Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

GOBERNACIN DEL VALLE SECRETARIA DE PLANEACION DEPARTAMENTAL SUBSECRETARIA DE ESTUDIOS SOCIOECONMICOS

PROPUESTA DE PLAN DE TRABAJO PARA CONFORMAR EL COMIT TCNICO MUNICIPAL DEL SISBN

Mayo de 2003

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

PLAN DE TRABAJO DEL COMIT TCNICO PARA LA IMPLEMENTACION DEL NUEVO SISBN EN CADA UNO DE LOS MUNICIPIOS DEL DEPARTAMENTO El gobierno nacional decidi mediante el documento Conpes 055 del 2001 aprobar la reforma del actual Sistema de identificacin de beneficiarios de programas sociales SISBN el cual despus de ocho aos de ser utilizado como instrumento de focalizacin de recursos pblicos destinados a programas sociales requiere ser actualizado para corregir los sesgos y deficiencias que este sistema haya podido adquirir. Para desarrollar esta labor el Departamento Nacional de Planeacin DNP- en asocio con las gobernaciones debern brindar capacitacin, asistencia y asesora a los municipios a fin de que estos puedan aplicar a toda su poblacin la nueva encuesta del Sisben Teniendo en cuenta que el Sisben es la columna vertebral de la poltica social, toda vez que es el instrumento bsico de focalizacin de la misma, y debido que la poltica social debe ser el resultado de un proceso de concertacin entre todos los actores del desarrollo que pueden jugar un rol importante en el diseo, ejecucin y evaluacin de la misma. Por esta razn la implementacin del nuevo Sisben demanda unir esfuerzos. De dichos actores, en especial del gobierno municipal y departamental quienes a su interior deben coordinar los esfuerzos de todas las secretarias que requieren utilizar la informacin del Sisben para focalizar los programas de inversin social y/o subsidios en salud, educacin, vivienda, capacitacin y empleo. Por ello hemos contemplado la realizacin de una campaa que hemos denominado Dejmosle al Valle un nuevo Sisben pues nos encontramos ante un momento crucial para darle un importante cambio a los instrumentos de focalizacin de la poltica social, por ello es fundamental aunar esfuerzos que nos permita afrontar este reto, que estamos seguros es una forma abrir los espacios de participacin y control ciudadano y de llevar a la prctica los preceptos del desarrollo humano sostenible que rige la administracin del actual gobierno departamental, pues este trabajo no solo va a beneficiar directamente a la poblacin mas pobre del departamento, sino que va a impulsar la equidad, la transparencia y la eficacia en la asignacin de subsidios y que mejor misin que dejar este loable aporte a los vallecaucanos que estamos seguro ser decisiva para orientar la poltica social del departamento a fin de enrutarnos hacia un desarrollo que nos beneficie a todos. Quin es el responsable de implementar el Nuevo Sisben en cada municipio El principal responsable de la implantacin del nuevo Sisben, su administracin y uso, es el alcalde municipal. De la gestin que l realice para que su municipio cuente con el nuevo Sisben va a depender que la poblacin pobre pueda acceder a los beneficios de los programas sociales del gobierno que incorporan subsidios. No obstante, el municipio, el nivel central (DNP), el nivel departamental (gobernacin), los organismos de control y vigilancia, y las veeduras ciudadanas: tienen competencias especficas. Cules son la Responsabilidad y Funciones de la Nacin ante el Sisben De acuerdo con lo establecido en la resolucin 970 de 2002 del Departamento Nacional de Planeacin el nivel nacional disea el marco de polticas, desarrolla y prueba metodologas, elabora el instrumento de focalizacin, genera los elementos que deben usarse para la implantacin del instrumento (fichas, manuales, software, etc.), produce el marco de regulacin y sancin; y de acuerdo con el artculo 79 numeral 4 de la ley 715 de 2001,

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

consolida y evala la calidad de la informacin municipal, administra las bases para su uso en programas sociales que involucran subsidios del orden nacional, coordina con otras instancias del nivel central, desarrolla los mecanismos y procesos para la depuracin de las bases. En sntesis la responsabilidad de la nacin es la siguiente:

Disea marco de polticas, regulacin y sancin Desarrolla, prueba, transfiere metodologas Genera elementos para la implementacin Consolida y evala informacin municipal Con el departamento, realiza interventora administrativa y tcnica a los municipios Administra bases para programa sociales Coordina con otras instancias nacionales Control de calidad y depuracin bases

Cules son las Responsabilidades y Funciones de los Departamentos ante el Sisben? La responsabilidad que tiene el Departamento ante el Sisben se realiza a travs de la Secretara de Planeacin Departamental y consiste en sensibilizar a la poblacin, a las autoridades municipales y a los organismos de control y vigilancia sobre el Sisben, apoyar la organizacin del Sisben en los municipios, prestar asistencia tcnica para el desarrollo e implantacin de los instrumentos de focalizacin, controlar el desarrollo de los operativos, consolidar las bases de datos del Sisben de los 42 municipios, administrar las bases de datos del Sisben para su uso en programas sociales que involucran subsidios del orden departamental, coordinar con otras instancias del nivel departamental y desarrollar los mecanismos y procesos para la depuracin de las bases En sntesis las funciones del departamento son las siguientes: Sensibiliza la poblacin, autoridades y organismos de control municipales Apoya implementacin (logstica, recursos) Presta asistencia tcnica Controla y vigila desarrollo operativos Conjuntamente con el DNP realiza la interventora administrativa y tcnica en todos los municipios Consolida la informacin Administra bases de programas sociales Coordina a nivel departamental. Cules son las Responsabilidades y Funciones de los municipios ante el Sisben? Los Municipios estarn encargados de sensibilizar la poblacin del municipio, as como de implantar, operar y administrar el Sistema de identificacin y clasificacin de potenciales beneficiarios para programas sociales Sisben, siguiendo las polticas y procedimientos creados para el efecto. Debe, as mismo, propiciar la participacin activa de los organismos de control y vigilancia municipal y de la comunidad para que aquellos que den mal uso al instrumento reciban la sancin que determine la ley. Otras responsabilidades del municipio en la implementacin del nuevo Sisben son las siguientes. Convocar a los representantes de los concejos municipales para agilizar el trmite de

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

ingreso y ejecucin de los recursos del Gobierno, que sern transferidos por el PNUD al municipio. Determinar si el operativo del nuevo Sisben va a ser ejecutado con un equipo de trabajo propio de la Alcalda o si se ser contratado con una firma especializada en la realizacin y procesamiento de encuestas. En caso de que el municipio decida ejecutar directamente el operativo del nuevo Sisben debe conformar el equipo, elaborar un plan de trabajo con su respectivo cronograma y responsables. Realiza una amplia difusin (efectuar trmites respectivos para campaa de difusin con medios de comunicacin) que permita sensibilizar a la poblacin usuaria del Sisben y a las entidades que utilizan este instrumento de focalizacin. Garantizar la Implantacin, operacin y administracin del Nuevo Sisben, controlando y vigilando el desarrollo del operativo bien sea ejecutado por personal propio o por terceros contratados. As mismo debe facilitar la labor de auditoria ejercida por los organismos de control y el departamento y propiciar el control ciudadano, es decir la veedura comunitaria. Evaluar y analizar la informacin arrojada por la nueva encuesta, proporcionar la informacin necesaria para la seleccin de los beneficiarios de los programas sociales (subsidios), cuidar la informacin y entregar las bases de datos al departamento y al nivel central, es decir al DNP. En Sntesis la funcin de los municipios son las siguientes: o Sensibiliza la poblacin y a las autoridades municipales o Implanta, opera y administra Sisben o Propicia la participacin, control, vigilancia o Controla y vigila desarrollo operativos o Evala y analiza informacin o Administra bases programas sociales o Entrega bases al departamento y al nivel central. Cules son los organismos de control y cual es su Responsabilidad en la nueva reglamentacin del Sisben? El organismo de control y vigilancia que tienen un papel preponderante en la observancia de que la organizacin, administracin y uso del Sisben se cia a los ordenamientos legales, es la Procuradura Regional. Igualmente la comunidad mediante los delegados que escoja para hacer parte del comit municipal del Sisben debe vigilar que sus derechos no sean usurpados por organismos, grupos, o personas para quienes los potenciales beneficios que se derivan de la inscripcin en el Sisben no fueron diseados. Igualmente la comunidad se puede organizar por barrios o comunas y conformar veeduras para velar por la transparencia del Sisben en sus localidades. El mal manejo del sistema en cualquiera de sus procesos conducir a sanciones penales. El sistema para tal efecto contar con una estricta vigilancia por parte de los organismos de control, la sociedad civil, e instituciones gubernamentales.

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

En sntesis la funcin de los organismos de control es la siguiente:

Los organismos de control y vigilancia tienen un papel preponderante en la observancia que la organizacin, administracin y uso del Sisben se cia a los ordenamientos legales La comunidad debe vigilar que sus derechos no sean usurpados por organismos, grupos, o personas para quienes los potenciales beneficios que se derivan de la inscripcin en el Sisben no fueron diseados.

Cmo puede la comunidad participar en el proceso de implementacin del nuevo Sisben? Para cumplir con los reglamentos del Sisben, cada municipio debe conformar y poner en marcha el comit tcnico permanente del Sisben conformado por los siguientes miembros: un delegado del Alcalde quien lo debe presidir y por tcnicos de las secretaras sociales y de Planeacin municipal. Igualmente, debe designar un administrador del Sisben del orden municipal, quien le reporte al comit tcnico y que ser responsable de recolectar la informacin y mantener actualizada la base de datos . Por otro lado, se debe propiciar el control social a travs de las veeduras ciudadanas, por lo tanto, la comunidad debe escoger sus representantes para que tengan asiento en el comit y puedan tomar parte de las decisiones que se tomen. Adicionalmente, deben abrirse espacios permanentes de informacin e intercambio de opiniones con la comunidad por ejemplo los Cabildos Abiertos con los lderes comunitarios, etc donde la comunidad y/o sus lderes puedan expresar sus inquietudes y estas ser contestadas. COMO ORGANIZAR EL PLAN Y EL EQUIPO DE TRABAJO PARA LA IMPLEMENTACION DEL NUEVO SISBN? A fin de responder a este reto se ha diseado un Plan de Trabajo para la implantacin del nuevo Sisben que consta de cinco etapas: Alistamiento, Sensibilizacin, Capacitacin, Apoyo a la Implementacin y Seguimiento a los Resultados. Igualmente existe la necesidad de conformar a nivel del Valle un comit tcnico departamental del Sisben, igualmente a nivel municipal debe existir un comit tcnico municipal del Sisben que en ambos casos y en sus respectivos niveles es la instancia que define y ejecuta el plan de trabajo para el desarrollo de este proceso. CONFORMACIN DEL COMIT TCNICO MUNICIPAL DEL SISBN El comit tcnico municipal del Sisben debe ser liderado por Alcalde y / o su delegado que puede ser el jefe de la oficina a la cual esta adscrito el Sisben y/o el administrador del Sisben. igualmente debe estar integrado por lo menos por un funcionario de aquellas otras reas de la alcalda que estn encargadas de ejecutar programas sociales y necesitan para su focalizacin utilizar la informacin proporcionada por el Sisben, como ocurre por ejemplo con la Secretara de Salud, o la Secretaria de Desarrollo Comunitario en caso de que exista. El comit tambin debe estar conformado por los delegados de las entidades de control del municipio como la Contralora Municipal, el Personero Municipal, y los representantes de la comunidad que puedan ejercer la veedura ciudadana como por ejemplo un representante de los jueces de paz del municipio, un delegado por los presidentes de las juntas de accin comunal y

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

por los presidentes de las juntas de accin local, el presidente o un delegado de las asociaciones de veedores, usuarios de las ARS o del hospital publico municipal que exista en el municipio. Por ultimo si existe alguna ONG o entidades gremiales y acadmicas que ejecuten programas sociales en el municipio se puede contemplar la participacin de un representante, aunque queda a discrecin de cada municipio. CUL ES EL OBJETIVO DEL COMIT TCNICO MUNICIPAL DEL SISBN? El objetivo del comit tcnico es coordinar los esfuerzos de la Alcalda de manera participativa a fin de reunir los recursos humanos, logsticos, tcnicos y financieros requeridos para apoyar la implantacin del nuevo Sisben en cada municipio de una manera eficiente y transparente. El resultado esperado es dejar implementado un sistema de identificacin de beneficiarios para programas sociales con transparencia y mayor capacidad de clasificar a los hogares de cada municipio segn sus condiciones de vida, de modo que en los primeros niveles del Sisben slo queden los que registran las mayores condiciones de pobreza y puedan ser priorizados en la asignacin de subsidios. CUALES SON LAS FUNCIONES DEL COMIT TCNICO MUNICIPAL DEL SISBN? Las funciones del Comit Tcnico Municipal del Nuevo Sisben consiste coordinar la ejecucin de cada una de las etapas del plan de trabajo que se ha diseado para la implantacin del nuevo Sisben en cada municipio. Es decir, teniendo en cuenta cada una de las etapas del plan de trabajo, el comit tcnico municipal para el nuevo Sisben debe realizar las siguientes funciones: 1. implementar la etapa de alistamiento del municipio a fin de que se renan los requisitos para afrontar el reto de implementar un nuevo Sisben, 2. Coordinar todo lo relacionado con la realizacin de las campaas de sensibilizacin de la comunidad vinculada al Sisben, de las entidades usuarias de este instrumento y del propio comit municipal. 3. Coordinar la asistencia del administrador del Sisben y el auxiliar a los talleres de capacitacin en la metodologa del nuevo Sisbn y replicar esta informacin a los municipios que lo requieran por demanda. 4. Coordinar la ejecucin del operativo de campo para realizar el proceso de reencuestaje y procesamiento de la informacin. 5. Participar en la verificacin del proceso y la validacin de la informacin de acuerdo a los parmetros tcnicos y jurdicos establecidos por el DNP. CUAL ES LA ESTRUCTURA DEL COMIT TCNICO DEPARTAMENTAL PARA EL NUEVO SISBN Para desempear adecuadamente sus funciones el comit tcnico municipal del nuevo Sisben debe ser liderado por el Alcalde o su delegado que puede ser el jefe de la dependencia de la Alcalda que tenga a su cargo el Sisben en asocio con el administrador municipal del Sisben. As mismo el comit debe organizarse por grupos para que de acuerdo al perfil de los funcionarios que integran el comit se puedan dedicar a coordinar cada una de las etapas contempladas. Cada grupo ser coordinado por un funcionario de la oficina del Sisben o de la Dependencia de la Alcalda que tiene a su cargo la responsabilidad del Sisben quien a su vez ser el enlace con

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

los funcionarios de otras entidades que integran cada grupo. De acuerdo a las etapas del plan de trabajo, los grupos que se deben conformar dentro del comit tcnico son los siguientes: La estructura organizacional del comit tcnico departamental del Sisben es la Siguiente: Nivel Directivo: La direccin tcnica del comit esta a cargo del Seor Alcalde y el jefe de la dependencia que tiene a su cargo el Sisben. Nivel Coordinador: La coordinacin Tcnica esta a cargo del administrador municipal del Sisben o la persona que el Alcalde delegue para tal efecto. Nivel Operativo: La labores operativas esta a cargo de los delegados al comit que se organizaran en cuatro equipos de trabajo relacionados a continuacin:

Los equipos que se pueden conformar al interior del comit son los siguientes: Equipo Coordinador Equipo de Sensibilizacin y Comunicaciones Equipo de Asistencia Tcnica Equipo de Interventora.

A continuacin se describe el objetivo y las funciones asignadas a cada uno de los equipos que conforman el comit tcnico departamental del Sisben. Equipo Coordinador: El objetivo de este equipo es la de conocer y ejecutar las Instrucciones, dadas por el DNP para la ejecucin de cada una de las etapas en las que se divide el proceso de implantacin del nuevo Sisben, as como coordinar las convocatorias, la logstica y la ejecucin de las jornadas, talleres o visitas que se deben realizar en y con los municipios. Este equipo esta conformado por funcionarios internos de la alcalda Las funciones que deben desempear este equipo son las siguientes: 1. Ejecutar y hacer seguimiento al cumplimiento por parte de los municipios de los requerimientos o instrucciones impartidas por el DNP a fin de que estos puedan estar listos para comenzar con la implementacin del nuevo Sisben: 1.1 Actualizar, Depurar y Recopilar las bases de datos actualizadas del Sisben de los 42 municipios para efectos de estimar el costo del nuevo Sisben 1.2 Coordinar la realizacin de los convenios entre el municipio y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo PNUD - para la transferencia de los recursos de cofinanciacin entregados por la nacin a los municipios. 1.3 Adelantar campaas de cedulacin y registro civil de las personas que no posean o hayan extraviado el documento de identidad. 2. Elaborar una propuesta de plan de trabajo para el comit tcnico municipal y concertarlo con los miembros de dicho comit. 3. Difundir y hacer seguimiento a las instrucciones dadas a los municipios para la ejecucin de cada una de las etapas del plan de trabajo del comit tcnico departamental. 4. Distribuir las invitaciones y motivar a los convocados la asistencia a las jornadas de sensibilizacin y a los talleres de capacitacin. 5. Coordinar las demandas de logstica que implican la ejecucin de las etapas de sensibilizacin, y a la ejecucin del operativo de campo para la realizacin de la encuesta. 6. Administrar el presupuesto asignado a nivel municipal para el desarrollo de las actividades requeridas por el nuevo Sisben.

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

7. Participar en la seleccin de los encuestadores que debe contratar el departamento para ejecutar la etapa de interventora. 8. Elaborar reportes sobre el cumplimiento de los requisitos y acatamiento de las instrucciones entregadas a los municipios para la ejecucin de cada una de las etapas del plan de trabajo. Equipo de Sensibilizacin y Comunicaciones: El objetivo de este equipo es la de difundir entre las autoridades municipales y la comunidad en general las caractersticas y normatividad del nuevo Sisben. As como explicar la manera como los municipios deben prepararse para la ejecucin de este proceso y la forma como la comunidad puede participar. Este equipo esta conformado por los funcionarios de la alcalda y por delegados de la emisora o el canal de televisin que existan el municipio, representantes de los organismos de control (Procuradura, Defensora del Pueblo), Instancias de veedura ciudadana (Jueces de Paz, Veedores, Personeros), y otras entidades gremiales, fundacionales o acadmicas que se interesen en este proceso. Las funciones que debe desempear este equipo son las siguientes: 1. Disear, aprobar y manejar el contenido del material didctico con el cual se van a realizar las campaas de sensibilizacin. 1.1 Aprobar el orden del da y el contenido de las exposiciones en Power Point que se van a presentar en las jornadas de sensibilizacin. 1.2 Disear los boletines que se van a entregar a la comunidad durante la campaa de sensibilizacin. 1.3 Disear los afiches que se pueden publicar y distribuir entre los 42 municipios para informar sobre las caractersticas del nuevo Sisben y el proceso de implantacin del mismo. 1.5 Realizar programas de radio que permitan sensibilizar a la comunidad sobre la necesidad de reformar el Sisben e informarla sobre las caractersticas del nuevo Sisben y las etapas que comprende la implementacin del mismo. 3. Definir y contactar a los invitados de cada municipio que deben ser convocados a las campaas de sensibilizacin a realizar con las autoridades municipales encargadas del Sisben, los representantes de la comunidad encuestada por el Sisben (Lideres comunales, presidentes de las JAC y de las JAL) las entidades usuarias del Sisben (Hospitales Pblicos, ARS) y los representantes de las instancias del control ciudadano (Personeros, Jueces de Paz) Equipo de Asistencia Tcnica: El objetivo de este equipo socializar la metodologa del nuevo Sisben entre el personal que en cada municipio va a realizar la encuesta y a manejar el software del nuevo Sisben. Este equipo esta conformado por funcionarios de la oficina del Sisben que recibieron la capacitacin dictada por el DNP. Las funciones a desempear por este equipo son las siguientes: Participar en la realizacin de los talleres subregionales de capacitacin en la metodologa del nuevo Sisben Replicar los conocimientos adquiridos en el taller de capacitacin sobre la metodologa del nuevo Sisben para las personas que requieran recibir estos conocimientos. Instalar el nuevo software del Sisben en el municipio.

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

Disear un tutorial para facilitar el manejo del nuevo software del Sisben a los administradores municipales. Participar en el diseo del operativo de campo para la aplicacin de la nueva encuesta y el procesamiento de la misma. Participar en la coordinacin o en la verificacin del operativo de campo que abarca la aplicacin de la encuesta, la digitacin y procesamiento de la misma.

Equipo de Interventora al proceso: El objetivo de este equipo es verificar que en los municipios el proceso de implantacin del nuevo Sisben cumpla con los requisitos metodolgicos y jurdicos establecidos por el DNP. Este equipo esta conformado por los mismos funcionarios del equipo de asistencia tcnica, mas Representantes de los Organismos de Control y Vigilancia del municipio (Contralora Municipal, Personeros) Instancias de Veedura Ciudadana (Jueces de Paz, Veedores, Lideres Comunitarios). Las funciones a desempear por este equipo son las siguientes: Tener un pleno dominio de la metodologa del nuevo Sisben y conocimiento de las actividades que conforman la etapa de interventora a los municipios. Verificar que el operativo de campo realizado en el municipio cumplan con los requisitos establecidos por la metodologa entregada por el DNP. Reportar por escrito al coordinador del comit tcnico municipal del Sisben las inconsistencias e irregularidades que se observen en los municipios durante el desarrollo de los operativos de campo Verificar que los municipios cumplan con la notificacin de los puntajes arrojados por el nuevo Sisben a los hogares encuestados en el tiempo establecido y que publiquen por comunas o barrios en forma ascendente (de menor a mayor) el orden de los puntajes obtenidos por todos los hogares encuestados en cada municipio. Remitir la base de datos del nuevo Sisben de cada municipio a la Secretaria de Planeacin Departamental, a la procuradura regional del departamento y al DNP para contar con respaldos originales, a fin de efectuar la posterior verificacin de dicha informacin.

COMO VA A SER EL PROCESO DE ORGANIZACIN Y OPERACIN DE LOS GRUPOS INTERNOS DEL COMIT TCNICO MUNICIPAL DEL SISBN? El comit tcnico en pleno debe evaluar, aprobar y/o ajustar el plan de trabajo. Una vez se haya concertado el plan de trabajo, cada uno de los miembros del comit de acuerdo con la propuesta realizada debe vincularse a uno de los grupos de trabajo, Cada grupo estar coordinado por uno o dos funcionarios de la dependencia de la Alcalda de la cual dependa el Sisben, quien efectuara una propuesta de organizacin de dichos equipos, pues para agilizar la operatividad de los equipos internos del comit tcnico municipal del Sisben, se recomienda que cada equipo proceda a reunirse para distribuir en forma especifica entre cada uno de sus miembros la realizacin de las funciones asignadas. As mismo debe definir un cronograma de actividades que debe estar coordinadas entre s. No obstante para poder ejecutar este plan de trabajo, la primera actividad que debe realizar el comit tcnico municipal para el nuevo Sisben, ser la de recibir una induccin general sobre el nuevo Sisben y la verificacin del plan de trabajo propuesto por la Secretaria de Planeacin Departamental a fin de dar comienzo a la ejecucin del mismo.

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

Posteriormente el comit tcnico debe reunirse las veces que sean necesarias para ajustar y afinar el plan de trabajo, asignar responsabilidades y definir el cronograma de actividades de cada uno de los equipos que conforman el comit a fin de garantizar la adecuada ejecucin de cada una de las etapas establecidas. El comit debe establecer un cronograma que indique el orden cronolgico en el cual se va a ejecutar cada una de las etapas que comprende la implantacin del nuevo Sisben. Por ejemplo a continuacin encontrarn el cronograma de trabajo que el comit tcnico departamental diseo para apoyar a los 42 municipios en el proceso del nuevo Sisben. CRONOGRAMA DE EJECUCIN DEL PLAN DE TRABAJO QUE DISEO EL COMIT TCNICO DEPARTAMENTAL DEL SISBEN PARA APOYAR A LOS 42 MUNICIPIOS EN LA IMPLANTACIN DEL NUEVO SISBEN Jueves 10 de Abril de 2003: Reunin de constitucin del Comit Tcnico Departamental del Nuevo Sisben Viernes 25 de Abril de 2003: 1era Jornada de Induccin al comit sobre el Nuevo Sisben y Socializacin de la propuesta del Plan de Trabajo del Comit. Martes 6 de Mayo de 2003: Reunin con Edgar Waldin Jefe Grupo de Calidad de Vida de la DDS DNP para definir el operativo de interventora o seguimiento a la implementacin del nuevo Sisben. Mircoles 7 de Mayo de 2003 9:30 AM 2da Reunin del comit tcnico departamental del Sisben para conocer los ajustes al plan de trabajo. Lunes 12 al Viernes 16 de Mayo de 2003: 1er Taller de Capacitacin en la Metodologa del Nuevo Sisben para los 14 municipios de la subregin sur y pacifica. Lunes 19 al Viernes 23 de Mayo de 2003: Recopilar y sistematizar los datos de los invitados a convocar de cada municipio para las tres jornadas de sensibilizacin subregionales (tener en cuenta la relacin de personas a invitar sugeridas por el comit tcnico) Lunes 26 de mayo al viernes 30 de mayo de 2003: Remitir por correo certificado a los 42 municipios instrucciones para la conformacin del comit tcnico municipal del nuevo Sisben, la elaboracin del plan de trabajo y la definicin del ejecutor del operativo. Martes 17 de Junio de 2003: 1era Jornada de Sensibilizacin en la Subregin Sur (Sede Palmira) Viernes 20 de Junio de 2003: 2da Jornada de Sensibilizacin en la Subregin Centro (Sede Buga) Martes 1 al Sbado 5 de Julio de 2003: 2do Taller de Capacitacin en la Metodologa del Nuevo Sisben para los 14 municipios de la subregin centro (Sede Buga) Jueves 10 de Julio de 2003: 3era Jornada de Sensibilizacin en la Subregin Norte (Sede Roldanillo) Viernes 11 de Julio de 2003 4ta jornada de Sensibilizacin sobre el nuevo Sisben en Buenaventura. Lunes 14 de Julio a Viernes 31 de Julio: Replicacin por demanda de las Jornadas de Sensibilizacin y capacitacin y realizacin de las interventoras de los municipios que hayan iniciado el operativo de campo del nuevo Sisben. Lunes 4 al Viernes 8 de Agosto de 2003: 3er Taller de Capacitacin en la Metodologa del Nuevo Sisben para los 14 municipios de la subregin Norte (Sede Cartago o Roldanillo).

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

10

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

Lunes 11 de Agosto a Jueves 28 de Agosto de 2003: Replicacin por demanda de los talleres de capacitacin y realizacin de las interventoras de los municipios que hayan iniciado el operativo de campo del nuevo Sisben. Lunes 1 de Septiembre a Jueves 30 de Octubre: de 2003: Asistir y Asesorar a los municipios en la implantacin de la metodologa del Nuevo Sisben y realizar la interventora a los municipios que estn desarrollando el operativo de campo. Martes 4 de Noviembre a Diciembre 09 de 2003: Culminar el proceso de interventora a los municipios que ejecutaron el proceso de implantacin del Nuevo Sisben Diciembre 10 al 19 del 2003: Elaboracin del informe oficial de cada uno de los grupos de trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisben con base en las actividades desarrolladas por cada grupo, los resultados obtenidos y los procesos pendientes. Diciembre 23 de 2003: Entrega del informe oficial del Comit Tcnico Departamental del Nuevo Para el Nuevo Sisben al Seor Gobernador del Departamento.

DESCRIPCIN DE LAS ETAPAS DEL PLAN DEL TRABAJO PARA EL NUEVO SISBN Tanto el departamento como los municipios deben prepararse para la implementacin del nuevo Sisben, lo cual implica que en ambas instancias se debe elaborar un plan de trabajo que aunque contemplan las mismas etapas, el desarrollo de cada una, es diferente tanto en el municipio como en el departamento. ETAPAS DEL PLAN DE TRABAJO PARA LA IMPLEMENTACION DEL NUEVO SISBN 1. 2. 3. 4. 5. Alistamiento Sensibilizacin Capacitacin Ejecucin del Operativo Seguimiento de Resultados

A continuacin se explica en que consiste cada una de las etapas contempladas para la implementacin del nuevo Sisben. ETAPA DE ALISTAMIENTO DE LOS MUNICIPIOS Y DE LA GOBERNACIN Tanto la Gobernacin como los municipios deben preparase para la implementacin del nuevo Sisben. Pues este instrumento es la columna vertebral de la poltica social, de forma que a partir del prximo ao (2004) la asignacin de subsidios solo se efectuar utilizando como criterio los resultados arrogados por el nuevo Sisben, por ello los municipios que no logren implementarlo a tiempo corren el riesgo de ver restringidos el acceso a dichos recursos, lo cual generara un grave problema social, de hay pues la enorme responsabilidad de los alcaldes en comprometerse de lleno con este reto. ACTIVIDADES DE LA ETAPA DE ALISTAMIENTO EN EL DEPARTAMENTO En el departamento la etapa de alistamiento comprende las siguientes actividades: 1. Conocer en detalle la nueva metodologa y normatividad expedida por el DNP para la implementacin del nuevo Sisben. 2. Conformar un equipo de trabajo denominado Comit Tcnico para el Nuevo Sisben que debe ser liderado por la Secretaria de Planeacin Departamental.

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

11

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

3. La Secretaria de Planeacin debe presentar una propuesta de plan de trabajo con su respectivo cronograma y presupuesto que debe ser evaluada y aprobada por el comit tcnico, quien a su interior debe conformar varios equipos a fin de distribuir las diferentes actividades que deben ser ejecutadas para apoyar la implementacin del nuevo Sisben en todo los 42 municipios del departamento. 4. Solicitar y reunir los recursos financieros y logsticos requeridos a fin de garantizar la operatividad del plan. 5. Iniciar la ejecucin del cronograma de trabajo establecido para cada una de las etapas definidas. ACTIVIDADES DE LA ETAPA DE ALISTAMIENTO EN LOS MUNICIPIOS En los municipios el alistamiento es una etapa que comprende una serie de actividades preparatorias para organizar el trabajo y la realizacin de la encuesta masiva.

Actualizar y depurar las inconsistencias de las bases de datos existente del Sisben y enviarla al DNP con copia a la Secretaria de Planeacin. Definir el costo del nuevo Sisben de la siguiente forma: Con base en el nmero de hogares registrados en la base de datos actual del Sisben, el DNP estima los costos de la nueva encuesta del Sisben y determinar el porcentaje de cofinanciacin asignable a cada municipio. Cada municipio debe establecer un convenio con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo PNUD - entidad a travs de la cual el DNP entregar la cofinanciacin asignada a cada municipio para el nuevo Sisben. Asignar el presupuesto para la partida de cofinanciacin que debe colocar cada municipio a fin de completar y reunir los recursos requeridos para el nuevo Sisben. Acondicionar la logstica donde funciona la oficina del Sisben: Equipos de cmputo moderno que puedan leer CDs (mnimo dos), impresora, archivadores, legajadores, implementos de oficina como huelleros, almohadillas, papel, lapiceros de color negro, azul y rojo, etc. Garantizar el adecuado perfil tcnico del administrador del Sisben, como son el conocimiento bsicos de sistemas operativos DOS y WINDOWS, nociones de Fox pro, Excel y facilidad para los sistemas para el manejo del Nuevo Software del Sisben. Capacidades de coordinacin, supervisin y delegacin de funciones. Conformar el Comit Tcnico Municipal del Sisben: delegado del Alcalde quien lo debe presidir y por funcionarios de las secretaras sociales (Salud, Educacin, Desarrollo Social y Gobierno) y de Planeacin municipal, as como por el Administrador del Sisben y los auxiliares (digitadores, encuestadores, etc.). Disear un Plan de Trabajo Preliminar que le permita al Comit Tcnico Municipal conocer la dimensin del operativo, evaluar la capacidad logstica y financiera del municipio y conformar los equipos de trabajo requeridos. Definir el mecanismo de ejecucin del Nuevo Sisben, es decir, decidir si el operativo se elabora directamente con personal vinculado a la Alcalda o si opta por la alternativa de contratar con terceros el operativo. En caso de que el municipio decida contratar con terceros el operativo, se deben elaborar los trminos de referencia y efectuar la licitacin o la convocatoria publica de acuerdo a lo estipulado por la ley de acuerdo al valor del contrato. Sensibilizar a la comunidad informndola sobre la llegada del nuevo Sisben, le deben explicar en que consisten los cambios y como se va a llevar a cabo el proceso y quien ser la entidad responsable del mismo.

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

12

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

Actualizar la cartografa de las zonas del municipio para determinar las reas y poblacin a encuestar, es importante basarse en la informacin catastral ms reciente que posea el municipio. Realizar jornadas de registro para proveer de documento de identidad (registro civil, tarjetas de identidad y cedula de ciudadana) a las personas que carecen de estos documentos y que estn incluidas actualmente en el Sisben o que son susceptibles de ser encuestadas por el Sisben. El equipo de trabajo de la Alcalda o el contratista escogido deben disear el operativo de campo que contempla los siguientes aspectos: Determinar la poblacin objetivo a encuestar partiendo de los hogares que actualmente estn en la base histrica del Sisben del Municipio ms aquellos hogares que se vayan a incluir para lo cual se deben priorizar los hogares de estratos 1 y 2 que an no han sido encuestados por el Sisben. Determinar el personal requerido (Equipo de trabajo de campo) para el operativo de campo: encuestadores, verificadores, supervisores, coordinadores, digitadores. Establecer la ruta y el cronograma de ejecucin de la nueva encuesta. Disponer de los equipos de cmputo y los digitadores requeridos para capturar las nuevas encuestas realizadas en el tiempo programado.

ETAPA DE SENSIBILIZACION La etapa de sensibilizacin es fundamental para garantizar el xito del nuevo Sisben, pues de ello depende que la comunidad sea consciente de la importancia de este instrumento, sea receptiva a la realizacin de la nueva encuesta y colabore para que el nuevo Sisben pueda corregir las problemticas que venia registrando. Tanto el departamento como los municipios deben ejecutar esta etapa. A continuacin se describen las caractersticas de la sensibilizacin en cada uno de ellos. Caractersticas de la Etapa de Sensibilizacin a Cargo del Departamento 1. Conformar y capacitar al grupo de sensibilizacin del Comit Tcnico Departamental que realizara las jornadas de sensibilizacin 2. Definir el contenido del material didctico para la ilustracin de la Jornada (Presentacin en Power Point) y elaborar el material de consulta a distribuir (volantes, afiches, folletos). 3. Identificar la Poblacin Objetivo a Sensibilizar en cada municipio y coordinar la convocatoria y logstica del evento. 4. Realizar 3 Jornadas subregionales de sensibilizacin con los usuarios directos e indirectos del Sisben en: PALMIRA, BUGA, CARTAGO que explique las la importancia y caractersticas del nuevo Sisben y las diferencias con el anterior, el plan de trabajo que se debe adelantar y en que consiste cada una de las etapas de dicho plan. 5. Impartir las instrucciones a los municipios para que realicen el plan de trabajo para implementar el Nuevo Sisben 6. Replicar las jornadas de sensibilizacin en los municipios que lo demanden 7. Asesorar y asistir a los municipios en el diseo del Plan de Trabajo 8. Realizar una campaa amplia de difusin en medios masivos (radio, prensa, televisin, volantes, afiches) sobre las caractersticas del nuevo Sisben y sobre el operativo de campo a realizar, para ello es importante apoyarse en los lderes comunitarios, JAC, JAL, veeduras comunales, etc. Caractersticas de la Etapa de Sensibilizacin a cargo de los Municipios

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

13

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

Las actividades que deben desarrollar los municipios para efectuar la sensibilizacin de la comunidad es muy similar a la gestin realizada por el departamento, pero a la escala del municipio, para lo cual se recomiendan tener en cuenta los siguientes pasos: 9. Conformar y capacitar al grupo de sensibilizacin del Comit Tcnico Municipal que realizara las jornadas de sensibilizacin 10. Aplicar las instrucciones dadas por el DNP y por la Secretaria de Planeacin Departamental para disear cada una de las etapas del plan de trabajo para la implementacin del nuevo Sisben. 11. Definir el contenido del material didctico para la ilustracin de la Jornada (Presentacin en Power Point) y elaborar el material de consulta a distribuir (volantes, afiches, folletos). 12. Identificar la Poblacin Objetivo a Sensibilizar en cada municipio y coordinar la convocatoria y logstica del evento. 13. Realizar Jornadas de sensibilizacin en cada una de las comunas pobres y en los corregimientos y veredas del municipio para explicarles la importancia y caractersticas del nuevo Sisben y las diferencias con el anterior, el plan de trabajo que se debe adelantar y en que consiste cada una de las etapas de dicho plan. 14. Realizar una campaa amplia de difusin en medios masivos (radio, prensa, televisin, volantes, afiches) sobre las caractersticas del nuevo Sisben y sobre el operativo de campo a realizar, para ello es importante apoyarse en los lderes comunitarios, JAC, JAL, veeduras comunales, etc. POBLACIN OBJETIVO CONVOCADA A LAS JORNADAS DE SENSIBILIZACION EN LOS MUNICIPIOS Alcalde y /o su delegado Secretarios Municipales de Planeacin, Salud, Educacin, Desarrollo Social, Vivienda y Gobierno. Administrador del Sisben y Auxiliares (Encuestador, Digitador, etc) Presidente del Concejo Municipal Personero Municipal Director (es) del Hospital Publico Municipal Director (es) de la oficina de la Aseguradora de Rgimen Subsidiado ARS que funcione en el municipio. Representante de la asociacin de usuarios de la ARS que existen en el municipio. Representante de los Jueces de Paz pertenecientes a la Comuna que abarque los barrios mas pobres del Municipio Representante del Presidente de la Junta de Accin Comunal y de la Junta de Accin Local del Barrio mas grande que pertenezca a la comuna que abarque los barrios mas pobres del municipio. Aproximadamente 17 personas por municipio. ETAPA DE CAPACITACION EN LA METODOLOGA DE LA NUEVA ENCUESTA Y SOFTWARE DEL SISBN En esta etapa el Departamento Nacional de Planeacin DNP- en asocio con la Secretaria de Planeacin Departamental realizaran tres talleres subregionales de capacitacin para los administradores del Sisben y los auxiliares del Sisben en cada municipio. Posteriormente estos funcionarios debern replicar dicha capacitacin al interior de cada municipio. A continuacin se relacionan las actividades de esta etapa que estn a cargo del Departamento y del Municipio.

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

14

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

Actividades de la Etapa de Capacitacin a Cargo del Departamento Conformar 3 grupos de 14 municipios c/u correspondientes a las subregiones Norte, Centro y Sur Designacin del municipio sede para cada subregin y coordinar la logstica del evento: Un computador por cada 2 personas y realizacin de la prueba piloto de campo. En cada subregin para los municipios respectivos convocar a dos funcionarios involucrados en el proceso (administrador del Sisben y auxiliar Sisben) y el grupo de sistemas del Comit tcnico Departamental. Realizar en cada subregin un taller terico-prctico de 5 das para explicar la metodologa de la nueva encuesta y el software del Nuevo Sisben. Replicar los talleres de capacitacin en los municipios que vayan a realizar el operativo y asistencia en sistemas.

Actividades de la Etapa de Capacitacin a Cargo de los Municipios Una vez cada municipio haya definido si ejecuta directamente la puesta en marcha del nuevo Sisben o si contrata este proceso con terceros, debe proceder en cualquiera de los dos casos a conformar el equipo de trabajo para el operativo de campo (encuestadores, supervisores, digitadores y coordinador) El administrador del Sisben y el Auxiliar de cada municipio que fueron capacitados por el DNP deben replicar la misma capacitacin recibida a este equipo de trabajo, para lo cual pueden solicitar apoyo al comit tcnico departamental. Cada municipio debe realizar dentro del taller de capacitacin al equipo municipal para el operativo de campo una prueba piloto en una comuna pobre

FUNCIONARIOS CONVOCADOS A LA CAPACITACIN DICTADA POR EL DNP SOBRE LA METODOLOGA DEL NUEVO SISBN Administrador municipal del Sisben (1 persona) El Digitador o Jefe de Sistemas y/o en su defecto el encuestador del Sisben de cada municipio convocado. (1 persona) El equipo tcnico que desarrollar el reencuestaje en el municipio sede (4 personas: Administrador del Sisben, encuestador, digitador, supervisor) Funcionarios de la Gobernacin del Valle que integran el equipo de sistemas del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisben. (6 personas). Funcionarios del Departamento Nacional de Planeacin DNP que vienen a dictar el taller (2 personas)

Se convocan 3 grupos de 14 municipios. FUNCIONARIOS CONVOCADOS POR CADA MUNICIPIO A LA CAPACITACION SOBRE LA METODOLOGA DEL NUEVO SISBN Encuestadores seleccionados Supervisores seleccionados Digitadores seleccionados Jefe de Sistemas seleccionado Coordinador general del operativo de campo

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

15

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

Etapa de Ejecucin del Operativo de Campo para la realizacin de las nuevas encuestas del Sisben: Es un procedimiento que va a permitir implementar la nueva encuesta del Sisben en cada municipio tanto en el rea urbana como en los centros poblados y en el rea rural dispersa. Tanto el departamento como los municipios deben realizarse una serie de actividades para evacuar esta etapa. A Continuacin se describen las caractersticas de dicho operativo tanto en el departamento como en el municipio. Actividades a desarrollar por el Departamento en el Operativo de Campo Alistar y poner en marcha el equipo de apoyo metodolgico del Comit Tcnico Departamental. Motivar, Asistir y Asesorar a los municipios para que comiencen a desarrollar la etapa de ejecucin del operativo de campo. Verificar que el procedimiento se realice con los criterios definidos por la metodologa dada por el DNP Determinar el estado de avance de los operativos y asesor a los municipios para resolver las limitantes tcnicas que se lleguen a presentar. Reporte de irregularidades a las autoridades respectivas, como la procuradura, fiscala, etc. Actividades previas a desarrollar por el Municipio en el Operativo de Campo Para la realizacin del Operativo de Campo se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Clculo del nmero de hogares a encuestar, esto se realiza teniendo en cuenta el nmero de hogares existentes en la base de datos del Sisben del municipio y del resto de poblacin que se desea intervenir 2. Con base en lo anterior y de acuerdo a los estimativos propuestos por el DNP, calcular el personal requerido para la realizacin del Operativo de Campo: nmero de encuestadores, supervisores y coordinadores de campo, digitadores, coordinador de digitacin. 3. Con base en lo anterior, estimar el presupuesto requerido, teniendo en cuenta que los parmetros para la estimacin de costos y rendimientos dados por el DNP, slo cubren la realizacin de las encuestas efectivas y validadas completamente, esto es, que pasen la malla de validacin a la base de histrico del programa. Los dems factores que causen costos adicionales debern ser asumidos por el Municipio, tales como papelera, tablas para los digitadores, lapiceros, escarapelas, camisetas, cachuchas, volantes, publicidad, etc, desplazamientos, etc. Los parmetros establecidos por el DNP, son los siguientes: Parmetros para la estimacin de costos del operativo de campo urbano, segn nmero de hogares a encuestar en el municipio ACTIVIDAD RENDIMIENTOS Municipios con menos de 3.000 encuestas - Recoleccin 15 encuestas por da (mnimo) - Supervisin 1 supervisor por cada 5 encuestadores - Verificacin 10 encuestas por da (mnimo) - Transporte Requerido para el personal de trabajo de campo Municipios con ms de 3.000 encuestas - Recoleccin 15 encuestas por da (mnimo)

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

16

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

- Supervisin - Verificacin - Coordinacin de trabajo de campo - Transporte

1 supervisor por cada 6 encuestadores 10 encuestas por da (mnimo) 1 coordinador por cada 5 supervisores Requerido para el personal de trabajo de campo

Parmetros para la estimacin de costos del operativo de campo rural disperso ACTIVIDAD RENDIMIENTOS - Recoleccin 9 encuestas por da (mnimo) - Supervisin 1 supervisor por cada 4 encuestadores - Coordinador de trabajo de campo Demarcacin de recorridos (1/5 supervisores) - Transporte Requerido para el personal de trabajo de campo Parmetros para la estimacin de costos de la digitacin de la informacin ACTIVIDAD RENDIMIENTOS Municipios con menos de 3.000 encuestas en el casco urbano - Digitacin 60 encuestas por da digitador (mnimo) Municipios con ms de 3.000 encuestas en el casco urbano - Digitacin 60 encuestas por da digitador (mnimo) - Coordinacin de digitacin 1 coordinador por cada 10 digitadores Los costos asociados a los anteriores parmetros son: FACTORES DE COSTO URBANA C. POBLADO Trabajo de campo Encuesta bsica $1.600/encuesta Supervisin $356/encuesta Coord. T. De Campo $89/encuesta Verificacin $280/encuesta Transporte $162/encuesta Subtotal $2.487/encuesta Digitacin Encuesta $400/encuesta Coordinador digitacin $53/encuesta Subtotal $453/encuesta COSTO SIN VERIFICACIN COSTO CON VERIFICACIN $2.940/encuesta $3.020/encuesta

RURAL DISPERSO $2.700/encuesta $889/encuesta $222/encuesta $433/encuesta $4.244/encuesta $400/encuesta $53/encuesta $453/encuesta $4.697/encuesta

4. Tomar la decisin si el Municipio realiza o contrata el operativo de campo. Con base en la estimacin del presupuesto anterior, el municipio es autnomo de contratar parte o la totalidad del operativo o realizar el mismo la totalidad del operativo. Esta decisin es consultada al interior del Comit Tcnico del Sisben del Municipio, pero el Alcalde toma la decisin final. 5. El Municipio debe establecer un cronograma del trabajo y las actividades a desarrollar para determinar los tiempos y el seguimiento al operativo. 6. Realizacin del Operativo de Campo como tal. 7. Es importante mencionar que a partir que el Municipio recibe los aportes del DNP tiene como plazo mximo seis (6) meses para la terminar el operativo total y entregar las bases de datos debidamente validadas, en caso de no cumplimiento, la Nacin demandar al

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

17

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

Municipio para el reintegro del dinero desembolsado y se abrir investigacin por parte de la Procuradura General de la Nacin para determinar las responsabilidades del caso. DESCRIPCIN DEL OPERATIVO DE CAMPO En cada municipio el operativo de campo para la realizacin de las nuevas encuestas del Sisben, se debe efectuar segn el sistema de barrido, el cual consiste en determinar el sector, las comunas y manzanas, y diariamente asignar cada manzana a un encuestador respectivamente, quien diligencia la encuesta por medio de un barrido de la manzana, es decir, vivienda por vivienda. El operativo de campo para efectuar las nuevas encuestas se realiza siguiendo los siguientes pasos: Identificacin de los hogares a encuestar en el rea urbana y rural (partiendo de los hogares que actualmente estn en la base histrica del Sisben del Municipio ms aquellos hogares que se vayan a incluir para lo cual se deben priorizar los hogares de estratos 1 y 2 que an no han sido encuestados por el Sisben). Definir el cronograma (Tiempo y Actividades) y la ruta del operativo Realizacin de la encuesta Ubicar el sitio de reunin diario segn el sector elegido, y se distribuye el material de trabajo y se asignacin a cada encuestador la(s) manzana(s) donde va a realizar su labor. Diligenciamiento de las encuestas en las unidades de vivienda y dentro de ellas a los hogares existentes. Entrega al final de la tarde (aproximadamente las 4 p.m. de las encuestas realizadas por cada encuestador Verificacin de la informacin recopilada y reencuestas Revisin de la calidad de la informacin por parte del Supervisor de campo, en caso de encontrar alguna inconsistencia remitirla al encuestador para volver al hogar respectivo y terminar la encuesta. Se selecciona una muestra de las encuestas realizadas y se vuelve a reencuestar para verificar la validez de la informacin. Digitacin de la informacin, para ello se utiliza el Nuevo Software del Sisben (Sisbnw2) Control digitacin, validacin y procesamiento de la informacin Verificacin de la informacin, en la cual se pasa por una malla de validacin para detectar inconsistencias, despus de validar la informacin digitada es pasada a la base de histrico por el coordinador de digitacin (o administrador del Sisben) y se procesa la informacin Notificacin del puntaje arrojado por el sistema a los miembros de los hogares encuestados. El municipio est en la responsabilidad, una vez terminado el operativo de campo y realizado el control de calidad, notificar el puntaje asignado por el Programa del Sisbn a las personas reportadas en las fichas y publicar los listados de las personas y su puntaje segn los tiempos estipulados por la ley. A continuacin se especifica con mayor detalle las caractersticas de cada una de las actividades que hacen parte del operativos de campo Personal requerido para el operativo: El personal bsico para la aplicacin de la encuesta y su grabacin est conformado por encuestadores, supervisores y digitadores; no obstante, en la medida en que para el nuevo Sisben se presentan altas exigencias sobre la calidad de la

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

18

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

informacin, al anterior personal es necesario adicionarle verificadores y coordinadores de trabajo de campo. El DNP recomienda el siguiente personal para realizar el operativo de campo para municipios con menos de 1000 hogares en el casco urbano: Administrador Sisben Supervisores Encuestadores Digitadores Para municipios entre 1.000 y 3000 con hogares en el casco urbano adicionar: Verificadores Para municipios con ms de 3000 hogares en el casco urbano adicionar: Verificadores Coordinadores de trabajo de campo Coordinadores de digitacin La estimacin del nmero de personas requerido est determinado en funcin de la zona, el nmero de hogares a encuestar y el tiempo mximo para su desarrollo. El DNP propone utilizar las siguientes frmulas: 1. Total encuestadores urbanos = Total de encuestas urbanas y centro poblado 15(encuestas da/ hombre) x das hbiles encuesta 2. Total encuestadores rurales = Total de encuestas en rural disperso 9(encuestas da / hombre) x das hbiles encuesta 3. Total verificadores urbanos = 0.10 x Total de encuestas urbanas 10(encuestas da/ hombre) x das hbiles encuesta

4. No. Supervisores urbanos mcpios = total encuestadores / 6 5. No. Supervisores rurales mcpios = total encuestadores / 4 6. No. Coordinadores de campo = total supervisores / 5 7. Total digitadores = 1.20 x Total de encuestas 60(encuestas da/ hombre) x das hbiles encuesta

8. No. Coordinadores de digitacin = total digitadores / 10 Como cada municipio debe definir su plan de trabajo, puede optar por dos alternativas para realizar el trabajo de campo, digitacin y procesamiento de la informacin, teniendo en cuenta que siempre la transferencia tecnolgica la har el Departamento Nacional de Planeacin DNP-:

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

19

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

i.

El mismo municipio realiza el trabajo total o realiza solo el trabajo de campo y contrata la digitacin con la universidad (digitacin centralizada): en esta caso la interventora est a cargo de la Gobernacin y/o Universidades. Contrata todo el trabajo con un tercero o entidad experta, en este caso el DNP sugiere que sea una universidad. Igualmente, el Departamento Nacional de Planeacin indica que la contratacin pueden ser para municipios de Mayores de 100.000 habitantes y menores de 100.000 habitantes, Caso 1. Para municipios mayores 100.000 habitantes hay dos propuestas: Propuesta 1 a. El Municipio contrata con universidades el operativo total b. La Gobernacin, el DNP: hacen el seguimiento y control c. La Interventora es externa Propuesta 2 a. El Municipio contrata el operativo total con una entidad experta en el tema. b. Gobernacin-universidades: realiza interventora administrativa y tcnica Caso 2. Para municipios menores de 100 mil habitantes Propuesta 1 a. Universidades asumen operativo total (digitacin centralizada) b. Gobernacin, DNP: seguimiento y control Propuesta 2 a. Municipio: operativo total o el operativo de campo b. Universidades: digitacin centralizada c. Gobernacin-universidades: interventora Si se contrata, es importante tener en cuenta: Experiencia de la empresa en proyectos similares que hayan exigido recoleccin, captura y procesamiento de la informacin Experiencia del equipo de trabajo Propuesta econmica, la cual debe contemplar: Precio unitario que se oferta por encuesta completa, es decir, diligenciada en su totalidad y validada, o sea que pase la malla de validacin de campo en el software del Sisbn a histrico de la base se datos (ah se validan inconsistencias). Estructura de costos de la propuesta econmica, debidamente detallada y desagregada, por objeto y naturaleza del gasto. Propuesta tcnica: Informe descriptivo que detalle: Procesos de capacitacin, trabajos de campo, seguimiento y control de calidad, de digitacin, procesamiento y validacin de la informacin recolectada. Rendimiento / encuestador / da, esperado. Plazo en que ejecutar el objeto contractual. Organizacin y programacin del trabajo,

ii.

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

20

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

Cronograma detallando actividades y tiempos; Registro del equipo de trabajo tcnico-operativo y de campo Informe cualitativo y cuantitativo de apoyo logstico: espacios fsicos de oficina,
equipos, materiales y herramientas de trabajo para asegurar la calidad y cumplimiento del objeto contractual. Costos: Unitarios x encuesta completa. El precio unitario mximo que se recomienda por encuesta completa no deber ser superior en un 50% al valor bsico de la encuesta en aplicacin directa por parte del municipio. el precio unitario que proponga el oferente por encuesta completa ser fijo y no habr lugar, por ningn motivo, a ajustes, reclamaciones o reconocimientos adicionales. Plazos e informes: Entregas parciales, entrega de observaciones y correcciones, recibo definitivo a entera satisfaccin de quien haga las veces del interventor Soporte al sistema: El contratista dar soporte al sistema si as qued establecido en el contrato y por el tiempo convenido. Rescisin del contrato: El municipio se debe reservar el derecho de rescindir el contrato cuando se establezcan deficiencias en la calidad o retrasos reiterados en la entrega de la informacin. Es conveniente, establecer una pliza de garanta por un monto que permita al municipio resarcirse de los eventuales daos causados.

Cules son las caractersticas del operativo de campo para la implementacin del nuevo Sisbn en el area urbana, en los centros poblados y en el area rural disperso? El operativo se puede dar en: campo urbano, centros poblados, campo rural disperso. Cmo se realiza el operativo de campo urbano? El operativo de campo urbano es por barrido y sigue las siguientes etapas:

Demarcacin cartogrfica Delimitacin de reas, cargas de trabajo, alistamiento del material Acompaamiento comunidad Localizacin, definicin de rutas Aplicacin de la ficha Supervisin y correccin en terreno Recepcin fichas y formatos Seleccin, aplicacin y entrega muestra a verificar Control general del operativo Aplicacin de las fichas a las unidades de vivienda en niveles 1 y 2 que no quedaron incluidas en el barrido Digitacin de la informacin Verificacin y Control de la Digitacin por el coordinador de digitacin Validacin de la informacin en el Software del Sisben: Malla de Validacin Paso a histrico de la base de datos digitada y validada Control de Calidad (programa): Mediante un software adicional. se realiza el control de calidad de la digitacin y el control de calidad de las encuestas con una muestra que se toma, se reencuestan y se vuelven a digitar a parte por verificadores y digitadas por digitadores expertos (de muestra) con esta muestra (10% del total) se realiza el control de calidad de digitacin y encuesta.

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

21

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

Cmo se realiza el Operativo de campo centro poblado El operativo de campo en centros poblados es similar al operativo urbano, la diferencia est en que en los centros poblados no se hace verificacin Cmo se realiza el Operativo de campo rural disperso Se realiza por Barrido (igual que en el centro poblado) Jornadas de actualizacin: Convocatoria Capacitacin personal Centros de recepcin de las encuestas Verificacin informacin Diligenciamiento ficha Control social (veedura del proceso) Operativo para encuestas en duda y no existentes en la base Cmo se realiza el operativo? Para llevar a cabo el operativo se debe realizar: Definir la Poblacin Objetivo : La definicin de la poblacin objetivo a ser encuestada, parte de cuantificar el nmero de hogares que actualmente se encuentran en la base histrico del Sisben actual del municipio, adicionando los hogares que an no han sido encuestados por el Sisben, priorizando a los hogares de estratos socioeconmicos 1 y 2 y a los hogares que han solicitado la encuesta (por demanda). Para los estimativos de habitantes del municipio que tiene el DANE para el ao en curso y se estima el nmero posible de hogares, teniendo en cuenta que el promedio es de 5.5 personas por hogar. Si es posible, por medio de la informacin municipal, determinar la poblacin por comunas y estratos socioeconmicos, as se sabr cuantos hogares se encuestaran en las comunas y se programa as el trabajo de campo. Si no hay recursos para realizar la encuesta del Sisbn a todos los hogares del municipio, se puede focalizar las encuestas a los grupos y comunas ms vulnerables que son los que ms necesitan los beneficios del Sisben. Personal requerido para el operativo de campo Con base en los clculos y las frmulas sugeridas por el DNP, se puede estimar el personal requerido para realizar el operativo. El siguiente diagrama muestra como sera la estructura jerrquica para ordenar el operativo y sus relaciones de subordinacin para llevar el control del trabajo.

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

22

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

Administrador General Coordinadores de Sistemas y Campo

Digitadores

Verificadores

Supervisores

Encuestadores

Familias

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

23

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

24.4.4 Proyeccin del trabajo de campo Una vez estimado el nmero posible de hogares, y de acuerdo al presupuesto establecido, se debe determinar el nmero de encuestadores requeridos para el operativo de campo. La duracin del operativo depender del nmero de encuestadores disponibles. En la siguiente tabla se muestra un ejemplo sobre cuanto podra tardarse la realizacin de 62.000 encuestas, segn el nmero de encuestadores que se puedan vincular al operativo.

No. De PROM. DAS ENC Encues ENCU. TRAB. DA 50 15 7 5250 51 15 7 5355 52 15 7 5460 53 15 7 5565 54 15 7 5670 55 15 7 5775 56 15 7 5880 57 15 7 5985 58 15 7 6090 59 15 7 6195 60 15 7 6300 61 15 7 6405 62 15 7 6510 63 15 7 6615 64 15 7 6720 65 15 7 6825 66 15 7 6930 67 15 7 7035 68 15 7 7140 69 15 7 7245 70 15 7 7350

MES 1 MES 2 MES 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 525010500157502100026250315003675042000 472505250057750 63000 535510710160652142026775321303748542840 481955355058905 64260 546010920163802184027300327603822043680 491405460060060 65520 556511130166952226027825333903895544520 500855565061215 66780 567011340170102268028350340203969045360 510305670062370 68040 577511550173252310028875346504042546200 519755775063525 69300 588011760176402352029400352804116047040 529205880064680 70560 598511970179552394029925359104189547880 538655985065835 71820 609012180182702436030450365404263048720 548106090066990 73080 619512390185852478030975371704336549560 557556195068145 74340 630012600189002520031500378004410050400 567006300069300 75600 640512810192152562032025384304483551240 576456405070455 76860 651013020195302604032550390604557052080 585906510071610 78120 661513230198452646033075396904630552920 595356615072765 79380 672013440201602688033600403204704053760 604806720073920 80640 682513650204752730034125409504777554600 614256825075075 81900 693013860207902772034650415804851055440 623706930076230 83160 703514070211052814035175422104924556280 633157035077385 84420 714014280214202856035700428404998057120 642607140078540 85680 724514490217352898036225434705071557960 652057245079695 86940 735014700220502940036750441005145058800 661507350080850 88200

Como se puede observar con 50 encuestadores el operativo para realizar las 62.000 encuestas tardara 12 semanas, tiempo que se reduce a 9 semanas si se contrata 70 encuestadores 24.4.5 Proceso de seleccin del personal para el operativo de campo La convocatoria debe especificar: i) que se dar preferencia a personas con experiencia en la realizacin de encuestas o trabajo con el Sisben, o que hayan participado en operativos de campo; ii) todas las personas deben acreditar nivel educativo igual o superior a secundaria completa (bachillerato); iii) que quienes se inscriban tengan disponibilidad de tiempo completo. La seleccin de personal se hace con base en la evaluacin, una vez efectuada la capacitacin; quienes demuestren los mejores resultados sern designados como supervisores. De los restantes participantes en la capacitacin, los mejores se seleccionarn como encuestadores.

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

24

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

Normalmente se presenta desercin en este tipo de operativos, por tanto debe mantenerse un cierto nmero de elegibles como reemplazo en caso de que este evento suceda. Uno de los puntos ms importantes es realizar una adecuada seleccin de personal, principalmente de los encuestadores y digitadores, porque de la calidad de la informacin depende el xito de todo el proceso. Los principales requisitos que se requieren para el personal son los siguientes: Encuestador: Es el responsable directo del diligenciamiento de la ficha conforme a las normas y conceptos establecidos y, por lo tanto, de la calidad de la informacin registrada. Se sugiere que sea una persona mayor 18 aos, con estudios de bachiller o superior, con buena caligrafa, adecuadas relaciones pblicas y trato con la gente, procurar que no pertenezcan a la misma comuna o zona donde van a realizar la encuesta y que pasen unas pruebas de suficiencia y habilidad tcnica. De los mejores encuestadores se seleccionan los verificadores. Digitador: Los digitadores deben recibir la misma capacitacin de los encuestadores y adems una especial en el software del Nuevo Sisben. Deben tener experiencia en sistemas y ser rpidos en digitacin Supervisor El supervisor debe realizar un estricto control en el procedimiento de aplicacin de la ficha en terreno, y debe responsabilizarse de la cobertura del rea asignada. depende directamente del coordinador de trabajo de campo y cada supervisor tendr a su cargo la coordinacin del trabajo de un grupo de encuestadores. Coordinador: El (los) coordinador(es) de trabajo de campo debe(n) ser profesional(es) o persona(s) con amplia experiencia en las labores asociadas y conocer muy bien el municipio. Su eleccin corresponde al alcalde y al administrador Sisben. El Coordinador de Digitacin debe ser un profesional preferiblemente del rea de Sistemas o con muy buen manejo en Sistemas y en el Nuevo Software del Sisben. Cronograma de Actividades Es importante que se realice un cronograma de actividades para determinar los puntos crticos y realizar un estricto seguimiento a estas actividades con el fin de cumplir con los plazos estipulados. PLAN DE MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 ACTIVIDADES S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Alistamiento Campaa de difusin Instalacin del software Capacitacin del recuso humano Planificacin Operativa Aplicacin de encuesta Digitacin de la encuestas Publicacin de informacin Certificacin a la poblacin En dnde se puede consultar la nueva metodologa del Sisben ?

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

25

Plan de Trabajo del Comit Tcnico Departamental para el Nuevo Sisbn

El DNP ha diseado la metodologa del nuevo Sisben, la cual ha quedado consignada en una serie de manuales que el DNP se encargara de entregar a cada municipio. A continuacin se describen dichos manuales: Manuales de instruccin Para la obtencin de informacin vlida y confiable se cuenta con siete (7) manuales de instruccin y operacin del Sisben: Manual 1: Administracin: Presenta los conceptos e instrumentos bsicos de focalizacin del gasto social y describe las etapas administrativas a realizar para la implantacin y operacin del Sisben, cmo se obtiene la informacin, los recursos humanos necesarios, el presupuesto, la cartografa, su uso y la actualizacin de la informacin. Manual 2: Encuestador: Contiene las funciones, normas, conceptos y definiciones que debe manejar el encuestador para el diligenciamiento de la ficha de clasificacin socioeconmica. Manual 3: Tcnico operativo para la recoleccin y captura de la informacin Describe las funciones y los pasos a seguir en el operativo de recoleccin de la informacin, digitacin y empleo de los controles de calidad establecidos. Manual 4: Supervisor: Contiene las funciones, normas e instrucciones que le permiten al supervisor verificar la consistencia formal de los datos, la deteccin preliminar de errores de rango, la validez de la informacin y la administracin de la labor de recoleccin. Manual 5: Usuario (manejo del software de captura, administracin y uso de la informacin) Esta gua contiene las instrucciones para la instalacin del software Sisben Windows 2.0 y para el manejo de sus caractersticas. Est diseado para usuarios principiantes, por lo que procura explicar en detalle cada accin que se puede realizar en el programa. Contiene las instrucciones para la captura, procesamiento y anlisis de la informacin recolectada en las fichas de clasificacin socioeconmicas aplicadas en el municipio. Manual 6: Control de calidad (manejo del software de control de calidad) Estos dos manuales contienen las normas y procedimientos para el ingreso, validacin, correccin de los datos y la produccin de cuadros y listados; as mismo, los procedimientos para la utilizacin y obtencin de resultados del trabajo de campo y el control de calidad. Manual 7: Normatividad: Describe y establece la naturaleza jurdica de la ficha de clasificacin socioeconmica y la reserva estadstica de la misma; las responsabilidades de quienes participan en el proceso de administracin, operacin, actualizacin, uso y manejo del Sisben; tipologa de las faltas de los funcionarios y de las empresas en la recoleccin, captura y administracin del Sisben; sanciones de tipo penal, disciplinario y fiscal para conductas punibles en que puedan incurrir. Software Adicional al software bsico diseado para el manejo y uso de la informacin, se han incorporado otros dos, orientados al control de calidad y al control del trabajo de campo. Captura, administracin y uso de la informacin Permite la captura de la informacin suministrada en la ficha, validacin, anlisis y la seleccin de potenciales beneficiarios para programas sociales de acuerdo con los puntajes del indicador de calidad de vida.

Secretara de Planeacin Departamental Subsecretaria de Estudios Socioeconmicos

26