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1.
1.1. 1.2.

POLTICAS: Normalizar toda la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad de CESSA. Registrar toda la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad de CESSA OBJETIVO: Establecer y definir los mtodos y prcticas que se deben cumplir para elaborar los documentos que se relacionan con el Sistema de Gestin de la Calidad de CESSA

2.

3.

ALCANCE: Aplica a la elaboracin de todos los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Compaa y a todo el personal.

4. DEFINICIONES Y TERMINOLOGA (Simbologa y abreviaturas): 4.1. Comit Corporativo para el Mejoramiento de la Competitividad (CCMC): Integrado por el Gerente General, Gerentes de rea, Asesor Legal, Auditor Interno,

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Relacionadora Publica y Representantes del Sindicato de los trabajadores de la Compaa. la Compaa. Coordina y programa las actividades de la Compaa. Coordina, monitorea y evala la implementacin del SGMC (PMCCP, CEC, SIGBI y el SGC) en

4.2.

Listado Maestro de Documentos: Es un listado en el que constan todos los nombres de los documentos de cada departamento o rea junto con el cdigo, nmero de versin a la que corresponden y fecha de revisin (vigencia).

4.3.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo un proceso, especfica la secuencia de actividades que se debe cumplir para ejecutar un proceso, determinando los responsables de cumplir cada actividad, adems de indicar el tiempo y donde (cuando sea pertinente) se deben realizar las diferentes actividades.

4.4.

Instructivo: Especifica la secuencia de pasos que se deben cumplir para realizar una actividad especfica, por ejemplo: como utilizar los uniformes de la compaa, etc.

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4.5.

Formato, hoja de campo u hoja de recoleccin de datos.- Forma o Formulario preestablecido en el que se ha de registrar informacin para la solicitud, entrega/recepcin de materiales/informacin, ejecucin de actividades/gestiones relacionadas con el Sistema de Gestin de la Calidad de la compaa.

4.6.

Grfico de corrida.- Forma de registrar los valores que alcanza un indicador en el tiempo, usando un plano de dos ejes.

5.

DESARROLLO DEL PROCESO: Los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad a los que hace referencia este procedimiento deben cumplir las siguientes especificaciones:

5.1.

La estructura del Manual del Sistema de Gestin de la Calidad, Procedimientos e Instructivos, deben incluir un encabezado conteniendo

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informacin general dentro de un recuadro dividido en bloques (ver anexo 1: ) y las siguientes secciones, segn sea el caso:

5.1.1. Manual del Sistema de Gestin de la calidad: Introduccin; Objetivos;

Alcance; Definiciones; Referencia a Requisitos de la Norma ISO 9001:2008; (Sistema de Gestin de la Calidad, Responsabilidad de la Direccin, Gestin de los Recursos, Realizacin del Producto y Medicin, Anlisis y Mejora), (Anexo 4: Organigrama, Anexo 5: Secuencia e Interaccin de los Procesos del Sistema de Gestin de la Calidad o Mapa de Procesos.)

5.1.2. Procedimientos: Polticas; Objetivo; Alcance; Definiciones y terminologa;

Desarrollo del proceso; Autoridad y Responsabilidades; Indicadores del Proceso; Registros, Documentos, Anexos, Referencias y/o Bibliografa; Revisin y Aprobacin; y, Matriz de distribucin de copias.

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5.1.3. Instructivos: Objetivo; Alcance; Definiciones y Terminologa; Desarrollo de

la actividad; Revisin y Aprobacin; Registros y Documentos Anexos; y Matriz de Distribucin de Copias. 5.2. La seccin del encabezado: debe proveer la siguiente informacin general, en todas las pginas del documento: (Anexo 1 Bloques del encabezado de pgina) 5.2.1. El Bloque (1) contiene el nombre de la Compaia con su logotipo. 5.2.2. En el Bloque (2) segn sea el documento, se debe colocar el nombre al que haga referencia el texto, sea manual del Sistema de Gestin de la Calidad, Procedimiento, o Instructivo, seguido por el nombre del documento que se va a desarrollar. 5.2.3. El Bloque (3) contiene el nmero de pgina del documento.

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5.2.4. El Bloque (4) contiene el nmero de la versin, que es igual al nmero de veces que fue revisado. 5.2.5. El Bloque (5) contiene el cdigo del documento al que hace referencia el texto: Ver Procedimiento Control de documentos del Sistema de Gestin de la Calidad. (PQQ 02) 5.2.6. El Bloque (6) contiene la fecha en que entra en vigencia el procedimiento. 5.2.7. El Bloque (7) contiene el nombre y posicin de la persona o grupo de mejoramiento o rea responsable de la elaboracin del documento. 5.2.8. El encabezado de las pginas dos (2) en adelante, debe tener la misma informacin con la variacin del nmero de pgina. 5.3. La seccin Introduccin: debe suministrar informacin general acerca de la organizacin y del Manual del Sistema de Gestin de la calidad. (Esta seccin slo se aplica al Manual del Sistema de Gestin de la Calidad).

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5.4.

La seccin Registros, documentos anexos, referencias y/o bibliografa: debe definir la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad con la cual se relaciona el documento que se est elaborando, adems de incluir los registros y los anexos correspondientes a cada procedimiento. La parte correspondiente a referencias y bibliografa no aplica para los instructivos.

5.5.

La seccin Objetivo: debe proveer de una declaracin concisa del propsito del documento.

5.6.

La seccin Alcance: debe definir a qu y/o a quines se debe aplicar el documento.

5.7.

La seccin Autoridad y Responsabilidades: debe definir la autoridad y las responsabilidades de cada puesto de trabajo dentro del documento.

5.8.

La seccin Definiciones y terminologa: debe proveer la definicin de trminos crticos y/o nicos incluidos en el documento.

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5.9.

La seccin Referencia a Requisitos de la Norma ISO 9001:2008: debe describir todos los elementos que debe tener el Sistema de Gestin de la Calidad para cumplir los requisitos de la norma ISO 9001: 2008 (Esta seccin slo se aplica al Manual del Sistema de Gestin de la Calidad).

5.10.

La seccin Desarrollo del proceso: debe especificar la secuencia de actividades que se deben cumplir para la ejecucin del proceso, especificando claramente: qu, cmo, quin, cuando y donde deben desarrollarse cada una de las actividades del proceso, adems de eliminar cuidadosamente todas las actividades que no agregan valor. Esta seccin se aplica exclusivamente a los Procedimientos y puede completarse con un diagrama de flujo o flujograma

5.11.

La seccin Desarrollo de la actividad: debe especificar la secuencia de pasos que se debe cumplir para desarrollar una actividad. Puede ir acompaada de fotos,

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planos o tablas de lo descrito, en la parte de anexos. Esta seccin se aplica exclusivamente a los Instructivos. La presentacin del manual del Sistema Gestin de la Calidad, Procedimientos e Instructivos: deben realizarse considerando principalmente reglas generales de redaccin, ortografa y los mrgenes apropiados (Anexo 2: Especificacin de mrgenes). 5.12. En la seccin del encabezado de los documentos se deben escribir con tipo de letra Arial de tamao 11 y adems considerar las siguientes especificaciones: 5.13.1. En el Bloque 1 se debe colocar el logotipo oficial de CESSA. 5.13.2. En el Bloque 2 se debe escribir el texto en mayscula, negrita, centrado. 5.13.3. En el Bloque 3 se debe escribir la palabra Pgina en minscula normal, los nmeros de pginas se deben escribir en negrita.

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5.13.4. En el Bloque 4 se debe escribir la palabra Versin en minscula normal, el nmero de la versin se debe escribir en negrita. 5.13.5. En el Bloque 5 se debe escribir la palabra Cdigo en minscula normal, los caracteres alfanumricos del cdigo en maysculas y en negrita. 5.13.6. En el Bloque 6 se debe escribir la palabra Fecha de vigencia en minscula normal y la fecha de vigencia en negrita. 5.13.7. En el bloque 7 se debe escribir el nombre del rea que gener el documento en mayscula y en negrita. 5.13. Deben usarse hojas de papel bond blanco con formato Carta 8,5 x 11 (21,59 cm. x 27,94 cm.), de 75g/m2, no deber llevar recuadro. 5.14. Los textos de todos los documentos mencionados se deben escribir usando el tipo de letra Arial, tamao de carcter 11, considerando lo siguiente:

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5.14.1. Manual del Sistema de Gestin de la Calidad. 5.14.1.1. El nombre de los captulos del Manual del Sistema de Gestin de la Calidad, se debe escribir a continuacin del nmero de identificacin respectivo (ejemplos: 1, 2, 3, etc.) con mayscula y en negrita. 5.14.1.2. El nombre de los sub-captulos o sub-componentes se debe escribir con minscula y en negrita junto al margen izquierdo, a continuacin de los nmeros de identificacin respectivos (ejemplos: 1.1., 1.2, 1.3., o 2.1., 2.2., 2.3., etc.). 5.14.1.3. Los prrafos con nmeros de identificacin de tres dgitos (ejemplos: 1.1.1., 1.1.2., 1.1.3., 1.1.4., etc.) y los prrafos con nmeros de identificacin de cuatro dgitos (ejemplos: 1.1.1.1., 1.1.1.2., 1.1.1.3., 1.1.1.4., o 1.1.2.1., 1.1.2.2., 1.1.2.3., 1.1.2.4., etc.) se deben escribir con minscula normal y con un

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interlineado 1.5 centmetros dentro de l, a continuacin de los nmeros de identificacin respectivos. 5.14.1.4. Cada prrafo se debe separar de los otros prrafos con un interlineado doble. 5.14.2. Procedimientos e Instructivos. 5.14.2.1. Los nombres de las diferentes secciones deben escribirse junto al margen izquierdo a continuacin del nmero de identificacin respectivo (1, 2, 3, etc.), con mayscula y en negrita. 5.14.2.2. El nombre de las sub-secciones o sub-componentes se debe escribir con minscula y en negrita junto al margen izquierdo, a continuacin de los nmeros de identificacin respectivos (ejemplos: 1.1., 1.2, 1.3., o 2.1., 2.2., 2.3., etc.).

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5.14.2.3. Los prrafos con nmeros de identificacin de tres dgitos (ejemplos: 1.1.1., 1.1.2., 1.1.3., 1.1.4., etc.) y los prrafos con nmeros de identificacin de cuatro dgitos (ejemplos: 1.1.1.1., 1.1.1.2., 1.1.1.3., 1.1.1.4., o 1.1.2.1., 1.1.2.2., 1.1.2.3., 1.1.2.4., etc.) identificacin respectivos. 5.14.2.4. Cada prrafo se debe separar de los otros prrafos con un interlineado doble. 5.15.Todos los prrafos de los textos correspondientes al Manual del Sistema de Gestin de la Calidad, a los Procedimientos y a los Instructivos se deben identificar con los nmeros secuenciales correspondientes de tal forma que no excedan de cuatro dgitos (Anexo 3: Orden Secuencial de numeracin de prrafos). se deben escribir con minscula normal y con un a continuacin de los nmeros de interlineado 1.5 centmetros dentro de l,

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5.16.

Las tablas, cuadros y figuras: deben numerarse independientemente entre s, desde el 1 en adelante segn su orden de aparicin en el texto.

5.17.

Para la elaboracin de formatos, reportes u otros documentos especiales de cada departamento o rea, queda a libertad de quien elabora o aprueba el documento la forma del mismo, llevando como requisito indispensable el nombre del documento y cdigo asignado.

6.

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDADES: 6.1. El Coordinador del SGMC es responsable de entrenar y capacitar a los empleados de la compaa en todo lo referente a este procedimiento. 6.2. Todos los trabajadores de CESSA son responsables de cumplir con los requisitos de este procedimiento.

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6.3.

Cada Gerente de Arrea y Jefe de Departamento es responsable de asegurar que el personal a su cargo este debidamente entrenado y capacitado.

7. INDICADORES DEL PROCESO: 7.1. Nmero de documentos que no cumplen las especificaciones de este procedimiento. 7.2. Porcentaje de documentos, sobre el total de documentos del SGC, que no cumplen las especificaciones de este procedimiento.

8. REGISTROS, DOCUMENTOS ANEXOS, REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFA:

8.1. Norma ISO 9001:2008 8.2 Bloques del encabezado de pgina

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2.605 cm.
BLOQUE 6.

2.605 cm.
BLOQUE 5.

2.605 cm.
BLOQUE 4.

2.605 cm.
BLOQUE 3.

1.00 cm. 5.00 cm. 4.5 0 c m.

BLOQUE 7.

0.50 cm. 1.00 cm.

BLOQUE 1. BLOQUE 2. 2.00 cm. 9.40 cm.

8.3. Especificacin de mrgenes. Margen derecho 2.0 cm. Margen izquierdo 3.5m. Margen superior 2.5 cm. Margen inferior 2.5 cm.

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8.4. Orden secuencial de numeracin de prrafos: 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.1.1.

9. REVISIN Y APROBACIN:
RUBRO ELABORADO POR Ing. REVISADO POR APROBADO POR Ing. CCMC NOMBRE FIRMA FECHA 12-may-05 15-jun-05 21-jun-05

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10. MATRIZ DE DISTRIBUCIN DE COPIAS:

No. de copia Nombre de destinat. 01 02 03 04 05 06 07 Puesto Firma Fecha de entrega / / / / / / / / / / / / / /