Reportaje

Comunicacin Interna

El Plan de Comunicacin Interna en Fujitsu como dinamizador de

la filosofa de mejora continua

El jurado de los premios Capital Humano a la Gestin de Recursos Humanos 2009 decidi conceder el galardn en la categora de Poltica Estratgica de Comunicacin Interna a la candidatura presentada por Fujitsu, por la alineacin del Plan de Comunicacin con la filosofa de mejora continua de la empresa, la implicacin de todas las reas en el proceso de comunicacin y la vinculacin entre la deteccin de necesidades, la evaluacin de resultados y los planes de accin
Jos Antonio Carazo, Director de Revista de Comunicacin.

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REVISTA DE COMUNICACIN

Autora: CARAZO JURIEL, Jos Antonio Ttulo: El Plan de Comunicacin Interna en Fujitsu como dinamizador de la filosofa de mejora continua Fuente: Revista de Comunicacin, n 12, pg. 34, dciembre 2009 Resumen: La poltica de Comunicacin Interna de Fujitsu tiene un objetivo claro de implicacin e integracin de todos los empleados de la compaa, con procesos ntidamente definidos, canales claros y estables que permiten informar de manera eficaz a todos los colectivos que integran la plantilla de la empresa y que facilitan la existencia de comunicacin en todos los niveles de la organizacin. El jurado de los premios Capital Humano a la Gestin de Recursos Humanos 2009 decidi conceder el galardn en esta categora a Fujitsu, por la alineacin del Plan de Comunicacin con la filosofa de mejora continua de la empresa, la implicacin de todas las reas en el proceso de comunicacin y la vinculacin entre la deteccin de necesidades, la evaluacin de resultados y los planes de accin. Descriptores: Comunicacin Interna / Mejora Continua

ujitsu es una de las primeras compaas de servicios de tecnologas de la informacin (IT) del mundo y la primera compaa japonesa global de servicios IT, con 167.000 empleados en ms de 70 pases. En Espaa, Fujitsu est presente desde 1973 y cuenta con 1.700 empleados que analizan las peculiaridades del mercado, ofreciendo su experiencia y capacidad tecnolgica aportando diferentes soluciones, plataformas y servicios a clientes de diversos sectores.

Difundir el programa de reputacin, transmitiendo: Cul es la esencia: El realismo. Cules son los atributos: Franqueza, Sintona y Tenacidad. Cules son los diferenciadores, como la estructura organizativa, la visin a largo plazo, el modelo exclusivo de entrega global de servicios basado en los procesos Triole y Sense and Respond. Conocer y escuchar las opiniones y sugerencias de cada una de las personas que integran la organizacin a travs de los canales definidos. Compartir y realizar una adecuada gestin del conocimiento. Fujitsu tiene definidos dos canales de comunicacin bsicos. La que se denomina Comunicacin Corporativa, que es una comunicacin oficial, uniforme y de carcter simultaneo para toda la empresa, y la que se realiza directamente por el equipo de managers de la compaa, que es ms directa, bidireccional, que fomenta el papel del lder-comunicador, que es ms cercana y prxima a los intereses de cada empleado adscrito a cada departamento. Ambas vas son complementarias e interdependientes entre s. Y as mismo, conviven con otras vas de comunicacin que soportan y apoyan los mensajes con el objetivo de integrar a todos los empleados en la compaa...

EL PLAN DE COMUNICACIN INTERNA

La poltica de comunicacin interna tiene un objetivo claro de implicacin e integracin de todos los empleados de la compaa, con procesos ntidamente definidos, canales claros y estables que permiten informar de manera eficaz a todos los colectivos que integran el equipo de Fujitsu y que facilitan la existencia de comunicacin en todos los niveles de la organizacin. Jos Antonio Ciria, Director de Recursos Humanos, explica que teniendo en cuenta las dimensiones de nuestra organizacin, su elevada presencia/dispersin a nivel geogrfico y la importancia que tiene la comunicacin en la cultura corporativa de Fujitsu, consideramos imprescindible disponer de un Plan de Comunicacin Interna diseado minuciosamente que establezca unos objetivos, procedimientos claros y precisos que permitan asegurar su implantacin en toda la compaa, y herramientas que facilitan un amplio despliegue a toda la organizacin. Por ello, desde 1999, y en lnea con la metodologa Lean de Mejora Continua, Fujitsu est trabajando con constancia en la mejora y efectividad del mismo, con un Plan que se adapta continuamente a un entorno cambiante y a las nuevas necesidades que van surgiendo a todos los niveles organizativos. Como objetivos concretos que se persiguen a travs del Plan de Comunicacin estn los siguientes: Mantener puntualmente informados a todos los empleados de Fujitsu acerca de los objetivos, proyectos y estrategias de negocio para conseguir un mayor compromiso, motivacin y alineamiento con los mismos. Compartir informacin relevante sobre la compaa.

EL PROCESO DE MEJORA CONTINUA

En lnea con la metodologa Lean, de mejora continua, el Plan de Comunicacin Interna iniciado en 1999 se ha revisado anualmente para incorporar mejoras en las diferentes herramientas y acciones de Comunicacin que permitan incrementar las vas de comunicacin y su calidad. Actualmente existe un grupo de trabajo centrado en la mejora del proceso de comunicacin y la incorporacin de nuevas acciones alineadas con el desarrollo de la compaa. Existen tres equipos de trabajo pertenecientes a diferentes reas, coordinados y liderados por el rea de Comunicacin de RR.HH., que trabajan en la mejora, evolucin y enrique cimiento del Plan de Comunicacin Interna:

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Fujitsu tiene definida una Comunicacin Corporativa, oficial, y otra realizada por el equipo de managers, bidireccional, que fomenta el papel del lder-comunicador.

realizado Reuniones en Cascada a las que han asistido todo su equipo, dando feedback a RR.HH. de cada una de ellas, de modo que toda la compaa ha recibido esta informacin. (Esto ha supuesto 1.080 horas). A travs del Plan de Gestin del Desempeo, los Directores y Managers de Fujitsu han establecido objetivos a todos los miembros de su equipo (a da de hoy un 100 por ciento de la compaa dispone de objetivos establecidos). Para ello han asistido a cursos de formacin en los que han aprendido a establecer objetivos de forma objetiva y consensuada con el empleado. Impacto: 1.700 personas. Programa de Reputacin: El objetivo de este programa es explicar a toda la plantilla cul es la reputacin de la compaa y cmo sta se crea y se destruye por la accin de todos y cada uno. Por ello, se est dando una formacin de 1,5 horas cada tres meses (todos los empleados de Fujitsu han dado un mnimo de 6 sesiones) o bien en pequeos grupos (team meeting) a travs de los responsables de grupo o bien en grupos de hasta 50 personas (regional briefings) a cargo de los llamados Champions. Impacto: 1.700 personas. Se han incorporado todos los mensajes de Misin y Valores de la compaa a travs de este Programa de Reputacin distribuyndolos en carteles por toda las oficinas de la compaa. En 2008 naci un grupo de trabajo llamado Fujitsu en Femenino en el que el ndice de participacin por parte de las empleadas casi se ha triplicado en tan slo cuatro meses. En l comenzaron doce personas y a da de hoy lo componen treinta mujeres que acuden a reuniones mensuales, participan en diversos equipos de trabajo cuyos resultados se comunican peridicamente al resto de la organizacin, estableciendo diversos canales de comunicacin tanto dentro como fuera de la organizacin gracias a un equipo dedicado en concreto a este tema (por ejemplo: trabajando en implantacin del Proyecto Desayunos de Trabajo con la Direccin, como herramienta de comunicacin abierta e informal entre la Direccin y cualquier empleado de la compaa , creacin de una web para Fujitsu en Femenino). Desde octubre de 2008 se estn realizando sesiones en Gestin de Comunicacin: Role del Manager cada dos meses a People Managers en los que hasta ahora han participado 180 managers. Actualmente se han dedicado 63 horas/manager en sesiones, para reforzar el papel del Manager en la comunicacin y transmisin de la informacin a los equipos de trabajo sobre procesos de la compaa y establecimiento de objetivos. En la actualidad, todos los empleados de Fujitsu disponen de acceso a correo electrnico, de modo que cada mes reciben por correo electrnico todo tipo de informacin relevante como: comunicaciones puntuales, revista Im@s, convocatorias internas, mensajes de la Direccin. Esto supone un incremento en los accesos a la informacin corporativa de un 37 por ciento de la plantilla en el ltimo trimestre.

Un equipo de cuatro personas de RR.HH. trabajan en la

incorporacin de mejoras al proceso de Comunicacin Interna e inclusin de nuevas iniciativas. Otro equipo resultante del grupo de Fujitsu en Femenino formado por otras cuatro personas de diferentes reas de la compaa trabajan en la lnea de incorporar nuevas iniciativas al proceso de comunicacin. Desde el rea de Marketing hay un grupo de tres personas que dedican sus esfuerzos al apoyo de los mensajes internos en cada una de las acciones de comunicacin lanzadas a los empleados.

Todos los integrantes de estos equipos se ocupan, a su vez, de obtener informacin y feedback relevante del resto de la compaa con el objetivo de enriquecer y optimizar el Plan, al tiempo que se implica y compromete a la direccin y a los empleados con esta iniciativa. Los principales criterios y mtodos para la deteccin de las necesidades en materia de Comunicacin Interna son: Informes y feedback de la reunin de cascada trimestral. Employee Engagement Survey. Feedback de cada reunin mensual de departamento. Entrevistas de seguimiento nuevas incorporaciones. Buzn de sugerencias. Encuestas ad hoc en momentos puntuales.

PROGRAMAS ESPECIALES Y RESULTADOS OBTENIDOS

A lo largo de estos ltimos aos se han conseguido altsimos ndices de participacin e implicacin en aquellos proyectos a los que ms relevancia se ha otorgado desde el Plan de Comunicacin Interna. Algunos ejemplos relevantes de resultados obtenidos en este ltimo ao son los siguientes: Han asistido a la ltima Reunin en Cascada, liderada por el Director General de la compaa Juan Mara Porcar y con el apoyo de los Departamentos de Marketing y RR.HH., la totalidad de los Directores y Managers de la empresa (180 personas), aportando a RR.HH. feedback acerca de los temas tratados en ellas y recibiendo al mismo tiempo un feedback general por parte de RR.HH. de toda la informacin recibida. A su vez, estos 180 Managers han

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