado. -Actualizacin de la Tarjeta de Estiba No. documento de salida, clave y fecha Asiento de la salida Nuevo saldo 4.2 DEVOLUCIONES DE LOS INVENTARIOS A SUMINISTRADORES. a) Comprobar que se realizan las reclamaciones correspondientes en los casos de existir diferencias en los productos fsicamente recepcionados y los amparados por los documentos del suministrador b) Comprobar que en caso de averas, deterioro, o encontrarse seales de haber sido abiertos los bultos, se consigna en acta con la firma del transportista. c) Se verificar si se emiti un informe de reclamacin, en el caso de existir diferencias entre los productos fsicamente recibidos y los que se consignan e los documentos del vendedor (factura o conduce). 4.3 MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS ENTRE ALMACENES DE UNA MISMA ENTIDAD Se comprobar: a) Que en cada almacn exista un Listado para Autorizo de Transferencia entre Almacenes, acuado y firmado por el director de la empresa con los nombres, apellidos, firmas y cargo de las personas que pueden autorizar los mismos.

 Director Empresa (en caso de transferencias de gastronoma a comercio o de una categora a otra), Jefe de UBA y Especialista principal de Contabilidad b) Comprobar en el rea Econmica, mediante una muestra de los documentos primarios de Entradas y Salidas emitidos, Transferencias entre Almacenes (modelo SC-2-09), que se hicieron las anotaciones en los Submayores de Inventario De incumplirse algunos de los requisitos anteriores este aspecto se responder con un "NO". CAPITULO 5: CONTROL DE EXISTENCIAS. 5.1: CONTROL EN UNIDADES FISICAS a) Comprobar que se utiliza una Tarjeta de Estiba para cada producto, debiendo aparecer la misma ubicada junto a cada mercanca o en un lugar cercano a la misma, donde sea ms factible su cuidado y manipulacin. b) Verificar que se efectan los chequeos fsicos peridicos de las existencias almacenadas, segn la programacin establecida existiendo la evidencia de su ejecucin, registrndose de inmediato las diferencias detectadas en la cuenta o cuentas contables correspondientes c) Verificar mediante un muestreo que en el caso de existir en la entidad o unidades dependientes objeto de verificacin, productos recibidos o remitidos en consignacin y depsito, estos sean controlados mediante las tarjetas de estibas en el almacn o almacenes correspondientes y en los submayores de inventarios del rea de contabilidad. d) Verificar que en el caso de productos recibidos en consignacin o en depsito, los mismos por pertenecer a terceros no se contabilizan como inventarios de la entidad, sino a travs de cuentas de orden (Memorando), aunque llevando los controles de tarjetas de estiba y submayor de inventario. Los productos entregados en consignacin o en depsito, por no pertenecer a la entidad se mantendrn contabilizados y controlados oficialmente en las tarjetas de estiba y submayor de inventario hasta su liquidacin final. De incumplirse lo anterior este aspecto se contestar con un "no". e) Comprobar que se realice el control peridico de existencias, reflejndose los cambios en el modelo SC-2-16-Ajuste de Inventario, una vez que el mismo haya sido aceptado por el J. de Almacn en las

correspondientes conteos parciales o por el Taln de Segundo Conteo en caso de Inventario Fsico Total. f) Comprobar que estn habilitados los expedientes por las diferencias y se cumplen los tramites para su investigacin, anlisis, depuracin y ajuste dentro de los trminos establecidos g) Comprobar que los inventarios fsicos totales estn certificados mediante acta firmada por la autoridad o supervisor Ejecutor del Inventario, por el Jefe de Almacn o Administrador y por el Jefe de Contabilidad. 5.2 NORMAS GENERALES SOBRE EL CONTROL FISICO DE LOS UTILES Y HERRAMIENTAS. Para el control fsico de los tiles y herramientas, se comprobar que: a) La evidencia escrita de las existencias de herramientas y similares en cada almacn mediante relaciones firmadas por las personas a quienes se haya responsabilizados con las mismas. b) En el almacn, a evidencia documental de los inventarios fsicos mensuales realizados a de todas las herramientas y utensilios en uso, en poder de cada almacenero. c) Comprobar que en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes se hayan conformado los expedientes correspondientes, contabilizndose correctamente y aplicndose la responsabilidad material. d) Verificando en el rea de contabilidad, el registro para controlar los tiles y herramientas en uso, donde estn relacionadas por almacn y por trabajador las herramientas, tiles, lencera, vestuarios, etc., en uso y firmados por el custodio de dichos medios como constancia de su tenencia. e) Verificar, tomando una muestra del 10 %, de la actualidad del control de las existencias,, a partir de las altas, bajas y devoluciones que se producen y que peridicamente se cotejen los medios consignados en estos controles, con los medios existentes en cada rea, paol o entregado al trabajador, de forma tal que en el ao se revisen todos los medios en uso. De incumplirse algunos de los requisitos anteriores este aspecto se responder con un "NO". 5.3: DETERMINACION DE LOS INVENTARIOS OCIOSOS. En el control a realizar se comprobar:

a) Comprobar que el Jefe de Almacn tenga definidos e identificados los productos que se declaren ociosos, a fin de gestionar su venta. Dicha informacin debe contener al menos los datos siguientes: cdigo del producto; descripcin del producto; unidad de medida y cantidad en existencia. b) Verificar que el inventario ocioso se encuentre en estantes por separados del resto de los ms productos as como con su tarjeta de estiba que lo identifique c) Comprobar que los estantes, casilleros y anaqueles estn identificados de forma tal que faciliten la localizacin (seccin, estantes, casillas) de los productos, debiendo estar en la tarjeta de Estiba esta identificacin. De incumplirse alguno de los requisitos anteriores, este aspecto se contestar con un "NO" por no cumplirse con lo que se establece en los principios de control interno del Subsistema de Inventario asociados con este aspecto. 5.4: FISCALIZACION DE LAS EXISTENCIAS Los aspectos mnimos que deben ser objeto de supervisin, entre otros, sern los siguientes: 1. Documentacin de entrada y salida de productos. 2. Anotacin correcta en los controles vigentes. 3. Comprobacin de la realizacin de las pruebas y conteos fsicos establecidos y verificacin de sus resultados. 4. Comprobacin de los productos en exceso, ociosos y en desuso. 5. Efectuar pruebas fsicas por muestreo, de acuerdo con las caractersticas de los productos a) Comprobar que exista un Plan Anual de Fiscalizacin de los Inventarios b) Verificar que se hayan efectuado conteos peridicos del 10% de los productos almacenados, mensualmente y a partir de los resultados, se actualice el Plan Anual de Fiscalizacin de los Inventarios. c) Comprobar en la oficina del almacn o almacenes de la Entidad o unidades dependientes objeto de verificacin que exista evidencia escrita de los conteos fsicos mediante la utilizacin del SC-2-15 Hoja de Inventario Fsico, del 10% de los productos almacenados, o de acuerdo a la periodicidad y por cientos (%) establecidos por la Entidad, atendiendo a

sus caractersticas cclicas, estacionales u otras, siempre que ello responda la Plan Anual de Fiscalizacin de los Inventarios d) Comprobar que en el documento escrito modelo SC-2-15 donde se deja la evidencia del conteo realizado debe aparecer por cada producto comprobado: su cdigo interno, descripcin, unidad de medida, precio o costo promedio real unitario, cantidad fsica segn conteo y cantidad fsica segn Submayor de Inventario, unidades fsicas faltantes o sobrantes, importes segn conteo fsico, importe segn Submayor de Inventario e importe faltante o sobrante. De no realizarse conteos fsicos peridicos sistemticos, o ser inferior la muestra de los productos chequeados al 10% o al % y perodos establecidos por las razones antes sea-lada, de acuerdo a la programacin anual, este aspecto se contestar con un "NO". 5.5: PERIODICIDAD DE LOS INVENTARIOS FISICOS Se comprobar: a) Comprobar que se efectan inventarios fsicos peridica y sistemticamente (el 10 % de las existencias al mes). b) Comprobar la evidencia documental de la ejecucin de chequeos fsicos parciales, rotativos y peridicos de los inventarios (10%) que implican adems reflejar en las cuentas, subcuentas y submayores de inventarios los ajustes que corresponda, tal y como lo dispone el S. C. c) Comprobar la evidencia documental de que a los productos que se almacenan a granel se les realice inventarios fsicos con frecuencia mensuales. d) Comprobar la evidencia documental de que a los combustibles depositados en tanques a cielo abierto o soterrado se les realicen mediciones diarias. e) Comprobar que al sustituirse el Administrador o Almacenero se haya realizado un conteo fsico de toda la mercanca almacenada dejndose evidencia documental del mismo y aplicndose la responsabilidad material en caso de existir sobrantes o faltantes con el submayor de inventario De incumplirse alguno de los requisitos anteriores, este aspecto se contestar con un "NO" por no cumplirse con lo que se establece en los principios de control interno del Subsistema de Inventario asociados con este aspecto. CAPITULO 6: AJUSTES DE INVENTARIOS

6.1 DE LOS EXPEDIENTES POR FALTANTES O SOBRANTES DE INVENTARIOS Se comprobar: a) Comprobar de acuerdo a un muestreo si en el rea Econmica existen actas de responsabilidad material firmadas por el personal del almacn o almacenes, y dependientes o dependientes-vendedores de las reas de venta de la Entidad o establecimientos o unidades dependientes objeto de verificacin, por la custodia de los bienes materiales almacenados o los de las reas de ventas. Estas actas de Responsabilidad material deben existir tambin respecto a los tiles y Herramientas en uso o en almacn y estar firmadas por los respectivos custodios. b) Verificar que las actas emitidas, bien de forma de forma individual o colectiva, atendiendo a la manipulacin y responsabilidad individual o colectiva de los productos almacenados, o los correspondientes a las reas de venta o los tiles y Herramientas en uso o en almacn, perol que las mismas estn firmadas por cada uno de los trabajadores responsabilizados por la custodia de estos bienes. c) Verificar en acta los bienes objeto de custodia y hacer referencia a los documentos de recepcin, traslados y entregas por los cuales respondern en caso de prdidas, deterioros o extravos de los bienes especficos sealados en los mismos. d) Comprobar mediante un muestreo si en los ltimos 3 meses, en los faltantes o prdidas, se aplic la responsabilidad material regulada por el Decreto Ley 249-2007 Si no se aplic la responsabilidad material en algn faltante o prdida detectado, o no se cumple con lo sealado en el documento anexo, se contestar con un "NO" este aspecto. De no existir faltantes en el perodo muestreado, se sealar "NO PROCEDE". e) Revisar en el rea Econmica que separadamente por cada faltante o por cada sobrante de inventarios de bienes materiales en general detectado, se elabora de inmediato el co-rrespondiente expediente por cada uno. f) Verificar que cada expediente est confeccionado por el rea de responsabilidad o unidad organizativa, mantendr una numeracin consecutiva dentro del universo de todos los expedientes por faltantes y sobrantes emitidos por la Entidad o sus unidades dependientes objeto de verificacin, debiendo sus pginas numerarse consecutivamente y que contenga como mnimo los siguientes datos:

- Determinacin del faltante o sobrante en unidades fsicas y en valor, o en valor solamente en aquellos casos de que proceda legalmente. Informe de la investigacin practicada, causas que dieron lugar a la determinacin del faltante, as como comprobaciones realizadas. Copia del Acta de Certificacin de la realizacin del inventario fsico Modelo SC-2-16-Ajuste de Inventario. - La denuncia en los casos de faltantes, ante las autoridades competentes, cuando se presuma la comisin de un delito, o se est ante un caso que no sea de escasa entidad por exceder de $ 2500.00, lmite de escasa entidad por el valor de los bienes daados y extraviados y $ 2000.00 por prdida o extravo de dinero, fijado por la Resolucin 5/2008 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social establecido para el sector del comercio y la gastronoma o se est ante un caso que no sea de escasa entidad, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto-Ley No. 249-2007. - Documento emitido por el rgano competente en que conste que la denuncia fue aceptada, no siendo necesario esperar sentencia para su cancelacin .- Cualquier otro documento que por su importancia, se entienda debe incluirse. g) Se revisar tambin que estos expedientes se contabilizan correctamente llevando sus importes de forma transitoria a las cuentas de Prdidas o Faltantes en Investigacin o de Sobrantes en Investigacin, segn se trate de faltantes o sobrantes respectivamente, tan pronto stos se determinen, lo cual al igual que la confeccin del expediente esta instrumentado por la Resolucin 297-2003del Ministerio de Finanzas y Precios. h) Chequear mediante un muestreo de los ltimos 3 meses y de detectarse que hay uno o ms expedientes no elaborados, no contengan los datos requeridos en el caso de los elaborados, o estar mal contabilizado alguno, se responder con un "NO" este aspecto, por haberse incumplido lo establecido en la disposicin vigente sealada. i) Comprobar que se mantenga el Expediente archivado en el rea de Contabilidad de la entidad por un perodo de cinco aos a partir de la fecha de su iniciacin. En caso de no existir faltantes o sobrantes de Inventarios durante el perodo muestreado, se contestar con "NO PROCEDE".

Inventario de Mercancias y Control Interno de Inventarios Editar 0 0 1 INVENTARIO DE MERCANCAS: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para la Venta. Las que tengan otras caractersticas y estn sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas. INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS: Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados. Este no se ha terminado en una fecha determinada . INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACIN: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificacin se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricacin, aplicables a la fecha de cierre. INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todava no han recibido procesamiento. Esta cuenta es la 1405 la utiliza nicamente el sector industrial o manufacturero. INVENTARIO DE SUMINISTROS DE FBRICA: Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen. 1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque 3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin 4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario 6. Comprar el inventario en cantidades econmicas 7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas 8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios

CONTROL INTERNO PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS SUBSISTEMA DE INVENTARIOS

1-

La persona del almacn debe contar, medir y pesar todos los productos recibidos, sin tener acceso al documento del suministrador (Recepcin a ciega).

2-

Las Tarjetas de Estiba tienen que estar actualizadas y colocadas junto a los productos almacenados o en lugar prximo a los que se encuentren a la intemperie o destilen sustancias que deterioren las mismas.

3-

Los almacenes tienen que ofrecer seguridad y encontrarse limpios y ordenados.

4-

Los Submayores de Inventario del rea contable deben estar al da.

5-

El almacn tiene que informar las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas, despus de anotados estos movimientos y dichas existencias tienen que cotejarse diariamente con las de los Submayores de Inventario, localizndose inmediatamente las diferencias detectadas.

6-

Cuando el programa automatizado contable y el del Control de Inventarios no estn integrados, se ejecutar el Cuadre Diario en Valores por el Area de Contabilidad.

7-

El almacn debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con acceso al mismo y de los nombres, cargos y firmas del personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos.

8-

Es obligatorio elaborar un Plan anual y efectuar conteos peridicos del 10% de los productos almacenados, sistemtica y mensualmente y cuando estos chequeos arrojen diferencias sistemticas, realizarse un inventario general anual.

9-

El personal de los almacenes tiene que tener firmadas Actas de Responsabilidad Material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o prdidas, aplicrseles dicha responsabilidad, de acuerdo con lo regulado por el Decreto-Ley 92-86.

10-

Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaborarn los expedientes correspondientes y se contabilizarn inmediatamente, tramitndose y aprobndose dentro de los trminos establecidos.

11-

Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de stas.

12-

Es preciso controlar a travs de las Tarjetas de Estiba y de los Submayores de Inventario, los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista, as como los productos recibidos o remitidos en consignacin y en depsito.

13-

En el caso de detectarse diferencias fsicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes de faltantes correspondientes.

14-

Debe existir un control eficaz de los tiles y herramientas en uso y stos verificarse sistemticamente; elaborndose en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes los expedientes correspondientes, contabilizndose correctamente y aplicndose la responsabilidad material.

15-

El personal del almacn no puede tener acceso a los registros contables, ni a los Submayores de Control de Inventarios.

16-

El Area Contable tiene que revisar los precios y clculos de los productos recepcionados.

17-

Los inventarios ociosos por exceso o por desuso separadamente y activarse las gestiones para su eliminacin.

deben

controlarse