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CONTENIDO
REFERENCIAS NORMATIVAS
DEFINICIONES
4.
4.1
REQUISITOS GENERALES
10 10 10 10 10 11 11 11 12 12 14 14
4.2
POLTICA DE S & SO
A) REQUISITO NTC OHSAS 18001 B) PROPSITO C) ENTRADAS TPICAS D) PROCESO E) SALIDAS TPICAS
4.3
PLANIFICACIN
14 15 16 17 19
GUIA TECNICA SECTORIAL NTS OHSAS 18001 DOCUMENTO EN ESTUDIO 4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS 19 19 20 20 20 20 21 21 21 21 22 22 23 23 23 23 23 24 24 24 24 25 25 25 27 28 28 28 28 29 29 30 30 30 30 30 31 31 31 32
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A) REQUISITO NTC OHSAS 18001 B) PROPSITO C) ENTRADAS TPICAS D) PROCESO E) SALIDAS TPICAS
4.3.3
OBJETIVOS
A) REQUISITO NTC OHSAS 18001 B) PROPSITO C) ENTRADAS TPICAS D) PROCESO E) SALIDAS TPICAS
4.3.4
A) REQUISITO NTC OHSAS 18001 B) PROPSITO C) ENTRADAS TPICAS D) PROCESO E) SALIDAS TPICAS
4.4 4.4.1
A) REQUISITO DE NTC OHSAS 18001 B) PROPSITO C) ENTRADAS TPICAS D) PROCESO E) SALIDAS TPICAS
4.4.2
A) REQUISITO DE NTC OHSAS 18001 B) PROPSITO C) ENTRADAS TPICAS D) PROCESO E) SALIDAS TPICAS
4.4.3
CONSULTA Y COMUNICACIN
A) REQUISITO DE NTC OHSAS 18001 B) PROPSITO C) ENTRADAS TPICAS D) PROCESO E) SALIDAS TPICAS
4.4.4
DOCUMENTACIN
32 32 32 33 33 33 33 33 34 34 34 34 34 35 36 36 36 36 36 38 38 38 38 39 39 39 42 43 43 43 43 44 47 47 47 48 48 48 48
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4.4.5
4.4.6
CONTROL OPERATIVO
A) REQUISITO DE NTC OHSAS 18001 B) PROPSITO C) ENTRADAS TPICAS D) PROCESO E) SALIDAS TPICAS
4.4.7
4.5 4.5.1
A) REQUISITO NTC OHSAS 18001 B) PROPSITO C) ENTRADAS TPICAS D) PROCESO E) SALIDAS TPICAS
4.5.3
A) REQUISITO NTC OHSAS 18001 B) PROPSITO C) ENTRADAS TPICAS D) PROCESO E) SALIDAS TPICAS
GUIA TECNICA SECTORIAL NTS OHSAS 18001 DOCUMENTO EN ESTUDIO 4.5.4 AUDITORA 48 48 49 50 50 52 53 53 53 53 54 54
A) REQUISITO NTC OHSAS 18001 B) PROPSITO C) ENTRADAS TPICAS D) PROCESO E) SALIDAS TPICAS
4.6
A) REQUISITO NTC OHSAS 18001 B) PROPSITO C) ENTRADAS TPICAS D) PROCESO E) SALIDAS TPICAS
Esta gua de la serie Seguridad y Salud Ocupacional, S & SO suministra informacin general sobre la aplicacin de la norma NTC OHSAS 18001. Con ella se busca explicar los principios fundamentales de la NTC OHSAS 18001 y describe el propsito, entradas tpicas, procesos y salidas tpicas contra cada requisito de dicho documento. Esto con el fin de ayudar a entenderlo e implementarlo. La norma OHSAS 18002 no crea requisitos adicionales a los especificados en la NTC OHSAS 18001, ni prescribe enfoques obligatorios para su implementacin. Esta gua es aplicable a enfoca a la salud y seguridad ocupacional (S & SO) ms que a la seguridad de productos y servicios. NTC OHSAS 18001 1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN
Esta norma de la serie Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional (SG S & SO) indica los requisitos para un sistema de administracin de seguridad y salud ocupacional (S & SO), que permiten a una organizacin controlar sus riesgos de S & SO y mejorar su desempeo. No establece criterios determinados de desempeo en S & SO ni precisa condiciones detalladas para el diseo de un sistema de administracin. Esta norma SGS & SO es aplicable a cualquier organizacin que desee:
a)
b)
establecer un Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional (SG S & SO) con objeto de eliminar o minimizar los riesgos para los empleados y otras partes interesadas; implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestin en S & SO; asegurar por s misma su conformidad con la poltica establecida en S & SO; demostrar tal conformidad a otros; buscar certificacin/registro de su SG S & SO por parte de una organizacin externa; o hacer una autodeterminacin y declaracin de conformidad con esta norma.
c) d) e)
f)
Todos los requisitos de esta norma estn diseados para ser incorporados a cualquier sistema de gestin en S & SO. El alcance de la aplicacin depender de factores tales como la poltica de S & SO de la organizacin, la naturaleza de sus actividades, los riesgos y la complejidad de sus operaciones.
REFERENCIAS NORMATIVAS
En la bibliografa se indican otras publicaciones que dan informacin o gua. Es aconsejable consultar las ediciones ms recientes de tales publicaciones. Especficamente, se debera consultar NTC OHSAS 18001:2000, Sistema de gestin en seguridad y salud ocupacional. BS 8800:1996, Guide to occupational health and safety management systems. NTC - ISO 10011-1:1997, Directrices para la auditora de sistemas de calidad. Parte 1. Auditora. NTC - ISO 10011-2:1997, Directrices para la auditora de sistemas de calidad. Parte 2. Criterios para la calificacin de auditores. NTC - ISO 10011-3:1997, Directrices para la auditora de sistemas de calidad. Parte 3. Administracin de programas de auditora. NTC - ISO 14010:1997, Directrices para la auditora ambiental. Principios generales de auditora ambiental. NTC - ISO 14011:1997, Directrices para la auditora ambiental. Procedimiento de auditora. Auditorias de sistemas de administracin ambiental. NTC - ISO 14012:1997, Directrices para la auditora ambiental. Criterios de calificacin para auditores ambientales. DEFINICIONES
Para los propsitos de esta gua se aplican las siguientes definiciones que se encuentran en NTC OHSAS 18001 . NTC OHSAS 18001 DEFINICIONES 3.1 Accidente: evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesin, dao u otra prdida. 3.2 Auditora: examen sistemtico, para determinar si las actividades y los resultados relacionados con ellas, son conformes con las disposiciones planificadas y si stas se implementan efectivamente y son aptas para cumplir la poltica y objetivos (Vase el numeral 3.9) de la organizacin. 3.3 Mejoramiento continuo: proceso para fortalecer al sistema de gestin en seguridad industrial y salud ocupacional, con el propsito de lograr un mejoramiento en el desempeo de S & SO en concordancia con la poltica S & SO de la organizacin. Nota. El proceso no necesariamente tiene lugar en todas las reas de la actividad simultneamente. 3.4 Peligro: es una fuente o situacin con potencial de dao en trminos de lesin o enfermedad, dao a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinacin de stos. 3.5 Identificacin del peligro: proceso para reconocer si existe un peligro (vase el numeral 3.4) y definir sus caractersticas 3.6 Incidente: evento que gener un accidente o que tuvo el potencial para llegar a ser un
3.17 Riesgo tolerable: riesgo que se ha reducido a un nivel que la organizacin puede soportar respecto a sus obligaciones legales y su propia poltica de S & SO.
NOTA 1- Algunos documentos de referencia, incluso la norma BS 8800, emplean el trmino evaluacin de riesgo para incluir todo el proceso de identificacin del peligro, determinacin del
Mejoramiento Continuo
Planificacin
Implimentacin y Operacin
4.1
Requisitos generales
a) Requisito NTC OHSAS 18001 La organizacin debe establecer y mantener un sistema de gestin de S & SO, cuyos requisitos se especifican en el numeral 4. b) Propsito La organizacin debera establecer y mantener un sistema de gestin conforme con todos los requisitos especificados en la norma NTC OHSAS 18001. Este debera apoyar a la organizacin en conocer la legislacin u otras regulaciones en S & SO aplicables. El nivel de detalle y complejidad del sistema de gestin en S & SO, el alcance de la documentacin y los recursos dedicados a ella dependen del tamao de la organizacin y de la naturaleza de sus actividades. Una organizacin tiene libertad y flexibilidad para definir sus lmites y puede elegir si implementa la norma NTC OHSAS 18001 con respecto a la totalidad de la organizacin, o a unidades operativas o actividades especficas de ella. Se debera tener cuidado en la definicin de los lmites y objeto del sistema de gestin. Las organizaciones no deberan, limitar su alcance de manera que se excluya de la evaluacin una operacin o actividad necesaria para la operacin general de la organizacin, o que tenga impacto sobre la S & SO de sus empleados y de otras partes interesadas. Si se implementa la NTC OHSAS 18001 para una unidad operativa o actividad especfica, las polticas y procedimientos desarrollados por otras partes de la organizacin pueden ser utilizados para cumplir los requisitos de la norma NTC OHSAS 18001 y la conformidad reglamentaria. Esto puede requerir que estas polticas o procedimientos de S & SO estn sujetos a un revisiones y correcciones menores para asegurar que son aplicables a unidades o actividades de operaciones especficas
c) Entrada tpica Todos los requisitos de entrada para implementar la norma NTC OHSAS 18001 se describen en dicho documento. d) Salida tpica Un sistema de Gestin en S & SO efectivamente implementado y mantenido, que ayuda a la organizacin en la bsqueda continua del mejoramiento en su desempeo en S & SO.
Auditora
Poltica
del
Planificacin
Figura 2 - Poltica de S & SO a) Requisito NTC OHSAS 18001 La alta gerencia debe definir la poltica de S & SO de la organizacin, que especifique claramente los objetivos generales de S & SO y un compromiso para el mejoramiento continuo del desempeo en S & SO. La poltica debe:
a)
ser apropiada para la naturaleza y la escala de los riesgos en S & SO de la organizacin; incluir un compromiso de mejoramiento continuo; incluir un compromiso para cumplir con la legislacin vigente aplicable de S & SO y con otros requisitos que haya suscrito la organizacin; estar documentada e implementada y ser mantenida; ser comunicada a todos los empleados con la intencin de que stos sean conscientes de sus obligaciones individuales en S & SO; estar disponible a las partes interesadas; y
b) c)
d) e)
f)
g) ser revisada peridicamente para asegurar que siga siendo pertinente y apropiada para la organizacin.
b) Propsito Una poltica de S & SO establece un sentido general de direccin y fija los principios de accin para una organizacin. Determina los objetivos respecto a la responsabilidad y desempeo de S &
d) Proceso La alta gerencia de la organizacin debera trazar y autorizar una poltica de S & SO tomando en cuenta los puntos que se indican a continuacin. Es esencial que la poltica de S & SO sea de comunicar y promovida por la alta gerencia en la organizacin. Una poltica de S & SO formulada y comunicada efectivamente debera: 1) Ser apropiada para la naturaleza y la prioridad de los riesgos en S & SO de la organizacin; La identificacin de peligros, la evaluacin de riesgos y el control de riesgos de S & SO son clave en el sistema de gestin de S & SO y deberan reflejarse en la poltica de S & SO de la organizacin. La poltica debera ser consistente con una visin del futuro de la organizacin. Que sea realista y no exagere, ni menosprecie o trivialice la naturaleza de los riesgos que enfrenta la organizacin. 2) Incluir un compromiso para el mejoramiento continuo; Las expectativas de la sociedad incrementan la presin sobre las organizaciones para que reduzcan el riesgo de enfermedades, accidentes y incidentes en el sitio de trabajo. Adems de cumplir con responsabilidades legales, las organizaciones deberan ponerse como meta el mejoramiento de su desempeo en S & SO, incluido el sistema de gestin de S & SO de manera eficiente y efectiva, para satisfacer las cambiantes necesidades empresariales y reglamentarias. El mejoramiento del desempeo planeado debera estar explcito en los objetivos de S & SO (ver 4.3.3) y administrado a travs del programa de gestin de S & SO (ver 4.3.4) aunque la poltica establecida de S & SO puede incluir amplias reas de accin.
4.3
Planificacin Poltica
Auditora
Planificacin
del
Implementacin y operacin
Figura 3 - Planificacin 4.3.1 Planificacin para la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos a) Requisito NTC OHSAS 18001 La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para la continua identificacin de peligros, la evaluacin de riesgos y la implementacin de las medidas de control necesarias. Estos procedimientos deben incluir:
actividades rutinarias y no rutinarias; actividades de todo el personal que tenga acceso al sitio de trabajo (incluso subcontratistas y visitantes); las instalaciones en el sitio de trabajo, provistas por la organizacin o por terceros.
La organizacin debe asegurar que los resultados de estas evaluaciones y los efectos de estos controles sean tomados en cuenta cuando se fijen los objetivos de S & SO. La organizacin debe documentar y mantener esta informacin actualizada.
definirse con respecto a su alcance, naturaleza y planificacin del tiempo para asegurar que sea proactiva ms que reactiva; proveer los medios para la clasificacin de riesgos y la identificacin de los que se deban eliminar o controlar como se define en los numerales 4.3.3 y 4.3.4; ser consistente con la experiencia operativa y las capacidades de las medidas de control de riesgos empleadas; proporcionar un soporte para la determinacin de los requisitos de habilidades, la identificacin de necesidades de entrenamiento y/o el desarrollo de controles operativos; proveer los medios para el seguimiento a las acciones requeridas con el fin de asegurar tanto la efectividad como la oportunidad de su implementacin.
b) Propsito La organizacin debera disponer de una apreciacin total de todos los peligros significativos de S & SO en sus dominios despus de emplear el proceso de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos. Nota: Algunos documentos de referencia, incluyendo BS 8800, usan el trmino evaluacin del riesgo para referirse al proceso completo de identificacin de peligros, determinacin del riesgo y la seleccin de las medidas apropiadas de reduccin o control del riesgo. Las normas NTC OHSAS 18001 y GTC OHSAS 18002 se refieren a los elementos individuales de este proceso separadamente y usan el trmino evaluacin del riesgo para referirse al segundo de estos pasos, llamado determinacin del riesgo. Los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos as como sus salidas deberan ser la base de todo el sistema de S & SO. Es importante establecer claramente y hacer evidentes los lazos entre la identificacin de peligros, la evaluacin y el control de riesgos y los otros elementos del sistema de gestin en S & SO. En los numerales 4.3.1c y 4.3.1e se da una gua sobre los nexos entre los requisitos especificados en la norma NTC OHSAS 18001, el numeral 4.3.1 y los otros requisitos de esa norma. El propsito de esta gua en S & SO es establecer principios mediante los cuales la organizacin pueda determinar si un proceso dado de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos es adecuado y suficiente. No es el propsito hacer recomendaciones sobre cmo se deberan conducir estas actividades. NOTA - Para ms informacin sobre procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos, vase norma BS 8800. Los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos deberan permitir a la organizacin a identificar, evaluar y controlar sus riesgos de S & SO permanentemente.
Un enfoque adecuado para la revisin pude incluir listas de verificacin, entrevistas, inspeccin y medicin directas, resultados de auditorias previas al sistema de gestin u otras revisiones dependiendo de la naturaleza de las actividades. Se enfatiza que una revisin inicial no substituye el abordaje estructurado sistemtico para la implementacin dado en el resto del numeral 4.3.1. c) Entradas tpicas Las entradas tpicas incluyen los siguientes elementos: requisitos de S & SO legales y de otra ndole (vase numeral 4.3.2); poltica de S & SO (vase numeral 4.2); registros de incidentes y accidentes; no conformidades (vase numeral 4.5.2); resultados de auditorias al sistema de gestin en S & SO (vase numeral 4.5.4); comunicaciones de los empleados y otras partes interesadas (vase numeral 4.4.3); informacin de las consultas en S & SO a los empleados, revisiones y actividades de mejoramiento en el sitio de trabajo (estas actividades pueden ser de naturaleza reactiva o proactiva); informacin sobre la mejor prctica, peligros tpicos relacionados con la organizacin, incidentes y accidentes que hayan ocurrido en organizaciones similares;
primas,
productos
qumicos,
Las medidas para la gestin de riesgos deberan reflejar el principio de la eliminacin del peligro cuando sea posible, seguido por la reduccin de riesgos (ya sea disminuyendo la probabilidad de ocurrencia o la severidad potencial de lesiones o daos), o la adopcin de elementos de proteccin personal (EPP) como ltimo recurso. La identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos son la herramienta clave en la administracin del riesgo. Los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos varan mucho de una industria a otra, desde simples evaluaciones hasta anlisis cuantitativos complejos con documentacin extensa. Corresponde a la organizacin planificar e implementar los procesos apropiados para la identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos adecuados a sus necesidades, a las situaciones que se presentan en su lugar de trabajo y ayudar a cumplir con los requisitos legales en S & SO. Se deberan llevar a cabo los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos como medidas proactivas ms que reactivas, por ejemplo, stos deberan preceder la introduccin de actividades o procedimientos nuevos o actualizados. Cualquier medida necesaria para la reduccin y control del riesgo que este identificada se debera implementar antes de que los cambios sean introducidos; La organizacin debera mantener su documentacin, datos y registros relacionados con la identificacin de peligros y la evaluacin y control de riesgos actualizados con respecto a las actividades que estn en curso y tambin ampliarlos para cubrir nuevos desarrollos y actividades nuevas o modificadas antes de ser introducidas. No se deberan aplicar los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos slo a operaciones de planta y procedimientos normales, sino tambin a operaciones o procedimientos peridicos u ocasionales, como limpieza y mantenimiento de la planta o durante los perodos de arranque y parada de la planta. La existencia de procedimientos escritos para controlar una tarea particularmente peligrosa no exime a la organizacin de la necesidad de un continuo desempeo de los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos en esa operacin. As como la organizacin toma en consideracin los peligros y riesgos que plantean las actividades llevadas a cabo por su propio personal, debera considerar los peligros y riesgos de las actividades de contratistas y visitantes y del uso de productos o servicios suministrados por otros.
ii)
Los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos se deberan documentar, incluyendo los siguientes elementos: identificacin de peligros; evaluacin de los riesgos con medidas de control existentes (o propuestas) en el lugar (teniendo en cuenta la exposicin a peligros especficos, la posibilidad de falla de las medidas de control y la severidad potencial de las consecuencias de lesiones o daos); evaluacin de la tolerabilidad del riesgo residual; identificacin de cualquier medida adicional de control de riesgo necesaria; evaluacin de que las medidas de control de riesgos son suficientes para reducir el riesgo a un nivel tolerable.
Adicionalmente el proceso debera incluir la definicin de los siguientes elementos: la naturaleza, tiempo, alcance y metodologa para cualquier forma de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos que sean utilizados, requisitos legales o de otra ndole aplicables de S & SO; roles y autoridades del personal responsable de llevar los procesos; requisitos de competencia y necesidades de entrenamiento (vase numeral 4.4.2) para el personal que realiza los procesos (dependiendo de la naturaleza o tipo de procesos que se utilice, puede ser necesario para la organizacin usar asesora o servicios externos); el uso de informacin de las consultas en S & SO a los empleados, actividades de revisin y mejoramiento (estas actividades pueden ser de naturaleza reactiva o proactiva); como considerar el error humano como parte integral de los procesos a ser examinados; los peligros que plantean los materiales, plantas y equipos que se degradan con el tiempo, especialmente aquellos que estn almacenados. iii) Acciones subsecuentes
Continuando el desempeo de los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos: se debera tener evidencia clara que cualquiera de las acciones correctivas o preventivas (vase numeral 4.5.2) identificadas como necesarias son monitoreadas para que sean implementadas a tiempo (esto puede requerir la realizacin de una posterior identificacin de peligros y evaluaciones de riesgo, para reflejar los cambios propuestos por las medidas de control de riesgos y determinar el riesgo residual revisado); se debera retroalimentar a la gerencia con los resultados y el avance de la implementacin de las acciones correctivas o preventivas, como una entrada para la revisin por la gerencia (vase numeral 4.6) y para revisar o establecer nuevos objetivos en S & SO; la organizacin debera estar en capacidad de determinar si la competencia del personal que desempea tareas potencialmente peligrosas, es consistente con lo especificado en el proceso de evaluacin de riesgo, referente al establecimiento de los controles necesarios del riesgo; deberan retroalimentarse de la experiencia operacional previa para corregir los procesos o los datos en los cuales ellos se basan, cuando sea aplicable;
2) Revisin de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos (vase tambin numeral 4.6)
NOTA - En algunos documentos de referencia, incluso en la norma BS 8800, se usa el trmino evaluacin de riesgos para abarcar todo el proceso de identificacin de peligros, determinacin de riesgos y seleccin de las medidas apropiadas para la reduccin o control de riesgos. Las normas NTC OHSAS 18001 y NTS OHSAS 18002 hacen referencia a los elementos individuales de este proceso por separado y emplean el trmino evaluacin de riesgos para referirse al segundo paso, es decir, la determinacin del riesgo. La norma NTC OHSAS 18001/ 2000 adopt esta ltima aplicacin. 4.3.2 Requisitos legales y otros
a) Requisito NTC OHSAS 18001 La organizacin debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos de S & SO, tanto legales como de otra ndole, aplicables a ella. La organizacin debe mantener esta informacin actualizada. Debe comunicar la informacin pertinente sobre requisitos legales y de otra ndole a sus empleados y otras partes interesadas.
d) Proceso Se debera identificar los requisitos pertinentes, legales o de otra ndole. Las organizaciones deberan buscar los medios ms apropiados para acceder a la informacin, incluidos medios de soporte de la misma (papel, CDs, disquetes, internet, ....). La organizacin tambin debera evaluar cules requisitos son aplicables, dnde se aplican, y quin necesita recibir qu clase de informacin dentro de la misma. e) Salidas tpicas Las salidas tpicas incluyen los siguientes elementos: procedimientos para identificar y acceder a la informacin; identificacin de cules requisitos son aplicables y dnde (esta identificacin se puede hacer en forma de registro); requisitos (texto real, resumen o anlisis, segn el caso) disponibles en los sitios que decida la organizacin; procedimientos para hacer monitoreo a la implementacin de los controles consecuentes con la nueva legislacin de S & SO.
La organizacin debe establecer y mantener documentados los objetivos de S & SO para cada funcin y nivel pertinente dentro de la organizacin. Nota. Es conveniente que los objetivos se cuantifiquen siempre que sea posible. Al establecer y revisar sus objetivos la organizacin debe considerar sus requisitos legales y de otra ndole, peligros y riesgos en S & SO, opciones tecnolgicas y requisitos financieros, operativos y empresariales y los puntos de vista de las partes interesadas. Los objetivos deben ser consistentes con la poltica de S & SO, incluido el compromiso con el mejoramiento continuo.
b) Propsito Es necesario asegurar que en toda la organizacin, se establezcan objetivos en S & SO medibles para poder cumplir lo especificado en la poltica de S & SO. c) Entradas tpicas Las entradas tpicas incluyen los siguientes elementos: poltica y objetivos pertinentes para el objeto de la organizacin como un todo; poltica de S & SO, incluyendo el compromiso con el mejoramiento continuo (vase numeral 4.2); resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos (vase numeral 4.3.1); requisitos legales y de otra ndole (vase numeral 4.3.2); opciones tecnolgicas; (nuevas o diferentes) requisitos financieros, operativos y empresariales; puntos de vista de los empleados y partes interesadas (vase numeral 4.4.3); informacin de las consultas en S & SO a los empleados, revisiones y actividades de mejoramiento en el sitio de trabajo (estas actividades pueden ser de naturaleza reactiva o proactiva); resultados de las revisiones de S & SO de los empleados y de consultas formales de los empleados sobre S & SO con la gerencia; anlisis del desempeo contra objetivos en S & SO establecidos previamente; registros pasados de no conformidades en S & SO, accidentes, incidentes y daos a la propiedad; resultados de la revisin por parte de la gerencia (vase numeral 4.6).
Se debera comunicar los objetivos de S & SO (por ejemplo, a travs de sesiones de entrenamiento o instrucciones en grupo (vase numeral 4.4.2) al personal pertinente, y darles despliegue en el programa de gestin de S & SO (vase numeral 4.3.4). e) Salidas tpicas Las salidas tpicas incluyen objetivos en S & SO documentados, y cuantificables para cada funcin en la organizacin.
4.3.4
La organizacin debe establecer y mantener un(os) programa(s) de gestin de S & SO para lograr sus objetivos. Esto debe incluir documentacin de:
a)
la responsabilidad y autoridad designadas para el logro de los objetivos en las funciones y niveles pertinentes de la organizacin; y los medios y el cronograma con los cuales se lograrn esos objetivos.
b)
El (los) programa(s) de gestin de S & SO se debe(n) revisar a intervalos regulares y planificados. Cuando sea necesario debe(n) ser ajustado(s) para involucrar los cambios en las actividades, productos, servicios o condiciones de operacin de la organizacin.
b) Propsito La organizacin debera procurar el cumplimiento de su poltica y objetivos de S & SO mediante el establecimiento de un programa o programas de gestin de S & SO. Esto requiera el desarrollo de estrategias y planes de accin a ejecutar, los cuales deberan estar documentados y comunicadas. Se debera hacer seguimiento, revisar y registrar el progreso frente al cumplimiento de objetivos, adems de actualizar o enmendar en consecuencia las estrategias y planes. c) Entradas tpicas Las entradas tpicas incluyen los siguientes elementos: poltica y objetivos de S & SO; revisin de los requisitos legales y de otra ndole; resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos; detalles de los procesos de produccin o de prestacin de los servicios de la organizacin; revisiones de las oportunidades disponibles de opciones tecnolgicas nuevas o diferentes; actividades de mejoramiento continuo; disponibilidad de los recursos necesarios para lograr los objetivos de S & SO de la organizacin.
d) Proceso Se debera que identificar en el programa de gestin de S & SO a las personas responsables de cumplir los objetivos de S & SO (en cada nivel pertinente). Tambin, identificar las diversas tareas que se requieran implementar para el cumplimiento de cada objetivo de S & SO. El programa debera proveer la asignacin de responsabilidades y la autoridad apropiadas para cada tarea y asignar un tiempo a cada una de ellas con el fin de estar dentro del lmite de tiempo del objetivo de S & SO correspondiente. Igualmente, proveer la asignacin de recursos adecuados (financieros, humanos, de equipos) y la logstica para cada tarea.
4.4
Implementacin y operacin
Planificacin
Auditora
Implementacin y operacin
a) Requisito de NTC OHSAS 18001 Las funciones, responsabilidades y autoridad del personal que administra, desempea y verifica actividades que tengan efecto sobre los riesgos de S & SO de las actividades, instalaciones y procesos de la organizacin se deben definir, documentar y comunicar, con el fin de facilitar la gestin de S & SO. La responsabilidad final por S & SO recae en la alta gerencia. La organizacin debe designar un integrante de alto nivel gerencial (por ejemplo, en una organizacin grande, un consejo o un miembro del comit ejecutivo) con la responsabilidad particular de asegurar que el sistema de gestin de S & SO est implementado adecuadamente y que cumplan los requisitos en todos los sitios y campos de operacin dentro de la organizacin. La gerencia debe proveer recursos esenciales para la implementacin, control y mejoramiento del sistema de gestin de S & SO.
Nota. Los recursos incluyen recursos humanos y destrezas especializadas, tecnologa y recursos financieros.
La persona designada por la gerencia de la organizacin debe tener una funcin, responsabilidad y autoridad definidas para:
a)
asegurar que los requisitos del sistema de gestin de S & SO se establezcan, implementen y mantengan de acuerdo con las especificaciones de esta norma; asegurar que se presenten a la alta gerencia los informes sobre el desempeo del sistema de gestin de S & SO para revisin y como base para el mejoramiento de dicho sistema.
b)
Todas aquellas personas que tengan responsabilidad gerencial deben demostrar su compromiso con el mejoramiento continuo del desempeo en S & SO.
b) Propsito Para facilitar la gestin efectiva de S & SO es necesario definir, documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridades y proveer los recursos adecuados que permitan la realizacin de las tareas de S & SO. c) Entradas tpicas Las entradas tpicas incluyen lo siguiente: organigrama o estructura organizacional; resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos; objetivos de S & SO; requisitos legales y de otra ndole; descripciones de los trabajos; listados de personal calificado.
d) Proceso 1) Compendio Se deberan definir las responsabilidades y autoridad de (todos) quienes realizan tareas que sean parte del sistema de gestin en S & SO, con definiciones claras de las responsabilidades en las interfaces entre diferentes funciones. Tales definiciones pueden requerirse, entre otros, por las siguientes personas: la alta gerencia; la gerencia de lneas en todos los niveles de la organizacin; los operadores de procesos y la fuerza laboral general; quienes administran la S & SO de los contratistas; quienes son responsables de la capacitacin en S & SO; quienes son responsables de los equipos crticos para S & SO;
Sin embargo, la organizacin debera comunicar y promover la idea de que la S & SO es responsabilidad de todos en la organizacin, no slo de quienes tienen funciones definidas en el sistema de gestin en S & SO. 2) Definicin de las responsabilidades de la alta gerencia Dentro de las responsabilidades de la alta gerencia est la de definir la poltica de S & SO de la organizacin y asegurar que se implemente el sistema de gestin de S & SO. Como parte de este compromiso conviene que la alta gerencia designe una persona encargada de la gestin con responsabilidades y autoridad definidas para implementar el sistema de gestin en S & SO (en las organizaciones grandes o complejas puede designarse ms de una persona encargada). 3) Definicin de las responsabilidades de la persona encargada por la gerencia La persona designada para S & SO por la gerencia debera ser un integrante de alto nivel gerencial. Puede tener el apoyo de otros empleados en quienes se hayan delegado responsabilidades para hacer seguimiento a la operacin general de la funcin de S & SO. Sin embargo, la persona designada por la gerencia debera estar informada regularmente sobre el desempeo del sistema y se involucre en las revisiones peridicas y en la determinacin de objetivos de S & SO. Se debera asegurar que ninguno de los otros deberes o funciones asignadas a este personal entre en conflicto con el cumplimiento de sus responsabilidades de S & SO. 4) Definicin de las responsabilidades de la gerencia de lnea La responsabilidad de la gerencia de lnea debera incluir asegurarse de que la gestin en S & SO est dentro de su rea de operaciones. Cuando la principal responsabilidad por los asuntos de S & SO recae en la gerencia de lnea, esta debera definir correctamente el papel y responsabilidades de cualquier funcin especializada en S & SO dentro de la organizacin para evitar ambigedad con respecto a las responsabilidades y autoridades. En esta definicin deberan incluirse medidas para resolver cualquier conflicto entre los asuntos de S & SO y las consideraciones sobre productividad a travs de un nivel gerencial ms alto. 5) Documentacin de las funciones y responsabilidades Las responsabilidades y autoridad en S & SO deberan documentarse en una forma apropiada para la organizacin. Podra ser en una o ms de las siguientes formas, o en otra alternativa que la organizacin elija: manuales del sistema de gestin en S & SO; procedimientos de trabajo y descripciones de tareas; descripciones de trabajo; induccin de capacitacin.
Si la organizacin elige elaborar descripciones escritas de los trabajos que cubran otros aspectos de las funciones y responsabilidades de los empleados, debera incorporar en esas descripciones las responsabilidades de S & SO. 6) Comunicacin de funciones y responsabilidades Es necesario comunicar efectivamente las responsabilidades y autoridades de S & SO a todos los que se vean afectados por ellas en todos los niveles dentro de la organizacin. Con esto se
El personal debe ser competente para realizar las tareas que puedan tener impacto sobre S & SO en el sitio de trabajo. La competencia se debe definir en trminos de la educacin, entrenamiento y/o experiencia apropiados. La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para asegurar que los empleados que trabajan en cada una de las funciones y niveles pertinentes tengan conocimiento de:
la importancia de la conformidad con la poltica y procedimientos de S & SO y con los requisitos del sistema de gestin de S & SO; las consecuencias, reales o potenciales, de sus actividades de trabajo para la S & SO y los beneficios que tiene en S & SO el mejoramiento en el desempeo personal; sus funciones y responsabilidades para lograr la conformidad con la poltica y procedimientos de S & SO y con los requisitos del sistema de gestin de S & SO, incluida la preparacin para emergencias y los requisitos de respuesta (vase el numeral 4.4.7); las consecuencias potenciales que tiene apartarse de los procedimientos operativos especificados.
En los procedimientos de entrenamiento se deben tomar en cuenta los diferentes niveles de: responsabilidad, habilidad y educacin; riesgo.
b) Propsito Es conveniente que las organizaciones dispongan de procedimientos efectivos para asegurar la competencia del personal para llevar a cabo sus funciones asignadas. c) Entradas tpicas Las entradas tpicas incluyen los siguientes elementos: - definiciones de las funciones y responsabilidades; - descripciones de los trabajos (que incluyan detalles de las tareas peligrosas por realizar); - evaluaciones del desempeo de los empleados; - resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos; - procedimientos e instrucciones de operacin; - poltica y objetivos de S & SO; - programas de S & SO.
Se aconseja establecer y mantener un programa de concientizacin y entrenamiento en S & SO dirigido a las siguientes reas: comprensin de las disposiciones de la organizacin sobre S & SO y de las funciones y responsabilidades individuales a ese respecto; un programa sistemtico de induccin y de entrenamiento continuo para empleados y para quienes se transfieren entre divisiones, centros de trabajo, departamentos, reas, trabajos o tareas dentro de la organizacin; Entrenamiento en disposiciones locales en S & SO, y peligros, riesgos, precauciones por tomar y procedimientos a seguir; este entrenamiento se debe dar antes de comenzar el trabajo; entrenamiento para desarrollar la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos (vase numeral 4.3.1d); entrenamiento especfico dentro de la organizacin o fuera de ella, que pueda ser requerido para los empleados con funciones especficas en el sistema de S & SO, incluidos los representantes de los empleados; entrenamiento para todas las personas que tienen a su cargo empleados, contratistas y otros (por ejemplo, trabajadores temporales) en sus responsabilidades de S & SO. Esto para garantizar que tanto ellos como quienes estn bajo sus rdenes entiendan los peligros y riesgos de las operaciones por las cuales son responsables, donde sea que tengan lugar. Adicionalmente, se hace con el fin de asegurar que el personal tenga la competencia necesaria para llevar a cabo las actividades de manera segura, siguiendo los procedimientos de S & SO; las funciones y responsabilidades (incluidas las responsabilidades legales corporativas e individuales) de la alta gerencia para asegurar que el sistema de gestin en S & SO funciona, en cuanto a controlar riesgos y minimizar las enfermedades, lesiones y otras prdidas para la organizacin; programas de entrenamiento y concientizacin para contratistas, trabajadores temporales y visitantes, de acuerdo con el nivel de riesgo al cual estn expuestos.
Se debera evaluar la efectividad del entrenamiento y el nivel de competencia resultante. Esto puede implicar la evaluacin como parte del ejercicio de entrenamiento y/o verificaciones de campo apropiadas para establecer si se ha logrado la competencia o hacer seguimiento al impacto a largo plazo del entrenamiento suministrado. e) Salidas tpicas Las salidas tpicas incluyen los siguientes elementos: competencias requeridas para las funciones individuales; anlisis de las necesidades de entrenamiento; programas o planes individuales de capacitacin para empleados;
4.4.3
La organizacin debe tener procedimientos para asegurar que la informacin pertinente sobre S & SO se comunica a y desde los empleados y otras partes interesadas. Las disposiciones para la participacin y las consultas de los empleados se deben documentar e informar a las partes interesadas. Los empleados deben: ser involucrados en el desarrollo y revisin de las polticas y procedimientos para administrar los riesgos; ser consultados cuando haya cambios que afecten la salud y seguridad en el sitio de trabajo; estar representados en asuntos de salud y seguridad; y ser informados sobre quin(es) es(son) su(s) representante(s) para S & SO y el representante designado por la gerencia (vase el numeral 4.4.1).
b) Propsito Es conveniente que la organizacin estimule la participacin en buenas prcticas de S & SO y el apoyo a sus polticas y objetivos de S & SO de todos quienes se vean afectados por sus operaciones, mediante un proceso de consulta y comunicacin. c) Entradas tpicas Las salidas tpicas incluyen los siguientes elementos: - poltica de S & SO y objetivos de S & SO; - documentacin pertinente del sistema de gestin de S & SO; - procedimientos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos; - definiciones de las funciones y responsabilidades en relacin con S & SO; - resultados de las consultas formales a los empleados en S & SO con la gerencia; - informacin de las consultas en S & SO a los empleados, revisiones y actividades de mejoramiento en el sitio de trabajo (estas actividades pueden ser de naturaleza reactiva o proactiva); - detalles de los programas de capacitacin. d) Proceso Se debera que la organizacin documente y promueva las disposiciones mediante las cuales consulta y comunica la informacin pertinente sobre S & SO a los empleados y otras partes interesadas (por ejemplo, contratistas, visitantes).
4.4.4
La organizacin debe establecer y mantener informacin en un medio adecuado, el cual puede ser magntico o impreso, que:
a) b)
describa los elementos clave del sistema de gestin y la interaccin entre ellos; y proporcione orientacin a la documentacin relacionada.
Nota. Es importante que la documentacin se mantenga en el mnimo requerido para que sea efectiva y eficiente.
La organizacin debe establecer y mantener procedimientos que le permitan controlar todos los documentos y datos requeridos por esta norma para asegurar que:
a) b)
se puedan localizar; sean actualizados peridicamente y revisados cuando sea necesario y sean aprobados por personal autorizado; las versiones vigentes de los documentos y datos pertinentes estn disponibles en todos los sitios en que se realicen operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento del sistema de S & SO; los documentos y datos obsoletos se retiren rpidamente de todos los puntos de emisin y de uso, o de otra forma asegurar contra el uso no previsto; y
c)
d)
e) se identifiquen adecuadamente los documentos y datos que se conservan archivados con propsitos legales o de preservacin del conocimiento, o ambos.
b) Propsito Es conveniente que todos los documentos y datos que contienen informacin crtica para la operacin del sistema de gestin de S & SO y para el desempeo de las actividades de S & SO de la organizacin sean identificados y controlados. c) Entradas tpicas Las entradas tpicas incluyen los siguiente: - detalles de los sistemas de documentacin y datos que la organizacin desarrolla como apoyo a su sistema de gestin de S & SO y actividades de S & SO, y para cumplir los requisitos especificados en el documento NTC OHSAS 18001:1999; - detalles de las responsabilidades y autoridad; d) Proceso Es conveniente que el control para la identificacin, aprobacin, emisin y retiro de la documentacin de S & SO, junto con el control de los datos de S & SO (de acuerdo con los requisitos indicados en el numeral 4.4.5 de OHSAS 180001 mencionado) sea definido en procedimientos escritos. Estos procedimientos deberan definir claramente las categoras de documentacin y datos a los cuales se aplican. Se aconseja que la documentacin y datos estn disponibles y accesibles cuando se requieran, bajo condiciones tanto de rutina como no rutinarias, incluidas las emergencias. Por ejemplo, es recomendable incluir asegurar que estn disponibles planos actualizados de la planta, hojas de datos de los materiales peligrosos, procedimientos e instrucciones para los operadores de procesos y todas las personas que los requieran en una emergencia.
e) Salidas tpicas Las salidas tpicas incluyen los siguientes elementos: - procedimientos de control de documentos, incluidas las responsabilidades y autoridad asignadas; - registros, listados maestros o ndices de documentos; - listas de los documentos controlados y su ubicacin; - registros de archivo (puede ser necesario retener algunos de ellos de acuerdo con requisitos legales o temporales). 4.4.6 Control operativo
La organizacin debe identificar las operaciones y actividades asociadas con riesgos identificados donde se deba aplicar medidas de control. La organizacin debe planificar estas actividades, incluido el mantenimiento, con el fin de asegurar que se lleven a cabo bajo condiciones especificadas, para lo cual debe:
a) b) c)
establecer y mantener procedimientos documentados para cubrir situaciones en que su ausencia pueda causar desviaciones de la poltica y objetivos de S & SO; estipular criterios de operacin en los procedimientos; establecer y mantener procedimientos relacionados con los riesgos identificados de S & SO de los bienes, equipos y servicios que la organizacin compre y/o utilice y comunicar los procedimientos y requisitos operativos pertinentes a los proveedores y contratistas; establecer y mantener procedimientos para el diseo del sitio de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria, procedimientos operativos y organizacin del trabajo, incluso su adaptacin a las capacidades humanas, con el fin de eliminar o reducir los riesgos de S & SO.
d)
b) Propsito Es conveniente que la organizacin establezca y mantenga disposiciones para asegurar la aplicacin efectiva de medidas de control y prevencin, donde se requieran para controlar los riesgos operativos, cumplir la poltica de S & SO y objetivos de S & SO y cumplir los requisitos legales y de otra ndole. c) Entradas tpicas Las entradas tpicas incluyen los siguientes elementos: - poltica de S & SO y objetivos de S & SO; - resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos; - requisitos legales y de otra ndole identificados.
La organizacin debe establecer y mantener planes y procedimientos para identificar el potencial de y la respuesta a accidentes y situaciones de emergencia y para prevenir y mitigar las posibles enfermedades y lesiones que estn asociadas. La organizacin debe revisar sus planes y procedimientos de preparacin y respuesta ante emergencias, en especial despus de que ocurran accidentes y situaciones de emergencia. La organizacin tambin debe probar peridicamente tales procedimientos cuando sea prctico.
b) Propsito La organizacin debera evaluar activamente los accidentes potenciales y las necesidades de respuesta a las emergencias, planificar la satisfaccin (ejemplo: cubrir completamente) de stas, desarrollar procedimientos y procesos para manejarlas, probar las respuestas que ha planificado y buscar mejorar su efectividad. c) Entradas tpicas - resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos; - disponibilidad de servicios locales de emergencia y detalles de las respuestas a las emergencias o disposiciones que se hayan acordado mediante consulta; - requisitos legales o de otra ndole; - experiencias de accidentes, incidentes y situaciones de emergencia previas; - experiencias de organizaciones similares de accidentes previos, incidentes y situaciones de emergencia (lecciones aprendidas, mejores practicas) - revisiones de las rutinas y prcticas de emergencia realizadas y los resultados de las acciones subsiguientes. d) Proceso La organizacin debera desarrollar un plan(s) de emergencia, identificar y proporcionar equipos de emergencia apropiados y probar regularmente su capacidad de respuesta mediante prcticas de entrenamiento.
Las prcticas de entrenamiento deberan pretender probar la efectividad de la partes ms crticas de los planes de emergencia y probar la integridad de los procesos de planificacin de la emergencia. Mientras los ejercicios de escritorio pueden ser usados durante el proceso de planificacin, las prcticas de entrenamiento deberan ser tan reales como sea posible, para ser efectivas. Esto puede requerir una escala completa de simulacin de incidentes para realizarlas. Los resultados de las emergencias y de las prcticas de entrenamiento deberan ser evaluados y los cambios que son identificados como necesarios se deberan implementar. 1) Plan de emergencia Los planes de emergencia debera contener las acciones a emprender cuando surjan situaciones especificadas de emergencia e incluir lo siguiente: - identificacin de emergencias y accidentes potenciales; - identificacin de la persona que estar a cargo durante la emergencia; - detalles de las acciones a ser tomadas por las personas durante una emergencia, incluyendo las acciones a ser tomadas con el personal externo quienes estn en el sitio de la emergencia, tales como contratistas o visitantes (quienes pueden requerir, por ejemplo trasladarse a puntos especficos de reunin) - responsabilidad, autoridad y deberes del personal con funciones especficas durante la emergencia (por ejemplo, encargado de prevencin de incendios, personal de primeros auxilios, especialistas en control de fugas nucleares / derrames txicos); - procedimientos de evacuacin; - identificacin y ubicacin de materiales peligrosos y acciones de emergencia requeridas; - interaccin con servicios externos de emergencia; - comunicacin con organismos establecidos por la ley; - comunicacin con vecinos y el pblico; - proteccin de registros y equipos esenciales; - disponibilidad de informacin necesaria durante las emergencias, por ejemplo, planos de la planta, datos de materiales peligrosos, procedimientos, instrucciones de trabajo y nmeros telefnicos de emergencia. Si se involucra a organizaciones externas en la planificacin y respuesta a las emergencias, sto se debera documentar claramente y advertir a tales agencias respecto a posibles circunstancias en que estn involucradas dndoles la informacin que requieran para facilitar su integracin a las actividades de respuesta. 2) Equipo de emergencia Los equipos de emergencia necesarios deberan identificarse y suministrarse en las cantidades adecuadas. Estos deberan ser probados a intervalos especficos para mantener su operabilidad. Los ejemplos incluyen los siguientes elementos: - sistemas de alarma; - iluminacin y energa de emergencia; - medios de escape; - refugios seguros; - vlvulas de aislamiento, interruptores y cortacircuitos crticos; - equipo para combatir incendios; - equipo de primeros auxilios (incluye duchas de emergencia, estaciones de lavado de ojos, entre otros.);
Auditora
Verificacin correctiva
accin
La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para hacer seguimiento y medir regularmente el desempeo en S & SO. Estos procedimientos deben tener en cuenta lo siguiente: medidas cuantitativas y cualitativas, apropiadas para las necesidades de la organizacin; seguimiento al grado de cumplimiento de los objetivos de S & SO de la organizacin;
Si se requiere equipo de monitoreo para la medicin y seguimiento del desempeo, la organizacin debe establecer y mantener procedimientos para la calibracin y mantenimiento de tales equipos. Se deben conservar registros de las actividades de mantenimiento y calibracin as como de los resultados.
b) Propsito La organizacin debera identificar parmetros clave de desempeo en S & SO para determinar su cumplimiento en la totalidad de la organizacin. Estos deberan incluir, sin limitarse a ellos, parmetros que permitan establecer si: - la poltica de S & SO y objetivos de S & SO se estn cumpliendo; - se han implementado controles de riesgos y son efectivos; - se han aprendido lecciones de las fallas en el sistema de gestin de S & SO, incluidos los eventos peligrosos (accidentes, incidentes y casos de enfermedades); - los programas de concientizacin, capacitacin, comunicacin y consulta para los empleados y partes interesadas son efectivos; - se est produciendo y utilizando informacin que se pueda emplear para revisar o mejorar aspectos del sistema de gestin de S & SO o ambos. c) Entradas tpicas Las entradas tpicas incluyen los siguientes elementos: - resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos (vase numeral 4.3.1); - requisitos de la legislacin, reglamentos, mejores prcticas (si las hay); - poltica de S & SO y objetivos de S & SO; - procedimiento para tratar las no conformidades; - registros de ensayo y calibracin de equipos (incluidos aquellos que pertenecen a los contratistas); - registros de entrenamiento (incluidos aquellos que pertenecen a los contratistas); - informes de gerencia. d) Proceso 1) Seguimiento proactivo y reactivo El sistema de gestin de S & SO de una organizacin debera incorporar un seguimiento tanto proactivo como reactivo de la siguiente forma:
La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para definir la responsabilidad y autoridad con respecto a:
a)
b)
la aplicacin de acciones para mitigar las consecuencias de los accidentes, incidentes y no conformidades; la iniciacin y realizacin de las acciones correctivas y preventivas; la confirmacin de la efectividad de las acciones correctivas y preventivas emprendidas.
c) d)
Estos procedimientos requieren la revisin de todas las acciones correctivas y preventivas propuestas mediante procesos de evaluacin de riesgos antes de su implementacin. Cualquier accin correctiva y preventiva que se emprenda para eliminar las causas de no conformidades reales y potenciales debe ser apropiada a la magnitud de los problemas y acordes con los riesgos S & SO encontrados. La organizacin debe implementar y registrar cualquier cambio en los procedimientos documentados generado por las acciones correctivas y preventivas.
b) Propsito Las organizaciones deberan tener procedimientos efectivos para el reporte y evaluacin/investigacin de accidentes, incidentes y no conformidades. El propsito primordial de los procedimientos es prevenir la ocurrencia de ms situaciones similares, identificando y tratando las causas originales. Adems, los procedimientos deben permitir la deteccin, anlisis y eliminacin de las causas potenciales de no conformidades. c) Entradas tpicas La entradas tpicas incluyen los siguientes elementos: - procedimientos (en general); - plan de emergencia;
El procedimiento debera: Definir la responsabilidad y autoridad de las personas involucradas en la implementacin, informe, investigacin, seguimiento y monitoreo de las acciones correctivas y preventivas; exigir que todas las no conformidades, accidentes, incidentes y peligros sean reportados; aplicarse a todo el personal (es decir, empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra persona en el sitio de trabajo); tomar en cuenta el dao a la propiedad; asegurar que ningn empleado sea amonestado como resultado de informar una no conformidad, accidente o incidente; definir claramente el curso de la accin por tomar despus que se han identificado las no conformidades en el sistema de gestin de S & SO. ii) Accin inmediata Todas las partes deberan conocer las acciones inmediatas a tomar una vez observadas no conformidades, accidentes, incidentes o peligros. Los procedimientos deberan: definir el proceso para la notificacin; cuando sea apropiado, incluir la coordinacin con planes y procedimientos de emergencia; definir el alcance de investigacin de acuerdo con el dao potencial o real (por ejemplo, incluir a la gerencia en la investigacin de accidentes serios). iii) Registro Conviene utilizar los medios apropiados para registrar la informacin real y los resultados de las investigaciones inmediatas, y de las subsiguientes investigaciones detalladas. La organizacin debera asegurar que se sigan los procedimientos para: registrar los detalles de las no conformidades, accidentes o peligros; definir dnde se deben almacenar los registros y quin tiene la responsabilidad por el almacenamiento. iv) Investigacin Los procedimientos deberan definir cmo se manejar el proceso de investigacin. Los procedimientos deberan identificar:
el tipo de eventos por investigar (por ejemplo, incidentes que podran haber llevado a daos serios); el propsito de las investigaciones; quin va a investigar, la autoridad de los investigadores, calificaciones requeridas (incluida la gerencia de primera lnea, cuando se requiera); la causa raz de la no conformidad; disposiciones para entrevistas con testigos; asuntos prcticos como disponibilidad de cmaras y almacenamiento de evidencia; las medidas para el informe de la investigacin, incluyendo los requisitos internos de reporte. El personal a cargo de la investigacin debera empezar su anlisis preliminar de los hechos mientras se recoge ms informacin. La recoleccin y anlisis de datos debera continuar hasta obtener una explicacin adecuada y suficientemente amplia. v) Accin correctiva Las acciones correctivas son las que se emprenden para eliminar la causa original de las no conformidades, accidentes o incidentes identificados, con el fin de impedir su recurrencia. Entre los ejemplos de elementos por considerar al establecer y mantener procedimientos de accin correctiva se incluyen: identificacin e implementacin de medidas correctivas y preventivas a largo y corto plazo (esto puede tambin incluir el uso de fuentes de informacin apropiadas, tales como opiniones de empleados con experiencia en S &SO); evaluacin de cualquier impacto en los resultados de la identificacin de peligros y evaluacin de riesgos (y cualquier necesidad de actualizar la identificacin de peligros, la evaluacin de riesgos e informes de control de riesgos); registro de cualquier cambio requerido en los procedimientos como resultado de la accin correctiva o la identificacin de peligros y evaluacin y control de riesgos; aplicacin de controles de riesgos o modificacin de los controles existentes para asegurar las acciones correctivas son tomadas y que stas son efectivas. vi) Accin preventiva Ejemplos de elementos a ser considerados en el establecimiento y mantenimiento de los procedimientos de accin preventiva incluyen: uso de fuentes de informacin apropiadas (tendencias en incidentes sin prdida, informes de auditoria al sistema de gestin de S & SO, registros, actualizacin de anlisis de riesgos, nueva informacin sobre materiales peligrosos, caminatas de seguridad, opiniones de empleados con experiencia en S &SO, entre otros.); identificacin de problemas que requieran accin preventiva; iniciacin e implementacin de acciones preventivas y aplicacin de controles para asegurar que sean efectivas; registro de cambios en los procedimientos generados por la accin preventiva y la presentacin para aprobacin. vii) Seguimiento Las acciones correctivas o preventivas deberan ser tan permanente y efectivas como practicables. Se debera verificar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas tomadas. Las acciones sobresalientes o retrasadas (no implementadas) se deberan reportar a la alta gerencia oportunamente.
La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para la identificacin, mantenimiento y disposicin de los registros de S & SO, as como de los resultados de las auditoras y revisiones. Los registros de S & SO deben ser legibles, identificables y trazables de acuerdo con las actividades involucradas. Los registros de S & SO se deben almacenar y mantener de forma que se puedan recuperar fcilmente y proteger contra daos, deterioro o prdida. Los tiempos de conservacin de los registros de S &SO se deben establecer y registrar. Los registros se deben mantener, segn sea apropiado para el sistema y la organizacin, con el fin de demostrar conformidad con esta norma.
La organizacin debe establecer y mantener un programa y procedimientos para realizar auditoras peridicas al sistema de gestin de S & SO, con el fin de:
a)
1)
es conforme con las disposiciones planificadas para la gestin de S & SO, incluidos los requisitos de esta norma; ha sido implementado y mantenido en forma apropiada; y es efectivo en cumplir la poltica y objetivos de la organizacin;
2) 3)
b) c)
revisar los resultados de auditoras previas; suministrar informacin a la gerencia sobre los resultados de las auditoras.
El programa de auditoras, incluyendo cualquier agenda, se debe basar en los resultados de las evaluaciones de riesgos de las actividades de la organizacin y los resultados de auditoras previas. Los procedimientos de auditora deben cubrir el alcance, frecuencia, metodologas y competencias, as como las responsabilidades y requisitos para realizar auditoras e informar resultados. Siempre que sea posible, las auditoras deben ser ejecutadas por personal independiente de quienes tienen responsabilidad directa por la actividad que se est auditando. Nota. La palabra independiente en este texto no significa necesariamente externo a la organizacin.
b) Propsito La auditora al sistema de gestin de S & SO es un proceso mediante el cual las organizaciones pueden revisar y evaluar continuamente la efectividad de su sistema de gestin de S & SO. En general, las auditoras de S & SO necesitan considerar la poltica y procedimientos de S & SO y las condiciones y prcticas en el sitio de trabajo. Se debera establecer un programa de auditora interna para permitir a la organizacin revisar la conformidad de su propio sistema de gestin de S & SO contra la norma NTC OHSAS 18001. Las auditoras planificadas del sistema de S & SO deberan ser realizadas por personal interno de la organizacin y/o por personal externo seleccionado por la organizacin para establecer el grado de conformidad con los procedimientos documentados de S & SO y si el sistema cumple efectivamente los objetivos de S & SO de la organizacin. En cualquier caso, el personal que lleve a cabo la auditora debera estar en posicin de hacerlo de manera imparcial y objetiva. NOTA 1 - El empleo de auditores externos slo puede ser para complementar, no reemplazar el requisito de auditores internos. NOTA 2 - Las auditoras internas se enfocan hacia el desempeo del sistema de gestin de S & SO. No se deberan confundir con inspecciones de seguridad de S & SO u otras inspecciones.
Para que la auditora del Sistema de Gestin de S & SO sea de valor, es necesario que la alta gerencia se comprometa plenamente con el concepto de auditora del Sistema de Gestin de S & SO y con su implementacin efectiva dentro de la organizacin. La Alta Gerencia debera considerar los hallazgos y recomendaciones de las auditoras del Sistema de Gestin de S & SO y emprender la accin apropiada segn sea necesario, dentro de un tiempo adecuado. Una vez se ha acordado que se debe hacer una auditora del Sistema de Gestin de S & SO, sta debera ser efectuada de una manera imparcial. Todo el personal pertinente debera estar informado de los propsitos de la auditora del Sistema de Gestin de S & SO y sus beneficios. Se debera estimular al personal para que coopere completamente con los auditores y responda a sus preguntas honestamente. 4) Auditores Una o ms personas pueden encargarse de las auditoras del Sistema de Gestin de S & SO. Emprender el trabajo en equipo puede ampliar el compromiso y mejorar la cooperacin. El enfoque en equipo tambin permite la utilizacin de un rango ms amplio de habilidades especializadas. Los auditores deberan ser independientes de la parte de la organizacin o de la actividad que se va a auditar. Es necesario que los auditores entiendan su tarea y sean competentes para llevarla a cabo. Deben tener experiencia y conocimiento de las normas y sistemas pertinentes que estn auditando para poder evaluar el desempeo e identificar las deficiencias. Conviene que estn familiarizados con los requisitos establecidos en la legislacin pertinente. Adicionalmente, deben conocer y tener acceso a las normas y guas autorizadas pertinentes para el trabajo en el que estn comprometidos. 5) Recoleccin e interpretacin de datos Las tcnicas y ayudas que se emplean en la recoleccin de la informacin dependen de la naturaleza de la auditora que se est realizando al Sistema de Gestin de S & SO. La auditora del Sistema de Gestin de S & SO debera garantizar que se audita una muestra representativa de las actividades esenciales y que se entrevista al personal pertinente (incluyendo los representantes de los empleados de S & SO, cuando sea apropiado). Se debera revisar la documentacin pertinente, la cual puede incluir: documentacin del sistema de gestin de S & SO; declaracin de la poltica de S & SO; objetivos de S & SO; procedimientos de emergencia y de S & SO; sistemas y procedimientos de permisos de trabajo actas de las reuniones de S & SO; Informes y registros de accidentes o incidentes; Informes o comunicaciones del organismo encargado de hacer cumplir la S & SO u otros organismos reguladores (verbales, cartas, anuncios, entre otros.); registros y certificados legales o reglementarios; registros de capacitacin informes de auditoras previas del sistema de gestin de S & SO; Solicitudes de accin correctiva; informes de no conformidades.
Factores internos
Factores externos
Poltica
Figura 6 - Revisin de la gerencia a) Requisito NTC OHSAS 18001 La alta gerencia de la organizacin debe revisar, a intervalos definidos, el sistema de gestin de S & SO para asegurar su adecuacin y efectividad permanente. El proceso de revisin de la gerencia debe asegurar que se recoja la informacin necesaria que le permita a la gerencia llevar a cabo esta evaluacin. Esta revisin debe estar documentada. La revisin por la gerencia debe contemplar la posible necesidad de cambiar la poltica, objetivos y otros elementos del sistema de gestin de S & SO, teniendo en cuenta los resultados de la auditora al sistema de gestin de S & SO, las circunstancias cambiantes y el compromiso para lograr el mejoramiento continuo.
b) Propsito La gerencia debera revisar la operacin del sistema de gestin de S & SO para evaluar si se est implementando plenamente y sigue siendo apto para cumplir los objetivos de S & SO y poltica de S & SO de la organizacin. En la revisin tambin se debera considerar si la poltica de S & SO sigue siendo apropiada. Se deberan establecer objetivos de S & SO nuevos o actualizados para el mejoramiento continuo, apropiados para el perodo por venir y considerar si se necesitan cambios para cualquier elemento del sistema de gestin de S & SO. c) Entradas tpicas La entradas tpicas incluyen los siguientes elementos: - estadsticas de accidentes; - resultados de las auditoras internas y externas al sistema de gestin de S & SO; - acciones correctivas realizadas al sistema desde la revisin anterior; - informes de emergencias (reales o ejercicios);
La revisin debera direccionarse a los siguientes aspectos: conveniencia de la poltica actual; establecimiento o actualizacin de objetivos de S & SO para el mejoramiento continuo en el perodo siguiente; suficiencia de los procesos actuales para identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos; niveles actuales de riesgo y efectividad de las medidas de control existentes; suficiencia de los recursos (financieros, de personal, materiales); efectividad del proceso de inspeccin de S & SO; efectividad del proceso de informe de peligros; datos relacionados con accidentes e incidentes que hayan ocurrido; ejemplos registrados de procedimientos que no sean efectivos; resultados de auditorias internas y externas al sistema de gestin de S & SO realizadas desde la revisin anterior y su efectividad; estado de preparacin para emergencias; mejoras al sistema de gestin de S & SO (por ejemplo, nuevas iniciativas por introducir o expansin de iniciativas existentes); resultados de cualquier investigacin de accidentes e incidentes; una evaluacin de los efectos de los cambios previsibles en la legislacin o tecnologa. La persona designada por la gerencia debera en la reunin informar sobre el desempeo general del sistema de gestin de S & SO . Revisiones parciales del desempeo del sistema de gestin de S & SO se deberan efectuar a intervalos ms frecuentes, si es necesario. e) Salidas tpicas Las salidas tpicas incluyen los siguientes elementos: - actas de la revisin; - revisiones de la poltica de S & SO y objetivos de S & SO; - acciones correctivas especficas para cada gerentes, con fechas propuestas para finalizarlas; - acciones especficas de mejoramiento, con responsabilidades asignadas y fechas propuestas para finalizarlas;
ANEXO A (INFORMATIVO) CORRESPONDENCIA ENTRE DOCUMENTO NTC OHSAS 18001 CON LAS NORMAS NTC ISO 9001 (SISTEMAS DE CALIDAD) Y NTC ISO 14001 (SISTEMAS DE GESTIN AMBIENTAL) Los principios bsicos de gestin son comunes, independientemente de la actividad que se est administrando, sea calidad, ambiente, salud y seguridad u otras actividades organizacionales. Algunas organizaciones pueden ver beneficios en tener un sistema de gestin integrado, mientras que otras pueden preferir la adopcin de diferentes sistemas basados en los mismos principios de gestin. En la Tabla A.1 se presenta la correspondencia entre las normas NTC OHSAS 18001 y NTC ISO 9001 NTC ISO 14001 para quienes operan cualquiera de estas normas internacionales de sistemas de gestin y quienes ahora desean integrar la seguridad y salud ocupacional en sus sistemas de gestin. La correspondencia se presenta como gua solamente.
de
3 4
3 4
Definiciones 3 Requisitos del 4 sistema de gestinambiental Requisitos generales 4.2.1 Poltica ambiental Planificacin 4.1.1 4.2
Planificacin para 4.3.1 identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos Requisitos legales 4.3.2 y de otra ndole Objetivos 4.3.3 Programa(s) de 4.3.4 gestin de S & SO Implementacin y 4.4 operacin
Definiciones Requisitos del sistema de calidad Generalidades (1a. frase) Poltica de calidad Sistema de calidad Sistema de calidad
Requisitos legales y de otra ndole Objetivos y metas 4.2 Programa(s) gestinambiental Implementacin operacin de 4.2 y 4.2 4.9
..... Sistema de calidad Sistema de calidad Sistema de calidad Control de procesos Responsabilidad gerencial Organizacin Capacitacin
4.4.1
Estructura y 4.4.1 responsabilidades Entrenamiento, concientizacin competencia Consulta comunicacin NTC 18001 4.4.2 y y 4.4.3
4.4.2
4.4.3
......
Numeral
4.4.4
Documentacin
4.4.4
4.4.5
4.4.6
de 4.4.5 y 4.4.6
Documentacin del 4.2.1 sistema de gestinambiental Control de 4.5 documentos Control operativo 4.2.2
Generalidades (sin la primera frase) Control de datos y documentos Procedimientos del sistema de calidad
4.8
4.9 4.15
4.19 4.20 4.4.7 Preparacin y 4.4.7 respuesta ante emergencias Verificacin y 4.5 accin correctiva Medicin y 4.5.1 seguimiento del desempeo Preparacin y respuesta ante emergencias Verificacin y accin correctiva Seguimiento y 4.10 medicin 4.11 ------
4.5 4.5.1
-----Inspeccin y ensayo, Control de equipo de inspeccin, medicin y ensayo, Estado de inspeccin y ensayo
4.12
DOCUMENTO DE REFERENCIA Occupational Health and Safety Assessment Series. Occupational health and safety management systems: - Guidelines for the implementation of OHSAS 18001. London, United Kingdom, 54p. (BSI OHSAS 18002:2000).