SEPARATA 2: METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA (Parte 1)

METODOLOGIA
La metodologa de la auditoria administrativa (AA) tiene el propsito de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica. Las etapas de la metodologa de la AA son: Planeacin Instrumentacin Examen Informe Seguimiento

PLANEACION
La planeacin se refiere los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la AA para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de informacin, investigacin preliminar, proyecto de auditora y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante. OBJETIVO El propsito de la AA es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos. FACTORES A REVISAR Como primera medida se deben determinar los factores fundamentales para el estudio en funcin a dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos especficos que forman parte de su funcionamiento. PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPA PROPOSITO ESTRATEGICO

Planeacin - Visin - Misin - Objetivos - Metas - Estrategias/Tcticas

Definir el marco de actuacin de la organizacin

- Procesos - Polticas - Procedimientos - Programas - Enfoques - Niveles - Horizonte Organizacin - Estructura organizacional - Distribucin y divisin de funciones - Cultura organizacional - Recursos humanos - Cambio organizacional - Estudios administrativos - Instrumentos tcnicos de apoyo Direccin - Liderazgo - Comunicacin - Motivacin - Grupos y equipos de trabajo - Manejo del estrs, el conflicto y la crisis - Tecnologa de la informacin - Toma de decisiones - Creatividad e innovacin Control - Naturaleza - Sistemas - Niveles - Proceso - reas de aplicacin - Herramientas - Calidad ELEMENTOS ESPECIFICOS - Adquisiciones - Almacenes e Inventarios - Asesora externa - Asesora interna - Coordinacin

Disear e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organizacin

Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestin de la organizacin

Medicin del progreso de las acciones en funcin del desempeo

ATRIBUTO FUNDAMENTAL Abastecimiento de recursos Resguardo y canalizacin de recursos Soporte especializado con visin de negocio Asistencia para mejorar el desempeo Determina la unidad de accin

- Distribucin del espacio - Exportaciones - Globalizacin - Importaciones - Informtica - Investigacin y desarrollo - Marketing - Operaciones - Proveedores - Proyectos - Recursos financieros y contabilidad - Servicio a clientes - Servicios generales - Sistemas

Disposicin de instalaciones para flujo de trabajo Alternativa de expansin Apertura a un mercado mundial Insumos de origen extranjero Manejo alternativo de la informacin Innovacin del valor Desplazamiento y ubicacin de productos Generacin de productos y/o servicios con un valor agregado Suministro de insumos Promueven la unidad de propsito Manejo, registro y control de recursos Capacidad de respuesta Desarrollo de condiciones de operacin Definen la distribucin interrelacionada de componentes

FUENTES DE INFORMACION Representan las instancias internas y externas a las que puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor: a. Internas rganos de gobierno rganos de control interno Socios Niveles de la organizacin Unidades estratgicas de negocio rganos colegiados y equipos de trabajo Sistemas de informacin. b. Externas rganos normativos (oficiales y privados) Competidores actuales y potenciales Proveedores actuales y potenciales

Clientes o usuarios actuales y potenciales Grupos de inters Organizaciones lderes en el mismo giro industrial o en otro Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias y de calidad. Redes de informacin en el mercado global.

INVESTIGACION PRELIMINAR Una vez definida la direccin y los factores que se auditaran, se requiere de un reconocimiento o investigacin preliminar pata determinar la situacin administrativa de la organizacin, en esta etapa se requiere revisar la literatura tcnica y legal, informacin de campo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados. Este procedimiento puede provocar una reformulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir y brindar otra perspectiva; para realizar esta tarea se debe tomar los siguientes criterios: Determinar las necesidades especificas Identificar los factores que requieren de atencin Definir estrategias de accin Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue Describir la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores. Especificar el perfil del auditor. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA Teniendo la informacin preliminar en la cual se procede a: Propuesta Tcnica Programa de Trabajo

PROPUESTA TECNICA Naturaleza: Tipo de auditora que se pretende realizar. Alcance reas de aplicacin Antecedentes Recuento de auditoras administrativas y estudios de mejoramiento previos Objetivos Logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditoria administrativa. Estrategia Ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de recursos Justificacin Demostracin de la necesidad de instrumentarla. Acciones Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin Recursos Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos Costo Estimacin global y especfica de recursos financieros necesarios. Resultados Beneficios que se espera lograr Informacin complementaria Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

PROGRAMA DE TRABAJO Identificacin Nombre de la auditoria Responsable(s) Auditor a cargo de su implementacin rea(s) Universo bajo estudio. Clave Nmero progresivo de las actividades estimadas. Actividades Pasos especficos para captar y examinar la informacin. Fases Definicin del orden secuencial para realizar las actividades. Calendario Fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase. Representacin grafica Descripcin de las acciones en cuadros e imgenes. Formato Presentacin y resguardo de avances. Reportes de avance Seguimiento de las acciones. Periocidad Tiempo dispuesto para informar avances.

ASIGNACION DE LA RESPONSABILIDAD Con base en la magnitud o grado de complejidad, la organizacin debe designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente. La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en un directivo de lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de alguna de las reas de la organizacin, pero, cualquiera que sea , debe tener los conocimientos y experiencia necesarios en la implementacin de auditoras administrativas. Por otra parte, la organizacin puede optar por contratar un servicio externo especializado en la materia. Finalmente existe la posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la organizacin como personal externo. CAPACITACION Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipos designados, no solo en lo que respecta al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearan para la levantar la informacin, sino en todo el proceso para preparar la aplicacin e implementacin de la auditoria. Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las reas involucradas, la calendarizacin de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de informacin que se pretende captar, la distribucin de cargas de trabajo, el registro de la informacin, la forma de reportar y los mecanismos de coordinacin y supervisin establecidos. Asimismo se deben prever los requerimientos de apoyos audiovisuales, tcnicos y pedaggicos. Por tanto es necesario implementar una campaa de sensibilizacin en todos los niveles de organizacin para promover un clima de confianza y colaboracin ACTITUD La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva, lo que facilitar su tarea y estimulara la participacin activa del personal de la organizacin.

Con el propsito de que surjan falsas expectativas tanto buenas como malas, es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que carezcan de sustento o hacer promesas que no se puedan cumplir. Esto significa que se debe apegar en todo momento a las directrices de la auditoria en forma objetiva. Es de destacar que la consistencia del proceso en su conjunto depende, en gran medida, de la seriedad y respeto que el personal responsable de la auditora muestre a los miembros de la organizacin, por lo que debe presentar una imagen profesional y mantener un trato personal estrictamente de trabajo. DIAGNOSTICO PRELIMINAR En esta fase, el diagnostico se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene de la organizacin como producto de su experiencia y visin; este acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que se pueda advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y desempeo en el trabajo. Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razn por la que surge la necesidad de auditar. Para ello, se deben considerar los siguientes elementos: Gnesis de la organizacin o Creacin de la organizacin o Cambios en su forma jurdica o Conversin de objeto en estrategias o Manejo de la delegacin de facultades Infraestructura o Esquema de operacin (procesos/funciones) o Modificaciones a la estructura organizacional. o Programacin institucional. o Nivel de desarrollo tecnolgico Forma de operacin o Desempeo registrado o Logros alcanzados o Expectativas no cumplidas o Proceso de toma de decisiones. Posicin competitiva o Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin. o Competencias centrales o Clientes, proveedores y competidores.

Esta primera aproximacin a la realidad de la organizacin debe identificar las causas y efectos que influyen en el comportamiento de todos y cada uno de los elementos bajo anlisis, as como sustentar los criterios para obtener y manejar la informacin de manera fluida y consistente para respaldar el proyecto de auditora administrativa, a partir de :

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Justificar la necesidad de auditar Determinar el alcance de la auditoria Determinar las acciones para atender las prioridades detectadas Establecer criterios para coordinar acciones. Cuantificar las necesidades de recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos. Conformar el equipo auditor y asignar responsabilidades. Desarrollar el marco de trabajo. Seleccionar en forma tentativa los indicadores de financieros y de gestin. Definir el cuerpo de tcnicas para captar la informacin. Seleccionar los enfoques para analizar y manejar la informacin. Precisar los mecanismos de decisin, supervisin y control. Especificar la forma y periodicidad para reportar avances.

BIBLIOGRAFIA: Franklin, Enrique Benjamn; AUDITORIA ADMINISTRATIVA GESTION ESTRATEGICA DEL CAMBIO (2007), Pearson Educacin, Mxico.