ARQUIVOLOGIA CONCEITOS: Arquivologia a cincia que estuda o conjunto de materiais. Informao a mensagem contida no documento.

umento. Suporte o material fsico onde ficam registradas as informaes. Ex: Papel, Pelcula, etc. Documento a informao mais qualquer tipo de suporte. Ex: Livro, foto, oficio, ata, etc. Arquivo o conjunto de documentos produzidos ou recebidos por rgo pblico, instituio de carter pblico, empresas privadas, no decorrer de suas atividades especificas, bem como pessoas fsicas, qualquer que seja o suporte da informao e a natureza do documento. LEI 8159/91. DIFERNAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA CARACTERISTICAS CONCEITO ORGO OBJETIVO ENTRADA PRODUO ARQUIVO Conjunto de documentos Receptor Funcional Natural Limitada BIBLIOTECA Conjunto de materiais Colecionador Cultural Compra, doao, etc. Vrios exemplares

FUNO E FINALIDADES FUNO FINALIDADE

Tornar disponveis as informaes sob Servir a administrao (1 momento) sua guarda. Servir a base para conhecimento da histria da instituio.

ORGANIZAO DE ARQUIVO, ETAPAS: LEVANTAMENTO DE DADOS o conhecimento do estatuto e seguimento interno do documento e suporte mais utilizados, da estrutura fsica do arquivo, das pessoas que atuam junto ao arquivo. OBS: No aponta falhas.

ANLISE DOS DADOS COLETADOS a analise apenas dos dados coletados. OBS: No corrige falhas apontadas. PLANEJAMENTO a elaborao de um novo programa de arquivo. OBS: Correo das falhas apontadas. IMPLANTAO colocar o novo arquivo em pratica. OBS: Pode at aparecer falhas mas sero corrigidas. ACOMPANHAMENTO o monitoramento do arquivo.

DA CLASSIFICAO CLASSIFICAO DO ARQUIVO Entidades Mantenedoras Extenso de atuao Estgio de evoluo Natureza do documento CLASSIFICAO DO DOCUMENTO Gnero Espcie Tipo Natureza do assunto

NATUREZA DO DOCUMENTO Especial Especializada

NATUREZA DO ASSUNTO Ostensivo Sigiloso

CLASIFICAO DE ARQUIVO A. ENTIDADES MANTENEDORAS Pblicas produzem documentos pblicos. Privadas produzem documentos privados. Setorial arquivo junto ao setor. Central ou geral arquivo prximo ao setor.

B. EXTENSO DE ATUAO

C. ESTGIOS DE EVOLUO Corrente, Intermedirio e Permanente. D. NATUREZA DO DOCUMENTO Especial documento que devido ao seu suporte necessita de armazenamento e acondicionamento especial. Ex: Dispositivos, microfilmes, CD, etc. Especializada documentos que tratem de uma rea especifica da humanidade. Ex: Arquivos mdicos, de engenharia, de imprensa, etc.
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DEVER DE CLASSE ( E ) A classificao do arquivo deve observar os parmetros da tabela de temporalidade. ( E ) Segundo a classificao dos documentos uma entidade mantenedora publica produz somente documentos pblicos. CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

TIPO Textuais Documentos impressos. Sonoros

CONCEITO manuscritos, datilografados

EXEMPLO ou Livro, Oficio,

parecer, etc. Fita udio

Documentos fonogrficos.

magntica, etc. Filmogrficos Documentos com imagem em movimento com Filmes, ou sem trilha sonora. Icnogrfico Documentos com imagem esttica. fitas

magnticas, etc. Foto, desenho,

gravura, etc. Cartogrficos Documentos que de forma reduzida apresenta Planta, uma rea maior. Informticos perfil, etc. Penmapa,

Documentos que necessitam de um computador MP3, para serem lidos. Driver, etc.

Microgrficos Documentos em microformas.

Microfilmes, microfichas, etc.

OBS: So 7 os gneros fundamentais. OBS: Os documentos podem apresentar mais de um gnero fundamental. A. GNEROS disposies de Signos

B. ESPCIE a configurao que assume o documento quando dispostas as informaes. C. TIPOLOGA TEXTUAL a espcie mais a funo que o documento ir desempenhar. ESPCIE Ata FUNO Reunio TIPOLOGIA TEXTUAL Ata de reunio

Laudo Parecer

Tcnico Mdico

Laudo tcnico Parecer mdico

D. NATUREZA DO ASSUNTO OSTENSIVOS documentos que no causam prejuzo, so irrestritos. SIGILOSOS so restritos. CLASSIFICAO Atribuio do grau de sigilo. RECLASSIFICAO Alterao do grau de sigilo. DESCLASSIFICAO Retirada do grau de sigilo.

OBS: A reclassificao e a desclassificao podem ocorrer a qualquer momento. GRAU DE SIGILO DOS DOCUMENTOS GRAU DE SIGILO CARACTERISTICAS PRAZO GUARDA Ultra secreto Secreto Reservado Danos Gravssimos Danos Graves Podem causar danos 25 anos 15 anos 5 anos DE

TRANFERNCIA 1 IDADE ATIVO CORRENTE TEMPORRIO ADMINISTRATIVO 2 IDADE SEMI - ATIVO INTERMEDIARIO TEMPORRIO ADMINISTRATIVO 3 IDADE INATIVO PERMANENTE DEFINITIVO HISTORICO

ELIMINAO PRIMRIO PRIMRIO FISCAL B LEGAL IMEDIATO C

RECOLHIMENTO SECUNDRIO

PROBATRIO INFORMATIVO MEDIATO

GERAL

A 4 A, B, C, D:

DESCENTRALIZAO

OBS: DESCENTRALIZAO a passagem de arquivos correntes para o Central/Geral, OBS: CENTRAL/GERAL tem a funo de centralizar as atividades dos arquivos correntes. FASES ARQUIVISTICAS OBS: Tramitao o percurso Documentos utilizados com grande que o documento realiza desde CORRENTE frequncia. Documentos em tramitao ou no. Documentos pouco utilizados. uma extenso do arquivo OBS: Outros setores tero acesso aos documentos mediante autorizao. sua produo at o fim do seu valor administrativo.

corrente. Tem a funo de gerar economia. INTERMEDIARIO O acesso aos documentos restrito aos setores produtores.

OBS: Os documentos esto perdendo o valor primrio.

Apenas documentos com valor histrico. Jamais sero eliminados. So inalienveis e imprescritveis. PERMANENTE OBS: A visitao pblicos aos ser documentos

vedada a reproduo parcial ou franqueada pela administrao pblica. total em suporte de papel. O acesso Livre a sociedade

AVALIAO DE DOCUMENTOS / TABELA DE TEMPORALIDADE /

AVALIAO DE DOCUMENTOS

TABELA DE TEMPORALIDADE

SELEO DE DOCUMENTOS

OS

SELEO DE DOCUMENTOS

COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTO Avalia o documento e elabora a tabela de temporalidade. AVALIAO DE DOCUMENTOS o processo que define o prazo de guarda e a destinao final dos documentos. a base para elaborao da tabela de temporalidade e do plano de destinao dos documentos. TABELA DE TEMPORALIDADE o instrumento que determina o prazo de guarda e a destinao final dos documentos. elaborada pela CPAD. aprovada pela autoridade mxima do rgo.

MODELO DA TABELA DE TEMPORALIDADE PRAZO DE GUARDA COD 01 02 03 ASSUNTO CORRENTE INTERMED CBV FCC Est. Int 1 ANO 2 ANOS 3 ANOS 2 ANOS 10 ANOS DEST. FINAL ELIMINAO ELIMINAO RECOLHIMENTO OBS Autor

OBS: Os prazos devem ser contados em anos. OBS: Nem todos os espaos brancos para observaes sero preenchidos.
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OBS: A destinao final composta de ELIMINAAO ou RECOLHIMENTO (guarda permanente). SELEO DE DOCUMENTOS o processo de separao fsica dos documentos visando a eliminao, transparncia ou recolhimento dos documentos. Aps a seleo deve ser formulada uma listagem para cada destinao. realizada pelo OS.

GESTO DE DOCUMENTOS o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao e arquivamento, nas fases corrente e intermediaria visando a eliminao ou recolhimento. FASES DA GESTO DE DOCUMENTOS FASE PRODUO ULTILIZAO DESTINAO CONCEITO Observa a racionalidade na produo dos documentos. Observa a funo para qual o documento desempenhar. Observa a Avaliao dos documentos, Analise dos documentos, Seleo dos documento.

PROTOCOLO - o setor da instituio responsvel pelo controle da movimentao dos documentos. ATIVIDADES DO PROTOCOLO 1. RECEBIMENTO ocorre a separao dos documentos oficiais dos particulares, em seguida a separao dos documentos ostensivos dos sigilosos. 2. AUTUAO o numerar o documento. REGISTRO cadastrar o documento de acordo com informaes retiradas do prprio. 3. CLASSIFICAO a atribuio de caractersticas ao documento para facilitar sua recuperao. 4. EXPEDIO - envio externo de correspondncia. DISTRIBUIO envio interno de correspondncia.
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5. CONTROLE DE MOVIMENTAO todos os setores so responsveis. OBSERVAES No realiza atividades de avaliao, emprstimo e eliminao. No expede correspondncias particulares e com grau de sigilo ultra secreto. As correspondncias particulares e sigilosas devem ser encaminhadas a seus destinatrios. A nica correspondncia que ser aberta, lida, autuada, registrada e classificada a ostensiva. ESQUEMA DO SETOR DE PROTOCOLO

RECEBIMENTO

OSTENSIVA

AUTUAO REGISTRO

PROTOCOLO

CONTROLE DE MOVIMENTAO

EXPEDIO DISTRIBUIO

CLASSIFICAO

UNIDADE PROTOCOLIZADORA uma descentralizao do protocolo e tem como nica funo nmerar os documentos. METODOS DE ARQUIVAMENTO So mecanismos usados para guardar documentos. O que determina a escolha do tipo de arquivamento a estrutura da organizao e a natureza dos documentos. ETAPAS DE ARQUIVAMENTO ETAPA INSPEO CONCEITO Observa se o documento ser arquivado ou no.

ESTUDO CLASSIFICAO CODIFICAO ORDENAO

Observa qual entrada ser atribuda ao documento. Determina a entrada do documento. Atribuio de smbolos. o agrupamento dos documentos de acordo com classificao e cdigo.

GUARDA DOCUMENTAL

Guardar os documentos.

SISTEMAS DE BUSCA DIRETO A busca realizada diretamente. INDIRETO A busca realizada atravs do ndice alfabtico ou onomstico. SISTEMAS DE BUSCA

MTODOS DE ARQUIVAMENTO Bsicos Padronizados Alfanumricos BSICOS Alfabticos nomes Geogrficos local, procedncia Numricos nmeros Ideogrficos - assunto ESQUEMA

DIRETO e INDIRETO

PADRONIZADOS Variadex cores Automtico Mnemnico Soundex

ALFANUMRICOS o nico semi-direto, utiliza letra e nmero ao mesmo tempo no

arquivamento.

Alfabetico

Cidade, estado Estado, cidade

Geogrfico Simples Cronologico Digito Terminal

Nmerico Bsico

Ideograficos

Alfabetico

Dicionrio Enciclopdia

Nmerico

Decimal Duplex

OBS: Todos os Alfabticos/letras Sistema de Busca DIRETA OBS: Todos os Numrico/nmeros Sistema de Busca INDIRETA

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