Auditora

Jos Ezequiel Garca

Contabilidad IV
Facultad de Ciencias Econmicas

UNPSJB 2013 Fu

Conceptos Generales de Auditora

El verbo latino Audire significa or y el sustantivo latino Auditor significa el que oye. Este es el origen etimolgico de la palabra auditora y tambin representa su origen histrico porque los primeros auditores ejercan su funcin juzgando la verdad o falsedad de lo que era sometido a su verificacin principalmente oyendo. La utilizacin de la denominacin de auditor es muy antigua. Hoy en da existen auditoras realizadas pro las distintas especialidades de los graduados en Ciencias Econmicas, auditoras realizadas por los mdicos, ingenieros, etc. La realidad indica que existen diversos tipos de auditoria y diversas clases de auditores como correlato de aqullas. Por ello es conveniente la bsqueda de los elementos

comunes de las diferentes clases, para encontrar la conceptualizacin de la auditoria. El enfoque de Horacio Lpez Santiso ha utilizado la teora de sistemas y profundizando el estudio de la funcin control conceptualizada la auditoria en general y ubicada adecuadamente la auditoria de estados contables. 1. Auditoria en general 1.1 Sistema, empresa y administracin

1.1.1

Concepto de sistema

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados para cumplir un objetivo. El conjunto de elementos tiene las tres propiedades siguientes: a) las propiedades o el comportamiento de cada parte del conjunto tiene un efecto sobre las propiedades o el comportamiento del conjunto como un todo. b) Las propiedades o le comportamiento de cada parte y el modo en que afectan el todo depende de las propiedades y el comportamiento de por lo menos alguna parte del conjunto. Por lo tanto ninguna parte tiene un efecto completamente independiente sobre el todo. c) Todo posible subgrupo de elementos del conjunto tiene las dos primeras propiedades. Cada uno tiene un efecto, y ninguno puede tener un efecto independiente sobre el todo.

Un sistema est compuesto a su vez por elementos que pueden a su vez ser subsistemas y el sistema analizado ser parte de un sistema mayor. Un sistema no es igual a la suma de sus partes, sino que tiene caractersticas propias que lo diferencian y le dan su identidad. Por ello la calidad de un sistema, depende de los elementos que lo componen y del modo en que estos actan asociados. 1.1.2 La Empresa como un sistema

Una empresa es una organizacin con fines de lucro y esta puede ser concebida como un sistema ya que es un conjunto de elementos interrelacionados para cumplir con un objetivo. Este sistema tiene sus propios objetivos y traba con elementos humanos y materiales que lo componen, los que actan en una permanente interaccin y con un cierto orden preestablecido. 1.1.3 Funciones de la Administracin

la conduccin de las organizaciones se efectan mediante la accin de la administracin, la que debe dirigir hacia la consecucin del os objetivos que se han fijado para ella. Para lograr las metas, la administracin desarrolla una cantidad de funciones diferentes. Las funciones que llevan a cabo los administradores son: planear, organizar dirigir y controlar. De estas funciones interesa analizar la funcin de controlar, por tratarse la que tiene relacin ntima con la auditoria, que es una forma de control. 1.2 Control 1.2.1 Control Concepto es el proceso de ejercitar una influencia directiva o restrictiva sobre las

actividades de un objeto, organismo o sistema. Influencia directiva implica que el control intenta que las actividades del sistema se realicen de modo tal que produzca determinados resultados o alcance los objetivos especficos predefinidos.

Influencia restrictiva significa que el control se ejerce de modo que se evite que las actividades de un sistema produzcan resultados no deseados.

1.2.2

Tipos de Control

Existen diferentes tipos de controles segn las caractersticas que pueden asumir. Es posible distinguir entre: Controles correctivos y No correctivos.

Los primeros implican la determinacin de desvos y su informe a quien debe actuar sobre estos, en tanto los segundos son los que no suponen tal medicin e informacin de los desvos. Los controles no correctivos son aquellos que no incluyen en su estructura la medicin e informacin de los desvos que se pueden producir como consecuencia de la actividad del sistema que se controla. El ejemplo de ello es el control por separacin de funciones incompatibles entre los que tienen acceso directo a los fondos y los que efectan las registraciones contables, cuya finalidad es evitar que una persona que tiene posibilidad de realizar un fraude con los fondos por su acceso a ellos cuente, adems, con la posibilidad de encubrirlo a travs de la manipulacin de los registros contables. Si el control indicado, es efectivo en evitar el encubrimiento del fraude puede no saberse nunca; quizs pueda conocerse como consecuencia del descubrimiento del fraude o del ejercicio de actos adicionales al control establecido y que no forman parte de l. Los controles correctivos son los que incluyen en su estructura los elementos necesarios para efectuar la medicin de los desvos que se pueden producir como consecuencia de la actividad del sistema operante que se controla y para informar de ellos. Cuando estos tipos de controles operan sobre hechos del pasado se denominan retroalimentados; prealimentados. Los controles retroalimentados son aquellos en los que la medicin de a la actividad del sistema que se controla se efecta comparando los resultados producidos por el sistema con los objetivos establecidos para la actividad del sistema. Los desvos se miden e cuando lo hacen sobre hechos del futuro se denominan

informan despus que ellos han sucedido. El control acta luego que los hechos se consumaron. El ejemplo es el control de calidad de los productos que se fabrican en un establecimiento industrial. En este caso el control consistir en determinar el nmero o porcentaje de los productos fabricados que tienen defectos de calidad. La informacin consecuente servir para corregir las causas de los defectos de fabricacin y mejorar la calidad en la produccin futura. Es decir, que el control acta luego que los desvos han sucedido y la informacin de ello es til para corregir la actividad del sistema de modo de eliminar los desvos o minimizar su importancia. Los controles prealimentados son aquellos en los que la medicin de la actividad del sistema que se controla se efecta comparando los resultados que se espera que el sistema produzca con los objetivos establecidos. Los desvos resultantes son desvos proyectados por lo que la accin correctiva se tomara de modo de evitar que tales desvos sucedan en la prctica o de minimizar su importancia. Este tipo de control es el que proporciona mayores ventajas; sin embargo, no siempre ni generalmente es aplicable, por la necesidad de proyectar la actividad del sistema y las dificultades que encierran las estimaciones por la incertidumbre involucrada. Un ejemplo es la preparacin de un pronstico financiero con el objetivo de determinar las polticas financieras a seguir, que sern en gran parte las acciones correctivas a implantar. En este caso, el control consistir en determinar los desvos que se espera se produzcan en el movimiento de fondos de un perodo futuro, los que pueden ser supervit o dficit e informar de ellos a los responsables de la accin correctiva. Esta se tomara con antelacin de los desvos, de modo tal que evitara que los desvos sucedan en el modo en el que hubiera acaecido de no haber tomado tal accin correctiva anticipada. 1.2.3 Elementos del control

Los cuatro elementos bsicos del control se presentan siempre en la misma

secuencia y con la interrelacin que se describe en la siguiente figura

Los cuatro elementos del control son: a) Una caracterstica o condicin del sistema operante que deber ser medida. Este elemento puede ser la produccin de un sistema durante cualquier etapa de los procesos, o puede ser una condicin que ha resultado de la produccin de este sistema. b) Un artefacto o mtodo sensor para medir las caractersticas o condiciones controladas o sea la medida del rendimiento. c) Un grupo, unidad o equipo de control que compara los datos medidos con el rendimiento planeado, determina la necesidad de correccin y pone en accin la informacin que permitir corregir la produccin del sistema. d) Un grupo o mecanismo activador que es capaz de producir un cambio en el sistema operante, o sea realizar la accin correctiva. Los controles denominados correctivos estos elementos aparecen en forma integral. El control de inventarios es un ejemplo de control retroalimentado en el que los elementos que lo componen pueden distinguirse con claridad. Los objetivos establecidos en este caso, se refieren a una existencia mxima y mnima para cada producto, as como la fijacin de punto de pedido y cantidad econmica de compra. Los elementos del control son: a) Caracterstica o condicin controlada: cantidad almacenada y movimientos de un periodo. b) Sensor: registros de inventarios, que miden la cantidad almacenada y los movimientos de fondos. c) Grupo de control: quien compara los objetivos con la medicin. d) Grupo activante: ser quien toma las medidas correctivas sobre los desvos determinados. En el control prealimentado tambin se verifica la existencia plena de los elementos de control. En el ejemplo del presupuesto financiero utilizado, se pueden encontrar los elementos del control mencionados.

La meta fijado para este sistema es optimizar el uso de los fondos, evitando que existan fondos ociosos por encima de determinada cifra mnima, necesaria para la operacin, para cubrir imprevistos y contar con cierta liquiedez, y que si existen faltantes de fondos proyectados sean cubiertos con la debida anticipacin y al costo financiero menor. Los elementos del control son a) Caracterstica o condicin controlada: la existencia esperada de fondos en cada uno de los momentos del futuro que se desea controlar. b) Sensor: el presupuesto financiero que mide, en este caso mediante un pronstico, la existencia esperada de fondos en el periodo futuro en consideracin. c) Grupo de control: quien compara la existencia de fondos esperada en el periodo futuro pronosticado con los que resultaran segn los objetivos establecidos, determinara los desvos e informa al grupo activante. d) Grupo activante: quien toma las decisiones para evitar que se produzcan desvos no deseados entre la existencia real de fondos y la que surge de los objetivos establecidos.

1.2.4 Independencia del control

Podemos clasificar tambin los controles en dos categoras: De secuencia cerrada y De secuencia abierta Segn si pertenecen o no al sistema al operante que regulan. Un subsistema de control de secuencia cerrada es aquel en el que todos los elementos de este pertenecen al sistema operante. En este caso no existe independencia del control depende de la misma jerarqua o autoridad que conduce el sistema que se esta regulando. Un subsistema de control de secuencia abierta es aquel en el que el grupo de control no pertenece al sistema que se regula. En l el grupo de control es independiente del sistema operante.

1.2.4

Economicidad del control

El principio de economicidad del control implica que la necesidad que el costo que implica la existencia de un control sea menor que el beneficio que produce con su accin de regulacin de un sistema es la consecuencia lgica de la finalidad del control. Este principio tiene diversas variantes: No se controlan todas las caractersticas o condiciones de un sistema operante sino solamente aquellos que se consideran de mayor importancia y que hacen a la esencia de los objetivos establecidos para el sistema operante. El grado de precisin del control est limitado por la importancia de los desvos que se consideran tales. Lo de importancia menor que se aceptan no invalidan el cumplimiento del os objetivos en esencia; por ejemplo, control en miles de unidades. Una tercera forma es que el control puede no abarcar todos los resultados de la actividad del sistema sino los necesarios para conocer los desvos que se producen y tomar las acciones correctivas necesarias. El principio de economicidad conduce frecuentemente a que el control actu en forma selectiva. Control interno Es un proceso efectuado por la direccin y el resto del personal de un ente, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto al logro de objetivos de: eficacia y eficiencia de las operaciones confiabilidad de la informacin financiera cumplimiento de leyes y normas aplicables salvaguardar los activos

Un buen sistema de control interno es lo que permite a cualquier organizacin tener mayores posibilidades de lograr los objetivos prefijados.