Regin Metropolitana

LUGAR Casa Matriz Hospital Santiago Clnica Quilicura Clnica La Florida Clnica Lo Espejo Clnica San Bernardo Clnica Melipilla Clnica Paine Centro de Atencin Providencia Centro de Atencin Manquehue DIRECCION Av. Lib. Bernardo OHiggins 194, Santiago Av. Lib. Bernardo OHiggins 4848, Est. Central Panamericana Norte 7500, Quilicura Av. Vicua Mackenna Oriente 6381, La Florida Av. Lo Sierra 03200, San Bernardo Freire 339, San Bernardo San Agustn 270, Melipilla General Baquedano 610-620, Paine Hernn Alessandri 620 esq. Salvador, Providencia Manquehue Sur 601, Las Condes FONO |2| 7879000 |2| 6775000 |2| 6235564 |2| 2933737 |2| 8542557 |2| 8594243 |2| 8324912 |2| 8241157 |2| 2254248 |2| 2019091

Regiones
Arica Iquique Antofagasta Calama Copiap La Serena Ovalle Via del Mar Rancagua Curic Talca Constitucin Linares Chilln Los Angeles Concepcin Temuco Valdivia Osorno Puerto Montt Castro Coyhaique Punta Arenas Av. Argentina 2247 Orella 769 Washington 2701, piso 3 Av. Central Sur 1813, Villa Ayquina Copayapu 877 Los Carrera 330, piso 3 Los Peones 386, camino a Sotaqu Limache 1300 Av. Repblica de Chile 390 Av. Espaa 1191 Dos Poniente 1372 Mac - Iver 580 Freire 663 Av. Argentina 742 Mendoza 350 Paicav 9595 Av. Holandesa 0615 Av. Prat 1005 Guillermo Bhller 1756 Urmeneta 895 OHiggins 735 Eusebio Lillo 20 Av. Espaa 01890 |58| 241237 |57| 422735 |55| 251585 |55| 332309 |52| 212750 |51| 222562 |53| 620024 |32| 689101 |72| 253679 |75| 313036 |71| 239915 |71| 673174 |73| 210462 |42| 213046 |43| 322177 |41| 480228 |45| 206000 |63| 254700 |64| 422666 |65| 344500 |65| 632784 |67| 234152 |61| 212369 |58| 241301 |57| 429739 |55| 267780 |55| 330026 |52| 217121 |51| 226939 |53| 624844 |32| 689129 |72| 255849 |75| 316558 |71| 234407 |71| 673160 |73| 214327 |42| 210349 |43| 329561 |41| 481585 |45| 206090 |63| 341738 |64| 422200 |65| 344555 |65| 632784 |67| 232991 |61| 212402

Manual tcnico Confeccin de planes de emergencias

LUGAR

DIRECCION

FONO

FAX

Manual tcnico: Confeccin de planes de emergencias

www.mutual.cl

Casa Matriz Av. Lib. Bernardo O'Higgins 194 Santiago Chile Tel (56.2) 787 9000

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

Manual tcnico Confeccin de planes de emergencia

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

ndice
Pg. Introduccin Captulo I Emergencias Captulo II Etapas para confeccionar un plan de emergencia Captulo III Integracin del plan en las operaciones de la institucin Captulo IV Consideraciones para la administracin de emergencias Captulo V Recomendaciones para diferentes emergencias Bibliografa Anexo Organizacin 4 5

17

23

35 44 45 3

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

Introduccin
En toda poca el ser humano ha tenido que tomar decisiones, ya sea ante situaciones simples o ante otras de mayor complejidad, sin embargo es fundamental e independiente de la jerarqua de la decisin, que esta sea la correcta. Mayor importancia adquiere esta condicin si se trata de tomar decisiones en las que est comprometida la seguridad y la vida de personas y sus bienes. Este tipo de actitudes son frecuentes cuando se trata de situaciones de emergencia, razn por la cual es necesario prepararse de la mejor forma posible, para que cuando esta situacin se declare, se supere con la menor cantidad de prdidas. La efectiva preparacin para enfrentar emergencias, debe implicar la determinacin de objetivos precisos y la ejecucin de una serie de actividades que permitan el logro de estos. De hecho el contar con una adecuada planicacin para enfrentar emergencias debe ser parte fundamental de las polticas de cualquier Institucin. No obstante lo anterior, resulta fundamental que se tomen todas las medidas preventivas necesarias, para que cuando una emergencia se produzca las posibilidades de dao sean mnimas Confeccionar un plan de emergencia es una tarea que requiere de la participacin directa de un nmero pequeo de personas, sin embargo para que efectivamente este plan cumpla con los objetivos propuestos se requiere de la participacin activa y permanente de cada uno de los miembros de la organizacin.

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

Captulo I
Emergencias

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

1. Qu es una emergencia?
Una emergencia es cualquier evento no planicado que puede ocasionar muertes o daos importantes a los empleados, clientes o el pblico; provocar el cierre de una Institucin, interrumpir sus operaciones, causar dao fsico o ambiental y amenazar la imagen pblica de la Institucin. Obviamente, son numerosos los sucesos que pueden ser emergencias, incluyendo: Incendios Incidentes con sustancias peligrosas Inundaciones Tormentas invernales Sismos y terremotos Accidente radiactivo Disturbios civiles Explosiones

Mejorar la capacidad de las Instituciones para recuperarse de prdidas nancieras, multas, daos a los equipos y productos, interrumpir la produccin o los servicios que brinda. Reducir el nivel de exposicin a demandas civiles en caso de un incidente. Mejorar la imagen de la compaa y la credibilidad de los empleados, los clientes, proveedores y la comunidad en general. Reducir los costos de los seguros.

El trmino desastre se ha dejado fuera de este documento porque su nombre sugiere un suceso a gran escala, usualmente un desastre natural. De hecho, cada suceso debe dirigirse dentro del contexto del impacto que tiene sobre la Institucin y la comunidad. Un evento que puede constituir una simple molestia para una gran industria, puede ser un desastre para una pequea Institucin.

1.1. Qu es la administracin de emergencias?

La administracin de emergencias es el proceso de prepararse para mitigar, responder y recuperarse ante una emergencia. La administracin de emergencias es un proceso dinmico que implica considerar aspectos como capacitacin, liderazgo, pruebas de equipos y la coordinacin de actividades con la comunidad organizada, entre otras. Sin embargo, para tener xito, es fundamental que el comit de emergencias cuente con el apoyo de la administracin superior de la Institucin. Un aspecto importante que debe primar en la presentacin de iniciativas, es evitar insistir sobre los efectos negativos (ej. muertes, multas, juicios, etc.) y enfatizar los aspectos positivos de la preparacin. Un buen ejemplo de los aspectos positivos son los siguientes: Ayudar a la Institucin a cumplir con su responsabilidad moral de proteger a los empleados, la comunidad y el ambiente. Facilitar el cumplimiento de los requerimientos legales.

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

Captulo II
Etapas para confeccionar un plan de emergencia

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

10

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

Para confeccionar un plan de emergencia es necesario seguir las siguientes etapas: 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Establecer un grupo de planicacin Analizar recursos y amenazas Desarrollar el plan Implementacin del plan

2.1. Establecer un grupo de planicacin:

Debe existir una persona o un grupo a cargo de desarrollar el plan de emergencia. Al momento de formar este equipo se debe tener presente que su tamao depender de las operaciones de la instalacin, los requerimientos y recursos disponibles. Se recomienda involucrar un grupo de personas, de forma que: Se fomente la participacin e involucre a un mayor nmero de personas en el proceso. Se aumente el tiempo y energa que los participantes son capaces de entregar. Se mejorar la visin y alcance del proceso de planicacin. Se obtendrn una serie de perspectivas sobre los diferentes aspectos del plan. Se debe determinar quienes pueden ser miembros activos del equipo de planicacin y quienes servirn como consultores. En la mayora de los casos, una o dos personas harn gran parte del trabajo. Sin embargo, es necesario que todas las reas funcionales aporten en los distintos aspectos del plan. Estas son: Administracin superior Jefes de rea Funcionarios Departamento de recursos humanos Ingeniera y mantencin Encargados de seguridad, salud y ambiente Responsables de informacin pblica Departamento de prevencin de riesgos Departamento de arquitectura Departamento jurdico Finanzas y adquisiciones Todos los participantes deben ser nombrados ocialmente (y por escrito) por la administracin superior de la Institucin. Para que el funcionamiento del equipo de planicacin tenga presente los siguientes aspectos:

2.1.1 . Establezca autoridad

Promueva una atmsfera de cooperacin, esto por medio de la autoridad que posee el grupo de planicacin y que facilite la realizacin de los pasos necesarios para desarrollar el plan. Para esto el grupo debe ser dirigido por el mximo ejecutivo de la Institucin o el director del establecimiento. Dentro del grupo se establecer una lnea clara de autoridad entre miembros y el lder, la que no debe ser tan rgida como para impedir el libre ujo de las ideas.

11

2.1.2. Dena una misin

Contar con un alto ejecutivo o con el administrador superior, facilita la denicin de lneas estratgicas en torno al tema. Estas deben ser una declaracin del compromiso de la Institucin con la administracin de emergencias.

2.1.3. Establezca un cronograma y presupuesto

Establezca un programa de trabajo y plazos para el logro de los diferentes objetivos. Sin embargo este puede modicarse en la medida que se logren denir prioridades diferentes u otros aspectos que surjan durante el proceso de planicacin.

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

Desarrolle un presupuesto inicial para aspectos como investigacin, impresin de documentos, seminarios de capacitacin, asesoras externas y otros gastos que puedan ser necesarios durante el desarrollo del proceso.

Compaa de Telfonos Distribuidora de energa elctrica y de agua Instituciones vecinas

2.2.

Analice recursos y amenazas

2.2.3. Recopile normas y cdigos

Identique todos aquellos aspectos legales que pudiesen regular las instalaciones de la Institucin: Normas de salud ocupacional Normas ambientales Normas de proteccin contra incendio Cdigos de edicacin Normas para el transporte Planos reguladores

En esta etapa se debe reunir informacin sobre las capacidades actuales y sobre todas aquellas posibles emergencias o riesgos que pudiesen estar presentes. El objetivo de esta etapa es realizar un anlisis de vulnerabilidad que determine la capacidad de la Institucin y sus instalaciones, para enfrentar una emergencia. Lo primero que se debe hacer es lo siguiente:

2.2.2. Revisar los planes internos y polticas de la Institucin

Los documentos que se deben reunir, al interior de la Institucin, son los siguientes: Planes de evacuacin Plan de proteccin contra incendios Programas de prevencin y de salud Polticas ambientales Procedimientos de seguridad Seguros Procedimientos de nanzas y adquisiciones Polticas de cierre de edicios Manuales de procedimientos de los trabajadores Plan de manejo de materiales peligrosos Acuerdos de asistencia mutua

2.2.4. Identique productos, servicios y operaciones crticas

Esta informacin se requiere para establecer el impacto de una posible emergencia, y determinar la necesidad de generar sistemas de respaldo. Las reas que se deben incluir en esta determinacin son las siguientes: Productos de la Institucin Servicios, equipos e instalaciones necesarios para la produccin. Productos y servicios provistos por instituciones contratistas o sub contratistas e insumos entregados por proveedores externos. Servicios bsicos como: electricidad, agua, alcantarillado, gas, telecomunicaciones y transporte. Operaciones, equipos y personal vital para el funcionamiento continuo de la Institucin

12

Tambin se deben reunir una serie de documentos fuera de la Institucin. Para esto renase con agencias gubernamentales, organizaciones comunitarias y servicios de utilidad pblica. Pregunte sobre la probabilidad de que ocurran determinadas emergencias, sobre los planes y recursos disponibles para responder ante ellas. Incluya dentro de las fuentes de informacin a las siguientes organizaciones: Municipalidades Intendencia o Gobernacin Cuerpos de Bomberos Carabineros Servicios de Salud Ocinas Meteorolgicas Ministerio de OOPP

2.2.5. Identique recursos y capacidades internas

Dentro de este tipo de recursos se debe considerar: Personal: brigada contra incendios incipientes y estructurales, grupo de respuesta HAZMAT, servicios mdicos, seguridad, etc. Equipos: proteccin contra incendios y ataque rpido, comunicaciones, primeros auxilios, sistemas de alarma, equipos electrgenos, etc.

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

Instalaciones: centro de operaciones de emergencia, reas de reuniones, reas de seguridad, policlnicos, baos y duchas, etc. Organizacionales: entrenamiento diferentes materias relacionadas. y capacitacin en

Para esto considere los siguientes aspectos: Histrico: Qu tipos de emergencias han ocurrido en la comunidad, en la Institucin y otras instalaciones del rea? Incendios Fenmenos climticos Derrames de sustancias peligrosas Accidentes de trnsito Terremotos Actos terroristas Huelgas

Sistemas de respaldo: personal temporal, comunicaciones, produccin, servicio al cliente, recepcin y despacho, sistemas de informacin, energa de emergencia, etc. Una manera para aumentar la capacidad de respuesta es la identicacin de habilidades propias de los trabajadores (paramdicos, radio acionados, personal bilinge, etc.) quienes podran ser de gran apoyo en caso de emergencia.

Geogrco: Qu puede ocurrir como resultado de la ubicacin de la Institucin? Proximidad a zonas de inundacin, diques y fallas. Proximidad a compaas que produzcan, almacenen, usen o transporten sustancias peligrosas Proximidad a carreteras o aeropuertos Proximidad a centrales nucleares Tecnolgico: Qu puede resultar de la falla de un proceso o sistema de la Institucin? Fallas en el sistema de seguridad Falla del sistema de telecomunicaciones Falla en el sistema computacional Falla en el sistema de energa Falla del sistema de refrigeracin o calor Falla en el sistema de alarma 13

2.2.6. Identique recursos externos

Existen muchos recursos externos que pueden necesitarse en una emergencia, en algunos casos para su utilizacin es necesario denir acuerdos de ayuda mutua en forma anticipada con las siguientes organizaciones: Direccin Regional, Provincial o Comunal de Emergencia Cuerpo de bomberos Equipos de respuesta ante accidentes con sustancias peligrosas Servicios mdicos Hospitales Carabineros Organizaciones no gubernamentales Servicios pblicos Contratistas Aseguradoras

2.2.7. Anlisis de vulnerabilidad

El prximo paso es evaluar la vulnerabilidad de las instalaciones, ante la probabilidad y potencialidad del impacto de una emergencia.

El error humano: Qu emergencias pueden ocasionarse por el error de un empleado? estn los trabajadores entrenados para trabajar sin riesgo? saben cmo actuar en caso de emergencia? El error humano es la mayor causa de accidentes y emergencias en el lugar de trabajo, esto puede ser resultado de: Falta de entrenamiento Mala mantencin Negligencia Falta de tica Abuso de sustancias prohibidas Fatiga

2.2.8. Enumere potenciales emergencias

Identique todas las emergencias que pueden afectar sus instalaciones, incluyendo aquellas ya identicadas por la ocina local de emergencia. Considere lo siguiente: Emergencias que pueden ocurrir dentro de la Institucin. Emergencias que pueden ocurrir en su comunidad.

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

Fsico: Qu tipos de emergencias pueden producirse por el diseo o construccin de las instalaciones? las instalaciones fomentan la seguridad?, considere en este anlisis lo siguiente: Construccin fsica de las instalaciones Procesos peligrosos o subproductos Instalaciones para almacenar combustibles Layout Iluminacin Rutas de evacuacin y salidas

2.3.2. Elementos de administracin de emergencias Esta seccin del plan describe brevemente los elementos centrales de la administracin de emergencias: Direccin y control Comunicaciones Elementos de rescate Proteccin de la propiedad Relacin con la comunidad Recuperacin y restauracin Administracin y logstica

Control: qu emergencias o amenazas estn controladas? Analice cada potencial emergencia detalladamente. Considere que puede pasar como resultado de: Prohibir el acceso a la Institucin Prdida de energa elctrica Cada del sistema de comunicacin Ruptura de redes de gas Daos a causa del agua Dao estructural Contaminacin de agua o aire Explosin Colapso del edicio Atrapamiento de personas Derrame qumico

Estos elementos se detallarn ms adelante y son la bases de los procedimientos de emergencia con que la Institucin proteger a los trabajadores, los equipos y las operaciones. 2.3.3. Procedimientos de respuesta ante emergencias Los procedimientos indicarn como la Institucin responder ante emergencias. Cuando sea posible, desarrolle una serie de listas de chequeo para poder apoyar en forma rpida la gestin de la administracin superior, los jefes de departamento, personal de respuestas y empleados. Determine que acciones deben realizarse para: Evaluar la situacin Proteger empleados, clientes, visitas, equipos, archivos crticos, entre otros, particularmente dentro de los tres primeros das. Mantener la Institucin funcionando Se pueden necesitar procedimientos especcos para determinadas situaciones, como por ejemplo amenazas de bomba, para esto es necesario denir procedimientos para: Advertir a los empleados y clientes Comunicarse con personal de emergencia especializado Conducir una evacuacin Combate de incendios Cierre de las operaciones Proteccin de archivos vitales Puesta en marcha de las operaciones de la Institucin

14

2.3.

Desarrollo del plan

Luego del desarrollo de las etapas anteriores se est en condiciones de confeccionar el plan de administracin de emergencia. Este plan debe incluir los siguientes componentes bsicos:

2.3.1. Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo entrega una breve descripcin de los siguientes elementos: Propsito del plan Poltica de la Institucin frente a emergencias Autoridad y responsabilidades del personal clave Tipos de emergencias que pueden ocurrir Que tipos de operaciones de respuesta pueden implementar.

se

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

2.3.4. Documentos de apoyo

Los documentos que pueden ser necesarios en una emergencia deben incluirse: Lista de telfonos de emergencia (idealmente del tamao de la billetera) de todas las personas involucradas en la respuesta en caso de emergencia, sus direcciones. Estos nmeros telefnicos deben incluir aquellos que permitan ubicarlos las 24 horas. Mapas del edicio y del lugar que indiquen: Grifos Vlvulas generales para cortar el agua Lneas de agua Vlvulas principales de la red de gas Lneas de gas Tableros elctricos generales Subestaciones elctricas Lneas de alcantarillado Ubicacin de cada edicio (incluyendo nombre del edicio, calle y nmero) Planos de planta Alarmas y altavoces Extintores Sistemas de sprinklers Salidas Escaleras Rutas de escape denidas reas restringidas Materiales peligrosos (incluyendo artculos de limpieza)

tareas que se deben desempear, por quien y cuando. Determine como usted atacar los problemas identicados en el anlisis de vulnerabilidad.

Escriba el plan
Asigne a cada miembro del grupo de planicacin una seccin para describir. Determine el formato ms apropiado para cada seccin. Establezca un fuerte programa de trabajo con metas especcas. Provea el tiempo suciente para que se termine el trabajo. Establezca un cronograma que indique fechas de: Primera redaccin Revisin Segunda redaccin Ejercicio de gabinete Redaccin nal Impresin Distribucin

Establezca un programa de capacitacin

Se debe designar a una persona o departamento como responsable del desarrollo de un programa de entrenamiento de la Institucin. 15

Coordnese con organizaciones externas a la Institucin

Realice reuniones peridicas con las organizaciones denidas. Infrmeles que se est diseado un plan para emergencias. Si bien la aprobacin ocial no se requiere, es posible que ellos probablemente tengan informacin y conocimientos valiosos para aportar. De comn acuerdo determine protocolos para informar emergencias, e incorpore los que ellos posean dentro de los procedimientos. Determine protocolos para la respuesta en caso de emergencia. Algunos detalles que se pueden denir son los siguientes: Qu puerta o entrada utilizarn las unidades de emergencia? Con quin se reportarn?

Artculos de alto valor Listas de recursos, enumere aquellos recursos (equipos, insumos, servicios) que pueden necesitarse en una emergencia; incluya aquellos recursos denidos en acuerdos de asistencia mutua con otras compaas o agencias gubernamentales.

2.3.5. Desarrollo del plan

Para desarrollar el plan es necesario realizar las siguientes actividades:

Identique desafos y priorice actividades

Determine metas especcas y generales. Haga una lista de

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

 Cmo y dnde se identicarn? Cmo se comunicar el personal de la Institucin con estas unidades? Quin estar encargado de las actividades de respuesta? Determine qu tipo de identicacin se requerir para que el personal clave pueda ingresar en caso de emergencia.

permanente del plan.

Aprobacin nal
Prepare una presentacin del plan para la administracin superior y obtenga su aprobacin por escrito.

Distribucin del plan

Ponga el plan nal en un archivador, tanto las pginas como las copias deben estar numeradas. Cada persona que reciba una copia debe rmar su recepcin y debe responsabilizarse de actualizar en el los cambios que se realicen. Determine que secciones del plan son apropiados para ser entregados a las agencias de gobierno (algunas secciones pueden referirse a secretos corporativos o incluir listas privadas de nombres, nmeros telefnicos o radiofrecuencias). Distribuya el plan nal a los siguientes actores: Administracin superior Miembros claves de la organizacin considerados en el plan Casa central de la Institucin Agencias de respuesta en caso de emergencias (secciones apropiadas) El personal clave debe mantener una copia del plan en sus hogares. Informe a los trabajadores acerca del plan y del calendario de capacitacin.

16

2.4. Implementacin del plan

La implementacin signica ms que una simple aplicacin del plan en caso de emergencia. Signica actuar sobre las recomendaciones observadas durante el anlisis de vulnerabilidad, integrar el plano en las operaciones de la compaa, el entrenamiento de los empleados y la evaluacin

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

Captulo III
Integracin del plan en las operaciones de la institucin

17

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

18

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

La planicacin de emergencia debe llegar a ser parte de la cultura corporativa. Se deben buscar las oportunidades de generar esta conciencia, ya sea mediante la educacin y el entrenamiento del personal; por medio de la prueba de procedimientos; por medio del convencimiento de todos los niveles de gestin, incluidos todos los departamentos e incluso la comunidad; tratando que la gestin de emergencia sea parte de lo que el personal hace da a da. Compruebe cun integrado est el plan, hacindose las siguientes preguntas: Cun bien acepta la administracin superior las responsabilidades denidas en el plan? Se han incorporado los conceptos denidos en el plan en el rea de nanzas? Cundo se distribuyen los trabajos y asignan responsabilidades se consideran los procedimientos denidos en el plan de emergencia? Existe la posibilidad de distribuir informacin acerca de la preparacin en caso de emergencia en los boletines corporativos, manuales de los empleados o en sistemas de mailing interno? Qu tipos de carteles de seguridad u otros medios visibles se utilizan? Sabe el personal qu hacer en caso de emergencia? Cmo participan todos los niveles de la organizacin en la evaluacin y actualizacin del plan?

3.2.

Consideraciones para la planicacin

Asigne responsabilidades para el desarrollo del plan de entrenamiento. Considere en el plan de entrenamiento la informacin necesaria para empleados, contratistas, visitas, gerentes y todos aquellos que posean una responsabilidad segn el plan de emergencia. Determine para un perodo de 12 meses lo siguiente: Quin se entrenar? Quin har el entrenamiento? Qu tipo de actividades de entrenamiento se utilizarn? Cundo y dnde tendr lugar cada jornada de capacitacin? Cmo se evaluar y documentar la sesin? Considere como involucrar a las organizaciones de la comunidad en las actividades de entrenamiento, procurando que interacten con el personal de la Institucin. Realice evaluaciones despus de cada sesin de entrenamiento.

19

3.3.

Actividades de capacitacin

La capacitacin puede tomar muchas formas:

3.3.1. Jornadas de orientacin y educacin

Estas son jornadas regulares de trabajo para proveer informacin, responder a preguntas o dudas e identicar necesidades o roles.

3.1. Conduzca el entrenamiento

Todos quienes trabajan, o las visitas a la Institucin, requieren alguna forma de entrenamiento. Este puede incluir jornadas peridicas de discusin con el personal, para revisar los procedimientos, el entrenamiento tcnico en los equipos que se deben utilizar en caso de emergencia, procedimientos de evacuacin y ejercicios en los que participe toda la organizacin. A continuacin se entregan las consideraciones bsicas para desarrollar el plan de entrenamiento.

3.3.2. Ejercicios
El grupo de administracin de emergencias en una sala de reuniones discute acerca de sus responsabilidades y como ellos deben reaccionar ante diferentes escenarios de emergencia. Esta es una manera eciente de identicar reas de superposicin y confusin, antes de realizar mayores actividades de entrenamiento.

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

3.3.3. Ejercicios en terreno

El grupo de administracin de emergencias y los grupos de respuesta evalan en terreno las funciones de estos ltimos en caso de emergencia. Esta actividad generalmente involucra ms personal y es ms completa que un ejercicio de sala.

Ubicacin y uso del equipo de emergencia Procedimientos de detencin de emergencia Los escenarios desarrollados durante el anlisis de vulnerabilidad pueden servir como base para el diseo de los ejercicios de entrenamiento.

3.3.4. Pruebas funcionales

Este tipo de pruebas revisan funciones especcas tales como la respuesta mdica, alarmas, procedimientos de comunicacin y equipos. Estas no necesariamente se realizarn al mismo tiempo. El personal que participa deber evaluar los sistemas e identicar las reas de problema.

3.3.8. Evaluacin y modicacin del plan

Se debe realizar una revisin formal de todo el plan por lo menos una vez al ao. Entre los puntos que se deben considerar estn los siguientes: Cmo se puede involucrar a todos los niveles de gestin en la evaluacin y actualizando el plan? Estn las reas problema y los recursos crticos identicados en el anlisis de vulnerabilidad sucientemente acotados? Considera el plan las lecciones aprendidas en los ejercicios y sucesos reales? Saben los miembros del grupo de administracin de emergencia y los grupos de respuesta sus respectivas responsabilidades? Se han entrenado a los nuevos miembros? Reeja el plan los cambios en el layout de la Institucin? Reeja el plan los cambios en los procesos de la Institucin? Existen fotografas u otros registros de la Institucin actualizados? Se han cumplido los objetivos de capacitacin? Se han corregido o existen cambios en las situaciones de riesgo identicadas? Se encuentran los nombres, cargos y telfonos actualizados en el plan? Participan las organizaciones de emergencia externas en la actualizacin del plan? Han participado del programa de entrenamiento?

3.3.5. Ejercicios de evacuacin

El personal debe seguir la ruta de evacuacin, hacia el rea denida. En este lugar se debe ejercitar los procedimientos para contar a las personas. Los participantes debern llevar notas acerca de como ellos observaron la ruta de evacuacin, por ejemplo, si se tropezaron en las escaleras. Sobre esta base se deben modicar los planes existentes. 20

3.3.6. Ejercicios de gran escala

Una situacin de verdadera emergencia se debe simular con la mayor realidad posible. Este ejercicio involucra a todo el personal de respuesta de emergencia, los empleados, administracin y las organizaciones comunitarias de respuesta.

3.3.7. Capacitacin de los trabajadores

El entrenamiento general para todos los empleados debe contener lo siguiente: Roles y responsabilidades individuales Informacin sobre amenazas, riesgos y acciones de proteccin Procedimientos de noticacin, alarma y comunicaciones Medios para ubicar a los miembros de la familia en una emergencia Procedimientos de respuesta ante emergencia Procedimientos de evacuacin, refugios y catastro del personal

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

Adems de esta revisin anual, se debe evaluar y modicar el plan cuando: Despus de cada ejercicio Despus de cada emergencia Cuando el personal o sus responsabilidades cambien Cuando el layout o diseo de la Institucin cambie Cuando las polticas o procedimientos cambien Recuerde informar al personal los cambios que se introduzcan.

21

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

22

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

Captulo IV
Consideraciones para la administracin de emergencias

23

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

24

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

4.1. Direccin y control

Alguien debe estar encargado en una emergencia. El sistema para administrar recursos, analizar informacin y la toma de decisiones en una emergencia se llama direccin y control. La conguracin de este sistema depender de muchos factores. Las industrias ms grandes pueden tener sus propias brigadas contra incendios, paramdicos o grupos HAZMAT, mientras que organizaciones de menor tamao necesitan conar en los acuerdos de ayuda mutua. Ambos grupos deben ser capaces de aunar esfuerzos o combinar responsabilidades. Los miembros de edicios de ocinas o de parques industriales pueden ser parte de un programa de administracin de emergencias para toda la instalacin.

coordinada y una clara lnea de mando y seguridad en las operaciones. El comandante de incidentes es responsable de la administracin de la lnea de choque del incidente. Tambin posee la responsabilidad de la planicacin tctica y la ejecucin, para determinar las necesidades de asistencia externa. El comandante puede ser cualquier empleado, pero un miembro de la administracin con la autoridad para tomar decisiones es comnmente la mejor eleccin. Adems debe tener la capacidad y autoridad para: Asumir el mando Evaluar la situacin Aplicar el plan de administracin de emergencia Determinar estrategias de respuesta Activar recursos Ordenar una evacuacin Declarar que el incidente est superado 25

4.2. Grupo de administracin de emergencia

Este es el equipo responsable de controlar todas las actividades relacionadas a las emergencias. En cambio el comandante del incidente slo examina los aspectos tcnicos de la respuesta. De esta forma el grupo de administracin apoya al comandante del incidente mediante la asignacin de recursos la interrelacin con la comunidad, los medios, las organizaciones de respuesta externas y las agencias estatales. El grupo de administracin de emergencias es dirigido por el director de emergencia, quien puede ser el director de la Institucin. Este es quien posee el comando y control de todos los aspectos de la emergencia. Los otros miembros del grupo de administracin deben ser los directivos que cuenten con la autoridad para: Determinar los efectos en el corto y largo plazo de una emergencia Ordene la evacuacin o detencin de la Institucin Interactuar con organizaciones externas y los medios de comunicacin. Emitir comunicados de prensa

4.2.1. Sistema de comando de incidentes

Este sistema se desarroll especcamente para respuesta ante incendios, sin embargo sus principios pueden aplicarse a todas las emergencias. Este provee una respuesta

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

4.2.2. Centro de Operaciones de Emergencia COE

El COE sirve como un centro de administracin centralizada de las operaciones de emergencia. Aqu es donde los miembros del grupo de administracin de emergencia toman las decisiones, estas sobre la base de la informacin provista por el comandante del incidente y otros miembros del personal. El COE debe ubicarse en un rea de la Institucin que no se vea afectada por el incidente, esta puede ser el departamento de seguridad, ocina de un gerente, una sala de conferencias o el centro de entrenamiento. Un COE alterno debera ser designado en el caso que la ubicacin principal no sea til. Cada Institucin debe determinar los requerimientos del COE basndose en las funciones que desarrollar y el nmero de personas involucradas. Idealmente, el COE es un rea equipada con sistemas de comunicaciones, material de referencia, sistemas de registro y todas las herramientas necesarias para responder rpidamente y en forma apropiada ante una emergencia.

4.3. Consideraciones para la planicacin

Para desarrollar un sistema de direccin y control se debe: Denir las responsabilidades del personal con un rol asignado. Establecer los procedimientos para cada cargo. Preparar listas procedimientos. de chequeo para todos los

Denir procedimientos y responsabilidades para apagar incendios, procedimientos mdicos y de primeros auxilios, e ingeniera. Determinar lneas de reemplazo para asegurar el liderazgo continuo, autoridad y responsabilidad en posiciones claves. Determinar los equipos e insumos necesarios para cada funcin de respuesta. Al menos designar responsabilidades para todo el personal: Reconociendo e informando de una emergencia Alarma hacia otros empleados en el rea Adopcin de medidas de seguridad Evacuacin en forma segura Proveer entrenamiento.

4.2.3. Recursos del COE

26 Equipos de comunicaciones Copia del plan de emergencia y procedimientos del COE Mapas y planos Lista del personal del COE y las descripciones de sus obligaciones Datos e informacin tcnica para informar a los grupos operativos Informacin acerca de la construccin del sistema de seguridad Guas de telfonos Equipos de respaldo de: energa, comunicaciones e iluminacin.

4.4. Seguridad
El aislamiento del lugar del incidente debe comenzar cuando la emergencia se descubre. Si es posible, quien descubra esta situacin debe intentar asegurar el lugar e impedir el acceso, sin embargo se debe alejar del peligro. Las medidas bsicas de seguridad incluyen: Cierre de puertas o ventanas Establecer barreras temporales con muebles, despus de que la gente evacu el rea de riesgo. Esparcir materiales de contencin en la trayectoria del derrame de materiales Cierre de kardex o escritorios El acceso a la Institucin, el COE y al lugar del incidente

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

debe limitarse a aquellas personas directamente involucradas en la respuesta.

Determinando que debe restaurarse primero en una emergencia. Establezca procedimientos para restaurar los sistemas de comunicaciones. Infrmese acerca de las capacidades de respuesta de los proveedores de sistemas de comunicacin en caso de emergencia. Establezca los procedimientos para el restablecimiento del servicio. Determine las necesidades de respaldo de comunicacin para cada funcin de la Institucin. En las opciones se debe incluir mensajeros, telfonos, sistemas de microondas porttiles, radioacionados, lneas privadas, satlites y frecuencias de radio.

4.5. Coordinacin de la respuesta desde el exterior

En algunos casos la misma naturaleza de la emergencia requiere que el comandante del incidente realice sus actividades en coordinacin con organizaciones externas a la propia organizacin de respuesta. Cuando esto sucede, los protocolos establecidos entre la Institucin y las organizaciones externas de respuesta se deben implementar. En este caso el comandante del incidente de la Institucin debe entregar un completo reporte al comandante del incidente de la organizacin externa. En este caso se debe tener especial precaucin de no duplicar esfuerzos. Se deben guardar registros detallados de las acciones tomadas durante una emergencia. Describiendo que sucedi, las decisiones tomadas y cualquier desviacin de la poltica denida. Registre el tiempo para cada evento.

4.6.2. Comunicaciones en emergencia

Considere que funciones de la Institucin podran necesitar funcionar en una emergencia y el sistema de comunicaciones debera apoyarlos. Considere comunicaciones entre: Personal de respuesta y el comandante del incidente. El comandante del incidente y el COE El comandante del incidente y empleados El COE y las organizaciones de respuesta externas El COE y las Instituciones vecinas El COE y las familias de los empleados El COE y clientes El COE y los medios 27

4.6. Comunicaciones
Las comunicaciones son esenciales a cualquier operacin de negocios. Un fracaso en las comunicaciones puede ser un desastre en s mismo. Las comunicaciones se necesitan para reportar emergencias, para advertir al personal del peligro, para avisar a sus familias y a aquellos empleados que en ese momento se encuentran fuera de la Institucin. El objetivo es informar que est sucediendo en la Institucin, coordinar las acciones de respuesta y para mantener el contacto con clientes y proveedores.

4.6.1. Plan de contingencia

Planique para toda posible contingencia que implique la interrupcin temporal o de corto plazo de las comunicaciones. Considere las funciones cotidianas desempeadas por la Institucin que se soporten en comunicaciones, tanto de voz como de datos. Considere la incidencia en el negocio si se produce una falla en las comunicaciones. Cmo esto incide en las operaciones de emergencia? Priorice todas las comunicaciones de la Institucin.

Entre los mtodos de comunicacin se incluyen: Mensajeros Telfonos Radios Fax Microondas Satlite Mdem Redes de computadores Seales

4.6.3. Comunicaciones con las familias

En una emergencia, el personal necesita saber si sus familiares se encuentran bien. Siempre se debe tener presente que un ser amado siempre ser una primera prioridad.

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

Confeccione planes para comunicarse con las familias de los empleados en una emergencia.

Establezca procedimientos de seguridad Establezca procedimientos para entregar la informacin necesaria y precisa para lograr la aprobacin y tranquilidad del pblico. Determine una forma apropiada para comunicar la informacin tcnica Prepare antecedentes sobre la Institucin Cuando entregue informacin a los medios durante una emergencia: D a todos los medios igual acceso a la informacin. Cuando sea apropiado, conceda entrevistas. Conceda igual tiempo a los medios locales y nacionales. Acompae a los representantes de los medios a una zona de seguridad Registre la informacin entregada Provea comunicados de prensa cuando sea posible No especular sobre el incidente No permita que personal no autorizado entregue informacin No oculte informacin o mienta a los medios No dena culpables del incidente Los comunicados de prensa deberan describir quienes estn involucrados en el incidente y que sucedi, incluyendo cundo, dnde, por qu y cmo.

4.6.4. Informacin pblica

Cuando la emergencia se expande ms all de la Institucin la comunidad querr saber la naturaleza del incidente, en que medida su seguridad o salud estn en peligro, que se est haciendo para resolver el problema y que se hizo para impedir que esta situacin sucediera. Determine las audiencias que podran ser afectadas por una emergencia e identique que informacin necesita. Considere: 28 Pblico en general Medios de comunicacin pblica Empleados Sindicatos Contratistas y proveedores Clientes Organizaciones de respuesta ante emergencias Agencias reguladoras Polticos Grupos con intereses especiales Vecinos

La comunidad quiere saber: Qu hace la Institucin? Cules son los riesgos? Qu programas existen para responder a emergencias? Cmo podra una emergencia afectar a la comunidad? Qu nivel de asistencia se requiere por parte de la comunidad?

4.6.5. La relacin con los medios de comunicacin

En una emergencia, los medios son el nexo ms importante con el pblico. Trate de desarrollar y mantener relaciones positivas con los medios de comunicacin de su rea. Determine sus necesidades particulares e intereses. Explqueles el plan de proteccin del personal y prevencin de emergencias. Determine como se comunicar al pblico la informacin importante mediante los medios en una emergencia. Designe un vocero entrenado y un suplente Establezca un rea para entregar la informacin

4.7. Noticacin
Establezca procedimientos para que los empleados puedan informar una emergencia. Informe a los empleados acerca de estos procedimientos. Entrene al personal acerca de los medios especcos de comunicacin. Pegue los nmeros de emergencia cerca de cada telfono, sobre los diarios murales y en otras ubicaciones destacadas.

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

Mantenga una lista actualizada de direcciones, telfonos, beepers y celulares del personal clave para la respuesta ante emergencias (tanto dentro, como fuera de la Institucin).

Considere los medios de transporte necesarios para evacuar a los empleados fuera de la comunidad. Establezca procedimientos para ayudar a las personas con discapacidades Publique los procedimientos de evacuacin Designe a personas especcas para continuar o suspender operaciones crticas, mientras se realiza la evacuacin. Ellos deben ser capaces de reconocer cuando abandonar la operacin y evacuar por s mismos.

4.8. Alarmas
Establezca un sistema para dar la alarma al personal en caso de una emergencia. Este sistema debera: Ser audible o visible por todas las personas al interior de la Institucin. Contar con un sistema de energa auxiliar Ser reconocible fcilmente Familiarice al personal con los procedimientos, para responder cuando el sistema de alarma se activa. Adems, establezca procedimientos para dar la alarma a los clientes, contratistas, visitas y otros que no estn familiarizados con las seales denidas. Este sistema debe probarse mensualmente.

4.9.1. Rutas de evacuacin y salidas

Dena rutas y salidas primarias y secundarias. Sealcelas claramente y procure una buena iluminacin. Considere luces de emergencia para el caso de corte de la energa elctrica. Asegure que las rutas de evacuacin y las salidas de emergencia sean: De amplitud suciente para permitir el paso del nmero de personas que evacuar las instalaciones. Mantngalas despejadas en todo momento Evite que el personal se someta a peligros adicionales

4.9. Plan de evacuacin

Una de las medidas comunes de proteccin es la evacuacin. En caso de incendio, la evacuacin inmediata a un rea predeterminada lejos de la Institucin puede ser necesaria. En una inundacin la evacuacin podra involucrar a toda la comunidad e incluso puede extenderse por varios das. Para desarrollar un procedimiento de evacuacin: Determine las condiciones bajo las que una evacuacin es necesaria Establezca una clara lnea de mando. Identique al personal con autoridad para ordenar un evacuacin. Determine encargados de evacuacin que puedan ayudar a otros y que puedan realizar un catastro del personal de su rea. Establezca procedimientos especcos de evacuacin. Establezca un sistema para contar al personal.

29

4.9.2. reas de reunin

Se debe tener una cuenta precisa del personal despus de una evacuacin, esto requiere una buena planicacin y prctica. Dena reas de reunin para el personal que evacue las instalaciones. Realice un conto despus de la evacuacin. Los nombres y las ltimas ubicaciones conocidas de las personas que no estn en la cuenta deben ser informados al COE. La confusin en el rea de reunin puede inducir operaciones de bsqueda innecesarias y peligrosas. Establezca un mtodo para el conto de personas que no son parte de la Institucin, tal como contratistas o clientes. Establezca procedimientos para evacuaciones adicionales en el caso que el incidente se expanda.

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

4.9.3. Capacitacin e informacin

Entrene a todos los empleados en los procedimientos de evacuacin, realice este tipo de actividades por lo menos anualmente o cuando: Se contrate personal Se produzcan cambios de posicin de personal responsable. Se incorporen nuevos equipos, materiales o procesos Se actualicen los procedimientos o se corrijan Se observa en un ejercicio que se debe insistir en el entrenamiento Genere informacin especca para estos nes, tales como listas de chequeo y mapas de evacuacin. Publique los mapas de evacuacin en lugares estratgicos. Considere las necesidades de informacin de los clientes y otras personas que visitan la Institucin. 30

Obtenga materiales para llevar a cabo los procedimientos de proteccin, los que deben estar disponibles slo para el uso en caso de emergencia.

4.10.2. Sistemas de proteccin

Determine las necesidades de sistemas para detectar situaciones anormales, comunicar la alarma y proteger la propiedad. Considere: Sistemas de proteccin contra incendios Sistemas de proteccin ante rayos Sistemas de control del nivel de agua Dispositivos de deteccin de derrames Esclusas automticas Sistemas de generacin de energa de emergencia

4.10.3. Proteccin de archivos

Registros vitales para la Institucin pueden ser los siguientes: Informacin nanciera y de seguros Planos y dibujos de ingeniera Especicaciones y listas de productos Bases de datos de empleados, clientes y proveedores Frmulas y secretos comerciales Archivos del personal

4.10. Sistemas de proteccin

Proteger la salud y seguridad de todos en la Institucin es la primera prioridad durante una emergencia.

4.10.1. Proteccin de la propiedad

Al proteger las instalaciones, equipamiento y registros importantes, se lograr restaurar las operaciones en forma rpida una vez superada la emergencia. Establezca procedimientos para: Combate de incendios Contencin de derrames El cierre de puertas y ventanas Desconexin de equipos Asegurar el equipamiento Mover el equipamiento hacia un lugar seguro

La conservacin de este tipo de registros permitir un ms rpido restablecimiento de las operaciones. Para esto es necesario clasicar la informacin de acuerdo a los siguientes criterios: 1. Clasicacin de las operaciones en diferentes categoras funcionales; por ejemplo, nanciera, produccin, ventas, administracin, etc. 2. Determinando funciones esenciales para mantener el negocio operativo, como es nanzas, produccin, ventas, etc. 3. Identicar la mnima informacin que deber ser fcilmente accesible para realizar las funciones esenciales. 4. Identicando los registros que contengan la informacin esencial y donde est ubicada. 5. Identicar los equipos y materiales necesarios para accesar la informacin.

Adems se deben denir proveedores de equipos de respaldo, repuestos y suministros. Tambin se debe designar personal autorizado para supervisar y efectuar el cierre del edicio. Deben estar entrenados para reconocer cuando evacuar las instalaciones.

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

Posteriormente, establecer los procedimientos para proteger y accesar a estos registros. Entre los muchos enfoques se pueden considerar: Rotular los registros vitales Respaldar los sistemas de computacin La realizacin de copias de los registros Almacenado de cintas y discos en recipientes aislados Colocar los datos en sitios donde exista menor probabilidad de ser daados, por un suceso al interior de la Institucin Aumentar la seguridad de las salas de servidores de computacin Asegurar el sistema de respaldo de energa

Anclar calentadores de agua y otros equipos peligrosos que se pudiesen volcar en caso de sismo.

4.12. Cierre de la Institucin

Esta es generalmente una ltima instancia pero siempre existe una posibilidad. El cierre inadecuado o desorganizado puede resultar en confusin, accidentes y daos a la propiedad. Algunas instalaciones requieren acciones simples tales como apagar equipos, cerrar puertas y activar las alarmas. Pero otras requieren de procedimientos de alta complejidad. Se debe trabajar con los jefes de los diferentes departamentos para establecer este procedimiento. Incluya informacin sobre cuando y como realizar estas actividades: Las condiciones que deben existir para suspender el funcionamiento Quien puede ordenar esta accin Quien ejecutar el procedimiento de detencin Como una detencin parcial afecta a otras operaciones de la Institucin El tiempo necesario para realizar las diferentes operaciones de detencin Se debe entrenar al personal tanto en la detencin, como en la puesta en marcha. Estos procedimientos deben estar publicados en lugares visibles de cada rea involucrada. 31

4.11. Mitigacin
Considere diversas formas para reducir los efectos de la emergencia, tal como el retiro o construccin de las instalaciones lejos de las zonas de inundacin o de aluviones. Considere aspectos estructurales como: Reforzamiento de la estructura del edicio para que incremente su resistencia ssmica Construccin de muros de contencin de inundaciones Instalacin de sistemas de sprinklers Instalacin de materiales resistentes al fuego Tambin se deben considerar medios de mitigacin no estructurales, como los siguientes: Asegurar muebles u otros artculos que pueden caer en caso de sismo Mover objetos pesados o que se rompan, a la parte baja de los gabinetes. Amarrar gabinetes y archivos a las paredes o entre s. Colocar franjas de velcro bajo mquinas de escribir, computadores y monitores de televisin. Trasladar aquellos puestos de trabajo que se encuentren ubicados junto a grandes ventanales.

4.13. Relaciones con la comunidad

La relacin entre comunidad e Institucin inuir directamente en la capacidad para proteger al personal y la propiedad. As como para volver a las operaciones normales.

4.13.1. Involucrar a la comunidad

Se debe mantener un dilogo con los lderes de la comunidad, instituciones de respuestas, agencias de gobierno, organizaciones comunitarias y servicios pblicos, incluyendo: Lderes polticos Bomberos, Carabineros y Servicios de Salud

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

Miembros del comit local de emergencias Direcciones de obras pblicas Hospitales Compaas de telfonos Compaas de electricidad Juntas de vecinos

Reparacin o reemplazo de equipos Reubicar operaciones hacia algn lugar alternativo Continuacin de las operaciones en una sede temporal Tome fotografas o videos para facilitar la respuesta de la Institucin. Actualice estos registros regularmente.

Se deben sostener reuniones regulares con el personal de emergencia para revisar la planicacin y procedimientos de emergencia. Indicando expresamente que es lo que se est realizando para prepararse y prevenir emergencias, poniendo especial nfasis en el inters de la Institucin respecto al bienestar de la comunidad en general. Identique de que forma la Institucin podra ayudar a la comunidad en una gran emergencia. Involucre a bomberos, policas, salud y personal de emergencia, en seminarios y ejercicios.

4.16. Continuidad de la gestin

Es posible que no todas las personas claves estn disponibles o fsicamente en la Institucin despus de una emergencia. Se debe asegurar que las decisiones de recuperacin puedan tomarse sin que se produzcan demoras desmedidas. Establezca procedimientos para: Asegurar la lnea de mando Mantener lneas de subrogancia para el personal clave Trasldese a sedes alternativas Incluya estas consideraciones en todos los escenarios que se denan para los ejercicios.

4.14. Acuerdos de asistencia mutua

Para evitar confusiones y conictos en caso de una emergencia, establezca acuerdos de ayuda mutua con las agencias de respuesta local y otras instituciones en el rea. Estos acuerdos deberan considerar: Denicin del tipo de asistencia Identicar la lnea de mando para activar el acuerdo Denicin de procedimientos de comunicacin Incluya a estas agencias en el entrenamiento y ejercicios cuando sea posible.

4.17. Seguros
La mayora de las Instituciones descubren que no estn convenientemente asegurados, solo hasta el momento de haber sufrido una prdida. La carencia de seguros adecuados devastar nancieramente a una Institucin. Es necesario discutir cada unos de los aspectos de las plizas con el corredor o compaa de seguros.

32

4.18. Al reanudar las operaciones

Inmediatamente despus de ocurrida una emergencia, realice los siguientes pasos para reanudar las operaciones. Establezca un equipo de recuperacin, si es necesario. Establezca prioridades para reanudar las operaciones. Mantenga las condiciones de seguridad del personal de la Institucin. Evale peligros remanentes y mantenga la seguridad en la escena del incidente. Informe a los trabajadores. Guarde registros detallados. Considere la grabacin (audio) de todas las decisiones. Tome fotografas o videos del dao ocurrido.

4.15. Rehabilitacin y puesta en marcha

Esta etapa tiene un solo objetivo mantener a la gente con trabajo y la Institucin funcionando. Para esto se deben denir en forma previa contratos con Instituciones proveedoras de servicios de rehabilitacin, como restauracin de datos, reparaciones, movimiento de tierras o ingeniera. En conjunto con la compaa aseguradora se deben discutir los planes de rehabilitacin de las instalaciones y de las operaciones. Se deben determinar las operaciones crticas y denir planes que permitan mantener respaldos de estos sistemas. Para esto se debe considerar:

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

Determine todos los costos que se relacionen con los daos sufridos. Especialmente en lo que se reere a valores de trabajos especiales, compras y reparaciones Siga los procedimientos de noticacin. Avise a las familias de los empleados acerca de la condicin de personal que se encuentra en la Institucin. Proteja la propiedad que no ha sufrido dao. Cierre las cadas de muros exteriores que se pudiesen haber producido. Remueva el humo, agua o escombros. Proteja los equipos contra la humedad. Repare los sistemas de sprinklers. Conduzca una investigacin. Segregue la propiedad daada de la que se encuentra en buen estado. Guarde las mercaderas daadas hasta que el liquidador de la compaa de seguros visite las instalaciones. Si se debe mover este material realice un inventario de las mercaderas daadas. Repare el equipamiento y la propiedad. Evale el impacto de la interrupcin de las operaciones de la Institucin. Mantngase en contacto con clientes y proveedores.

Durante y despus: Mantenga las listas de telfonos Guarde un registro detallado de los sucesos ocurridos Mantenga un registro de daos y acciones de recuperacin Registro del personal Coordinar la noticacin a los familiares Emita comunicados de prensa Documente las rehabilitacin. investigaciones y operaciones de

33

4.19. Aspectos administrativos

Antes: Establezca por escrito el plan de administracin de emergencias Mantenga registro de las actividades de capacitacin Mantenga todos los procedimientos de comunicacin por escrito Documentar los talleres, ejercicios y sus crticas Incluya a las organizaciones de respuesta de emergencia de la comunidad en las actividades de planicacin.

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

34

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

Captulo V
Recomendaciones para diferentes emergencias

35

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

36

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

5.1. Incendios
El incendio es el riesgo que se presenta con mayor frecuencia. Cada ao los incendios ocasionan millones de muertes y millones de dlares en daos a la propiedad. Para realizar las actividades de planicacin es necesario considerar los siguientes aspectos: Renase con el cuerpo de bomberos para conocer la capacidad de respuesta de la comunidad ante una emergencia. Infrmele acerca de las operaciones que se realizan en la Institucin. Identique aquellos procesos y materiales que pueden causar o servir como combustible de un incendio, que pueda contaminar el ambiente al momento de su combustin. Realice inspecciones para identicar los riesgos de incendio. Infrmese de la legislacin existente respecto al tema. Distribuya informacin de seguridad ante incendios, a todo el personal; en esta se debe incorporar acciones de prevencin en el lugar de trabajo, como contener un incendio, como evacuar las instalaciones y como dar la alarma. Instruya al personal acerca del uso de las escaleras (no ascensores) en un incendio. Indique como debe realizarse el desplazamiento (sobre manos y las rodillas) cuando se evacue un rea de mucho calor o con humo. Realice simulacros de evacuacin. Publique mapas de las rutas de evacuacin en lugares destacados. Mantenga las vas de evacuacin, incluyendo escaleras y salidas despejadas. Designe encargados de incendio para cada rea, con el objetivo que puedan controlar un amago y los procedimientos de evacuacin. Establezca procedimientos para el almacenamiento y manipulacin segura de gases y lquidos combustibles. Establezca procedimientos para impedir la acumulacin de materiales combustibles. Genere un programa de mantencin preventiva para mantener el funcionamiento seguro del equipamiento. Instale extintores en las ubicaciones apropiadas.

Entrene a los empleados en el uso de extintores de incendio Instale detectores de humo. Verique los detectores una vez por mes, cambie pilas por lo menos una vez al ao. Establezca un sistema para advertir al personal de un incendio. Considere la instalacin de una alarma de incendio con noticacin automtica al cuerpo de bomberos. Considere la instalacin de un sistema de sprinklers, mangueras y puertas/muros cortafuegos. Asegrese que el personal clave est familiarizado con todos los sistemas de seguridad contra incendios. Identique y sealice todos los tableros elctricos, llaves de gas o de agua, tal que pueda cortarse el suministro en forma rpida por los encargados o por el personal de respuesta. Determine el nivel de respuesta que la Institucin adoptar si se produce un incendio. Entre las opciones posibles se encuentran: Opcin 1: Inmediata evacuacin de todo el personal al escucharse la alarma. Opcin 2: Todo el personal se encuentra entrenado en el uso de extintores. El personal ubicado en el rea de un incendio, intentar controlar el fuego. Si ellos no logran hacerlo, sonar la alarma para que todo el personal evacue las instalaciones. Opcin 3: Slo el personal designado es entrenado en el uso de extintores. Opcin 4: Una brigada es entrenada para atacar amagos de incendio (que no requieran equipo de proteccin o respiratorio). Sobrepasado este nivel de fuego, la brigada evacua las instalaciones. Opcin 5: Una brigada es entrenada y equipada para combatir incendios estructurales, para esto contarn con los equipos de proteccin y respiracin.

37

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

Algunas recomendaciones para: Evacuacin por incendio

Conozca las vas de salida, escaleras y rutas de escape que conducen al exterior del edicio. Recuerde que el humo es ms peligroso que el fuego. No corra, camine rpido y en la de a uno, cerrando a su paso la mayor cantidad de puertas y ventanas. As evitar la propagacin del fuego. Descienda siempre, nunca el recorrido debe ser ascendente slo en stanos y subsuelos.

No traspase las ventanas. Espere ser rescatado

El fuego se propaga rpidamente. No regrese el edicio una vez que lo ha abandonado. Quizs no exista una segunda oportunidad para salir.

38

No utilice ascensores ni montacargas ya que puede quedar atrapado

No omita solicitar la concurrencia de bomberos. Jams piense que otra persona ya lo ha hecho.

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

Conozca la ubicacin y el manejo de los elementos e instalaciones contra incendios.

No tranporte bultos a n de no entorpecer su propio desplazamiento, ni el de los dems.

Mantenga la calma en la emergencia. No adopte actitudes que puedan generar pnico.

Si no puede abandonar el lugar acrquese a la ventana abierta, all encontrar aire para respirar, a la vez que har seales agitndo un elemento visible. Cubra las junturas de la puerta para evitar el ingreso del humo.

39

Verique la ausencia total de personas antes de abandonar el lugar, especialmente si se trata de nios.

Ante la presencia de humo desplcese gateando, cubrindose la boca y nariz con pauelos o toallas. De existir humo en la escalera, descienda de espalda contra la escalera deslizndose por ella.

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

40
Ejemplo de plano de evacuacin

5.2. Inundaciones
Las inundaciones son uno de los desastres naturales de mayor recurrencia. La mayora de las comunidades de nuestro pas pueden experimentar algn grado de inundacin despus de lluvias invernales (o estivales en el caso del norte de Chile) o del derretimiento violento de la nieve acumulada en la cordillera. Muchas de las inundaciones se pueden desarrollar en forma lenta (incluso puede demorar das), sin embargo, las inundaciones repentinas son como paredes de agua que se pueden desarrollar en cuestin de minutos. Este tipo de inundaciones se pueden ocasionar por grandes intensidades de lluvia o por el colapso de embalses. Ante este tipo de fenmenos considere lo siguiente: Solicitar a ocina local de emergencia que le informe si la Institucin se encuentra ubicada en una zona de inundacin. Infrmese acerca de los registros histricos de inundacin en su rea. Determine el nivel de elevacin de las instalaciones en relacin a los diferentes cursos de agua.

Revise el plan de emergencia de la comunidad. Conozca las rutas de evacuacin denidas. Sepa donde se ubican los terrenos de mayor altura. Establezca alertas y procedimientos de evacuacin para la Institucin. Incorpore en la planicacin sistemas de ayuda y transporte para aquellos empleados que requieran de asistencia especial. Inspeccione las reas de la Institucin que puedan ser afectadas por una inundacin. Identique que equipos y sistemas de registro pueden ser trasladados a una zona de mayor altura. Considere en los planes el desplazamiento de estos en caso de inundacin. Infrmese acerca de la cobertura que provee el seguro para casos de inundacin. Considere hacer a la Institucin impermeable. Existen tres tipos bsicos de mtodos para lograrlo: 1. Medidas permanentes: Se toman antes de que ocurra una inundacin y no necesita de la participacin humana en caso de que se inunde la zona. Dentro de estas medidas se incluye:

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

Tapiar las ventanas, puertas u otras aperturas con materiales resistentes al agua, como ladrillos o bloques de cemento. Este enfoque asume la resistencia estructural suciente como para soportar la fuerza del agua. Instalacin de vlvulas de cierre que impidan que el agua ingrese por el alcantarillado. Refuerzo de las paredes para resistir la presin del agua. Impermeabilice las paredes para impedir o reducir ltracin. Construir muros de contencin alrededor de equipos o reas de trabajo (al interior de la Institucin) en el caso de que exista una alta probabilidad de inundarse peridicamente. Construir muros de contencin alrededor de la Institucin, que no permitan el ingreso del agua. Elevar las instalaciones, ya sea por medio de columnas, pilares o por el relleno del terreno. Este enfoque es ms aplicable al momento de construir, en muchos casos es posible elevar instalaciones ya construidas. 2. Medidas contingentes: Tambin este tipo de medidas se deben realizar antes de una inundacin, pero requieren de acciones adicionales en el momento de la inundacin. Instalar barreras de contencin en puertas, ventanas, shafts u otras aperturas. Instalar en forma permanente puertas hermticas Construccin de barreras mviles Instalar bombas que permitan eliminar el agua que logre ingresar a las instalaciones. 3. Medidas de emergencia: Estas medidas generalmente son de menor costo que las indicadas anteriormente, sin embargo para su implementacin se requiere que exista un buen sistema de alerta. Estos son algunos tipos de medidas de emergencia que se deben considerar: Construccin de paredes con sacos de arena. Construir pretil, mediante el uso de doble la de paredes con placas, postes y su posterior relleno con tierra.

Construir una pared mediante la acumulacin ordenada de tablas o listones. Considere los siguientes equipos: Bombas porttiles Equipos generadores o motobombas Iluminacin de emergencia (linternas y focos) Participe en los proyectos de control de inundaciones que realice la comunidad.

5.3. Terremotos
Chile es un pas evidentemente ssmico, estar ubicados inmediatamente junto a la zona de subduccin entre la placa de nazca y la placa sudamericana, hace que en forma recurrente se registren sismos de diferentes intensidades. Una de las caractersticas principales de este tipo de eventos naturales es la ausencia de sistema de alerta temprana de su ocurrencia. Un terremoto puede daar seriamente a los edicios y sus contenidos; cortar las redes de gas, electricidad y telfonos; provocar deslizamientos, aluviones o inundaciones repentinas, incendios e incluso tsunamis. En muchos edicios, el mayor peligro para las personas en caso de sismo es cuando equipos y otros elementos no estructurales (cielos falsos, paneles, ventanas y luminarias) caen producto del movimiento ssmico. Considere las siguientes recomendaciones al momento de realizar la planicacin de emergencias ssmicas: Evale la vulnerabilidad de la Institucin en caso de sismo. Consulte a las agencias gubernamentales acerca de la informacin ssmica del rea. Evale las instalaciones utilizando los servicios de un ingeniero estructural. Implemente y priorice las recomendaciones de este estudio. Respete los cdigos de seguridad cuando se construya una instalacin o se realice una remodelacin importante. Inspeccione sistemas no estructurales, como equipos de aire acondicionado, comunicaciones y sistemas de control de contaminantes. Evale el dao potencial que podran 41

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

sufrir y priorice las medidas que se deberan implementar para evitar daos. Identique todos aquellos artculos que se pueden caer, derramar, romper o mover durante un sismo. Siga las siguientes recomendaciones para reducir estos peligros: Mueva objetos grandes y pesados a las partes bajas de repisas y armarios, o simplemente ubquelos en el piso. Cuelgue artculos pesados lejos de donde la gente trabaja. Asegure archivadores, muebles altos, computadores, impresoras, fotocopiadoras y luminarias. Asegure equipos jos y mquinas pesadas al piso. Agregue cables de suspensin adicionales a los cielos falsos, si es necesario. Instale vidrios de seguridad donde sea necesario. Guarde copias de los planos de la Institucin para efecto de evaluar la seguridad de las instalaciones despus de un sismo. Revise los procesos para el manejo y almacenamiento de materiales peligrosos. Mantenga aquellos qumicos incompatibles almacenados separadamente. Establezca procedimientos para determinar si es necesaria una evacuacin despus de un sismo. Designe reas de la Institucin (lejos de paredes exteriores y ventanas) donde el personal debe reunirse despus de un sismo que no requiere evacuacin al exterior. Realice simulacros de terremotos.

En la actualidad, para medir la intensidad, se emplea (desde el 9 de Julio de 1961) la Escala de Intensidades Modicada de Mercalli. Esta es una escala descriptiva de 12 grados. Los daos comienzan a partir del grado VI (seis).

5.3.2. Qu es la magnitud de un sismo?

Es la energa real liberada en el foco o hipocentro del sismo. Se trata de una medida absoluta de la energa del temblor o terremoto expresada en movimiento o aceleracin de las partculas del suelo. Se mide con instrumentos, es decir, es una valoracin objetiva, instrumental, del sismo y se usa en este caso la escala de Richter, cuyos grados representan cantidades progresivamente multiplicadas de energa. Esta escala no tiene lmite superior. Los instrumentos adecuados: sismgrafos, acelergrafos y otros, dondequiera que se ubiquen con respecto a la ubicacin del sismo, registran el mismo rango de magnitud. Puede decirse entonces, que un terremoto tiene una sola magnitud y muchas intensidades; estas ltimas normalmente decrecen al alejarse del epicentro ssmico. Se consideran sismos destructores, en general, aquellos que tienen una magnitud mayor que 6.5 (dependiendo de la calidad de la construccin y del suelo). Como informacin, el terremoto del 3 de Marzo de 1985 tuvo una magnitud de 7.8 y el terremoto de Valdivia del 22 de Mayo de 1960, fue de magnitud 9.5 y es el ms grande que ha afectado a la humanidad, desde los aos en que se introdujo la medicin instrumental de los sismos, a nes del siglo pasado.

42

5.3.1. Qu es la intensidad ssmica?

Es la violencia con que se siente un sismo en diversos puntos de la zona afectada. La medicin se realiza observando los efectos o daos producidos por el temblor en construcciones, objetos, terreno y el impacto que provoca en las personas. Su valor depende de la distancia del epicentro, tipo de construccin, calidad del suelo o roca de la localidad y del lugar que ocupan las personas (por ejemplo, en un piso en altura o a nivel del suelo, etc.)

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

V La mayora de las personas lo perciben an en el exterior. En los interiores, durante la noche, muchas personas despiertan. Los lquidos oscilan dentro de sus recipientes y an pueden derramarse. Los objetos inestables se mueven o se vuelcan. Los pndulos de los relojes alteran su ritmo o se detienen. Es posible estimar la direccin principal del movimiento ssmico. VI Lo perciben todas las personas. Se atemorizan y huyen hacia el exterior. Se siente inseguridad para caminar. Se quiebran los vidrios de las ventanas, la vajilla y objetos frgiles. Los juguetes, libros y otros artculos caen de los armarios. Cuadros suspendidos de las murallas caen. Los muebles se desplazan o se vuelcan. Se producen grietas en algunos estucos. Se hace visible el movimiento de rboles y arbustos, o bien, se les oye crujir. Se siente el taido de las campanas pequeas de iglesias y escuelas.

Escala de Intensidades de Mercalli modicada

I No se advierte sino por unas pocas personas y en condiciones de perceptibilidad especialmente favorables. II Se percibe slo por algunas personas en reposo, particularmente las ubicadas en pisos superiores de los edicios. III Se percibe en los interiores de los edicios y casas. Sin embargo, muchas personas no distinguen claramente que la naturaleza del fenmeno es ssmica, por su semejanza con la vibracin producida por el paso de un vehculo liviano. Es posible estimar la duracin del sismo. IV Los objetos colgantes oscilan visiblemente. Muchas personas lo notan en el interior de los edicios an durante el da. En el exterior, la percepcin no es tan general. Se dejan or las vibraciones de la vajilla, puertas y ventanas. Se sienten crujir algunos tabiques de madera. La sensacin percibida es semejante a la que producira el paso de un vehculo pesado. Los automviles detenidos se mecen.

VII Los objetos colgantes se estremecen. Se experimenta dicultad para mantenerse en pie. El fenmeno es percibido por los conductores de automviles en marcha. Se producen daos de consideracin en estructuras de albailera mal construidas o mal proyectadas. Sufren daos menores (grietas) las estructuras corrientes de albailera bien construidas. Se daan los muebles. Caen trozos de estuco, ladrillos, parapetos, cornisas y diversos elementos arquitectnicos. Las chimeneas dbiles se quiebran al nivel de la techumbre. Se producen ondas en los lagos; el agua se enturbia. Los terraplenes y taludes de arena o grava experimentan pequeos deslizamientos o hundimientos. Se daan los canales de hormign para regado. Taen todas las campanas. VIII Se hace difcil e inseguro el manejo de vehculos. Se producen daos de consideracin y an el derrumbe parcial en estructuras de albailera bien construidas. En estructuras de albailera especialmente bien proyectadas y construidas slo se producen daos leves. Caen murallas de albailera. Caen chimeneas en casas e industrias; caen igualmente monumentos, columnas, torres y estanques elevados. Las casas de madera se desplazan y an se salen totalmente de sus bases. Los tabiques se desprenden. Se quiebran las ramas de los rboles. Se producen cambios en las corrientes de agua y en la temperatura de vertientes y pozos. Aparecen grietas en el suelo hmedo, especialmente en la supercie de las pendientes escarpadas.

43

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

IX Se produce pnico general. Las estructuras de albailera mal proyectadas o mal construidas se destruyen. Las estructuras corrientes de albailera bien construidas se daan y a veces se derrumban totalmente. Las estructuras de albailera bien proyectadas y bien construidas se daan seriamente. Los cimientos se daan. Las estructuras de madera son removidas de sus cimientos. Sufren daos considerables los depsitos de agua, gas, etc. Se quiebran las tuberas (caeras) subterrneas. Aparecen grietas an en suelos secos. En las regiones aluviales, pequeas cantidades de lodo y arena son expelidas del suelo. X Se destruye gran parte de las estructuras de albailera de toda especie. Se destruyen los cimientos de las estructuras de madera. Algunas estructuras de madera bien construidas, incluso puentes, se destruyen. Se producen grandes daos en represas, diques y malecones. Se producen grandes desplazamientos del terreno en los taludes. El agua de canales, ros, lagos, etc. sale proyectada a las riberas. Cantidades apreciables de lodo y arena se desplazan horizontalmente sobre las playas y terrenos planos. Los rieles de las vas frreas quedan ligeramente deformados. 44 XI Muy pocas estructuras de albailera quedan en pie. Los rieles de las vas frreas quedan fuertemente deformados. Las tuberas (caeras subterrneas) quedan totalmente fuera de servicio. XII El dao es casi total. Se desplazan grandes masas de roca. Los objetos saltan al aire. Los niveles y perspectivas quedan distorsionados.

Bibliografa
Manual de proteccin contra incendios Decimosptima edicin NATIONAL FIRE PROTECCION ASSOCIATION (NFPA) 1991 Editorial MAPFRE 1991 Gua completa para la preparacin ciudadana Agencia Federal para el Manejo de emergencias del Departamento de Seguridad Nacional USA. (FEMA) Agosto 2004 Manual de Seguridad contra Incendios Fundacin MAPFRE 1997 Editorial MAPFRE 1997 Literatura complementaria disponible en el Centro de Documentacin de Mutual de Seguridad de la C.Ch.C. Web site: www.mutual.cl, Prevencin de Riesgos, Centro de Documentacin

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

Anexo
Organizacin

45

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida

46

www.mutual.cl

Manual tcnico confeccin de planes de emergencia

47

La Mutual es seguridad, prevencin, competitividad y calidad de vida