LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

Manual de Secretaria

Pgina 1

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

A SECRETARIA DE UM CLUBE/DISTRITO LEO

Enquadramento
A secretaria de um Clube ou Distrito Leo a rea mais exigente ao nvel da dedicao e do trabalho a desenvolver. Sendo um cargo de extrema relevncia, o papel do secretrio, entendido em sentido lato, enquadra-se na estrutura directiva do clube, o que faz com que os ndices de responsabilidade aumentem, dadas as necessidades inerentes. Ao secretrio cabe um conjunto alargado de tarefas, que assim complementam a normal aco do simples companheiro Leo, cabendo-lhe a organizao interna de todos os papeis afectos vida do clube. O rigor, a transparncia e a noo temporal so fundamentais para a sua actividade, contribuindo para o real sucesso da estrutura de trabalho do clube. O seu papel assume particular importncia na comunicao e na interaco com os demais companheiros, quer ao nvel dos elementos que compem a direco de um Leo clube quer com os membros dos Gabinetes Distritais, alargando a sua esfera de aco comunicao necessria com as respectivas estruturas Lion. A estrutura Lion apresenta-se como sendo fundamental, nomeadamente no que respeita ao tratamento da informao que por sua vez d a conhecer a toda a estrutura o trabalho desenvolvido pelos Leos, enquanto principal actividade dos Lions. A organizao e actualizao constante da pasta da secretaria so variveis a ter em conta, pois o registo dos factos ocorridos no seio da vida do clube so tambm, cruciais para o funcionamento do mesmo. Todo o processo dito burocrtico deve ser da responsabilidade da secretaria, devendo esta minimizar os efeitos dessa mesma burocracia, necessria para toda a organizao. A assimilao do papel a desempenhar assenta na premissa de que o companheiro(a) secretrio(a) tem a noo exacta de que antes de ser um agente directivo, Leo com todas as responsabilidades e exigncias inerentes. A noo dos desgnios leonsticos e de tudo o que representa ser Leo deve reger a aco de um responsvel da pasta da secretaria de um Leo clube ou de um Distrito Leo, pois s desta forma as suas funes sero bem desempenhadas. Esquema do organigrama estrutural:

Presidente

Vice-Presidente

Secretaria
Assessorias

Tesouraria

Pgina 2

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

A pasta da secretaria
Enquanto companheiro(a) com responsabilidades directivas, a pasta da secretaria detm razes culturais, leonsticas e at histricas ligadas funo de coadjuvar toda a actividade do companheiro Leo Presidente. Esta relao deve ser assumida e interpretada de uma forma directa, para que as funes sejam desempenhadas de acordo com a poltica e a orientao estratgica e leonstica seguida pela direco como um todo. A Estratgia considerada como todo o processo de definio de Trade-offs (A) , pelo que a seleco das melhores escolhas e dos melhores processos que visem uma produtividade leonstica crescente deve ser assumida como regra fundamental de direco de topo, num Leo clube ou numa estrutura Distrital. No mbito das suas competncias, realam-se trs reas de interveno: Planeamento Secretaria Secretaria Operacional Balano Secretaria O sucesso do desempenho do cargo depende, em larga escala, do estabelecimento de relaes leonsticas favorveis com todos os demais companheiros, gerindo responsvel e sadiamente a vertente dos recursos humanos. Esta vertente assume um carisma especial num movimento como o Leonismo, onde a motivao um tesouro que se deve ir descobrindo, tendo o(a) secretrio(a) a responsabilidade de se adaptar s circunstncias vigentes, para assim tirar partido da potencial colaborao que os demais companheiros oferecem ao seu trabalho. Da vertente referida emerge o factor da comunicao desejvel e obrigatria para que toda a informao inerente vida do clube discorra pelas vias existentes. Neste particular, jornais, revistas, folhetos, comunicados, ofcios, cartas, faxes, e-mails e mensagens via mvel assumem especial relevncia. As actividades anexas pasta devem ser desenvolvidas com rigor e disciplina temporal, correspondendo sempre que solicitado(a) com a apresentao documental exigvel. A actividade global pode ser entendida como um processo integrado e consertado com o meio envolvente do Leo clube ou do Distrito Leo, pois deste depende o discorrer e a prpria forma de tratamento que a pasta da secretaria se deve reger. Ao nvel da comunicao externa, todo o tipo de contedos promocionais ou meramente informativos, devem passar sob observao do responsvel da secretaria, em estreita colaborao com o companheiro Presidente. De realar a necessidade progressiva de coabitao leonstica e pessoal favorvel com os demais companheiros da direco, j que a relao com Tesoureiro e Presidente deve ser encarada como primordial para que os objectivos propostos sejam alcanados.

Pgina 3

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

Planeamento de Secretaria
O eficiente desempenho da funo depende do planeamento efectuado e da preparao de todas as variveis anexas pasta da secretaria de um Leo clube ou de um Gabinete Distrital. Com bases reconhecidas em antigas teorias militares chinesas, uma das fases da estratgia o planeamento, e dele depende o sucesso das actividades desenvolvidas, e por sua vez, da organizao como um todo. Ao nvel do planeamento de secretaria, o trabalho deve incidir sobre: Elaborao de uma Pasta de Secretaria A organizao dos papis afectos vida do Leo clube ou do Distrito respectivo deve ser efectuada, fisicamente, numa pasta ou dossier para arquivo de informao e em alternativa numa pasta armazenada no ambiente de trabalho do computador do(a) secretrio(a). Criao e Divulgao de Endereo Postal A definio de um endereo postal fixo do Leo clube ou do Distrito durante o ano leonstico inteiro muito importante para o processo de tratamento da correspondncia, podendo ser este a morada do Presidente ou do Secretrio ou um Apartado nos Correios mais prximos. Criao de Divulgao de Endereo Electrnico A modernizao assim o exige e a utilizao da era electrnica reduz custos de correspondncia e de tratamento de informao, devendo por isso ser criado um e-mail do clube com a respectiva senha de acesso conhecida pelos companheiros Leo. Seleccionar tipo de Informao A seleco do tipo de informao primordial e deve ser efectuada consoante o destino desejado e apropriado s circunstncias e s necessidades do momento. O tipo de informao referido pode ter diferentes formas, sendo as mais utilizadas, as actas, correspondncia geral, ofcios, fax, comunicados, contactos, cartas de apoio, acreditaes, informao para comunicao externa. Elaborao de Relao de Contactos Dever ser elaborada uma relao de contactos de todos os companheiros do clube, atravs da recolha dos seus dados pessoais e contactos usuais, fazendo igualmente levantamento dos dados em falta ou no actualizados. Por outro lado, deve ser organizada e criada uma mailing list (B) que possibilite o discorrer da informao, com trabalho e custos minimizados. A criao da mesma pode ser efectuada em qualquer portal gerenciador de correios electrnicos na Internet (Ex: Hotmail, Sapo, IOL, CLIX, TELEPAC, etc.., atravs da abertura de grupos identificados com uma designao. Elaborao de Plano Global de aco Criao de um plano orientador, tendo em conta a poltica e as orientaes seguidas pelo CLeo Presidente. Organizando essa informao por tpicos e por actividades ou reas de aco.

Secretaria Operacional
Pgina 4

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

A secretaria operacional a rea da pasta da secretaria de um Leo clube ou de um Distrito, onde o trabalho mais visvel e mais construtivo para a estrutura global de funcionamento da direco. A este nvel, a operacionalidade rev-se na aco de secretaria propriamente dita, dividindo-se esta no vector das reunies, no vector Homework, no vector distrital e no vector dos Relatrios Internos. Vector Reunies O papel do(a) secretrio(a) no que concerne s reunies de um Leo Clube ou de um Distrito assenta na interaco com o companheiro Leo Presidente em algumas funes, sendo outras da sua inteira responsabilidade. Distribuio da Folha de Presena ( Anexo 1 ) , para assim aferir da assiduidade e dos contactos dos companheiros Leo do clube. Distribuio da Ordem de Trabalhos ( Anexo 2 ) , devendo esta ter sido programada e elaborada em conjunto com o companheiro Leo Presidente. Leitura da Acta da ltima reunio Anotao constante e rigorosa das informaes relevantes Apresentao do estado da pasta, colocando o clube a par da situao actualizada da pasta, com especial incidncia para a correspondncia recebida. ( Anexo 3 ) Esclarecimento de situaes pontuais Solicitao da marcao da data e da hora da prxima reunio, devendo reter esta informao para posterior tratamento. Vector Homework O vector Homework (C) o conjunto de aces a desempenhar cuja importncia crucial para o responsvel e exigvel trabalho de secretaria. Esta vertente dimensionase na necessidade de elaborao de todos os documentos solicitados e ajustados a todas as actividades do clube, devendo todos eles ser do conhecimento integral do companheiro Leo Presidente. Desta forma: Elaborao de Convocatrias (Anexo 4) Elaborao da Acta da Reunio respectiva ( Anexo 5) , com base nas anotaes e nos nfases necessrios retirados como informao bruta aquando da realizao da respectiva reunio. Elaborao de Ofcios ( Anexo 6 ) Elaborao de Comunicados ( Anexo 7 ) Elaborao de Fax , atravs do envio de qualquer documento. Elaborao mensal de Relao de Contactos actualizada ( Anexo 8 ) Elaborao de Cartas de Apoio. (Anexo 9 ) Elaborao de Creditaes Tratamento da Correspondncia- A Correspondncia, postal ou electrnica, muito importante para a vida de um Clube/Distrito Leo, pelo que deve ser tratada atravs de um arquivo separado na pasta da secretaria, tendo em ateno s entradas s sadas. As cartas ou e-mails, aps recebidas ou imprimidos, devem ser colocadas disposio do Clube/Distrito nas assembleias ou Conselhos Distritais.

Pgina 5

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

Vector Distrital O vector distrital caracteriza-se pelo tratamento de toda a informao relativa a questes distritais, como relatrios de actividades mensais, ou simplesmente pela elaborao e envio dos informes dentro do prazo previsto. Este vector contempla igualmente a presena e apoio do Cleo responsvel pela Secretaria em todas as aces de formao promovidas pela estrutura distrital, para alm da natural presena em qualquer evento para o qual esteja disponvel como Leo.

Os Informes - Formulrios
Com um limite fsico e temporal definido, os informes devem ser preenchidos de acordo com as actividades e com as necessidades e exigncias solicitadas, devendo toda a informao ficar em cpia no arquivo-pasta da secretaria.

Relatrio Trimestral de Projectos e Actividades ( Anexo 10 )

Para a secretaria de um Leo Clube: Este formulrio obrigatrio e serve para dar a conhecer s estruturas distritais as actividades e projectos participados pelo clube. Devem ser mencionadas tambm as reunies do clube, a presena em encontros e reunies distritais, devendo constar o nome dos scios envolvidos. Sempre que possvel, juntar fotografias anexas ou outros documentos de suporte informao revelada. Por fim, em local visvel deve ser indicado o nmero de scios actualizado do clube, enunciando os contactos actualizados dos novos companheiros e daqueles que o deixaram de ser. Data Limite de envio: 1 de Outubro 1 de Janeiro 1 de Abril 1 de Julho

Destinos: Assessor Leo do Distrito e Secretaria do Distrito Leo Para a secretaria de um Distrito ( Centro/Sul ou Centro/Norte ) A secretaria do Distrito deve guardar uma cpia na pasta da secretaria distrital, enviando os formulrios recebidos para os seguintes destinos: Destino: Assessor Leo do Distrito e para o Secretrio do Distrito Mltiplo Leo Data Limite de envio: 10 Outubro 10 Janeiro 10 Abril 10 Julho

Para a secretaria do Distrito Mltiplo Leo: A secretaria do Distrito Mltiplo Leo deve guardar sempre uma cpia dos formulrios na sua pasta da secretaria, enviando os mesmos para os seguintes destinos: Destino: Assessor Leo do Conselho Nacional Governadores Data Limite de envio: 20 Outubro 20 Janeiro 20 Abril 20 Julho

Pgina 6

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

Relatrio de Dirigentes de Leo Clube Leo-72 ( Anexo 11 )

Para a secretaria de um Leo Clube: Este formulrio obrigatrio e serve para comunicar os nomes, endereos, nmeros de telefone, fax,e-mails dos dirigentes eleitos para o ano leonstico seguinte. O formulrio em questo crucial, pois toda a informao a ser enviada para os clubes ter em conta os contactos mencionados no mesmo, pelo que o no envio implica a no actualizao dos registos no anurio e no Lions Internacional. Data Limite de envio: 30 de Abril Destino: Associao Lions Internacional, Assessor Leo do Distrito e Distrito Leo Para a secretaria do Distrito ( respectivo ) : Destino: Assessor Leo do Distrito respectivo e Secretaria do Distrito Mltiplo Data Limite de envio: 15 Maio Para a secretaria do Distrito Mltiplo Leo: Destino: Assessor do Conselho Nacional de Governadores Data Limite de envio: 1 Maio

Formulrio Leo SPA ( Anexo 12 )

Para a secretaria de um Leo clube: O presente formulrio serve de veculo informativo sobre uma actividade que o Clube Leo considere de sucesso, tendo como critrio o bom senso e a anlise dos responsveis pelo clube ao nvel alcanado com a actividade em causa. No seu contedo deve constar quem beneficiou da actividade ou do projecto, onde e quando foi realizada, quem participou, e se possvel, juntar documentao grfica sobre o evento. Data Limite de envio: Aps a realizao da actividade ou projecto

Destinos: Associao Lions Internacional, Assessor Leo e Secretaria Distrital. Para a secretaria de um Distrito: Destino: Assessor Leo do Distrito respectivo e Secretaria do Distrito Mltiplo Data Limite de envio: Aps a sua recepo Para a secretaria do Distrito Mltiplo Leo: Destino : Assessor Leo do Conselho Nacional de Governadores Data Limite de envio: Aps a sua recepo

Pgina 7

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

Formulrio de Mudana de Endereo/Nome ( Anexo 13 )

Este formulrio serve para que o(a) secretrio(a) do clube Leo possa informar a Associao de Lions Internacional e Gabinete do Distrito de alguma mudana de endereo, nome ou contacto do conselheiro ou do presidente de um Leo Clube Por outro lado, a secretaria do Distrito respectivo e inerente ao clube em causa deve reenviar para o Assessor do Distrito Leo e para a secretaria do Distrito Mltiplo. A secretaria do Distrito Mltiplo dever enviar o formulrio recebido para o Assessor Leo do Conselho Nacional de Governadores.

Formulrio para Scio ( Anexo 14)

Este formulrio serve para o arquivo-pasta da secretaria e para a constante actualizao dos dados dos companheiros Leo. Com este formulrio, ajustado s necessidades do clube, todo o jovem que queira ingressar num clube fica desde logo identificado e contactvel.

Formulrio para Leo Itens

Com base na folha demonstrativa dos Leo Itens, o secretrio tem a funo de em conjunto com o Conselheiro Leo do seu clube, enviar o pedido dos mesmos para a Associao de Lions Internacional atravs do Lions Clube padrinho, aps parecer positivo da assembleia do clube ou quando solicitado pelo Cleo Presidente. O facto do pedido referido Ter de ser efectuado pela direco do Lions clube justificado pelas trocas de fluxos financeiros j existentes com a Associao Lions Internacional e igualmente pelo facto de apenas a direco do Lions clube Ter acesso aos manuais para os pedidos. A moeda em que se apresentam os Leo Itens o Dlar americano, visto a Associao Internacional Lion estar sediada nos Estados Unidos, pelo que o pedido deve ser enviado para este pas.

Pgina 8

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

Vector Relatrios Internos Relatrios de Actividade Todos os projectos realizados e todas as actividades levadas a efeito pelo clube ou pelo Distrito Leo devem ser acompanhadas de tratamento documental, visando o suporte material e informativo das mesmas. A ideia subjacente emerge da necessidade de serem elaborados relatrios sobre a forma em que a actividade foi pensada e organizada, constituindo assim pastas diferentes para cada tipo de evento que possa servir de base para futuras realizaes melhoradas ou at para simples repeties. O papel da secretaria assenta na recolha dos relatrios de actividade quando estes sejam elaborados pelo responsvel pela actividade ou projecto. Caso o clube no pratique esta forma de processamento de informao, esta funo deve ficar a cargo da secretaria, o que envolve carga de trabalho elevada. A noo dos erros cometidos, as vantagens e as desvantagens do processo escolhido para a sua realizao, os meios utilizados, os recursos materiais e toda a envolvente humana devem ser variveis a ter em considerao para o registo de todos os factos adjacentes ao evento. Com uma base documental, efectuar pequenos updates (D) ser decerto suficiente para voltar a realizar com mais sucesso as mesmas actividades. Por outro lado, de realar a importncia vital que a documentao fotogrfica, de imagens, de recortes jornalsticos e de toda a informao inerente ao mesmo evento assumem para um relatrio completo e elucidativo. Relatrios de actividade global Noutro prisma, h que ter em considerao a relevncia dos relatrios internos afectos actividade global do clube ou do Distrito, devendo os mesmos serem elaborados mensalmente para o mais eficaz processamento da informao que serve igualmente de suporte elaborao dos Relatrios Trimestrais de Actividade a serem enviados para as estruturas distritais no caso da secretaria de um clube, os quais so recebidos pela secretaria do Distrito. Estes relatrio no so mais do que relatos efectivos de todas as actividades, reunies e participaes noutros eventos que constituem a vida diria de um Leo Clube. De realar a importncia crescente que assume o prvio conhecimentos destes relatrios por parte do Cleo Presidente. Os presentes relatrios devem ser facultados aos companheiros Leo do clube e igualmente ao Conselheiro Leo do seu clube, para o respectivo Clube Lion ter conhecimento e ser regularmente informado dos projectos levados a efeito e das actividades em que se espera que estejam presentes. No caso dos Companheiros Leo estarem regularmente presentes nas assembleias Lion em termos representativos, os mesmos relatrios servem para a divulgao directa da vida do clube, tendo em considerao a correlao exigvel entre Leos e Lions.

Pgina 9

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

Balano Secretaria
Aps a elaborao de todos os relatrios, do envio de todos os formulrios obrigatrios e da execuo das restantes funes anexas pasta da secretaria, o(a) secretrio(a) deve proceder elaborao de um relatrio final que comporte de uma forma abrangente o relato de todas as actividades e projectos levados a efeito, constituindo-se em jeito de balano do trabalho efectuado, sob diversas perspectivas: Leonstica Perspectivas Pessoal Social Perspectiva Leonstica O relatrio final da pasta da secretaria deve comportar, numa ptica leonstica, o relato das actividades, atravs da exposio do tipo de actividade, dos meios utilizados e dos objectivos leonsticos, efectuando sempre uma comparao entre o planeado ou previsto e o realizado. Esta concepo de contabilidade leonstica (E) apura os desvios verificados, analisando a origem dos mesmos. O trabalho deve ser efectuado com base no planeamento inicial da actividade global do clube ou do distrito e da actividade parcial anexa pasta da secretaria. O relatrio deve igualmente conter uma aluso s relaes entre clubes Leo, no sentido de avaliar o grau de informao recebida e tratada por outros clubes, analisando tambm potenciais actividades e projectos que sendo organizados por outros clubes, tambm podem ser realizados pelo seu clube. Este tipo de comparao ou de benchmarking leonstico (F) pode-se revelar crucial para o sucesso de inovaes futuras, no perdendo de vista o ajustamento s diferentes realidades. Perspectiva Pessoal A ptica pessoal deve ser tratada no relatrio final de uma forma sria e realista, tentando analisar o auto-desempenho pessoal do Companheiro responsvel pela pasta da secretaria, enquanto Leo e enquanto cidado. Esta anlise deve ser uma forma de aprendizagem com a actividade leonstica, aproveitando os pontos fortes da sua aco e melhorando os pontos fracos identificados como falhas ou lapsos que por diversas razes sucederam. Servir e no servir-se o lema dos Leos, mas neste particular, aprender com os Leos deve ser uma forma de aprendizagem a ter em conta para a vida leonstica e pessoal. Perspectiva Social A perspectiva social deve estar presente no relatrio final, atravs da anlise a toda a ajuda fornecida comunidade respectiva. Doaes, ajudas monetrias, campanhas, actividades exclusivamente sociais so pontos-chave a ter em conta na anlise do papel do Leo clube na sua comunidade local.

Pgina 10

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

Efectuar um levantamento das instituies necessitadas, dos bairros sociais e de outras necessidades locais deve ser um trabalho leonstico a levar em considerao.

Anexos

Pgina 11

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

Anexo 1 Folha de Presena

Reunio n ____ Nome Companheiro Leo Rbrica DATA : ( Dia / Ms / Ano ) Observaes

Anexo 2 Ordem de Trabalhos

Reunio N________ ORDEM DE TRABALHOS
1 - _____________________________________________________________ 2-______________________________________________________________

DATA : ( Dia / Ms / Ano )

O Presidente __________________

Pgina 12

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

Anexo 3 Folha de Entradas e Sadas de Correspondncia

ENTRADAS Origem _________________ Assunto_________________ Destino_________________ SADAS Destino___________________ Assunto __________________ Origem___________________

Anexo 4 - Convocatrias
A convocatria para uma reunio deve estar de acordo com as pretenses do Presidente do Clube/Distrito Leo, contendo a data, a hora e o local da mesma de uma forma explcita e no enganosa, afim de evitar desconexes de informao e possveis equvocos. A convocatria deve ser simples e directa, com a ordem de trabalhos a ser obrigatria de constar. Aps a sua elaborao, esta deve ser enviada por correio postal e/ou para correio electrnico para os endereos respectivos de todos os companheiros Leo, do Conselheiro Leo do respectivo clube e do Assessor Distrital vigente. De realar a possibilidade das convocatrias poderem ser destinadas a actividades e eventos quer do Clube/Distrito quer de outros clubes ou instituies, onde se impere a presena em termos de representao do Clube/Distrito. Clube/Distrito Leo _______ Endereo Postal Endereo Electrnico Contactos Telefnicos/Fax Data ( Dia / Ms / Ano ) CONVOCATRIA A secretaria do Clube/Distrito Leo vem por esta forma convocar os companheiros a estarem presentes na prxima reunio do Clube/Distrito Leo, a realizar no dia ______________, no local_________________, pelas_______ horas. A reunio ter a discusso de vrios assuntos, sendo de respeitar os pontos delineados pelo companheiro Presidente, da seguinte ordem de trabalhos : 1-___________________________________ 2- ___________________________________ 3-___________________________________ Aguardando pela confirmao da presena para os contactos electrnicos ou telefnicos disponveis, sem mais assunto de momento, apresento as minhas saudaes leonsticas. A secretaria ( Clube/Distrito)

Pgina 13

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115 _____________________

Anexo 5 - Actas
O desempenho do cargo de responsvel pela secretaria padece de conhecimentos jurdicos bsicos. Nesta perspectiva, com base no Art. 63 do Cdigo das Sociedades Comerciais, podem ser obtidas orientaes genricas para uma correcta elaborao de uma acta. Com a obrigatoriedade de serem relatados todos os factos alusivos a uma reunio, uma acta deve ser elaborada de uma forma simples e de linguagem apropriada e perceptvel, tentando explicitar o que de real teve lugar na reunio. Por outro lado, dada a necessidade de adaptao realidade leonstica, uma acta de uma reunio deve ser encarada por analogia, numa aluso comercial ao tipo de actas legais. A realidade leonstica por certo deferente da realidade de uma sociedade annima ou por quotas, ainda que a base para a elaborao deva ser extrada de exemplos legais. Desta forma, apresenta-se de seguida a adaptao forma legal atravs da exposio das orientaes referidas. Artigo adaptado: ... 1- As deliberaes dos companheiros Leo scios podem ser provadas pelas actas das assembleias ou por documentos escritos, desde que admitidos. ... 2- Uma acta deve conter, pelo menos: a) A identificao do Clube ou do Distrito, o lugar, o dia e a hora da reunio. b) O nome do Companheiro Presidente e do Companheiro Secretrio. c) Os nomes dos companheiros Leo presentes ou representados. d) A ordem de trabalhos do dia, constante da convocatria. e) Referncia aos documentos e relatrios submetidos assembleia. f) O teor das deliberaes tomadas. g) O resultado das votaes. h) O sentido das declaraes dos scios, caso estes o requererem. i) Outras consideraes solicitadas por qualquer companheiro Leo. ... 3- As actas devem ser assinadas pelos Companheiros presentes, e aps a sua elaborao, pelo Presidente e pelo Secretrio que a lavrou. ... 4- As actas devem ser lavradas no respectivo livro ou em folhas soltas, devendo estas ltimas ser devidamente arquivadas na pasta da secretaria ... 5- As actas que no estejam consignadas no respectivo livro ou em folhas soltas no podem ser assinadas por companheiros Leo. ... 6 As actas no devem conter referncias numricas que no sejam por extenso.

Pgina 14

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

O Texto da Acta (Exemplo Genrico)

ACTA N ______

Aos _____ dias do ms ______ do ano de ______ teve lugar na sede do Clube/Distrito Leo a reunio nmero______ pelas_______ horas. Tendo o Clube/Distrito Leo como presidente o companheiro Leo______________ e como secretrio(a) o(a) companheiro Leo___________________, a reunio teve o seu incio com a presena dos seguintes companheiros Leo: ___________________ ___________________________________________________________________ Conforme editada a convocatria da mesma, a reunio teve na sua ordem de trabalhos os seguintes pontos: 1 - _________________________ 2 - _________________________ 3 - _________________________ .... Considerando por grau de importncia, a reunio iniciou-se com a discusso do primeiro ponto da ordem de trabalhos, onde se determinou__________________... Aps a discusso do primeiro ponto, passou-se para o segundo e terceiro ponto, nos quais se deliberou________________________________... Confrontado com a interveno do companheiro Leo ________, foi colocada aprovao da assembleia, a proposta X no sentido de _________________________ Com a proposta aprovada, e a pedido do companheiro Leo _________, regista-se a declarao Y com o propsito de _______________________________________... Considerando para o efeito a votao secreta dos companheiros Leo presentes, os resultados das votaes foram os seguintes_______________________________... Na sequncia do aproximar do terminus (G) da reunio, foi solicitado ao companheiro Presidente a marcao da data, local e hora da prxima reunio. Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunio, da qual se lavrou a presente acta, que vai ser assinada por mim que a lavrei e pelo Presidente do Clube/Distrito.

O Secretrio

O Presidente

______________

_______________

Pgina 15

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

Anexo 6 - Ofcios
Aquando da organizao das diversas actividades, e sempre que solicitado, o responsvel pela pasta da secretaria deve redigir ou fornecer as bases para a elaborao de ofcios visando a participao escrita e a comunicao exigvel com outras entidades, instituies, organizaes ou outros Clubes/Distritos Leo. O Texto do Ofcio ( Exemplo Leo Clube de Leiria)

Leo Clube de Leiria Parque Desportivo Municipal Pavilho Lions Clube 1400 Leiria Leiria, 6 de Maro de 2001

OFCIO

O Leo Clube de Leiria vem por esta forma solicitar o Lar de Santa Isabel, situado na cidade de Leiria, para que este colabore em mais uma organizao de um Fim-de-Semana para crianas desfavorecidas. Englobada no mbito distrital, esta acividade organizada pelo Distrito Leo 115 Centro-Sul, sendo a recruta das crianas da responsabilidade dos Leo clubes. Por esta razo, solicitamos a presena de 4 crianas com idades compreendidas entre os 6 e os 9 anos, para que estas possam participar num fim-desemana diferente e decerto de amizade e companheirismo, a realizar na casa CARITAS na Praia do Pedrgo, nos dias 23, 24 e 25 de Maro do corrente ano. Agradecendo desde j toda a compreenso e ajuda que decerto nos dispensaro, tal como em anteriores edies, gostaramos de referir que todas as crianas sero seguradas em primeiro lugar, ficando o Leo clube de Leiria e os seus monitores Raquel Nascimento, Jos Verdasca e Joo Albino responsveis directos pelas mesmas. As nossas saudaes.

O coordenador/Secretrio

Pgina 16

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115 ______________________

Anexo 7 - Comunicados
A elaborao de comunicados tende a desempenhar funes anlogas aos ofcios, apesar destes tambm poderem ser direccionados internamente, para comunicao entre os companheiros e o companheiro responsvel pela secretaria de um Leo clube ou de uma estrutura distrital. O Texto dos Comunicados ( Exemplo Leo Clube de Leiria)

Leo Clube de Leiria Parque Desportivo Municipal Pavilho Lions Clube 1400 Leiria Leiria, 6 de Maro de 2001 COMUNICADO

O Leo Clube de Leiria vem por esta forma comunicar ao Internato Distrital de Leiria, situado na cidade de Leiria, a organizao de um Fim-de-Semana para crianas desfavorecidas. Englobada no mbito distrital, esta actividade organizada pelo Distrito Leo 115 Centro-Sul, sendo a recruta das crianas da responsabilidade dos Leo clubes. Por esta razo, solicitamos a presena de 4 crianas com idades compreendidas entre os 6 e os 9 anos, para que estas possam participar num fim-desemana diferente e decerto de amizade e companheirismo, a realizar na casa CARITAS na Praia do Pedrgo, nos dias 23, 24 e 25 de Maro do corrente ano. Agradecendo desde j toda a compreenso e ajuda que decerto nos dispensaro, tal como em anteriores edies, gostaramos de referir que todas as crianas sero seguradas em primeiro lugar, ficando o Leo clube de Leiria e os seus monitores Raquel Nascimento, Jos Verdasca e Joo Albino responsveis directos pelas mesmas. As nossas saudaes.

O coordenador/Secretrio

_____________________

Pgina 17

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

Anexo 8 Relao de Contactos

Elaborao de Relao de Contactos A Relao de Contactos muito importante para todo o efectivo desempenho das funes da pasta da Secretaria, j que apenas com contactos actualizados e reais o processo integrado que a secretaria de um Clube /Distrito funciona. a base do funcionamento de toda a comunicao e de toda a troca de informao entre companheiros, clubes, distritos e com toda a vertente externa que necessrio levar em linha de conta. Manter a lista actualizada crucial e este trabalho carece de auxlio por parte de todos. A relao de contactos deve-se dividir por clubes e por companheiros individualmente.

Relao de Contactos
Leo Clube __________________ Endereo Postal ( Morada completa) Endereo Electrnico ( e-mail) Contactos Telefnicos/Fax Lista de Companheiros Leo: Elementos da Direco: Morada___________________ Telefone Mvel/Fixo_________ Fax______________________ E-mail____________________ Restantes companheiros Leo: Nome____________________ Morada___________________ Telefone Mvel/Fixo ________ Fax______________________ E-mail____________________ Conselheiro : Clion __________________

Endereo Postal ( Morada completa) Endereo Electrnico ( e-mail) Contactos Telefnicos/Fax

No caso da secretaria distrital, a gesto deve conter a relao atrs apresentada, em conjunto com uma relao de clubes, onde os contactos devem incidir sobre os elementos da direco, atravs da gesto actualizada dos informes ( Relatrio de Dirigentes ), com relevncia para os companheiros Presidente, Vice.-Presidente, Secretrio e Tesoureiro, para alm do Conselheiro Leo. A gesto dos contactos deve igualmente contemplar contactos considerados cruciais como so a Associao Internacional Lion, o Conselheiro Leo nacional, Assessores Distritais. Para situaes no actualizadas recomendvel possuir endereos alternativos ou suplentes para que a informao discorra mesmo em situaes consideradas anormais.

Pgina 18

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

Anexo 9 Cartas de Apoio e Acreditaes

Elaborao de Cartas de Apoio As cartas de apoio so documentos necessrios para qualquer processo de candidatura a um cargo Distrital ou supra-distrital e at internacional de qualquer companheiro Leo que entenda faz-lo. De referir que cabe ao Presidente do Clube/Distrito Leo a deciso sobre a elaborao ou no dessas cartas, tendo em considerao se o companheiro Leo em causa rene as condies leonsticas e no pessoais para se poder candidatar, no devendo por isso ser recusada em condies ditas normais. O Texto das Cartas de Apoio ( Exemplo Genrico) Data ( Dia / Ms / Ano ) CARTA DE APOIO O Leo Clube __________ / Distrito Leo ____________ , vem por esta forma declarar que tomou conhecimento da candidatura do companheiro Leo _____________________, ao cargo de ________________________________, cujas eleies tero lugar em _________________________, no dia___________, pelas ________ horas.

O Secretrio ___________ Acreditaes

O Presidente ______________

As acreditaes servem exclusivamente para delegar funes de representao a um determinado companheiro Leo de um clube para que este possa ser delegado em Jornadas e Conferncias Distritais, vinculando este o clube que representa atravs dos seus votos s diversas propostas de votao em causa. Estas acreditaes apenas devem ser emitidas pela Secretaria de um Leo Clube aps escolha e ratificao dos nomes dos companheiros em assembleia do clube, com a paralela discusso das propostas recebidas a votar nas Jornadas ou Conferncias respectivas. O Texto das Acreditaes ( Exemplo Genrico) ACREDITAES O Leo clube ________________ vem por esta forma acreditar o companheiro Leo ______________________ para que este represente o clube nas reunies e respectivas discusses e votaes de propostas do Conselho Distrital a realizar durante a Conferncia/ Jornadas a realizar em _________________, entre os dias _____________, do corrente ms. A Secretaria __________ O Presidente _________

Pgina 19

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

ndice A secretaria de um Clube/Distrito Leo

Enquadramento A pasta da Secretaria Planeamento de Secretaria Secretaria Operacional Vector Reunies Vector Homework Vector Distrital Informes/Formulrios Vector Relatrios Internos Balano de Secretaria Anexos Anexo 1- Folha de Presena Anexo 2- Ordem de Trabalhos Anexo 3-Folha de Correspondncia Anexo 4- Convocatrias Anexo 5-Actas Anexo 6- Ofcios Anexo 7 Comunicados Anexo 8- Relao de Contactos Anexo 9-Cartas de Apoio e Creditaes Glossrio 2 3 4 5 5 6 6 9 10 12 12 13 13 14 16 17 18 19

Pgina 20

LEOS PORTUGAL - Formao

Distrito Mltiplo Leo 115

GLOSSRIO

(A) Trade-Off Conjunto das escolhas ou caminhos que um gestor estratgico tem de efectuar visando implementar ou melhorar nveis de produtividade que garantam o alcance dos objectivos propostos. (B) Mailing list / folders Dossiers electrnicos que armazenam dados relativos a contactos/endereos electrnicos em forma de e-mail, e cuja utilizao permite englobar por grupos designados para o efeito. (C) Homework Designao para todo o trabalho que deve ser realizado pelo responsvel da pasta da secretaria de um clube ou estrutura distrital, visando o bom desempenho das suas funes, extra reunies e actividades. (D) Updates Aces decorrentes de ltimas actualizaes a qualquer dado ou informao. (E) Contabilidade Leonstica Designao para o processo de apuramento e anlise dos desvios verificados entre o planeado e o realizado. (F) Benchmarking Leonstico Designao para a necessria tarefa de comparao directa com as actividades e projectos de outros Leo Clubes e de outros distritos, numa acepo positiva desse processo, que visa o melhoramento da actividade global de um clube. (G) Terminus Termo oriundo do Latim que significa fim, termo ou concluso.

Pgina 21