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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA

BOLIVARIANA NCLEO TCHIRA LCDO. ADMINISTRACION GESTION MUNICIPAL CONTABILIDAD - PROF. CARMEN RAMIREZ

UNIDAD II

Disposiciones Legales para el Registro Contable

OBJETIVO ESPECIFICO: Interpretar las Disposiciones Legales del Registro contable, segn el Cdigo de Comercio, para la elaboracin de los asientos contables y registro en los libros de contabilidad CONTENIDO: 2.1 Disposiciones Legales: Tipos de Libros de contabilidad

TIPOS DE LIBROS DE CONTABILIDAD La contabilidad tiene 3 libros que son indispensables y obligatorios de llevar para toda empresa, estos son: Libro Diario - Libro Mayor - Libro de Inventario. Existen tambin los llamados Libros Auxiliares tales como, el Libro de Caja, el Diario Auxiliar de Ventas, el Diario de bancos, Documentos por Pagar, etc. Por eso a la contabilidad tambin se le conoce como Tenedura de libros y todo comienza desde el primer momento en que se forma legalmente una empresa que debe asentar por escrito los detalles pertinentes a su constitucin. El marco legal Venezolano, se considera uno de los mas amplios y exigentes de Amrica Latina, debido principalmente a la gran cantidad de regulaciones vigentes y a que no existe una ley de contabilidad propiamente dicha (Colombia o Brasil, por ejemplo poseen una Ley de Sociedades Annimas). Veamos algunos artculos del Cdigo de Comercio de gran importancia para la contabilidad en Venezuela.

Artculo 32: Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprender, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podr llevar, adems, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Comentario: De acuerdo al artculo, se deduce que es obligatorio llevar tres libros: 1. El Libro Diario. 2. El Libro Mayor. 3. El Libro de Inventario. Los libros auxiliares son complementarios y Los deja a la conveniencia de la empresa.

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En Venezuela, El Cdigo de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes.

Artculo 33: El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categora en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que ste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampar en todas las dems hojas el Sello de la oficina.

Comentario: Es indispensable que antes de usar el Libro diario y el de inventario se registren legalmente en la jurisdiccin respectiva y ante los funcionarios autorizados.

Articulo 34: En el libro Diario se asentarn, da por da, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quin es el acreedor y quin el deudor, en la negociacin a que se refiere, o se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, da por da. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente slo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirn con la obligacin que impone este artculo con slo asentar diariamente un re-sumen de las compras y ventas hechas al contado; y detalladamente las que hicieren a crdito, y los pagos y cobros con motivo de stas. Comentario: De este artculo podemos definir al Libro Diario como aquel donde se anotan diariamente y en orden cronolgico todos los movimientos comerciales que la empresa realiza anexando los documentos legales que prueban esas transacciones, aqu se evidencia el respeto por el principio de la Partida Doble y la Objetividad.

En el Libro Diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el Libro Mayor se reflejan las distintas partidas contables, por ejemplo, la cuenta Caja y todos sus movimientos, la cuenta Banco y todos sus cargos y abonos, y as con todas las cuentas de la empresa.

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Tanto el Diario como el Mayor tienen los mismos cargos y abonos, slo que el primero los agrupa por transacciones en orden cronolgico y el segundo por orden de cuentas, es decir en forma clasificada. El Diario es un libro de primera entrada y el Mayor de entrada final. Ellos estn interconectados por un nmero asignado a cada cuenta, de tal modo que al registrar en el Diario se traslada al Mayor, siguiendo la numeracin. Los Libros obligatorios de la contabilidad reflejan la trayectoria econmica de la empresa.

Artculo 35: Todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada ao, har en el libro de Inventarios una descripcin estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y prdidas; sta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las prdidas sufridas. Se har mencin expresa de las fianzas otorgadas, as como de cualesquiera otras obligaciones contradas bajo condicin suspensiva con anotacin de la respectiva contrapartida. Los inventarios sern firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formacin Comentario: Del artculo 35 sacamos la definicin de Libro de Inventario, como aquel libro contable donde se registran los bienes muebles e inmuebles, y adems que el inventario debe hacerse al inicio y al final de cada ejercicio econmico. Tambin se enfatiza el Principio de la Objetividad cuando dice que debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios y las prdidas obtenidas.

Artculo 36: Se prohbe a los comerciantes: 1- Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas. 2- Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos. 3- Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaturas. 4- Borrar los asientos o partes de ellos. 5- Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna parte de los libros".

Comentario: Cada registro diario de cada transaccin tambin debe respetar las normas: de no alterar la fecha y el orden de los asientos, no dejar espacios en blanco, no borrar, no hacer correcciones sobre los mismos, no arrancar las hojas de los libros. Es decir que se debe dejar el

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registro tal y como se hizo originalmente, no importa si est errneo, despus al darnos cuenta podemos corregirlos legalmente con otro asiento, tal y como lo dice el artculo siguiente:

Artculo 37: Los errores y omisiones que se cometieren al formar un asiento se salvarn en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta". Comentario: Hay autorizacin para corregir cualquier registro errneo que se hizo anteriormente con otro asiento que se har en la misma fecha que se note el error. Estos son asientos de correcciones llamados contrapartida. Si inicialmente cargamos o acreditamos a una cuenta equivocada, al corregir lo que debemos hacer es acreditar o debitar a esa cuenta, o sea, el proceso contrario. Puede haber tambin errores en cantidades cargadas o acreditadas, las cuales es necesario ajustar.

Artculo 39: Para que los libros auxilia-res de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por stos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesarios. Comentario: Los libros auxiliares que se lleven deben acogerse a las mismas condiciones que los libros obligatorios. Entre esos libros podemos encontrar un Libro diario auxiliar de Caja, un libro diario auxiliar de compras a crdito, un libro diario auxiliar de ventas a crdito, etc. Veamos la necesidad de llevar un libro auxiliar de caja, por ejemplo. Se hace con la finalidad de controlar las entradas y salidas de dinero, as se puede clasificar las entradas y salidas de dinero por su origen. El inventario de mercanca debe hacerse tanto al inicio como al final de un ejercicio econmico segn lo pauta el Cdigo de comercio en el

Articulo 35. El origen de las entradas puede ser por: ventas de contado, cobros a clientes, prstamos obtenidos, etc. El origen de las salidas se da por: compras al contado, pago a proveedores, pago de deudas, pago de gastos, etc.

Artculo 44: Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez aos, a partir del ltimo asiento de cada libro "La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, sern clasificadas y conservadas durante diez aos

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Comentario: La obligacin de conservar la informacin contable por un plazo de 10 aos, es un requisito, que aunque ustedes no lo crean, muchas empresas en funcionamiento incumplen. Es importante cumplir con lo que pide este artculo, so pena de multas y sanciones por parte del SENIAT.

Estos, por los momentos, son los artculos de mayor inters para fines de nuestro estudio. El Cdigo de Comercio no es la nica ley por la que debe regirse la contabilidad, tambin hay otras leyes como el Cdigo Orgnico Tributario, la Ley del ejercicio de la Contadura Pblica, La Ley de Impuesto al valor agregado, La Ley de Activos empresariales, La Ley de Impuesto sobre la Renta o la Ley Orgnica del Trabajo que tienen que ver con la forma correcta de administrar una empresa. Por eso un buen contador o administrador debe estar al da con la legislacin vigente en materia contable, as le evitar a su empresa posibles multas o sanciones. Es necesario conocer la normativa legal en materia comercial para todos los que estamos involucrados en el estudio de la Contabilidad. Ya sabemos lo que establece el Cdigo de Comercio con respecto a los libros y los asientos contables, por lo cual estamos en capacidad de responder los planteamientos siguientes: 1. Cules son los libros obligatorios que debe llevar toda empresa en Contabilidad y en qu artculo del Cdigo de Comercio se establece este deber? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Qu se registra en el Diario? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. Qu no debe hacerse con respecto a los asientos segn el Cdigo de Comercio? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 4. Por cunto tiempo deben conservarse los libros de contabilidad y qu artculo lo exige? ___________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

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_______________________________________________________________________ Actividades 5. Una empresa cancel una deuda pendiente con un proveedor por Bs. 600.000, e hizo el siguiente Asiento errneo: Descripcin Compras Banco 6. Dnde est el error? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 7. Qu debe hacer para corregir el error? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 8. Haga el asiento de correccin: Descripcin Debe Haber Debe Bs. 600.000,00 Bs. 600.000,00 Haber

9. La misma empresa paga una factura por mantenimiento de fotocopiadora por Bs. 105.000. El Asiento que se hace es el siguiente: Descripcin Cuentas por pagar Banco 10. Dnde est el error? Debe Bs. 150.000,00 Bs. 150.000,00 Haber

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11. Haga el asiento de correccin: Descripcin Debe Haber