Vous êtes sur la page 1sur 56

BUREAU DE MONTISATION DES PROGRAMMES DAIDE AU DVELOPPEMENT

MANUEL DOPERATIONS de PROJET (MOP)

PROJET NATIONAL DE DEVELOPPEMNT COMMUNAUTAIRE PARTICIPATIF-PRODEP (Don IDA No. H 1810-HA) & FINANCEMENT ADDITIONNEL (Don IDA No. H445-0-HT)

Financ par : LAssociation Internationale de Dveloppement (IDA)

Rvision Janvier 2009

TABLE DES MATIERES Liste des Abrviations Introduction A DESCRIPTION DU PROJET I.II.III.Objectif Gnral Population cible et slection des zones dintervention Composantes 1. Les sous projets communautaires 2. Le renforcement institutionnel 3. La coordination, ladministration, la supervision et lvaluation IV.Les acteurs du PRODEP 1. 2. 3. 4. 5. Les OCB Les COPRODEP Les MDOD/ BTC LUCP/BMPAD La Banque Mondiale

B- MISE EN UVRE DES SOUS PROJETS I.IICampagne dinformation Le cycle des sous projets 1. Identification 2. Prparation 3. Analyse et slection de proposition 4. Signature daccord 5. Excution de projet IIIIVVVIVIILes critres dligibilit des sous projets Les types de sous projets Lvaluation Environnementale Matrice de co-financement Gestion financire et Passation de marchs

_____________________________________________________________________________2
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

1. Gestion financire 2. Passation de marchs

C- GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DU PROJET

I- Plan annuel dopration II- Gestion financire 1. Gestion Financire au niveau du Bureau de Montisation 1.1 Organisation comptable 1.2 Flux financiers et procdures de dcaissement 1.3 Systme Comptable 1.4 Information Financire 1.5 Audits 2. Gestion Financire au niveau des MDOD 2.1 Conditions requises 2.2 Procdures de dcaissement 2.3 Rapports financiers 2.4 Audits IIIPassation de marchs

D- SUIVI ET EVALUATION IIISystme dinformation de suivi Indicateurs

Appendices 1 : Listes des aires dintervention du PRODEP et de son Financement Additionnel Appendice 2 : Cadre de rsultat rviss du PRODEP et de son Financement Additionnel

_____________________________________________________________________________3
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

LISTE DES ANNEXES

ANNEXE 01: LISTE NEGATIVE DE SOUS-PROJETS ANNEXE 02: REQUTE DASSISTANCE TECHNIQUE ANNEXE 03: FORMULAIRE DEXAMEN ENVIRONNEMENTAL DES SOUSPROJETS ANNEXE 04: PLAN DE TRAVAIL ANNEXE 05: FORME DE RAPPORT DU COMITE DE SUIVI ANNEXE 06: ORGANIGRAMME BTC ANNEXE 07: MODEL ESTATI OCB ANNEXE 08: PROCEDURES ADMINISTRATIVES DU COMITE DE SUIVI ANNEXE 09: MODELE DE PRESENTATION DE SOUS-PROJETS ANNEXE 10: MODELE DE RAPPORT DE SUPERVISION DE COPRODEP ANNEXE 11: FICHE DIDENTIFICATION DE SOUS-PROJET ANNEXE 12: FICHE DE SUIVI DE SOUS-PROJET ANNEXE 13: MODELE DE CONTRAT OCB/BTC ANNEXE 14: ORGANIGRAMME UCP/BMPAD ANNEXE 15: PASSATION DE MARCHE AU NIVEAU DES SOUS-PROJETS ANNEXE 16: TERMES DE RFRENCE DE LAUDIT FINANCIER ANNEXE 17: MODELES DE RAPPORTS FINANCIERS ANNEXE 18: CADRE DES RESULTATS ET CONTROLE ANNEXE 19: LISTE DES COMMUNES DINTERVENTION ANNEXE 20: TERMES DE REFERENCE CONCEPTION ET MISE EN UVRE DU SYSTEME DE GESTION DE LINFORMATION (MIS) ANNEXE 21: MODLE DE CONVENTION ENTRE OEP ET BMPAD ANNEXE 22: MODELE DE CONTRAT CONSULTANTS ANNEXE 23 : TERMES DE RFRENCE DE LEVALUATION TECHNIQUE ANNEXE 24 : PLAN DE COMMUNICATION ANNEXE 25 : MODLE DE RAPPORT DE SUIVI FINANCIER

_____________________________________________________________________________4
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

ABREVATIONS

ASEC BTC CASEC CCI/ICF PRODEP CECI COPRODEP CPT EA EMP FAES GOH IDA IDB LICUS M&E MARNDR MDE MDOD MIS MO MPCE O&M OCB PADF PAO PAP PCF BMPAD PRODEP PT UCP/UCP PRODEP SS: TSS UNCDF UNDP USAID

- Assemble pour la Section Communautaire Bureau Technique de Coordination - Conseil d'Administration de la Section Communautaire - Cadre de Coopration Intrimaire / Interim Cooperation Framework - Dveloppement men par la communaut - Centre Canadien pour la Coopration Internationale - Conseil du Projet de Dveloppement Participatif/ Project Development Council Cahier de Prescriptions Techniques - Evaluation Environnementale - Plan de Gestion de l'Environnement - Fond dAssistance Economique et Sociale/ Hati Social Fund - Gouvernement d'Hati - Association pour le Dveloppement International - Banque pour le Dveloppement Inter-Amricain - Pays Bas-Revenu Sous Pression - Surveillance et Evaluation - Ministre de l'Agriculture,Ressources Naturelles et Dveloppement Rural - Ministre de l'Environnement - Matres DOuvrage Dlgus - Systme dinformation sur la gestion de projets Manuel dOpration - Ministre de la Planification et de la Coopration Extrieure - Opration et Maintenance - Organisation Communautaire de Base/ Community Organization - Fondation Panamricaine pour le Dveloppement Plan Annuel dOpration Port-au-Prince - Fonds Post-Conflit Bureau de Montisation des Programmes dAide au Dveloppement (Agence dexcution du Projet) Projet de Dveloppement Communautaire Participatif Plan de Travail - Project Coordination Unit/ Unit de Coordination du Projet - Projet de Dveloppement Communautaire Participatif/ Community Participation Development Project Suivi Systmatique - Stratgie de Soutien la Transition - Fonds pour le Dveloppement en Capital des Nations-Unies - Programme de Dveloppement des Nations-Unies - Agence Amricaine pour le Dveloppement International

_____________________________________________________________________________5
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

INTRODUCTION Dans la ligne de la stratgie trace dans son dossier national 2003 sur Hati, la Banque Mondiale a soutenu par un fond post-conflit (PCF) la cration et la mise en uvre dun projet pilote de dveloppement communautaire participatif (PRODEP) dun montant dun million dUSD, excut en 2004 par la Fondation Panamricaine pour le Dveloppement (PADF), sous lgide du Ministre de la Planification et de la Coopration Externe (MPCE). Malgr les graves troubles politiques de dbut 2004, ce projet pilote a t mis en oeuvre avec succs dans deux municipalits (ou communes ), Ouanaminthe et Anse--Pitres, respectivement situes dans les dpartements du Nord-est et du Sud-est1. Le projet pilote repose sur la longue exprience accumule en Amrique Latine et dans les Carabes, en particulier celle des projets successifs de rduction de la pauvret rurale dans le Nord-est du Brsil, financs par la Banque. En 2003, des reprsentants dHati et de la PADF se sont rendus dans le Nord-est du Brsil pour voir lvolution du projet PRODEP en cours et ont adapt leur mthodologie participative aux circonstances uniques du contexte hatien. En dcembre 2004, quelques 44 sous projets communautaires avaient t identifis, slectionns, approuvs et mis en uvre par le biais dun processus ouvert, transparent et dmocratique et avec une participation et un soutien trs forts des communauts bnficiaires. Ces projets englobent des sous projets productifs, infrastructurels et sociaux. Des conseils de dveloppement de projet participatif (COPRODEP) dmocratiquement constitus ont t tablis dans chacune des communes participantes et ont travaill en troite collaboration avec les instances dirigeantes locales et dautres institutions. Une centaine dassociations communautaires de base ont t consolides et ont bnfici dune formation et dune assistance pour lamnagement et la mise en oeuvre de leurs sous projets. Ces rsultats sur le terrain confirment limportance et lefficacit de lapproche PRODEP pour la rponse aux besoins de dveloppement des communauts rurales pauvres en Hati et a offert une base forte pour une monte en puissance et un largissement lchelle nationale (10 dpartements). Le PRODEP national (support par lAccord de Don IDA N0. H1810-HA en date du 9 septembre 2005 et dun montant de 25.6 millions SDR denviron US$38.0 millions quivalent) a une dure de vie de cinq ans (date de clture prvue au 30 juin 2010) pour un cot total de $ 40.6 millions (en comptant la contribution en contrepartie des bnficiaires). La mise en uvre graduelle du PRODEP sur le terrain seffectue en deux phases. La premire phase (Phase I) a dmarr en janvier 2006 et touche 32 communes (voir liste dtaille en Appendice 1) dans les dpartements du Nord-Est, du Centre (Haut et Bas Plateau Central), du Sud, Sud-Est et des Nippes. Au cours de cette phase mise en uvre par deux MDOD : CECI et PADF, une population totale de 1,135.021 personnes dont 31% de femmes a t touche, 2,334 OCB ont dj t recenses et appuyes. Parmi les
1

Il y a eu officiellement 140 communes ou municipalits en Haiti cette poque

_____________________________________________________________________________6
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

sous-projets prioriss et mis en uvre par ces OCB, 484 taient dj totalement achevs au 31 dcembre 2008. La fin de la Phase I est attendue pour la fin mars 2009. La Phase II, dmarre en janvier 2008, couvre 27 communes additionnelles dans les dpartements de lArtibonite, du Nord-Ouest, du Nord, de la Grande Anse, des Nippes et de lOuest. La mise en uvre de cette phase est assure par un partenariat CECI/ CARE dune part, et un partenariat PADF/ ASODLO dautre part. Suite aux retards enregistrs (environ dix-huit mois) dans le recrutement des MDOD pour la mise en uvre de la Phase II du PRODEP, il savre aujourdhui que le maintien de la structure et des activits entreprises dans les 32 communes de la phase I du projet (en passe dtre compltes dici la fin mars 2009) ncessiterait une extension et une rallonge budgtaire afin de faire concider lachvement des deux phases du PRODEP avec le terme prvu du projet (juin 2010); ce, dans des conditions qui assureraient une continuit ordonne des actions entreprises ainsi que de lassistance et laccompagnement des groupes communautaires de base impliqus. Ce manuel doprations de projet (MOP) constitue le document de rfrence du PRODEP et de lextension de sa premire phase pour laquelle un financement additionnel (FA) (Don IDA No. H445-0-HT dun montant de 5.4 millions SDR (quivalent US$ 8.0 millions) vient dtre accord (date de clture galement prvue au 30 juin 2010). Le prsent manuel a pour objectif principal de dfinir, prciser et compiler, les procdures ncessaires la bonne ralisation du projet et garantir leurs disponibilits et accs toutes les parties impliques dans la mise en uvre du projet.

AI.LOBJECTIF DU PROJET

LE PROJET

En capitalisant sur l'exprience russie du pilote PRODEP financ par le Post Conflict Fund (PCF), le projet propos vise augmenter le transfert direct des ressources publiques aux organisations communautaires de base (OCB) dans les communauts pauvres rurales et priurbaines, en (i) finanant des investissements petite chelle proposs, mis en uvre et grs par les OCB afin de renforcer leur accs aux infrastructures sociales et conomiques de base et de promouvoir les activits gnratrices de revenus; (ii) renforant la cohsion sociale et en constituant le capital social des communauts locales afin quelles sorganisent pour mieux rpondre leurs besoins propres ; et (iii) amliorant la gouvernance locale par le biais dune plus grande participation des citoyens et de la transparence des processus dcisionnels par la cration et le renforcement des associations communautaires et des conseils de dveloppement de projet.
_____________________________________________________________________________7
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

II.-

POPULATION CIBLE ET SELECTION DES ZONES DINTERVENTION

Le territoire national dHati est divis en 10 dpartements, 140 communes, et 568 "sections communales". En raison du financement de concession sous la composante pour des sous projets communautaires, il est important de maximiser l'optimisation des pauvres ruraux. Sous le projet, l'optimisation se produit divers niveaux, savoir : a) Des communes sont vises, sur la base des seuils de pauvret et des critres oprationnels tels que proposs par la Carte de pauvret de 2004 labore par le MPCE et la BID; b) le choix des communauts de base vivant dans les zones pauvres et en particulier de groupes vulnrables par les Conseils de dveloppement de projet (COPRODEP). Les critres pour la slection dune commune conformment l'objectif poursuivi par le projet de la rduction de pauvret, les critres de principe pour dterminer l'acceptabilit de commune sont son seuil de pauvret, comme dtermin par la Carte de Pauvret dHati. Dautres critres oprationnels seraient alors pris en considration afin de dterminer le temps ordre (c.--d., mettre en phase) dans ces communes ligibles. Pauvret : La seule source rcente pour des indicateurs de pauvret au niveau de la commune est la Carte de Pauvret produite en 2004 par le GOH et avec l'aide financire de la BID, qui prsente une rpartition des communes selon un indice de pauvret, calcul comme mesure bas sur l'accs aux services sociaux de base comprenant l'eau, l'ducation, la sant et l'hygine. Le rang dune commune donne selon la carte de pauvret dterminerait leur acceptabilit ces services de base. L'avantage de cette mthode de slection est sa conformit avec les objectifs de projet et sa transparence comme rgle objective. Cette dernire est particulirement importante afin de rduire au minimum l'influence politique dans la distribution des fonds du projet, et ainsi les aider stimuler un sens dquit dans les oprations dinvestissement collectif. Suivant les critres considrs, tous les dpartements contiendront des communes ligibles pouvant tre finances dans le cadre du projet. Critres oprationnels : Une deuxime tape du processus de slection dterminera comment le projet est mis en phase travers des secteurs gographiques. La priorit sera accorde aux communes qui rencontrent l'un ou plusieurs de critres oprationnels suivants : (a) proximit d'autres communes ligibles, fournissant la facilit de l'accs et des conomies d'chelle ; (b) la proximit aux communes o la banque (par l'intermdiaire du pilote de PRODEP et de la concession de LICUS) a dj une prsence sur le terrain, telles que des oprations peuvent tre rapidement mesures ; (c) l'existence d'autres projets de dveloppement que le GOH met en uvre avec l'aide financire d'autres donateurs. Dans ces cas, le projet pourrait tablir des liens
_____________________________________________________________________________8
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

oprationnels avec ces derniers et soutenir un effet de synergie pour faciliter le dveloppement global de la zone.

III.-

COMPOSANTES

1) Composantes Pour faciliter la mise en uvre du projet et dlimiter les responsabilits des principaux acteurs, les diffrentes activits ont t rparties en trois (3) grandes composantes : - les sous-projets communautaires - le renforcement des capacits institutionnelles et assistance technique - ladministration, la supervision et le suivi/valuation. Composante 1: Sous-projets communautaires Les fonds originuax destins la gestion et au soutien des sous-projets de la communaut (34,3 millions USD) financeraient, dans 55 65 communes cibles rurales et priurbaines Hati (en dfinitive 59 communes date), (i) environ 1 300 investissements petite chelle (en dfinitive 1,156 date) identifis par les organisations communautaires de base (OCB) et levs au rang de priorit au sein des conseils du projet de dveloppement communautaire participatif (COPRODEP) en fonction des moyens disponibles. (Sous-composante 1a) ; et (ii) en s'engageant par contrat auprs de socits de services dans la zone du projet la mobilisation des OCB pour participer au projet, tout en fournissant la formation et l'assistance technique ncessaires ces OCB et leur COPRODEP respectifs, pour remplir leur rle dexcution et dentretien des investissements des sous-projets (sous-composante 1b).

Sous-composante 1a : les fonds destins aux sous-projets (26,8 millions USD) financera les investissements petite chelle de la communaut qui cotent en moyenne 17 500 USD (mais en tout cas pas plus de 50 000 USD) et intgreront le mcanisme de financement test dans le cadre du projet pilote PRODEP financ par le PCF. Les sous-projets communautaires viseraient les infrastructures socioconomiques de base petite chelle, lducation, la sant, la production, la gestion des ressources naturelles, ainsi que dautres investissements identifis par les OCB. Les fonds destins lexcution des sous-projets seraient transfrs directement aux OCB par des accords de sous-projets. Les OCB sont leurs tours responsables de la gestion financire des sous-projets et des rapports de dpenses aprs la clture des sous-projets. La slection des sous-projets rpondrait la demande et suivrait les procdures dtailles dans le manuel dopration du projet, qui sera ractualis partir de celui utilis pour le projet pilote PRODEP financ par le PCF, tirant les leons du pilote adaptes llargissement propos du projet au niveau national.
_____________________________________________________________________________9
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Sous-composante 1b : lappui technique aux sous-projets (7,5 millions USD) assignera des moyens pour le recrutement de prestataires de services dassistance technique afin de mobiliser les OCB dans les communes cibles et les former la prparation et lexcution des investissements des sous-projets. La composante financera aussi la formation et lassistance technique permettant de prparer les COPRODEP assumer leurs responsabilits lies au contrle et la supervision des sous-projets, ainsi que la formation des OCB. Afin de mieux connatre le PRODEP, une stratgie de communication globale sera finance sous cette composante afin de conscientiser la population en gnral et particulirement les bnficiaires du projet aux objectifs et aux modes de participation dudit projet. Le Financement Additionnel (FA) (8 millions USD) pour le PRODEP permettra daugmenter les investissements de la Composante 1, Fonds des sous-projets communautaires, Gestion et appui technique. De faon spcifique, le FA propos devrait supporter : (i) un total denviron 300 investissements en sous-projets communautaires additionnels travers deux cycles additionnels de priorisation dans les 32 communes ou municipalits-, faisant partie de la phase 1 du Projet ; et (ii) une assistance technique additionnelle pour renforcer la capacit des COPRODEP et les organisations communautaires de base (OCB) participant au projet. Les sousprojets additionnels financs par le FA devraient bnficier environ 60,000 rsidents communautaires additionnels dans les 32 communes touches par la phase I du projet. Voir appendices 1 et 2 pour plus de dtails sur la liste et le nombre de communes cibles ainsi que le nombre de sous-projets communautaires raliser. Composante 2: renforcement des capacits institutionnelles et lassistance technique Cette composante de 3,6 millions USD sera mise en uvre par l'Unit de Coordination de Projet (UCP/BMPAD), financera, entre autres: (i) des ateliers de formation des formateurs dans le domaine de la gestion financire et comptable destines aux COPRODEP, ainsi quaux reprsentants des administrations locales et rgionales et du gouvernement central; (ii) les changes priodiques rgionaux et nationaux entre les COPRODEP afin de partager les connaissances et les expriences accumules dans le cadre du projet; (iii) les ateliers destins aux MDOD et aux agences sur le terrain associes - tant existants que prvus dans le projet - afin de les quiper correctement pour accompagner les OCB et les COPRODEP dans lexcution des activits vises par la composante 1; (iv) la formation du personnel du Bureau de Montisation afin de superviser efficacement la ralisation du projet ; (v) diffrents services de consultation dont la possible prparation d'une opration future et l'valuation de moyens par lesquels la diaspora hatienne pourra tre mobilise pour la fois co-financer et fournir l'expertise technique aux sous-projets de la communaut ; et (vi) une ngociation pour engager le GOH et autres parties prenantes dans une stratgie nationale long terme afin de faciliter lintgration de lapproche PRODEP dans les programmes de dveloppement du pays.
_____________________________________________________________________________ 10
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Composante 3: Administration, Supervision, Contrle et Evaluation du projet La composante Administration, Supervision, Contrle et Evaluation du projet (2,7 millions USD) financera les cots additionnels lis la mise en uvre par le UCP, qui sera hberge par le Bureau de Montisation et oprera sous lgide du Ministre de lEconomie et des Finances. Cela englobera galement ltablissement dune souscomposante de contrle et dvaluation, dont un Systme dinformation pour la gestion (MIS) qui accompagnera lexcution du projet. Lvaluation de limpact sera elle aussi finance sous cette composante. Elle financera galement un audit financier tous les six (6) mois.
Cots indicatifs, y compris cont. (M USD) 34,3 26,8 7,5 3,6 2,7 40,6

Composante 1. Fonds destins la gestion et l'aide

% total 84 % 65 % 19 % 9% 7% 100 %

IDA (M USD) 31,7 24,2 7,5 3,6 2,7 38,0

% financement par la Banque 92 % 90 % 100 % 100 % 100 % 94 %

des sous-projets de la communaut


1a. Fonds destins aux sous-projets 1b. Assistance technique aux sous-projets 2. Cration de capacits et assistance technique 3. Administration, supervision, contrle et valuation TOTAL

Dtail de lallocation combine de lIDA (Projet initial, rallocation et FA en millions de $US)


Composantes Composante 1: Sous-projets communautaires Componsante 2: Renforcement de capacit Composante 3: Administration, suivi et Evaluation Fonds non allou (Catgorie 5) Total Montant initial 29.6 3.5 2.75 2.15 38.0 Montant rallou 4.14 -1.99 --2.15 -Financement additionnel 8.0 ---8.0 Montant total 41.74 1.51 2.75 0.0 46.0 Variation % +41 -57 0 -+21

IV- PRICIPALES LEONS TIREES DE LA MISE EN UVRE DU PRODEP A DATE Une mise en uvre satisfaisante. Aprs environ trois de mise en uvre, la performance du projet est juge satisfaisante par la mission. En dpit des retards enregistrs vis--vis des objectifs intermdiaires initiaux notamment en termes de nombre de sous-projets communautaires complts date en raison des retards pris pour le dmarrage de la Phase II du projet, le pronostic dobtenir _____________________________________________________________________________ 11
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

des rsultats trs satisfaisants la clture du projet apparat nanmoins excellent au vue des rsultats dj obtenus, du dynamisme des organisations communautaires de base (OCB), de lexprience et de la capacit acquises par les MDOD et du Bureau de Montisation dans lapproche PRODEP. Lanalyse du PRODEP rvle un projet vital pour les communauts en termes daugmentation de la disponibilit des services de base, de cration demplois et de renforcement des capacits des structures et organisations locales. On constate que laction du PRODEP provoque une vritable dynamique dunit entre les organisations et les communauts. Dune manire gnrale, les sous-projets productifs ont la cte auprs des populations. Ils prsentent lavantage de permettre aux habitants des units concernes de bnficier de certains services (approvisionnement en produits alimentaires/intrants agricoles, accs lInternet etc.) sans faire de longs dplacements ( Port-au-Prince ou vers dautres capitales rgionales). Cependant, il y a toujours le risque que ces sous-projets soient accapars par une personne (ou un groupe de personnes) au niveau dune unit Ncessit dajuster la mthodologie pour lvaluation des rsultats et impacts du projet A cette fin, la conduite dauto valuations participatives ex-post ralises au sein des communauts bnficiaires du projet est recommande. Ces travaux seront anims par une firme consultante indpendante; et il est recommand que soit suivie lapproche adopte par les projets similaires de dveloppement communautaire participatif financs par la Banque mondiale dans le Nord-Est du Brsil. En dautres termes, il sagit dlaborer des tudes de cas qui illustrent les impacts positifs ou ngatifs du projet par une mthode o les communauts, pendant des ateliers anims par des spcialistes, participent activement llaboration de lvaluation de leurs actions et des services quelles ont reus. Limportance de rendre le systme SIG/MIS fonctionnel pour que le projet puisse tre capable de fournir les rsultats obtenus afin de pouvoir effectuer un travail ncessaire de suivi valuation et dappuyer le plaidoyer indispensable pour une ventuelle ampliation du PRODEP et/ou de son utilisation dans le cadre de la crise alimentaire qui frappe actuellement le pays. Un systme de Suivi-Evaluation renforcer et ajuster Vu les difficults rencontres pour ltablissement de la ligne de base, une rvision ou ajustement du systme de suivi et valuation du PRODEP savre ncessaire afin de mettre en place des mcanismes et mthodologies simplifies, pragmatiques et techniquement adquates visant obtenir un outil de gestion oprationnel et efficace mme dappuyer le processus de suivi valuation et aider la prise opportune de dcisions.

V.-

LES ACTEURS DU PRODEP

1. LES ORGANISATIONS COMMUNAUTAIRES DE BASE (OCB)

_____________________________________________________________________________ 12
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Les OCB sont la fondation de toutes les oprations du projet et sont aussi les reprsentants lgitimes des bnficiaires avant les COPRODEP, lEtat et tout autre type dorganisation. Les OCB ont les responsabilits suivantes: Reprsenter les bnficiaires auprs du COPRODEP et signer tous les accords ncessaires; (ii) Identifier, travers un processus graduel de consensus, les priorits pour les communauts quelles reprsentent ; (iii) Utiliser toute assistance externe, si besoin est, pour prparer les documents de sous projets relatifs aux problmes prioritaires de la communaut ; (iv) Ouvrir un compte en banque pour recevoir les fonds des sous projets ; (v) Ouvrir un compte spcial pour dposer des cotisations, pour dautres investissements; (vi) Excuter les activits approuves, avec la responsabilit dassurer la participation des bnficiaires dans le financement de telles activits; par consquent, un Comit de Suivi doit tre form pour chaque sous projet ; (vii) Mettre en place des instruments de contrle physique et financier; (viii) Oprer et maintenir les ouvrages, avec la responsabilit de collecter les abonnements pour assurer les ressources ncessaires pour lopration, lentretien et le remplacement futur du bien; (ix) Grer avec diligence et comptabiliser tous les fonds reus et dpenss pendant la priode rapporte. (i)

2. LE COPRODEP

Dans les communes slectionnes pour participer au PRODEP, des COPRODEP seront forms dont le rle essentiel sera de contribuer au processus participatif et limplantation du PRODEP dans leur zone respective. Le COPRODEP est une organisation civile qui stablit partir de linitiative dun certain nombre de groupes organiss dans la population locale (fonctionnant comme OCB buts non lucratifs), et il est indpendant de ladministration publique municipale dans la conduite de ses activits administratives et financires. La juridiction dun COPRODEP est le territoire de la municipalit. Le COPRODEP sera constitu des membres actifs des communauts bnficiaires potentiels, des reprsentants de la socit civile, et des autorits municipales. Les membres actifs des organisations communautaires reprsenteront au moins 80% du COPRODEP Les tches du COPRODEP sont les suivantes: (i) Assurer le pilotage de lexcution du projet avec la participation des OCB (ii) Promouvoir et diffuser les objectifs du PRODEP dans la municipalit; (iii) Informer et faire connatre les principes, les critres, les rglements et les procdures oprationnelles du PRODEP;
_____________________________________________________________________________ 13
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Recevoir et analyser les propositions de sous projets, slectionnant ceux qui rpondent aux rgles, et qui, par une majorit de voix, sont lists par ordre de priorit et ensuite analyss pour approbation ou non; (v) Envoyer les sous projets prioritaires au BTC pour analyse, approbation et transfert de fonds aux OCB; les accords seront signs directement entre le COPRODEP, les OCB et le BTC ; (vi) Remplir et faire parvenir au BTC une fiche de donnes du sous projet pour chaque proposition reue et faire des mises jour chaque tape du cycle dexcution du sous projet, jusqu sa fin; (vii) Faire le suivi et superviser limplantation des sous projets approuvs et financs par PRODEP, en collaboration avec les Comits de Suivi des OCB; (viii) Participer, avec le BTC, dans lvaluation et le suivi des performances du PRODEP dans la municipalit;

(iv)

3. LES MDOD/BTC

Ils feront lexcution du PRODEP National en tant que matres douvrage dlgus. Ils utiliseront les fonds dbloqus pour le projet bon escient et maintiendront avec le Bureau de Monetisation travers lUCP des relations troites de travail en linformant formellement et informellement de lavancement des activits du projet. Ils procderont la mise en place des BTC et en assureront la supervision technique, administrative et financire. Ils auront comme tches: a. La prparation du Plan de Travail soumettre lUCP/BMPAD b. Travailler avec lUCP/BMPAD pour le tenir au courant de lvolution de limplantation des activits du projet; c. Promouvoir une grande diffusion du PRODEP National et de ses composantes, directement et/ou en partenariat avec le COPRODEP, dans les dix dpartements du pays concerns par le projet, avec lobjectif de permettre toutes les communauts bnficiaires potentielles de connatre lexistence du PRODEP National, ses objectifs, ses principes, ses critres, ses zones dinterventions, ses mcanismes oprationnels. d. Assister et conseiller les communauts, les groupes organiss de la socit civile et les autorits locales dans la formation du COPRODEP; e. Recevoir, traiter, et valuer techniquement les propositions de sous projets soumises par le COPRODEP; f. Conseiller les communauts directement ou travers le COPRODEP ou autres agents autoriss dans la prparation de sous projets, promouvoir lutilisation des prototypes et standards, et les procdures (sous projets productifs), en les mettant la disposition des OCB, des fournisseurs dassistance technique et des organisations non gouvernementales ;
_____________________________________________________________________________ 14
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

g. Assurer le respect des principes relatifs lenvironnement pour lapprobation et limplantation des sous projets; h. Signer des accords avec les OCB bnficiaires dont les sous projets ont t approuvs, et transfrer leur compte, les fonds relatifs; i. Superviser sur le terrain, en coordination avec le COPRODEP, directement et/ou en utilisant les services de consultants ou des fournisseurs dassistance technique, tous les sous projets approuvs et faire le suivi de limplantation de toutes les activits du projet j. Sassurer que les procdures adquates, acceptables par la Banque, sont suivies dans lexcution des travaux et dans lacquisition de biens et de services; k. Assister le COPRODEP dans la supervision des sous projets; l. Fournir une assistance technique et des formations au COPRODEP; m. Contrler la gestion financire du projet, prparer des rapports financiers, selon la frquence et les termes de rfrence agrs par le BMPAD/UCP; n. Etablir et appliquer un systme informatis pour le suivi et lvaluation du PRODEP National, incluant les donnes sur les sous projets et les transactions/dboursements financiers;

4. LUCP/BMPAD Le Gouvernement dHati a dlgu la supervision de ce projet au Ministre de la Planification et de la Coopration Externe, qui son tour, a dlgu le Bureau de Montisation qui est responsable de faire le suivi de lexcution du projet travers lUnit de Coordination du Projet (UCP/BMPAD) log en son sein. Le ministre sera responsable de la mobilisation de toutes les ressources additionnelles que le gouvernement dciderait dinvestir dans le projet. En accord avec les termes de rfrence agrs par lUCP/BMPAD, prparer et conduire des tudes pour valuer limpact des sous projets et donner la raction sur le processus de la mise en uvre travers : - Des tudes de la performance physique annuelle, pour dterminer la qualit et la durabilit/continuit des sous projets ; Lvaluation des procdures utilises par les communauts pour acqurir des biens, des travaux et des services; lexcution des sous projets en consultation avec les bnficiaires pour dterminer la performance du projet, tel que perue par ces derniers; une valuation environnementale dtaille de limpact du projet (donnes de base et valuation finale), et prparer les rapports trimestriels, annuels dexcution du projet;

_____________________________________________________________________________ 15
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

une formation sur lenvironnement aux membres du COPRODEP dans le cadre dun processus ducationnel orient vers la conservation des ressources naturelles.

5. LA BANQUE MONDIALE La Banque Mondiale, par un financement de lAssociation Internationale de Dveloppement (IDA) a consenti un crdit de 38 millions de dollars US au Gouvernement de la Rpublique dHati pour lui permettre dimplanter le Projet National de Dveloppement Communautaire Participatif (PRODEP) dans les dix dpartements du pays et un montant additionnel de 8 millions de dollars US pour maintenir en vie la structure et les activits entreprises dans les 32 communes de la phase I du projet (en passe dtre compltes dici mars 2009) afin de faire concider lachvement des deux phases du PRODEP avec le terme prvu (juin 2010). Arrangements institutionnel pour la mise en uvre du PRODEP - Figure 1:

MEF Project Steering Committee BMPAD

(Advisory role)

PCU/BMPAD

MDODs

COPRODEP Municipal Governments

CBOs

CBOs

CBOs

_____________________________________________________________________________ 16
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Arrangements institutionnel pour la mise en uvre du PRODEP - Figure 2


Subproject Cycle and Flow of Funds Project Steering Committee BMPAD (PCU) Advise/ Policy Operate Project Special Account Supervise overall project implementation MDOD/BTC Transfer $ to MDOD for subproject financing

Other Actors on the ground

Mayor/CASBC Representatives of GOH line ministries

Appraise subprojects Supervise subprojects Mobilization/Training/ TA

Evaluate project Inform Coordination Prioritize and approve subprojects COPRODEP Project Account Prioritize investment

Other Donors/ Projects USAID UNDP MINUSTAH IDB CHF IOM

Present subproject

CBOs Identify, Prepare, Contract, Manage, Maintain, Co-finance

B- MISE EN UVRE DES SOUS PROJETS La prparation et la mise en uvre des sous projets caractre participatif exigent une campagne intensive de consultation, dinformation, de sensibilisation et de formation afin de faire connatre toutes les communauts bnficiaires potentielles et la socit, en gnral, lexistence du projet, son approche, ses principes, ses critres et ses rgles en vue datteindre les objectifs suivants : o La comprhension et lappropriation de lapproche et les objectifs du PRODEP par les diffrents groupes cibles o La participation, transparence et inclusion de toutes les parties prenantes dans les dcisions concernant lusage des ressources publiques au niveau communautaire o Le renforcement de la bonne gouvernance, du tissu social et du capital social au niveau des communauts
_____________________________________________________________________________ 17
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

o Le partage dexpriences et de connaissances des bonnes pratiques dans la prparation et la mise en uvre des sous projets afin de garantir la viabilit des investissements o La cration de liens entre des organisations communautaires et lappui lmergence dun rseau en appui ces objectifs o Le renforcement des capacits des organisations communautaires de bases o Laccs des organisations de base aux informations et actualits quant aux opportunits conomiques et le lien avec leurs marchs ICampagne de communication

La stratgie de communication sera excute en 3 phases qui concident avec le cycle du projet (Voir Annexe 24).

II.-

Le cycle des sous projets

Le cycle des sous-projets comportent dix (10) tapes:


1. Campagne dinformation et de communication. 2. Identification, cration et formation initiale des OCB 3. Identification, prparation et soumission des sous-projets par les OCB aux COPRODEP 4. Priorisation, approbation et soumission des sous-projets au BTC 5. Evaluation et vrification de la conformit des sous-projets aux critres techniques, sociaux, environnementaux et financiers par le BTC 6. Signature de contrat entre le BTC et lOCB 7. Ouverture dun compte bancaire par lOCB et transfert des fonds du sous projets 8. Financement par lOCB de llaboration du dossier technique 9. Evaluation du dossier technique par le BTC 10. Ralisation, opration et entretien des sous-projets par lOCB sous la supervision du COPRODEP et du BTC. 1. Identification

Une campagne dinformation permet le dmarrage des sous projets qui seront lancs, excuts, achevs, oprs et entretenus sous linitiative et leffort des bnficiaires travers leur OCB. Cest la force motrice du projet. Une fois imbues du projet et de ses principes, de ses rgles, de ses critres et de ses procdures, les communauts ligibles, qui sont formellement organises, essayeront danalyser leurs besoins les plus cruciaux pour dventuels investissements supports par le projet. Vu que la population cible a toujours des besoins que la capacit financire du projet ne peut pas satisfaire dans leur totalit, un processus tendant vers un consensus graduel au niveau des membres de la communaut est essentiel pour quils puissent les classer par ordre de priorit. Les considrations relatives la faisabilit technique, financire (incluant le cofinancement), conomique, et limpact sur lenvironnement, doivent tre prsentes dans lesprit des communauts qui sont engages dans le processus de prise de dcision sans leur enlever lhabilit dexprimer leurs dsirs et proccupations et de dcider pour eux-mmes. Seule
_____________________________________________________________________________ 18
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

une assistance comptente, professionnelle, dispense par les MDOD/ BTC, les COPRODEP et les consultants peut offrir une rponse satisfaisante ce dfi. Durant la phase de mobilisation, dorganisation et didentification des besoins de la communaut, le BTC, directement ou travers des fournisseurs dassistance (ONG, agences publiques, consultants individuels ou firmes) contracts ou pas, sera responsable pour supporter les communauts localises dans les municipalits participant dans PRODEP. Par des contrats court terme avec des fournisseurs dassistance dans le cadre darrangement avec les BTC. Ce type dassistance technique sera gratuit pour les bnficiaires. Il peut arriver, cependant que des OCB plus exprimentes fassent usage de ce type dassistance de leur propre initiative, mais, dans ces cas, elles seront responsables de faire elles-mmes les arrangements ncessaires. Les cots de ce type dassistance peuvent tre inclus dans le cot du sous projet. Cependant, le paiement de ce service sera effectu seulement si le sous projet est approuv, et aprs rception de la tranche percevoir, et pour les montants qui sont dans les limites ligibles. Aprs le classement des requtes selon leur priorit par les communauts, commence alors le cycle de la prparation et de soumission du document de sous projet, qui est considr comme premire priorit.
2. Prparation

La prparation peut emprunter deux diffrentes voies ; dans la premire, lOCB utilise ses propres moyens ou une assistance technique pour prparer le sous projet ; dans la deuxime, lOCB prpare dabord un document de sous projet simplifi, utilisant la forme standard, qui est revue par le Conseil PRODEP au niveau municipal (COPRODEP). Si le document est jug ligible et entre dans le cadre des paramtres, rgulations et les critres dligibilit, lOCB prpare le document final du sous projet, avec ou sans lusage des prototypes et standards. (Voir annexe des prototypes Vol IV) Lassistance technique fournie par les BTC ou par les COPRODEP sera gratuite et devra tre disponible pour le plus grand nombre possible de OCB; la demande devra tre considrablement rduite par lutilisation des prototypes. Cependant, si des OCB doivent engager leurs propres consultants, les dpenses peuvent tre incorpores dans le cot du sous projet. Les dpenses relatives la prparation et limplantation de sous projet faites par des agents externes engags seront limites 9% de la valeur des travaux. Les 9% couvrent 2.5% pour la prparation et les tudes techniques plus 4.5% pour la supervision de limplantation et/ou assistance technique. Une prime de 2% du cot global du sousprojet est prvue pour le gestionnaire administrateur du sous-projet Les sous projets productifs qui ne comportent pas de travaux dinfrastructure recevront un maximum de 5% pour limplantation et lassistance technique. Si des prototypes sont utiliss, la limite de ces dpenses sera de 1% pour les services techniques ncessaires pour adapter les prototypes, et 4.5% pour la supervision. Lengagement dune assistance technique par les BTC ou le COPRODEP sera fait avec les fonds spcifiquement allous cet effet.

Comment [GC1]: Il serait bien de faire rfrence dans cette section aux fiche technique individuelle de s/projet et des amliorations adoptes rcemments and ce qui concerne les indicateurs spcifiques, donnes initiales pour en constituer la ligne de base, estimation de bnficiaires, etc. ; et aussi penser inclure ce nouveau dans les annexes coorespondnate!

_____________________________________________________________________________ 19
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Le BTC ou le COPRODEP donnera des directives aux OCB concernant lengagement de consultants, si cette assistance technique ne peut tre fournie par les BTC ou le COPRODEP. Les termes de rfrence pour contracter le consultant seront prpars par les BTC. Sil opte pour lutilisation des prototypes, dune assistance technique ou de ses moyens propres pour prparer le sous projet, lOCB soumettra le document de sous projet, accompagn dune fiche dinformation/donnes sur la communaut. Les sous projets seront prpars en conformit avec les formes disponibles au bureau du PRODEP et du BTC (Annexe 10). Chaque sous projet sera accompagn des signatures des bnficiaires dlgus et de toute la documentation ncessaire. 3 Analyse et slection de propositions

Les Conseils de Dveloppement du Projet Participatif (COPRODEP) - reoivent et enregistrent les ides des sous projets soumises par les OCB - Analysent en fonction des besoins jugs prioritaires pour la communaut - priorisent les sous-projets Les Bureaux Techniques de Coordination (BTC) reoivent et enregistrent les fiches de donnes et tudes des sous projets reues par le COPRODEP; sur la base des donnes contenues dans les fiches de requte ou les tudes, procdent la vrification finale savoir si la requte est convenable et pour valuer la dcision prise par les Conseil concernant lapprobation ou le rejet de la proposition de sous projet (simplifie ou complte). Sils trouvent des erreurs, les BTC informeront les COPRODEP et indiqueront les mesures correctives prendre; donnent une formation administrative aux OCB excutant des sous projets; fournissent de lassistance au COPRODEP (directement ou travers des consultants) pour les visites de terrain. reoivent et enregistrent les requtes (simplifies ou compltes) (Annexe 11); analysent les requtes conformment aux critres dligibilit; dcident de la convenance des requtes; retournent aux expditeurs celles qui ne tombent pas dans le cadre des critres et paramtres tablis; informent les OCB sur la convenance des propositions (simplifies ou compltes) et, dans le cas de propositions simplifies, indiquent lexistence dun prototype, si ncessaire. Linformation peut tre transmise par la radio, le tlphone ou par courrier; programment et organisent des visites par des techniciens du BTC ou autres agents accrdits dans les communauts qui ont soumis des sous projets complets pour vrifier sur place les informations donnes par les OCB, et aussi dans les communauts qui ont soumis des propositions simplifies afin de les aider dans la prparation du document de sous projet complet;

_____________________________________________________________________________ 20
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

analysent les dtails techniques et dcident sur lapprobation finale ou le rejet de la proposition complte; envoient les sous projets approuvs et rejets, avec leurs fiches de donnes respectives aux BTC qui feront la vrification finale et procderont la signature de contrat avec les OCB bnficiaires, pour les sous projets approuvs 4. Signature dAccord

Une fois les sous projets approuvs, les BTC feront le ncessaire pour la signature des accords avec les OCB bnficiaires. Aprs avoir complt les formalits, les BTC font les arrangements pour le transfert des fonds aux OCB bnficiaires. Tous les termes et conditions qui doivent tre stipuls dans les accords se retrouvent dans le Volume II. Une fois les accords signs et les transferts oprs, les COPRODEP rempliront les donnes correspondantes dans le module 5 de la fiche de donnes du sous projet. Les COPRODEP envoient la fiche mise jour au BTC. 5. Excution de Sous projet Lexcution des sous projets est la responsabilit des OCB. Suivant la nature des sousprojets, des contrats et/ou oprations dachat/vente pourront tre signs avec les fournisseurs de biens et de services.

_____________________________________________________________________________ 21
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Cycle dtaill des Sous-projets Communautaires Figure 3


CAMPAGNE DINFORMATION ET DE COMMUNICATION (Information spcifique sur le PRODEP)

1 2

BTC: Identifie/ Appuie la cration des OCB/ Assure la formation


initiale

OCB
Identifie les ides de sous- projets Prpare les propositions de sous-projets Soumet au COPRODEP les fiches didentification de sous-projets prioriss.

COPRODEP:
Priorise les sous-projets (en AG) Approuve les sous-projets Soumet au BTC les sous-projets approuvs

4 5
Non MDOD/BTC:
-

Evalue les sous-projets selon critres techniques, sociaux et environnementaux fixs par le manuel dopration Vrifie conformit avec enveloppe budgtaire disponible

Non
Non objection?

Oui
Contrat entre MDOD/BTC et OCB contresign par le COPRODEP

Validation du dossier?

6
Oui MDOD/BTC:
Evalue le dossier technique selon les critres techniques, sociaux et environnementaux fixs par le manuel dopration

OCB

7a 7b 8

ouvre un compte bancaire pour reception des fonds

Les fonds destins la mise en uvre des sous-projets sont transfrs directement du MDOD vers le compte bancaire de lOCB

10a a
-

Les OCB ralise le sous-projet et assure son fonctionnement et son entretien

OCB finance llaboration du dossier technique ralise par des prestataires de services locaux et/ou par le BTC.

COPRODEP et MDOD/BTC
supervise la ralisation des sous-projets techniquement et financirement

10b
_____________________________________________________________________________ 22
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

III-

Considrations gnrales sur les sous projets

Essentiellement, un sous projet est une proposition dinvestissement, qui doit tre identifi, excut, opr et entretenu par les bnficiaires. Les investissements susceptibles dtre financs doivent ncessairement tre en harmonie avec lobjectif du projet dcrit ci-dessus. En terme gnral, ces sous projets ont un cot moyen de US$20,000.00 (vingt mille dollars amricains). Les contributions des communauts bnficiaires totalisant au moins 10% du montant du projet sont incluses dans le cot total. Tout sous-projet dpassant US$25,000.00 doit tre soumis la Banque Mondiale pour non objection comme stipul dans la partie de passation de march du projet. Ni le COPRODEP ni le BTC napprouveront les sous projets dont le statut dpend de lapprobation dune autre ou additionnelle source de financement, except quand, la limite acceptable pour chaque sous projet est respecte. Dans le cas dinterdpendance technique et fonctionnelle entre deux sous projets ou plus, cest--dire, un investissement donn deviendra oprationnel seulement si un autre investissement existe, le COPRODEP, en collaboration avec les communauts/OCB, reconsidreront les demandes faites, pour ajuster les priorits en fonction des possibilits de financement. Pendant la priode active du projet, une communaut/OCB peut tre qualifie pour bnficier de plus dun sous projet. Cependant, le COPRODEP, sabstiendra dapprouver le financement dun second sous projet si le premier est encore en cours dexcution; ou si la performance de lexcution du premier laisse dsirer.
IV-Les types de sous projets et critres dligibilit

En gnral, pour tre ligible : (i) (ii) Le sous-projet doit rpondre un besoin rel prioritaire. Le sous-projet ne doit pas avoir un impact ngatif significatif sur lenvironnement.

Ils seront catgoriss comme suit : 1. Sous Projets dinfrastructures Les sous projets dinfrastructures qui seront considrs ligibles sont ceux qui: (i) ont t identifis comme prioritaires par les communauts qui les ont demands et qui, une fois excute, resteront la proprit de lOCB bnficiaire qui se charge de les grer. La proprit et/ou la responsabilit de lopration et de lentretien de certains types dinvestissements dans des infrastructures conomiques, compte tenu de leur nature et leur localisation, (lectrification, adduction deau potable, routes, ponts et gus) peuvent tre transfrs par la communaut lautorit municipale ou lEtat ou mme des agences prives spcialises. Dans ce cas, il sera requis des usagers un paiement direct (comme dans le cas dlectrification rurale et dadduction deau) ou indirect travers des taxes et surcharges (comme dans le cas de routes et ponts). _____________________________________________________________________________ 23
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

(ii)

(iii)

(iv) (v)

ne font pas partie de la liste ngative (Annexe 01). La liste de sous projets/investissements ligibles est indicative, suggestive, donc sujette modification en y incluant dautres sous projets. pourvu que tous les critres mentionns soient respects. Le COPRODEP consultera dabord le BTC dans le cas de sous projets non lists ou pour lesquels les prototypes et standards nont pas encore t prpars afin de vrifier leur ligibilit spcialement au regard des problmes de fiabilit technique et conomique, et dimpact sur lenvironnement. La rptition de ces cas rsultera en le dveloppement de prototypes y relatifs par le BTC. La liste des sous projets non ligibles peut tre modifie seulement avec laccord du Bureau de Montisation et de la Banque Mondiale. ont des indicateurs financiers (cots unitaires) qui restent dans les limites tablies et considrs acceptables par le BTC. Les limites ou degrs de variation des cots unitaires peuvent tre rgionaliss quand il y a des justifications objectives pour leur adoption et quand ces variations sont mises jour rgulirement sur la base denqutes priodiques, tant au niveau du march quau niveau des sous projets implants. ont une dure dexcution nexcdant pas trois mois, sans la possibilit de diviser un sous projet en deux phases. ont t prpars sur la base des prototypes pourvus par le COPRODEP et le BTC. Quand les prototypes nexistent pas, ou quils sont prpars par un personnel technique qualifi procurant une assistance technique lOCB, ils doivent comporter tous les lments requis par les prototypes et standards, incluant ceux relatifs une claire identification des impacts du sous projet sur lenvironnement et aux mesures ou actions prendre pour liminer, contrler ou minimiser des impacts ngatifs non voulus.

2. Sous projets Sociaux Pour quun sous projet concernant lducation, la sant, les soins lenfant puisse tre considr ligible, il doit, la fois, satisfaire les exigences suivantes: (iii) lorganisation qui le propose sengage recevoir la formation ncessaire pour acqurir la capacit de mener bien ce type de sous-projets sur une base communautaire; (iv) lorganisation doit dmontrer que tous les efforts ont t faits pour obtenir des autorits municipales, dpartementales ou tatiques, la solution des problmes de sant ou dducation pour lesquels les fonds du PRODEP sont requis; (v) lopration, lentretien et ladministration du sous projet seront la charge de la communaut qui le propose, avec la participation active des bnficiaires. 3. Sous-projets productifs: Dans le cas de sous projets productifs, seulement ceux qui, la fois, satisfont les critres suivants seront ligibles: (i) Les services offerts ou rendus possibles par les investissements financs peuvent tre utiliss par la grande majorit des familles de la communaut;
_____________________________________________________________________________ 24
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

(ii) (iii) (iv) (v)

(vi)

(vii)

Les investissements demeurent la proprit des OCB qui seront responsables de leur opration, entretien et futur remplacement; Les bnficiaires paient pour les services pourvus par linvestissement; La charge que doivent payer les bnficiaires doit suffire pour couvrir les frais dopration, dentretien et de futur remplacement; LOCB sengage ouvrir un compte dpargne pour dposer une partie des fonds encaisss pour le remplacement de linvestissement ; ( intgrer dans un formulaire) Chaque type de sous projet doit ncessairement avoir des procdures pour lutilisation des services, approuves par lassemble des bnficiaires et considres satisfaisantes par le BTC. Dans les cas dinexistence de prototypes. Ils seront pourvus par le BTC. LOCB qui propose le sous projet soumettra une demande dassistance technique par lutilisation dune forme pourvue par le BTC pour la prparation de la proposition, pour lexcution, lopration et lentretien du sous projet, sil est approuv. La forme indiquera qui sera responsable pour pourvoir cette assistance. Un chantillon de cette forme est prsente en Annexe 02. et fera partie de la documentation tre soumise avec la proposition de sous projet.

Les types de sous projets et les caractristiques dcrits dans la partie infrastructures sont valables pour tous les sous-projets (productifs, sociaux et infrastructurels) et les discussions relatives aux sous projets financs doivent se faire partir de la liste ngative. Entre autres, les sous projets caractre productif requirent/ncessitent un march potentiel dvelopp. LUCP/BMPAD a la charge de faire raliser par un auditeur indpendant des audits techniques semestriels pour (a) vrifier et assurer la qualit technique des travaux raliss et services fournis aux OCB, (b) vrifier le degr davancement physique des activits de terrain au vue des progrs financiers, et (c) la conformit des interventions aux prescrits du prsent MOP, de lAccord de don et du document de projet PAD du PRODEP. VIEVALUATION ENVIRONNEMENTALE DU PRODEP I ADDITIONNEL

Comme ctait le cas pour le projet original, il nexiste pas dimpacts environnementaux te sociaux majeurs dans le cadre de cette phase finance par le Fonds Additionnel., elle peut tre considre comme faisant partie de la catgorie B. Par consquent, et comme dans le cas du projet original, ces activits continueront tre accompagnes par le Plan de Gestion Environnementale (PGE) qui a t dj labore a cette fin. Ce plan a t conu en vue damliorer la gestion environnementale dans des aires cibles. Les impacts ngatifs potentiels (directs, indirects, et accumulatifs) relatifs aux phases de construction, dopration et dentretien des sous-projets, et en particulier ceux impliquant des travaux de gnie civil, seront mitiges et/ou attnues, si possible.

_____________________________________________________________________________ 25
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Comme dans le cas du projet original, des mesures de mitigation seront identifies et values durant la prparation des sous projets, et incluses dans les contrats comme clauses avec les cots associes constituent ainsi des bnfices sociaux et environnementaux significatifs au niveau local. Finalement comme dans le projet original, tous les sous projets susceptibles de provoquer un dplacement involontaire quelconque seront inligibles au financement a partir de ce Fonds Additionnel.

A - Plan de Gestion de l'Environnement :


L'EE value les lacunes identifies dans le filtrage men dans le cadre du projet original et propose un Plan de Gestion de l'Environnement (PGE), contenant de lgres modifications dans procdures pour identifier, minimiser et attnuer l'impact potentiel du projet sur l'environnement. Ce PGE sera intgr dans le manuel d'opration du projet actuellement mis jour par lUCP/BMPAD, afin de renforcer les procdures de filtrage relatives l'environnement utilises et aussi de tirer les leons apprises, dans le cadre du projet original Toutes les activits du projet, y compris l'assistance technique, seront assujetties aux procdures dcrites ci-aprs : Dveloppement de mcanismes permettant l'identification d'un impact potentiel sur l'environnement ; Filtrage des sous-projets et classification base sur l'impact potentiel sur l'environnement du type de projet et de la sensibilit du site ; Suivi de l'environnement ; Assistance technique / cration de capacits ; Arrangements institutionnels. Utilisation de mcanismes permettant l'identification d'un impact potentiel sur l'environnement Trois mcanismes-cls, dj dvelopps et utilises dans le projet original, permettront didentifier et de minimiser les impacts potentiels des sous-projets sur l'environnement: 1. Une valuation de la sensibilit des sites des sous-projets ; 2. Des diagnostics au niveau national mettant en relief des contraintes essentielles relatives l'environnement ; 3. Des plans de gestion de l'environnement standard pour les types les plus risquants de sous-projets. Evaluation de la Sensibilit des Sites Toutes les zones sensibles des communes slectionnes seront identifies et localises sur des cartes. Ces informations seront rassembles par lUCP/BMPAD avant l'entre en
_____________________________________________________________________________ 26
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

vigueur du projet. Ces cartes seront une chelle approprie pour faciliter le filtrage des sous-projets. Les cartes utiliseront les informations existantes des autorits rgionales concernant l'environnement (MDE, MARNDR), et les agences rgionales d'utilisation de la terre (lUTSIG/MPCE), ainsi que les informations sur les zones protges et autres zones posant des problmes pour la gestion et la protection de l'environnement. Les cartes seront utilises comme un premier filtre pour diffrencier les types suivants de zones : Zones critiques, zones fragiles, zones risques environnementaux mineurs. Finalement un formulaire dvaluation de sensibilit de site sera appliqu chaque sousprojet identifi Prparation de Plan de Gestion de l'Environnement de type standard Pour chaque type important de sous-projet dont on attend des impacts significatifs, le projet financera la prparation de plans standards de gestion de l'environnement. Ces plans standards de gestion seront prsents sous la forme de guides concis, comportant des illustrations simples, et incluront des informations sur le type d'activits prvues, associes leurs impacts potentiels sur l'environnement et des mesures d'attnuation. L'objectif de ces plans est de dfinir les meilleures pratiques environnementales pour chaque type d'activit et/ou de sous-projet prvu. Ces plans de gestion seront dvelopps par lUCP/BMPAD, et mis jour pour chaque nouveau type de sous-projet financ. Etape I Filtrage Tous les sous-projets feront l'objet d'une dmarche de filtrage par application dun formulaire prvu a cet effet. A partir des leons tires du projet original, ce formulaire a t actualise et est devenu plus exigeant pour tre adapte a cette phase additionnelle du projet (voir annexes). Ensuite, la classification environnementale sera faite sur la base d'tudes de terrain de chaque sous-projet propos par les MDOD et sera rsume sur une checklist environnementale. Ce processus est dcrit plus bas dans l'tape 2. Etape 2 : typologie de projet : Tous les sous-projets recevront une classification environnementale selon le risque qu'ils prsentent pour l'environnement. Le type de sous-projet sera dfini en fonction du type et de la porte de l'activit. En gnral, la classification des risques sera dfinie de la manire suivante : Type I : Sous-projets ayant un impact ngatif minime. Type II Sous-projets ayant un impact ngatif modr sur l'environnement. Type III: Sous- projets ayant un impact potentiel lev sur l'environnement. L'impact peut affecter une zone au-del du site. Il est prvu que la majorit des sous-projets proposs soient de type I.
_____________________________________________________________________________ 27
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Etape 3 : Evaluation de la sensibilit des parcelles La sensibilit d'un site est dfinie par les MDOD, sur la base de lapplication du formulaire prpar par lUCP/BMPAD a cette fin et d'un filtrage initial fait en consultant la carte des zones sensibles pour dterminer si la localisation du sous-projet est dans une zone critique ou fragile. Les rsultats de cette estimation sont utiliss pour dterminer l'ligibilit du sous-projet initial, qui est ensuite confirme durant une valuation de e terrain effectue par les MDOD, laide dun formulaire rcemment conu par lUCP/BMPAD pour tous les sous-projets proposs requrant de lacquisition de terres. (Voir annexes). Etape 4 : Contrle relatifs l'environnement Les procdures environnementales comprennent un contrle permanent afin de dterminer si le systme de classification et les mesures d'attnuation sont adquats. Si ncessaire, les rsultats des contrles seront utiliss pour rectifier les procdures environnementales et les rendre plus exigeantes. Le contrle relatif l'environnement portera une attention particulire l'identification et l'attnuation du cumul des impacts sur l'environnement. Le contrle des sous-projets sera effectu tant au niveau local quau niveau central (voir annexe). Etape 5 : Assistance technique L'assistance technique et les besoins en cration de capacit seront dtermins par les MDOD et lUCP/BMPAD. Les MDOD ont la responsabilit de s'assurer que l'assistance technique fournie comprend la formation et les techniques de gestion de l'environnement pour garantir la mise en uvre adquate des procdures environnementales (dont l'application des Plans, le dveloppement et l'application de mesures dattnuation, etc) Le programme de cration de capacit relatif l'environnement sera inclus dans le budget annuel de fonctionnement. Etape 6 : Arrangements Institutionnels LAgence dExcution (le BMPAD, ci-devant Bureau de Gestion Pl-480) et son Unit de Coordination de Projets (UCP) ont recrute un spcialiste socio-environnemental qui est responsable depuis 2005, dassurer que les politiques dfinies dans le Cadre de Gestion Environnementale et Sociale (CGES) et le Manuel dOpration soient respectes. Le projet a aussi finance environ 3 ateliers et 12 sessions de formation sur la prise en compte des des proccupations environnementales dans la planification et la mise en uvre des projets a lintention de diffrents autres acteurs du projet comme : les MDOD, les COPRODEP, ainsi que dautres staffs du gouvernement central, rgional et local participant a la mise en uvre du projet. Au niveau central (UCP/BMPAD) LUCP/BMPAD inclura des moyens suffisants pour les fonctions suivantes : 1) le dveloppement de plans de contrle environnementaux standard pour chaque type de _____________________________________________________________________________ 28
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

sous-projet de type II tre finance par le projet ; 2) la fourniture de lignes directrices pour des mesures d'attnuation supplmentaires appliquer lorsque les sous-projets sont raliss dans des sites sensibles (zones fragiles ; Type I ou II signal) ; 3) la mise en application adquate et relle des procdures environnementales dans les communes ; 4) le soutien aux MDOD et leurs bureaux locaux si cela s'avre ncessaire, sur toutes les questions lies l'environnement ; 5) lengagement par contrat dexperts pour fournir une aide et une formation supplmentaire sur l'environnement, quand le besoin s'en fait sentir ; 6) un appui pour identifier le cumul des impacts potentiels et dterminer la pertinence d'actions d'attnuation ; 7) ltablissement daccords institutionnels ncessaires ; 8) le contrle des projets risque (Type II signals) et tout autre avec un cumul d'impacts potentiels ; 9) lanalyse des informations sur l'environnement en vue de dterminer des changements ncessaires aux procdures environnementales ; 10) ltablissement des liens avec d'autres institutions pour renforcer les quipements relatifs l'environnement l'intrieur de chaque rgion ; 11) le dveloppement et la mise en uvre dun programme de formation sur l'environnement ; et ; 12) la promotion des projets en harmonie avec la prservation de l'environnement dans chaque rgion. Au niveau local Les MDOD, grce leurs bureaux locaux (BTC), auront la responsabilit d'valuer les propositions de projets productifs et d'allouer des crdits celles de ces projets qui sont considrs satisfaisants sur les plans financiers, sociaux, techniques et environnementaux. Cette valuation inclura les activits de filtrage et l'identification des activits de gestion de l'environnement mise en relief dans ce PGE, et sera effectue par des spcialistes recruts par les MDOD. Au niveau local, les MDOD auront les quipements pour assurer les fonctions suivantes : 1) s'assurer de l'application adquate des procdures environnementales tous les sousprojets ; 2) contrler la gestion de l'environnement dans tous les sous-projets ; 3) dfinir et coordonner les activits de cration de capacits lies l'environnement ; 4) Renforcer et coordonner les relations avec les autorits environnementales ; 5) prsenter rgulirement les rsultats des contrles au BMPAD ; et 6) promouvoir les projets en harmonie avec la prservation de l'environnement. B - POLITIQUES DE SAUVEGARDE ET CADRE LEGAL HAITIEN APPROPRIES B.1 Exigences de sauvegarde de la Banque Mondiale pour le PRODEP 1.1 Catgorisation selon lenvironnement Comme dcrit dans le chapitre prcdant, lobjectif du PRODEP I additionnel est de continuer soutenir des investissements linitiative des communauts dHati par la planification dinvestissements locaux, un appui financier rural et le renforcement des comptences au niveau local. Dans le cadre de cette Evaluation Environnementale et Sociale, les sous- projets proposs seront valus comme dans le cas du projet original, au niveau local pour sassurer quils ont t examins pour lidentification dimpacts potentiels et quils respectent les obligations des Politiques de Sauvegarde de la Banque Mondiale. _____________________________________________________________________________ 29
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

De par sa nature, le PRODEP I additionnel aura principalement des impacts bnfiques sur les communauts, en fournissant les infrastructures financires ncessaires et petite chelle qui sont si ncessaires pour la promotion dun dveloppement participatif. De plus, les sous-projets proposs dans le cadre du Projet seront des investissements petite chelle, ne dpassant pas US 20,000.00 et qui nauront pas dimpact environnemental ngatif significatif. Toutefois, dans le cadre de la composante 1, le projet financera le dveloppement de certains types de micro investissements comme les pistes rurales, lapprovisionnement en eau potable, la gestion des ressources naturelles, les travaux dassainissement, il est possible que certaines des activits proposes dans le cadre de cette phase additionnelle engendrent des impacts ngatifs. Conformment la catgorisation environnementale de la Banque Mondiale, ce projet a t class, comme le projet original, en catgorie environnementale B dans laquelle une tude environnementale complte nest pas ncessaire, mais une valuation incluant un plan de gestion de lenvironnement pourrait convenir. 1.2 Application des politiques de sauvegarde Certains des lments de politiques de sauvegarde de la Banque Mondiale, parmi les dix lments existants, ont t dclenchs, exigeant ainsi que certaines mesures soient prises pour se conformer ces politiques. Ce sont: OP/BP 4.01 sur lEvaluation Environnementale OPN 11.03 sur les Proprits Culturelles OP/BP 4.12 sur la Rinstallation Involontaire OP/ 4.09 sur la Gestion des pesticides

Evaluation environnementale (OP 4.01) : En conformit avec OP 4.01, le projet a effectu cette EA. Gestion des nuisibles (OP 4.09) : Puisqu'il est possible que le projet finance des pesticides ou des quipements relatifs aux pesticides, et qu'il est probable que le projet augmente la surface de terres en production, cette politique est dclenche. En conformit avec elle, le projet ne financera aucun produit class de Type IA, IB ou II par l'Organisation Mondiale de la Sant, et les composantes de l'assistance technique du projet incluront des activits spcifiques destines promouvoir l'emploi de Gestion des Nuisibles Intgre (IPM). Notamment des normes spcifiques ont t labores pour tre prises en compte dans la planification des boutiques dintrants (voir annexe). Proprits culturelles (OPN 11.03) : La politique est dclenche car les activits du projet pourront involontairement avoir un impact sur une proprit culturellement significative. De faon viter tout impact significatif, le projet inclut des critres de
_____________________________________________________________________________ 30
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

filtrage pour exclure toute terre connue pour renfermer des ressources culturellement significatives. De plus, les Rgles Environnementales pour les entrepreneurs, qui seront mise en appendice tous les contrats de construction, incluent les "Procdures de Dcouvertes Accidentelles", mettant en avant les procdures suivre dans le cas o des ressources culturellement significatives seraient dcouvertes la suite des activits du projet. Dplacement Involontaire (OP 4.12) : Cette politique na pas t dclenche dans le cadre de la mise en uvre du projet original. Cependant, aprs analyse, il est impratif que certains impacts potentiels puissent tre touchs par cette politique, ncessitant ainsi une valuation plus profonde des sous projets. Une procdure obligatoire dvaluation sera conduite dans tous les cas impliquant un don volontaire de terrain titre de contribution en contrepartie par la communaut bnficiaire. Il est dj prvu dans le formulaire de criblage remani que tout sous projet ncessitant lacquisition de terrain doit faire objet dune valuation de site pour approbation, et, afin de dterminer que : a) toutes les contributions volontaires de terrain sont en effet volontaires, et ne comportent aucune forme de contrainte; b) le processus du don est document de manire claire et prcise et document par crit; c) aucune autre personne ne rside sur le sol en question; d) aucune autre personne utilisant la terre concerne pour accder des ressources ou un revenu (par exemple, lagriculture, la pche etc) naura un accs limit ou interrompu du fait de ce don volontaire au sous projet; et e) ceux qui ont fait don de la terre ne seront pas injustement dfavoriss par une telle contribution. Ce processus ncessitera au moins une visite technique de terrain par un spcialiste social du projet, impliquant une inspection de site et des interviews avec les membres de la communaut locale, (et particulirement, avec ceux vivant sur ou au voisinage du site en question, aussi bien avec ceux qui ont contribu au don). Cette procdure doit tre un pr requis pour le financement par le PRODEP et son Financement Additionnel de tout sous projet faisant lobjet de cette condition. Les lments de criblage sont inclus dans le Formulaire dEvaluation de Site annex au prsent document.

B.2 - Cadre politique, lgal et administratif La ralisation de cette tude sappuie sur les principales exigences en termes dvaluation environnementale de la Lgislation Hatienne. Le dcret sur la Gestion de lenvironnement du 12 octobre 2005, requiert travers ses articles 56, 57, 58 et 59, que tous les projets susceptibles davoir des impacts ngatifs sur lenvironnement fassent lobjet dune Etude dImpact Environnemental.

_____________________________________________________________________________ 31
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

VI- Matrice de cofinancement

Le principe de base du PRODEP veut que tous les investissements incluent la participation des bnficiaires dans leur financement dans le but dassurer le sentiment de proprit, dorienter le choix des sous projets vers des problmes rels que confrontent les communauts, par consquent assurant leur durabilit/continuit. Ce financement peut prendre la forme de contribution financire de mise disposition de main-duvre et de matriaux possds par la communaut, ou toute autre forme. Les contributions de la communaut bnficiaire peuvent varier selon la nature du sous projet et seront vrifies comme suit: 1. le BTC et/ou le COPRODEP sassureront que les budgets approuvs refltent vraiment le cot rel des travaux, des matriaux et des services requis, en termes de quantits et de cots; 2. une fois le budget approuv, une dtermination doit tre faite, utilisant les pourcentages variables selon le tableau ci-dessous, en considrant les fonds de contrepartie et de la Banque Mondiale, les seules ressources qui seront transfres aux OCB; 3. la conclusion de linvestissement prouvera que la communaut a contribu dans le cot du sous projet. Type de sous projet Communaut Infrastructure Productif Social 10 15% 10 15% 10 15% Participation Gouvernement Central ou Local et autres sources de financement 0 20% 0 20% 0 20% Banque Mondiale 70 90% 70 90% 70 90%

Le pourcentage minimum de la participation financire des bnficiaires est de 10%. Des pourcentages plus levs seront adopts pour les communauts qui auront dmontr, au cours de lexcution, quelles ont des revenus et/ou des biens ( partir du projet ou non). Il incombera au COPRODEP et au BTC la pleine responsabilit dassurer que les budgets ne soient pas majors de sorte que la participation des bnficiaires ne soit pas quun simple chiffre comptable. Dans les sous projets dinfrastructures conomiques et sociales, il sera permis la municipalit de participer au projet pour pourvoir une partie des fonds requis de la part de la communaut, sil est possible de dmontrer lincapacit de cette communaut fournir la totalit ou une partie des ressources tant humaines que matrielles. Les autorits municipales ne seront pas permises de fournir la totalit ou mme une partie de la participation des communauts dans les sous projets productifs.
_____________________________________________________________________________ 32
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Le Bureau de Montisation/La Banque Mondiale financera jusqu 90% du cot total de tous les types de sous projets ligibles approuvs. Les 10% restants seront de la responsabilit de lEtat et des communauts. LEtat peut tablir des accords avec les autorits municipales selon lesquels ces dernires peuvent pourvoir une partie des fonds de contrepartie dans des pourcentages qui varient avec les sous projets. Dans le cas de contributions de la part des communes, un accord tripartite doit tre sign entre le BTC, les autorits communales et lOCB bnficiaire. Les ressources de la communes doivent tre transfres directement au compte de lOCB pour chaque sous projet approuv.

VII- Gestion financire et Passation de marchs


1. Gestion financire

Les OCB ont la responsabilit de la gestion financire des sous projets. Il leur incombe de prparer budget du sous projet, de grer les fonds reus du MDOD, deffectuer les achats de biens et services, de comptabiliser les oprations et de prparer les rapports financiers. Pour cela, chaque OCB se dotera dun trsorier et bnficiera dune formation sur les principes de base de gestion financire. Cette formation est requise pour toutes les OCB dont la capacit est juge faible par les MDOD avant que les premiers dcaissements ne soient effectus. Budget du sous projet Dans le cadre de la prparation des propositions de sous projets dinvestissements, les OCB laborent le budget du sous projet qui comprend les rubriques de dpense, les cots unitaires, les quantits, et les cots totaux. Lors de la revue et de lapprobation des propositions de sous projet, les COPRODEP et les BTC sassureront particulirement de la bonne estimation la fois des quantits et cots proposs. Gestion des fonds du sous projet Laccord de financement sign entre lOCB et le BTC prvoit le montant total du financement ainsi que le calendrier prvisionnel des dcaissements. Les dcaissements seront verss dans un compte bancaire ouvert spcifiquement pour les besoins du sous projet. Avant deffectuer le premier dcaissement, le BTC devra tre en possession du document attestant louverture du compte ainsi que les signatures autorises. Le premier dcaissement est fait sur la base du montant de lavance de dmarrage prvu dans laccord de financement. Les dcaissements subsquents seront effectus sur prsentation du rapport dexcution comprenant les rapports financiers prvus (Voir cidessous rapports financiers). Les achats de biens et de services Avant toute acquisition de biens ou de services, lOCB devra dterminer si le besoin est rel et conforme au budget annex laccord de financement.
_____________________________________________________________________________ 33
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Si lachat est suprieur Gdes 5,000.00, lOCB prsentera au minimum trois (3) cotations de trois (3) fournisseurs diffrents. Toute dviation de cette rgle sera sujette justification par un mmorandum sign de lAdministrateur de sous-projet et rcusation de la part du BTC. La personne en charge de la slection du fournisseur ne doit pas avoir des intrts financiers avec celui-ci. Une forme danalyse de cotation (comparaison) devra tre remplie afin de faire le choix du fournisseur (annexe 15).

Paiements effectus par les OCB Tout paiement effectue par les OCB doit tre appuy de pices justificatives appropries. Ces pices consistent en la facture du fournisseur avec la certification du service fait, et le cas chant les trois factures pro forma. Dans le cas o le fournisseur ne dlivre pas de facture, lOCB est tenue de remplir un reu en indiquant la nature de lachat, le montant pay, et de faire signer ce reu par le fournisseur. Dans le cas o lOCB utilise une main duvre journalire, elle devra remplir le formulaire de paiement de la main duvre journalire (voir annexe) avec lidentit, ladresse, et la signature des personnes concernes.

Comptabilit La comptabilit de lOCB est tenue par son trsorier sur un registre de recettes/dpenses. Les fonds reus et les dpenses effectues y sont enregistres au fur et mesure en imputant les dpenses aux rubriques du budget de laccord de financement ; ceci en vue de faciliter la prparation des rapports financiers. Les pices justificatives doivent tre dment conserves par lOCB et soumises au BTC en mme temps que les rapports financiers. Un modle de registre de recettes et dpenses figure en annexe. Rapports financiers Les OCB prpareront des rapports financiers mensuels quils soumettront au BTC au plus tard le 10 du mois suivant. Ce rapport financier suit la structure du budget du sous projet afin de montrer le niveau dexcution par rubrique budgtaire. Cet apport sert de base pour les dcaissements de fonds lOCB. Il est accompagn des pices justificatives des dpenses du mois courant et du tableau des indicateurs mis jour suivant le modle en annexe.
2. Passation de marchs

Des formes relatives la passation des marchs se trouvent en annexe.

C- GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DU PROJET I- Plan annuel dopration (PAO)


_____________________________________________________________________________ 34
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Dans cette catgorie les principales activits sont les suivantes: la planification et la coordination du PRODEP, qui rsulte, entre autres, la prparation des documents techniques fournir aux COPRODEP et aux OCB pour une bonne mise en uvre et un suivi adquat de sous projets; le suivi et la supervision de toutes les activits du projet, incluant le Systme dInformation et de Contrle (SIC); la promotion du projet dans sa zone de couverture avec pour lobjectif dencourager la participation des potentielles communauts ligibles et des agences des secteurs publics et privs; la prparation des rapports dexcution et des tudes en vue de dterminer la qualit et limpact du projet; le suivi gnral de lexcution du projet pour sassurer de la stricte conformit avec les principes du projet, ses rgles et ses procdures; la planification, la coordination et lexcution des activits relatives la provision dassistance technique et de formation pour les communauts bnficiaires et pour le COPRODEP; les BTC doivent aussi se ddier aux tches de formuler et de reformuler les documents rgulateurs et stratgiques, particulirement ceux en rapport avec la rvision des manuels dopration, la prparation de prototypes, lamlioration des mthodologies de travail, le renforcement des campagnes dinformation, ltude et ltablissement de stratgies sectorielles pour les investissements financs par le projet (adduction deau, lectrification, etc.) Le Plan Annuel dOpration doit tre le reflet des actions mener durant lanne de vie du projet. Par consquent les BTC dtermineront le plafond financier annuel, compatible avec les objectifs spcifiques tablis pour le projet qui sont inclus dans le Plan Annuel de travail agr par le Bureau de Montisation /la Banque Mondiale. Pour une anne donne, les estimations contenues dans le PAO doivent se baser sur les valuations des rsultats et sur les performances des diffrents acteurs (COPRODEP, OCB, autorits municipales et gouvernementales). Le plafond gnral relatif au Programme de Travail est dtermin par les MDOD pour chaque commune par les BTC/MDOD et les plafonds de chaque catgorie de sous projets. II GESTION FINANCIERE DU PROJET Le Bureau de Montisation est responsable de la gestion financire du projet. Il sappuiera sur son systme comptable (ACCPAC) pour la tenue de la comptabilit et dans la mesure du possible sur les procdures internes de comptabilit et de contrle. La gestion financire du projet implique galement les MDOD et les OCB. La responsabilit ainsi que les modalits de gestion financire pour les OCB sont couvertes dans la partie B- Mise en uvre des sous projets. Cette section dcrit la gestion financire au niveau du Bureau de Montisation et des MDOD.
_____________________________________________________________________________ 35
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

1. Rle de lUCP/BMPAD 1.1 Organisation comptable LUCP/BMPAD coordonnera les oprations financires et comptables du PRODEP et elle disposera dun comptable charg spcifiquement de la comptabilit du projet. Ce comptable travaillera sous la supervision conjointe du Coordonnateur de Projet, du Chef Comptable et du Directeur Administratif et Financier. LUCP/BMPAD bnficiera aussi de la coopration de lAnalyste Financier du Bureau de Montisation en ce qui a trait notamment la vrification des pices justificatives avant paiement.

1.2 Flux financiers et procdures de dcaissement Les flux financiers du projet sont rsums par le schma suivant :
World Bank

FMR PCU/PL-480

MDODs FMR MDODs MDODs Account

PCU/ PL-480

Special Account

Implementation Report

OCBs

Suppliers of goods and services

OCBs Account

Compte spcial. Un compte spcial sera ouvert pour les besoins du projet et gr par lUCP/BMPAD. Il sera aliment par la Banque mondiale sur la base des rapports de suivi financier ou RSF (voir ci-dessous). Les fonds dposs dans le compte spcial seront utiliss pour financer : les activits mises en uvre directement par le Bureau de Montisation, les cots des MDOD pour lexcution de la composante 1 du projet, et

_____________________________________________________________________________ 36
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

le financement des sous-projets excuts par les OCB.

Les MDOD ouvriront chacun un compte spar ddi spcialement aux oprations du Projet. Les comptes de sous-projets des MDOD seront aliments par le Bureau de Montisation sur la base dun plan de travail dtaillant les activits ainsi que le volume des sous projets financer. Les dcaissements de fonds par le Bureau de Montisation aux MDOD suivront le rythme de mise en uvre des activits sur le terrain. Par consquent, le plan de travail soumis par les MDOD devra inclure des critres permettant de justifier le montant requis par rapport aux sous-projets et autres activits financer, notamment le nombre de sous-projets et les dcaissements prvisionnels (en distinguant les nouveaux sous-projets de ceux dj en cours dexcution). Pour ce faire, les MDOD devront tablir un chancier de dcaissement prvisionnel pour tous les sous-projets approuvs ou en cours dapprobation. Cet chancier permettra notamment de prparer le plan de travail qui servira de base aux avances de fonds par le Bureau de Montisation aux MDOD. Approbation des dpenses. Toute dpense devant tre finance partir des ressources du projet devra tre approuve par le Coordonnateur du Projet. Ce dernier sassurera en particulier que la dpense est conforme aux objectifs du projet et au plan annuel dopration. Aprs approbation de la dpense par le Coordonnateur, comptabilisation et de paiement suivent le cours normal des procdures internes du Bureau de Montisation. Celles-ci prvoient notamment la vrification de toutes les pices justificatives par lAnalyste Financier et la double signature des chques. 1.3 Systme Comptable Le systme comptable du Bureau de Montisation (ACCPAC) sera utilis pour les besoins du projet. A cet gard, un plan de comptes (voir Annexe 17) a dj t labor pour le suivi des oprations et la prparation des rapports et tats financiers du projet. La comptabilit du projet sera base sur la comptabilit de caisse, mais les avances aux MDOD feront lobjet de suivi jusqu leur apurement complet. 1.4 Information Financire LUCP/BMPAD est tenue de prparer et de soumettre la Banque Mondiale: les rapports de suivi financier trimestriels (RSF) du projet au plus tard 45 jours aprs la fin de chaque trimestre ; les tats financiers du projet.

Les RSF comprennent une partie sur la situation financire, une partie sur la passation de marchs et une partie sur lavancement physique du projet avec des indicateurs. Le modle pour les RSF est prsent en annexe 17. Les RSF feront partie intgrante du rapport dactivit et serviront galement de base la ralimentation du compte spcial par _____________________________________________________________________________ 37
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

la Banque Mondiale. Ils seront accompagns dun texte narratif rsumant les faits saillants concernant lvaluation du projet, y compris les difficults de mise en uvre et retard ainsi que les mesures prises pour y remdier. Les tats financiers du projet sont constitus dun tableau ressources emplois et dun tableau dutilisation des fonds du projet par activit, conformment aux modles prsents en annexe 17.

_____________________________________________________________________________ 38
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

1.5 Audit Les tats financiers du projet seront audits semestriellement par un cabinet daudit indpendant jug acceptable par la Banque Mondiale. Laudit se fera conformment aux normes internationales daudit suivant les termes de rfrence joints en annexe _16_. Le rapport daudit des tats financiers du projet sera transmis la Banque Mondiale au plus tard 4 mois aprs la fin de chaque semestre audit. En plus, le Bureau de Montisation et les MDOD remettront la Banque Mondiale une copie de leurs propres tats financiers audits accompagns du rapport daudit au plus tard six mois aprs la fin de chaque exercice.

2. Gestion Financire au niveau des MDOD 2.1 Conditions requises Les MDOD impliqus dans la mise en uvre du projet sont tenus davoir un bureau central et des bureaux techniques de coordination au niveau rgional. Chaque bureau rgional des MDOD couvrira en moyenne 5 communes, pour un total denviron 75 sousprojets. Le bureau central de chaque MDOD disposera dun comptable et dun contrleur interne spcifiquement attachs au projet et rapportant au Directeur financier du MDOD. Chaque bureau rgional des MDOD aura galement un comptable en charge de la revue des aspects financiers des propositions de sous projets, de la vrification des rapports financiers produits par les OCB et de lappui aux OCB en matire de comptabilit en collaboration avec le comptable du sige et le contrleur interne. En dehors du personnel comptable susmentionn, les MDOD doivent avoir: un systme comptable permettant denregistrer et de rendre compte des dpenses du projet, avec notamment un suivi par sous projet ; des procdures de gestion administrative et financire crites, des tats financiers rgulirement audits par une firme daudit indpendante juge acceptable.

Ces conditions feront partie des critres de slection de tout MDOD.

2.2 Procdures de dcaissement Comme indiqu plus haut, chaque MDOD ouvrira un compte bancaire pour les besoins du Projet. Ce compte sera aliment sur la base du plan de travail et des rapports trimestriels soumis par les MDOD au Bureau de Montisation. Les conditions de dcaissement des MDOD vers les OCB seront prcises dans les accords de financement signs avec les OCB. De manire gnrale, le financement de chaque sous projet est dcaiss par tranches dont le montant et le nombre varieront en _____________________________________________________________________________ 39
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

fonction de la nature du sous projet, du calendrier dexcution des activits et de la capacit de gestion financire de lOCB bnficiaire. Le nombre et le montant des tranches sont dcids au moment de lapprobation de la proposition de sous projet en fonction des critres indiqus. Une avance de dmarrage dont le montant est fix dans laccord de financement est dcaisse par le MDOD aprs la signature de laccord de financement et aprs vrification que toutes les autres conditions sont remplies, y compris louverture du compte bancaire de lOCB et la dsignation des personnes signataires. Tout dcaissement subsquent sera fait sur la base du rapport dexcution. Ce rapport est soumis au BTC et fera lobjet de vrification par le comptable du BTC en prsence dune copie des pices justificatives requises. Aprs vrification, le comptable du BTC transmet loriginal du rapport dexcution et des pices justificatives avec un bordereau rcapitulatif des paiements effectuer au comptable du sige. Aprs vrification par le contrleur interne et le comptable du sige, le paiement de la tranche concerne est effectu par chque ou virement bancaire. Le comptable du BTC conserve une copie des rapports et des pices justificatives. 2.3 Rapport financiers Les MDOD soumettront des rapports financiers trimestriels lUCP/BMPAD. Ces rapports dont le modle est joint en annexe, rendront compte de la situation financire du projet et serviront de base au dcaissement des fonds. 2.4 Audit Les rapports daudit annuel des MDOD devront tre fournis lUCP/BMPAD et la Banque Mondiale au plus tard six mois aprs la clture de chaque anne fiscale.

_____________________________________________________________________________ 40
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

III- Passation de march Gnralits Tous les marchs de biens, travaux et services (autres que les services de consultants) seront passs conformment aux dispositions de la Section I des Directives Concernant la Passation des Marchs Financs par les Prts de la Banque et les Crdits de l'IDA en date de mai 2004 (Directives pour la passation des marchs, et aux dispositions des Accords de Don. Tous les contrats de services de consultants sont attribus conformment aux dispositions des Sections I et IV des Directives : Emploi des Consultants par les Emprunteurs de la Banque mondiale , de mai 2004) et rvises en Octobre 2006 (les Directives pour lEmploi des Consultants), et aux dispositions dcrites dans ce manuel. Ce manuel dopration inclut en plus des procdures de passation de marchs, les Documents Standards dAppels dOffres (DSAO) et des modles de contrats pour les marchs des biens et des travaux.

Plan de Passation des Marchs Le plan de passation de marchs est un document qui spcifie : (a) les marchs spcifiques de fournitures, travaux et/ou services ncessaires pour excuter le projet pendant la priode initiale dun minimum de 18 mois ; (b) la dfinition des mthodes proposes pour la passation de ces marchs autoriss dans lAccord de Crdit et (c) les procdures dexamen de la Banque Mondiale. Ce document doit tre mis jour rgulirement pour reflter les avancements du projet et fourni la Banque pour approbation (Annexe 15). Procdures de Passation des Marchs de Biens, Travaux et Services (Autres que les Services de Consultants) Appel dOffres International. Sauf dispositions contraires prvues la partie 5.4 de ce manuel, les marchs seront attribus conformment la procdure dappel doffres international. Les dispositions des paragraphes 2.55 et 2.56 des Directives sur la Passation des marchs visant la prfrence accorde aux entrepreneurs du pays du Gouvernement dans lvaluation des offres, sappliquent aux biens fabriqus sur le territoire du Gouvernement et aux travaux devant tre raliss par des entrepreneurs du pays du Gouvernement. Les procdures dAppel dOffres International pour les biens et travaux sont les suivantes :

_____________________________________________________________________________ 41
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

ETAPES 1.

ACTIVITE Prparer la demande de passation des marchs avec les spcificits techniques par lUnit de Coordination de Projets (UCP) Sassurer que les requtes sont dans le plan de passation des marchs et, si elles ne le sont pas, obtenir la non objection de la Banque Mondiale avant de procder plus loin Prparer le dossier dappel doffres Obtenir la Non Objection de la Banque Mondiale au dossier dappel doffres Publier dans les journaux large diffusion, le Nouvelliste et journal officiel, dveloppent business. Emettre le dossier dappel doffres y inclut la date et heure de rception des offres Ouvrir les offres la date tablit dans le dossier dappel doffre en prsence de tous les soumissionnaires Envoyer le procs-verbal de la sance la Banque et tous les soumissionnaires qui ont dpos leur offre dans les dlais Organiser le comit dvaluation et soumettre les offres au comit dvaluation en toute confidentialit Effectuer un examen prliminaire des offres et lvaluation et comparaison des prix. Etablir un rapport dtaill sur lvaluation et la comparaison des offres indiquant les lments prcis sur lesquels il sest fond pour recommander lattribution du march et le soumettre lUCP pour sa revue Obtenir la non objection de la Banque pour ladjudication du march au soumissionnaire valu le moins disant et complter le contrat-type (Formulaire de March ) compris dans le dossier dappel doffres Notifier le soumissionnaire retenu, par crit, de lobtention du march et envoyer le Formulaire de March pour signature Signer le contrat

ORGANISATION EN CHARGE UCP

2.

UCP

3. 4. 5. 6.

UCP UCP UCP UCP

8.

UCP

9.

UCP

10. 11. 12.

UCP Comit dEvaluation Comit dEvaluation

13.

UCP

14.

UCP

15.

16. 17.

Publier lattribution du march Rendre la caution doffre aux soumissionnaires non

UCP et soumissionnaire retenu UCP UCP

_____________________________________________________________________________ 42
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

ETAPES 18.

ACTIVITE slectionns Envoyer les documents de contrat signs la Banque Mondiale (en incluant les formes 384 pour la Banque seulement) Assurer la sortie des biens des douanes (aroport ou port maritime) en temps raisonnable Certifier les reus des biens et travaux Excuter et superviser les contrats Soumettre les tats certifis de dpenses et faire les requtes pour le paiement lUCP Une fois lutilisation des fonds confirms, prparer les bons de paiement et demander approbation des personnes autorises Effectuer le paiement

ORGANISATION EN CHARGE UCP

19. 20. 21. 22. 23.

UCP UCP UCP UCP UCP

24.

UCP

Autres Procdures de Passation des Marchs Appel dOffres National Les marchs de biens dont le cot estimatif est infrieur la contre-valeur de 100 000 Dollars chacun et les marchs de travaux dont le cot estimatif est infrieur la contre-valeur de 1 000 000 Dollars chacun peuvent tre passs par voie dAppel dOffres National ainsi que par les modalits additionnelles dcrites dans les sections 5.4.2 et 5.4.3 de ce manuel. Les procdures dAppel dOffres National pour les biens et les travaux sont les suivantes :

ETAPES 1-4 5 6-24

ACTIVITE Idem avec AOI Publication dans les journaux large diffusion et le Nouvelliste Idem avec AOI

ORGANISATION EN CHARGE UCP

Consultation de Fournisseurs Les marchs de biens dont le cot estimatif est infrieur la contre-valeur de 50,000 Dollars chacun et les marchs portant sur des travaux dont le cot estimatif est infrieur la contre-valeur de 100 000 Dollars chacun, peuvent tre passs par voie de Consultations de fournisseurs.
_____________________________________________________________________________ 43
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Les procdures de consultation de fournisseurs national ou international pour les marchs des biens et des travaux sont les suivantes :

ETAPES ACTIVITES 1. Prparer la demande de passation des marchs avec les spcifications techniques des travaux/plans par lUnit de Coordination de Projet (UCP) 2. Sassurer que les requtes sont dans le plan de passation des marchs et, si elles ne le sont pas, obtenir la non objection de la Banque Mondiale avant de procder plus loin 3. Prparer les requtes de soumission doffres 4. Demander les soumissions doffres crites des fournisseurs ou contractuels locaux et trangers 5. Evaluer les cotations et prparer un rapport dvaluation 6. Soumettre le rapport dvaluation la Banque avec recommandations pour sa non objection 7. Prparer une lettre dadjudication de contrat et un contrat incluant les termes de loffre accepte 8. Envoyer les documents de contrat signs la Banque Mondiale (en incluant les formes 384 pour la Banque seulement), Directeur des Audits et Comptable Gnral 9. Certifier les reus des biens et travaux 10. Soumettre les tats certifis de dpenses et faire les requtes pour le paiement lUCP 11. Une fois lutilisation des fonds confirms, prparer les bons de paiement et demander approbation des personnes autorises 12. Effectuer le paiement

ORGANISATIONS EN CHARGE UCP

UCP

UCP UCP UCP UCP UCP UCP

UCP CP UCP

UCP

Les marchs de fournitures que la Banque estime satisfaire aux conditions requises pour la passation de marchs par Entente Directe, peuvent tre passs par des procdures conformes aux modalits de ladite mthode de passation des marchs.

_____________________________________________________________________________ 44
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Procdures de Passation de Marchs de Services de Consultants Slection Fonde sur la Qualit Technique et sur le Cot Sauf disposition contraire prvue la partie 5.5.2 de ce manuel, les contrats de services de consultants sont passs sur la base de la procdure de slection fonde sur la qualit technique et sur le cot. Aux fins du paragraphe 2.7 des Directives pour lEmploi de Consultants, concernant les services dun montant estimatif infrieur la contre-valeur de 100 000 Dollars, la liste restreinte des consultants peut ne comporter que des consultants de la Rpublique dHati. Les procdures pour une slection fonde sur la qualit technique et sur le cot sont les suivantes : ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. ACTIVITES Prparer les Termes de Rfrences (TdR) Obtenir la non objection de la Banque pour les TdR Publier dans les journaux large diffusion, les journaux locaux et rgionaux. Obtenir les expressions dintrt Prparer une liste restreinte (short list) Obtenir la non objection de la Banque pour la liste restreinte Prparer une demande de proposition (DDP), incluant une premire version de contrat Obtenir la non objection de la Banque pour la DDP Emettre la DDP demandant des propositions technique et financire, y inclut la date de soumission des propositions Rpondre aux demandes de clarification des consultants invits Mettre en place le comit dvaluation Ouvrir les propositions techniques Evaluer les propositions techniques Obtenir la non objection de la Banque pour le rapport dvaluation technique Inviter les consultants louverture des enveloppes financires Ouvrir publiquement les enveloppes financires des firmes qualifies Evaluer les propositions financires en combinaison avec les scores de lvaluation technique Obtenir la non objection de la Banque pour le rapport dvaluation final Inviter le consultant choisi ngocier un contrat sur ORGANISATION EN CHARGE UCP UCP UCP UCP UCP UCP UCP UCP UCP

10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

UCP UCP UCP Comit dEvaluation UCP UCP UCP Comit dEvaluation UCP UCP

_____________________________________________________________________________ 45
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

ETAPES 21. 22. 23. 24. 25. 26.

ACTIVITES la base du contrat-type compris dans la DDP Obtenir la non objection de la Banque pour le contrat final Renvoyer les propositions financires aux firmes non slectionnes Arranger la signature de contrat Publier lattribution du contrat Envoyer les documents de contrat signs la Banque Mondiale (en incluant les formes 384 pour la Banque seulement) Emettre les instructions formelles pour le commencement des activits Suivre et valuer les progrs Faire les rapports davancement Soumettre les tats certifis de dpenses et faire les requtes pour le paiement lUCP Une fois lutilisation des fonds confirms, prparer les bons de paiement et demander approbation des personnes autorises Effectuer le paiement

ORGANISATION EN CHARGE

UCP UCP UCP UCP UCP

27. 28. 29. 30. 31.

UCP UCP UCP UCP UCP

32.

UCP

Toutes les dispositions pertinentes de la slection fonde sur la qualit et le cot sappliquent chaque fois quil est fait appel la concurrence.

Pour ce projet il a t retenu que les procdures applicables seraient bases : la fois sur la qualit de la proposition et sur le cot des services (Slection fonde sur la Qualit et le Cot) ; sur la mthode de slection fonde sur la Qualit pour les missions complexes et trs spcialiss. sur la mthode de Slection Moindre Cot pour les contrats daudits financiers et autres services de nature standard ; sur la Qualification pour les services de bureaux dtudes pour les marchs dun montant faible, pour lesquels il nes pas justifi de faire tablir dvaluer des propositions concurrentes. slection par entente directe dans le cas o elle prsente un net avantage par rapport lappel la concurrence.

_____________________________________________________________________________ 46
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Consultants Individuels. Les contrats de services affrents des missions satisfaisant aux conditions stipules la premire phrase du paragraphe 5.1 des Directives pour lEmploi de Consultants peuvent tre attribus des consultants individuels conformment aux dispositions des paragraphes 5.2 5.3 des Directives pour lEmploi de Consultants. Dans les circonstances stipules au paragraphe 5.4 des Directives pour lemploi de Consultants, lesdits contrats peuvent tre conclus de gr gr. Formations. La composante de formation doit tre incluse dans le plan de formation. Si elle ne lest pas, la non objection de la Banque doit tre obtenue avant le dbut des activits. Les termes de rfrence doivent clairement indiquer le but, lobjet, et ltendue de la formation en incluant une description dtaille des formateurs et participants, le rle de la contre partie, les comptences transmettre le calendrier des activits et les arrangements prvus pour le suivi et lvaluation. Les activits de formation doivent inclure : les cots denseignement, de matriel et de voyage, les cots denregistrement, dplacement, vnement et rafrachissement. Les formations peuvent aussi inclure un mlange de formation sur le terrain et formation formelle (lecture, etc.). Les formations doivent passer par les procdures de consultation de fournisseur dans la mesure du possible. Les cots de formation doivent tre indiqus sparment dans le contrat. Les contrats doivent tre formuls en tenant compte de la contrepartie que le gouvernement met disposition (temps partiel, temps plein, etc.). Un rapport dvaluation et un rapport dachvement fait par les participants doit tre soumis la Banque la fin de chaque formation. Les procdures suivre pour les formations sont les suivantes : ETAPES 1. 2. 3. 4. 5. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. ACTIVITES Prparer le plan de formation en incluant un budget dtaill et un cot approximatif Obtenir la non objection de la Banque pour le plan Concevoir les spcifications de chaque formation Slection des candidats Obtenir la non objection de la Banque pour les candidats Identifications des programmes adquats Arrangements des voyages Arrangements financiers pour les participants et les institutions Suivi des progrs Support logistique et assurance Effectuer le paiement Rapport sur la formation et soumission de rapport (valuation et achvement) la Banque ORGANISATION EN CHARGE UCP UCP UCP UCP UCP UCP UCP UCP UCP UCP UCP UCP & Participants

_____________________________________________________________________________ 47
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Examen par la Banque des Dcisions Concernant la Passation des Marchs Le Plan de passation des marchs spcifiera les contrats et marchs qui doivent faire lobjet dun examen pralable par la Banque. Tous les autres marchs et contrats seront soumis lexamen a posteriori de la Banque. Les documents relatifs la passation des marchs en dessous dexamen pralable devront tre maintenus pour examen posteriori par les auditeurs ainsi que par les missions de supervision de lIDA.

Participation Communautaire (Sous Projets) Dans le cadre de lexcution des sous projets, les marchs seront passes conformment aux procdures et normes y affrentes. Le cot total dun sous projet nexcdera pas la limite de 25,000 Dollars. Tout dpassement au-del dudit montant doit tre approuv par le Bureau de Montisation/BMPAD (ci-devant Bureau de Gestion/PL480). Les modles de formulaires simplifis se trouvent en annexes. Une fois quun sous projet a t approuv, la Communaut bnficiaire peut opter pour les mthodes de passation des marchs suivantes : Modes de passation des marchs de travaux et fournitures Consultation restreinte de fournisseurs ou dentreprises lchelle nationale ou locale en invitant un minimum de trois fournisseurs/entrepreneurs soumissionner; Passation de marchs de gr gr (ngociation directe avec un entrepreneur tcheron ou artisan habituel de la communaut) si la mthode ci-dessus nest utilisable ou approprie.

Les marchs de fournitures au titre de sous projet dun cot estimatif infrieur la contre-valeur de 10.000 Dollars chacun peuvent tre attribue par la procdure de Consultations de fournisseurs. Les marchs de fournitures au titre de sous projet dun cot estimatif infrieur la contre-valeur de 10 000 Dollars chacun, que la Banque estime satisfaire aux conditions requises pour la passation de marchs par Entente Directe, peuvent tre passs par des procdures conformes aux modalits de ladite mthode de passation des marchs. Mode de slection de Consultants Slection de consultants individuels par comparaison de curriculum vitae (CV) Slection de Bureaux dtudes par comparaison de leurs qualifications ; Contrat de gr gr aprs ngociations si un appel la concurrence nest pas praticable. _____________________________________________________________________________ 48
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Les contrats de services au titre de sous projets dun cot estimatif quivalent la contre-valeur de 10 000 Dollars par contrat et affrents des missions conformes aux dispositions du paragraphe 3.10 des Directives pour lEmploi de Consultants sur la Slection par Entente Directe, peuvent, aprs approbation de la Banque, tre passs conformment aux dispositions des paragraphes 3.9 3.13 des Directives pour lEmploi de Consultants. Les contrats de services au titre de sous projets dun cot estimatif infrieur la contre-valeur de 10 000 dollars chacun peuvent tre passs travers la mthode de slection fonde sur la qualification conformment aux dispositions des paragraphes 3.1, 3.7 et 3.8 des Directives pour lEmploi de Consultants.

D.-

Suivi et Evaluation

I- Systme dinformation de suivi Le suivi et l'valuation de l'analyse de rsultats de l'excution de projet dpendront d'une base de donnes d'informations des sous projets partir du Systme d'Information de Gestion de projet (SIG/MIS), tabli et maintenu par lUCP/BMPAD. Le SIG/MIS inclurait : (a) l'information de sous projet, telle que l'information physique et financire convenable pour chaque investissement de la communaut, ainsi que les indicateurs dimpact spcifique chaque sous projet et leur valuation aprs achvement du sous projet; (b) donnes financires de gestion, dont des tats de dpenses (SOE) seront produits et soumis la Banque ; (c) l'information de gestion de projet sera produite. La base de donnes inclura galement les profils de la communaut, qui seront employs pour valuer l'impact d'extrmit projet. Le MIS surveillera galement l'augmentation de la part de la population pauvre rurale qui a accs aux services de base (par exemple, l'eau, l'lectricit, accs de route, services sociaux), et de la part des pauvres ruraux (par exemple, OCB) qui auront reu le financement de concession sous le projet (voir des indicateurs ci-dessous). LUCP/ BMPAD sera responsable de maintenir et de mettre jour rgulirement le SIG/MIS, y compris l'information principale de projet (comme entendu avec la banque). Par le traitement priodique d'information de base de donnes, combin avec des visites de terrain du MDOD et des entres de rapports de surveillance de projet, le projet contractera des tudes et les audits, lUCP/ BMPAD, dans la coordination avec le MDOD fonctionnant dans le domaine, surveilleront des caractristiques de projet et des tendances, identifieront des problmes d'excution et des accomplissements et entreprendront ou favoriseront des actions appropries pour amliorer l'excution de projet.
_____________________________________________________________________________ 49
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Pour faciliter lvaluation du projet des fiches de prparation des sous-projets (phase II et financement additionnel) soumis aux BTC avant le financement des sous-projets contiendront des informations sur : (i) le nombre de bnficiaires des sous-projets (valu selon la dfinition et la mthodologie convenue entre lUCP et les MDOD) ; (ii) au moins un indicateur de la capacit organisationnelle des OCB ; et (iii) au moins un rsultat que le sous-projet veut obtenir.2 Ces mesures impliquent aussi une mini ligne de base du secteur dans la zone faite un collaboration avec le BTC pour chaque sous projet. Aprs lachvement du sous projet les OCB feront une auto-valuation des rsultats du sous-projet qui permettra de partager les leons acquises. Cette auto-valuation indiquera : (i) le nombre des bnficiaires rels ; (ii) le changement de lindicateur de la capacit organisationnelle de lOCB ; (iii) le rsultat du sous-projet ; (iv) si le sous-projet demeure oprationel ; et (v) si le plan dentretien est en excution. Les BTC incluront cette information dans les donnes du MIS transmises lUCP. La Banque surveillera des indicateurs d'excution de projet travers les rapports prpars partir du SIG/MIS et soumis trimestriellement par lUCP/BMPAD, la banque reverra mensuellement les rsums de dboursement et supervisera les progrs dans la mise en uvre des sous projets sur une base d'chantillon dans le domaine pendant des missions rgulirement programmes de surveillance. En conclusion, le projet mettra en application des tudes d'valuation pour valuer l'impact de projet et pour fournir la rtroaction pour amliorer de futures oprations de projet. Ces tudes incluront : (i) audits techniques de semi annuelle, soumis dans les 120 jours de la fin du semestre tant valu ; (ii) une revue de mi-parcours, pour inclure des consultations de bnficiaire pour valuer les performances et impacts du projet comme perue par ses bnficiaires et faire des corrections de mi-cours, comme ncessaires, dans l'excution de projet ; et (iii) une valuation rigoureuse et complte d'impact. La premire enqute dtablissement de ligne de base (baseline survey) sera lance dans les six mois d'entre en vigueur du projet et adopter une mthodologie ordonnance, car des communes seront graduellement introduites dans le projet. Un revoir, va tre embauch pendant que l'tude de ligne de base sera entreprise deux ans aprs, suivi de futurs resurveys suivants, selon l'intrim rsulte. L'valuation d'impact emploiera des aperus rpts des bnficiaires de projet, des mnages de non bnficiaire, et, si possible, des bnficiaires des projets semblables avec les mcanismes de livraison plus centraliss en Hati pour valuer ce qui suit : Optimisation de pauvret des bnficiaires (relativement la rpartition du revenu des revenus de la population dans son ensemble) ; Le bien-tre des mnages est meilleur, par rapport au groupe de commande (cest-dire, mnages sans participation) ; Formation de capital sociale au niveau de la communaut et au niveau municipal; Amliorer la gouvernance au niveau municipal ;
2

Comment [GC2]: Cette section et ce qui vient aprs mrite dtre mise jour et en cohrence avec la situation actuelle et les ajustements mise en place au moment de la Revue mi-parcours et de la Prparation de lFA y compris les conclusions et recommendation de la dernirer mission de supervision de Fev 09 !

Ceci pour remplacer le texte assez gnral qui se trouve maintenant dans les objectifs des sous-projets des documents techniques que la mission a pu rviser.

_____________________________________________________________________________ 50
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Rentabilit des investissements d'infrastructure, compare aux mcanismes de livraison traditionnels, et cot avantage des investissements rentables.

En outre, la communaut et des chefs municipaux seront examins pour l'analyse des impacts sociaux de capital et de gouvernement. Les termes de rfrence pour le baseline survey et pour le cadre d'valuation globale, les deux acceptables pour la Banque, seront rendus disponibles avant les ngociations.

Comment [GC3]: A mettre jour!

II-

Indicateurs

1) projet surveillant des indicateurs (tre dpist sur une base trimestrielle) Composante 1 : Nombre de communes touches par le projet Nombre dOCB recenss, nouvellement cres, nombre dOCB constitus principalement ou exclusivement de femmes recenses, nombre de formations raliss, nombre dOCB bnficiaires de sous-projets, ayant reu une formation nombre dOCB participant dans les COPRODEP Nombre et type dassistance technique fournie aux OBC, COPRODEP Donnes sur limplementation des sous-projets (Nombre, type , montant de sousprojets), dates : proposition, acceptation, dmarrage, achvement etc. Nombre de sous-projets complts (qualit, dlai et cot) Nombre de personnes (ou familles) bnficiaires qui utilisent les sous-projets dinfrastructure sociale et conomique (estimation) et qui participent dans les activits de gnration de revenu Niveau et type de la participation communautaire, rgularits Nombre de sous-projets: (a) adopts, (b) en cours dapplication, et (c) mis en uvre, par type de sous-projets, par exemple infrastructurels (eau potable, routes), productifs (irrigation, alimentation) et sociaux (sant, ducation) Nombre de sous-projets possdant un arrangement dO&M appropri Changement au niveau des savoir-faire technique, capacit de gestion et prise de dcision. valuations techniques pour contrler la qualit et la satisfaction de la communaut vis--vis des investissements dans des sous-projets Montants additionnels obtenus dautres catgories de co-financiers (en espce et matriel, quipement) Composante 2: Nombre et type de manifestations de formation pour les OCB, COPRODEP, MDOD
_____________________________________________________________________________ 51
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Nombre et type dassistance technique fournie aux COPRODEP et autorits locales Pourcentage des membres dOCB qui ont particip au moins une formation Pourcentage des membres de COPRODEP qui ont particip au moins une formation Nombre de visites des sous-projets par le BTC, le COPRODEP durant le cycle du sous-projet 2) indicateurs de rsultats de projet (tre dpist sur la base trimestrielle) cration d'emploi de: nombre d'emplois en moyenne crs par les sous projets (par exemple, emplois crs en raison des investissements de sous projets) ; accs aux services : nombre moyen de bnficiaires par sous projet, par type de sous projet; Durabilit de: % de sous projet tant adquatement maintenu 3 mois, 6 mois et 1 an aprs lexcution Pourcentage des sous projets ont t excut en 4 mois

3) indicateurs finaux d'valuation (aura besoin du baseline survey et de l'enqute de suivi la fin du projet ; les trois premiers indicateurs ont besoin du groupe de commande) Pourcentage de pauvres ruraux/priurbains ayant accs aux infrastructures sociales et conomiques de base (par exemple, eau, lectricit, coles, postes de sant) Pourcentage de changement dans les indices sociaux refltant une plus grande participation des citoyens dans les dcisions concernant lallocation des fonds (Degr dimplication citoyenne) - taux de participation dans les runions - pourcentage de femmes participant dans les runions et dans les espaces dcisionnels (CE, CS, CC, COPRODEP, ..) - Frquence et rgularit dans les runions (Comit et assemble) - Nombre dOCB cres et recenses - Nombre dOCB ayant dj identifi et prioris leurs besoins - Nombre dOCB ayant dj leur reconnaissance lgale - Existence despace de prise de dcision dans la communaut (activits, - Fonctionnement dmocratique du COPRODEP et du CE - Circulation de linformation du CE, COPRODEP, OCB, socit civile et autorits locales - Capacit des OCB pour dfinir ensemble des actions collectives - Implication des acteurs dans le suivi

_____________________________________________________________________________ 52
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Appendice 1: Liste des Aires dIntervention du PRODEP et de son Financement


Additionnel
Hati Community-Driven Development Project/PRODEP (IDA Grant No. H1810-HA) List of Intervention Areas - Phase I, II & Additional Financing) PHASE/ MDOD Communes & Subdivisions # RankVillage Nb. Com. Com. ing Sections 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 16 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 16 32 96 132 106 63 117 133 116 97 70 103 72 78 79 80 121 99 113 125 112 124 123 111 126 88 122 110 17 56 73 42 114 128 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 16 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 16 32 2 7 1 2 5 3 9 6 10 3 3 3 4 3 5 4 70 4 4 3 3 3 2 3 3 2 3 2 2 2 5 6 3 50 120 Nb. Of Sub-Projects Phase II S/Total AF I & II 12 32 8 12 24 16 40 28 44 16 16 16 20 16 24 20 344 20 20 16 16 16 12 16 16 12 16 12 12 12 24 28 16 264 608 6 16 4 6 12 8 20 14 22 8 8 8 10 8 12 10 172 10 10 8 8 8 6 8 8 6 8 6 6 6 12 14 8 132 304

Departments

No.

Communes

Total Nb. Units 3 8 2 3 6 4 10 7 11 4 4 4 5 4 6 5 86 5 5 4 4 4 3 4 4 3 4 3 3 3 6 7 4 66 152

Phase I

Total

PHASE I and AF 1- PADF 1. Southeast

2- CECI

1 Anse Pitre 2 Belle Anse 3 Grand Gosier 4 Thiotte 5 Marigot 6 La Vallee 7 Bainet 8 Cote de Fer 2. South 9 Aquin 10 Torbec 11 Chantal 12 St Jean 13 Port Salut 14 Maniche 15 Cavaillon 3. Nippes 16 Asile Total MDOD PADF 4. Centre 17 Mirebalais 18 Saut-d'Eau 19 Lascahobas 20 Boucan Carre 21 Belladre 22 Savanette 23 Thomonde 24 Maissade 25 Thomassique 26 Cerca La Source 5. Northeast 27 Carice 28 Mont-Organis 29 Capotille 30 Ouanaminthe 31 Ste Suzanne 32 Vallires Total MDOD CECI TOTAL PHASE I

12 32 8 12 24 16 40 28 44 16 16 16 20 16 24 20 344 20 20 16 16 16 12 16 16 12 16 12 12 12 24 28 16 264 608

0 0

18 48 12 18 36 24 60 42 66 24 24 24 30 24 36 30 516 30 30 24 24 24 18 24 24 18 24 18 18 18 36 42 24 396 912 0 12 8 8 28 12 20 16 40 20 32 16 212 16 16 36 36 104 316 20 28 28 20 32 28 24 180 20 24 8 52 232 548 1460

PHASE II 3- CECI/CARE Lot 1 7. Artibonite

8. Northwest

33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

La Chapelle Grande Saline Desdunes Marchand-Dessalin. Anse Rouge Ennery Marmelade Gros Mornes Baie de Henne Jean Rabel Bassin Bleu Bahon Ranquitte Plaisance Pilate

Sub-Total Lot 1 Lot 2 9. North

Sous Total Lot 2 Total MDOD CECI/CARE 4- PADF/ASSODLO Lot 3 10. Grande-Anse 48 Roseaux 1 49 Corail 1 50 Pestel 1 3. Nippe 51 Pt Riv. Nippes 1 52 Anse--Veaux 1 53 Pt Trou Nippes 1 54 Baradres 1 Sub-Total Lot 3 7 Lot 4 6. West 55 Thomazeau 1 56 Cornillon-Grd Bois 1 57 Fond Verettes 1 Sub-Total Lot 4 3 Total MDOD PADF/ASSODLO 10 TOTAL PHASE II 25 TOTAL 57

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 11 1 1 1 1 4 15

131 127 89 90 91 94 104 93 66 76 120 129 95 74 115

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 11 1 1 1 1 4 15 1 1 1 1 1 1 1 7 1 1 1 3 10 25 57

2 1 1 6 2 4 3 9 4 7 3 42 3 3 8 8 22 64 4 6 6 4 7 6 5 38 4 5 1 10 48 112 232

3 2 2 7 3 5 4 10 5 8 4 53 4 4 9 9 26 79 5 7 7 5 8 7 6 45 5 6 2 13 58 137 289

12 8 8 28 12 20 16 40 20 32 16 212 16 16 36 36 104 316 20 28 28 20 32 28 24 180 20 24 8 52 232 548 548

12 8 8 28 12 20 16 40 20 32 16 212 16 16 36 36 104 316 20 28 28 20 32 28 24 180 20 24 8 52 232 548 1156

85 86 100 109 108 83 84 107 118 130

608

304

Source: Signed financing agreements Bureau de Montization/MDOD (Oct 2005 & Nov 2007), and proposed AF estimates.

_____________________________________________________________________________ 53
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

Appendice 2: Cadre de Rsultats Rvis du PRODEP et de son FA


Project Development Objective Building on the successful experience of the PCF-funded CDD pilot, the proposed project would scale-up the direct transfer of public resources to local community organizations in poor rural and peri-urban communities, by: (i) improving their access to basic social and economic infrastructure and support incomegenerating activities by financing smallscale investments proposed, implemented and managed by community organizations; and improving governance and building social capital of communities by increasing citizen participation and transparency in open decision-making processes. Original Project Outcome Indicators 60 communes successfully managing direct transfers to CBOs for community subprojects Additional Financing Outcome Indicators 32 communes (within the original 60) successfully managing direct transfers to CBOs for community subprojects New Project Outcome Indicators 573 communes successfully managing direct transfers to CBOs for community subprojects --Costeffectiveness/efficiency of direct transfers to CBOs vis--vis traditional service provision. Propose to drop: considering data collection and capacity constraint, this indicator is not realistic. In most cases, there is no prior traditional service provision, which makes a comparison challenging. 50% of residents in project area with access to basic social and economic infrastructure (e.g. access to potable water, irrigation, grain mills) 50% of residents in project area with access to basic social and economic infrastructure (e.g. access to potable water, irrigation, grain mills)

50% rural/peri-urban poor with access basic social and economic infrastructure (e.g., water supply, feeder roads, school, health posts)

(ii)

20% change in household assets, per-capita incomes among project beneficiaries.

50% of productive/incomegenerating subprojects are operational 3-6 months after completion

50% of productive/incomegenerating subprojects are operational 3-6 months after completion 3,5004 CBOs officially constituted and participating in COPRODEPs (includes pre-existing and strengthened, as well as newly-created CBOs) [Status as of November 2008 is over 2,400] 60% of population in project area expressing awareness of PRODEP

2,000 CBOs officially constituted and participating in COPRODEPs

100 CBOs officially constituted and participating in COPRODEPs (includes preexisting and strengthened, as well as newly-created CBOs)

300,000 households expressing awareness of


3

60% of population in project area expressing awareness of

The original target of the project was to reach 55-65 communes, therefore the indicator was set at the average of 60. As per the result of the competitive contracting process of service providers, PRODEP will cover 57 communes (32 in Phase I and 25 in Phase II). The AF will only target the 32 communes under Phase I. 4 This target is based on the number of CBOs already participating (2,400 under Phase 1 as of November 2008), plus the estimated number of CBOs to join the Project under Phase II, as well as under the AF.

_____________________________________________________________________________ 54
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

PRODEP and its objectives/ activities/means of access. 20% change in Social Capital Indices reflecting greater citizen participation in resource allocation decisions

PRODEP and its objectives/activities/means of access.

and its objectives/activities/means of access. 80% of CBO members express a positive change in terms of their organizational capacity and ability to work together constructively

80% of CBO members express a positive change in terms of their organizational capacity and ability to work together constructively

Intermediate Results One per Component Component One: Rural/peri-urban community organizations (CBOs) in poor communes select, manage funds, implement and maintain subprojects in basic small-scale infrastructure, education, health and other productive investments.

Results Indicators for Each Component Component One: 60 COPRODEPs following democratic and open meeting procedures as detailed in the Project Op. Man. # of subprojects: (a) 2,600 proposed, (b) 1,950 approved, (c)1,300 under implementation, and (d) 1,300 completed, by subproject type e.g., infrastructure (potable water, roads), productive (irrigation, food processing) and social (health, education); Creation of new community organizations (CBOs) 30% CBO/COPRODEP members which are women 75% subprojects with adequate O&M arrangements. Component Two : 360 training events for CBOs, COPRODEPs

Additional Financing Component One: 32 COPRODEPs following democratic and open meeting procedures as detailed in the Project Op. Man.

New Project Outcome Indicators Component One: 57 COPRODEPs following democratic and open meeting procedures as detailed in the Project Op. Man. # of subprojects: (a) 3,200 proposed, (b) 2,250 approved, (c) 1,450 under implementation, and (d) 1,450 completed, by subproject type e.g., infrastructure (potable water, roads), productive (irrigation, food processing) and social (health, education); 100 new CBOs created as a result of the project.

# of subprojects: (a) 600 proposed, (b) 300 approved, (c) 300 under implementation, and (d) 300 completed, by subproject type e.g., infrastructure (potable water, roads), productive (irrigation, food processing) and social (health, education);

20 new CBOs created as a result of the project.

30% CBO/COPRODEP members which are women

30% CBO/COPRODEP members which are women 75% subprojects with adequate O&M arrangements. Component Two: 360 training events for CBOs, COPRODEPs 75% of CBO members have attended at least one training event 90% of COPRODEP

75% subprojects with adequate O&M arrangements. Component Two: 360 training events for CBOs, COPRODEPs 75% of CBO members have attended at least one training event 90% of COPRODEP members

Component Two: Build and strengthen capacity of CBOs and COPRODEPs in subproject execution, roles and responsibilities as described in the project operational manual, environmental and social dimensions of the project.

_____________________________________________________________________________ 55
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.

who have attended at least one training event.

members who have attended at least one training event. 80% of subprojects are implemented within 3 months ---

Pace of subproject execution by CBOs (e.g., 3 months) % prioritized and approved subprojects which are financed. Component Three: Subproject unit costs (per beneficiary family, type of subproject) Geographic distribution of subprojects (10 departments) Flow of project funds

80% of subprojects are implemented within 3 months

Propose to drop; this indicator will always be 100%. Component Three: Average subproject cost

Component Three: MIS tracks and monitors subproject implementation, and overall physical and financial performance of PRODEP.

Component Three: Average subproject cost

Geographic distribution of subprojects within all 10 departments. Amount of project funds disbursed by the Bank

Geographic distribution of subprojects within all 10 departments. Amount of project funds disbursed by the Bank

_____________________________________________________________________________ 56
PRODEP : Manuel dOpration du Projet CDD rvis par UCP/BMPAD en janvier 2009. Don IDA-H-1810-HA.