APROVIZIONAREA SI PREGATIREA MARFURILOR 1.

Concept Aprovizionarea reprezinta procurarea tuturor celor trebuincioase in procesul de productie , circulatie sau pentru consum. 2.Functii Functiile aprovizionarii sunt: - stabilirea necesarului de aprovizionat; stabilirea furnizorilor; contractarea marfurilor aprovizionate si lansarea comenzilor; primirea si receptia marfurilor 3.Fluxul tehnologic reprezinta succesiunea operatiilor si proceselor prin care din materia prima se obtin produse necesare pe piata. Aprovizionare Prelucrare Produs Comercializare

Aprovizionarea este prima faza a fluxului tehnologic, fara de care o intreprindere nu ar putea produce sau vinde. Ce este necesar unui proces de productie? materii prime materiale utilaje tehnologii si cunostinte tehnice combustibil, energie electrica, apa forta de munca 1. Forme de aprovizionare Fiecare intreprindere isi stabileste propria politica de aprovizionare. Prin politica de aprovizionare intelegem: Cu ce cantitate de marfuri ne aprovizionam?

Care sunt preturile acestor marfuri? Cum se aleg furnizorii ? Ce forma de aprovizionare alegem?

Pentru o buna aprovizionare , intreprinderea alege varianta care raspunde cel mai bine urmatoarelor criterii: -calitatea produselor -pretul produselor -termenele de livrare -conditii de plata -costurile aprovizionarii -garantia respectarii contractului; -serviciile ce insotesc livrarile. Exista mai multe forme de aprovizionare: -aprovizionare pe masura aparitiei nevoilor de consum; -aprovizionare pe o perioada determinata; aprovizionare anticipata, in functie de conjunctura pietei; -aprovizionare frecventa cu cantitati mici; -aprovizionare speculativa; -aprovizionare cu materii prime marfuri(metal,bumbac,cafea,zahar etc.) pentru care exista burse de

5.Organizarea aprovizionarii tehnico-materiale Organizarea aprovizionarii tehnico-materiale trebuie astfel condusa, incat sa contribuie la: asigurarea completa, complexa, si la timp a unitatii economice cu mijloacele de productie; asigurarea conditiilor optime de depozitare; alimentarea rationala a locurilor de munca;

utilizarea rationala a resurselor materiale, respectand normele de consum si stocurile de productie stabilite. Exista urmatoarele sisteme de aprovizionare tehnico-materiala:

a) sistem functional care grupeaza activitatile compartimentului de aprovizionare pe urmatoarele sectoare: sector de programare (intocmeste programul de aprovizionare, stabileste graficele de alimentare a locurilor de munca, organizeaza evidenta aprovizionarii); sectorul de materiale (desfasoara activitate operativa de aprovizionare propriu-zisa a sectiilor, atelierelor si locurilor de munca pe baza graficelor intocmite de sectorul de aprovizionare) sectorul de depozite materiale(asigura receptia si pastrarea materialelor si le pregateste pentru constructie).

Sistemul functionalse aplica pentru intreprinderile care folosesc o gama redusa de resurse materiale.Are ca dezavantaj separarea activitatilor pe cele trei sectoare, ceea ce determina dispersarea raspunderilor privind aprovizionarea tehnico-materiala. b) sistemul de organizare pe grupe de materiale presupune constituirea de sectoare de aprovizionare-depozitare pentru fiecare grupa principala de materiale - grupa materialelor chimice, grupa materialelor textile, grupa materialelor lemnoase etc. Fiecare sector cuprinde totalitatea activitatilor de aprovizionare si depozitare a grupei respective.Acest sistem de aprovizionare se aplica in intreprinderile mari, avand avantajul ca reuneste organizatoric functiile de baza ale aprovizionarii in acelasi sector de aprovizionare-depozitare. c) sistemul de organizare in fuctie de destinatia de consum a resurselor materiale presupune organizarea de sectoare de aprovizionare-depozitare pentru fiecare sectie.Avantajul principal al sistemului il constituie legatura directa dintre activitatea de aprovizionare-depozitare si activitatea sectiilor de productie. d) Sistemul mixt de organizare a aprovizionarii tehnico-materiale presupune ca pentru unele resurse materiale(materiale auxiliare)sa se constituie sectoare speciale de aprovizionare-depozitare pentru aceste materiale, iar pentru materialee principale sa se organizeze sectoare care sa se ocupe cu aprovizionarea si depozitarea pentru fiecare sectie in parte. II. DEPOZITAREA Depozitarea consta in cumpararea , stocarea , prelucrarea si vinderea ( revinderea ) marfurilor catre cei care au nevoie de ele ( beneficiarilor) Procesul de depozitare cuprinde o serie de operatii incepand cu pregatirea depozitelor in scopul receptiei materialelor si continuand cu receptia propriu-zisa , depozitarea pentru o

anumita perioada , pregatirea pentru eliberarea materialelor din depozit si apoi alimentarea locurilor de munca. Procesul de depozitare a marfurilor are loc in foarte multe puncte pe parcursul circulatiei marfurilor : in timpul transportului si in momentul schimbarii mijloculde transport ( depozite de tranzit si transbordare); inainte de prelucrare ( la producator); in activitatea comerciala, inainte de a fi revandute consumatorului final; in cazul in care beneficiarul doreste o cantitate mai mare din marfa respectiva( depozite de colectare).

Tipuri de depozite: Dupa caracterul activitatii principale pe care o indeplinesc: a) depozite de colectare - in care se gasesc cantitati mici de marfuri, produse de mai multi furnizori, in vederea vanzarii in cantitati mari, unuia sau mai multor beneficiari; b) depozite de repartizare- in care se pastreaza cantitati mari de marfa pentru a fi revandute in cantitati mici; c) depozite de tranzit si transbordare - ampalsate in gari, aeroporturi , porturi siservesc la pastrarea pe perioade scurte de timp a marfurilor in apropierea mijloacele de transport ; d) depozite pentru pastrarea sezoniera sau de lunga durata - destinate pastrarii merfurilor pentru o perioada scurta de timp ( legume si fructe) sau pentru perioade lungi de timp (cartofi) . Dupa felul constructiei cladirii, sunt depozite : a) inchise; b) semiinchise; c) deschise. Dupa particularitatile constructiei si amenajarii : a) depozite speciale( frigorifice, silozuri); b) depozite universale.

Sisteme de depozitare, in functie de caracteristicile marfurilor, depozitarea poate fi : a) pe sol (mai multe marfuri vrac, mai multe marfuri ambalate) c) pe rafturi; d) in containere; e) pe paleti. Programarea activitatilor de depozitare Suprafata totala de depozitare cuprinde: suprafata utila , destinata efectiv depozitarii , care se planifica tanand cont de norma de stoc maxim de depozitare si de cantitatea ce poate fi depozitata pe un m. p. suprafata de productie; suprafata auxiliara - necesara pentru receptia materialelor si expedierea lor sau a produselor finite, se stabileste avandu-se in vedere cantitatea totala ce urmeaza a fi receptionata- livrata intr-o anumita perioada, precum si cantitatea maxima ce poate fi receptionata sau expediata pe 1 m.p. suprafata; suprafata de pregatire , necesara pregatirii materialelor inainte de a fi trecute in productie- sortarea , taierea , dezambalarea etc.- se determina tanad cont de cantitatea totala de materiale ce trebuie pregatita intr-un interval de timp si cantitatea maxima de materiale ce pot fi pregatite pe 1 m.p. de suprafata; suprafata ocupata de diferite elemente ale cladirii, cum ar fi stalpii , lifturile.etc.

Un aspect imporatant al programarii folosirii suprafetelor de depozitare priveste cresterea marimii coeficientului de utilizare al suprafetei totale , coeficient ce se determina ca un raport intre suprafata utila si suprafata totala. In cazul productiei individuale si de serie mica , nu cunosc dinainte la ce termene se face livrarea si in ce cantitati, din acest motiv eliberarea materiallelor din depozit se face la cererea unitatilor consumatoare, pe baza fiselor- limita. In cazul productiei de serie mare si de masa , cunoscandu-se dinainte cantitatile de materiale necesare fiecarui consumator si termenele la care trebuie sa fie livrate , fiecare depozit trebuie sa programeze aprovizionarea cu resurse materiale a sectiilor, atelierealor sau locurilor de munca pe baza unui "program -grafic calendaristic". Acest document este intocmit si de catre depozitele de produse finite pentru expedierea catre diferiti beneficiari ai unitatii a produselor, avandu-se in vedere contractele economice incheiate de beneficiari, precum si " dispozitiile de livrare" eliberate de compartimentul de desfacere.
PROCESUL APROVIZIONARII 7.1. Activitatea de aprovizionare SI VANZARII

7.2. Activitatea de vanzare 7.3. Studii de caz 7.4. Teme de discutii

Activitatea de aprovizionare

In comert, aprovizionarea cu marfuri a unitatilor comerciale operative este un proces cu largi implicatii asupra stocarii si vanzarii marfurilor si a eficientei lor economice. Pentru comercianti aprovizionarea se realizeaza in scopul exercitarii de catre ei a actelor comerciale de intermediere a schimbului: dintre producatori; dintre producatori si comercianti; dintre comerciantii detailisti si consumatorii finali.

Aprovizionarea comerciantilor reprezinta o componenta a lantului de activitati din cadrul distributie produselor. Aprovizionarea este o activitate importanta a intreprinderilor de comert si turism, deoarece in procesul definirii politicii de aprovizionare este conceput mix-ul de marketing al promovarii acestei activitati, respectiv politica de produs, de pret, de sortiment, de comunicatii cu piata etc.. In general, aprovizionarea atat in comert cat si in turism se afla in doua ipostaze: de proces menit sa asigure baza materiala a constituirii stocurilor si derularii vanzarii marfurilor/serviciilor, fiind determinat de acestea; de proces initiator de activitati, caz in care determina stocarea, vanzarea si celelalte conditii ale desfasurarii activitatii economice.

Indiferent de ipostaza in care se afla, aprovizionarea influenteaza desfasurarea intregii activitati economice si antreneaza costuri care greveaza asupra situatiei financiare a intreprinderii de comert si de turism. De aceea, se impune realizarea unei optimizari a acestei importante activitati, desi, in conditiile noii economii, prosperitatea firmelor decurge din inovatie si creativitate si nu din optimizare. De regula, optimizarea aprovizionarii vizeaza, in principal, optimizarea costurilor de aprovizionare, respectiv:
6

costurile alegerii furnizorilor, incluzandu-se aici si cele de cercetare a pietelor de aprovizionare sub aspectul calitatii ofertei, pretului si conditiilor de livrarea, precum si cele privind negocierea cu furnizorii; costurile de aprovizionare propriu-zise: cheltuieli ocazionate de intregul circuit pe care il parcurg marfurile din momentul livrarii lor de catre furnizori si momentul constituirii ca stocuri la beneficiari.

In functie de numarul, marimea si amplasarea teritoriala a furnizorilor intreprinderile de comert si turism opteaza pentru anumite circuite de aprovizionarea. 7.1.1. Metode de alegere a furnizorilor In genere, numarul furnizorilor cu care intreprinderea de comert si turism are legaturi depinde de natura marfurilor/serviciilor care fac obiectul circulatiei si forma de comert/turism (comert cu ridicata, comert cu amanuntul, hotel, agentie de turism, turoperatori). Astfel, pentru bunurile de consum intermediar si bunurile de echipament, numarul furnizorilor este restrans, in schimb, pentru produsele agricole si cele de larg consum numarul furnizorilor este foarte mare, fiecare distingandu-se prin specificul sortimentului oferit. In ceea ce priveste marimea furnizorilor, este cunoscut faptul ca marile intreprinderi ofera unele avantaje fata de micii furnizori sub aspectul pretului, datorita efectului de scara, ceea ce, evident, le impune ca preferinta pentru intreprinderile de comert si turism care se caracterizeaza printr-un volum mare de activitate desfasurata sau care se aprovizioneaza cu loturi mari de produse, indiferent de volumul activitatii. Amplasarea furnizorilor de marfuri/servicii influenteaza in mod hotarator lungimea circuitelor de distributie a produselor (comerciale si turistice). De regula, alegerea furnizorilor se poate face dupa criteriul minimizarii costului de aprovizionare pentru beneficiari. Metodele de optimizare sunt: metoda programarii lineare (probleme tip transport); metoda grafurilor (suma arcelor este minima); metoda combinarii circuitelor de distributie (Ch A(a1x1 + a2x2 + + anxn), unde: Ch = cheltuielile totale de aprovizionare ale unui agent economic, A = volumul total al aprovizionarii, x1, x2, , xn = proportiile diverselor circuite in totalul aprovizionarii, a1, a2, , an = cotele de adaos comercial percepute la vanzarea produselor din fiecare circuit). 7.1.2. Optimizarea lotului de aprovizionare Volumul aprovizionarii in comert si turism depinde de capitalul banesc (capitalul circulant); intre volumul aprovizionarii si necesarul de capital banesc existand o relatie de directa proportionalitate. De asemenea, necesarul de capital banesc este cu atat mai mic cu cat

numarul de rotatii (timpul dintre momentul cumpararii si momentul vinderii lor) este mai mare. Indicatori Volumul aprovizionarii - Q mil- lei Durata 646i85g unei rotatii in zile (t) Numarul de rotatii anuale (Vt = Z/t = 360/t) Necesarul de capital (NC = Q/Vt) mil. lei T1 18.000 20 18 1000 Perioada T2 18.000 14 26 692,31

La acelasi volum al aprovizionarii de 18.000 mil. lei, necesarul de capital scade in anul T2 fata de T1, de la 1000 mil. lei la 692,31 mil. lei. Aceasta inseamna ca, un capital de 1000 mil. lei va asigura un volum al aprovizionarii de 18.000 mil. lei daca se va realiza 18 rotatii si de 26.000 mil. lei daca se va realiza 26 de rotatii. DE RETINUT !

Calitatea aprovizionarii contribuie la formarea structurii de sortiment a stocurilor, in timpul optim cerut de derularea vanzarilor, proces care are implicatii asupra satisfacerii cererii demarfuri/servicii turistice si calitatii servirii clientilor (consumatorilor de marfuri si servicii comerciale si turistice). In exemplul de mai jos se stabileste care este varianta optima a lotului de aprovizionare, in situatia data. Indicatori Desfaceri anuale (unitati fizice) Desfaceri zilnice (d = D/360) Termenul de aprovizionare - zile (frecventa = f) Lot de aprovizionare (stoc = f x d) Varianta 1 100.080 278 7 1946 Varianta 2 100.080 278 15 4170

Pentru asigurarea aceluiasi volum al vanzarilor de 100.080 unitati fizice, lotul de aprovizionare si stocul constituit prin acesta va fi de 1946 unitati, daca aprovizionarea se va face la 7 zile si de 4170 unitati, daca se va face la 15 zile. Aprovizionarea genereaza cheltuieli specifice grupate in:
8

cheltuieli de transport; cheltuieli de depozitare; cheltuieli de asigurare; cheltuieli cu dobanzile bancare; cheltuieli generate de pierderile naturale de marfuri etc..

DE RETINUT ! d = D/360 stoc = f x d unde: d = desfacerile zilnice D = desfaceri anuale stoc = lot de aprovizionare f = termenul de aprovizionare (frecventa)

Cheltuielile de aprovizionare cu un lot de marfa (Cap) cuprind:

cheltuieli cu achizitionarea marfurilor de la furnizor Cap 1:

cheltuieli cu lansarea comenzii; cheltuieli cu transportul marfurilor; cheltuieli cu creditarea operatiunilor; cheltuieli de asigurare a marfurilor; cheltuieli cu receptia si depozitarea marfurilor;

cheltuieli cu depozitarea si pastrarea marfurilor Cap 2 (cheltuieli de stocare):

cheltuieli cu amortizarea depozitelor; cheltuieli cu plata muncii personalului folosit la depozitarea marfurilor; pierderile naturale in timpul depozitarii. Cantitatea optima de aprovizionat (q) va fi cea pentru care suma celor doua categorii de cheltuieli este minima: Cap(q) = Cap1(q) + Cap2(q) = minim
9

Cap(q) = (Q/q)c + (q/2)sp, unde: Q = cantitatea totala de aprovizionat pentru beneficiar q = cantitatea care face obiectul comenzii Q/q = frecventa aprovizionarii c = cheltuielile cu efectuarea comenzii q/2 = stocul mediu valoric constituit prin aprovizionare; p = pretul de aprovizionare s = cheltuieli de pastrare pentru un leu stoc

Cheltuielile minime de aprovizionare se situeaza la nivelul la care q =

sau -

=0

In derularea procesului de aprovizionare, un loc determinant il are stabilirea necesarului de aprovizionare, destinat acoperirii cu marfuri a desfacerilor si mentinerii volumului si structurii stocurilor la nivel normat, fie de generare a procesului de crestere a activitatii economice a firmei prin intermediul activitatii de aprovizionare. In primul caz, nivelul aprovizionarii rezulta din echilibrul balantei circulatiei marfurilor: Si + I = D + Sf de unde: I = D + (Sf - Si) unde: Si = stoc initial I = intrari D = desfaceri Sf = stoc final

10

Structurarea aprovizionarii se face prin cercetarea continua a cererii consumatorilor/utilizatorilor si a prognezei privind evolutia acesteia, precum si a ofertei furnizorilor prezentata la expozitii, targuri, prin publicitate, prin mass-media, prin reprezentantii firmelor producatoare etc.. Optiunea firmei pentru o anumita structura a aprovizionarii se concretizeaza in contractele economice cu furnizorii si in comenzile care preced contractele sau care se intocmesc in procesul de derulare curenta a aprovizionarii.

Activitatea de vanzare reprezinta activitatea prin care se asigura vanzarea rezultatelor productiei. Actiunea implica stabilirea cailor, formelor si modalitatilor prin care urmeaza a fi vandute produsele fabricate si a pietelor care pot constitui sfera de desfacere. Prin desfacerea produselor (vanzarea lor) se incheie, practic, circuitul economic al intreprinderii. Forta de vanzare este compusa din una sau mai multe persoane insarcinate cu vanzarea sau cu determinarea vanzarii produselor intreprinderii prin contracte cu clientela actuala sau potentiala. Ea presupune atat vanzatori, sefi de vanzari, vanzatori in magazine, "comercianti tehnici", cat si persoane care furnizeaza o asistenta directa la locul vanzarii, merchandiseri, demonstratori, initiatori. Fiecare organizatie in functie de propriile obiective, va stabili, organiza, controla si evalua forta de vanzare. In general, activitatile acesteia se regrupeaza, din punctul de vedere al directorului comercial, in trei mari categorii[1]: activitatile de prospectare: vizitele la clientii potentiali (prospectati), care trebuiesc mai intai identificati si apoi contractati; activitatile de vizitare a clientelei: vizite de rutina destinate controlarii bunei executari a comenzilor; el trebuie sa se asigure in egala masura ca orice schimbare in situatia clientului si orice noua nevoie va fi satisfacuta, riscul fiind de a fi depasit de un vanzator concurent; activitati de transmitere a informatiilor: rapoarte intocmite de vanzatori, care constituie o sursa bogata de elemente referitoare la clienti, la mediu, concurenti, parerile cu privire la un nou produs sau la o schimbare de pret.

Dificultatile in gestionarea fortei de vanzare sunt bine cunoscute: imaginea vanzatorului este ingradita de prejudecati si stereotipuri care contribuie la devalorizarea imaginii unei profesiuni care, cu toate acestea, cere din ce in ce mai mult profesionalism. Instrumentele vanzarii sunt activitati promotionale, prin intermediul carora, o firma poate patrunde sau mentine pe piata mai usor. Formand impreuna continutul unei politici promotionale unitare, aceste activitati promotionale se deosebesc prin modul particular in care participa la atingerea obiectivelor strategice ale intreprinderii. Principalele instrumente cu care opereaza vanzarea sunt: merchandising-ul: desemneaza ansamblul de metode si tehnici de prezentare si de punere in valoare a marfurilor la locul vanzarii. Merchandising-ul suplineste absenta vanzatorilor in magazinele cu autoservire. Prin acest instrument de vanzare, producatorii si distribuitorii incearca sa faca produsul mai atractiv prin optimizarea gestiunii liniilor si sortimentelor. Tehnicile de merchandising isi au inceputurile in lucrarile despre comportamentul consumatorilor. promovarea vanzarilor: ansamblul tehnicilor destinate sa stimuleze si sa faciliteze cumpararea unui produs (sau distributia sa daca promovarea se adreseaza distribuitorilor sau reprezentantilor si nu consumatorilor). Promovarea este un avantaj temporar conferit produsului (fapt care o distinge de politica de pret), obtinut datorita tehnicilor de: reducere a preturilor si de rabaturi, vanzari cu prima,

11

jocuri si concursuri, incercari si de esantioane. Impactul promovarii vanzarilor este imediat perceptibil, fapt care nu este valabil si in cazul publicitatii. marketingul direct: ansamblul tehnicilor de comunicare si de vanzare care permit stabilirea unei legaturi comerciale directe cu clientii actuali si potentiali. Marketingul direct se bazeaza pe liste nominative, pe fisiere interne cu liber acces (anuarul telefonic) sau imprumutate de la organisme specializate sau de la alte intreprinderi. Se pot include aici si foile continand cupoane - raspuns, vanzarea directa prin catalog. Unul dintre marile avantaje ale marketingului direct este posibilitatea de a masura impactul pe care il are in timp real. Din aceasta cauza si pentru ca permite urmarirea "pe viu" a clientului, marketingul direct este din ce in ce mai mult considerat ca o piesa care guverneaza strategiile de marketing.

12