Vous êtes sur la page 1sur 119

MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES

Commission europenne

Version 15 November 2010

MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES

SOMMAIRE Page
        

SOMMAIRE

Introduction et prsentation ..................................................................................................................................... Module 1 - Contrle interne ................................................................................................................................... Module 2 - Documentation, classement et archivage .......................................................................................... Module 3 - Passation de marchs ........................................................................................................................... Module 4 - Gestion des actifs ................................................................................................................................... Module 5 - Gestion des salaires et enregistrement du temps ............................................................................ Module 6 - Trsorerie et gestion bancaire .............................................................................................................. Module 7 - Comptabilit ............................................................................................................................................ Module 8 - Reporting financier .................................................................................................................................

2 10 20 36 48 62 76 86 104

Annexe - Glossaire ......................................................................................................................................................

115

Les outils et modles auxquels il est fait rfrence dans le prsent manuel sont disponibles l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/

Page 1

MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES

INTRODUCTION

ET PRSENTATION

INTRODUCTION ET PRSENTATION

Page 2

INTRODUCTION ET PRSENTATION
OBJECTIF DU MANUEL Le prsent manuel a pour but d'aider les bnficiaires de fonds europens destins des actions extrieures se conformer aux exigences en matire de gestion Financire dfinies dans leurs contrats. Ses objectifs spcifiques sont les suivants:
 fournir des conseils pratiques et concrets, sous une forme
INTRODUCTION

CE MANUEL:
 ne contient pas de nouvelles rgles s'ajoutant aux cadres
ET PRSENTATION

juridiques, contractuels et rglementaires existants;


 n'est pas un manuel exhaustif de gestion financire.

facile utiliser;
 mieux faire connatre les exigences contractuelles

Nous ne saurions garantir quil couvre, avec exactitude, l'ensemble des conditions contractuelles existantes en matire de gestion financire;
 n'est pas une interprtation des conditions contractuelles

de la CE;
 recenser les principaux risques, mettre en garde contre les

existantes de la Commission europenne;


 ne peut pas se substituer une lecture des conditions

problmes potentiels et expliquer comment les viter;


 fournir des exemples de bonnes pratiques, des outils et

contractuelles ni des instructions existantes.

des modles. CLAUSES DE NON-RESPONSABILIT


 La CE n'est pas juridiquement lie par les informations contenues ou omises dans le prsent manuel et ne saurait tre

tenue pour responsable de celles-ci.


 Seuls les exigences contractuelles et le cadre juridique et rglementaire pertinents pour la ralisation d'une action

extrieure finance par l'UE donne sont contraignants. Les bnficiaires doivent s'assurer d'en avoir une comprhension suffisante.
 Les noms et descriptions apparaissant dans les histoires vraies ont t modifis afin de ne pas divulguer l'identit des

entits et personnes concernes. Toute ressemblance avec des entits ou personnes existantes serait purement fortuite.
 Toutes les informations contenues dans le prsent manuel se fondent sur la version 2009 des modles de contrats et

orientations de la Commission. Il convient donc d'user de prudence avant de l'appliquer des projets reposant sur des modles contractuels antrieurs.

Page 3

INTRODUCTION ET PRSENTATION
INTRODUCTION

UTILISATION DU MANUEL ET TERMES DE BASE Le prsent manuel s'adresse aux bnficiaires de fonds europens destins des actions extrieures.

ET PRSENTATION

Par bnficiaires de fonds europens destins des actions extrieures, on entend des organisations ayant sign un contrat en vue de recevoir un financement europen. Le bnficiaire des fonds est responsable de l'excution du contrat, de la gestion et de l'utilisation des fonds, ainsi que de la prsentation de rapports relatifs l'affectation de ceux-ci.

Par Administration contractante, on entend l'autorit

Les bnficiaires de fonds europens destins des actions extrieures peuvent tre:
 des organisations (gnralement des ONG) qui se sont vu

qui a conclu un contrat de financement europen avec un bnficiaire. Selon le mode de gestion retenu (p. ex. aide centralise, dcentralise ou cogre avec des organisations internationales), l'Administration contractante peut tre la Commission europenne (CE), un pays partenaire ou une organisation qui la CE a confi l'excution du contrat. Lorsque la Commission est l'Administration contractante, elle est gnralement reprsente par EuropeAid ou par une dlgation de lUnion europenne.

attribuer un contrat de subvention financ par l'UE;


 des attributaires de contrats de services financs par l'UE

(souvent des cabinets de conseil ou d'assistance technique);


 des attributaires de contrats de travaux et fournitures

financs par l'UE;


 les gouvernements d'tats rcipiendaires ayant sign un

accord avec l'UE concernant le financement d'actions extrieures (ledit accord pouvant inclure des devisprogrammes); ces gouvernements peuvent eux-mmes devenir des Administrations contractantes.

Page 4

INTRODUCTION ET PRSENTATION
INTRODUCTION

UTILISATION DU MANUEL ET TERMES DE BASE (suite)


 Le terme contrat peut se rfrer tout document

conventionnel ou contractuel sign par l'Administration contractante et un bnficiaire, jetant les bases lgales d'une action extrieure finance par l'UE. Les annexes audit contrat font galement partie intgrante de celui-ci.
 Les contrats de subvention et de services sont les contrats

Les termes bnficiaire de fonds europens destins des actions extrieures (ou bnficiaire), contrat, conditions contractuelles et Administration contractante seront utiliss tout au long du prsent document. La vocation du manuel est de fournir des orientations de base en matire de gestion financire, pouvant en principe tre utilises par tout type de bnficiaire et pour tout type de contrat, indpendamment de l'Administration contractante concerne.

ET PRSENTATION

les plus courants dans le contexte du financement d'actions extrieures.


 Les devis-programmes sont une autre manire frquente

de dispenser laide extrieure. Ils ne constituent toutefois pas stricto sensu un contrat.
 Ces trois faons de raliser des actions extrieures seront

souvent mentionnes dans ce manuel. Les autres types de contrat (p. ex. contrats de travail et de fournitures, contrats de contribution conclus avec des organisations internationales et accords de dlgation conclus avec des agences nationales) n'y seront pas explicitement abords.
 Au sens du prsent document, on entend par exigences

contractuelles les conditions, rgles et critres dfinis dans un contrat de financement europen portant sur des actions extrieures.

Page 5

INTRODUCTION ET PRSENTATION
INTRODUCTION

OBLIGATION DE RENDRE COMPTE En signant un contrat, les bnficiaires acceptent d'tre responsables et redevables pour:
 l'excution de l'action ainsi que la gestion et l'affectation des

POSSIBLES CONSQUENCES DU NON-RESPECT DES OBLIGATIONS CONTRACTUELLES


ET PRSENTATION

Si un bnficiaire ne respecte pas les exigences contractuelles, les consquences peuvent tre lourdes, telles que:
 le recouvrement, par l'Administration contractante, des

fonds europens conformment aux exigences contractuelles;


 la bonne gestion financire du projet et  la prsentation, l'Administration contractante, de rapports

fonds lis des dpenses injustifies ou inligibles;


 des audits ou contrles supplmentaires portant sur

sur l'action et l'utilisation des fonds europens. La Commission se rserve le droit de vrifier si les bnficiaires remplissent leurs obligations en confiant la ralisation d'audits et de contrles ses propres agents ou des cabinets d'audit professionnels. La Cour des comptes europenne et lOffice europen de lutte antifraude (OLAF) peuvent galement raliser des audits ou ouvrir une enqute. Les bnficiaires sont galement responsables de tout contrat portant sur une action extrieure finance par l'UE conclu avec une Administration contractante autre que la Commission. En l'espce, la chane de responsabilit englobera la fois le bnficiaire et l'Administration contractante, laquelle sera tenue de faire rapport la Commission.

d'autres actions finances par l'UE dont il est responsable, ou l'extrapolation des erreurs ces actions, en cas de problmes systmiques;
 des sanctions qui peuvent prendre la forme de pnalits

financires et/ou d'une rupture de contrat. En cas de fausses dclarations, d'erreurs substantielles, d'irrgularits ou de fraudes avres, le bnficiaire peut tre exclu de tout contrat financ par l'UE pour une priode pouvant aller jusqu' 5 ans. Ladite priode peut tre porte 10 ans en cas de rcidive.

Page 6

INTRODUCTION ET PRSENTATION
INTRODUCTION

CONTENU DU MANUEL Le prsent manuel couvre huit domaines lis la gestion financire:
 Module 1 - Contrle interne  Module 2 - Documentation, classement et archivage  Module 3 - Passation de marchs  Module 4 - Gestion des actifs  Module 5 - Gestion des salaires et enregistrement du temps  Module 6 - Trsorerie et gestion bancaire  Module 7 - Comptabilit  Module 8 - Reporting financier
ET PRSENTATION

Page 7

INTRODUCTION ET PRSENTATION
INTRODUCTION

COMMENT OBTENIR UN EXEMPLAIRE DU MANUEL Le manuel est disponible en version papier (format A5) et MS PowerPoint.
Des exemplaires imprims du manuel peuvent tre obtenus auprs de l'Office de Dveloppement et

ET PRSENTATION

Coopration - EuropeAid Bruxelles (Belgique) ou des dlgations de l'Union europenne. - Pour prendre contact avec l'Office de Dveloppement et Coopration - EuropeAid : http://ec.europa.eu/europeaid/contact/contact_fr.htm - Pour prendre contact avec une dlgation de l'Union europenne: http://ec.europa.eu/external_relations/delegations/web_en.htm
Le manuel peut galement tre tlcharge depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse:

http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/ OUTILS ET MODLES Les outils (pour l'essentiel, des listes de contrle) et modles (p. ex. registre des actifs, etc.) utiliser avec le manuel sont disponibles l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/

Page 8

MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES

MODULE 1

CONTRLE

INTERNE

MODULE 1 - CONTRLE INTERNE

Histoire vraie En tant que directeur d'un projet de dveloppement forestier en Syldavie, j'tais la tte d'une quipe d'agronomes chargs de mener bien les activits finances par l'Union europenne. La comptabilit de notre projet tait tenue par le comptable, avec l'aide d'un assistant administratif junior. Mon adjoint et moi-mme faisions entirement confiance notre comptable. C'tait quelqu'un de trs efficace et de trs motiv. Ses rapports nous parvenaient toujours dans les temps, et mon adjoint et moi-mme ne devions pratiquement pas le superviser. Ses tches consistaient tenir les registres comptables du projet et prparer les ordres de paiement. Il tenait aussi la caisse et contrlait les chques et les paiements. Compte tenu de ses comptences et de sa fiabilit, nous lui avions donn mandat sur le compte du projet. Il tait trs consciencieux et effectuait tous les rapprochements entre liquidits et comptes bancaires une fois par semaine. Aprs 18 mois de bons et loyaux services, il nous a demand quelques jours de cong. Il n'est jamais revenu. Nous avons engag un remplaant, qui a dcouvert qu'une grosse somme d'argent avait disparu du compte du projet. Nous l'avons signal la police locale, qui n'a pas encore pu mettre la main sur le fuyard. Moralit: si nous avions appliqu une stricte sparation des tches financires, ce vol n'aurait vraisemblablement jamais eu lieu...

Page 10

MODULE 1 - CONTRLE INTERNE


MODULE 1

POURQUOI LE CONTRLE INTERNE REVT-IL UNE TELLE IMPORTANCE? Le contrle interne a pour but de s'assurer, avec un degr de certitude raisonnable, que les oprations sont ralises efficacement, que les informations financires disponibles sont fiables et que les exigences contractuelles sont respectes. Faute de bons contrles internes, il existe un risque rel que les fonds europens ne soient pas bien utiliss, de la manire convenue dans le contrat. Des actifs peuvent se perdre, et la traabilit des fonds n'tre pas garantie. Absence de contrles internes adquats: un risque majeur Il est essentiel de disposer d'un systme de contrle interne offrant des garanties raisonnables quant la ralisation des objectifs.

Message-cl: mieux vaut prvenir que gurir: mettez en place des contrles internes.

CONTRLE

INTERNE

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales  Conseils de base  Problme spcifique: l'importance de l'environnement de

contrle interne.
 Problme spcifique: projets multisites/multipartenaires  Outils et modles

Page 11

MODULE 1 - CONTRLE INTERNE


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES Les contrats portant sur des actions extrieures finances par l'UE ne comportent pas de clauses exhaustives concernant les contrles internes. Ils prvoient nanmoins certaines exigences spcifiques en la matire. Les principales sont les suivantes:
Stricte sparation MODULE 1

CONTRLE

Pour les devis-programmes, le guide pratique des procdures applicables:

INTERNE

des tches entre l'ordonnateur et le comptable

 exige une stricte sparation des tches du rgisseur d'avances et de celles du comptable (cf. Rles et responsabilit des intervenants, section 2.5);  dfinit les rles et responsabilits de ces deux agents (cf. Le rgisseur et Le comptable, sections 2.5.1 et 2.5.2). Ces exigences visent bien distinguer les tches qui consistent autoriser les dpenses de celles qui consistent effectuer les transactions (on parle cet gard du principe des quatre yeux). Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes est disponible l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/work_programmes/index_fr.htm La plupart des accords de financement et des clauses techniques et administratives exigent que les tches lies l'autorisation et lexcution des paiements soient spares.

Interdiction des conflits

d'intrts et des paiements confidentiels

Tous les contrats portant sur des actions extrieures finances par l'Union europenne interdisent les conflits d'intrts, les paiements confidentiels (p. ex. commissions occultes, pots-de-vin) et toute autre pratique contraire l'thique.

Page 12

MODULE 1 - CONTRLE INTERNE


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Contrles rguliers MODULE 1

Dans les actions mises en uvre par coopration dlgue (p. ex. contributions apportes des organisations internationales ou accords de dlgation conclus avec des organismes publics), le contrat exigera gnralement que le dlgataire effectue des contrles rguliers pour s'assurer que l'action a t correctement excute.

CONTRLE

INTERNE

Mesures visant

prvenir les irrgularits, la fraude et la corruption

Dans les actions excutes par coopration dlgue, le contrat exige gnralement du dlgataire qu'il mette en place des mesures visant prvenir les irrgularits, la fraude et la corruption.

Page 13

MODULE 1 - CONTRLE INTERNE


CONSEILS DE BASE Le contrle interne est un processus continu, qui requiert une attention constante de la part des gestionnaires. Cette section aborde d'importantes mesures lmentaires prendre dans le cadre des activits de contrle. L'un des grands principes de base consiste s'assurer qu'aucune transaction ou chane de transactions ne soit laisse aux mains d'une seule et mme personne. Une transaction, ou chane de transactions, inclut souvent de nombreuses tches. En confiant celles-ci des personnes diffrentes, les bnficiaires rduisent le risque que des personnes se trouvent en position de frauder ou de dissimuler des erreurs commises dans l'exercice de leur mission. Exemples d'activits susceptibles d'tre Utilement scindes:
 contrle physique des actifs et tches de MODULE 1

CONTRLE

INTERNE

Message-cl: veillez une sparation suffisante des tches.

vrification (p. ex. gestion des liquidits et rapprochement des liquidits);


 tches de gestion et tches d'autorisation

(p. ex. respect des procdures d'adjudication et validation du contrat avec le fournisseur);
 tches de gestion et tches comptables

(p. ex. approbation des factures d'achats et comptabilisation de celles-ci);


 tches comptables et paiements

(p. ex. prparation d'un paiement et signature du virement).

Page 14

MODULE 1 - CONTRLE INTERNE


CONSEILS DE BASE (suite) Il peut y avoir plusieurs faons de rpartir les tches, et certaines peuvent tre plus efficaces que d'autres. Ainsi, il est parfois possible d'organiser les tches de manire telle que les personnes qui les effectuent se contrlent l'une l'autre. Cette faon de faire est de nature amliorer les contrles et limiter les risques. Les bnficiaires doivent prendre le temps de bien rflchir la meilleure manire de rpartir les tches, selon la nature du projet.
MODULE 1

Message-cl: rflchissez la meilleure manire de rpartir les tches.

CONTRLE

INTERNE

Message-cl: prvoyez des points d'approbation stratgiques. Approuver signifie aussi vrifier.

Des procdures d'autorisation appropries rendent les contrles plus efficaces. Recensez les points d'approbation pertinents pour le projet et confiez aux personnes les mieux places la responsabilit d'effectuer ces tches. Ces personnes doivent comprendre qu'il leur incombe de vrifier tout ce qu'elles approuvent.

Par exemple, pour un contrat de services, on peut demander au chef d'quipe dapprouver le relev des heures de travail de l'quipe. Il marquera gnralement son approbation en signant ledit relev. Toutefois, pour garantir un contrle efficace, le chef d'quipe doit effectivement vrifier le relev avant de le signer.

Page 15

MODULE 1 - CONTRLE INTERNE


CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: chacun doit bien comprendre ses responsabilits.
MODULE 1

Pour que la rpartition des tches fonctionne comme prvu, chacun doit bien comprendre ses responsabilits.

Pour viter tout malentendu, il importe de dcrire toutes les tches et responsabilits par crit, par exemple au moyen:
 de descriptions de fonction crites;  d'un organigramme clair indiquant les

CONTRLE

INTERNE

tches et responsabilits;
 de descriptions (ou diagrammes) du

processus que doivent suivre les transactions, mentionnant les points de contrle et la frquence des contrles. Une bonne manire de faire consiste mettre tout cela noir sur blanc dans un manuel conu pour le projet ou programme. Les organisations tournant avec des effectifs rduits auront peut-tre du mal bien sparer les tches. Toutefois, un degr minimal de rpartition (p. ex. sparation des principales fonctions, comme les autorisations et la comptabilit) est ncessaire.

Message-cl: les petites organisations doivent elles aussi rpartir les tches et les contrles.

Parfois, la sparation des tches est limite par les ressources du projet. Les bnficiaires doivent compenser ces limitations en introduisant un systme de rvision et de contrle prcis, gr par la direction du projet.

Page 16

MODULE 1 - CONTRLE INTERNE


MODULE 1

PROBLME SPCIFIQUE: L'IMPORTANCE DE L'ENVIRONNEMENT DE CONTRLE INTERNE La base premire d'un bon systme de contrle interne rside dans l'environnement mis en place par le bnficiaire. Cet environnement de contrle englobe:  l'intgrit, la dontologie et le comportement des cadres;  le style de gestion de la direction du projet;  le dvouement et la comptence de la direction du projet;  la structure organisationnelle et l'attribution des responsabilits et de l'autorit; les politiques et pratiques en matire de ressources humaines.

Le rfrentiel de contrle interne labor par le Committee on Sponsoring Organizations de la Commission Treadway (COSO) est actuellement le cadre le plus largement accept. Ce rfrentiel dfinit plusieurs niveaux et axes de contrle interne:  l'environnement de contrle interne;  la dfinition d'objectifs;  l'valuation et la gestion des risques;  les activits de contrle;  la communication;  le suivi.

CONTRLE

INTERNE

En mettant en place l'environnement de contrle, la direction du projet donne le ton l'ensemble de l'organisation, et contribue sensibiliser son personnel l'importance des contrles. De mme, en valorisant l'intgrit, l'thique, la transparence, la comptence et le souci d'appliquer de bonnes pratiques de gestion, par exemple, la direction cre un cadre favorisant la discipline et la structure.

Vous trouverez de plus amples informations sur le rfrentiel de contrle interne du COSO l'adresse: www.coso.org.

Page 17

MODULE 1 - CONTRLE INTERNE


MODULE 1

PROBLME SPCIFIQUE : PROJETS MULTISITES/MULTIPARTENAIRES Les projets multisites sont souvent grs par plusieurs partenaires indpendants, chacun possdant sa propre structure de contrle interne. Dans ce cas, il est frquent qu'une entit unique dirige et coordonne le projet dans son ensemble. Dans les contrats portant sur des actions externes finances par l'UE, l'entit dirigeante du projet est gnralement le bnficiaire principal, lequel est considr comme le responsable du projet dans son ensemble. L'entit dirigeante (de coordination) d'un tel projet est gnralement juge responsable en cas de mauvaise excution de certaines activits par les partenaires de projet.

Afin de limiter ce risque, le bnficiaire principal (coordinateur) devrait envisager de prendre les mesures suivantes:
 lors de la conception du projet, valuer si les entits

CONTRLE

participantes disposent de mcanismes de contrle interne adquats, conformment aux principes gnraux exposs dans le prsent module;
 pendant l'excution du projet, assurer un suivi troit

INTERNE

des performances des partenaires du projet, afin de s'assurer que leurs contrles internes restent adquats et qu'ils conservent la matrise de l'excution;
 intervalle rgulier en cours de projet, obtenir des

copies et/ou vrifier les registres comptables et pices justificatives portant sur les activits gres par les entits participantes, afin de s'assurer qu'ils rpondent aux exigences contractuelles.

Page 18

MODULE 1 - CONTRLE INTERNE


MODULE 1

OUTILS ET MODLES

CONTRLE

L'outil suivant peut tre tlcharg depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
INTERNE

MGF - MODULE 1 - LISTE DE CONTRLE CONTRLES INTERNES

Les bnficiaires sont encourags utiliser la liste de contrle Contrles internes propose avec ce manuel. Les contrles internes s'inscrivant dans la dure, il est vivement conseill aux bnficiaires de prendre le temps de rgulirement mettre jour leurs rponses la liste de contrle.

Page 19

MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES

MODULE 2

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE

Histoire vraie L'objectif du projet Dveloppement agricole dans la province de San Theodoro consistait construire des silos grains dans quelque 250 villages de la province. Au cours d'un audit lanc par l'Administration contractante, les auditeurs ont dcouvert que les registres comptables du projet, conservs dans les bureaux du bnficiaire sis dans le chef-lieu de la province, s'appuyaient sur les listes des dpenses envoyes par les villages, qui synthtisaient les quantits et le cot des matriaux utiliss. Cependant, les pices correspondantes taient conserves dans les 250 villages. Les auditeurs se sont aussi rendu compte que les pices taient archives dans des sacs (plusieurs sacs par village). Les documents contenus dans chaque sac ne comportaient aucune rfrence croise aux listes de dpenses envoyes par les villages, et n'taient pas classs. De nombreuses pices lies l'achat de matriaux avaient t obtenues auprs de fournisseurs locaux, dont la plupart taient de trs petites entreprises rurales, qui n'tablissaient pas de factures ou de reus valables. Ce qui s'est pass: les auditeurs ont soumis l'Administration contractante une non-opinion, indiquant que le rapport financier du projet tait invrifiable faute d'une piste d'audit adquate et d'une documentation suffisante. En consquence, l'Administration contractante a dcid de mettre un terme au contrat.

Page 20

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE


POURQUOI LA DOCUMENTATION REVT-ELLE UNE TELLE IMPORTANCE? Pour un bnficiaire, il est vital de tenir une documentation claire et pertinente. Faute d'une documentation adquate, il est impossible de dmontrer que les cots communiqus l'Administration contractante remplissent bien les conditions dfinies dans le contrat. Dans le contexte du financement de projets, environ 4 problmes sur 10 relevs lors d'audits mens par EuropeAid rsultent dun archivage inadquat des pices et documents. Absence de documentation adquate: un risque majeur Si un bnficiaire ne peut pas prouver, au moyen de pices justificatives, que les fonds ont bien t utiliss conformment aux exigences contractuelles, l'Administration contractante peut dcider de ne pas couvrir les dpenses non tayes.
MODULE 2

Message-cl: pas document, pas accept!

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

Contenu de ce module  Exigences contractuelles minimales  Problmes ventuels et contrles cls  Conseils de base  Problme spcifique: projets multisites/multipartenaires  Problme spcifique: environnements locaux difficiles  Problme spcifique: documentation lectronique  Outils et modles

Page 21

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES
Message-cl: comprendre les exigences contractuelles.
MODULE 2

Les pages suivantes rsument les exigences contractuelles minimales en matire de documentation et d'archivage pour les actions extrieures finances par l'UE et gres au travers de subventions, de contrats de services et de devis-programmes.

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

Contrats de subvention

Les conditions gnrales des contrats de subvention prcisent que:  Pour tre ligibles, les cots doivent tre identifiables et vrifiables (article 14).  En d'autres termes, il doit exister une documentation adquate prouvant que chaque dpense a bel et bien trait au projet.  Le bnficiaire doit permettre l'Administration contractante d'effectuer des contrles et des audits et de vrifier les pices justificatives, documents comptables et tout autre document pertinent pour le financement du projet (article 16, paragraphe 2).  Les pices justificatives et documents comptables doivent tre tenus la disposition de l'Administration contractante, des fins de contrle, pour une priode de sept ans compter du versement du solde de la subvention (article 16, paragraphe 2).  Les pices justificatives et documents comptables doivent tre facilement accessibles et classs de faon permettre un contrle ais (article 16, paragraphe 2).  Certains documents doivent tre conservs (article 16, paragraphe 3). Une liste en est fournie.

Page 22

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Contrats de services MODULE 2

Les conditions gnrales des contrats de services prcisent que:  des relevs et comptes complets, prcis et systmatiques doivent tre conservs afin de prouver que le nombre de jours effectivement ouvrs et les frais occasionnels ont t consacrs la prestation des services (article 24, paragraphe 1er);  En ce qui concerne les contrats de services prix unitaires, des feuilles de prsence enregistrant les jours ou heures ouvr(e)s doivent tre conserves (article 24, paragraphe 2);  les pices justificatives et relevs doivent tre tenus la disposition de l'Administration contractante, des fins de contrle, pour une priode de sept ans aprs le paiement final effectu dans le cadre du contrat (articles 24, paragraphe 3, et 25, paragraphe 1er);  la documentation conserver inclut tout document requis pour vrifier les dpenses, tels que les feuilles de prsence, les billets de transport, les cartes d'embarquement, les fiches de paie, les factures ou encore les quittances pour frais occasionnels (article 24, paragraphe 3);  les documents doivent tre aisment accessibles et classs de faon faciliter leur examen (article 25, paragraphe 2).

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

Page 23

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Devis-programmes MODULE 2

Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes fournit: une liste des pices justificatives requises pour documenter les dpenses (cf. Documents constitutifs des mmoires des dpenses, section 4.1.3); une liste indicative des documents requis pour documenter les paiements (cf. annexe 11 Liste dexemples de pices justificatives par type de dpenses inclure dans les dossiers de paiement). Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes est disponible l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/work_programmes/index_fr.htm La convention de financement requiert gnralement que toutes les pices justificatives soient tenues la disposition de l'Administration contractante, des fins de contrle, pour une priode de sept ans compter du dernier paiement effectu. Il est recommand aux bnficiaires de consulter la convention de financement correspondante, ainsi que les clauses techniques et administratives, afin de vrifier si elles contiennent d'autres exigences spcifiques.

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

Autres types de contrat

Si l'action est finance au travers d'un autre type de contrat, le bnficiaire est invit se reporter aux clauses de celui-ci. La plupart des contrats incluent une exigence gnrale de tenir les pices et documentations comptables la disposition de l'Administration contractante, des fins de contrle, pour une priode de sept ans compter du dernier paiement effectu.

Page 24

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE


PROBLMES VENTUELS ET MESURES DE CONTRLE CLS Problmes ventuels
Certains documents n'ont pas t tablis ou conservs. 8 Par exemple, les procdures internes du bnficiaire MODULE 2

Mesures de contrle cls


DOCUMENTATION

S'assurer que l'quipe de projet connat les exigences

peuvent ne pas prvoir certains documents qu'exige le contrat.


Les documents concerns ne fournissent pas de preuves

contractuelles et les comprend (les conditions particulires, les conditions gnrales et toute autre condition laquelle il est fait rfrence dans le contrat).
Veiller ce que la documentation de projet fournisse des

ARCHIVAGE

suffisantes du respect des exigences contractuelles.

preuves solides et pertinentes (p. ex. documents officiels manant d'une source extrieure).
Mettre en place un systme de numrotation, de classement

Les documents de projet ont t conservs, mais il n'est

pas possible de les retrouver.

et d'archivage facile suivre, permettant de retrouver aisment les documents.


Mentionner clairement la date jusqu' laquelle les

Les documents de projet ont t dtruits prmaturment. 8 Ceci peut arriver si les rgles internes du bnficiaire

documents doivent tre conservs dans les archives.


Noter cette date sur les cartons contenant les documents

n'exigent pas qu'un document soit conserv pendant toute la priode mentionne dans le contrat de projet.
Les documents de projet se sont dtriors au fil du temps. 8 Ceci peut arriver si les documents ne sont pas protgs de

de projet.
Veiller ce que les documents soient archivs en toute

scurit.

la chaleur ou de l'humidit.

Page 25

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE


CONSEILS DE BASE L'quipe de projet peut ne plus tre disponible lorsque l'Administration contractante dcide d'effectuer un audit. C'est souvent le cas lorsque ses membres sont embauchs sur une base ad hoc. Dans ce cas, la documentation de projet constitue la seule source fiable de documents d'appui. Garder l'esprit que la plupart des contrats portant sur des actions extrieures finances par l'UE autorisent l'Administration contractante effectuer des audits et des contrles jusqu' sept ans aprs le dernier paiement. Il convient donc de tenir des dossiers complets et de les conserver, de manire pouvoir montrer ultrieurement comment le projet a t gr. Nous conseillons aux bnficiaires de ne pas se limiter aux documents expressment mentionns dans le contrat. Ils trouveront ci-aprs quelques conseils utiles.
MODULE 2

Message-cl: prudence est mre de sret. Mieux vaut prvenir que gurir!

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

Page 26

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE


CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: la documentation du projet fournit-elle des preuves suffisamment solides?
MODULE 2

Examinez toute votre documentation d'un il critique afin de vous assurer qu'elle suffit prouver l'ligibilit des dpenses. Quelques principes de base:
 Un document original est plus fiable qu'une  Un document dlivr par une source

DOCUMENTATION

copie, car plus difficile falsifier. Il offre en outre une meilleure protection contre la double comptabilisation des mmes dpenses. Pour cette raison, lors des contrles et audits, les vrificateurs demanderont gnralement voir les documents originaux.
 Un document officiel est plus fiable qu'un

extrieure constitue une meilleure preuve qu'un document interne. Ainsi, pour un march pass dans le cadre d'un contrat de subvention, une offre ou une lettre envoye par le soumissionnaire constitue une preuve plus fiable de mise en concurrence qu'une note du bnficiaire indiquant que le soumissionnaire a t contact. Pour un contrat de services, une feuille de prsence remplie et signe par le prestataire constitue une preuve plus fiable qu'une synthse rdige par le service administratif du bnficiaire.

ARCHIVAGE

document officieux. Ainsi, un relev bancaire officiel constitue une meilleure preuve de paiement qu'un reu tabli par le caissier du bnficiaire.

Page 27

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE


CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: la documentation du projet prouve-t-elle que les dpenses sont ligibles?
MODULE 2

Il est possible que plusieurs documents soient ncessaires pour prouver l'ligibilit d'une dpense. Ainsi, la facture d'un fournisseur peut prouver qu'un article a t achet un prix donn, mais pas que la dpense est ligible d'autres points de vue:
 Lien avec le projet: la facture du fournisseur  Au cours de la priode de projet:

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

montre que des marchandises ont t achetes, mais pas forcment qu'elles ont t utilises dans le cadre du projet. Il est possible que le lien au projet doive tre attest, p. ex. au moyen d'un reu sign par l'utilisateur final. Pour les vhicules, un journal de bord peut tre tenu en vue de prouver que le vhicule a t utilis exclusivement aux fins du projet.
 Ralit: la documentation du projet doit

prouver que les frais ont bel et bien t engags. Ainsi, la facture du fournisseur peut prouver que le projet devait de l'argent celui-ci. En revanche, elle ne prouve pas forcment que le projet a clos la transaction en acceptant les marchandises et en les rglant. Il peut donc se rvler ncessaire de conserver la facture du fournisseur ET le bordereau de livraison ET le relev bancaire (ou reu) montrant que le paiement a t effectu.

les contrats portant sur des actions extrieures finances par l'UE mentionnent gnralement la priode pendant laquelle les actions peuvent tre menes bien. Il se peut que la facture ne suffise pas prouver que les frais ont t engags pendant la dure du contrat. Un bordereau de livraison ou un document de transport mentionnant la date de rception des marchandises peut ds lors se rvler utile.
 Exigences contractuelles spcifiques:

le contrat peut inclure des conditions particulires requrant p. ex. une procdure de mise en concurrence ou une forme de visibilit europenne. Dans ces cas, la documentation de projet devra inclure non seulement la facture du fournisseur mais galement la preuve que ces exigences ont t remplies.

Page 28

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE


CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: vitez tout systme peu clair ou ambigu!
MODULE 2

Examinez l'organisation de la documentation d'un il critique afin de vous assurer qu'elle est totalement transparente et exempte d'ambiguts. Certains systmes d'organisation peuvent sembler pratiques a priori, mais poser problme ultrieurement, faute d'tre suffisamment clairs. Exemple 1 Un projet comporte plusieurs antennes dcentralises, avec du personnel bas dans des villages loigns. Faute d'un bon systme bancaire dans la rgion, leur salaire doit tre rgl en espces. Pour des raisons pratiques, les quipes de certains villages envoient l'un des villageois collecter leurs salaires au bureau central du projet. Ce villageois propose, en toute bonne foi, de signer le reu au nom des bnficiaires - le personnel. Sur le moment, le personnel de projet peut trouver qu'il s'agit l d'une manire facile et rapide de documenter le paiement. Toutefois, en procdant de la sorte, le bnficiaire risque de ne pas pouvoir prouver que le personnel a effectivement t pay. Un auditeur examinant les documents plusieurs annes aprs les faits risque de mettre en doute la validit du reu. Exemple 2 Un bnficiaire gre plusieurs projets de dveloppement sanitaire, dont certains sont financs par l'UE et d'autres par d'autres donateurs internationaux (p. ex. USAid). Il se peut que, pour obtenir de meilleurs prix, le bnficiaire dcide de regrouper l'achat de fournitures pour les diffrents projets. Toutefois, si toutes les marchandises figurent sur une seule facture, celle-ci devra tre rpartie entre les diffrents projets. La mme facture sera aussi utilise comme pice justificative dans le cadre de diffrents projets. Ceci peut entraner des erreurs d'imputation et compliquer la traabilit de la documentation. Il serait donc prfrable que le bnficiaire demande des factures par projet son fournisseur.

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

Page 29

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE


CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: les pices justificatives sont-elles faciles retrouver?
MODULE 2

Si le bnficiaire ne parvient pas retrouver la documentation du projet au cours d'un audit, les consquences peuvent tre les mmes que si aucune documentation n'avait t conserve, surtout si le projet est termin et que le personnel n'est plus disponible. Comment viter cela?
 Rfrencement simple, facile utiliser:  Classement mthodique: ayez recours un

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

utilisez un systme de numrotation et de rfrence simple, que tout le monde, y compris des personnes trangres au projet, puisse suivre. Assurez-vous que le systme permet de retrouver facilement et rapidement les documents recherchs. Les rfrences du projet peuvent suivre un ordre chronologique, numrique, thmatique, gographique ou autre. Il appartient au bnficiaire de dcider du systme le plus appropri selon les circonstances. Un index de classement clair peut pargner bien des soucis.

systme physique structur pour classer les documents. Par exemple, classez les documents dans des dossiers pour pouvoir les retrouver plus facilement, plutt que de les relier avec des cordelettes, de les conserver dans des sacs ou de les empiler. Si vous conservez vos archives dans des cartons, mentionnez le contenu du carton sur son tiquette.
 Conditions d'archivage sres: veillez ce que

les documents soient physiquement protgs et ne risquent pas de se dtriorer pendant leur conservation ou lors de leur transport. Ils ne doivent pas tre entreposs dans un lieu humide ou proximit de produits inflammables ou chimiques. Ils doivent tre conservs dans un endroit ferm, l'abri des rongeurs et autres animaux.

Page 30

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE


PROBLME SPCIFIQUE : PROJETS MULTISITES/MULTIPARTENAIRES Le chef de file d'un projet multipartenaires et/ou multisites doit rpondre plusieurs exigences.
 En tant que chef de file, il doit tre conscient du fait que MODULE 2

les partenaires locaux devront parfois conserver leur documentation localement pour se conformer la rglementation comptable et fiscale en vigueur.
 En tant que rcipiendaire des fonds europens, il est

Le chef de file du projet devra trouver des solutions pratiques en vue de concilier ces objectifs contradictoires. Voici quelques pistes.
 Pour les subventions, au stade de la proposition de projet,

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

responsable, vis--vis de l'Administration contractante, de l'excution du contrat par les partenaires locaux. ce titre, il doit:

se demander si l'excution/la documentation du projet doit rellement tre rpartie entre plusieurs acteurs locaux. S'il est possible d'organiser le projet de manire viter toute dispersion inutile, ceci simplifiera les audits et contrles.
 Voir si la documentation peut tre regroupe en un nombre

prsenter les pices justificatives lorsque l'Administration contractante effectue des audits et des contrles; tenir compte du fait que les auditeurs demanderont gnralement voir les pices originales; faciliter les audits et les contrles, en gardant l'esprit que si la documentation est conserve en diffrents points, cela peut crer des obstacles.

limit de lieux (p. ex. en rassemblant toute la documentation d'un pays donn sur un seul site).
 Voir si la documentation peut tre conserve

provisoirement au sige central lorsqu'un audit est en cours.


 Examiner la possibilit de demander aux partenaires

locaux d'envoyer une copie de leur documentation en mme temps que leurs rapports financiers. Ceci devrait aider le chef de file vrifier le travail effectu par les partenaires locaux. Cette approche facilitera aussi les audits, car les auditeurs pourraient vrifier les copies de manire centralise. Il se peut nanmoins qu'ils souhaitent vrifier si les copies correspondent aux originaux.

Page 31

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE


PROBLME SPCIFIQUE: ENVIRONNEMENTS DIFFICILES Certains projets peuvent prsenter des difficults spcifiques lies l'environnement rgional, p. ex.:
 Certains acteurs locaux peuvent tre analphabtes MODULE 2

(fournisseurs incapables de lire, rdiger ou signer des documents).


 Le nombre de fournisseurs fiables sur le march peut tre

limit, ce qui complique les procdures de mise en concurrence.


 En cas dabsence de systme bancaire efficace, les acteurs

risquent de demander tre rmunrs en espces, et non par virement bancaire.


 L'loignement des oprations de terrain, alli d'autres

difficults, peut empcher de rassembler les pices justificatives.

Dans de telles circonstances, il importe de trouver des solutions pratiques pour s'adapter la situation locale tout en veillant disposer de pices justificatives acceptables. Exemples:  Si des empreintes digitales doivent tre recueillies en lieu et place de signatures, pensez faire une copie de la carte d'identit du signataire et noter son nom en regard de ses empreintes.  vitez les pratiques ambigus. Par exemple, si une personne signe un reu en lieu et place d'une autre personne, vous risquez de ne pas pouvoir prouver ultrieurement que la transaction tait rgulire.  S'il est impossible d'viter les rglements en espces, soyez extrmement strict quant la documentation de ceux-ci.  Si le projet se droule dans des circonstances telles qu'il est impossible d'obtenir une documentation suffisante, il est conseill aux bnficiaires d'en informer l'Administration contractante par crit le plus rapidement possible, en proposant des mesures visant rduire les risques et en demandant son approbation crite pralable.

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

Page 32

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE


PROBLME SPCIFIQUE: DOCUMENTATION LECTRONIQUE Le recours la documentation lectronique se gnralise. Les exigences contractuelles lies la documentation, au classement et l'archivage s'appliquent aussi la documentation lectronique. Pour viter le risque que des e-documents soient considrs trop peu fiables, il est conseill aux bnficiaires de respecter les principes ci-dessous:
 La documentation lectronique ne doit tre utilise que si la MODULE 2

Les bnficiaires qui utilisent des systmes d'archivage lectronique ou de traitement d'images (en d'autres termes, les documents originaux sont numriss et archivs au format lectronique) sont invits organiser leur systme de contrle interne de manire offrir les garanties suivantes:
 Chaque e-document numris est identique son

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

original papier.
 Il est impossible de numriser le mme document

lgislation comptable du pays du bnficiaire l'autorise.


 Si un bnficiaire a recours une documentation lectronique,

papier en vue de produire diffrents e-documents.


 Chaque e-document est unique et ne peut tre

il doit le faire pour toutes ses oprations et pas uniquement pour le projet financ par l'UE.
 Le systme de contrle interne du bnficiaire doit tre conu

rutilis des fins autres que son but initial.


 Le processus d'approbation, de comptabilisation et

de manire garantir que les e-documents sont authentiques, valables et appropris et qu'ils sont soumis des procdures d'approbation adaptes.
 Si les documents originaux ont t reus ou tablis sur papier,

de paiement de chaque e-document doit tre unique. Il ne doit pas tre possible d'approuver, d'imputer ou de rgler le mme e-document deux fois.
 Une fois numriss, les e-documents ne doivent

le bnficiaire doit les tenir la disposition de l'Administration contractante pour contrle.

pas tre modifiables ou permettre la cration de copies altres.

Page 33

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE


MODULE 2

OUTILS ET MODLES

L'outil suivant peut tre tlcharg depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

MGF - MODULE 2 - LISTE DE CONTRLE DOCUMENTATION

Les bnficiaires sont encourags utiliser la liste de contrle Documentation propose avec ce manuel. Chaque projet prsentant ses propres particularits, il appartient chaque bnficiaire de dterminer les questions applicables son projet.

Page 34

MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES

MODULE 3

PASSATION

DE MARCHS

MODULE 3 - PASSATION DE MARCHS

Histoire vraie L'ONG ALTERNOVI a gr plusieurs projets subventionns par l'UE en Afrique, en Asie et en Amrique latine. La plupart de ces projets supposaient des dpenses considrables en fournitures et quipements. Les auditeurs engags par l'Administration contractante ont not que, pour certains projets, de nombreux contrats d'acquisition de fournitures et d'quipements avaient t attribus la mme socit. En contrlant un chantillon de ces contrats, les auditeurs ont relev plusieurs problmes, tels des contrats signs avant la date d'valuation des offres, des documents manquants dans les procdures d'appel d'offres, etc. Ces problmes ont t signals l'Administration contractante. L'Administration contractante a dcid d'ouvrir une enqute et a dcouvert qu'un proche parent du directeur de l'ONG avait un intrt chez le fournisseur en question. Ce qui s'est pass: l'Administration contractante a dcid de recouvrer auprs de l'ONG les fonds allous pour tous les contrats d'achat en question. Comme le montant rembourser dpassait les capacits financires de l'ONG, celle-ci a d cesser ses activits.

Page 36

MODULE 3 - PASSATION DE MARCHS


POURQUOI LA PASSATION DE MARCHS REVT-ELLE UNE TELLE IMPORTANCE?
Message-cl: la passation des marchs est cruciale: si les rgles ne sont pas respectes, l'Administration contractante peut exiger le remboursement des fonds.
MODULE 3

Une saine gestion financire est l'un des principes cls des rglements financiers de l'UE. Elle exige que les fonds europens soient utiliss conformment aux principes d'conomie, d'efficience et d'efficacit. Pour ce faire, une bonne procdure de passation de marchs est essentielle.

La Commission europenne accorde une grande attention la passation des marchs. Si les exigences contractuelles relatives la passation des marchs ne sont pas pleinement respectes, il se peut que les dpenses du projet soient refuses et que l'Administration contractante exige le remboursement des fonds.

PASSATION

DE MARCHS

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales  Problmes ventuels et contrles cls  Conseils de base  Outils et modles

Page 37

MODULE 3 - PASSATION DE MARCHS


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES
Message-cl: comprendre les exigences contractuelles.
MODULE 3

Les rgles relatives la passation des marchs sont exposes dans les modles de contrats destins aux actions extrieures finances par l'UE. Elles sont synthtises ci-dessous.

PASSATION

DE MARCHS

Contrats de subvention

Les rgles de passation des marchs applicables aux contrats de subvention sont dfinies dans une annexe standard du contrat (annexe IV). Des interprtations utiles de ces rgles ont t publies par la Confdration europenne des ONG d'urgence et de dveloppement (CONCORD). Elles sont disponibles sur le site web de CONCORD, l'adresse: http://www.concordeurope.org

Contrats de services

Les contrats de services ne supposent gnralement pas de marchs publics. Si c'est le cas, ceci sera prcis dans les termes de rfrence de l'action, et les cots pertinents seront financs dans le cadre de la rubrique Dpenses accessoires du budget. Dans cette hypothse, si l'Administration contractante exige du contractant qu'il suive des procdures spcifiques, celles-ci seront dfinies dans les termes de rfrence de l'action.

Page 38

MODULE 3 - PASSATION DE MARCHS


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Devis-programmes MODULE 3

Les rgles de passation de marchs applicables aux projets grs par devis-programmes sont dfinies dans le Guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures (PRAG) rdig par la Commission europenne. Vous trouverez le PRAG, ainsi que les modles de documents correspondants, l'adresse: Les contrats supposant des devis-programmes exigent gnralement des bnficiaires qu'ils se conforment au PRAG.

PASSATION

DE MARCHS

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_fr.htm

Autres types de contrat

Si l'action est finance au travers d'un autre type de contrat, le bnficiaire est invit se reporter aux clauses de celui-ci. Les organisations internationales et organismes publics devront se rfrer aux clauses spciales du contrat afin de dterminer s'ils doivent suivre les procdures de passation de march en vigueur dans l'organisation/le pays ou d'autres procdures prcises par l'Administration contractante.

Page 39

MODULE 3 - PASSATION DE MARCHS


PROBLMES VENTUELS ET CONTRLES CLS Problmes ventuels
Le processus de passation de marchs nest pas MODULE 3

Mesures de contrle cls


Veillez ce que les documents d'appel d'offre/invitation

PASSATION

transparent.
8 Ce peut tre le cas si les critres de slection et

soient clairs.
tablissez des critres de slection clairs pralablement et

DE MARCHS

d'adjudication utiliss ne sont pas prciss ou si la dcision de slection n'est pas adquatement motive dans la documentation.
Le processus de passation de marchs nobit pas aux

veillez ce qu'ils soient connus de tous les intresss.


Assurez-vous que l'ensemble du processus de passation de

marchs est clairement document. Conservez les procs-verbaux des runions d'valuation et tayez les dcisions de slection.
Assurez-vous que le processus d'appel d'offres est aussi ouvert

principes de non-discrimination et d'galit de traitement.


8 Ainsi, il se peut que les appels d'offres/invitations

que possible et est accessible tous les fournisseurs potentiels.


Envoyez/publiez les demandes d'offres suffisamment tt

ne soient pas correctement rdigs ou ne prvoient pas un dlai suffisant. Ou que le cahier des charges soit si restrictif qu'il limite l'accs certains fournisseurs potentiels.

pour permettre aux fournisseurs intresss de rpondre. Veillez ce que les invitations couvrent le march aussi largement que possible.
Veillez ce que tous les participants reoivent les mmes

informations au mme moment.


Veillez ce que toutes les offres soient ouvertes au mme

moment dans un environnement contrl.


Le processus d'valuation nest pas objectif ou impartial. 8 Par exemple, l'valuation des offres ne se fait pas Veillez ce qu'aucun des valuateurs n'ait de conflit d'intrts. Assurez-vous que les critres de slection et d'adjudication sont

conformment aux critres de slection et d'adjudication prdfinis ou les valuateurs font preuve de partialit.

correctement appliqus.
Faites en sorte que les offres ne soient values qu'aprs la date

de clture de l'appel d'offres.

Page 40

MODULE 3 - PASSATION DE MARCHS


PROBLMES VENTUELS ET MESURES DE CONTRLE CLS (suite) Problmes ventuels
Procdure inadquate de passation de marchs. 8 Cest par exemple le cas si le bnficiaire applique les MODULE 3

Mesures de contrle cls


Assurez-vous que la procdure applique garantit au moins

PASSATION

procdures en vigueur dans son organisation ou dans son pays en lieu et place de celles dfinies dans le contrat.

le mme niveau de concurrence que celui prvu dans le contrat conclu avec l'Administration contractante.
Vrifiez que la procdure applique est la bonne en fonction

DE MARCHS

des seuils prciss dans le contrat.

Irrgularits dans l'application des procdures

Planifiez la passation des marchs bien l'avance, afin de

concurrentielles requises.
8 Par exemple, il se peut que les besoins soient subdiviss

rduire les risques d'irrgularits.


Assurez-vous que tous les biens / services de nature similaire

en plus petites quantits, dbouchant ainsi sur une procdure ngocie plutt que sur une vritable procdure d'appel d'offres.

requis au cours d'une mme priode sont pris en compte ensemble lors du calcul des seuils dterminant le type de procdure appliquer.

Des conflits d'intrts peuvent survenir.

Demandez aux valuateurs de signer une dclaration

attestant qu'ils n'ont pas de conflits d'intrts.


Veillez ce qu'ils n'aient pas de liens de parent avec les

soumissionnaires.
Le contrat nest pas adjug conformment aux critres Dfinissez des critres d'adjudication tenant compte

appropris.

du type de contrat et du type d'article acheter, en veillant les justifier.

Page 41

MODULE 3 - PASSATION DE MARCHS


CONSEILS DE BASE
Message-cl: planifiez le march bien l'avance!
MODULE 3

Prvoyez des dlais suffisants pour excuter correctement la procdure de passation de marchs, dans le respect des rgles.

Si vous ne planifiez pas le march suffisamment longtemps l'avance, vous risquez d'tre tent de prendre des raccourcis pour rattraper le temps perdu. Ceci accrot le risque d'irrgularits.

PASSATION

DE MARCHS

Message-cl: l'ensemble du processus doit tre document.

Pour bien documenter le processus de passation de marchs, il ne suffit pas de conserver les copies de trois offres. Les bnficiaires doivent pouvoir montrer comment ils ont gr l'ensemble du processus.

Une bonne pratique consiste rdiger un document dcrivant les tapes suivies, du recensement initial des fournisseurs la dcision finale d'adjudication. Ce document ne doit pas tre long et peut revtir la forme d'une brve note destine au dossier. Il permettra de retracer ultrieurement comment tout le processus a t gr.

Page 42

MODULE 3 - PASSATION DE MARCHS


CONSEILS DE BASE (suite) Principe de base:
Message-cl: n'oubliez pas les rgles d'origine! Leur non-respect est une cause frquente d'inligibilit.
MODULE 3

Conformment aux rgles europennes, les fournitures doivent provenir d'tats et Territoires ligibles. Ceux-ci sont prciss dans les actes de base rgissant l'instrument financier au titre duquel l'action est finance. Les bnficiaires trouveront l'annexe 2 du PRAG une liste des pays ligibles pour chaque instrument financier. Que signifie origine? Conformment aux rgles, l'origine des marchandises n'est pas rpute tre le pays du fournisseur, mais bien celui de la dernire tape de leur production ou de leur assemblage. Il s'agit du pays d'origine. Quelles sont les rgles en la matire? Pour les actions gres dans le cadre de contrats de subvention, les rgles figurent l'annexe IV du contrat. Pour les actions gres au travers de devisprogrammes, les rgles sont exposes dans le PRAG, sous les rubriques Rgle de la nationalit et d'origine et Exceptions la rgle de la nationalit et d'origine (sections 2.3.1 et 2.3.2).

Certificat d'origine: L'origine des marchandises doit tre atteste par un certificat d'origine - un document officiel dlivr par les autorits comptentes du pays d'origine des fournitures (p. ex. une Chambre de commerce).
 Pour les devis-programmes, un certificat

PASSATION

DE MARCHS

d'origine est toujours ncessaire.


 Pour les contrats de subvention, un certificat

d'origine n'est ncessaire que pour les quipements et vhicules dont le cot unitaire dpasse les 5 000 EUR (notez toutefois que les rgles d'origine doivent toujours respectes, y compris pour les montants infrieurs). En l'absence d'un certificat d'origine, l'Autorit contractante peut juger la dpense inligible. Avant de conclure un contrat avec un fournisseur, il est recommand de lui indiquer clairement qu'un certificat d'origine officiel sera exig. Il est par ailleurs souhaitable de n'accepter la livraison que si le fournisseur a dment prsent un certificat d'origine officiel.

Page 43

MODULE 3 - PASSATION DE MARCHS


CONSEILS DE BASE (suite) Les informations mentionnes dans le contrat conclu avec le fournisseur/consultant/sous-traitant doivent correspondre celles fournies au cours de la passation du march. Tout cart lors de la rdaction du contrat (quantits ou prix suprieurs, p. ex.) peut alimenter des doutes quant au bon respect de la procdure.
MODULE 3

Message-cl: veillez ce que le contrat soit conforme la procdure de passation de marchs.

Ceci signifie aussi que les contrats ne doivent pas tre signs avant le terme de la procdure de passation de marchs. De mme, si vous commencez travailler avec le fournisseur/consultant/sous-traitant avant la fin de la procdure, les dpenses seront inligibles.

PASSATION

DE MARCHS

Message-cl: assurez-vous que le contrat est sign au cours de la priode dexcution.

Les bnficiaires peuvent prparer la procdure de passation de marchs ds qu'ils le souhaitent (mme avant le dbut de la priode officielle dexcution de l'action). Toutefois, aucun contrat ne peut tre adjug en dehors de la priode officielle dexcution.

Dans le cas d'une subvention, le bnficiaire doit attribuer (signer) les contrats au cours de la priode mentionne dans les clauses spciales du contrat de subvention. En revanche, pour les actions gres via des devis-programmes, les contrats doivent tre attribus (signs) avant la fin de la phase de mise en uvre oprationnelle des accords de financement correspondants (cf. Guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes, sous Fin du dlai dexcution des contrats).

Page 44

MODULE 3 - PASSATION DE MARCHS


CONSEILS DE BASE (suite) Les rgles de passation de marchs ne doivent pas tre vues comme un simple ensemble de formalits administratives. Ces rgles ont t labores en vue de garantir un processus transparent, concurrentiel, bas sur l'galit des chances et offrant le meilleur rapport qualit/prix. Dans les exemples suivants, l'quipe de projet a perdu de vue ces objectifs fondamentaux et ne s'est concentre que sur l'aspect formel des choses: Exemple 1 Il se peut que, dans certaines rgions, les fournisseurs locaux soient analphabtes et ne puissent pas rdiger d'offres crites. L'quipe de projet peut n'avoir d'autre choix que de mener la procdure de passation de marchs verbalement. Toutefois, un problme se poserait si l'quipe de projet rdigeait elle-mme des offres crites comme si celles-ci avaient t tablies par les fournisseurs locaux, dans l'unique but de disposer d'une documentation d'apparence officielle pour ses dossiers. Au cours d'un audit, ces offres pourraient tre considres comme frauduleuses parce qu'ayant t rdiges en vue de masquer la nature relle de la procdure. Dans une telle situation, l'quipe de projet doit documenter l'incapacit des fournisseurs locaux produire des offres crites et consigner la manire dont les ngociations ont t rellement menes. Exemple 2 Si le temps presse, l'quipe de projet peut tre tente de subdiviser un march important en plusieurs contrats de faible valeur, de manire pouvoir recourir une procdure simplifie, sans avoir passer par une procdure d'appel d'offres concurrentielle plus fastidieuse. Ce faisant, l'quipe de projet peut tre convaincue de s'tre conforme aux exigences formelles, parce qu'elle dispose de documents dmontrant qu'une procdure ngocie simplifie a t applique. Mais en scindant le march, elle a en fait enfreint les principes fondamentaux d'une passation de marchs adquate et transparente.
MODULE 3

Message-cl: ne laissez pas les formalits prendre le dessus sur le substance!

PASSATION

DE MARCHS

Page 45

MODULE 3 - PASSATION DE MARCHS


CONSEILS DE BASE (suite) De temps autre au cours d'une procdure de passation de marchs, il se peut que les bnficiaires soient confronts une situation qui n'est pas prvue dans le contrat. En cas de doute, les bnficiaires ne doivent pas hsiter contacter l'Administration contractante par crit, en vue d'obtenir des prcisions sur la procdure appliquer.
MODULE 3

Message-cl: en cas de doute, contactez l'Administration contractante.

Les bnficiaires peuvent galement avoir recours des procdures plus labores, mme si le contrat ne les y oblige pas. Veuillez vous reporter au Guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures (PRAG), disponible l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/ implementation/practical_guide/index_fr.htm Vous trouverez galement dans les annexes du PRAG des modles de documents, tels ceux utiliss pour les dclarations d'impartialit, les comptes rendus des comits d'valuation et l'change de courriers.

PASSATION

DE MARCHS

Page 46

MODULE 3 - PASSATION DE MARCHS


MODULE 3

OUTILS ET MODLES

L'outil suivant peut tre tlcharg depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/

PASSATION

DE MARCHS

MGF - MODULE 3 - LISTE DE CONTRLE PASSATION DE MARCHS

Les bnficiaires sont vivement encourags utiliser la liste de contrle Passation de marchs propose avec ce manuel. Cette liste de contrle a t tablie en vue de les aider s'assurer que leur procdure de passation de marchs est transparente, impartiale et non discriminatoire et qu'elle offre le meilleur rapport qualit/prix.

Page 47

MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES

MODULE 4

GESTION

DES ACTIFS

MODULE 4 - GESTION DES ACTIFS

Histoire vraie J'ai travaill pour l'ONG DALITMUNDIA en tant que chef d'quipe en charge de plusieurs projets raliss dans un petit pays d'Afrique. Au fil des ans, l'ONG a men bien plusieurs projets successifs financs par l'UE dans le pays. Ceux-ci exigeaient un grand nombre de vhicules. Dans un souci de rduire les cots, la plupart des vhicules de projet taient achets sur place, parfois d'occasion. Au cours de l'audit d'un de nos projets, les auditeurs mandats par l'Administration contractante ont dcouvert que certains de nos vhicules d'occasion avaient t achets dans le cadre de projets europens antrieurs qu'avait grs l'ONG. Ces vhicules avaient t offerts aux bnficiaires locaux, qui nous les avaient revendus sans que nous nous en rendions compte. L'audit a galement mis en lumire le fait que certains des chauffeurs locaux que nous employions pour les projets utilisaient les vhicules du projet comme taxis en dehors de leurs heures de service. Ce problme n'avait pas t relev parce que les livres de bord de ces vhicules n'taient pas bien tenus. Les auditeurs ont fait tat de ces constatations, ce qui a considrablement embarrass les directeurs de l'ONG. Moralit: notre quipe de projet n'avait pas dcel ces problmes du fait de linsuffisance de nos procdures de gestion des actifs. Si nos procdures avaient t meilleures, ces problmes ne se seraient pas poss.

Page 48

MODULE 4 - GESTION DES ACTIFS


POURQUOI LA GESTION DES ACTIFS REVT-ELLE UNE TELLE IMPORTANCE? Dans les projets impliquant des subventions et des devis-programmes, il arrive que des actifs de valeur soient acquis. Il est important pour les bnficiaires finaux du projet que ceux-ci soient utiliss aux fins prvues et protgs, de manire pouvoir produire des bnfices long terme. Il est essentiel de bien grer les actifs du projet, tant pour garantir une saine gestion financire que pour prvenir les irrgularits et les fraudes. Ce module explique les mesures spcifiques en vue de grer les actifs. Les procdures relatives l'acquisition de ces actifs (passation de marchs) sont abordes au module 3.
MODULE 4

Message-cl: les actifs du projet doivent tre conservs en lieu sr et utiliss aux fins prvues.

GESTION

DES ACTIFS

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales  Problmes ventuels et contrles cls  Conseils de base  Outils et modles

Page 49

MODULE 4 - GESTION DES ACTIFS


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES
Message-cl: veillez bien comprendre les exigences contractuelles.
Contrats de subvention MODULE 4

Les pages suivantes rsument les principales exigences contractuelles en matire de gestion des actifs pour les actions extrieures finances par l'UE et gres au travers de contrats de subvention, de contrats de services et de devis-programmes.

GESTION

DES ACTIFS

Les conditions gnrales des contrats de subvention prcisent les points suivants:  Lorsque le bnficiaire na pas son sige dans le pays de mise en uvre du projet, les quipements, vhicules et matriels financs par le budget du projet doivent tre transfrs aux partenaires et/ou bnficiaires locaux la fin du projet. La preuve de ce transfert doit tre conserve (article 7).  Pour tre ligibles, les cots doivent rpondre aux exigences de bonne gestion financire, en particulier en terme dconomie et defficacit (article 14, paragraphe 1, point e). 8 Si un bnficiaire ne veille pas ce que les actifs du projet soient protgs et correctement utiliss, il se peut que les conditions ci-dessus ne soient pas remplies.

 L'achat de terres ou de btiments n'est pas ligible, moins d'tre ncessaire la mise en uvre du projet. Dans ce cas, la proprit doit en tre transfre aux bnficiaires finaux ou aux partenaires locaux la fin de l'action (article 14, paragraphe 6).  Un registre des immobilisations doit tre tabli. Pour les vhicules, il convient de tenir une liste rcapitulative du kilomtrage parcouru et de la consommation de carburant et de lubrifiant (article 16, paragraphe 3).
Contrats de services

Les contrats de services n'incluent gnralement pas d'actifs. Si cela devait toutefois tre le cas, le contractant devrait se rfrer au contrat pour connatre les rgles applicables en l'espce.

Page 50

MODULE 4 - GESTION DES ACTIFS


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Devis-programmes MODULE 4

Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes exige des bnficiaires qu'ils:  tiennent un inventaire permanent de leurs investissements et biens d'quipements (cf. Documents de suivi financier, section 4.1.4);  conservent une preuve des frais d'exploitation des vhicules et suivent le cot de chaque vhicule, p. ex. au moyen de livres de bord (cf. annexe 11, sous Cots du matriel roulant);  transfrent les matriels et quipements l'administration comptente du pays bnficiaire la clture du programme - ce transfert doit tre document (cf. Transfert du matriel et des quipements en fin dexcution du projet ou programme, section 4.1.10);  n'utilisent les matriels et quipements que pour excuter les activits du programme (mme section).

GESTION

DES ACTIFS

Autres types de contrat

Si l'action est finance au travers d'un autre type de contrat, le bnficiaire est invit se reporter aux clauses de celui-ci.

Page 51

MODULE 4 - GESTION DES ACTIFS


PROBLMES VENTUELS ET MESURES DE CONTRLE CLS Problmes ventuels
Le registre d'actifs peut tre inadquat ou inexistant. MODULE 4

Mesures de contrle cls Tenez un registre clair et jour des actifs, qui concorde avec les documents comptables et permet de retrouver aisment les actifs physiques concerns.

GESTION

Faute d'un bon registre des actifs, il peut tre impossible de dterminer o se trouvent les actifs du projet, s'ils existent toujours et dans quel but ils sont utiliss.

DES ACTIFS

Les actifs peuvent ne pas faire l'objet d'un contrle physique rgulier. Il peut alors devenir impossible de savoir si les actifs existent toujours et sont toujours en tat de fonctionner. Sans compter que les vols et pertes peuvent passer inaperus.

Inspectez rgulirement les actifs. Une pratique largement admise consiste dresser un inventaire physique complet de tous les actifs au moins une fois par an.

Les actifs peuvent ne pas clairement tre recenss comme relevant du projet. En consquence, ils peuvent tre mls d'autres actifs et il peut se rvler impossible de les retrouver.

Assurez-vous que tous les actifs du projet sont dment et physiquement identifis comme tels (p. ex. au moyen d'tiquettes, de numros de rfrence, etc.).

Il se peut que l'utilisation des actifs ne soit pas correctement supervise. Par exemple, si les livres de bord des vhicules ne sont pas bien tenus ou si l'usage des consommables nest pas surveill. Dans ce cas, les actifs risquent d'tre utiliss de manire abusive, voire vols.

Assurez-vous que les bons outils sont en place pour surveiller l'utilisation des actifs du projet y compris les consommables (cf. Outils et modles prts l'emploi).

Page 52

MODULE 4 - GESTION DES ACTIFS


CONSEILS DE BASE
Message-cl: les diffrentes catgories d'actifs exigent des mesures de contrle diffrentes.
MODULE 4

Les risques relatifs aux actifs de projet peuvent tre levs ou faibles, selon la nature des actifs. Il appartient ds lors aux bnficiaires de dterminer quels sont les principaux risques pour leurs actifs et la meilleure manire de protger ces derniers. Exemples de risques par catgorie d'actifs:
 Le risque d'une utilisation abusive est plus grand  Les infrastructures (en principe uniquement

GESTION

DES ACTIFS

pour les quipements mobiles (ordinateurs, matriel de bureau, voitures, etc.). Pour protger les actifs contre ce type de risque, mettez en place un registre prcis, que vous tiendrez jour. Pour les vhicules, prvoyez des livres de bord o consigner le kilomtrage parcouru.
 Le risque de vol est lev pour les

dans les devis-programmes), par exemple les immeubles, routes et systmes d'irrigation, ne risquent en principe pas d'tre voles. En revanche, elles peuvent se dtriorer faute d'un entretien adquat. Elles peuvent aussi ntre peu ou pas utilises par les bnficiaires finals. Pour protger ce type d'actifs, mettez en place un bon systme de maintenance, doubl d'un systme d'inspection physique.

consommables, tels que l'essence, le diesel, les semences, les petits outils et les pices dtaches, par exemple. Pour les protger, mettez en place un systme d'inventaire fiable.

Page 53

MODULE 4 - GESTION DES ACTIFS


CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: un registre des biens d'investissement est un outil de contrle vital.
MODULE 4

Pour tre efficace, un registre des biens d'investissement doit contenir suffisamment d'informations pour permettre de remonter, pour chaque actif rpertori, jusqu'aux documents comptables correspondants et de retrouver l'actif physique concern. Parmi ces informations, citons:
 le numro d'identification et la description de

GESTION

DES ACTIFS

l'actif (p. ex. type, modle, numro de srie);


 le cot de l'actif, qui doit correspondre aux

Vous trouverez, dans les outils et modles proposs, un modle de registre d'actifs prt l'emploi. Pour garantir la fiabilit du registre, il importe que les bnficiaires vrifient rgulirement s'il correspond aux documents comptables et aux actifs physiques concerns.

pices comptables du projet;


 la date de son acquisition, et la rfrence

l'criture comptable correspondante (p. ex. numro de rfrence de la facture du fournisseur);


 le numro d'identification de l'actif dans les

dossiers de projet (ce numro doit galement figurer sur une tiquette appose sur l'actif, de sorte que celui-ci puisse tre reconnu);
 l'emplacement de l'actif (et, pour les

quipements mobiles, le lieu o ils sont bass);


 la personne et/ou le dpartement responsable

de l'actif.

Page 54

MODULE 4 - GESTION DES ACTIFS


CONSEILS DE BASE (suite) Afin de faciliter sa localisation, chaque actif devrait se voir attribuer un numro d'identification (interne au projet). Ce numro doit tre inscrit sur une tiquette physiquement appose sur l'objet. Il convient de le rpertorier dans le registre des actifs. Cette procdure permettra de rapprocher plus facilement le registre et les actifs physiques et vice-versa. Elle simplifiera aussi les contrles physiques ultrieurs.
MODULE 4

Message-cl: les biens d'investissement doivent tre physiquement identifiables des fins de contrle.

GESTION

DES ACTIFS

Message-cl: le contrle des actifs requiert une inspection rgulire.

Inspectez rgulirement tous les actifs du projet afin de vous assurer qu'ils existent toujours, qu'ils sont en bon tat de marche et qu'ils sont toujours employs aux fins du projet.

Une pratique financire gnralement admise consiste dresser un inventaire complet de tous les actifs du projet au moins une fois par an. Les consommables, pour lesquels le risque d'erreur est plus grand, seront, au besoin, contrls plus frquemment.

Page 55

MODULE 4 - GESTION DES ACTIFS


CONSEILS DE BASE (suite) Certains projets peuvent possder de grandes quantits de consommables (p. ex. essence, pices de rechange et petits outils). Ceux-ci tant fongibles, un registre des investissements semble moins appropri. La meilleure manire de garder la matrise des consommables consiste tenir un inventaire permanent.
MODULE 4

Message-cl: un inventaire permanent est ncessaire pour contrler l'usage des consommables.

Pour permettre un contrle appropri, les fiches d'inventaire doivent contenir une description de l'article et mentionner la quantit dtenue ainsi que tout mouvement entrant (achat) ou sortant (utilisation ou distribution). Vous trouverez, dans les outils et modles proposs, un modle de fiche d'inventaire permanent prt l'emploi. Pour garantir la fiabilit des fiches d'inventaire, il convient d'organiser des inspections rgulires.

GESTION

DES ACTIFS

Message-cl: les carts doivent tre analyss et rsolus immdiatement!

Les inspections des inventaires de biens d'investissement et/ou de consommables peuvent rvler des carts. Les bnficiaires sont vivement encourags mener l'enqute immdiatement. Ceci augmentera leurs chances de dceler la cause de ces carts et de retrouver les actifs en question.

Si lenqute naboutit pas, le bnficiaire devra ajuster les comptes du projet afin de reflter la perte des actifs. Les bnficiaires sont encourags consigner les pertes/vols d'actifs sur un compte spcial et les mentionner dans le rapport financier. Ces imputations doivent tre approuves par le responsable de projet au niveau adquat.

Page 56

MODULE 4 - GESTION DES ACTIFS


CONSEILS DE BASE (suite) Une bonne gestion requiert des bnficiaires qu'ils prennent des mesures afin de s'assurer que les actifs sont utiliss efficacement et aux seules fins du projet. A dfaut, les actifs du projet risquent d'tre utiliss de manire frauduleuse. Si les actifs sont utiliss dans un but sans rapport avec le projet, les frais engags peuvent tre refuss comme inligibles. Moyens de contrle possibles de l'usage des actifs:
 Un livre de bord peut tre tenu pour chaque vhicule. MODULE 4

Message-cl: il est vital de contrler l'utilisation des actifs.

GESTION

Le kilomtrage parcouru y sera consign et ce document sera vrifi rgulirement. Vous trouverez, dans les outils et modles, un modle de livre de bord prt l'emploi.
 Pour les biens distribuer, des reus peuvent tre

DES ACTIFS

obtenus auprs de leurs destinataires finals, afin de s'assurer que les biens sont exclusivement utiliss aux fins prvues.
 Pour les biens d'infrastructure figurant dans les

devis-programmes, des visites d'inspection rgulires peuvent tre effectues afin de s'assurer qu'ils sont bel et bien utiliss. Dans certains projets, les actifs sont lous et non achets. C'est le cas, par exemple, des vhicules, quipements ou locaux. Si le projet est responsable de l'utilisation de ces actifs, une bonne pratique consiste superviser leur utilisation de la mme manire que le projet supervise l'utilisation de ses propres actifs.

Message-cl: les actifs lous doivent aussi tre contrls!

Moyens de contrle possibles de l'usage des actifs lous:


 Pour les vhicules lous, un livre de bord consignant

les trajets effectus par ceux-ci peut tre tenu.


 Pour les grands projets qui louent plusieurs

immeubles en vue d'y abriter des quipes court terme, un registre des immeubles lous peut tre tenu, mentionnant l'emplacement et l'usage qui est fait des immeubles rpertoris, ainsi que la date des baux.

Page 57

MODULE 4 - GESTION DES ACTIFS


CONSEILS DE BASE (suite) Un bnficiaire qui s'engage dans une transaction douteuse peut s'exposer des fraudes. La prudence commande donc d'viter de conclure des transactions moins que celles-ci soient parfaitement rgulires. Exemples de points vrifier:
DES ACTIFS MODULE 4

Message-cl: fuyez les accords ambigus ou douteux.

GESTION

Actifs d'occasion: si des actifs d'occasion sont achets pour le projet, il convient de vrifier l'historique de leurs propritaires afin d'viter d'acqurir des quipements initialement financs par d'autres projets europens. Cette prcaution revt une importance particulire dans le cas de l'achat sur place de vhicules d'occasion. Il est galement souhaitable de vrifier l'historique des vhicules de location achets d'occasion.

Actifs du bnficiaire lous au projet: compte tenu du conflit d'intrts inhrent une telle transaction, le bnficiaire ne devrait pas louer au projet des quipements lui appartenant. L'Administration contractante considrera gnralement que le cot li l'utilisation de ces quipements est couvert par le forfait convenu pour les cots indirects dans le cadre des contrats de subvention et par la redevance des contrats de services. Pour les contrats de subvention, dans des cas exceptionnels, les frais d'amortissement lis l'utilisation des propres quipements du bnficiaire pourront tre accepts au titre de cots ligibles. Cette exception doit tre dment mentionne dans le contrat. Dans ce cas, le bnficiaire devra pouvoir dmontrer que le loyer peru ne lui rapporte aucun profit.

Page 58

MODULE 4 - GESTION DES ACTIFS


CONSEILS DE BASE (suite) Dans certains cas, le contrat exige du bnficiaire qu'il transfre les quipements, vhicules et fournitures financs par le budget du projet des partenaires locaux ou d'autres destinataires dans le pays bnficiaire. Ces transferts doivent avoir lieu, au plus tard, la fin de la priode dexcution du projet.
MODULE 4

Message-cl: les transferts d'actifs doivent tre dment prouvs.

Dans ces cas, les transferts doivent tre documents, et les pices justificatives conserves dans la documentation de projet. Dans le cas d'une subvention, une copie de la preuve de transfert des actifs, quipements et vhicules d'une valeur unitaire de plus de 5 000 euros doit galement tre jointe au rapport final. Vous trouverez un modle de document de transfert d'actifs dans les outils et modles.

GESTION

DES ACTIFS

Page 59

MODULE 4 - GESTION DES ACTIFS


MODULE 4

OUTILS ET MODLES

GESTION

Les outils suivants peuvent tre tlchargs depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
MGF - MODULE 4 - MODLE TRANSFERT D'ACTIFS MGF - MODULE 4 - MODLE REGISTRE D'ACTIFS MGF - MODULE 4 - MODLE FICHE D'INVENTAIRE PERMANENT MGF - MODULE 4 - MODLE LIVRE DE BORD D'UN VHICULE DES ACTIFS

Ces modles sont fournis titre indicatif et constituent des exemples non contraignants que les bnficiaires peuvent adapter en fonction de leurs besoins.

Page 60

MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES

MODULE 5

GESTION

DES SALAIRES

MODULE 5 - GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS


ET DU TEMPS

Histoire vraie La socit AIDCONSULT s'est vu confier un contrat d'assistance technique (contrat de services) relatif un projet financ par l'UE. Ce contrat tait excut au Borduras, en Amrique latine, par une quipe d'experts expatris et une quipe locale. Les auditeurs dsigns par l'Administration contractante pour auditer le contrat ont remarqu qu'un grand nombre des relevs d'heures de travail relatifs au personnel international avaient en fait t remplis avant que le travail soit effectu. Ils ont aussi not que les relevs de certains employs locaux contenaient des erreurs manifestes (double comptabilisation d'une mme journe, ou 33 jours ouvrs sur un mme mois). Le personnel local en question tait rmunr la journe et avait donc t surpay. Les auditeurs ont galement dcouvert que certains employs avaient dclar travailler tous les jours, samedi et dimanche compris, tout au long de la priode de projet (voire pendant une priode ininterrompue allant jusqu' quatre mois). Ce qui s'est pass: ces problmes n'avaient pas t dcels par la socit, qui n'avait pas bien vrifi les relevs des heures de travail. En consquence, l'Administration contractante a demand la socit de rectifier ses factures. Et comme la socit en question n'a pas t en mesure de recouvrer le trop-peru auprs de ses anciens employs locaux, elle a elle-mme d couvrir la diffrence.

Page 62

MODULE 5 - GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS


POURQUOI LA GESTION DES SALAIRES REVT-ELLE UNE TELLE IMPORTANCE? Les ressources humaines sont un lment de cot majeur pour de nombreux projets, et surtout pour les contrats de services. Dans ce type de projets, il est essentiel de garder la matrise de ces cots et d'en rendre compte avec exactitude. Parmi les aspects critiques des cots lis aux salaires, citons:
 le calcul exact des rmunrations et le respect MODULE 5

Message-cl: les salaires sont un poste de dpenses important qu'il convient de bien contrler.

GESTION

de la rglementation sociale en vigueur et des rgles connexes;


 la rgularit de lembauche du personnel;  la mise en place de systmes adquats pour

DES SALAIRES

ET DU TEMPS

l'imputation des frais de personnel aux projets;


 un contrle adquat des prsences;  l'application de bonnes pratiques en matire

de rmunration.

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales  Problmes ventuels et contrles cls  Conseils de base  Problme spcifique: droit une indemnit compensatrice

pour congs non pris


 Outils et modles

Page 63

MODULE 5 - GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES Les pages suivantes rsument les principales exigences contractuelles en matire de gestion des salaires et du temps pour les actions extrieures finances par l'UE et gres au travers de contrats de subvention, de contrats de services et de devis-programmes.
MODULE 5

Message-cl: comprendre les exigences contractuelles.

GESTION

DES SALAIRES

Contrats de subvention

Les conditions gnrales des contrats de subvention:


 dfinissent les cots salariaux ligibles comme les cots du personnel affect laction,

ET DU TEMPS

correspondant aux salaires bruts rels incluant les charges sociales et les autres cots entrant dans la rmunration. Ces cots ne doivent pas excder ceux normalement supports par le bnficiaire ou ses partenaires (article 14, paragraphe 2);
 prcisent que les pices justificatives fournir sont les registres du personnel et des

salaires tels que contrats, fiches de salaire et feuilles de prsence, avec une ventilation en salaire brut, charges sociales, assurances et salaire net (article 16, paragraphe 3).

Page 64

MODULE 5 - GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Contrats de services MODULE 5

Les conditions gnrales des contrats de services comprennent de nombreuses rgles en matire de gestion du personnel. Les principales sont rsumes ci-dessous.

 En ce qui concerne les contrats de services prix unitaires, le contractant doit tenir
des feuilles de prsence enregistrant les jours ou heures ouvr(e)s par son personnel. Les feuilles de prsence doivent tre approuves par le gestionnaire du projet ou par toute personne habilite par le pouvoir adjudicateur sur une base mensuelle (article 24, paragraphe 2).

GESTION

DES SALAIRES

 Le contractant doit indiquer au pouvoir adjudicateur toutes les catgories de personnel,


autres que les experts principaux nomms dans le contrat, auxquelles il entend avoir recours pour excuter les tches (article 16, paragraphe 1er).

ET DU TEMPS

 Le contractant n'apporte aucun changement la composition convenue de son


personnel sans l'approbation crite pralable du pouvoir adjudicateur (article 17).

 Les jours et les heures de travail du personnel du contractant doivent rpondre la


lgislation, la rglementation et aux coutumes du pays bnficiaire et aux exigences lies aux prestations (article 21).

 Pour un contrat prix unitaires, ceux-ci sont rputs tenir compte du cong annuel
du personnel. En consquence, les jours de congs annuels ne sont pas considrs comme des jours ouvrs (article 22).

 Le contractant doit respecter les normes fondamentales en matire de travail,


convenues au plan international, de l'Organisation internationale du travail (OIT), notamment les conventions sur la libert syndicale et la ngociation collective, sur l'limination du travail forc et obligatoire, sur l'limination des discriminations en matire d'emploi et de profession et sur l'abolition du travail des enfants (article 8, paragraphe 2).

 Les fonctionnaires et autres agents de l'administration publique du pays bnficiaire


ne peuvent tre recruts comme experts pour des contrats excuts dans le pays bnficiaire, moins que le pouvoir adjudicateur nait pralablement donn son accord (article 9, paragraphe 5).

Page 65

MODULE 5 - GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Devis-programmes MODULE 5

Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes, sous la rubrique Gestion du personnel, section 4.1.9, dfinit les exigences suivantes:  Les rgles de gestion des diverses catgories de personnel doivent tre prcises dans les modalits administratives de mise en uvre du devis-programme. Elles doivent comprendre les procdures dengagement du personnel, la rglementation nationale en vigueur, le type de contrat utilis et les droits sociaux qui en dcoulent.  Pour le personnel dencadrement, la procdure de recrutement ainsi que les lments constitutifs de la rmunration doivent tre pralablement approuvs par le chef de la dlgation europenne.  Dans le cas de recrutement de personnel contractuel, des termes de rfrence et contrats doivent tre tablis. Ces contrats sont, en principe, dure dtermine et aligns sur la dure du devis- programme. La liste du personnel, les barmes salariaux et le barme des indemnits complmentaires doivent tre annexs au devis-programme.  Le rgisseur et le comptable doivent tenir jour un registre du personnel et un journal des paies avec des tableaux mensuels indiquant le dtail des dpenses en personnel. Ils doivent par ailleurs tablir annuellement une liste du personnel par fonction et par nom, mentionnant les salaires et les contributions connexes.

GESTION

DES SALAIRES

ET DU TEMPS

Autres types de contrat

Si l'action est finance au travers d'un autre type de contrat, le bnficiaire est invit se reporter aux clauses de celui-ci.

Page 66

MODULE 5 - GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS


PROBLMES VENTUELS ET MESURES DE CONTRLE CLS Problmes ventuels
Il peut tre impossible de dmontrer le temps pass par le MODULE 5

Mesures de contrle cls


tablissez un systme en vue de consigner et de contrler GESTION

personnel sur le projet.

les heures prestes par le personnel. Faites contrler les feuilles de prsence de tout le personnel par une personne responsable.
Conservez en outre toute la documentation relative aux

DES SALAIRES

dplacements et les cartes d'embarquement du personnel expatri travaillant dans les pays bnficiaires, mentionnant les dates d'arrive et de dpart en relation avec le projet.
Les heures mentionnes par le personnel sur les feuilles Assurez-vous que les feuilles de prsence sont vrifies

ET DU TEMPS

de prsence peuvent ne pas tre fiables.


Pour les contrats de services, le consultant peut affecter du

par une personne responsable participant au projet (p. ex. le chef d'quipe ou le chef de l'unit d'appui au projet).
Informez l'Administration contractante de la dsignation

personnel au projet sans en informer l'Administration contractante.


Les cots salariaux rels peuvent ne pas tre dtermins

de tout nouveau membre de l'quipe de projet avant que celui-ci n'entre en fonction.
Tenez les registres du personnel et des salaires conform-

correctement, ou le montant peut ne pas tre pris en charge.

ment la lgislation nationale en vigueur. tablissez des fiches de salaire par personne et un relev global.
Veillez ce que les barmes salariaux soient conformes

ceux du march.
La rglementation sociale et/ou le droit du travail national Envisagez de faire appel un organisme spcialis.

en vigueur peuvent ne pas tre respects.


Des indemnits (journalires ou autres) indues peuvent tre Vrifiez que toute indemnit rgle au personnel est justifie.

verses au personnel et factures au projet.

Page 67

MODULE 5 - GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS


CONSEILS DE BASE Un systme efficace de saisie du temps travaill peut contribuer atteindre plusieurs objectifs importants:
 l'imputation des frais de personnel au projet en MODULE 5

Message-cl: envisagez d'utiliser des feuilles de prsence mme si le contrat ne l'exige pas.

fonction des heures rellement prestes;  l'imputation correcte la bonne activit de projet;  la vrification de la prsence effective du personnel;  la documentation du travail effectu par le personnel dans le cadre du projet. Les bnficiaires sont encourags mettre en place un systme pour grer le temps de travail du personnel, mme si le contrat ne l'exige pas.

Les exigences en matire de saisie du temps de travail peuvent tre plus ou moins strictes en fonction des objectifs. Ainsi, si le personnel mne plusieurs projets de front, un systme plus strict que s'il est appel se consacrer un seul projet peut tre ncessaire. La page suivante prsente des mesures de base qui peuvent tre prises pour rendre le systme de saisie du temps travaill plus strict.

GESTION

DES SALAIRES

ET DU TEMPS

Page 68

MODULE 5 - GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS


CONSEILS DE BASE (suite) Parmi les mesures de nature renforcer l'efficacit des systmes de saisie du temps, citons:
Message-cl: rflchissez ce qui fait un bon systme de saisie du temps.
 Prparation par le personnel lui-mme:  Contrle et approbation: faites contrler et GESTION MODULE 5

veillez ce que les feuilles de prsence soient remplies par les personnes qui ont effectu le travail. Demandez-leur de signer leurs propres relevs afin qu'elles en assument la responsabilit.
 Prparation sans dlai: demandez au

approuver les feuilles de prsence des agents par leur suprieur direct (p. ex. le chef d'quipe, dans le cas d'un contrat de services). Si l'objectif des feuilles de prsence consiste lutter contre l'absentisme, envisagez de demander au personnel de rentrer ses feuilles de prsence auprs de son suprieur sur une base quotidienne (sans quoi son contrle sera peut-tre moins efficace).
 Rapprochement avec le total des heures prestes:

DES SALAIRES

ET DU TEMPS

personnel du projet de rentrer ses feuilles de prsence un jour ou deux au plus aprs la fin de la priode concerne. Pour ly encourager, surveillez le respect de ce dlai.
 Priodicit: veillez ce que la priode

couverte par les feuilles de prsence soit suffisamment courte (une semaine, deux semaines ou, au plus, un mois).
 Intgrit des donnes: une fois les feuilles

si le personnel travaille sur plusieurs projets de front, veillez conserver un aperu du temps consacr par chaque personne aux diffrents projets. La somme de ces heures doit correspondre aux heures totales prestes. Cette pratique devrait vous permettre de vous assurer que les mmes heures ne sont pas comptabilises deux fois.
 Utilisation d'un logiciel de saisie du temps:

de prsence remplies et approuves, l'employ ne doit plus pouvoir le modifier.


 Format standardis: crez un format de

feuille de prsence standard, que doivent respecter tous les agents. Ceci sera de nature favoriser la discipline.

(surtout pertinent pour les contrats de service). Si le bnficiaire possde dj son propre systme interne de saisie des temps, celui-ci devrait garantir que les feuilles de prsence soumises l'Administration contractante pour le projet sont cohrentes avec ce systme.

Page 69

MODULE 5 - GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS


CONSEILS DE BASE (suite) Si certains agents sont cits nommment dans le budget ou dans la proposition de projet, veillez toujours obtenir l'approbation crite de l'Administration contractante avant d'apporter des modifications la composition de l'quipe. Le budget et la proposition de projet font partie intgrante de l'accord contractuel conclu entre le bnficiaire et l'Administration contractante. Toute modification apporte aux clauses du contrat requiert un avenant. Les bnficiaires ne doivent en aucun cas remplacer un membre de l'quipe accept par l'Administration contractante sans l'autorisation crite pralable de celle-ci. Pour les contrats de services, l'Administration contractante doit tre informe par crit de l'arrive de tout expert secondaire non cit nommment dans le contrat.
MODULE 5

Message-cl: assurez-vous que le personnel actif sur le projet a t approuv.

GESTION

DES SALAIRES

ET DU TEMPS

Message-cl: veillez ce que le personnel du projet travaille au cours de la priode contractuelle.

Les contrats portant sur des actions extrieures finances par l'UE mentionnent gnralement la priode pendant laquelle les actions peuvent tre ralises. Les cots de personnel lis des tches effectues en dehors de cette priode sont inligibles.

Les bnficiaires doivent informer le personnel des dates de dbut et de fin de la priode de mise en uvre du projet, seule priode o il peut travailler celui-ci.

Page 70

MODULE 5 - GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS


CONSEILS DE BASE (suite) Les bnficiaires ne doivent en aucun cas contourner les cotisations sociales ni les impts sur le revenu en vue de rduire les cots du projet. De mme, le personnel de projet ne peut tre autoris luder ces contributions pour bnficier d'un salaire net plus lev. dfaut, le bnficiaire ou son personnel s'expose des sanctions de la part des autorits nationales. Cela constituerait aussi un risque inacceptable pour la rputation des projets financs par l'UE dans le pays. Conservez une documentation suffisante afin de dmontrer que vous vous tes conform aux lgislations sociale et fiscale en vigueur. Exemples:
 contrats de travail correctement tablis;  fiches de paie montrant que les salaires brut et net ET DU TEMPS MODULE 5

Message-cl: assurez-vous de bien respecter la lgislation sociale et fiscale.

GESTION

DES SALAIRES

correspondent pour chaque personne et pour l'entit dans son ensemble;


 copies des dclarations fiscales, si la lgislation

nationale l'exige;
 dclarations rentres auprs des autorits nationales

concernant les cotisations sociales et les impts sur le revenu, rapproches avec la comptabilit des salaires, et preuve de paiement aux autorits;
 le cas chant, preuve de paiement par les membres du

projet eux-mmes s'ils sont responsables, en vertu de la rglementation nationale, du rglement des cotisations sociales et des impts sur le revenu (envisagez de demander au personnel de fournir une telle preuve).
 La lgislation sociale de certains pays pouvant se rvler

complexe, moins de disposer d'un comptable familier des rgles en vigueur, il peut tre prfrable de faire appel un organisme spcialis.

Page 71

MODULE 5 - GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS


CONSEILS DE BASE (suite) Ne perdez pas de vue que l'objectif, lorsque l'on paie des indemnits au personnel de projet ou d'autres agents, est de couvrir leurs dpenses. Le versement d'indemnits sans commune mesure avec un remboursement raisonnable peut causer divers problmes. Exemples:
 Des indemnits de formation excessives MODULE 5

Message-cl: appliquez toujours de bonnes pratiques en matire d'indemnits.

Les bnficiaires peuvent envisager les solutions suivantes:


 Indemnits de formation: fixez les indemnits

GESTION

peuvent attirer des participants sans motivation, qui viennent uniquement pour toucher les indemnits et pas pour suivre la formation.
 De mme, des indemnits de mission

un niveau compatible avec le remboursement raisonnable des frais encourus. Documentez la base de calcul des indemnits. vitez de verser des honoraires ou une rmunration pour la participation des cours.
 Tenez des listes de prsence. Demandez

DES SALAIRES

ET DU TEMPS

excessives peuvent encourager le personnel de projet organiser des missions inutiles, qui ne sont pas dans l'intrt du projet.

aux participants de fournir un feed-back sur les cours suivis.


 Indemnits de mission (per diems): n'oubliez

pas que les montants publis par la CE correspondent un maximum. Les bnficiaires ont toujours la possibilit de verser des indemnits moins leves, p. ex. lorsque la mission a lieu dans une rgion du pays o la vie est moins chre ou si les frais rels sont moindres.
 Conservez la documentation attestant que la

mission a bien eu lieu (ordres de mission, rapports, cartes d'embarquement dans le cas de missions internationales, copies des factures d'htel mentionnant les dates d'arrive et de dpart, etc.).

Page 72

MODULE 5 - GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS


CONSEILS DE BASE (suite) Les accords ambigus sont une source de risques potentielle. Il est conseill aux bnficiaires d'examiner d'un il critique leurs accords de rmunration, afin de s'assurer qu'ils sont tout fait transparents. Exemples d'accords potentiellement dangereux:
DES SALAIRES MODULE 5

Message-cl: vitez toujours les accords ambigus ou peu clairs!

GESTION

Donations du personnel: dans les projets vocation humanitaire ou sociale, il arrive que certains membres de l'quipe de projet souhaitent faire don d'une partie de leur salaire au projet. Quoique ces dons soient faits avec les meilleures intentions du monde, ils peuvent, du point de vue de la gestion financire, poser les problmes suivants:  Dans le cas de contrats en rgie, le don peut rduire les frais de personnel du projet, restreignant ainsi les cots ligibles d'un montant quivalent.
 Si le don s'effectue au moyen d'une dduction

Salaires complmentaires: dans certains projets, des salaires complmentaires (prestations extralgales) doivent tre verss, p. ex. au personnel dtach par les autorits nationales, pour motiver les agents collaborer un projet financ par l'UE. Ceux-ci peuvent, toutefois, susciter des critiques d'autres acteurs nationaux, avec un risque que le projet ait mauvaise presse. Si les prestations extralgales sont finances par des dductions du salaire d'autres agents, il existe en outre un risque d'irrgularits et de conflits sociaux. Si le projet offre des prestations extralgales, les bnficiaires doivent s'assurer que le montant, les critres d'attribution et les modes de financement de celles-ci sont tout fait transparents. Il leur est conseill d'obtenir l'appui de la Dlgation de lUnion europenne avant de conclure ce type d'accord.

ET DU TEMPS

sur salaire, il risque, plus tard, d'tre trs difficile de prouver que cet accord n'avait pas pour but de gonfler artificiellement les cots du projet. Il convient ds lors d'tre trs prudent avec ce type de transaction. Il est conseill aux bnficiaires dsireux de permettre de tels dons den informer pralablement l'Administration contractante.

Page 73

MODULE 5 - GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS


MODULE 5

PROBLME SPCIFIQUE: DROIT UNE INDEMNIT COMPENSATRICE POUR CONGS NON PRIS Pour les contrats de subvention et devis-programmes, les conditions de la plupart des contrats suivent ces principes:
 base effective: l'Administration contractante rembourse le

EXEMPLES
 Un employ du projet a droit, conformment la GESTION

cot salarial rel du salari, soit son salaire brut major des cotisations sociales et assurances.  principes comptables gnralement admis: les registres comptables du projet doivent tre tenus conformment aux principes comptables gnralement admis dans le pays du bnficiaire.
8 La plupart des pays appliquant le principe de la comptabilit

lgislation en vigueur, 30 jours de congs pays par anne ouvre. La priode de projet est de 10 mois, et l'employ prend ses 30 jours de cong pendant celle-ci. En vertu du principe de la comptabilit d'exercice, la part du cot salarial des congs chue au projet correspond 30 jours x 10/12, soit 25 jours de rmunration (et non les 30 jours pris au cours de la priode de projet).
 En revanche, si le mme employ ne prend pas ses

DES SALAIRES

ET DU TEMPS

d'exercice, c'est cette mthode que le bnficiaire devra le plus souvent suivre. Des exemples de comptabilit d'exercice relatifs aux indemnits compensatrices pour congs non pris sont fournis dans l'encadr de droite.

congs pendant le projet mais prfre les prendre aprs la fin du projet, la part du cot salarial des congs chue au projet correspond toujours 25 jours de rmunration (et non zro).

Page 74

MODULE 5 - GESTION DES SALAIRES ET DU TEMPS


OUTILS ET MODLES
MODULE 5

GESTION

Les outils suivants peuvent tre tlchargs depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
MGF - MODULE 5 - MODLES RELEVS DES HEURES DE TRAVAIL (2 modles sont fournis) MGF - MODULE 5 - MODLES FEUILLES DE PRSENCE (2 modles sont fournis) ET DU TEMPS DES SALAIRES

Ces modles sont fournis titre indicatif et constituent des exemples non contraignants que les bnficiaires peuvent adapter en fonction de leurs besoins.

Page 75

MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES

MODULE 6

TRSORERIE ET

MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE

GESTION BANCAIRE

Histoire vraie Notre ONG, la Croix verte, tait base au Royaume-Uni et grait plusieurs projets subventionns par l'UE. L'un de nos projets concernait plusieurs pays d'Amrique latine et tait ralis avec l'aide de partenaires locaux. Outre les fonds europens, le projet tait cofinanc par nous-mmes ainsi que par la Croix bleue amricaine, une organisation caritative amricaine partenaire de notre ONG britannique, et par nos partenaires locaux. Conformment aux pratiques habituelles de notre organisation, les fonds en euros reus de l'Administration contractante taient immdiatement convertis en livres sterling. Ensuite, nous transfrions, en fonction des besoins de nos partenaires locaux, les fonds requis notre partenaire amricain, qui les convertissait en dollars amricains avant de les verser, avec sa propre contribution, nos partenaires latino-amricains. Chaque partenaire local laborait un rapport financier dans sa propre devise et nous le transmettait. Notre service comptable Londres consolidait alors tous ces rapports en vue de produire un rapport financier de projet libell en livres sterling, avec les quivalences en euros. Ce qui s'est pass: lors d'un audit de notre projet lanc par l'Administration contractante, notre service financier n'a pas t en mesure de fournir le montant exact des intrts gnrs par les avances europennes. Il n'a pas non plus pu rapprocher les avances verses par l'Administration contractante ni les contributions de notre partenaire amricain, de nos partenaires locaux et de notre ONG avec les dpenses de projet figurant dans notre rapport financier final. Il ne lui a pas non plus t possible de rapprocher les carts sur taux de change. En consquence, les auditeurs ont soulev des exceptions dans leur rapport l'Administration contractante. Moralit: ces problmes auraient pu tre vits si nous avions appliqu des procdures bancaires plus strictes, telles celles dcrites dans ce module.

Page 76

MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE


POURQUOI LA TRSORERIE ET LA GESTION BANCAIRE SONT-ELLES SI IMPORTANTES POUR LA GESTION FINANCIRE? Ce module est particulirement important pour les projets grs au travers de devis-programmes et de contrats de subvention. Les projets de ce type dpendent des fonds verss par l'Administration contractante et, sans ceux-ci, pourraient tre contraints mettre un terme leurs activits.
MODULE 6

Message-cl: les liquidits doivent tre conserves en lieu sr et les banques utilises de manire adquate, sans quoi c'est le projet dans son ensemble qui peut tre compromis.

Une bonne gestion des ressources financires est essentielle pour ces projets. L'Administration contractante voudra gnralement savoir comment ses fonds ont t employs.

TRSORERIE ET

GESTION BANCAIRE

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales  Problmes ventuels et contrles cls  Conseils de base  Outils et modles

Page 77

MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES Les pages suivantes rsument les principales exigences contractuelles en matire de trsorerie et de gestion bancaire pour les actions extrieures finances par l'UE et gres au travers de contrats de subvention, de contrats de services et de devis-programmes.
Dsignation d'un compte MODULE 6

TRSORERIE ET

bancaire
Comptes de projet

Tous les contrats exigent en principe du bnficiaire qu'il dsigne, ds le dbut du contrat, le compte bancaire sur lequel les paiements seront effectus par l'Administration contractante. Pour les projets grs au travers de devis-programmes, les clauses techniques et administratives annexes la convention de financement exigent gnralement qu'un ou plusieurs comptes bancaires soient ouverts aux seules fins de grer les fonds de projet. Vous trouverez de plus amples informations ce sujet dans le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes, sous la rubrique Compte(s) bancaire(s), section 3.3.7. Ces dispositions dfinissent les rgles applicables ces comptes bancaires (p. ex. devise utiliser, modalits des transferts de fonds et compte bancaire dont doivent tre dbites les dpenses de projet).

GESTION BANCAIRE

ddis

Caisse

Pour les projets grs au travers de devis-programmes, le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes mentionne en outre que le montant de la caisse doit tre limit au strict minimum et conserv en lieu sr (rubrique Caisse, section 3.3.8). Pour les projets grs au travers de devis-programmes, les annexes 9 et 10 du guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes fournissent des exemples de formats pour le rapprochement des mouvements des liquidits et le rapprochement de la trsorerie prsenter lors des demandes de rapprovisionnement et dans les mmoires des dpenses.

Rapprochement des

mouvements de trsorerie et apurement des comptes bancaires

Page 78

MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE


PROBLMES VENTUELS ET MESURES DE CONTRLE CLS Problmes ventuels
Les fonds verss par l'Administration contractante peuvent MODULE 6

Mesures de contrle cls


Assurez-vous que les fonds sont achemins le plus directement
TRSORERIE ET

ne pas parvenir l'unit dexcution du projet en temps utile pour l'excution du contrat.
Les fonds verss par l'Administration contractante peuvent

possible, sans intermdiaires. tablissez les demandes de rapprovisionnement en temps utile (dans le cas de devis-programmes).
Ayez recours des comptes bancaires ddis, mme si

GESTION BANCAIRE

tre utiliss pour financer des activits autres que le projet.


8 Ceci peut se produire, par exemple, si lunit dexcution est

cela n'est pas exig. Rapprochez les mouvements de trsorerie.

confronte des problmes de trsorerie et utilise les fonds destins au projet pour couvrir d'autres besoins urgents.
Des ordres de paiement non autoriss peuvent tre tablis. Scindez les tches de prparation, d'autorisation et de

signature des paiements.


Scindez les tches de comptabilit et de gestion des liquidits. Vrifiez les documents de paiement sur la base des pices

justificatives.
Ayez recours une double signature sur les comptes bancaires. Des fonds peuvent tre dtourns. Les fonds peuvent ne pas parvenir leur destinataire. Effectuez frquemment un rapprochement des comptes

bancaires et caisses. Privilgiez les virements bancaires pour les paiements. Assurez-vous que les rapprochements des comptes bancaires/liquidits ne sont pas effectus par des personnes en charge de la gestion des avoirs bancaires/liquidits.
Assurez-vous que les rgles contractuelles en matire de devi-

Les fonds libells dans d'autres devises peuvent ne pas tre

convertis aux bons taux.

ses sont respectes. Vous trouverez de plus amples dtails ce sujet dans le module 7, Comptabilit, sous Conseils de base.

Page 79

MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE


CONSEILS DE BASE Si les modalits d'acheminement des fonds sont inefficaces, de nombreux problmes peuvent survenir:
 les fonds peuvent mettre trop longtemps pour MODULE 6

Message-cl: assurez-vous toujours que les fonds suivent le chemin le plus direct.

Veillez ce que les fonds transfrer l'unit dexcution du projet empruntent le chemin le plus direct. Exemples:
 vitez d'envoyer les fonds via des entits

TRSORERIE ET

parvenir l'unit dexcution du projet, entravant sa ralisation;


 une partie des fonds peut tre dtourne par

GESTION BANCAIRE

les intermdiaires;
 dans les projets multipays/multidevises, des

ou devises intermdiaires (p. ex. d'Europe en Amrique latine via les tats-Unis ou le dollar).
 Envisagez d'employer un systme

pertes de change inexpliques peuvent survenir;


 il peut devenir impossible de dterminer les

intrts gnrs par les fonds europens.

d'avances, dans lequel un montant fixe est vers l'unit dexcution et rapprovisionn hauteur du montant exact des dpenses que cette dernire peut prouver.
 Envisagez d'ouvrir des comptes bancaires

ddis, mme si cela n'est pas exig. Les comptes ddis ne sont obligatoires que pour les projets grs au moyen de devis-programmes. Toutefois, ils peuvent galement se rvler utiles pour les contrats de subvention, car ils permettent de bien distinguer les fonds du projet des autres fonds.

Page 80

MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE


CONSEILS DE BASE (suite) Les comptes bancaires ddis rassemblent tous les fonds du projet sur un ou plusieurs comptes bancaires utiliss exclusivement aux fins du projet. Il s'agit d'une manire trs efficace de grer les liquidits du projet. Elle comporte de nombreux avantages:
 elle assure la traabilit des fonds de leur source   MODULE 6

Message-cl: si possible, ouvrez des comptes bancaires ddis pour le projet.

Les clauses techniques et administratives des devis-programmes exigent gnralement l'ouverture de comptes bancaires ddis. Pour les contrats de subvention, en revanche, ceci n'est pas obligatoire. Cette pratique est toutefois vivement conseille, compte tenu de ses nombreux avantages.

TRSORERIE ET

GESTION BANCAIRE

 

leur affectation ultime; elle facilite les contrles et les rapprochements; elle minimise le risque que des fonds destins financer le projet soient affects d'autres activits; elle contribue rduire le risque de double financement; si le contrat prvoit des contributions de plusieurs parties (cofinancement), elle permet de dmontrer que toutes les parties ont apport la contribution financire mentionne et que ces contributions ont t utilises dans le cadre du projet.

Page 81

MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE


CONSEILS DE BASE (suite) Il est facile de dtourner des liquidits. Des mesures de contrle strictes sont donc ncessaires. En voici quelques exemples:
 Rapprochement et contrle des soldes:  Sparation des tches: scindez MODULE 6

Message-cl: effectuez des rapprochements et vrifications frquents.

TRSORERIE ET

comptez rgulirement la caisse. Vrifiez que le montant obtenu correspond aux registres comptables et au livre de caisse. Vrifiez rgulirement que les soldes mentionns sur les relevs bancaires correspondent aux registres comptables.
 Rapprochement des mouvements de

les tches autant que possible:


les personnes ayant accs aux liquidits

GESTION BANCAIRE

trsorerie: effectuez frquemment des rapprochements des mouvements de trsorerie afin de vous assurer que les liquidits/transactions bancaires correspondent aux soldes des comptes.

(p. ex. celles qui prparent les virements bancaires/signent les virements bancaires/grent la caisse) doivent tre diffrentes de celles qui tiennent les comptes; les personnes ayant accs aux liquidits et avoirs bancaires doivent tre diffrentes de celles charges des contrles et des rapprochements.
 Double signature: veillez ce que deux

signatures soient ncessaires pour effectuer les paiements bancaires.

Page 82

MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE


CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: limitez le fonds de caisse et les transactions en espces.
MODULE 6

Il est facile de voler des espces, par exemple en falsifiant des reus.

Restreignez les paiements en espces au strict minimum, et limitez le fonds de caisse.

TRSORERIE ET

GESTION BANCAIRE

Message-cl: payez autant que possible par virement bancaire.

Les virements bancaires prsentent plusieurs avantages sur les autres modes de paiement:
 ils autorisent un contrle par double signature;  ils limitent le risque de vols;  ils permettent de s'assurer que le paiement

Ces avantages expliquent en quoi les virements bancaires sont beaucoup plus srs que les paiements en espces. Ils sont aussi plus srs que les rglements par chque. Les chques peuvent se perdre ou ne pas tre encaisss tout de suite. Il peut galement se rvler difficile de prouver qu'un paiement a t fait, le nom du bnficiaire du chque n'apparaissant gnralement pas sur le relev bancaire.

parvient son destinataire, moyennant un contrle adquat du numro de compte;


 ils garantissent la traabilit des fonds au

moyen de relevs bancaires.

Page 83

MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE


CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: ne procdez pas des prts interprojets.
MODULE 6

Les fonds europens ne peuvent tre utiliss qu'aux fins de l'action couverte par l'accord correspondant. Les bnficiaires ne peuvent en aucun cas financer d'autres projets, mme subventionns par l'UE, au moyen d'avances provisoires ou de prts manant des fonds du projet.

Si, dans le cadre d'un devis-programme, un bnficiaire envisage de fournir une avance provisoire un autre projet subventionn par l'UE sur la base des fonds du projet, il doit obtenir l'accord pralable de la dlgation europenne concerne.

TRSORERIE ET

GESTION BANCAIRE

Message-cl: n'ayez recours qu' des solutions sres pour abriter les fonds de projet.

Il serait imprudent de prendre des risques pour maximiser les recettes du projet. Les bnficiaires ne doivent donc avoir recours qu' des transactions financires sres et ne pas mettre les fonds de projet en pril.

Il est conseill aux bnficiaires:


 de n'ouvrir des comptes bancaires de projet

qu'auprs d'institutions financires ayant pignon sur rue et offrant des garanties suffisantes de solidit financire;
 de s'abstenir de conserver les fonds de projet

dans des devises autres que celles dans lesquelles sont libells le contrat ou les dpenses;
 de s'abstenir d'investir les fonds de projet dans

des produits financiers agressifs ou dans des instruments financiers risque.

Page 84

MODULE 6 - TRSORERIE ET GESTION BANCAIRE


MODULE 6

OUTILS ET MODLES

TRSORERIE ET

Les outils suivants peuvent tre tlchargs depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/
MGF - MODULE 6 - MODLE APUREMENT DES COMPTES BANCAIRES MGF - MODULE 6 - MODLE RAPPROCHEMENT DES MOUVEMENTS DE TRSORERIE MGF - MODULE 6 - MODLES CAISSE
GESTION BANCAIRE

(2 modles sont fournis)

Ces modles sont fournis titre indicatif et constituent des exemples non contraignants que les bnficiaires peuvent adapter en fonction de leurs besoins.

Page 85

MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES

MODULE 7

COMPTABILIT

MODULE 7 - COMPTABILIT

Histoire vraie Le projet Droits humains et situations d'urgence tait gr par une organisation publique qui possdait dj son propre systme comptable. L'organisation bnficiaire n'a toutefois pas cr de code spcifique pour les activits de projet dans sa comptabilit, car son systme comptable autorisait une classification des dpenses par type uniquement et non par projet. Le bnficiaire a donc dcid de tenir la comptabilit de projet en rencodant chaque dpense lie au projet dans un jeu de feuilles de calcul volumineux. Lors d'un audit intermdiaire du projet, les auditeurs ont relev de nombreuses erreurs dans ces feuilles de calcul, dont des fautes de frappe (chiffres inverss), des dpenses encodes deux fois sous des rubriques diffrentes et des formules errones (donnant lieu des erreurs d'criture). Plusieurs des critures comptables du projet faisaient rfrence des imputations de cots, mais taient en fait des estimations que l'organisation ne pouvait pas justifier au moyen de donnes prcises et vrifiables. Les auditeurs ont fait tat de ces problmes. Ce qui s'est pass: ds rception du projet de rapport d'audit, la dlgation europenne a dcid de demander au bnficiaire de soumettre un rapport financier corrig, et a suspendu ses versements au projet. Le bnficiaire a reconstitu ses dossiers, ce qui a dbouch sur une correction matrielle du rapport financier intermdiaire et des versements europens.

Page 86

MODULE 7 - COMPTABILIT
POURQUOI LA COMPTABILIT REVT-ELLE UNE TELLE IMPORTANCE DANS LA GESTION FINANCIRE? La comptabilit poursuit deux objectifs fondamentaux:
prsenter les recettes, dpenses, actif et passif MODULE 7

Message-cl: une comptabilit fiable est vitale aux fins de la gestion financire et du reporting.

du projet aux fins de la gestion financire;


fournir les donnes requises pour laborer des

Le comptable de projet doit tre une personne rigoureuse et comptente, qualifie et exprimente, possdant une bonne connaissance des techniques comptables. Il est essentiel de bien tenir les registres comptables. Faute d'une comptabilit jour et fiable, il est impossible de connatre l'utilisation des ressources financires du projet.

COMPTABILIT

rapports financiers prcis. Pour remplir ces objectifs fondamentaux, les documents comptables doivent tre:
jour; prcis et fiables; tablis conformment aux normes, mthodes,

politiques et rgles comptables adquates.

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales  Problmes ventuels et contrles cls  Conseils de base  Problme spcifique: apports en nature

Page 87

MODULE 7 - COMPTABILIT
EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES
Message-cl: comprendre les exigences contractuelles.
Contrats de subvention MODULE 7

Les pages suivantes rsument les principales exigences contractuelles en matire de comptabilit pour les actions extrieures finances par l'UE et gres au travers de contrats de subvention, de contrats de services et de devis-programmes.

COMPTABILIT

Les conditions gnrales des contrats de subvention prcisent les points suivants:  Le bnficiaire doit tenir des relevs et des comptes prcis et systmatiques relatifs la mise en uvre de l'action, sous la forme d'une comptabilit approprie et double entre (article 16, paragraphe 1er).  Les comptes et dpenses de projet doivent tre aisment identifiables et vrifiables. Ceci peut tre fait en utilisant des comptes spars pour le projet ou en assurant que les dpenses et recettes de projet puissent tre aisment identifis et retrouvs lintrieur du systme comptable du bnficiaire. Les comptes doivent indiquer prcisment les intrts perus sur les fonds verss par lAdministration contractante (article 16, paragraphe 1er).  Pour tre ligibles, les cots doivent tre enregistrs dans les tats de compte du bnficiaire et dtermins conformment aux standards de comptabilit du pays o le bnficiaire est tabli et en conformit avec les pratiques comptables habituelles du bnficiaire (article 14, paragraphe 1er, point d).  Les conditions gnrales des contrats de subvention prcisent les conditions auxquelles les cots sont ligibles et fournissent une liste des cots considrs comme inligibles (article 14). Ces informations devraient permettre aux bnficiaires d'tablir une distinction entre dpenses ligibles et inligibles dans leur comptabilit.  Les bnficiaires peuvent tenir leurs registres comptables dans leur devise locale, mais leurs rapports financiers doivent tre libells dans la devise dfinie dans les conditions particulires (article 3, paragraphe 1er, du contrat), gnralement l'euro. L'article 15, paragraphe 8, exige que les dpenses encourues dans d'autres devises soient converties au taux constitu par la moyenne, sur la priode de rfrence, des taux publis sur InforEuro: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro.

Page 88

MODULE 7 - COMPTABILIT
EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Contrats de services MODULE 7

Les conditions gnrales des contrats de services prcisent que:




COMPTABILIT

Le contractant tient des relevs et des comptes complets, prcis et systmatiques, sous une forme et selon des modalits permettant d'tablir que le nombre de jours ouvrs et les frais remboursables inscrits sur la facture ont t dment consacrs la prestation des services (article 24, paragraphe 1er). L'Administration contractante est en droit d'effectuer, si ncessaire, un audit complet des pices justificatives, des documents comptables et de tout autre document en rapport avec le financement du projet (article 25, paragraphe 1er).

Page 89

MODULE 7 - COMPTABILIT
EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Devis-programmes MODULE 7

Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes, la rubrique Comptabilit (section 4.1.6), mentionne que:
 

COMPTABILIT

Le bnficiaire doit tenir une comptabilit de toutes les activits du programme. Le systme comptable doit se composer d'une comptabilit en partie double garantissant le respect des rgles comptables gnralement admises et tenue conformment aux normes prvues par la lgislation du pays bnficiaire concern. La comptabilit doit prendre en compte toutes les sources de financement du programme, y compris les ressources propres gnres par le programme lui-mme. Le systme comptable doit tre conu pour lier les dpenses leur source de financement. Le systme comptable doit utiliser un progiciel prsentant toutes les garanties de fiabilit et de scurit. Le bnficiaire est tenu de respecter l'annexe 7 du guide, qui dfinit les rgles relatives la devise de chaque type de projet ainsi qu' l'ouverture de comptes bancaires pour les devis-programmes.

Il est galement recommand aux bnficiaires de consulter la convention de financement correspondante, ainsi que les clauses techniques et administratives, afin de vrifier si elles contiennent d'autres exigences spcifiques.

Autres types de contrat

Si l'action est finance au travers d'un autre type de contrat, le bnficiaire est invit se reporter aux clauses de celui-ci.

Page 90

MODULE 7 - COMPTABILIT
PROBLMES VENTUELS ET MESURES DE CONTRLE CLS Problmes ventuels
Le systme comptable peut tre inadquat. 8 Par exemple, il peut ne pas s'appuyer sur un systme en MODULE 7

Mesures de contrle cls


Tenez une comptabilit en partie double. Envisagez d'utiliser un logiciel comptable spcialis.

COMPTABILIT

partie double.
Les registres comptables peuvent ne pas rpondre aux Assurez-vous que le personnel de projet en charge de la

normes comptables gnralement admises.


8 Par exemple, les actifs (p. ex. avances rcuprables) peuvent

comptabilit est qualifi et expriment.

tre directement imputs comme des dpenses.

Pour les contrats de subvention, le bnficiaire peut ne pas

Pour les contrats de subvention, veillez ce que les politiques

tenir la comptabilit du projet conformment ses pratiques habituelles.


8 Par exemple, il peut appliquer une comptabilit d'exercice

et pratiques comptables appliques au projet financ par l'UE soient les mmes que pour toutes les autres oprations.

pour ses oprations normales et une comptabilit de caisse pour le projet financ par l'UE.
Le systme comptable peut ne pas grer correctement les Si l'entit ou le projet travaille dans plusieurs devises,

devises trangres.
La mthode de conversion ou le taux de change utiliss

envisagez d'utiliser un logiciel comptable multidevises.


Assurez-vous que la conversion des devises est conforme aux

peuvent tre incorrects.

rgles contractuelles. Vous trouverez de plus amples dtails ce sujet dans ce module, sous Conseils de base.
Au besoin, utilisez les taux d'InforEuro.

Page 91

MODULE 7 - COMPTABILIT
PROBLMES VENTUELS ET MESURES DE CONTRLE CLS (suite) Problmes ventuels
Des critures comptables errones peuvent tre enregistres. 8 Exemples d'critures comptables errones: erreur de MODULE 7

Mesures de contrle cls


Assurez-vous que les documents comptables sont bien

COMPTABILIT

vrifis par des personnes habilites le faire.

classification ou imputation de dpenses inligibles dans les comptes de dpenses ligibles.


Les comptes peuvent ne pas tre tenus jour ou des soldes Rapprochez les comptes rgulirement. Assurez-vous que

en souffrance ne pas tre rapprochs en temps utile.

toutes les transactions sont encodes sans retard.

Les dpenses effectives et le budget peuvent ne pas tre

Vrifiez rgulirement les dpenses effectives en les

compars rgulirement, donnant lieu des dpassements vers le haut ou vers le bas.
Le budget peut tre inadquat, parce que les activits et

comparant au budget.

tablissez les budgets avec le plus grand soin (vous trouverez

ressources requises n'ont pas fait l'objet d'une analyse minutieuse.


Les budgets peuvent tre irralistes ou ne pas se fonder sur

de plus amples informations ce sujet dans ce module, sous Conseils de base).


tablissez les budgets avec le plus grand soin (vous trouverez

des hypothses plausibles.

de plus amples informations ce sujet dans ce module, sous Conseils de base).

Page 92

MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE Pour bien tenir leur comptabilit, les bnficiaires doivent prter attention aux points suivants:
Message-cl: appliquez de bonnes techniques comptables!
 Principes comptables fondamentaux:  Mthodes manuelles ou informatises: COMPTABILIT MODULE 7

si les principes rpertoris ci-dessous ne sont pas observs, la comptabilit ne peut tre bien tenue:

le systme comptable doit se composer d'une comptabilit en partie double (dbit/crdit); les registres comptables doivent se fonder sur un plan comptable bien dfini; les mthodes utilises doivent garantir qu'une fois impute, une criture ne puisse plus tre modifie.

si le comptable est comptent et observe les principes fondamentaux de la comptabilit, il n'est pas toujours ncessaire d'avoir recours un outil informatique. Toutefois, un programme comptable spcialis offrira gnralement des fonctions de contrle plus puissantes qu'un systme manuel. En ce sens, il est prfrable d'avoir recours un tel logiciel.
 Comptabilit distincte ou intgre:

 Connaissance des techniques comptables:

les bnficiaires peuvent choisir de tenir une comptabilit distincte pour le projet, ou de l'inclure dans leur propre systme comptable. Dans ce dernier cas, ils doivent disposer d'une mthode garantissant une identification aise de la comptabilit du projet. Par exemple, si le bnficiaire possde un systme d'ERP (Enterprise Resource Planning), il peut distinguer les oprations du projet au moyen de codes analytiques.

la personne dsigne pour tenir les comptes du projet doit possder les comptences requises pour ce faire. Cela est capital. En effet, la comptabilit suppose l'utilisation d'outils et techniques spcifiques. Une personne qui n'est pas familire de ceux-ci ne peut pas tenir correctement une comptabilit.

Page 93

MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite) Les contrats de subvention exigent que la comptabilit du projet soit tenue conformment aux principes et rgles comptables en vigueur dans le pays du bnficiaire. Pour les projets grs au travers de devis-programmes, le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes stipule que la comptabilit du projet doit tre tenue conformment aux rgles comptables du pays bnficiaire. Ces principes et rgles comptables se fondent gnralement sur une comptabilit d'exercice. Dans ce cadre, toutes les transactions ne sont pas imputes comme dpenses. Certaines transactions doivent tre portes aux comptes d'actif ou de passif du bilan. Exemples: Exemples d'actifs:
 Garanties rcuprables: par exemple, une garantie MODULE 7

Message-cl: appliquez les rgles et principes comptables appropris.

COMPTABILIT

Exemples d'lments de passif:


 Retenue de garantie pour les travaux

locative paye au propritaire pour les bureaux du projet est impute comme actif, et non comme dpense, parce que le propritaire devra, en dfinitive, la restituer au projet.
 Avances payes aux fournisseurs: il s'agit d'actifs

de construction: il s'agit d'un passif, car elle devra tre verse l'entrepreneur une fois la priode de garantie termine.
 Les sommes dues des fournisseurs

de projet, parce que ces avances restent la proprit du projet jusqu' ce que le fournisseur soit en droit d'tre pay pour l'excution du contrat.
 Avances verses aux bnficiaires ou bnficiaires

pour des contrats excuts qui restent payer.

secondaires: il s'agit d'actifs de projet, parce que ces avances restent la proprit du projet jusqu' ce que le bnficiaire soit en droit d'tre pay pour l'excution du contrat.

Page 94

MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: les feuilles de calcul ne sont pas une panace!
MODULE 7

Les feuilles de calcul peuvent se rvler utiles plusieurs gards, et notamment:


 pour prparer l'apurement des comptes;  pour prparer une analyse des comptes;  pour prparer un registre des

immobilisations, un inventaire, un suivi budgtaire ou tout autre outil de suivi;


 pour prparer des rapports financiers.

Les applications de tableur ne sont toutefois pas conues pour tenir une comptabilit en partie double. Les feuilles de calcul peuvent facilement tre modifies et, ce titre, elles ne rpondent pas l'exigence que les critures comptables ne puissent pas tre modifies. Par consquent, les bnficiaires ne doivent pas utiliser de feuilles de calcul pour tenir leur comptabilit, sauf si celles-ci sont utilises en conjonction avec d'autres outils de calcul garantissant le respect des principes de la comptabilit en partie double et de l'inaltrabilit des critures.  Pour les projets grs au moyen de devis-programme, la comptabilit des intrts ne pose pas de problmes particuliers, eu gard au fait que ces projets utilisent des comptes bancaires ddis.  Pour les contrats de subvention en revanche, le recours de tels comptes n'est pas obligatoire, et l'Administration contractante peut verser les fonds sur le compte bancaire gnral du bnficiaire. Les bnficiaires devraient ds lors produire une analyse dtaille des intrts gnrs par le compte bancaire gnral et calculer la part chue au projet. Il leur faut conserver cette analyse en cas de contrles ultrieurs.

COMPTABILIT

Message-cl: les comptes doivent rpertorier tous les intrts gnrs par les avances.

Pour les contrats de subvention et les devis-programmes, tout intrt gnr par les avances verses par l'Administration contractante doit tre port en compte et figurer dans les rapports financiers. Cette obligation suppose d'ouvrir un compte spcifique dans la comptabilit du projet pour y consigner les intrts.

Page 95

MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: les registres comptables doivent inclure toutes les transactions.
MODULE 7

La comptabilit doit rpertorier tous les cots du projet, qu'ils soient financs par des fonds europens ou par des fonds manant d'autres parties. Tous les cots doivent figurer dans le rapport financier.
 Pour les contrats de subvention, les registres  Pour les projets grs au travers de

COMPTABILIT

comptables et le rapport financier du projet doivent couvrir non seulement les activits du projet finances par des fonds europens, mais galement toute activit finance par des fonds d'autres donateurs ou par les ressources financires propres du bnficiaire (p. ex. cofinancement). La raison en est que, pour les subventions, la contribution europenne est calcule en pourcentage des dpenses ligibles totales du projet. En d'autres termes, l'Administration contractante est en droit d'auditer toutes les dpenses du projet, et pas seulement celles qu'elle a finances.

devis-programmes, le registre comptable et le rapport financier ne doivent pas seulement couvrir les activits finances par des fonds europens, mais galement celles finances par des contributions nationales ou par des bnficiaires locaux. Le systme comptable doit aussi classifier les dpenses en fonction de la source qui les a finances.

Page 96

MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: soyez attentif aux rgles en matire de devises.
MODULE 7

Au dbut du projet, les bnficiaires doivent vrifier les exigences contractuelles afin de s'assurer: (i) de la devise utiliser dans les rapports financiers du projet; (ii) des rgles appliquer pour la conversion des devises.
COMPTABILIT

 Pour les contrats de subvention, les

 Pour les projets grs au travers de

bnficiaires consignent gnralement les dpenses du projet dans la devise locale. Toutefois, le rapport financier doit tre tabli dans la devise prcise dans les conditions particulires du contrat, gnralement l'euro. Dans le rapport financier, il leur faudra donc convertir en euros les dpenses libelles en devise locale, en s'appuyant sur la moyenne des taux publis sur InforEuro au cours de la priode de rfrence du rapport. Ces taux sont disponibles l'adresse: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro (article 15, paragraphe 8, des conditions gnrales). Les pertes de change ne sont pas des cots ligibles au titre des contrats de subvention (article 14, paragraphe 6, des conditions gnrales).

devis-programmes, les rgles sont exposes l'annexe 7 du guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes. Cette annexe stipule que les paiements effectus dans des devises autres que celle du devis-programme doivent tre convertis au taux appliqu par la banque au moment de la transaction.
 Pour les contrats de services, si le contrat est

libell dans la devise nationale du bnficiaire, les dpenses remboursables effectues dans d'autres devises doivent tre converties au taux InforEuro du mois de la dpense. Si le contrat est libell en euros, et non dans la devise nationale du bnficiaire, les dpenses remboursables effectues dans d'autres devises doivent tre converties au taux publi sur InforEuro au premier jour ouvrable du mois au cours duquel la facture est tablie.

Page 97

MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: utilisez un plan comptable et un systme de codification adapts.
MODULE 7

Un bon systme de codification des critures comptables permet de rdiger plus facilement les rapports financiers. Il est recommand aux bnficiaires de prter attention aux points suivants.
 Classifications comptables  Classification analytique par source de

COMPTABILIT

Le contrat exige toujours que les rapports financiers du projet utilisent les mmes classifications que le budget du projet. Les bnficiaires doivent concevoir le plan comptable du projet de manire rpondre cette exigence.
 Distinction entre cots ligibles

financement (devis-programmes uniquement) Le guide des procdures applicables aux devis-programmes exige que les dpenses soient lies chaque source de financement et chaque activit. Les bnficiaires doivent concevoir le plan comptable du projet de manire permettre l'encodage de chaque dpense en fonction de la source de son financement.
 Vrification des codes comptables

et cots inligibles Tous les types de cots ne sont pas ligibles. Pour tre ligibles, les cots de projet doivent (i) remplir tous les critres dfinis dans le contrat et (ii) ne pas tre expressment exclus dans les clauses contractuelles (p. ex. TVA et droits l'importation). Les bnficiaires doivent concevoir le plan comptable du projet de manire permettre une distinction entre cots ligibles et cots inligibles.

Pour garantir une bonne classification des comptes, mettez au point une mthode permettant de vous assurer que chaque criture est impute au compte adquat. Par exemple, faites en sorte que les critures comptables du projet soient approuves par le directeur ou responsable financier du projet.

Page 98

MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: le budget est un outil de contrle essentiel.
MODULE 7

Objet du budget Le budget d'une action extrieure finance par l'UE est une prvision des cots lis aux objectifs et activits dfinis dans le contrat. Le budget est donc une composante essentielle de celui-ci. C'est un outil permettant de vrifier la ralisation et un volet essentiel du rapport financier. Problmes possibles Un bnficiaire qui n'tablit pas ses budgets avec soin peut rencontrer les problmes suivants:
 dpassements de budget, qui seront

Principes budgtaires cls Lors de l'tablissement du budget, les bnficiaires doivent garder quelques principes cls l'esprit:
 Le budget est un instrument de conformit financire.

COMPTABILIT

Dans le cadre des actions finances par l'UE, le budget convenu dans le contrat est un instrument de conformit. En d'autres termes, les montants des diffrentes rubriques et lignes budgtaires sont des plafonds de dpenses.
 Le budget est un instrument de planification et

considrs inligibles par l'Administration contractante;


 sous-utilisation du budget, qui laisse

entendre que le budget n'tait pas correct et que des fonds ont t engags pour le projet alors qu'ils auraient pu tre utiliss valablement ailleurs;
 problmes d'interprtation, qui peuvent

de contrle. Un budget contribue matriser les dpenses en dfinissant des orientations, rfrences, estimations et critres de cots. Il est essentiel que le budget reflte avec exactitude toutes les dpenses projetes, conformment aux activits finances par le contrat.
 Le budget sera reflt dans le rapport financier.

pousser l'Administration contractante refuser certaines dpenses la clture financire du projet;


 ncessit de demander des modifications

Les dpenses effectivement consenties lors de la ralisation des objectifs et activits planifis et convenus seront prsentes dans le rapport financier et seront compares aux dpenses prvues dans le budget. Conseils de base pour tablir un bon budget Pour prparer un bon budget, suivez les conseils fournis la page suivante.

budgtaires en cours de projet (voir ci-dessous).

Page 99

MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite) Conseils de base pour tablir un bon budget:
Message-cl: les budgets doivent tre tablis avec le plus grand soin.
 Examinez minutieusement le lien de causalit  Veillez ce que tous les lments de cots MODULE 7

entre les activits planifies et les cots projets. Commencez par recenser les activits, puis rpertoriez toutes les ressources ncessaires afin de dgager les donnes qualitatives et financires pertinentes.
 Dans un mmoire annex au budget,

soient clairement dfinis et ne risquent pas de semer la confusion quant la rubrique et la ligne dont ils relvent. Assurez-vous qu'il n'existe aucun chevauchement entre les diffrentes rubriques et lignes.
 Le cas chant, prcisez les quantits. Par

COMPTABILIT

documentez la manire dont vous avez calcul les cots projets.


 Assurez-vous que le budget est clair,

transparent et complet.
 Veillez ce que le budget soit raliste.

exemple, mentionnez le type et le nombre d'articles acheter (p. ex. vhicules, quipements, outils, etc.), les effectifs, le temps requis (heures, semaines, mois) et les mesures (p. ex. poids, distance, contenance, etc.) des ressources consommer.
 Appuyez-vous sur des donnes de prix et de cots

S'il inclut trop d'estimations globales, il risque de ne pas constituer un bon outil de planification et de contrle et de contenir de nombreuses surestimations et sous-estimations.
 Assurez-vous de bien estimer les cots et de

appropries (prix et cots unitaires des articles).


 Veillez ce que les donnes quantitatives

budgtes soient clairement dfinies. Elles doivent se fonder sur les mesures utiliser en cours dexcution.
 Veillez ce que le budget suive des principes

vous appuyer sur des hypothses plausibles.


 Veillez ce que les dpenses budgtes soient

correctement classifies en fonction des activits prvues par le contrat. Sans cela, il risque d'y avoir des dpassements dans certaines rubriques, et ceux-ci pourraient tre considrs comme des dpenses inligibles.

conformes aux politiques comptables appliques (p. ex. comptabilit d'exercice ou comptabilit de caisse).
 Imputez les cots correctement (p. ex. vitez

d'inclure des frais gnraux dans les lignes de cots directs).

Page 100

MODULE 7 - COMPTABILIT
CONSEILS DE BASE (suite)
Message-cl: observez les rgles en matire de modification budgtaire.
MODULE 7

Il existe des rgles suivre pour modifier le budget d'un projet:


 Le bnficiaire doit soumettre une

Cas dans lesquels un avenant au contrat n'est pas requis


 Pour les contrats de subvention, sauf exceptions, le

COMPTABILIT

proposition d'amendement budgtaire crite l'Administration contractante. Celle-ci dcidera de rdiger ou non un avenant au contrat (les modifications budgtaires requirent en gnral un avenant au contrat).
 Certains remaniements budgtaires

bnficiaire peut effectuer des rallocations (i) entre postes d'une mme rubrique principale ou (ii) entre rubriques principales, avec un plafond de 15 % du montant initial de ladite rubrique principale. Le bnficiaire peut effectuer ces modifications directement, mais est tenu d'en informer sans dlai l'Administration contractante par crit. Exceptions: les modifications des frais gnraux et de la provision pour imprvus requirent un avenant au contrat.  Pour les contrats de services, l'Administration contractante peut autoriser les rallocations dans la rubrique Honoraires et entre les rubriques Honoraires et Dpenses accessoires par simple dcision administrative, pour autant que l'cart ne dpasse pas 15 %.
 Pour les projets grs au travers de devis-programmes,

n'exigent pas d'avenant (cf. encadr de droite pour plus de dtails).


 Les contrats ne peuvent pas tre

modifis rtroactivement, et il existe des dlais respecter.


 La provision pour imprvus ne peut tre

utilise sans l'accord crit pralable de l'Administration contractante.

les rallocations entre rubriques budgtaires peuvent tre dcides par le reprsentant comptent du pays bnficiaire (sur proposition du rgisseur et du comptable). La dlgation europenne doit tre informe de ces modifications par crit, sans dlai.

Page 101

MODULE 7 - COMPTABILIT
PROBLME SPCIFIQUE: APPORTS EN NATURE Les points suivants sont importants si le budget prvoit des apports en nature.
 Les apports en nature ne peuvent pas tre considrs MODULE 7

comme des dpenses de projet, ni tre financs par des fonds europens (sauf, dans le cas des contrats de subventions, pour le cot du personnel du bnficiaire affect au projet - cf. article 14, paragraphe 5, des conditions gnrales des contrats de subvention).
 Tout apport en nature inclus dans le budget doit galement

figurer dans le rapport financier.

Si le projet dpend dapports en nature, le bnficiaire doit:  quantifier la valeur relle des apports en nature, de manire pouvoir en faire tat dans les rapports. Cette estimation doit tre documente de manire adquate. Le bnficiaire doit dtailler les articles et quantits de lapport ainsi que leur valeur relle, de sorte que les apports en nature puissent faire l'objet d'un contrle;  consigner la valeur relle des apports en nature dans la comptabilit de projet, en veillant bien la sparer des dpenses de projet;  faire tat de la valeur relle des apports en nature dans le rapport financier, en veillant bien la sparer des dpenses de projet.

COMPTABILIT

Page 102

MANUEL DE GESTION FINANCIRE POUR LES BNFICIAIRES DE FONDS EUROPENS DESTINS AUX ACTIONS EXTRIEURES

MODULE 8

REPORTING

FINANCIER

MODULE 8 - REPORTING FINANCIER

Histoire vraie Le projet Cultiver le dsert a t ralis par un organisme public dans un pays du Moyen-Orient. Au cours d'un contrle du premier rapport financier intermdiaire du projet, la dlgation europenne a dcouvert que celui-ci avait t tabli en dollars, et non en euros comme prcis dans les conditions contractuelles. Le rapport financier s'appuyait en outre sur les classifications comptables internes du bnficiaire, au lieu de suivre les rubriques et postes utiliss dans le budget du projet. Il tait ds lors impossible de comparer le rapport financier au budget. Le contrat stipulait en outre que le projet devait tre financ 40 % par le gouvernement du pays. Or, le rapport financier intermdiaire ne mentionnait que les dpenses finances par les fonds europens, sans la moindre information sur l'affectation des fonds allous par le gouvernement. Ce qui s'est pass: la dlgation europenne a demand au bnficiaire de modifier son rapport financier et a dans l'intervalle suspendu tout paiement au projet. Il a fallu plus de six mois pour rectifier le rapport financier intermdiaire et le faire contrler par des auditeurs externes. Pendant ce temps, le projet a d tre suspendu, faute de financement europen.

Page 104

MODULE 8 - REPORTING FINANCIER


POURQUOI LE REPORTING FINANCIER REVT-IL UNE TELLE IMPORTANCE POUR LA GESTION FINANCIRE? Tous les contrats portant sur des actions extrieures finances par l'UE exigent du bnficiaire qu'il remette l'Administration contractante des rapports financiers relatifs au projet. Ces rapports poursuivent plusieurs objectifs:
permettre l'Administration contractante de MODULE 8

Message-cl: le reporting financier est une exigence contractuelle fondamentale.

Un rapport financier final, couvrant l'ensemble de la priode de projet, est toujours exig. Dans certains cas, des rapports financiers intermdiaires sont aussi demands. Si les rapports requis ne sont pas fournis, l'Administration contractante peut dcider de mettre un terme au contrat et exiger le remboursement des montants dj verss pour lesquels il n'existe pas de rapport.

REPORTING

FINANCIER

vrifier que les fonds ont bien t utiliss conformment aux objectifs, activits et budget convenus dans le contrat;
dans le cas des rapports financiers intermdiaires,

informer l'Administration contractante de l'tat d'avancement des activits;


fournir l'Administration contractante les

informations dont elle a besoin pour dterminer le montant final de la contribution de l'UE au projet.

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales  Problmes ventuels et contrles cls  Conseils de base  Outils et modles

Page 105

MODULE 8 - REPORTING FINANCIER


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES
Message-cl: comprendre les exigences contractuelles.
Contrats de subvention MODULE 8

Les pages suivantes rsument les principales exigences contractuelles en matire de reporting financier pour les actions extrieures finances par l'UE et gres au travers de contrats de subvention, de contrats de services et de devis-programmes.

REPORTING

FINANCIER

Les conditions gnrales des contrats de subvention prcisent les points suivants:  Le bnficiaire est tenu de prsenter un rapport financier. Celui-ci doit couvrir la totalit de laction, indpendamment de la part de financement de l'Administration contractante (article 2, paragraphe 1er).  Le rapport final est transmis au plus tard trois mois aprs la fin de la priode de mise en uvre de laction dfinie larticle 2 des conditions particulires du contrat (article 2, paragraphe 3). 8 Ce dlai est port 6 mois lorsque le bnficiaire na pas son sige dans le pays de mise en uvre du projet.

 Pour les subventions assorties d'une priode de mise en uvre de plus de 12 mois et dont le financement europen dpasse 100 000 euros, un rapport intermdiaire doit tre prsent pour chaque priode de 12 mois et avec chaque demande de paiement intermdiaire (article 2, paragraphe 3).  Les rapports intermdiaires et final doivent tre rdigs conformment au modle joint en annexe VI du contrat (article 2, paragraphe 1er).  Lorsqu'un rapport de vrification des dpenses produit par un auditeur externe n'est pas requis (soit pour les subventions de moins de 100 000 euros), le rapport doit s'accompagner d'une liste dtaillant chaque dpense encourue (article 2, paragraphe 1er).  Les rapports financiers doivent tre rconcilis avec les registres comptables qui les sous-tendent. Il incombe au bnficiaire de rdiger et de conserver ces rconciliations (article 16, paragraphe 1er).

Page 106

MODULE 8 - REPORTING FINANCIER


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Contrats de services MODULE 8

Les conditions gnrales des contrats de services prcisent que:  Toutes les factures des contrats prix unitaires doivent tre accompagnes d'un rapport financier jour. La structure du rapport d'avancement ou du rapport financier final doit tre la mme que celle du budget (annexe V du contrat). Ce rapport financier doit indiquer au minimum les dpenses encourues pendant la priode de rfrence, les dpenses cumules et le solde disponible (article 26, paragraphe 2).  Il n'existe pas de modle standard pour les rapports financiers. Ceux-ci (rapports d'avancement et rapport final) doivent toutefois rpondre aux instructions de l'Administration contractante (article 26, paragraphe 1er).

REPORTING

FINANCIER

Page 107

MODULE 8 - REPORTING FINANCIER


EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES (suite)
Devis-programmes MODULE 8

Le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes indique, propos du reporting financier, que:  Le rgisseur et le comptable doivent rgulirement prsenter des rapports financiers. Ces rapports doivent au moins faire tat de la situation financire et comprendre une synthse des dpenses effectues au cours de la priode concerne et le solde disponible pour chaque rubrique budgtaire (cf. Rapports d'excution, section 4.3).  Le rapport financier final doit tre prsent au plus tard 30 jours aprs la fin de la priode couverte par le devis-programme (cf. Rapports d'excution, section 4.3).  Les demandes de rapprovisionnement doivent s'accompagner d'un mmoire des dpenses, savoir un relev des dpenses effectues au cours de la priode concerne. (pour une liste des informations joindre la demande, veillez-vous reporter Rapprovisionnements du(des) compte(s) bancaire(s) "devis-programme" ou "projet", section 4.1.2, et Documents constitutifs des mmoires des dpenses, section 4.1.3).  Il n'existe pas de modle contraignant pour les rapports financiers finals. Les annexes 9 et 10 fournissent toutefois des modles de demandes de rapprovisionnement et de mmoires des dpenses. Outre le guide pratique, les bnficiaires se doivent de consulter la convention de financement, ainsi que les modalits techniques et administratives, afin de vrifier si celles-ci prvoient d'autres exigences particulires.

REPORTING

FINANCIER

Autres types de contrat

Si l'action est finance au travers d'un autre type de contrat, le bnficiaire est invit se reporter aux clauses de celui-ci.

Page 108

MODULE 8 - REPORTING FINANCIER


PROBLMES VENTUELS ET CONTRLES CLS Problmes ventuels
Les rapports financiers peuvent ne pas tre rdigs MODULE 8

Mesures de contrle cls


Assurez-vous que les registres comptables sont tenus

REPORTING

conformment aux exigences contractuelles ou tre inexistants.


8 Dans ce cas, l'Administration contractante pourrait dcider de

jour et que les rapports financiers sont tablis dans le respect des dlais fixs dans le contrat.

FINANCIER

mettre un terme au contrat et exiger le remboursement des paiements dj effectus.


Il peut ne pas y avoir de lien entre le rapport financier et les Assurez-vous que les rapports financiers sont conformes

registres comptables et/ou les pices justificatives.


8 Dans ce cas, l'Administration contractante pourrait exiger le

aux registres comptables qui les sous-tendent.


Assurez-vous qu'il existe un lien adquat entre les registres

remboursement des dpenses non justifies.


Le rapport financier peut ne pas reflter la classification

comptables et les pices justificatives.


Assurez-vous que le rapport financier utilise la mme

applique dans le budget. Dans ce cas, l'Administration contractante pourrait rejeter le rapport financier.
Le rapport financier peut ne pas tre libell dans la bonne

classification que le budget et permet une comparaison entre dpenses effectives et budgtes.

Vrifiez la devise prcise dans le contrat. Assurez-vous que les conversions de devises suivent les

devise.
8 Dans ce cas, l'Administration contractante pourrait rejeter le

rapport financier.
Le rapport financier peut ne pas couvrir toutes les sources de

rgles tablies dans le contrat. Vous trouverez de plus amples dtails ce sujet dans le module 7, Comptabilit, sous Conseils de base.
Veillez ce que le rapport financier couvre toutes les

financement du projet. Dans ce cas, l'Administration contractante pourrait rejeter le rapport financier.

sources de financement.

Page 109

MODULE 8 - REPORTING FINANCIER


CONSEILS DE BASE Tous les contrats portant sur des actions extrieures finances par l'UE ( l'exception des contrats de fournitures et de travail) exigent du bnficiaire qu'il prsente des rapports financiers l'Administration contractante. En l'absence de tels rapports, l'Administration contractante peut dcider de mettre un terme au contrat et exiger le remboursement des montants dj verss et non justifis.
MODULE 8

Message-cl: la rdaction de rapports financiers est un must!

En cas daudit du projet, l'absence de rapports financiers peut conduire les auditeurs sabstenir dmettre une opinion (cest dire dclarer qu'il leur est impossible de formuler une opinion sur le rapport financier du projet). L'Administration contractante pourrait alors dcider de recouvrer les fonds verss.

REPORTING

FINANCIER

Message-cl: Le rapport financier doit correspondre aux registres comptables.

Les bnficiaires doivent veiller ce qu'il existe une piste d'audit claire entre le rapport financier, les registres comptables et les pices justificatives. Faute de quoi, les auditeurs peuvent dclarer le rapport financier inauditable. Les consquences pour le bnficiaire peuvent tre les mmes que s'il n'avait produit aucun rapport financier.

Idalement, le rapport financier doit directement correspondre aux registres comptables, compte par compte, ligne par ligne, sans ajout, regroupement, ajustement ni omission. Si ce n'est pas possible, le bnficiaire doit au moins tablir un rapprochement clair entre les deux. Cette rconciliation doit tre conserve dans la documentation de projet.

Page 110

MODULE 8 - REPORTING FINANCIER


CONSEILS DE BASE (suite) Il est essentiel d'utiliser, dans le rapport financier, les mmes classifications que dans le budget convenu. Ce budget, annex au contrat, est la seule version faisant foi. Pour de plus amples informations ce sujet, veuillez vous reporter au module 7. Il est capital de respecter cette exigence pour permettre la comparaison entre dpenses budgtes et effectives.
MODULE 8

Message-cl: les rapports financiers doivent reflter la classification applique dans le budget.

REPORTING

FINANCIER

Message-cl: les rapports financiers doivent tre rdigs dans la bonne devise.

Il est essentiel d'utiliser, dans le rapport financier, la mme devise que dans le budget convenu - gnralement l'euro. La devise utiliser est prcise dans les conditions particulires du contrat. Il s'agit de la devise dans laquelle est libelle la contribution de l'UE.

Il est capital de respecter cette exigence pour permettre la comparaison entre dpenses budgtes et effectives. Lors de la conversion, dans la devise du rapport, des dpenses effectues dans la devise locale, les bnficiaires doivent appliquer les rgles dfinies dans le contrat. Pour de plus amples informations ce sujet, veuillez vous reporter au module 7.

Page 111

MODULE 8 - REPORTING FINANCIER


CONSEILS DE BASE (suite) Le rapport financier doit couvrir l'ensemble du projet, et pas seulement la partie de celui-ci finance par l'UE. Pour les contrats de subvention, les conditions gnrales exigent que les rapports financiers couvrent la totalit de laction, indpendamment de la part de financement de lAdministration contractante (article 2, paragraphe 1er). La subvention europenne tant calcule en pourcentage de l'ensemble des cots ligibles du projet, il est essentiel de respecter cette rgle. Pour les devis-programmes, le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes indique que les comptes doivent couvrir l'ensemble des activits, quelle que soit leur source de financement. Il prcise en outre que les dpenses doivent tre lies leur source de financement (cf. la rubrique Rapports d'excution). Ceci suppose que les rapports financiers incluent un relev des recettes et des dpenses tant globales que par source de financement.
MODULE 8

Message-cl: les rapports financiers doivent couvrir toutes les sources de financement du projet.

REPORTING

FINANCIER

Message-cl: les apports en nature doivent tre bien distingus des dpenses de projet.

Les apports en nature ne peuvent pas tre financs par l'UE ( l'exception des cots lis au personnel du bnficiaire affect aux projets subventionns par l'UE). Toutefois, sils figurent dans le budget du projet, il convient d'galement les inclure dans le rapport financier.

Si le projet reoit des apports en nature, le bnficiaire doit


 en quantifier la valeur;  faire figurer cette valeur dans le rapport

financier, en veillant bien la distinguer des dpenses de projet. Pour de plus amples informations ce sujet, veuillez vous reporter au module 7.

Page 112

MODULE 8 - REPORTING FINANCIER


CONSEILS DE BASE (suite) Vous trouverez ci-dessous une synthse, par type de contrat, des exigences formelles concernant les rapports financiers.
 Pour les contrats de subvention, tablissez  En l'absence d'un format contraignant MODULE 8

Message-cl: les rapports financiers doivent respecter un format appropri.

REPORTING

FINANCIER

les rapports financiers au format prsent l'annexe IV du contrat. Le modle lectronique est disponible l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/ implementation/grants/index_fr.htm
 Pour les projets grs au travers de

applicable aux rapports financiers, les bnficiaires doivent au moins suivre les conseils de base fournis dans le prsent module. Notamment: Le rapport financier doit utiliser la mme classification que le budget convenu et permettre une comparaison entre dpenses effectives et budgtes. Le rapport financier doit utiliser la mme devise que le budget convenu. Le rapport financier doit couvrir toutes les sources de financement du projet.

devis-programmes, il n'existe aucun format contraignant. Reportez-vous toutefois l'exemple fourni l'annexe 10 du guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes (Exemple non exhaustif de documents constitutifs des mmoires des dpenses).
 Les contrats de services nimposent pas de format

particulier. Toutefois, l'Administration contractante peut, au cas par cas, formuler des instructions spcifiques en la matire.

Page 113

MODULE 8 - REPORTING FINANCIER


MODULE 8

OUTILS ET MODLES

L'outil suivant peut tre tlcharg depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/financial_management_toolkit/

REPORTING

FINANCIER

MGF - MODULE 8 - LISTE DE CONTRLE REPORTING FINANCIER

Les bnficiaires sont encourags utiliser la liste de contrle Reporting financier. Chaque projet prsentant ses propres particularits, il appartient chaque bnficiaire de dterminer les questions de la liste applicable son projet propre.

Page 114

GLOSSAIRE
GLOSSAIRE

Pays bnficiaire Procdure ngocie concurrentielle Contrat

Pays ou tat en dehors de l'Union europenne avec lequel celle-ci a convenu un programme de coopration. Procdure sans publication pralable d'un avis de march, dans le cadre de laquelle seuls les candidats qui y ont t invits par l'Administration contractante peuvent faire offre. Le terme contrat peut se rfrer tout document conventionnel ou contractuel (engagement juridique) conclu entre l'Administration contractante et un bnficiaire, qui constitue la base juridique propre d'une action extrieure finance par l'UE. Les annexes au contrat font galement partie intgrante de celui-ci. Il existe divers types de contrats portant sur des actions extrieures finances par l'UE: contrats de subvention, de services, de fournitures et de travaux, conventions de financement conclues avec les gouvernements de pays bnficiaires, accords de contribution passs avec des organisations internationales et accords de dlgation conclus avec des agences nationales.

Conflit dintrts

Toute situation de nature influencer la capacit d'un candidat, soumissionnaire, contractant ou bnficiaire fournir un avis professionnel objectif et impartial, ou l'empcher, un moment quelconque, de donner la priorit aux intrts de l'Administration contractante. Toute considration lie d'ventuels contrats futurs ou conflits avec d'autres engagements, passs ou prsents, d'un candidat, soumissionnaire, contractant ou bnficiaire. Ces restrictions s'appliquent galement tout sous-traitant ou collaborateur du candidat, soumissionnaire, contractant ou bnficiaire. Autorit qui conclut avec le bnficiaire un contrat de financement europen. Selon le mode de gestion retenu (p. ex. aide centralise, dcentralise ou cogre avec des organisations internationales), l'Administration contractante sera soit la Commission europenne (CE), soit un pays partenaire, soit une organisation qui la CE a confi l'excution d'actions extrieures. Lorsque la Commission est l'Administration contractante, elle est gnralement reprsente par EuropeAid ou par une dlgation de l'Union europenne (dlgation europenne).

Administration contractante

Page 115

GLOSSAIRE (suite)
GLOSSAIRE

Exigences contractuelles

Conditions, rgles et critres dfinis dans un contrat de financement europen portant sur des actions extrieures. On entend aussi par l l'ensemble des documents rgissant l'action, le programme ou le projet auxquels il est fait rfrence dans le contrat. Ceux-ci peuvent inclure, par exemple, les bases juridiques rgissant l'instrument de financement en vertu duquel l'action est finance (accord de Cotonou, instrument europen de voisinage et de partenariat, etc.), la convention de financement et les modalits techniques et administratives signes entre l'UE et un pays bnficiaire, ainsi que les guides publis par la CE, tels le PRAG et le guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes.

CE UE EuropeAid

Commission europenne. Union europenne. Direction gnrale du dveloppement et de la coopration EuropeAid, direction gnrale de la Commission europenne en charge de la ralisation des programmes d'assistance extrieure de la Commission dans le monde. Accord conclu entre l'UE et le pays bnficiaire dfinissant les objectifs et le champ d'application d'un futur programme de coopration

Convention de financement

Page 116

GLOSSAIRE (suite)
GLOSSAIRE

Principes comptables gnralement admis (PCGA)

Terme utilis dans les professions comptables en vue de dsigner un ensemble de normes, les rgles et pratiques comptables. Exemples de principes comptables gnralement admis:
-

les normes IFRS (normes internationales d'information financire), ensemble de normes comptables publies par l'IFAC (International Federation of Accountants), destines aux entreprises prives. Les normes IFRS sont souvent utilises par des socits cotes en Bourse; les normes IPSAS (normes comptables internationales destines au secteur public), ensemble de normes comptables publies par l'IFAC (International Federation of Accountants), plus spcialement destines au secteur public. les PCGA nom du pays, ensemble de normes comptables nationales applicables aux entreprises et autres entits domicilies dans le pays mentionn (p. ex. PCGA britanniques, PCGA amricains, PCGA franais, etc.).

InforEuro

Site web de la Commission europenne o sont publis les taux de change mensuels http://ec.europa.eu/budget/inforeuro Dans les contrats de services, expert dfini comme capital dans les termes de rfrence, faisant l'objet d'une valuation dans le cadre de l'appel d'offres. Un changement d'expert principal exige un avenant au contrat. Organisation non gouvernementale. Dans les contrats de services, expert qui n'est pas dfini comme capital dans les termes de rfrence et peut tre approuv par simple dcision administrative de l'Administration contractante Indemnit journalire forfaitaire destine couvrir l'hbergement, les repas, les frais de dplacement locaux et les dpenses diverses sur le lieu d'une mission. La liste officielle de ces indemnits est disponible l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_fr.htm

Expert principal

ONG Expert secondaire

Per diem

Page 117

GLOSSAIRE (suite)
GLOSSAIRE

PRAG

Guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUE. Publi par la Commission europenne, ce guide dfinit et explique les procdures de passation et d'attribution des marchs applicables aux contrats d'aide extrieure financs par l'Union europenne, au travers de son budget gnral (budget) et du Fonds europen de dveloppement (FED). Il est disponible l'adresse:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_fr.htm

L'introduction du PRAG prcise son champ d'application.

Guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes

Guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes financs par le Fonds europen de dveloppement (FED) et le budget gnral de lUnion europenne (budget) (approche projet). Publi par la Commission europenne, ce guide dfinit et explique les procdures applicables aux projets et aux programmes grs au moyen de devis-programmes. Il est disponible l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financing/work_programmes/index_fr.htm L'introduction du guide prcise son champ d'application.

Bnficiaire

Bnficiaire de fonds europens destins des actions extrieures. Les bnficiaires sont des organisations et entits ayant sign un contrat de financement europen. Le bnficiaire des fonds europens est responsable de l'excution des activits prvues dans le contrat, de la gestion et de l'utilisation des fonds, ainsi que de la prsentation de rapports relatifs l'affectation de ceux-ci.

Page 118