PROJECT OFFICE E NVEL DE MATURIDADE

Prof. Roberto Pallesi

EXERCCIO:
IDENTIFICAO DE TIPOS DE PMO

Alunos: Cleverson Ferrari Maurcio J. Roque Priscila Esperandio Roberto Baldrez Turma: Proj 16 - Jundia Data de entrega: 17/05/2013

UNIDADE JUNDIA / SP

Sumrio
1.OBJETIVO....................................................................................................................................................... 4

1.1.VARIVEIS................................................................................................................................................... 4

2.CENRIOS....................................................................................................................................................... 5

2.1CENRIO 1.................................................................................................................................................... 5

2.1.1VARIVEIS ENCONTRADAS................................................................................................................. 5

2.1.2PMO RECOMENDADO............................................................................................................................. 5

2.1.3RESPONSABILIDADES DO PMO........................................................................................................... 5

2.1.4BENEFCIO ESPERADO.......................................................................................................................... 6

2.1.5CRITRIOS UTILIZADOS PARA SUSTENTAR A RECOMENDAO...........................................6

2.1.6QUANTIDADE DE MEMBROS DO PMO............................................................................................... 6

2.1.7RISCOS DA IMPLEMENTAO DO PMO........................................................................................... 6

2.2CENRIO 2.................................................................................................................................................... 7

2.2.1VARIVEIS ENCONTRADAS................................................................................................................. 7

PMO e Maturidade 2

2.2.2PMO RECOMENDADO............................................................................................................................. 7

2.2.3RESPONSABILIDADES DO PMO........................................................................................................... 7

2.2.4BENEFCIO ESPERADO.......................................................................................................................... 7

2.2.5CRITRIOS UTILIZADOS PARA SUSTENTAR A RECOMENDAO...........................................8

2.2.6QUANTIDADE DE MEMBROS DO PMO............................................................................................... 8

2.2.7RISCOS DA IMPLEMENTAO DO PMO........................................................................................... 8

2.3CENRIO 3.................................................................................................................................................... 9

2.3.1VARIVEIS ENCONTRADAS................................................................................................................. 9

2.3.2 PMO RECOMENDADO............................................................................................................................ 9

2.3.2RESPONSABILIDADES DO PMO........................................................................................................... 9

2.3.3BENEFCIO ESPERADO.......................................................................................................................... 9

2.3.4CRITRIOS UTILIZADOS PARA SUSTENTAR A RECOMENDAO.........................................10

2.3.6 QUANTIDADE DE MEMBROS DO PMO............................................................................................ 10

2.3.7 RISCOS DA IMPLEMENTAO DO PMO........................................................................................ 10

PMO e Maturidade 3

1. Objetivo
Fomentar a discusso de elementos que sejam relevantes para identificar os tipos de PMOs mais apropriados para a empresa, quais benefcios esperados e critrios utilizados.

1.1. Variveis
Porte da empresa; Maturidade em gerenciamento; Stakeholders; Distribuio geogrfica; Portes e perfis de projetos; Estrutura organizacional; Existncia ou no de PMO atual.

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2. Cenrios
2.1 Cenrio 1

2.1.1 Variveis Encontradas

- Porta da Empresa: Grande Porte (Multinacional, com mais de 100.000 funcionrios). - Maturidade em gerenciamento: 3 - Padronizado - Stakeholders: Equipe do Projeto, Gerente de Projeto, Funcionrios da fbrica, Transportadora, Clientes. - Distribuio geogrfica: Multinacional, distribuda em 10 pases. - Portes e perfis de projetos: Executa poucos projetos, porm, de grande porte, com durao de 2 anos em mdia, e envolvimento de uma grande equipe. Desenvolve projetos de turbinas para hidreltricas e outras peas do mesmo porte. - Estrutura Organizacional: Matricial balanceada. - Existncia de PMO: No h.

2.1.2 PMO Recomendado

Escritrio de Projetos Corporativo, pois, atender todos os setores da organizao, criar um repositrio de informaes sobre portflio de projetos para tomada de decises, permitir a empresa acompanhar e validar a implementao de sua estratgia.

2.1.3 Responsabilidades do PMO

Manuteno da metodologia e padres de qualidade, auxiliar na distribuio de recursos e gerar treinamentos para nivelamento de maturidade em projetos.

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2.1.4 Benefcio Esperado

Padronizao da metodologia, reduo do ciclo de cada projeto, maior autonomia da equipe do projeto e melhor utilizao dos recursos tendo maior controle sobre os custos.

2.1.5 Critrios utilizados para sustentar a recomendao

Os critrios utilizados para a recomendao (Escritrio de Projetos Corporativo) baseiam-se no porte da empresa (multinacional com 100.000 funcionrios) e nas caractersticas deste tipo de PMO, que permitir fornecer treinamento em gerenciamento de projetos e verificar o cumprimento dos padres e mtricas, de forma a inibir a utilizao e interpretao da metodologia erroneamente, garantindo o controle e armazenamento das lies aprendidas e sua divulgao a toda a equipe, de forma a minimizar a dependncia da maturidade dos gestores para o sucesso dos projetos e permitindo o controle e a padronizao do gerenciamento de projetos e do gerenciamento corporativo de recursos, fim de diminuir o ciclo de vida dos projetos e melhorar a otimizao dos recursos existentes com seu deslocamento para outros projetos.

2.1.6 Quantidade de Membros do PMO

A empresa como um todo poderia ter mais de um PMO (um por filial/Pas), considerando que cada PMO poderia ter 10 membros, sendo esse um nmero razovel visto que: menos membros poderia acarretar excesso de responsabilidades por membro; e mais membros poderia acarretar dificuldade de interao e alinhamento entre a equipe. Essa quantidade de PMO/Membros para a empresa foi sugerido considerando um melhor auxlio aos diferentes projetos/reas da organizao, devido ao grande porte da empresa e aos projetos que apesar de poucos, so caros e envolvem muitas pessoas, exigindo grande esforo e agilidade na entrega.

2.1.7 Riscos da implementao do PMO

Alguns possveis riscos para implementao desse PMO so: - No haver o patrocnio executivo esperado; - Falta de alinhamento do PMO com os objetivos corporativos; - Papis e responsabilidades mal definidas; - Falta de investimentos em infraestrutura, ferramentas e Recursos Humanos adequados; - Cultura Organizacional resistente quanto a sua implantao; - Resistncia para desapegar da metodologia j existente; - Dificuldade para disseminar a ideia e integrar as equipes, devido s variadas localizaes das filiais.

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2.2

Cenrio 2

2.2.1 Variveis Encontradas

- Porta da Empresa: Pequeno Porte (Nacional, com 100 funcionrios). - Maturidade em gerenciamento: 2 - Conhecido - Stakeholders: Equipe do Projeto, Gerente de Projeto e Clientes. - Distribuio geogrfica: Nacional. - Portes e perfis de projetos: Executa muitos projetos, porm, de pequeno porte, com durao de 3 meses em mdia, e envolvimento de equipe de 3 ou 4 membros + gerente de projetos. Desenvolve projetos de softwares. - Estrutura Organizacional: Projetizada. - Existncia de PMO: No h.

2.2.2 PMO Recomendado

Escritrio de Projetos Departamental, pois, atende a uma rea de negcio especfica e o tipo predominante dos setores de Tecnologia da Informao. Alm disso, apoia diversos projetos simultneos; fornece suporte, ferramentas e servios para planejamento, controle de qualidade, prazos e custos, e, possibilita fornecer recursos tcnicos, treinamentos, metodologia de GP, de Base de Conhecimento e definio de papis e responsabilidades.

2.2.3 Responsabilidades do PMO

Coordenar e centralizar o desenvolvimento de todos os projetos. Gerar treinamentos para padronizao e divulgao da metodologia. Gerar documentos de lies aprendidas. Criar uma sala de guerra com intuito de gerar uma visualizao de todos os projetos em andamento e a alocao de todos os recursos. Gerar indicadores que facilitem a visibilidade do lucro nos projetos.

2.2.4 Benefcio Esperado

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Padronizao da utilizao da metodologia, aumentar a visibilidade da equipe e dos gestores. Nivelamento de conhecimento para que os projetos fiquem menos dependentes dos gestores. Melhor utilizao dos recursos e do tempo.

2.2.5 Critrios utilizados para sustentar a recomendao

Os critrios utilizados para a recomendao (Escritrio de Projetos Departamental) baseiam-se na finalidade de negcio da empresa (projetos de software) e em seu porte (100 funcionrios) e nos recursos e ferramentas, que permitiro fornecer aos executivos uma viso melhor dos lucros de cada projeto, com a elaborao de relatrios de acompanhamento de progresso, custos, oramentos, performance e riscos, possibilitando desta forma o monitoramento desejado. tambm o tipo de PMO mais recomendado para controle de uma quantidade maior de projetos. Permitir o treinamento das equipes em gerenciamento de projetos e a definio e acompanhamento de padres e mtricas, possibilitando uma melhor divulgao, e aprendizado, da metodologia, e podendo influenciar no andamento dos projetos por meio de monitorizao, permitindo a definio de tcnicas que minimizem a necessidade de herosmo dos gestores para a conduo dos projetos.

2.2.6 Quantidade de Membros do PMO

A empresa poderia ter um nico PMO formado por 10 membros, considerando o porte da empresa (100 funcionrios) e a agilidade na entrega dos projetos, apesar da grande quantidade. Cada membro do PMO poderia ser responsvel por acompanhar 2 ou mais equipes/projetos simultaneamente, de acordo com o desenvolvimento atual dos projetos.

2.2.7 Riscos da implementao do PMO

Alguns possveis riscos para implementao desse PMO so: - No haver o patrocnio executivo esperado; - Falta de alinhamento do PMO com os objetivos corporativos; - Papis e responsabilidades mal definidas; - Falta de investimentos em infraestrutura, ferramentas e Recursos Humanos adequados; - Cultura Organizacional resistente quanto a sua implantao; - Resistncia implementao para interferir na demonstrao de ociosidade; - Resistncia para desapegar da metodologia j existente.

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2.3

Cenrio 3

2.3.1 Variveis Encontradas

- Porta da Empresa: Grande Porte (Nacional, com 20.000 funcionrios) - Maturidade em gerenciamento: 1 - Inicial - Stakeholders: Gestores. - Distribuio geogrfica: Nacional. - Portes e perfis de projetos: No executa projetos. Terceiriza essa mo de obra. - Estrutura Organizacional: Funcional. - Existncia de PMO: No h.

2.3.2 PMO Recomendado

Escritrio de Projetos Corporativo, pois, atender todos os setores da organizao, criar um repositrio de informaes sobre portflio de projetos para tomada de decises, permitir a empresa acompanhar e validar a implementao de sua estratgia.

2.3.2 Responsabilidades do PMO

Criao de uma metodologia mais eficaz gerando os planos de projeto bem como lies aprendidas facilitando projetos futuros. Treinamento em todas as unidades da empresa para padronizao e compreenso da metodologia. Criao de um portal para acompanhamento de todos os projetos de forma a favorecer a visualizao remota do andamento dos projetos e criao de indicadores de valor agregado, orado e planejado para que possibilitem uma melhor visibilidade e controle dos custos.

2.3.3 Benefcio Esperado

Padronizao da metodologia para que se tenha um melhor entendimento de todos. Melhor visualizao do andamento e oramento de todos os projetos. Criao de indicadores objetivos de andamento para que no fique somente vinculada a percepo dos gestores. PMO e Maturidade 9

2.3.4 Critrios utilizados para sustentar a recomendao

Os critrios utilizados para a recomendao (Escritrio de Projetos Corporativo) baseiam-se no porte da empresa (20.000 funcionrios) e em todos os aspectos que este tipo de PMO permitir como o alinhamento dos projetos estratgia corporativa; identificao, priorizao e seleo de projetos; monitoramento do progresso, custos, oramento, performance e riscos, possibilitando uma melhor visibilidade dos projetos; realizao de treinamentos em gesto de projetos e a definio e verificao do cumprimento de padres e mtricas, melhorando a qualidade e acurcia das atualizaes de status e dos indicadores de performance.

2.3.6 Quantidade de Membros do PMO

A empresa poderia ter 04 PMOs sendo um em cada filial; e cada PMO poderia possuir 2 membros, considerando o porte da empresa e a situao atual de controle dos projetos por parte dos gerentes de projeto.

2.3.7 Riscos da implementao do PMO

Alguns possveis riscos para implementao desse PMO so: - No haver o patrocnio executivo esperado; - Falta de alinhamento do PMO com os objetivos corporativos; - Papis e responsabilidades mal definidas; - Falta de investimentos em infraestrutura, ferramentas e Recursos Humanos adequados; - Cultura Organizacional resistente quanto a sua implantao; - Resistncia para absorver a metodologia que hoje terceirizada; - Dificuldade para disseminar a ideia e integrar as equipes, devido s variadas localizaes das filiais.

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