LibreOffice Curso Avanzado Calc.v01.03

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LibreOffice - curso avanzado
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Calc
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Qu es?
Calc es el componente para hojas de clculo de LibreOffice. En una hoja de clculo se pueden insertar datos (generalmente numricos) y manipularlos u operar con ellos despus para producir diferentes resultados. En una hoja de clculo tambin puede trabajar con los datos con la filosofa de "Qu pasara si...?", lo que le permite cambiar algunos datos, observando los resultados pero sin necesidad de volver a introducir los datos originales. Calc ofrece tambin otras caractersticas o funcionalidades: Funciones, que pueden utilizarse para crear frmulas y hacer clculos complejos. Funcionalidades de bases de datos, para ordenar, almacenar e incluso filtrar datos. Grficos dinmicos, en 2D y en 3D. Macros, para grabar y ejecutar tareas repetitivas. LibreOffice Calc soporta lenguajes de tipo Script como LibreOffice Basic, Python, BeanShell o JavaScript. Compatibilidad con Microsoft Excel. Importa y exporta hojas de clculo en mltiples formatos, como HTML, CSV, PDF y PostScript.
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Interfaz
Los documentos de trabajo se denominan hoja de clculo. Por defecto, al iniciar Calc aparecer el Sin ttulo 1 y los sucesivos libros de trabajo que se vayan abriendo en la misma sesin (cada vez que se arranca la aplicacin se comienza una nueva sesin) se irn denominando Sin ttulo 2, Sin ttulo 3,... Posteriormente estos nombres podrn ser modificados. Una hoja de clculo est compuesta a su vez por varias hojas. Por defecto, al crear una hoja de clculo aparecen tres hojas.
Puede verse por tanto, que cada hoja de clculo puede contener varias hojas, y cada una de estas hojas puede ser utilizada para lo que se desee. Por ejemplo, se podra decir que la hoja de clculo es como una carpeta en la que se guardan documentos de varios tipos: facturas, recibos, contratos,... que en este caso seran cada una de las hojas. La ventana principal contiene: La barra de mens. Barras de herramientas (por defecto, la barra Estndar, la de Formato y, adems, la de Frmulas). La ventana principal, en la que se pueden ver las filas, las columnas y las celdas. Una serie de pestaas (en la parte inferior de la ventana), que indican las hojas. Y la barra de estado. La ventana principal contiene, en la parte izquierda, un nmero para la fila, y en la parte superior, una letra para la columna. La barra de estado muestra: Nmero de hoja. Estilo de pgina. Modo de insercin. Bandera de modificado. Bandera de la firma digital. Funcin por defecto (suma de la seleccin). Zoom. La funcin por defecto informa de la operacin que Calc har con las celdas seleccionadas en cada momento. Con el botn derecho, puede modificar esa funcin para personalizarla.
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Primeros pasos
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Crear
Para crear una nueva hoja de clculo desde dentro del propio Calc seguiremos los siguientes pasos: Men Archivo -> Nuevo -> Hoja de clculo, con lo que se abrir el entorno de filas y columnas dentro del cual se pueden introducir datos y realizar operaciones.
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Abrir y guardar
Si se dispone de un archivo de Calc, puede abrirse haciendo doble clic sobre el icono del mismo, o bien desde la propia aplicacin: men Archivo -> Abrir. Una vez creada una hoja de clculo, puede guardarse en el disco duro de nuestro ordenador, en un disquete... o en cualquier otro dispositivo. Para ello, en el men Archivo existe la opcin Guardar. En el caso de ser la primera vez que se guarda el libro, se abrir el cuadro de dilogo Guardar como... Una vez la hoja de clculo est guardada, las sucesivas veces que se seleccione la opcin Guardar, automticamente se guardarn los cambios en el archivo correspondiente. Para guardar un archivo ya existente con otro nombre diferente, en el men archivo seleccione el comando Guardar como... Adems de con el icono dispuesto en la barra de herramientas, se puede guardar el documento utilizando la combinacin de teclas Ctrl. + G Tambin se puede guardar el documento en otro formato diferente, como por ejemplo como una pgina Web. Para ello, en el cuadro de dilogo de guardar como... se elige Documento HTML en el desplegable Tipo. Cuando se trata de un documento totalmente nuevo, al guardarlo por primera vez a travs de Guardar, automticamente se abre el cuadro de dilogo Guardar como para ubicarlo y proporcionarle un nombre.
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Celdas
Cada una de las hojas de las que est compuesta una hoja de clculo se divide en filas y columnas. Las filas se identifican por un nmero y las columnas por una letra. La interseccin de una fila y una columna recibe el nombre de celda, y se identifica por la combinacin de letra y nmero correspondientes a la columna y fila a las que pertenece. Cada celda contendr un tem: texto, nmero, fecha, frmula... En la barra de frmulas se encuentra la referencia de la celda en la que nos encontramos.
En la imagen anterior est seleccionada la celda de la primera fila (1) y primera columna (A), por lo que en la barra de herramientas de frmula se puede ver que aparece A1. Las barras de desplazamiento, tanto vertical como horizontal, permiten el desplazamiento por la hoja.
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Navegar
Tambin es sencillo navegar por una hoja de clculo, movindose entre celdas, filas, columnas u hojas. Para moverse a una celda en particular, se puede: Hacer clic con el ratn sobre la celda. Escribir el nmero de la fila seguido de la letra de la columna en la caja "Nombre" que hay en la barra de frmulas, arriba a la izquierda. A travs del navegador, accesible desde el men Editar Navegador o pulsando F5. La celda activa tiene los bordes ms pronunciados para que el usuario sepa dnde est el cursor. Para moverse de una celda a otra: Mediante la tecla TAB o Maysculas + TAB para moverse a la celda de la derecha o de la izquierda. Mediante la tecla INTRO o Maysculas + INTRO para moverse a la celda inmediatamente inferior o superior.
Puede personalizar el funcionamiento de la tecla INTRO en Calc a travs del men Herramientas Opciones Calc General
El resultado de usar las flechas del teclado es el siguiente: Inicio inicio de una fila. CTRL + Inicio principio de la hoja. Fin ltima celda no vaca de la fila. CTRL+Fin ltima celda no vaca de la hoja. Re Pg/Av Pg retrocede/avanza una pgina. Si combina cualquiera de estas opciones con la tecla Maysculas, estar seleccionando todas las celdas desde la actual. Si combina la tecla ALT con las flechas izquierda o derecha, estar modificando el ancho de las celdas. Si combina las teclas Alt + Maysculas + Flecha derecha (o flecha izquierda) ajustar el ancho de las columnas al contenido de las celdas. Tambin puede moverse entre las distintas hojas de un documento. A travs de la combinacin de teclas CTRL + Av. Pg (o Re. Pg.) ir avanzando o retrocediendo por las hojas. Pulsando con el ratn sobre el nombre de la hoja. Si hay muchas hojas y no puede ver la que busca, pulse con el ratn sobre los iconos izquierda, desplazar a la derecha, ir al final). (ir al principio, desplazar a la
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Seleccionar
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Celda
Seleccionar una celda es tan simple como hacer clic sobre ella. Cuando una celda se encuentra seleccionada se dice que la celda est activa. La celda activa aparecer como un borde ms grueso y su referencia aparecer en el rea de hoja de la barra de frmulas.
Dirjase a la seccin de Navegar para ver cules son las posibilidades de acceder a una determinada celda.
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Rango
Una celda es la interseccin entre una fila y una columna de las que forman la hoja de clculo, y se designa por la letra de la columna a la que pertenece seguida por el nmero de la fila. La siguiente imagen muestra, por ejemplo, la celda D12: Un rango es simplemente un grupo de celdas. La forma de designar un rango es utilizando el nombre de la primera celda (en caso de un rango rectangular, la celda de la esquina superior izquierda) seguida por dos puntos y el nombre de la ltima celda (esquina inferior derecha). Por ejemplo, en la siguiente imagen se muestra en rango B3:D9:
Para seleccionar un rango existen varias opciones: Una primera opcin es arrastrando el ratn. Para ello, en primer lugar se activa la primera celda del rango y, sin soltar el botn del ratn, se arrastra hasta la ltima celda y una vez que el rango deseado aparezca marcado, se suelta el ratn. Otra opcin es seleccionar la primera celda del rango, pulsar la tecla Maysculas y, sin soltarla, seleccionar la ltima celda del rango. Tambin es posible seleccionar un rango colocando directamente en el rea de hoja de la barra de frmulas la referencia del rango y pulsando la tecla Intro; un ejemplo de rango sera A1:B4.
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Rangos disjuntos
Se puede realizar una seleccin de varias celdas aunque no se encuentren juntas formando un rango. Esto podra ser til, por ejemplo, para dar un formato comn a una serie de celdas que se encuentran en diversas localizaciones de la hoja.
El procedimiento para realizar esto es muy simple: una vez activa una primera celda, se pulsa la tecla Ctrl y sin soltarla se marca el resto de celdas de la seleccin. Esto que se ha comentado para celdas es tambin vlido para rangos. Una vez seleccionado el primer rango, pulsamos la tecla Ctrl y sin soltarla se selecciona el resto de rangos. Obviamente se pueden combinar sin ningn problema seleccin de celdas y rangos.
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Filas y columnas
Para seleccionar una fila o columna entera se hace clic con el ratn sobre la letra o nmero de la columna o fila. De este modo quedar seleccionada en su totalidad. Tambin se puede conseguir con el teclado: Maysculas + Barra espaciadora (para fila) o Maysculas + CTRL + Barra espaciadora (para columna). Si se desea seleccionar varias filas o columnas contiguas, cuando se haya seleccionado la primera de ellas, sin soltar el botn del ratn, se arrastra hasta que se seleccionen las deseadas, y se suelta el ratn.
Tambin se puede hacer con el teclado, seleccionando la fila/columna y pulsando las teclas de direccin, Av/Re pg... sin soltar la tecla Maysculas. En el caso de que las filas o columnas no se encuentren contiguas, la forma de realizar la seleccin es similar a la llevada a cabo para las celdas: una vez seleccionada la primera de ellas (se puede soltar el ratn), se pulsa la tecla CTRL y, sin soltarla, se seleccionan todas aquellas que se desee.
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Todas las celdas
Para seleccionar todas las celdas de la hoja de clculo: Clic en el botn que se encuentra a la izquierda de los encabezados de las columnas y encima de los encabezados de las filas.
O bien pulsar CTRL + E.
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Selecciones extendidas
En ciertas ocasiones ser necesario seleccionar rangos grandes en los que resultar difcil utilizar el ratn. En estos casos ser conveniente utilizar el teclado. Con la tecla F8 se accede a lo que se denomina modo extendido de seleccin. Pulsando a continuacin las teclas de direccin: flechas arriba, abajo, derecha e izquierda se van seleccionando rangos adyacentes a la celda activa. Tambin se pueden utilizar las teclas Av Pg> o Re Pg para hacer selecciones ms grandes. Una vez se haya terminado de seleccionar el rango, con la tecla F8 se da por finalizado el modo de seleccin extendido.
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Hojas
Si se quiere seleccionar una sola hoja, hay que hacer clic con el ratn sobre su pestaa. Si se quiere seleccionar varias hojas contiguas, hay que hacer clic sobre la pestaa de la primera, y despus pulsar Maysculas + clic sobre la pestaa de la ltima. Si se quiere seleccionar varias hojas no contiguas: Ctrl+clic sobre cada hoja. Por ltimo, para seleccionar todas las hojas, se hace clic con el botn derecho en una pestaa y se elige Seleccionar todas.
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Aadir/eliminar celdas/filas/columnas
Si se desea aadir ms celdas a una hoja de clculo, se debe pulsar con el botn derecho del ratn sobre una celda y elegir Insertar, o bien pulsar las teclas CTRL + +:
Se insertan tantas celdas como celdas haya seleccionado antes de activar este dilogo. Para eliminar, el procedimiento es similar, eligiendo Eliminar o pulsando CTRL + -.
Tambin puede insertar filas o columnas de un modo ms rpido. Seleccione una fila/columna y pulse CTRL + + para aadir o CTRL + - para eliminarla. Si selecciona ms de una fila o columa, aadir tantas filas/columnas como haya seleccionado.
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Introducir datos
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Introduccin
Introducir informacin en Calc es sencillo. Basta con dirigir el cursor a la celda que en la que se desee introducir la informacin e insertar la informacin. Si la celda ya tiene informacin y lo que se quiere es editarla, basta con hacer doble clic sobre ella o pulsar F2. Si quiere que, pulsando la tecla Intro, se edite la celda, acceda al men Herramientas -> Opciones -> Calc -> General y configure esa opcin. Al comenzar a insertar la informacin, la barra de formulas se activar. Se puede modificar el contenido de la celda tambin desde la barra de frmulas:
Los botones que aparecen nos servirn para cancelar los datos introducidos, o para validar dichos datos:
Una vez introducido el dato en cuestin, basta con pulsar el botn de validacin o lo que es ms simple, la tecla Intro. Para cancelar la introduccin de alguno de los datos, hacer un clic sobre el icono cancelar o pulsar la tecla Esc. Hay diferentes tipos de datos: Nmero: cualquier combinacin de dgitos. Fecha: las fechas poseern un esquema de da, mes y ao. Hora: al igual que las fechas, las horas poseern un esquema para su introduccin. Texto: toda aquella cadena de caracteres que Calc no pueda interpretar como un dato de otro tipo.
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Acelerar la entrada de datos
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Botn de llenado
Calc presenta varias funcionalidades para acelerar la introduccin de datos. Suponga que desea introducir una secuencia de nmeros, desde el 1 hasta el 10, en celdas contiguas. Esto se podra hacer de varias formas, como por ejemplo introduciendo cada nmero en cada celda. Pero Calc dispone de una utilidad que facilita en gran medida este trabajo denominada Llenado automtico. El botn de llenado automtico aparece en la esquina inferior derecha de la celda activa.:
Para utilizar el llenado automtico de las celdas inferiores, dirija el cursor hacia el botn de llenado de la celda. Al situarse justo encima, el botn cambia de forma y se convierte en una cruz.
Arrastre el ratn hasta abarcar el rango de celdas que se quiera llenar. Aparecer un borde que marca las celdas que van a ser rellenadas, tal y como aparece en la imagen anterior. Al soltar el ratn aparecern en cada una de las celdas los valores resultantes.
Si quiere usar el llenado automtico para secuencias de valores separados de dos en dos, haga lo siguiente: En una celda, introduzca el nmero 1. En la celda siguiente, introduzca el nmero 3. Seleccione las dos celdas. Use el llenado automtico:
Estas son algunas opciones adicionales que presenta el llenado automtico: A1 A1 A2 A3 A4... lunes lunes martes mircoles... enero enero febrero marzo... Palabra Palabra Palabra Palabra Configure estas y otras listas que funcionarn con el llenado automtico en el men HerramientasOpcionesCalcListas de
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ordenamiento:
Con esto, se podra solucionar la siguiente situacin. Imagine un almacn de fruta, que posee una lista con los productos que comercializa, y que suele utilizar bastante a menudo. Podra ser por ejemplo: Manzana Pltano Melocotn Naranja Uva Kiwi ... Si escribe en Calc en una celda Manzana y en la contigua Pltano, las marcamos y arrastramos el botn de llenado, Calc lo nico que hace es copiar estas dos palabras a lo largo de las celdas. Configurando el botn de llenado automtico como se ha explicado anteriormente, se consegue que, colocando la primera de las palabras, Manzana en este caso, y arrastrando el botn de llenado de esta celda, Calc automticamente complete la lista.
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Rellenar
El proceso visto anteriormente de llenado automtico haciendo uso del botn que aparece en la celda, puede ser llevado a cabo utilizando un comando habilitado a tal fin. En primer lugar, seleccionar el rango de celdas que se va a rellenar, siendo la primera de las celdas aquella que contiene la frmula. A continuacin, seleccionar el comando Rellenar del men Editar.
Elija la direccin (para copiar la primera celda) o Series (para llenar las celdas con la serie). En los ejemplos vistos en los apartados anteriores se ha utilizado el llenado hacia abajo, pero se puede llenar en cualquier direccin, bien arrastrando el botn de llenado o bien mediante las diversas opciones del comando Rellenar.
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Repetir en distintas hojas
Suponga que quiere introducir/eliminar una serie de datos en todas las hojas del documento. La forma de proceder sera la siguiente: Seleccione todas las hojas en las que desea introducir/eliminar los datos. Introduzca/elimine los datos en una de las hojas seleccionadas. La introduccin/eliminacin de datos se propaga por todas las hojas. Ojo, si hay datos en alguna de las hojas, estos datos se sobrescribirn sin previo aviso.
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Texto o nmeros
Si quiere introducir un nmero en una celda, simplemente seleccione la celda, escriba el nmero y pulse Intro. Calc reconoce la cifra introducida con un nmero y permite operar con l. Si desea que Calc no interprete ese nmero con un nmero, sino como texto, debe introducir el carcter apstrofe delante: ' Aqu tiene unos ejemplos explicativos de cmo se comporta Calc en cada caso: Si escribe en una celda lo siguiente: 01 Calc lo interpreta como el nmero 1. Si escribe en una celda lo siguiente: '01 Calc lo interpreta como el texto 01 (texto, para nmeros de telfono, por ejemplo). Si escribe en una celda lo siguiente: ''01 Calc lo interpreta como el texto '01.
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Fechas
Hay varias formas de introducir datos que Calc interpretar como fechas: 10/2/2008 10-2-2008 10 feb 2008 3.3 (es como si se introduce el 3 de marzo del ao actual). Calc almacena la informacin de fecha de una determinada manera, pero puede mostrarla segn el formato que el usuario desee. Para configurar esto, acceda a Formato -> Celdas, pestaa Nmeros, categora Fecha:
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Frmulas
Independientemente del tipo de datos que introducido, la hoja de clculo puede interpretar de dos maneras diferentes la informacin introducida: Puede tratarse de un dato introducido directamente en una celda, ya sea nmero, texto... Puede ser una frmula, ya sea secuencia de valores, referencia a otras celdas, funciones producidas a partir de otros valores existentes, etc. Las frmulas empezarn siempre con el signo de igual (=). Por ejemplo, la operacin de suma 2+2 debera escribirse "=2+2" (sin las comillas). En la celda, una vez aceptada la introduccin del valor, slo aparecer el resultado (no se puede saber si es directamente un 4 o el resultado de la suma de 2 + 2. Sin embargo, y esto es importante, en la barra de frmulas S aparecer la frmula que contiene oculta esa celda.
En muchas ocasiones es necesario introducir en una frmula el valor que adopta otra celda. Para ello, se introduce la referencia de esa celda como se muestra en la imagen. El uso de referencias posee diversos matices que sern analizados con ms detalle en un apartado posterior.
La celda activa posee el valor 7. Como se ha mencionado anteriormente, en la barra de frmulas aparece la expresin que da origen a ese valor, en este caso, B3 (que vale 3) ms B10 (que vale 4). Qu ocurre si en la celda B4 existe otra frmula? Calc slo toma el valor que se refleja en celda, con independencia de si su origen es un frmula o un valor directamente. Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Calc ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin) Calc evaluar los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluacin, se usan los parntesis. Operador % ^ *y/ +y& = < > <= >= <> Porcentaje Exponente Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenacin) Comparacin (igual, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o igual que, diferente) Descripcin Negacin (como en -1)
Hay que tener en cuenta una serie de reglas a la hora de introducir datos
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Una sola coma en una cifra ser considerada como entrada decimal (es decir, se puede escribir 123,50). Los signos de suma delante de los nmeros sern ignorados. Los nmeros negativos debern tener incorporado el signo de menos (-) o estar entre parntesis. Si escribimos dos cifras separadas por una barra (/) Calc interpretar que se trata de una fecha (1/2 ser el uno de febrero), a no ser que se ponga el signo de igual delante, en cuyo caso se interpretar como una divisin. Tambin se pueden realizar operaciones matemticas con fechas y horas. Hay que tener en cuenta una serie de normas en estos casos: las fechas debern ir siempre entre comillas, separadas por el signo matemtico correspondiente y precedida toda la frmula por el signo de igual (=). Veamos un ejemplo:
Una forma fcil de introducir en una frmula referencias de otras celdas es la siguiente: una vez comenzado a introducir la frmula, cuando llega el momento de indicar la referencia de la celda en cuestin, en lugar de escribir sus coordenadas, se puede hacer un clic en la celda correspondiente, con lo que la referencia de la misma aparecer en la frmula. De este mismo modo podemos insertar en nuestras frmulas referencias a celdas de distintas hojas del libro e incluso de diferentes libros: En distintas hojas del mismo libro: cuando en la frmula en cuestin llega el momento de introducir la referencia, hay que dirigirse hacia la barra indicadora de hojas:
y seleccionar aquella en la que se encuentre el dato que de inters. Tras esto, en la hoja seleccionada, se hace clic en la celda que contenga el dato requerido. Si la frmula ya est completa, se puede seleccionar el botn de validacin de frmulas, con lo que automticamente se regresa a la hoja de origen se da por finalizado el procedimiento. Si la frmula an no est terminada: Antes de volver nuevamente a la hoja origen para completar la frmula, se sita el cursor en la barra de frmulas, tras lo cual volveremos a la barra de hojas para seleccionar la hoja de origen, en la que ya se encontrar la referencia al nuevo dato introducido. Una vez ah se accede a la barra de frmulas y la se completa. La otra opcin pasa por no regresar a la hoja de origen, con lo que, tras seleccionar la celda en la nueva hoja, se sita el cursor en la barra de frmulas y, en esa localizacin se contina introduciendo la frmula. En distintas hojas de diferentes libros: en primer lugar, se debe tener abierto el libro en cuestin. Una vez hecho esto, se podr comenzar a introducir la expresin de la frmula correspondiente. Cuando llegue el momento de introducir la referencia a la celda del otro libro, habr que dirigirse al men Ventana y en la parte final del desplegable aparece una relacin de todos los libros que se encuentran abiertos; se selecciona el que nos interese, se selecciona la hoja y se hace clic en la celda de inters.
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Vnculos
Al margen de hacer referencia al contenido de otra celda en una primera (por ejemplo, determinar que en la celda B6 se incluya el valor de la celda A2 con tan solo introducir la expresin =A2), se puede tambin apuntar al contenido de otras hojas dentro del mismo libro, o incluso a libros distintos al activo. A continuacin se aprecian las partes de una frmula con referencias externas que utiliza una ruta de acceso y un nombre de archivo de Calc. ='/home/usuario/Documentos/ventas.ods'#Hoja1.A1 Destaca la existencia de una serie de elementos a tener en cuenta: Ante todo, el signo igual para indicar que se va a escribir una frmula y no un texto literal. En el caso de que la referencia forme parte de una frmula, el signo = aparecer al comienzo de la misma. La ruta de acceso ('/home/usuario/Documentos/ventas.ods') es el nombre de la hoja de clculo encerrado entre apstrofes. El nombre de la hoja est precedido del smbolo # (#Hoja1). A continuacin del nombre de la hoja y, separado por un punto, la referencia de la celda (.A1). Para administrar los datos fuente para el libro de trabajo activo se usar el comando Vnculos del men Editar.
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Deshacer y restaurar
Estas opciones se encuentran en el men Editar y su manejo es muy sencillo: Para deshacer la ltima accin se utiliza Deshacer; y sise ha deshecho algo se puede volver a hacer usando Restaurar.
Otra forma de acceder a estas opciones es a travs de los iconos de la Barra de funciones.
Junto a estas dos acciones aparecer la opcin Repetir o ltimo comando. Esta funcin realiza nuevamente la accin del ltimo comando ejecutado. Junto al men Repetir puede ver el comando de que se trate.
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Buscar y reemplazar
En cuanto a buscar y a reemplazar informacin, es aplicable todo lo visto en el apartado correspondiente del bloque de Writer.
Sin embargo, hay varias opciones adicionales que conviene destacar. Calc le permite buscar la expresin de inters en la redaccin de las frmulas o bien en el valor que toman dichas frmulas. Adems, por defecto, LibreOffice Calc slo busca en la hoja activa. Si quiere buscar en todas las hojas, deber seleccionar la opcin correspondiente en la parte inferior del dilogo.
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Pegado especial
Una celda, adems de contener datos (nmeros, texto, fechas, frmulas,...), dispondr de una serie de propiedades y caractersticas que conforman el formato de la misma, como pueden ser: apariencia del nmero o texto, alineacin, fuente utilizada, color de fondo,... Tras haber realizado un copiar o cortar, el comando pegar se refiere tanto a los datos como a los diversos formatos aplicados a la celda o celdas copiadas. Calc permite elegir qu caractersticas queremos pegar en la celda destino. Para ello, acceda al men Editar -> Pegado especial, o Ctrl + Mays + V.
Es importante tener presente que la opcin de Pegado especial... no se encuentra disponible si hemos utilizado el comando Cortar.
Seleccin: marcar los recuadros necesarios para filtrar qu tipo de atributos/propiedades/informacin se quiere copiar. Operaciones: realizar operaciones entre rangos. Opciones: Ignorar celdas vacas: no pega las celdas en blanco que existieran en el rea de origen en el rea de pegado. Es decir, si en el rea de origen hemos seleccionado celdas que estuvieran en blanco. Trasponer: cambia la orientacin de los datos copiados al ser pegados, es decir las filas se convierten en columnas y las columnas en filas. Vincular: este botn realiza una copia vinculada del rango de origen en la zona de destino. Bsicamente lo que hace es introducir en las celdas de destino la referencia a la celda de origen que le corresponde, de modo que si se modifica un valor en la celda de origen, se modificar en la de destino. Desplazar celdas: se definen las opciones de desplazamiento de las celdas al pegar la seleccin. La seleccin no sustituye las celdas destino sino que las desplaza y ocupa su lugar.
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Desplazar hojas
En ocasiones, es necesario mover datos de una hoja de clculo a otra, o bien, copiarlos. Esta operacin se puede llevar a cabo desde la opcin del men Editar -> Hoja -> Desplazar/Copiar.
Al seleccionar mover/copiar aparecer un cuadro de dilogo que ofrece las siguientes posibilidades de desplazamiento: Al documento. Permite copiar los datos de la hoja de clculo a un nuevo documento o bien, desplazarlo dentro del archivo actual. En esta ltima opcin especificar Insertar delante de cul de las hojas de clculo existentes desplazar los datos. Por ltimo, dentro de esta opcin, se pueden mover los datos al final de la ltima hoja seleccionando Desplazar a la ltima posicin.
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Operar
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Emplear frmulas bsicas
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Formas de operar
En las celdas de la hoja de clculo es posible introducir distintos tipos de datos o bien, frmulas . Si se selecciona una celda y se introducen datos en ella, estos datos aparecen en dos lugares: En la celda activa. En la Barra de Frmulas.
Para realizar una operacin matemtica, puede escribirla directamente en la celda. Por ejemplo, puede escribir "=3*5". Al pulsar Intro, ver que la celda muestra el valor 15. Si selecciona la celda, en la barra de frmulas aparecer "=3*5", mientras que la celda seguir mostrando el resultado, es decir, 15. Si no escribe el signo igual, tanto la celda como la barra de frmulas mostrarn el texto "3*5", que Calc interpretar como una secuencia de texto, y no un nmero ni una operacin matemtica. Suponga el siguiente ejemplo de factura:
La casilla E2 muestra el resultado de multiplicar la cantidad de artculos por su precio unitario. Esto podra hacerlo directamente, escribiendo "=1x5" en la casilla. Sin embargo, si cambia la cantidad (1) o el precio (5), tendra que modificar el subtotal (casilla E5) manualmente. Para evitar esto, en la casilla E5 se introducir lo siguiente: "=A2*D2". As, cada vez que A2 o D2 cambien, E5 se actualizar automticamente. Para introducir este valor ("=A2*D2"), hay varios mtodos: Escribir directamente "=A2*D2" (sin las comillas) y pulsar Intro. Escribir "=", hacer clic con el ratn en A2, escribir "*", hacer clic con el ratn en D2 y pulsar Intro. Men Insertar -> Funcin (o teclas CTRL + F2), para acceder al men de las Funciones. Una vez en el men, si se ha decantado por las funciones, tendra que localizar la funcin Producto y pulsar en Siguiente:
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Una vez que pulse Siguiente, pulse en el campo Nmero 1, y en el botn que hay a la derecha, para que la ventana del men Producto se minimice y usted pueda seleccionar la celda A2. Repita el procedimiento para Nmero 2 y D2 y pulsen en Aceptar:
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Calcular el promedio
La funcin promedio resulta de gran utilidad a la hora de calcular la media aritmtica de una serie de nmeros. La funcin se introduce del siguiente modo: =PROMEDIO(n1;n2;n). De este modo, si los siguientes nmeros: 1,2,4,6 estn en las celdas A1, A2, A3 y A4 respectivamente, la funcin promedio: =PROMEDIO(A1:A4) obtendra el resultado de 3.25.
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Extender una frmula
Volviendo al ejemplo de la factura, ya se ha visto cmo calcular el producto del precio unitario por el nmero de unidades:
Una vez que tiene calculada la frmula en la celda E2, tendra que actualizarla para que sea vlida en E3. Puede hacerlo manualmente, pero no sera operativo. Para agilizar este procedimiento, use el botn de llenado automtico: seleccione la celda E2, pulse en el cuadrado negro de abajo a la derecha y arrstrelo por todas las celdas que desee. La funcin =A2*D2 se ir actualizando a =A3*D3 en la fila 3, =A4*D4 en la fila 4... Si se desea que una celda no se actualice al usar el botn de llenado automtico, introduzca el carcter $ delante. Por ejemplo, si la frmula inicial es =A$2*B2, se actualizar =A$2*B3, =A$2*B4... Puede estudiar el siguiente fichero para ms informacin sobre frmulas.
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Herramientas
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Bsqueda del valor destino
En ocasiones puede ser til pedir a Calc que despeje una incgnita en una ecuacin. Suponga una frmula de intereses anuales: I = C*i*n Si I son los intereses anuales, C es el capital, i es el tipo de inters y n es el nmero de aos, qu capital necesito para generar 15000 euros de Inters, al 7,5% a 1 ao? I= 15000 euros. C es el capital, desconocido. i es el inters, del 7,5%. n es el nmero de aos, 1. Genere una hoja de clculo en el que tenga una celda para cada uno de los datos anteriores. D un valor aleatorio a C (la incgnita) y escriba correctamente la frmula (producto de los tres datos C, i y n). Dirjase al men Herramientas -> Bsqueda del valor destino. En el dilogo, indque cul es la celda de la frmula, cul es la incgnita y qu valor desea obtener como resultado en la frmula. Pulse aceptar y Calc realiza el clculo por usted:
Para que I sea 15000, la incgnica C debe tener el valor de 200000 euros.
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Operaciones mltiples
El comando Datos -> Operaciones mltiples proporciona una herramienta de planificacin para preguntas "qu pasara si...". En la hoja de clculo, escriba una frmula para calcular un resultado a partir de los valores que estn guardados en otras celdas. A continuacin, defina un rango de celdas en el que introduzca unos valores fijos y el comando "Operaciones mltiples" calcular los resultados utilizando la frmula. En el campo Frmulas debe ingresarse la referencia de celda de la frmula que se aplicar al intervalo de datos. En los campos Columna de la celda de entrada/Fila de la celda de entrada debe ingresarse la referencia de celda a la celda correspondiente que forma parte de la frmula. Esto se explica con el siguiente ejemplo: supongamos que fabrica juguetes y que los vende a 10 USD cada uno. La fabricacin de cada juguete cuesta 2 USD, a lo que hay que agregar unos costes fijos de 10.000 USD al ao. Cul ser el beneficio obtenido en un ao si vende un nmero especfico de juguetes?
1. Para calcular la ganancia, introduzca un nmero cualquiera como cantidad (nmero de piezas vendidas), en este caso 2000. La ganancia se obtiene de la frmula Ganancia=Cantidad * (Precio de venta - Gastos detallados) - Gastos fijos. Introduzca esta frmula en la celda correspondiente. 2. Dentro de la columna D ingrese las ventas anuales, una debajo de la otra, por ejemplo, 500 a 5000, en saltos de 500. 3. Seleccione el rango D2:E11, y las celdas en la columna E estn vacas. 4. Active el dilogo Datos - Operaciones mltiples. 5. Con el cursor en Frmulas, haga clic en B6. 6. Posicone el cursor dentro del campo de celda de entrada de columna y haga clic en la celda B5. Esto significa que B5, la cantidad, es la variable dentro de la frmula, la cual es reescrita por el valor seleccionado de la columna. 7. Acepte. Ver las ganancias en diferentes cantidades en la columna E.
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Rastrear
Si quiere visualizar fcilmente todas las celdas que participan en una frmula, sitese en la celda que contiene la frmula y utilice la herramienta Detectar -> Rastrear los precedentes:
Puede ver que tanto la celda de Actitud, como la de Actividades y la de Exmenes participan en la frmula de Promedio. Para eliminar esta informacin visual, elija la herramienta Detectar -> Borrar rastro de los precedentes. La herramienta inversa (Rastrear los dependientes) informa de qu frmulas (celdas) estn afectadas de alguna manera por la celda seleccionada:
Aqu puede ver cmo la celda Actitud participa en la frmula de Promedio.
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Grficos
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Asistente
Una de las funcionalidades ms tiles de Calc es la de representar grficamente unos datos. Suponga que dispone de la siguiente tabla:
Los datos, vistos de forma numrica, no son tan fciles de interpretar o estudiar que si se representan de forma grfica:
Los pasos para representar grficamente unos datos son: Seleccionar los datos. Men Insertar Grfico: aparece un ASISTENTE.
Elegir tipo de grfico y pulsar en Siguiente. Elija el rango de datos e indique si quiere que la primera fila y/o la primera columna aparezcan como etiquetas de los diferentes ejes.
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Una vez que pulse en Siguiente, aparece la siguiente pgina que le permite configurar ms en profundidad qu datos aparecen en qu parte del grfico.
Pulse en Siguiente para acceder a la ltima pgina del asistente y configurar los aspectos correspondiente a las etiquetas de ttulo, subttulo...
Estas opciones le permiten mostrar los mismos datos de mltiples formas:
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Modificar
Una vez creado un grfico, se puede modificar. Para ello, hay que hacer doble clic sobre el grfico. Una vez que se ha hecho doble clic sobre el grfico, se est en el modo Editar. A continuacin, pulse con el botn derecho sobre el grfico, para acceder al men contextual:
Tipo de grfico: permite cambiar de barras a crculo, p. e. Rangos de datos: modificar qu datos se representan. En el modo Editar, puede hacer ms cosas, como mover el grfico dentro de su marco, modificar los ttulos...
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Pictogramas
Un pictograma es un grfico en el que, en vez de usarse, por ejemplo, barras de un determinado color, las barras se rellenan con una determinada imagen. Para hacer un pictograma, lo primero es cargar la imagen deseada en LibreOffice, para poder usarla posteriormente en Calc: En LibreOffice Draw, acceda al men Formato Relleno. Importe la imagen que desea usar posteriormente. Posteriormente, en LibreOffice Calc: Editar el grfico (doble clic sobre l). Poner el ratn encima. Al mover el ratn sobre la representacin de los datos, aparece "serie... punto... valor...". Hacer doble clic. En la pestaa rea Relleno Mapa de bits, elija la imagen previamente cargada en Draw. A continuacin se muestra un pictograma de un diagrama de barras en el que las barras se han rellenado con una imagen de una moneda de un euro:
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Calc como base de datos
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Introduccin
La estructura de una hoja de clculo es una tabla. Esta estructura se presta a que los datos puedan ser tratados como una base de datos, en la que: Cada hoja sera una tabla de la base de datos. Cada fila sera un registro de la tabla. Cada columna sera un campo de la tabla. Cada celda almacenara el valor que toma ese campo (columna) de ese registro (fila). Calc ofrece muchas herramientas y funciones que permiten el tratamiento de esos datos, de forma similiar a como si estuviramos en una aplicacin de gestin de base de datos.
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Filtrar
Un filtro es una lista de condiciones que debe cumplir una entrada para ser mostrada. Para filtrar la visibilidad de los datos, y mostrar slo los datos que cumplen uno o varios criterios, se deben seguir alguno de estos pasos. Seleccione las celdas etiquetas de los campos, y pulse en: Men Datos -> Filtro -> Filtro automtico: ofrece un men desplegable en cada campo con filtros tpicos. Suponga la siguiente tabla:
Aparecen unas flechas en cada etiqueta de campo. Al pulsar sobre cualquiera de ellas, Calc ofrece la posibilidad de mostrar slo los 10 primeros registros, o slo los registros cuyo campo seleccionado est en blanco (o no est en blanco), o slo los que contengan un determinado valor:
Men Datos -> Filtro -> Filtro estndar: permite personalizar o configurar el filtro an ms, combinando distintas posibilidades o distintos criterios en los diferentes campos.
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Tambin existe la posibilidad de configurar an ms los filtros, con la opcin de Filtro avanzado. Para ello: Copie en un rea vaca de la hoja los encabezados de columna de las reas de hoja que sern filtrados, y luego, introduzca el criterio para el filtro en una fila situada mas abajo de los encabezados. Los datos dispuestos horizontalmente en una fila estarn siempre conectados mediante el operador lgico AND, mientras que los dispuestos verticalmente en una columna lo estarn mediante el operador OR. Una vez creada la matriz de filtro, seleccione las reas de la hoja que se deben filtrar. Abra el dilogo Filtro especial mediante Datos -> Filtro -> Filtro especial y defina las condiciones del filtro. A continuacin pulse Aceptar; comprobar que las nicas filas visibles son aquellas de la hoja original cuyo contenido cumple los criterios de filtro. Las dems filas se han ocultado de forma temporal; para hacer que reaparezcan utilice la orden Formato -> Fila -> Mostrar. Suponga el siguiente ejemplo:
Imagine que la tabla contiene muchas ms filas. Para crear un filtro avanzado, copie la fila 1 ms adelante, en un rea vaca, por ejemplo, en la fila 20. Introduzca las condiciones de filtro asociadas con "O" en las filas 21, 22, etc. El rea tendra este aspecto:
Elija Datos -> Filtro -> Filtro especial y a continuacin seleccione el rea A20:E22. Despus de pulsar Aceptar se mostrarn nicamente las filas filtradas (mes Enero o Predeterminado menor que 160.000). El resto de filas quedarn ocultas.
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Ordenar
Puede ordenar una tabla (hoja de clculo) en funcin de diferentes criterios. Para ello, acceda al men Datos -> Ordenar, seleccionando previamente los datos que desea ordenar. Suponga el siguiente ejemplo, de las notas de un examen:
Si le interesa saber qu alumnos han sacado mayor puntuacin en el problema tres, seleccione las filas, pulse sobre el men Datos -> Ordenar y configure el dilogo como sigue:
Calc ordenar las filas (registros) de mayor a menor valor de la columna D (nota del P3). Si hay varias filas (registros) con el mismo valor en D3, Calc ordenar esas filas de menor a mayor valor de la columna G (nota del P4). El resultado sera el siguiente:
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Validar
Calc permite al usuario definir unas reglas de validez, de manera que en una determinada celda se permita la introduccin de datos que cumplan las reglas de validez previamente definidas. Las entradas no vlidas se rechazarn, excepto: Si ya haba un valor no vlido. Si se arrastra y se suelta un valor no vlido. Si se copia un valor no vlido y se pega. Seleccione la celda para la que va a definir las reglas y acceda al men Datos -> Validez:
En "Permitir", deje Todos los valores para no establecer ninguna regla de validez, o elija el tipo de dato vlido. Configure el resto de opciones si lo desea. En la pestaa "Ayuda sobre la entrada", introduzca un mensaje explicativo que Calc mostrar cuando se seleccione la celda, para recordarle las reglas de validez. En la pestaa "Mensaje de error", configure qu mensaje muestra Calc si el usuario no respeta las reglas de validez, y qu debe hacer Calc con el dato introducido: respetarlo, rechazarlo... Se puede comprobar Herramientas Detective Marcar datos incorrectos
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rea de base de datos
Puede definir un rea de celdas en una hoja de datos para utilizarla como base de datos. Cada fila de esta rea de base de datos corresponde a un registro de base de datos y cada celda de una fila corresponde a un campo de base de datos. Puede organizar, agrupar, buscar y realizar clculos en el rea, del mismo modo que en una base de datos. Para definir el rea: Seleccione el rea de celdas que desee definir como rea de base de datos. Seleccione Datos -> Definir rea. En el cuadro Nombre, introduzca un nombre para el rea de base de datos. Haga clic en Opciones. Especifique las opciones del rea de base de datos. Haga clic en Aceptar. Una vez definida el rea, cada vez que tenga que efectuar operaciones relacionadas con las mencionadas anteriormente, puede aplicarlas fcilmente seleccionando el rea previamente, mediante el men Datos -> Seleccionar rea. Una vez seleccionada el rea, si quiere filtrarla, por ejemplo, acceda a Datos -> Filtro... Adems, Calc ofrece mltiples funciones relacionadas con el manejo de las bases de datos:
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Piloto de datos
En ocasiones, el usuario dispone de una serie de datos que no quiere modificar, pero que s querra analizar en profundidad. Por ejemplo, el usuario podra querer ordenarlos, filtrarlos, ocultar algunas columnas/filas... El Piloto de datos permite combinar, comparar y analizar grandes cantidades de datos. Se pueden ver distintos tipos de resmenes de los datos fuente, as como mostrar detalles de las reas de inters y generar informes. Las tablas creadas mediante el Piloto de datos son interactivas. Los datos se pueden disponer, redistribuir o resumir segn distintos puntos de vista. Suponga el siguiente ejemplo, en el que se dispone de una tabla en la que se han ido anotando los servicios tcnicos a domicilio que han hecho tres tcnicos de la empresa los primeros 7 das hbiles del mes.
Para cada salida (registro), se ha indicado la zona a la que se ha desplazado, el da, la complejidad de la reparacin, el importe cobrado y el tcnico que lo ha realizado. Para crear una tabla de datos, siga estos pasos: Seleccione una celda cualquiera de la tabla. Acceda al men Datos -> Tabla del piloto de datos -> Crear. Calc seleccionar automticamente toda la tabla. En el dilogo, elija Seleccin actual y pulse Aceptar. Se abrir el dilogo de Piloto de datos.
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En este dilogo, puede crear la tabla que desee, segn lo que quiera analizar. Por ejemplo, si desea conocer el importe total que ha cobrado cada tcnico, organizado por zonas, arrastre el campo Zona a "Campos de filas", el campo Tcnico a "Campos de columnas" y el campo Precio a "Campos de datos":
Finalmente, pulse en Aceptar. Calc crea una nueva hoja y genera la tabla deseada:
Una vez generada la tabla de inters, el usuario puede modificarla haciendo clic con el botn derecho sobre la tabla -> Editar el diseo. As se accede de nuevo al dilogo del Piloto de datos. Si pulsa sobre Ms, puede ver opciones adicionales, como la de mostrar u ocultar la columna de totales. Si la desactiva, el resultado es el siguiente:
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Si, en el dilogo del Piloto de datos, hace doble clic sobre "Suma - Precio", Calc le ofrece distintas posibilidades de clculo de los datos que hay en ese campo:
Por defecto, Calc ha sumado todos los importes, pero podra haber contado cuntos importes haba, o bien cul fue el mximo/mnimo... En la tabla generada por el Piloto de datos no se actualizan automticamente los cambios que se produzcan en los datos brutos. Para actualizarlos, haga clic con el botn derecho sobre la tabla del Piloto de datos y elija Actualizar. Puede, adems, aadir una dimensin adicional al Piloto de datos, lo que le permitira, por ejemplo, filtrar los datos mostrados en funcin del valor de otro campo. Para esto, acceda al modo de edicin del Piloto de datos y arrastre el campo Complejidad a "Campos de pgina". Pulse en Aceptar. Puede observar que, en la hoja de clculo aparece el filtro segn la Complejidad. Si elige un valor, en la tabla del Piloto de datos se mostrar el total de euros cobrados por cada tcnico en partes de la Complejidad sealada:
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Compartir documento
Calc permite que varios usuarios a la vez accedan a una misma hoja de clculo y la modifiquen. Algunos comandos no estn disponibles (aparecern atenuados) cuando la opcin de Compartir documentos est activa. Si un usuario desea que varias personas puedan acceder y modificar un documento a la vez, debe elegir el men Herramientas -> Documento compartido para activar las caractersticas de colaboracin para este documento. Se abre un dilogo donde el usuario puede elegir habilitar o deshabilitar la opcin compartir. Si el usuario habilitada la opcin compartir, el documento ser guardado en modo compartir, que tambin se muestra en la barra de ttulo.
Cada uno de los usuarios que desee colaborar debe rellenar el apartado de Datos del usuario del men Herramientas -> Opciones -> LibreOffice Cada vez que un usuario abra un documento Calc que est habilitado para ser compartido, ver un mensaje que indica que el documento est en modo compartido y que algunas caractersticas no estn disponibles en este modo. Despus de hacer clic en Aceptar, el documento se abre en modo compartido. Cuando varios usuarios estn modificando el documento y uno de ellos quiere guardar las modificaciones, el funcionamiento de Calc sera el siguiente: Si el documento no fue modificado y guardado por otro usuario desde que el usuario A abri el documento, el documento se guarda. Si el documento fue modificado y guardado por otro usuario mientras el usuario A tena abierto el documento: Si los cambios no crean conflicto, el documento ser guardado. Si hay conflicto en los cambios, el dilogo de resolver conflictos se mostrar. El usuario A debe decidir por los conflictos qu versin muestra ("Mostrar principal" o "Mostrar otros"). Cuando todos los conflictos son resueltos, el documento es guardado. Mientras que el usuario A resuelve los conflictos, ningn otro puede guardar el documento compartido. Si otro usuario intenta guardar el documento compartido, tendr que resolver los conflictos en este momento. El usuario A ver un mensaje avisando de que una fusin est en progreso. El usuario A podra cancelar el comando de guardar por ahora, o reintentar guardar ms tarde. Cuando un usuario guarda exitosamente una hoja de clculo compartida, el documento ser recargado despus de darle al comando guardar, de manera que la hoja de clculo muestre la ltima versin de todos los cambios que fueron guardados por todos los usuarios. Un mensaje muestra que "los cambios externos se han aadido" cuando otro usuario hizo cambios en algunos de los contenidos.
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Macros
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Qu son?
Una Macro de Calc se puede definir como un conjunto de instrucciones para automatizar procesos. Es un programa dentro de LibreOffice creado por un usuario. Aunque se pueden encontrar en otros elementos de LibreOffice, su utilidad principal se da en CALC. Calc permite dos enfoques para crear macros: Un enfoque sencillo: grabar acciones y repetirlas. Un enfoque ms complejo pero que permite muchas ms posibilidades: programar en LibreOffice Basic.
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Administrar
En Calc, un mdulo es una especie de fichero que contiene Macros. En el men Herramientas -> Macros -> Organizar macros -> LibreOffice Basic obtendr acceso al siguiente dilogo:
En este caso, por ejemplo, existe el Mdulo 1 en el que hay una Macro (un programa) llamada Main. Para almacenar o guardar las macros, hay tres posibilidades: En la carpeta Mis macros se almacenarn las Macros creadas por los usuarios. En Macros de LibreOffice puede ver las macros que vienen en LibreOffice cuando instala la aplicacin. Debajo de "Macros de LibreOffice" aparecen los nombres de todos los documentos abiertos en este momento. Puede guardar una macro o un mdulo de macros en un documento cualquiera. Esas macros sern funcionales slo en ese documento. Si almacena las Macros en "Mis macros", podr usarlas en cualquier documento de su equipo. Sin embargo, si cambia el documento de equipo, las macros no sern accesibles. Si almacena las Macros en un documento en concreto, podr enviar o mover el documento, y las macros seguirn en el documento. Las Macros son programas y, por tanto, conllevan un cierto riesgo, ya que podran tener cdigo malicioso; su ejecucin podra tener resultados no deseables en sus documentos. Calc permite configurar el nivel de Seguridad con respecto a las Macros. En el men Herramientas -> Opciones -> LibO -> Seguridad -> Seguridad de macros se le ofrecen niveles: muy alto, alto, medio, bajo.
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Crear
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Grabar
La forma ms sencilla de crear una Macro en LibreOffice se aplica, especialmente, en tareas repetitivas, y consiste en grabar esas tareas una vez para poder ejecutar lo grabado (la macro) cada vez que lo desee. La opcin de Grabar Macro no est disponible por defecto. Para activarla, siga estos pasos: Men Herramientas -> Opciones -> LibreOffice -> General -> Habilitar las caractersticas experimentales (inestable). Acceda al men Herramientas -> Personalizar, elija la barra de herramientas en la que quiera que aparezca, pulse el botn Agregar, seleccione la categora Basic y el comandos Grabar Macro. Por ejemplo, suponga que en todos sus documentos efecta siempre estos pasos: Seleccionar las tres primeras celdas. Unirlas Formato negrita. Escribir Emergya Centrar. Antes de hacer estos pasos, pulse sobre el botn Grabar Macro ( dnde guardarla. Cada vez que abra un nuevo documento o acceda a una nueva hoja, si quiere, puede ejecutar todas las tareas anteriores simplemente accediendo al men Herramientas -> Macros -> Ejecutar macro y ejecutando la Macro adecuada. ). Al acabar de ejecutar el ltimo paso, pulse el botn
. Se abrir automticamente el dilogo de Organizar Macros, para que el usuario decida cmo llamar la Macro y
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Programar
Para programar una macro debe seguir estos pasos: Men Herramientas Macros Organizar macros LibreOffice Basic. Elegir la localizacin del mdulo en el que va a guardar la macro. Por ejemplo, en Mis macros o en el propio documento. Si quiere crear un nuevo mdulo, pulse en Organizador, seleccione la carpeta dentro de la que va a crearlo y pulse en Nuevo. Asigne un nombre a la macro. Pulse en Nuevo. A continuacin, Calc abre el editor:
Aprender a programar en LibreOffice Calc se sale de los objetivos de este curso. A modo de ejemplo se incluye esta hoja de clculo. Acceda a la Macro que incrementa el valor de una celda y que est guardada en el propio documento. Ejectela pulsando sobre el botn de la hoja de clculo si quiere ver su funcionamiento.
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Asociar a un objeto
A veces puede resultar tedioso tener que acceder al men correspondiente para ejecutar una Macro: Men Herramientas -> Macros -> Ejecutar macro. Buscar el mdulo, seleccionar la macro y pulsar en Aceptar. Calc permite introducir un objeto en la hoja de clculo y asociar la pulsacin sobre el objeto con la ejecucin de la Macro. Para ello, siga estos pasos:
Inserte el objeto en la hoja de clculo (por ejemplo, un botn de la Galera, como por ejemplo este: Haga clic con el botn derecho sobre el objeto y elija Asignar macro... Localice la Macro y pulse en Asignar y, posteriormente, en Aceptar. Cada vez que pulse sobre el objeto se ejecutar la macro.
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Eventos
Adems de ejecutar una macro manualmente, Calc permite asociar su ejecucin a un EVENTO, como por ejemplo a la apertura de un documento. Para ello, una vez que ha creado la macro y la ha guardado, elija el men Herramientas -> Personalizar y pulse sobre la pestaa Eventos:
Elija: A qu evento quiere asociar la Macro. Qu macro quiere asignar (mediante el botn Macro). Dnde quiere guardar esa informacin de evento. Por ejemplo, si elige "Abrir documento" y guarda el evento en el documento, cada vez que abra ese documento, se ejecutar la Macro.
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Modificar el aspecto
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Alto de la fila
Por defecto, Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. Pero en ciertas ocasiones puede interesar aplicar un alto diferente. Esto se puede hacer de varias formas: Si se acerca el cursor hasta el margen derecho, a la zona en la que aparece la numeracin de las filas, y se sita junto en la unin de dos filas, el cursor cambiar de apariencia, adoptando la de una flecha doble. Si en este momento se arrastra hacia abajo y hacia arriba, se modificar la altura de la fila. Si hace doble clic, se ajusta el alto de la fila al contenido de sus celdas de forma automtica. Esto se repite en todas las filas seleccionadas. Si se conoce el valor exacto de la altura de la fila, en el men Formato, se elige el comando Fila y en el siguiente desplegable Alto... Tras esto nos aparecer un cuadro de dialogo que nos pide el valor de la altura de la fila:
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Ancho de la columna
Al igual que para las filas con el Alto, la columnas pueden ser ajustadas en el ancho. No obstante, existe una diferencia fundamental, ya que el ancho de la columna no se ajusta automticamente por defecto al contenido de la celda . Si el contenido no cabe en la celda, este invadir la celda contigua, siempre que est vaca, en caso contrario los datos quedarn ocultos.Se puede ajustar el ancho de la columna de las siguientes formas: Si se acerca el cursor hasta la parte superior, en la zona en la que aparecen las letras que designan las columnas y se sita en la unin de dos columnas, el cursor cambia de apariencia, adoptando la de una flecha doble. Si en este momento se arrastra hacia derecha e izquierda, se modifica la anchura de la columna. Si hace doble clic, se ajusta el ancho al contenido de la celda de forma automtica. Esto pasar en todas las columnas seleccionadas. Si se conoce el valor exacto de la anchura de la columna, en el men Formato, se elige el comando Columna y en el siguiente desplegable Ancho... Tras esto aparecer un cuadro de dialogo qu pide el valor de la anchura de la columna.
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Ocultar y mostrar filas y columnas
Calc ofrece la posibilidad de ocultar filas, de modo que, aunque existiendo a todos los efectos, esta no se muestra en la hoja. Para conseguir esto, seleccionar una celda de la fila que se desee ocultar, o bien seleccionar la fila completa. Una vez hecho esto, acceder al men Formato -> Fila y seleccionar Ocultar . Como se ha comentado, la celda contina existiendo a todos los efectos; si alguna celda de esa fila contiene algn dato que se usa en otro lugar de la hoja, ese dato seguir existiendo. El nmero de la fila oculta no aparece. Esto no ocurre al eliminar una fila, cuando la numeracin se reajusta. Para visualizar nuevamente una fila que se oculta, en primer lugar seleccionar las filas anterior y posterior a la que se encuentra oculta. Una vez hecho esto, se accede al men Formato, se selecciona el comando Filas y se elige Mostrar. El procedimiento para ocultar/mostrar columnas es equivalentes.
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Ocultar celdas
Si se selecciona una celda y se accede al men Formato -> Celda, en la pestaa "Proteccin de celda", puede configurar la celda para ocultarla:
Si oculta una celda, su contenido seguir mostrndose en pantalla, pero no se imprimir.
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Fijar filas/columnas
Si una hoja de clculo tiene un tamao considerable y no se pueden ver todas sus celdas a la vez, ser necesario usar las barras de desplazamiento. Al desplazarse por la hoja de clculo mediante estas barras, se dejan de ver las primeras filas/columnas. En muchas ocasiones, estas primeras filas/columnas son etiquetas informativas que describen la naturaleza de los datos que contienen las celdas de esas filas/columnas. Puede ser necesario que esas primeras filas/columnas no dejen de verse nunca. Para ello, seleccione la 1 celda de la fila/columna que no quiera fijar. Si va a fijar tanto filas como columnas, seleccione la primera celda que no quiera que sea fija. A continuacin, pulse en el men Ventana -> Fijar. Para deshacer esta situacin, pulse de nuevo sobre el men Ventana -> Fijar.
Observe que puede ver el ltimo dato de la tabla (fila 104, columna 45), a la vez que las dos primeras filas y las dos primeras columnas.
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Dividir ventana
En ocasiones es necesario visualizar a la vez diferentes partes de una misma hoja de clculo. Por ejemplo, puede que la frmula de una celda est afectada por el dato de otra celda. Si estas dos celdas estn muy separadas en la hoja de clculo, en principio no se podra ver las dos a la vez. Calc ofrece una herramienta para conseguir esto: men Ventana -> Dividir. Si se coloca en la primera fila/columna y accede al men Ventana -> Dividir, podr ver el mismo documento en dos subventanas diferentes:
Si selecciona una celda y pulsa en Ventana -> Dividir, podr ver la ventana en 4 subventanas diferentes, y mostrar 4 partes diferentes de la misma.
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Formato
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Asignar formato numrico
Al introducir un dato en una celda, Calc alinear los nmeros a la derecha y el texto a la izquierda. Calc intentar, asimismo, aplicar un formato. Por ejemplo, al escribir en una celda 24-6-01 y pulsar la tecla Intro para fijar ese valor, Calc automticamente interpreta ese dato como una fecha y lo transforma 24/06/01. Si el nmero es muy grande y no cabe en la dimensin de la celda, Calc aplicar el formato cientfico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretacin de esta expresin es fcil: el E+9 equivale a 10Exp(9), 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Si an de este modo, el numero no cupiese en la celda, sta aparecer rellena de los smbolos de almohadillas: ###########. Como comentamos anteriormente, lo normal ser esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos. Para esto, en primer lugar se selecciona la celda o celdas en cuestin y se accede al men Formato y se ejecuta el comando Celdas. Con esto, Calc mostrar el cuadro Formateado de celdas:
En este cuadro se dispone de una gran cantidad de posibilidades para establecer la configuracin de la apariencia de los datos. Por ejemplo, se puede asignar formatos numricos tales como signos monetarios (opcin Moneda), formato de porcentajes (opcin Porcentaje), nmero de posiciones decimales (disponible en todos los formatos numricos: Nmero, Moneda, Porcentaje...). Nmero. Para la presentacin de nmeros en general. Porcentaje. Se multiplica por 100 el valor de la celda y se muestra el resultado con un smbolo porcentual. Moneda. Se hace constar el valor monetario usado (por ejemplo, XX ). Fecha. Diversos formatos que representan fechas. Hora. Se representan fechas y horas con varios formatos. Ciencia. El nmero 100000, por ejemplo, ser representado como 1E+05. Fraccin. Con varios dgitos (por ejemplo 12/25). Valor Lgico. Para valores booleanos. Texto. Es tratada como texto aunque en ella haya un nmero. Definidos por el usuario. Partiendo de uno existente, se crea un cdigo particular. Tambin se puede especificar si se desea que figuren separadores de miles y el nmero de decimales. Algunas de las opciones disponibles en el comando Celdas del men Formato, las podemos encontrar disponibles en los botones de la barra de herramientas Formato.
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Orientar la informacin
El men Formato de celdas permite modificar ms parmetros. Dentro de la ficha Alineacin, se puede modificar no slo la alineacin de los caracteres en las celdas, sino que incluso el grado de inclinacin que tendrn, o la posicin en vertical que ocuparn en celdas: texto agrupado en la parte superior, en la inferior, o en el centro de la celda.
El crculo permite marcar de una manera precisa el grado de inclinacin que se desea que tenga el texto. Forzar una presentacin en vertical resulta muy til para definir ttulos de filas cuando estas son muy altas.
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Fondo
En la ficha Fondo del cuadro Formateado de Celdas, se escoge un color para el fondo de la celda o del conjunto de celdas seleccionadas.
Tambin en la barra de herramientas de Formato puede usar los siguientes iconos para modificar el color de fondo de la celda.
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Bordes
La ficha Bordes permite escoger el tipo de lneas que rodearn las celdas seleccionadas (una sola o un conjunto de celdas), su grosor, estilo, posicin, etc. Para ello, siga estos pasos: Seleccionar la zona de hoja de clculo a la que le aplicaremos los bordes. En el men Formato, elegir el comando Celdas y en el cuadro Formato de Celdas marcar la ficha Bordes.
Dentro de la ficha Bordes, se puede escoger un tipo de lnea en el panel de la derecha de la ventana (titulado Lnea -> Estilos). Tambin es posible seleccionar un color de lnea en el desplegable Color, debajo del anterior. Es posible aplicar diversos estilos y colores de lnea a cada una de las zonas de trazado. El contenido de esta ventana variar en funcin de que tengamos varias o una sola celda seleccionadas. En el caso de tener seleccionadas varias celdas se podr elegir, adems del contorno del total de la seleccin, tambin el estilo de las lneas que separan las celdas.
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Proteger celdas
Calc permite proteger las celdas contra modificaciones. Para ello, siga los siguientes pasos: Seleccione las celdas que quiera proteger. Pulse en el men Formato -> Celdas... y elija la pestaa Proteccin de celda. Active la opcin correspondiente (est activa por defecto). Finalmente, proteja el documento (men Herramientas -> Proteger documento -> Hoja:
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Plantillas
Calc permite, al igual que otras aplicaciones de LibreOffice, el uso de plantillas. Acceda al bloque de Plantillas de Writer para ms informacin. Todo lo visto en ese bloque es de aplicacin aqu.
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Imprimir
Calc permite realizar la impresin de documentos obteniendo unos resultados profesionales. Para proceder a imprimir un documento, acceda al men Archivo y seleccione el comando Imprimir:
Las opciones estudiadas para Writer son vlidas para Calc. Adems, hay algunas opciones adicionales. Puede imprimir todas las hojas, o las hojas seleccionadas, o las celdas seleccionadas. Adems, puede configurar cmo CALC imprime la secuencia de pginas, en el men Formato -> Pgina:
Para asegurar la correcta impresin de los datos, puede utilizar los saltos de pgina en el men Insertar -> Salto de pgina -> Fila/columna. Para visualizar en el documento los saltos de pgina, acceda al men Herramientas -> Opciones -> View. Puede establecer el color para ver los saltos ms fcilmente. Para eliminar un salto de pgina: men Editar -> Eliminar el salto de pgina. Otra funcionalidad adicional en Calc permite que, cuando el documento es de gran tamao, se impriman en todas las hojas las filas/columnas que el usuario haya establecido como ttulos de filas/columnas. Para conseguirlo, se accede al men Formato -> Imprimir rangos -> Editar:
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En Fila/Columna que repetir, se pulsa sobre el botn en modo de flecha hacia arriba para minimizar la ventana, se seleccionan las celdas de la fila/columna que se quiera que aparezcan en todas las hojas del documento, y se vuelve a pulsar sobre el botn de flecha para volver a la ventana anterior. Finalmente, se pulsa en Aceptar.
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O bien pulsar CTRL + E.

Repetir en distintas hojas

Extender una frmula

Bsqueda del valor destino

Aqu puede ver cmo la celda Actitud participa en la frmula de Promedio.

Estas opciones le permiten mostrar los mismos datos de mltiples formas:

Si oculta una celda, su contenido seguir mostrndose en pantalla, pero no se imprimir.

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