PROCESOS CONTABLES El registro de las operaciones o transacciones que genera una empresa requiere que los datos sean

recolectados, clasificados y codificados para luego, ser registrados. Una de las herramientas principales para el registro de las operaciones, es la cuenta. La cuenta es el medio de registro para cualquier tipo de operacin que puede afectar los activos, pasivos o el patrimonio de una entidad. Muchas veces se oye a los profesionales de la contadura, la expresin llevar libros o llevar contabilidades, de esta manera se expresando que estn efectuando registros en los libros de contabilidad. Los principales libro son el diario, el mayor y el de inventario y balances. El avance tecnolgico ha hecho que no tenga sentido el llevar los registros en forma manual. La carga de trabajo que puede generarse si los libros no son llevados a travs de un computador, hace que no sea de costo/beneficio el registrar y controlar manualmente las operaciones y transacciones. Para registrar las transacciones financieras las cuentas son clasificadas en varios tipos: reales, nominales y de orden. IMPORTANCIA Toda entidad econmica necesita controlar las transacciones que afecten su posicin financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria permanente de toda la empresa. Cuando un cliente al cual le vendemos mercanca nos requiere el saldo de su cuenta, normalmente se le entrega un estado de cuenta, el cual detalla los movimientos que tuvo para un periodo determinado, y el saldo final de la misma. La contabilidad y sus registris muestran todo lo que sucedi en la empresa durante un periodo. Se puede afirmar que todas las decisiones empresariales giran , de alguna manera, alrededor de la informacin financiera que se desprende de los registros contables. Los registros de contabilidad son importantes por las siguientes razones: Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos de operaciones o alguna operacin especifica. Son la base para la elaboracin de los balances financieros. Ayudan a tomar decisiones en diferentes areas de la empresa.

TIPOS DE CUENTAS Para registrar las operaciones, existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se ordenan y clasifican las operaciones. Las cuentas son los registros detallados que reflejan los cambios en los activos, pasivo y el patrimonio de una empresa. Las cuentas podemos clasificalas en tres tipos dentro de un sistema contable: 1. Cuentas reales. 2. Cuentas nominales. 3. Cuentas de orden.

Cuentas reales: Son aquellas que se utilizan para el registroo de todas las transacciones que afectan directamente a un balance general. Las cuentas reales por ser utilizadas, para elaborar el balance general, reflejan la posicin financiera de una entidad en forma detallada. Las cuentas reales de una empresa no sufren el proceso de cierre peridico que tienen las cuentas nominales, ya que las cuentas reales representan los bienes o derechos u obligaciones contractuales de la empresa. Por pertenecer al balance general, las cuentas reales pueden ser: 1. Cuentas de activo. 2. Cuentas de valuacin de activos. 3. Cuentas de pasivo. 4. Cuentas de patrimonio. Cuentas de activo: representan todos los bienes y derechos que la empresa posee, entendindose por bienes, aquellos elementos que son factibles de medicin como por ejemplo: efectivo de caja, efectivo en bancos, mobiliario, y por derechos, aquellos elementos que pertenecen a la empresa y sobre los cuales se puede ejercer accin legal o no, para obtener la contraprestacin convenida tales como las cuentas por cobrar, documentos por cobrar o los derechos de autor. Cuentas de valuacin de activos: representan una disminucin al saldo de las cuentas de activo a las cuales valuan. Las cuentas de valuacin se utilizan para reflejar el valor de realizacin de algn activo, o para registrar la aplicacin de los principios de contabilidad generalemnte aceptados y aplicables a diferentes partidas del activo. Otras cuentas de valuacin de activos son las siguientes: Depreciacion acumulada mobiliario. Provision para cuentas de cobro dudoso. Amortizacion acumulada de patentes. Provision para obsolescencia de inventarios. Cuentas de pasivos: representan todas las obligaciones reales o contingentes, las cuales exigen que en una fecha futura se pague una suma de dinero, se preste un servicio o se entregue un bien. Cuentas de patrimonio: muentran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o perdidas ocurridas por operaciones con los accionistas, con terceros o cauadas por las actividades normales del negocio. El patrimonio, tambin conocido como capital contable, incluye los siguiente rubros: Capital social. Superavit: Pagado. Donado. De revaluacin. Reservado. Disponible o libre.

Cuentas nominales: son aquellas cuentas que registran las modificaciones al patrimonio de la empresa por concepto de aumentos o disminuciones a este y durante un ejercicio econmico. Las cuentas nominales pueden ser clasificadas de la siguiente manera: 1. Cuentas de ingresos. 2. Cuentas de costos. 3. Cuentas de egresos. Cuentas de ingresos: son aquellas que se utilizan para el registro de los aumentos que se generan en el patrimonio o capital contable. Un aumento en el patrimonio, esta asociado a un incremento en la riqueza o participacin de los accionistas. Los ingresos, por otra parte, pueden ser clasificados en ingresos operativos, los cuales estn representados por todos aquellos incrementos del patrimonio que se originan como consecuencia de operaciones y/o transacciones relacionadas con el giro normal del negocio. Cuentas de costo: representan los activos aplicados para la generacin de los ingresos que constituyen el giro principal de los negocios de una empresa. En el caso de una entidad comercial, las cuentas de costos estarn representadas por los inventarios comprados y vendidos en el ejercicio econmico. Cuentas de egresos: se usan para el registro de las disminuciones del patrimonio contable. Una de las diferencias entre costo y gasto es que los costos son directamente identificables con los ingresos, no son directamente identificables o relacionables con ellos. Los egresos al igual que los ingresos, pueden ser divididos en egresos operacionales o gastos de operacin que estn constituidos por los gastos de administracin y los gastos de ventas, y los otros egresos que estn constituidos por cualquier gasto que no se encuentre relacionado con las operaciones del negocio. Algunos otros ejemplos de conceptos de otros egresos son: Perdidas por diferencias en cambio. Inreses por prestamos. Amortizacion de la plusvala. Perdidas no realizadas por fluctuaciones en inversiones. Honorarios a directores. Cuentas de orden: son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero que de una u otra forma, las operaciones que las generan significan alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden son presentadas al pie del balance general, las deudoras debajo del total y las acreedoras debajo del pasivo y patrimonio. Algunas cuentas de orden de uso comn son las siguientes: 1. Avalesy fianzas otorgados. 2. Avales y fianzas recibidos.

3. 4. 5. 6. 7.

Mercancias recibidas en consignacin. Giros enviados al cobro. Cuentas por cobrar condonadas. Valores recibido en garanta. Valores entregados en garanta.

REGISTRO DE OPERACIONES Debemos distinguir las siguientes etapas en el proceso de registrar las operaciones: 1. Recoleccion de registro. 2. Clasificacion de registros. 3. Codificacion de registros.

Recoleccion de registros: corresponde a toda las recopilacin de informacin susceptible de registro para una entidad. Una vez que los registros son recolectados, estos deben ser clasificados. Clasificacion de registros: consiste en la separacin de las operaciones de acuerdo con criterios previamente establecidos. La clasificacin de registro puede ser realizada con base en tipos de operaciones, o en ciclos de operaciones que tpicamente son efectuadas en una empresa. Una clasificacin de registros debe indicar la fuente y origen de las transacciones de acuerdo con cada documento fuente. Tiene dos clasificaciones: Por tipo de operacin: Compras de materia prima. Facturacion. Pagos. Cobranzas. Traspasos de produccin. Capitalizaciones de activos fijos. Acumulaciones. Notas de debito y crdito. Por ciclos: Ciclo de compras y pagos. Ciclo de facturacin y cuentas por cobrar. Ciclo de produccin. Ciclo de nomina. Una vez que los registros han sido recolectados y clasificaod, estos se encuentran listos para ser codificados conforme a cada uno de los mtodos de codificacin.

Codificacion de registros: consiste en la asignacin de una identificacin a cada uno de los elementos de uan lista de elementos. De esta forma, la bsqueda o identificacin de un elemento resulta mucho mas fcil desde el punto de vista del usuario que accese algn tipo de informacin. Todo sistema exige que las operaciones o registros sean codificaciones de alguna forma, ellohace necesario que una empresa requiere la adopcin de algn mtodo de codificacin. Registro de operaciones: consiste en grabar o reflejar en algn medio de almacenamiento, todos los datos, de tal forma que se pueda accesar posteriormente la informacin. El proceso de registro de las operaciones requiere que se tenga aparte de un mtodo de codificacin, un sistema para el registro de las operaciones.

MECANISACION DE REGISTRO En los sitemas manuales de contabilidad suele llevarse libros para los diferentes registros que se requieren efectuar, algunos de llos son los siguientes: 1. Libro de asientos diarios o libro diario. 2. Libro mayor. 3. Libro auxiliar ( de ventas, de inventario, de compras, de caja, de bancos, de clientes, etc.) Adicionalmente se guardan los soportes que respaldan los registros efectuados en tales libros. Los sistemas mecanizados deben de alguna manera guardar los datos equivalentes a los sistemas manuales, es decir, los libros de contabilidad. Algunos de los documentos de soporte de los registros efectuados son generados mediante el sistema. La manera en que los sistemas mecanizados almacenan la informacin contable depende de la tecnologa utilizada. Maestro de cuentas: En este archivo se guarda la informacin equivalente al libro mayor. Maestro de transacciones: en este archivo se guarda la informacin equivalente al libro diario. Maestro de productos: en este archivo se guarda la informacin equivalente al libro auxiliar del inventario. Maestro de cuentas por cobrar.

La informacin del maestro de cuentas por pagar, con algunas variaciones es similar al de cuentas por cobrar. Los sistemas integrados o sistemas administrativos suelen estar divididos en los siguientes modulos: contabilidad, inventario, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, produccin, entre otros. El numero de modulo y el nivel de detalle del tratamiento de la informacin puede variar considerablemente.

EL CONTROL INTERNO El control interno es la base sobre la cual descansa la contabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable. El mantener una adecuada estructura del control interno es responsabilidad de una gerencia la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados por la implantacin de los procedimientos de control, son superiores a los costos de estos respectivos procedimientos. El control interno en una entidad esta orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, la diferencia entre errores e irregularidades es la intencionalidad del hecho; el termino errores se refiere a errores u omisiones no intencionales, las irregularidades se refieren a errores u omisiones intencionales. El proceso de transacciones es una funcin de los sistemas contables que consiste en capturar, procesar, validad y emitir la informacin financiera. El procesamiento de las transacciones dentro de las corrientes de informacin contable incluyendo procesos y controles. IMPORTANCIA El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limite nicamente a la confiabilidad en la manifestacin de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino tambin evala el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos. OBJETIVOS Los objetivos generales del control interno son: Custodia de los activos. Captura y proceso de la informacin en forma completa y exacta. La correcta conduccin del negocio de acuerdo con las polticas de la compaa.

Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos especficos del control, que son los siguientes: Integridad. Existencia. Exactitud. Autorizacion. Custodia.

El objetivo referente a la conduccin del negocio depende principalmente de la actitud de la gerencia y tiene limitaciones para ser evaluado, especialmente porque se refiere a la administracin del negocio. Integridad: Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el periodo al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando en el inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye toda la informacin. Los controles internos de prenumeracion de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo de integridad. Existencia: Los objetivos de existencia permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la entidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el riesgo de que los registros contables contengan informacin que no corresponde a transacciones reales de la entidad. Exactitud: El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas. En este objetivo es sumamente importante ya que exige que las cifras sean registradas en forma exacta. Autorizacion: Un objetivo de autorizacin debe establecer limites al inicio, continuacin o finalizacin de una operacin contable con base en polticas y procedimientos establecidas. Las autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una necesidad para sentar las bases de confiabilidad del sistema como un todo. Custodia: los objetivos de custodia se establece para tratar de controlar el uso o disposicin no autorizado de los activos de la empresa. Este se cumple a travs de dos tipos de controles: 1. Controles sobre la custodia fsica. 2. Controles sobre la existencia fsica. TIPOS DE CONTROL INTERNO Control Internos administrativo: generalmente no tienen relacin directa con las cifras de los estados financieros, pero tienen como objetivos bsicos establecer lo siguiente: Plan de organizacin. Metodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones. Adhesion a las polticas gerenciales. Control interno contables: por el contrario, si tienen relacin directa o efecto sobre las cifras de los estados financieros, eincluyen al menos, lo siguiente: Metodos y procedimientos relacionados, que tienen que ver con la proteccin de activos. Autorizacion de las operaciones. Asegurar la exactitud de los registros financieros.

METODOS PREPARACION DE INFORMES Cuando se evalan los controles internos, la documentacin de esta evaluacin se realiza en los papeles de trabajo, los cuales deben estar elaborados de tal forma que soporten apropiadamente la evidencia de la evaluacin de los sistemas, mtodos y procedimientos del control interno general. Existen diferentes tcnicas para documentar el control interno contable, a saber: Cuestionario: son la tcnica mas antigua para documentar y evaluar el control interno y consiste en la formulacin de preguntas agrupadas en una de las siguientes formas: Por cuentas principales de los estados financieros. Por departamentos de la empresa. Por ciclos del negocio. Generales. Narrativos: son tcnicas que tienen el objetivo de documentar los controles internos, pero con la peculiaridad que se tiene un mayor nivel de detalle, en contraposicin a los cuestionarios, que por lo general, son puntuales. Flujograma: son tcnicas de documentacin, mas graficas que narrativas. Se utilizan cuando se desea tener una primera epreciacion acerca del funcionamiento de un procedimiento a nivel general.

Los informe de control interno es un informe dirigido a la alta gerencia de una entidad, en el cual se detallan todas las situaciones o debilidades encontradas en la evaluacin de los sistemas, mtodos y procedimientos de contabilidad usados. El informe de contrl interno realizado por el contador publico independiente recibe varias denominaciones, a saber: 1. Carta a la gerencia. 2. Memorandum de control interno. 3. Carta de observaciones de control interno. SISTEMAS PARA AREAS DE RESPONSABILIDAD DEFINICION Es una tcnica que sirve para controlar los ingresos, costos y gastos, tomando en consideracin las responsabilidades asignadas a cada funcionario o supervisor de rea o departamento. La contabilidad administrativa tiene un objetivo triple: ayuda a planear, a tomar decisiones y ejercer control administrativo. Algunas herramientas facilitan el control administrativo, como los costos estndar, los presupuestos, el modelo costo-volumen-utilidad, costeo basado en actividades. Sin embargo, carecen de sentido si no existiera un sistema de informacin contable que las integraran, ayudando a efectuar adecuadamente el control administrativo. Corresponde estudio y anlisis de los sistemas de informacin para ejercer el control administrativo y de la forma en que deben ser utilizados para realizar dicha actividad.

Toda organizacin es perfectible es decir siempre puede mejorar determinadas reas para lograr los objetivos fijados por la administracin. Si se acepta que todo es perfectible y que toda organizacin debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas, resulta obvia la importancia que tiene un correo control administrativo. Ese control slo es posible si se cuenta con un sistema de informacin que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos, lo cual traer como consecuencia el incremento del valor de la empresa. DISEO DE MEDIDA DE CONTROL El Control Interno Contable es una herramienta, la cual se crea para tener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una Institucin. Las entidades en todo el proceso de disear e implementar el Sistema de Control Interno, para este caso las Normas Tcnicas de Control Interno Especficas, tienen que preparar los procedimientos integrales, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las reas, generando informacin til y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento de la Misin y Visin Institucional. El Sistema de Control Interno aparte de ser una poltica de Gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para la Unidad de Auditoria Interna o de los controladores de las entidades para modernizar, cambiar y producir los mejores resultados con calidad y eficiencia SISTEMAS CONTABLES EN AMBIENTE PED El procedimiento electrnico de datos ha invadido casi todas las actividades que son realizadas por la empresas. El control interno en un ambiente ped, requiere de personal responsable para su implantacin y evaluacin, amplios conocimientos de la teora de controles, del funcionamiento de informacin financiera deben tener inherente un sistema de control que le otorgue un minimo grado de confianza. Cuando se esta evaluando los controles de un sistema contable, se debe lograr un minimo de conocimiento del flujo de la informacin a travs del sistema, ello dedido a que existen procesos que se ven afectados por controles, estos controles pueden ser ejecutados por una persona, en cuyo caso se denominan controles manuales, o por el computador que constituyen los controles ped. IMPORTANCIA Entre las distintas categoras de controles que una organizacin puede implantar, tenernos aquellas que se relacionan directamente con las aplicaciones que generan informacin contable a travs de un computador. El objetivo para la implantacin de controles dentro de la funcin de ped es le reducir el riesgo asociado en este ambiente. El riego ped se refiere a la posibilidad de que

la informacin no cumpla con alguna de sus caractersticas bsicas, o que pueda verse comprometida por el acceso de personas no autorizadas. ASPECTOS TECNICOS: HARDWARE Existen algunos mecanismos adicionales de control relacionados con el hardware, especialmente con los terminales. Algunos de ellos son: Bloqueo de terminales: se produce cuando un usuario trata de acceder infructuosamente a los recursos del sistema, ingresando incorrectamente su identificacin y clave, en este caso, se desactiva su terminal. Cerraduras o dispositivos similares: consisten en dispositivos fsicos que bloquean el acceso a un geterminado recurso. Los recursos mas comunes con estos dispositivos son terminales y unidades centrales de procesamiento. Confirmacion de localidades: implantada mediante el retrodiscado, se emplea para asegurar que el usuario accede al sistema desde una localidad autorizada. Circuitos de identificacin: consisten en dispositivos electrnicos que son utilizados para verificar el nivel de acceso a un equipo o software.

SORFWARE Una vez definida la poltica de control de acceso, la proteccin del software se ha realizado tradicionalmente mediante la utilizacin de claves de acceso y de perfiles asociados a las mismas. Las claves de acceso consisten en la utilizacin de una identificacin de usuario y una contrasea o clave asociada con la identificacin del usuario. El objetivo de una clave de acceso es: Identificar al usuario. Obtener una confirmacin de que la identificacin utilizada corresponda realmente al usuario que intenta acceder a un recurso dado.

El xito en la utilizacin de claves de acceso depende principalemente de la manera en que se utilizan las mismas, es decir, el control de procedimientos de claves, el cual consiste en el establecimiento de los pasos o procedimientos para la asignacin y utilizacin de las claves y del mecanismo empleado para su implatacion, el control de la aplicacin de claves, el cual consiste en los controles que se establecen para administrar las claves asignadas a los ususarios. COMUNICACIONES REDES Se puede distinguir dos formas de procesamiento claramente definidas: Centralizada: Tipicamente el procesamiento centralizado esta represntado por la existencia de un computador principal generalemnte mainframes el cual centraliza las funciones de procesamientyo de tareas, transacciones de la organizacin. Por otra parte,

tambin es posible que existan varios computadoras conectados que se encarguen de manera simultanea y tenga la posibilidad de procesar informacin de manera individual. Descentralizada: comenz a despertar mayor inters en la dcada de los sesenta, cuando cuando el esquema centralizado era el mas frecuente en las instalaciones de computo, en especial debido a la popularidad de las familias de computadoras ibm/360 e ibm/370.

Conectividad/Compatibilidad Uno de los aspectos mas importantes por considerar en los sistemas de comunicaciones y proceso de datos es el establecimiento de estndares. Al principio de la era informtica los fabricantes estaban mas interesados en producir mejores equipos.La consideracin sobre la compatibilidad fueron muchas veces relegadas, por lo que era frecuente que equipos del mismo fabricante no pudieran conectarse entre si. U n istema abierto se puede definir como un conjunto de recursos de hardware y software, que han sido diseado bajo ciertos estndares para operar cooperativamente con otros recursos de manera tramnsparente o casi transparenete. Intercambio electrnico de datos. Mediante este mtodo se pretende reemplazar las actividades tradicionales de envio de documentos, por ejemplo, para pedidos, facturas, cheques, u otros documentos mediantes la comunicacin directa entre computadoras, la cual suele ser mas rpida, exacta y econmica. CONTROL INTERNO SISTEMAS CONTABLES MECANIZADOS. Todo profesional del area contable, administrativa o financiera, requiere para su experiencia conocer el funcionamiento y manejo de sistemas mecanizados de informacin. En gran parte, las empresas basan su desarrollo en las herramientas de tipo tecnolgico que nos suministra la automatizacin de los sistemas. Las decisiones en todas las organizaciones, son llevadas a cabo con base en la informacin que generan los sistemas de informacin gerencia. Estos sistemas denben estar orientados a suministrar, de la manera mas sencilla, la informacion que requieran los usuarios. El impacto que tienen los sistemas sobre las organizaciones, hacen que esta sea cada vez mas dependientes de la informacion que ellos suministra.