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ADMINISTRACION DE UNIDADES DE INFORMATICA UNIDAD II PERFIL QUE DEBE CUMPLIR EL ADMINISTRADOR DE UNA UNIDAD DE INFORMATICA Misin.

- La direccin de Informtica tiene como misin promover el desarrollo informtico integral del centro de cmputo, as como establecer y coordinar una poltica institucional en informtica. Adems la direccin de informtica apoya a la investigacin a travs de sistemas de informacin, sistemas referenciales y asesora en la gestin de recursos financieros y fomenta la difusin del conocimiento en el rea a travs de los medios de comunicacin. Visin.- La visin de la direccin de Informtica es ser un rea de apoyo de vanguardia tecnolgica en el campo informtico y comunicacin electrnica para coadyuvar una institucin de excelencia en el mundo, que contribuya a lograr cambios para la mejora de las reas de informtica. Objetivos especficos. Desarrollar e implementar sistemas de apoyo tecnolgico administrativo de informtica. Desarrollar y actualizar servicios y medios de comunicacin electrnicos para apoyar a las distintas reas. Apoyar directamente a la investigacin a travs del desarrollo de sistemas de informacin. Lneas de accin Desarrollar e implementar apoyo tcnico-administrativo de Informtica. Desarrollar y administrar los servicios de la red y la comunicacin electrnica. Brindar servicios de soporte tcnico computacional. Apoyar a los usuarios internos para procesar trabajos que requieran. Disear e impartir cursos de capacitacin para el personal.

Ofrecer un medio de comunicacin interna relevante y actualizada (intranet). Desarrollar sistemas administrativos informticos para facilitar mltiples actividades y funciones. Desarrollar y actualizar servicios y medios de comunicacin electrnicos. Desarrollar y actualizar medios electrnicos de comunicacin y consulta interna y externa. Apoyar a los investigadores en la gestin de recursos externos. Apoyar a travs del desarrollo de sistemas de informacin. Desarrollar, almacenar y analizar bases de datos. Participar directamente en proyectos de investigacin, con la aplicacin de mtodos y tcnicas de anlisis. Desarrollar sistemas automatizados-computacionales adecuados a las caractersticas requeridas por estudio, as como disear programas de asesoria y cursos de manejo de los mismos. . PERFIL QUE DEBE CUMPLIR EL ADMINISTRADOR DE UNA UNIDAD DE INFORMATICA Un administrador es aquella persona dentro de la empresa que soluciona problemas, mide recursos, planea su aplicacin, desarrolla estrategias, efecta diagnsticos de situaciones exclusivos de la organizacin a la que pertenece. A un administrador se le puede ensear lo que debe de hacer para llevar a cabo el proceso administrativo, pero eso no lo capacitara efectivamente para hacerlo en todas las organizaciones, el xito de un administrador en una organizacin no esta enteramente relacionado con sus conocimientos acadmicos, eso es un aspecto muy importante sin embargo el administrador debe tener ciertas caractersticas de personalidad, de conocimiento tecnolgico de administracin, para llevar a cabo de manera eficiente la administracin el administrador debe tener un perfil adecuado. Perfil del administrador.- Existen por lo menos tres tipos de habilidades necesarias para que el administrador pueda ejecutar eficazmente el proceso administrativo:

Habilidad tcnica que consiste en utilizar los conocimientos, mtodos, tcnicas y equipos necesarios para la realizacin de sus tareas especificas a travs de su instruccin, experiencia y educacin. Habilidad humana.- Consiste en la capacidad y en el discernimiento para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones y aplicar un liderazgo eficaz. Habilidad conceptual.- Consiste en la habilidad para comprender las complejidades de la organizacin global y en el ajuste del comportamiento de la persona dentro de la organizacin. Esta habilidad permite que la persona se comporte de acuerdo con los objetivos y las necesidades de su grupo inmediato. BOLICHE E INTEGRACION.-Los japoneses hace muchos aos desarrollaron los que se conoce como Principle of BOWLING MANAGEMENT (Principio de administrar como en el juego del boliche) Ellos comenzaron a observar porque sus trabajadores tenan tanto xito para jugar a los bolos y sin embargo la cuadrilla de personas que trabajaban juntas en la fbrica no lograba los resultados que la administracin requera. Despus de hacer un estudio sobre el tema, se llego a la conclusin de que la integracin en el juego no era debido al boliche en si mismo, sino que posea varias caractersticas que fomentaban una gran motivacin y deseo de logro: La meta es clara y perfectamente visual: Tirar bolos Cada quien tiene su bola, es decir, su participacin esta bien definida y es muy claro como contribuye al objetivo del equipo. La mejora es fcilmente identificable y visual. El animo y motivacin por parte de los co-equipos es solo un apretn de manos o una palmada en la espalda y esta directamente ligada al logro. Existe una relacin de camaradera en el equipo. Un gemba o lugar de trabajo, esta perfectamente bien definido, se cuenta con todo lo necesario para trabajar y es fcilmente accesible dentro del rea. Cuando hay una participacin extraordinaria (chuza), el reconocimiento es publico e inmediata la reaccin del logro: Todos los diferentes equipo en el boliche se percatan de que alguien en alguna lnea ejecuto una chuza. Para lograr un verdadero involucramiento en el marcador (resultados del negocio), en la portera (objetivos) y en la posicin (rol) es esencial contar con sistemas visuales de informacin inmediata para todo el personal (equipo y espectadores) que permitan -como lo hara un tablero electrnico de bolicheque los logros se reflejen inmediatamente. BOWLING MANAGEMENT

Este es un estilo de administracin equilibrado en donde el administrador debe de saber cual es la meta del rea que administra, y para cumplir esa meta debe formar a la gente como un equipo y darles a conocer cual es la meta como equipo, quienes integran ese equipo, que es lo que va a hacer cada uno de los integrantes del equipo, y as como en el juego de boliche, si alguno del equipo no cumple o no sabe que hacer lo que le toca, entonces sale del equipo y entra otra persona que pueda hacer que el equipo gane, as mismo es importante el apoyo del administrador hacia el equipo y el apoyo entro los mismos integrantes del equipo. En el momento en que alguien sabe cual es su funcin y que es lo que tiene que lograr deben establecerse premios, tambin la gente debe saber en que momento cumpli con su meta y cual es su premio. EL INFORMATICO Y LA ADMINISTRACION El informtico debe tener los conocimientos necesarios para el rea de informtica que estar a su cargo, es por ello que debe establecer cual es la meta de rea de informtica en la cual realiza sus funciones, as mismo, debe organizar los recursos humanos, tcnicos, materiales, financieros, etc., El informtico al momento de administrar su rea debe establecer con que recursos cuenta y a cada uno de ello asignarles una labor y definir el papel que va a desarrollar cada uno de ellos en el equipo de trabajo que debe formar, as que es muy importante que el informtico tenga en claro los conceptos de administracin y manejo de personal para hacer que su rea cumpla con la meta asignada. LA IMPORTANCIA DE LA LABOR ADMINISTRATIVA EN LA FUNCION INFORMATICA Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el rea de informtica de cualquier organizacin, en administracin existe el concepto de la delegacin de responsabilidades, es decir, el administrador no puede, ni debe hacer todo por si mismo, el debe designar a cada persona cual es su funcin y ayudarla a que esta la realice de la mejor manera. En el rea de informtica tambin se aplica este concepto ya que es importante que el informtico que generalmente funge como administrador de la funcin informtica de las organizaciones aprenda a delegar el uso de la tecnologa y entender que no se debe delegar la propia tecnologa (es decir no se puede dejar que cada quien tenga los programas, sistemas o lenguajes que quiera en sus PCs) sino que debe delegar el uso de estos sistemas programas o paquetes, no siendo responsabilidad del administrador de la funcin informtica el uso de la tecnologa pero si el desempeo y funcionalidad de la misma.

Puesto que el informtico tiene como finalidad formar administradores de la funcin informtica es importante que todos los que estudiamos esta carrera tengamos firmes y claros los conceptos de administracin y aprendamos a usarlos e implementarlos dentro de las reas de informtica de las diferentes organizaciones. Funciones Administrativas del Centro de Cmputo El administrador de un Centro de Cmputo, hasta cierto punto es anlogo a la administracin de negocios, pero mientras en un negocio uno administra para obtener mayor ganancia econmica, en un Centro de Cmputo uno administra para obtener informacin mediante procesos precisos y de alta calidad. Por esto si un negocio es mal administrado se pierde los activos y el dinero invertido en el mismo, pero en un Centro de Cmputo mal administrado la perdida se da en la informacin que no puede ser recuperada bajo ningn tipo de inversin encontrada. Si bien es cierto que cada Centro de Cmputo tiene un mundo propio y particular se ha tratado de estandarizar ciertos procedimientos y funciones que son aplicables dentro de cualquier Centro de Cmputo. Racionalizacin del Trabajo: Hacia ciertos sectores conforme la capacidad y conocimientos del personal involucrado en el departamento (anlisis, programacin, operaciones) Disciplina: Dentro de un centro de un Centro de Cmputo es esencial debido a lo sofisticado y caro del equipo as como la calidad del trabajo que se desarrolla. Unidad de Mando: En cualquier accin que se lleva a cabo en el Centro de Cmputo no podemos tener una dualidad de mando debido a que esto podr tener funestas consecuencias con la informacin Capacitacin del Personal: Si se tiene que buscar especializacin y cursos nuevos para que el personal este al tanto de los avances informticos y de esta manera se eleve la performans del departamento. Satisfaccin del Personal: Velar por el buen trato del personal para evitar la baja en el rendimiento y la perdida de gente capas. Comunicacin la Gerencia: Es necesaria dicha comunicacin constante para analizar resultados sugerencias a problemas que se puedan representar.

Comunicacin Lgica: Estar en coordinacin el departamento de lgica para el abastecimiento del Centro de Cmputo en lo referente a formas continuas, cintas cartuchos y otros. Supervisin de Contratos: Estar al tanto de los contratos de mantenimiento del equipo y para que estos se cumplan en la forma estricta y correcta as como el pago de los mismos. Intervencin en las Compras: Sugerir e intervenir en la licitacin compra de nuevos equipos y suministros, verificando que estos sean ms adecuados para el buen desenvolvimiento del Centro de Cmputo y la empresa. Compenetracin con la Empresa: Involucrarse de lleno en las funciones operativas de la empresa para poder realizar con mayor facilidad la solucin de problemas que se puedan presentarse. Comunicacin los Usuarios: Estar en constante comunicacin los usuarios para poder rescatar observaciones que llega a optimizar los sistemas implementados. Seguridad: Velar por la seguridad del equipo ya sea dentro del Centro de Computo como fuera del, restringiendo el uso del mismo al personal autorizado mediante asignacin de password y restringiendo el paso del personal de la empresa hacia el Centro de Computo as como exigir a la empresa que el centro tenga ciertas medidas de seguridad en su infraestructura como extinguidores, cableado, chapas, etc. Comunicacin con el Personal: Estar en permanente comunicacin con los integrantes del Centro de Computo para intercambiar ideas, problemas y soluciones as como para realizar estndares en los trminos informticos

Formacin, Contratacin y Capacitacin del Personal Informtico Problemas en la Formacin y Contratacin del Personal Informtico: En la actualidad no existen carreras de Informtica diseadas de acuerdo a la realidad y las necesidades crecientes de las empresas. En aos recientes, nuestras Universidades, Institutos y Escuelas no han preparado verdaderos especialistas en la materia, pues no se tom en cuenta la rapidez con que se expendera sta tecnologa. Adems, actualmente hacen falta recursos materiales para preparar verdaderos profesionales; hacen falta laboratorios diseados para capacitar eficientemente a los alumnos. Sugerencias de Solucin: 1. Para estos casos resulta ms seguro capacitar a los profesionales bien egresados de carreras con orientacin a la tecnologa (Ciencia, Matemticas, Electrnica, Fsica, Informtica, etc.) y prepararlos exhaustivamente en forma interna y con instructores propios de la compaa o si resulta mas conveniente contratar grupos de asesores dedicados a estas labores. 2. Si se decide contratar gente con experiencia, hay que considerar que hay gente que se dice ser especialistas en el rea, y como dominan el lenguaje informtico, logran impresionar al entrevistador y al darse cuenta del fraude es ya demasiado tarde, por eso se recomienda: Si su nivel acadmico es bueno y sus conocimientos generales son aceptables, debe analizarlo un comit y hacerle preguntas recin elaboradas (Actuales). Habr que examinarlo sobre la especialidad que dice tener, pero lo har un grupo de especialistas en esa misma rama y en caso de no contar con especialistas en este ramo, pedir el apoyo a otra institucin que si lo tenga. Se debe distinguir que el candidato tenga ya varios aos de experiencia y no unos cuantos meses en diferentes instituciones que al final sumen aos, pues la experiencia se mide por la diversidad de proyectos. Considerar que el puesto que vaya a ocupar no sea distinto al que ha ocupado.

3. No deben tomarse en cuenta las recomendaciones personales de los amigos, familiares del candidato, Los favoritismos no son buenos en estos casos.

ESTRATEGIAS DE CAPACITACION ENFOQUES DE SISTEMAS DE CAPITALIZACIN Debido a que la meta primaria de la capitalizacin es contribuir a las metas globales de la organizacin, es preciso desarrollar programas que no pierdan de vista las metas y estrategias organizacionales. Las operaciones organizacionales abarcan una amplia variedad de metas que comprenden personal de todos los niveles, desde la induccin hacia el desarrollo ejecutivo. Adems de brindar la capacitacin necesaria para un desempeo eficaz en el puesto, los patrones ofrecen capitalizacin en reas como el desarrollo personal y el bienestar. A fin de tener programas de capacitacin eficaces, se recomienda un enfoque sistemtico. Este consiste en 4 partes: A) DETECTAR NECESIDADES DE CAPACITACION: Los gerentes y empleados de R.H. deben permanecer alertas a los tipos de capacitacin que se requieren, cuando se necesitan, quien lo precisa y que mtodos son los mejores para dar a los empleados el conocimiento, habilidades y capacitaciones necesarios. La evaluacin de necesidades comienza con un anlisis de la organizacin. Los gerentes deben establecer un contexto para la capacitacin diciendo donde es mas necesaria, como se relaciona con las metas estratgicas y el cual es la mejor manera de utilizar los recursos organizacionales. El anlisis de tareas se utiliza para identificar los conocimientos, habilidades y capacidades que se requieren. El anlisis de personas se emplea para identificar quienes necesitan capacitacin. B) DISEO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIN: Los extremos creen que el diseo de capacitacin debe enfocarse al menos en 4 cuestiones relacionadas: -Objetivos de capacitacin -Deseo y motivacin -Principios de aprendizaje -Caractersticas de los instructivos

C) OBJETIVOS DE CAPACITACIN: Resultados deseados de un programa de entretenimiento. D) DISPOSICION Y MOTIVACIN DE LA PERSONA: Dos condiciones previas para el aprendizaje influya en el xito de las personas que lo recibirn. La buena disposicin se refiere a los factores de madurez y experiencia que forman parte de sus antecedentes de capacitacin. Para que se tenga un aprendizaje optimo, los participantes deben reconocer la necesidad del conocimiento habilidades nuevos, as como conservar el deseo de aprender mientras avanza la capacitacin. Las siguientes 6 estrategias pueden ser esenciales: *Utilizar el refuerzo positivo *Eliminar amenazas y castigos *Ser flexible *Hacer que los participantes establezcan metas personales *Disear una instruccin interesante *Eliminar obstculos fsicos y psicolgicos de a aprendizaje. LA CAPACITACIN SE DEBE HACER CADA 6 MESES, O DE ACUERDO A LAS NECESIDADES QUE TENGA LA EMPRESA. SUGERENCIAS DE SOLUCION 1.-Al establecer los planes de capacitacin, estos deben tener un objetivo concreto y costeable, es decir, los cursos que se programen deben estar orientados a fortalecer proyectos en desarrollo y a futuro, pues la capacitacin no solo debe capacitar sino plenamente estar justificada. 2.-Es recomendable que existan dos tipos de planes de capacitacin: externos e internos, es decir, cuando se origina la necesidad de tomar cursos fuera de la compaa, incluso en el extranjero, se debe enviar a una o a dos personas, como mximo, plenamente facultadas para aprovechar los conocimientos, y ellos quienes capaciten al personal restante. Con esto se consigue lo siguiente: *Una inversin moderna

*Difusin de conocimientos de desarrollo de personal *Creacin de instructores propios de la compaa *Capacitacin permanente y motivacin general del personal *El personal que se envi los recursos y que despus los imparta, se enviara motivado, reconociendo y comprometido moralmente con la compaa. *Al existir los recursos internos se crea un ambiente de trabajo sano y por consecuencia atractivo para el personal de nuevo ingreso. *Con esto se eliminan envidias y competencias internas malintencionadas, por lo cual permite que se trabaje en confianza dentro de un ambiente de compaerismo y colaboracin mutua. Bueno con ello la capacitacin tcnica para el personal del centro de computo debe ser obligatorio. Los planes de capacitacin sern congruentes con la filosofa de los proyectos de la instalacin; es decir, las capacitacin debern ser objetivos. ES necesario convencer a los directivos de que la inversin de un centro de computo no esta nicamente en el equipo de computo. No basta con contratar personal al cual no se siga desarrollando, pues esto con el tiempo los volver obsoletos. Es recomendable que existan dos tipos de planes de capacitacin; el primero ser la capacitacin externa fuera de la empresa y el otro interna, la capacitacin interna es aquella dentro de la empresa aquellos que hayan asistido a cursos externos. La capacitacin deber ser perramente y no necesaria y costosa.

Problemas en la Capacitacin del Personal Informtico Con frecuencia, el personal informtico aprende sobre la marcha, empricamente y sin planes de capacitacin previamente definidos.

Son pocos los jefes que comprenden la necesidad de capacitar a los empleados dado el tipo de trabajo, ya que se requieren especialistas bien capacitados y experimentados que garanticen un nivel de servicio elevado. Existe la capacitacin por el solo hecho de capacitar. Son pocos los jefes que comprenden que en el rea de informtica las actividades no deben ser empricas, sino que dado el tipo de trabajo, se requiere de especialistas bien capacitados y experimentados que garanticen un nivel de servicio elevado. Es necesario que los directivos adviertan que la inversin en un centro de computo no radical nicamente en la adquisicin del equipo sino que aun habr de invertir cantidades quizs mayores en capacitacin, y que esta deber ser permanente. Tampoco basta con la contratacin de personal preparado, pues si este no es capacitado en forma permanente, con el paso del tiempo se volver obsoleta. Algunos problemas que origina la falta de capacitacin se mencionan a continuacin. En primer lugar, los tcnicos quedan estancados en cuanto a sus conocimientos. Al existir este estancamiento la explotacin de los recursos de computo es totalmente deficiente, pues en la mayora de los casos las labores de anlisis y diseo, programacin y mantenimiento de software son tan obsoletas que impiden realizar trabajos de buena calidad dando como resultado un mal servicio a los usuarios, pero la consecuencia mas grave es la distorsin de las funciones del rea de informtica. La falta de capacitacin origina: Estancamiento en cuanto a sus conocimientos, explotacin de recursos deficiente, mal servicio a los usuarios, distorsin de las funciones del rea informtica. Al no haber capacitacin constante, muchos empleados prefieren cambiar de compaa en busca de nuevos horizontes, lo que ocasiona que haya rotacin de personal, inflacin de sueldos, desquiciamiento en la estructura organizacional y del servicio del rea de Informtica. Sugerencias de Solucin: 1. Establecer planes de capacitacin: Estos deben ser concretos y costeables, es decir, que los cursos que se programen deben estar orientados a fortalecer proyectos en desarrollo y a futuro, pues la capacitacin no solo debe capacitar, sino estar plenamente justificada. 2. Considerar los dos tipos de capacitacin: Interna y Externa, es decir que cuando se origina la necesidad de tomar cursos fuera de la compaa, incluso en el extranjero, se debe enviar a una o dos personas, como mximo, plenamente facultadas para aprovechar los conocimientos, y ellos sern quienes capaciten al personal restante, con esto se consigue:

Una inversin moderada Difusin de conocimientos y desarrollo general Creacin de instructores propios de la compaa Capacitacin permanente y motivacin general del personal

El personal que se enve a los cursos y que despus los imparta, se sentir motivado, reconocido y comprometido moralmente con la compaa Al existir los cursos internos se crea un ambiente de trabajo sano y por consecuencia atractivo para el personal de nuevo ingreso Con esto se eliminan envidias y competencias internas malintencionadas, lo cual permite que se trabaje en confianza dentro de un ambiente de compaerismo y colaboracin mutua.

LA IMPORTANCIA DE EVALUAR LOS COMPROMISOS DE TRABAJO Problemas de evaluar los compromisos de trabajo La mayora de los jefes del rea de informtica se comprometen a entregar resultados en tiempo record, sin tomar en cuenta a los que realmente hacen el trabajo. Ese problema es muy comn, ya que el nombramiento de jefe automticamente representa don de mando. Esto no solo es valido en el ambiente informtico sino en cualquier rea operativa. Cuando se trata de dirigir obreros, empleados o peones que realizan tareas manuales, la estrategia resulta efectiva porque por lo general realizan actividades repetitivas y constantes que no representan mucho razonamiento y que dependiendo de una supervisin muy estrecha, se ejecutan mas rpido, con lo que se obtiene una mayor produccin, pero esto no sucede en el rea de informtica, en donde el verdadero trabajo es resultado del factor creatividad. Entonces se aprecia que el don de mando no garantiza resultados correctos ni oportunos, sin embargo, no son pocos los jefes que creen que as

obtendrn mejores logros. En ocasiones se piensa que por el solo hecho de tener un titulo acadmico, aun sin ser afn del rea de informtica se esta en posibilidades de dirigirla, lo cual tampoco resulta cierto. As pues no es difcil reconocer que cuando algunos jefes aceptan compromisos para ser cumplidos en tiempos record, lo hacen con desconocimiento del esfuerzo que eso requiere. Los resultados de esta estrategias los conocemos todos: noches sin dormir, trabajo frecuente en fines de semana, sistemas improvisados e incompletos, desercin de personal, prorrogas en los tiempos de terminacin o cancelacin definitiva del proyecto. Debido a lo anterior son muy pocos los trabajos de este tipo que han culminado con xito. La mayora solo han representado perdidas cuantiosas, tanto en tiempo como en dinero, adems del descontento y la falta de motivacin general de quienes participaron, aunque tambin es cierto que cuando se logra salir del apuro, el costo y despilfarro causados no resultan importantes. Sugerencias de solucin Un jefe beber ser una persona con conocimientos de informtica suficientes para que estos le permitan evaluar ;a magnitud y complejidad del proyecto, antes de adquirir un compromiso ante superiores o usuarios. Deber tener la capacidad tcnica suficiente para desglosar en macro actividades el esquema total de cada proyecto. En funcin de las macro actividades, el mismo deber evaluar los recursos tcnicos y humanos que se requerirn para realizar el proyecto. Una vez evaluado lo anterior, tendr los elementos suficientes para determinar si cuenta con dichos recursos. En caso de contar con ellos pasara al siguiente punto, en caso contrario deber tomar una posicin sincera y comunicar a sus superiores de la situacin. Si cuenta con los recursos necesarios, la situacin es mas cmoda, pero antes de comprometerse a dar fechas de terminacin, deber asignar las macro actividades al personal que designe y dejar que sean ellos quienes al descomponer cada macro actividad en actividades de detalle determinen las fechas de terminacin para as tener una visin mas realista del periodo total requerido para el proyecto. Es conveniente destacar que cada actividad resultante del desglose de las macro actividades deber apegarse a la poltica de productos terminados, es decir la terminacin real de cada una deber estar representada por algo tangible que permita visualizar su verdadera terminacin. Normalmente un producto confiable es la documentacin fiel que comprueba los resultados obtenidos al finalizar cada actividad.

Un jefe deber ser capaz de detectar que desde el punto de vista tcnico las fechas de terminacin programadas por sus subordinados no estn demasiado holgadas ya que si esto sucediera podra resultar que la persona a quien se le hayan asignado tales actividades no sea la idnea, quizs su falta de experiencia la lleve a establecer plazos mas largos de lo necesario. Es funcin del jefe establecer controles de avances y seguimiento de proyectos, ya que esto le ayudara a visualizar las desviaciones imprevistas que pudieran surgir, y as establecer correctivos oportunos.