Procesos de Planificacin reas de Soporte

El grupo del proceso de planificacin est conformado por aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de accin necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendi el proyecto. Los procesos de planificacin desarrollan el plan para la direccin del proyecto y los documentos del proyecto que se utilizarn para llevarlo a cabo. La naturaleza multidimensional de la direccin de proyectos genera bucles de retroalimentacin repetidos que permiten un anlisis adicional. A medida que se recopilan o se comprenden ms caractersticas o informaciones sobre el proyecto, puede ser necesaria una mayor planificacin. Los cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto generan la necesidad de reconsiderar uno o ms de los procesos de planificacin y, posiblemente, algunos de los procesos de iniciacin. Esta incorporacin progresiva de detalles al plan para la direccin del proyecto recibe generalmente el nombre de planificacin gradual, para indicar que la planificacin y la documentacin son procesos repetitivos y continuos. El plan para la direccin del proyecto y los documentos del proyecto desarrollados como salidas del grupo de procesos de planificacin, explorarn todos los aspectos del alcance, tiempo, costos, calidad, comunicacin, riesgos y adquisiciones. Las actualizaciones que surgen de los cambios aprobados durante el proyecto pueden tener un impacto considerable en partes del plan para la direccin del proyecto y en los documentos del proyecto. Estas actualizaciones a los documentos aportan mayor precisin en torno al cronograma, costos y requisitos de recursos a fin de cumplir con el alcance definido del proyecto. El equipo del proyecto debe estimular la participacin de todos los interesados pertinentes durante la planificacin del proyecto y en el desarrollo del plan para la direccin y documentos del proyecto. Debido a que el proceso de retroalimentacin y mejora no puede continuar de manera indefinida, los
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procedimientos establecidos por la organizacin dictan cundo se termina el esfuerzo de planificacin inicial. Estos procedimientos se vern afectados por la naturaleza del proyecto, por los lmites establecidos del proyecto, por las actividades de seguimiento y control apropiadas y por el entorno en el que el proyecto se llevar a cabo. Otras interacciones entre los procesos dentro del grupo de procesos de planificacin dependen de la naturaleza del proyecto. Por ejemplo, en algunos proyectos, el riesgo ser mnimo o no identificable hasta que se haya realizado la mayor parte de la planificacin. En ese momento, el equipo puede reconocer que las metas con respecto al cronograma y los costos resultan demasiado agresivas, es decir, implican un mayor riesgo que el contemplado previamente. Los resultados de las iteraciones se documentan como actualizaciones al plan para la direccin del proyecto o a los documentos del proyecto.

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Tareas de los Procesos de Planificacin rea del Actividad Conocimiento Desarrollar el Plan para la Integracin Direccin del Proyecto Recursos Desarrollar el Plan de Recursos Humanos Humanos Comunicaciones Planificar las Comunicaciones Planificar la Gestin de Riesgos Identificar Riesgos Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos Riesgo Realizar Anlisis cuantitativo de Riesgos Planificar la Respuesta a los Riesgos Procura Planificar las Adquisiciones Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto

Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. El plan para la direccin del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El contenido del plan para la direccin del proyecto variar en funcin del rea de aplicacin y de la complejidad del proyecto. El plan para la direccin del proyecto se desarrolla a travs de una serie de procesos integrados hasta llegar al cierre del proyecto. Este proceso da lugar a un plan para la direccin del proyecto que se elabora gradualmente por medio de actualizaciones, y se controla y se aprueba a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

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Desarrollar el Plan de Recursos Humanos es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicacin, y se crea el plan para la direccin de personal. (Vanse los grficos 9-2 y 9-3). La planificacin de los recursos humanos se utiliza para determinar e identificar aquellos recursos humanos que posean las habilidades requeridas para el xito del proyecto. El plan de recursos humanos documenta los roles y responsabilidades dentro del proyecto, los organigramas del proyecto y el plan para la direccin de personal, incluyendo el cronograma para la adquisicin y posterior liberacin del personal. Tambin puede incluir la identificacin de necesidades de capacitacin, las estrategias para fomentar el espritu de equipo, los planes de reconocimiento y los programas de recompensas, las consideraciones en torno al cumplimiento, los asuntos relacionados con la seguridad y el impacto del plan para la direccin de personal a nivel de la organizacin. Debe prestarse una atencin especial a la disponibilidad de, o competencia por, recursos humanos escasos o limitados. Los roles dentro del proyecto pueden designarse para personas o grupos. Tales personas o grupos pueden pertenecer o no a la organizacin que lleva a cabo el proyecto. Es posible que otros equipos de proyecto necesiten recursos con las mismas competencias o habilidades. Dados estos factores, los costos, cronogramas, riesgos, calidad y otras reas del proyecto pueden verse afectados considerablemente. Una planificacin eficaz de los recursos humanos debera considerar y prever estos factores, y desarrollar opciones relativas a los recursos humanos. Planificar las Comunicaciones es el proceso para determinar las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto y para definir cmo abordar las comunicaciones. Vanse los Grficos 10-6 y 10-7. El proceso Planificar las Comunicaciones responde a las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados; por ejemplo, quin necesita qu informacin, cundo la necesitar, cmo le ser proporcionada y por quin. Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar informacin sobre el proyecto, las necesidades de informacin y los mtodos de distribucin varan ampliamente. Identificar las necesidades de informacin de los interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer dichas necesidades constituyen factores importantes para el xito del proyecto. Una planificacin incorrecta de las comunicaciones conducir a problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, la comunicacin de informacin sensible a la audiencia equivocada o falta de comunicacin con algunos de los interesados involucrados. Un plan de comunicacin permite al director del proyecto documentar el enfoque ms eficaz y eficiente para comunicarse con los interesados. Una comunicacin eficaz significa que la informacin se suministra en el formato adecuado, en el momento justo y con el impacto apropiado. Una
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comunicacin eficiente significa proporcionar nicamente la informacin necesaria. En la mayora de los proyectos, la planificacin de las comunicaciones se realiza en forma temprana, por ejemplo durante el desarrollo del plan para la direccin del proyecto. Esto permite la asignacin de recursos apropiados, tales como tiempo y presupuesto, a las actividades de comunicacin. Los resultados de este proceso de planificacin deben examinarse con regularidad a lo largo del proyecto y revisarse siempre que sea necesario para asegurar la continuidad de su aplicabilidad. El proceso Planificar las Comunicaciones est estrechamente vinculado con los factores ambientales de la empresa, puesto que la estructura de la organizacin tendr un efecto importante sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto.

Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto (PDP) es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. El plan para la direccin del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El contenido del plan para la direccin del proyecto variar en funcin del rea de aplicacin y de la complejidad del proyecto. El plan para la direccin del proyecto se desarrolla a travs de una serie de procesos integrados hasta llegar al cierre del proyecto. Este proceso da lugar a un plan para la direccin del proyecto que se elabora gradualmente por medio de actualizaciones, y se controla y se aprueba a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.

Acta de Constitucin del Proyecto (ACP): Documento que registra las necesidades comerciales, el conocimiento actual de las necesidades del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar.

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Salidas de los Procesos de Planificacin: Contienen informacin requerida para crear el PDP. Cualquier lnea base y planes de gestin subsidiarios que son una salida de los otros procesos de planificacin constituyen entradas para este proceso. Por otra parte, las actualizaciones a estos documentos pueden necesitar actualizaciones al plan para la direccin del proyecto. Factores Ambientales: normas gubernamentales o industriales, sistemas de informacin para la direccin de proyectos, estructura y cultura de la organizacin, infraestructura, administracin del personal Juicio de Expertos: adaptar el proceso para cumplir con las necesidades del proyecto, desarrollar detalles tcnicos y de gestin que se incluirn en el PDP, determinar los recursos y niveles de habilidad necesarios para llevar a cabo el trabajo del proyecto, determinar el nivel de gestin de la configuracin que se aplicar al proyecto, determinar el nivel de gestin de la configuracin que se aplicar en el proyecto, determinar los documentos que estarn sujetos al control de cambios. El PDP puede presentarse en forma resumida o detallada y puede estar compuesto por uno o ms planes subsidiarios. El nivel de detalle de cada uno de los planes subsidiarios depende de las necesidades del proyecto especfico. Una vez que las lneas base del plan para la direccin del proyecto han sido definidas, slo pueden cambiarse tras la generacin y aprobacin de una solicitud de cambio por medio de la ejecucin del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. Con frecuencia, las lneas base de alcance, cronograma y costo se combinan en una lnea base para la medicin del desempeo, que se utiliza como lnea base global del proyecto, con respecto a la cual se puede medir el desempeo global del proyecto. La lnea base para la medicin del desempeo se utiliza para la medicin del valor ganado. Planificar la Gestin de Riesgos es el proceso por el cual se define cmo realizar las actividades de gestin de riesgos para un proyecto.. La planificacin de los procesos de gestin de riesgos es importante para asegurar que el nivel, el tipo y la visibilidad de gestin de riesgos sean acordes tanto con los riesgos como con la importancia del proyecto para la organizacin. La planificacin tambin es importante para proporcionar los recursos y el tiempo suficientes para las actividades de gestin de riesgos y para establecer una base acordada para evaluar los riesgos. El proceso Planificar la Gestin de Riesgos debe iniciarse tan pronto como se concibe el proyecto y debe completarse en las fases tempranas de planificacin del mismo.

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