MANUAL DE REFRENCIA CONCEPTO Este manual de referencia est diseado para asistir al evaluador en el momento de llenar la hoja de trabajo

de las Actividades de Control y la Valoracin de los Riesgos. El manual de referencia presenta actividades para negocios comunes, objetivos ilustrativos, riesgos y puntos por acciones y actividades de control. Los listados en esta ltima columna pueden ser tiles en la identificacin de acciones dirigindolas a los riesgos y actividades de control relacionadas que pueden ayudar a asegurar las acciones que han llevado a cabo. Esta ltima columna tambin incluye indicadores del cumplimiento que pueden ser, particularmente tiles en un control efectivo. La segunda O.F.C. indica la categora en la cual se encuentra el objetivo (O- Operaciones, F-reportes financieros, CObediencia). Esta categorizacin no es precisa y puede variar con las circunstancias. Este manual no pretende mencionar cada objetivo a nivel de actividad, riesgos o puntos a enfocar. Puede ser, en todo caso, de ayuda para la identificacin de los artculos relevantes. MODELO GENERICO DE NEGOCIOS Las actividades que cubre el Manual de Referencia estn basadas en un modelo genrico de negocios de una empresa. El modelo genrico de negocios representa actividades mayores y es organizado por niveles, desde el ms alto y que busca cada vez haya puntos de vistas detallados. Presentacin I: el nivel de contexto es el ms alto. en este se presentan las interacciones de la empresa con las partes externas: los vendedores y los candidatos para el empleo; el numero de partes externes influye en la empresa incluyendo otra fuente de consumo, cuerpos pblicos, colaboradores, inversionistas y competidores. PRESENTACION II: el nivel de actividad presenta actividades mayores con la empresa , comprometiendo cinco valores en cada actividad apoyndolos por cuatro actividades de infraestructura entre vendedores y compradores la actividad incluye valores encadenados: Actividades de entrada Operaciones Actividades de salida Mercadeo y ventas Servicios en las

Actividades de infraestructura apoyando los valores encadenados actividades incluye:

Administracin Recursos humanos Desarrollo tecnolgico Adquisicin

ACTIVIDAD: ADQUISICIN

Objetivos Seleccionar los vendedores 1. Identificar a los vendedores que tienen la capacidad de conocer las necesidades de la entidad

O.F. C. O

Riesgos Seleccin inadecuada de vendedores, incluyendo las peridicas evaluaciones hechas a los vendedores existentes, la informacin que cada vendedor debe tener: -Especificaciones tcnicas -Requisitos ante la cantidad -Precios -Fechas de entrega

Puntos a enfocar por acciones/actividades de control Investigar y actualizar peridicamente las capacidades de los vendedores recalcando la calidad y capacidad de la produccin, precio (incluyendo el volumen o los descuentos ante el pago de contado y los trminos de la forma de pago), requisitos para que los pedidos sean entregados a tiempo, actual satisfaccin del cliente, condiciones financieras, estabilidad administrativas, posibles restricciones legales en el suministro de materiales requeridos y litigios pendientes. Actualizar peridicamente la informacin del vendedor basada en la ejecucin y especificacin de los contratos o las rdenes de compra (por ejemplo de los artculos, correccin de los errores o de los

2.La compra de los artculos slo sea a travs de vendedores legales y calificados y que se ajusten a las normas legales, los requisitos y los controles.

O, C

Informacin no disponible o incoherente acerca de actos fraudulentos u otras actividades impropias por parte de los vendedores.

problemas y el servicio). Repaso y revisin apropiada de las rdenes de compra. Comprobar los problemas de produccin relacionados con el agotamiento de los materiales y con las especificaciones. Frecuente comprobacin de las devoluciones. Desarrollo de la informacin en los vendedores y revaluarlos peridicamente para la toma de decisiones. Especificaciones de procedimientos para la notificaciones por parte de los vendedores dependiendo de los problemas que puedan presentarse y la investigacin apropiada que se debe seguir. El vendedor debe mantener la informacin actualizada. Revisar y aprobar las rdenes de compra. Asociacin del cdigo de conducta y monitoreo constantes. Consideracin de vas para la simplificacin de los procedimientos de investigacin por parte del vendedor. La comunicacin acerca de las adquisiciones para las operaciones que sea a tiempo al igual que para las necesidades de

3.Asegurarse de que hay un suministro adecuado de materiales.

La comunicacin de las operaciones y de las necesidades de cul actividad no sea completa. Inhabilidad por parte

Compra 4.Ordenar los artculos que requieren especificaciones apropiadas.

de los vendedores para suministrar las cantidades necesarias para una orden de prioridad o que haya una interrupcin en los suministros propios. Especificaciones de los productos inapropiados.

otras actividades. Utilizacin de los controles ya expedidos. Identificar a los vendedores suplentes. Utilizacin de los anlisis a largo plazo.

5.Pagar los apropiados.

precios

Repasar la existencia y revisar las especificaciones por medio de personal tcnico. Comprobar y analizar los problemas de produccin relacionados con las especificaciones del material; ejemplos indicadores de la ejecucin general y peridica las paradas de produccin, pedidos urgentes, desechos y el precio de los materiales y la variacin en las cantidades, mirar con atencin la informacin de la industria, los presupuestos u otras metas u objetivos preestablecidos. Comunicar las especificaciones de la produccin para la adquisicin de personal. Repaso apropiado y aprobacin de los contratos y los pedidos de compra. Informacin acerca Obtencin de ofertas de los precios competitivas para incompleta o adquisicin caducada. peridicamente. Considerar los volmenes de compra por medio de la determinacin del total de los materiales

6.Ordenar las cantidades apropiadas en el tiempo apropiado.

Informacin disponible incoherente en niveles invernaderos o las necesidades produccin.

no o los de en de

7.Actualizar la informacin de los vendedoras completamente y de acuerdo a lo reflejado al abrir rdenes de compra.

Informacin de la distribucin de los pedidos de compra no clara o no comunicada completamente. Los pedidos de compra no sean entrados al sistema en un tiempo base.

usados; combinacin de pedidos para obtener un descuento referente al volumen. Repaso apropiado de los pedidos de compra. Controlar las variantes en los precios de los materiales. Uso de contratos para entrega futura. Mantener los registros pasados de los inventarios exactos. Comprobar los programas peridicos de la produccin con la informacin de los inventarios y con otros pedidos requeridos. Repaso apropiado de las rdenes de compra. Uso de los pronsticos. Considerara la implementacin Just in time (justo a tiempo) o un inventario similar o una filosofa administrativa de produccin. Mandar las copias de los pedidos de compra al personal encargado. Numeracin de los pedidos de compra y verificacin peridica en el sistema, investigacin de los retrasos en la entrada de los datos del sistema. Especificacin de la forma de envo y fecha de entrega de los pedidos. Numeracin y estado de las rdenes de compra. Comparar la

8.Recibir los artculos pedidos en el tiempo fijado (ver el objetivo #2) de las actividades de entrada.

Informacin no disponible o incoherente de los artculos pedidos y no recibidos.

9.Mantener los registros actualizados con todos los pedidos de compra autorizados completamente y coherente.

O,F

Polticas y procedimientos para prevenir el uso inadecuado no autorizado.

informacin recibida con la informacin de los pedidos de compra y seguir los pedidos destacados. Verificar el cumplimiento de los vendedores en trminos de entrega a tiempo; seguimiento en caso de que el cumplimiento no sea el esperado Numeracin y estado de las rdenes de compra. Mantener una seguridad fsica de los pedidos de compra. Aprobacin de los pedidos de compra. Notificar a los vendedores de la compaa cuales son para la aprobacin de los pedidos de compra.