NDICE

PRESENTACIN INTRODUCCIN

3 4

CAPTULO I: NOCIONES GENERALES

1. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS 2. PRINCIPIOS QUE RIGEN SU REDACCIN 3. ACTIVIDADES IMPRESCINDIBLES PARA SU REDACCIN 5 5 6

CAPTULO II: LAS PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. 2. 3. 4. 5. 6. ENCABEZAMIENTO TEXTO TRMINO ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO ESTUDIO DEL TEXTO ESTUDIO DE LAS PARTES DEL TRMINO 7 7 7 8 9 11

CAPTULO III: PRESENTACIN FORMAL DE DOCUMENTOS

1. 2. 3. 4. 5. 6. MRGENES ESPACIOS UBICACIN ESTNDAR DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO NUMERACIN DE LA SEGUNDA PGINA Y DE LAS SIGUIENTES ESTILOS FORMALES DE REDACCIN PUNTUACIN DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO 13 14 16 17 17 20

CAPTULO IV: REDACCIN DE DOCUMENTOS DE GESTIN ADMINISTRATIVA

1. 2. 3. 4. 5. LA SOLICITUD EL OFICIO EL MEMORANDO LA CARTA EL AVISO 23 35 46 56 66

CAPTULO V: REDACCIN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS, RESOLUTIVOS Y CONTRACTUALES

1. EL INFORME 2. EL CERTIFICADO 3. EL ACTA 67 73 89

CAPTULO VI: REDACCIN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. 2. 3. 4. EL ESTATUTO LA RESOLUCIN ADMINISTRATIVA EL CONTRATO LA CIRCULAR 93 100 120 124

CAPTULO VII: REDACCIN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. EL CURRICULUM VITAE 2. LA INVITACIN 129 135

CAPTULO VIII: DOCUMENTOS POR SU GRADO DE SEGURIDAD, SOBRES, SELLOS, COLOR DE TINTA
1. 2. 3. 4. DOCUMENTOS POR SU GRADO DE SEGURIDAD SOBRES SELLOS COLOR DE TINTA 153 153 156 159

CONCLUSIONES 160 BIBLIOGRAFA 161

PRESENTACIN

La redaccin administrativa hoy en da es muy importante en la sociedad ya que con esta nos desenvolveremos en el mbito laboral, ya sea empresas privadas o pblicas. Es por ello que en el presente trabajo, producto del esfuerzo realizado en conjunto, nos hemos centrado en los documentos ms usados, de los cuales desarrollaremos: su utilidad, en que situaciones se emplean, cules son sus partes, entre otras. Al terminar esta lectura no solo nuestro compaeros sabrn como redactar estos documentos administrativos sino tambin sabrn cuando emplearlos y que se necesita para su entrega

INTRODUCCIN
El propsito de esta seccin es especificar una serie de criterios lingstica general y formal que deben tomarse siempre en cuenta al hacer un documento administrativo. La claridad, la coherencia y funcionalidad en un texto tiene mucho que ver con su calidad, idioma y el uso de unos criterios uniformes que unifica el aspecto formal de la escritura. Los principales temas que implica el desarrollo de criterios formales o lingsticos son la sencillez y la claridad. El lenguaje administrativo se limita dentro de estructuras anacrnica y compleja, a veces excesivamente retrica, que se deben superar para tener xito en la documentacin que usamos en nuestro trabajo diario y conducirla hacia la funcin para la que est destinada: la comunicacin entre los miembros la comunidad universitaria, si no hay simplicidad o la inteligibilidad, apenas no puede haber comunicacin. Por lo tanto, no tenemos la intencin de utilizar un lenguaje artificial, que con frecuencia recurrir, porque considere el ms apropiado a la administracin. Debemos ser conscientes de la importancia de comunicar mensajes inteligibles y evitar demoras en el proceso; la lentitud de las acciones conduce la administracin y la confusin de la informacin. Tenemos de tener en cuenta que esto no implica ignorar datos o acortar el necesario escrito sin ninguna justificacin. Los documentos deben presentar todo la informacin que necesitan y, por lo tanto, debe quedar claro que tenemos que simplificar la forma en que se presenta esta informacin y no acorta su contenido sin necesitar. Si tenemos en cuenta todo lo que acaba de decir, tantos pilares bsicos sobre los que debe basarse el documento, son simplicidad administrativa y criterios de homogeneidad.

NOCIONES GENERALES
1. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos. Cumple por tanto dos funciones: Por un lado es un instrumento de constatacin que permite comprobar el desarrollo de una actuacin administrativa. Y por otro es un instrumento de comunicacin, ya que los documentos administrativos permiten la traslacin del contenido de los actos a otros rganos o unidades de la Administracin (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurdicas pblicas y privadas o personas jurdicas naturales.

2. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES QUE RIGEN LA REDACCIN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS FORMALIDAD: Se redactan necesariamente teniendo en cuenta determinadas normas, pautas, esquemas o formatos pre-establecidos por las instituciones SIMPLICIDAD Todos deben ser elaborados de la manera ms simple y breve posible, con lenguaje sencillo y comn. Debe ser preciso, concreto, claro y directo. RACIONALIDAD: consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa. Mientras ms extenso es un documento, ms complicado y costoso.

FLEXIBILIDAD: Tener en cuenta la gran variedad y formatos que existen. Lo ms importante en el documento es que transmita de manera directa un mensaje no su presentacin formal. EFICACIA: debe ser capaz de persuadir o inducir a la accin en el menor tiempo con el mnimo costo.

3. ACTIVIDADES IMPRESCENDIBLES DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS El hbito de lectura La prctica de la redaccin

PARA

DOMINAR

LA

REDACCIN

DE

Existencia de inters personal por superarse. Nota: Cunto ms alto es el nivel cultural de una persona, cuanto ms conoce sus funciones, responsabilidades y derechos mejores posibilidades aparecen para redactar un exitoso documento.

LAS PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS 1. ENCABEZAMIENTO Es el extremo superior del documento y comprende las siguientes partes: membrete, nombre del ao, lugar y fecha, cdigo, destinatario, asunto y referencia. 2. TEXTO Se denomina a la parte central y principal de todo documento. Las partes del texto reciben el nombre de secciones, cuya cantidad y denominacin depende de cada clase o tipo de documento. 3. TRMINO Se le conoce como trmino al extremo inferior del documento y est integrado para las siguientes partes: antefirma, firma, posfirma, sello, anexo, con copia y pie de pgina.

4. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO 4.1 MENBRETE Es la inscripcin que identifica a la institucin, organismo, entidad o empresa que remite el documento. 4.2 NOMBRE DEL AO Es la denominacin que da el gobierno cada ao calendario, mediante ley o decreto supremo. Por ejemplo este ao 2011 AO DE LA CONSOLIDACION. 4.3 LUGAR Y FECHA Es la parte que indica donde y cuando se elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad y el da, el mes y el ao de su elaboracin. Por ejemplo: Tumbes 9 de Mayo del 2011. 4.4 CDIGO Es la parte que individualiza al documento e identifica a la institucin o dependencia remitente. Las instituciones y dependencias codifican los documentos que elaboran por medidas de control y seguridad. Las copias de dichos documentos se archivan en orden cronolgico y en forma correlativa para que cualquier aadido, sustraccin, cambio u otra irregularidad sea descubierta fcilmente. 4.5 DESTINARIO Es la parte que identifica a la persona, dependencia institucin o empresa a quien se remite el documento. Todas las comunicaciones escritas no llevan expresamente destinatario y los documentos que si lo llevan no lo redactan de manera similar. Por estas dos razones preferimos estudiar esta parte al abordar cada tipo de documento. 4.6 ASUNTO Es el resumen o la sntesis del contenido de un documento o del motivo que le da origen.

4.7 REFERENCIA Es la parte que hace mencin a los antecedentes del documento que se elabora. Es una parte complementaria porque su uso no es necesario en todas las comunicaciones que contestan o reiteran documentos anteriores. 5. ESTUDIO DEL TEXTO Parte principal que comprende el desarrollo ordenado de las peticiones, reclamos u observaciones a fundamentar.

5.1 CARACTERSTICAS VITALES DEL TEXTO CLARIDAD Se busca un documento claro para la fcil comprensin.

INTEGRIDAD El documento debe contener y desarrollar todas las ideas referidas al tema.

BREVEDAD Exactitud. Mensaje lacnico y directo. Evitar el lenguaje retrico y ampuloso.

CORTESIA: El documento debe presentar un tono de redaccin cordial capaz de persuadir el inters del lector.

CORRECCION El documento no debe tener ningn tipo de error ya que esto enfoca en la preparacin acadmica y el nivel cultural del remitente.

5.2 ETAPAS DE LA ELABORACIN DEL TEXTO CONCEPCIN: Realizada En forma mental formndonos una idea. RECOLECCIN DE DATOS: Reunin de todo el material e informacin necesaria. BOSQUEJO SINTTICO DE relacionamos una con otra. IDEAS: Agrupacin de ideas, es decir

ELABORACIN DEL BORRADOR: Se realiza el desarrollo de las ideas, teniendo en cuenta que estas debern desarrollarse en oraciones cortas, cada prrafo contenga solo el desarrollo de una idea y que estos no excedan de 8 lneas. EVALUACION DEL BORRADOR: Este borrador es sometido a varias preguntas documento es sometido a una lectura atenta en voz alta y de corrido, para comprobar si el texto se entiende. PASADO EN LIMPIO DEL BORRADOR: El borrador, una vez evaluado con seriedad, es pasado en limpio, o sea, transferido a otra hoja.

5.3 IDENTIFICACIN DE DIVISIONES DEL TEXTO Las ideas necesitan ser divididas o agrupadas unas con otras teniendo en cuenta el grado de relacin lgica que existe entre la ellas. Este hecho de unir o diferenciar ideas facilita la organizacin del pensamiento y la redaccin y comprensin de las mismas. 5.3.1 IDENTIFICACIN DE DIVISIONES SIMPLES: 1. 2. b) LITERAL: a) b) a. b.

a) NUMRICO:

5.3.2

IDENTIFICACIN DE DIVISIONES COMPLEJAS: a) NUMRICO: 1. 1.1 1.1.1 1.1.2 1.2 1.2.1 1.2.2 2. 2.1 2.1.1 2.1.2 2.2 2.2.1 2.2.2

6. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL TERMINO 6.1 ANTEFIRMA Es la palabra o frase de cortesa que se emplea cuando se ha concluido la redaccin del texto de un documento administrativo. Formula: Atentamente. 6.2 FIRMA : Comprende el nombre, el apellido o los apellidos y a la rbrica estilizada de la persona que se responsabiliza del documento. 6.3 POSFIRMA: Es la parte que identifica al responsable de la comunicacin. Por Ejemplo:

6.4 SELLO Es el instrumento que autentico o legaliza el documento que se enva: refrenda la firma del responsable de la comunicacin. 6.5 ANEXO Se emplea nicamente cuando al documento que remitimos hay necesidad de acompaar objetos u otros documentos, como recibos, facturas, certificados, etc. Forma de un Anexo:

ANEXO: Copia de la R.R. N 176-97-UMA, de 15-05-97

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6.6 CON COPIA Es la parte que identifica o hace mencin a las autoridades, dependencia y/o servicios a quienes se envan copias del documento que se redacta. Por ejemplo:

C.C.: Direccin Subdireccin Archivo.

6.7 PIE DE PGINA Es la parte que identifica a los responsables de la elaboracin del documento. Se coloca las iniciales del responsable, por ejemplo:

RTP/nop.