MANUAL BOX MECANIC MULTIUSUARIO V. 4.1.

5 Contenido
INSTALACIN BOX MECANIC MULTIUSUARIO........................................................................................... 8 PREINSTALACIN BOX MECANIC. .......................................................................................................... 8 DESCOMPRESIN DEL SOFTWARE BOX MECANIC MULTIUSUARIO. ....................................................... 10 INSTALACIN DEL SOFTWARE BOX MECANIC MULTIUSUARIO. ............................................................. 11 ACCESO Y CONFIGURACIN DE BOX MECANIC MULTIUSUARIO. ........................................................... 22 CONFIGURACIN DE BOX MECANIC MULTIUSUARIO. ........................................................................ 25 CONFIGURACIN DE IVA, FORMATOS DE RECIBO Y FACTURA. .......................................................... 28 REGISTRO DE EMPLEADOS PARA EL SISTEMA. .................................................................................... 31 REGISTRO DE USUARIOS DEL SISTEMA. ............................................................................................... 32 ACCESO A BOX MECANIC POR PRIMERA VEZ. ..................................................................................... 34 INSTALACIN BOX MECANIC MULTIUSUARIO ESTACIN CLIENTE. ..................................................... 36 ACCESO Y CONFIGURACIN BOX MECANIC MULTIUSUARIO. ................................................................. 39 MODULO COTIZACIONES. ........................................................................................................................ 44 CONOCIENDO LA HERRAMIENTA COTIZACION ................................................................................... 44 CREAR UNA COTIZACION PARA VENTA ............................................................................................... 45 BUSQUEDA Y TRANSFERENCIA DE UNA COTIZACION DE VENTA ........................................................ 48 CREAR UNA COTIZACION PARA ORDEN DE SERVICIO. ........................................................................ 50 BUSCAR E IMPRIMIR UNA COTIZACION............................................................................................... 53 BUSCAR TRANSFERIR UNA COTIZACION A UNA ORDEN DE SERVICIO. ............................................ 56 CAMBIAR EL NOMBRE Y VEHCULO DE CLIENTE EN UNA COTIZACIN ............................................... 58 MDULO RECEPCIN. ............................................................................................................................. 62 HERRAMIENTA CLIENTE. .................................................................................................................. 62 CREAR UN CLIENTE. ......................................................................................................................... 63 BUSCAR Y MODIFICAR UN CLIENTE. ................................................................................................ 64 BUSCAR Y ELIMINAR UN CLIENTE. ................................................................................................... 64 HERRAMIENTA VEHCULO. ............................................................................................................... 64 CREAR UN VEHCULO. ...................................................................................................................... 65 BUSCAR Y MODIFICAR UN VEHCULO. ............................................................................................. 65 BUSCAR Y ELIMINAR UN VEHCULO................................................................................................. 65 HERRAMIENTA RECEPCIN. ................................................................................................................ 66

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PESTAA CLIENTE ............................................................................................................................ 66 CREAR UNA RECEPCIN VEHCULO. ................................................................................................ 69 BUSQUEDA E IMPRESIN DE UNA RECEPCIN DE VEHCULO. ....................................................... 76 HERRAMIENTA ORDEN DE SERVICIO. .................................................................................................. 77 ABRIR UNA ORDEN DE SERVICIO ..................................................................................................... 81 BUSCAR Y MODIFICAR UNA ORDEN DE SERVICIO. .......................................................................... 82 CAMBIAR ESTADO A UNA ORDEN DE SERVICIO. ............................................................................. 89 HERRAMIENTA PAQUETE DE SERVICIO. .............................................................................................. 91 CREAR UN PAQUETE DE SERVICIO. .................................................................................................. 91 BUSCAR Y MODIFICAR UN PAQUETE DE SERVICIO. ......................................................................... 92 BUSCAR Y ELIMINAR UN PAQUETE DE SERVICIO. ............................................................................ 92 HERRAMIENTA REFACCION. ................................................................................................................ 93 DAR DE ALTA UNA REFACCIN. ....................................................................................................... 93 BUSCAR Y MODIFICAR UNA REFACCIN. ........................................................................................ 95 ELIMINAR UNA REFACCIN. ............................................................................................................ 95 HERRAMIENTA MANO DE OBRA.......................................................................................................... 96 DAR DE ALTA UNA MANO DE OBRA. ............................................................................................... 96 BUSCAR Y MODIFICAR UNA MANO DE OBRA. ................................................................................. 96 ELIMINAR UNA MANO DE OBRA. .................................................................................................... 97 HERRAMIENTA RECIBO. ....................................................................................................................... 97 CREAR UN RECIBO DE UNA ORDEN DE SERVICIO. ........................................................................... 98 CREAR UN RECIBO DE UN RECARGO. ............................................................................................ 100 BUSCAR E IMPRIMIR UN RECIBO. .................................................................................................. 102 BUSCAR Y CANCELAR UN RECIBO. ................................................................................................. 103 MODULO VENTA DE REFACCIONES. ...................................................................................................... 104 REALIZAR UNA VENTA DE REFACCIN............................................................................................... 104 BUSCAR E IMPRIMIR UNA VENTA. ..................................................................................................... 106 BUSCAR Y CANCELAR UNA VENTA. .................................................................................................... 107 MODULO EMPRESA. .............................................................................................................................. 107 HERRAMIENTA EMPRESA. ................................................................................................................. 108 Bsqueda y modificacin de los datos fiscales y comerciales del taller........................................ 108 HERRAMIENTA CONFIGURACION DE DOCUMENTO. ........................................................................ 109 BSQUEDA Y MODIFICACIN DE IVA, FORMATO FACTURA Y RECIBO. ........................................ 109 HERRAMIENTA CATEGORIA EMPLEADO. ........................................................................................... 110
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CREAR UNA CATEGORA EMPLEADO. ............................................................................................ 110 BUSCAR Y MODIFICAR UNA CATEGORA EMPLEADO. ................................................................... 110 BUSCAR Y ELIMINAR UNA CATEGORA EMPLEADO....................................................................... 110 HERRAMIENTA EMPLEADO................................................................................................................ 111 DAR DE ALTA UN EMPLEADO. ....................................................................................................... 111 BUSCAR Y MODIFICAR INFORMACIN DE UN EMPLEADO............................................................ 111 BUSCAR Y ELIMINAR INFORMACIN DE UN EMPLEADO. ............................................................. 112 HERRAMIENTA USUARIOS DEL SISTEMA. .......................................................................................... 112 DAR DE ALTA UN USUARIO. ........................................................................................................... 113 BUSCAR Y MODIFICAR CONTRASEAS DE USUARIO. .................................................................... 113 BUSCAR Y ELIMINAR UN USUARIO. ............................................................................................... 113 HERRAMIENTA PERFILES.................................................................................................................... 114 CREAR UN PERFIL DE USUARIO...................................................................................................... 114 BUSCAR Y MODIFICAR UN PERFIL DE USUARIO. ........................................................................... 114 BUSCAR Y ELIMINAR UN PERFIL..................................................................................................... 115 HERRAMIENTA PAS. .......................................................................................................................... 115 CREAR UN PAS. ............................................................................................................................. 115 BUSCAR Y MODIFICAR UN PAS. .................................................................................................... 116 BUSCAR Y ELIMINAR UN PAS. ....................................................................................................... 116 HERRAMIENTA ESTADO. .................................................................................................................... 116 CREAR UN ESTADO. ....................................................................................................................... 117 BUSCAR Y MODIFICAR UN ESTADO. .............................................................................................. 117 BUSCAR Y ELIMINAR UN ESTADO. ................................................................................................. 117 HERRAMIENTA CIUDAD. .................................................................................................................... 117 CREAR UNA CIUDAD. ..................................................................................................................... 118 BUSCAR Y MODIFICAR UNA CIUDAD. ............................................................................................ 118 BUSCAR Y ELIMINAR UNA CIUDAD. ............................................................................................... 118 MDULO INVENTARIO .......................................................................................................................... 119 HERRAMIENTA ENTRADAD DE ALMACEN. ........................................................................................ 119 NUEVO INGRESO DE UNA REFACCIN. ......................................................................................... 119 HERRAMIENTA DE AJUSTE DE INVENTARIO. ..................................................................................... 120 REALIZAR UN AJUSTE DE INVENTARIO. ......................................................................................... 120 HERRAMIENTA FACTORES DE CONVERSIN. .................................................................................... 121 CREAR UN NUEVO FACTOR DE CONVERSIN. ............................................................................... 121
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BUSCAR Y MDIFICAR UN FACTOR DE CONVERSIN. ..................................................................... 122 BUSCAR Y ELIMINAR UN FACTOR DE CONVERSIN. ..................................................................... 122 FACTURACIN CBB. ............................................................................................................................... 122 HERRAMIENTA FACTURA. .................................................................................................................. 123 CREACIN DE UNA FACTURA POR MEDIO DE UN RECIBO. ........................................................... 124 BUSCAR E IMPRIMIR UNA FACTURA.............................................................................................. 127 BUSCAR Y CANCELAR UNA FACTURA............................................................................................. 129 GENERACION DE UNA FACTURA CBB EN PARCIALIDADES ........................................................... 131 PAGO DE PARCIALIDADES. ................................................................................................................. 133 GENERAR UNA FACTURA POR PARCIALIDADES. ............................................................................ 134 MANTENIMIENTO DE FOLIOS. ........................................................................................................... 135 CREACIN DE UN BLOC DE FACTURAS. ......................................................................................... 136 Herramienta Crear Plantilla. .............................................................................................................. 138 MODIFICACIN DE PLANTILLAS. ........................................................................................................ 152 BSQUEDA Y MODIFICACIN DE PLANTILLA. ................................................................................... 154 VISUALIZAR PLANTILLA. ..................................................................................................................... 156 FACTURACION ELECTRONICA CFD...................................................................................................... 158 FACTURACIN ELECTRNICA (CFD)................................................................................................... 158 HERRAMIENTA CONFIGURACIN DE EMPRESA. ............................................................................... 158 PASOS PARA DAR DE ALTA UNA EMPRESA.................................................................................... 158 CONFIGURACIN DE CERTIFICADOS.................................................................................................. 160 CONFIGURACIN CERTIFICADO DIGITAL. ...................................................................................... 160 CONFIGURACIN DE FOLIOS. ............................................................................................................ 162 GENERACION DE UNA FACTURA CFD EN PARCIALIDADES ........................................................... 166 GENERACION DE PARCIALIDADES...................................................................................................... 169 REPORTE MENSUAL. .......................................................................................................................... 172 FACTURACION CFDI. .............................................................................................................................. 174 IDENTIFICA LAS HERRAMIENTAS PARA LA CONFIGURACIN CFDI. .................................................. 175 Herramienta configuracin de CFDI .................................................................................................. 175 CONFIGURACIN DE UN CFDI. ...................................................................................................... 175 BSQUEDA Y MODIFICACIN DE UN CFDI. ................................................................................... 176 FACTURACIN CFDI. .......................................................................................................................... 178 REALIZAR UNA FACTURA CFDI EN UNA SOLA EXHIBICIN. ........................................................... 179 EXPORTACIN DE XML. ..................................................................................................................... 182
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GENERAR UN CFDI EN PARCIALIDADES. ............................................................................................ 184 PAGO DE UNA PARCIALIDAD ............................................................................................................. 186 CANCELACION DE UNA FACTURA EN CFDI. .................................................................................... 188 Generacin XML Acuse cancelacin. ............................................................................................. 190 MODULO CUENTAS POR PAGAR............................................................................................................ 192 FACTURA PROVEEDOR. ...................................................................................................................... 193 CONFIGURACIN FACTURA PROVEEDOR. ..................................................................................... 194 DAR DE ALTA UNA FACTURA PROVEEDOR. ................................................................................... 194 BSQUEDA E IMPRESIN DE FACTURA PROVEEDOR. ................................................................... 197 Herramienta proveedor ..................................................................................................................... 199 Crear un proveedor ....................................................................................................................... 199 BUSCAR Y MODIFICAR UNA FACTURA PROVEEDOR. ..................................................................... 201 BUSCAR Y ELIMINAR UN PROVEEDOR. .......................................................................................... 203 HERRAMIENTA CATEGORA PROVEEDOR. ......................................................................................... 204 CREAR UNA CATEGORA. ............................................................................................................... 205 BUSCAR Y MODIFICAR UNA CATEGORA. ...................................................................................... 205 BUSCAR Y ELIMINAR UNA CATEGORA. ......................................................................................... 206 HERRAMIENTA CONFIGURACIN DE PAGOS. ................................................................................... 207 REGISTRAR UNA CONFIGURACIN DE PAGOS. ............................................................................. 207 BUSCAR Y MODIFICAR UNA CONFIGURACIN PAGO FACTURA. .................................................. 209 BUSCAR Y ELIMINAR UNA CONFIGURACIN PAGO FACTURA. ..................................................... 210 PAGOS FACTURA................................................................................................................................ 211 BUSCAR Y APLICAR UN PAGO. ....................................................................................................... 211 BUSCAR Y CANCELAR UN PAGO..................................................................................................... 213 HERRAMIENTA TIPO DE PAGO. .......................................................................................................... 214 CREAR UN TIPO DE PAGO. ............................................................................................................. 214 BUSCAR Y MODIFICAR UN TIPO DE PAGO. .................................................................................... 215 BUSCAR Y ELIMINAR UN TIPO DE PAGO. ....................................................................................... 217 HERRAMIENTA INCREMENTO DE COSTOS Y PRECIOS. ...................................................................... 217 INCREMENTO COSTOS DE PROVEEDOR. ........................................................................................... 218 DESHACER UN INCREMENTO DE COSTO O PRECIO. .......................................................................... 219 HERRAMIENTA CALENDARIO DE PAGOS. .......................................................................................... 220 CONSULTAR EL CALENDARIO DE PAGOS. ...................................................................................... 220 MODULO CUENTAS POR COBRAR. ........................................................................................................ 221
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FACTURACIN CRDITO. ................................................................................................................... 221 HERRAMIENTA CONFIGURACION DE CREDITO. ................................................................................ 223 CONFIGURACIN DE CRDITO....................................................................................................... 223 HERRAMIENTA ABONOS. .................................................................................................................. 225 HERRAMIENTA CALENDARIO............................................................................................................ 228 MDULO DE REPORTES. ........................................................................................................................ 229 REPORTE HISTORIAL DE VEHCULO. .................................................................................................. 229 HISTORIAL DE VEHCULO POR CLIENTE. ........................................................................................ 230 HISTORIAL DE VEHCULO POR VEHCULO. ..................................................................................... 232 REPORTE FACTURAS PERODO TIEMPO. ........................................................................................... 233 REPORTE FACTURAS POR CLIENTE. ................................................................................................... 233 REPORTE DE FACTURA GENERAL POR FECHA.................................................................................... 235 REPORTE PUNTO DE REORDEN......................................................................................................... 235 REPORTE INGRESO PERODO. ............................................................................................................ 236 BSQUEDA E IMPRESIN DE REPORTE INGRESO POR PERODO. ................................................. 237 REPORTE EXISTENCIA ACTUAL. .......................................................................................................... 237 REPORTE MOVIMIENTO DE INVENTARIO. ......................................................................................... 239 REPORTE ENTRADAS DE REFACCIONES. ........................................................................................ 240 REPORTE SALIDAS DE REFACCIONES. ............................................................................................ 241 REPORTE ENTRADAS Y SALIDAS DE REFACCIONES. ....................................................................... 242 REPORTE SALIDAS POR REFACCIN................................................................................................... 243 REPORTE SALIDA POR REFACCIN. ............................................................................................... 243 REPORTE PAGOS FACTURA PROVEEDOR. .......................................................................................... 244 REPORTE PAGOS FACTURA PROVEEDOR. ...................................................................................... 245 REPORTE ABONOS FACTURA CLIENTE. .............................................................................................. 247 REPORTE ORDENES DE SERVICIO ....................................................................................................... 248 Consulta reporte orden de servicio por empleado ....................................................................... 249 Consulta reporte rdenes de servicio por cliente. ........................................................................ 250 REPORTE DE UTILIDADES ................................................................................................................... 252 REPORTE AJUSTE DE INVENTARIO ..................................................................................................... 255 REPORTE DE ENTRADAS POR REFACCIN. ........................................................................................ 256 REPORTE FACTURAS CANCELADAS. ........................................................................................... 258 MODULO RESPALDO Y RESTAURACION BOX MECANIC MULTIUSUARIO. ............................................. 259 RESPADO BASE DE DATOS. ................................................................................................................ 259
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RESTAURACIN DE LA BASE DE DATOS. ............................................................................................ 260 DESINSTALACIN DEL SOFTWARE BOX MECANIC. ................................................................................ 261

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INSTALACIN BOX MECANIC MULTIUSUARIO

Objetivo: Explicar el procedimiento a seguir para la instalacin y configuracin del software Box Mecanic Multiusuario.

Instalacin Box Mecanic Multiusuario descargando el software desde la pgina web.

PREINSTALACIN BOX MECANIC.
Antes de la instalacin del software Box Mecanic Multiusuario, lo primero que tiene que identificar es el sistema operativo instalado en su PC. Verifique que la configuracin regional este en espaol Mxico, en caso de no ser as reconfigrelo a espaol Mxico. Una vez que verific el sistema operativo y la configuracin regional, proceda a descargar la versin correcta de Box Mecanic Multiusuario entrando a la pgina web siguiente: http://www.boxmecanic.com/instaladoresbeta Abra el explorador de internet y edite la direccin de la pgina web que se le menciona anteriormente para seleccionar de ella el instalador correspondiente a su sistema operativo. Figura 1.

Seleccione el instalador correspondiente a su sistema operativo

Figura 1 De clic sobre la opcin del sistema operativo que corresponda, a continuacin se desplegar una ventana de descarga de archivos del Software Box Mecanic Multiusuario. Haga clic en el botn Guardar como se muestra en la Figura 2.

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Figura 2 Guarde los archivos de la descarga del Software Box Mecanic Multiusuario en el directorio de su preferencia. Figura 3

Figura 3 Una vez que ha terminado de descargarse el Software Box Mecanic Multiusuario en su PC, abra la carpeta haciendo clic en el botn Abrir. Figura 4.

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Figura 4

DESCOMPRESIN DEL SOFTWARE BOX MECANIC MULTIUSUARIO.

Descargado el Software de la pgina Web contine el proceso con la descompresin de los archivos del Software. Para realizar esta tarea se requiere contar con algn programa para descomprimir archivos tales como el Winrar. Figura 1
Nota: De forma comn el sistema operativo de Windows contiene un programa para descompresin incluido, de otra forma, puede descargar el programa Winrar de su sitio en internet http://www.winrar.es/, busque la versin gratuita.

Figura 1 Realizada la descompresin de los archivos del Software Box Mecanic Multiusuario y guardados en algn lugar de su PC. Contine con la instalacin del Software. Figura 2

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Figura 2

INSTALACIN DEL SOFTWARE BOX MECANIC MULTIUSUARIO.

Abra la carpeta Box Mecanic Multiusuario y ejecute el icono Setup para comenzar con la instalacin del Software Box Mecanic Multiusuario. Figura 1

Icono Setup Box Mecanic Bsico

Figura 1 Al hacer doble clic sobre el Icono Setup se desplegar una ventana que le indicar que no cuenta con una base de datos SQL. Si est de acuerdo con los trminos del uso del software de clic en el botn Acepto. Figura 2

Figura 2

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Empiece a realizar la instalacin de la base de datos SQL 2005 con la ayuda del asistente que le guiar paso a paso. En la ventana que se desplegar a continuacin haga clic en el botn Next para continuar con la instalacin. Figura 3

Figura 3 Observe que a continuacin comienza la instalacin y configuracin de las aplicaciones de la base de datos SQL 2005.Figura 4.

Figura 4 Concluida la instalacin de las aplicaciones de la base de datos SQL 2005 finalice haciendo clic en el botn Next. Figura 5.

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Figura 5 Contine con la instalacin de la base de datos con la ayuda del asistente. En la ventana que se desplegar a continuacin, haga clic en el botn Siguiente para proceder con la instalacin. Figura 6.

Figura 6 En la ventana de comprobacin de configuracin del sistema, si no se encontr algn problema para la instalacin del sistema, haga clic en el botn Siguiente. Figura 7.

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Figura 7 Observe que la instalacin del programa despliega una ventana en la que se muestra que se est realizando el clculo de espacio necesario para la instalacin. Figura 8.

Figura 8 Se desplegar una ventana de registro en la cual deber llenar el campo Nombre y Compaa para personalizar la instalacin. Cuando haya terminado de ingresar los datos haga clic en el botn Siguiente. Figura 9.

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Figura 9 En la siguiente ventana seleccione los componentes que desea instalar. Luego haga clic en el botn Siguiente. Figura 10

Figura 10 En la siguiente ventana seleccione el modo de autenticacin que se utilizar para la instalacin, en este caso seleccione Modo de autenticacin de Windows. Luego haga clic en el botn Siguiente. Figura 11.

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Figura 11 Una vez que el asistente disponga de la informacin suficiente para la instalacin, desplegar la siguiente ventana en la cual deber hacer clic en el botn Instalar. Figura 12.

Figura 12

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Instalacin y configuracin de los componentes de la base de datos SQL 2005 en ejecucin. Figura 13

Figura 13 A continuacin se desplegar una ventana donde usted podr observar los componentes seleccionados que se configurarn. Haga clic en el botn Next. Figura 14.

Figura 14 Finalizada la instalacin de la configuracin de la base de datos SQL 2005, haga clic sobre el botn Finish. Figura 15.

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Figura 15 Concluida la instalacin de la base de datos se ejecutar el Asistente de instalacin del software, el cual le guiar paso a paso durante todo el proceso de la instalacin gracias al despliegue de sus ventanas. Figura 16.

Figura 16 Se desplegar la ventana del asistente, la cual le guiar en la instalacin del Software Box Mecanic Multiusuario. Haga clic en el botn Siguiente. Figura 17.

Figura 17 A continuacin se desplegara la ventana acuerdo de uso de licencia del Box Mecanic, seleccione la opcin Acepto y de clic sobre el botn siguiente Figura 18.

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Figura 18 En la siguiente ventana que se desplegar, seleccione la carpeta en donde se realizar la instalacin del Software Box Mecanic Multiusuario, la cual siempre ser C:\BoxMecanic\. Una vez verificada la direccin de la instalacin de clic en el botn Siguiente. Figura 19.

Figura 19 En la siguiente ventana que se desplegar le confirmar que el instalador est listo para instalar Box Mecanic en el equipo, haga clic en el botn siguiente. Figura 20.

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Figura 20 Posteriormente y antes de terminar con la instalacin se visualizara una ventana de configuracin regional, en la cual seleccione la regin que corresponda a su localidad y de clic en el botn guardar regin. Figura 21.
Una vez seleccionado la regin, automticamente desplegara el idioma y los identificadores que correspondan a la regin Seleccione el pas que corresponda a su regin

Figura 21 Ya finalizada la instalacin se desplegar la ventana de configuracin en donde debe seleccionar entre la opcin de instalacin para un servidor o un cliente, en este caso seleccione servidor haciendo clic en el botn siguiente. Figura 22.

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Figura 22 La instalacin realiza una prueba de comunicacin entre el software Box Mecanic y la base de datos SQL 2005, si la comunicacin es exitosa le dejar continuar con la instalacin. Figura 23.

Figura 23 Finalizada la instalacin del Software Box Mecanic Multiusuario, haga clic en el botn Cerrar Figura 24.

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Figura 24 Finalizada la instalacin del Software Box Mecanic Multiusuario, en el escritorio de su PC debe de haberse creado el icono de acceso directo al Software Box Mecanic multiusuario. Figura 25.

Figura 25

ACCESO Y CONFIGURACIN DE BOX MECANIC MULTIUSUARIO.

Para acezar al Software Box Mecanic por vez primera haga doble clic sobre el icono que tiene en el escritorio de su PC como se muestra en la Figura 1. Tambin puede seguir el siguiente proceso para entrar: Men inicio\todos los programas\ BoxMecanic\ BoxMecanic. Figura 2.

Figura 1

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Figura 2 A continuacin se desplegar la ventana de acceso al Software Box Mecanic Multiusuario, en donde se le solicita el nombre de Usuario y Contrasea. Figura 3.

Figura 3 El nombre de usuario y contrasea que deber ingresar por primera vez en ambos campos ser administrador. Luego haga clic al botn Aceptar. Figura 4.

Figura 4 Se desplegar la venta de registro en la cual deber ingresar la informacin que se le solicita para registrar el Software Box Mecanic Multiusuario. Esta informacin debe ser proporcionada a Sistemas Box S.A. de C.V. para que este le pueda generar la licencia del Software. Figura 5.

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Figura 5 Escriba la informacin en los campos: Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido, Correo Electrnico. Adicional a esta informacin tambin deber ingresar: el cdigo de activacin que gener la instalacin, su direccin completa, Cdigo Postal de su localidad y un nmero telefnico. Toda esta informacin envela a la direccin de correo electrnico: ventas@sistemasbox.com, o comunquese va telefnica al nmero 01(999)926-23-99 para generarle su licencia Box Mecanic. Figura 6.

Campos a llenar Botn aceptar Campos para ingresar la licencia Cdigo de activacin

Figura 6 Cuando el fabricante Sistemas Box S.A. de C.V. le haya proporcionado su licencia Box Mecanic, escrbala en los campos Nmero de Serie, y haga clic al botn Activar. Figura 7

Licencia o Numero de Serie proporcionada por Sistemas Box S.A. de C.V.

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Figura 7 Activada la licencia se desplegar una ventana de dilogo informndole que el registro de Box Mecanic se complet de forma satisfactoria. Haga clic en el botn Aceptar. Figura 8

Figura 8 Se desplegar una ventana de agradecimiento sobre la adquisicin del Software Box Mecanic. Haga clic sobre el botn Continuar. Figura 9

Figura 9

CONFIGURACIN DE BOX MECANIC MULTIUSUARIO.

El primer paso a seguir en la implementacin del Software Box Mecanic Multiusuario es la configuracin, la cual tambin se realizar de manera sencilla gracias al despliegue de las ventanas que le guiarn paso a paso hasta cumplir con este objetivo. La primera configuracin que se realizar al Software Box Mecanic es el ingreso de la informacin fiscal y comercial de su taller de servicios. Figura 1.

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Pestaa Datos Fiscales (informacin Fiscal)

Pestaan datos de la empresa (informacin comercial)

Figura 1 Una vez que ha ingresado la informacin: razn social, direccin, C.P. y RFC, seleccione el pas, estado y ciudad correspondiente. Proceda a cambiar a la pestaa datos de la empresa para escribir la informacin comercial del taller de servicio. Figura 2.

Figura 2 De clic en la pestaa Datos de la empresa. Escriba en los campos Nombre Comercial, Direccin, C.P., Telfonos, Fax y Correo Electrnico del taller de servicio. Figura 3.

Botn logotipo de taller

Figura 3 Si el taller de servicio cuenta con logotipo y lo quiere configurar en el Box Mecanic multiusuario para que sea imprimible en las recepciones, ordenes de servicio, recibos, reportes etc. Haga clic en el botn Logotipo. Figura 3 La accin anterior abrir una ventana en donde deber buscar la carpeta en donde tenga guardado el logotipo de su taller que desee configurar. Figura 4.
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Figura 4 Seleccione la carpeta en donde tenga el logotipo del taller de servicio. Haga clic en el botn Abrir. Figura 5.

Figura 5 Configurado el logotipo del taller de servicio, regrese a la pestaa Datos Fiscales para guardar la informacin que ha editado de su empresa. Haga clic en el botn Guardar. Figura 6.

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Figura 6 Se desplegar la siguiente ventana confirmando que la empresa se ha guardado con xito. Haga clic en el botn Aceptar. Figura 7.

Figura 7

CONFIGURACIN DE IVA, FORMATOS DE RECIBO Y FACTURA.

Finalizada la configuracin de la informacin fiscal y comercial del taller de servicio, se desplegar la ventana Configuracin de documento. En esta ventana deber configurar el IVA que cobrar y los tamaos de los formatos del recibo y factura que usar, as tambin la configuracin de la cantidad de caracteres disponibles para la edicin tanto en los conceptos de refacciones o de mano de obra. Figura 8.

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Nombre comercial del taller de servicio Porcentaje de IVA

Formato de Recibo

Restringe los campos de conceptos de mano de obra y refacciones a 120 caracteres

Formato Factura

Figura 8 Haga clic en la flecha desplegable Nombre Comercial. Se desplegar el nombre de la empresa a configurar. Figura 9.
Empresa a configurar

Figura 9 Ya seleccionado el nombre de la empresa, se desplegar una ventana de dilogo informando lo siguiente: La empresa seleccionada no cuenta con IVA desea configurarla?. Haga clic en el botn Si para seguir con la configuracin del IVA y los tamaos de los documentos. Figura 10.

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Figura 10 Editado el porcentaje del IVA que cobrar, seleccione el tamao del formato del recibo y del formato de la factura. De clic en el botn Guardar Configuracin. Figura 11.

Porcentaje de IVA

Tamao del formato Recibo

Tamao del formato factura

Si va a utilizar un formato de factura impreso se recomienda seleccionar esta opcin para restringir la cantidad de caracteres de los conceptos el cual soporta hasta 120, en caso de no ser as puede desmarcarlo y quedar habilitado para los 256 caracteres.

Figura 11 Se desplegar la siguiente ventana en donde se le confirmar lo siguiente: La configuracin del IVA y los formatos se han guardado con xito. Haga clic en el botn Aceptar. Figura 12.

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Figura 12

REGISTRO DE EMPLEADOS PARA EL SISTEMA.

Concluida la configuracin del IVA y los formatos del recibo y la factura, contine con el alta del empleado que ser el primer usuario del sistema. Llene los campos de la ventana Empleados Figura 13.

Figura 13 Cuando termine de llenar los campos con la informacin del empleado, contine con la seleccin de la categora la cual puede ser: Administrador, Mecnico, Recepcionista, Almacenista segn sea el caso. Haga clic en el botn Guardar. Figura 14.

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Figura 14 Se desplegar una ventana como la que se muestra en la imagen. Es una ventana de dialogo que le informar lo siguiente: El empleado se guardo con xito. Haga clic en el botn Aceptar. Figura 15.

Figura 15

REGISTRO DE USUARIOS DEL SISTEMA.

A continuacin se desplegar una ventana con el nombre Usuarios del Sistema en la cual debe dar de alta al primer usuario que operar el Software Box Mecanic Multiusuario. Figura 16.

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Figura 16 En la ventana Usuarios del Sistema haga clic en la pestaa Empleado, enseguida se desplegar el nombre del empleado que se le dar de alta como usuario del sistema. Deber capturar el nombre de usuario y la contrasea que usar para acceder al Software Box Mecanic multiusuario. Figura 17.

Figura 17 Cuando finalice con la captura de la informacin del usuario, seleccione el Perfil con el cual trabajar en el Software Box Mecanic Multiusuario. Luego haga clic en el botn Guardar. Figura 18.

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Figura 18 Se desplegar una ventana de dilogo informndole lo siguiente: El usuario se ha guardado exitosamente. Haga clic sobre el botn Aceptar. Figura 19

Figura 19

ACCESO A BOX MECANIC POR PRIMERA VEZ.

Al terminar de configurar el Software Box Mecanic Multiusuario, enseguida entrar por primera vez en contacto con el programa con el usuario Administrador que utiliz para la configuracin. Note que cuando se ejecuta la ventana principal de Box Mecanic se le solicitar que cambie al usuario que gener con anterioridad. Figura 20.

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Figura 20 Se desplegar una ventana de acceso en donde deber ingresar el nombre de usuario y la contrasea que dio de alta durante la configuracin del Box Mecanic. Figura 21

Figura 21 Note a continuacin que la pantalla del Software Box Mecanic Multiusuario ahora ya cuenta con el nombre del usuario que operar el programa.

Usuario del sistema

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Ya puede comenzar a utilizar su programa Box Mecanic. Le recomendamos leer el Manual Mdulo de Refaccionaria y Mdulo Inventario antes de intentar otros mdulos.

INSTALACIN BOX MECANIC MULTIUSUARIO ESTACIN CLIENTE.

En la instalacin del software Box Mecanic como cliente ya debemos de tener instalado un PC como servidor, as que en este caso se siga los mismos pasos de la instalacin del servidor que se ilustran de la pagina __ a la pagina __ Ya instalado la base de datos procedemos a realizar la instalacin del Software Box Mecanic como cliente con la ayuda del asistente. Figura 1.

Figura 1 Al desplegarse la ventana del asistente, la cual le ir guiando en la instalacin del software Box Mecanic Multiusuario, haga clic en el botn Siguiente. Figura 2.

Figura 2 En la siguiente ventana a desplegar seleccionar la carpeta en donde se realizar la instalacin del software Box Mecanic Multiusuario, la cual siempre ser C:\BoxMecanic\, una vez verificada la direccin de la instalacin haga en el botn Siguiente. Figura 3

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Figura 3 En la siguiente ventana a desplegar le confirma El instalador est listo para instalar Box Mecanic en el equipo, haga clic en el botn Siguiente. Figura 4.

Figura 4 Posteriormente y antes de terminar con la instalacin se visualizara una ventana de configuracin regional, en la cual seleccione la regin que corresponda a su localidad y de clic en el botn guardar regin. Figura 5.
Una vez seleccionado la regin, automticamente desplegara el idioma y los identificadores que correspondan a la regin Seleccione el pas que corresponda a su regin

Figura 5

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Una vez finalizada la instalacin se despliega la ventana de configuracin en donde seleccionar si la instalacin ser para un servidor o un cliente, en este caso seleccione cliente, observe que a continuacin se habilita un campo solicitando el nombre del servidor para hacer la conexin del cliente con el servidor que tenemos instalado. Figura 6 Escriba el nombre del servidor.

Seleccione la opcin cliente.

Figura 6 El nombre del servidor que nos est solicitando la configuracin, lo adquirimos del nombre que tiene asignado la PC que se configuro como servidor, este dato lo podemos checar al accesar a las propiedades de mi PC una vez que tenga el nombre de la PC del servidor escrbalo en el campo nombre del servidor de la ventana de configuracin y de clic al botn Siguiente. Figura 7.

Figura 7 Finalizada la instalacin del software Box Mecanic cliente, haga clic en el botn cerrar. Figura 8.

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Figura 8 Finalizada la instalacin del software Box Mecanic Multiusuario en el escritorio estar el icono de acceso directo al Software Box Mecanic multiusuario. Figura 9.

Figura 9

ACCESO Y CONFIGURACIN BOX MECANIC MULTIUSUARIO.

Para acceder al Software Box Mecanic por vez primera haga doble clic sobre el icono que tenemos en el escritorio figura 1 o entre a Men inicio\todos los programas\ BoxMecanic\ BoxMecanic. Figura 2.

Figura 1

Figura 2 A continuacin se desplegar la ventana de acceso al software Box Mecanic Multiusuario, en donde se solicita el nombre de Usuario y Contrasea. Figura 3.

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Figura 3 El nombre de usuario y contrasea a ingresar por vez primera al software ser administrador haga clic al botn Aceptar. Figura 4

Figura 4 Se desplegar la ventana de registro en la cual a continuacin ingresar la informacin que se solicita para registrar el software Box Mecanic Multiusuario, esta informacin debe ser proporcionada a Sistemas Box S.A. de C.V. para obtener la licencia del software. Figura 5.

Figura 5 Escriba la informacin en los campos: Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido, Correo Electrnico, adicional a la informacin que solicita la ventana tambin proporcionar: el cdigo de activacin que ha generado la instalacin, su direccin completa, C.P. de su localidad y un nmero de telfono, toda esta informacin la enviar a

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ventas@sistemasbox.com, o se puede comunicar va telefnica al 01(999)9 262399 para que le proporcionen su licencia de Box Mecanic. Figura 6.

Campos a llenar Botn Activar Campos para ingresar la licencia Cdigo de activacin

Figura 6 Cuando el fabricante Sistemas Box S.A. de C.V. Le proporcione la licencia de Box Mecanic, debe copiar y pegar o escribirla en los campos nmero de serie, y haga clic al botn Activar. Figura 7.

Licencia o Numero de Serie proporcionada por Sistemas Box S.A. de C.V.

Figura 7 Activada la licencia se desplegar una ventana de dilogo informando El registro se ha completado satisfactoriamente, haga clic en el botn Aceptar. Figura 8

Figura 8

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Al terminar de registrar la licencia del cliente en el software Box Mecanic Multiusuario, ingresar al programa, note que en este caso no tiene nombre de algn usuario. Figura 9.

No tiene usuario asignado

Figura 9 Haga clic en el men archivo para seleccionar con un clic la opcin cambio de usuario, figura 10.
Men archivo activacin opcin cambio de usuario

Figura 10 La accin anterior despliega el cuadro de dilogo preguntando Desea entrar con un usuario diferente haga clic en el botn Si. Figura 11.

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Figura 11 En la ventana de acceso que despliega ingrese el nombre de usuario y contrasea, haga clic en el botn Aceptar. Figura 12.

Figura 12 Note que ahora ya ingres al software como un usuario y por tal motivo ya se despliega el nombre del usuario y se encuentra listo para trabajar. Figura 13.

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Figura 13 As en este ltimo paso se da por concluida la instalacin y configuracin de una estacin cliente en su red.

MODULO COTIZACIONES.
Con el modulo de cotizaciones tiene la practicidad de generar presupuestos de una forma eficiente y sencilla tanto de venta de refacciones como de servicios sin necesidad de ingresar el vehculo al taller, para el caso de las cotizaciones de venta aplica solo para refacciones, y en el caso de servicios aplica tanto para refacciones, mano de obra y paquetes de servicio que tenga dando de alta en los catlogos correspondientes en Box Mecanic. Con el modulo de cotizaciones podr crear, buscar - imprimir, buscar - transferir a venta o recepcin de vehculo, buscar y modificar el nombre y vehculo de cliente en una cotizacin

CONOCIENDO LA HERRAMIENTA COTIZACION

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Escriba el nmero del folio de la cotizacin

Seleccione tipo de cotizacin, venta u orden de servicio Botn buscar cliente

Folio automtico

Seleccione solo si desea imprimir nmero de parte de refaccin

Formas para imprimir los importes en un recibo Edite comentario referente a la cotizacin elaborada

Opciones para agregar o eliminar elementos a cotizar

CREAR UNA COTIZACION PARA VENTA

1. En el modulo cotizacin de doble clic sobre la herramienta cotizar para abrir la ventana de cotizaciones. FIGURA 1.

FIGURA 1 2. Seleccione la opcin cotizar venta, observe que las opciones para agregar una mano de obra y paquetes de servicio queda deshabilitado, puesto que para venta no cotizaremos servicios ni paquetes slo refacciones.

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Seleccione cuando la cotizacin sea para venta de refacciones

3. Escriba en el campo folio manual, el nmero del folio a asignar a la cotizacin, ya que el sistema maneja tambin un folio automtico. 4. De clic sobre el botn buscar cliente para desplegar el catalogo de cliente, proceda a seleccionar con doble clic el nombre del cliente. FIGURA 2

Catalogo de clientes

FIGURA 2 5. Una vez seleccionado el cliente desplegara la siguiente ventana de dialogo informando el cliente cuenta con uno o ms vehculos, si va a cotizar un servicio, favor de elegir un vehculo del cliente. En este caso como la cotizacin slo es por venta de refacciones no es requerido, de clic en el botn aceptar. FIGURA 3

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FIGURA 3 6. De clic al botn refacciones para visualizar el catalogo de refacciones de donde seleccionara las refacciones a cotizar, las cuales puede filtrar por el nombre, proveedor, categora, numero de parte o descripcin.

7. Seleccione las refacciones y proceda asignarlas a la cotizacin para editar la cantidad a cotizar, seleccione el precio de venta dando clic sobre el precio unitario, para visualizar hasta 5 precios de venta. 8. Termine la cotizacin editando un comentario en el campo observaciones, si lo requiere puede dar descuentos sobre la venta de las refacciones. 9. Clic en el botn guardar cotizacin.

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10. Se desplegara un cuadro de dialogo informando que la cotizacin se guardo exitosamente, de clic en el botn aceptar. 11. Antes de generar la vista previa de la cotizacin para su impresin seleccione si la va a visualizar con IVA desglosado, IVA incluido o sin IVA, segn lo requiera. 12. Cierre todas las ventanas.

BUSQUEDA Y TRANSFERENCIA DE UNA COTIZACION DE VENTA

1. De clic en la herramienta cotizar en el modulo de cotizaciones. 2. En la herramienta cotizar de clic en el botn nueva bsqueda y despus clic en el botn buscar para visualizar en resultados de bsqueda las cotizaciones generadas, tambin puede hacer la bsqueda por medio del folio manual o automtico segn sea el caso. 3. Una vez localizada la cotizacin de doble clic sobre ella para visualizarla en la ventana. 4. Observe que al abrirse la cotizacin esta tiene un estado de en espera y se habilito el botn de transferencia el cual se actualiza al momento de indicar si la cotizacin la va a transferir a orden de servicio o venta de refaccin en este caso seleccionamos la opcin de venta de refacciones.

Seleccione cotizar venta de refacciones para que la cotizacin sea transferida a la venta de venta de refacciones.

De clic en el botn transferir a venta

5. Observe que ahora le abre la ventana de la herramienta venta de refacciones para proceder a realizar la venta de las refacciones cotizadas anteriormente.

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6. 7.

Proceda a terminar la venta, consulte el modulo de venta para informacin ms detallada. Cierre todas las ventanas.

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CREAR UNA COTIZACION PARA ORDEN DE SERVICIO.

1. En el modulo cotizacin de doble clic sobre la herramienta cotizar para abrir la ventana de cotizaciones. FIGURA 1.
Escriba el nmero del folio de la cotizacin Botn buscar cliente Folio automtico

Seleccione solo si desea imprimir nmero de parte de refaccin

Formas para imprimir los importes en un recibo Edite comentario referente a la cotizacin elaborada Opciones para agregar o eliminar elementos a cotizar

FIGURA 1 2. En la ventana de cotizacin escriba en el campo folio manual, el nmero del folio a asignar a la cotizacin, ya que el sistema maneja tambin un folio automtico. 3. Proceda a seleccionar que tipo cotizacin va a realizar seleccionando la opcin de cotizar orden de servicio o cotizar venta. Segn sea el caso. 4. De clic sobre el botn buscar cliente para desplegar el catalogo de cliente y proceder a seleccionar el nombre del cliente al que se le est realizando la cotizacin. FIGURA 2

Catalogo de clientes

FIGURA 2

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5. Una vez seleccionado el cliente desplegara la siguiente ventana de dialogo informando el cliente cuenta con uno o ms vehculos, si va a cotizar un servicio, favor de elegir un vehculo del cliente. Esto refiere a que en la ventana de cotizaciones, en la pestaa datos del vehculo puede seleccionar el vehculo del cliente que va a cotizar por medio de la placa o del nmero econmico. FIGURA 3

FIGURA 3 6. Estando en la vista datos del vehculo proceda a dar clic en placa o nmero econmico para seleccionar el vehculo del cliente al que se est realizando la cotizacin. FIGURA 4.

Seleccione el vehculo correspondiente a realizar cotizacin

FIGURA 4 7. Una vez seleccionado el vehculo, proceda a ingresar las refacciones, mano de obra y paquetes de servicio a cotizar dando clic sobre el botn correspondiente al concepto. 8. Para agregar una refaccin de clic sobre el botn refaccin, proceda a seleccionar del catalogo de refacciones la que va a incluir en la cotizacin dando clic sobre el botn agregar refaccin. FIGURA 5

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Refacciones disponibles para cotizar

La bsqueda de las refacciones las puede realizar por nombre, proveedor, categora, descripcin o numero de parte

Botn agregar refaccin

FIGURA 5 9. Para incluir un concepto de mano de obra y de paquete de servicio siga el paso anterior con los botones de mano de obra y paquete de servicio 10. Una vez que tenga la cotizacin ya completa con los conceptos del servicio solicitado tanto de refacciones, mano de obra y paquete de servicio para el cliente, de clic sobre el botn guardar cotizacin. FIGURA 6.
Botn guardar cotizacin

Conceptos a cotizar

Comentario sobre la cotizacin

FIGURA 6 11. A continuacin le desplegara una ventana de dialogo informando se ha guardado la cotizacin exitosamente, de clic sobre el botn aceptar, observe que cuando guarda la cotizacin, en la ventana de cotizar ya se visualiza el botn transferir a recepcin, el cual posteriormente tiene la finalidad de enviar la cotizacin a una recepcin del vehculo. FIGURA 7

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Botn transferir a recepcin.

FIGURA 7 12. La impresin de la cotizacin en Box Mecanic es posible en tres formatos diferentes refirindonos al IVA, tales como con IVA desglosado, con IVA incluido o sin IVA, as tambin indique si en la vista previa a generar, desea incluir el nmero de parte de la refaccin, en caso de querer incluirla de clic en el botn incluir nmero de parte. 13. Para la impresin de la cotizacin con IVA desglosado solo seleccione la opcin con IVA desglosado y de clic sobre el botn imprimir para generar la vista previa. FIGURA 8

14.

FIGURA 8

BUSCAR E IMPRIMIR UNA COTIZACION.

En el modulo de cotizaciones Ud. podr buscar e imprimir una cotizacin en uno de sus tres formatos, tales como IVA desglosado, IVA incluido o sin IVA.

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1. En el modulo cotizacin de doble clic sobre la herramienta cotizar para abrir la ventana de cotizaciones. FIGURA 1.
Botn nueva bsqueda Seleccione si desea incluir el nmero de parte de la refaccin en la impresin Botn buscar cliente

Opciones para agregar elementos a cotizar Formas para imprimir los importes en un recibo

FIGURA 1 2. En la ventana de cotizaciones de clic sobre el botn nueva bsqueda para que cambie el estado del botn guardar cotizacin a buscar cotizacin, as tambin para activar la opcin de buscar por medio de un rango de fecha, estado o folio segn sea el caso. FIGURA 2.

Seleccione el estado de la cotizacin la cual puede ser en espera o aprobada

Activa la seleccin de fecha inicio y fecha fin

FIGURA 2 3. En caso de que la bsqueda la quiera hacer por medio del folio escrbalo en el campo folio y de clic sobre el botn buscar cotizacin para que en resultados de bsqueda visualice la cotizacin a imprimir, de doble clic sobre la informacin de la cotizacin para visualizarla en la ventana. FIGURA 3

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Folio de cotizacin a buscar

Cotizaciones buscadas con el folio editado

4. Una vez visualizada la cotizacin en la ventana proceda a seleccionar en que formato de impresin de IVA generara la vista previa los cuales son IVA desglosado, IVA incluido o sin IVA, de clic sobre el botn imprimir de la barra de herramientas superior para generar el documento. Ver FIGURAS

Impresin con IVA desglosado

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Impresin con IVA incluido

Impresin sin IVA 5. Cierre las ventanas

BUSCAR TRANSFERIR UNA COTIZACION A UNA ORDEN DE SERVICIO.

Cuando el cliente ingresa al taller de servicio con una cotizacin previa y este autoriza la reparacin del vehculo al momento de realizarle la recepcin de su vehculo con el software Box Mecanic es factible transferir la cotizacin del servicio autorizado a una recepcin, para empezar a trabajar en el proceso del taller de servicio. 1. En el modulo cotizacin de doble clic sobre la herramienta cotizar para abrir la ventana de cotizaciones. FIGURA 1.

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Escriba el nmero del folio de la cotizacin

Botn nueva bsqueda Botn buscar cliente

Seleccione si desea incluir el nmero de parte en la impresin del documento

Opciones para agregar elementos a cotizar

Formas para imprimir los importes en un recibo

FIGURA 1 2.- En la ventana de cotizaciones de clic sobre el botn nueva bsqueda para que cambie el estado del botn guardar cotizacin a buscar cotizacin, as tambin para activar la opcin de buscar por medio de un rango de fecha, estado o folio segn sea el caso FIGURA 2.
Activa la seleccin de fecha inicio y fecha fin Seleccione el estado de la cotizacin la cual puede ser en espera o aprobada

FIGURA 2 3.- En caso de que la bsqueda la requiera hacer por medio del folio escrbalo en el campo folio y de clic sobre el botn buscar cotizacin para que en resultados de bsqueda visualice la cotizacin a transferir, de doble clic sobre la informacin de la cotizacin para visualizarla en la ventana. FIGURA 3.

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Folio de cotizacin a buscar

Cotizaciones buscadas con el folio editado

FIGURA 3 4.- Una vez visualizada la cotizacin en la ventana proceda a seleccionar a donde va a transferir la cotizacin si va a ser para una orden de servicio o para una venta de refacciones, en este caso seleccionamos para orden de servicio, de clic sobre el botn transferir a recepcin para que la cotizacin sea enviada a la ventana recepcin de vehculo y proceda a terminar de llenar los datos de registro de ingreso del vehculo en el taller de servicio.

FIGURA 3

CAMBIAR EL NOMBRE Y VEHCULO DE CLIENTE EN UNA COTIZACIN

Cuando requiera modificar una cotizacin existente actualizando el nombre y vehculo del cliente conservando los conceptos cotizados anteriormente. 1. En el modulo cotizacin de doble clic sobre la herramienta cotizar para abrir la ventana de cotizaciones. FIGURA 1.
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Escriba el nmero del folio de la cotizacin Seleccione si incluir el nmero de parte de la refaccin en la vista previa.

Botn nueva bsqueda Botn buscar cliente

Opciones para agregar elementos a cotizar Formas para imprimir los importes en un recibo

FIGURA 1 2.- En la ventana de cotizaciones de clic sobre el botn nueva bsqueda para que cambie el estado del botn guardar cotizacin a buscar cotizacin, as tambin para activar la opcin de buscar por medio de un rango de fecha, estado o folio segn sea el caso. FIGURA 2.
Activa la seleccin de fecha inicio y fecha fin Seleccione el estado de la cotizacin la cual puede ser en espera o aprobada

FIGURA 2 3.- En caso de que la bsqueda la requiera hacer por medio del folio escrbalo en el campo folio y de clic sobre el botn buscar cotizacin para que en resultados de bsqueda visualice la cotizacin a modificar, de doble clic sobre los datos de la cotizacin para visualizarla en la ventana. FIGURA 3.

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Folio de cotizacin a buscar

Cotizaciones buscadas con el folio editado

FIGURA 3 4.- Una vez visualizada la cotizacin en la ventana proceda a dar clic sobre el botn buscar cliente para que despliegue el catalogo de clientes y as Ud. pueda seleccionar al cliente a reasignar los conceptos cotizados con anterioridad. FIGURA 4.
De clic para visualizar el catalogo de clientes

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Catalogo de clientes

FIGURA 4 5.- De doble clic sobre el nombre del cliente para realizar el cambio del cliente a la cotizacin, a continuacin se desplegara un cuadro de dialogo informando el cliente cuenta con uno o ms vehculos, si va a cotizar un servicio, favor de elegir un vehculo del cliente de clic sobre el botn aceptar. 6.- Posteriormente proceda a cambiar a la pestaa datos del vehculo para seleccionar por medio de la placa o el nmero econmico del vehculo a cotizar. FIGURA 5

Botn guardar cambios

FIGURA 5 7.- De clic sobre el botn guardar cambios a continuacin le desplegara una ventana de dialogo informando est seguro de modificar la cotizacin de clic sobre el botn si 8.- A continuacin notifica por medio de una ventana de dialogo la cotizacin se ha modificado exitosamente de clic sobre el botn aceptar. 8.- Cerrar la ventana.

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MDULO RECEPCIN.
En el modulo Recepcin se comenzar a llevar el control del taller de servicio de una manera sencilla y eficiente gracias a las herramientas que la comprenden la cuales se muestran a continuacin.
Herramienta Cliente Herramienta Recepcin Vehculo Herramienta Vehculo Herramienta Orden de Servicio Herramienta Refacciones

Herramienta Paquete de Servicio Herramienta Mano de Obra

Herramienta Recibo Herramienta editar plantilla recibo

Herramienta editar plantilla recibo un cuarto de carta

HERRAMIENTA CLIENTE.
El objetivo de esta herramienta es crear un catlogo de clientes con sus respectivos vehculos para que al momento de la recepcin de un vehculo o la venta de una refaccin le sea ms prctica. En la herramienta Cliente se aprender a Crear, Buscar Modificar y Buscar Eliminar un cliente. Primero se conocer la ventana Cliente la cual se muestra en la imagen siguiente.
Pestaa informacin personal Barra de herramientas Botn Guardar

Pestaa Informacin Fiscal

Seccin Pas, Estado y Ciudad del Cliente

Botn Nuevo Vehculo Botn Asignar Vehculo Botn Eliminar Vehculo Botn Modificar Vehculo

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CREAR UN CLIENTE.
1. Al abrir la ventana Cliente se encuentra en la pestaa informacin personal, en la cual se escribir los datos del cliente tales como: nombre, primer apellido, segundo apellido, observaciones, lista de telfonos, direccin, celular, fax, correo electrnico, cdigo postal. 2. En la parte derecha de la ventana seleccione el pas, estado y ciudad que le corresponda al cliente. 3. Se asigna un vehculo al cliente haciendo clic en el botn Nuevo Vehculo el cual desplegar la ventana Vehculo para capturar la informacin siguiente: placa, marca, modelo, color, ao, nmero de serie y nmero econmico. Haga clic en Guardar, como se ilustra en la FFIGURA 1.

FIGURA 1 4. Se despliega un cuadro de dilogo informando que se ha guardado el vehculo exitosamente, haga clic en el botn Aceptar. 5. Consulta si se desea asignar el vehculo a un cliente en este caso haga clic en S, como se observa en la figura 2 que ya tiene los datos personales del cliente y su vehculo. FIGURA 2.

FIGURA 2 6. Haga clic en la pestaa Informacin Fiscal para capturar los datos fiscales tales como: Razn Social, R.F.C., direccin, cdigo postal, seleccione el pas, estado y ciudad que corresponda al cliente. 7. Una vez llenos los campos fiscales haga clic en el botn Guardar como se muestra en la FIGURA 3.

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FIGURA 3 8. Se despliega un cuadro de dilogo con el mensaje el cliente se guardo de forma exitosa, haga clic en el botn Aceptar. 9. Cerrar la ventana.

BUSCAR Y MODIFICAR UN CLIENTE.

1. En la ventana Cliente haga clic en el botn Nueva Bsqueda de la barra de herramientas. 2. Escriba en el campo Nombre, el nombre del cliente y haga clic en el botn Buscar. 3. En Resultados de Bsqueda haga doble clic al cliente a modificar para visualizar la informacin en la ventana. 4. Se modifica la informacin deseada y haga clic en el botn Guardar Cambios. 5. Se despliega una ventana de dilogo con el mensaje: Estas modificando la informacin del cliente desea continuar haga clic en Si. 6. Cerrar ventana.

BUSCAR Y ELIMINAR UN CLIENTE.

1. En la ventana Cliente haga clic en el botn Nueva Bsqueda de la barra de herramientas. 2. Escriba en el campo nombre, el nombre del cliente y haga clic en el botn Buscar 3. En Resultados de Bsqueda haga doble clic al cliente a eliminar para visualizar la informacin en la ventana. 4. Una vez que la informacin est visible en la ventana haga clic en el botn Eliminar. 5. Se despliega un cuadro de dilogo con la pregunta: est seguro de eliminar el cliente, haga clic en S. 6. Cerrar ventana.

HERRAMIENTA VEHCULO.

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El objetivo de la herramienta Vehculo es generar un catalogo con datos de los vehculos de los clientes. En la cual aprender a Crear, Buscar Modificar y Buscar Eliminar un Vehculo. En primera instancia conoceremos la ventana Vehculo.

Campos a capturar informacin del Vehculo

Barra de Herramientas

Botn Guardar Botn Resultado de Bsqueda

Seleccione el tipo de transmisin correspondiente al vehculo, estndar, automtico o semiautomtico

CREAR UN VEHCULO.
1. Capturar en la ventana Vehculo la informacin de los campos: Placa, Marca, Modelo, Color, Ao, Nmero de Serie y nmero econmico. 2. Seleccione el tipo de transmisin correspondiente al vehculo que se est dando de alta. 3. Haga clic sobre el botn Guardar para guardar la informacin ingresada.

BUSCAR Y MODIFICAR UN VEHCULO.

1. En la ventana Vehculo haga clic en el botn Nueva Bsqueda. 2. Escriba en el campo Placa, el nmero de la Placa del Vehculo a modificar, haga clic en el botn Buscar. 3. En Resultados de Bsqueda haga doble clic sobre la placa del vehculo a modificar para visualizar en la ventana Vehculo. 4. Se procede a cambiar o modificar la informacin del Vehculo, haga clic en el botn Guardar Cambios. 5. Se despliega un cuadro de dilogo con el mensaje Ests modificando la informacin del Vehculo haga clic en S. 6. Cerrar ventana.

BUSCAR Y ELIMINAR UN VEHCULO.

1. En la ventana Vehculo haga clic en el botn Nueva Bsqueda. 2. Escriba en el campo Placa, el nmero de la placa del vehculo a eliminar, haga clic en el botn Buscar.

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3. En Resultados de Bsqueda haga doble clic sobre la placa del vehculo a eliminar para visualizarlo en la ventana Vehculo. 4. Una vez visualizada la informacin del vehculo haga clic en el botn Eliminar. 5. Se despliega un cuadro de dilogo con la pregunta Est seguro de eliminar el Vehculo?, haga clic en el botn S. 6. Cerrar ventana. Nota.- Para la eliminacin de un vehculo del catalogo solo es posible si no se ha empleado en algn proceso del software tales como ordenes de servicio, ya que este proceso por su naturaleza genera un historial de servicio incluyendo datos del vehculo por tal motivo no se permite la eliminacin.

HERRAMIENTA RECEPCIN.
El objetivo de la herramienta Recepcin es recabar toda la informacin del cliente al momento de ingresar el vehculo al taller de servicio. La herramienta se divide en 4 pestaas. 1.- Pestaa Cliente, en ella se mostrar la informacin del cliente, 2.- Pestaa Vehculo, en ella se mostrar y seleccionar el vehculo recibido, 3.- Pestaa Observaciones, en ella se harn las anotaciones de como se est recibiendo el vehculo, 4.- Pestaa Observaciones, en ella se ingresar la fecha estimada de entrega, como se recibe el vehculo en la parte externa y quien lo atender. Con la herramienta recepcin de vehculo adems de editar los datos de cmo estamos recibiendo el vehculo en el ingreso al taller, genere presupuestos que hagan referencia a la reparacin solicitada por el cliente, el cual es totalmente modificable en la orden de servicio en caso de requerir cambios. En la ventana Recepcin aprender a Crear- Buscar -Imprimir una recepcin de vehculo. A continuacin se conocer la ventana Recepcin de Vehculo y las pestaas que la componen.

PESTAA CLIENTE

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Botn guardar recepcin

Botn buscar cliente Pestaa cliente Pestaa Vehculo Pestaa diagnstico Pestaa observaciones Botn Agregar refacciones Botn agregar mano de obra Botn asignar paquete de servicio Botn Eliminar, permite la eliminacin de una refaccin, mano de obra o paquete de servicio Botn ver detalles de paquetes de servicio Botn nuevo cliente

Datos de contacto adicional

Opcin para incluir en la vista previa el nmero de parte de las refacciones

Pestaa cliente.- Muestra la informacin bsica del cliente, en esta vista se captura observaciones y datos del contacto adicional del cliente y si lo requiere en este apartado se pueden agregar refacciones, manos de obra y paquetes de servicio como una pre cotizacin del servicio vehicular solicitado, los cuales se transfieren a la orden de servicio en donde pueden ser totalmente modificables. Pestaa Vehculo.- Muestra la vista informativa para seleccionar el vehculo que ingresar del cliente, tambin muestra todos los vehculos con que cuenta un cliente, es decir, si tiene ms de uno, una flotilla. Pestaa diagnstico.- Muestra la vista en donde se har la captura de cmo se est recibiendo el vehculo, en cuanto a kilometraje y/o millas, pre diagnostico, contenido adicional, medidor de combustible, tapones faltantes, tipo de transmisin del vehculo el cual si fue dado de alta al momento de capturar los datos en la ventana vehculo, este slo se visualizara el que corresponda a la unidad en la vista previa de la recepcin y por ultimo permite seleccionar los accesorios que incluye el vehculo al momento de su recepcin. Pestaa observaciones.- Muestra la vista en donde se har la captura de cmo se est recibiendo el vehculo en la parte fsica externa y permite indicar la fecha de entrega del vehculo. Botn Guardar Recepcin.- Guarda la recepcin de un cliente. Botn Buscar Cliente.- Abre el catlogo de clientes para seleccionar el que se ingresar en la recepcin. Botn Nuevo Cliente.- Abre la ventana Cliente, para dar de alta un cliente nuevo. Botn Refaccin.- Permite asignar refacciones con cantidad y precio al momento de la recepcin como una pre cotizacin del servicio. Botn Mano de Obra.- Permite asignar manos de obra con cantidad y precio al momento de la recepcin como una pre cotizacin del servicio. Botn Agregar Paquete.- Permite asignar a la recepcin del vehculo un paquete de servicio. Botn Eliminar.- Permite la eliminacin tanto de una refaccin, mano de obra o paquete de servicio asignados al momento de realizar la recepcin del vehculo.

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Botn Ver Detalle.- Muestra el contenido de un paquete de servicio (refacciones y mano de obra contenidas en un paquete). Incluir nmero de parte.- Visualiza el nmero de parte en la generacin de la vista previa de la recepcin del vehculo, desglosando las refacciones y sus nmeros de parte correspondientes. Pestaa Vehculo
Seleccione la placa del vehculo en caso de ser ms de una

Botn buscar vehculo

Botn ver ordenes de servicio, visualiza historial anteriores Pestaa Vehculo

Seleccione si la bsqueda del vehculo lo requiere realizar por el nmero econmico.

Pestaa Diagnstico
Campo kilometraje.indicar si el registro ser por kilmetros o millas e indique la cantidad Campo edicin pre diagnstico falla reportada por cliente Lista de accesorios Campo para editar contenido en el interior del vehculo Campo para editar cantidad de combustible que se recibe el vehculo

Indique la cantidad de tapones faltantes en el

vehculo

Pestaa Observaciones

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Fecha y hora estimada de entrega

Campo para editar observaciones sobre cmo se recibe el vehculo en la parte

fisca externa

Asignacin de un empleado (mecnico) que atender el servicio

CREAR UNA RECEPCIN VEHCULO.

1.- Para realizar la recepcin de un vehculo abra la ventana Recepcin y a continuacin haga clic al botn Buscar cliente como se ilustra en la FIGURA 1.

De clic en el botn buscar cliente, para abrir el catalogo de clientes

FIGURA 1 2.- En la ventana del catlogo de cliente seleccione el nombre del cliente a quin se le realizar la recepcin haciendo doble clic sobre del nombre del cliente como se muestra en la siguiente FIGURA 2.

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Cliente que ingresara su vehculo a servicio en el taller mecnico.

FIGURA 2 3.- Observe que en la ventana principal de la recepcin se visualiza la informacin bsica del cliente tales como: Nombre, Direccin, Tel., Fax, Email. En esta misma ventana se cuenta con 2 campos editables de forma opcional; el campo Observaciones sobre el cliente, este campo sirve si requiere editar algn comentario sobre el cliente al momento de realizar la recepcin del vehculo, debajo de este campo se encuentra el campo Contacto Adicional, que tambin es opcional para editar otro nombre de contacto, para otorgar informacin sobre estado del servicio, cotizaciones, etc. como se muestra en la FIGURA 3.

Campo opcional para comentario sobre el cliente.

Campos opcionales para editar datos de un contacto adicional.

FIGURA 3 4.-Si al momento de estar realizando la recepcin del vehculo el cliente requiere un presupuesto aproximado de cuanto saldr la reparacin antes del diagnostico correspondiente, proceda a cargar las refacciones, manos de obra y paquetes de servicio requeridos, dando clic en el botn correspondiente al concepto a asignar, recuerde que puede

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actualizar la cantidad y en caso de las refacciones, si dio de alta a ms de un precio de venta puede seleccionar entre estas cual le asignara al cliente. FIGURA 4.

FIGURA 4 5.- Ahora cmbiese a la vista de Vehculo, para tal efecto haga clic en la pestaa Vehculo, para visualizar la informacin que corresponde al vehculo del cliente que se est ingresando al taller, para tal efecto la vista de esta ventana proporciona la siguiente informacin del Vehculo del cliente: Placa, Marca, Modelo, Ao, Color, numero de serie y nmero econmico Como se muestra en la FIGURA 5. Si el cliente cuenta con ms de un vehculo registrado en el taller de servicio, haga clic en la pestaa Placa, a continuacin se desplegar un listado de las placas dadas de alta para dicho cliente. Slo si el cliente maneja flotilla: Una vez seleccionada la placa observe que la informacin restante de los campos se actualiza automticamente.

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Seleccione la placa del vehculo que est ingresando al taller

Visualiza resumen de servicios anteriores Pestaa vehculo Seleccione en caso de buscar el vehculo por el nmero econmico.

Visualiza el tipo de transmisin correspondiente al vehculo

FIGURA 5 6.- Contine con la pestaa Diagnstico en la cual se capturar la informacin con la cual se est recibiendo el vehculo tales como: Kilometraje/Millas.- En este campo seleccione si el registro lo va a realizar por los kilmetros o por millas, captura en el campo de un costado la cantidad con el cual ingresa el vehculo al taller. Pre diagnstico.- En este campo se captura la falla reportada por el cliente. Contenido Adicional.- En este campo se capturan los artculos que deja el cliente en el interior del vehculo. Medidor de Combustible.- En este campo se indica cual es la cantidad de combustible con la cual ingresa el vehculo al momento de la recepcin. Tapones de Llantas Faltantes.- Se especifica la cantidad de tapones que le faltan al vehculo al momento de la recepcin. Accesorios.- Se marcan los accesorios que incluya el vehculo al momento de la recepcin. Una vez llenado todos estos campos como se muestra en la FIGURA 7, se proceder a cambiar a la pestaa observaciones.

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Seleccione si va a registrar kilmetros o millas.

Seleccione cantidad de combustible con que ser recibe el vehculo Seleccione accesorios que incluya el vehculo.

Capture en este campo el pre diagnostico reportado por el cliente falla

Especificar si le falta algn tapn Escriba si el cliente est dejando algo en el interior del vehculo

FIGURA 7 7.- En la pestaa Observaciones, seleccione la fecha y hora estimada de entrega del vehculo, en el campo Observaciones de la recepcin, edite como se est recibiendo el vehculo fsicamente en la parte externa, si presenta algn golpe, ralladura, pieza rota, etc., seleccione en Personal Asignado, el nombre del empleado o mecnico que atender el servicio, como se muestra en la FIGURA 8.

Seleccione la fecha y hora estimada de entrega del vehculo

En este campo edite como recibe el vehculo fsicamente en la parte externa

Seleccione el empleado que atender el servicio

FIGURA 8 8.- Una vez que tenga toda la informacin de la recepcin ingresada tanto en la pestaa Cliente, Vehculo, Diagnstico y Observaciones, guarde la recepcin haciendo clic al botn

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Guardar Recepcin, esta accin desplegar la siguiente ventana de dilogo informando que la recepcin del vehculo se guard de forma exitosa. Haga clic en Aceptar como se muestra en la FIGURA 9.

FIGURA 9 Una vez guardada la recepcin del vehculo, en la ventana se desplegar en el apartado de Resultado de Bsqueda las recepciones ya guardadas en el Box Mecanic. Como se muestra en la FIGURA 10.

Relacin de recepciones ya generadas

FIGURA 10 9.- Para visualizar la recepcin que se acaba de guardar haga clic al botn Imprimir que se encuentra en la barra superior de la ventana, esta accin generar un Preview (vista previa) como se ilustra en la FIGURA 11. Si se desea imprimir de clic al cono imprimir de la vista previa que est en la barra de tareas.

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Botn Imprimir

FIGURA 11 10.- Si la vista previa se desea generar visualizando el nmero de parte que comprenden la refaccin, de clic sobre la opcin incluir nmero de parte para activar la visualizacin en la vista previa y clic en el botn imprimir FIGURA 12 y 13.

De clic para generar la vista previa Active para visualizar en la vista previa el nmero de parte de las refacciones contenidas en un paquete de servicio

FIGURA 12

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Numero de parte incluida en la refaccin

FIGURA 13 Nota.- Al momento que generamos la vista previa de la recepcin de vehculo, observe que esta ya tiene comprendida los siguientes datos el nmero de la recepcin, a que orden de servicio le va a pertenecer e indica la fecha de entrega, estos datos pueden ser de utilidad para el cliente al momento de hablar para saber el estatus de su orden de servicio del vehculo en reparacin. BUSQUEDA E IMPRESIN DE UNA RECEPCIN DE VEHCULO. Pasos para realizar la bsqueda e impresin de una recepcin de vehculo. 1. Abra la herramienta recepcin de vehculos en el modulo de recepcin. 2. Una vez visualizada la ventana de clic sobre el botn nueva bsqueda, note que el botn guardar recepcin ahora cambia a buscar recepcin. 3. La bsqueda la puede hacer por un rango de fechas activando la casilla incluir fecha 4. De clic en el botn buscar recepcin, en la parte inferior visualiza los resultados de la bsqueda, proceda a seleccionar la recepcin que desea imprimir dando doble clic sobre el nombre del cliente o clic en el botn transferir.

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Seleccione en caso de que la bsqueda la realice por un rango de fechas en especfico

Seleccione con doble clic sobre el nombre del cliente para visualizar la informacin en la ventana

5. Una vez visualizada la informacin en la ventana para generar la vista previa de clic sobre el botn imprimir. 6. Mande a imprimir el documento desde la vista previa si as lo requiere. 7. Cierre todas las ventanas.

HERRAMIENTA ORDEN DE SERVICIO.

El objetivo de esta herramienta es llevar el control de los servicios en nuestro taller mecnico en la cual guindonos por sus pestaas visualizamos las varias vistas que la comprenden. Nos proporciona la practicidad de saber cul es el pre-diagnstico de nuestro cliente, as tambin le permite escribir el diagnstico y asignar las refacciones que requiere el servicio, tambin las manos de obra y paquetes de servicio que lo integrarn. El primer paso en la explicacin de la herramienta Orden de Servicio ser conocer su ventana y las pestaas que la componen como se ilustran en las siguientes FIGURAS 1 y 2.

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Pestaa Orden Servicio Pestaa Cliente Pestaa Vehculo Pestaa Observaciones Botn Buscar Botn Empleado

Barra de herramientas

Pestaa Refacciones Pestaa Mano de Obra Pestaa Paquete

Estados de la orden de servicio Seleccione para incluir el nmero de parte en la vista previa Seleccione si desea imprimir la orden de servicio con precios

FIGURA 1
Pestaa cliente

Campos donde se desplegar la informacin del cliente Campo opcional para escribir observaciones del cliente

FIGURA 2

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Pestaa Vehculo

Campos donde se desplegar informacin del vehculo en servicio

FIGURA 3

Pestaan observaciones

Campo Pre-diagnstico, donde desplegar la falla reportada por el cliente

Campo donde escribiremos el diagnstico del mecnico

FIGURA 4

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Botn Agregar, herramienta para abrir el catlogo de refacciones Pestaa Refacciones

Botn Eliminar, elimina refacciones asignadas en la orden de servicio

FIGURA 5

Botn Agregar, abre el catlogo de mano de Obra para agregar a nuestra orden de servicio Pestaa Mano de Obra

Botn Eliminar, elimina una mano de obra en la orden de servicio

FIGURA 6

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Botn agregar, abre catlogo Paquete de servicio para agregar a la orden de servicio Pestaa Paquete Botn eliminar.- elimina un paquete de servicio en la orden de servicio

Botn ver detalles, muestra el contenido de un paquete

FIGURA 7

ABRIR UNA ORDEN DE SERVICIO

Con esta herramienta se aprender el manejo de la orden de servicio en sus 5 estados los cuales son: Cancelado.- Este proceso se aplica cuando una orden de servicio no es autorizada, al cancelar una orden de servicio todas las refacciones contenidas se regresan al inventario. En Proceso.- Es el estado que tiene por defecto la orden de servicio, la cual se otorga al momento de guardar la recepcin de vehculo, al abrir la orden de servicio por vez primera este es el estado que visualizara, el cual est indicando el ingreso al taller para su diagnostico y reparacin, asignando refacciones, mano de obra o paquetes de servicio segn lo requiera. Terminado.- Este proceso se aplica cuando el mecnico o tcnico informa que el servicio del vehculo ha concluido satisfactoriamente. Permite la modificacin de la orden de servicio regresndonos al estado anterior en proceso. Entregado.-Este proceso se aplica cuando el vehculo es entregado al cliente, la aplicacin de este proceso en la orden de servicio cierra la orden y transfiere la informacin para la generacin de un recibo, cuando se aplica este proceso ya no es posible la modificacin de la orden de servicio. En Recibo.- Este proceso solo es aplicado como medida de bsqueda en la orden de servicio, la finalidad es poder visualizar en la ventana de orden de servicio todas aquellas rdenes de servicio que ya se les haya generado un recibo.

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BUSCAR Y MODIFICAR UNA ORDEN DE SERVICIO.

FIGURA 1 1. En la ventana Orden de Servicio en el campo # de orden de servicio edite el numero de la orden de servicio a buscar.

Edite el nmero de la orden de servicio a buscar

2. De clic en el botn buscar, el cual le visualizara en resultados de bsqueda los datos de la orden de servicio.

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3. De doble clic sobre la orden de servicio o clic en transferir para visualizar la orden de servicio en la ventana. 4. En la pestaa Orden de Servicio se indica: el # de la Orden de Servicio, la fecha y hora en la que recibi el vehculo, la fecha de entrega, indica el estado en el cual se encuentra la orden de servicio y el nombre de la persona responsable que est atendiendo el servicio de reparacin, como se ilustra en la siguiente FIGURA 2.
Pestaa Orden de Servicio Indican la fecha y hora de la Recepcin y entrega del Vehculo Estado en la cual se encuentra la Orden de Servicio Indica el # de Orden de Servicio en la cual estamos trabajando

Muestra el personal que atiende el Servicio

FIGURA 2 5. Haga clic sobre la Pestaa Cliente para visualizar los datos ms comunes de nuestro cliente tales como: nombre, lista de telfonos, celular y el campo donde se escriben las observaciones del cliente como se ilustra en la FIGURA 3.

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Pestaa cliente

Campos con la informacin ms comn del cliente: nombre, telfono y celular.

Campo observaciones del cliente

FIGURA 3 6. Para visualizar y conocer la informacin del vehculo que est en la orden de servicio de clic en la pestaa Vehculo, la cual muestra la informacin del vehculo: placa, marca, modelo, color, ao y el nmero de serie como se ilustra en la FIGURA 4.

Pestaa vehculo

Informacin del vehculo del cliente

FIGURA 4 7. Haga clic sobre la pestaa Observaciones para conocer el Pre-diagnstico o falla reportada por el cliente al momento de recibir el vehculo, el cual se indica en el campo Pre

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Diagnstico, as tambin se procede a editar en el campo Diagnstico el diagnstico o comentario del mecnico que est atendiendo el servicio, como se ilustra en la FIGURA 5.
Pestaa Observaciones Campo Pre diagnstico: despliega la falla reportada por el cliente

Campo Diagnstico: en este campo escribir el diagnstico del mecnico que est atendiendo el vehculo

FIGURA 5 8. Para ver las refacciones contenidas en una orden de servicio de clic en la pestaa Refacciones observe que la vista cambia mostrando el contenido de las refacciones asignadas a la orden de servicio, ver FIGURA 6.

Pestaa Refacciones

Botones Agregar \ Eliminar Refaccin

FIGURA 6 9. Dentro de la vista Refacciones haga clic sobre el botn Agregar para desplegar el catlogo de refacciones que se asignar a la Orden de Servicio. 10. En el catlogo de refacciones puede realizar la bsqueda de la refaccin por medio de un filtrado que puede ser por nombre, proveedor, categora, nmero de parte o

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descripcin, una vez realizado el filtrado, seleccione con un clic en la casilla marcar que se encuentra a la derecha del nombre de la refaccin, de un clic a esta casilla y posteriormente clic en Asignar Refaccin. Ver FIGURA 7.
Listado de las refacciones que tenemos en la base de datos La refaccin se puede buscar por nombre

Bsqueda por descripcin Bsqueda por nmero de parte Bsqueda de refaccin por categora Tambin puede buscar la refaccin por proveedor

Botn asignar refaccin

FIGURA 7 11. Una vez visualizada la refaccin en la vista de la orden de servicio, escriba la cantidad a usar y si el precio de venta no es el primero en la lista de precios y deseada cambiarlo para este cliente de clic sobre el precio unitario para desplegar la lista de precios disponibles, seleccione el precio de venta que requiere para el cliente FIGURA 8.
Cantidad de refacciones

Clic para activar la lista de precios Lista de precios para venta

FIGURA 8 12. Para visualizar los conceptos de mano de obra en la orden de servicio o asignar una mano de obra, de clic sobre la pestaa Mano de Obra. Como se ilustra en la FIGURA 9.

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Pestaa Mano de Obra

Botones Agregar \ Eliminar un concepto de Mano de Obra en la orden de Servicio

Seccin de Importes del Presupuesto en la Orden de Servicio

FIGURA 9 13. Haga clic sobre el botn agregar, para desplegar el catlogo de mano de obra. 14. En el catlogo mano de obra, seleccione la mano de obra que se asignar a la orden de servicio y haga clic en el botn Agregar Mano de Obra. FIGURA 10.
Campo buscar Mano de Obra por nombre

Conceptos de Mano de Obra Botn Asignar Mano de Obra

Casilla de verificacin para seleccione el concepto Mano de Obra

FIGURA 10 15. Para visualizar los paquetes incluidos en la orden de servicio de clic sobre la pestaa Paquetes el cual visualizara el paquete de servicio contenido en la orden, o puede asignar un nuevo paquete de servicio, en la ventana con la opcin agregar. FIGURA 11.

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Pestaa Paquete Botones Agregar \ Eliminar un paquete de servicio

FIGURA 11 16. Si ya se han realizado todas las modificaciones a la orden de servicio, entonces de clic sobre el botn Guardar Cambios. 17. Para imprimir la orden de servicio se puede manejar en dos modalidades, imprimir la orden de servicio para el mecnico, que queda como un documento de uso interno que no tiene precios o imprimir la orden de servicio para el cliente, la cual incluye precios para darle a conocer el costo sobre la reparacin del vehculo, para esta opcin active la casilla de imprimir con precios. 18. Para imprimir la orden de servicio para uso interno del taller y proporcionrsela al mecnico de clic en el botn imprimir de la orden de servicio, observe que se imprime la orden de servicio sin precios.

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19. Para imprimir la orden de servicio para el cliente con los precios incluidos, seleccione con un clic en la pestaa imprimir precios y de clic en el botn imprimir el cual le genera la siguiente vista de la orden de servicio con los precios tanto de manos de obra, refacciones y paquetes de servicio.

20.

Cierre todas las ventanas.

CAMBIAR ESTADO A UNA ORDEN DE SERVICIO.

Cuando un empleado informa que ya concluy la orden de servicio que le fue asignada, se tendr que actualizar la orden de servicio del estado en proceso a estado terminado segn sea el caso o de terminado a entregado. 1. En la ventana orden de servicio, edite en el campo 3 de orden de servicio, el nmero de la orden de servicio a buscar para su actualizacin o modificacin, de clic en el botn buscar. 2. Se despliega en la parte inferior de la ventana en Resultados de Bsqueda los datos de la orden de servicio a modificar, de doble clic sobre ella o clic en la opcin transferir. 3. Cambie el estado en la pestaa orden de servicio haciendo clic a la flecha desplegable de estado y seleccione el estado Terminada. FIGURA 1.

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Estados de la orden de servicio

FIGURA 1 4. Una vez que la orden de servicio ha sido actualizada, de clic sobre el botn Guardar Cambios. FIGURA 2.

Clic botn guardar cambios para actualizar la orden de servicio.

Orden de servicio actualizado al estado terminado.

FIGURA 2 5. Se despliega una ventana de dilogo con el mensaje: La orden de servicio fue actualizada satisfactoriamente, haga clic en el botn Aceptar. 6. Cerrar ventana. Nota.- Se siguen los mismos pasos para cambiar el estado de la orden de servicio a Entregado, aclarando que este cambio se realiza cuando el cliente recoge el vehculo, para

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que se cierre la orden de servicio y se pueda realizar un recibo, en el caso del estado de en recibo, su nica finalidad es visualizar las ordenes de servicio que tengan generado un recibo.

HERRAMIENTA PAQUETE DE SERVICIO.

El objetivo de esta herramienta es simplificar la asignacin de refacciones y manos de obra a una orden de servicio. Se tomar como ejemplo un servicio de afinacin, el cual comprende varias refacciones y manos de obra, facilitando la agrupacin de estos de tal manera que al seleccionar el paquete de servicio se asignar de forma automtica (en caso de no contar con este, las refacciones y manos de obra se tendra que cargar una por una). Con esta herramienta se aprender a Crear, Buscar Modificar - Eliminar un Paquete de Servicio.
Botn Agregar. Abre el catlogo de Refacciones \ Mano de Obras para asignarlo al Paquete de Servicio Campo para escribir el nombre del Paquete Botn Eliminar. Elimina una refaccin o Mano de Obra Asignada al Paquete de Servicio

CREAR UN PAQUETE DE SERVICIO.

1. En la ventana Paquete de Servicio, en el campo Descripcin Paquete, escriba el nombre con el cual lo identificara, por ejemplo: Afinacin Mayor. 2. Para asignar una refaccin o mano de obra haga clic en el botn Agregar, para que despliegue el catlogo de refacciones y manos de obra, en el caso de las refacciones la bsqueda la puede realizar por medio del nombre de la refaccin o por el nmero de parte. 3. Del catlogo seleccione la refaccin requerida para el paquete de servicio y cambie a la pestaa Mano de Obra para seleccionar la mano de obra que se asignar al paquete de servicio. Ver FIGURA 1.

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Botn Refacciones, despliega las refacciones en el inventario

Campo Buscar por nombre Refacciones o Manos de obra Campo buscar refacciones con nmeros de parte

Botn Mano de Obra, visualiza el catlogo de Mano de Obra

Botn Asignar

FIGURA 1 4. Con las refacciones y mano de obras seleccionadas, haga clic en el botn Asignar. 5. Haga clic en el botn Guardar. 6. Se despliega una ventana de dilogo con el mensaje: se ha guardado el paquete de servicio con xito, haga clic en el botn Aceptar. 7. Cerrar ventana.

BUSCAR Y MODIFICAR UN PAQUETE DE SERVICIO.

1. En la ventana Paquetes de Servicio, haga clic en el botn Nueva Bsqueda 2. En el campo descripcin del paquete se ingresa el nombre del paquete de servicio que se modificar y de clic en el botn Buscar. 3. En resultados de bsqueda seleccione con doble clic sobre el nombre del paquete de servicio a modificar para visualizar la informacin en la ventana. 4. Se realiza la modificacin agregando o quitando refacciones o manos de obra segn sea el caso, haga clic en el botn Guardar Cambios. 5. Se despliega una ventana de dilogo con el mensaje: Estas modificando el Paquete de Servicio, haga clic en el botn Si 6. Cerrar ventana.

BUSCAR Y ELIMINAR UN PAQUETE DE SERVICIO.

1. En la ventana Paquetes de Servicio, haga clic en el botn Nueva Bsqueda 2. En el campo descripcin del paquete, escriba el nombre del paquete de servicio que desea eliminar, haga clic en el botn Buscar. 3. En resultados de bsqueda seleccione con doble clic sobre el nombre del paquete de servicio a eliminar para visualizar la informacin en la ventana. 4. Ya visualizada la informacin del paquete de servicio de clic en el botn Eliminar. 5. Se despliega una ventana de dilogo preguntando Est usted seguro de eliminar el Paquete de Servicio?, haga clic en el botn S. 6. Cerrar ventana. Nota.- Para la eliminacin de un paquete de servicio, este no debe de haber sido usado en una orden de servicio, en caso que as sea su eliminacin no ser posible.

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HERRAMIENTA REFACCION.
El objetivo de esta herramienta es crear un catlogo de refacciones para hacer ms prctico dar de alta un inventario y tenerlas disponibles al momento de realizar una venta o trabajar en una orden de servicio. Con esta herramienta se aprender a Crear Buscar Modificar Eliminaruna refaccin.

Campo numero de parte

Barra de herramientas Botn (Guardar Refaccin \ Buscar Refaccin)

Botn nuevo proveedor Botn nuevo factor de conversin

Botn asignar precio Campo precios de venta, hasta 5 se pueden dar de alta

Ventana Mantenimiento Refacciones

DAR DE ALTA UNA REFACCIN.

1. En la ventana Mantenimiento Refacciones, escriba el nombre de la refaccin, nmero de parte y descripcin de la refaccin, ver FIGURA 1.

Clic para dar de alta a un nuevo proveedor

FIGURA 1 2. Al momento de seleccionar el proveedor, si en este caso no lo tenemos dado de alta, de clic sobre el botn Nuevo Proveedor para abrir la ventana proveedores y proceda a dar de alta a uno, ingresando la informacin que nos solicita la ventana ver FIGURA 2.

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Informacin solicitada para dar de alta a un proveedor

Botn para dar de alta una nueva categora

FIGURA 2 3. Una vez que dio de alta al proveedor, seleccione en la pestaa, proveedor, el nombre del proveedor que acaba de dar de alta, y la categora para la refaccin que est dando de alta. FIGURA 3.
Proveedor y categora seleccionados Unidad de entrada y salida seleccionada

FIGURA 3 4. Seleccione una unidad de entrada, para que automticamente nos despliegue la unidad de salida y escriba el costo por unidad actual, FIGURA 3. 5. Puede Ud. dar de alta hasta 5 precios de venta, para dar de alta al primer precio solo de clic en el campo lista de precios y escriba el primer precio de la refaccin. FIGURA 4.

Nombre, nmero de parte y descripcin de refaccin ingresada

De clic aqu y escriba el primer precio

FIGURA 4 6. Para poner los dems precios hasta llegar a 5 si as lo requiere, de clic sobre el botn Agregar Precio para que le despliegue la ventana Precio Refaccin FIGURA 5.

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Botn agregar precio

Botn quitar precio

FIGURA 5 7. En la ventana precio refaccin escriba el segundo precio y de clic en el botn Agregar, para dar de alta a los otros precios siga los pasos 6 y 7. 8. Ya con los precios de venta dados de alta de clic sobre el botn guardar refaccin ver FIGURA 6.
Botn guardar refaccin

Esta refaccin cuenta con 2 precios de venta

FIGURA 6 9. Se desplegara la ventana de dialogo informando que la refaccin se guardo con xito, de clic sobre el botn aceptar. 10. Cerrar ventana.

BUSCAR Y MODIFICAR UNA REFACCIN.

1. En la ventana Mantenimiento Refacciones haga clic en el botn Nueva Bsqueda. 2. Escriba el nombre o nmero de parte de la refaccin a buscar. 3. Haga clic en el botn Buscar Refaccin para que visualice en Resultados de Bsqueda la informacin de la refaccin. 4. Haga doble clic sobre el nombre de la refaccin para visualizarla en la ventana. 5. Una vez que se visualicen en los campos la informacin de la refaccin realice el cambio deseado. 6. Haga clic en el botn Guardar Cambios. 7. Cerrar ventana.

ELIMINAR UNA REFACCIN.

1. En la ventana Mantenimiento Refacciones haga clic al botn Nueva Bsqueda.

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2. Escriba el nombre o nmero de parte de la refaccin a buscar. 3. Haga clic en el botn Buscar Refaccin para que visualice en Resultados de Bsqueda la informacin de la refaccin. 4. Haga doble clic sobre el nombre de la refaccin para visualizarla en la ventana. 5. Una vez que se ha visualizado en los campos la informacin de la refaccin. 6. De clic en el botn Eliminar. 7. Se despliega una ventana de dilogo preguntando Est usted seguro de eliminar la Refaccin?, haga clic en el botn S. 8. Cerrar ventana.

HERRAMIENTA MANO DE OBRA.

Con esta herramienta se aprender a Crear, Buscar - Modificar y Buscar Eliminar una Mano de Obra en nuestro catlogo que usar en el taller de servicio. Ventana Mano de Obra
Edite precio de mano de obra Edite el costo de la mano de obra

Edite nombre de la mano de obra

DAR DE ALTA UNA MANO DE OBRA.

1. En la ventana Mano de Obra escriba en el campo Descripcin el nombre de la mano de obra y en el campo Precio sugerido escriba el precio de la mano de obra que se cobrar antes de IVA, as como en el campo costo edite el costo de la mano de obra. 2. Haga clic en el botn Guardar. 3. Haga clic al botn aceptar de la ventana de dilogo que informa que se ha guardado la mano de obra con xito. 4. Cerrar ventana.

BUSCAR Y MODIFICAR UNA MANO DE OBRA.

1. En la ventana Mano de Obra haga clic en el botn Nueva Bsqueda. 2. Escriba en el campo Descripcin el nombre de la mano de obra que se desea buscar. 3. Haga doble clic sobre el nombre de la mano de obra que se despliega en la parte inferior de la ventana. 4. Realice el cambio en el campo deseado.

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5. Haga clic en el botn Guardar Cambios. 6. Se despliega una ventana de dilogo con el mensaje: Ests modificando la informacin de la Mano de Obra haga clic en el botn S. 7. Cierre la ventana.

ELIMINAR UNA MANO DE OBRA.

1. En la ventana Mano de Obra de clic en el botn Nueva Bsqueda 2. Escriba en el campo Descripcin el nombre de la mano de obra que se desea buscar. 3. Haga doble clic sobre el nombre de la mano de obra que se despliega en la parte inferior de la ventana. 4. Una vez que la informacin de la mano de obra que se desea eliminar ya esta visualizada en los campos de la ventana, haga clic en el botn Eliminar de la barra de herramientas. 5. Cierre ventana. Nota.- Un registro de mano de obra slo se puede eliminar si no tiene relacin con algn proceso de orden de servicio, por tal motivo si la mano de obra ya fue asignada en una orden de servicio, este queda en el historial, por tal motivo no es posible su eliminacin.

HERRAMIENTA RECIBO.
Con esta herramienta aprender a Crear Buscar Modificar Cancelar Recibos tanto de orden de servicio, venta de refacciones o recargos segn sea el caso que emplea en el taller de servicio.
Fecha de elaboracin del Recibo. Opcin para crear un recibo a una orden de servicio

Opcin para generar un recibo a un recargo

Botn Guardar Recibo Botn Buscar Orden de Servicio Botn Agregar \ Quitar Mano de obra

Opciones para Imprimir el IVA Incluir nmero de parte en impresin o vista previa Campo edicin de comentarios

Seccin Importes

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CREAR UN RECIBO DE UNA ORDEN DE SERVICIO.

1. En la ventana recibo de clic sobre la opcin orden de servicio para que el botn buscar este habilitado para buscar ordenes de servicio pendientes por generarles recibo. 2. Una vez habilitado el botn, haga clic sobre l, para desplegar el catlogo de las rdenes de servicio terminadas. 3. En el catlogo de las rdenes de servicio terminadas seleccione con doble clic la orden de servicio a la que se le generar el recibo, o haga clic en el botn Agregar Orden. FIGURA 1.
Campo buscar Orden por Nombre

Botn Agregar Orden

Relacin de rdenes de Servicio Terminadas

FIGURA 1 4. Una vez visualizada la informacin de la orden de servicio en la Venta Recibo FIGURA 2, seleccione en la seccin de importes si le otorgar un descuento escribiendo el porcentaje de este. En caso de no autorizar el descuento, cuando se imprima el recibo este no lo mencionar.

Conceptos de la orden de servicio

% de descuento opcional

FIGURA 2 5. Por ltimo si requiere hacer un comentario o anotacin respecto del servicio proceda a editarlo en el campo observaciones FIGURA 3.

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Clic botn guardar recibo

Edite comentario sobre servicio

Figura 3 6. Una vez listo haga clic en el botn Guardar Recibo. 7. Se desplegara una ventana de dilogo informando el recibo se guardo exitosamente haga clic en Aceptar. 8. Para mandar a imprimir el recibo seleccione la opcin de impresin del IVA las cuales pueden ser Imprimir con IVA desglosado, con IVA incluido o sin IVA as tambin seleccione incluir numero de parte si desea que en la vista previa se visualice el numero de parte de las refacciones, de clic en el botn Imprimir que est en la barra de tareas para generar una vista previa del documento 9. Para imprimir el documento haga clic en el botn Imprimir que se encuentra en la barra de tareas. FIGURA 4.

Botn Imprimir

FIGURA 4
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10.

Cierre ventana.

CREAR UN RECIBO DE UN RECARGO.

1. En la ventana recibo de clic sobre la opcin recargos para que el botn buscar este habilitado para buscar recargos pendientes por generarles recibo. FIGURA 1.
El botn buscar orden de servicio cambia a buscar recargo

Seleccione la opcin recargos

FIGURA 1 2. Posteriormente que tenga habilitado la opcin recargo, de clic en el botn buscar recargo, de clic sobre l, para desplegar el catlogo de configuraciones de crdito que se les aplico un recargo moratorio. FIGURA 2
Configuraciones de crdito con recargos por pagos moratorios

Figura 2 3. De doble clic sobre la configuracin de crdito con cargo moratorio que desea elaborar el recibo. FIGURA 2.
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4. Una vez visualizada la informacin de la configuracin de crdito con el cargo moratorio, si requiere incluir un comentario u observacin al recibo respecto al recargo proceda a editarlo en el campo observaciones. FIGURA 3.

FIGURA 3 5. Al momento de terminar de emitir el recibo de recargo de clic en el botn guardar recibo. 6. Se desplegara una ventana de dialogo informando se ha guardado el recibo exitosamente, de clic sobre el botn Aceptar. FIGURA 4.

Figura 4 7. Para mandar a imprimir el recibo seleccione una de las siguientes opciones: Imprimir con IVA desglosado, con IVA incluido o sin IVA y de clic en el botn Imprimir que est en la barra de tareas para generar una vista previa del documento. FIGURA 5.

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FIGURA 5 8. Para imprimir el documento haga clic en el botn Imprimir que se encuentra en la barra de tareas. FIGURA 6.

Botn imprimir

FIGURA 6 9. Cierre las ventanas.

BUSCAR E IMPRIMIR UN RECIBO.

1. En la ventana Recibo, haga clic en el botn Nueva Bsqueda.

Observar que la ventana cambio. FIGURA 1.

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Seleccione si desea Buscar en un rango de Fechas

Seleccione el origen del Recibo si es por Orden de Servicio, Venta de refaccin o recargo

Seleccione el estado del Recibo Terminado, Impreso, Cancelado, Facturado

Resultados de Bsqueda

FIGURA 1 El Recibo se puede buscar de varias maneras: por medio de un rango de fechas, seleccionando el casillero incluir fechas y seleccionando el rango para la bsqueda, tambin se puede buscar por su origen, si es por orden de servicio, venta de refaccin o recargos y el estado en que se encuentra (si est en Terminado, Impreso, Cancelado o facturado). 2. Una vez seleccionada la configuracin para la bsqueda hacemos clic en el botn Buscar Recibo. 3. En la parte inferior de la ventana se despliega la relacin de los recibos generados, seleccione el recibo el cual se desea imprimir y haga doble clic sobre l. 4. Una vez que la informacin del recibo este visualizada en la venta haga clic en el botn Imprimir de la barra de herramientas. 5. Seguir los pasos de la creacin del recibo del punto 6 al 9.

BUSCAR Y CANCELAR UN RECIBO.

1. En la ventana recibo, haga clic en el botn Nueva Bsqueda. 2. En la parte inferior de la ventana se despliega la relacin de los recibos generados, seleccione el que desea cancelar haciendo doble clic sobre l. 3. Una vez que el recibo se ha visualizado en la ventana del Recibo haga clic en el botn Cancelar Recibo. 4. Se despliega una ventana de dilogo preguntando Ests seguro de cancelar el Recibo?, haga clic en el botn Si. 5. Se muestra el mensaje: El recibo se ha cancelado con xito, de clic en el botn Aceptar. 6. Cerrar ventana. Herramienta editar plantilla recibo consulte parte del manual editar plantilla factura en las pginas de la 138 a la 156.

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MODULO VENTA DE REFACCIONES.

El objetivo de este mdulo es el de realizar la venta de refacciones que se tengan en existencia en nuestro inventario. En este mdulo aprender a Realizar una Venta, Buscar e Imprimir una Venta, Buscar y Cancelar, una venta con la herramienta Ventas.
Fecha en que se expedir el Recibo de la venta Botn Guardar Venta

Botn Buscar Cliente Campos donde visualiza informacin del cliente

Opciones de impresin.

Botn Agregar \ Eliminar las Refacciones a vender

Campo comentario
Seccin de Importes

Imprimir nmero de parte

REALIZAR UNA VENTA DE REFACCIN.

1. En la ventana Venta de Refacciones, haga clic en el botn Buscar Cliente para abrir el catlogo de clientes y seleccionar el nombre del cliente al que se le realizar la venta. 2. En el catlogo cliente, haga clic sobre el nombre del cliente para visualizar su informacin en la ventana Venta. 3. Ya visualizado el cliente, haga clic en el botn Agregar, para abrir el catlogo de refacciones del inventario. 4. En el catlogo seleccionar y asignar la refaccin a nuestra venta. 5. En el campo cantidad escriba la cantidad de refacciones a vender. 6. En la Columna precio unitario de clic sobre el precio para que visualice los precios de venta disponible de los cuales seleccione el precio a vender la refaccin ver FIGURA 1.

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Escriba la cantidad a vender

De clic para abrir la lista de precios de venta

Seleccione el precio de venta

FIGURA 1 7. Si se desea otorgar descuento a nuestro cliente, en la seccin de los importes escriba el porcentaje que se descontar en el campo Descuento, en caso de no hacerlo cuando se imprima el recibo no aparecer el campo de descuento al igual que la impresin del IVA. 8. Terminada la venta haga clic en el botn Guardar Venta. 9. Se despliega una ventana de dilogo Se ha guardado la venta exitosamente, haga clic en el botn Aceptar. 10. Haga clic en el botn Imprimir que est en la barra de tareas para generar una vista previa del documento. FIGURA 2.

Botn Imprimir

FIGURA 2

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11. Para imprimir el documento haga clic en el botn imprimir que se encuentra en la barra de tareas ver figura 1. 12. Si no se desea que la impresin del recibo desglose el IVA, desmarcamos la casilla de verificacin de IVA en la ventana Recibo antes de mandar la vista previa. 13. Cerrar la ventana.

BUSCAR E IMPRIMIR UNA VENTA.

1. En la ventana Venta, haga clic en el botn Nueva Bsqueda.

Note que la ventana ha cambiado. FIGURA 1.

Estados de la venta. Terminada \ Cancelada Opcin para buscar en un Rango de Fechas Botn Buscar Venta

Botn Buscar cliente

FIGURA 1 2. Una vez que se ha realizado la configuracin de la bsqueda haga clic en el botn Buscar Venta. 3. En Resultado de Bsqueda, haga doble clic sobre la venta que se desea visualizar. 4. Una vez visualizada la informacin de la venta, haga clic en el botn Imprimir que est en la barra de tareas para generar una vista previa del documento.

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Botn Imprimir

FIGURA 2 5. Para imprimir el documento haga clic en el botn Imprimir que se encuentra en la barra de tareas ver FIGURA 2. 6. Si se desea imprimir el recibo sin desglosar el IVA, desmarcamos la casilla del casillero de verificacin de IVA en la Ventana Recibo antes de mandar la vista previa. 7. Cerrar la ventana.

BUSCAR Y CANCELAR UNA VENTA.

1. En la ventana Venta, haga clic en el botn Nueva Bsqueda. 2. Una vez realizada la configuracin de la bsqueda haga clic en el botn Buscar Venta. 3. En resultado de bsqueda haga doble clic sobre la venta que se desea visualizar. 4. Una vez visualizada la venta haga clic en el botn Cancelar Venta. 5. Se despliega un cuadro de dilogo preguntando Est seguro de cancelar la venta?, haga clic en el botn S. 6. Escriba el motivo por el cual se est cancelando la venta, y haga clic en Aceptar. 7. Informa por medio de una ventana de dilogo La venta se ha cancelado exitosamente, haga clic en el botn Aceptar. 8. Cierre la ventana.

MODULO EMPRESA.
En este mdulo se conocern las herramientas que nos ayudarn a configurar o modificar la informacin creada del taller y de nuestros empleados, as tambin como la configuracin regional de nuestro pas, como se ilustra en la siguiente imagen. FIGURA

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Icono Taller

Icono configuracin de Documento

Icono Categora Empleado Icono usuario de sistema Icono Estado

Icono Empleado Icono perfiles Icono Pas Icono Ciudad

FIGURA 1

HERRAMIENTA EMPRESA.
Con esta herramienta se aprender a Buscar y Modificar la informacin del taller de servicio.

Bsqueda y modificacin de los datos fiscales y comerciales del taller

Pestaa Datos Fiscales

1. En la ventana empresa, haga clic en el botn buscar empresa para desplegar en la parte inferior de la ventana la informacin del taller. 2. Haga doble clic sobre el nombre del taller para visualizar la informacin en la ventana. 3. Ya con la informacin visualizada en la ventana se contina con la modificacin del campo a corregir. 4. Haga clic en el botn guardar cambios. 5. Cierre la ventana.

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HERRAMIENTA CONFIGURACION DE DOCUMENTO.

Con esta herramienta se aprender a buscar y modificar la configuracin del IVA que cobraremos por los servicios y los tamaos de los formatos del recibo y la factura que se usar en el taller.

% de IVA implementar en el sistema Tamaos para configurar el recibo carta, media carta o cuarto de carta. Tamaos para configurar factura carta o media carta Seleccione nombre comercial Habilite para restringir la cantidad de caracteres en la descripcin de refaccione, manos de obra y paquetes de servicio.

BSQUEDA Y MODIFICACIN DE IVA, FORMATO FACTURA Y RECIBO.

1. En la ventana configuracin de documento, haga clic en el botn nueva bsqueda. 2. De clic sobre la pestaa nombre comercial y seleccione el nombre comercial de la empresa. 3. De clic sobre el botn buscar configuracin 4. En resultado de la bsqueda, haga doble clic sobre el nombre comercial de la empresa para desplegar la informacin a modificar. 5. Una vez visualizada la informacin comercial del taller en la ventana proceda a realizar la modificacin ya sea en el % de IVA, el tamao del recibo o la factura, cuando haya realizado la modificacin, haga clic en el botn guardar cambios. 6. En la ventana de dilogo donde nos pregunta Est Ud. seguro de modificar el IVA y el formato del recibo? Haga clic sobre el botn si. 7. Cierre la ventana. Nota.- Si activa la opcin que indica restriccin de factura fsica la cantidad registros para la mano de obra ser de 100 caracteres y para la descripcin de las refacciones y paquetes de servicio de 80 caracteres, quedando la capacidad de lneas en 17, en caso de no aplicarlo esta quedara en los campos de descripcin en 250 caracteres y con una capacidad de 20 lneas.

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HERRAMIENTA CATEGORIA EMPLEADO.

Con esta herramienta aprender a crear, buscar modificar, buscar eliminar, una categora de empleado.

Edite la categora del empleado

CREAR UNA CATEGORA EMPLEADO.

1. En la ventana categora empleado, en el campo descripcin escriba el nombre de la categora del empleado deseado. 2. Se despliega una ventana de dilogo informando Se ha guardado la categora de empleado con xito, haga clic en el botn aceptar. 3. En resultados de bsqueda aparece el nombre de la categora creada. 4. Cierre la ventana.

BUSCAR Y MODIFICAR UNA CATEGORA EMPLEADO.

1. En la ventana categora empleado, haga clic en el botn nueva bsqueda. 2. En el campo descripcin escriba el nombre de la categora que se desea buscar para modificar. 3. Haga clic en el botn buscar categora. 4. Cuando en resultados de bsqueda se despliegue el nombre de la categora haga doble clic sobre del nombre para visualizarla en la ventana. 5. Una vez visualizado el nombre en el campo descripcin proceda a realizar el cambio o modificacin del nombre de la categora. 6. Haga clic en el botn guardar cambios. 7. A continuacin se despliega una ventana de dilogo preguntando Est modificando la categora de empleado, de clic sobre del botn si. 8. Cierre la ventana.

BUSCAR Y ELIMINAR UNA CATEGORA EMPLEADO.

1. En la ventana categora empleado, haga clic en el botn nueva bsqueda. 2. Escriba en el campo descripcin el nombre de la categora que se desea buscar para eliminar.

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3. Haga clic en el botn buscar categora. 4. Cuando resultados de la bsqueda despliegue el nombre de la categora haga doble clic sobre el nombre para visualizar la informacin en la ventana. 5. Una vez visualizado el nombre en el campo descripcin Haga clic en el botn eliminar. 6. Se despliega un cuadro de dilogo preguntando est seguro de eliminar la categora empleado?, haga clic en el botn si. 7. Informa que la categora empleado se ha eliminado con xito haga clic en el botn aceptar. 8. Cierre la ventana. Nota.- los registros en el Box Mecanic solo se pueden eliminar si no tiene relacin con un proceso ya realizado.

HERRAMIENTA EMPLEADO.
Con esta herramienta aprender a crear, buscar modificar, buscar eliminar, un empleado.

DAR DE ALTA UN EMPLEADO.

1. En la ventana empleados, capturar Nombre, primer apellido, segundo apellido, direccin, cdigo postal, telfono, nmero de celular, observaciones, seleccione la categora del empleado, as tambin como el pas, estado y ciudad que le corresponda. 2. Haga clic en el botn guardar. 3. Se despliega un cuadro de dilogo con el mensaje: el empleado se guard con xito, haga clic en el botn aceptar. 4. Cierre la ventana.

BUSCAR Y MODIFICAR INFORMACIN DE UN EMPLEADO.

1. En la ventana empleado, haga clic en el botn nueva bsqueda.

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2. Escriba en el campo Nombre, el nombre del empleado que se desea modificar. 3. Haga clic en el botn buscar. 4. En resultados de bsqueda haga doble clic sobre el nombre del empleado para desplegar en la ventana toda su informacin. 5. Una vez realizado los cambios haga clic en el botn guardar cambios. 6. Se despliega una ventana de dilogo preguntando Ests modificando la informacin del empleado, haga clic en el botn si. 7. Cierre la ventana.

BUSCAR Y ELIMINAR INFORMACIN DE UN EMPLEADO.

1. En la ventana empleado, haga clic en el botn nueva bsqueda. 2. Escriba en el campo Nombre, el nombre del empleado que se desea modificar 3. Haga clic en el botn buscar. 4. En resultados de bsqueda haga doble clic sobre el nombre del empleado para desplegar en la ventana toda su informacin. 5. Una vez que se ha visualizado en la ventana la informacin del empleado, haga clic en el botn borrar. 6. A continuacin se despliega un cuadro de dilogo preguntando Est seguro de eliminar el empleado?, haga clic en el botn si. 7. Se despliega una ventana de dilogo informando El empleado se ha eliminado con xito, haga clic en el botn aceptar. 8. Cierre la ventana.

HERRAMIENTA USUARIOS DEL SISTEMA.

Con esta herramienta se aprender a crear, buscar modificar, buscar eliminar, un usuario del sistema.

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DAR DE ALTA UN USUARIO.

1. En la ventana usuarios del sistema haga clic en la pestaa empleado, para desplegar la relacin de los empleados registrados. 2. Seleccione el nombre del empleado. 3. Escribir el nombre del usuario y la contrasea que usar para acezar a Box Mecanic posteriormente, (el nombre de usuario no se puede modificar posteriormente, solo la contrasea y el perfil) 4. Seleccione el perfil (recepcionista administrador). Segn sea el caso. 5. Haga clic en el botn guardar. 6. Se despliega una ventana de dilogo con el mensaje: Se ha guardado el usuario con xito, haga clic en el botn aceptar. 7. Cierre la ventana.

BUSCAR Y MODIFICAR CONTRASEAS DE USUARIO.

1. En la ventana usuarios del sistema, haga clic sobre el botn nueva bsqueda. 2. Seleccione el nombre del empleado que se desea modificar la contrasea o el perfil dando clic en la pestaa empleado. 3. Haga clic en el botn buscar. 4. En resultados de bsqueda, haga doble clic sobre el nombre del empleado, para visualizar en la ventana la informacin a modificar. 5. Realizar la modificacin ya sea de cambiar la contrasea o el perfil del empleado. 6. proceda a dar clic en el botn guardar cambios". 7. Se despliega una ventana de dilogo informando sobre los cambios realizados, haga clic sobre el botn aceptar. 8. Cierre la ventana.

BUSCAR Y ELIMINAR UN USUARIO.

1. En la ventana usuarios del sistema, Haga clic sobre el botn nueva bsqueda. 2. Seleccione el nombre del empleado que se desea eliminar, dando clic en la pestaa empleado. 3. Haga clic en el botn buscar. 4. En resultados de bsqueda, Haga doble clic sobre el nombre del empleado, para visualizar en la ventana la informacin a eliminar. 5. Procedemos a dar clic en el botn eliminar. 6. Se despliega una ventana de dilogo preguntando Est seguro de eliminar el usuario clic sobre el botn aceptar. 7. A continuacin se informa que se ha eliminado el usuario con xito, haga clic botn aceptar. 8. Cierre la ventana.

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HERRAMIENTA PERFILES.
Con esta herramienta aprender a crear, buscar modificar, buscar eliminar, un perfil de usuario del sistema.
Campo para editar el nombre del perfil Botn asigna todos los permisos Permisos Botn quita los permisos uno por uno rea de permisos otorgados al perfil. Botn asigna los permisos uno por uno Botn quita todos los permisos otorgados de una vez

CREAR UN PERFIL DE USUARIO.

1. En la ventana perfiles en el campo descripcin escriba el nombre del permiso a crear. Figura 1. 2. Seleccione el permiso a otorgar y haga clic sobre el botn de asignacin que corresponda a la accin a realizar. Figura 1.
Nombre del perfil a crear almacn Botn asigna todos los permisos. Botones para asignar o quitar los permisos. Permisos otorgados al perfil.

Botn asigna los permisos uno por uno

Figura 1 3. Ya creado el perfil con los permisos requeridos, haga clic en el botn guardar. 4. Se despliega un cuadro de dilogo informando Se ha guardado el perfil con xito clic en el botn aceptar. 5. Cierre la ventana.

BUSCAR Y MODIFICAR UN PERFIL DE USUARIO.

1. En la ventana perfiles haga clic sobre el botn nueva bsqueda. 2. En el campo descripcin escriba el nombre del perfil a buscar y haga clic sobre el botn Buscar. 3. En resultados de bsqueda se desplegar el nombre del perfil, haga doble clic sobre l para visualizarlo en la ventana. 4. Visualizada la informacin del perfil en la ventana, se realiza la modificacin requerida cambiarle el nombre, asignarle otro permiso, quitarle algn permiso, etc.

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5. Realizada la modificacin haga clic en el botn guardar cambios. 6. Desplegar una ventana de dilogo preguntando Est modificando el perfil, desea guardar los cambios haga clic en el botn si. 7. Cierre la ventana.

BUSCAR Y ELIMINAR UN PERFIL.

1. En la ventana perfiles, haga clic sobre el botn nueva bsqueda 2. En el campo descripcin escriba el nombre del perfil a buscar y haga clic sobre el botn Buscar. 3. En resultados de bsqueda se desplegar el nombre del perfil, haga doble clic sobre l para visualizarlo en la ventana. 4. Visualizada la informacin del perfil en la ventana, haga clic sobre el botn eliminar. 5. Se desplegar una ventana de dilogo preguntando Est seguro de eliminar el perfil haga clic en el botn si. 6. Confirmar la eliminacin del perfil y cerrar la ventana.

HERRAMIENTA PAS.
Con esta herramienta se aprender a crear, buscar modificar, buscar eliminar, un pas.

CREAR UN PAS.
1. En la ventana pas, en el campo Nombre del pas, escriba el nombre del pas, en el campo Nombre moneda, escriba el nombre de la moneda de la regin, en smbolo moneda: seleccione el smbolo que corresponda. 2. Haga clic en el botn guardar pas. 3. En la ventana de dilogo que informa el pas se ha guardado con xito haga clic sobre el botn aceptar. 4. Cierre la ventana.

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BUSCAR Y MODIFICAR UN PAS.

1. En la ventana pas, haga clic sobre el botn nueva bsqueda. 2. Escriba en el campo pas, el nombre del pas que se desea buscar. 3. Haga clic sobre el botn buscar pas. 4. En resultados de bsqueda, haga doble clic sobre el nombre del pas que se desea modificar, para visualizar en la ventana la informacin. 5. Proceda a realizar la modificacin deseada y haga clic en el botn guardar cambios. 6. Se despliega una ventana de dilogo con el mensaje Est modificando la informacin del pas, haga clic en el botn aceptar. 7. Cierre la ventana.

BUSCAR Y ELIMINAR UN PAS.

1. En la ventana pas, haga clic sobre el botn nueva bsqueda. 2. Escriba en el campo pas, el nombre del pas que se desea buscar. 3. Haga clic sobre el botn buscar pas. 4. En resultados de bsqueda, haga doble clic sobre el nombre del pas que se desea eliminar, para visualizar en la ventana la informacin. 5. Haga clic sobre el botn eliminar. 6. Se despliega una ventana de dilogo preguntando Est Ud. seguro de eliminar el pas, haga clic en el botn aceptar. 7. Se despliega una ventana con el mensaje: Se ha eliminado el pas con xito, haga clic en el botn aceptar. 8. Cierre la ventana.

HERRAMIENTA ESTADO.
Con esta herramienta aprender a crear, buscar modificar, buscar eliminar, un estado.

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CREAR UN ESTADO.
1. En la ventana estado, seleccione el nombre del pas y escribir el campo estado, el nombre del estado que se desea crear. 2. Haga clic sobre el botn guardar estado. 3. Se despliega una ventana de dilogo con el mensaje: El estado se ha guardado con xito, haga clic sobre el botn aceptar. 4. Cierre la ventana.

BUSCAR Y MODIFICAR UN ESTADO.

1. En la ventana estado, haga clic sobre el botn nueva bsqueda. 2. Seleccione el nombre del pas y escribir el nombre del estado que quiere buscar para modificar. 3. En resultados de la bsqueda, haga doble clic sobre el nombre del estado que se desea modificar para visualizar en la ventana. 4. Procedemos a realizar los cambios en el nombre del estado requerido. 5. Haga clic sobre el botn guardar cambios. 6. Se despliega un cuadro de dilogo informando Ests modificando la informacin del estado, haga clic sobre el botn si. 7. Cierre la ventana.

BUSCAR Y ELIMINAR UN ESTADO.

1. En la ventana estado, haga clic sobre el botn nueva bsqueda. 2. Seleccione el nombre del pas y escribir el nombre del estado que se quiere buscar para eliminar. 3. En resultados de la bsqueda, haga doble clic sobre el nombre del estado que se desea eliminar para visualizar en la ventana. 4. Haga clic sobre el botn eliminar. 5. Se despliega un cuadro de dilogo preguntando Ests seguro de eliminar el estado?, haga clic sobre el botn si. 6. Se despliega una ventana con el mensaje: Se ha eliminado el estado con xito, haga clic sobre el botn aceptar. 7. Cierre la ventana.

HERRAMIENTA CIUDAD.
Con esta herramienta aprender a crear, buscar modificar, buscar eliminar, una ciudad.

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CREAR UNA CIUDAD.

1. En la ventana ciudad, seleccione el nombre del pas y el estado. 2. Escribir en el campo ciudad el nombre de la ciudad que se crear. 3. Haga clic sobre el botn guardar ciudad. 4. Se despliega una ventana de dilogo con el mensaje: Se ha guardado con xito la ciudad, haga clic sobre el botn aceptar. 5. Cierre la ventana.

BUSCAR Y MODIFICAR UNA CIUDAD.

1. En la ventana ciudad, haga clic sobre el botn nueva bsqueda. 2. Seleccione el nombre del pas y el nombre del estado. 3. Escribir el nombre del estado a buscar y haga clic sobre el botn buscar ciudad. 4. En resultados de bsqueda haga doble clic sobre el nombre de la ciudad que se desea modificar para visualizar en la ventana la informacin a modificar. 5. Se realiza la modificacin del nombre de la ciudad. 6. Haga clic sobre el botn guardar cambios. 7. Se despliega una ventana de dilogo con el mensaje: Ests modificando la informacin de la ciudad haga clic sobre el botn Si. 8. Cierre a ventana.

BUSCAR Y ELIMINAR UNA CIUDAD.

1. En la ventana ciudad, haga clic sobre el botn nueva bsqueda. 2. Seleccione el nombre del pas y el nombre del estado. 3. Escribir el nombre del estado a buscar y haga clic sobre el botn Buscar Ciudad. 4. En resultados de bsqueda, haga doble clic sobre el nombre de la ciudad que se desea eliminar para visualizar en la ventana la informacin. 5. Haga clic sobre el botn eliminar en la barra de herramientas. 6. Se despliega una ventana de dilogo preguntando Est seguro de eliminar la ciudad haga clic en el botn Si. 7. Nos informa que se ha eliminado la ciudad con xito, haga clic sobre el botn aceptar. 8. Cierre la ventana.
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MDULO INVENTARIO
HERRAMIENTA ENTRADAD DE ALMACEN.
Con esta herramienta aprender a registrar en el inventario una refaccin.

NUEVO INGRESO DE UNA REFACCIN.

1. En la ventana Entrada de Almacn, haga clic sobre el Botn Agregar para desplegar el catlogo de refacciones. 2. Observe que le desplegara el catalogo de refacciones, en la cual proceda a buscar la refaccin en cualquiera de las modalidades, la cual puede buscar la refaccin por medio del nombre de la refaccin, del proveedor o de la categora. Figura 1 3.
Buscar refaccin por medio del nombre Buscar refaccin por descripcin

Buscar refaccin por medio del proveedor

Buscar refaccin por nmero de parte Buscar refaccin por medio de la categora

Botn asignar refaccin

Figura 1 4. Seleccione en la columna Marcar con un clic el casillero de verificacin para seleccionar la refaccin a ingresar al inventario. 5. Haga clic en el botn Agregar refaccin. 6. Una vez visualizada la refaccin en la ventana Entradas de Almacn, escriba en la columna Cantidad entrada, la cantidad de refacciones a ingresar al inventario.

Seleccione la refaccin con un clic en el casillero

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7. En la columna Existencia mnima escriba la cantidad de refacciones que debe tener el taller para poder trabajar. 8. En la columna Punto de Reorden se configura la cantidad de refacciones mnimas que deben existir en el inventario para que el sistema avise cuando llegue a esa cantidad y puede realizar una compra para abastecer el producto. 9. Haga clic en el botn Guardar Ingreso. 10. Se despliega una ventana de dilogo informando que el ingreso de las refacciones se ha guardado con xito. Haga clic en el botn Aceptar. 11. Cierre la ventana.

HERRAMIENTA DE AJUSTE DE INVENTARIO.

Con esta herramienta aprender a realizar ajustes en el inventario por prdida, caducidad, obsequio o merma segn sea el caso.
Campo nombre refaccin Seleccione tipo de ajuste Botn guardar Cantidad de refacciones a ajustar Botn buscar refaccin

Venta ajuste de inventario

REALIZAR UN AJUSTE DE INVENTARIO.

1. En la ventana Ajuste de Inventario, de clic sobre el botn buscar refaccin para que le despliegue el catalogo de refacciones. Figura 1.
Seleccione con un doble clic la refaccin a realizar el ajuste de inventario. Bsqueda de refaccin por nmero de parte Bsqueda de refaccin por descripcin. Bsqueda de refaccin por medio del nombre.

Figura 1 2. Seleccione con un doble clic sobre el nombre de la refaccin ajustar para visualizarla en la ventana ajuste de inventario. 3. Ya visualizada la refaccin en la ventana de ajuste de inventario seleccione el tipo de ajuste. Figura 2

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Figura 2 4. Escriba la cantidad de las refacciones que se ajustarn en el campo cantidad de la ventana. 5. Haga clic sobre el botn Guardar para guardar el ajuste de inventario. 6. Se despliega una ventana de dilogo con el mensaje: El ajuste se ha registrado satisfactoriamente, haga clic en el botn Aceptar. 7. Cierre la ventana.

HERRAMIENTA FACTORES DE CONVERSIN.

Con esta herramienta aprender a Crear, Buscar Modificar, Buscar Eliminar, un factor de conversin.
Escriba la descripcin de la unidad de entrada. Escriba el nmero de factor a convertir

Botn guardar refaccin Escriba la unidad de salida de la refaccin. Seleccione el grupo entero o fraccionado segn sea el caso para la venta

Venta factor de conversin

CREAR UN NUEVO FACTOR DE CONVERSIN.

1. En la ventana Catlogo de Factores de Conversin, escriba en el campo Unidad de Entrada, la forma en la cual se dar de entrar en el inventario a la refaccin. Ejemplo: Paquete de 4 pzas. 2. En el campo Unidad de salida, escriba la presentacin en que se vender la refaccin, por ejemplo: Pza. 3. En el campo Factor de Conversin escriba la cantidad a convertir la entrada, por ejemplo: 4 4. En la opcin de grupo seleccione si la venta la realizara de una forma como entero o fraccionado.

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5. Haga clic sobre el botn Guardar Factor 6. Se despliega una ventana de dilogo con el mensaje: Se ha guardado el factor de conversin exitosamente, haga clic en el botn Aceptar para confirmar. 7. Cierre la ventana.

BUSCAR Y MDIFICAR UN FACTOR DE CONVERSIN.

1. En la ventana Catlogo de Factores de Conversin, haga clic sobre el botn Nueva Bsqueda la cual se encuentra en la barra de herramientas. 2. Escriba en el campo Unidad de Entrada el nombre del factor de conversin a modificar. 3. Haga clic en el botn Buscar para desplegar la informacin del factor en los Resultados de Bsqueda en la parte inferior de la ventana. 4. En Resultados de Bsqueda, haga doble clic sobre el nombre del factor de conversin para visualizar la informacin en los campos de la ventana. 5. Se procede a realizar la modificacin del campo deseado y haga clic en el botn Guardar Cambios. 6. Se despliega una ventana de dilogo con el mensaje: Ests modificando la informacin del Factor de Conversin, haga clic en el botn Si. 7. Cierre la ventana.

BUSCAR Y ELIMINAR UN FACTOR DE CONVERSIN.

1. En la ventana Catlogo de Factores de Conversin, haga clic sobre el botn Nueva Bsqueda el cual se encuentra en la barra de herramientas. 2. Escriba en el campo Unidad de Entrada el nombre del factor de conversin a eliminar. 3. Haga clic en el botn Buscar para desplegar la informacin del factor en los Resultados de Bsqueda en la parte inferior de la ventana. 4. En Resultados de Bsqueda, haga doble clic sobre el nombre del factor de conversin para visualizar la informacin en los campos de la ventana. 5. Una vez visualizada la informacin haga clic en el botn Eliminar que se ubica en la barra de herramientas. 6. Se despliega una ventana de dilogo preguntando Est seguro de eliminar el registro? haga clic en el botn Si para confirmar. 7. Se despliega una ventana de dilogo con el mensaje: Se ha eliminado el factor de conversin exitosamente, haga clic en el botn Aceptar. 8. Cierre ventana.

FACTURACIN CBB.
En el mdulo de facturacin aprender a realizar facturas.

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HERRAMIENTA FACTURA.
El objetivo de la herramienta Factura es poder Crear, Buscar e Imprimir, Buscar y Cancelar una Factura ya sea del esquema impreso o CBB emitida por el usuario.

Fecha de expedicin de la Factura

Mtodos de pagos de la factura Botn Buscar Cliente Agrega un Recibo (venta \ Orden de Servicio) Agrega Conceptos a facturar de forma manual Modifica un concepto a facturar de forma manual

Estado de la factura Formas de pago

Seleccione en caso de querer visualizar nmero de parte de la refaccin.

Campo comentario u observaciones

Elimina un Recibo (Venta u Orden de Servicio)

Conociendo la ventana facturacin: Fecha.- Indica la fecha en la cual emitir la factura. Mtodo de pago.- Efectivo, cheque, transferencia bancaria, tarjeta de crdito, tarjeta de debito, o no identificado. Estado.- Indica el estado de la factura. Botn buscar cliente.- Visualiza el catalogo de clientes a seleccionar para la emisin de la factura. Forma de pago.- En una sola exhibicin, o parcialidades. Botn agregar recibo.-Seleccione para agregar un recibo ya sea de venta de refacciones o orden de servicio. Botn agregar concepto.- Seleccione para activar la venta conceptos, para dar de alta los conceptos a facturar. Botn modificar elemento.- Aplique para modificar un elemento cuando la factura que est emitiendo sea por conceptos. Botn eliminar elemento.- Aplique para eliminar un elemento ya sea un recibo o un concepto. Incluir nmero de parte.- Seleccione si desea incluir el nmero de parte de la refaccin al momento de generar la vista previa para la impresin de la factura, visualizara el nmero de parte si al momento de dar de alta se introdujo este campo en la ventana de mantenimiento de refacciones. Observaciones.-Edite un breve comentario a la factura (opcional).

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Con la herramienta Factura se tienen dos formas de realizar una Factura, se puede expedir por medio de un recibo generado a un cliente, ya sea este recibo de una orden de servicio o de una venta de refacciones. La otra forma para realizar una factura es de forma manual, en lugar de agregar un recibo, se agregan conceptos e importes.

CREACIN DE UNA FACTURA POR MEDIO DE UN RECIBO.

1. En la ventana Factura haga clic en el botn Buscar Cliente para desplegar el catlogo de clientes. 2. En la ventana del catlogo de clientes haga doble clic sobre el cliente al que se le realizar la factura.
Catalogo clientes Doble clic sobre el nombre de cliente a facturar

3. Una vez seleccionado al cliente al que se le emitir la factura, seleccione el mtodo de pago.

Seleccione el mtodo de pago

4. Seleccione el mtodo de pago, para configurar la informacin adicional (en este ejemplo el nmero del cheque).

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Edite el nmero de cheque con el cual el cliente le paga

5.

Seleccione la forma de pago (pago en una sola exhibicin o parcialidades).

Seleccione la forma de pago

6. Haga clic en el botn Agregar Recibo para abrir el catlogo de los recibos pendientes por facturar. 7. Seleccionar el recibo a facturar haciendo doble clic sobre el nombre o haciendo clic al botn Asignar Recibo.
Catalogo recibos pendientes por facturar Botn agregar recibo

De doble clic sobre el recibo a generar la factura

8. Si desea agregar un comentario sobre la venta o servicio facturado edtelo en el campo observaciones.

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Agregue comentario u observacin

9. Haga clic en el botn Guardar Factura en la parte superior. 10. Se despliega un cuadro de dilogo informando Se ha guardado la factura exitosamente haga clic en el botn Aceptar.

11. A continuacin se despliega una cuadro de dilogo advirtindonos Se va a iniciar la impresin de la factura y se requerir una factura fsica, verifique que la primera factura fsica a imprimir corresponda al folio ___ una vez verificado el folio haga clic en el botn Aceptar.

12.

La accin anterior genera una vista previa del formato de la factura original.

pg. 126

Botn Imprimir

13. 14.

Para imprimir la factura haga clic en el botn Imprimir de la barra de herramientas. Cierre la ventana de vista previa.

Nota.- El preview que se visualiza al momento de terminar de crear la factura es el original, si se cierra esta ventana y se hace clic en el botn Imprimir de la ventana Factura, el preview que genere vendr con la leyenda COPIA FACTURA, la opcin de imprimir nmero de parte solo visualiza en la vista previa el numero de parte de las refacciones que las contengan.

BUSCAR E IMPRIMIR UNA FACTURA.

1. 2. 3. 4. En la ventana Factura pulse clic en el botn Nueva Bsqueda. Pulse clic en el botn Buscar Factura que se encuentra en la barra de herramientas. Note que la ventana cambio. Figura 1. La bsqueda la puede realizar por medio del folio, estado y cliente. Figura 1.
Fecha inicial Folio factura

Mtodo de pago

Estado

Forma de pago Imprimir el nmero de parte de la refaccin

Botn Buscar Cliente

pg. 127

Figura 1 5. Pulse clic en el botn Buscar Cliente, para desplegar el catlogo de clientes. Figura 2. 6. Seleccione en el catlogo de clientes pulsando doble clic sobre el cliente de quien se buscar la factura. Figura 2.

Figura 2 7. Una vez que ha visualizado en la pantalla el nombre del cliente, pulse clic en el botn Buscar Factura de la barra de herramientas para que despliegue en Resultados de Bsqueda la informacin de la factura a Imprimir. Figura 3.
Cliente al que se le generara la bsqueda de la factura

Clic en botn buscar factura

Facturas correspondientes al cliente seleccionado

8.

Figura 3 Pulse doble clic sobre el nombre del cliente para visualizar la factura en la ventana.

Pulse doble clic sobre el cliente

pg. 128

9. Para concluir con la impresin de la factura, pulse clic en el botn Imprimir de la barra de tareas, para que generar una vista previa de la factura. Figura 4.

Botn imprimir

10. 11.

Figura 4 En la vista previa pulse clic en el botn Imprimir. Figura 4 Cerrar ventana.

BUSCAR Y CANCELAR UNA FACTURA.

1. 2. 3. 4. En la ventana Factura pulse clic en el botn Nueva Bsqueda. Pulse clic en el botn Buscar Factura que se encuentra en la barra de herramientas. Note que la ventana ha cambiado, ver figura 1. La bsqueda la puede realizar por medio del folio, estado y cliente. figura 1.

pg. 129

Fecha inicial

Folio factura

Mtodo de pago

Estado

Forma de pago Imprimir el nmero de parte de la refaccin

Botn Buscar Cliente

Figura 1 5. Pulse clic en el botn Buscar Cliente, despliegue el catlogo de clientes como se ve en la figura 2. 6. Seleccione el cliente pulsando doble clic sobre l. Figura 2.

Figura 2 7. Una vez que ha visualizado en la pantalla el nombre del cliente, pulse clic en el botn Buscar Factura de la barra de herramientas para que le despliegue en Resultados de Bsqueda la informacin de la factura a cancelar. Figura 3. 8.
Cliente al que se le generara la bsqueda de la factura

Clic en botn buscar factura

Facturas correspondientes al cliente seleccionado

Figura 3

Pulse doble clic sobre el cliente

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Figura 3 9. Pulse doble clic sobre el nombre del cliente para visualizar la factura en la ventana. 10. Una vez visualizada la factura en la ventana pulse clic sobre el botn Cancelar. 11. Despliega una ventana de dilogo preguntando Est seguro de cancelar la Factura? clic en el botn Si. 12. Escriba un comentario del motivo de la cancelacin de la factura, de clic en el botn Aceptar. 13. Cierre la ventana. GENERACION DE UNA FACTURA CBB EN PARCIALIDADES Para generar una factura en parcialidades en el esquema de CBB siga los siguientes pasos. 1. Abra la venta facturacin CBB en el modulo FACTURACION. 2. Dentro de la ventana CBB de clic en el botn buscar cliente para visualizar el catalogo de cliente y seleccionar el nombre del cliente al cual se le generara la factura en parcialidades. 3. Una vez seleccionado al cliente al cual se le generara la factura, proceda a seleccionar la opcin parcialidades, seguido de esto se abrir una ventana indicando desea buscar factura para realizar pago de su parcialidad en este caso como es la primera factura que se va a emitir y saldr por el importe total del servicio le indica que no dando clic en el botn NO.
Informacin fiscal del cliente

Ventana emergente que se visualizar al seleccionar la forma de pago en parcialidades

Si es la primera factura del servicio a emitir seleccione la opcin no para generar la factura con el importe total del servicio

4. Observe que al seleccionar la opcin NO se visualiza un campo en donde editara el nmero de las parcialidades.

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Edite el nmero de parcialidades a facturar

5. Agregue el nmero de parcialidades y posteriormente agregue los recibos o conceptos correspondientes a la factura que est creando, y seleccionar si desea incluir el nmero de parte de las refacciones en la vista previa.

Concepto a facturar

Numero de parcialidades a generar la factura

Comentario sobre el servicio realizado Incluir nmero de parte de refacciones

6. Al dar clic en el botn guardar factura, desplegara una ventana de dialogo informando se ha guardado la factura electrnica exitosamente de clic en el botn aceptar.

pg. 132

7. Posteriormente abrir una ventana informando se va a iniciar la impresin de las facturas y se requieren una(s).factura, fsica(s), verifique que la primera factura fsica a imprimir corresponda a este folio__, de clic sobre el botn aceptar.

8.

Seguidamente se genera una vista previa de la original, esta factura se imprime con el importe total. Cuando el cliente pague por parcialidad, cada factura tendr los datos de la parcialidad pagada as como los datos de la factura original.

9.

Cierre la ventana.

PAGO DE PARCIALIDADES.
Como podrn observar anterior generamos la factura en parcialidades, la cual se indico que sera en 3 parcialidades siendo que la primera factura que expedimos la generamos con el importe total del servicio, ahora cuando el cliente pague la primera parcialidad, le tendr que generar la factura por cada parcialidad que el cliente pague.

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GENERAR UNA FACTURA POR PARCIALIDADES.

1. Abra la ventana de facturacin CBB en el modulo Facturacin. 2. De clic en el botn buscar cliente para visualizar el catalogo de clientes, seleccione con doble clic sobre el nombre del cliente a emitir la parcialidad, posteriormente seleccione de la opcin forma de pago parcialidades lo cual le visualizara la ventana de dialogo informando desea buscar factura para realizar pago de su parcialidad de clic en el botn S.
Informacin fiscal de cliente Seleccione opcin parcialidades

De clic en botn si para visualizar la factura a emitir parcialidad

3. Se visualizara un catalogo de facturas pendientes por generarles la parcialidad correspondiente, seleccione con un doble clic sobre la factura.
Seleccione con doble clic sobre la factura a emitir la parcialidad correspondiente Catalogo de facturas pendiente por generar parcialidad

4. Observe que al seleccionar la factura, de forma automtica se genera el concepto y el importe correspondiente a la parcialidad que se est creando.

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Concepto correspondiente a la parcialidad

Importe correspondiente a la parcialidad

5. Al dar clic en el botn guardar factura, se abrir una ventana de dialogo informando se ha guardado la factura electrnica exitosamente de clic en el botn guardar. 6. Seguidamente se visualiza otra ventana emergente informando se va a iniciar la impresin de las facturas y se requieren una(s).factura, fsica(s), verifique que la primera factura fsica a imprimir corresponda a este folio__, de clic sobre el botn aceptar. 7. Una vez guardada, se genera una vista previa de la original. Esta factura se imprime con el importe de la parcialidad correspondiente, y en el apartado forma de pago indicara la parcialidad correspondiente que se genero

8.

Cierre la ventana.

MANTENIMIENTO DE FOLIOS.
Se mostrar la configuracin de la herramienta Mantenimiento de Folios, en la cual la finalidad es aprender a crear un block de facturas que se utilizar en la impresin de las facturas.

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CREACIN DE UN BLOC DE FACTURAS.

1.- El primer paso ser ingresar a la ventana mantenimiento de folios, la cual se abre haciendo clic al icono Mantenimiento Folios factura que se encuentra ubicado en el Mdulo Facturacin tal y como se ilustra en la siguiente imagen.

En la siguiente imagen se puede apreciar una breve descripcin de los campos de la ventana Mantenimiento Folios Factura.
Campos para escribir los folios del block de facturas que ingresaremos

Fecha de registro del block de factura Seleccionar el estado actual del block de factura Seleccionar el nombre de la plantilla

Botn para insertar el cdigo bidimensional Edite la serie, Nmero de aprobacin SICOFI y el ao de aprobacin
Descripcin o comentario sobre los folios

Seleccione su rgimen fiscal

Fecha Registro.- En este campo se establece la fecha de registro del block de facturas. Estado.- En este campo se selecciona el estado en el que se encontrar en la actualidad nuestro block de facturas. Folio Inicial.- En este campo se escribe el nmero del primer folio del block de facturas. Folio Final.- En este campo se escribe el nmero del ltimo folio del block de facturas. Siguiente Folio.- En este campo se escribe el nmero del folio que se imprimir a continuacin. Plantilla Factura.- En este campo se selecciona la plantilla en donde se tiene el formato de factura a utilizar en la impresin. Descripcin Folio.- Este campo est destinado para una breve descripcin del folio que est dando de alta. Cdigo barras bidimensional.- con este botn abre la opcin para buscar el cdigo bidimensional proporcionado por el SAT. Serie.- En este campo edite la serie proporcionada por el SAT Numero de aprobacin.- En este campo edite el nmero de aprobacin proporcionada por el SAT. Ao de aprobacin.- En este campo edite el ao de aprobacin proporcionada por el SAT. Rgimen Fiscal.-Seleccione el rgimen fiscal que le corresponda a su actividad empresarial.

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2.- A continuacin llene los campos solicitados, ingresando la plantilla factura que se acaba de crear, as tambin como el cdigo de barras bidimensional proporcionada por el SAT, haga clic al botn Guardar block, como se ilustra en la imagen siguiente.

Se despliega una ventana de dilogo, la cual informa que el block de facturas que se acaba de crear se guard con xito, haga clic en el botn Si para finalizar con la creacin del block de facturas, y cierre la ventana.

Cuando la Plantilla de Factura se adquiere de un medio externo a la PC donde est instalado Box Mecanic. El primer paso es copiar la plantilla en el directorio C:\BoxMecanic\Plantillas, este es el directorio en donde siempre estar la plantilla de factura para editar el block de facturas en la herramienta Mantenimiento Folios factura como se demostr en los pasos anteriores. Nota.- La creacin de la factura en el re porteador brinda ayuda al poner la imagen del formato de la factura en una marca de agua para tener una gua de cmo se visualizar, sin embargo al ser una copia de la factura original, habr lugares donde se imprimir desfasado, por tal motivo es recomendable realizar unas pruebas de impresin de factura en hojas en blanco y verificarlas a contra luz para corregir los campos desfasados como se explic en la configuracin del re porteador.

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Herramienta Crear Plantilla.

Para proceder a elaborar o editar la plantilla de la factura que ser el formato que servir para realizar las impresiones en bloc de facturas, se procede abrir el re porteador haciendo doble clic en el cono Crear Plantilla que se encuentra en el mdulo Facturacin.

A continuacin se desplegar la siguiente ventana en donde se realizar la configuracin de la plantilla de la factura. Campos a modificar

Como ilustra la imagen anterior, una vez abierta la venta del reporteador se despliegan las opciones o conceptos que usaran para la elaboracin de la factura, pero en este caso la plantilla que se est viendo es la que tiene por defecto el software Box Mecanic y se requiere guardarla con otro nombre para no modificar sta y poder trabajar sobre una copia solo aplicable para plantillas factura esquema impreso normal o CBB, para tal efecto ir al men file que se encuentra en la parte superior izquierda del Box Mecanic como se muestra en la siguiente imagen.

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Men File

Haga clic en guardar como para guardar una copia de la plantilla que se est creando, la cual siempre debe de guardarse en C:\BoxMecanic\plantillas. Una vez seleccionada la ruta donde se guardar la plantilla, se proceder a darle un nombre para identificarla y haga clic en el botn guardar como se ilustra en la imagen siguiente.

Se puede observar que ya se ha guardado la plantilla que se comenzar a disear cuando se visualice que la parte superior del re porteador ya tiene el nombre de nuestra nueva plantilla, en el caso del ejemplo es C:\BoxMecanic\Plantillas\PlantillaFactura_crash.repx, como se muestra en la imagen siguiente.

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Nombre de nuestra plantilla

Una vez generada la copia de la plantilla se procede a la creacin de la misma, para tal propsito se requiere tener la imagen de la factura digitalizada y guardada en formato jpg. Una vez que cumplamos este requisito en la ventana del re porteador, en la parte inferior se encuentra las opciones Designer (Diseo) y Preview (Vista Previa), las cuales servirn para la creacin de la plantilla de factura. Para visualizar la vista previa del formato de plantilla que se est realizando. Haga clic en la opcin Preview como se ilustra en la siguiente imagen.

Preview Designer

A continuacin se requiere poner como fondo en una marca de agua la imagen de la factura con la cual se desea crear la plantilla que vamos a usar, para tal propsito haga clic al botn

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Watermark (marca de agua) que se encuentra en la parte superior de la barra de herramientas, como se ilustra en la siguiente imagen.

Watermark

La accin anterior desplegar la siguiente ventana en donde se buscar la imagen de la factura que se debe tener en formato jpg. Para poder ver el formato jpg en vista previa, haga clic en la pestaa Picture.

Picture.

La accin anterior desplegar la siguiente ventana en donde se seleccionar la imagen haciendo clic al botn Select Picture.

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Select Picture.

A continuacin se desplegar la siguiente ventana en donde se buscar en el disco duro la ubicacin en donde se encuentra guardada la imagen de la factura en formato jpg. Una vez seleccionada haga clic en el botn Abrir como se ilustra en la siguiente imagen.

Observe que en la imagen siguiente ya se muestra el formato de la factura, con la que se generar la plantilla. Observe tambin que en la parte izquierda se muestra la imagen expandida en su totalidad y en la parte derecha una imagen reducida. Se requiere que la imagen de la derecha abarque la totalidad del espacio en blanco.

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Para crear dicho formato haga clic en la pestaa Position, en la cual se escoger la opcin Strech como se ilustra en la siguiente imagen.

Position

A continuacin se apreciar en la siguiente ventana el efecto de la opcin Strech, ambas imgenes ahora ocupan la totalidad del cuadro de imagen, una vez conseguido el formato que se deseaba, haga clic en el botn Ok.

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Ahora se puede observar que en el programa re porteador ya se tiene como marca de agua en la vista previa la imagen de la factura de la plantilla que quiere realizar.

Campos visibles

A continuacin cambiar a la vista Designer (diseo) para realizar las modificaciones de la plantilla. En esta parte se puede decidir que campos se quiere incluir o no en la plantilla para lo cual se selecciona con un clic el campo que se desea ocultar y en la barra de herramientas que se encuentra a la derecha de la pantalla, elegir la opcin Visible que a su vez tiene 2 opciones True y False. Elegir la opcin False para ocultar dicho campo, esto quiere decir que el campo #Factura 000 no se ver en la impresin de nuestra factura.

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Herramienta Campos a modificar

Valor de la herramienta

A continuacin cambiar a la vista Preview (vista previa) y se puede observar que el campo #Factura 000 ya no est visible, esto quiere decir que no se imprimir en nuestro formato.

Los campos # Factura 000 ya no estn visibles

A continuacin se movern, ocultarn y seleccionarn solo los campos que servirn para la plantilla por ejemplo, mover los campos que dicen cliente y venta de mostrador, para tal efecto seleccionar estos dos campos haciendo clic sobre ellos y arrastrarlos hasta donde se desea en la plantilla como se ilustra en la imagen siguiente.

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Campos seleccionados y movidos

Si se observa la imagen siguiente del preview, se podr observar que en la accin anterior los campos cliente y VENTA DE MOSTRADOR se han movido hacia arriba, de esta manera se le da el formato a nuestra factura segn los campos que quieran ver, ocultar y mover. Campos modificados

Una vez ocultados los campos que no se requieren imprimir en la factura y se posicionan los campos que se van a requerir mover por la plantilla, el formato de su factura se podr visualizar en la pestaa Desinger como se ve a continuacin.

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Vista de como se visualizan los campos ordenados dependiendo la plantilla

Al verificar en la opcin Preview (Vista Previa) el formato de plantilla de factura quedar como se ilustra en el Preview de la imagen a continuacin.

Vista actual con los datos que solicita el formato de la factura

Conceptos desfasados de nuestro formato

Como se puede observar en la vista previa de la ventana anterior, las columnas Cantidad, Concepto, P. Unitario e Importe estn posicionadas ms alto que lo requerido en el formato de nuestra plantilla. Para posicionarlo correctamente se selecciona con el puntero del mouse en el margen izquierdo y haciendo un clic se notar que toda la barra se seleccionar como se ilustra en la siguiente imagen.

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En este margen hacemos clic para seleccionar la barra de campos.

Una vez seleccionada la barra se arrastra hasta la parte inferior de la ventana para posicionarla en donde se necesitar en nuestra plantilla de factura, como se ilustra en la imagen siguiente. Campos seleccionados y arrastrados hacia la parte inferior de la ventana.

Una vez realizada la modificacin de la barra, se verifica el avance en el diseo de nuestra plantilla en la vista previa, como se ilustra en la imagen siguiente. La barra de campos ya esta posicionada ms abajo.

Estando en la vista previa, si se desplaza hacia la derecha se nota que el concepto importe est en el campo Precio Unitario para lo cual se requera ajustar estos valores.

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Concepto Importe desfasado

A continuacin cambiar a la vista Designer (Diseo), posicionarse en la parte derecha de la plantilla y seleccionar la barra que tiene los conceptos cantidad, concepto, precio unitario e importe como se ilustra en la imagen siguiente. Barra de campos seleccionada

En este punto medio se agarra la barra para arrastrar Una vez seleccionada la barra la arrastramos a la izquierda hasta posicionarla en el lugar donde se desea como se ilustra en la imagen siguiente. Barra de campos ya modificada con un arrastre

Verificar en vista previa la modificacin de la barra que se acaba de mover a una nueva posicin en el Designer (Diseo). Una vez obtenido el formato deseado como se observa en la imagen siguiente, modificar la parte de los importes en la opcin de Desinger (Diseo).

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Notemos que los campos ya estn en sus respectivas columnas

Una vez que se est en la vista de Desinger (Diseo), nos posicionamos en la seccin de los importes que se encuentra en la parte inferior derecha del re porteador, como se ilustra en la siguiente figura. Seccin Importes

Verificar con la opcin de Preview (Vista Previa), los datos que se requieren para los campos de la seccin importe como se ilustra en la venta siguiente.

Comprobacin de los campos se requieren para esta factura

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A continuacin en la vista Designer (Diseo), seleccionar los campos que no sern de utilidad para separarlos y ocultarlos, dejando solo los que nos pide el formato de nuestra plantilla como se ilustra en la siguiente imagen. Campos que no requiere esta plantilla de factura

Campos que requerimos para la plantilla factura

Una vez realizada la modificacin de los campos de la seccin importe como se muestra en la siguiente imagen.

Campos modificados como los requerimos en la plantilla factura

Se verifica en la vista previa la modificacin de la seccin importe realizada en la operacin anterior, como se ilustra en la siguiente ventana. Campos posicionados en donde lo requiere la plantilla factura

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Para concluir con la creacin y configuracin de la plantilla factura, mover el campo de Importe con letras, a la posicin que requiere nuestro formato de factura, como se muestra en la siguiente imagen.

Importe con letras

A continuacin se verifica en la vista previa el resultado de la modificacin del ca mpo Importe con letras que se acaba de realizar como se muestra en la siguiente imagen.

Campo importe con letras en donde lo requiere la plantilla factura.

Una vez ya creada la plantilla de facturas se proceder a guardarlo para usarlo posteriormente.

MODIFICACIN DE PLANTILLAS.
A diferencia de la plantilla factura en medio impreso y CBB a las otras plantillas contenidas en Box Mecanic Multiusuario (cotizaciones, recibos, recepcin vehculo, factura proveedor, CFD y CFDI) no pueden ser renombrar, ya que el software las obtiene por defecto, por tal motivo si guarda la plantilla con otro nombre, los cambios realizados a estas plantillas no tendrn efecto al momento de generar una vista previa. Ejemplo: Para modificar una plantilla de cotizacin siga los siguientes pasos. 1. Abra el editor de plantillas que se encuentra en el modulo de recepcin\editar plantilla cotizacin. 2. Observara el editor con la plantilla cotizaciones por defecto del sistema.

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Campos folio manual a ocultar

3. En comparacin con la generacin de plantilla factura anteriormente, en este caso cuando modifique la plantilla cotizacin no la guardara con otro nombre, si no que sobre escribir la misma, proceda a realizar una modificacin en este caso ocultando el folio manual.

Campos a modificar ocultndolos

Opcin para generar la vista previa de las modificaciones realizadas

Seleccione la opcin false para ocultarlos al momento de la vista previa

4. Al ocultar el campo folio verifquelo en la vista previa haciendo clic en la parte inferior de la ventana seleccionando y seleccionando la opcin preview.
Campo folio y su valor ya no est disponible para su impresin

5. Observe en la imagen que los campos folio y su valor ya no estn visibles, esto indica que al momento de guardar la cotizacin y generar la vista previa a imprimir ese campo ya no ser visible ni impreso. 6. Una vez realizada la modificacin a la plantilla, de clic al botn guardar.
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7. En la ventana que se presenta a continuacin seleccione el directorio c:\boxmecanic\plantillas. Nota: En esta ubicacin se guardan todas las plantillas a utilizar, a excepcin de la plantilla factura CFDI, la cual tiene un subdirectorio CFDI.

. 8. Sin cambiarle el nombre de clic en el botn guardar. 9. A continuacin abrir una ventana de dialogo informando plantillacotizaciones.repx ya existe, desea remplazarlo?, de clic sobre el botn si.

10.

Ya modificada la plantilla y guardada cierre la ventana.

Nota: El proceso anterior se realizara cuando la modificacin sea a una plantilla que viene por defecto en Box Mecanic, plantilla que por primera vez se adaptara a un medio impreso o gusto del usuario.

BSQUEDA Y MODIFICACIN DE PLANTILLA.

Para abrir o visualizar la plantilla modificada anteriormente realice lo siguiente. 1. Abra el editor de plantilla correspondiente cotizaciones, recibos, facturas, etc. 2. Tomando el ejemplo de la cotizacin observe que al abrir el editor de la plantilla esta no tiene cambio alguno haciendo mencin al ejemplo anterior del campo de folio.

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Campos que se ocultaron en el ejemplo anterior

En esta vista previa observe que el cambio realizado no est afectado

3. Para ver la plantilla editada, de clic en el botn abrir del extrareport, para visualizar la ventana en donde seleccionara la plantilla correspondiente a abrir con un doble clic.

De clic en el botn abrir

Seleccione la plantilla correspondiente a modificar

4. Una vez que el extrarepor abre la plantilla factura seleccionada verifique que los cambios realizados anteriormente estn aplicados y proceda con la modificacin correspondiente.

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Campos modificados anteriormente

5. Observe que en las figuras con la plantilla factura modificada abierta los cambios estn aplicados, proceda a realizar modificacin alguna, gurdela y cierre las ventanas. Nota: Las plantillas facturas impreso normal y CBB se abren con el nombre que se les asigno, recuerde que este tipo de plantilla si permite guardarlos con otros nombres a diferencia de las dems plantillas.

VISUALIZAR PLANTILLA.
Para visualizar las plantillas que se tiene en el software Box Mecanic, haga clic al icono Visualizar Plantilla que se encuentra en el mdulo Facturacin.

A continuacin se desplegar la siguiente ventana para buscar el directorio C:\BoxMecanic\Plantillas de donde se encuentra almacenada la plantilla que se quiere visualizar, una vez seleccionada, haga clic en el botn Abrir como se muestra en la siguiente ventana.

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A continuacin se genera una vista previa de la plantilla factura, como se muestra en la siguiente ventana.

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FACTURACION ELECTRONICA CFD

El objetivo de este breve manual es dar a conocer los pasos para la configuracin de la factura electrnica, los cuales empiezan con el alta de los datos de la empresa tales como datos fiscales y comerciales, posteriormente se tiene que configurar los certificados que son otorgados por el SAT, tales como son el certificado, la llave y el password, y por ltimo se tiene que configurar los folios otorgados por el SAT.

FACTURACIN ELECTRNICA (CFD).

Herramienta configuracin empresa Herramienta configuracin certificados

Herramienta configuracin de folios

Herramienta factura electrnica

Herramienta reporte mensual

Herramienta editar plantilla

HERRAMIENTA CONFIGURACIN DE EMPRESA.

Para empezar a trabajar con la aplicacin de la facturacin electrnica CFD lo primero que tiene que realizar es la configuracin de los parmetros, dar de alta los datos de la empresa tanto fiscales como comerciales.

PASOS PARA DAR DE ALTA UNA EMPRESA.

1. De clic sobre el botn configuracin de empresa en el modulo de facturacin electrnica para abrir la ventana empresa figura 1

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Figura 1 2. En la vista de datos fiscales proceda a llenar los campos en donde le solicita la informacin requerida para la configuracin, tales como razn social, calle, nm. interior, n. exterior, colonia, localidad, referencia, cp., rfc, tambin debe de seleccionar el pas, estado y ciudad que le corresponda a su localidad. 3. Si desea tambin puede agregar un logotipo fiscal dando clic sobre el botn logotipo fiscal, en caso de no disponer de la imagen este se puede quedar en blanco ya que tiene carcter de opcional, figura 2.

Figura 2 4. Una vez que tenga todos los campos de informacin fiscal llenos, cambie a la pestaa datos de la empresa para dar de alta a la informacin comercial del taller de servicio. Figura 3

Figura 3 5. Estando en la vista datos de la empresa proceda a editar la informacin que en los campos le solicita tales como nombre comercial, direccin, cp., telfonos, fax, correo electrnico

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6. Tambin puede personalizar el logotipo de su taller de servicio de clic sobre el botn logotipo , en caso de contar con la imagen del logotipo de su taller de servicio, si no dispone de un logotipo puede omitir este paso y usar la imagen que incluye el Box Mecanic, ya que es opcional. 7. Una vez llenado los campos de informacin de ambas vistas de la ventana empresa de clic sobre el botn guardar 8. Se desplegara un cuadro de dialogo informando la empresa se ha guardado exitosa mente, de clic sobre el botn aceptar 9. Cierre la ventana.

CONFIGURACIN DE CERTIFICADOS.
Con la herramienta configuracin de certificados realice de una manera fcil y practica la configuracin del sello digital por medio del "certificado, la llave privada y la clave privada" que son proporcionados por el SAT para generar el sello digital.

CONFIGURACIN CERTIFICADO DIGITAL.

1. De clic sobre el icono de configuracin de certificados que se encuentra dentro del modulo de facturacin electrnica figura 1
Botn nuevo certificado Botn guardar certificado Botn buscar key Botn buscar certificado

Figura 1 2. Dentro de la ventana configuracin de certificado de clic sobre el botn buscar certificado para abrir la ventana de bsqueda y proceder a abrir el certificado otorgado por el SAT figura2.

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Figura 2 3. Una vez abierto el certificado observe que la ventana se llena con la informacin del certificado tales como numero de certificado, nombre del certificado, fecha de inicio y fecha de vencimiento figura 3

Informacin obtenida por el certificado de una forma automtica

Figura 3 4. Ahora proceda a escribir la contrasea del certificado digital en el campo Password key figura 4

Figura 4 5. Ahora de clic sobre el botn buscar key para abrir la ventana en donde buscaremos la llave privada para ingresarla a la configuracin del certificado, figura 5

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Figura 5 6. Una vez abierta la llave privada la ventana de la configuracin de certificado debe estar ya lista para guardar la configuracin, figura 6

Figura 6 7. De clic sobre el botn guardar configuracin certificado que se encuentra en la barra superior, 8. Una vez guardado la configuracin del certificado se desplegara en resultados de bsqueda figura 7

Figura 9 9. Cerrar ventana.

CONFIGURACIN DE FOLIOS.
El tercer y ltimo paso es la configuracin de folios, con la informacin que el SAT debe de proporcionar al cliente al momento de realizar el trmite de alta para facturacin electrnica CFD, tales como folio inicial, folio final, serie, nm. de aprobacin y ao de aprobacin, los cuales ingresaremos en la ventana configuracin de folios del Box Mecanic.
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1.- De clic sobre el icono configuracin de folios que se encuentra dentro del modulo facturacin electrnica, para abrir la ventana figura 1.

Datos proporcionado s por el SAT

Informacin proporcionada por el SAT Seleccione el rgimen fiscal que le corresponda

Figura 1 2.- De clic en la pestaa empresa para seleccionar la empresa a la cual le asignara los folios que est dando de alta, figura 2

Figura 2 3.- Una vez seleccionada la empresa de clic sobre la pestaa certificado para seleccionar el certificado que dio de alta anteriormente el cual fue proporcionado por el SAT a la empresa, figura 3

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Figura 3 4.- Posteriormente proceda a editar el folio inicial, folio final, el siguiente folio a imprimir, seleccione la plantilla factura a utilizar en este caso PlantillaFacturaElectronica.repx, figura 4

Figura 4 5.- Ahora edite la serie, numero de aprobacin y ao de aprobacin que tambin es proporcionado por el SAT, y seleccione su rgimen fiscal figura 5

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Figura 5 6.- Ya concluido el llenado de los campos para la configuracin de los folios de clic sobre el botn guardar block que est en la barra superior figura 6

Figura 6 7.- A continuacin en resultados de bsqueda despliega informacin detallada del registro guardado figura 7

Figura 7 8.- Cierre la venta Ahora si ya est listo para empezar a operar el modulo de la factura electrnica CFD

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Ventana de facturacin CFD

Impresin de una factura Nota.- la forma de facturar lleva el mismo proceso que se explico en el modulo anterior, puede emitir facturas por medio de recibos para llevar el proceso del Software, o se puede tambin emitir facturas por medio de un concepto, que en este caso ya no altera el inventario. En el esquema de facturacin electrnica CFD solo se pueden elaborar facturas de contado. GENERACION DE UNA FACTURA CFD EN PARCIALIDADES

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Para la realizacin de una facturacin en parcialidades en el esquema de CFD siga los siguientes pasos. 1. Abra la venta facturacin CFD en el modulo FACTURACION ELECTRONICA 2. Dentro de la ventana CFD de clic en el botn buscar cliente para visualizar el catalogo de cliente y seleccionar el nombre del cliente al cual se le generara la factura en parcialidades. 3. Una vez seleccionado al cliente al cual se le generara la factura, seleccione la opcin parcialidades, a continuacin se visualizara una ventana indicando desea buscar factura para realizar pago de su parcialidad en este caso como es la primera factura que se va a emitir y saldr por el importe total del servicio le indica que no dando clic en el botn no.
Informacin fiscal del cliente

Ventana emergente que se visualizar al seleccionar la forma de pago en parcialidades

Si es la primera factura del servicio a emitir seleccione la opcin no para generar la factura con el importe total del servicio

4. Al seleccionar la opcin no abrir un campo donde editara el nmero de las parcialidades.

Edite el nmero de parcialidades a facturar

5. Edite el nmero de parcialidades y posteriormente agregue los recibos o conceptos correspondientes a la factura que est creando, as tambin como editar un comentario y seleccionar si desea incluir el nmero de parte de las refacciones en la vista previa.

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Concepto a facturar

Numero de parcialidades a generar la factura

Comentario sobre el servicio realizado Incluir nmero de parte de refacciones

6. De clic sobre el botn guardar factura, el cual visualizara una ventana de dialogo informando se ha guardado la factura electrnica exitosamente de clic en el botn aceptar.

7. Posteriormente se visualizara una ventana de dialogo informando se va a iniciar la impresin de las facturas y se requieren una(s).factura, fsica(s), verifique que la primera factura fsica a imprimir corresponda a este folio__, de clic sobre el botn aceptar.

8. Posteriormente a que se guarda la factura se genera una vista previa de la original la cual indica lo siguiente, rgimen fiscal, lugar de expedicin, fecha de expedicin, forma de pago,

pg. 168

mtodo de pago, cuanta pago y clave moneda esta factura se imprime con el importe total, cuando el cliente pague cada parcialidad las facturas correspondientes a cada parcialidad saldrn por el importe correspondiente a cada una de ellas.

9.

Cierre la ventana.

GENERACION DE PARCIALIDADES.
En el ejemplo anterior generamos una factura en 3 parcialidades, la primer factura que expedimos la generamos con el importe total del servicio, ahora cuando el cliente pague la primera parcialidad le tendr que generar la factura por cada parcialidad que el cliente pague.

1. Abra la ventana de facturacin CFD en el modulo Facturacin electrnica. 2. De clic en el botn buscar cliente para visualizar el catalogo de clientes, seleccione con doble clic sobre el nombre del cliente a emitir la parcialidad, seleccione la opcin forma de pago parcialidades lo cual le visualizara la ventana de dialogo informando desea buscar factura para realizar pago de su parcialidad de clic en el botn s.

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Informacin fiscal de cliente

Seleccione opcin parcialidades

De clic en botn si para visualizar la factura a emitir parcialidad

3. Abrir un catalogo de facturas pendientes por generar parcialidades, seleccione con un doble clic sobre la factura a emitir la parcialidad correspondiente.
Seleccione con doble clic sobre la factura a emitir la parcialidad correspondiente Catalogo de facturas pendiente por generar parcialidad

4. Observe que al seleccionar la factura a generar la parcialidad, de forma automtica se genera el concepto y el importe correspondiente a la parcialidad que se est creando.

Concepto correspondiente a la parcialidad

Importe correspondiente a la parcialidad

5. De clic en el botn guardar factura, posteriormente se visualizara una ventana de dialogo informando se ha guardado la factura electrnica exitosamente de clic en el botn guardar.

pg. 170

6. Seguidamente se visualiza otra ventana emergente informando se va a iniciar la impresin de las facturas y se requieren una(s).factura, fsica(s), verifique que la primera factura fsica a imprimir corresponda a este folio__, de clic sobre el botn aceptar. 7. Posteriormente a que se guarda la factura se genera una vista previa de la original la cual indica lo siguiente, rgimen fiscal, lugar de expedicin, fecha de expedicin, forma de pago, mtodo de pago, cuanta pago y clave moneda esta factura se imprime con el importe de la parcialidad correspondiente, y en el apartado forma de pago indicara la parcialidad correspondiente que se genero

. 8. Cierre la ventana.

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REPORTE MENSUAL.
REPORTE MENSUAL EL CUAL ES ENVIADO AL SAT Mensualmente se tiene que enviar un reporte mensual al SAT de las facturas que fueron emitidas, el cual se genera con una herramienta del Software Box Mecanic

1.- De clic sobre el botn Reporte mensual dentro del modulo de facturacin electrnica el cual abrir la siguiente ventana figura 1

Figura 1 2.- En la ventana reporte mensual periodo seleccione el mes y ao a generar el reporte y posteriormente proceda a seleccionar la empresa y de clic sobre el botn generar reporte figura 2

Figura 2 3.- A continuacin le desplegara una ventana de dialogo informando Se ha generado exitosamente el reporte mensual de clic sobre el botn aceptar figura 3

Figura 3 4.- Cierre la ventana. Ahora dirjase a C:\BoxMecanic\Certificado para ver el reporte generado

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Reporte periodo mensual

Abra el reporte para confirmar la informacin

Reporte generado Validacin de archivos XML ante el SAT Paso siguiente validar ante el SAT, para ello entre a https://www.consulta.sat.gob.mx/SICOFI_WEB/ModuloECFD_Plus/ValidadorComprobantes/Valida dor.asp El cual abre la siguiente pagina de validacin de archivos XML en cual es el formato estructurado de la factura electrnica.

Dentro de la ventana de validacin de clic sobre el botn cargar de la opcin comprobante el cual abre la siguiente ventana, en la cual proceda a buscar la direccin de C:\BoxMecanic\Certificado para abrir el archivo XML.

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Posteriormente de clic sobre el botn cargar pero ahora de la opcin certificado para abrir el certificado siempre en la misma direccin C:\BoxMecanic\Certificado

Por ltimo Proceda abrir el certificado en la pgina web del SAT y realice la validacin de la informacin

FACTURACION CFDI.
El objetivo del manual sobre facturacin con el esquema de CFDI es dar a conocer los pasos para la configuracin del CFDI, la emisin de facturas, la exportacin al XML, para lo cual todo empieza con la configuracin del CFDI.

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IDENTIFICA LAS HERRAMIENTAS PARA LA CONFIGURACIN CFDI.

Herramienta Facturacin CFDI Herramienta Configuracin CFDI

Herramienta editar plantilla CFDI

Herramienta configuracin de CFDI

Para empezar a trabajar con la aplicacin facturacin bajo el esquema de CFDI lo primero que se tiene que realizar es la configuracin del CFDI. Conociendo la ventana de la herramienta Configuracin de CFDI.
Los datos de Razn Social, RFC y Nombre comercial lo visualiza automticamente el sistema

Seleccione incluir fecha para guardar la fecha de registro

Ingrese el usuario, cuenta y contrasea proporcionada por el Proveedores Autorizados de Certificacin PAC, .

Seleccione la plantilla factura de CFDI a utilizar

CONFIGURACIN DE UN CFDI.
Pasos para la configuracin de la herramienta configuracin de CFDI.

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1. Haga clic sobre el icono configuracin de CFDI en el modulo CFDI. Para abrir la ventana de Configuracin de CFDI. 2. Haga clic sobre el casillero incluir fecha, para que al momento de dar de alta la nueva configuracin esta tenga la fecha de creacin, ya que si esta opcin no la selecciona al momento de la creacin, cuando busque la configuracin posteriormente esta tendr la fecha del da de la consulta y no la del da de la creacin. 3. Proceda a seleccionar la plantilla factura a utilizar, en este caso es la plantilla factura de CFDI*. 4. Ingrese los datos del Proveedores Autorizados de Certificacin PAC tales como Usuario, Cuenta y Contrasea, estos los proporciona el Proveedores Autorizado de Certificacin PAC. Nota: Dentro de estos registros ya estn contemplados los folios activos para facturar. 5. Haga clic sobre el botn guardar. *Si desea un formato de plantilla personalizada favor de consultar a su distribuidor o a Sistemas Box S. A. de C.V.

BSQUEDA Y MODIFICACIN DE UN CFDI.

Pasos para buscar y modificar una configuracin de CFDI 1. Haga clic sobre el botn de la herramienta configuracin de CFDI dentro del modulo de CFDI, para abrir la ventana de configuracin de CFDI.

2. Una vez visualizada la ventana de configuracin de CFDI proceda a hacer clic sobre el botn nueva bsqueda, observe que se visualiza una ventana de dilogo informando No se ha guardado los cambios actuales al cual haga clic en el botn Si ya que no va a guardar esos cambios.

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Haga clic sobre botn nueva bsqueda

Venta de dialogo Haga clic en el botn si para no guardar la informacin actual visible en la ventana

3. Proceda a hacer clic sobre el botn buscar para visualizar en resultados de bsqueda la configuracin anteriormente guardada y de clic sobre ella para visualizarlo en la ventana.
De doble clic sobre el registro a modificar para visualizarlo en la ventana de configuracin de CFDI

Haga clic sobre el botn buscar para visualizar en resultados de bsqueda la configuracin guardada anteriormente

4. Una vez visualizada la informacin en la ventana proceda a realizar el cambio en este caso el usuario y contrasea y proceda a hacer clic sobre el botn guardar cambios.

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Realice los cambios deseados en la ventana de configuracin de CFDI Haga clic en el botn guardar cambios

5.

La informacin se actualiza ahora. Para finalizar haga clic sobre el botn cerrar.

FACTURACIN CFDI.
En Box Mecanic con la facturacin bajo el esquema de CFDI ahora ya es posible realizar la factura de una forma combinada incluyendo recibos y conceptos en una misma factura, lo anterior no est disponible en las otras formas de facturar de Box Mecanic tales como la facturacin tradicional, la facturacin en esquema CBB y la facturacin en esquema CFD, ahora ya es posible incluir comentarios dentro de la facturacin bajo el esquema de CFDI. Conociendo la ventana de facturacin CFDI.
Informacin fiscal del cliente Seleccione el tipo de factura rea de conceptos a facturar ya sea x recibos o conceptos manuales Seleccione la forma de pago, en una sola exhibicin o en parcialidades Botones para agregar recibos, conceptos, modificar elemento y eliminar elemento Campo para editar comentarios en la facturacin

pg. 178

REALIZAR UNA FACTURA CFDI EN UNA SOLA EXHIBICIN.

1. En la ventana factura CFDI haga clic en el botn Buscar cliente para visualizar el catlogo de clientes.
Catalogo de clientes Doble clic sobre el nombre de cliente

2. En la ventana catalogo de cliente seleccione al cliente al cual se le generara la factura, dando doble clic sobre el nombre del cliente para visualizarlo en la ventana de CFDI. 3. Si la factura la va a generar por medio de un recibo haga clic sobre el botn Agre gar recibo, para visualizar el catlogo de recibos que tiene pendiente para generar factura.
Catalogo de recibos pendientes por facturar Haga doble clic sobre el recibo o clic en el botn agregar recibo para visualizarlo en la ventana CFDI

Botn agregar recibo

4. Seleccione el recibo que se va a incluir en la factura haciendo doble clic sobre el o haga clic sobre el botn Asignar recibo. 5. Si en su caso adicional al recibo requiere facturar al mismo tiempo un concepto, haga clic sobre el botn agregar concepto para visualizar la ventana de agregar concepto.

pg. 179

Conceptos del recibo agregado

Edite concepto, cantidad y precio antes de IVA a facturar

Botn agregar Botn agregar concepto

6. 7.

Proceda a editar el concepto, la unidad, la cantidad, y el precio antes de IVA a facturar. Haga clic sobre el botn agregar.

Conceptos del recibo agregado al CFDI

Concepto agregado sin recibo al CFDI

8. Ahora si requiere editar algn comentario respecto a la facturacin o algn pendiente en el servicio, proceda a editarlo en el campo de observacin.
Campo observacin, edite comentarios que requiera aparezca en la factura de CFDI, como un recordatorio o nota.

Seleccione el tipo de factura que est generando

Seleccione la forma de pago en una sola exhibicin o en parcialidades

Aplique % de descuento

9. Antes de guardar la factura seleccione la forma de pago que puede ser en una sola exhibicin o en parcialidades. 10. As tambin seleccione el tipo de factura que va a generar factura, recibo de honorarios, arrendamiento etc.
pg. 180

11. Por ltimo si no desea aplicar descuento haga clic sobre el botn guardar CFDI. 12. Posteriormente visualizar una ventana de dilogo informando que el CFDI se ha generado exitosamente, haga clic sobre el botn aceptar.
Botn guardar CFDI

Ventana de dialogo de confirmacin sobre la generacin del CFDI

13. A continuacin se genera una vista previa sobre la generacin del CFDI, el cual lo puede imprimir guardar con otro formato o generar el archivo XML para enviar al cliente, posteriormente.

14. O si requiere enviar el PDF y XML de la factura que acaba de generar en este momento, solo tiene que proporcionar la direccin de correo electrnico del cliente y dar clic en el botn enviar.

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Ingrese el correo electrnico del cliente al que ser enviado el PDF y XML de la factura

De clic en el botn enviar

15. Una vez que el correo se haya enviado con el PDF y XML de la factura al correo indicado se visualizara una venta emergente indicando el correo se ha enviado correctamente de clic en el botn aceptar.

16.

Cierre todas las ventanas.

EXPORTACIN DE XML.
Para realizar la exportacin del CFDI a XML siga los siguientes pasos 1. En la ventana CFDI haga clic sobre el botn exportar XML. 2. A continuacin se desplegar una ventana para que seleccione la carpeta donde exportar el archivo XML, seleccione la carpeta y haga clic en el botn aceptar.

pg. 182

Seleccione la carpeta donde exportar el XML

Botn exportar XML

3. Se visualizar una ventana de dilogo informando el CFDI en formato XML ha sido correctamente exportado, haga clic sobre el botn aceptar.

4.

Verifique en la carpeta donde exporto el XML que se haya generado el archivo.

5.

Cierre todas las ventanas.

pg. 183

GENERAR UN CFDI EN PARCIALIDADES.

Para la realizacin de una facturacin en parcialidades en el esquema de CFDI siga los siguientes pasos. 1. Abra la venta facturacin CFDI en el modulo CFDI 2. Dentro de la ventana CFDI de clic en el botn buscar cliente para visualizar el catalogo de cliente y seleccionar el nombre del cliente al cual se le generara la factura en parcialidades. 3. Una vez seleccionado al cliente al cual se le generara la factura, proceda a seleccionar la opcin parcialidades en forma de pago, observe que se habilitan 2 campos para editar el nmero de las parcialidades en la cual se expedir la factura.
Informacin del cliente al que se le generara la factura Seleccione la opcin en parcialidades en forma de pago

Indique el nmero de parcialidades

4. Proceda a realizar la factura agregando un recibo o un concepto, edite comentario, edite % de descuento en caso de otorgarlo etc.

5. Una vez editada la factura proceda a dar clic sobre el botn guardar factura, en la ventana de dialogo que se visualiza informando que la factura se guardo exitosamente de clic en el botn aceptar.

pg. 184

6. Posteriormente a que se guarda la factura se genera una vista previa de la original la cual indica lo siguiente, fecha de folio original, folio fiscal original monto de folio original los cuales en este caso aparecen vacios ya que en la primera factura el importe de la misma es por el total, posteriormente cuando generemos facturas de la parcialidad que el cliente est pagando en estos datos ya vendrn con la informacin correspondiente.
Fecha de folio original

Folio fiscal original

Monto de folio original

Importe total de la factura

. 7. Al igual que la facturacin en una solo exhibicin la puede guardar en formato PDF y XML, o enviarla por correo en ese mismo momento a su cliente, indicando el correo electrnico y dando clic en el botn enviar. 8. Cierre la ventana.

pg. 185

PAGO DE UNA PARCIALIDAD

Como podrn observar anteriormente generamos la factura en parcialidades, la cual se indico que sera en 3 parcialidades siendo que la primera factura que expedimos la generamos con el importe total del servicio, ahora cuando el cliente pague la primera parcialidad le tendr que generar la factura por cada parcialidad que el cliente pague. 9. Abra la ventana de facturacin CFDI en el modulo CFDI. 10. De clic en el botn nueva bsqueda para habilitar el botn de buscar CFDI, al cual le dar clic para visualizar en resultados de bsqueda la factura a la cual se le generara la parcialidad, la bsqueda tambin la puede realizar por medio del folio y el estado de la factura.
Busque la factura por medio de folio o estado

Facturas emitidas en CFDI

Seleccione con doble clic la factura a la que se le generara la parcialidad

. 11. Una vez visualizada la factura de doble clic sobre ella para proceder a generar la parcialidad 12. Observe que en forma de pago visualiza la forma de pago en la cual se genero la factura originalmente.

. 13. De clic sobre el botn siguiente pago para actualizar el nmero de parcialidad en los campos forma de pago, observe que ahora visualiza forma de pago parcialidad e indica en este caso 2 de 3.

pg. 186

. 14. De clic sobre el botn buscar cliente para visualizar el catalogo de clientes y proceda a seleccionar el cliente correspondiente a la parcialidad que se est generando.

. 15. Edite el concepto de la parcialidad, indique un comentario en caso de requerirlo, y guarde la factura.

16. En la venta de dialogo donde indica que el CFDI se ha guardado exitosamente, de clic en el botn aceptar, posteriormente se genera la vista previa sobre la parcialidad emitida observe que en este caso indica la fecha del folio original, solio fiscal original y el monto del folio original que hace referencia a la factura que se emiti en un inicio en donde la factura fue por el importe total.

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Fecha de folio original

Folio fiscal original Monto de folio original

Importe de la parcialidad

17. Al igual que la facturacin en una solo exhibicin la puede guardar en formato PDF y XML, o enviarla por correo en ese mismo momento a su cliente, indicando el correo electrnico y dando clic en el botn enviar. 18. Cierre la ventana.

CANCELACION DE UNA FACTURA EN CFDI.

Para proceder a realizar la cancelacin de una factura bajo el esquema de CFDI siga los siguientes pasos. 1. Abra la ventana facturacin CFDI en el modulo CFDI. 2. Dentro de la ventana de facturacin CFDI haga clic sobre el botn nueva bsqueda para abrir el CFDI a cancelar. 3. Observe que en la parte inferior en resultados de bsqueda visualiza la relacin de facturas generadas, haga doble clic sobre la factura a cancelar.
Relacin de facturas generadas Seleccione la factura a cancelar con doble clic o clic en el botn transferir

pg. 188

4.

Una vez visualizada la factura en la ventana de CFDI, haga clic sobre el botn cancelar.
Informacin de factura a cancelar

Haga clic en el botn cancelar

A continuacin se visualizar una ventana de dilogo la cual le pregunta Est seguro de cancelar la factura? Haga clic en el botn s.

5. Seguidamente se visualizar una ventana solicitando el motivo de la cancelacin de la factura CFDI, proceda a editar el motivo de la cancelacin y haga clic sobre el botn aceptar.

pg. 189

6. Se visualizar en la parte inferior de la ventana el avance de la cancelacin del CFDI, posteriormente una ventana de dilogo le informar que la cancelacin fue exitosa, haga clic sobre el botn aceptar y cierre todas las ventanas.

Generacin XML Acuse cancelacin. Para generar el XML de acuse de cancelacin siga los siguientes pasos. 1. Haga clic en la herramienta Facturacin CFDI que se encuentra en el mdulo de CFDI. 2. Una vez visualizada la ventana de CFDI haga clic en el botn nueva bsqueda. 3. Ahora haga clic en el botn buscar CFDI, para visualizar en resultados de bsqueda la relacin de facturas generadas.

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Resultados de bsqueda relacin de facturas emitidas

Seleccione la factura cancelada dando doble clic para visualizarla en la ventana de CFDI

4. Seleccione con un doble clic la factura cancelada a la que se le desea realizar el XML de acuse de cancelacin. 5. Una vez visualizada en la ventana de facturacin de CFDI, proceda a hacer clic sobre el botn exportar a XML.

6. Se abrir una ventana en donde puede seleccionar la carpeta en donde guardar el XML de acuse de cancelacin. 7. Haga clic en el botn aceptar, posteriormente a este paso se visualizar un cuadro de dilogo informando el CFDI con formado XML ha sido perfectamente exportado.

pg. 191

8. 9. CFDI.

Haga clic sobre el botn aceptar. Verifique que en la carpeta que seleccion se haya generado el acuse de cancelacin de

Acuse cancelacin XML

10.

Cierre todas las ventanas.

MODULO CUENTAS POR PAGAR.

La finalidad del modulo de cuentas por pagar es poder ingresar las facturas de nuestros proveedores al Box Mecanic, para poder programar las facturas a pagar que sean de crdito y as a su vez empezar a manejar hasta 5 precios de venta, otra practicidad con la que cuenta el modulo de compras es el poder incrementar los cotos y precios de venta por medio de porcentaje de una forma automtica. Conocimiento de las herramientas del modulo de cuentas por pagar.

pg. 192

Herramienta proveedor Herramienta configuracin pago factura

Herramienta factura proveedor

Herramienta categora

Herramienta tipo de pago

Herramienta pagos factura

Herramienta incremento costo y precio Calendario de pagos Herramienta editar plantilla factura compra

FACTURA PROVEEDOR.
La funcin de esta herramienta es permitirle ingresar las facturas de compra de sus proveedores e ingresar las refacciones a su inventario, as tambin para posteriormente programar los pagos a realizar. Con la herramienta factura proveedor podr dar de alta a las compras realizadas a sus proveedores, buscar e imprimir una factura ingresada de su proveedor

pg. 193

CONFIGURACIN FACTURA PROVEEDOR.

Seccin de barra de herramientas Botn guardar compra Botn buscar proveedor

Campo folio factura del proveedor Seleccione la fecha de la compra

rea donde se desplegara las refacciones a ingresar

Botones agregar eliminar refacciones

Seccin de importes

DAR DE ALTA UNA FACTURA PROVEEDOR.

1.- Abra la ventana factura proveedor dando clic sobre el icono factura proveedor en el modulo cuentas por pagar. 2.- En la ventana factura proveedor en el campo folio factura escriba el nmero de folio de la factura de su proveedor 3.- Seleccione de la pestaa fecha de compra la fecha en la que le emitieron la factura por su proveedor. 4.- De clic sobre el botn buscar proveedor para que nos despliegue el catalogo de proveedores, ver figura 1

Lista de proveedores

Botn asignar proveedor

Figura 1

pg. 194

5.- De doble clic sobre el nombre del proveedor de nuestra factura, o seleccione al proveedor y de clic en el botn asignar proveedor ver figura 1 6.-Una vez seleccionado el proveedor de clic sobre el botn agregar para abrir el catalogo de refacciones, para que pueda seleccionar la refaccin a capturar en la factura del proveedor, ver figura 2
Campo nombre Seccin refacciones Bsqueda por descripcin Bsqueda de refaccin por nmero de parte

Seleccione el proveedor Botn agregar refaccin

Seleccione categora Ventana catalogo de refacciones

Figura 2 7.- En la ventana catalogo de refacciones una de las formas de buscar la refaccin a ingresar es escribir el nombre de la refaccin en el campo nombre ver figura 3

Refacciones que coinciden con el nombre que escribi en el campo nombre

Marque aqu la refaccin para seleccionar

Figura 3 8.- Observe que al escribir el nombre de la refaccin se realiza un filtrado dejando solo las refacciones que coincidan con el nombre que escribimos en el campo nombre ver figura 3 9.- De clic sobre el cuadro marcar, para seleccionar la o las refacciones que desea ingresar, una vez seleccionado las refacciones de clic sobre el botn agregar refaccin. Ver figura 3 10.- Edite las cantidades a ingresar, y el punto de reorden en caso que sea la primera vez que ingrese esta refaccin a su almacn ver figura 4

pg. 195

Escriba la cantidad a ingresar

Si es la prima vez que ingresa la refaccin escriba el punto de reorden opcional

Figura 4 11.- De clic en el botn guardar compra a continuacin le desplegara la siguiente ventana informando si desea ingresar las refacciones a su inventario, de ser as de clic sobre el botn si ver figura 5

Figura 5 12.- A continuacin nos desplegara la siguiente ventana de dialogo informando que se ha guardado la factura del proveedor exitosamente, de clic sobre el botn aceptar ver figura 6

Figura 6 13.- Observe que en resultados de bsqueda nos despliega los datos de la factura proveedor ingresada ver figura 7

pg. 196

Confirmacin que la factura proveedor se ha guardado exitosamente

Botn imprimir compra

Figura 7 14.- Para imprimir la compra de clic sobre el botn imprimir compra y a continuacin le generara una vista previa ver figura 8
Para imprimir el reporte clic ac

Figura 8

BSQUEDA E IMPRESIN DE FACTURA PROVEEDOR.

A continuacin se le explicara buscar e imprimir una factura proveedor que fue capturada en el sistema box mecanic 1.- Abra la ventana factura proveedor dando clic en el icono en el modulo de cuentas por pagar. 2.- En la ventana factura proveedor de clic en el botn nueva bsqueda, para que se active en la ventana el botn buscar compra que est en la barra de tareas figura 1

pg. 197

Botn buscar compra activado

Figura 1 3.- De clic sobre el botn buscar compra observe que en la parte inferior de la ventana en la seccin resultados de bsqueda nos despliega el listado de las facturas proveedor que tenemos dado de alta en nuestro sistema Box Mecanic, de doble clic sobre el proveedor que deseamos visualizar en la ventana para posteriormente imprimirla. Ver figura 2
Botn buscar compra

Relacin de facturas proveedores en resultados de bsqueda

Figura 2 4.- Ya visualizada la informacin en la ventana facturas proveedor, de clic sobre el botn imprimir compra para que genere la vista previa del documento a imprimir. Ver figura 3

pg. 198

Botn imprimir compra Observe que la ventana ya visualiza la informacin de la factura de nuestro proveedor

Figura 3 5.- En la vista previa que se genera a continuacin para imprimir el reporte de la factura ingresada al Box Mecanic, de clic en el botn imprimir que se encuentra en la barra de tareas del reporte. Ver figura 4.

Para imprimir el reporte clic ac

Figura 4

Herramienta proveedor
La finalidad de esta herramienta es crear un catalogo de proveedores, en la cual el usuario podr crear buscar y modificar buscar y eliminar un proveedor. Crear un proveedor 1.- De doble clic sobre el icono Proveedor que se encuentra en el modulo cuentas por pagar 2.- En la ventana Proveedor que se desplegara, proceda a la captura de los campos que nos solicita, tales como razn social, clave, nombre contacto, rfc, direccin fiscal, cdigo postal,

pg. 199

nmero de celular, lista de telfonos, e mal, as tambin seleccione la categora, el pas, estado y ciudad de su proveedor ver figura 1
Informacin del proveedor a capturar Seleccione la categora del proveedor

Botn nueva categora

Figura 1 3.-Una vez que haya llenado los datos del proveedor, y al momento de seleccionar la categora no existe la que asignaremos al proveedor, de clic sobre el botn categora figura 2, para que nos despliegue la ventana categora proveedor.

Botn categora

Figura 2 4.- En la ventana categora proveedor escriba la categora a dar de alta y de clic sobre el botn guardar figura 3

Figura 3 5.- Ya con todos los campos llenos en la ventana proveedor de clic sobre el botn guardar, la accin siguiente le desplegara la siguiente ventana de dialogo informando el proveedor se ha guardado exitosamente clic sobre el botn aceptar figura 4

pg. 200

Figura 4 4.- A continuacin nos desplegara en resultados de bsqueda los datos ya capturados del nuestro proveedor que le acabamos de dar de alta en el sistema Box Mecanic. Ver figura 5

Datos proveedor que acabamos de dar de alta en el Box Mecanic

Figura 5

BUSCAR Y MODIFICAR UNA FACTURA PROVEEDOR.

1.- De clic en el icono proveedor que se encuentra en el modulo cuentas por pagar. 2.- Ya estando en la ventana proveedor de clic sobre el botn nueva bsqueda, Observe que el botn guardar cambia su estado a buscar ver figura 1

Botn guardar cambia su estado a buscar.

Figura 1 3.- De clic sobre el botn buscar en la ventana proveedor, a continuacin observara que en la parte inferior de resultados de bsqueda le despliega la lista de todos los proveedores, seleccione con un doble clic el proveedor a modificar para que le visualice los datos en la ventana ver figura 2

pg. 201

Lista de proveedores a seleccionar

Figura 2 4.- Ya visualizado los datos del proveedor en la ventana proceda a realizar los cambios y de clic en el botn guardar cambios en la ventana proveedor ver figura 3

Figura 3 5.- A continuacin le desplegara la siguiente ventana de dialogo informndole est modificando la informacin del proveedor, desea continuar de clic sobre el botn si ver figura 4

Figura 4 6.- A continuacin le despliega en resultados de bsqueda el proveedor modificado ver figura 5

pg. 202

Nos despliega en resultados de bsqueda el proveedor modificado

Figura 5 7.- Cierre la ventana.

BUSCAR Y ELIMINAR UN PROVEEDOR.

1.- De clic en el icono proveedor que se encuentra en el modulo cuentas por pagar. 2.- Ya estando en la ventana proveedor de clic sobre el botn nueva bsqueda, Observe que el botn guardar cambia su estado a buscar ver figura 1

Botn guardar cambia su estado a buscar.

Figura 1 3.- De clic sobre el botn buscar en la ventana proveedor, a continuacin observara que en la parte inferior de resultados de bsqueda le despliega la lista de todos los proveedores, seleccione con un doble clic el proveedor a eliminar para que le visualice los datos en la ventana ver figura 2

pg. 203

Lista de proveedores a seleccionar

Figura 2 4.- Ya visualizado los datos del proveedor en la ventana de clic sobre el botn eliminar figura 3

Botn eliminar

Figura 3 5.- Le desplegara la siguiente ventada de dialogo informando, est seguro de eliminar el proveedor de clic en el botn si, ver figura 4

Figura 4

HERRAMIENTA CATEGORA PROVEEDOR.

Con esta herramienta podr crear - buscar y modificar buscar y eliminar una categora de proveedor.

pg. 204

CREAR UNA CATEGORA.

1.- De doble clic sobre el botn categora que se encuentra dentro del modulo de cuentas por pagar. 2.- En la ventana categora proveedor escriba o edite el nombre de la categora a crear ver figura 1

Figura 1 3.- De clic sobre el botn guardar, a continuacin le desplegara una ventana de dialogo informando que la categora se guardo exitosamente. 4.- De clic sobre el botn aceptar y proceda a cerrar la ventana.

BUSCAR Y MODIFICAR UNA CATEGORA.

1.- De doble clic sobre el botn categora que se encuentra dentro del modulo de cuentas por pagar. 2.- En la ventana categora proveedor de clic sobre el botn nueva bsqueda, observe que el botn guardar cambia su estado a buscar. 3.- de clic en el botn buscar para que nos despliegue en resultados de bsqueda la relacin de las categoras. Ver figura 1

Relacin de categoras desplegadas en resultados de bsqueda a modificar.

Figura 1 4.- Seleccione la categora a modificar con un doble clic sobre el nombre para que la despliegue en la ventana y proceda a realizar la modificacin requerida. Ver figura 2

pg. 205

Categora modificada

Botn guardar cambios

Figura 2 5.- Una vez realizado el cambio de clic sobre el botn guardar cambios le desplegara la siguiente ventana de dialogo informando est modificando la informacin de la categora, desea continuar de clic en el botn si. 6.- A continuacin vemos que en resultados de bsqueda nos desplegara el nombre de la categora ya modificada. Ver figura 3

Nombre de categora modificada

Figura 3 7.- Cierre la ventana.

BUSCAR Y ELIMINAR UNA CATEGORA.

1.- De doble clic sobre el botn categora que se encuentra dentro del modulo de cuentas por pagar. 2.- En la ventana categora proveedor de clic sobre el botn nueva bsqueda observe que el botn guardar cambia su estado a buscar. 3.- De clic en el botn buscar para que nos despliegue en resultados de bsqueda la relacin de las categoras. Ver figura 1

Relacin de categoras desplegadas en resultados de bsqueda a eliminar.

pg. 206

Figura 1 4.- Seleccione la categora a eliminar con un doble clic sobre el nombre para que la despliegue en la ventana categoras proveedor. 5.- Una vez que la categora a eliminar la tenga visualizada en la ventana, de clic sobre el botn eliminar. Ver figura 2

Figura 2 6.- Le desplegara un cuadro de dialogo informando si estamos seguros de eliminar el registro, le da clic sobre el botn si ver figura 2 7.- Posteriormente nos desplegara una ventana de dialogo informando se ha eliminado la categora exitosamente de clic sobre el botn aceptar, 8.- Cierre la ventana.

HERRAMIENTA CONFIGURACIN DE PAGOS.

El objetivo de esta herramienta es configurar y programar los pagos de las facturas de nuestros proveedores de refacciones. Con esta herramienta podr registrar buscar y modificar buscar y eliminar una configuracin de pago.

REGISTRAR UNA CONFIGURACIN DE PAGOS.

1.- De doble clic sobre el icono configuracin pago factura que se encuentra en el modulo de cuentas por pagar, para abrir la ventana. Ver figura 1

pg. 207

Campo para editar a cuantos pagos se liquidara la factura

Botn buscar factura Campo nombre proveedor Seleccione el periodo de pago Seleccione la fecha del primer pago

Active este casillero si requiere que le avise das antes de su pago

Escriba el # de das para el aviso

Figura 1 2.- Una vez dentro de la ventana configuracin de pagos de clic sobre el botn buscar factura la cual le desplegara a continuacin la ventana configuracin de pagos en la cual le enlista todas las facturas de proveedores pendientes por programar el pago. Ver figura 2
Enlistado de las facturas de los proveedores pendiente a configurar el pago.

Figura 2 3.- Seleccione con un doble clic sobre el dato de la factura a programar para que nos visualice la informacin en la ventana configuracin pagos para proceder a realizar la configuracin del mismo. Ver figura 3
Escriba en cuentos pagos pagara la factura Seleccione la fecha del primer pago Escriba el # de das para el aviso Seleccione el periodo de pago semanal, quincenal, mensual, bimestral

Active este casillero si requiere que le avise das antes del pago

Figura 3 4.- Note que los campos a llenar para configurar el pago de la factura proveedor son:

pg. 208

* Numero de pagos.- Escriba el nmero de pagos en la cual liquidara la factura del proveedor *Periodo de Pagos.- Seleccione de la relacin preestablecida el periodo de pago, el cual podra ser semanal, quincenal, mensual o bimestral segn sea el caso. *Fecha del primer Pago.- Seleccione cual ser la fecha en la que emitir el primer pago a la factura de su proveedor. *Aviso pago.- Marque esta casilla de verificacin con un clic, en caso de querer que el sistema le avise das antes de la fecha del pago programado. *Das de pago.- Si activo la casilla aviso pago, escriba en este campo el # de das que le avisara con anticipacin del vencimiento de su pago programado. 5.- Una vez llenados los campos requeridos para la configuracin del pago de la factura de clic sobre el botn guardar, le desplegara un cuadro de dialogo informando que se ha guardado la configuracin de pagos exitosamente de clic sobre el botn aceptar ver figura 4
Cuadro de dialogo de confirmacin de la configuracin del pago.

Figura 4 6.- Acto seguido le desplegara en resultados de bsqueda la notificacin de que ya ha sido guardado la configuracin ver figura 5

Figura 5 7.- Cerrar la ventana.

BUSCAR Y MODIFICAR UNA CONFIGURACIN PAGO FACTURA.

1.- De clic sobre el botn configuracin pagos factura, para abrir la ventana 2.- En la ventana configuracin pagos factura de clic sobre el botn nueva bsqueda,

pg. 209

3.- De clic en el botn buscar configuracin la cual a continuacin le desplegara en la seccin de resultados de bsqueda la relacin de las facturas proveedor configurado, proceda a dar doble clic sobre la configuracin que desea realizar la modificacin. Ver figura 1

Figura 1 4.- Una vez que la informacin ya la tengamos visualizada en la ventana procesada a realizar la modificacin deseada a la configuracin y de clic sobre el botn guardar cambios de la barra de herramientas, le desplegara la siguiente ventana de dialogo informndole estas modificando la informacin de la configuracin de pagos, deseas continuar de clic sobre el botn si. 5.- A continuacin en resultados de bsqueda le desplegara la configuracin con la modificacin actualizada en su configuracin pago. 6.- Cierre la ventana.

BUSCAR Y ELIMINAR UNA CONFIGURACIN PAGO FACTURA.

La bsqueda y eliminacin de una configuracin de pago factura a proveedor podr realizarse, siempre y cuando a la factura no se le haya efectuado pago alguno. 1.- De clic sobre el botn configuracin pagos factura, para abrir la ventana 2.- En la ventana configuracin pagos factura de clic sobre el botn nueva bsqueda. 3.- De clic en el botn buscar configuracin la cual a continuacin le desplegara en la seccin de resultados de bsqueda la relacin de las facturas proveedor configurado, proceda a dar doble clic sobre la configuracin que desea eliminar. Ver figura 1

Relacin de facturas a eliminar

Figura 1

pg. 210

4.- Una vez que la informacin ya la tenga visualizada en la ventana, de clic sobre el botn eliminar, le desplegara una ventana de dialogo informndole est Ud. seguro de eliminar el registro de clic sobre el botn si. 5.- A continuacin le desplegara un cuadro de dialogo informando se ha eliminado la configuracin de pagos de clic sobre el botn si 6.- cierre la ventana.

PAGOS FACTURA.
El objetivo de esta herramienta es efectuar los pagos a las facturas de los proveedores que tenemos programados, ya sea el perodo de estos semanal, quincenal, mensual, bimestral, as tambin de aplicar recargos de pagos en el caso que lo requiera. Con la herramienta pagos facturas, aprender a buscar y aplicar un pago buscar y cancelar un pago Conocimiento de la ventana pagos factura.
Monto del pago a realizar Datos proveedor Numero de pagos en que se configuro Fecha de emisin del pago Cargo moratorio Botn buscar factura Fecha siguiente pago Saldo actual

Importe total a pagar Tipo de pago, efectivo, cheque, tarjeta de crdito

Ventana pagos factura proveedor

BUSCAR Y APLICAR UN PAGO.

1.- De clic sobre el botn pagos factura en el modulo de cuentas por pagar. 2.- En la ventana pagos factura proveedor, de clic sobre el botn buscar factura. 3.- A continuacin desplegara la ventana de dialogo factura proveedor, en la cual seleccione con un doble clic sobre la factura proveedor a aplicar el pago. Ver figura 1

pg. 211

Relacin de facturas para pagos Botn asignar factura

Ventana facturas proveedor

Figura 1 4.- Una vez que la informacin ya la tenga visualizada en la ventana, proceda aplicar el pago a la factura de su proveedor, en el campo ,monto verifique si es el monto a pagar es correcto si no proceda a corregirlo, en el campo capture recargo, si el pago fue despus de la fecha programada y su proveedor le generara un cargo proceda a aplicarlo, en caso de no ser as proceda a seleccionar el tipo de pago el cual puede ser efectivo, cheques, tarjeta de c. etc. en el campo observaciones de pago edite algn comentario de su preferencia, de clic sobre el botn guardar pago ver figura 2

Figura 2 5.- A continuacin le desplegara la siguiente ventana de dialogo informando el pago se ha efectuado exitosamente, de clic sobre el botn aceptar 6.- En resultados de bsqueda le desplegara el pago realizado a la factura proveedor. Ver figura 3

Botn vista previa

Figura 3

pg. 212

7.- Si desea imprimir la factura proveedor de clic sobre el botn vista previa de la barra de herramientas figura 3, para que le genere una vista previa del documento figura 4

Figura 4 8.- Cerrar las ventanas.

BUSCAR Y CANCELAR UN PAGO.

1.- De clic sobre el botn pagos factura en el modulo de cuentas por pagar. 2.- En la ventana pagos factura proveedor, de clic sobre el botn nueva bsqueda. 3.- De clic sobre el botn buscar pagos factura, la cual nos desplegara la ventana facturas proveedor en la cual seleccione el pago a cancelar. Ver figura 1

Relacin de facturas para pagos Botn asignar factura

Ventana facturas proveedor

Figura 1 4.- Seleccionado el proveedor a cancelar el pago, note que en la ventana en la parte resultados de bsqueda, nos despliega los pagos efectuados a este proveedor, seleccione el pago a cancelar con un doble clic. Ver figura 2

pg. 213

Seccin resultados de bsqueda

Pagos realizados al proveedor

Figura 2 5.- A continuacin le desplegara la siguiente ventana de dialogo informando no se han guardado los cambios actuales, para continuar con esta accin los cambios se perdern de clic en el botn si. 6.- De clic sobre el botn cancelar pago. 7.- En la ventana de dialogo que le despliega a continuacin informando est seguro de cancelar el pago de clic sobre el botn si. 8.- A continuacin le desplegara la siguiente ventana solicitando indique el motivo de la cancelacin del pago, escriba el motivo y de clic sobre el botn aceptar. Ver figura 3

Figura 3 9.- En la ventana que le despliega informando el pago se ha cancelado exitosamente de clic sobre el botn aceptar. 10.- Cierre la ventana.

HERRAMIENTA TIPO DE PAGO.

Con la herramienta tipo de pago podr crear buscar y modificar buscar y eliminar un tipo de pago.

CREAR UN TIPO DE PAGO.

1.- En el modulo cuentas por pagar de doble clic sobre el icono tipo de pago para abrir la ventana. Ver figura 1

pg. 214

Figura 1 2.- En la ventana tipo de pago, escriba el nombre del tipo de pago que empleara en el sistema siendo estos efectivo, cheque, tarjeta de crdito, transferencia etc., segn lo amerite la forma en la que Ud. paga a sus proveedores. 3.-Una vez que edita el nombre del pago en el campo descripcin, de clic sobre el botn guardar. 4.- A continuacin le desplegara la siguiente ventana informando se ha guardado el tipo de pago exitosamente de clic en el botn aceptar. 5.- Observe que en la seccin resultados de bsqueda ya nos despliega el nombre del tipo de pago ingresado al sistema. Ver figura 2

Figura 2 6.- Cierre la ventana.

BUSCAR Y MODIFICAR UN TIPO DE PAGO.

1.- En el modulo cuentas por pagar de doble clic sobre el icono tipo de pago para abrir la ventana. 2.- En la ventana tipo de pago de clic sobre el botn nueva bsqueda. 3.- Escriba en el campo nombre, el nombre del tipo de pago a buscar o de clic sobre el botn buscar tipo de pago para seleccionar el nombre del tipo de pago a modificar. Ver figura 1

pg. 215

Figura 1 4.- Una vez que en resultados de bsqueda le despliegue la relacin de tipo de pago, de doble clic sobre el tipo de pago a modificar para visualizarlo en la ventana. 5.- Ya visualizado el tipo de pago en la ventana procesada a realizar la modificacin al tipo de pago y de clic sobre el botn guardar cambios ver figura 2

Figura 2 6.- A continuacin le desplegara un cuadro de dialogo informando est modificando el tipo de pago, desea guardar los cambios de clic sobre el botn si 7.- Observe que ahora ya en resultados de bsqueda ya nos despliega el nombre del tipo de pago con la modificacin. Ver figura 3

Figura 3 8.- Cierre la ventana.

pg. 216

BUSCAR Y ELIMINAR UN TIPO DE PAGO.

1.- En el modulo cuentas por pagar de doble clic sobre el icono tipo de pago para abrir la ventana. 2.- En la ventana tipo de pago de clic sobre el botn nueva bsqueda. 3.- Escriba en el campo nombre, el nombre del tipo de pago a buscar o de clic sobre el botn buscar tipo de pago para seleccionar el nombre del tipo de pago a eliminar. Ver figura 1

Figura 1 4.- Una vez que en resultados de bsqueda le despliegue la relacin de tipo de pago, de doble clic sobre el tipo de pago a eliminar para visualizarlo en la ventana. 5.- Ya visualizado el tipo de pago en la ventana de clic sobre el botn eliminar, le desplegara un cuadro de dialogo informando est seguro de eliminar el tipo de pago, de clic sobre el botn si. 6.- A continuacin le desplegara un cuadro de dialogo informando el tipo de pago se he eliminado exitosamente de clic sobre el botn aceptar. 7.- Cierre la ventana.

HERRAMIENTA INCREMENTO DE COSTOS Y PRECIOS.

Con la herramientas incrementos costos y precios, podr incrementar los precios de costo de sus proveedores por medio de un %, tambin podr realizar incremento de sus precios de ventas ya sea por proveedor, categora o a toda la lista de precios que tenga en el sistema. Con la herramienta incrementos de costos y precios podr incrementar costos incrementar precios incrementar costos y precios Conocimiento de la ventana incrementos de costos y precios.

pg. 217

Opcin incrementar solo costos Proveedor a seleccionar Categora a seleccionar Campo porcentaje a incrementar

Opcin incrementar solo precios Opcin incrementar costos y precios Botn guardar Botn deshacer incremento Casilla para aplicar a todos los precios

Ventana incremento costos y precios.

INCREMENTO COSTOS DE PROVEEDOR.

1.- En el modulo cuentas por pagar de clic sobre el icono incrementos costos y precios, para abrir la ventana incremento costos y precios. 2- En la ventana incremento costos y precios seleccione la opcin incremento costo, si el incremento lo desea hacer por proveedor seleccione en el casillero proveedor el nombre del proveedor, si tambin desea hacer el incremento a una categora en especifico del proveedor en el casillero nombre categora para seleccionar la categora del proveedor a realizar el incremento de costo, posteriormente en el campo incremento escriba el porcentaje a incrementar en el costo. Ver figura 1
Incremento costo seleccionado Botn vista preliminar Proveedor seleccionado Categora proveedor seleccionado

Porcentaje que se le incrementara al costo

Figura 1 3.- Si no est seguro del porcentaje que est ingresando, puede realizar una vista previa para que vea cmo ser la afectacin al incremento del costo, para ello de clic sobre el botn vista preliminar ver figura 1 4.- La vista preliminar le mostrara cual es el costo anterior, el costo actual y cul ser el costo con el incremento. Ver figura 2

pg. 218

Costo anterior

Costo actual

Costo con el incremento

Figura 2 5.- Si ya est seguro del incremento al costo que aplicara de clic sobre el botn guardar incremento, a continuacin le desplegara un cuadro de dialogo informando estas modificando la informacin de las refacciones, desea continuar de clic sobre el botn si. 6.- A continuacin le desplegara una ventana de dialogo informando se ha guardado el incremento exitosamente de clic sobre el botn aceptar. 7.- Cierre la ventana.

DESHACER UN INCREMENTO DE COSTO O PRECIO.

1.- En el modulo cuentas por pagar de clic sobre el icono incrementos costos y precios, para abrir la ventana incremento costos y precios. 2.- En la ventana incrementos de costos y precios seleccione el proveedor y categora al que se deshar el incremento del costo. Ver figura 1
Proveedor y categora seleccionado

Figura 1 3.- De clic sobre el botn deshacer incremento, a continuacin le desplegara un cuadro de dialogo informando est modificando la informacin de refacciones, desea continuar de clic sobre el botn si. 4.- Posteriormente le desplegara la siguiente ventana de dialogo informando el costo de la refaccin se restableci exitosamente de clic sobre el botn aceptar.

pg. 219

HERRAMIENTA CALENDARIO DE PAGOS.

El objetivo de esta herramienta es desplegarnos en la pantalla una ventana informndonos en qu fecha tendremos que realizar el pago de las facturas de los proveedores.

CONSULTAR EL CALENDARIO DE PAGOS.

1.- En el modulo cuentas por pagar, de doble clic sobre el icono calendario de pagos para abrir el calendario ver figura 1
Proveedores pendientes de pago

Figura 1 2.- Seleccione el proveedor a realizar el pago y de clic sobre el botn vista preliminar para sacar la vista previa del estatus de los pagos realizados o pendientes. Ver figura 2

Figura 2

pg. 220

MODULO CUENTAS POR COBRAR.

La finalidad del modulo de cuentas por cobrar es poder configurar las facturas de nuestros clientes que se hayan emitido con la configuracin de crdito al momento de la emisin de la misma, para tal objetivo en este modulo contamos con la herramienta configuracin de crdito en la cual proceder a indicar en cuantos pagos se liquidara la factura, si tendr o no recargos por porcentaje o importe as tambin indicar los plazos para el pago de la misma, tambin podr consultar un calendario de abonos para que Ud. siempre este enterado de que facturas estn prximas a vencerse para realizar el respectivo cobro a sus clientes. Conocimiento de las herramientas del modulo de cuentas por cobrar.
Herramienta facturacin crdito Herramienta configuracin de crdito

Herramienta abono

Herramienta calendario abono

FACTURACIN CRDITO.
La finalidad de realizar una factura tipo crdito le servir ms adelante en el modulo de cuentas por pagar para que Ud. proceda a configurar los pagos o abonos a la misma, siendo estos plazos diario, semanal, quincenal, mensual, bimestral y personalizado A continuacin le describiremos como realizar una factura de crdito: 1. Proceda abrir la ventana factura en el modulo de facturacin 2. Ya abierta la ventana proceda a seleccionar la fecha de creacin y de clic en la pestaa tipo de factura para seleccionar la opcin de crdito ver Figura 1

pg. 221

Seleccione la fecha de la creacin de la factura

De clic y seleccione el tipo de factura a crear en este caso crdito

Figura 1 3. Una vez que ya tiene seleccionada la fecha y el tipo de factura proceda a dar clic en el botn buscar cliente para abrir el catalogo de clientes en la cual seleccione con un doble clic el cliente a facturar ver figura 2
De clic sobre este botn para abrir el catalogo de clientes Ventana catalogo de clientes Seleccione con un doble clic sobre el nombre del cliente

Figura 2 4. Ya seleccionado el nombre del cliente si la factura la va a emitir de un recibo de clic sobre el botn agregar recibo que se encuentra en la parte central derecha de la ventana para que despliegue el catalogo de recibos pendiente de facturar ver figura 3
Botn guardar De clic para abrir el catalogo de recibos pendientes por facturar

Ventana catalogo de recibos pendientes por facturar

Seleccione con un doble clic el recibo a facturar

Figura 3

pg. 222

5. Una vez que tenga visualizado el contenido del recibo en la ventana factura de clic sobre el botn guardar factura que se encuentra en la barra de herramientas superior ver figura 3 6. A continuacin le desplegara una ventana de dialogo informndole que la factura se guardo exitosamente, de clic sobre el botn aceptar. 7. Posteriormente le desplegara otra ventana de dialogo informndole que se va a iniciar la impresin de la factura solicitndole que verifique que el folio que va a imprimir corresponda con el que tiene Ud. fsicamente en la impresora siendo esto correcto le da clic en el botn aceptar para que le genere una vista previa de la factura Figura 4

De clic para mandar a impresin

Figura 4 8. Para mandar a imprimir la factura a la impresora de clic sobre el botn imprimir en la barra de tareas de la vista previa generada Figura 5 9. Cierre todas las ventanas.

HERRAMIENTA CONFIGURACION DE CREDITO.

Con esta herramienta aprender a realizar las configuraciones de las facturas que fueron emitidas a los clientes con la configuracin de tipo de factura crdito, la configuracin a que nos referimos para la programacin de los cobros o abonos de esta factura es la siguiente, al configurar la factura para su cobro Ud. indicara en cuantos pagos se saldara esta factura, indicar un financiamiento por atraso el cual puede ser por un porcentaje del importe de la factura o por un importe editado de forma manual por el usuario, indicara cual sera el plazo para el pago de los abonos los cuales pueden ser diario, semanal, quincenal, mensual, bimestral o personalizado, indicara cuando ser la fecha del primer pago y si requiere que le avise das antes del cobro para realizar el abono.

CONFIGURACIN DE CRDITO.
1. En el modulo cuentas por cobrar de doble clic sobre la herramienta configuracin de crdito para abrir la ventana Figura 1

pg. 223

Campo para editar el nmero de pagos a cobrar la factura Seleccione la fecha del primer pago del cliente Seleccione si desea activar la opcin para que le avise das antes de la fecha de vencimiento del pago

Botn guardar Seleccione el financiamiento si ser por porcentaje o importe Seleccione el plazo de liquidacin de la factura diario, semanal, quincenal, mensual etc. Escriba la cantidad de das para el aviso

Figura 1

VISUALIZAR CONFIGURACIN DE CRDITO.

2. En la ventana configuracin de crdito de clic sobre el botn buscar factura que est en la barra de herramientas superior para abrir el catalogo de facturas pendientes a configurar los abonos, ya en la ventana de configuracin de crdito de clic sobre la factura a configurar figura 2
Botn buscar factura

Catalogo de facturas pendiente por configurar pago

Seleccione con un doble clic sobre la factura a configurar

Figura 2 3. Observe que nos despliega el folio de la factura a configurar as tambin como el importe total de la factura Figura 3 4. En el campo nmero de abonos, escriba el nmero de abonos o pagos en la cual le liquidaran la factura Figura 3 5. Observe que en el campo monto de abono, automticamente ya nos visualiza el importe de los abonos que deber de realizar el cliente, en el caso de que le haya configurado un porcentaje de financiamiento ya sea por importe o por porcentaje, esto se le sumara de forma automtica al importe total de la factura y de esta suma ya nos dar el importe de los abonos como se ilustra en la Figura 3 6. Seleccione el plazo en el cual le realizaran los abonos sus clientes los cuales podran ser diario, semanal, quincenal, mensual, bimestral o personalizado segn sea el caso Figura 3 7. Especifique la fecha en la que el cliente le realizara el primer abono Figura 3

pg. 224

8. Si requiere que el sistema le d un aviso das antes de la fecha de vencimiento del abono de su cliente de clic sobre el casillero aviso abono, para activar el campo das antes de abono, en el cual le editara la cantidad de das antes que desea le avise el software figura 3
Indica el folio de factura a configurar Indica importe total de factura a configurar Edite a cuantos pagos saldara el cliente la factura Plazo seleccionado en la cual se realizaran los abonos Escriba el nmero de das para el aviso Automticamente Box Mecanic le indicara el importe de los abonos Despliega el monto total del crdito que es la suma de la factura y el porcentaje o importe del financiamiento Escriba l % o importe de financiamiento Fecha del primer abono a realizar

Figura 3 9. Una vez realizado el crdito para los abonos de la factura de clic sobre el botn guardar el cual le desplegara una ventana de dialogo informando configuracin se guardo exitosamente, de clic sobre el botn aceptar. 10. Cierre la ventana.

HERRAMIENTA ABONOS.
Con esta herramienta proceder a la emisin de los abonos a las facturas de crdito de clientes que estn por vencerse o ya se haya vencido en su fecha de pago que programo con anterioridad con la herramienta configuracin de pagos 1. De doble clic sobre el icono de la herramienta abonos en el modulo de cuentas por cobrar para abrir la ventana abono factura crdito Figura 1
Informacin de la factura crdito Visualiza el nmero del abono que se realizara Visualiza la fecha del abono actual, este campo es modificable en caso que la fecha vari de la fecha programada Indique el tipo de pago efectivo, cheque, tarjeta etc. Visualiza la fecha del prximo pago Indica el saldo actual, descontando el importe del abono a realizar Campo para capturar recargos en caso de pagos moratorios Este importe sale de la suma del abono y el recargo Edite alguna observacin sobre el abono

Figura 1 2. En la ventana abono factura crdito de clic sobre el botn buscar factura que est en la barra de herramientas superior, para visualizar la ventana configuracin crdito pendientes por realizarle abonos. Figura 2

pg. 225

Ventana configuracin de crdito

Botn buscar factura crdito

Listado de facturas crditos disponibles para aplicarles abono

Campo para realizar filtrado de facturas por nombre del cliente facturas

Figura 2 3. Una vez visualizada la ventana configuracin de crdito la cual le desplegara una relacin de facturas pendientes por aplicarles el abono correspondiente, de doble clic sobre el nombre del cliente a realizar el abono o posicinese sobre el nombre y de clic sobre el botn asignar factura para visualizar la informacin del cliente en la ventana a aplicar el pago Figura 2 4. Ya con la informacin en la ventana de la factura a aplicar el abono verifique que la fecha del abono actual este correcto que no se haya vencido la fecha del abono o en su defecto proceda a realizar la correccin correspondiente, tome como ejemplo que en la fecha de pago actual que nos est indicando en la ventana corresponde al da 11/10/2010, siendo el da de hoy que realizara el pago 26/10/2010, esto quiere decir que este pago esta vencido por tal le tendr que hacer un recargo por atraso. figura 3
Fecha de abono actual vencido Monto abonar cada 15 das Capture el importe del recargo Importe total abonar abono + recargo Indica la fecha de su siguiente pago Indica el saldo actual descontando el importe del abono realizado

Seleccione el tipo de pago

Figura 3 5. Proceda a realizar la actualizacin de la fecha actual de pago al da en que se efectuara el movimiento, posteriormente como en este caso es un abono atrasado indique el importe del recargo que se le generara al cliente, seleccione el tipo de pago y escriba alguna observacin sobre la misma, Figura 4

pg. 226

Figura 4 6. Una vez realizada las modificaciones a la informacin de la ventana como en este caso el importe del recargo, observe que el importe total a abonar ha cambiado, de clic sobre el botn guardar. 7. Le desplegara una ventana de dialogo informando el abono se guardo exitosamente, de clic sobre el botn aceptar 8. Ya guardado el abono observe que el botn vista preliminar de la barra de herramientas superior queda habilitada para imprimir el reporte de los abonos del cliente. Figura 5

Botn vista preliminar

Figura 5 9. De clic sobre l para visualizar el reporte de los abonos y posteriormente imprimirlos si as lo requiere. Figura 6

pg. 227

Figura 6 10. Cierre las ventanas.

HERRAMIENTA CALENDARIO.
La finalidad de la herramienta calendario es para que Ud. tenga conocimiento y control sobre los abonos que estn prximos a vencer o que ya estn vencidos, para dar seguimiento al respectivo cobro de los clientes. La herramienta calendario es muy sencillo de utilizar basta solo con dar un clic sobre el icono de la herramienta calendario que est dentro del modulo de cuentas por cobrar para que abra la ventana calendario de pagos y abonos. Esta ventana tiene tambin la finalidad de informarnos el estatus en la cual estn los pagos que tenemos pendientes con nuestros proveedores. Figura 1

Botn vista previa

Figura 1 Para poder imprimir este reporte de abonos basta con dar clic sobre el botn vista preliminar que est en la barra de herramientas superior de la ventana para generar la vista previa del reporte. Figura 2

Figura 2

pg. 228

En esta misma ventana puede consultar las facturas de sus proveedores que tiene pendiente por pagar dando clic sobre la opcin configuracin de pagos figura 3
Opcin configuracin de pagos

Figura 3 Observe que la ventana ahora nos muestra la informacin contenida en las facturas que tenemos pendientes por pagar, para imprimir este reporte de igual manera de clic sobre el botn vista preliminar para generar el reporte calendario configuracin de pagos. Figura 4

MDULO DE REPORTES. REPORTE HISTORIAL DE VEHCULO.

El objetivo de esta herramienta es obtener un reporte del historial de vehculos ya sea el historial completo o en un rango de fechas en especfico, para estar informado de los servicios

pg. 229

realizados en mano de obra, refacciones asignadas, as como tambin los paquetes de servicio realizados a los vehculos en una orden de servicio y que personal lo atendi. El objetivo de esta herramienta es aprender a Buscar e Imprimir un reporte del historial del vehculo del cliente. El historial del vehculo se puede generar de 2 formas: buscando por cliente o por vehculo.
Informacin del cliente

Rango de fechas para sacar el reporte

Informacin del vehculo

Botn buscar cliente Botn buscar vehculo

HISTORIAL DE VEHCULO POR CLIENTE.

1. En la ventana Reporte Historial Vehculo, haga clic en el botn buscar cliente. 2. Despliega el catlogo de clientes, a continuacin seleccione con doble clic al cliente o haga clic en el botn Asignar Cliente que se desea visualizar el Reporte. Figura 1

Cliente a desplegar en la ventana para el reporte Botn asignar cliente

Figura 1 3. Ya visualizados los datos del cliente en la ventana Reporte Historial de Vehculo, de clic a la pestaa placa en la seccin del vehculo, para seleccionar el vehculo al cual sacaremos el historial, en caso de que el cliente tenga ms de 1 vehculo. Ver figura 2.

pg. 230

Seleccione la placa del vehculo

Figura 2 4. Haga clic en el botn imprimir para generar la vista previa del historial del vehculo ver figura 3

Botn imprimir

Figura 3 5. Una vez visualizada la informacin en la ventana Reporte historial de Vehculo haga clic en el botn Imprimir de la barra de tareas para generar la vista previa del historial a imprimir. Figura 4.

Botn imprimir

6.

Figura 4 Imprimir el historial y cerrar la ventana.

pg. 231

Nota.- Se puede incluir un rango de fechas para hacer la bsqueda ms especfica.

HISTORIAL DE VEHCULO POR VEHCULO.

1. En la ventana Reporte Historial Vehculo, haga clic en el botn buscar vehculo. 2. En el campo buscar del catalogo de vehculo que le despliega a continuacin escriba la placa del vehculo ver fig. 1

Escriba la placa a buscar

Figura 1 3. Seleccione con un doble clic sobre los datos del vehculo para que le visualice en la ventana reporte historial de vehculos los datos del cliente, figura 2

Figura 2 4. Haga clic en el botn imprimir para generar la vista previa del historial del vehculo ver figura 3

Botn imprimir

Figura 3

pg. 232

5. Una vez visualizada la informacin en la ventana Reporte historial de Vehculo haga clic en el botn Imprimir de la barra de tareas para generar la vista previa del historial a imprimir. Figura 4.

Botn imprimir

6.

Figura 4 Imprimir el historial y cerrar la ventana.

El objetivo de este reporte es tener el conocimiento de que facturas se han emitido en un rango de fechas, ya sea por cliente en especfico o la facturacin en general del periodo de la consulta.

REPORTE FACTURAS PERODO TIEMPO.

REPORTE FACTURAS POR CLIENTE.

Para realizar el reporte de facturacin por cliente en un rango de tiempo siga los siguientes pasos. 1. En el modulo de reportes de clic sobre la herramienta reporte factura por periodo, el cual le visualizara la siguiente ventana.
Seleccione el estado de la factura en caso que desee filtrar las facturas por estado De clic para visualizar catalogo de clientes

Seleccione para activar fecha de inicio y fin para el rango de la bsqueda

2. Una vez visualizada la ventana reporte factura por periodo proceda a dar clic sobre el botn buscar cliente para visualizar el catalogo de cliente en el cual seleccione el nombre del cliente con un doble clic.

pg. 233

Catalogo de clientes

Cliente seleccionado para generar el reporte

3. Una vez seleccionado el cliente proceda a activar la casilla incluir fecha, para activar fecha inicio y fecha fin en la cual debe seleccionar el rango de fechas para visualizar el reporte y por ultimo seleccione el estado de la factura para la consulta

4. Una vez terminado de configurar la ventana reporte facturas periodo proceda a dar clic en el botn imprimir para visualizar el reporte.

pg. 234

5.

Cierre todas las ventanas.

REPORTE DE FACTURA GENERAL POR FECHA.

Para realizar un reporte de facturacin en general por un periodo de fecha siga los siguientes pasos. 1. En el modulo de reportes de clic sobre la herramienta reporte factura por periodo, el cual le visualizara la ventana reporte factura periodo. 2. Una vez visualizada la ventana proceda a activar la casilla incluir fecha para activar la opcin de fecha inicio y fecha fin, en el cual indique el rango de fecha para generar el reporte.

3. Proceda a dar clic en el botn imprimir para generar el reporte de facturacin correspondiente al rango de fechas configurada.

4.

Cierre todas las ventanas.

REPORTE PUNTO DE REORDEN.

El objetivo de esta herramienta es informar por medio de un reporte, el estado de las refacciones que se encuentran agotadas en el inventario o que estn a punto de agotarse. El nico paso para este reporte es hacer clic en el cono Punto de Reorden que se encuentra localizado en el Modulo Reportes para desplegar el reporte como se muestra en la figura 1.

pg. 235

Botn imprimir Nombre de refaccin

Existencia

Unidad de entrada

Precio venta

Unidad de salida Costo Punto de Reorden

Figura 1

REPORTE INGRESO PERODO.

El objetivo de esta herramienta, es obtener un reporte de los ingresos que se han generado por medio de Venta de Refacciones, rdenes de Servicio sin recibo y las rdenes de Servicio con Recibo. Venta de Refacciones.- En esta seccin del reporte, nos informa cuales fueron las ventas de refacciones emitidas en el rango de fechas dado. rdenes de Servicio sin recibo.- Esta seccin del reporte, informa cuales son las rdenes de servicio a las que no se les gener recibo y/o factura, son aquellas que estn en estado terminado. rdenes de Servicio con recibo.- Esta seccin del reporte informa cuales son las rdenes de servicio a las cuales se les gener recibo y/o se facturaron.
Meses a seleccionar para la consulta Ao a consultar Activar para rango de fechas

Periodo a realizar la consulta

Figura 1

pg. 236

BSQUEDA E IMPRESIN DE REPORTE INGRESO POR PERODO.

1. En la ventana Reporte Ingresos Perodo seleccione si se har la consulta por un periodo: mensual, trimestral, semestral, anual. Si el reporte se quiere con un rango especfico de fechas marcamos la casilla Activar. Ver figura 1. 2. Haga clic en el botn Imprimir de la barra de herramientas para desplegar el reporte. Ver figura 2.
Botn imprimir Seccin Venta refacciones

Seccin de importes

Seccin orden de servicio sin recibo

Seccin rdenes de servicio con recibo

3.

Cerrar ventana.

Figura 2

REPORTE EXISTENCIA ACTUAL.

El objetivo de esta herramienta es saber cul es la existencia actual de las refacciones en el inventario. El reporte de existencia actual lo pude generar a toda la lnea de refacciones o lo puede filtrar por nombre de la refaccin, numero de parte o categora. Para generar el reporte de existencia actual siga los siguientes pasos. 1. En el modulo de reportes de clic sobre la herramienta existencia actual la cual le visualizara la siguiente ventana.

pg. 237

Edite el nombre de la refaccin si el filtro lo quiere visualizar por este criterio Listado de refacciones en existencia en el inventario

Edite el nmero de parte para filtrar por este medio

2. Si el reporte de existencia actual lo va a realizar por medio del nombre, escriba el nombre en el campo correspondiente y observe que la ventana le realiza el siguiente filtro.

Bsqueda por medio del nombre de la refaccin.

3. Si el reporte lo quiere realizar por medio del nmero departe, escrbalo en el campo correspondiente.
Bsqueda por medio del nmero de parte

4. Si el reporte lo desea hacer por medio de la categora, proceda a seleccionar la categora correspondiente.

pg. 238

Bsqueda por medio de la categora

5. Sea cual sea el mtodo de bsqueda de la refaccin a generar el reporte, una vez visualizado en la venta de clic en el botn imprimir para generar la vista previa del reporte.

6.

Cierre todas las ventanas

REPORTE MOVIMIENTO DE INVENTARIO.

El objetivo de esta herramienta, es poder desplegar reportes de entradas, salidas o entradas y salidas de refacciones en el inventario.

pg. 239

Fecha inicial

Figura 1

REPORTE ENTRADAS DE REFACCIONES.

1.-En la ventana Movimientos de Inventario, seleccione la opcin entrada. 2.-Seleccione el rango de fechas en la cual se quiere el reporte con la fecha inicial y fecha final. 3.-Haga clic en el botn Buscar Reporte, ver figura 2.

. Figura 2 3.-En la ventana Reporte de Inventarios haga clic al botn Imprimir para generar la vista del reporte para la impresin, figura 3.

pg. 240

Figura 3 4.-Haga clic en el botn imprimir de la vista previa, ver Figura 3. 5.- Cerrar ventana.

REPORTE SALIDAS DE REFACCIONES.

1.-En la ventana Movimientos de Inventario, seleccione la opcin Salidas. 2.-Seleccione el rango de fechas en la cual se quiere el reporte con la fecha inicial y fecha final. 3.-Haga clic en el botn Buscar Reporte, ver Figura 2.

. Figura 2 3.-En la ventana Reporte de Inventarios haga clic al botn Imprimir para generar la vista del reporte para la impresin, ver Figura 3.

pg. 241

Figura 3 4.-Haga clic en el botn imprimir de la vista previa, Figura 3. 5.- Cerrar ventana.

REPORTE ENTRADAS Y SALIDAS DE REFACCIONES.

1.-En la ventana Movimientos de Inventario, seleccione la opcin Entradas y Salidas 2.-Seleccione el rango de fechas del cual se quiere obtener el reporte con la fecha inicial y fecha final. 3.-Haga clic en el botn Buscar Reporte, ver Figura 2.

Figura 2

3.-En la ventana Reporte de Inventarios haga clic al botn Imprimir para generar la vista del reporte para la impresin, Figura 3.

pg. 242

Figura 3 4.-Haga clic en el botn imprimir de la vista previa, Figura 3. 5.- Cerrar ventana.

REPORTE SALIDAS POR REFACCIN.

El objetivo de este reporte es saber que aplicacin se le dio a una refaccin en especfico, sabiendo por medio del reporte si la refaccin sali del inventario por medio de una venta, por una orden de servicio o si fue por algn ajuste de inventario.

REPORTE SALIDA POR REFACCIN.

1.- En la ventana Reporte Salidas por Refaccin seleccione el rango de fechas para consultar el reporte seleccionando una fecha inicial y fecha final. 2.- Haga clic en el botn Buscar Refaccin para desplegar el catlogo de refacciones.

pg. 243

3.- Seleccione la refaccin a consultar en el reporte para desplegar en la ventana Reporte Salidas por Refaccin, figura 1.

Figura 1 4.- Haga clic en el botn Imprimir de la ventana Reporte Salida por Refaccin para generar la vista previa del reporte, ver Figura 2.
Botn Imprimir

Reporte salida de refaccin por orden de servicio Salida de refaccin por venta

Total de salidas

Salida de refaccin por ajuste de inventario

Figura 2 5.- Haga clic en el botn Imprimir de la barra de herramientas de la vista previa, ver Figura 2. 6.- Cerrar ventana.

REPORTE PAGOS FACTURA PROVEEDOR.

El objetivo del reporte pagos factura proveedor es sacar un reporte de las facturas pagadas por proveedor. A continuacin se da a conocer la ventana pagos factura proveedor

pg. 244

Nombre proveedor

Estado de la factura proveedor , todas, activas, saldadas Folio factura proveedor

Resultados de bsqueda

REPORTE PAGOS FACTURA PROVEEDOR.

1.- En la ventana reporte factura proveedor, seleccione de la pestaa estado factura el estado de la factura que sacara el reporte, las cuales pueden ser activas o saldadas2. 2.- Una vez seleccionado el estado de la factura del proveedor de clic sobre el botn buscar factura para desplegar en resultados de bsqueda las facturas proveedor que tengan este estado en especifico, ver figura 1

Figura 1 3.- De doble clic sobre los datos de la factura proveedor para visualizarlo en la ventana. 4.- Ya visualizada la informacin del proveedor en la ventana de clic sobre el botn vista previa para desplegar el reporte a imprimir Figura 2

Botn vista previa

pg. 245

Figura 2 5.- Si requiere imprimir el reporte en la vista previa generada de clic sobre el icono imprimir figura 3

Icono imprimir

Figura 3 6.- Cierre la ventana.

pg. 246

REPORTE ABONOS FACTURA CLIENTE.

1.- En la ventana reporte factura cliente, seleccione de la pestaa estado factura el estado de la factura que sacara el reporte, las cuales pueden ser crdito o liquidadas. 2.- Una vez seleccionado el estado de la factura del cliente de clic sobre el botn buscar factura para desplegar en resultados de bsqueda las facturas de clientes que tengan este estado en especifico, ver Figura 1

Figura 1 3.- De doble clic sobre los datos de la factura cliente para visualizarlo en la ventana. 4.- Ya visualizada la informacin del cliente en la ventana de clic sobre el botn vista previa para desplegar el reporte a imprimir figura 2

Botn vista previa

Figura 2 5.- Si requiere imprimir el reporte en la vista previa generada de clic sobre el icono imprimir Figura 3

pg. 247

Icono imprimir

Figura 3 6.- Cierre la ventana.

REPORTE ORDENES DE SERVICIO

El objetivo de este reporte es tener conocimiento de las ordenes de servicios generadas en el taller, visualizando si las ordenes de servicio se encuentran en estado en proceso, terminadas, entregadas, en recibo o canceladas, la consulta lo puede realizar por empleado, cliente u orden de servicio, para tener el estatus del servicio de las mismas ya que indica el numero de la orden de servicio, y los datos que la componen tales como refacciones,, manos de obra y paquetes de servicio, as como los costos y precios de venta, dando al final una utilidad de la orden de servicio. Consultar una orden de servicio por el # de orden. 1. En el modulo de reportes de clic en la herramienta reporte de ordenes de servicio el cual visualiza la siguiente ventana.
Edite el nmero de la orden de servicio a consultar el reporte Seleccione rango de fechas para la consulta de la orden de servicio Habilite para hacer la consulta por el nombre del empleado De clic para visualizar el catalogo de empleados para seleccionar el nombre del empleado que se har la consulta.

De clic para visualizar el catalogo de vehculos y seleccione el vehculo al que se le har la consulta de la orden de servicio.

2. Una vez visualizada la ventana de reporte de orden de servicio, edite en el campo numero de OS, el numero de la orden de servicio que requiere hacer la consulta.

pg. 248

Numero de la orden de servicio que se har la consulta

3.

De clic en vista preliminar.

4.

Cierre todas las ventanas.

Consulta reporte orden de servicio por empleado 1. En la ventana de la herramienta reporte de orden de servicio de clic en la casilla habilitar para habilitar el campo nombre de empleado. 2. Seleccione de la lista el nombre del empleado con el cual har la consulta del reporte de rdenes de servicio.

pg. 249

Seleccione el nombre del empleado

Clic para habilitar la seleccin del empleado

3.

De clic en vista previa para visualizar el reporte.

4.

Cierre las ventanas.

Consulta reporte rdenes de servicio por cliente. 1. En la ventana de la herramienta reporte ordenes de servicio de clic en el botn buscar cliente para visualizar el catalogo de cliente y proceda a seleccionar con doble clic sobre el cliente o clic en transferir al nombre del cliente que se le visualizara el reporte.

pg. 250

Datos de clientes seleccionador nombre y placa de vehculo.

Clic para abrir el catalogo de clientes

2.

Clic en el botn vista preliminar para genera la vista previa del reporte.

3.

Cierre todas las ventanas.

Nota.- para el caso del reporte ordenes de servicio por vehculo son los mismo pasos mencionados anteriormente seleccionando el numero de la placa del vehculo en vez del cliente.

pg. 251

REPORTE DE UTILIDADES
El objetivo del reporte de utilidades es tener el conocimiento de las utilidades generadas en el taller de servicio vehicular siendo estas por rdenes de servicio, ventas de refacciones o de una forma global. Reporte de utilidades por rdenes de servicio.- indica la utilidad que generamos de una orden de servicio el cual se puede realizar la consulta con un rango de fechas, si se desea consultar solo por mano de obra, refaccin o global. Consulta de utilidad por orden de servicio haciendo referencia de una manera global 1. De clic en el herramienta reporte de utilidad en el modulo de reportes, el cual visualiza la siguiente ventana.
Genera el reporte de utilidad solo de venta de refacciones Genera el reporte de utilidad solo por orden de servicio Genera el reporte de utilidad por refaccin en especfico Genera el reporte de utilidad tanto de rdenes de servicio como de venta de refacciones

2. Proceda a seleccionar el rango de fechas en la que desea generar el reporte de utilidad, seleccione la opcin orden de servicio. 3. De clic en el botn buscar reporte, el cual le visualizara la informacin en la ventana.

Opcin seleccionada para generara el reporte de utilidad

Datos visualizados referentes a la generacin del reporte de utilidades por orden de servicio.

4. Genere una vista previa del reporte de utilidad dando clic en el botn imprimir el cual genera el siguiente reporte.

pg. 252

5.

Cierre todas las ventanas.

Consulta de utilidad por orden de servicio haciendo referencia solo a la mano de obra. 1. De clic sobre la herramienta reporte de utilidades en el modulo de reportes. 2. En la ventana reporte de utilidad de clic en la opcin orden de servicio y seleccione la opcin manos de obra.

Seleccione el criterio para generar el reporte de utilidad si esta ser ambos, mano de obra o refaccin.

3.

De clic en el botn buscar reporte el cual visualiza la siguiente informacin.

pg. 253

4. Para generar la vista previa del reporte de clic en el botn imprimir el cual le visualiza el siguiente documento.

5. 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5.

Cierre todas las ventanas. Consulta de utilidad por venta de refacciones. De clic sobre la herramienta reporte utilidades en el modulo de refacciones. Seleccione la opcin de venta de refacciones. De clic en el botn buscar reporte. Genere la vista previa de este reporte dando clic en el botn imprimir. Cierre todas las ventanas. Consulta de utilidad global, tanto ordenes de servicio como venta de refacciones. De clic sobre la herramienta reporte utilidades en el modulo de refacciones. Seleccione la opcin de global. De clic en el botn buscar reporte. Genere la vista previa de este reporte dando clic en el botn imprimir. Cierre todas las ventanas.

pg. 254

El objetivo del reporte ajuste de inventario, es tener el conocimiento de las refacciones que se han realizado un ajuste de inventario, ya sea por perdida, obsequio, merma o caducidad, el reporte adems de indicar esta informacin tambin hace referencia que usuario del sistema realizo la operacin del ajuste. El reporte lo puede generar tanto por el tipo de ajuste, nombre del empleado o por refaccin. Reporte de ajuste de inventario por nombre de empleado. 1. De clic sobre la herramienta ajuste de inventario en el modulo de reportes el cual visualiza la siguiente ventana.
Seleccione para habilitar la bsqueda por un rango de fechas Seleccione si el reporte lo va a generar por el nombre del empleado Seleccione si el reporte lo generara por el tipo de ajuste, prdida, obsequio, merma o caducidad.

REPORTE AJUSTE DE INVENTARIO

Seleccione si el reporte lo va a generar por la refaccin

2. Si la consulta sobre el ajuste de inventario lo va a realizar por el nombre del empleado de clic en el botn seleccionar empleado. 3. Seleccione el nombre del empleado, al cual queremos generar la consulta de los ajustes que ha realizado como usuario del sistema.

Seleccione el nombre del empleado al cual ara la consulta del reporte dando clic en el botn asignar empleado

pg. 255

Nombre de empleado seleccionado al cual se le har la consulta de ajuste de inventario

4. De clic en el botn imprimir para generar la vista previa de este reporte, el cual le genera un documento como el que se ve a continuacin, el cual indica fecha de ajuste, cantidad que se ajusto, nombre de la refaccin, tipo de ajuste y el nombre del empleado que lo realizo.

5. Para el caso de las otras opciones para la generacin del reporte de utilidades sigan los pasos anteriores. 6. Cierre todas las ventanas. El objetivo del reporte entradas por refaccin, es tener el conocimiento de los movimientos que se realizaron al inventario haciendo referencias solo a las entradas de almacn, este reporte indica fecha que se dio de alta en el inventario, cantidad ingresada y nombre de la refaccin. Pasos para generar el reporte entradas por refaccin. 1. De clic en la herramienta entradas por refaccin en el modulo de reportes, el cual visualiza la siguiente ventana.

REPORTE DE ENTRADAS POR REFACCIN.

pg. 256

Seleccione para indicar fecha de inicio y fecha de fin para la generacin del reporte entradas por refaccin.

Botn buscar refaccin visualiza el catalogo de refacciones para seleccionar la refaccin a generar el reporte.

2. De clic en el botn buscar refaccin, el cual visualiza el catalogo de refacciones contenido en la base de datos, proceda a seleccionar la refaccin a la cual se le har la consulta.

3. Una vez visualizado los datos de la refaccin en la ventana de clic sobre el botn imprimir, el cual le generara una vista previa del reporte como la siguiente imagen.

pg. 257

4.

Cierre todas las ventanas. REPORTE FACTURAS CANCELADAS.

El objetivo del reporte facturas canceladas es para tener el conocimiento de todas las facturas generadas en el sistema que tengan el criterio de canceladas, ya sean bajo el esquema de facturacin en CBB, CFD o CFDI, segn les corresponda. Generacin de reporte facturas canceladas. 1. De clic sobre la herramienta facturas canceladas en el modulo de reportes, el cual visualiza la siguiente ventana.
Seleccione para activar bsqueda por rango de fechas Seleccione el esquema de facturacin al que desee generar el reporte, factura CBB, CFD o CFDI

Seleccione si el reporte lo quiere generar por el cliente nada ms

2. Seleccione el esquema de facturacin del cual va a generar el reporte de las facturas canceladas o que le corresponda a su esquema de facturacin en tipo factura. 3. El reporte lo puede sacar en general para todos los clientes que cumplan con este criterio o por un cliente en especfico. 4. De clic sobre el botn imprimir para generar la vista previa del reporte tal y como se ilustra en la siguiente imagen.

5.

Cierre todas las ventanas.

pg. 258

MODULO RESPALDO Y RESTAURACION BOX MECANIC MULTIUSUARIO.

En este modulo aprender a realizar respaldo y restauracin de informacin al software Box Mecanic multiusuario, para as de esta manera dar mantenimiento a la informacin en ella contenida.

RESPADO BASE DE DATOS.

Pasos para realizar el respaldo de una base de datos de Box Mecanic. 1. Ingresar a la opcin de back up de Box Mecanic en men inicio/todos los programas/boxmecanic/boxmecanic.backup.exe figura 1

Figura 1 2. La venta respaldo BoxMecanic que se abre a continuacin contiene tanto la opcin para respaldar como para restaurar la base de datos. figura 2.

Botn respaldar base de datos

Botn restaurar base de datos

Figura 2 3. Proceda a dar clic sobre el botn respaldar base de datos para que el software realice de forma automtica el respaldo de la base de datos.

pg. 259

4. Una vez que Box Mecanic finalice el respaldo de la base de datos le desplegara la siguiente ventana de dialogo informndole se realizo correctamente el respaldo de su base de datos con fecha _______ de clic sobre el botn aceptar figura 3

Figura 3 5. Cierre las ventanas.

El respaldo de la base de datos la puede consultar en C:\BoxMecanic\Backup

Nota.- Antes de realizar el Back up es necesario el tener el software Box Mecanic cerrado, ya que si lo tenemos en ejecucin marcara un error.

RESTAURACIN DE LA BASE DE DATOS.

Para realizar la restauracin de la base de datos respaldada con anterioridad siga los pasos 1 y 2 de la opcin de respaldo arriba mencionado para abrir la ventana de respaldo del BoxMecanic, y proceda con los pasos siguientes: 1. En la ventana respaldo BoxMecanic de clic sobre el botn restaurar base de datos, a continuacin le desplegara una ventana de dialogo informando para realizar la restauracin de la base de datos requiere tener cerrado el Software Box Mecanic, si esto es correcto de clic sobre el botn aceptar. Figura 1

Figura 1

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2. Una vez que el software termina de realizar la tarea sealada procede a desplegarle la siguiente ventana de dialogo informando se realizo correctamente la restauracin de su base de datos con fecha ________ de clic sobre el botn aceptar figura 2

Figura 2 3. Cierre las ventanas. Nota.- se recomienda para la restauracin de la base de datos, crear el directorio back up en el directorio de boxmecanic y pegar en el respaldo realizado anteriormente.

DESINSTALACIN DEL SOFTWARE BOX MECANIC.

Dirjase al men Inicio\todos los programas\BoxMecanic\Box Mecanic Uninstall. Figura 1

Figura 1 1. Abra el asistente para la desinstalacin del software Box Mecanic Bsico, haga clic en el botn Aceptar. Figura 2

Figura 2

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2. Se despliega un cuadro de dilogo preguntando Est seguro de que desea desinstalar este producto? haga clic en el botn Si. 3. Se comienza a ejecutar la desinstalacin del software.

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