IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES EN LA ORGANIZACION

Cumplen un rol de primera importancia, porque representan la esencia del trabajo, de cualquier ndole que este fuera. En una organizacin no es recomendable empezar las labores, diseando un organigrama, tampoco creando puestos sin antes haber previsto la carga de trabajo que le corresponde a cada rgano. CONCEPTO DE FUNCIONES Son descripciones de tareas u operaciones de trabajo especficos que tienen cierta afinidad, y que son asignados a rganos y puestos de una organizacin; para desarrollar ordenadamente, las labores productivas o administrativas tanto en entidades pblicas como privadas. CLASES DE FUNCIONES A. Funciones de rganos Son aquellos que describen las tareas u operaciones de los diferentes rganos de una empresa o de una entidad. Ejemplo: la de la Gerencia General, la del Departamento de Contabilidad, o de la Vice Rectora Acadmica. B. Funciones de Cargos Son las que describen tareas y operaciones de los puestos de trabajo que estn ubicados en cada rgano. Ejemplo: las funciones del Gerente, Contador, Analista. TECNICAS PARA FORMULAR FUNCIONES Primera Hacer un inventario de las funciones primarias y derivadas del primer nivel de rganos, luego de interpretar adecuadamente los lineamientos de poltica y objetivos de los Planes Operativos o de trabajo. Para esta accin, es importante tomar las funciones ya existentes, las que se conocen en entidades o empresas similares, etc. Segunda Analizar y describir el contenido de cada funcin de rganos y cargos del primer nivel jerrquico en forma lgica, clara y precisa. Este trabajo nos permitir descartar las funciones idnticas y superpuestas as como desagregarlas cuando los casos lo requieran. Despus de cumplir con esta segunda regla, las funciones deben quedar precisas.

Estas dos primeras reglas son vlidas para organizaciones que recin inician operaciones, el tratamiento para entidades en marcha, tienen una variante que veremos enseguida. DESCRIPCIONES DE FUNCIONES DE ORGANIZACIONES EN MARCHA La variante a la que nos referimos est dirigido a entidades que estn operativas y que no tienen un plan operativo. a. Levantamiento de informacin . Los datos sobre funciones de rganos o funciones de puestos, se toman en el lugar donde se ejecutan las tareas y operaciones, a travs de una encuesta o de una entrevista previamente preparada. En este caso, lo ms importante es que el analista (entrevistador) observe atentamente y capte el desarrollo lgico y progresivo de las tareas u operaciones que ejecuta el trabajador, anotando simultneamente la informacin que da el ejecutivo del puesto. b. Anlisis de Datos y Descripcin de Funciones Inmediatamente despus de haber tomado los datos de cada puesto, el Analista los discrimina cuidadosamente y redacta cada funcin, tratando que los contenidos sean claros precisos. No aumentar ni quitar subjetivamente. c. Firmas del entrevistado y su jefe inmediato Inmediatamente descritas las funciones de cada rgano o puesto de trabajo, el Analista recurre de nuevo al ocupante del puesto, le lee el contenido descrito si hubiera observaciones ajusta el texto y luego le hace firmar; lo mismo hace con su jefe inmediato superior: lee, ajusta contenidos si los hubiera y lo pide su firma. d. Tipeo de Funciones Cumplida las operaciones anteriores, las operaciones pasan al tipeo. En esta fase es recomendable hacer un buen control de calidad en lo referente a esttica, ortografa y puntuacin. Cumplida esta fase las funciones ya sea de rganos o de cargos quedan listas para incluirlas en el conjunto de funciones de otras reas o puestos y formar el Reglamento de Organizacin de Funciones a los Manuales del mismo nombre.

REGLA PRCTICA PARA REDACTAR FUNCIONES La redaccin de cada funcin se inicia con un verbo infinitivo, seguido de la descripcin del contenido de la tarea o de la operacin. Despus del verbo en cada funcin hay un contenido que responde a la pregunta: qu se hace? Ejemplos: FUNCIONES DEL CARGO (Trascripcin de Funciones del Consejo Directivo del Centro de Entrenamiento Pesquero de Paita CEP - Paita) Art. 10.- Son Funciones del Consejo Directivo del CEP Paita: a. Conducir el Centro de Entrenamiento Pesquero de Paita, de acuerdo con los lineamientos de poltica fijados, hacia el logro de los objetivos y metas previstas. b. Ejercer la titularidad del Pliego Presupuestal del CEP Paita, responsabilizndose de su ejecucin, supervisin y control del mismo. Aprobar los Planes y Programas del CEP en armona con las polticas del sector pesquero. c. Aprobar los convenios y contratos con personas naturales y jurdicas nacionales y extranjeras. FUNCIONES DEL CARGO Art. 12.- El Presidente del consejo Directivo del CEP Paita es la autoridad de mayor jerarqua y tiene las siguientes funciones: a. Ejercer la representacin legal e institucional del CEP. b. Presidir las sesiones del Consejo Directivo y dirimir las votaciones. c. Proponer al Consejo Directivo, polticas y objetivos del CEP Paita y velar por su cumplimiento. d. Hacer cumplir los acuerdos del Consejo. e. Convocar al Consejo Directivo una vez al mes, extraordinariamente, cuando las necesidades lo ameriten, o cuando lo soliciten por lo menos cuatro Directivos.