Systme dInformation

Procdure Gnrale Achat

Muhusin M. Marhey

Intro
La fonction achats est traditionnellement considre comme une des fonctions support de lentreprise. Cependant, elle prend progressivement place parmi les fonctions globales et centrales de lentreprise et interagit de plus en plus avec le mtier de lentreprise et les grands choix stratgiques. Lobjectif de la fonction achats est de mettre la disposition des utilisateurs internes de lentreprise des biens et/ou des services acquis lextrieur dans les meilleures conditions de prix, de dlais, de qualits et de services requis pour lentreprise et ses clients. Sur cette mission de base peuvent se greffer des missions complmentaires pour rpondre aux besoins conjoncturels. Ces missions consolides par la direction permettent de fixer les objectifs avec la mise en place des organisations, des moyens matriels et humains pour les atteindre. Par ailleurs, lensemble de ces missions doit pouvoir sadapter en permanence aux diffrentes volutions touchant la fonction. Le directeur des achats dfinit et met en uvre la politique dachats de lentreprise enliaison avec la direction gnrale. Il garantit la ralisation des objectifs qualitatifs, quantitatifs, organisationnels et financiers en matire dachats de produits et/ou deservices.

Structure de la fonction
Cet organigramme fictif reprsente lorganisation type dune enseigne de distribution (textile, agroalimentaire ) ayant choisi de regrouper ses achat s au sein dune centrale interne.

1- Principaux leviers de l'achat.

Une expression prcise et fonctionnelle du besoin Une globalisation / concentration des besoins

y y y

spcifications affines Rduction des exigences logistiques standardisation du besoin

y y y y

regroupement des produits et des prestations rduction du nombre de fournisseurs Globalisation sur une priode donne, le march Mise en place de partenariats

L'objectif tant de rduire le cot global => moins de fournisseurs => mais des partenaires Une mise en concurrence active : Un Etalonnage prcis :

y y

Recherche de nouveaux fournisseurs homologation de nouveaux fournisseurs

y y

Historique (traabilit) connaissance structure des cots.

2- La relation demandeur / acheteur.

3- Les diffrentes tapes de l'acte d'achat

 Remarque, 'ex e as ' apes standards auxquelles l aut se c nformer. A c acun selon ses  
tapes pourrait-on dire ! elles qui suivent ici ne sont indiques qu' titre indicatif.

1) Apparition du besoin 2) dfinition du besoin => La demande d'ac at se caractrise nralement selon les cas par : y y Coordonnes de l'ac eteur Cahier des charges : descriptif du esoin, caractristiques,  spcifications, performances attendues avec tolrances), plans, nomenclatures, croquis Quantits Budget  dlai de rigueur + chelonnement si cadencement) Conditionnement Conditions de maintenance Contingences rglementaires

y y y y y y

Pour aider la formalisation d'un !esoin et ainsi contribuer une recherche des informations ncessaires la bonne prise de commande, on voque les quatre dimensions d'un besoin qui sont :

y y y y y

Les 4 dimensions d'un besoin Spcifications techniques Cot / prix y Prix : ferme ? ou rvisable ? Description du produit y Port compris ? Destination du produit y Assurance comprise ? Conditions d'utilisation y Conditionnement ... Dlais Comportements Transports conditions de rception aspects juridiques formation maintenance comptences particulires des oprateurs ? assistance la mise en route

y y y y y

de livraison de paiement astreintes ? pnalits de retard ? ...

y y y y y y y

3) Traitement de la demande d'achat (ou de rapprovisionnement) 4) Demande d'offre : - Recherche de fournisseurs potentiels - Prslection des fournisseurs

- Envoi des consultations - "uivi 5) Dpouillement des offres et slection 6) Prise de contact avec le fournisseur ; mise au point technique et commerciale 7) Ngociation 8) Etablissement de la commande 9) Confirmation du fournisseur 10) Vrification de l'accus de rception 11) Suivi de la commande et gestion des relances 12) Rception et contrle

13) Traitement de la facturation 14) Rglement 15) Suivi des litiges 16) Evaluation

4- Analyse des risques internes

L'analyse des processus, en l'occurrence de l'achat passe ncessairement par uneanalyse pralable des risques qui peut comporter les lments suivants : Nature des risques Risques financiers y y y y y y y y y y y y y y Risques engendrs Cot total de l'achat Change Qualit du produit Constance de la qualit Compatibilit avec l'outil de production Risques de conception (cahier des charges) Compatibilits des moyens de conception Besoin en assistance technique Possibilits d'essais Formation du personnel SAV Transfert d'exprience Ponctualit Rapidit d'excution

Risques techniques internes

Risques de service

Risques de livraisons

Risques lis au fournisseur

y y y y

Dpendance ventuelle Confidentialit des informations Capacit d'adaptation requise Accs l'innovation

Les documents Associs

y y y y y y y Bon de rception Dossier dappel doffre Les factures Cahier de charges Demande de prix Demande de proposition # Demande doffre commande

Exemple dune description de poste

Responsable qualit Achat
Le responsable qualit achats dfinit, impulse et met en oeuvre une politique de qualit des % $ achats. l fixe et fait appliquer les normes, indicateurs, mthodes et outils, destination des acheteurs et des fournisseurs.

Activits principales
y y y Dfinition des objectifs et moyens de la dmarche qualit Dmarche daudit et danalyse de la qualit Mise en place et animation de la politique qualit

Le profil Diplome coles dingnieurs avec spcialisation dans un domaine industriel mcanique, lectronique,
informatique).

&

 3es cycles spcialiss dans le domaine de la qualit mastre management par la qualit de lEisti, master management de la qualit de Lyon 1, DE (( management de la qualit totale de Marne-la-Valle). Bordeaux, mastre gestion des 3es cycles spcialiss dans la fonction achats : DE (( MA achats internationaux de lEssec, dHEC, de lEM Lyon, Desma de Grenoble Formation universitaire bac+4 5 avec spcialisation dans le domaine technique, achats ou qualit.

'

)0

Comptences
Excellente connaissance de lensemble du process achats et de la chane logistique. Bonne connaissance de la chane de transformation du produit et des techniques de fabrication. Bonne connaissance des normes de qualit type

'

(O 9000). '

Matrise des process et de la dmarche qualit applique au domaine des achats QRQC Quick ' Response Quality Control), connaissance des dmar ches dassurance qualit type AQF Assurance ' Qualit Fournisseurs) ou AQM Assurance Qualit Manufacturing), dmarche Kaizen, mthode Kanban Connaissance et pratique des outils de conception et de rsolution de problmes type Amdec, (PC, analyse de la valeur, 6 (igma Matrise des outils de test et de contrle qualit, ainsi que des dmarches de gestion des incidents. Bonne connaissance des tapes de la transformation du produit et des services associs. Culture technique solide et complte. Bon niveau danglais, car une partie des clients et des fournisseurs peut tre base Exprience Ce poste requiert une premire exprience denviron cinq ans au sein de la fonction achats ou qualit. Personnalit Forte capacit dcoute, afin de prendre en considration le point de vue de chacun. Pdagogie, un mlange de souplesse et de fermet, de diplomatie et de volontarisme, pour faire 2 3 passer ses ides sans imposer et sans braquer ses interlocuteurs. Capacits danalyse et rigueur, pour dcomposer la chane des achats, reprer et expliquer les problmes rencontrs. Esprit critique, pour discerner les dysfonctionnements. ) nnovation et crativit, pour faire merger des solutions.

ltranger.

Mobilit Pos Postes prcdents (P-1) prcdents (P-1) Acheteur projets Acheteur industriel Responsable sourcing achats 4 ngnieur qualit v volution professionnelle (P+1) professionnelle (P+1) Chef de groupe achats Directeur des achats Directeur de la qualit Acheteur projets Acheteur industriel