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VITICOS Y GASTOS DE VIAJE

Tratamiento fiscal en el ISR, IETU e IVA


Mtro. y E.F. Juan Carlos Victorio Domnguez

INTRODUCCIN Uno de los gastos ms comunes e importantes que realizan los contribuyentes son los viticos y gastos de viaje por concepto de alimentos, hospedaje y transporte; sin embargo, en la prctica a veces se desconoce qu requisitos cumplir para que sean deducibles y, a la vez, para que no sean ingresos acumulables para las personas a favor de las cuales se realice la erogacin. Es importante que se aprovechen en su totalidad las deducciones autorizadas para disminuir la carga tributaria, cumpliendo los requisitos y los lmites que para cada una de ellas se establecen y adems evitar las partidas que seala la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) como no deducibles. Es indispensable que se establezcan las polticas necesarias para su uso y correcta aplicacin de los viticos y gastos de viaje. Por ello, en este artculo nos enfocaremos al tratamiento fiscal de los viticos y gastos de viaje erogados por personas morales del Rgimen General de ley y por las personas fsicas que realicen actividades empresariales y profesionales, as como el efecto fiscal para las personas a favor de las cuales se realice la erogacin.

ASPECTOS GENERALES No hay una definicin en la LISR de qu debe considerarse por viticos o gastos de viaje. Segn el Diccionario de la Lengua Espaola, se entiende por vitico la Prevencin, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje o subvencin en dinero por un trabajo especfico, es decir, son las cantidades de dinero erogadas a favor de personas que realicen un viaje por razn de servicios. Gastos de viaje. De acuerdo con el Diccionario de la Lengua Espaola, se establece que gasto es la accin de gastar. Gastar significa emplear el dinero en algo y viaje, el traslado que se hace de una parte a otra por aire, mar o tierra. Derivado de lo anterior, el gasto de viaje es la erogacin que se emplea en la utilizacin del traslado que hace una persona de una parte a otra por razn de servicios. En nuestra opinin, ambos conceptos significan lo mismo, por tanto, no hay distincin una de la otra. En la prctica es muy comn que algunos contribuyentes clasifiquen el pago de viticos (alimentacin, hospedaje, transporte, etctera) en otros gastos, o bien no los clasifiquen correctamente; a continuacin una sugerencia de cmo deben clasificarse:

Licenciado en contadura pblica por la UNACH. Especialista en fiscal y maestro en auditora por la FCA de la UNAM. Catedrtico en la Divisin Licenciatura de la FCA de la UNAM. Colaborador en el departamento de Consultora Telefnica de Suscriptores de Grupo Gasca.

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Gastos generales
Viticos y gastos de viaje: Alimentacin. Hospedaje. Transporte. Uso o goce temporal de automviles. Erogaciones efectuadas por el uso del automvil del trabajador.

hospedaje, alimentacin, transporte, uso o goce temporal de automviles y pago de kilometraje, de la persona beneficiaria del vitico o cuando se apliquen dentro de una faja de 50 kilmetros que circunde al establecimiento del contribuyente. Las personas a favor de las cuales se realice la erogacin, deben tener relacin de trabajo con el contribuyente en los trminos del Captulo I del Ttulo IV de esta Ley o deben estar prestando servicios profesionales. (El uso de negrillas dentro del texto es nuestro.) Lo anterior resulta tambin aplicable a personas fsicas con actividades empresariales y profesionales, conforme a lo establecido en el artculo 126 de la LISR, que seala lo siguiente:

La importancia de clasificar correctamente los gastos por concepto de viticos es indispensable porque se puede llevar un control de dichas erogaciones. ASPECTOS FISCALES EN EL ISR De acuerdo con el artculo 29, fraccin III, de la LISR, las personas morales podrn deducir los gastos netos de descuentos, bonificaciones o devoluciones. Asimismo, el artculo 123, fraccin III, de la LISR establece que en el caso de las personas fsicas que obtengan ingresos por actividades empresariales o servicios profesionales tambin podrn deducir los gastos. Sin embargo, el artculo 32, fraccin V, de la LISR, seala que los viticos y los gastos de viaje no son deducibles, como lo establece el siguiente ordenamiento fiscal: Para los efectos de este Ttulo, no sern deducibles: .................................... V. Los viticos o gastos de viaje, en el pas o en el extranjero, cuando no se destinen al

Los contribuyentes a que se refiere esta Seccin, considerarn los gastos e inversiones no deducibles del ejercicio, en los trminos del artculo 32 de esta Ley. (El uso de negrillas dentro del texto es nuestro.) No obstante, sern deducibles cuando se destinen al hospedaje, alimentacin, transporte, uso o goce temporal de automviles y pago de kilometraje, cuando se cumplan los requisitos generales y particulares, que a continuacin comentaremos.

Gastos estrictamente indispensables


Para que sean deducibles del impuesto sobre la renta (ISR), los viticos o gastos de viaje deben

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ser estrictamente indispensables para los fines de la actividad de la persona moral, o bien para la obtencin de los ingresos de las personas fsicas que obtengan ingresos por actividades empresariales y profesionales, ya que de no erogarlos no se realizaran las actividades. Por ejemplo: 1. Visitas a clientes, proveedores, distribuidores, sucursales. 2. Desarrollo de nuevos proyectos. 3. Explorar nuevos mercados. 4. Seminarios y cursos. 5. Celebracin de asambleas. 6. Cobros de carteras vencidas. Se mencionaron algunas de las razones por las cuales se puede realizar un viaje pero pueden ser muchas dependiendo de la actividad del contribuyente. Es importante que los gastos sean estrictamente indispensables porque en ocasiones son por cuestiones personales.

de la Resolucin Miscelnea Fiscal 2009 (RMF-09) seala, entre otros, que los comprobantes deben ser impresos en establecimientos autorizados por el Servicio de Administracin Tributaria (SAT). El artculo 49 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta (RLISR) establece que en estos casos la documentacin comprobatoria del gasto se debe obtener de acuerdo con lo siguiente: 1. Si los viticos o gastos de viaje los realizan personas que presten al contribuyente servicios profesionales, los comprobantes de dichos gastos deben expedirse a nombre del propio contribuyente. 2. Si dichos gastos los realizan trabajadores que prestan servicios personales subordinados, los comprobantes podrn ser expedidos a nombre de dichos trabajadores, tenindose por cumplido el requisito de respaldar los gastos con documentacin comprobatoria a nombre del contribuyente. Con relacin a los gastos erogados en el extranjero debern estar amparados con documentacin que no necesariamente deban reunir todos los requisitos fiscales y mucho menos que sean impresos en establecimientos autorizados por el SAT; sin embargo, con base en la regla I.2.4.21. de la RMF-09, s debern sealar los siguientes datos: 1. Nombre, denominacin o razn social y domicilio de quien lo expide. 2. Lugar y fecha de expedicin, descripcin del servicio que amparen y el monto total de la contraprestacin pagada por dichos servicios. 3. Nombre, denominacin o razn social del usuario del servicio. Dichos comprobantes, en su caso, se acompaarn de su respectiva traduccin al espaol.

Comprobante fiscales
De acuerdo con los artculos 31, fraccin III, y 125, ltimo prrafo, de la LISR, las deducciones autorizadas deben estar amparadas con documentacin que rena los requisitos de las disposiciones fiscales. As, para que sean deducibles los viticos o gastos de viaje deben estar amparados con documentacin que renan requisitos fiscales que seala el Cdigo Fiscal de la Federacin (CFF). Al respecto, el artculo 29 del CFF, establece que para poder deducir o acreditar fiscalmente con base en los comprobantes, quien los utilice, adems de cerciorarse de que el nombre, denominacin o razn social y clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de quien aparece en los mismos son los correctos, debe verificar que el comprobante contiene los datos previstos en el artculo 29-A de dicho Cdigo. El artculo 29-A del CFF establece los requisitos que debe contener un comprobante para efectos fiscales. Adicionalmente, la regla II.2.4.3.

Elaboracin de una relacin de gastos


Las personas que realicen el viaje debern proporcionar al contribuyente una relacin de los gastos anexando los comprobantes respectivos, los cuales debern reunir los requisitos fiscales. A continuacin se muestra un ejemplo:

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La Nueva Ilusin, S.A. de C.V. Relacin detallada de viticos y gastos de viaje Datos generales Nombre de la persona que realiza el viaje CURP RFC Tipo de relacin de trabajo rea Puesto Nmero de empleado Destino Fecha del viaje Motivo del viaje

Adriana Alans Zafra ALZA880522MDFNFD06 ALZA880522JK2 Subordinada Ventas Mantenimiento y reparaciones 126 Tapachula, Chiapas 16 y 17 de julio de 2009 Visita a un cliente para realizar trabajos de mantenimiento de una maquinaria que se le vendi el 15 de enero de 2007

Gastos comprobados con requisitos fiscales Concepto Alimentacin Hospedaje Transporte (combustible y casetas) Total $ Importe 700.00 1,200.00 1,000.00 $ 2,900.00 IVA $ 105.00 180.00 150.00 $ 435.00 Autoriz $ Total 805.00 1,380.00 1,150.00 $ 3,335.00

___________________________ Adriana Alans Zafra Trabajador

_______________________________ Lic. Arturo Morales Armenta Gerente de ventas

Comentario: A esta relacin se debern anexar los comprobantes con requisitos fiscales.

Formas de pago
El artculo 31, fraccin III, de la LISR, establece que los viticos y gastos de viaje deben estar amparados con documentacin que rena los requisitos de las disposiciones fiscales y que los pagos cuyo monto exceda de $ 2,000.00 se efecten mediante cheque nominativo del contribuyente, tarjeta de crdito, de dbito o de servicios, o a travs de los monederos electrnicos que al efecto autorice el SAT, excepto cuando dichos pagos se hagan por la prestacin de un servicio personal subordinado. Sin embargo, conforme con el artculo 35 del RLISR, cuando el contribuyente efecte erogaciones a travs de un tercero, y aunque

individualmente algn comprobante de vitico o gastos de viaje exceda de $ 2,000.00, para deducirlo no ser aplicable que se expida cheque nominativo a favor del que realiza el viaje o mediante traspaso de cuentas en instituciones de crdito o casas de bolsa, no obstante debern estar amparados con documentacin que rena requisitos fiscales. Finalmente, es preciso sealar que algunos conceptos por viticos o gastos de viaje deben pagarse con tarjeta de crdito del que realiza el viaje, que ms adelante se comentar.

Viticos o gastos de viaje deducibles


Sern no deducibles los viticos o gastos de viaje que se eroguen en el pas o en el extranjero a menos que se destinen a los siguientes conceptos:

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Hospedaje. Alimentacin. Transporte. Uso o goce temporal de automviles. Pago de kilometraje.

Es importante sealar que el viaje puede ser realizado dentro del territorio nacional o en el extranjero, pero en todo caso los gastos deben destinarse a los conceptos anteriores, de la persona beneficiaria del vitico. En esta ocasin nos enfocaremos a los requisitos particulares para la deduccin de este tipo de gastos:

Al respecto, el artculo 49 del RLISR seala que se entiende por establecimiento del contribuyente aquel en el que presta normalmente sus servicios la persona a favor de quien se realice la erogacin, ya sea en el pas o en el extranjero, el cual puede ser la matriz, sucursal, un establecimiento, una bodega, etctera. Ejemplo: Una empresa que se dedica a la compra y venta de computadoras y al mantenimiento de las mismas, con domicilio fiscal en el D.F., y con sucursales en diferentes estados de la Repblica, cuenta con trabajadores tanto en el domicilio fiscal como en las sucursales para el desarrollo de las actividades propias de la empresa. Recientemente, un cliente de una sucursal del estado de Puebla solicit los servicios; sin embargo, el servicio lo realizar uno de los trabajadores que presta normalmente sus servicios en el domicilio fiscal, para lo cual se traslad al domicilio del cliente, y se pagaron viticos, consistente en pagos de hospedaje, alimentacin y transporte, cumple con el requisito de que sean erogados a ms de una distancia de 50 kilmetros dichos conceptos?

Distancia en que deben ser erogados


Los viticos y los gastos de viaje sern no deducibles cuando se apliquen dentro de una faja de 50 kilmetros que circunde al establecimiento del contribuyente. Es decir, dichos conceptos debern erogarse a ms de 50 kilmetros respecto del establecimiento del contribuyente.

El domicilio fiscal es el Establecimiento del contribuyente

A ms de 50 kilmetros Domicilio del cliente

Comentario: En este caso el trabajador presta normalmente sus servicios en el domicilio fiscal del contribuyente; sin embargo, se encuentra desarrollando sus actividades en el domicilio del cliente, en este caso por encontrarse fuera de una faja de 50 kilmetros respecto del establecimiento del contribuyente, s se cumple con el requisito de la distancia.

Beneficiarios
Las personas a favor de las cuales se realice la erogacin deben tener relacin de trabajo con el contribuyente en los trminos del Captulo I De los ingresos por salarios y en general por la prestacin de un servicio personal subordinado del Ttulo IV De las personas fsicas de la LISR o deben estar prestando servicios profesionales. De lo anterior se concluye que las personas deben tener relacin de trabajo o prestar servicios profesionales, por ejemplo: 1. Trabajadores. 2. Asimilados a salarios que presten servicios profesionales. 3. Prestadores de servicios profesionales independientes. Es importante que dichas relaciones estn sustentadas en la empresa, por ejemplo con un contrato de trabajo o un contrato de prestacin de servicios profesionales.

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Unas de las preguntas frecuentes: son deducibles los viticos o gastos de viaje que realicen los socios? Es bien sabido que el requisito elemental de las deducciones lo constituye el que sea un gasto estrictamente indispensable para los fines de la actividad de la persona moral o para la obtencin del ingreso de la persona fsica, para el caso especfico de viticos adicionalmente se seala que el beneficiario debe tener relacin profesional o laboral con el contribuyente, limitando su deduccin a ciertos montos que no excedan de los lmites que posteriormente se comentan. De lo sealado en el prrafo anterior, si el socio no tiene una relacin de trabajo o no est prestando servicios profesionales en la empresa, concluimos que los gastos en comento resultan no deducibles. Al respecto, hay que tomar en consideracin el artculo 165, fraccin III, de la LISR la cual establece que se consideran dividendos distribuidos, las erogaciones que no sean deducibles y beneficien a los accionistas, por tanto, todos los viticos o gastos de viaje erogados a favor del socio que no sean deducibles para ISR se considerarn dividendos. Es muy usual que los socios, directores y administradores que no tienen una relacin de trabajo en las empresas, realicen gastos de viajes personales y se les pague alimentos, hospedaje, transporte, los cuales de ninguna manera sern deducibles al no ser un gasto estrictamente indispensable para la empresa. Al respecto, es importante cuidar dichos aspectos para no caer en el supuesto anterior.

Adems de lo anterior: 1. Se debe acompaar la documentacin relativa al hospedaje o transporte. 2. Si nicamente se acompaa la documentacin relativa al transporte, el gasto deber estar hecho con tarjeta de crdito de la persona que realiza el viaje. La alimentacin a que nos referimos es cuando se erogan fuera de la faja de 50 kilmetros y, por ende, se le da el tratamiento de viticos y gastos de viaje los cuales sern deducibles al 100% con las limitantes antes sealadas; no obstante, en ocasiones los contribuyentes realizan erogaciones por consumo de alimentos que se erogan dentro de la faja de 50 kilmetros, y que no se consideran gastos de viaje, en estos casos sern deducibles conforme a lo siguiente:
Monto mximo para su deduccin 12.5% del consumo

Gastos destinados a Alimentacin

Lo anterior conforme al artculo 32, fraccin XX, de la LISR; b) Uso o goce temporal de automviles:
Monto mximo para su deduccin $ 850.00 diarios por cada automvil

Gastos destinados a Al uso o goce temporal de automviles y gastos relacionados, por ejemplo: gasolina, mantenimiento y otros, erogados en territorio nacional o en el extranjero

Lmites para su deduccin


Los viticos o gastos de viaje estn limitados de la siguiente manera: a) Alimentacin:

Adems: 1. Se debe acompaar la documentacin relativa al hospedaje o transporte; c) Transporte:


Monto mximo para su deduccin

Gastos destinados a Alimentacin erogados en territorio nacional Alimentacin erogados en el extranjero

Monto mximo para su deduccin $ 750.00 diarios por cada beneficiario $ 1,500.00 diarios por cada beneficiario

Gastos destinados a

Transporte (pasajes de No hay lmite autobs o de avin, pago de casetas, combustibles y mantenimiento de automvil y otros), erogados en territorio nacional o en el extranjero.

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Excepto lo que establece el artculo 50 del RLISR, que ms adelante se comenta; d) Hospedaje:
Monto mximo para su deduccin Sin lmite $ 3,850.00 diarios por cada beneficiario

Gastos destinados a Hospedaje erogado en territorio nacional Hospedaje erogado en el extranjero

Alimentos (sin incluir IVA) Hospedaje (sin incluir IVA) Transporte por concepto de combustible y casetas (sin incluir IVA) Total de viticos

$ 3,000.00 $ 4,000.00 $ 1,600.00 $ 8,600.00

Deduccin de alimentos para efectos de ISR


LISR Monto erogado Monto mximo deducible por da por cada beneficiario $ 750.00 3 Monto no deducible

Adems: 1. Se debe acompaar la documentacin relativa al transporte; e) Convenciones y seminarios. Cuando el total o una parte de los viticos o gastos de viaje con motivo de seminarios o convenciones efectuados en el pas o en el extranjero formen parte de la cuota de recuperacin que se establezca para tal efecto, y en la documentacin que los ampare no se desglose el importe correspondiente a tales erogaciones, slo ser deducible de dicha cuota una cantidad que no exceda el lmite de gastos de viaje por da destinado a la alimentacin, es decir:
Monto mximo para su deduccin $ 750.00 diarios por cada beneficiario $ 1,500.00 diarios por cada beneficiario

$ 3,000.00 $ 2,250.00 $ 750.00

Deduccin de hospedaje para efectos de ISR


LISR Monto erogado en territorio nacional Monto mximo deducible Monto no deducible

$ 4,000.00 $ 4,000.00 (sin lmite) $ 0.00

Deduccin de transporte para efectos de ISR


LISR Monto erogado Monto mximo deducible Monto no deducible

Gastos destinados En territorio nacional En el extranjero

$ 1,600.00 $ 1,600.00 (sin lmite) $ 0.00

Los montos que podr deducir por concepto de viticos son los siguientes:
Alimentos (sin incluir IVA) Hospedaje (sin incluir IVA) Transporte por concepto de combustible y casetas (sin incluir IVA) Viticos que podr deducir $ 2,250.00 $ 4,000.00 $ 1,600.00 $ 7,850.00

La diferencia que resulte conforme a lo anterior no ser deducible en ningn caso. Finalmente, es preciso sealar que los lmites para cada concepto no incluyen el impuesto al valor agregado (IVA). Ejemplo 1: Una persona fsica que presta servicios personales subordinados realiza un viaje de la ciudad de Mxico a Tapachula para realizar cobros por cartera vencida utilizando el automvil de la empresa. Dicha persona realiz las siguientes erogaciones durante los tres das que estuvo en dicha ciudad:

Comentario: En este caso, como se acompa la documentacin relativa al hospedaje por ello no es necesario que el gasto por alimentacin se haya pagado con tarjeta de crdito de la persona que realiza el viaje. Para el caso del gasto por hospedaje no hay lmite cuando es erogado en territorio nacional; sin embargo, es requisito que se acompae la

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documentacin relativa al transporte, requisito que se cumple. En el caso del transporte, es totalmente deducible, excepto por lo que dispone el artculo 50 del RLISR que ms adelante se comentar. Una de las dudas ms frecuentes de las personas fsicas que obtienen ingresos por arrendamiento es: pueden deducir viticos y gastos de viaje? Conforme a la LISR, los contribuyentes no podrn deducir los viticos y gastos de viaje, ya que no estn contemplados en las deducciones autorizadas del artculo 142 de la LISR. Finalmente, el artculo 6, fraccin IV, segundo prrafo de la Ley del Impuesto Empresarial a Tasa nica (LIETU) establece que cuando en la LISR las erogaciones sean parcialmente deducibles, para los efectos del impuesto empresarial a tasa nica (IETU) se considerarn deducibles en la misma proporcin o hasta el lmite que se establezca en la LISR, segn corresponda, en este caso sern totalmente no deducibles. Es conveniente mencionar que los montos no deducibles de los viticos o gastos de viaje erogados tendrn un efecto fiscal en la determinacin de la utilidad fiscal neta (Ufin) del ejercicio para efectos del ISR. Hay que recordar que la Ufin del ejercicio se determina conforme al siguiente procedimiento:
Resultado fiscal del ejercicio () ISR pagado () Partidas no deducibles, excepto artculo 32, fraccin VIII y la PTU pagada en el ejercicio (=) Ufin

automvil como: gasolina, mantenimiento y reparaciones, peajes, etctera, la empresa podr considerar y deducir dichas erogaciones mediante el concepto de gastos de viaje. Lo anterior con base en el artculo 50 del RLISR; sin embargo, para que estos gastos sean deducibles debern cumplir lo siguiente: 1. La deduccin no podr exceder de 93 centavos M.N. por kilmetro recorrido del automvil sin que dicho kilometraje pueda ser superior a 25,000 km recorridos en el ejercicio. 2. Que se apliquen fuera de una faja de 50 kilmetros del establecimiento de la empresa, lo cual implica un viaje forneo. 3. Que se compruebe con documentacin expedida a nombre de la empresa, siempre que sta distinga dichos comprobantes de los que amparen los gastos efectuados en los vehculos de su propiedad. 4. Que los gastos se efecten en territorio nacional, es decir, si lo hace en el extranjero no aplicar tal deduccin. 5. Deben acompaarse a la documentacin respectiva los relativos a la comprobacin del hospedaje de la persona que conduzca el vehculo. Se concluye que no ser aplicable lo anterior a las siguientes personas: 1. Asimilados a salarios. Es decir, cuando una persona fsica que presta servicios asimilados a salarios proporciona su automvil. 2. Servicios profesionales independientes. Es decir, cuando una persona fsica que presta servicios personales independientes proporciona su automvil; sin embargo, no es muy comn, ya que los gastos propios del uso del automvil deberan ser absorbidos por el profesional y, en caso de que su automvil sea parte de su actividad, sern deducibles para l y no para el contribuyente al que prestara el automvil. Del anlisis de la disposicin es conveniente sealar que el RLISR a todas luces est limitando la deduccin y, por ende, va ms all de lo que dispone la LISR, por lo que usted decidir si lo aplica o no; sin embargo, sabemos que la posicin de la autoridad es aplicar lo que dispone el reglamento y, por tanto, tendr que hacer

El no cuidar los requisitos antes mencionados tendr un efecto negativo en la determinacin de la Ufin del ejercicio, ya que se ver disminuida, y f) Erogaciones efectuadas por el uso del automvil del trabajador (pago de kilometraje). Como se coment anteriormente, el transporte en general no tiene lmite alguno; sin embargo, en algunas empresas los trabajadores utilizan sus propios automviles para el desarrollo de sus actividades laborales, las cuales requieren realizar un viaje y, en caso de que se haya pactado previamente, la empresa le reembolsar los servicios de dicho

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valer sus medios de defensa para poder defender su posicin en una revisin. Ejemplo: Una empresa paga kilometraje al personal de ventas por desplazarse de una sucursal a otra, fuera de una faja de 50 kilmetros, en territorio nacional, por lo que desea saber cul es el monto que podr deducir por cada automvil por concepto de gastos de viaje. Los datos son los siguientes:
Kilmetros recorridos por automvil 10,000 kms Gastos erogados por concepto de gasolina y mantenimiento $ 12,000.00 Determinacin del tope que podr deducir Kilmetros recorridos 10,000.00* () Lmite $ 0.93 (=) Tope $ 9,300.00
* No excede del tope de 25,000 kms recorridos.

a que se refiere el artculo 1 de la LIETU o para la administracin de las actividades mencionadas o en la produccin, comercializacin y distribucin de bienes y servicios, que den lugar a los ingresos por los que se deba pagar el IETU. Al respecto, las deducciones autorizadas debern cumplir con los requisitos de deducibilidad del artculo 6 de la LIETU, entre otros, los siguientes: 1. Que las erogaciones por gastos de viaje correspondan a la adquisicin de bienes, servicios independientes o a la obtencin del uso o goce temporal de bienes por las que el enajenante, el prestador del servicio independiente o el otorgante del uso o goce temporal, segn corresponda, deba pagar el IETU, as como cuando las operaciones mencionadas se realicen por las personas a que se refieren las fracciones I, II, III, IV o VII del artculo 4 de la LIETU. 2. Que los viticos o gastos de viaje sean estrictamente indispensables para la realizacin de las actividades gravadas para IETU. 3. Que hayan sido efectivamente pagadas al momento de su deduccin, incluso para el caso de los pagos provisionales. 4. Que las erogaciones efectuadas por el contribuyente cumplan con los requisitos de deducibilidad establecidos en la LISR. Al respecto, cuando en la LISR las erogaciones sean parcialmente deducibles, para los efectos del IETU se considerarn deducibles en la misma proporcin o hasta el lmite que se establezca en la LISR, segn corresponda. Ejemplo: Una empresa con domicilio fiscal en el D.F., que se dedica al mantenimiento de computadoras, realiz las siguientes erogaciones por concepto de viticos en territorio nacional a favor de un trabajador correspondiente a un da, a fin de que realizara unos cobros por cartera vencida fuera del establecimiento del contribuyente:
Alimentos (sin incluir IVA) Hospedaje (sin incluir IVA) Transporte por concepto de combustible y casetas (sin incluir IVA) $ 1,000.00 $ 1,400.00 $ 800.00

Monto que se podr deducir por concepto de viticos


Gastos erogados por concepto de gasolina y mantenimiento $ 12,000.00 Gasto deducible Monto que podr deducir en kilmetros recorridos $ 9,300.00 $ 9,300.00

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Comentario: En el ejemplo, el contribuyente podr deducir hasta $ 9,300.00 siempre que se compruebe con documentacin expedida a nombre de la empresa, que los gastos se efecten en territorio nacional y, finalmente, deben acompaarse a la documentacin respectiva los relativos a la comprobacin del hospedaje de la persona que conduzca el vehculo. ASPECTOS FISCALES EN EL IETU Conforme con el artculo 5, fraccin I, de la LIETU, los contribuyentes slo podrn efectuar la deduccin por las erogaciones que correspondan a la adquisicin de bienes, de servicios independientes o al uso o goce temporal de bienes, que utilicen para realizar las actividades

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MONTO DEDUCIBLE PARA IETU POR CONCEPTO DE ALIMENTOS


LISR Monto erogado Monto mximo deducible por da por cada beneficiario Monto no deducible $ 1,000.00 $ $ 750.00 250.00 LIETU Monto erogado Monto mximo deducible por da por cada beneficiario Monto no deducible $ 1,000.00 $ $ 750.00 250.00

MONTO DEDUCIBLE PARA IETU POR CONCEPTO DE HOSPEDAJE


LISR Monto erogado Monto mximo deducible erogado en territorio nacional Monto no deducible $ 1,400.00 $ 1,400.00 $ 0.00 LIETU Monto erogado Monto mximo deducible erogado en territorio nacional Monto no deducible $ 1,400.00 $ 1,400.00 $ 0.00

MONTO DEDUCIBLE PARA IETU POR CONCEPTO DE TRANSPORTE


LISR Monto erogado Monto mximo deducible Monto no deducible $ $ $ 800.00 800.00 0.00 LIETU Monto erogado Monto mximo deducible Monto no deducible $ $ $ 800.00 800.00 0.00

Comentario: Cuando en la LISR las erogaciones sean parcialmente deducibles, para los efectos del IETU se considerarn deducibles en la misma proporcin o hasta el lmite que se establezca en la LISR, segn corresponda. Por ello, en el caso de los alimentos el monto mximo deducible ser de $ 750.00 diarios por cada beneficiario erogado en territorio nacional, por tanto, es lo que podr deducir para IETU. Tratndose del gasto por hospedaje, cuando se erogue en territorio nacional no tendr lmite para ISR y, por consiguiente, para IETU ser deducible totalmente; y finalmente la erogacin por transporte, tanto en territorio nacional como en el extranjero, no hay lmite para ISR y, por consiguiente, ni para IETU. ASPECTOS FISCALES EN EL IVA Conforme al artculo 5o., fraccin I, de la Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA), para que sea acreditable el IVA de las erogaciones por viticos o gastos de viaje debern reunirse uno de los siguientes requisitos:

1. Que el IVA corresponda a bienes, servicios o al uso o goce temporal de bienes, estrictamente indispensables para la realizacin de actividades distintas de la importacin, por las que se deba pagar el IVA o a las que se les aplique la tasa de 0%. Para los efectos de la LIVA, se consideran estrictamente indispensables las erogaciones efectuadas por el contribuyente que sean deducibles para los fines del ISR, aun cuando no se est obligado al pago de este ltimo impuesto, por tanto, el contribuyente no podr acreditar el IVA que pag cuando el vitico o gasto de viaje no sea deducible para ISR. 2. Que el IVA haya sido trasladado expresamente al contribuyente y que conste por separado en los comprobantes a que se refiere la fraccin III del artculo 32 de la LIVA. 3. Que el IVA trasladado al contribuyente haya sido efectivamente pagado en el mes de que se trate. De ah la importancia de cumplir con los requisitos de deducibilidad para ISR, para que el IVA sea acreditable.

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Ejemplo: Una empresa con domicilio fiscal en el D.F., que se dedica a la comercializacin de muebles, para la entrega de un pedido a uno de los clientes realiz las siguientes erogaciones por concepto de viticos en territorio nacional a favor de un trabajador correspondientes a un da:

Alimentos Transporte (combustible y casetas)

$ $

1,200.00 ms IVA 800.00 ms IVA

Determinacin del IVA que podr acreditar en alimentos:

LISR Monto erogado Monto mximo deducible por da Monto no deducible $ 1,200.00* $ 750.00 $ 450.00 Monto del IVA acreditable IVA acreditable IVA no acreditable

LIVA $ $ $ 180.00 112.50 67.50

* El gasto por alimentacin se efectu con tarjeta de crdito de la persona que realiz el viaje, por acompaar nicamente la documentacin relativa al transporte.

Determinacin del IVA que podr acreditar en transporte:

LISR Monto erogado Monto mximo deducible Monto no deducible $ $ $ 800.00 800.00 0.00 Monto del IVA acreditable IVA acreditable IVA no acreditable

LIVA $ $ $ 120.00 120.00 0.00

Comentario: En el caso de los alimentos, el monto mximo deducible ser de $ 750.00 diarios por cada beneficiario erogados en territorio nacional y en el transporte no hay lmite. En este caso el excedente del monto mximo deducible por alimentacin es de $ 450.00, para efectos de ISR es no deducible y, por consiguiente, el IVA que pag se considera no acreditable. Cabe mencionar que el IVA que no se acredite tampoco lo podr deducir en virtud de que la LISR seala expresamente que tampoco ser deducible el IVA que le hubieren trasladado al contribuyente cuando la erogacin que dio origen al traslado no sea deducible para ISR. Por otra parte, es importante sealar que el excedente de $ 450.00 del lmite mximo de deduccin no se considera ingreso acumulable para

el que realiza el viaje, en virtud de que se trata de un viaje en beneficio de la empresa, a menos que no se erogue en servicio del patrn y no se compruebe con documentacin que rena requisitos fiscales, toda vez que as lo dispone el artculo 109, fraccin XIII, de la LISR, como lo veremos posteriormente. Por otro lado, el no llevar un buen control de los gastos de viaje puede tener un efecto fiscal negativo, por ejemplo, en junio de 2009 se realizaron gastos por viticos, ya se present el pago mensual de IVA del mismo periodo, pero el trabajador entrega los comprobantes despus de haber presentado el pago de junio, debe presentar complementaria para corregir el pago mensual de junio? S, debe presentarse declaracin complementaria, hay que recordar que son pagos mensuales definitivos.

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VITICOS EXENTOS PARA LOS TRABAJADORES Hasta aqu se han comentado los requisitos que debern cumplir los contribuyentes para hacer deducibles los viticos o gastos de viaje, ahora nos enfocaremos en el efecto fiscal para los trabajadores. El artculo 109, fraccin XIII, de la LISR, seala que no se pagar el ISR por los viticos cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrn y se compruebe con documentacin de terceros que rene los requisitos fiscales. De lo anterior se desprende lo siguiente: 1. Los viticos no se consideran exentos cuando no se eroguen en servicio del patrn, por ejemplo: el trabajador realiza un viaje personal que no se considere un gasto estrictamente indispensable para el contribuyente. 2. Los viticos no se consideran exentos cuando no se compruebe con documentacin que rena requisitos fiscales; es decir, si el trabajador lo justifica con un comprobante de pequeos contribuyentes ser ingreso para el trabajador, situacin que es muy comn, porque en ocasiones cuando el trabajador realiza un viaje, encuentra lugares donde apenas dan una nota de venta por el consumo de alimentos. Cabe destacar que el hecho de que no se cumplan los requisitos de deducibilidad establecidos en el artculo 32, fraccin V, de la LISR, que bsicamente consisten en no rebasar ciertos montos y en acompaar la documentacin comprobatoria de hospedaje o transporte, no repercute en el trabajador, ya que mientras sean erogados en servicio del patrn y se compruebe con documentacin que rene los requisitos fiscales, sern ingresos exentos.

Sin embargo, el artculo 128-A del RLISR establece una facilidad consistente en que las personas fsicas que reciban viticos y sean erogados en servicio del patrn, podrn no comprobar con documentacin de terceros hasta 10% del total de viticos recibidos en cada ocasin, sin que en ningn caso el monto que no se compruebe exceda de $ 15,000.00 en el ejercicio fiscal. Para estos efectos, es necesario que los viticos se depositen en la cuenta del trabajador en la que perciba su nmina o en una cuenta asociada a un monedero electrnico abierta por el patrn precisamente para esos fines. Las cantidades no comprobadas se considerarn ingresos exentos para los efectos del ISR, siempre que adems se cumplan los requisitos del artculo 32, fraccin V, de la LISR, antes mencionados. No ser aplicable tratndose de gastos de hospedaje y de pasajes de avin. No obstante, conforme en la regla I.3.12.2. de la RMF-09, se ampla el porcentaje de viticos sin documentacin comprobatoria hasta 20%, adems de que el monto restante de los viticos se erogue mediante tarjeta de crdito, de dbito o de servicio del patrn. La parte que en su caso no se erogue deber ser reintegrada por la persona fsica que reciba los viticos o, en caso contrario, no le ser aplicable lo dispuesto en esta regla. Ejemplo 1: Una persona fsica que percibe ingresos por salarios con motivo de un viaje realizado recibi cantidades por concepto de viticos erogados en servicio del patrn, por lo que desea saber si las cantidades que no comprob con documentacin se consideran ingresos exentos. Los datos son los siguientes:

Nmero de viajes en el ejercicio Fecha del viaje Importe recibido

1 15 de julio de 2009 $ 15,000.00

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Determinacin del monto que podr comprobar sin documentacin que rena requisitos fiscales:

(+) (+) (=) () () (=) ( ) (=)

Hospedaje Pasajes de avin Alimentacin y transporte Monto total del vitico Hospedaje Pasajes de avin Resultado Porcentaje Monto que podr comprobar sin documentacin que rena requisitos fiscales

$ $ $ $

1,500.00 9,800.00 2,800.00 14,100.00 1,500.00* 9,800.00* 2,800.00 20 560.00

* La facilidad no aplicar tratndose de gastos de hospedaje y pasajes de avin, por lo que consideramos que no debe incluirse en la determinacin del porcentaje.

Viticos no comprobados
Viticos no comprobados por concepto de hospedaje Viticos por alimentacin y transporte sin comprobantes fiscales $ $ 1,500.00 2,800.00

Viticos gravados para el trabajador, segn la LISR


Viticos no comprobados por hospedaje (+) Viticos por alimentacin y transporte sin comprobantes fiscales (=) Viticos gravados para el trabajador $ $ 1,500.00 2,800.00 4,300.00

Viticos gravados para el trabajador, segn el Reglamento de LISR y la RMF-09


Viticos no comprobados por hospedaje (+) Viticos por alimentacin y transporte sin comprobantes fiscales ($ 2,800.00 $ 560.00) (=) Total de viticos no comprobados con requisitos fiscales Viticos gravados para el trabajador Viticos exentos para el trabajador $ 1,500.00

2,240.00 $ 3,740.00 $ 3,740.00* $ 10,360.00**

* Los viticos no comprobados por hospedaje no se consideran en la facilidad, por lo que ser conveniente que cuente con el comprobante respectivo con los requisitos fiscales. ** Los viticos que no se comprueben con comprobantes que renan requisitos fiscales no deber exceder de $ 15,000 en el ejercicio fiscal y tampoco deber exceder de 20% del total de los viticos recibidos en cada ocasin, sin considerar hospedaje y boletos de avin, en este caso, el monto no comprobado de los dems viticos excede de 20% ($ 560.00).

Comentario: La parte que en su caso no se erogue en este ejemplo ($ 15,000.00 $ 14,100.00 = $ 900.00) deber ser reintegrada por la persona fsica que reciba los viticos, por lo que se sugiere que se deposite a la cuenta del contribuyente. En las empresas, cuando no se lleva un buen control de los viticos, es comn que los trabajadores realicen gastos por concepto de viticos y, por ejemplo, dentro del consumo de alimentos, se realicen consumos en bares y el trabajador proporciona dichos comprobantes con requisitos fiscales

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a fin de comprobar tal gasto, sin embargo, es deducible para la empresa y acumulable para el trabajador? Para la empresa son no deducibles dichos gastos ya que no son estrictamente indispensables para el desarrollo de las actividades; para el trabajador no son acumulables, ya que son erogados en servicio del patrn y se comprob con documentacin que s renen los requisitos fiscales. Ejemplo 2: Una persona fsica que percibe ingresos por servicios profesionales con motivo de un viaje realizado recibi cantidades por concepto de viticos erogados en servicio de la empresa, por lo que desea saber si las cantidades que no comprob con documentacin se consideran ingresos acumulables. Los datos son los siguientes:
Nmero de viajes en el ejercicio Fecha del viaje Hospedaje Alimentacin 1 27 y 28 de julio de 2009 $ 1,500.00 $ 2,000.00

Monto total de los viticos con documentacin que rene requisitos fiscales
Hospedaje (+) Alimentacin (=) Total de viticos $ $ 1,500.00 500.00 2,000.00

Monto total de los viticos sin documentacin comprobatoria


Alimentacin $ 1,500.00

Viticos gravados para el profesionista


Ingresos acumulables para ISR $ 1,500.00

Comentario: De acuerdo con el artculo 121, fraccin IV, de la LISR, se consideran ingresos obtenidos por las personas fsicas que obtienen ingresos por actividades empresariales y por servicios profesionales las cantidades que perciban para efectuar gastos por cuenta de terceros, salvo que dichos gastos sean respaldados con documentacin comprobatoria a nombre de aquel por cuenta de quien se efecta el gasto, sin que sea aplicable en este caso el artculo 128-A del RLISR ni la regla I.3.12.2. de la RMF-09. EFECTOS FISCALES POR NO CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DE DEDUCIBILIDAD Si los viticos o gastos de viaje no cumplen los requisitos antes mencionados, tendrn los siguientes efectos fiscales: 1. Pagarn un mayor monto el ISR, IETU y el IVA. 2. Se incrementa el pago por concepto de participacin de los trabajadores en las utilidades de las empresas (PTU). 3. Si el gasto es no deducible para ISR, no podr acreditar, en su caso, el IVA y tampoco lo podr deducir para ISR. 4. En caso de una revisin de parte de la autoridad fiscal tendr que pagar los impuestos omitidos, accesorios, gastos de ejecucin y las multas respectivas. 5. La Ufin y la Cufin se vern disminuidas.

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RECOMENDACIONES PARA EL PAGO DE VITICOS O GASTOS DE VIAJE A continuacin se mencionan algunas recomendaciones que son enunciativas mas no limitativas para evitar que los viticos y los gastos de viaje que la LISR considera como no deducibles, sean deducibles cumpliendo los requisitos antes mencionados: 1. Ser importante que se designe a una persona responsable que d seguimiento a las personas que realizan los viajes a fin de establecer la fecha de entrega de los comprobantes que amparen el gasto, tiempo mximo de entrega, requisitos fiscales, formas de pago, que sean estrictamente indispensables y todos los requisitos aplicables. 2. Elaborar relacin de gastos de viaje. 3. Establecer los requisitos que deben cumplir los comprobantes fiscales de los viticos y gastos de viaje. 4. Establecer que los gastos son exclusivamente para la persona que realiza el viaje. 5. Los comprobantes fiscales deben ser del periodo por el cual se autoriz el viaje y si hay un excedente ste debe depositarse a la cuenta bancaria del contribuyente y adjuntarse a la relacin de los gastos de viaje la ficha de depsito. 6. Establecer qu gastos no son autorizados y qu no sern reembolsables, por ejemplo: consumo en bares, propinas, etctera. 7. Los comprobantes recabados deben ser firmados por la persona que realiza el viaje y por la persona que los autoriz, as como de quien supervise, en este caso la persona responsable de llevar el seguimiento, que los comprobantes renen los requisitos fiscales. 8. Establecer las cuotas para consumo de alimentos, hospedaje, transporte y renta de automviles tomando en consideracin el puesto que desempee la persona que viaje y al lugar al que se viaje. 9. Se recomienda que quienes viajan cuenten con tarjeta de dbito, de crdito o la empresa les proporcione una empresarial o corporativa. OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR

de cada ao, constancia de los viticos que se consideren como ingresos exentos para los trabajadores. Es conveniente revisar si durante el ejercicio se ha recabado la documentacin adecuada para soportar estos gastos, as como de comparar los gastos efectuados contra los lmites de deducibilidad para cumplir adecuadamente con las disposiciones fiscales.

Viticos que deben informarse en la declaracin anual de las personas fsicas


El artculo 109, fraccin XIII, de la LISR, establece que no se pagar el ISR por la obtencin de los siguientes ingresos: Los viticos, cuando sean efectivamente erogados en servicio del patrn y se compruebe esta circunstancia con documentacin de terceros que rena los requisitos fiscales. Es conveniente sealar que el artculo 175 de la LISR establece que las personas fsicas que obtengan ingresos en un ao de calendario, a excepcin de los exentos y de aquellas por los que se haya pagado impuesto definitivo, estn obligadas a pagar su impuesto anual mediante declaracin que presentarn en abril del ao siguiente ante las oficinas autorizadas. El artculo 175, tercer prrafo, de la LISR, establece que las personas fsicas que en el ejercicio 2009 hayan obtenido ingresos totales, incluyendo aquellos por los que no se est obligado al pago del ISR (ingresos exentos) y por los que se pag el impuesto definitivo, superiores a $ 1500,000.00 debern declarar la totalidad de sus ingresos, incluidos aquellos por los que no se est obligado al pago del ISR, como los viticos exentos. Sin embargo, a partir del ejercicio 2003 el monto establecido en el prrafo anterior es de $ 500,000.00, de acuerdo con el Artculo Segundo, fraccin LXII, de las Disposiciones Transitorias para 2002. Asimismo, el artculo 238-B del RLISR establece que los contribuyentes no estarn obligados a informar en la declaracin anual del ejercicio fiscal de que se trate los ingresos

Constancia de viticos a trabajadores


Otra obligacin para los contribuyentes relacionada con los viticos entregados a trabajadores, es la de entregar, a ms tardar el 15 de febrero

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obtenidos durante dicho ejercicio por concepto de viticos cuyo monto no exceda de $ 500,000.00, y la suma total de viticos percibidos no represente ms de 10% del total de los ingresos que les hubiera pagado el patrn por concepto de la prestacin de un servicio personal subordinado. Para determinar el lmite de ingresos por concepto de viticos a que se refiere el prrafo anterior, se deber considerar inclusive el monto erogado por los boletos de transporte, incluso cuando dichos boletos los haya pagado el patrn. Finalmente, es importante sealar que las disposiciones fiscales establecen expresamente que las personas fsicas nicamente podrn considerar como ingresos exentos del pago del ISR, los correspondientes a viticos erogados, en tanto que los mismos sean informados en la declaracin anual. Ejemplo 1: Una persona fsica que percibe ingresos por salarios y adems honorarios, en la declaracin anual de ISR desea saber si tiene la obligacin de declarar los ingresos por viticos exentos que percibi durante el ejercicio. Los datos son los siguientes:
Total de ingresos obtenidos en el ejercicio Ingresos por servicios profesionales $ 340,000.00 Ingresos por salarios 170,000.00 Viticos comprobados con requisitos fiscales (exentos) 36,000.00 Total de ingresos obtenidos $ 546,000.00 Datos que debern declararse en la anual Ingresos por viticos comprobados con requisitos fiscales (exentos) $

Ejemplo 2: Una persona fsica que adems percibe ingresos por salarios obligada a presentar declaracin anual de ISR, desea saber si tiene la obligacin de declarar los ingresos que obtuvo por viticos durante el ejercicio. Los datos son los siguientes:
Total de ingresos obtenidos en el ejercicio Ingresos por servicios profesionales $ 640,000.00 Ingresos por salarios $ 800,000.00 Viticos comprobados con requisitos fiscales (exentos) 78,000.00 Total de ingresos obtenidos $ 1518,000.00 Datos de los viticos que no debern declararse en la anual Ingresos por salarios $ 800,000.00 () Porcentaje 10 (=) Monto mximo para no declarar los viticos (exentos) $ 80,000.00 Ingresos por viticos comprobados con requisitos fiscales (exentos) que no debern declararse en la anual $ 78,000.00

Comentario: En este ejemplo, la persona fsica no se encuentra obligada a declarar el importe de los viticos en la declaracin anual, a pesar de que el importe total de los ingresos, incluyendo los ingresos exentos, rebasan de $ 500,000.00; de acuerdo con el artculo 238-B del RLISR, se cumplen los requisitos para no declararlos. CONCLUSIN

36,000.00

Comentario: La persona fsica se encuentra obligada a declarar el importe de los viticos en la declaracin anual, ya que el importe total de los ingresos incluyendo los exentos rebasan de $ 500,000.00; aunque los viticos no rebasan por s solos el importe de $ 500,000.00 son superiores a 10% del total de ingresos por salarios.

Como se coment, uno de los gastos ms frecuentes de los contribuyentes son las erogaciones por viticos y gastos de viajes; como se observ, son mltiples los requisitos que hay que cumplir y, en algunos casos, muy complejos, que de no hacerlo eleva la carga tributaria; por ello se requiere que el contribuyente implemente un manual donde se establezcan qu requisitos cumplir y polticas de control administrativo bien establecidas.

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