Universidad Limon

Materia: Procedimientos y Tcnicas de Almacenamiento. (LP56).

Tema: Sistema de Inventario y Recepcin.

Fecha de Entrega: 19 de junio del 2013

Profesor: Lic. Orlando castillo Alfaro.

Integrantes del Grupo: Daniel Contreras Hernndez Vicente Rodrguez Gmez

V Cuatrimestre 2013.

Tabla de contenido
Cita Bblica ........................................................................................................................................ 3 Introduccin....................................................................................................................................... 4 Objetivo General ............................................................................................................................... 5 Marco Terico ................................................................................................................................... 5 Inventario ........................................................................................................................................... 6 Tipos de material o productos en inventarios ................................................................................. 8 Tipos de inventarios ........................................................................................................................ 8 Otros inventarios ms especficos: ................................................................................................. 10 Razones por las cuales se requiere mantener inventario ............................................................. 11 Razones por las cuales no se desea mantener inventario ............................................................. 12 Costos del inventario ....................................................................................................................... 13 1. Costo de pedido: Se le llama costo de pedido al costo generado por las actividades efectuadas en una solicitud de reaprovisionamiento de existencias, que pueden comprender por ejemplo el costo del papel, costo del telfono, costo de preparacin, etc. 13 2. Costo de almacenaje de inventario: Se le llama costo de almacenaje a todos los procesos y actividades efectuadas para mantener el orden, buen estado y existencia del inventario dentro de la planta, incluyendo el costo de inmovilizado del producto, costo de limpieza, costo de espacio. ...................................................................................................... 13 3. Costo Total del Inventario: El costo Total de inventario es la suma de los dos costos anteriores: Costo anual de almacenaje y Costo anual de pedido, segn la frmula: ........ 13 Gestin de inventarios..................................................................................................................... 14 Recepcin ......................................................................................................................................... 15 Protocolo a seguir en una bodega .................................................................................................. 15 Registros ........................................................................................................................................... 16 Tipos De Documentos Utilizados En Bodega (Copias)................................................................. 17 ENTREVISTA: ............................................................................................................................... 18 CONCLUSIN ................................................................................................................................ 19 ANEXOS .......................................................................................................................................... 20 BIBLIOGRAFA ............................................................................................................................. 23

CITA BBLICA
El ciego Bartimeo recibe la vista. San Marcos 10:47-51. 47 Y oyendo que era Jess nazareno, comenz a dar voces y decir: Jess, Hijo de David, ten misericordia de m! 48 Y muchos le reprendan para que callase, pero l clamaba mucho ms: Hijo de David, ten misericordia de m! 49 Entonces Jess, detenindose, mand llamarle; y llamaron al ciego, dicindole: Ten confianza; levntate te llama. 50 El entonces, arrojando su capa, se levant y vino a Jess. 51 Respondiendo Jess, le dijo: Qu quieres que te haga? Y el ciego le dijo: Maestro, que recobre la vista.

INTRODUCCIN.
El inventario es uno de los mtodos ms ordenado para tener un dato contable de bienes y existencias de cantidades o empresas y tiene como resultado una accin detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el nmero de unidades en existencia, la descripcin de los artculos, los precios unitarios, el importe de cada rengln, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario. En los cuales se tiene que tomar en cuenta tipos de materias o productos en inventario, los tipos de inventario como los comunes y los especializados, teniendo en cuenta los mtodos de valoracin de inventario los cuales se dividen en mtodo de promedio ponderado, mtodo FIFO y mtodo LIFO, razones por las cuales se requiere mantener inventario cuyo objetiv son de reducir costos de pedir, reducir costos por materias faltantes y reducir costos de adquisicin), no dejando de lado las razones por las cuales no se desea mantener inventario (costo de almacenaje, dificultad para responder a los clientes, costo de coordinar la operacin, costo de reduccin en la capacidad y costo por productos defectuosos en lotes grandes), costo del inventario (costo de pedido, costo de almacenaje de inventario y costo total del inventario), En nuestra actualidad y desde tiempos descendentes, las personas siempre han tratado de tener un control sobre sus bienes existentes, por lo que una de las opciones ms eficientes para obtener mejores resultados ha sido el Inventario. Es importante tener conocimiento sobre la recepcin de materiales, esto no solo a la hora de recibirlo si no de la manera que debemos de hacerlo, tener conocimiento de la importancia de verificar firmas, timbres y si esta correcto proceder a su despacho correspondiente, y su registro de tipos de documentos utilizados en el almacn.

OBJETIVO GENERAL
Analizar los tipos de inventarios ms comunes para trabajar dentro de un almacn y determinar la logstica de la recepcin de la mercadera en los almacenes.

MARCO TERICO
Inventario: En trminos generales, es la relacin o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha con orden y claridad. Recepcin: La recepcin de pedidos es uno de los procesos de un almacn logstico. Corresponde al punto de transferencia de propiedad entre un proveedor y un cliente.

INVENTARIO
Relacin ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancas existentes en un almacn. En contabilidad, el inventario es una relacin detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el nmero de unidades en existencia, la descripcin de los artculos, los precios unitarios, el importe de cada rengln, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario. Por lo tanto lo que se espera es mantener al mnimo los inventarios. La filosofa de justo a tiempo, se fundamenta en el concepto de cero inventarios. Cuando se considera hacer inventario, como el proceso de contar los artculos, se est considerando el enfoque netamente contable. Cuando existen niveles altos de inflacin, el concepto de cero inventarios pierde validez, pues en este caso lo mejor para protegerse de la inflacin es mantener niveles altos de inventario, especialmente de aquellos artculos cuya tasa de inflacin es superior a la inflacin promedio. Otro factor negativo en los inventarios es la incertidumbre de la demanda, lo cual dificulta mantener un inventario que pueda satisfacer todos los requerimientos; existiendo condiciones donde no se puede cubrir los faltantes de inventarios, con la misma rapidez con que se agotan, causando costos por faltantes, en otras ocasiones existen productos que se deterioran por existir en exceso. Queda bajo esta premisa, utilizar los costos opuestos, que no es otra cosa que: Si existe mucho inventario, la empresa pierde; pero tambin pierde si hay faltantes. Considerando la suma de cada prdida o ganancia de cada decisin y multiplicada por su probabilidad, se obtiene el valor esperado, llamado tambin esperanza matemtica, que determina la cantidad de inventario que se debe mantener bajo ciertos costos opuestos y ciertas probabilidades de demanda. Su argumento es que siempre se toma la mejor decisin, en trminos de probabilidades. La determinacin del punto ptimo de pedido, es vlido para un solo producto, y lo ms comn que en una empresa existan cientos y miles de productos, por lo cual la determinacin ptima de un producto no significa necesariamente la optimizacin de todos los lotes.

Comprender el concepto, caractersticas y los fundamentos de los sistemas de embarcacin de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de produccin que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe tener la informacin pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. En el campo de la gestin empresarial, el inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones.

Tipos de material o productos en inventarios

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Materias primas y partes compradas Insumos y Materiales (materias primas de segundo nivel) Unidades parcialmente terminadas, llamados: Productos en proceso. Productos terminados Productos en embalaje Partes de reemplazo, herramientas, consumibles. Bienes en trnsito a empresas o clientes. Bienes de la masa

Tipos de inventarios
1.

Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal, normalmente el 31 de diciembre.

Ejemplo:

Mtodos De Valoracin De Inventarios

Mtodo de Promedio Ponderado: Este se calcula dividiendo el total del costo de la mercanca disponible para la venta por el nmero de unidades disponibles para la venta. Este clculo nos dar un costo por unidad de promedio ponderado, el cual aplica a las unidades en el inventario final. Este mtodo no da importancia a los precios corrientes que prevalecieron en el mes anterior. Mtodo FIFO: Primera en entrar, primera en salir. Es conocido como fifo, est basado en la presuncin de que la primera mercanca adquirida es la primera mercanca que se vende. En otras palabras, cada venta se hace de las mercancas ms antiguas en reserva; por tanto el inventario final contiene todas las mercancas ms recientemente adquiridas. Puede s adoptado por cualquier empresa, sin importar que las mercancas vendidas realmente correspondan a las ventas de las mercancas ms antiguas en reserva o no.

En este mtodo, la valuacin del inventario refleja los costos recientes y es por tanto un valor real a la luz de las condiciones que pertenecen a la fecha del balance general.

Mtodo LIFO: Ultimo en entrar, primeras en salir. Es uno de los mtodos ms interesantes en la valuacin del inventario. El flujo de costos puede ser ms significativo que el flujo fsico de las mercancas.

2.

Inventarios peridicos: aquel que se realiza cada determinado tiempo dentro de una empresa.

3.

Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa. Solo se documenta los bienes existentes en el o en los das de elaboracin. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser el 1 de enero.

Mtodo de Inventario: Promedio Ponderado.

Otros inventarios ms especficos:

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33.

Inventarios de liquidacin legal. Inventarios de Productos en Proceso de Fabricacin. Inventarios de Materias Primas. Inventarios de Suministros de Fbrica. Inventarios de Produccin en Proceso. Inventarios de Productos Terminados. Inventarios de Materiales y Suministros. Inventarios puntuales. Inventarios forestales. Inventarios de gestin. Inventario perpetuo. Inventario fsico. inventario mixto. Inventario en trnsito. Inventario en consignacin. Inventario mximo. Inventario mnimo. Inventario disponible. Inventario en lnea. Inventario agregado. Inventario en cuarentena. Inventario de previsin. Inventario de mercaderas. Inventario de fluctuacin. Inventario de anticipacin. Inventario intermitente. Inventario de lote o de tamao de lote. Inventario estacional. Inventario permanente. Inventario cclico.

34.

Inventario Cero.

Razones por las cuales se requiere mantener inventario

1.

Reducir costos de pedir: Al pedir un lote de materias primas de un proveedor, se incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la orden, y para la recepcin de la compra en almacn. Al producir mayor cantidad de lotes, se mantendrn mayores inventarios, sin embargo se harn menos pedidos durante un periodo determinado de tiempo y con ello se reducirn los costos anuales de pedir.

2.

Reducir costos por material faltante: Al no tener material disponible en inventario para continuar con la produccin o satisfacer la demanda del cliente, se incurren en costos. entre estos costos mencionamos las ventas perdidas, los clientes insatisfechos, costos por retrasar o parar produccin. Para poder tener una proteccin para evitar faltantes se puede mantener un inventario adicional, conocido como inventario de seguridad

3.

Reducir costos de adquisicin: En la compra de materiales, la adquisicin de lotes ms grandes pueden incrementar los costos de materias primas, sin embargo los costos menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y a menor costo de flete y manejo de materiales. Para productos terminados, los tamaos de lote ms grande incrementan los inventarios en proceso y de productos terminados, sin embargo los costos unitarios promedio pudieran resultar inferiores debido a que los costos por maquinaria y tecnologa se distribuyen sobre lotes ms grandes.

Cuando iniciamos la produccin de un lote, el riesgo que resulten muchas piezas defectuosas. Los operarios podrn estar aprendiendo, quizs no se alimenten los materiales correctamente, las mquinas necesitan ajuste y deber producirse una cierta cantidad de producto antes que la situacin se estabilice. Lotes de mayor tamao, menos cambios por ao y menos desperdicio.

Razones por las cuales no se desea mantener inventario

Se desea reducir los inventarios debido a que, al aumentar los niveles, ciertos costos aumentan, tales como:
1.

Costo de almacenaje: Entre los costos en los que se incurren para almacenar y administrar inventarios se encuentran: intereses sobre la deuda, intereses no aprovechados que se ganaran sobre ingresos, alquiler del almacn,

acondicionamiento, calefaccin, iluminacin, limpieza, mantenimiento, proteccin, flete, recepcin, manejo de materiales, impuestos, seguros y administracin.
2.

Dificultad para responder a los clientes: Al existir grandes inventarios en proceso se obstruyen los sistemas de produccin, aumenta el tiempo necesario para producir y entregar los pedidos a los clientes, con ello disminuye la capacidad de respuesta a los cambios de pedidos de los clientes.

3.

Costo de coordinar la produccin: Inventarios grandes obstruyen el proceso de produccin, lo cual requiere mayor personal para resolver problemas de trnsito, para resolver congestionamiento de la produccin y coordinar programas.

4.

Costos por reduccin en la capacidad: Los materiales pedidos, conservados y producidos antes que sean necesarios desperdician capacidad de produccin.

5.

Costos por productos defectuosos en lotes grandes: Cuando se producen lotes grandes se obtienen inventarios grandes. Cuando un lote grande sale defectuoso se almacenen grandes cantidades de inventario defectuoso. Los lotes de menor tamao (y con ello una reduccin en los niveles de inventario) pueden reducir la cantidad de materiales defectuosos.

Costos del inventario

Los costos relevantes de los involucrados en la administracin del desarrollo de los inventarios son:
1.

Costo de pedido: Se le llama costo de pedido al costo generado por las actividades efectuadas en una solicitud de reaprovisionamiento de existencias, que pueden comprender por ejemplo el costo del papel, costo del telfono, costo de preparacin, etc.

2.

Costo de almacenaje de inventario: Se le llama costo de almacenaje a todos los procesos y actividades efectuadas para mantener el orden, buen estado y existencia del inventario dentro de la planta, incluyendo el costo de inmovilizado del producto, costo de limpieza, costo de espacio.

3.

Costo Total del Inventario: El costo Total de inventario es la suma de los dos costos anteriores: Costo anual de almacenaje y Costo anual de pedido, segn la frmula:

CT = Costo Total anual de inventario Q= Tamao del pedido para re-aprovisionar el inventario, en unidades C= Valor de articulo manejado en inventario, en $$/unidad h= Costo de manejo como porcentaje del valor del artculo, porcentaje/ao D= Demanda anual de artculos, que ocurre a una cierta tasa constante en el tiempo, en unidades/ao o= Costo de adquisicin, en dlares / pedido

Gestin de inventarios
El Cundo? y Cunto? son las preguntas en las que se basa la gestin de inventarios o gestin de stocks. En efecto si reaprovisionamos el inventario en periodos cortos de tiempo la cantidad pedida debe ser pequea lo cual reduce el costo de almacenaje pero se incrementa el de realizar los pedidos; si se repone el inventario en periodos largos de tiempo la cantidad pedida debe ser grande lo cual reduce el costo de hacer el pedido pero incrementa el costo de almacenamiento. En la gestin de inventarios existen modelos de reaprovisionamiento de inventario que tratan de equilibrar los costes y reducirlos al mximo as con dichos modelos podemos saber: Cunto pedir? y Cundo pedir?

RECEPCIN
La recepcin de pedidos es uno de los procesos de un almacn logstico. Corresponde al punto de transferencia de propiedad entre un proveedor y un cliente. Es una etapa de control importante para garantizar la conformidad de la mercanca antes su integracin en las existencias de la empresa.
1. 2.

Control cuantitativo y cualitativo Integracin de la mercanca recibida en el stock de la empresa

Protocolo a seguir en una bodega

El encargado de bodega no debe entregar ningn artculo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa. Todas las unidades de la empresa debern solicitar los materiales a Bodega, mediante un formulario, por ejemplo, Pedido de Materiales. Este formulario se confeccionar en triplicado y se debe enviar a la bodega, debidamente timbrado y firmado por el funcionario autorizado. Recibidos los pedidos, el encargado de bodega debe verificar las firmas y timbres y, si estn correctos, debe proceder a preparar el despacho solicitado. La solicitud se utilizar, adems, para registrar el despacho de los artculos, debiendo indicarse en sta los materiales y las cantidades entregadas.
1. 2. 3.

Solicitante Bodega despachadora Departamento solicitante

Los ejemplares de la solicitud debern distribuirse de la siguiente forma: a. Copia 1: solicitante b. Copia 2: bodega despachadora c. Copia 3: envo al departamento de compras u otro solicitante Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de Bodega mantendr el pedido en archivo pendiente y activar la reposicin de su stock (pedir al departamento de Adquisicin o al encargado de Compras las cantidades para reponer su stock). En la carga y despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras para no daar los productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplcelas. Las Bodegas debern establecer horarios de atencin para la recepcin de pedidos y despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de preparacin de documentos, archivar documentos y poner al da el stock y formularios en general.

Registros
Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la distribucin como la salida de ellos. En la bodega o recinto deber mantenerse un registro de toda la documentacin que sea utilizada para la entrega y recepcin de materiales, con el propsito de mantener un respaldo documentado de todos los movimientos, para justificar su uso, procedencia o despacho.

Tipos De Documentos Utilizados En Bodega (Copias)

1. rdenes de Compra 2. Notas de pedido o entregas internas 3. Guas de despacho del proveedor 4. Guas de devolucin 5. Guas de ingresos 6. Tarjetas de registro de cada artculo (si las tuviera) 7. Notas o solicitud de reposicin de stock. 8. Notas o Guas de productos dados de baja. Deber mantener al da todos los registros, de manera de mantener informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relacin con la bodega, como por ejemplo: Compras: Para que conozcan que materiales se necesita adquirir y en qu cantidad. Contabilidad: Para mantener actualizados los Costos de los volmenes disponibles en Bodega, como tambin de los productos dados de baja. Control de inventario: Para que conozcan todos los materiales que hay en bodega.

Nota importante: Todo material dado de baja o por mermas deber quedar registrado en los documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega. Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales dentro de una Bodega.

ENTREVISTA:
Se realiz una visita dentro del Almacn de Suministros de JAPDEVA, por la compaera Yessenia. La cual recibe una breve explicacin sobre cmo trabajan la recepcin dentro del almacn y tambin los pasos sistemticos del programa que utilizan.

CONCLUSIN
Se llega a concluir que los inventarios tienen un papel muy importante, ya que es una relacin ordenada de bienes y representa el valor de la mercanca existente en un almacn y la recepcin que es el pilar de los almacenes. Sistemas de Inventarios. Entre los ms utilizados por las empresas son: Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal, normalmente el 31 de diciembre, Inventarios peridicos: aquel que se realiza cada determinado tiempo dentro de una empresa, Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa. Solo se documenta los bienes existentes en el o en los das de elaboracin. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser el 1 de enero. Recepcin. Deber mantener al da todos los registros, de manera de mantener informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relacin con la bodega, como por ejemplo: Compras: Para que conozcan que materiales se necesita adquirir y en qu cantidad, Contabilidad: Para mantener actualizados los Costos de los volmenes disponibles en Bodega, como tambin de los productos dados de baja, Control de inventario: Para que conozcan todos los materiales que hay en bodega.

ANEXOS

Inventario

Sistema que utilizan en el Almacn de Suministros de JAPDEVA (pasos).

BIBLIOGRAFA

Gaither, Norman; Frazier, Greg (2000). Administracin de produccin y operaciones. Editorial Thomsom. p. 355, en http://es.wikipedia.org/wiki/Inventario Gabi, Evelin., El Kardex en Excell, Editato el (2011), en http://kardex5toconta.blogspot.com/2011_06_01_archive.html Gmez, Yessenia., Recepcin de Mercadera en Almacn de Suministros, entrevista personal, Limn, CR, fecha mayo 2013.