ACTIVIDAD SEMANA 3 ADMINISTRACIN Y RECUPERACIN DE LA CARTERA DE CREDITOS

Presentado por: PAOLA MILENA BENITEZ YANEZ

SENA ADMINISTRACION Y RECUPERACION DE LA CARTERA DE CREDITOS 546101 MONTERA - CRDOBA 5 DE JULIO DE 2013

ACTIVIDAD SEMANA 3 ADMINISTRACIN Y RECUPERACIN DE LA CARTERA DE CREDITOS

Presentado a: NELLY MARIA PICHON GUERRERO

SENA ADMINISTRACION Y RECUPERACION DE LA CARTERA DE CREDITOS 546101 MONTERA CRDOBA 5 DE JULIO DE 2013

1. Despus de leer y analizar cuidadosamente el documento de Proceso de la cobranza elabore una sntesis, haciendo nfasis en la elaboracin y desarrollo de los planes de cobranza, recuerde no descuide ningn elemento registrado en su contenido. Como se ha especificado una cobranza es un plan que se lleva a cabo cuando una accin o negocio se ha dificultado; para esto es necesario contar con diferentes sistemas de cobro que constituyan y garanticen el xito en cuanto a la recuperacin de la cartera; que contenga alternativas para optimizar el contacto con los clientes mediante integracin de tecnologas avanzadas y que incrementen la produccin y eficiencia haciendo crecer el negocio. Hay que tener en cuenta principalmente que los objetivos a tener son: POLITICAS: Claras Flexibles Dinmicas Uniformes Teniendo que lo anterior significa que esos objetivos van ligados de: Un servicio al cliente de primera clase Respuestas oportunas Manejo profesional de contactos Gestin actualizada de la base de datos LA IDEA ES EVITAR UN RIEGO ALTO Y QUE LOS COSTOS DISMINUYAN Y LOGRAR UN BENEFICIO EXCELENTE NORMAS: No abuso en la gestin No actuar en forma indelicada con los deudores Horas de llamadas Informacin confidencial de los reportes crediticios El deudor es un cliente no un fugitivo Determinar el monto Documentar acuerdos de forma legal Mantener el ritmo y plan prefijados Respetar la autonoma del abogado y departamento jurdico Hacer claridad en los tiempo acordados y la perdida que significara la cobranza judicial

Como recomendaciones prcticas para un adecuado funcionamiento en el rea de cobranza se debe tener: Menor capital circulante Mayor posibilidad de perdidas Menores ventas y utilidades Si tenemos en cuenta que en un plan de cobranza ordinario y prejudicial este debe ser totalmente diferente a la cobranza persuasiva, se comprende lo siguiente: ORDINARIO: TIEMPO DURACIN Fijar fechas de iniciacin y de conclusin, que en crditos de consumo debe ser corto; y ms largos si hay garantas reales ETAPAS GESTIONES (NUMERO) a mayor duracin, ms etapas. (RITMO) orden, primero las impersonales y luego las semi personales; finalmente las personales. (PERIODICIDAD) tiempo entre etapa y etapa de tal forma que haya demasiado espacio entre una etapa y la otra. PREJUDICIAL: TIEMPO DURACION Determinar fechas de iniciacin y conclusin tanto ms corto, cuanto ms larga fue la persuasiva ETAPAS GESTIONES (NUMERO) pocos (RITMO) solo las etapas interpersonales y personales y los mecanismos alternativos de solucin de conflictos, conciliacin jueces de paz, arbitraje y amigables componedores LAPSO tiempo entre etapa ETAPA corto. Para tener identificado los elementos a administrar en el rea de cobranza se identifican los siguientes: Beneficio Relacin Tratamiento Responsabilidad Objetivo Herramientas Roles Tcnica Gestin

FASE PLANEACION

ORGANIZACIN

ENCUENTRO

COMUNICACIONES

ACCIONES LEGALES

ACTIVIDADES Solicitud de crdito Definicin de metas Ordenar la informacin Programar los contactos Definir planes de accin Programas de alternativos Listado de beneficios Listado de objeciones Listado de cartera Circular con informaciones Recordatorios al cliente Seguimiento cercano Ambientacin Diagnostico Anlisis de razones de no pago Estudios de alternativas de pago Comunicaciones de decisiones Motivacin y exigencias Registrar resultados del encuentro Registro de decisiones tomadas Comunicacin a reas afectadas Envi oportuno de cartas Seguimiento cercano No dudar en proceder si amerita

En sntesis final del siguiente analices concluyo que el elemento clave de la cobranza se basa en ESTRATEGIA ya que la cobranza como toda actividad tctica se requiere una PLANEACIN y ORGANIZACIN previa que garantice al mximo el resultado satisfactorio, los resultados exitosos nunca son producto de la casualidad, detrs de ellos estarn entre otras cosas, el diseo oportuno de todo un sistema que garantice que las cosas se harn solo de un modo EL MEJOR y por supuesto que estarn a cargo de la gente ms capaz. Pero los ms importante en este plan es la GESTIN puesto que podemos tener diseado el mejor y excelente sistema de cobranza y con procesos de prevencin adecuados, una estrategia acorde a las caractersticas del mercado que definen claramente los perfiles y funciones del equipo de confianza, pero si al final no gestionamos entonces lo anterior de nada sirve, por el contrario si podramos gestionar sin lo anterior y de hecho la mayora de las empresas carecen de estrategias y prevencin basndose nicamente en la gestin, y si bien los resultados que obtienen no son los ptimos al menos mantienen la cartera en accin .LA GESTION SE RESUME A COBRAR COBRANDO

2. Analice cuidadosamente los materiales de apoyo relacionados con la comunicacin efectiva y habilidades de negociacin, prepare UN MAPA MENTAL, MAPA CONCEPTUAL O MENTEFACTO. El siguiente mapa se divide en dos partes que contienen una negociacin COMUNICACIN Y HABILIDADES.

NEGOCIACIN
COMUNICACIN HABILIDADES

EFECTIVA: *Gestin *Relacin interpersonales *Tcnicas comunicativas *Manejo de conversacin

*Estrategia *Recuperacin *Cumplir objetivo *Satisfacer necesidades consumidor - cliente - empresa *Obtener beneficios *Cero perdidas *Relacin plena *Ganacia

MANEJO DE CONFLICTOS: *Organizacin *Controlar inconformidades *Solucionar satisfactoriamente TCNICAS DE CONFILCTO:

*Tiempo

Reduccin al mximo *Saber negociar *Persuacin Inteligencia emocional *Planeacin

3. Elabore un programa de cobranza aplicando todos los pasos sugeridos en el material de apoyo utilizando la base de datos suministrada en el mismo documento. Teniendo en cuenta las recomendaciones anteriores y tomando como base la siguiente base de datos elabore un plan de cobranza para ejecutarlo durante el mes de abril/08, con la siguiente base de datos:
NOMBRE DEUDOR ACTIVIDAD VENCIMIENTO VALOR

Carlos Londoo Isabel Aristizabal Leonardo Tovar Carlos Restrepo Armando Casas Patricia Lesmes Jos Ariza Hugo Prez Armando Restrepo Hugo Camargo Jos Len Fernando Lpez

Comerciante Empleado Industrial Comerciante Empleado Constructor Comerciante Comerciante Empleado Comerciante Independiente Comerciante

15/01/2008 18/03/2008 04/03/2008 03/03/2008 13/02/2008 02/01/2008 08/01/2008 18/03/2008 25/02/2008 20/02/2008 20/02/2008 02/02/2008

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

90.000.000 3.000.000 25.000.000 10.000.000 15.000.000 45.000.000 28.000.000 10.000.000 8.000.000 32.000.000 17.000.000 5.000.000

LA NEGOCIACIN Es la bsqueda, creacin y definicin de opciones que satisfagan los intereses dos partes o ms.

LOGRO DE OBJETIVOS Maximizar beneficios. Minimizar perdidas. Mantener una relacin Obtener un gana-gana Control de crditos vencidos: Se va a hacer uso de las TICS a travs de sistemas automatizados. Utilizando esto, se ahorra un poco en costos, se manejan los crditos por saldos vencidos, edad de los crditos y promesas de pagos incumplidas. El sistema asigna tambin los rditos que cobrar un operador.

DISTRIBUCIN DE LA CARTERA Cobranza de la cartera morosa: Contando con el apoyo de las agencias externas, si es necesario que se evidencie que se va aumentando la severidad de los cobros. Es bueno que se le haga saber al cliente que el crdito cada vez que se atrasa genera ms intereses, motivndolo a que se acerque a cubrir su deuda y evitar inconvenientes con abogados. Manejo de agencias externas: Se trabajar conjuntamente con agencias de abogados para los crditos difciles de recuperar, contando tambin con que son agencias expertas en cobros utilizando las herramientas jurdicas. Honorarios y facultades concedidas a agencias externas: De acuerdo con la severidad del monto, se concedern honorarios a los abogados que van desde el 10% al 30%. Se va a facultar a las agencias de acuerdo a elementos como: CARTERA VENCIDA 90 DIAS Patricia Lesmes Jos Ariza Carlos Londoo TOTAL Constructor Comerciante Comerciante 02/01/2008 08/01/2008 15/01/2008 $ 45.000.000 $ 28.000.000 $ 90.000.000 $ 163.000.000

Utilizacin de otros medios para crditos atrasados: Cuando los crditos llevan ms de 30 das, se utilizarn las cartas al domicilio y el correo electrnico. Labores del departamento de cobranza: Se van a asignar prioridades a los crditos morosos, estableciendo tambin el orden de trabajo, es necesario hacerlo de la mejora manera ya que los recursos son limitados Suspensin de beneficios a clientes morosos: Cuando un cliente se encuentre en mora, es indispensable no concederle un nuevo crdito puesto que es peligroso econmicamente. Manejo de varias agencias externas: Tener contacto frecuente con varias agencias especializadas en diferentes intereses de la organizacin. CARTERA VENCIDA 60 DIAS Fernando Lpez Armando Casas Hugo Camargo Jos Len Armando Restrepo TOTAL Comerciante Empleado Comerciante Independiente Empleado 02/02/2008 13/02/2008 20/02/2008 20/02/2008 25/02/2008 $ 5.000.000 $ 15.000.000 $ 32.000.000 $ 17.000.000 $ 8.000.000 $ 77.000.000

Alertar con mensajes de estados de cuentas para crditos con hasta 30 das de atraso: se har una cobranza ms agresiva hasta lograr el pago. Llamadas a cuentas sobregiradas: Hacerlo cuando exista un sobregiro del 25% del valor pactado. Polticas de cargos adicionales: Se establece claramente los sobrecostos que generar un atraso y las consecuencias al cliente. Suspensin de beneficios a clientes morosos: Cuando un cliente se encuentre en mora, es indispensable no concederle un nuevo crdito puesto que es peligroso econmicamente. Manejo de varias agencias externas: Tener contacto frecuente con varias agencias especializadas en diferentes intereses de la organizacin. CARTERA VENCIDA 30 DIAS Carlos Restrepo Leonardo Tovar Isabel Aristizabal Hugo Prez TOTAL Comerciante Industrial Empleado Comerciante 03/03/2008 04/03/2008 18/03/2008 18/03/2008 $ 10.000.000 $ 25.000.000 $ 3.000.000 $ 10.000.000 $ 48.000.000

GRAN TOTAL CARTERA VENCIDA

$ 288.000.000

- Renegociacin de intereses atrasados - Condonacin de capital - Bienes recibidos en pago