REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMON RODRIGUEZ

NUCLEO - MARACAY

LOS PROCESOS EQUIPO N 03

PARTICIPANTE:

Solorzano xiomara C.I. 16640221 Zambrano Nelson C.I. 11.980.125 Zurinhan Orfila C.I. 14.576.265 Prez Xiomara C.I.4.568.687 Medina Jonathan C.I. 19.174.224 Seccin: D

Maracay, Abril 2013

LOS PROCESOS La palabra proceso viene del Latn Processus (avance, marcha y desarrollo) Segn informa el diccionario de la Real Academia Espaola (RAE), este concepto describe la accin de avanzar o ir para adelante, al paso del tiempo y al conjunto de etapas sucesivas advertidas en un fenmeno natural o necesario para concretar una operacin artificial. Es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultneamente) bajo ciertas circunstancias con un fin determinado. Este trmino tiene significados diferentes segn la rama de la ciencia o la tcnica en que se utilice. Si bien el trmino de Proceso suele estar asociado a distintas ramas dependiendo el contexto que se le est dando, lo cierto es que siempre tiene en comn que se trata de tener un Punto de Partida, el cual es sometido a una especie de transformacin, para luego obtener un Resultado especfico, tenindose en cuenta una serie de acciones que deben ser cumplidas para dicho fin. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados Veamos la representacin de un proceso en un diagrama:

RECURSOS factores

ENTRADAS

PROCESO

SALIDAS

SISTEMA DE CONTROL

Podemos observar cinco elementos:

1. Entradas:
o

Con unas caractersticas definidas de antemano que permite aceptarlas o rechazarlas.

2. Salidas:
o o

Producto/Servicio destinado al cliente interno/externo. Es fundamental, yo dira vital que cumpla con la calidad exigida por el proceso, en caso contrario no aportar el valor aadido esperado por el cliente. Es habitual que la salida de un proceso sea la entrada del siguiente (Interaccin de procesos, tema que trataremos en artculos posteriores), si la entrada del siguiente proceso no cumple con la calidad esperada es seguro que la salida tampoco, provocando una cadena que desemboca en el cliente final.

3. Recursos o factores del proceso:

o

Personas: Quin lo hace. Tanto el concepto fsico como en el de competencias, habilidades necesarias, formacin requerida, etc. Materiales: Con qu lo hace. En trmino de materias primas o semielaboradas. No pensemos nicamente en materiales fsico, ya que por ejemplo en empresas de servicio la informacin tambin es una materia prima. Infraestructura: Con que herramientas. Instalaciones, maquinaria, hardware, software Mtodo: Quin hace qu, cmo lo hace y cuando lo hace. Procedimiento, instruccin de trabajo Volviendo a la diferencia entre proceso y procedimiento, aqu podemos observar como el procedimiento forma parte de uno de los factores del proceso.

4. Sistema de control:
o

Formado por los indicadores, sus objetivos y los cuadros de mando resultantes para la toma de decisiones. Es fundamental para evaluar la marcha del proceso, corregir deficiencias y mejorar continuamente.

Una vez analizada y detallada toda esta informacin podemos confeccionar la ficha del proceso.

Solo quiero hacer hincapi en los campos de proveedores, entradas, salidas y clientes, ya que aparte de considerar los elementos principales de estos, muchas veces nos olvidamos de que existen elementos secundarios en estos campos. Puede observarse entonces que al hablar de procesos necesariamente se requiere conocer qu actividades se requieren para obtener los productos o resultados deseados, qu recursos de maquinaria, equipos, software, personal calificado se necesitan y qu materias primas e insumos son indispensables para poder realizar la transformacin. No se puede perder de vista que esta transformacin debe estar diseada para agregar valor a los clientes, cosa que muchas veces se olvida y es entonces ah donde los competidores toman ventaja y sobrevienen las etapas de crisis para las organizaciones. Grficamente la definicin de procesos y su gerenciamiento se representa en un diagrama como el siguiente

LOS PROCESOS POSEEN LAS SIGUIENTES CARACTERISTICAS

1. Pueden ser medidos y estn orientados al rendimiento 2. Tienen resultados especficos 3. Entregan resultados

4. Responden a alguna accin o evento especfico 5. Las actividades deben agregar valor a las entradas del proceso. 6. Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS 7. El Proceso cruza uno o varios lmites organizativos funcionales. 8. Una de las caractersticas significativas de los procesos es que son capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organizacin. 9. Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta "QUE", no al "COMO". 10. El proceso tiene que ser fcilmente comprendido por cualquier persona de la organizacin. 11. El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.

Hay aspectos que tienen en comn todos los procesos. Estos son:

Nombre Entradas Salidas Actividades Tareas Encargado Sucesos

IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS Comprender la importancia de definir claramente los procesos de una organizacin permite tener las riendas de la misma, realizar cambios sin demoras, acoplar situaciones nuevas y evaluar cules deben ser eliminadas.

La temtica de procesos debe abordarse inicialmente en una institucin orientando los esfuerzos en conocer y documentar los mismos. Las ventajas obtenidas de lo anterior radican en que conocer los procesos implica necesariamente conocer profundamente el funcionamiento de la institucin, sentando las bases para un control y gestin por procesos. En segundo trmino, el documentar los procesos le permitir a la institucin estandarizar el desarrollo de las actividades y permitir que tanto los clientes y usuarios externos e internos conozcan de manera clara la secuencia de tareas necesarias para obtener uno u otro producto. En definitiva el conocimiento y mejora de los procesos de nuestra empresa puede ser muy importante no slo para la correcta gestin y aprovechamiento sino para tener una seguridad real de cmo puede ayudarnos a crecer y a tener controlada nuestra capacidad empresarial. MEJORA DE LOS PROCESOS La mejora de los procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando tambin los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes. La mejora de procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas jerrquicos convencionales. Para mejorar los procesos, debemos de considerar: 1.- Anlisis de los flujos de trabajo. 2. - Fijar objetivos de satisfaccin del cliente, para conducir la ejecucin de los procesos. 3. - Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso. 4. - Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso. Para mejorar un proceso es necesario basarse bajo estos criterios : Si un proceso no se puede medir, no se puede mejorar, la regla de oro del control dice: Si un proceso no se puede medir, no se puede controlar y finalmente Si un proceso no se puede controlar, no se puede asegurar la satisfaccin del cliente; bajo estos argumentos, es clara la necesidad de definir los procesos de la organizacin y nuestra participacin en los mismos. El primer paso para medir, es identificar las funciones relacionadas con el proceso; esto puede obtenerse a travs del mapa de procesos. Al conocer stos es posible identificar fcilmente las posibilidades de mejora asociadas, tanto de corto y mediano plazo de implementacin, y en el marco de las caractersticas propias de la institucin plantear y definir nuevos diseos, buscando siempre mejoras en eficiencia operacional. Este rediseo debe siempre tener como marco las posibilidades de implementacin reales

TIPOS DE PROCESOS Los procesos pueden ser clasificados en funcin de varios criterios. Pero quiz la clasificacin de los procesos ms habitual en la prctica es distinguir entre: estratgicos, claves o de apoyo. 1. Los procesos clave son denominados operativos y son propios de la actividad de la empresa, por ejemplo, el proceso de aprovisionamiento, el proceso de produccin, el proceso de prestacin del servicio, el proceso de comercializacin, etc. Los Procesos claves u operativos.
o

Transforman los recursos en el producto/servicio aportndoles valor, es decir, conforme a los requisitos del cliente tanto interno como externo. Son la razn de ser de la organizacin, sin los cuales esta no tendra sentido. Son los responsables de lograr los objetivos de la empresa. Ejemplos de procesos operativos pueden ser, el proceso productivo, el proceso logstico, el proceso de compras, el proceso de ventas

o o

2. Los procesos estratgicos o de Gestin son aquellos procesos mediante los cuales la empresa desarrolla sus estrategias y define los objetivos. Por ejemplo, el proceso de planificacin presupuestaria, proceso de diseo de producto y/o servicio, etc.

Procesos estratgicos o de Gestin.

o o o

Son los procesos estratgicos de la organizacin. Tambin son denominados procesos de liderazgo o de staff. Establecen las bases para el correcto funcionamiento y control de la organizacin. Proveen de informacin al resto de los procesos para elaborar planes de mejora.

Ejemplos de procesos de gestin pueden ser, la gestin por procesos, la mejora continua, la satisfaccin del cliente, los procesos de medicin de la salud del sistema de gestin, los objetivos y polticas globales de la organizacin,

3. Los procesos de apoyo, o de soporte son los que proporcionan los medios (recursos) y el apoyo necesario para que los procesos clave se puedan llevar a cabo, tales como proceso de formacin, proceso informtico, proceso de logstica, etc. Los Procesos de apoyo.
o

Proporcionan los recursos al resto de procesos segn los requisitos de estos. Ejemplos de procesos de apoyo pueden ser, la gestin financiera, mantenimiento de infraestructuras, gestin de proveedores (no confundir con gestin de compras), la poltica de formacin, la gestin de personal

Tambin, podemos distinguir entre procesos clave y procesos crticos. En general, los procesos clave atienden a la definicin expuesta anteriormente. Estn principalmente orientados hacia la satisfaccin del cliente y en ellos se emplean una gran cantidad de los recursos disponibles por la empresa. Por otro lado, un proceso es crtico cuando en gran medida la consecucin de los objetivos y los niveles de calidad de la empresa dependen de su desarrollo.