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Notions de tche et Activit

Notions de tche et Activit

Sommaire
1. Introduction..........................................................................................4
2. Dcoupage en tches..............................................................................4
2.1. Les caractristiques dune tche .........................................................5
2.2. Critres de dcoupage en Tches........................................................5
2.2.1. Tches dexcution .....................................................................5
2.2.2. Tches de coordination ou de dcision............................................6
2.2.3. Niveau dintervention...................................................................6
2.2.4. Le temps....................................................................................6
2.2.5. Les ressources............................................................................6
2.3. Autres aspects de la dfinition des Tches............................................7
2.3.1. Ladhsion des responsables des Tches.........................................7
2.3.2. La dfinition dobjectifs prcis.......................................................7
3. Introduction..........................................................................................1
4. Lordonnancement et la planification ........................................................1
4.1. Lordonnancement............................................................................1
4.1.1. Le principe dantriorit................................................................1
4.1.2. Localisation dans le temps............................................................1
4.2. Classification des activits:................................................................2
1/ Classement des activits selon leurs chances :.................................2
2-Classement des activits selon leur niveau de rendement :....................3
3/ Classement des activits selon leur complexit :..................................3
4 La planification ...................................................................................3
4.2.1. Le Planning.................................................................................3
4.2.2. Dates au plus tt et au plus tard...................................................4
4.2.3. Estimation des charges ...............................................................5
4.2.4. Exemple des outils de planification ................................................5
5. Introduction..........................................................................................1
6. Perte de temps du fait des autres ............................................................1
7. Perte de temps de notre fait ...................................................................2
8. Introduction..........................................................................................6
9. Sisoler.................................................................................................6
10. Ecoutez ..............................................................................................7
11. Dlguez.............................................................................................7
12. Introduction.........................................................................................1

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13. Les mauvaises habitudes.......................................................................1
14. Cinq Modles ...................................................................................2
15. Bien valuer la dure............................................................................3
16. Comment faire ? ..................................................................................3
17. Introduction.........................................................................................8
18. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................9
19. Agenda papier ou informatique...............................................................9
19.1. Lagenda papier : ........................................................................10
19.1.1. Les bonnes caractristiques :....................................................10
19.1.2. Les actions :...........................................................................11
19.1.3. Planning journalier :.................................................................11
19.1.4. Rpertoire tlphonique :..........................................................11
19.1.5. Pages de notes :......................................................................11
19.2. Lassistant lectronique (Organiser) :...............................................13
19.2.1. Les fonctions de lassistant :......................................................13
19.2.2. Saisie des donnes et fonctions spcifiques:................................14
20. Les logiciels de gestion (Outlook) : .......................................................15
20.1. Prsentation.................................................................................15
20.2. Fonctions du logiciel......................................................................15
20.3. Avantages du logiciel.....................................................................16
20.4. Inconvnients du logiciel :..............................................................16
20.5. Le couplage avec la tlphonie mobile :...........................................16
21. Les Plannings ...................................................................................17
21.1. Les matriels utiliss :...................................................................17
21.1.1. Les plannings fiches en T (ou paule),...................................18
21.1.2. Les plannings gouttires (ou bandelette),...............................18
21.1.3. Les plannings effaables...........................................................19
21.1.4. Les plannings magntiques ......................................................19
21.1.5. Les limites..............................................................................20
22. Les Documents utiles .........................................................................20
22.1. La check list ou liste de contrle......................................................20
22.2. Les post-it....................................................................................20
22.3. Lphmride...............................................................................20
22.4. Les imprims courants :.................................................................21
23. Introduction.........................................................................................1
24. Communiquer la responsabilit...............................................................1
24.1. Comment faire :.............................................................................1
25. La dlgation en neuf conseils................................................................2
25.1. Conseil 1........................................................................................2
25.2. Conseil 2........................................................................................2
25.3. Conseil 3........................................................................................2
25.4. Conseil 4........................................................................................3
25.5. Conseil 5........................................................................................3
25.6. Conseil 6........................................................................................3
25.7. Conseil 7........................................................................................3
25.8. Conseil 8........................................................................................3
25.9. Conseil 9........................................................................................3
26. Introduction.........................................................................................1
27. Gestion des tches................................................................................1
28. Gestion des Rendez-vous.......................................................................3
29. Outlook sur Internet et en tlphonie portable..........................................4
30. Introduction.........................................................................................1

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31. Quelques lois mditer.........................................................................1
31.1. La loi de Laborit.............................................................................1
31.2. La loi de Fraisse..............................................................................1
31.3. La loi de Murphy.............................................................................1
31.4. La loi de Parkinson..........................................................................1
31.5. La loi d'Illich...................................................................................1
31.6. La loi de TAYLOR.............................................................................1
32. Introduction.........................................................................................5
33. Mettre en uvre les bons outils..............................................................5
33.1. Lagenda et lchancier...................................................................6
34. Rangez, classez, listez...........................................................................6
35. Quelques principes conducteurs..............................................................7
35.1. Le principe dEisenhower..................................................................7
35.2. En conclusion.................................................................................7

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1.Introduction
Organiser son temps de travail, cest tout dabord arriver dterminer les
activits mener et envisager de les organiser en fonction de critres de
dlais, de cot ou de dpendances. Nous allons dans ce premier
document poser les bases du dcoupage de lactivit en tches et
prciser quelles seront les proprits de celles-ci.
Vous devrez ncessairement pour russir disposer dune comprhension
du contexte plus gnral de lactivit de votre service, de votre entreprise
et avoir la capacit de concilier des exigences contradictoires telles que :

les ressources disponibles et les attentes;


les priorits diffrentes des parties prenantes;
la qualit et la quantit.

La gestion des activits est une dmarche visant structurer, assurer et


optimiser le bon droulement des tches devant tre ralises dans le
cadre dune activit professionnelle.

2.Dcoupage en tches
Il est impossible darriver organiser son temps de travail si nous
labordons de manire globale et nous sommes alors dans lobligation de
le dcomposer en sous-ensembles dactivit fonction simple : les
tches.
Une tche est caractrise par des matires premires qui lui sont
ncessaires : ce sont les objets entrants ou pralables (un document, une
machine mise disposition, une norme, un oprateur form et
oprationnel, un logiciel, ) et elle fournit un ou plusieurs produits
rsultats, ce sont les objets sortants ou livrables (une note, une vente,
une fiche technique, un contrat, un besoin satisfait, un problme rsolu,
).
Les objets entrants peuvent tre dj disposition ou bien sont les objets
sortants dune autre tche destine les produire. Les objets sortants
peuvent tre remploys par une autre tche.
Cette mthode permet de mettre en vidence les tches prparatoires et
de matrialiser les dpendances entre les diffrentes tches.

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Si vous devez raliser des ventes de contrats de location de vacances, il
est ncessaire de disposer :

2.1.

Des contrats de location


Du prix de la location
Du descriptif des locations
Du planning des locations et des disponibilits

Les caractristiques dune tche

Une Tche est une action mener pour obtenir un rsultat.


A chaque Tche que lon aura dfinie, il conviendra ensuite dassocier :

un objectif prcis et mesurable


des ressources (personnel, matriel, locaux)
un temps ou charge de ralisation
une date de dbut et une date de fin
un cot

Les critres de dcoupage en Tches font le plus souvent appel au bon


sens, mais nous pouvons essayer den formaliser quelques uns.

2.2.

Critres de dcoupage en Tches

2.2.1.

Tches dexcution

Leur ralisation demande un certain dlai qui varie en fonction de la


nature de la ralisation.

Raliser un appel tlphonique


Rdiger un rapport
Animer une runion

A toute Tche dexcution il faut associer un temps. Son valuation faite


avec prcision en vue doptimiser les Ressources qui seront affectes
constitue un des enjeux essentiels dune bonne gestion des activits.
Il faut bien faire, la distinction entre la Charge et le Dlai (ou dure).
La Charge : Cest la quantit de travail ncessaire pour accomplir une
tche. Elle sexprime gnralement en jours-homme, semaines-homme,
mois-homme ou annes-homme.
Le Dlai : Exprim en jours, semaines, mois ou annes, ou dlimit par
une date de dbut et une date de fin, cest la traduction de la charge
dans une priode.

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2.2.2.

Tches de coordination ou de dcision

Ces Tches correspondent le plus souvent des actions de dcision,


des accords dintervenants externes, des faits ponctuels. Le temps de
ralisation de ces Tches sera le plus souvent ngligeable mais elles
conditionnent souvent fortement la suite des travaux :

2.2.3.

Convocation une runion


Dclenchement dune commande
Coup de tlphone un intervenant pour dclencher une action
Signature dun document

Niveau dintervention

Une Tche doit constituer une unit logique.


On distinguera donc les tches qui demandent des comptences et des
niveaux dintervention diffrents.
La rdaction du contrat de location peut faire appel des juristes et des
chargs de communication.
La vente du contrat de location demande la disponibilit dun oprateur
de vente.

2.2.4.

Le temps

Une Tche doit tre courte dans le temps de faon ce que les objectifs
puissent tre perus facilement par ceux qui la ralisent.
Par ailleurs il semble plus motivant davoir de nombreuses chances :
leffort pour atteindre lobjectif augmente considrablement lapproche
de lchance.
En effet la dure affecte aux Tches doit permettre dexercer un
contrle effectif sur le bon droulement de lactivit.

2.2.5.

Les ressources

Pour des raisons de commodit de gestion, et donc defficacit, on


essayera de dfinir une Tche comme une entit utilisant des ressources
en continu.
Ceci afin de faciliter lordonnancement des tches soit lorganisation et la
planification des tches dans le temps.

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2.3.

Autres aspects de la dfinition des Tches

2.3.1.

Ladhsion des responsables des Tches

Lors de la dfinition des diffrentes Tches, il est trs souhaitable de faire


participer les diffrents acteurs concerns en leur demandant de
prciser :

les temps dexcution quils prvoient


les ressources quils pensent ncessaires

Bien sr, ces ressources et ces temps feront lobjet dune ngociation
avec le responsable de lactivit.

2.3.2.

La dfinition dobjectifs prcis

Les objectifs peuvent tre divers : temps de charge, cots, dlais,


qualit, ..
Un responsable ne peut pas laborer une action si les critres de mesure
restent flous ou ambigus. Pour une planification, on peut considrer que
tout ce qui nest pas mesurable, valuable, quantifiable, nexiste pas.
On sattachera associer chaque Tche un ou plusieurs objectifs,
chaque objectif tant assorti dun critre de mesure. On prcisera donc
les modalits du contrle des objectifs :

Que mesure-t-on
Qui mesure
O cela a lieu
Quand
Comment (outils de mesure et barme)
Pourquoi, pour quel objectif

Enfin, il semble indispensable, pour impliquer tous les intervenants, que


ceux-ci connaissent :

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Les Tches amont et leurs responsables, cest dire les Tches


qui doivent obligatoirement tre ralises avant quils puissent
entreprendre la leur.
Les Tches aval et leurs responsables, cest dire les Tches qui
ne pourront pas tre entreprises avant la fin de la Tche dont ils
sont responsables.

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Notions de tche et Activit

Sommaire
1. Introduction..........................................................................................4
2. Dcoupage en tches..............................................................................4
2.1. Les caractristiques dune tche .........................................................5
2.2. Critres de dcoupage en Tches........................................................5
2.2.1. Tches dexcution .....................................................................5
2.2.2. Tches de coordination ou de dcision............................................6
2.2.3. Niveau dintervention...................................................................6
2.2.4. Le temps....................................................................................6
2.2.5. Les ressources............................................................................6
2.3. Autres aspects de la dfinition des Tches............................................7
2.3.1. Ladhsion des responsables des Tches.........................................7
2.3.2. La dfinition dobjectifs prcis.......................................................7
3. Introduction..........................................................................................1
4. Lordonnancement et la planification ........................................................1
4.1. Lordonnancement............................................................................1
4.1.1. Le principe dantriorit................................................................1
4.1.2. Localisation dans le temps............................................................1
4.2. Classification des activits:................................................................2
1/ Classement des activits selon leurs chances :.................................2
2-Classement des activits selon leur niveau de rendement :....................3
3/ Classement des activits selon leur complexit :..................................3
4 La planification ...................................................................................3
4.2.1. Le Planning.................................................................................3
4.2.2. Dates au plus tt et au plus tard...................................................4
4.2.3. Estimation des charges ...............................................................5
4.2.4. Exemple des outils de planification ................................................5
5. Introduction..........................................................................................1
6. Perte de temps du fait des autres ............................................................1
7. Perte de temps de notre fait ...................................................................2
8. Introduction..........................................................................................6
9. Sisoler.................................................................................................6
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10. Ecoutez ..............................................................................................7
11. Dlguez.............................................................................................7
12. Introduction.........................................................................................1
13. Les mauvaises habitudes.......................................................................1
14. Cinq Modles ...................................................................................2
15. Bien valuer la dure............................................................................3
16. Comment faire ? ..................................................................................3
17. Introduction.........................................................................................8
18. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................9
19. Agenda papier ou informatique...............................................................9
19.1. Lagenda papier : ........................................................................10
19.1.1. Les bonnes caractristiques :....................................................10
19.1.2. Les actions :...........................................................................11
19.1.3. Planning journalier :.................................................................11
19.1.4. Rpertoire tlphonique :..........................................................11
19.1.5. Pages de notes :......................................................................11
19.2. Lassistant lectronique (Organiser) :...............................................13
19.2.1. Les fonctions de lassistant :......................................................13
19.2.2. Saisie des donnes et fonctions spcifiques:................................14
20. Les logiciels de gestion (Outlook) : .......................................................15
20.1. Prsentation.................................................................................15
20.2. Fonctions du logiciel......................................................................15
20.3. Avantages du logiciel.....................................................................16
20.4. Inconvnients du logiciel :..............................................................16
20.5. Le couplage avec la tlphonie mobile :...........................................16
21. Les Plannings ...................................................................................17
21.1. Les matriels utiliss :...................................................................17
21.1.1. Les plannings fiches en T (ou paule),...................................18
21.1.2. Les plannings gouttires (ou bandelette),...............................18
21.1.3. Les plannings effaables...........................................................19
21.1.4. Les plannings magntiques ......................................................19
21.1.5. Les limites..............................................................................20
22. Les Documents utiles .........................................................................20
22.1. La check list ou liste de contrle......................................................20
22.2. Les post-it....................................................................................20
22.3. Lphmride...............................................................................20
22.4. Les imprims courants :.................................................................21
23. Introduction.........................................................................................1
24. Communiquer la responsabilit...............................................................1
24.1. Comment faire :.............................................................................1
25. La dlgation en neuf conseils................................................................2
25.1. Conseil 1........................................................................................2
25.2. Conseil 2........................................................................................2
25.3. Conseil 3........................................................................................2
25.4. Conseil 4........................................................................................3
25.5. Conseil 5........................................................................................3
25.6. Conseil 6........................................................................................3
25.7. Conseil 7........................................................................................3
25.8. Conseil 8........................................................................................3
25.9. Conseil 9........................................................................................3
26. Introduction.........................................................................................1
27. Gestion des tches................................................................................1

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28. Gestion des Rendez-vous.......................................................................3
29. Outlook sur Internet et en tlphonie portable..........................................4
30. Introduction.........................................................................................1
31. Quelques lois mditer.........................................................................1
31.1. La loi de Laborit.............................................................................1
31.2. La loi de Fraisse..............................................................................1
31.3. La loi de Murphy.............................................................................1
31.4. La loi de Parkinson..........................................................................1
31.5. La loi d'Illich...................................................................................1
31.6. La loi de TAYLOR.............................................................................1
32. Introduction.........................................................................................5
33. Mettre en uvre les bons outils..............................................................5
33.1. Lagenda et lchancier...................................................................6
34. Rangez, classez, listez...........................................................................6
35. Quelques principes conducteurs..............................................................7
35.1. Le principe dEisenhower..................................................................7
35.2. En conclusion.................................................................................7

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3.Introduction
Aprs avoir d
couper nos activits en tches, dfini pour chacune un objectif, une
charge de travail, un responsable de sa ralisation et un dlai, encore
devons-nous afin doptimiser notre travail et les ressources mobiliss
ordonnancs ces tches en prenant en compte les dpendances entreelles, les pralables, leur impact sur les tches aval,
Ce document aborde donc les problmes et principes dune bonne
organisation des tches entre-elles et des critres prendre en compte.

4.Lordonnancement et la planification
4.1.

Lordonnancement

LOrdonnancement est llaboration dun plan daction permettant de


raliser une activit de travail en tenant compte de diverses contraintes
aprs avoir dcompos cette activit en Tches et aprs avoir dfini la
dure de chaque tche.
Cest la faon de combiner et de rpartir dans le temps les diffrentes
tches en vue de la ralisation dune activit.
Remarque :
Les contraintes prendre en compte lors de lordonnancement sont de
plusieurs types

4.1.1.

Le principe dantriorit

Antriorit : Une tche ne peut tre effectue que si une ou plusieurs


tches sont termines.
Exemple : on ne pourra pas vendre des contrats de location avant davoir
tabli les clauses de ce contrat.

4.1.2.

Localisation dans le temps

Localisation dans le temps : Elle impose un intervalle de temps entre


deux tches successives. Ou bien elle implique quune tche commence
aprs le dbut dune autre mais avant son achvement.
Exemples :

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La construction des murs suivra celle des fondations, mais, pour


le schage, un temps dattente obligatoire de quelques semaines
sera ncessaire entre les deux tches.
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On pourra estimer quun intervalle de temps est ncessaire entre


deux squences de formation bien que matriellement les deux
oprations puissent se succder et ceci pour des raisons de
disponibilit du personnel ou de saturation intellectuelle.

Il faut prendre en considration les deux catgories de tches suivantes :

4.2.

Parallles : On peut raliser ces tches en mme temps


puisquelles ncessitent des ressources et des conditions
pralables diffrentes. Ces tches ne sont pas dpendantes les
unes des autres.

En srie : On doit accomplir ces tches dans lordre car elles sont
subordonnes la disponibilit des ressources et au respect
dautres conditions pralables.

Classification des activits:

1/ Classement des activits selon leurs chances :


Dans la vie, au sein dune entreprise, on entend, trs souvent, parler du
terme chance qui reprsente la date dexcution des obligations et
des diverses transactions, par exemple, paiement dune dette. Donc,
quand on veut parler dune activit chue, on veut dsigner quelle est
urgente. Mais le terme d urgence , dans la technique de gestion du
temps, est li au terme importance .
Toutefois, on mesure lurgence, en se demandant si le fait de ne pas
accomplir telle tche immdiatement met en pril latteinte des objectifs
de lentreprise. Les activits peuvent, facilement, tre classes selon leur
degr durgence. Et on mesure limportance en se demandant si le fait de
ne pas accomplir telle ou telle activit met lentreprise en danger.
En valuant lurgence et limportance de chaque activit, on peut les
caractriser comme suit :

MATRICE DE LA GESTION DU TEMPS


Important

Pas important

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Urgent
Crises
Problmes pressants

Pas urgent
Analyse de nouvelles occasions
Planification
Entretien du rseau
Rcration
Interruptions tlphoniques Perte de temps
Correspondance
Activits plaisantes et inutiles
Runions
Chat

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2-Classement des activits selon leur niveau de rendement :


Les activits doivent tre classifies selon leur niveau de rendement. Ce
dernier peut tre mesur en se demandant si le fait de ne pas accomplir
telle ou telle tche met lentreprise en danger, cest--dire quil lui fera
subir des cots plus ou moins importants, ou en se posant la question
suivante : Aprs avoir effectu telle activit, que va gagner lentreprise ?
Donc, lactivit qui est plus rentable lentreprise doit tre mene en
premier lieu.

3/ Classement des activits selon leur complexit :


Il est possible de reporter le travail effectuer au cours de la journe
selon la complexit des travaux.
Les activits les plus complexes seront rserves pour les priodes les
plus calmes de la journe et en fonction de leur urgence. A linverse, les
travaux les plus simples seront effectus pendant les priodes les plus
bruyantes ou les plus perturbes quand il est plus difficile de rflchir et
de fournir un travail plus complexe et toujours en fonction de lurgence.

4 La planification
Cest lactivit qui consiste dterminer et ordonnancer les tches du
projet, estimer leurs charges et dterminer les profils ncessaires
leur ralisation.
Loutil requis est le planning.
Les objectifs du planning sont les suivants :

4.2.1.

dterminer si les objectifs sont raliss ou dpasss


suivre et communiquer lavancement des ralisations
affecter les ressources aux tches

Le Planning

Le planning correspond aux dates pour raliser les activits, identifier les
jalons et atteindre les objectifs. Cest lindispensable outil de la
planification.

Les tapes successives


Reprenons lexemple de lactivit de locations saisonnires.
Ce type dactivits comporte plusieurs grandes tapes :

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Elaborer la plaquette de commercialisation


Etablir un plan de communication
Elaborer le contrat de location type
Recruter des vendeurs ou contracter avec un prestataire de
service
Lancer les oprations de commercialisation

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Notions de tche et Activit

Dtermination exacte des priorits :


Comment tablir des priorits ?

Faire chaque jour une liste du travail effectuer ;


Dfinir lurgence et limportance : ce sont les deux critres de base
pour dfinir des priorits : les tches urgentes et importantes sont
raliser dabord ;
Fragmenter les travaux complexes raliser en une srie de
petites tches ralisables que lon incorpore dans lemploi du
temps ;
Evaluer la dure prvisible ;
Ordonner la liste : affecter un numro dordre chaque activit en
fonction des priorits dfinies. Ceci permettra de savoir dans quel
ordre on doit les planifier

La loi de LABORIT
Il est conseill de faire :
- ce qui est facile avant de ce quest difficile ;
- ce qui nous plait avant ce qui nous dplait ;
- ce qui va vite avant ce qui prend du temps ;
- ce que lon sait avant ce qui est nouveau ;
- ce que dautres nous imposent avant ce que lon choisit.

Rservation des priodes appropries pour les imprvus :


Dans la technique de gestion du temps, il faut affecter un laps de temps
pour certains travaux qui vont tomber inopinment.
Dailleurs, le scientifique NERAC nous montre limportance de la
rservation dune partie de temps pour les imprvus.

Mthode de NERAC :
- Noter les activits et les chances ;
-

Evaluer la dure ncessaire ;


Rserver une marge de scurit ;
Arbitrer les priorits ;
Contrler et rectifier.

4.2.2.

Dates au plus tt et au plus tard

Pour btir un planning, il faut associer chaque tche les dates au plus
tt (Dbut au plus tt et Fin au plus tt de lexcution de la tche) et les
dates au plus tard (Dbut au plus tard et Fin au plus tard de lexcution
de la tche). La dure de la tche est le temps ouvr qui scoule entre le
dbut et la fin de la tche.

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Notions de tche et Activit

4.2.3.

Estimation des charges

Au niveau tche, il faut estimer chacune des


gnralement lobjet dune affectation individuelle.

tches

qui

font

Cette estimation est base essentiellement sur lexprience et la


ralisation de tches similaires.

4.2.4.

Exemple des outils de planification

Le plus souvent, nous nous contenterons dans notre activit de dfinir un


planning grce un tableur de type Excel.
Vous aurez loccasion dans une activit dapprentissage dlaborer un
tableau de planification.

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Notions de tche et Activit

Notions de tche et Activit

Sommaire
1. Introduction..........................................................................................4
2. Dcoupage en tches..............................................................................4
2.1. Les caractristiques dune tche .........................................................5
2.2. Critres de dcoupage en Tches........................................................5
2.2.1. Tches dexcution .....................................................................5
2.2.2. Tches de coordination ou de dcision............................................6
2.2.3. Niveau dintervention...................................................................6
2.2.4. Le temps....................................................................................6
2.2.5. Les ressources............................................................................6
2.3. Autres aspects de la dfinition des Tches............................................7
2.3.1. Ladhsion des responsables des Tches.........................................7
2.3.2. La dfinition dobjectifs prcis.......................................................7
3. Introduction..........................................................................................1
4. Lordonnancement et la planification ........................................................1
4.1. Lordonnancement............................................................................1
4.1.1. Le principe dantriorit................................................................1
4.1.2. Localisation dans le temps............................................................1
4.2. Classification des activits:................................................................2
1/ Classement des activits selon leurs chances :.................................2
2-Classement des activits selon leur niveau de rendement :....................3
3/ Classement des activits selon leur complexit :..................................3
4 La planification ...................................................................................3
4.2.1. Le Planning.................................................................................3
4.2.2. Dates au plus tt et au plus tard...................................................4
4.2.3. Estimation des charges ...............................................................5
4.2.4. Exemple des outils de planification ................................................5
5. Introduction..........................................................................................1
6. Perte de temps du fait des autres ............................................................1
7. Perte de temps de notre fait ...................................................................2
8. Introduction..........................................................................................6
9. Sisoler.................................................................................................6
10. Ecoutez ..............................................................................................7
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Notions de tche et Activit


11. Dlguez.............................................................................................7
12. Introduction.........................................................................................1
13. Les mauvaises habitudes.......................................................................1
14. Cinq Modles ...................................................................................2
15. Bien valuer la dure............................................................................3
16. Comment faire ? ..................................................................................3
17. Introduction.........................................................................................8
18. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................9
19. Agenda papier ou informatique...............................................................9
19.1. Lagenda papier : ........................................................................10
19.1.1. Les bonnes caractristiques :....................................................10
19.1.2. Les actions :...........................................................................11
19.1.3. Planning journalier :.................................................................11
19.1.4. Rpertoire tlphonique :..........................................................11
19.1.5. Pages de notes :......................................................................11
19.2. Lassistant lectronique (Organiser) :...............................................13
19.2.1. Les fonctions de lassistant :......................................................13
19.2.2. Saisie des donnes et fonctions spcifiques:................................14
20. Les logiciels de gestion (Outlook) : .......................................................15
20.1. Prsentation.................................................................................15
20.2. Fonctions du logiciel......................................................................15
20.3. Avantages du logiciel.....................................................................16
20.4. Inconvnients du logiciel :..............................................................16
20.5. Le couplage avec la tlphonie mobile :...........................................16
21. Les Plannings ...................................................................................17
21.1. Les matriels utiliss :...................................................................17
21.1.1. Les plannings fiches en T (ou paule),...................................18
21.1.2. Les plannings gouttires (ou bandelette),...............................18
21.1.3. Les plannings effaables...........................................................19
21.1.4. Les plannings magntiques ......................................................19
21.1.5. Les limites..............................................................................20
22. Les Documents utiles .........................................................................20
22.1. La check list ou liste de contrle......................................................20
22.2. Les post-it....................................................................................20
22.3. Lphmride...............................................................................20
22.4. Les imprims courants :.................................................................21
23. Introduction.........................................................................................1
24. Communiquer la responsabilit...............................................................1
24.1. Comment faire :.............................................................................1
25. La dlgation en neuf conseils................................................................2
25.1. Conseil 1........................................................................................2
25.2. Conseil 2........................................................................................2
25.3. Conseil 3........................................................................................2
25.4. Conseil 4........................................................................................3
25.5. Conseil 5........................................................................................3
25.6. Conseil 6........................................................................................3
25.7. Conseil 7........................................................................................3
25.8. Conseil 8........................................................................................3
25.9. Conseil 9........................................................................................3
26. Introduction.........................................................................................1
27. Gestion des tches................................................................................1
28. Gestion des Rendez-vous.......................................................................3

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Notions de tche et Activit


29. Outlook sur Internet et en tlphonie portable..........................................4
30. Introduction.........................................................................................1
31. Quelques lois mditer.........................................................................1
31.1. La loi de Laborit.............................................................................1
31.2. La loi de Fraisse..............................................................................1
31.3. La loi de Murphy.............................................................................1
31.4. La loi de Parkinson..........................................................................1
31.5. La loi d'Illich...................................................................................1
31.6. La loi de TAYLOR.............................................................................1
32. Introduction.........................................................................................5
33. Mettre en uvre les bons outils..............................................................5
33.1. Lagenda et lchancier...................................................................6
34. Rangez, classez, listez...........................................................................6
35. Quelques principes conducteurs..............................................................7
35.1. Le principe dEisenhower..................................................................7
35.2. En conclusion.................................................................................7

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Notions de tche et Activit

5.Introduction
Les raisons de perdre du temps sont nombreuses. Nous passons notre
temps, et donc le perdre, justifier nos retards et les manquements
nos engagements.
Certes, les raisons de perte de temps peuvent tre le fait des autres,
mais bien souvent, soyons honntes, elles sont bel et bien de notre
propre fait
Ce document prsente quelques cas classiques de perte de temps. Il
faudra les intgrer et prendre les mesures prventives et correctives qui
simposent.

6.Perte de temps du fait des autres


-La paperasserie, l'administration, les formalits maison.
-L'attente d'une rponse qui bloque le traitement d'un dossier.
-Un plan de charge irraliste.
-Les drangements multiples : tlphone, collgues, voire patron, sans
oublier clients et fournisseurs qui dbarquent sans prvenir.
-Les changements de priorit de la direction qui navigue vue, ce qui
bouleverse votre charge de travail.
-La " runionnite " ou l'abus de runions, trop longues, mal prpares,
dont aucune dcision ne ressort.
-Cocktails, soires mondaines, repas d'affaires plus ou moins obligs qui
ne se traduisent pas par la concrtisation d'une affaire.
-Manque de communication interne, rtention d'information...

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Notions de tche et Activit

7.Perte de temps de notre fait


-Absence de plan de travail journalier, voire hebdomadaire.
-Pas de sens de la hirarchie des priorits.
-Incapacit terminer les tches en cours.
-Systme de prise de notes mal tudi.
-Tendance vous laisser distraire.
-Incapacit vous imposer des chances.
-Aucune connaissance des rgles lmentaires du classement et du
rangement du bureau.
-Manie de vous perdre dans les dtails.
-Refus de dlguer ou mme d'attribuer des tches.
-Tendance remettre plus tard les dcisions difficiles ou ardues.
-Incapacit dcider, trancher, choisir quitte blesser.
-Incapacit dire non, refuser.
-Fatigue, baisse de rgime, insuffisance de sommeil, surmenage...

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Notions de tche et Activit

Notions de tche et Activit

Sommaire
1. Introduction..........................................................................................4
2. Dcoupage en tches..............................................................................4
2.1. Les caractristiques dune tche .........................................................5
2.2. Critres de dcoupage en Tches........................................................5
2.2.1. Tches dexcution .....................................................................5
2.2.2. Tches de coordination ou de dcision............................................6
2.2.3. Niveau dintervention...................................................................6
2.2.4. Le temps....................................................................................6
2.2.5. Les ressources............................................................................6
2.3. Autres aspects de la dfinition des Tches............................................7
2.3.1. Ladhsion des responsables des Tches.........................................7
2.3.2. La dfinition dobjectifs prcis.......................................................7
3. Introduction..........................................................................................1
4. Lordonnancement et la planification ........................................................1
4.1. Lordonnancement............................................................................1
4.1.1. Le principe dantriorit................................................................1
4.1.2. Localisation dans le temps............................................................1
4.2. Classification des activits:................................................................2
1/ Classement des activits selon leurs chances :.................................2
2-Classement des activits selon leur niveau de rendement :....................3
3/ Classement des activits selon leur complexit :..................................3

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Notions de tche et Activit


4 La planification ...................................................................................3
4.2.1. Le Planning.................................................................................3
4.2.2. Dates au plus tt et au plus tard...................................................4
4.2.3. Estimation des charges ...............................................................5
4.2.4. Exemple des outils de planification ................................................5
5. Introduction..........................................................................................1
6. Perte de temps du fait des autres ............................................................1
7. Perte de temps de notre fait ...................................................................2
8. Introduction..........................................................................................6
9. Sisoler.................................................................................................6
10. Ecoutez ..............................................................................................7
11. Dlguez.............................................................................................7
12. Introduction.........................................................................................1
13. Les mauvaises habitudes.......................................................................1
14. Cinq Modles ...................................................................................2
15. Bien valuer la dure............................................................................3
16. Comment faire ? ..................................................................................3
17. Introduction.........................................................................................8
18. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................9
19. Agenda papier ou informatique...............................................................9
19.1. Lagenda papier : ........................................................................10
19.1.1. Les bonnes caractristiques :....................................................10
19.1.2. Les actions :...........................................................................11
19.1.3. Planning journalier :.................................................................11
19.1.4. Rpertoire tlphonique :..........................................................11
19.1.5. Pages de notes :......................................................................11
19.2. Lassistant lectronique (Organiser) :...............................................13
19.2.1. Les fonctions de lassistant :......................................................13
19.2.2. Saisie des donnes et fonctions spcifiques:................................14
20. Les logiciels de gestion (Outlook) : .......................................................15
20.1. Prsentation.................................................................................15
20.2. Fonctions du logiciel......................................................................15
20.3. Avantages du logiciel.....................................................................16
20.4. Inconvnients du logiciel :..............................................................16
20.5. Le couplage avec la tlphonie mobile :...........................................16
21. Les Plannings ...................................................................................17
21.1. Les matriels utiliss :...................................................................17
21.1.1. Les plannings fiches en T (ou paule),...................................18
21.1.2. Les plannings gouttires (ou bandelette),...............................18
21.1.3. Les plannings effaables...........................................................19
21.1.4. Les plannings magntiques ......................................................19
21.1.5. Les limites..............................................................................20
22. Les Documents utiles .........................................................................20
22.1. La check list ou liste de contrle......................................................20
22.2. Les post-it....................................................................................20
22.3. Lphmride...............................................................................20
22.4. Les imprims courants :.................................................................21
23. Introduction.........................................................................................1
24. Communiquer la responsabilit...............................................................1
24.1. Comment faire :.............................................................................1
25. La dlgation en neuf conseils................................................................2
25.1. Conseil 1........................................................................................2

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Notions de tche et Activit


25.2. Conseil 2........................................................................................2
25.3. Conseil 3........................................................................................2
25.4. Conseil 4........................................................................................3
25.5. Conseil 5........................................................................................3
25.6. Conseil 6........................................................................................3
25.7. Conseil 7........................................................................................3
25.8. Conseil 8........................................................................................3
25.9. Conseil 9........................................................................................3
26. Introduction.........................................................................................1
27. Gestion des tches................................................................................1
28. Gestion des Rendez-vous.......................................................................3
29. Outlook sur Internet et en tlphonie portable..........................................4
30. Introduction.........................................................................................1
31. Quelques lois mditer.........................................................................1
31.1. La loi de Laborit.............................................................................1
31.2. La loi de Fraisse..............................................................................1
31.3. La loi de Murphy.............................................................................1
31.4. La loi de Parkinson..........................................................................1
31.5. La loi d'Illich...................................................................................1
31.6. La loi de TAYLOR.............................................................................1
32. Introduction.........................................................................................5
33. Mettre en uvre les bons outils..............................................................5
33.1. Lagenda et lchancier...................................................................6
34. Rangez, classez, listez...........................................................................6
35. Quelques principes conducteurs..............................................................7
35.1. Le principe dEisenhower..................................................................7
35.2. En conclusion.................................................................................7

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ROYAUME DU MAROC

Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail

8.Introduction
Etre productif dpend bien sr de soi mais galement souvent des autres.
Pour se librer du temps, il faut donc apprendre sisoler et dire non aux
sollicitations de vos collaborateurs.
Il faut aussi parfois se faire violence, en se rsignant , par exemple,
dlguer ce qui peut ltre.
Et ne pas hsiter prendre en compte voire provoquer les remarques de
votre entourage, sur la faon dont vous perdez votre temps

9.Sisoler
Quand avez-vous eu l'occasion pour la dernire fois de vous concentrer deux
heures sans interruption sur un dossier ? On gaspille pourtant beaucoup de
temps faute de concentration.
" Nous travaillons sans recul, estime Jean-Louis Servan-Schreiber, auteur du
Nouvel art du temps. Pour un canon, c'est un progrs. Pas pour un
cerveau ! "
Tlphone qui sonne, collgue qui dbarque pour discuter, responsable
hirarchique qui vient solliciter votre avis..., les drangements de toutes
sortes nuisent la productivit.
Apprenez dire non et lutter contre les " singes ", selon limage cre il y
a quelques annes par Blanchard, Oncken et Burrows, trois gourous
amricains du management, pour voquer les voleurs de temps qui
surgissent inopinment sur le dos de tout un chacun.
Plus difficile est de savoir dire non aux autres quand ce sont nos suprieurs
hirarchiques. Dans ce cas, dfaut, osez dire : " Oui, mais... " Faites-vous
toujours prciser le degr d'urgence d'une tche. Cela vous vitera de
rendre un dossier dans les plus brefs dlais et de constater que le donneur
d'ordres le laisse dormir une bonne semaine avant de l'ouvrir.
Ayez les bons rflexes : mettez votre tlphone en messagerie, teignez
votre portable...
Rsistez au mythe de la porte ouverte et de la disponibilit permanente.
Signifiez que vous tes occup en jouant la carte de l'humour. Vous perdrez
moins en qualit de relations humaines que vous ne gagnerez en temps.
Un petit gadget (un drapeau rouge, un panonceau " Do not disturb ")
appos sur votre porte suffira dissuader vos collgues sans les vexer.
Vous pouvez rester l'coute de vos collgues en instituant simplement un
moment o vous tes accessible tous.

DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION


SECTEUR NTIC

ROYAUME DU MAROC

Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail

10. Ecoutez
Les assistantes et les secrtaires sont souvent les mieux organises et les
plus aptes dceler et corriger vos travers.

11. Dlguez
Enfin, ne vous laissez pas envahir par des tracas extrieurs aux vtres.
Jouez tout simplement de la fermet et rappelez les responsabilits de
chacun. D-l-guer !
C'est le grand secret pour se librer du temps (au double sens de s'en
affranchir et de le matriser).
C'est aussi un art.
Il faut d'abord savoir rsister la tentation, naturelle lorsqu'on a grimp
dans la hirarchie, de continuer effectuer soi-mme certaines tches.
Chassez d'abord de votre esprit les fausses bonnes raisons (" Je suis seul
pouvoir le faire aussi bien ", " Je ne veux pas perdre la main ", etc.).
Ensuite, n'hsitez pas retourner vos collgues les dossiers qu'ils vous
ont confis pour se dcharger de leurs problmes sur vous. Puis, en cas de
surcharge chronique, attribuez certaines des tches qui vous incombent
des personnes de confiance.

DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION


SECTEUR NTIC

Notions de tche et Activit

Notions de tche et Activit

Sommaire
1. Introduction..........................................................................................4
2. Dcoupage en tches..............................................................................4
2.1. Les caractristiques dune tche .........................................................5
2.2. Critres de dcoupage en Tches........................................................5
2.2.1. Tches dexcution .....................................................................5
2.2.2. Tches de coordination ou de dcision............................................6
2.2.3. Niveau dintervention...................................................................6
2.2.4. Le temps....................................................................................6
2.2.5. Les ressources............................................................................6
2.3. Autres aspects de la dfinition des Tches............................................7
2.3.1. Ladhsion des responsables des Tches.........................................7
2.3.2. La dfinition dobjectifs prcis.......................................................7
3. Introduction..........................................................................................1
4. Lordonnancement et la planification ........................................................1
4.1. Lordonnancement............................................................................1
4.1.1. Le principe dantriorit................................................................1
4.1.2. Localisation dans le temps............................................................1
4.2. Classification des activits:................................................................2
1/ Classement des activits selon leurs chances :.................................2
2-Classement des activits selon leur niveau de rendement :....................3
3/ Classement des activits selon leur complexit :..................................3
4 La planification ...................................................................................3
4.2.1. Le Planning.................................................................................3
4.2.2. Dates au plus tt et au plus tard...................................................4
4.2.3. Estimation des charges ...............................................................5
4.2.4. Exemple des outils de planification ................................................5
5. Introduction..........................................................................................1
6. Perte de temps du fait des autres ............................................................1
7. Perte de temps de notre fait ...................................................................2
8. Introduction..........................................................................................6
9. Sisoler.................................................................................................6
10. Ecoutez ..............................................................................................7
11. Dlguez.............................................................................................7
12. Introduction.........................................................................................1
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Notions de tche et Activit


13. Les mauvaises habitudes.......................................................................1
14. Cinq Modles ...................................................................................2
15. Bien valuer la dure............................................................................3
16. Comment faire ? ..................................................................................3
17. Introduction.........................................................................................8
18. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................9
19. Agenda papier ou informatique...............................................................9
19.1. Lagenda papier : ........................................................................10
19.1.1. Les bonnes caractristiques :....................................................10
19.1.2. Les actions :...........................................................................11
19.1.3. Planning journalier :.................................................................11
19.1.4. Rpertoire tlphonique :..........................................................11
19.1.5. Pages de notes :......................................................................11
19.2. Lassistant lectronique (Organiser) :...............................................13
19.2.1. Les fonctions de lassistant :......................................................13
19.2.2. Saisie des donnes et fonctions spcifiques:................................14
20. Les logiciels de gestion (Outlook) : .......................................................15
20.1. Prsentation.................................................................................15
20.2. Fonctions du logiciel......................................................................15
20.3. Avantages du logiciel.....................................................................16
20.4. Inconvnients du logiciel :..............................................................16
20.5. Le couplage avec la tlphonie mobile :...........................................16
21. Les Plannings ...................................................................................17
21.1. Les matriels utiliss :...................................................................17
21.1.1. Les plannings fiches en T (ou paule),...................................18
21.1.2. Les plannings gouttires (ou bandelette),...............................18
21.1.3. Les plannings effaables...........................................................19
21.1.4. Les plannings magntiques ......................................................19
21.1.5. Les limites..............................................................................20
22. Les Documents utiles .........................................................................20
22.1. La check list ou liste de contrle......................................................20
22.2. Les post-it....................................................................................20
22.3. Lphmride...............................................................................20
22.4. Les imprims courants :.................................................................21
23. Introduction.........................................................................................1
24. Communiquer la responsabilit...............................................................1
24.1. Comment faire :.............................................................................1
25. La dlgation en neuf conseils................................................................2
25.1. Conseil 1........................................................................................2
25.2. Conseil 2........................................................................................2
25.3. Conseil 3........................................................................................2
25.4. Conseil 4........................................................................................3
25.5. Conseil 5........................................................................................3
25.6. Conseil 6........................................................................................3
25.7. Conseil 7........................................................................................3
25.8. Conseil 8........................................................................................3
25.9. Conseil 9........................................................................................3
26. Introduction.........................................................................................1
27. Gestion des tches................................................................................1
28. Gestion des Rendez-vous.......................................................................3
29. Outlook sur Internet et en tlphonie portable..........................................4
30. Introduction.........................................................................................1

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Notions de tche et Activit


31. Quelques lois mditer.........................................................................1
31.1. La loi de Laborit.............................................................................1
31.2. La loi de Fraisse..............................................................................1
31.3. La loi de Murphy.............................................................................1
31.4. La loi de Parkinson..........................................................................1
31.5. La loi d'Illich...................................................................................1
31.6. La loi de TAYLOR.............................................................................1
32. Introduction.........................................................................................5
33. Mettre en uvre les bons outils..............................................................5
33.1. Lagenda et lchancier...................................................................6
34. Rangez, classez, listez...........................................................................6
35. Quelques principes conducteurs..............................................................7
35.1. Le principe dEisenhower..................................................................7
35.2. En conclusion.................................................................................7

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Notions de tche et Activit

12. Introduction
Nos journes semblent toujours trop courtes. Comment ne pas se laisser
dborder?
Les rponses de nos invits et du journaliste Jean-Louis ServanSchreiber, qui nous livre quelques passages de son dernier ouvrage
Les sondages nous annoncent que les cadres responsabilit, et en
particulier les femmes, se plaignent plus que jamais du stress et du
manque de temps, bien plus que du manque d'argent, de verdure ou de
libert. Paradoxe inexplicable? Pas tant que a, car, comme toutes les
choses importantes de la vie, bien utiliser son temps n'est pas enseign
l'cole. Pas plus, d'ailleurs, qu'aimer, se connatre et se changer, bien se
nourrir, lever ses enfants, faire un bon usage de l'argent, couter les
autres... et mourir.
Nous sommes tous, en la matire, des autodidactes. Ds l'cole, on nous
affuble d'une montre et on nous distribue des horaires de cours. Initiation
clair. Peu aprs commencent s'empiler dans notre petit panier
quotidien (qui ne contient, aprs tout, que vingt-quatre heures) mtro,
runions, boulot, rendez-vous, dodo, coups de tlphone, repas, sport,
shopping, bats amoureux, journaux lire, biberons donner, notes
rdiger, courses faire, etc.
Certains craquent, d'autres s'organisent. La plupart ont mal leur temps
et ne savent pas que a se soigne.
Au XXme sicle, nous avons boulevers la sant, le bien-tre matriel,
la vitesse, la communication, l'espace et maintenant notre corps. Notre
prochaine conqute est vidente: notre temps. Ce ne sera pas la plus
facile, car c'est un combat mains nues et avec nous-mmes. Mais il en
vaut la peine, car il rend la vie plus sereine et dbouche sur la sagesse.

13. Les mauvaises habitudes


Examinons quelques-unes de nos nombreuses manires de gcher notre
temps. Que ce soit au travail ou la maison, nous avons des tches
accomplir. Petites ou grandes, ce sont elles qui ponctuent nos journes.
Mais c'est nous qui, en principe, choisissons dans quel ordre les effectuer
et qui dcidons des priorits.
Ainsi, nous faisons d'habitude ce qui est facile avant ce qui est difficile; ce
que nous savons faire avant ce qui est nouveau; ce qui est urgent avant
ce qui est important; ou encore ce que d'autres nous demandent avant
ce que nous avons choisi.
Ce n'est pas tout. Ce qui est not une heure donne sur notre agenda
prendra le pas sur des travaux auxquels nous n'avons pas affect
d'horaire. Nous sommes souvent plus disponibles pour les interrupteurs
que pour nos propres priorits. De mme, nous traitons plutt les

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problmes dans l'ordre o ils se prsentent, ce qui n'a pas forcment de
rapport avec leur ordre d'importance.
Quand plusieurs personnes dpendent de nous : clients, subordonns,
enfants; nous nous occupons d'abord de celles qui rclament le plus
bruyamment, mme si leurs problmes ne sont pas forcment les plus
urgents.

14. Cinq Modles


Un psychologue, le Dr Kahler, a mis en vidence les cinq injonctions les
plus courantes dont nous sommes, souvent sans le savoir, tributaires
dans nos actions. (...)
Les dpche-toi croient que si l'on peut raliser quelque chose en
prenant son temps, ce ne doit pas tre important. Ils ont besoin de
prcipitation pour se sentir justifis. Aussi leur suffit-il de s'y prendre la
dernire minute, au prix d'un stress dont ils peuvent se plaindre voix
haute.
Les sois parfait ne savent pas s'arrter dans la mise au point des
derniers dtails. Ils perdent du temps ranger, raffiner, contrler,
garantir. Ils auront du mal dcider, car ils craindront de manquer d'une
information cruciale. Leur perfectionnisme les met en retard et les
empche de prendre du recul.
Les fais-moi plaisir disent souvent oui quand ils pensent non et se
retrouvent embarqus dans une srie d'activits dont ils n'ont que faire.
Ils n'aiment pas annoncer une nouvelle dsagrable, ce qui les amnent
laisser en souffrance des situations qui se dtriorent. (...) Confronts
aux engagements qu'ils n'ont pas pu tenir, ils sont consterns, mais ont
bonne conscience, puisqu'ils voulaient faire plaisir.
Les essaie encore pensent que a ne peut tre que dur et difficile. Si
a ne l'est pas, ils ne prendront pas le problme au srieux. Ils se
justifient davantage dans l'effort que par les rsultats. Pour eux, plutt
que d'aboutir, il est plus important que l'on sache qu'ils n'ont rien
mnag... et gure dormi.
Les sois fort n'ont besoin de personne. Ils doivent trouver seuls les
solutions, et ne savent pas dlguer. Ils n'expriment pas de faiblesses,
ne se plaignent pas. Ils prennent sur eux, serrent les dents et tiennent
avoir eu raison. Droits sur la passerelle, ils sauront couler avec le bateau.

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15. Bien valuer la dure


L'apprciation toute simple du temps qu'il faut pour faire les choses, bref
l'exprience de la dure, n'est pas donne tout le monde. (...)
Ainsi, cette sommit mdicale parisienne qui fait attendre ses patients
entre quarante-cinq et nonante minutes. Et ce, tous les jours.
Quelquefois, le retard prend des proportions si alarmantes que sa
secrtaire s'vertue joindre au tlphone les clients de l'aprs-midi
pour leur dire de ne venir que deux heures plus tard. Le diagnostic est
simple: ce mdecin inscrit un malade toutes les demi-heures alors qu'il
les garde chacun au moins trois quarts d'heure. Depuis des annes. Et
quelque chose en lui refuse de s'en apercevoir. (...)
Si l'on aspire matriser son temps, c'est pour vivre mieux, pas
seulement pour gagner du temps. (...) On fait un travail sur soi-mme,
on rflchit la manire dont on vit, et chacun en tire les conclusions
qu'il juge utiles.
La dmarche est donc plus profonde et, esprons-le, plus fconde que
celle d'une amlioration des performances.

16. Comment faire ?


Rorganiser nos priorits
Nous faisons ce qui nous plat avant ce qui nous dplat, ce qui va vite
avant ce qui prend du temps... Nos priorits ne sont pas forcment les
meilleures.
Evaluer la dure de nos activits
Apprcier le temps dont on a besoin pour faire les choses n'est pas facile.
Or ce sont les petites erreurs d'valuation cumules qui font les grands
retards.
Gestion n'est pas matrise !
Grer son temps, c'est gagner en efficacit: on accomplit davantage dans
la mme journe. Matriser son temps, c'est rflchir la faon dont on
vit et en tirer les conclusions qu'on juge utiles. Un travail sur soi qui
s'avre plus fcond.

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Pour approfondir le sujet.


A lire
Le nouvel art du temps, Jean-Louis Servan-Schreiber, Albin Michel,

1999.

10 considrations sur le temps, Bodil Jnsson, Gallimard.


Tout est affaire d'attitude, dit la physicienne sudoise. Si on est persuad
de manquer de temps, il y a de fortes chances que l'on se sente comme un
hamster dans la roue de sa cage. Mais si l'on dcide qu'on a le temps; et cette
joie n'est ni plus ni moins fausse que l'horreur de ne pas avoir le temps, (...) le
temps peut se rvler une mine d'or inpuisable.
La dmonstration va cependant plus loin que cette seule mthode Cou:
selon Bodil Jnsson, il faut distinguer le temps personnel et le temps des
horloges aprs lequel nous courons. Dans le viseur de la physicienne (entre
autres): le tlphone portable, qu'elle range dans la catgorie des voleurs de
temps, car il perturbe rflexions et discussions.
Sur Internet

Centre Pompidou Paris, exposition "Le temps, vite"


Le livre "faster, the acceleration of just about everything" de James
Gleick, un livre sur l'acclration de toutes choses, paratre ultrieurement en
franais
La ChronoDynamie: une chronobiologie adapte chacun pour connatre
ses rythmes et amliorer l'organisation de ses journes

Sources de rfrence
Le nouvel art du temps, Jean-Louis Servan-Schreiber, Albin Michel, 1999.

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Notions de tche et Activit

Sommaire
1. Introduction..........................................................................................4
2. Dcoupage en tches..............................................................................4
2.1. Les caractristiques dune tche .........................................................5
2.2. Critres de dcoupage en Tches........................................................5
2.2.1. Tches dexcution .....................................................................5
2.2.2. Tches de coordination ou de dcision............................................6
2.2.3. Niveau dintervention...................................................................6
2.2.4. Le temps....................................................................................6
2.2.5. Les ressources............................................................................6
2.3. Autres aspects de la dfinition des Tches............................................7
2.3.1. Ladhsion des responsables des Tches.........................................7
2.3.2. La dfinition dobjectifs prcis.......................................................7
3. Introduction..........................................................................................1
4. Lordonnancement et la planification ........................................................1
4.1. Lordonnancement............................................................................1
4.1.1. Le principe dantriorit................................................................1
4.1.2. Localisation dans le temps............................................................1
4.2. Classification des activits:................................................................2
1/ Classement des activits selon leurs chances :.................................2
2-Classement des activits selon leur niveau de rendement :....................3
3/ Classement des activits selon leur complexit :..................................3
4 La planification ...................................................................................3
4.2.1. Le Planning.................................................................................3
4.2.2. Dates au plus tt et au plus tard...................................................4
4.2.3. Estimation des charges ...............................................................5
4.2.4. Exemple des outils de planification ................................................5
5. Introduction..........................................................................................1
6. Perte de temps du fait des autres ............................................................1
7. Perte de temps de notre fait ...................................................................2
8. Introduction..........................................................................................6
9. Sisoler.................................................................................................6
10. Ecoutez ..............................................................................................7
11. Dlguez.............................................................................................7
12. Introduction.........................................................................................1
13. Les mauvaises habitudes.......................................................................1
14. Cinq Modles ...................................................................................2

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15. Bien valuer la dure............................................................................3
16. Comment faire ? ..................................................................................3
17. Introduction.........................................................................................8
18. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................9
19. Agenda papier ou informatique...............................................................9
19.1. Lagenda papier : ........................................................................10
19.1.1. Les bonnes caractristiques :....................................................10
19.1.2. Les actions :...........................................................................11
19.1.3. Planning journalier :.................................................................11
19.1.4. Rpertoire tlphonique :..........................................................11
19.1.5. Pages de notes :......................................................................11
19.2. Lassistant lectronique (Organiser) :...............................................13
19.2.1. Les fonctions de lassistant :......................................................13
19.2.2. Saisie des donnes et fonctions spcifiques:................................14
20. Les logiciels de gestion (Outlook) : .......................................................15
20.1. Prsentation.................................................................................15
20.2. Fonctions du logiciel......................................................................15
20.3. Avantages du logiciel.....................................................................16
20.4. Inconvnients du logiciel :..............................................................16
20.5. Le couplage avec la tlphonie mobile :...........................................16
21. Les Plannings ...................................................................................17
21.1. Les matriels utiliss :...................................................................17
21.1.1. Les plannings fiches en T (ou paule),...................................18
21.1.2. Les plannings gouttires (ou bandelette),...............................18
21.1.3. Les plannings effaables...........................................................19
21.1.4. Les plannings magntiques ......................................................19
21.1.5. Les limites..............................................................................20
22. Les Documents utiles .........................................................................20
22.1. La check list ou liste de contrle......................................................20
22.2. Les post-it....................................................................................20
22.3. Lphmride...............................................................................20
22.4. Les imprims courants :.................................................................21
23. Introduction.........................................................................................1
24. Communiquer la responsabilit...............................................................1
24.1. Comment faire :.............................................................................1
25. La dlgation en neuf conseils................................................................2
25.1. Conseil 1........................................................................................2
25.2. Conseil 2........................................................................................2
25.3. Conseil 3........................................................................................2
25.4. Conseil 4........................................................................................3
25.5. Conseil 5........................................................................................3
25.6. Conseil 6........................................................................................3
25.7. Conseil 7........................................................................................3
25.8. Conseil 8........................................................................................3
25.9. Conseil 9........................................................................................3
26. Introduction.........................................................................................1
27. Gestion des tches................................................................................1
28. Gestion des Rendez-vous.......................................................................3
29. Outlook sur Internet et en tlphonie portable..........................................4
30. Introduction.........................................................................................1
31. Quelques lois mditer.........................................................................1
31.1. La loi de Laborit.............................................................................1

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31.2. La loi de Fraisse..............................................................................1
31.3. La loi de Murphy.............................................................................1
31.4. La loi de Parkinson..........................................................................1
31.5. La loi d'Illich...................................................................................1
31.6. La loi de TAYLOR.............................................................................1
32. Introduction.........................................................................................5
33. Mettre en uvre les bons outils..............................................................5
33.1. Lagenda et lchancier...................................................................6
34. Rangez, classez, listez...........................................................................6
35. Quelques principes conducteurs..............................................................7
35.1. Le principe dEisenhower..................................................................7
35.2. En conclusion.................................................................................7

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17. Introduction
Pour nous aider matriser notre temps ou notre emploi du temps, nous
pouvons nous appuyer sur un certain nombre doutils notre disposition.
Ils sont de diffrentes natures, sur diffrents supports et peuvent tre
utiliss parfois de manire complmentaires.
Ce document passe en revue les diffrents outils notre disposition pour
planifier et suivre les ou nos activits.
Agenda papier
Le trieur ou
chancier

Assistant
lectronique
LES OUTILS

Logiciel de gestion
du temps
Plannings
Les documents utiles

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18. Les T.I.C. 1 et le temps :


Vous venez dacheter un assistant numrique dernier cri. Sduit par son
design et ses fonctionnalits, vous tes persuad de tenir enfin la solution
votre problme de gestion du temps ! Jusquau moment o, en essayant de
le domestiquer, vous vous rendez compte quil nest quun lment du
systme, quil vous prend un temps fou et quil ne rpond que partiellement
vos besoins
Le mode demploi des TIC nest pas toujours aussi simple quon le dit. Il faut
parfois beaucoup de temps pour apprendre les matriser, et
lapprentissage et le rodage sont de plus en plus chronophages.
Les TIC font rellement gagner du temps lorsquelles permettent de traiter
linformation : ralisation de calculs, de recherches, travail distance avec
partage des donnes Rester dans la course du temps, cest donc se tenir
inform de ce qui se fait sans pour autant saliner aux technologies.

19. Agenda papier ou informatique


Il convient de trouver loutil qui vous convient le mieux et de tenir compte
des contraintes organisationnelles de lentreprise.

Technologies de lInformation et de la Communication : informatique, Internet, Messagerie


lectronique, Agenda lectronique (Palm)
1

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19.1.

Lagenda papier :

Un agenda constitue une mmoire : il aide


rflchir, prvoir, fixer le temps utile aux
activits.
Lagenda a lavantage dtre un bon support pour la prise de rendez-vous et
facile emporter. Il a linconvnient dtre insuffisant pour bien grer son
temps.
Pour bien organiser son temps, il est essentiel de noter prcisment les
vnements, les rendez-vous et les engagements venir. Vous trouverez
plusieurs sortes dagenda, comparez-les et choisissez le mieux adapt vos
besoins.
Pour se servir dun agenda, il faut une certaine discipline. Vous devez
dabord vous habituer y inscrire tous les rendez-vous et vnements
prvus ; Veillez ce quil soit toujours jour et consultez le rgulirement
pour vrifier vos engagements. Chaque jour planifiez dimportantes tches
lies des vnements fixs et veillez les effectuer dans les dlais prvus.
Noubliez pas de rserver du temps pour les imprvus.

19.1.1.

Les bonnes caractristiques :

1. Lagenda doit tre maniable et peu encombrant ;


Il doit permettre de noter toutes les informations ncessaires aux activits
personnelles et professionnelles ;

2. Il comportera les rubriques de base concernant :

Les actions : une liste journalire des tches


effectuer, les priorits, lobjectif ;

La
planification :
planning
hebdomadaire, mensuel, annuel ;

Les informations courantes : adresses, tlphones ;

Des pages disponibles pour les notes.

journalier,

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19.1.2.

Les actions :

La rubrique A faire
Les tches raliser y sont listes
avec indication du degr durgence et
du degr dimportance (tche de
type A).
La rubrique Tlphoner
Une liste des appels, avec le nom des interlocuteurs accompagn dun motcl rsumant lobjet de lappel, y figurera. Toute remarque concernant
lheure dappel et la disponibilit des interlocuteurs sera note.
La rubrique Objectif
Y sera inscrit lobjectif de la journe : ce qui doit tre ralis absolument
dans la journe.

19.1.3.

Planning journalier :

Les rendez-vous de la journe y sont nots : prendre soin de noter la dure


prvue et ventuellement le temps de dplacement.
Il est alors conseill de tracer un rectangle pour visualiser au mieux
lespace-temps rserv lactivit.
Il est prfrable dcrire au crayon papier afin de pouvoir procder par la
suite des modifications courantes. La page restera ainsi plus lisible.
A ct de lheure du rendez-vous il est recommand de noter le nom de
linterlocuteur et ses coordonnes tlphoniques pour viter les oublis.

19.1.4.

Rpertoire tlphonique :

Le rpertoire des adresses et tlphones vous permet davoir toujours sous


la main les numros que vous utilisez frquemment.

19.1.5.

Pages de notes :

Ces pages sont trs utiles pour crire rapidement au fur et mesure que les
choses surviennent : une ides, un thme de projet, une question, un
objectif

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19.2. Lassistant lectronique (Organiser) :


Il est de faible encombrement. Les diffrentes fonctions apparaissent
lcran sous forme dicnes. Il est utilis avec un stylet et peut tre en
communication avec lordinateur.
Lassistant lectronique permet de :

planifier facilement,
de stocker des informations sur les
contacts,
de prendre des notes,
deffectuer des calculs simples,
de suivre les dpenses

19.2.1.

Les fonctions de lassistant :

1 Un agenda avec la possibilit :


de saisir les rendez-vous ; une alarme peut tre active pour
rappeler le rendez-vous ou la runion importante ;
dafficher lemploi du temps sur la semaine, mettre en vidence les
plages libres et les chevauchements ;
de crer des rappels pour un vnement prvu comme un
anniversaire.
2 Une liste de tches qui :
indique tout ce quil y a faire,
affecte un niveau de priorit et une date dchance,
trie partir de ces critres.
3 Un rpertoire des adresses et numros de tlphone avec la possibilit :
daffecter une catgorie pour un classement,
dassocier une note chaque adresse pour entrer des informations
complmentaires.
4 Une calculatrice pour effectuer des calculs lmentaires et enregistrer
des valeurs.
5 Un bloc-notes pour saisir des notes ou messages qui pourront tre
regroups par catgories.
6 Un suivi des dpenses avec enregistrement du montant, de la date, du
mode de paiement, un classement par catgorie et un suivi des
fournisseurs.
Toutes ces informations sont enregistres. Elles peuvent tre sauvegardes
sur un ordinateur. Un logiciel install sur lordinateur facilite la mise jour

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sur lordinateur des informations saisies sur lassistant, ou la mise jour de
lassistant avec les informations saisies sur lordinateur.

19.2.2.

Saisie des donnes et fonctions spcifiques:

Saisie de donnes :
Les donnes peuvent tre saisies :

laide du stylet et du clavier : un clavier est affich lcran et les


touches sont actives par laction du stylet
sur lcran,
grce au stylet, sur lcran, avec un systme
dcriture simplifie.
A laide du clavier de lordinateur. Les
donnes sont saisies sur lordinateur et
importer
sur
lassistant
(logiciel
de
synchronisation).

Fonction Recherche :
Des recherches partir dun mot peuvent tre effectues (fonction loupe).
Nouvelles applications :
Des applications peuvent tre charges sur lorganiser afin den complter
lutilisation.

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20. Les logiciels de gestion


(Outlook) :
20.1. Prsentation
Des logiciels, tels que Outlook ou Lotus Domino par exemple, sont des
gestionnaires dinformations personnelles et du courrier lectronique. Ils
proposent des fonctions de gestion du calendrier, des contacts, des tches
et des notes.

20.2. Fonctions du logiciel


Le calendrier
Les rendez-vous peuvent tre planifis ainsi que les runions ou les
vnements. Pour les rendez-vous ou les runions, le temps peut tre
bloqu sur le calendrier. Lvnement peut durer un ou plusieurs jours. Il
apparat dans le calendrier sous la forme de titres.
La cration de tches
Personnelles ou professionnelles, les tches peuvent avoir lieu une seule fois
ou se rpter de manire rgulire : rapport rdiger, runion mensuelle et
sa prparation
Le carnet dadresses
Le dossier Contacts est un carnet dadresses. Il sutilise pour stocker les
adresses de messagerie, les diffrents numros de tlphone et tout autre
type dinformations.
Ces numros peuvent tre tris, groups ou filtrer en fonction dune partie
du nom ou de ladresse.
Grce au modem, lordinateur peut : composer le numro de tlphone de
votre contact, chronomtrer lappel et en laisser une trace dans le journal.
Les notes
Les notes dans le logiciel sont quivalentes des notes autocollantes. Elles
permettent de rdiger des ides, des appels, des questions
Une note peut rester affiche pendant que vous travaillez sur votre
ordinateur.
La bote de rception
Elle affiche les messages lectroniques reus et permet lenvoi de courrier. Il
est possible de grer des messages : les dplacer, les transfrer, les
marquer ou crer une rgle, par exemple une rgle pour informer de

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larrive dun message important. On peut y crer des dossiers distincts
pour stocker les messages selon leur expditeur et construire une rgle pour
stocker directement le message reu dans le dossier concern.
Un dossier brouillon enregistre les messages non envoys qui peuvent
alors tre rcuprs, complts et envoys ultrieurement.
Le journal
Le journal peut enregistrer des informations telles que : les messages
lectroniques, les demandes de runions, de tches et les rponses, les
annulations de runion, les interactions avec des contacts importants, des
documents, des activits

20.3. Avantages du logiciel


Le logiciel de gestion de temps comme Outlook prsente des avantages
certains :
Les ordinateurs tant en rseau, il est possible de mettre en commun les
informations. Ainsi, pour la mise en place dune runion, vous pouvez fixer
lheure, la dure de la runion, la liste des participants et grce au logiciel et
la communication en rseau, vous recevez de manire automatique des
mails vous indiquant la disponibilit ou pas des participants. Bien sr ceci
fonctionne trs bien condition que chacun ait mis jour son planning.
Autre avantage : la facilit dutilisation. Ce logiciel reprend en effet un
affichage commun : vous retrouvez une prsentation familire des icnes.

20.4. Inconvnients du logiciel :


Les lments de votre gestion sont disponibles sur votre ordinateur. Si cest
un poste fixe, vous disposez rgulirement de ces informations seulement si
vous tes sdentaire. Toutefois, si vous avez vous dplacer, vous pouvez
imprimer la liste des tches ou des documents dont vous avez besoin.

20.5. Le couplage avec la tlphonie mobile :


Aujourdhui, de nouveaux outils sont apparus sur le march qui permettent
dtendre la porte de nos agendas lectroniques et organisers notre
fonctionnement nomade. Nous pouvons citer la technologie Blackberry ou
Iphone, qui permettent dans leur dernire version de synchroniser nos
agendas et nos courriers en permanence et en couplage avec la tlphonie
mobile.

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21. Les Plannings


Le planning mensuel est lossature de lemploi du temps sur le mois. Il
permet dafficher les projets et leurs dlais et ainsi favorise lanticipation :
runions, dplacements, journes de formation, confrences
Le planning de lanne facilite la projection sur lanne.
En rgle gnrale, un planning est un tableau qui sert visualiser :

lorganisation dun travail ou dune activit,


le droulement dune tche ou dune activit dans le temps.

On y visualise des prvisions, on y suit le droulement dun travail ou


dune activit, il permet deffectuer des contrles. Cependant il doit donc
tre mis jour rgulirement.

21.1. Les matriels utiliss :


Un planning peut tre tabli sur une simple feuille de papier. Mais il est
souvent difficile dy apporter des modifications. Aussi, lentreprise peut-elle
acheter dans le commerce des matriels qui permettent une manipulation
plus aise et plus rapide.

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Les 4 types de plannings les plus rpandus sont :

21.1.1.

Les plannings fiches en T (ou paule),

21.1.2.

Les plannings gouttires (ou bandelette),

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21.1.3.

Les plannings effaables

21.1.4.

Les plannings magntiques

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21.1.5.

Les limites

Toutefois, ds que la situation est complexe planifier (charges de travail


des machines dans les ateliers, oprations raliser pour une construction
importante, gestion de projet informatique, etc.) les entreprise utilisent des
logiciels spcialiss dont Microsoft Projet est un exemple.Cependant les
plannings traditionnels subsistent pour de nombreuses applications simples
(rservation de salles dans une entreprise, de chambres dans un htel,
emplois du temps, etc.).

22. Les Documents utiles


22.1. La check list ou liste de contrle
Liste des tches effectuer dans lordre des priorits,
cette liste permet au fur et mesure de leur
ralisation dannoter les tches. On utilisera des
couleurs pour regrouper les diffrentes tches en
catgorie ou visualiser leur importance (rouge).
Un rapide coup dil permet de vrifier si toutes les
tches ont t ralises ou si un oubli a t fait.

22.2. Les post-it


Petite
note
de
couleur,
autocollante
et
repositionnable, le post-it a conquis nos bureaux. Il
est un mmo apprciable, tant pour noter un appel
tlphonique passer, une ide, une tche
importante ne pas oublier, ou localiser lendroit
dune signature apposer.
Trs pratique, il ne faut cependant pas quil
envahisse lespace de travail.

22.3.

Lphmride

Pos en vidence sur le bureau, il permet de noter


rapidement numros de tlphones, tches
urgentes, rendez-vous et rappels divers.
Cest un bloc de feuilles de taille standardise,
dates, relies par deux anneaux. Pour une
utilisation optimale, la date du jour doit tre
apparente.
Nota : ne rien porter de confidentiel sur lphmride ; pos sur le bureau il
reste la porte de tous les regards.

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22.4. Les imprims courants :


Que ce soit la fiche message ou le bordereau
denvoi de document, lutilisation des
imprims dans lentreprise est un facteur de
gain de temps. Vous devez, ds que cela est
possible, crer des imprims avec laide de la
bureautique de faon simplifier la gestion
de certaines tches.

Notions de tche et Activit

Sommaire
1. Introduction..........................................................................................4
2. Dcoupage en tches..............................................................................4
2.1. Les caractristiques dune tche .........................................................5
2.2. Critres de dcoupage en Tches........................................................5
2.2.1. Tches dexcution .....................................................................5
2.2.2. Tches de coordination ou de dcision............................................6
2.2.3. Niveau dintervention...................................................................6
2.2.4. Le temps....................................................................................6
2.2.5. Les ressources............................................................................6
2.3. Autres aspects de la dfinition des Tches............................................7
2.3.1. Ladhsion des responsables des Tches.........................................7
2.3.2. La dfinition dobjectifs prcis.......................................................7
3. Introduction..........................................................................................1
4. Lordonnancement et la planification ........................................................1
4.1. Lordonnancement............................................................................1
4.1.1. Le principe dantriorit................................................................1
4.1.2. Localisation dans le temps............................................................1
4.2. Classification des activits:................................................................2
1/ Classement des activits selon leurs chances :.................................2
2-Classement des activits selon leur niveau de rendement :....................3
3/ Classement des activits selon leur complexit :..................................3
4 La planification ...................................................................................3
4.2.1. Le Planning.................................................................................3
4.2.2. Dates au plus tt et au plus tard...................................................4
4.2.3. Estimation des charges ...............................................................5
4.2.4. Exemple des outils de planification ................................................5
5. Introduction..........................................................................................1
6. Perte de temps du fait des autres ............................................................1
7. Perte de temps de notre fait ...................................................................2
8. Introduction..........................................................................................6
9. Sisoler.................................................................................................6
10. Ecoutez ..............................................................................................7
11. Dlguez.............................................................................................7
12. Introduction.........................................................................................1
13. Les mauvaises habitudes.......................................................................1
14. Cinq Modles ...................................................................................2
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15. Bien valuer la dure............................................................................3


16. Comment faire ? ..................................................................................3
17. Introduction.........................................................................................8
18. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................9
19. Agenda papier ou informatique...............................................................9
19.1. Lagenda papier : ........................................................................10
19.1.1. Les bonnes caractristiques :....................................................10
19.1.2. Les actions :...........................................................................11
19.1.3. Planning journalier :.................................................................11
19.1.4. Rpertoire tlphonique :..........................................................11
19.1.5. Pages de notes :......................................................................11
19.2. Lassistant lectronique (Organiser) :...............................................13
19.2.1. Les fonctions de lassistant :......................................................13
19.2.2. Saisie des donnes et fonctions spcifiques:................................14
20. Les logiciels de gestion (Outlook) : .......................................................15
20.1. Prsentation.................................................................................15
20.2. Fonctions du logiciel......................................................................15
20.3. Avantages du logiciel.....................................................................16
20.4. Inconvnients du logiciel :..............................................................16
20.5. Le couplage avec la tlphonie mobile :...........................................16
21. Les Plannings ...................................................................................17
21.1. Les matriels utiliss :...................................................................17
21.1.1. Les plannings fiches en T (ou paule),...................................18
21.1.2. Les plannings gouttires (ou bandelette),...............................18
21.1.3. Les plannings effaables...........................................................19
21.1.4. Les plannings magntiques ......................................................19
21.1.5. Les limites..............................................................................20
22. Les Documents utiles .........................................................................20
22.1. La check list ou liste de contrle......................................................20
22.2. Les post-it....................................................................................20
22.3. Lphmride...............................................................................20
22.4. Les imprims courants :.................................................................21
23. Introduction.........................................................................................1
24. Communiquer la responsabilit...............................................................1
24.1. Comment faire :.............................................................................1
25. La dlgation en neuf conseils................................................................2
25.1. Conseil 1........................................................................................2
25.2. Conseil 2........................................................................................2
25.3. Conseil 3........................................................................................2
25.4. Conseil 4........................................................................................3
25.5. Conseil 5........................................................................................3
25.6. Conseil 6........................................................................................3
25.7. Conseil 7........................................................................................3
25.8. Conseil 8........................................................................................3
25.9. Conseil 9........................................................................................3
26. Introduction.........................................................................................1
27. Gestion des tches................................................................................1
28. Gestion des Rendez-vous.......................................................................3
29. Outlook sur Internet et en tlphonie portable..........................................4
30. Introduction.........................................................................................1
31. Quelques lois mditer.........................................................................1
31.1. La loi de Laborit.............................................................................1
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31.2. La loi de Fraisse..............................................................................1


31.3. La loi de Murphy.............................................................................1
31.4. La loi de Parkinson..........................................................................1
31.5. La loi d'Illich...................................................................................1
31.6. La loi de TAYLOR.............................................................................1
32. Introduction.........................................................................................5
33. Mettre en uvre les bons outils..............................................................5
33.1. Lagenda et lchancier...................................................................6
34. Rangez, classez, listez...........................................................................6
35. Quelques principes conducteurs..............................................................7
35.1. Le principe dEisenhower..................................................................7
35.2. En conclusion.................................................................................7

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Notions de tche et Activit

23. Introduction
Toute personne doit savoir faire prendre en charge une tche si elle ne
peut la traiter elle-mme pour des questions de temps ou de savoir faire.
Mais dlguer implique de respecter quelques rgles fondamentales au
risque sinon dattiser des conflits et de gnrer de la non qualit dans les
travaux raliss.
Vous avez de plus en plus de demandes et vous n'arrivez pas faire face.
Il vous faudrait vous inventer non seulement du temps mais aussi de
nouveaux talents pour venir bout de tout ce que vous devriez faire.
Comment vous en sortir ?
Vous dpensez sans mesure et vous allez droit dans le mur.
Soyez cratif pour dcouvrir des gisements encore inexploits.
Avez-vous dj pens que vous tes entours de personnes qui seraient
heureuses de vous aider ?
Conseils pour dmultiplier votre efficacit.

24. Communiquer la responsabilit


Pour dlguer, il est avant tout ncessaire de bien faire assimiler la
personne dsigne comme dlgue ce qui sera exige delle.
Communiquer la responsabilit doit tout dabord viser comme objectifs :

24.1.

savoir responsabiliser ses collaborateurs

les inviter rendre des comptes objectifs

Comment faire :

Expliquer vos collaborateurs que le terme responsabilit signifie tre


habilit donner des rponses , c'est--dire rendre compte
Les inviter rendre des comptes lorsquil y a problme (non-conformit
avec les rsultats attendus) et lorsque les rsultats sont atteints voir
dpasss
Dlguer les responsabilits de faon progressive et en fonction de
lanciennet et du niveau de matrise des comptences ncessaires de
vos collaborateurs
Dlguer, en expliquant les rsultats souhaits, les moyens mis
disposition et les conditions de suivi, de contrle et dvaluation de votre
part sur le travail demand

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Notions de tche et Activit

25. La dlgation en neuf conseils.


Ces conseils vous sont communiqus par Brunot Savoyat Directeur d'IBT
Naturellement vous savez que vous avez une quipe autour de vous, des
personnes qui vous pourriez dlguer. Mais le problme c'est soit qu'ils
sont dj dbords soit ils ne sont pas comptents. Il ne vous resterait
donc qu' vous en remettre vous-mmes et vous tuer la tche.
Vous passez beaucoup trop de temps sur certains objectifs parce que
vous n'tes pas bon ou pas trs bon dans tous les aspects d'une activit.
Vous risquez alors de consommer beaucoup trop de votre ressource la
plus prcieuse : votre temps.
En plus, vous risquez d'tre du par votre propre rsultat. Il y a des
solutions plus optimistes, rassurez-vous. Il vous faut cependant un
nouveau regard.
Personne n'a tous les savoir-faire pour russir tout seul. Ne vous tonnez
donc pas que vous ne puissiez pas tout faire, c'est normal! En utilisant les
savoir-faire qui sont autour de vous, vous pouvez crer une nouvelle
puissance d'action et de ralisation.
Savoir faire appel aux autres est la nouvelle qualit dvelopper. C'est
elle qui vous enrichira intrieurement et vous fera russir en associant
votre vie et vos objectifs les qualits qui vous manquent ou que vous
n'avez pas suffisamment dveloppes.

25.1.

Conseil 1

Osez ouvrir des yeux positifs sur votre entourage proche ou lointain pour
reconnatre les talents qui sont presque votre disposition autour de
vous, qui sont l, porte de main, qui attendent de se rendre utiles.

25.2.

Conseil 2

Centrez-vous sur votre vision et vos objectifs. Demandez les qualits ou


les savoir-faire qui vous manquent pour raliser ce que vous rvez
d'accomplir

25.3.

Conseil 3

Prcisez vision et objectifs avec lvation de manire dvelopper une


perception enthousiasmante, motivante, dcapante, car il vous faudra
communiquer d'autres une nergie qui rveille leurs moteurs internes.
Demander sans fournir l'nergie motivante est inutile, vous seriez vite
du et dcevant. C'est l le secret que beaucoup oublient ou ignorent.
Cette ignorance qu'il y a une motivation positive donner l'autre est
l'origine de l'abus de demande (je demande sans contrepartie de
motivation; c'est comme avoir les cl d'une voiture sans essence)

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Notions de tche et Activit

25.4.

Conseil 4

Reprez les personnes qui sont dans vos rseaux (et si votre cercle
actuel est trop troit, crez de nouveaux rseaux), susceptibles de
s'enthousiasmer avec votre vision et vos objectifs.
Ils deviendront une quipe informelle d'appui. Vous comprenez qu'ils ne
sont pas une quipe de travail officielle (mme s'ils peuvent faire partie
de votre unit de travail); c'est un rseau beaucoup plus large et qui ne
se limite pas votre entreprise.

25.5.

Conseil 5

Communiquez-leur votre vision et vos objectifs en les liant leur propre


vision et leurs propres objectifs. Ils partagent probablement beaucoup
de points communs avec vous en terme de valeurs. A vous de les
couter, de les comprendre et d'identifier les communauts de vision

25.6.

Conseil 6

Reconnaissez leurs qualits et crez les conditions qui leur permettront


de se mettre en valeur et de vous assister.

25.7.

Conseil 7

Nourrissez d'informations et d'attention la petite quipe informelle que


vous avez crer autour de vous pour vous assister. Tenez la au courant
de vos progrs, de vos difficults, des nouvelles.. Apportez lui assistance
dans ces propres intrts.

25.8.

Conseil 8

Valorisez les pour les progrs qu'ils vous ont aids raliser. Gardez-les
motivs. Il est facile pour les autres d'oublier vos objectifs et de perdre
leur motivation vous aider. Gardez en haleine l'nergie agissante.

25.9.

Conseil 9

Soyez vous-mme le modle de ce que vous attendez des autres. Vous


les aiderez et leur donnerez envie de vous imiter et de vous aider.
Cette quipe informelle va multiplier par 2, 5 voire 10 votre temps et vos
talents, sans frais, seulement une attention particulire aux effets de
synergie.
Vos rsultats pourront alors aussi se multiplier par 2, 5 voire 10.
Grce cette quipe informelle que vous crez autour de vous en
fonction de vos objectifs, vous rduirez la pression que vous avez sur les
paules en vous entourant de talents dont vous avez besoin, vous
gagnerez un temps prcieux sur l'atteinte de vos objectifs, vous
dvelopperez une meilleure confiance en vous et dans le monde qu vous
entoure. Est-ce que a ne vaut pas le coup ?

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Notions de tche et Activit

Sommaire

Notions de tche et Activit

1. Introduction..........................................................................................4
2. Dcoupage en tches..............................................................................4
2.1. Les caractristiques dune tche .........................................................5
2.2. Critres de dcoupage en Tches........................................................5
2.2.1. Tches dexcution .....................................................................5
2.2.2. Tches de coordination ou de dcision............................................6
2.2.3. Niveau dintervention...................................................................6
2.2.4. Le temps....................................................................................6
2.2.5. Les ressources............................................................................6
2.3. Autres aspects de la dfinition des Tches............................................7
2.3.1. Ladhsion des responsables des Tches.........................................7
2.3.2. La dfinition dobjectifs prcis.......................................................7
3. Introduction..........................................................................................1
4. Lordonnancement et la planification ........................................................1
4.1. Lordonnancement............................................................................1
4.1.1. Le principe dantriorit................................................................1
4.1.2. Localisation dans le temps............................................................1
4.2. Classification des activits:................................................................2
1/ Classement des activits selon leurs chances :.................................2
2-Classement des activits selon leur niveau de rendement :....................3
3/ Classement des activits selon leur complexit :..................................3
4 La planification ...................................................................................3
4.2.1. Le Planning.................................................................................3
4.2.2. Dates au plus tt et au plus tard...................................................4
4.2.3. Estimation des charges ...............................................................5
4.2.4. Exemple des outils de planification ................................................5
5. Introduction..........................................................................................1
6. Perte de temps du fait des autres ............................................................1
7. Perte de temps de notre fait ...................................................................2
8. Introduction..........................................................................................6
9. Sisoler.................................................................................................6
10. Ecoutez ..............................................................................................7
11. Dlguez.............................................................................................7
12. Introduction.........................................................................................1
13. Les mauvaises habitudes.......................................................................1
14. Cinq Modles ...................................................................................2
15. Bien valuer la dure............................................................................3
16. Comment faire ? ..................................................................................3
17. Introduction.........................................................................................8
18. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................9
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Notions de tche et Activit


19. Agenda papier ou informatique...............................................................9
19.1. Lagenda papier : ........................................................................10
19.1.1. Les bonnes caractristiques :....................................................10
19.1.2. Les actions :...........................................................................11
19.1.3. Planning journalier :.................................................................11
19.1.4. Rpertoire tlphonique :..........................................................11
19.1.5. Pages de notes :......................................................................11
19.2. Lassistant lectronique (Organiser) :...............................................13
19.2.1. Les fonctions de lassistant :......................................................13
19.2.2. Saisie des donnes et fonctions spcifiques:................................14
20. Les logiciels de gestion (Outlook) : .......................................................15
20.1. Prsentation.................................................................................15
20.2. Fonctions du logiciel......................................................................15
20.3. Avantages du logiciel.....................................................................16
20.4. Inconvnients du logiciel :..............................................................16
20.5. Le couplage avec la tlphonie mobile :...........................................16
21. Les Plannings ...................................................................................17
21.1. Les matriels utiliss :...................................................................17
21.1.1. Les plannings fiches en T (ou paule),...................................18
21.1.2. Les plannings gouttires (ou bandelette),...............................18
21.1.3. Les plannings effaables...........................................................19
21.1.4. Les plannings magntiques ......................................................19
21.1.5. Les limites..............................................................................20
22. Les Documents utiles .........................................................................20
22.1. La check list ou liste de contrle......................................................20
22.2. Les post-it....................................................................................20
22.3. Lphmride...............................................................................20
22.4. Les imprims courants :.................................................................21
23. Introduction.........................................................................................1
24. Communiquer la responsabilit...............................................................1
24.1. Comment faire :.............................................................................1
25. La dlgation en neuf conseils................................................................2
25.1. Conseil 1........................................................................................2
25.2. Conseil 2........................................................................................2
25.3. Conseil 3........................................................................................2
25.4. Conseil 4........................................................................................3
25.5. Conseil 5........................................................................................3
25.6. Conseil 6........................................................................................3
25.7. Conseil 7........................................................................................3
25.8. Conseil 8........................................................................................3
25.9. Conseil 9........................................................................................3
26. Introduction.........................................................................................1
27. Gestion des tches................................................................................1
28. Gestion des Rendez-vous.......................................................................3
29. Outlook sur Internet et en tlphonie portable..........................................4
30. Introduction.........................................................................................1
31. Quelques lois mditer.........................................................................1
31.1. La loi de Laborit.............................................................................1
31.2. La loi de Fraisse..............................................................................1
31.3. La loi de Murphy.............................................................................1
31.4. La loi de Parkinson..........................................................................1
31.5. La loi d'Illich...................................................................................1

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Notions de tche et Activit


31.6. La loi de TAYLOR.............................................................................1
32. Introduction.........................................................................................5
33. Mettre en uvre les bons outils..............................................................5
33.1. Lagenda et lchancier...................................................................6
34. Rangez, classez, listez...........................................................................6
35. Quelques principes conducteurs..............................................................7
35.1. Le principe dEisenhower..................................................................7
35.2. En conclusion.................................................................................7

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26. Introduction
Ce document propose une prsentation des principales fonctions de loutil
Outlook pour grer vos tches ou activits et dune manire gnrale
organiser votre emploi du temps.

27. Gestion des tches


Concernant chaque tche, vous aurez :

Dterminer le niveau de priorit (haute, faible, normale), en fonction


de critres d'importance et d'urgence,
Dfinir si vous tes compltement mobilis ou pas,
Planifier,
Dterminer la dure,
Dterminer la priodicit.

Vous avez plusieurs possibilits :


Par le biais du calendrier ou par la liste des tches
Par le calendrier : Cliquer Calendrier (cf shma 1),
Saisir la tche sur cliquer ici pour ajouter nouvel lment ,
Valider (touche entre).

Schma 1 : calendrier

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Cliquer 2 fois sur cette tche valide (schma 2),


Complter la bote de dialogue avec les lments relatifs la tche,
Enregistrer et fermer,
Cliquer jour prvu sur le calendrier (en haut droite)
pour faire apparatre le jour sur la gauche,
Cliquer-glisser la tche vers heure prvue pour la
visualiser sur votre planning.
N.B. :
En cliquant sur licne tches, vous voyez la liste de vos tches, en
double-cliquant chaque tche, vous
retrouvez les lments relatifs

cette tche.

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Schma 2 : Dtails Tche

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28. Gestion des Rendez-vous


Cliquer le jour voulu sur le calendrier en haut droite (cf schma 3),
Cliquer sur licne en haut gauche en dessous de la commande
fichier,
Cliquer nouveau rendez-vous,
Complter la bote de dialogue avec les lments relatifs ce rendezvous.
Enregistrer et fermer (le rendez-vous saffiche sur votre planning)

Schma 3 : Rendez-vous

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Vous pouvez aussi inviter des collaborateurs pour une runion. Alors, leur
agenda pourra tre mis jour sils acceptent votre proposition ou vous
serez averti de leur refus.

Schma 4 : Runion

29. Outlook sur Internet et en tlphonie


portable
Toutes les fonctionnalits du client Outlook sont aujourdhui disponibles
sur internet via loutil OWA : Outlook Web Access. Et vous pouvez aussi
disposez doutils sur vos tlphones organiser tels que Blackberry ou
Iphone qui peuvent synchroniser vos agendas, vos tches, vos rendezvous .. Vous tes alors prt pour le nomadisme

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ROYAUME DU MAROC

Notions de tche et Activit

Sommaire
1. Introduction..........................................................................................4
2. Dcoupage en tches..............................................................................4
2.1. Les caractristiques dune tche .........................................................5
2.2. Critres de dcoupage en Tches........................................................5
2.2.1. Tches dexcution .....................................................................5
2.2.2. Tches de coordination ou de dcision............................................6
2.2.3. Niveau dintervention...................................................................6
2.2.4. Le temps....................................................................................6
2.2.5. Les ressources............................................................................6
2.3. Autres aspects de la dfinition des Tches............................................7
2.3.1. Ladhsion des responsables des Tches.........................................7
2.3.2. La dfinition dobjectifs prcis.......................................................7
3. Introduction..........................................................................................1
4. Lordonnancement et la planification ........................................................1
4.1. Lordonnancement............................................................................1
4.1.1. Le principe dantriorit................................................................1
4.1.2. Localisation dans le temps............................................................1
4.2. Classification des activits:................................................................2
1/ Classement des activits selon leurs chances :.................................2
2-Classement des activits selon leur niveau de rendement :....................3
3/ Classement des activits selon leur complexit :..................................3
4 La planification ...................................................................................3
4.2.1. Le Planning.................................................................................3
4.2.2. Dates au plus tt et au plus tard...................................................4
4.2.3. Estimation des charges ...............................................................5
4.2.4. Exemple des outils de planification ................................................5
5. Introduction..........................................................................................1
6. Perte de temps du fait des autres ............................................................1

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7. Perte de temps de notre fait ...................................................................2


8. Introduction..........................................................................................6
9. Sisoler.................................................................................................6
10. Ecoutez ..............................................................................................7
11. Dlguez.............................................................................................7
12. Introduction.........................................................................................1
13. Les mauvaises habitudes.......................................................................1
14. Cinq Modles ...................................................................................2
15. Bien valuer la dure............................................................................3
16. Comment faire ? ..................................................................................3
17. Introduction.........................................................................................8
18. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................9
19. Agenda papier ou informatique...............................................................9
19.1. Lagenda papier : ........................................................................10
19.1.1. Les bonnes caractristiques :....................................................10
19.1.2. Les actions :...........................................................................11
19.1.3. Planning journalier :.................................................................11
19.1.4. Rpertoire tlphonique :..........................................................11
19.1.5. Pages de notes :......................................................................11
19.2. Lassistant lectronique (Organiser) :...............................................13
19.2.1. Les fonctions de lassistant :......................................................13
19.2.2. Saisie des donnes et fonctions spcifiques:................................14
20. Les logiciels de gestion (Outlook) : .......................................................15
20.1. Prsentation.................................................................................15
20.2. Fonctions du logiciel......................................................................15
20.3. Avantages du logiciel.....................................................................16
20.4. Inconvnients du logiciel :..............................................................16
20.5. Le couplage avec la tlphonie mobile :...........................................16
21. Les Plannings ...................................................................................17
21.1. Les matriels utiliss :...................................................................17
21.1.1. Les plannings fiches en T (ou paule),...................................18
21.1.2. Les plannings gouttires (ou bandelette),...............................18
21.1.3. Les plannings effaables...........................................................19
21.1.4. Les plannings magntiques ......................................................19
21.1.5. Les limites..............................................................................20
22. Les Documents utiles .........................................................................20
22.1. La check list ou liste de contrle......................................................20
22.2. Les post-it....................................................................................20
22.3. Lphmride...............................................................................20
22.4. Les imprims courants :.................................................................21
23. Introduction.........................................................................................1
24. Communiquer la responsabilit...............................................................1
24.1. Comment faire :.............................................................................1
25. La dlgation en neuf conseils................................................................2
25.1. Conseil 1........................................................................................2
25.2. Conseil 2........................................................................................2
25.3. Conseil 3........................................................................................2
25.4. Conseil 4........................................................................................3
25.5. Conseil 5........................................................................................3
25.6. Conseil 6........................................................................................3
25.7. Conseil 7........................................................................................3
25.8. Conseil 8........................................................................................3

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25.9. Conseil 9........................................................................................3


26. Introduction.........................................................................................1
27. Gestion des tches................................................................................1
28. Gestion des Rendez-vous.......................................................................3
29. Outlook sur Internet et en tlphonie portable..........................................4
30. Introduction.........................................................................................1
31. Quelques lois mditer.........................................................................1
31.1. La loi de Laborit.............................................................................1
31.2. La loi de Fraisse..............................................................................1
31.3. La loi de Murphy.............................................................................1
31.4. La loi de Parkinson..........................................................................1
31.5. La loi d'Illich...................................................................................1
31.6. La loi de TAYLOR.............................................................................1
32. Introduction.........................................................................................5
33. Mettre en uvre les bons outils..............................................................5
33.1. Lagenda et lchancier...................................................................6
34. Rangez, classez, listez...........................................................................6
35. Quelques principes conducteurs..............................................................7
35.1. Le principe dEisenhower..................................................................7
35.2. En conclusion.................................................................................7

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Notions de tche et Activit

30. Introduction
Notre usage du temps dpend de quelques constantes psychologiques.
Prenez-les en compte pour ne plus en tre victime.
Mditez sur ces lois et changez vos points de vue sur ces
dernires.

31. Quelques lois mditer


31.1.

La loi de Laborit

Chaque individu a une inclination naturelle d'abord faire les choses qui
lui font plaisir. Loi du dsir ou du moindre effort, en somme. Pour y
rsister, il n'est pas d'autre solution que de se faire violence. Commencez
par le plus pnible.

31.2.

La loi de Fraisse

Le temps comporte une dimension psychologique, qui est fonction de


l'intrt port l'activit effectue. Plus l'intrt est grand, plus le temps
passe vite. Consquence : vous risquez de consacrer trop de temps ce
qui vous fait plaisir et de vous dbarrasser trop rapidement des activits
que vous abhorrez.

31.3.

La loi de Murphy

Chaque chose prend toujours plus de temps qu'on ne le prvoyait au


dpart. Pour chapper cette fatalit, valuez toujours le temps qu'il
faudra consacrer l'excution d'une tche en y intgrant l'imprvu.

31.4.

La loi de Parkinson

Plus on a de temps pour faire quelque chose, plus on en prend


effectivement, sans que le rsultat soit forcment meilleur. Pour viter ce
genre de drive, fixez-vous des chances.

31.5.

La loi d'Illich

Au-del d'un certain seuil, l'efficacit professionnelle dcrot, voire


devient ngative. Le principe des rendements dcroissants vaut aussi
pour l'homme. Pour vous soustraire cette loi, n'abusez pas de vos
forces, mnagez-vous des pauses, prenez le temps de souffler.

31.6.

La loi de TAYLOR

L'ordre dans lequel nous effectuons une srie de tches influe


directement sur le temps qu'elles nous prennent. Apprenez donc
trouver le bon ordre, en tenant compte de votre propre rythme : si vous
tes en grande forme le matin, ne gchez pas votre nergie trier votre
courrier !

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Notions de tche et Activit

Notions de tche et Activit

Sommaire
1. Introduction..........................................................................................4
2. Dcoupage en tches..............................................................................4
2.1. Les caractristiques dune tche .........................................................5
2.2. Critres de dcoupage en Tches........................................................5
2.2.1. Tches dexcution .....................................................................5
2.2.2. Tches de coordination ou de dcision............................................6
2.2.3. Niveau dintervention...................................................................6
2.2.4. Le temps....................................................................................6
2.2.5. Les ressources............................................................................6
2.3. Autres aspects de la dfinition des Tches............................................7
2.3.1. Ladhsion des responsables des Tches.........................................7
2.3.2. La dfinition dobjectifs prcis.......................................................7
3. Introduction..........................................................................................1
4. Lordonnancement et la planification ........................................................1
4.1. Lordonnancement............................................................................1
4.1.1. Le principe dantriorit................................................................1
4.1.2. Localisation dans le temps............................................................1
4.2. Classification des activits:................................................................2
1/ Classement des activits selon leurs chances :.................................2
2-Classement des activits selon leur niveau de rendement :....................3
3/ Classement des activits selon leur complexit :..................................3
4 La planification ...................................................................................3
4.2.1. Le Planning.................................................................................3
4.2.2. Dates au plus tt et au plus tard...................................................4
4.2.3. Estimation des charges ...............................................................5
4.2.4. Exemple des outils de planification ................................................5
5. Introduction..........................................................................................1
6. Perte de temps du fait des autres ............................................................1
7. Perte de temps de notre fait ...................................................................2
8. Introduction..........................................................................................6
9. Sisoler.................................................................................................6
10. Ecoutez ..............................................................................................7
11. Dlguez.............................................................................................7
12. Introduction.........................................................................................1
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Notions de tche et Activit


13. Les mauvaises habitudes.......................................................................1
14. Cinq Modles ...................................................................................2
15. Bien valuer la dure............................................................................3
16. Comment faire ? ..................................................................................3
17. Introduction.........................................................................................8
18. Les T.I.C. et le temps :.........................................................................9
19. Agenda papier ou informatique...............................................................9
19.1. Lagenda papier : ........................................................................10
19.1.1. Les bonnes caractristiques :....................................................10
19.1.2. Les actions :...........................................................................11
19.1.3. Planning journalier :.................................................................11
19.1.4. Rpertoire tlphonique :..........................................................11
19.1.5. Pages de notes :......................................................................11
19.2. Lassistant lectronique (Organiser) :...............................................13
19.2.1. Les fonctions de lassistant :......................................................13
19.2.2. Saisie des donnes et fonctions spcifiques:................................14
20. Les logiciels de gestion (Outlook) : .......................................................15
20.1. Prsentation.................................................................................15
20.2. Fonctions du logiciel......................................................................15
20.3. Avantages du logiciel.....................................................................16
20.4. Inconvnients du logiciel :..............................................................16
20.5. Le couplage avec la tlphonie mobile :...........................................16
21. Les Plannings ...................................................................................17
21.1. Les matriels utiliss :...................................................................17
21.1.1. Les plannings fiches en T (ou paule),...................................18
21.1.2. Les plannings gouttires (ou bandelette),...............................18
21.1.3. Les plannings effaables...........................................................19
21.1.4. Les plannings magntiques ......................................................19
21.1.5. Les limites..............................................................................20
22. Les Documents utiles .........................................................................20
22.1. La check list ou liste de contrle......................................................20
22.2. Les post-it....................................................................................20
22.3. Lphmride...............................................................................20
22.4. Les imprims courants :.................................................................21
23. Introduction.........................................................................................1
24. Communiquer la responsabilit...............................................................1
24.1. Comment faire :.............................................................................1
25. La dlgation en neuf conseils................................................................2
25.1. Conseil 1........................................................................................2
25.2. Conseil 2........................................................................................2
25.3. Conseil 3........................................................................................2
25.4. Conseil 4........................................................................................3
25.5. Conseil 5........................................................................................3
25.6. Conseil 6........................................................................................3
25.7. Conseil 7........................................................................................3
25.8. Conseil 8........................................................................................3
25.9. Conseil 9........................................................................................3
26. Introduction.........................................................................................1
27. Gestion des tches................................................................................1
28. Gestion des Rendez-vous.......................................................................3
29. Outlook sur Internet et en tlphonie portable..........................................4
30. Introduction.........................................................................................1

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Notions de tche et Activit


31. Quelques lois mditer.........................................................................1
31.1. La loi de Laborit.............................................................................1
31.2. La loi de Fraisse..............................................................................1
31.3. La loi de Murphy.............................................................................1
31.4. La loi de Parkinson..........................................................................1
31.5. La loi d'Illich...................................................................................1
31.6. La loi de TAYLOR.............................................................................1
32. Introduction.........................................................................................5
33. Mettre en uvre les bons outils..............................................................5
33.1. Lagenda et lchancier...................................................................6
34. Rangez, classez, listez...........................................................................6
35. Quelques principes conducteurs..............................................................7
35.1. Le principe dEisenhower..................................................................7
35.2. En conclusion.................................................................................7

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Notions de tche et Activit

32. Introduction
Les obstacles surmonter pour optimiser sont nombreux mais un peu de
bon sens et la mise en uvre de bons outils vous permettront doptimiser
la gestion de votre temps et daccrotre votre productivit tout en
minimisant le stress qui rsulte du manque dorganisation.
Du bon sens ! Voil la premire des choses garder lesprit quand on
veut gagner du temps ou en perdre le moins possible.
Tenir un agenda jour, tablir un plan de travail, faire la part de lurgent
et du secondaire, utiliser des fiches et ranger son bureau des
techniques videntes mais efficaces, qui ne poursuivent quun seul but :
viter de se laisser dborder.
Quelques conseils suivre

33. Mettre en uvre les bons outils


Indispensable pour ne pas vous laisser ballotter par les vnements : la
feuille de route, journalire, hebdomadaire, mensuelle... voire annuelle
ou existentielle.
A dfaut, vous serez pris dans une agitation incessante. Certes, cest une
faon dviter de rflchir ! Mais, terme, cette politique de la fuite en
avant est voue lchec. Commencez par arrter lactivisme et
tablissez un vrai plan de travail : apprenez programmer les tches
urgentes, importantes ou ngligeables selon le principe dEisenhower.
Distinguez les incontournables de la journe, de la semaine ou du mois.
Une question vous poser : la runion envisage est-elle rellement
indispensable ?
Ne peut-on trouver des alternatives : notes de service, tte--tte avec
la personne directement concerne, messages lectroniques tous ,
runions tlphoniques, etc. ?
Mieux vaut se limiter quelques tches cruciales : Placer trois gros
cailloux dans lagenda rapporte plus que de mettre vingt-cinq grains de
sable , enseigne en substance Stephen R. Covey, auteur des Sept
habitudes de ceux qui russissent tout ce quils entreprennent (First
Editions).
La vie professionnelle nobissant pas un logiciel programmable 100
%, noubliez pas non plus de tenir compte des imprvus qui ne
manqueront pas de surgir. Les spcialistes de la gestion du temps
conseillent de ne remplir son agenda qu 60 %.

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Notions de tche et Activit

33.1.

Lagenda et lchancier

Papier ou lectronique, lagenda rappelle lemploi du temps de la journe


et permet de voir au-del.
Encore faut-il savoir sen servir et accepter de le partager. Toute
secrtaire devrait toujours en possder le double.
Malheureusement, cette pratique est encore assez rare. Pourtant, elle
nexclut pas dtre injoignable certains moments. Il suffit dans ce cas
docculter les plages horaires concernes sur le double confi son
assistante.
Autre bonne ide emprunter aux comptables et aux secrtaires les
mieux organiss : lchancier. Cet outil (un trieur avec une case pour
chaque jour du mois) permet de mieux grer les priorits. Chaque
document traiter trouve sa place au jour correspondant.
Utilisez aussi des fiches, pour ne pas surcharger votre mmoire, et des
check-lists, pour ne rien oublier.
Listez de faon exhaustive toutes les tapes, toutes les choses auxquelles
vous devez penser par exemple, dans le droulement dun voyage
daffaires, dune rception ou dune runion. Puis cochez-les au fur et
mesure de leur accomplissement.

34. Rangez, classez, listez


Un bureau de cadre ou de patron ressemble souvent un capharnam.
Ce fouillis nest pas propice la concentration.
Sans oublier la mauvaise image de marque quil offre aux visiteurs.
Selon Dorothe Bazin, formatrice, une personne peu ordonne a
tendance tre agite et distraite. Elle se laisse volontiers porter par les
vnements, compte trop sur sa mmoire, quelle encombre inutilement.
Surtout, cest quelquun dgoste qui dsorganise les autres et qui, par
l-mme, se dsigne inconsciemment comme incomptent au regard des
autres.
Mieux grer votre temps implique donc de mieux grer votre espace.
Revoyez votre organisation et adoptez une mthode de classement et de
rangement accessible tous, mme quand vous ntes pas l. Les
bibliothques design, souvent choisies par les managers, sont hlas peu
fonctionnelles. Prfrez lefficace au chic !

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Notions de tche et Activit

35. Quelques principes conducteurs


35.1.

Le principe dEisenhower

Pour dterminer vos priorits comme un grand chef, utilisez la mthode


du gnral amricain Eisenhower.
Charg, pendant la Seconde Guerre mondiale, dorganiser le
dbarquement en Normandie, Ike classait les tches selon leur degr
durgence et dimportance.
A : Les tches importantes et urgentes et qui ne peuvent tre dlgues,
effectuer en priorit et soi-mme.
B : Les tches importantes mais non urgentes.
C : Les tches urgentes mais peu importantes qui peuvent tre
dlgues.
D : Les tches ni importantes ni urgentes dlguer ou supprimer.
(Illustration ?)

35.2.

En conclusion

1 - Commencez par les corves. Au besoin, rhabilitez ( titre personnel)


le fordisme : Nulle tche nest trs difficile si on la divise en petits
travaux. Ce principe dHenry Ford senseigne toujours dans les
formations destines aux assistantes de direction et lors des sminaires
pour cadres relatifs la gestion du temps.
2 - Imposez-vous des chances. Les choses prennent un temps fou si on
ne les encadre pas par une date limite. Fixez-vous des objectifs temps et
essayez de vous y tenir. Rien de plus stimulant que les petits dfis
personnels.
3 - Ne faites pas tout la fois. Vous risquez sinon de vous focaliser sur
des activits mineures au dtriment de lessentiel. Fixez-vous des
priorits claires (principe dEisenhower). Visez lefficience, la valeur
ajoute.
4 - Exigez de la clart dans les missions qui vous sont confies. Comme
en voiture, vous avancez trop lentement par temps de brouillard. Exigez
des phares, des consignes qui clairent le plus loin possible !
5 - Gardez votre bonne humeur ! La tche vous rebute ? Faites-en un jeu
! Tout mtier comporte sa grandeur et ses servitudes. Le temps pass en
tches ingrates passe plus vite avec du cur louvrage et un peu
dhumour. Pour vous motiver, promettez-vous une petite gratification :
Si je termine 17 heures la rdaction de cette note, je moffre un
caf.

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