La Administracin

Concepto. El concepto de administracin hace referencia al funcionamiento, la estructura y el rendimiento de las organizaciones. El trmino proviene del latn ad-ministrare (servir) o ad manus trahere (manejar o gestionar). La nocin tambin puede utilizarse para nombrar a una autoridad pblica, como el gobierno de un territorio, o a los responsables de una entidad privada, como los directivos de una empresa. La administracin puede ser entendida como la disciplina que se encarga de realizar una gestin de los recursos (ya sean materiales o humanos) en base a criterios cientficos y orientada a satisfacer un objetivo concreto. Por otra parte, la administracin pblica de un Estado es el conjunto de los organismos que se encargan de aplicar las directivas indispensables para el cumplimiento de las leyes y las normas. Los edificios pblicos y los funcionarios tambin componen a la administracin pblica, que aparece como el nexo entre el poder poltico y la ciudadana. Hay veces en que el trmino administracin se utiliza para denominar a la ciencia social conocida como administracin de empresas. Esta ciencia estudia la organizacin de las compaas y la forma en que gestionan los recursos, los procesos y los resultados de sus actividades. La contabilidad (que brinda informacin til para la toma de decisiones econmicas) y la mercadotecnia (que estudia el comportamiento de los consumidores en el mercado), por ejemplo, son consideradas ciencias administrativas. Por ejemplo: Si queremos que esta empresa crezca, tendremos que mejorar la administracin de los recursos, Creo que an tienes mucho que aprender sobre la administracin de una casa, Los reclamos debe realizarlos en la oficina de la administracin. Importancia de la Administracin. La administracin es un rgano social especficamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica porque una vez creada creci con tanta rapidez y tan poca oposicin. La administracin busca el logro de objetivos a travs de las personas, mediante tcnicas dentro de una organizacin. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organizacin y es fuerza vital que enlaza todos los dems subsistemas. Dentro de la administracin se puede encontrar: Coordinacin de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales. Relacin de la organizacin con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad. Desempeo de ciertas funciones especificas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, etc.

Desempeo de varios roles interpersonales, de informacin y decisin. Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas con objeto de mantener en equilibrio dinmico con su medio. Para el proceso de toma de decisiones el flujo de informacin es esencial. Dicho proceso implica el conocimiento de pasado, estimaciones a futuro y la retroalimentacin peridica relacionada con la actividad actual. La tarea de la administracin es instrumentar este sistema de informacin-decisin para coordinar los esfuerzos y mantener un equilibrio dinmico. Evolucin Histrica. La administracin tiene su origen en la necesidad del hombre de satisfacer sus propias exigencias y las del grupo con el cual convive. Representa un medio para favorecer la produccin de bienes y para la accin econmica y social. La administracin es una actividad inherente a la vida humana constantemente. Estamos aplicando la administracin en las diferentes actividades diarias. Administramos el tiempo, los recursos y el trabajo. De acuerdo al tipo de administracin que se aplique se obtendr el xito o el fracaso, no solo en la actividad empresarial e institucional, sino tambin en la vida personal y profesional de los seres humanos. Estas dependen de las organizaciones y las organizaciones dependen del trabajo de las personas. En este sentido Chiavenato, (1996), plantea que las personas nacen, crecen, se educan, viven, trabajan, se divierten, se curan y mueren dentro de las organizaciones de caractersticas y estructuras diferentes. Todas las actividades dedicadas a la produccin de bienes o la prestacin de servicios son dirigidas y controladas dentro de las organizaciones. Estas organizaciones necesitan ser administradas y para esto se requiere un conjunto de personas en diversos niveles jerrquicos que se ocupen de diferentes asuntos. La prctica administrativa comienza desde que el hombre se hace sedentario y se agrupa en tribus. Surge all la necesidad de administrar las funciones del gobierno y la economa del estado. En las primeras civilizaciones como las Aztecas, Mayas, Incas, egipcia (en la que la construccin de las pirmides evidencia la existencia de una compleja organizacin), Mesopotmicas, Grecas, Romanas, Chinas (Aproximadamente en el ao 800 a. C. se publico la constitucin de Chow. En ella se hace una descripcin de cargos y responsabilidades de toda la poblacin al servicio del emperador), Persas, entre otras, se evidencia el conocimiento y uso de la administracin en su desarrollo cultural, econmico, poltico y social. La filosofa tuvo gran influencia en las primeras manifestaciones de la administracin: en Grecia el filsofo Scrates en sus teoras del estado expone la importancia de la administracin del gobierno. Por otra parte Platn en su libro "La Repblica", expone principios sobre la forma democrtica del gobierno y la administracin de los negocios pblicos. Tambin Aristteles en su libro "La Poltica" plantea tres formas de administracin pblica: La Monarqua, La Aristocracia, La Democracia. En la civilizacin Romana tambin se demuestra la puesta en prctica de la administracin. Ello se evidencia en la gran expansin del imperio y en las actividades del gobierno. Por otra parte los romanos son los creadores del derecho universal

sentando las bases fundamentales del derecho administrativo. A su vez, la iglesia catlica desde sus inicios ha demostrado el uso de principios administrativos en su organizacin. En la Edad Media Maquiavelo expuso cuatro principios para la supervivencia de cualquier organizacin:

rincipio reconoce la necesidad de que el pueblo conozca lo que puede esperar del gobierno y lo que este puede esperar de aquel.

de los propsitos ms elevados. o a la supervivencia. Cuando la supervivencia est en peligro el gobierno debe tomar las medidas pertinentes. Francis Bacon (1561-1626). Filosofo y estadista Ingles aporta a la administracin el principio de la prevalencia de lo accesorio. Tomas Hobbes (1588-1679). Desarrollo la teora del origen contractualista del estado. El estado impone el orden y la organizacin en la vida social. Jacobo Rousseau (1712-1778). Desarroll la teora de la contratacin social. A partir de 1776 con la invencin de la mquina de vapor por James Watt y su aplicacin en la produccin surge una nueva concepcin del trabajo modificando por completo la estructura social y comercial de la poca. Esta revolucin industrial dio lugar al contexto industrial, tecnolgico, social, poltico y econmico de las situaciones, problemas y variables a partir de las cuales se inicia la teora clsica de la administracin. Surgen los primeros movimientos para despertar conciencia en relacin con los problemas administrativos. En esta poca se plantea la necesidad de buscar nuevos enfoques para mejorar la administracin de empresas. Surgen varios pioneros de la administracin como Charles Babbage (1883), Andrew Ure (1835), Adam Smith (1776) y Alfred Marshal quienes aportan valiosas ideas a la administracin. Karl Marx (1818-1883). Expone que todos los fenmenos histricos son el producto de las relaciones econmicas entre el hombre y propin el estudio de las leyes objetivas que rigen el desarrollo econmico de la sociedad. En 1867 Marx publica "El Capital" y luego sus teoras respecto a la plusvala, basada en la teora del trabajo. Las ideas de Marx y Engeles promovieron el surgimiento del socialismo y el sindicalismo. Pero fue a partir del siglo XX cuando se inicia el desarrollo de una teora moderna para la administracin de las empresas. Sobre la base de los aportes que dejaran Frederick Taylor, Luther Gulick, Frank y Lilian Gilberth, James Money en Estados Unidos, Henry Fayol en Francia, En Gran Bretaa Linda Urwick y Olivia Sheldon. Estos han sido los precursores de la administracin y sus principios. Orientan la teora de la administracin

durante las primeras dcadas del siglo XX. En esta poca surge la administracin cientfica con los aportes de Frederick Taylor y Henry Fayol. Frederick Taylor (18561917), ingeniero norteamericano realiz extensos estudios de todos los componentes de la produccin. Utiliz la observacin y medicin mediante experimentos controlados, su teora consisti en aplicar el mtodo cientfico a la administracin. La iniciativa de crear una ciencia de la administracin comenz con un nfasis en las tareas y el estudio del trabajo de los obreros. Luego defini los principios de la administracin aplicables a todas las situaciones de la empresa. La organizacin nacional del trabajo se fundamento en el anlisis del trabajo operacional, en el estudio de los tiempos y movimientos, en la fragmentacin de las tareas y en la especializacin del trabajador. Frederick Taylor afirmaba que " El objetivo de la administracin es el de asegurar la mxima prosperidad para el patrn junto con la mxima prosperidad para el obrero, haciendo notar que la mxima prosperidad de ambos constituye el objetivo bsico de la administracin de cualquier empresa. En la obra de Taylor se destacan tres grandes proposiciones:

ministracin iniciativa y la responsabilidad de descubrirlo. Su filosofa de la administracin la sintetiza en cuatro categoras que son de permanente vigencia:

Cada trabajo tiene su mtodo: hay que crear una ciencia para cada elemento de trabajo del obrero. Es decir, hay que planificar el trabajo que cada persona tiene que realizar, esto es tarea del administrador, quien deber planificar el trabajo de sus trabajadores con anticipacin. Hay que adiestrar al trabajador para la tarea especfica que le corresponder realizar. Es necesario hacer una escogencia cientfica y luego adiestrarlo. Ser tarea del administrador la de observar y tabular la iniciativa de sus subordinados y ensearles la mejor va de hacer las cosas bajo su propia direccin o supervisin. El administrador debe ser partcipe del trabajo que desarrollen sus subordinados y colaborara cordialmente con los trabajadores para asegurarse de que todo el trabajo se haga de acuerdo con los principios de la ciencia que se ha ido creando. Esta colaboracin ya asoma la importancia de la prctica de las relaciones humanas en cualquier empresa. En toda empresa tienen que existir dos elementos: Quien ejerce la direccin, define la poltica y seala lo que debe hacerse. Y un grupo que sigue esas directrices y las ejecuta. Las responsabilidades se dividen entre el administrador y los trabajadores.

Para concluir, Taylor establecer sus principios y su gran aporte a la administracin cientfica, seala que la administracin es:

Armona y no-discordia. -individualismo.

Henry Fayol (1841-1925). Ingeniero Francs, nacido en Constantinopla. Crea un movimiento denominado fayolismo (o escuela de los jefes). En su teora pone un marcado nfasis en la funcin ejecutiva. Su doctrina administrativa est reseada en su obra bsica administracin industrial y general. Se puede resumir diciendo que toda administracin significa: previsin, organizacin, control, direccin y coordinacin. Para Fayol, la funcin de la administracin se reparte entre la cabeza y los miembros del cuerpo social. Toda empresa tiene que realizar una serie de operaciones que le son comunes y que Fayol las sintetiza en seis aspectos: Operaciones Tcnicas: (produccin, transformacin, fabricacin) Operaciones comerciales: (compras, ventas, cambios). Operaciones financieras: (busca y gerencia de capitales) Operaciones de seguridad: (proteccin de bienes y de personas) Operaciones de contabilidad: (inventario, balance, precio de costo, estadstica) Operaciones administrativas: (previsin, organizacin, direccin, coordinacin y control). Esta ltima operacin es la ms importante ya que a travs de ella se puede articular el trabajo de una empresa, coordinar los esfuerzos del grupo y armonizar las acciones. Fayol incorpora a la administracin otros principios, los cuales son de permanente vigencia en el campo de la administracin, estos son:

La divisin del trabajo: Este principio permite la especializacin y por ende el mayor rendimiento, ya que la atencin no se dispersa hacia mltiples actividades. Permite la separacin de funciones y de los poderes. Autoridad-responsabilidad: La autoridad es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer. Seala dos tipos de autoridad, una dependiente de la funcin estatuaria y una personal, que implica una funcin de liderazgo, pero ambas tiene que estar unidas para cumplir con la funcin directiva. Fayol identifica la

autoridad con la responsabilidad sealando que la responsabilidad es un corolario de la autoridad.

Disciplina orden: Es un factor indispensable para la marcha de cualquier institucin. Es necesario que se fijen normas y principios que todo el personal debe cumplir. Unidad de mando: Para una accin cualquiera, un agente no debe recibir ordenes, mas que de un solo jefe para evitar la anarqua, la dualidad de instrucciones que esto acarrea para el personal. Debe haber una jerarquizacin que permita la fluidez de las comunicaciones. Subordinacin de los intereses particulares al inters general: Se debe sacrificar los intereses particulares en beneficio de los intereses de la empresa con la cual se debe estar plenamente identificado. Remuneracin del personal: es el pago que se da al trabajador por servicio prestado y que el mismo debe ser equitativo de manera que produzca satisfaccin personal que se traducir en beneficio para la empresa. Jerarqua: Toda organizacin tiene que establecer un orden jerrquico. Es la va que garantiza el transito de las comunicaciones y la unidad de mando en una empresa. La unin del personal: Premisa fundamental de todo administrador ser lograr la armona entre todos los miembros de la organizacin. Fayol contempla ortos principios que son equidad, iniciativa, estabilidad y orden.

Al inicio de la dcada de los aos 1930 y1940 surgen nuevos aportes a la administracin provenientes de varios investigadores como Chester Bernard, Mary Parker Follet y Elton Mayo, quienes estudiaron el comportamiento humano dentro de la empresa. En la dcada de 1930 se da importancia a los siguientes aspectos de la administracin:

La gente como factor importante en la administracin. Establecimiento y logro de los objetivos mediante la gente y con ella. Las relaciones interpersonales. El liderazgo y las relaciones humanas. Interrelacin de la administracin con otras ciencias de la conducta como la psicologa.

En la dcada de los 50 surgen otros estudios y aportes importantes como Maslow con su teora de las necesidades del ser humano, Douglas Mc. Gregor con su teora X-Y y el grupo Johson, Kast Rosenweig con sus estudios sobre la administracin de sistemas.

Otro aporte a la administracin lo constituye el uso de la matemtica, por el nfasis dado a los mtodos cuantitativos del anlisis. Adems se aplica la teora del muestreo de la estadstica para la solucin de ciertos problemas administrativos. Tambin se utiliza la teora de la probabilidad, se aplica la concentracin de la atencin en la toma de decisiones y el estudio de la administracin por medio del enfoque de sistemas. Proceso administrativo La Administracin es un arte cuando interviene los conocimientos empricos. Sin embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la prctica con tcnicas, se denomina Ciencia. Las tcnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, mtodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia. A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la funcin de Administracin que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la lnea propuesta por Fayol, los autores Clsicos y neoclsicos adoptan el Proceso Administrativo como ncleo de su teora; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuacin: 1. Investigacin 2. Planificacin 3. Coordinacin 4. Control 5. Previsin 6. Organizacin 7. Comando Koontz y ODonnell define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos: 1. Planificacin 2. Designacin de Personal 3. Control 4. Organizacin 5. Direccin Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:

1. Planificacin 2. Organizacin 3. Direccin 4. Coordinacin 5. Control La Administracin es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las Organizaciones le sirven a las personas que afectan. El xito que puede tener la Organizacin al alcanzar sus objetivos y tambin al satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organizacin alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeo Gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la diferencia de otras Organizaciones. I. Chiavenato en su libro Fundamentos de Administracin, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera.

Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemtico; se entiende de la siguiente manera:

El Desempeo de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuacin:

Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una secuencia cclica, pues se encuentran relacionadas en una interaccin dinmica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cclico, dinmico e interactivo, como se muestra en el siguiente grfico:

Las funciones Administrativas en un enfoque sistmico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificacin, Organizacin, Direccin y Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interaccin para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.

Fuente: Introduccin a la Teora General de la Administracin. Autor: I. Chiavenato.

Segn el libro Administracin una perspectiva global de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, las funciones del administrador son: Planificacin, Organizacin, Direccin y Control que conforman el Proceso Administrativocuando se las considera desde el punto de vista sistmico. Fayol seala que estos elementos se aplican en negocios, organizaciones polticas, religiosas, filantrpicas y militares.

Principios de la Administracin. El ingeniero y terico de la administracin fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial, definiendo que la funcin administrativa slo tiene incidencia sobre el personal de la empresa. Sus ms grandes contribuciones al rea las plasm en el libro Administration industrielle et gnrale, publicado en Pars en 1916. Las investigaciones de Henry Fayol en el rea, se basaron en un enfoque sinttico, global y universal de la empresa, con una concepcin anatmica y estructural de la organizacin. Uno de sus resultados fue la creacin de una serie de 14 principios que toda empresa debera aplicar para lograr altos ndices de eficiencia, donde destacan la disciplina, autoridad y correcta delimitacin de funciones. 1) UNIDAD DE MANDO: Cada empleado debe recibir rdenes de un slo superior. De esta forma, se evitan cruces de indicaciones a modo de fuego cruzado. 2) AUTORIDAD: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se tendr obediencia si no existe la capacidad de liderazgo. Por ello, es necesario tener la capacidad de dar rdenes y que ellas se cumplan. La autoridad conlleva responsabilidad por las decisiones tomadas. 3) UNIDAD DE DIRECCIN: Se debe generar un programa para cada actividad. Todo objetivo de tener una secuencia de procesos y plan determinado para ser logrado. Adems, de contar con un administrador para cada caso. 4) CENTRALIZACIN: Toda actividad debe ser manejada por una sola persona. Aunque gerentes conservan la responsabilidad final, se necesita delegar a subalternos la capacidad de supervisin de cada actividad. 5) SUBORDINACIN DEL INTERS PARTICULAR AL GENERAL: Deben prevalecer los intereses de la empresa por sobre las individualidades. Siempre se debe buscar el beneficio sobre la mayora. 6) DISCIPLINA: Cada miembro de la organizacin debe respetar las reglas de la empresa, como tambin los acuerdo de convivencia de ella. Un buen liderazgo es fundamental para lograr acuerdos justos en disputas y la correcta aplicacin de sanciones. 7) DIVISIN DEL TRABAJO: La correcta delimitacin y divisin de funciones es primordial para el buen funcionamiento de la empresa. Se debe explicar claramente el trabajo que cada colaborador debe desempaar. Adems, se debe aprovechar la especializacin del personal para aumentar la eficiencia. 8) ORDEN: Cada empleado debe ocupar el cargo ms adecuado para l. Todo material debe estar en el lugar adecuado en el momento que corresponde.

9) JERARQUA: El organigrama y jerarqua de cargos debe estar claramente definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes de seccin, todos deben conocer a su superior directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel. 10) JUSTA REMUNERACIN: Todo empleado debe tener clara nocin de su remuneracin y debe ser asignada de acuerdo al trabajo realizado. Los beneficios de la empresa deben ser compartidos por todos los trabajadores. 11) EQUIDAD: Todo lder debe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas en el momento adecuado. A su vez, deben tener un trato amistoso con sus subalternos. 12) ESTABILIDAD: Una alta tasa de rotacin de personal no es conveniente para un funcionamiento eficiente de la empresa. Debe existir una razonable permanencia de una persona en su cargo, as los empleados sentirn seguridad en su puesto. 13) INICIATIVA: Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad a los subalternos para que determinen cmo realizar ciertos procedimientos. Junto con esto, se debe tener en cuenta que en ocasiones se cometern errores. 14) ESPIRITU DE CUERPO: El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se debe promover el trabajo colaborativo, que tambin ayuda a generar un mejor ambiente laboral.