O combate aos desperdcios nas empresas e o Programa 8S: reduo de custos, melhor qualidade de vida no trabalho e proteo do meio

ambiente
RESUMO
Este artigo mostra uma sntese do Programa 8S, que pode ser reconhecido como um programa de mudana de hbitos e comportamentos (Behaviour-Keeping). O Programa 8S baseado no 5S japons, que foi adaptado s condies sociais e comportamentais do trabalhador brasileiro. Com baixo investimento financeiro o Programa 8S, atravs de treinamento, modifica o comportamento e hbitos dos recursos humanos. Com esta mudana as pessoas passam a desperdiar menos, reduzindo o custo varivel e aumentando o lucro. Alm de reduzir custos e aumentar lucros, o Programa 8S melhora a Qualidade de Vida no Trabalho e reduz os impactos ambientais.

Palavras-chave: Desperdcios, Mudana de hbitos e comportamentos, Programa 8S. 1. INTRODUO H muito que o desperdcio de recursos materiais campeia nas empresas brasileiras. Infelizmente sempre se desperdiou muito em nosso pas, talvez at pela abundncia e facilidade de obteno de recursos, especialmente os naturais bsicos. Alguns dados estatsticos atuais indicam, por exemplo, os seguintes desperdcios no Brasil em 2005: 40% da gua tratada, 50% dos alimentos produzidos e 30% da energia eltrica gerada. No Brasil, joga-se no lixo anualmente o equivalente a 150% do PIB, que toda a riqueza gerada em um ano no pas (ABRANTES, 2005). Como em 2007 o Brasil apresentou um PIB oficial de cerca de 2,3 trilhes de reais, significa que foram desperdiados cerca de 3,45 trilhes, ou seja, em verdade o PIB real brasileiro em 2007, foi de 5,75 trilhes de reais, o que colocaria o pas entre as cinco naes mais ricas do planeta. Existe entre ns, brasileiros, uma verdadeira Pedagogia do Desperdcio, que passada de pai para filho e se processa em todas as atividades, inclusive e principalmente nas empresas e instituies. O Programa 8S, que baseado no 5S japons, foi elaborado para, atravs de treinamento, mudar hbitos e comportamentos (Behaviour-Keeping) dos brasileiros. Com esta mudana, reduzem-se os desperdcios, reduzindo os custos variveis e consequentemente aumentando o lucro. Ao reduzir os desperdcios, em verdade, est se reduzindo o consumo de materiais e energia, ou seja, reduzem-se os impactos ambientais. Por ser um Programa de mudana de hbitos e comportamentos, o 8S, necessita de algum tempo para ser internalizado e mostrar resultados, ou seja, no nenhuma frmula mgica de administrao que, em pouco tempo reduz custos e aumenta o lucro. Se por um lado precisa de algum tempo para ser implantado, por outro tem como vantagem um efeito contnuo, de longo prazo e com baixo investimento financeiro. 2. O PROGRAMA 5S JAPONS E O PROGRAMA 8S BRASILEIRO Em maio de 1950, no Japo, a equipe do professor Kaoru Ishikawa lanou um programa de combate aos desperdcios e eliminao de perdas que, visava otimizar os parcos recursos existentes em um pas destrudo pela guerra. Este programa, que mexeu com o moral dos trabalhadores japoneses, foi chamado de 5S sendo composto de cinco aes, ou Sensos,

que comeam pela letra S quando pronunciadas em japons. Estes 5 Sensos so: Seiri (Utilizao), Seiton (Ordenao), Seiso (Limpeza), Seiketsu (Bem Estar) e Shitsuke (Autodisciplina). O Japo, tendo como base esta filosofia, conseguiu superar todos os seus problemas e dificuldades, chegando a nveis timos de qualidade e produtividade, dando exemplo ao mundo. O programa 5S teve um papel fundamental neste processo e muitos autores concordam que ele foi (e continua sendo) a base para a qualidade total. claro que no so apenas estas cinco palavras, ou Sensos, que transformam uma instituio ou um pas. Especialmente aps a dcada de 1970, muitos engenheiros e professores de vrios pases, foram ao Japo estudar o 5S, para implant-lo em seus pases. Muitos brasileiros, inclusive o professor Jos Abrantes em 1989, tambm foram ao Japo, estudaram e depois tentaram implantar o 5S no Brasil. Na dcada de 1980 centenas de empresas brasileiras implantaram o 5S e pouqussimas obtiveram sucesso. No incio at que se conseguia algum resultado positivo, porm em poucos meses a situao voltava ao que era, e s vezes at piorava, especialmente os desperdcios de materiais. Aps anos de experincia no cho de fbrica, o professor Jos Abrantes estudou as bases tericas do 5S japons, bem como os conceitos e teorias da Administrao de Empresas. Com estes estudos e mais a sua experincia profissional, o professor descobriu as Aes ou Sensos que faltavam aos 5S japons, para que tivessem sucesso no Brasil. O professor descobriu que, em relao ao 5S, cultura e comportamento do brasileiro, faltavam trs Sensos relacionados : Determinao e Unio (Shikari Yaro), Educao, Qualificao e Treinamento (Shido) e Economia e Combate aos Desperdcios (Setsuyaku). Como conseqncia foi criado o Programa 8S, que composto dos seguintes Sensos: 1) Determinao e Unio (Shikari Yaro) 2) Educao Qualificao e Treinamento (Shido) 3) Utilizao (Seiri) 4) Ordenao ou Organizao (Seiton) 5) Limpeza (Seiso) 6) Sade e Bem Estar (Seiketsu) 7) Autodisciplina (Shitsuke) 8) Economia e Combate aos Desperdcios (Setsuyaku). O Programa 8S proposto deve ser implantado nas seguintes cinco etapas: Primeira etapa: Determinao e Unio (Shikari Yaro). Segunda etapa: Educao Qualificao e Treinamento (Shido). Terceira etapa: Utilizao, Ordenao ou Organizao e Limpeza (Seiri, Seiton e Seiso). Quarta etapa: Sade e Bem Estar e Autodisciplina (Seiketsu e Shitsuke). Quinta etapa: Economia e Combate aos Desperdcios (Setsuyaku). A seguir as cinco etapas so detalhadas, ficando a ressalva que, para cada uma existem critrios e formulrios de avaliao, de forma que durante todo o processo o Programa seja controlado e retroalimentado com melhorias constantes (ABRANTES, 2007). 2.1. PRIMEIRA ETAPA: SENSO DE DETERMINAO E UNIO (SHIKARI YARO) Este o primeiro e fundamental Senso do Programa 8S e expressa a Determinao da alta administrao e a unio de todos os funcionrios. Inicialmente a alta administrao tem que se convencer da importncia do Programa, inclusive incluindo-o no planejamento estratgico da empresa. Um dos pontos importante desta Ao a escolha do coordenador do Programa. Este coordenador deve ser de nvel gerencial, dinmico, comunicativo, empreendedor, com forte esprito de liderana e aceito pela maioria dos funcionrios. A empresa deve mudar tanto o seu ambiente fsico e organizacional, quanto a maneira como trata os seus funcionrios. Ela deve estar aberta s reclamaes e sugestes. Neste aspecto o coordenador far o papel de ouvidor (Ombudsman), entendo as reclamaes e levando-as at a alta administrao. A melhor maneira de descobrir os pontos falhos promovendo a Auditoria Operacional dos Recursos Humanos (FERNANDES, 1996), quando atravs de pesquisas com

questionrios com pontuao, cada funcionrio entrevistado indicando os fatores que o deixa insatisfeito com a empresa. Aps um tratamento estatstico, so descobertos os pontos crticos, e inicia-se um programa de resoluo dos mesmos. Os funcionrios passam a se sentir respeitados (pois foram ouvidos), os problemas foram levantados e comeam a ser resolvidos. Todos expressam sua satisfao com maior motivao e unio e portanto, medidas especficas podem ser introduzidas para melhoria da qualidade e aumento da produtividade. Para uma boa implantao deste Senso so propostos os seguintes 10 passos: 1) Conscientizao da alta administrao 2) Reunio com diretores e gerentes 3) Escolha do coordenador do Programa 4) Comunicao da empresa a todos os funcionrios 5) Reunio entre gerentes, supervisores e funcionrios 6) Divulgao do Programa 7) Plano para motivao dos funcionrios 8) Auditoria Operacional dos Recursos Humanos 9) Plano de aes imediatas para problemas crticos 10) Avaliao dos 9 passos anteriores, para descobrir onde e o que deve ser melhorado. 2.2. SEGUNDA ETAPA: SENSO TREINAMENTO (SHIDO) DE EDUCAO, QUALIFICAO E

Este Senso tambm engloba o planejamento de todo o Programa 8S, atravs do plano diretor e dos planos de execuo, que visam orientar todas as etapas da implantao. Para o treinamento devem ser usados vrios recursos audiovisuais, com figuras e personagens alegres, de preferncia na forma de quadrinhos, que devem explicar em poucas palavras o que , para que serve e como se implanta o Programa. No se deve fazer uso de apostilas tericas com muitas pginas e linguagem rebuscada, pois alguns funcionrios podem ser analfabetos ou terem dificuldades de entendimento. Fotografias e filmes com exemplos de implantaes do programa 8S em empresas tm um grande valor de treinamento e motivao, especialmente quando se consegue ver o antes e o depois da empresa. Deve ficar claro que, alm de qualificar os profissionais e treinar os funcionrios, neste Senso que se enquadra a melhora da escolaridade dos funcionrios, principalmente os que tm baixa escolaridade. O prprio governo, alm das associaes de classes, tm vrios programas de melhoria de escolaridade. No apenas a empresa que investir na educao de seus funcionrios, possvel ter programas sem custos para a empresa. A seguir so citados os 10 passos para uma boa implantao deste Senso: 1) Treinamento do coordenador 2) Treinamento da diretoria 3) Montagem do escritrio de coordenao do Programa 4) Treinamento dos gerentes 5) Seleo e treinamento dos facilitadores 6) Elaborao do Plano Diretor 7) Treinamento de todos os funcionrios 8) Registro e anlise da situao atual 9) Elaborao dos Planos de Execuo 10) Avaliao dos 9 passos anteriores, para descobrir onde e o que deve ser melhorado. 2.3. TERCEIRA ETAPA: SENSOS DE UTILIZAO, ORGANIZAO E LIMPEZA (SEIRI, SEITON e SEISO) ORDENAO OU

Estes trs Sensos marcam a etapa operacional, ou fsica do Programa 8S, pois com as aes decorrentes, todos passam a perceber visualmente as mudanas. A rigor no existe como separar estes Sensos e, suas subdivises so apenas didticas ou acadmicas. muito importante esta ressalva porque no se deve tentar separ-los ou implant-los de forma estanque. O incio desta terceira etapa deve ser precedido de ampla divulgao e a alta administrao deve emitir um comunicado oficial, informando a data deste evento e conclamando a todos para o Dia da Grande Limpeza (Clean up day). O coordenador do Programa j tem que ter todo o planejamento desta Etapa, inclusive com a diviso da empresa em setores e seus respectivos responsveis e facilitadores, conforme definidos nos Planos Diretor e de Execuo. Este planejamento inclui ainda a definio dos locais de descarte de

materiais e equipamentos, bem como a escolha dos itens e rea da empresa que serviro de modelo, devendo ser de modo que todos os funcionrios as vejam e assim acompanhem o progresso; isto um forte fator de estmulo e motivao. Materiais de limpeza, pintura e proteo tais como : vassouras, esptulas, rodos, vassourinhas, ps, latas e lates de lixo, baldes, caixas de papelo, rolos, pincis, trinchas, brochas, tintas, solventes, massas, trapos, mscaras, luvas e culos, tm que ser previamente providenciado e estar disponvel na hora certa. 2.3.1. SENSO DE UTILIZAO (SEIRI) A sntese deste Senso est em definir claramente os objetos, documentos e dados em necessrios e suprfluos, ou desnecessrios. Existem diversas maneiras de se analisar a necessidade de uma coisa e, o que pode ser suprfluo para uma pessoa, setor ou empresa pode ser essencial para outra. Assim esta definio deve ser precedida de uma anlise criteriosa, com diversas pessoas sendo envolvidas. Um mtodo prtico o conhecido como 5W 1H (DEMING, 1990), onde so feitas as seguintes seis perguntas : O Qu? (What?), Por que? (Why?), Quando? (When?), Quem? (Who?), Onde? (Where?) e Como? (How?). Tambm podemos acrescentar uma stima pergunta: Quanto custa? (How much does it cost). As respostas s estas perguntas, auxiliam muito a definio da essencialidade. A avaliao da real necessidade de um objeto pode no ser to fcil e eficiente, pois muitas pessoas costumam guardar coisas durante anos e se apegam a elas como se fossem bens valiosos. Alm da melhoria do ambiente e moral dos funcionrios, pode-se apontar os seguintes benefcios com a implantao deste Senso de Utilizao: Liberao de reas, antes ocupadas com materiais desnecessrios, Reduo do estoque de peas sobressalentes e materiais guardados no almoxarifado, Reduo do risco de acidentes provocados por excesso de materiais dispostos sem nenhum controle, Liberao de mquinas, equipamentos e materiais que estavam parados sem uso, Reduo e at eliminao do tempo de procura de ferramentas, materiais e documentos, Reduo da burocracia devido eliminao de formulrios e documentos e Reciclagem de materiais, anteriormente desperdiados. 2.3.2. SENSO DE ORDENAO OU ORGANIZAO (SEITON) Este Senso pode ser resumido como o conjunto de aes que propiciam que os objetos, documentos e dados necessrios sejam localizados de forma rpida, correta e segura. Ele tambm responsvel por uma perfeita comunicao visual, com o uso constante das cores e smbolos, de tal forma que qualquer pessoa entenda a mensagem. Esta ao acaba literalmente com os feudos, onde somente poucos funcionrios sabem onde esto guardados os objetos, documentos e dados. Uma vez este Senso consolidado, em conjunto com o de Utilizao e uma boa padronizao, pode-se dizer que no mais existiro funcionrios indispensveis, ou a memria viva, como se costuma falar. Pouco adianta frases do tipo: Aps o uso coloque a ferramenta no lugar. Onde o lugar da ferramenta? Este deve estar claramente indicado, inclusive com nome e seu contorno ou silhueta, pois assim no existe margem para erro e guarda no lugar indevido. A seguir so descritas aes e idias constantes nas referncias bibliogrficas a respeito da regra dos 5S e do Programa 8S. 1- Nos escritrios e partes administrativas deve-se ordenar as mesas, armrios, arquivos, mquinas copiadoras e de fax, bem como microcomputadores e impressoras de forma que o uso seja prtico, rpido e seguro, evitando-se que os usurios tenham que se deslocar muito. 2- Tanto os armazns quanto os almoxarifados e depsitos devem ser organizados, com os itens estocados obedecendo a estes conceitos. Itens pesados devem ficar

o mais prximo do cho e os mais leves mais acima. Todos os corredores, estantes e armrios devem estar identificados com a indicao de contedo, devendo-se evitar a guarda de itens em caixas fechadas, difceis de serem identificadas. 3- Em todos os setores devem ser feitos estudos ergonmicos, com o acompanhamento de especialistas no assunto, de forma a adaptarem-se as mquinas e tarefas s pessoas, especialmente s canhotas e portadoras de defeitos fsicos, ou ainda s muito magras ou gordas, altas ou baixas, enfim tudo deve ser analisado de forma a que se tenha conforto e segurana. 4- Documentos so guardados em arquivos e estes devem ser identificados externamente, de forma a que se saiba o contedo interno de cada gaveta. As pastas suspensas devem ser identificadas uma a uma. Estantes e mapotecas tambm devem ser identificadas bem como qualquer caixa usada como arquivo. Dados esto sendo guardados em memrias fixas e disquetes e, portanto, tambm devem ser facilmente identificados por qualquer usurio. As caixas com vrios disquetes tambm devem indicar externamente o seu contedo. Arquivos tcnicos e bibliotecas devem ter toda uma metodologia, sendo fundamental os servios ou consultoria de arquivologistas e bibliotecrios. Podem ser apontados os seguintes benefcios com a implantao deste Senso: Melhoria do moral dos funcionrios, Melhoria do ambiente fsico da empresa, Reduo dos acidentes de trabalho, em funo da comunicao visual, Economia de tempo e energia pela reduo de movimentao desnecessria, Rapidez, segurana e facilidade na procura de materiais, documentos e dados, Melhoria no processo de comunicao entre as pessoas, Atendimento e ao mais rpida em caso de acidentes. 2.3.3. SENSO DE LIMPEZA (SEISO) Este Senso vai alm do ato de limpar e principalmente deve ser enfocado como uma oportunidade de no sujar e de inspecionar, descobrindo as fontes das sujeiras e pontos potenciais de falhas e desperdcios. Embora no seja um hbito do homem ocidental, o Programa proposto, delega a cada pessoa a limpeza do seu ambiente de trabalho, pois esta a melhor maneira para que todos mantenham limpos seus ambientes e tenham um contato maior com seus instrumentos dirios de trabalho. Aps a completa conscientizao e implantao deste Senso, so necessrios menos de dez minutos, dirios, para as atividades de limpeza e inspeo geral (HABU et al, 1992). A pintura um dos pontos fortes deste Senso, devendo-se usar cores claras e alegres de forma que os ambientes estejam limpos e agradveis. Mais uma vez deve-se analisar a influncia das cores no comportamento do ser humano. Sempre que possvel, deve-se consultar os funcionrios quanto s cores de suas preferncias. Ateno especial deve ser dada limpeza dos banheiros, vestirios e refeitrios, pois so locais que tm grande influncia no comportamento e satisfao das pessoas. Alis, as primeiras mudanas em uma empresa devem comear exatamente por estes locais (DEMING, 1990). Benefcios da ao de Limpeza: Preveno de acidentes com reduo de afastamentos e gastos com tratamentos, Reduo de afastamentos por acidentes e doenas relacionadas aos aspectos ergonmicos, Melhoria do moral e satisfao dos funcionrios, Inspeo de mquinas e instalaes, permitindo uma maior disponibilidade, Combate aos desperdcios, Embelezamento dos postos de trabalho, Reduo de riscos sade dos funcionrios, Melhoria da qualidade de vida no trabalho, Reduo da poluio e agresses ao meio ambiente. A seguir so citados os 11 passos para uma boa implantao desta terceira etapa: 1) Comunicado oficial da alta administrao 2) Colocao de faixas e cartazes por toda a empresa 3) Planejamento dos Sensos de Utilizao e Ordenao ou Organizao 4) Preparo de ferramentas, materiais e equipamentos de proteo individual (EPI) 5) Escolha da rea e

mquina modelo 6) Planejamento do plano de coleta seletiva de lixo 7) O Dia da Grande Limpeza (Clean up day) 8) Balano dos resultados iniciais, especialmente devido Limpeza 9) Execuo do Senso de Utilizao 10) Execuo do Senso de Ordenao ou Organizao 11) Avaliao da Grande Limpeza e dos Sensos de Utilizao e Ordenao, para descobrir onde e o que deve ser melhorado. 2.4. QUARTA ETAPA: SENSOS DE SADE E BEM ESTAR E AUTODISCIPLINA (SEIKETSU e SHITISUKE) Estes dois Sensos no so implantados, mas sim frutos das anteriores, especialmente atravs do exemplo de comportamento das pessoas que ocupam cargos de chefia e gerncia. O Senso de Sade e Bem Estar conseqncia direta das melhorias fsicas no ambiente de trabalho, bem como do clima de maior respeito que passa a existir entre as pessoas. O Senso de Autodisciplina aquela de maior complexidade de ser alcanado, pois exige aes e tempo para que todos o desenvolvam. No pode ser encarado, apenas, como uma ordem, pois a pessoa no deve simplesmente obedecer cegamente, somente para cumprir o que foi previamente estabelecido; este no o objetivo. Um dos pilares do Programa proposto o trabalho em equipe ou coletivo, inclusive com grupos de poucas pessoas, portanto, se um elemento falha, os demais ficam sobrecarregados. Esta a essncia do Senso de Autodisciplina, onde a falta ou enfraquecimento de um elo compromete toda a corrente, j que todos so importantes dentro da cadeia produtiva. O Senso de Sade e Bem Estar est ligado diretamente sade fsica e mental, dependendo de cada pessoa, do ambiente interno e tambm do externo, pois o homem produto do meio (embora possa modific-lo). Deve ser lembrado que, enquanto o ambiente interno de uma empresa depende, quase que exclusivamente, da alta administrao e dos funcionrios, o externo depende tambm, e muito, da coletividade e aes governamentais. As principais aes e fatores para o sucesso desta etapa so: 1 - Limpeza e higiene de banheiros, vestirios e refeitrios. 2- Boas condies ambientais como iluminao, temperatura, rudo e fontes poluidoras. 3- Pintura dos ambientes, inclusive artstica em alguns pontos. 3- Uso de plantas ornamentais e conservao de jardins. 4- reas de recreao e esportiva. 4- Plano de assistncia mdica, social e seguros. 5- Plano de cargos e salrios. 6- Campanhas de sade e alimentao. 7- Valorizao da preveno dos acidentes de trabalho e cuidados com o meio ambiente. 8- Liberdade de expresso e associao em entidades e sindicatos. 9- Delegao de autoridade e atribuio de responsabilidade. 10- Plano constante de educao, qualificao e treinamento. 11Valorizao do trabalho em equipe, respeitando as individualidades. 2.5. QUINTA ETAPA: SENSO DE ECONOMIA E COMBATE AOS DESPERDCIOS (SETSUYAKU) Este Senso encerra o ciclo de implantao do Programa 8S e assim deve ser, pois s aps os sete Sensos anteriores estarem operativos, com as pessoas treinadas e conscientizadas, que se tm condies de analisar as propostas objetivas e simples, visando a economia e o combate aos desperdcios. Este Senso a expresso viva do processo de melhoramento contnuo (Kaizen), pois sempre se deve procurar melhorar aquilo que se acha estar bom. A implantao deste Senso comea com a alta administrao reunindo-se com os gerentes, chefes e supervisores para criao dos grupos de estudos e combate aos desperdcios. Devem ser escolhidos lderes de diferentes reas, pois os desperdcios so gerais. A funo bsica destes lderes motivar os funcionrios para que apresentem sugestes de melhorias, por mais simples que paream. Um plano de combate aos

desperdcios, pode ter as seguintes etapas: 1) Campanha promovida pela alta administrao 2) Reunio entre diretores, gerentes, chefes e supervisores 3) Diviso da empresa em setores e escolha dos lderes, que recolhero as sugestes 4) Coleta de sugestes e idias 5) Anlise das idias (pelo comit de avaliao) 6) Estudos e ou projetos para implantao das idias aprovadas pelo comit de avaliao 7) Execuo das mudanas analisadas e aprovadas 8) Avaliao dos resultados 9) Divulgao dos resultados 10) Recompensa, aos autores, pelas sugestes implantadas com sucesso e retorno para a empresa 11) Nova reunio entre diretores, gerentes, chefes e supervisores, para nova rodada de sugestes. O processo de melhorias contnuo. 3. AVALIAO E CONTINUIDADE DO PROGRAMA 8S Todos os 8 Sensos devem ser avaliados, mensal ou trimestralmente, com o uso de critrios e questionrios onde so atribudas notas para os diversos fatores e assim conseguese dar um tratamento matemtico e estatstico a itens qualitativos. Ao final, os resultados dos oito Sensos so plotados em grficos e comparados com os meses anteriores, quando pode-se melhorar ainda mais o Programa ou tomar-se aes corretivas. Sabe-se que, com o passar do tempo as pessoas tendem a diminuir a sua participao, isto acontece no s com o Programa aqui proposto mas, com qualquer atividade exercida pelo ser humano. Para evitar isto deve-se ter um plano de longo prazo, objetivando manter as pessoas participativas e motivadas permanentemente. Alm das aes j citadas, os seguintes procedimentos devem ser adotados para continuidade e eficcia do Programa: 1- Participao permanente da alta administrao. 2- Treinamento e retreinamento dos funcionrios. 3Estabelecimento de metas de longo prazo. 4- Plano de comunicao permanente dos resultados e evoluo do Programa. 5- Exerccio contnuo do trabalho em equipe e valorizao de lideranas. 6- Avaliao mensal dos seis Sensos tticos e operacionais: Utilizao, Ordenao ou Organizao, Limpeza, Sade e Bem Estar, Autodisciplina e Economia e Combate aos Desperdcios. 7- Avaliao trimestral dos dois Sensos estratgicos: Determinao e Unio e Educao e Treinamento. 8- Concursos internos com distribuio de trofus, placas, medalhas e diplomas para as pessoas e setores que se destacaram. 9- Aps o segundo ano da implantao do Programa, deve-se fazer anualmente, a Auditoria Operacional dos Recursos Humanos, para medir a satisfao dos funcionrios e tomar medidas corretivas. 10- Encontros anuais do Programa dos 8 Sensos. 11- Exposies fotogrficas com exemplos de melhorias propostas pelas pessoas. 4. CUSTOS PARA IMPLANTAO E RETORNO FINANCEIRO GERADO PELO PROGRAMA 8S 4.1. CUSTOS PARA IMPLANTAO DO PROGRAMA 8S Inicialmente deve-se ter em mente que, todos os custos decorrentes da implantao do Programa 8S devem ser computados como investimentos, pois o retorno ser lquido e certo. O total a ser investido depende do tipo, tamanho e caractersticas intrnsecas da empresa. No se pode comparar, por exemplo, uma grande empresa com 5.000 funcionrios, com uma micro empresa com 5 funcionrios. Alis, deve ser esclarecido que o Programa 8S se aplica a qualquer tipo e tamanho de empresa, devendo-se fazer as adaptaes pertinentes. Alm de custoso, por exemplo, no tem sentido uma pequena papelaria implantar o Programa 8S, com os mesmos formulrios e burocracia utilizados em uma grande indstria. O objetivo bsico deste subcaptulo dar uma diretriz de como devem ser estimados os custos para implantar o Programa 8S e quais fatores devem ser avaliados e custeados, de

forma que se tenha uma boa estimativa dos investimentos necessrios. A seguir so citados os diversos custos, lembrando que outros podem existir devido, por exemplo, investimentos em melhorias operacionais. muito comum, especialmente em fbricas, que durante o Senso de Economia e Combate aos Desperdcios (Setsuyaku), descubra-se que a economia pode ser maior se for trocado um determinado sistema existente, por um mais moderno e avanado tecnologicamente. Neste caso a empresa tem que fazer um completo estudo de engenharia financeira, para se certificar da relao Custo versus Benefcio, principalmente quanto ao tempo de retorno do investimento (pay back). 4.1.1. COM O CONSULTOR EXTERNO Este o profissional que ir treinar o coordenador do Programa 8S na empresa, dando suporte na implantao, avaliao e controle do Programa. Ele ter uma atuao mais forte no incio e, com o tempo, ter uma menor participao. No mercado brasileiro existem vrias empresas de consultoria em qualidade e centros de produo de Universidades, em condies de apoiar a implantao do Programa 8S. Fica o alerta de que, a empresa tem que se certificar que o consultor tem experincia em implantaes deste Programa. Alm de exigir esta experincia, a empresa tem que entrar em contato com as que j implantaram, com este consultor, e como foram os resultados. 4.1.2. COM O COORDENADOR DO PROGRAMA 8S Este um custo interessante, pois, apesar de ser escolhido um funcionrio da prpria empresa, o mesmo ser desviado de sua funo original, seja na forma de dedicao exclusiva ou parcialmente. Quando este profissional deixa de produzir diretamente, em verdade isto um custo para a empresa. A empresa tem que monitorar as horas que este profissional se dedica ao Programa 8S e assim contabilizar todos os custos. Deve ser lembrado que este profissional tem um custo hora que, alm de seu salrio, engloba encargos e obrigaes trabalhistas. Ou seja, tem que ser contabilizado o custo total do profissional para a empresa. 4.1.3. COM A MONTAGEM DO ESCRITRIO DO PROGRAMA 8S Alm do espao fsico mobiliado, que tem um custo, so necessrios: um microcomputador, impressora, fax e telefone. Dependendo do tamanho da empresa, ser necessrio um auxiliar ou secretria. 4.1.4. COM A AUDITORIA OPERACIONAL DOS RECURSOS HUMANOS Esta auditoria, que uma anlise do clima organizacional, consta de uma entrevista com cada funcionrio, na qual relatam o grau de satisfao com as diversas condies de trabalho na empresa. importante contratar uma consultoria externa para fazer esta auditoria, principalmente para que os funcionrios se sintam vontade para expressar suas insatisfaes. constrangedor um colega de trabalho criticar a empresa para outro colega. Isto no ambiente de trabalho e quem sabe para um superior hierrquico. Como isto pode ser encarado? Pode-se estimar cerca de 30 minutos para que cada funcionrio seja entrevistado e o auditor preencha o questionrio. Considerando um dia de trabalho com 8 horas, cada auditor entrevistar 16 funcionrios por dia. Esta auditoria no deve se estender por mais de uma semana, portanto, em funo do nmero de funcionrios a empresa tem que calcular quantos auditores sero necessrios. Isto custo.

Deve ser lembrado que, na mdia, no primeiro ano de implantao do Programa 8S sero realizadas duas auditorias, uma no incio com cerca de trs meses aps o incio da implantao e outra seis meses aps, para comparar os resultados. Aps a implantao, que em mdia dura um ano, faz-se uma auditoria por ano. 4.1.5. COM TREINAMENTO Desde a Alta administrao, todos os funcionrios sero treinados portanto, durante as horas de treinamento no estaro produzindo, logo tm custos. Conforme o detalhamento das horas necessrias, visto no Senso de Treinamento (Shido), podem-se prever os valores a seguir, lembrando que a empresa tem que fazer um planejamento de quantas pessoas sero treinadas, em cada funo e ento calcular os custos totais. Funo Cada diretor Coordenador do Programa Cada gerente Cada chefe Cada supervisor Cada funcionrio Cada facilitador Horas de treinamento 8 horas 40 horas 12 horas 8 horas 8 horas 8 horas 12 horas

4.1.6. COM O PLANO DE AES IMEDIATAS PARA PROBLEMAS CRTICOS Aps a auditoria, descobrem-se quais reas precisam de aes imediatas para melhorar o ambiente fsico e deixar os funcionrios satisfeitos. Embora seja difcil prever quais problemas surgiro, pois cada empresa tem a sua realidade e seus problemas, a experincia mostra que os maiores problemas encontrados esto relacionados segurana do trabalho, condies de conforto e higiene e pequenos reparos em: banheiros, vestirios e refeitrios. 4.1.7. COM LIVROS, CARTILHAS E CPIAS PARA TREINAMENTO Alm dos custos com as horas de treinamento em si, so necessrios os seguintes materiais. Alguns exemplares do livro do Programa 8S, devem ser adquiridos, principalmente para o coordenador, diretores e gerentes. Confeco e distribuio das cartilhas ilustradas sobre o Programa. Cpias de comunicaes internas, para todos os funcionrios, tanto de notcias da diretoria sobre a evoluo do Programa, quanto de resultados e dicas. 4.1.8. COM FOTOGRAFIAS E FILMAGENS Como citado anteriormente, fundamental que a empresa faa um acompanhamento das condies fsicas dos ambientes, antes, durante e continuamente na implantao do Programa. Podem ser usadas Cmeras fotogrficas digitais de alta resoluo, facilmente operadas at por no fotgrafos. Estas Cmeras, alm de prticas, permitem a gravao, visualizao e impresso, via microcomputador. A filmagem muito importante, principalmente quando se est estudando a melhoria das formas de se conduzir tarefas, principalmente de movimentao de materiais e pessoas. 4.1.9. COM MATERIAIS DE PROPAGANDA Conforme j citado, deve-se fazer ampla divulgao do Programa atravs de camisetas, chaveiros, botons, faixas, cartazes e pequenos brindes. Muitos destes materiais

tambm sero distribudos para clientes e fornecedores, at como forma de propaganda e marketing, para a empresa. 4.1.10. COM PRMIOS PARA FUNCIONRIOS Como motivao pela participao dos funcionrios no concursos interno para escolha do slogan, frases e cartazes, sobre o Programa 8S, sero oferecidos prmios como: televiso, aparelhos de som, DVD e relgios de pulso. Tambm no se pode esquecer que, funcionrios devero ser reconhecidos e recompensados, por darem sugestes de economia e melhorias, que tragam benefcios para a empresa. Estas recompensas podem ser, alm das j citadas, viagens de fins de semana com acompanhante e o pagamento de cursos especficos. 4.1.11. COM O PLANO DE COLETA SELETIVA DE LIXO De forma geral estes custos esto relacionados s compras de cestas e recipientes prprios para a coleta seletiva, alm de cartazes bem humorados. Papis, plsticos, vidros e metais, uma vez separados, podem ser vendidos e, dependendo do porte da empresa, podem significar uma fonte de renda, ainda que pequena. 4.1.12. COM O DA GRANDE LIMPEZA (CLEAN UP DAY) Para esta importante etapa do Programa 8S sero comprados em quantidade os seguintes materiais: vassouras, vassourinhas, esptulas, rodos, ps, latas e lates de lixo, baldes, caixas de papelo, rolos, pincis, trinchas, brochas, tintas, solventes, massas plsticas, trapos, mscaras, luvas, culos, enfim tudo para uma grande limpeza, feita com segurana. Mesmo em grandes indstrias, que j tm estes itens para uso constante, ser necessria uma compra complementar, pois ser em maior quantidade. Um outro custo, relativo a esta grande limpeza, quanto s horas que os funcionrios estaro utilizando, ao invs de estar produzindo. Deve-se calcular estes custos. Tambm deve ser lembrado que, aps a implantao do Programa, pelo menos uma vez por ano devese repeti-la. 4.1.13. CUSTOS TOTAIS PARA IMPLANTAO DO PROGRAMA 8S Desde 2001, centenas de empresas e instituies brasileiras tm implantado o Programa 8S, gerando grandes economias. De forma geral o custo total para implantao do Programa fica entre 0,1% a 0,5% do faturamento bruto anual da empresa. Em indstrias de grande porte este investimento consumido 80% no primeiro ano e 20% no segundo. A partir do terceiro ano os custos so mnimos e basicamente com treinamento e reforo das medidas (ABRANTES, 2007). Como estas grandes indstrias trabalham com lucro lquido entre 5% e 10% do faturamento bruto, pode-se fazer uma pequena simulao sobre os custos. Vamos supor uma indstria que, em 2007 tenha tido um faturamento bruto de 100 milhes de dlares e um lucro lquido de 5 milhes de dlares. Os custos para implantao seriam entre 100 mil e 500 mil dlares (0,1% a 0,5% do faturamento bruto anual da empresa), o que significaria investir em dois anos o equivalente entre 2% e 10% do lucro lquido de um ano.

4.2. RETORNO FINANCEIRO PROPORCIONADO PELO PROGRAMA 8S Que o Programa gera retorno financeiro, no existe a menor dvida, o que no se pode antever de quanto pode ser este retorno. Em princpio no se pode estabelecer um valor, pois cada empresa tem uma realidade e, principalmente, este retorno depender da forma como o Programa foi implantado. De forma geral ocorrem redues de despesas com os seguintes materiais e insumos: alimentao de funcionrios, energia eltrica, gua e esgoto, vapor, condensado, ar comprimido, combustvel, lubrificantes, gases, produtos qumicos, peas sobressalentes, embalagens e matrias primas. Quanto a itens de escritrio e servios gerais so reduzidos os consumos de: cpias, telefonemas, formulrios, lpis, caneta, papel, plstico, elstico, clipes, etc. Alm destas ocorrem redues de: absentesmo, acidentes de trabalho, necessidade de horas extras, terceirizao de servios e agresses ao meio ambiente. Em todas as empresas que implantaram o Programa 8S, com sucesso, alm de todas estas economias notada uma significativa melhora na Qualidade de Vida no Trabalho QVT, aumentando significativamente a produtividade, pois as pessoas trabalham mais felizes e satisfeitas. No Brasil, na usina de lcool e acar CLEALCO, alm do lucro lquido ter aumentado mais de 23% devido o combate aos desperdcios, a produtividade na colheita de cana aumentou em cerca de 10% entre 2003 e 2005. Segundo dados de diversas empresas brasileiras, o retorno financeiro j no primeiro ano, fica entre 10% e 30% do lucro lquido, sendo que as economias comeam a ser percebidas (e contabilizadas) j nos primeiros trs meses de implantao do Programa. No existe nenhum caso de empresa que tenha implantado o Programa 8S e que no tenha tido economia. O mais importante de tudo que, como ocorre a mudana de hbitos e comportamentos, as melhorias se eternizam e os funcionrios se envolvem cada vez mais. Isto se explica pelas melhores condies de trabalho, que afloram a motivao e criatividade das pessoas. 5. OS DESPERDCIOS E O MEIO AMBIENTE A filosofia do Programa 8S, na sua essncia, objetiva o combate a todos os tipos de desperdcios, sejam pessoais, familiares, empresariais e pblicos, e no apenas nas empresas privadas. Aqui cabe a seguinte reflexo: alm da reduo de custos e aumento da produtividade de empresas e instituies, quais outros benefcios obtm-se com o combate aos desperdcios? Inicialmente devemos lembrar que vivemos no planeta terra, de onde retiramos todos os materiais e energias para vivermos bem. Nosso Planeta, apesar de parecer grande para um ser humano, tem uma limitao, ou melhor, o estoque de recursos e materiais naturais tm um limite. Em 2008, ramos cerca de 6,5 bilhes de habitantes, em 2050 seremos cerca de 9,5 bilhes. Ser que a terra tem recursos suficientes para nos abastecer com os produtos e benefcios que fabricamos e usamos? Ser que teremos de mudar nossas formas de produzir e consumir? Outra constatao que deve estar muito bem gravada em nossa memria que, tudo que usamos provm da natureza, ou seja, retiramos coisas da natureza e as transformamos em bens e servios. Por melhor que seja o manejo, sempre estaremos causando algum dano ou impacto ambiental. Temos que mudar nossa forma de pensar e buscar sempre mtodos de vida e produo que causem o menor impacto scio ambiental possvel. Existem muitos exemplos de como produzimos e vivemos de forma errada. O mais incrvel que no nos conscientizamos dos problemas e continuamos agindo de forma errada. Freqentemente

inferimos que os culpados pela poluio e agresses ambientais so os governos e as empresas ns, enquanto pessoas, somos bonzinhos e at ajudamos. Um fato no pode ser negado: as empresas produzem de forma errada para ns consumirmos. muito cmodo e hipcrita falar o tempo todo que a culpa no nossa; eu sou apenas consumidor! Esta uma frase muito usada. Existem muitos exemplos de como produzimos de forma errada, e a seguir citado apenas um, para alertar. Imagine uma simples caixa de suco de laranja, produzido e embalado sem aditivos ou conservantes qumicos. A primeira idia que se tem de estar comprando e consumindo um alimento sadio, com baixo impacto ambiental. Ledo engano, seno vejamos. Como esta laranja foi produzida? Certamente em uma fazenda que usou adubos qumicos e defensivos para combater pragas e doenas, alm de grande quantidade de gua para irrigao. Estes adubos e defensivos so produzidos em fbricas, que causam grande impacto ambiental. Aps a colheita as laranjas so transportadas em caminhes, at a fbrica do suco. Estes caminhes causam grandes impactos ambientais, especialmente por queimarem combustvel fssil, no caso o leo diesel, que refinado do petrleo. Na fbrica do suco as laranjas passam por uma srie de processos, onde se usam muita gua, alguns produtos qumicos para retirar resduos de defensivos e de novo, combustveis fsseis para a produo de vapor nas caldeiras. Aps a extrao do suco, em processos e mquinas de alto impacto ambiental, procede-se embalagem, normalmente em caixas especiais contendo papel, plstico e alumnio. Estes trs materiais da embalagem, para serem produzidos, causam grandes impactos ambientais. O papel necessita de extensas reas para a produo de rvores, de onde se retira a celulose e at se transformar em papel, passa por uma srie de processos de alto impacto ambiental. As cores e marcas nas embalagens, so obtidas atravs de tintas, produzidas em indstrias qumicas, usando derivados do petrleo. O plstico produzido em indstrias petroqumicas, poluidoras por natureza e, que utilizam derivados do petrleo como etileno e propileno. O alumnio para ser produzido e transformado em finas folhas, passa por processos de alto impacto ambiental, alm de ser grande consumidor de energia eltrica. Esta rpida anlise refere-se cadeia de produo simplificada de um inofensivo suco de laranja. O que fazer? No consumir? No produzir? Nada disso, devemos consumir suco de laranja, pois saudvel; o problema buscarmos mtodos e processos que causem o mnimo de agresses ao meio ambiente, ou melhor, que causem o mnimo de agresso a ns, seres humanos, bem como devemos produzir com o mnimo de desperdcio, para aproveitar ao mximo. Todos os produtos que consumimos exigem muitos recursos naturais, mas na maioria das vezes no temos idia da verdadeira catstrofe que provocamos na natureza. Produtos aparentemente inofensivos, podem causar srios danos ambientais, especialmente com os refugos e sobras provenientes do processo (errado) de produo, bem como pelos desperdcios. 6. CONCLUSO Como o Programa 8S, aqui proposto, incorpora aes de educao, treinamento, mudanas fsicas e comportamentais, alm de valorizar as pessoas atravs das sugestes, ele uma ferramenta estratgica eficaz na economia de recursos e combate aos desperdcios, o que causa impactos positivos na qualidade e produtividade da empresa. Todas as oito Aes so importantes, mas as de Determinao e Unio (Shikari Yaro), a de Educao Qualificao e Treinamento (Shido) e a de Autodisciplina (Shitsuke), so a essncia do Programa, pois s com a conscientizao e participao da alta administrao, a unio de todos, a educao e treinamento, junto com a autodisciplina coletiva que o Programa 8S poder ser bem sucedido.

Por se tratar de um mtodo educativo, de mdio e longo prazo, no se podendo esperar resultados imediatamente aps o seu incio, especialmente por envolver a mudana de hbitos e comportamentos (Behaviour-Keeping). Pacincia e perseverana so fundamentais para o desenvolvimento constante do Programa. Um dos aspectos importantes a ser considerado que os baixos custos decorrentes da implantao do Programa, devem ser encarados e contabilizados como investimentos com alta taxa de retorno. Aps uma anlise das diversas empresas que implantaram o Programa 8S com sucesso, podem ser destacados os seguintes benefcios do mesmo: Bem estar das pessoas com melhor Qualidade de Vida no Trabalho; Preveno de acidentes, Incentivo criatividade; Conservao de energia; Melhoria do moral das pessoas; Preveno quanto paradas por quebras de mquinas e equipamentos; Reduo de estoques de almoxarifados e peas sobressalentes; Higienizao mental da empresa; Reduo de custos variveis; Melhoria da qualidade dos servios e produtos; Aumento da produtividade da empresa; Preparo da empresa para a filosofia da qualidade total e certificao ISO e reduo dos impactos ambientais. Finalizando, pode-se afirmar que, como o Programa 8S muda hbitos e comportamentos reduzindo os desperdcios, o mesmo tambm pode ser utilizado como base e preparao das empresas que querem implantar a filosofia dos Seis Sigmas (6) ou do zero defeito. 7. REFERNCIAS ABRANTES, Jos. Programa 8S. Da alta administrao linha de produo: o que fazer para aumentar o lucro. Uma base para a filosofia Seis Sigma. Rio de Janeiro: Intercincia, 2001. (segunda edio a ser publicada no segundo semestre de 2006). __________. Brasil o pas dos desperdcios. Por ano desperdiamos o equivalente a 150% do PIB. Rio de Janeiro: Auriverde, 2005. DEMING, W. Edwards. Qualidade: a revoluo da administrao. Traduo de Clave comunicaes e recursos humanos. Rio de Janeiro: Saraiva, 1990. FERNANDES, Eda. Qualidade de Vida no Trabalho. Salvador: Casa da Qualidade, 1996. HABU, Naoshi; KOIZUMI, Yoichi; OHMORI, Yoshifumi. Implementao do 5S na prtica. Traduo da Central de Manuteno- CEMAN. Campinas: Icea, 1992. HAWKEN, Paul; LOVINS, Amory; LOVINS, L. Hunter. Capitalismo natural: criando a prxima revoluo industrial. So Paulo: Cultrix, 1999.