5 Pasos para disear informes de auditora interna de alto impacto

Podra de decirse que el informe de auditora es el aspecto ms importante de todo el proceso del trabajo. Usted pudo haber seleccionada el rea correcta, evaluar los resultados de forma efectiva, analizar los controles a profundidad y registrar los resultados elegantemente en unos papeles de trabajo magistralmente referenciados; pero si el informe no refleja esta excelencia, usted no obtendr el xito deseado. El informe de auditora interna es quizs el nico producto tangible que gerencia puede ver del trabajo de su departamento. Tenemos la imperiosa necesidad de desarrollar un informe que tenga un impacto significativo en el lector en los primeros treinta segundos o antes, que el usuario tenga el mismo en sus manos o lo lea a travs de la pantalla del computador. Si deseas mejorar de forma significativa la calidad de tus informes aplica los siguientes consejos: 1. Sea Breve La Brevedad es probablemente el factor principal o clave que caracteriza a un informe excelente. La brevedad no es solo acerca de la cantidad de pginas que incluya el informe, sino tambin el presentar solamente los aspectos que sean cruciales para el usuario usando la menor cantidad de palabras posible. Sus clientes esperan recibir un documento depurado que presente nicamente temas cruciales para su trabajo y que le permitan lograr sus objetivos de negocio de forma efectiva. Evite los reportes largos, debera promulgarse una nueva legislacin, la cual tipifique como delito penal el desarrollo de informes de auditora interna voluminosos. La perfeccin no se alcanza cuando no hay nada ms que aadir, sino cuando no hay nada ms que quitar. Antoine de Saint-Exupry 2. Coloque primero el Mensaje Principal Los lectores prefieren que el mensaje principal sea colocado primero y luego leer los comentarios, detalles y explicaciones que apoyan el mensaje principal. Los estudios sobre lectura compresiva apoyan el principio bsico de colocar el mensaje principal primero. Estos estudios demuestran que los usuarios absorben ms informacin y recuerdan mejor los detalles cuando el mensaje clave lidera la escritura. Este enfoque del mensaje principal primero es poderos y permite un entendimiento claro, no solo del mensaje clave si no tambin de la informacin de apoyo y los detalles. La estructura del informe debe desarrollarse intencional y abiertamente para empujar el mensaje principal hacia el frente. 3. Divida el Informe en Secciones Muchos de los usuarios no leen el informe completo. Saltan y vuelan secciones del informe, buscando la informacin que ellos necesitan. Los usuarios de alto nivel leen la opinin (o conclusin) y se detienen ah. Dependiendo de la severidad de los temas, los gerentes responsables del rea bajo examen revisan la opinin, los mensajes en la observacin y las recomendaciones pero podran no leer las observaciones completamente ni los anexos. Los dueos de los procesos leen el informe completo, pero podran enfocar principalmente su atencin en las recomendaciones. Los lectores son selectivos, por lo que no debemos ver los informes como un texto continuo, sino cmo una serie de capas o secciones. Cada seccin permite al lector profundizar dentro de ms detalles y explicaciones dependiendo de sus necesidades. Un mensaje de alto nivel debe encabezar cada seccin. Luego continan los comentarios de apoyo, sumarios y detalles.

4. Presente una conclusin clara Esto es esencial. Usted necesita asegurarse de que el lector comprende claramente lo que usted piensa sobre la efectividad y eficiencia del rea bajo revisin. El desarrollar un enunciado de opinin preciso y conciso es la mejor forma de lograr esta meta. Las conclusiones pueden referirse a todo el mbito del trabajo o slo a aspectos determinados. Pueden abarcar aspectos tales como la determinacin de si los objetivos y metas de programas y operaciones estn en consonancia con los de la organizacin, si estos ltimos se estn cumpliendo y si la actividad revisada funciona como se pretende. Una opinin puede incluir una evaluacin general de controles o puede estar limitada a determinados controles o aspectos evaluados durante el trabajo de auditora interna. 5. De un seguimiento efectivo a las acciones correctivas "El juego no se acaba hasta que se termina." Yogi Berra - Jugador y entrenador de bisbol de las Grandes Ligas Un proyecto de auditoria interna no finaliza hasta que las recomendaciones son implementadas. La actividad de auditora interna puede hacer un seguimiento eficaz a travs de recibir y evaluar: Las respuestas de la direccin y el plan de accin propuesto a las observaciones y recomendaciones del trabajo durante la realizacin del mismo o dentro de un perodo razonable despus de comunicar los resultados del trabajo. Las respuestas son ms tiles si incluyen la informacin suficiente que permita al DEA evaluar la adecuacin y oportunidad de las acciones propuestas. Actualizaciones peridicas de parte de la direccin con el fin de evaluar sus esfuerzos para corregir las observaciones e implementar las recomendaciones. Informacin de otras unidades de la organizacin que tengan asignada responsabilidad en el seguimiento o las acciones correctivas.

La informacin presentada en los cincos pasos o consejos incluidos en este artculo fueron tomada del material tcnico de nuestro Curso Taller: Diseo Efectivo de Informes de Auditora Interna. Por: Nahun Frett - MBA, CIA, CCSA, CRMA, CPA, CFE AUDITOR INTERNO INSTRUCTOR CONSULTOR CONFERENCISTA Artculo Publicado en el Blog de Nahun Frett - http://nahunfrett.blogspot.com/