As Boas Prticas para a Digitalizao de Documentos na Administrao Pblica Federal

Carlos Augusto Silva Ditadi Arquivo Nacional

SIGA - III Seminrio: A Gesto de Documentos Arquivsticos na Administrao Pblica Federal 22 a 24 de junho de 2010
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 Digitalizao - Boas Prticas Recomendao do CONARQ, n 31- Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes Correio Eletrnico

O que digitalizar LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos

Porque digitalizar
1)

Facilitar e incrementar o acesso aos documentos em outros formatos. 2) Segurana: Permitir a aplicao de normas e procedimentos de segurana para acesso e alterao controlada. 3)Converso de formatos a partir da necessidade de dar acesso e preservao a formatos obsoletos 4) Preservao dos originais em outro formato: Guarda segura e incremento da preservao fsica (manuseio, exposio ao meio ambiente), furto, extravio, acidentes naturais ou desastres. 4

Acesso a Documentos Digitalizados Possibilidades OCR (Reconhecimento tico de caracteres) Converso para diferentes formatos digitais Facilitao para busca Acesso e visualizao instantnea e simultnea Incremento para estabelecimento de graus de acesso (visualizao/incluso/alterao). ....
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O que a Digitalizao

digitalizao um processo de converso dos documentos para o formato digital, que consiste em unidades de dados binrios, denominadas de bits - que so 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados

 Documento Nato-Digital

Documento Digital

Documento Digitalizado
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Documento Nato-Digital
Um documento digital um documento eletrnico que se caracteriza pela codificao em dgitos binrios e acesso por sistema computacional. Documento nato digital (born digital): Textos em MS-Word, fotografias tiradas em cmeras digitais, plantas de arquitetura e urbanismo criadas em AutoCAD, mensagens de correio eletrnico, planilhas eletrnicas.
FAQ CTDE
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Representante Digital
Representante Digital (digital surrogate) a representao em formato digital de um documento originalmente no digital. uma forma de diferenci-lo do documento de arquivo nascido originalmente em formato digital (born digital).
(CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - RESOLUO N 31, DE 28 DE ABRIL DE 2010 - Dispe sobre a adoo das Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes)

Documento Digitalizado

Documento digitalizado um tipo de documento digital. (...) O documento digitalizado a representao digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalizao, foi convertido para o formato digital. Geralmente, esse representante digital visa a facilitar a disseminao e o acesso, alm de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservao.
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Documento Digitalizado sempre uma Cpia

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Como Digitalizar
Identificar Organizar Descrever Classificar Avaliar Capturar/converter Armazenar Dar acessso
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A digitalizao nos conduz a desejar e propiciar acesso amplo e irrestrito pelas redes abertas de dados (i.e. Internet)

Mas, ...............................................

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(H?) Direitos e restries privacidade, sigilo e uso? Leis, decretos, portarias Normas internas

de

acesso,

Ex. Lei 9.610 Direitos Autorais LEI N 9.610, DE 19 DE FEVEREIRO DE 1998 - Altera, atualiza e consolida a legislao sobre direitos autorais e d outras providncias.
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E....
Aplicao do Cdigo de Classificao e Tabela de Temporalidade e Destinao. Manuteno robusta e persistente da relao entre os originais e as cpias digitais
LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 RESOLUO N 1, DO CONARQ, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995 RESOLUO N 4, DO CONARQ, DE 28 DE MARO DE 1996
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IPhoneScanning

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Digitalizao de slides/negativos

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Digitalizao de Microformas

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Digitalizao de Obras raras livros Projeto Biblioteca Mindlin (USP)

@Destak
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APT BookScan 2400RA / Kirtas APT 2400 RAKirtas Technologies

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Fita magntica para gravao de udio. Sinal analgico eletrnico

Formato de arquivo digital - WAV

http://www.vidipax.com/audiogd/index2.html24

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http://www.zappiens.br

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Filhos? T-los?.... Mant-los!

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Documento Digitalizado sempre uma Cpia

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Sua lanterna velha por uma lanterna nova

Aladim e a Lmpada Maravilhosa

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Voce agora tem dois documentos a manter: a)O documento original que continua a exigir cuidados de preservao. b)A copia digital que exigir novos e diferentes cuidados para preservao e dar acesso ao longo do tempo.

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Manuteno de Acervo em Formato Digital Estratgia de Preservao Digital

Os documentos digitalizados mesmo sendo cpias devem estar inseridos no Programa de Gesto Documental e obedecer aos mesmos princpios desse para documentos em outro suporte : Controle do Ciclo de Vida do Documento em formato digital enquanto entidade intelectual Controle do Ciclo de Vida do formato digital
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CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS CONARQ

CARTA PARA A PRESERVAO DO PATRIMNIO ARQUIVSTICO DIGITAL - CONARQ

6 de julho de 2004

Incapacidade dos atuais sistemas eletrnicos de informao em assegurar a preservao a longo prazo. Fragilidade intrnseca do armazenamento digital . Rpida obsolescncia da tecnologia digital. Complexidade e custos da preservao digital. Multiplicidade de atores envolvidos. Dependncia social da informao digital.
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Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes

2008 - Solicitao do CONARQ e do Arquivo Nacional para orientar projetos de digitalizao de acervos documentais permanentes.

Ao longo do ano de 2009 o CONARQ submeteu minuta de Recomendao a Consulta Pblica (sitio do CONARQ) Audincias Pblicas e Qualificadas para discusso do documento e agregao de contribuies

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CASA CIVIL SECRETARIA EXECUTIVA ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

RESOLUO N 31, DE 28 DE ABRIL DE 2010

Dispe sobre a adoo das Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes
Disponvel em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/recomendaes_para _a_digitalizao.pdf
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O QUE ESSA RECOMENDAO TRATA

Captura digital em imagem de: documentos planos e encadernados: impressos, manuscritos, mapas, plantas, desenhos, gravuras, cartazes, microformas, diapositivos, negativos, cpias e ampliaes fotogrficas;
Padres e boas prticas mnimas para a captura digital de imagens; produo de matrizes e derivadas, identificao do representante digital e controle de qualidade; Formatos digitais para representantes digitais matrizes e derivados; Metadados tcnicos; Boas prticas gerais para armazenamento, segurana e preservao dos representantes digitais; Utilizao de servios terceirizados para a captura digital, armazenamento e acesso aos representantes digitais.

Captura digital. Nos termos dessa recomendao, significa a converso em imagem, por dispositivo 37 eletrnico (escner), para o formato digital de um documento originalmente no digital.

RESOLUO N 31, DO CONARQ, DE 28 DE ABRIL DE 2010

Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes

1. O QUE A DIGITALIZAO 2. POR QUE DIGITALIZAR 3. PROJETO DE DIGITALIZAO 4. CAPTURA DIGITAL DA IMAGEM 5. ACESSO 6. ASPECTOS GERAIS PARA SEGURANA, ARMAZENAMENTO E PRESERVAO DOS REPRESENTANTES DIGITAIS 7. UTILIZAO DE TERCEIRIZAO DE SERVIOS DE DIGITALIZAO 8. MODELO DE VERIFICAO DA QUALIDADE DO REPRESENTANTE DIGITAL
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 Terceirizao: Responsabilidades mnimas da Contratante

Apresentar previamente o acervo identificado; Apresentar o acervo documental higienizado, planificado, reparado e acondicionado; Estabelecer previamente os formatos digitais a serem gerados e entregues; Avaliar a qualidade da organizao a ser contratada e dos servios e produtos que oferece por meio de atestados de capacidade, qualidade e de comprovao de servios prestados anteriormente em atividade congnere e outros tipos de avaliaes tcnicas; Supervisionar o servio contratado durante o perodo de execuo; Evitar a movimentao do acervo original para o local de captura digital, sempre que possvel. Avaliar o servio e produtos contratados no momento de entrega

Responsabilidades bsicas da Contratada:

Manusear o acervo conforme as recomendaes deste documento e as da organizao contratante; Oferecer as condies fsicas e tcnicas para o manuseio e segurana do acervo original; Com relao interveno fsica no documento original, esta s poder ser realizada por pessoal especializado em conservao e com acompanhamento permanente da Contratante ou por pessoa ou organizao qualificada e autorizada por ela. Utilizar equipamentos que no ofeream risco evidente ou potencial ao acervo arquivstico original; Fazer o controle de qualidade da imagem digital e dos metadados tcnicos; Realizar a entrega dos formatos de arquivos digitais requeridos e nas mdias de armazenamento indicadas pela Contratante.

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http://www.digitizationguidelines.gov/
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Mensagem de correio eletrnico

(e-mail)

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Mensagens de correio eletrnico (e-mails) podem ser consideradas documentos arquivsticos? (*)
Sim, desde que tenham sido produzidas (elaboradas ou recebidas) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumentos ou resultados de tal atividade, e retidas para ao ou referncia. Na qualidade de documentos arquivsticos, as mensagens devem ser completas e criadas por pessoas autorizadas, e recomendvel que sejam redigidas de acordo com normas oficiais de comunicao. No devem ser tratados assuntos fora da matria que originou o documento e devem existir procedimentos que controlem a tramitao e o arquivamento, de forma a garantir sua autenticidade. Esses documentos devem ser contemplados pelo programa de gesto arquivstica da instituio.
*FAQ (a ser publicada em breve pela Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do CONARQ)
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E-mail so importantes:
Preserving the U.S. Government's White House Electronic Mail: Archival Challenges and Policy Implications
David A. Wallace University of Michigan, School of Information / Sixth DELOS Workshop: Preserving Digital Information / Lisbon, Portugal June 19, 1998
http://www.ercim.eu/publication/ws-proceedings/DELOS6/wallace.pdf

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46

47

http://www.governoeletronico.gov.br/anexos/eping-versao-2010
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Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao

Recomendao n 1, de 22 de setembro de 1999

Recomendar que a utilizao do Servio de Mensageria (Correio Eletrnico) seja realizada no estrito interesse da administrao pblica Recomendar que o Departamento de Servios de Rede da Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao preste os esclarecimentos necessrios correta utilizao dos servios de mensageria.
Fonte: http://www.e.gov.br/guia_ref/GRNR05.asp

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Normalizao do Correio Eletrnico na APF

Quadro atual (2010) Cada Unidade faz sua regra.

Em geral, essas normas consideram que o Correio Eletrnico um recurso da Tecnologia da Informao que se utiliza nas atividades administrativas e finalisticas da organizao, no entanto, so apenas dirigidas ao gerenciamento/manuseio da ferramenta de correio eletrnico mas sem direcionar claramente para uma gesto arquivistica.

O QUE DEVEMOS FAZER?

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Nenhum

homem uma ilha isolada; cada homem uma partcula do continente, uma parte da terra...
John Donne (1572-1631) Pensador Ingls

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Correio Eletrnico
Espao para sugestes: ______________________________ ______________________________ ______________________________

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Obrigado Carlos Augusto Silva Ditadi

Arquivo Nacional Coordenao-Geral de Gesto de Documentos COGED

ditadi@arquivonacional.gov.br
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