3 de junio de 2013

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RIVAS EQUIPO CONTRA INCENDIO

ndice
Introduccin.4 Antecedentes Histricos5 Objetivo general..6 Misin y visin7 Marco legal..8

Estructura Orgnizacional..10 Organigramas11

Objetivo y Funciones...13

Bibliografa19

RIVAS EQUIPO CONTRA INCENDIO

Introduccin
El presente Manual de Organizacin es un documento de control administrativo y operativo, elaborado con la finalidad de normar la estructura orgnica que compone RIVAS EQUIPO CONTRA INCENDIO, que permitir la optimizacin de los recursos, la coordinacin de acciones, esfuerzos y logro de los objetivos propuestos. Contiene los criterios de organizacin, analizando las funciones de cada rea, as como; los objetivos especficos de cada uno de ellos que permitan comprender la razn de ser de nuestra empresa, por lo que en este documento encontrars la historia y evolucin, misin, visin, valores, poltica de calidad, base legal, descripcin y perfil de puestos y estructura organizacional de RIVAS EQUIPO CONTRA INCENDIO. Tambin permitir identificar las responsabilidades de cada puesto y con ello, evitar la duplicidad de funciones, conocer las lneas de comunicacin y de mando; as como las unidades que lo integran y proporcionar los elementos indispensables que le permitirn visualizar el contexto que regir su actuacin y la de sus compaeros en el logro de los objetivos que seala la gerencia. Este manual de organizacin coadyuvar a la conservacin de las instalaciones, uso adecuado del inmueble, racionalidad de los materiales y equipo de trabajo, cuidando en todo momento la integridad y seguridad de nuestros propios colaboradores, as como de nuestros clientes, ya que en medida de que cada uno de los colaboradores conozca y ejecute eficaz y eficientemente sus actividades, minimizaremos riesgos, y lograremos el xito en su conjunto de nuestra empresa

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Antecedentes Histricos.
Con la visin de convertirse en una empresa slida y exitosa, RIVAS EQUIPO CONTRA INCENDIO nace en el ao de 1968 en el municipio de Iztacalco, D.F a travs de una inversin aproximada de $ 80,000 que fue utilizado para la compra de activos fijos y material de oficina para el inicio de sus operaciones en la venta y comercializacin de equipos contra incendio, seales y avisos para proteccin civil. Al inicio RIVAS EQUIPO CONTRA INCENDIO no contaba con un procedimiento normativo y estandarizado para realizar sus actividades comerciales, es decir, todas sus funciones se realizaban a travs de los conocimientos empricos de su creadora y fundadora C.P. Antonio Rivas Moreno, quien aprendi el oficio trabajando antes en la empresa llamada Eclipse, y desde ah se inici su ideal de fundador de su propia empresa, la cual se ha mantenido por este tiempo llevndola a cabo sus hijos.

RIVAS EQUIPO CONTRA INCENDIO inicio sus actividades comerciales con una platilla de un trabajador, y un local comercial cuya superficie no rebasaba los 100 metros cuadrados. Tambin se llevaba un proceso de produccin manual y no se utilizaba ningn tipo de maquinaria para auxiliar el trabajo. Su capacidad instalada era del mantenimiento y recarga de 5 a 6 extinguidores por da. En el mismo ao de su fundacin, se incorpor como medio de transporte un automvil para facilitar las actividades de venta y distribucin de los diferentes productos que ofertaba la empresa en particular.

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Objetivo General

Lograr el equilibrio en las relaciones laborales a travs de la estructuracin y normalizacin; vigilando el cumplimiento de las condiciones y normas generales de trabajo, as como los derechos y obligaciones de las partes, mediante asesora e inspecciones y adems, servir como instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgnica y funcional de control, responsabilidad y los canales de comunicacin que permitan una funcionalidad administrativa y operativa de nuestra empresa.

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Misin
Somos una empresa slida y competitiva en la venta, comercializacin, y mantenimiento de equipos contra incendio, sealamientos de seguridad en proteccin civil y asesora profesional para la industria, instituciones y pblico en general, a travs de un servicio de calidad y dotando a nuestros clientes las herramientas para la atencin y respuesta en casos de emergencia.

Visin
Para el 2015: Ser la primera opcin en el consumo y mantenimiento de equipos contra incendio, sealamientos de seguridad en proteccin civil y asesora profesional para la industria, instituciones y pblico en general del Estado de Morelos; garantizando la satisfaccin de nuestros clientes a travs de la integracin y coordinacin de un equipo de trabajo tcnicamente calificado y comprometido con los procesos de mejora continua y gestin de calidad.

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Marco legal
Ley General de Proteccin Civil (ltima reforma publicada en el DOF: 24 de abril de 2006) Norma Oficial Mexicana NOM-003-SEGOB/2002. Seales y Avisos para Proteccin Civil. Colores, formas y smbolos a utilizar. Reglamento de la ley de Proteccin Civil para el Distrito Federal Ley de Proteccin civil para el Distrito Federal Ley de Proteccin Civil del Estado de Mxico

Poltica de Calidad
En RIVAS EQUIPO CONTRA INCENDIO aseguramos la calidad de nuestro servicio a travs de un sistema de mejora continua, la capacitacin de nuestros colaboradores y el mejoramiento de nuestro equipo tcnico, para superar las expectativas de nuestros clientes.

Base legal
En RIVAS EQUIPO CONTRA INCENDIO, manifestamos nuestro cumplimiento en adoptar leyes, reglamentos, normas y cdigos internos que se apliquen para fortalecer el correcto funcionamiento de nuestro centro de trabajo y que sirvan como mecanismo de control sobre nuestras actividades comerciales en apego estricto a la ley. Considerando el punto anterior, se enumeran las siguientes bases jurdicas:

Leyes
Ley Federal de Trabajo (LFT) Ley de Proteccin Civil Estatal para el Estado de Mxico

Reglamentos
Reglamento Federal de Seguridad e Higiene y Medio Ambiente de Trabajo

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 Reglamento de Proteccin Civil del Estado de Morelos Reglamento Interno de Trabajo de RIVAS EQUIPO CONTRA INCENDIO (RIT) Normas Norma Oficial Mexicana (NOM-154-SCFI-2005) Norma Oficial Mexicana (NOM-002-STPS-2010 ) Norma Oficial Mexicana (NOM-003-SEGOB-2011)

Cdigos
Cdigo de tica y Conducta (CEC)

Planes
Plan Interno de Proteccin Civil (PIPC)

Cdigo de tica y Conducta

Todos los integrantes de RIVAS EQUIPO CONTRA INCENDIO: Gerentes, Asesores, Jefes de rea y Auxiliares deben respetar y hacer respetar los valores que buscan caracterizar nuestras actividades diarias. Para efectos de este cdigo, tica es entendida en el sentido del arte de vivir bien en comunidad. De esta manera se establecen los valores que deben manifestar cada uno de los integrantes de RIVAS EQUIPO CONTRA INCENDIO.

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Estructura Organizacional
I. II. III. IV. GERENTE GENERAL ASESORES JEFES DE REA AUXILIARES

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Organigrama GERENTE GENERAL

ASESORES

JEFES DE AREA

AUXILIARES

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Organigrama por Puestos y Plazas

Gerente general O gerente 1

PLAZAS V H

ASESORES O Asesor Contable Asesor Jurdico Asesor Tcnico Asesor de Seguridad e Higiene y Proteccin Civil Asesor Administrativo 1 1 1 1

PLAZAS V H

JEFAS DE AREA Jefe de Oficina Jefe de Taller Jefe de Almacn

PLAZAS O V H 1 1 1

AUXILIARES O Auxiliar Administrativo Auxiliar de Taller Auxiliar Limpieza de 1 1

PLAZAS V

O: Ocupada
V: Vacante H: Honorarios

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Objetivo y funciones I. GERENTE GENERAL

Objetivo: Dirigir, coordinar y vigilar estratgicamente las acciones administrativas y operativas de nuestra empresa. Funciones 1. Representar legalmente a nuestra empresa 2. Dirigir, coordinar y vigilar las actividades administrativas, operativas y financieras de nuestra empresa para lograr mayor eficiencia en los procedimientos. 3 .Establecer los objetivos generales y especficos del rea administrativa y operativa de nuestra empresa. 4 .Aprobar reglamentos, cdigos, y procedimientos internos de trabajo, as como todo lo inherente a nuestra empresa 5 .Establecer relaciones con instituciones bancarias, para obtener en trminos de la ley respectiva financiamientos para la incorporacin de activos fijos. CONTADOR 6 .Nombrar y renovar al personal del rea administrativa y operativa 7 .Delegar autoridad y responsabilidad a los colaboradores que as lo considere 8 .Tomar las decisiones de mayor importancia para nuestra empresa

II.

ASESORES

1) Asesor Contable Objetivo: Facilitar informacin contable y financiera actualizada a la gerencia para tomar decisiones en beneficio de la empresa.

Funciones 1.Registrar las operaciones sobre las actividades comerciales de la empresa 2 .Elaborar informes presupuestales a detalle para definir los recursos econmicos que se utilizarn en cada rea de nuestra empresa. 3. Elaborar informes presupuestales a detalle para definir las erogaciones que se efectuaron en cada rea de nuestra empresa. 4 .Analizar los resultados econmicos, detectando reas crticas y sealando acciones que permitan la mejora continua 5 .Vigilar el cabal cumplimiento de la declaracin de impuestos. 6 .Presentar declaraciones informativas y provisionales de impuestos ante la
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Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (SHCP) 7.Contribuir con un sentido objetivo del manejo de los recursos financieros de nuestra empresa. 8 .Las dems funciones inherentes a su puesto o las que, en su caso, asigne la gerencia. 2) Asesor Jurdico Objetivo: Ejercer la representacin Jurdica de RIVAS EQUIPO CONTRA INCENDIO en los procesos laborales, civiles y administrativos Funciones 1 .Revisar y aprobar los convenios, laborales y comerciales de nuestra empresa. 2 .Participar en la planeacin, organizacin, direccin y control de actividades en el rea jurdica. 3 .Atender y verificar los requerimientos de informacin de los diferentes entes de control externo 4 .Recopilar y mantener actualizada la informacin relacionada con las disposiciones legales que rigen nuestra empresa 5 .Asesorar en materia laborar y comercial a nuestra empresa 6 .Asesorar en temas relacionados con derechos de marcar y patentes 7 .Encaminar acciones necesarias para la proteccin del derecho a un ambiente sano de trabajo para los colaboradores. 8 .Las dems funciones inherentes a su puesto o las que, en su caso, asigne la gerencia. 3) Asesor Tcnico Objetivo: Asesorar en materia de seguridad e higiene y proteccin civil Funciones 1 .Capacitar y adiestrar al personal en materia de seguridad e higiene, proteccin civil y recursos humanos 2 .Asesorar al rea operativa en los procesos y procedimientos 3 .Asesorar a la gerencia sobre seguridad e higiene y proteccin civil 4) Asesor de Seguridad e Higiene y Proteccin Civil Objetivo Asesorar profesionalmente a las personas de nuestra empresa en materia de seguridad y proteccin civil.

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Funciones 1 .Desarrollar el Plan Interno de Proteccin Civil (PIPC) bajo las normas aplicables. 2 .Capacitar a los colaboradores en Primeros auxilios, Prevencin y combate de incendios, Evacuacin y manejo de crisis, Bsqueda y rescate, y Comunicacin ante situaciones de emergencia. 3 .Programar y desarrollar simulacros en los riesgos acorde a las necesidades. 4 .Integrar en coordinacin con los colaboradores, brigadas para la atencin de emergencias 5 .Aplicar anlisis de riesgos internos y externos 6 .Determinar la localizacin adecuada de Extinguidores, seales de seguridad y rutas de evacuacin 7 .Gestionar trmites para la autorizacin de combustin a cielo abierto, ante CEAMA y dems autoridades que se requieran 8 .Capacitar y adiestrar en uso y manejo del equipo de proteccin personal segn el giro o actividad (Equipo de respiracin autnomo, Equipo para el manejo de vas areas, Maniques para RCCP, Uso de Botiquines y material de curacin, etc.) 9 .Las dems funciones inherentes a su puesto o las que, en su caso, asigne la gerencia.

5) Asesor Administrativo Objetivo: Asesorar sobre las acciones que involucran la estructura y normalizacin de los procesos administrativos y operativos de RIVAS EQUIPO CONTRA INCENDIO Funciones 1 .Desarrollar e implementar manuales administrativos y operativos en la empresa. 2 .Involucrar a los colaboradores en la Misin, Visin y Valores de actuacin de la empresa. 3 .Integrar equipos de trabajo a travs de la coordinacin de Jefes de rea y auxiliares. 4 .Disear programas de reclutamiento y seleccin de nuevos talentos 5 .Disear programas de capacitacin y adiestramiento de colaboradores administrativos y operativos. 6 .Disear programas de cuidado al medio ambiente 7 .Disear programa de incentivos y medios de motivacin a los colaboradores de RIVAS EQUIPO CONTRA INCENDIO 8 .Las dems funciones inherentes a su puesto o las que, en su caso, asigne la gerencia.

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III.

JEFES DE REA

1) Jefe de Oficina Objetivo: Atender eficaz y eficientemente las actividades administrativas del rea de oficina Funciones 1 .Atender a clientes va telefnica y electrnica 2 .Realizar, capturar y controlar mensual de facturas 3 .Realizar, capturar y controlar de cotizaciones 4 .Revisar estados de cuenta 5 .Controlar documentos (notas de remisin y rdenes de salida) 6 .Realizar oficios varios (Carta responsiva, oficios de baja de equipo agentes extintores) 7 .Generar reportes mensuales de mantenimiento de extinguidores de nuestros clientes 8 .Archivar documentos en general 9.Las dems funciones inherentes a su puesto o las que, en su caso, asigne la gerencia. 2) Jefe de Taller Objetivo: Atender eficaz y eficientemente las actividades operativas del rea de taller Funciones 1 .Recolectar extinguidores para recarga y/o mantenimiento 2 .Entrega de extinguidores a los auxiliares de taller para su respectivo servicio 3 .Supervisar las actividades de los auxiliares de taller en la recarga de los extinguidores 4 .Supervisar las actividades de los auxiliares de taller de mantenimiento de los extinguidores 5 .Coordinar junto con el jefe de almacn los materiales, refacciones y herramientas para asegurar nuestra calidad en el servicio. 6 .Verificar la limpieza y orden del taller 7 .Las dems funciones inherentes a su puesto o las que, en su caso, asigne la gerencia.

3) Jefe de Almacn

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Objetivo: Control y registro de entradas y salidas de mercancas, bienes y materiales de oficina y limpieza propiedad de nuestra empresa. Funciones .1 Registrar entradas y salidas de mercancas, refacciones para extinguidores y productos de almacn 2 .Control de existencias de mercancas, materiales, refacciones para extinguidores y productos del almacn. 3 .Facilitar materiales, mercancas, refacciones para extinguidores y para su correcta utilizacin 4 .Generar requisiciones de compra, sobre mercancas, refacciones y extinguidores para abastecer el almacn 5 .Hacer el inventario general del almacn en mercancas, materiales y refacciones para extinguidores. 6 .Mantener orden y limpieza de su rea de trabajo 7 .Las dems funciones inherentes a su puesto o las que, en su caso, asigne la gerencia.

IV. AUXILIARES
1) Auxiliar Administrativo Objetivo: Brindar soporte y atencin administrativa dentro de su rea. Funciones 1 .Capturar y archivar reportes 2 .Atencin a cliente 3 .Realizar cotizaciones que soliciten nuestros clientes 4 .control del cobro de facturas (por depsitos, transferencia y en efectivo) 5 .Elaborar reportes de mantenimiento de extinguidores 6 .Programacin de actividades de compra y venta de extintores 7 .Impresin y copiado de documentos (facturas, reportes, bitcoras de servicio y prueba hidrosttica) 8 .Las dems funciones inherentes a su puesto o las que, en su caso, asigne la gerencia. 2) Auxiliar de Taller Objetivo: Proporcionar el servicio de recarga y mantenimiento de extinguidores en tiempo y forma a travs de nuestra poltica de calidad. Funciones 1 .Recibir y separar extinguidores para recarga y/o mantenimiento
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2 .Recargar extinguidores segn su agente extintor 3 Dar Mantenimiento de extinguidores 4 .Controlar la calidad de nuestro servicio a travs del mecanismo de inspeccin 5 .Solicitar las refacciones y herramientas necesarias para desempear sus funciones al jefe de almacn 6 .Mantener limpia en orden su rea de trabajo 7 .Las dems funciones inherentes a su puesto o las que, en su caso, asigne la gerencia.

3) Auxiliar de Limpieza Objetivo: Conservar en buen estado las diferentes reas de trabajo en nuestra empresa. Funciones 1 .Sacudir y Limpiar ventanas, puertas, cristales, muebles, escritorios, lmparas y equipo de oficina (computadora, fax, telfono, copiadora) 2 .Barrer piso. 3 .Trapear pisos. 4 .Recolectar los basureros y tirar su contenido en el contenedor general de basura 5 .Aseo general de baos. 6 .Aseo general del rea de cocina y comedor. 7 .Aseo general de las instalaciones de nuestra empresa . 8 .Las dems funciones inherentes a su puesto o las que, en su caso, asigne la gerencia .

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BIBLIOGRAFIA
Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Organizacin Secretara de la Contralora General del Estado, abril de 2003

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