NORMATIVIDAD SOBRE ARCHIVOS

VER REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS VER DECRETO 1126 VER LEY 594 DE 2000

RELACIN DE NORMAS SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA Contra lo que suele creerse, en la legislacin colombiana existen no pocas disposiciones atinentes a los archivos activos, intermedios e histricos. La dispersin de las mismas ha hecho que muchos funcionarios obligados a observarlas no den cabal cumplimiento a los mandatos constitucionales, legales y reglamentarios que tienen que ver lon los archivos. Por su parte, los responsables de estos no pueden actuar frente a las autoridades del orden municipal, departamental o nacional en demanda de la atencin que requiere el trmite documental o el patrimonio histrico de la Nacin. Con esta breve relacin el Archivo general desea informar a las autoridades, archivistas, funcionarios y ciudadanos en general, acerca de los ms importantes preceptos y las normas escenciales relativas a los archivos para que con el esfuerzo y la participacin de todos se cumplan las disposiciones vigentes y se avance en la construccin de la poltica archivstica en nuestro pas. El cumplimiento y el respeto de los derechos fundamentales consagrados en la Constitucin Poltica de Colombia, como el derecho a la Informacin(art.23), Acceso a los Documentos Pblicos (art.74), sern posibles si en la administracin pblica se establece una verdadera y responsable organizacin tcnica de los archivos en todos sus niveles, que sirva para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno la informacin requerida por los ciudadanos. Los archivos activos o de gestin son fundamentales para la administracin pblica y la guarda de los derechos ciudadanos y los archivos histricos conservan la memoria colectiva que es esencial para la identidad de la Nacin. Por tales razones a ningn ciudadano y tanto menos a ning funcionario le pueden ser indiferentes los archivos. Invitamos muy especialmente a los funcionarios de la administracin pblica y a los archivistas a consultar las disposiciones referenciadas para sustentar la elaboracin de proyectos y la definicin de acciones archivsticas que hagan de

los archivos centros de informacin tiles para la gestin administrativa y partes fundamentales del patrimonio cultural del pas.

CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA. Artculos: 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,313.

LEYES Ley 4 de 1913. Ley 47 de 1920. Ley 45 de 1923. Ley 40 de 1932. Ley 14 de 1936. Ley 163 de 1959. Ley 39 de 1981. Ley 23 de 1981. Ley 23 de 1982. Ley 57 de 1985. Ley 63 de 1986. Ley 6 de 1992. Obligacin de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. Sobre proteccin del patrimoni o documental y artstico. (Art.99) Sobre conservacin de documentos bancarios. Sobre registros y reformas civiles de las personas. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural. Sobre proteccin de patrimonio cultural. Sobre microfilmacin y certificacin de archivos. Regula archivos de las historias clnicas. Sobre derechos de autor. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos. Aprueba el tratado que prohibe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de bienes culturales. (Art.74) Uso y valor probatorio al disco ptico en documentos tributar ios.

Ley 31 de 1992. Ley 80 de 1989. Ley 80 de 1993. Ley 44 de 1993. Ley 136 de 1994 Ley 190 de 1995. Ley 734 de 2002. Ley 270 de 1996. Ley 527 de 1999

(Arts. 54 - 55) Publicidad, reserva y conservacin documentos Banco de la Repblica. Crea el Archivo General de la Nacin de Colombia. (Arts. 39 y 55) Estatuto de Contratacin Administrativa. Sobre derechos de autor, funcionarios pblicos. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacin y funcionamiento de los municipios (Arts. 27 y 79) Estatuto Anticorrupcin. (Arts 34 y 35) Cdigo Disciplinario nico. (Art. 95) Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en la Administracin de Justicia. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000

DECRETOS Decreto 2527 de 1950. Decreto 3354 de 1954. Decreto 264 de 1963. Decreto

Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio. Restringe adulteracin, recorte y dobles de microfilmes y prohibe la incineracin de documentos microfilmados. Reglamenta la ley 163 de 1963, sobre defensa y conservacin del patrimonio historico, artstico y monumentos. Estatuto notarial.

960 de 1970. Decreto 1260 de 1970. Decreto 2274 de 1980. Decreto 624 de 1989. Estatuto de registro civil de las personas.

Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccin a los archivos

Uso de medios magnticos en la informacin tributaria.

Decreto 1798 de 1990. Decreto 2126 de 1992. Decreto 2620 de 1993. Decreto 663 de 1993. Decreto 2649 de 1993. Decreto 855 de 1994. Decreto 856 de 1994. Decreto 1584 de 1994. Decreto 1382 de

(Art. 31) Conservacin de libros y papeles de los comerciantes.

(Art 51) Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores. Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos.

(Art 96) Estatuto Orgnico del Sistema Financiero.

(Art 123 y 134) Archivos contabilidad general.

(Art 3) Ofertas para la contratacin pblica.

(Art 11) Libros y archivo del Registro nico de proponentes. (Art 8) Documentacin e informacin estrictamente indispensable. Pargrafo: Conservacin de documentos. Registro proponrntes Cmara de Comercio. Tablas de retencin documental y transferencias al Archivo General de la Nacin de Colombia.

1995. Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticacin de documentos originales y uso de sellos; prohibe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohibe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades pblicas; autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos; prohibe limitar el uso de las tecnologas de archivo documental por parte de los particulares, entre otros. Archivos laborales informticos.

Decreto 1748 de 1995. Decreto 1094 de 1996. Decreto 998 de 1997.

Facturas electrnicas. Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el decreto 1382 de 1995.

Decreto 1725 de 1997. Decreto 1474 de 1997. Decreto 1571 de 1998

(Art 54) Divisin de documentacin DIAN.

Certificaciones laborales de empleados.

(Art 12) Archivos de Historias Laborales.

Decreto 1126 de 1999 Decreto 254 de 2000

Por el cual se adscribe el Archivo General de la Nacin al Ministerio de la Cultura. Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional. Art. 39 Conservacin de los Archivos segn disposiciones del AGN y disponibilidad de recursos para su preservacin, y Art. 40 Expediente de liquidacin.

ACUERDOS DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DE COLOMBIA ACUERD O 07 de 1994 ACUERD O 08 de 1995 ACUERD O 09 de 1995 ACUERD O 012 DE 1995 ACUERD O 02 de 1996 ACUERD O 06 DE 1996 ACUERD O 011 de 1996 ACUERD O 02 de 1997 ACUERD O 022 de 2000 ACUERD O 047 de 2000 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Ordenada por el Decreto 1382 de 1995 Por el cual se reglamenta la presentacin de las tablas de retencin documental al Archivo General de la Nacin. Ordenadas por el Decreto 1382 de 1995

Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994" Reglamento General de Archivos", "Organos de direccin, coordinacin y asesora". Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 7 de 1994. Por el cual se crea el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin. Por el cual se establecen criterios de conservacin y organizacin de documentos

Por el cual se prorroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995 para la de presentacin de las Tablas de Retencin Documental de los Organismos Nacionales. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 "Reglamento General de Archivos","Organos de Direccin, Coordinacin y Asesora". Por el cual se desarrolla el artculo 43 del captulo V "Acceso a los documentos de Archivos", del Archivo General de la Nacin del Reglamento General de Archivos sobre "Restricciones por razones de conservacin".

ACUERD O 048 de 2000 ACUERD

Por el cual se desarrolla el artculo 59 del captulo VII "Conservacin de Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre " Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental".

O 049 de 2000 ACUERD O 050 de 2000

Por el cual se desarrolla el artculo 61 del captulo VII "Conservacin de Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre "Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos". Por el cual se desarrolla el artculo 64 del captulo VII "Conservacin de Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre "Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situacione de riesgo".

ACUERD O 056 de 2000

Por el cual se desarrolla el artculo 45, "Requisitos para la consulta", del captulo V, "Acceso a los Documentos de Archivo", del Reglamento General de Archivos

ACUERD O 017 de 2001 ACUERD O 060 de 2001 ACUERD O 16 de 200 2 ACUERDO 037 de 2002

Por el cual se adopta el estatuto interno del Archivo General de la Nacin. Por el cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas. Por el cual se adopta la poltica archivstiva y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos pblicos de las Cmaras de Comercio. Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus Pargrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Por el cual se regula el procedimiento para la el y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000 Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 20 y su pargrafo, de la ley 594 de 2000 Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que

ACUERDO 038 de 2002 ACUERDO 039 de 2002 ACUERDO 041 de 2002

ACUERDO 042 de 2002 RESOLUCI ONES RE SOLUCI N 142 de 1996 RESOLUCI N 033 de 1997 RESOLUCI N 147 de 1997 RESOLUCI N 068 de 1998 RESOLUCI N 013 DE 2003

cumplan con funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Por la cual se crea el Comit Nacional de Archivos de la Educacin Superior del Sistema Nacional de Archivos. Por la cual se crea el Comit Nacional de Archivos Eclesiticos, de Iglesias, Cultos y Religiones. Por la cual se crea el Comit de Transferencias de la Documentacin Histtica al Archivo General de la Nacin. Por la cual se modifica el numeral 7 del artculo 2 de la Resolucin 142 de 1996 Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nacin cobrar por concepto de la venta de bienes y servicios que ofrece.

CIRCULARES CIRCULAR Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos en 01 DE 1997 Colombia CIRCULAR Parmetros a tener en cuenta para la implementacin de nuevas 02 DE 1997 tecnologas en los archivos pblicos CIRCULAR 01 DE 1998 Creacin y desarrollo del Archivo General del municipio CIRCULAR 01 DE 2001 Elaboracin y adopcin de Tablas de Retencin Documental

CIRCULAR Organizacin y Conservacin de los documentos de archivo de las Entidades 07 DE 2002 de laRama Ejecutiva delOrden Nacional. CIRCULAR 04 DE 2003 Organizacin de las Historias Laborales DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CODIGOS COLOMBIANOS Cdigo de Procedimiento Civil. Artculos: 175, 251, 252, 253, 254, 255, 256, 257, 258, 259, 261, 262, 263, 264, 268, 269, 272, 273, 279, 281, 282. Cdigo Penal. Artculos: 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 287, 289, 291, 292, 293, 294, 309, 192, 194. Cdigo de Procedimiento Penal. Artculos: 155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265, 275. Cdigo Contencioso Administrativo. Artculos: 17, 18, 19 Subrogado artculo 12 de la Ley 57 de 1985, 21, 24 Subrogado artculo 17 de la Ley 57 de 1985, 25, 29. Cdigo de Rgimen Plitico Municipal (Ley 4 de 1913) Artculos: 289, 316, 320, 337. Cdigo de Comercio. Artculos: 19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69, 70, 619. Cdigo Sustantvo del Trabajo. Artculos: 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488, 489. REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS

Texto aprobado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin mediante Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 PRESENTACIN

La legislacin archivstica es tan esencial a los archivos que su propia existencia y el papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho dependen de la normatividad que regule su labor. La nocin de legislacin archivstica se deriva de los propios archivos y resulta indispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos y el carcter de bien cultural de los archivos histricos. La larga historia de los archivos en el mundo occidental pone en evidencia cmo la permanente preocupacin por la normatividad, la legislacin y los reglamentos, se genera por la naturaleza jurdica de los documentos y del valor probatorio y testimonial que se les ha reconocido a lo largo de los siglos. El ordenamiento jurdico de los centros documentales ha estado estrecham ente ligado a las estructuras polticas y administrativas del estado desde sus propios orgenes que se confunden con el surgimiento de la sociedad poltica y ms exactamente a partir de la nocin de archivos pblicos que deviene del concepto mismo del poder pblico. En los inicios de los tiempos modernos uno de los primeros reglamentos de archivo fue el de la Corona de Aragn expedido en 1384. A partir del siglo XVI, con el surgimiento y la consolidacin del Estado-Nacin la necesidad de una legislacin archivstica fue ms evidente y sentida. El principio de libre acceso a los archivos pblicos que definiera la Asamblea Nacional Francesa en tiempos de la Revolucin, hizo ms perentoria una legislacin concebida como un ordenamiento de inters pblico y un precepto social teniendo en cuenta la importancia de los archivos para la sociedad en su conjunto. De esta forma, la normatividad lejos de ser un fin en s misma, se constituye en un medio para lograr propsitos administrativos y sociales de rango superior. En efecto, el Estado como expresin poltica de la sociedad, funciona y administra tomando decisiones que quedan registradas en documentos de diverso soporte. La documentacin que producen las dependencias oficiales pertenece a la Nacin, interesa a la sociedad y se convierte en el testimonio histrico que se integra al patrimonio general de la humanidad. El acceso a la informacin y a los documentos pblicos que consagran las leyes fundamentales de los sistemas democrticos tanto como el flujo informativo de la propia administracin, hacen que la relacin entre Estado y sociedad sea ms dinmica e integral y por lo mismo haya un mayor grado de compromiso y solidaridad entre los miembros de una comunidad. La posibilidad de acceder a los documentos de la administracin permite una mayor participacin ciudadana en la vida poltica, hace ms transparente la gestin pblica y contribuye a consolidar el sentido de pertenencia a la comunidad nacional. De lo anterior se deriva la necesidad de disponer de una legislacin con fundamento en las teoras archivsticas ms elaboradas y a partir de las tendencias metodolgicas ms depuradas. Normatividad que en primer trmino debe estar acorde con los principios constitucionales y las disposiciones legales vigentes, ajustarse estrictamente a la razn de ser de los archivos -la

conservacin y la consulta-, tener en cuenta los requerimientos de una sociedad en permanente evolucin y cambio, cuyo dinamismo demanda informacin permanente, abrir espacio a los avances tecnolgicos y cientficos y desde luego confrontar la teora con la prctica para que los cambios sean fcilmente asimilables. El presente reglamento ha sido construido teniendo en cuenta los anteriores presupuestos. Se ha partido de unos principios de validez uni versal y de unos criterios rigurosos y tcnicos y asimismo se han considerado experiencias del quehacer archivstico en nuestro medio y en pases con una tradicin administrativa, documental y cultural similares. Gracias a los aportes, en primer trmino de de administradores, juristas, historiadores, usuarios en general, esta norma aborda problemas esenciales del trabajo pretensin de innovacin y tanto menos con pruritos archivstas as como investigadores, tcnicos y temas y archivstico sin ninguna de novedad.

Algunos tpicos apenas se sugieren, otros no se desarrollan y no pocos requeriran una mayor discusin, pero se ha tenido el cuidado de estar a tono con la moderna concepcin archivstica y con los enfoques ms actualizados. Asimismo se han tenido en cuenta las experiencias ms probadas y una amplia informacin legislativa. Muchos aspectos debern desarrollarse a partir del anlisis de diversas perspectivas para llegar a soluciones en cada paso particular y otros requerirn una ms amplia y profunda reflexin. A partir de un bagaje terico y conceptual, amplio y renovado, teniendo en cuenta los mtodos, prcticas y tcnicas ms utilizadas en nuestro medio as como las circunstancias y condiciones propias, se ha elaborado el presente reglamento. Este ha sido concebido como un instrumento de trabajo en busca de la normalizacin de las diversas tareas y homogenizacin del lenguaje propio del quehacer archivstico que es indispensable para la construccin de una poltica de conservacin en los archivos histricos y de administracin de documentos en los archivos activos. A partir del concepto de Archivo Total, que alude no slo a las diferentes etapas del ciclo vital del documento sino a los distintos soportes en que se pueda hallar la informacin, el presente reglamento da pautas sobre los aspectos ms importantes del trabajo archivstico, con el objeto de que se establezca un control racional y ordenado tanto de la produccin como del trmite documental. Desde luego, muchos de los principios que lo inspiran y muchos conceptos que se adoptan como el propio de archivo, siguen siendo objeto de una gran controversia. Las disposiciones acordadas definen pautas para la prestacin de servicios archivsticos y buscan superar la informalidad, variabilidad y subjetividad de los criterios y tcnicas seguidas en el trabajo de archivos que tanto dao ocasionan y que van desde un deficiente servicio hasta la desaparicin de gran cantidad de documentos esenciales para la administracin y valiosos para el patrimonio cultural del pas. Las diferencias conceptuales que pueden darse, estn acorde con la naturaleza de una disciplina en formacin como la archivstica y asimismo

surgen gracias a la profunda renovacin metodolgica de un quehacer de larga tradicin o por las aplicaciones tecnolgicas y de la informtica que se estn dando en el trabajo de los archivos. La discusin terica y metodolgica que suscite el presente instrumento de trabajo ser bienvenida porque permitir refinar principios, actualizar conceptos y elaborar nuevas normas hasta llegar a una Ley General de Archivos que tanta falta hace al pas. El Archivo General de la Nacin espera que este Reglamento General ayude a los archivos colombianos, en el umbral del siglo XXI, a cumplir sus objetivos esenciales de ser apoyo para la administracin y elementos de la cultura, lograr su pleno desarrollo como centros de informacin, modernizar su trabajo para hacerlo ms eficiente y eficaz, coadyuvar en la consolidacin de una democracia y en el establecimiento de sistemas de control, reafirmar su propia institucionalidad y servir con calidad al ciudadano para la salvaguarda de sus derechos y la defensa de sus intereses. Quisiramos agradecer, finalmente, a quienes de una u otra forma colaboraron con la preparacin del documento sometido a consideracin de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin. Es del caso destacar las sugerencias de muchos archivstas, las propuestas de algunos grupos de trabajo, la discusin dada en el Segundo Seminario del Sistema Nacional de Archivos y en particular la tarea del equipo de trabajo de la entidad integrado, entre otros, por Jacqueline Murillo Snchez, Julio Parra, Gilberto Villa, Jorge Caicedo, William Martnez, Myriam Meja, Jos Alberto Giraldo, Clara Ins Casilimas y Julia Godoy as como los aportes de la asesora Myriam Marn. Jorge Palacios Preciado Director Archivo General de la Colombia

Nacin

de

INTRODUCCIN

El Reglamento General de Archivos se constituye en un importante punto de partida en desarrollo de la Ley 80 de 1989 y responde a una necesidad sentida en la comunidad archivstica del pas. El objetivo de este reglamento es proporcionar a las diferentes instituciones y personas comprometidas con el desarrollo y la investigacin archivstica, una herramienta conformada por una serie de parmetros y lineamientos de aplicacin general y un marco conceptual que permitan el mejor desempeo de las tareas archivsticas y la posibilidad de hablar un lenguaje comn.

ANTECEDENTES

El presente documento se inici en febrero de 1992 con fundamento en la Ley y en la observacin de una serie de experiencias de pases con una tradicin archivstica similar a la de Colombia, como Espaa, Mxico, Cuba, Costa Rica, y teniendo en cuenta las recomendaciones y directrices que en esta materia ha dado la UNESCO, a travs de su Programa General de Gestin de Documentos y Administracin de Archivos para los Sistemas Nacionales de Archivos. Igualmente se hizo un anlisis concienzudo de la teora archivstica ms actualizada, elaborada por tratadistas de reconocida trayectoria internacional como Theodore Schellemberg, Frank B. Evans, Michael Duchein, Aurelio Tanodi, Artel Ricks, Charles Kesckemeti, Antonia Heredia y Manuel Vzquez, entre otros. Se inici como una tarea prioritaria del Archivo General de la Nacin, an en su etapa de consolidacin, ejecutada por la Direccin General y la Oficina de Planeamiento Archivstico. As surgi el primer documento de trabajo que se present a la Junta Directiva de la Entidad. Por decisin de la Direccin General del Archivo, se conform un Grupo de Trabajo que retom el documento con sus antecedentes. Su estudio y anlisis dio como resultado la primera versin provisional del documento, entregada al Comit de Normalizacin, el 21 de octubre de 1993. La oficina de Planeamiento Archivstico, como coordinadora del Comit de Normalizacin, dentro del marco del Sistema Nacional de Archivos, consider necesario, adems de oportuno, presentarlo al Segundo Seminario del Sistema Nacional de Archivos realizado el 3 de diciembre del mismo ao, como una propuesta que le permitiera iniciar sus labores desarrollando tareas concretas. Habiendo recogido y analizado las observaciones sobre el documento, durante el primer trimestre del ao 1994 y tras su estudio y aprobacin por parte de la Junta Directiva del Archivo, se entrega al pas y a la comunidad archivstica el presente Reglamento General de Archivos.

ORGANIZACIN DEL DOCUMENTO

El Reglamento General de Archivos est organizado por partes, las cuales se dividen en captulos y stos a su vez en artculos. La parte preliminar formula inicialmente los principios rectores sobre los cuales se estructura el desarrollo del presente Reglamento y contempla una serie de disposiciones generales relac ionadas con algunos conceptos fundamentales que resultan esenciales para la normalizacin del quehacer archivstico.

Asimismo, se especifican las fases de formacin de los archivos y categorizacin de los oficiales, precisando que stos dependern de las entidades en cuya estructura se encuentran ubicados y es obligacin de aquellas la aplicacin y cumplimiento del Reglamento, a travs de una coordinacin a nivel directivo o al ms alto nivel ejecutivo, sin perjuicio de las funciones asignadas por la ley al Archivo General de la Nacin. Se establece el campo de aplicacin de este reglamento que abarca todas las instituciones archivsticas oficiales de los rdenes nacional, departamental, municipal, distrital, los territorios indgenas, las entidades territoriales que se creen por ley, las divisiones administrativas y los archivos histricos especiales. Finalmente en esta parte, se define la responsabilidad que tienen los servidores pblicos de entregar y recibir los documentos de archivos pblicos debidamente inventariados. Igualmente, establece las obligaciones y criterios que deben observar los funcionarios de archivo, con el fin de dar a este bien mueble el valor que tiene para la gestin de las entidades, los derechos ciudadanos y como potencial patrimonio documental del pas. En la parte I se establecen los rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora de la funcin archivstica a nivel nacional y se determina su composicin, objetivos y funciones. En concordancia con la Ley, se define al Archivo General de la Nacin como el Organo de Direccin y Coordinacin y se crean un Comit Evaluador de Documentos, rgano asesor de esta materia, y los comits tcnicos asesores necesarios para el desarrollo de la poltica archivstica, en el marco del Sistema Nacional de Archivos. Por otra parte se precisa la creacin del Comit de Archivo al interior de cada institucin, como un grupo asesor de alta direccin encargado del desarrollo tcnico-administrativo del archivo. La parte II: Organizacin y Funcionamiento de los Archivos y Servicios Archivsticos, se divide en ocho captulos que corresponden a tareas propias de la Gestin Archivstica. El captulo I trata de la Gestin de Documentos, se precisa que las entidades oficiales son las responsables del trmite documental, desde su produccin o recepcin hasta su preservacin y disposicin final y de la administracin de sus archivos. Se habla del concepto de eliminacin de documentos y del papel que corresponde al Archivo General de la Nacin y al Comit Evaluador de Documentos de esta tarea. El captulo II, denominado Estructura de los Fondos, trata lo relativo a la Clasificacin de los fondos documentales, tarea que debe adelantarse con un criterio orgnico-funcional con fundamento en el principio de procedencia; se refiere tambin a la ubicacin de las unidades documentales. El captulo III: Entrada y Salida de Documentos en los Archivos, se refiere a dichos eventos y da las pautas a seguir en tales casos. Se establecen varios registros, como los de entrada y salida de documentos, registro de depsitos y salidas temporales.

El captulo IV que se refiere a La Descripcin de los Documentos seala y define los diferentes instrumentos de Control y Consulta: Guas, Inventarios, Catlogos e ndices de los Fondos Documentales, de acuerdo con la naturaleza de stos y las prioridades del servicio. Establece que el Archivo General de la Nacin formular las normas tcnicas necesarias sobre la elaboracin de los instrumentos de control, descripcin y consulta, con el fin de lograr homogeneidad en los diferentes archivos. De otro lado determina que los archivos oficiales deben incluir en sus programas de trabajo proyectos de descripcin de documentos o anlisis de informacin. El Acceso a los Documentos de Archivo, que corresponde al captulo V, hace referencia al derecho que tienen los ciudadanos de acceder a los documentos de archivos pblicos, de conformidad con el artculo 74 de la Constitucin Poltica y al derecho de peticin que puede ejercer para tener acceso a los documentos pblicos o a la informacin contenida en stos. Se seala la restriccin general consagrada en el mismo artculo de la Constitucin Poltica, de negar la consulta slo a aquellos documentos respecto de los cuales exista ley que les de carcter de restringidos. Adicionalmente, se establecen restricciones especiales frente a aquellos documentos que, por su estado de conservacin, puedan ser afectados por el acceso directo, con la aclaracin que, deber suministrarse la informacin contenida en ellos. Se reafirma el cese de la reserva legal sobre los documentos de archivos pblicos a los treinta aos de expedidos, de acuerdo con lo establecido en la Ley 57 de 1985. Por otra parte, se mencionan aspectos relacionados con el ingreso a las sedes de los archivos y los requerimientos para la consulta de los documentos. El captulo VI titulado Reprografa de los Documentos hace referencia a los servicios de reprografa y al trmite para la duplicacin de documentos. Seala que los directores de archivos podrn establecer los procedimientos tcnicos de reproduccin en los casos en que as lo requieran las caractersticas fsicas de los soportes y, por otra parte, que el Archivo General de la Nacin, a travs del servicio de reproduccin de documentos, coordinar y supervisar los proyectos de reproduccin sistemtica de fondos documentales realizados por personal especializado. Finalmente, se expone la necesidad de crear un Archivo de Seguridad, dotado de condiciones especiales para la conservacin de los nuevos soportes documentales. El captulo VII se refiere a la Conservacin de los Documentos; en l se enfatiza sobre los procesos de conservacin preventiva, conservacin y restauracin de documentos. Se especifica que los documentos de archivo se deben contener en unidades de conservacin adecuadas que faciliten su consulta y preservacin. Se insiste tambin en la necesidad de adoptar medidas de conservacin preventiva frente al deterioro normal de los documentos y se reitera la obligacin y responsabilidad de las entidades pblicas frente a la conservacin de sus archivos y documentos originales, sin importar su soporte.

Igualmente se seala que las condiciones de los edificios y locales destinados a archivos deben garantizar la conservacin de los mismos y subraya la necesidad de adoptar todas las medidas conducentes a asegurar la preservacin del patrimonio documental del pas. Para finalizar la parte II, el captulo VIII, titulado Disposiciones Varias, expone algunas consideraciones a tener en cuenta para la adopcin y aplicacin del Reglamento. La parte III, contempla la presentacin del glosario que condensa el vocabulario tcnico empleado y las definiciones que fueron consideradas y discutidas como propias de este instrumento normativo. Para facilit ar la consulta del cuerpo del Reglamento se prepar un ndice, organizado alfabticamente por los ttulos del articulado y ciertas palabras claves que remiten al nmero del artculo en el cual se hallan desarrolladas. Con el fin de sustentar y dar un relevamiento a las fuentes documentales y de informacin que apoyaron la configuracin de la presente reglamentacin, se esboza la bibliografa general que obedece en su organizacin a los criterios bibliotecolgicos establecidos para tal efecto. Con informacin complementaria y explicativa (serie de anexos actualizados), se acompaa el texto del presente Reglamento. CONSULTA

Para la Consulta se recomienda leer la presentacin y el contenido. En caso de duda sobre cualquier concepto de tipo archivstico, se sugiere remitirse al Glosario. Para la preparacin del glosario se seleccionaron los trminos del texto central del Reglamento y se relacionaron en orden alfabtico. REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide e l Reglamento General de Archivos La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin de Colombia en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990. Considerando:

Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) precepta: fijar polticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva. Que el numeral d) del citado artculo estipula que es funcin del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION: Formular, orientar, coordinar y controlar la poltica nacional de archivos... Que el artculo tercero del Decreto 1777 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Velar por la conservacin, incremento y de la Nacin mediante la planeacin y la a nivel Nacional... de 1990, seala los objetivos del y en su numeral a) manifiesta: difusin del patrimonio documental formulacin de la poltica archivstica

Que el artculo cuarto del Decreto Ibdem, precisa las funciones del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION y en su numeral h) indica: regular y racionalizar la produccin, gestin y administracin de los archivos de la Administracin Pblica. Que el artculo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva, y en su numeral a)dispone: Adoptar y evaluar peridicamente la poltica archivstica a nivel nacional, y que en su literal c) taxativamente manifiesta: Expedir normas y reglamentos generales sobre organizacin de los archivos, administracin y gestin de documentos, descripcin, investigacin, consulta, reprografa, certificacin, transferencias, retencin, seleccin y conservacin de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalizacin y normalizacin del trabajo archivstico a nivel nacional. Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989 y en el Decreto 1777 de 1990, Acuerda: ARTICULO PRIMERO. Adoptar y expedir el presente Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivstico del pas. Parte Preliminar ARTICULO 1. Principios rectores. Los Archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los afecten en los trminos previstos por la Ley. Los documentos que conforman los archivos son importantes para la administracin y la cultura porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Los archivos son parte fundamental y constitutiva de la Administracin Pblica, rganos consultivos esenciales del Estado, instrumentos bsicos para su modernizacin, manifestaciones concretas de su gestin, su poltica y sus finalidades. Los archivos, por su propia naturaleza, son consustanciales a la gestin gubernamental; son parte legtima y necesaria para el funcionamiento del Estado; constituyen una herramienta indispensable para la administracin de la justicia y para la gestin econmica, poltica y administrativa del mismo; son testimonio de los hechos y las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones; favorecen la acumulacin de los elementos necesarios para la comunicacin de las ideas y la continuidad de los pueblos. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia y secuencia de las agencias del gobierno en el servicio al ciudadano. En un sistema democrtico los archivos son tribunal de ltima instancia con relacin a la gestin y la moral administrativa. Son garanta de la transparencia en el desarrollo de la gestin pblica; el acceso a la informacin que conservan estimula el debate, la participacin ciudadana y el necesario control poltico en un Estado de Derecho. Los archivos no agotan su razn de ser para el saber como fuente de la historia social, econmica, poltica, de la administracin, de las ideas, de las mentalidades o de los valores. Como entes de informacin acumulativa, resultan decisivos para correr las fronteras del conocimiento en todas las disciplinas cientficas. Los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la Nacin. Por tanto, los funcionarios pblicos son responsables del manejo de los documentos disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, son responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso existan. Los archivos garantizarn, velarn y promovern el derecho a la informacin, la investigacin, la educacin y la cultura, con un criterio amplio y democrtico; slo por razones constitucionales y legales restringirn el acceso a la informacin y por razones de conservacin a los documentos. Los archivos contribuirn a la realizacin de programas de sensibilizacin de la comunidad, sobre la importancia, el uso y el alcance administrativo, cientfico y cultura de aquellos, con el objeto de constituir mecanismos de participacin ciudadana, conocimiento y conservacin del patrimonio documental de la Nacin. El Archivo General de la Nacin es la entidad delegada por el poder central para salvaguardar el patrimonio documental del pas, como parte integral de las riquezas culturales de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el Ttulo I de los principios fundamentales de la Constitucin Poltica. Disposiciones Generales

ARTICULO 2. Objeto del Reglamento General de Archivos. El presente Reglamento tiene por objeto suministrar las pautas y principios que regulan la funcin archivstica en las entidades oficiales. ARTICULO 3. Conceptos fundamentales. Para efectos de este Reglamento y con miras a obtener unidad en la definicin de criterios y alcances de los trminos ms generales empleados en materia de archivos, se adopta el glosario como parte integral del mismo. ARTICULO 4. Fases de formacin del archivo. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se forman a travs de las siguientes fases: 1. Archivos de gestin o de las oficinas productoras de documentos, en los que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. 2. Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. 3. Archivos permanentes o histricos, a los que se transfiere desde el archivo intermedio la documentacin que, por decisin del respectivo Comit de Archivo previsto en el artculo 19, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigacin, la ciencia y la cultura. ARTICULO 5. Categorizacin de archivos oficiales. Los archivos de carcter oficial, de acuerdo con la documentacin que conservan, se tipifican en las siguientes categoras: 1. Archivo General documentales del sector reciban en custodia. de la Nacin. procedentes central Est integrado por los fondos de entidades oficiales y aquellos que por su especial valor

2. Archivos del Orden Nacional. Estn integrados por los fondos documentales procedentes de organismos del orden nacional y aquellos que reciban en custodia. 3. Archivos del Orden Departamental. Estn integrados por fondos documentales procedentes de los organismos del orden departamental y aquellos que reciban en custodia. 4. Archivos del Orden Municipal. Estn integrados por fondos documentales producidos por los organismos del orden municipal y aquellos que reciban en custodia. 5. Archivos del Orden Distrital. Estn integrados por fondos documentales de los organismos de la Administracin Distrital y aquellos que reciban en custodia. ARTICULO 6. Campo de aplicacin. El presente reglamento se aplicar en todos los archivos oficiales del orden nacional, departamental, distrital,

municipal; de las entidades territoriales indgenas; de las entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones administrativas y en los archivos histricos especiales. ARTICULO 7. Subordinacin y dependencia. Los archivos del sector pblico dependern, para todos los efectos, de las entidades en cuya estructura se encuentren ubicados, las cuales sern las responsables del desarrollo institucional de sus archivos, de la aplicacin y cumplimiento de este reglamento, a travs de una coordinacin a nivel directivo o al ms alto nivel ejecutivo, sin perjuicio de las funciones asignadas al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. ARTICULO 8. Responsabilidad especial. Los documentos de los archivos de gestin e intermedios son potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nacin, lo que genera la obligacin de los funcionarios responsables de su manejo, de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados. ARTICULO 9. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de la tica profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y servir la documentacin que hace o har parte del patrimonio documental de la Nacin. ARTICULO 10. Obligaciones de los funcionarios de archivo. Los archivistas tienen la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y son responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos. ARTICULO 11. Seleccin del personal de archivo. El personal de archivo deber cumplir los requisitos exigidos de acuerdo con la naturaleza del cargo y las funciones propias del trabajo en los archivos. ARTICULO 12. Capacitacin para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo. Debern facilitar su participacin en los eventos programados por el Archivo General de la Nacin y otras instituciones que propicien dichas actividades, con el fin de que puedan realizar un trabajo ptimo. Parte I Organos AsesorIa de DirecciOn, CoordinaciOn y

ARTICULO 13. Entidad de direccin y coordinacin. La entidad encargada de dirigir y coordinar la funcin archivstica a nivel nacional es el Archivo General de la Nacin. ARTICULO 13A. (Adicionado por el Artculo 1 del Acuerdo 12 de 1995). Entidad de direccin y coordinacin en los departamentos. La entidad encargada de dirigir y coordinar la funcin archivstica a nivel departamental es el Consejo Departamental de Archivo, el cual ser el rgano encargado de aplicar las polticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nacin.

ARTICULO 14. Intervencin en la aplicacin. Adems de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin en la aplicacin del presente reglamento intervienen como cuerpos colegiados, el Comit de Archivos de cada entidad, el Comit Evaluador de Documentos y los Consejos y Comits Asesores que establezca el Sistema Nacional de Archivos. ARTICULO 15. Funciones del Archivo General de la Nacin. Las funciones del Archivo General de la Nacin sern las fijadas por la Ley 80 de 1989. ARTICULO 16. Integracin de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin. La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, estar integrada en la forma prevista en el artculo 5 de la Ley 80 de 1989. ARTICULO 17. Funciones de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin. Las funciones de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin se derivan de la 80 de 1989 y son las establecidas en el artculo 8 del Decreto 1777 de 1990. ARTICULO 17A. (Adicionado por el Artculo 2 del Acuerdo 12 de 1995). Funciones del Consejo Departamental de Archivo. Las funciones del Consejo Departamental de Archivo sern: a) Darse su propio reglamento; b) Desarrollar y supervisar el cumplimiento de las polticas y normas archivsticas en el departamento; c) Desarrollar normas archivsticas aprobadas a nivel nacional; d) Proponer programas y proyectos al Consejo Regional; e) Programar y coordinar acciones a nivel departamental acordes con las polticas, planes y programas propuestos por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin y bajo la coordinacin de la Direccin del Sistema Nacional de Ar chivos; f) Promover y vigilar la aplicacin de criterios comunes para la evaluacin, seleccin, descarte y traslado de documentos a los archivos correspondientes; g) Propiciar la formacin y capacitacin del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y reas de trabajo. ARTICULO 18. (Reglamentado por el Acuerdo 06 del 7 de febrero de 1996). Creacin del Comit Evaluador de Documentos. Mediante Acuerdo expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin se crear el Comit Evaluador de Documentos, como un Comit Asesor del Archivo y formar parte del Sistema Nacional de Archivos. El Comit Evaluador de Documentos ser el rgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y preparar los lineam ientos sobre seleccin y eliminacin de stos. Asimismo deber sugerir el rgimen de acceso y de transferencia y resolver con base en las disposiciones de la Junta Directiva las consultas sobre eliminacin de documentos producidos por las oficinas de las entidades pblicas. En consecuencia ser el rgano encargado de tramitar el concepto ante la Junta Directiva de las propuestas de eliminacin de documentos de las entidades del sector pblico. PARAGRAFO : El Comit Evaluador de Documentos estar integrado por el Director del Archivo General de la Nacin o su delegado, quien lo presidir, el Jefe de la Divisin de Clasificacin y Descripcin y un Funcionario de esta Divisin nombrado por el Director; el Jefe de Archivo de la entidad productora de la documentacin y un reconocido historiador nombrado por la Junta Directiva.

Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, el Comit podr invitar a los funcionarios o especialistas que considere del caso. ARTICULO 18A. (Adicionado por el Artculo 3 del Acuerdo 12 de 1995). Creacin del Comit Evaluador de Documentos en los Departamentos. El Consejo Departamental de Archivo crear el Comit Evaluador de Documentos del Departamento, como un comit asesor del Consejo Departamental de Archivo. El Comit Evaluador de Documentos del Departamento ser el rgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de preparar los lineamientos sobre la seleccin y eliminacin de stos, para los archivos del orden departamental y municipal, segn las polticas generales trazadas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin. Asimismo, deber sugerir el rgimen de acceso y el de transferencia y resolver con base en las disposiciones generales de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin las consultas sobre eliminacin de documentos producidos por las oficinas de las entidades pblicas del orden departamental y municipal. En consecuencia ser el rgano encargado de tramitar ante el Consejo Departamental de Archivo el concepto de las propuestas de Tabla de Retencin Documental y de Eliminacin de Documentos de las entidades del sector pblico del orden departamental y municipal. PARAGRAFO . (Modificado por el Artculo 1 del Acuerdo 002 de 1996).El Comit Evaluador de Documentos del Departamento estar integrado de acuerdo con las necesidades del mismo, pero como mnimo deber conformarse por el Presidente del Consejo Departamental o su delegado, quien lo presidir; el Jefe de Archivo de la entidad productora de la documentacin; un reconocido historiador nombrado por el Consejo Departamental de Archivo, el Jefe del Archivo de la Gobernacin y un Archivsta de profesin. ARTICULO 19. (Modificado por el Artculo 4 del Acuerdo 12 de 1995). Creacin del Comit de Archivo. Cada entidad es tablecer un Comit de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. PARAGRAFO: El Comit de Archivo estar conformado, entre otras por las siguientes personas: El funcionario de nivel directivo o ejecutivo del ms alto nivel jerrquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros) o su delegado, quien lo presidir; el jefe de la Oficina Jurdica o su delegado; el jefe de la Oficina de Planeacin o su delegado; el jefe de la Unidad de Organizacin y Mtodos o su delegado; el jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarn y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo, quien actuar como secretario. Adems podrn asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (jefe de la Unidad de Control Interno, tcnicos, historiadores o usuarios externos, entre otros). En las entidades donde no existan estos funcionarios sern integrantes del Comit de Archivo aquellos funcionarios que desempeen labores similares o afines

PARTE II ORGANIZACINY FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS Y SERVICIOS ARCHIVSTICOS

CAPITULO I. GESTION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 20. Responsabilidad. Las entidades oficiales sern responsables de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos y ejercern el control de la documentacin durante todo su ciclo vital. PARAGRAFO : Dentro del concepto de Archivo Total, el proceso de gestin de documentos comprende : La produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la retencin, el almacenamiento, la recuperacin, la preservacin y su disposicin final. ARTICULO 21. Organizacin de los archivos administrativos. La organizacin de los archivos administrativos de las entidades, estar fundamentada en las normas y reglamentaciones dadas por la unidad de coordinacin del nivel directivo o ejecutivo del ms alto nivel jerrquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad. ARTICULO 22. Sistemas empleados para la gestin de documentos. Los sistemas empleados para la gestin de documentos debern incluir planes de organizacin de los diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad, as como su normalizacin y control. ARTICULO 23. Valoracin documental. Las entidades oficiales elaborarn la respectiva tabla de retencin de documentos a partir de su valoracin y ser adoptada por el Comit de Archivos. ARTICULO 24. Transferencia de documentos con valor permanente. Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, y que cumplido su proceso de seleccin y valoracin ameriten su conservacin permanente, debern incluirse en un plan de transferencias al archivo que corresponda, con su tipologa documental y series perfectamente identificadas. (Concordancia: Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997) ARTICULO 25. Eliminacin de documentos. Para la aplicacin del presente reglamento, se entiende por eliminacin la destruccin de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histrico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnologa. ARTICULO 26. Proceso de eliminacin. El proceso de eliminacin se ajustar en su realizacin a las pautas establecidas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, previo pronunciamiento delo Comit Evaluador de Documentos y se respetar el resultado de la valoracin documental, que

estar expresado correspondiente Comit de Archivo.

en

tablas

de

retencin

adoptadas

por

el

ARTICULO 27. Autorizacin para eliminacin. La autorizacin para eliminacin de documentos ser de responsabilidad del Comit de Archivo de cada entidad, el cual deber levantar en cada caso un acta de eliminacin que contenga las firmas autorizadas. El Archivo General de la Nacin se reserva el derecho de ordenar que se efecten los muestreos que considere oportunos y convenientes, a fin de garantizar la conservacin de la informacin que juzgue pertinente. PARAGRAFO. El Archivo General de la Nacin aprobar o improbar, previo estudio del Com it Evaluador de Documentos, las solicitudes de eliminacin presentadas por los diferentes archivos de las entidades del sector central del orden nacional.

CAPITULO II. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS

ARTICULO 28. Clasificacin de los fondos documentales. La clasificacin de los fondos se realiza mediante un proceso de identificacin y organizacin de los mismos en secciones y series. Los fondos de los archivos oficiales debern ser clasificados con un criterio orgnico funcional, teniendo como base la estructura orgnica de cada entidad y respetando el principio de procedencia. ARTICULO 29. Ubicacin de los documentos. Los documentos se colocarn en las unidades de conservacin adecuadas, que se identificarn por la correspondiente signatura topogrfica. (Reglamentado por el Acuerdo 011 de 1996).

CAPITULO III. ENTRADA Y ARCHIVOS

SALIDA

DE

DOCUMENTOS

EN

LOS

ARTICULO 30. Ingreso de documentos en los archivo intermedios e histricos. El ingreso de documentos en los archivos se har en los siguientes eventos: 1. Por las transferencias regulares de fondos. 2. Por donacin o legado aceptados por el archivo respectivo. 3. Por depsito voluntario.

4. Por expropiaciones de documentos por razones de utilidad pblica o de inters social en los trminos fijados por el el gislador, de conformidad con lo establecido en el artculo 58 de la Constitucin Poltica. PARAGRAFO: El Archivo General de la Nacin designar la institucin archivstica en que se conservarn los documentos adquiridos o recibidos con fundamento en los numerales 2, 3 y 4 del presente artculo. ARTICULO 31. Ingreso de documentos. Todo ingreso de documentos en los archivos se har mediante acta de entrega del archivo de la entidad remitente y deber ajustarse al modelo normalizado por el Archivo General de la Nacin. ARTICULO 32. Registro general de ingreso de fondos. Las instituciones o dependencias que reciban archivos de otras, debern llevar un Registro General de Ingreso de Fondos o Series, que corresponda a los documentos que ingresen, en virtud de las actas de entrega establecidas en el artculo anterior y cindose al modelo normalizado por el Archivo General de la Nacin. ARTICULO 33. Depsito de documentos. Los archivos podrn admitir en deposito documentos de propiedad privada a de otras administraciones de acuerdo con las normas vigentes. PARAGRAFO. Los documentos objeto de contratos de depsito, que ingresen a los archivos, se sometern al rgimen general del tratamiento, acceso y conservacin que se establece en este reglamento. ARTICULO 34. Registro de depsito voluntario. Los archivos que lo requieran llevarn un registro especial de los documentos recibidos en depsito voluntario, en el cual se har constar los plazos de permanencia en el archivo acordados en el respectivo convenio, cindose al modelo normalizado por el Archivo General de la Nacin. ARTICULO 35. Salida temporal de documentos. Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, por exposicin y por procesos tcnicos especiales, la salida temporal de documentos de un archivo, fuera del territorio nacional. Cada archivo ser autnomo pero responsable para autorizar, dentro del territorio Nacional, la salida de los documentos que conserva y adoptar las medidas pertinentes para garantizar la integridad, seguridad y conservacin de los mismos en los siguientes eventos : 1. Motivos legales. 2. Procesos Tcnicos. 3. Peticin de la entidad productora por conducto de su correspondiente archivo. 4. Exposiciones.

Los archivos facilitarn a los organismos productores de los documentos que conservan, copias autenticadas, si fuere necesario, para los siguientes fines: informacin o consulta administrativa, de trmite, bsqueda de antecedentes y resolucin de expedientes. Slo en los casos en que sea imprescindible se prestarn los documentos originales, los cuales debern ser devueltos al archivo en el menor tiempo posible. PARAGRAFO: El organismo documentos originales con mencionados, los archivos. En consecuencia, publicaciones o investigaciones la consulta en las instalaciones o entidad productora que desee consultar fines distintos a los deber someterse a las normas de consulta en cuando la propia entidad se proponga realizar de tipo cientfico o fines similares, deber hacer de los archivos receptores.

ARTICULO 36. Registro de salida temporal de documentos. Las salidas temporales de documentos se anotarn en un libro de registro segn el modelo normalizado por el Archivo General de la Nacin.

CAPITULO IV. DESCRIPCION DE LOS DOCUMENTOS

ARTICULO 37. Instrumentos de control y consulta. Como instrumentos de control, consulta y descripcin, los archivos elaborarn guas, inventarios, catlogos e ndices de sus fondos documentales, de acuerdo con la naturaleza de stos y con las prioridades del servicio. Asimismo de llevarn registros de transferencias, relaciones de entrega, libros de registro, radicadores y tablas de retencin. PARAGRAFO: Los instrumentos de control, descripcin, consulta e informacin, se ajustarn a las normas formuladas por el Archivo General de la Nacin. ARTICULO 38. Proyectos de descripcin. Los archivos oficiales incluirn en sus programas de trabajo los proyectos de descripcin de documentos o anlisis de informacin atendiendo las necesidades de cada entidad. ARTICULO consulta. 39. Acceso a los instrumentos de

1. Los elementos de consulta existentes en los archivos sern de libre acceso para las personas que los soliciten. 2. Para salvaguardar los derechos de propiedad, queda prohibida la reproduccin y distribucin, sin la debida autorizacin, de los instrumentos de descripcin, consulta e informacin que hayan sido elaborados por los archivos para su propio servicio.

CAPITULO V. ACCESO A ARCHIVO

LOS

DOCUMENTOS

DE

ARTICULO 40. Acceso a los documentos de archivo. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos pblicos en los trminos consagrados por el artculo 74 de la Constitucin Poltica. Los archivos garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la Constitucin y la Ley. ARTICULO 41. Derecho de peticin. Para acceder a los documentos administrativos de los archivos pblicos o a la informacin contenida en stos, es necesario esgrimir un inters de carcter particular o general, de conform idad con el ejercicio del Derecho de Peticin, consagrado en el artculo 23 de la Constitucin Poltica y normas reglamentarias. ARTICULO 42. Reserva legal. La reserva legal sobre los documentos de archivos pblicos cesar a los treinta aos de su expedicin de conformidad con lo dispuesto en el artculo 13 de la Ley 57 de 1985. ARTICULO 43. Restricciones por razones de conservacin. Con fundamento en el artculo 2 de la Ley 80 de 1989, a criterio de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin y por razones de conservacin, no todos los documentos histricos sern de libre acceso. Cuando el mal estado de conservacin de los documentos impida su acceso directo, las instituciones archivsticas suministrarn la informacin contenida en stos mediante cualquier sistema de reproduccin, certificando su autenticidad cuando fuere el caso, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 20 de la Constitucin. ARTICULO 44. Acceso a las sedes de archivo. 1. El acceso a los archivos ser gratuito y en las condiciones que se indican en el presente reglamento. 2. El pblico que visite los archivos tendr acceso slo a las dependencias debidamente autorizadas. 3. Se permitir el acceso a las salas de investigacin y consulta a las personas que estn debidamente acreditadas. 4. Salvo en los casos debidamente autorizados, no se permitir la entrada al pblico ni a los funcionarios del archivo a las zonas de depsitos de los documentos. 5. El Director del archivo podr sancionar con restriccin o impedimento de acceso o prdida del carn de investigador a los usuarios que por cualquier motivo infrinjan el presente reglamento y el reglamento particular de cada archivo, sin perjuicio de las responsabilidades penales o civiles que puedan derivarse de su conducta.

PARAGRAFO: Los archivos que hagan parte el Sistema Archivos debern comunicar los casos de cancelacin de carn. ARTICULO consulta 45. Requisitos para la

Nacional

de

1. Quienes deseen realizar trabajos de investigacin en los archivos debern obtener el correspondiente carn de investigador expedido por el funcionario competente, de conformidad con las pautas que sobre el particular expida el Archivo General de la Nacin. 2. Quienes posean carn de investigador expedido por un archivo del Sistema Nacional de Archivos podrn usarlo en cualquiera de los archivos integrantes del mismo. 3. Entre tanto no se establezca la comunicacin en lnea entre los archivos del Sistema Nacional de Archivos, stos debern abrir un expediente de investigador a cada persona que acuda a consultar sus fondos. ARTICULO 46. Horario de atencin al pblico. Los archivos establecern un horario que facilite y garantice la oportuna consulta e investigacin de los documentos que custodian, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 283 y siguientes del Cdigo de Rgimen Poltico y Municipal. ARTICULO consulta 47. Salas de

1. La investigacin y consulta de documentos se realizar en las salas o dependencias especialmente acondicionadas para ello. 2. Cuando las caractersticas del archivo lo permitan se habilitarn salas para la ubicacin y manejo de los instrumentos de consulta, para investigaciones en grupo y para la utilizacin de aparatos que requieran condiciones especiales de instalacin. ARTICULO 48. Normas de consulta. Cada archivo deber expedir y hacer cumplir el reglamento de servicio y consulta de sus documentos. ARTICULO 49. Servicio de documentos. El servicio de documentos a la entidad u organismo productor y a los diferentes usuarios del archivo ser efectuado exclusivamente por personal de la sala de consulta. Los documentos que se presten al pblico sern reintegrados a sus lugares en los locales de depsito el mismo da, bajo la responsabilidad de los encargados de este servicio. PARAGRAFO. Cuando el usuario requiera consultar los documentos en ms de una unidad de conservacin o decida proseguir la consulta de stos en un tiempo no superior a tres das, podr solicitar su reserva. ARTICULO originales. 50. Restricciones en el prstamo de

1. Como norma general, se prestarn reproducciones de los documentos solicitados cuando stas existan en el archivo. 2. Cuando la materia y circunstancias de la investigacin lo justifiquen y el estado de conservacin de los documentos lo permita, se prestarn los originales.

3. Cuando a juicio del respectivo Comit de Archivo, el estado de conservacin de los documentos impida su manejo directo, stos se excluirn del servicio al pblico. ARTICULO 51. Obligaciones del investigador. 1. Cumplir con el reglamento de consulta del archivo en el cual investiga. 2. Cumplir con las dems disposiciones atinentes al manejo de los documentos de archivo. 3. Remitir al archivo un ejemplar del estudio realizado o de las obras publicadas a partir de fuentes documentales consultadas en l.

CAPITULO VI. REPROGRAFIA DE LOS DOCUMENTOS

ARTICULO 52. Solicitud de reproduccin de los documentos. En la medida de lo posible, las copias solicitadas por los investigadores y usuarios debern hacerse a partir de las reproducciones existentes. Los archivos proporcionarn las reproducciones que les sean solicitadas, de los documentos excluidos de la consulta pblica por razones de conservacin o por estar sometidos a tratamientos tcnicos, en la medida de la capacidad de sus medios reprogrficos y en las condiciones que se indican en el presente reglamento. La solicitud para reproduccin de documentos se tramitar a travs de impresos normalizados que para el efecto se adopten. ARTICULO 53. Servicios de reprografa. Las realizadas por los servicios de reprografa de los archivos. reproducciones sern

No se autorizar el empleo de aparatos o materiales ajenos al archivo sin expresa autorizacin del Director. ARTICULO 54. Servicio a entidades pblicas. En todos los casos, las entidades pblicas tendrn prelacin en la prestacin de servicios por parte de los archivos. ARTICULO 55. Coordinacin del servicio de reproduccin. La Direccin de los archivos, a travs del Servicio de Reproduccin de Documentos, coordinar y supervisar los proyectos de reproduccin sistemtica de fondos que se desarrollen en el archivo con las siguientes finalidades: seguridad, consulta, complemento, sustitucin y difusin. ARTICULO 56. Programas de reproduccin de documentos. En lo posible, los archivos adoptarn programas de reproduccin de seguridad del material documental que conservan.

No se adelantarn formas de reprografa de aquellos documentos estado de conservacin no permita su realizacin sin dao para los mismos.

cuyo

Los programas de reproduccin de documentos de los archivos, sern realizados por personal especializado de acuerdo con las normas tcnicas expedidas por el Archivo General de la Nacin. Los archivos y colecciones particulares de carcter histrico que se microfilmen en los archivos oficiales, debern dejar en stos una copia para la consulta pblica. Los archivos que autoricen la microfilmacin de algunos de sus fondos en un volumen superior al 50% de los mismos, debern hacerlo mediante contrato en el que se especifiquen las obligaciones y contraprestaciones a que se obliga el interesado. ARTICULO 57. Archivo de seguridad. Las unidades de reprografa de los archivos constituirn un archivo de seguridad integrado por: 1. Los primeros negativos o matrices de todas las reproducciones, realizadas en ejecucin de los programas del corres pondiente archivo. 2. Los primeros negativos y matrices de las reproducciones, realizados a solicitud de los usuarios. 3. Cualesquiera otras que les sean remitidas para su custodia. Dichas reproducciones no podrn ser utilizadas para la consulta pblica, restringindose su utilizacin para la emisin de nuevas copias. El archivo de seguridad estar dotado de las especiales condiciones ambientales y de proteccin para la conservacin de los soportes y en lo posible situado en lugar diferente de aquel en el que se conserven los documentos originales. ARTICULO 58. Nuevas tecnologas. En los archivos se podrn utilizar las tecnologas que permitan el registro y recuperacin gil de la informacin, siempre y cuando los sistemas no impliquen la destruccin de originales o copias nicas de documentos, excepto cuando la Ley lo autorice expresamente.

CAPITULO VII. CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 59. Conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental. El Archivo General de la Nacin establecer los criterios a seguir para ejecutar cualquier tipo de procedimiento tendiente a la conservacin de los bienes documentales. PARAGRAFO PRIMERO. Se har nfasis en la conservacin preventiva, proceso mediante el cual se podr garantizar el adecuado mantenimiento

documental, ya que en l se contemplan manejos administrativos y archivsticos, uso de materiales adecuados, adopcin de medidas especficas en los edificios y locales, sistemas de almacenamiento, depsito, unidades de conservacin, manipulacin y mantenimiento peridico, entre otros factores. PARAGRAFO SEGUNDO. Con la conservacin se ejecutarn principalmente tareas tendientes a detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos. PARAGRAFO TERCERO. En la restauracin se restituyen los valores estticos del material documental, siendo por ello una accin optativa para el tratamiento de obras especficas que requieran una intervencin de este tipo. PARAGRAFO CUARTO. En ningn caso se podrn efectuar trabajos de restauracin de documentos oficiales fuera de los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo General dela Nacin. ARTICULO 60. Conservacin integral de la documentacin de archivos. Los archivos debern implementar un sistema integrado de conservacin acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin desde el momento de la emisin, durante su perodo de vigencia, hasta su disposicin final. PARAGRAFO : En las transferencias de documentos debern considerarse todas las medidas que garanticen la conservacin del material, tales como la manipulacin, embalaje y transporte entre otras, y aquellas que eviten la contaminacin y propagacin de factores nocivos. ARTICULO 61. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Los edificios y locales destinados a ser sede de los archivos debern cumplir las condiciones tcnicas mnimas que garanticen la conservacin de sus documentos. PARAGRAFO requerimientos PRIMERO. El Archivo General de la Nacin evaluar los para la adopcin de las normas de carcter tcnico relacionadas con edificios y locales destinados a archivos as como a sus instalaciones, procedimientos de control y dems aspectos que garanticen su funcionalidad y la conservacin de sus fondos. Adicionalmente, actualizar de forma peridica las mencionadas directrices, de conformidad con lo establecido en el literal k) del artculo 4 del Decreto 1777 de 1990. PARAGRAFO SEGUNDO. Las entidades pblicas sern responsables de la adecuada instalacin y custodia de sus archivos y de la debida prestacin de los servicios archivsticos. ARTICULO 62. Responsabilidad de la informacin de archivos. Las entidades productoras de documentos oficiales, sern responsables del manejo directo y conservacin de sus documentos y adoptarn las medidas que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin contenida en ellos. ARTICULO 63. Sistemas de almacenamiento y depsito de la documentacin. Los archivos adoptarn estrategias tcnicas y materiales que

garanticen la conservacin y seguridad de la documentacin en relacin con los sistemas de almacenamiento, depsito y unidades de conservacin. PARAGRAFO: Los documentos de los archivos debern estar contenidos en las unidades de conservacin ms adecuadas y debidamente identificadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservacin del Patrimonio Documental. ARTICULO 64. Prevencin de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Los archivos adelantarn controles sistemticos y peridicos de las condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y estado fsico de los fondos, entre otros. PARAGRAFO: Los archivos establecern planes de prevencin de desastres que contemplen sistemas de seguridad tanto para la salvaguarda de los bienes documentales, como para la proteccin del personal que en ellos labora. ARTICULO 65. Conservacin de documentos originales. La documentacin en su soporte original, considerada de valor permanente, deber mantenerse en dicho soporte an cuando se regule la validez y utilizacin de otros medios de almacenamiento de la informacin. PARAGRAFO PRIMERO: En relacin con la consulta y manipulacin de los documentos originales, se establecern disposiciones que garanticen su integridad; stas sern de obligatorio cumplimiento tanto para usuarios como para funcionarios de archivos. PARAGRAFO SEGUNDO: Para la adecuada proteccin de los bienes documentales, todas las dependencias de los archivos debern contar con una vigilancia constante para evitar prdidas y alteraciones de los documentos.

CAPITULO VIII. DISPOSICIONES VARIAS

ARTICULO 66. Divulgacin del presente reglamento. En todos los archivos oficiales existir al menos un ejemplar del presente reglamento a disposicin del pblico. Extractos del mismo en lo que afecta sus derechos y obligaciones figurarn en lugar visible al pblico, en las Salas de Investigacin y para consulta en cualquier otra dependencia donde sea de utilidad. PARTE III GLOSARIO

ARTICULO 67. El glosario de trminos archivsticos, de conformidad con el artculo 3 del presente Reglamento, es parte integral del mismo, lo complementa y permite dar claridad a una norma determinada.

Esta elaborado con base en los conceptos archivsticos de distintos autores, o tomados de otros glosarios, diccionarios y manuales. Algunos conceptos son aportes y adaptaciones del Archivo General de la Nacin. Uso del Glosario Los trminos que conforman el glosario fueron extractados del texto general del Reglamento y se ordenaron alfabticamente para facilitar su bsqueda y consulta. A ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la Ley. ACCESO A LOS DOCUMENTOS Disponibilidad de los documentos de archivo instrumentos de consulta ACERVO DOCUMENTAL. (Vase adems: FONDO). ORIGINALES. mediante los de la informacin.

Conjunto de los documentos de un archivo

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con la planeacin, direccin, organizacin, control, evaluacin, conservacin, preservacin y servicios de todos los archivos de una institucin. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depsito de los documentos en estantera, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservacin fsica y con el fin de ser extrados posteriormente para su utilizacin. ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. ARCHIVO Gestin). ACTIVO. (Vase Archivo de

ARCHIVO ADMINISTRATIVO. (Vase Archivo de Gestin). ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. ARCHIVO Gestin). DE OFICINA. (Vase Archivo de

ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL. Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y aquellos que recibe en custodia.

ARCHIVO DEL ORDEN DISTRITAL. Integrado por fondos documental es de los organismos del orden distrital y aquellos que recibe en custodia. ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondos documentales producidos por organismos del orden municipal y aquellos que recibe en custodia. ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL. Integrado documentales procedentes de los organismos del aquellos que recibe en custodia. por los fondos orden nacional y

ARCHIVO DEPARTAMENTAL. (Vase Archivo del Orden Departamental). ARCHIVO Distrital). DISTRITAL. (Vase Archivo (Vase del Orden de

ARCHIVO EN Documentos).

CUSTODIA.

Custodia

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categora de archivos oficiales, es el establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la Poltica Archivstica a nivel nacional. Es el organismo de direccin y coordinacin del Sistema Nacional de Archivos. ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. ARCHIVO HISTORICO ESPECIAL. Es el constituido por fondos documentales referidos a pocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histrico de Antioquia, Archivo Regional de Boyac, Archivo Central del Cauca, Archivo Histrico de Cartagena de Indias y Archivo Histrico del Magdalena Grande. ARCHIVO INTERMEDIO. (Vase Archivo Central). ARCHIVO MUNICIPAL. (Vase Archivo del Orden Municipal). ARCHIVO NACIONAL. (Vase Archivo del Orden Nacional). ARCHIVO OFICIAL. Es el conformado por documentos oficiales. ARCHIVO PERMANENTE. (Vase Archivo Histrico). ARCHIVO PRIVADO. Es el conformado por documentos privados. ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO. Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia y la cultura es de inters pblico y es declarado como tal. ARCHIVO PUBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas, as como los archivos privados, declarados de inters pblico.

ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formacin del archivo en su ciclo vital. Produccin o recepcin, distribucin, consulta, retencin, almacenamiento, preservacin y disposicin final. ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos. ASISTENCIA TECNICA. Prestacin de servicios por personal especializado en diferentes reas del quehacer archivstico. AUTENTICACION DE DOCUMENTOS. Es la autorizacin o legalizacin de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades, segn lo establecido por la Ley. AUTOMATIZACION. Aplicacin de los medios tecnolgicos a los procesos de almacenamiento y recuperacin de la informacin documental.

CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservacin. CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado. CERTIFICACION DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de determinados datos en los documentos de archivo. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. CLASIFICACION. Labor intelectual de disposicin de cualquier elemento segn un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificacin de fondos en el interior de un depsito de archivo. Clasificacin de piezas en el interior de un fondo. Clasificacin de documentos individuales en el interior de una pieza. CLASIFICACION DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad. CODIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos. COLECCION DE ARCHIVO. Reunin artificial de documentos, formada por un individuo, familia o institucin.

COLECCION Archivo).

DOCUMENTAL.

(Vase

Coleccin

de

COMITE ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivstica y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como tcnicos. COMITE DE ARCHIVO . Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS. Organo asesor del Archivo General de la Nacin, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos. COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO. Organo asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. COMITE TECNICO. Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalizacin de terminologa, instrumentos y procesos tcnicos ARCHIVSTICOS. CONSERVACION DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad fsica de los documentos que alberga un archivo. CONSERVACION DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa. Mtodos utilizados para asegurar la durabilidad fsica de documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosfricos. los

CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. COPIA. Reproduccin documento. puntual de otro

COPIA AUTENTICADA. Es la reproduccin de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades segn lo establecido por la Ley y que le confieren la fuerza jurdica del original. COTACION. (Vase Cdigo). CUADERNO. Conjunto de documentos cosidos en forma de libro. CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurdica que implica por parte de la institucin archivstica la adecuada conservacin y administracin de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

DEPURACION. Operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen. DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservacin de los documentos en una institucin archivstica. DESCRIPCION DOCUMENTAL. Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin para la gestin o la investigacin. DESCRIPTOR. Trmino al cual se asigna un significado especfico y que se utiliza como elemento de entrada para la bsqueda sistemtica de la informacin. DESTRUCCION DE DOCUMENTOS. (Vase Eliminacin de Documentos). DIPLOMATICA. Reglas para conocer y distinguir documentos solemnes y autnticos. DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS. Seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin. DOCUMENTO. Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin. DOCUMENTO administrativos. ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines

DOCUMENTO ESENCIAL (Documento Vital). funcionamiento de un organismo y que por testimonial garantiza el conocimiento de las mismo an despus de su desaparicin, reconstruccin de la historia institucional.

Es aquel necesario para el su contenido informativo y funciones y actividades del por lo tanto, posibilita la

DOCUMENTO HISTORICO. Documento nico que por su significado jurdico, autogrfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin del Estado, la Soberana Nacional, las relaciones internacionales, las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histrico y especialmente valioso para el pas. DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.

DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurdicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carcter oficial. DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional. DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado.

ELIMINACION. Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. ENCUADERNACION. Cubierta pegados, en forma de libro. para proteger documentos cosidos o

ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaos para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservacin. EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto. EXPURGO DE DOCUMENTOS. (Vase Seleccin Documental).

FACSIMIL. Reproduccin idntica de un documento, logrado a travs de un medio mecnico, fotogrfico o electrnico. FECHAS DE ACUMULACION. expediente. Fechas intermedias encontradas en un

FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha ms antigua y a la ms reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental. FOLIO. Hoja de libro, corresponden dos pginas. de cuaderno o de expediente, al que

Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista. FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a sta. FOLIO Vuelto). VERSO . (Vase Folio

FOLIO VUELTO. Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeracin. FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una institucin o persona. FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION. Informacin original no abreviada ni traducida; se llama tambin fuente de primera mano. FUNCION ARCHIVISTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.

GESTION DE ARCHIVOS. (Vase Administracin de Archivos). GESTION DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y utilizacin. GUIA. Instrumento que describe genricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las caractersticas fundamentales de los mismos. organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentacin.

H HERALDICA. Tcnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando su origen, rasgos simblicos, evolucin y significado socio- jurdico.

I IDENTIFICACION DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor archivstica que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo. INDICE. Lista alfabtica o numrica de trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y temticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripcin.

INDICE CRONOLOGICO. Listado consecutivo de fechas. INDICE ONOMASTICO. Listado de nombres propios. INDICE TEMATICO. Listado de temas o descriptores. INDICE TOPONIMICO. Listado de sitios o lugares. INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control fsico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localizacin y recuperacin. Dependiendo de la fase de tratamiento archivstico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. instrumentos de control (fases de identificacin y valoracin) e instrumentos de referencia (fases de descripcin y difusin). INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de identificacin y valoracin. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificacin los siguientes. ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificacin, registros topogrficos; y en la fase de valoracin. relaciones, tablas de retencin documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminacin, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo. INSTRUMENTO DE DESCRIPCION. (Vase Instrumento de Consulta). INSTRUMENTO DE REFERENCIA. (Vase Instrumento de Consulta). INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales. Puede ser esquemtico, general, analtico y preliminar.

L LEGAJO. En los archivos histricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental. LEGISLACION ARCHIVISTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la conservacin, el acceso, la proteccin y la organizacin de los archivos en un pas.

M MANUSCRITO . Documento escrito a mano. MAPA. Representacin grfica -con convenciones- de un espacio.

MARCA DE AGUA. Seal distintiva usada por los fabricantes de papel o mandada hacer por una entidad al momento de elaborar el papel. MICROFILMACION. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. MICROFILME. Fotografa en pelcula generalmente de 16 o 35 milmetros, utilizada en reproduccin de documentos. MUESTREO. Operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo o especial. Se efecta durante la seleccin hecha con criterios alfabticos, cronolgicos, numricos, topogrficos, temticos, entre otros.

N NORMALIZACION. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrn o criterio dado.

O ORDENACION. Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern los documentos o las unidades archivsticas dentro de las series. ORDENACION DOCUMENTAL. Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. ORGANIGRAMA. Representacin grfica de la estructura orgnica de algn tipo de organizacin o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo. ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones tcnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para revelar su contenido. ORGAN IZACION DE DOCUMENTOS. Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

PATRIMONIO ARCHIVISTICO. Conjunto de archivos conservados en el pas y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histrico. PATRIMONIO DOCUMENTAL . Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histrico o cultural. PIEZA DOCUMENTAL . Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe. PRESERVACION DOCUMENTAL. (Vase Conservacin de Documentos). PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL . Ordenacin interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental establece institucin otros. de la teora que los documentos u organismo no archivstica que producidos por una deben mezclarse con los de

PROTOCOLO. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales, que los escribanos y notarios autorizan con formalidades. PROYECTO DE DESCRIPCION DE ARCHIVOS. Formulacin de actividades en el tiempo, que contemplan los criterios y mtodos a seguir en la seleccin y descripcin de una determinada unidad archivstica, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigacin con base en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluacin de requerimientos de descripcin, tipos documentales a elegir, unidades archivsticas, evaluacin de criterios para determinacin de trminos descriptivos, aspectos fsicos de los documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatizacin de los datos propios de la descripcin archivstica. PRODUCCION DOCUMENTAL. Recepcin o generacin de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

R REGISTRO DE DOCUMENTOS. Anotacin de los datos del documento en los modelos de control. REGISTRO TOPOGRAFICO. Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservacin, indicando su posicin exacta en un depsito de archivo. REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generales administrativos y tcnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley.

REPOSITORIO Archivo).

DOCUMENTAL.

(Vase

Depsito

de

REPROGRAFIA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicacin fototcnica y la policopia de documentos, mediante tcnicas como la fotografa, la fotocopia y el microfilm. RETENCION DE DOCUMENTOS. Es el plazo en trminos de tiem po en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental.

S SECCION. Es una subdivisin del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razn de esa subdivisin orgnico-funcional. SELECCION DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total. SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a disposicin de los usuarios la documentacin de una entidad, con fines de informacin. SIGNATURA TOPOGRAFICA. Numeracin correlativa por identifican todas las unidades de conservacin de un depsito. la que se

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especial orientado al logro de la cooperacin interinstitucional de los archivos, a travs de planes y programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidacin del sector archivstico, coordinado por el Archivo General de la Nacin.

T TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retencin documental pueden ser generales o especficas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin. Las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo. TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse segn su origen y caractersticas diplomticas. TOMO. Volumen de cierta extensin, en el cual estn encuadernados varios documentos en forma separada y con paginacin propia. TOPONIMIA. Estudio del origen y significacin de los nombres propios de un sitio o lugar. TRANSCRIPCION. Procedimiento para reproducir con exactitud documento. Puede ser textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente. un

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al histrico de conformidad con las tablas de retencin documental adoptadas.

U UNIDAD ADMINISTRATIVA. institucin. Unidad tcnico-operativa de una

UNIDAD ARCHIVISTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivstica, entre otras: un expediente. (Vase expediente). UNIDAD DE CONSERVACION. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivstica. Pueden ser unidades de conservacin entre otras. una caja, un libro o un tomo. UNIDAD DOCUMENTAL . Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.

V VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administracin que lo origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pblica. VALOR HISTORICO. Secundario). (Vase Valor

VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho comn.

VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. VALORACION DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. ARTICULO SEGUNDO. Las entidades oficiales debern adoptar las medidas necesarias que permitan la aplicacin de las disposiciones contenidas en el presente Reglamento. ARTICULO TERCERO. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin en el Diario Oficial y deroga las disposiciones que le sean contrarias. PUBLIQUESE Y CUMPLASE Dado en Santaf de Bogot, D.C., a los veintinueve (29) das del mes de junio de mil novecientos noventa y cuatro (1994). (Fdo.) Eduardo Gmez Giraldo Presidente (Fdo.) Jacqueline Murillo Snchez Secretaria BIBLIOGRAFIA BOADAS I. RASET, Joan. Archivos: servicio . Sin pie de imprenta. p. 373-376 gestin, evaluacin, conservacin y

COLOMBIA. Archivo General de la Nacin. Diccionario de archivstica. Santaf de Bogot: Archivo General de la Nacin, 1992.

terminologa

--------------. Propuesta para un Sistema Nacional de Archivos de Colombia. Santaf de Bogot: Archivo General de la Nacin, 1992. 41p. --------------. Reglamento de Archivos. Santaf de Bogot: Archivo General de la Nacin, 1993 --------------. Nacin, 1992. 61 p. Textos Legales. Santaf de Bogot: Archivo General de la

COLOMBIA. Cdigo Contencioso Administrativo. Bogot: Legis, 1993

COLOMBIA. Cdigo Bogot: Legis, 1993

de

Procedimiento

Civil

Legislacin

Reglamentaria.

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El ndice del Reglamento tiene una funcin localizadora, elaborado con el fin de ayudar al usuario en la consulta y ubicacin de trminos que se mencionan o se reglamentan y que aparecen a travs del texto del Reglamento General de Archivos. El ndice est ordenado alfabticamente por los ttulos del articulado y trminos relevantes de cada prrafo, pargrafo, inciso o literal. No maneja control de vocabulario y remite al nmero del articulado donde est consignado. Acceso: art. 39, 40, 44 Acceso a las sedes de archivo: art. 44 Acceso a los documentos de archivo: art. 40,41 Acceso a los instrumentos de consulta: art. 39 Acceso directo: art.

43 Acta de entrega: art. 31,32 Acta de ingreso: art. 31 Almacenamiento de documentos: art. 20, 63 Almacenamiento de la informacin: art. 65 Anlisis de informacin: art. 38 Archivo central: art. 42 Archivo de gestin: art. 4-1, 8

Archivo de seguridad: art. 57 Archivo del orden departamental: art. 5-3 Archivo del orden distrital: art. 5-5 Archivo del orden municipal: art. 5-4 Archivo del orden nacional: art. 5-2 Archivo General de la Nacin: art. 1, 5, 7, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 26, 27, 30, 31, 32, 34, 35, 36, 37, 43, 56, 59, 61 Archivo histrico: art. 4-3 Archivo oficial: art. 5, 28, 38, 56 Archivo pblico: art. 40, 41, 42 Archivo receptor: art. 35 Autorizacin para eliminacin: art. 27 Campo de aplicacin: art. 6 Capacitacin para los funcionarios de archivo: art. 12 Carn de investigador: art. 44, 45 Catlogo: art. 37 Categorizacin de archivos oficiales: art. 5 Ciclo vital: art. 4, 20 Colecciones particulares: art. 56 Comit evaluador de documentos: art. 14, 17, 18, 25, 26 Comits asesores: art. 14, 18 Conceptos fundamentales: art. 3 Condiciones ambientales: art. 64 Condiciones de edificios y locales destinados a archivos: art. 61 Consejos asesores: art. 14 Conservacin: art. 43, 56, 57, 60, 61, 62, 63, 65 Conservacin de documentos: art. 50-2 Conservacin de documentos originales: art. 65 Conservacin integral de la documentacin de archivos: art. 60 Conservacin preventiva: art. 59 Constitucin Poltica: art. 30, 40, 41, 43 Consulta de documentos: art. 20, 47, 49 Consulta pblica: art. 54, 57, 65 Contrato de depsito: art. 33 Control: art. 22 Coordinacin del servicio de reproduccin: art. 55 Copia: art. 52, 57 Copia autenticada: art. 35 Copia nica: art. 58 Creacin del comit de archivos: art. 19 Creacin del comit evaluador de documentos: art. 18 Custodia: art. 57-3, 61 Decreto 1777 de 1990: art. 17, 61 Depsito de documentos: art. 44-4 Depsito voluntario: art. 30-3, 34 Derecho a la intimidad personal: art. 40 Derecho al acceso: art. 40 Derecho de peticin: art. 41 Derecho de propiedad: art. 39-2 Descripcin: art. 37, 38

Destruccin de originales: art. 58 Difusin: art. 55 Disposicin final de los documentos: art. 20, 60 Distribucin de documentos: art. 20 Divulgacin del presente reglamento: art. 66 Documento de propiedad privada: art. 33 Documento histrico: art. 43 Documento oficial: art. 62 Documento original: art. 35, 57, 65 Donacin: art. 30-2 Eliminacin: art. 18, 25, 26, 27 Eliminacin de documentos: art. 25 Entidad de direccin y coordinacin: art. 13 Entidad productora: art. 35-3, 62 Entidad remitente: art. 31 Etica profesional: art. 9 Expediente: art. 35, 45-3 Exposicin: 35 Expropiacin de documentos: art. 30-4 Fases de formacin del archivo: art. 4 Fondo: art. 28, 30, 32, 37, 45-3, 55, 56, 61, 64 Funciones de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin: art. 17 Funciones del Archivo General de la Nacin: art. 15 Gestin de documentos: art. 20, 22 Glosario: art. 1, 68 Gua: art. 37 Horario de atencin al pblico: art. 46 Indice: art. 37 Ingreso de documentos: art. 30, 31 Ingreso de documentos en los archivos intermedios e histricos: art. 30 Instalaciones: art. 63 Institucin archivstica: art. 30 Instrumento de consulta: art. 37, 39, 47-2 Instrumento de control: art. 37 Instrumento de descripcin: art. 39-2 Intervencin en la aplicacin: art. 14 Inventario: art. 37 Investigacin: art. 35, 45, 46, 47 Investigador: art. 44-5, 51 Junta Directiva del Archivo General de la Nacin: art. 16, 17, 18, 43 Legado: art. 30 Ley 80 de 1989: art. 15, 16, 17, 43 Libre acceso: art. 3943 Libro de registro: art. 36, 37 Microfilmacin: art. 56 Normalizacin: art. 22 Normas de consulta: art. 35, 48 Nuevas tecnologas: art. 58 Objeto del reglamento general de archivos: art. 2 O bligaciones del investigador: art. 51

Obligaciones de los funcionarios de archivo: art. 10 Organismos productores: art. 35 Organizacin de los archivos administrativos: art. 21 Patrimonio documental: art. 8, 63 Prdida de carn: art. 44-5 Planes de prevencin: art. 64 Preservacin de documentos: art. 20 Prstamo de originales: art. 50-2 Prevencin de deterioro de los archivos en situaciones de riesgo: art. 64 Principio de procedencia: art. 28 Proceso de eliminacin: art. 26 Proceso tcnico: art. 35 Produccin de documentos: art. 20 Programas de reproduccin de documentos: art. 56 Proteccin del personal: art. 64 Proyectos de reproduccin: art. 55 Proyectos de descripcin: art. 38 Publicaciones : art. 35 Radicadores: art. 37 Recepcin de documentos: art. 20 Recuperacin de documentos: art. 20 Registro de depsito voluntario; art. 34 Registro de salida temporal de documentos: art. 36 Registro general de ingreso de fondos: art. 32 Reglamento: art. 14, 33, 44, 52, 67 Reglamento de consulta: art. 48, 51 Relacin de entrega: art. 37 Reproducciones : art. 52, 57-1 Reprografa: art. 53, 55, 56, 57 Requisitos para la consulta: art. 45 Reserva: art. 49 Reserva legal: art. 42 Responsabilidad: art. 20 Responsabilidad de la informacin de archivos : art. 62 Responsabilidad especial; art. 8 Responsabilidad general de los funcionarios de archivo: art. 9 Restauracin documental: art. 59 Restricciones en el prstamo de originales : art. 50 Restricciones por razones de conservacin; art. 43 Retencin de documentos: art. 20 Sala de consulta: art. 44-3, 47, 48 Sala de investigacin: art. 44-3 Salida de documentos: art. 35, 36 Salida temporal de documentos: art. 35, 36 Seguridad: art. 55, 56, 63, 64 Seleccin: art. 18 Seleccin del personal de archivos: art. 11 Series: art. 24, 32 Servicio a entidades pblicas: art. 54 Servicio archivstico: art. 61

Servicio de documentos : art. 49 Servicio de reproduccin: art. 55 Servicio de reprografa: art. 53 Signatura topogrfica: art. 29 Sistema integrado de conservacin: art. 60 Sistema Nacional de Archivos: art. 14, 18, 44, 45 Sistema de almacenamiento y depsito: art. 63 Sistemas empleados para la gestin de documentos: art. 22 Solicitud para la reproduccin de documentos: art. 52 Subordinacin y dependencia de los archivos : art. 7 Tabla de retencin: art. 23, 26, 37 Tipo documental: art. 22 Tipologa documental: art. 24 Transferencia: art. 18, 24, 30-1, 37, 60 Transferencia de documentos con valor permanente: art. 24 Ubicacin de los documentos: art. 29 Unidad de conservacin: art. 29 Unidad de conservacin: art. 29, 63 Valor esttico: art. 59 Valor histrico: art. 25 Valor permanente: art. 65 Valor secundario: art. 18 Valoracin documental: art. 23, 26 Vigencia: art. 60

DECRETO 1126 DE JUNIO 29 DE 1999

"Por el cual se reestructura el Ministerio de

Cultura". "Artculo 1. Integracin del Sector Administrativo de Cultura. El Sector Administrativo de Cultura est integrado por el Ministerio de Cultura como organismo rector, el cual tendr a cargo la orientacin del ejercicio de las funciones que competen a sus entidades adscritas y vinculadas, sin perjuicio de las potestades de descisin que le corresponden. Entidades Adscritas: 1. Instituto Colombiano de Investigacin Cultural. 2. Archivo General de la Nacin. Artculo 21. - Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin. El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin estar integrado, as: 1. El Ministerio de Cultura o su delegado, quien la presidir. 2. Un designado del Presidente de la Repblica con su respectivo suplente. 3. El director del Fondo Colombiano de Investigaciones Cientficas y Proyectos Especiales "Colciencias", o su delegado.

4. El presidente de la Academia Colombiana de Historia o su delegado, quien deber ser miembro de dicha academia. 5. Un experto en el campo de accin del Archivo General de la Nacin, elegido por los dems miembros al Consejo Directivo de una terna presentada por el Ministro de Cultura. Pargrafo: El director del Archivo General de la Nacin participar en el Consejo Directivo con derecho a voz pero sin voto. El mismo ejercer la Secretara Tcnica del Consejo".

LEY 594 DE 2000 POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA: TITULO I OBJETO, AMBITO DE APLICAC IN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES . Artculo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado. Artculo 2. Ambito de aplicacin. La presente Ley com prende a la Administracin Pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente Ley. Artculo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos, as: ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. ARCHIVO PUBLICO : Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO : Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO TOTAL : Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. DOCUMENTO DE ARCHIVO : Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones. FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. GESTION DOCUMENTAL : Conjunto de actividades administrativas y tcnicas

tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin

producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. PATRIMONIO DOCUMENTAL : Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural. SOPORTE DOCUMENTAL : Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL : Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. DOCUMENTO ORIGINAL : Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Artculo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la funcin archivstica son los siguientes: Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para su uso de la Administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la Ley. Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administracin y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante la autoridades por el uso de los mismos. Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Ar chivo General de la Nacin es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica para coadyuvar a la eficacia de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nac in, cuya proteccin es obligacin del Estado,

segn lo dispone el Ttulo I de los Principios Fundamentales de la Constitucin Poltica. Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley. Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administracin pblica y como agentes dinamizadores de la accin estatal. As mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aqulla. Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin de documentos y archivos. Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora. Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos inf ormativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin pblica y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva. Interpretacin. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano. TITULO II SISTEMA NACIONAL DE ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES Artculo 5. El Sistema Nacional de Archivos: ARCHIVOS

Es un conjunto de instituciones archivstica articuladas entre s, que posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos. integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. Las entidades del Sistema actuarn de conformidad con la polticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de Cultura. El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin, concurrencia y subsidiariedad. El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la cooperacin e integracin de los archivos. As mismo, promover la sensibilizacin de la Administracin Pblica y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de informacin esenciales para la misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva.

Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo los principios de participacin, cooperacin, descentralizacin y autonoma. El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos. Artculo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin y programacin y desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y coordinacin, as: La planeacin y programacin l a formularn las instituciones archivstica de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales. La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los Consejos territoriales de archivos, los Comits Tcnicos, las entidades de formacin del recurso humano, las asociaciones y las entidades pblicas y privadas que presten este servicio. La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo ser responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado. La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de conformidad con lo dispuesto en la presente Ley y s us normas reglamentarias. TITULO III CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS Artculo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia se clasifican en: Archivo General de la Nacin Archivo General del Departamento Archivo General del Municipio Archivo General del Distrito PARAGRAFO: El Archivo General de la Nacin tendr las funciones sealadas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente Ley. Artculo 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: Archivos de Entidades del Orden Nacional Archivos de Entidades del Orden Departamental Archivos de Entidades del Orden Distrital Archivos de Entidades del Orden Metropolitano Archivos de Entidades del Orden Municipal

Archivos de Entidades de Orden Local Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley. Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la Ley los desarrolle. Artculo 9. Los Archivos segn la organizacin del Estado. Archivos de la Rama Ejecutiva Archivos de la Rama Legislativa Archivos de la Rama Judicial Archivos de los Organismos de Control Archivos de los Organismos Autnomos Artculo 10. Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin de los archivos contemplados en los artculos 8 y 9 de la presente ley, as como los archivos de los organismos de control y de los organismos autnomos ser de carcter obligatorio. TITULO IV ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Artculo 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica. Artculo 12. Responsabilidad. La Administracin Pblica ser responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos. Artculo 13. Instalaciones para los Archivos: La administracin pblica deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos. Artculo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos. La documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin. PARAGRAFO 1: La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo. PARAGRAFO 2: Se podr contratar la administracin de archivos histricos con instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad. PARAGRAFO 3: El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin de archivos histricos. Artculo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar

en caso de irregularidades.

Artculo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las Entidades Pblicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo cargo estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos. Artculo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio documental de la Nacin. Artculo 18. Capacitacin para los funcionarios de Archivo. Las entidades tiene la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y reas relacionadas con su labor. PARAGRAFO . El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas de formacin profesional y de especializacin en archivstica, as como programas de capacitacin formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. Artculo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: Organizacin archivstica de los documentos. Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos corno la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del sistema. PARAGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarn de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin. PARAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. Artculo 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las entidades pblicas que se supriman o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARAGRAFO : Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. TITULO V GESTION DE DOCUMENTOS

Artculo 21. Programas de Gestin Documental. Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos. PARAGRAFO : Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Artculo 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos. Artculo 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente. Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental. Artculo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios pblicos. Artculo 26. Inventario Documental. Es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. TITULO VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Artculo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la Ley. Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la Constitucin y las leyes.

Artculo 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este slo hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo". Artculo 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los documentos histricos presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso directo, las instituciones suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema de reproduccin que no afecte la conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso. TITULO VII SALIDA DE DOCUMENTOS Artculo 30. Documentos Administrativos. Slo por motivos legales las entidades del Estado podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo. Artculo 31. Documentos Histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los siguientes trminos: Motivos legales Procesos tcnicos Exposiciones Culturales PARAGRAFO : Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, procesos tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de una archivo fuera del territorio nacional. TITULO VIII CONTROL Y VIGILANCIA Artculo 32. Visitas de Inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes. Artculo 33. Organo Competente. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado. Artculo 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el articulo 8 de la Constitucin Poltica, El Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin,

transferencia, conservacin y servicios de los archi vos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones. Artculo 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as: Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento. Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995. Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371, y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin prejuicio de las sanciones patrimoniales previstas. Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano. TITULO IX ARCHIVOS PRIVADOS Artculo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurdicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios. Artculo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular la organizacin, conservacin y consulta de los archivos histricos privados de inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar especial proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos polticos, as como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica.

Artculo

38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de inters cultural, continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo General de la Nacin solicite. Artculo 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los documentos privados de carcter histrico. Estos formarn parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia sern de libre acceso. Artculo 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer y reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios para los archivos privados declarados de inters cultural, tales como: premios anuales, asistencia tcnica, divulgacin y pasantas. Artculo 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters cultural: Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes. Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural, objeto de la exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano. Transferir -a ttulo oneroso o gratuito- la propiedad, posesin o tenencia de documentos histricos, sin previa informacin al Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cincuenta salarios mnimos legales mensuales vigentes. PARAGRAFO : El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la investigacin correspondiente y a la imposicin de las sanciones establecidas en la Ley. Artculo 42. Obligatoriedad de la clusula contractual. Cuando las entidades pblicas celebren contratos con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacin cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una clusula donde se establezca la obligacin de aqullas entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraren las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artculo 15 de la Constitucin Poltica. PARAGRAFO : Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relacin con sus documentos de archivo, se regularn por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo

General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que deseen transferir. Artculo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los que tengan mas de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo General Notarial del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del Archivo General de la Nacin, tomar las medidas pertinentes. TITULO X DONACION, AD QUISICION Y EXPROPIACION Artculo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos. Artculo 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de carcter histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta. Declarase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por va administrativa a la que de refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de archivos privados de carcter histrico-cultural que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o prdida. TITULO XI CONSERVACION DE DOCUMENTOS Artculo 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin Pblica debern implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. Artculo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nacin. PARAGRAFO : Los documentos de archivo de conservacin permanente podr n ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deber preverse un programa de transferencia de informacin para garantizar la preservacin y conservacin de la misma. Artculo 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nacin dar pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes. Artculo 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2 de la Ley 80 de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". TITULO XII ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION Artculo 50. Estmulos. El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del pas, as como a los aut ores de estudios histricos significativos para la historiografa nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estmulos podrn consistir en:

becas, concursos, honorficas.

publicaciones,

pasantas,

capacitacin

distinciones

TITULO XIII DISPOSICIONES FINALES Artculo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica prestarn todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General del Nacin, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley. Artculo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias. EL PRESIDENTE DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA, MIGUEL PINEDO VIDAL EL SECRETARIO GENERAL DEL H. SENADO DE LA REPUBLICA, MANUEL ENRIQUEZ ROSERO LA PRESIDENTA DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES, NANCY PATRICIA GUTIERREZ CASTAEDA EL SECRETARIO GENERAL DE LA H. CAMARA DE REPRESENTANTES, GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO REPUBLICA DE COLOMBIA GOBIERNO NACIONAL PUBLIQUESE Y EJECUTESE Dada en Santaf de Bogot D.C., a los 14 JUL.2000 EL ANDRES EL JUAN PRESIDENTE DE CAMILO DE PASTRANA HACIENDA LA REPUBLICA ARANGO PUBLICO, SALAZAR CULTURA,

MINISTRO

Y CREDITO RESTREPO DE

EL MINISTRO JUAN LUIS MEJIA ARANGO