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Clculos condicionales en Excel . Frmulas muy tiles para sus hojas de clculo

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Clculos condicionales en Excel . Frmulas muy tiles para sus hojas de clculo
Versin para imprimir Aunque Excel incluye una batera de ms de trescientas funciones, pocas veces las usamos. La funcin condicional SI permite resolver situaciones muy comunes. Y es an ms poderosa combinada con otras funciones. La hoja de la Figura 1 es una lista de vendedores con el importe de sus ventas. Queremos dar un premio de 50 a quienes hayan superado la meta de 5.000 vendidos. Considerando los importes de las ventas en la columna C, a partir de la segunda fila (reservamos la primera para ttulos) el premio se obtiene escribiendo en D2 la funcin condicional =SI(C2>5000;50;0). La funcin condicional SI tiene parntesis: tres argumentos entre los

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El primero es la condicin de la que depende el valor que finalmente devolver la frmula. En nuestro caso, que las ventas superen la meta de 5.000 . El segundo es el valor que devolver la frmula si la condicin se cumple. En nuestro caso, el premio de 50 . El tercero es el valor que devolver la frmula si la condicin no se cumple. En nuestro caso, cero, porque para ellos no hay premio. La funcin escrita en D2 debe extenderse luego a toda la lista.

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Suma con condiciones. La funcin SUMAR.SI La funcin SI no es la nica funcin condicional de Excel. Por ejemplo, la hoja de la Figura 1 indica, en la columna B, la regin a la que pertenece cada vendedor. Queremos calcular el total de ventas de la regin Sur. Para esto podemos usar la funcin SUMAR.SI: =SUMAR.SI(B2:B11; Sur;C2:C11), tal como se ve en la hoja de la Figura 2. Esta funcin tambin tiene tres argumentos entre los parntesis: El primero es el rango donde se evala la condicin. En este caso, el rango donde se indican las regiones. El segundo es el valor que debe tener el rango anterior para que sea tenido en cuenta en la suma. En este caso, la palabra Sur . El tercero es el rango que se suma. En este caso, el de las ventas. La funcin SUMAR.SI compara cada celda del rango indicado como primer argumento con el valor del segundo. Cuando se satisface la igualdad, suma el valor correspondiente del tercer argumento. Condicionales combinadas El clculo anterior puede hacerse tambin con una variante poco conocida de la funcin condicional, combinndola con la sumatoria: =SUMA(SI(B2:B11= Sur;C2:C11)). Pero, atencin, a esta expresin hay que darle entrada con

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con la sumatoria: =SUMA(SI(B2:B11= Sur;C2:C11)). Pero, atencin, a esta expresin hay que darle entrada con la combinacin de teclas Control + Mays + Intro. Como se ve en la Figura 3, la frmula queda encerrada entre llaves. Estas llaves no se escriben, sino que aparecen como consecuencia de haber usado la combinacin de teclas Control + Mays + Intro. En esta expresin se evala la condicin de tener el valor Sur en el rango B2:B11. Si se satisface la condicin, se suma el respectivo valor de C2:C11. El resultado es el mismo que el devuelto por la funcin SUMAR.SI. Clculos con ms de una condicin La frmula del ejemplo anterior admite variantes ms complejas. Por ejemplo, en la hoja de la Figura 4 combinamos la suma y la condicional para sumar las ventas de la regin Sur, que superan los 3.000 : =SUMA(SI(B2:B11=Sur;SI(C2:C11 >3000;C2:C11))). A esta expresin tambin se le da entrada con la combinacin de teclas Control + Mays + Intro. Esta frmula evala primero la condicin de pertenecer a la regin Sur. Si esta condicin se cumple, evala si las ventas son mayores que 3.000. Si esta segunda condicin tambin se cumple, se suma el correspondiente valor de ventas. Conteo condicional En principio, cualquier funcin estadstica o matemtica puede sujetarse a una condicin. Por ejemplo, la hoja de la Figura 5 muestra una lista de alumnos con la calificacin obtenida en la columna C. Cuntos alumnos del turno Tarde obtuvieron una nota mayor que 5? En este caso tenemos que vincular las funciones SI y CONTAR: =CONTAR(SI(B2:B11=Tarde;SI(C2:C11>5;C2:C11))). Como en las casos anteriores, a esta expresin se le debe dar entrada con la combinacin Control + Mays + Intro. La expresin evala las condiciones de pertenecer al turno Tarde y tener una nota mayor que 5. Si ambas condiciones se cumplen, se cuentan las notas.

Mximo condicional Ahora supongamos el caso de una hoja de dos columnas: en la primera tenemos fechas y en la segunda tenemos los nombres de personas que visitamos en cada fecha. Una persona puede repetirse porque la visitamos ms de una vez. Queremos saber cundo fue la ltima vez visitamos a Pedro. Este problema equivale a encontrar la mayor fecha (es decir, la ltima) para la cual en la segunda columna est el valor Pedro: =MAX(SI(B2:B11=Pedro;A2:A11)). Esta frmula se interpreta de forma similar a las anteriores: se evala si en el rango B2:B11 est el valor Pedro. De las filas que cumplen esta condicin, busca la que tiene el mximo valor en la columna de fechas. Se pueden hacer clculos similares combinando la funcin SI con MIN, PROMEDIO, MODA, etc; siempre oprimiendo la combinacin Control + Mays + Intro para dar por ingresada la frmula.

Claudio Horacio Snchez es ingeniero industrial y profesor de fsica y de informtica en la Universidad de Flores (Argentina). Ha escrito varios libros sobre Excel.

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Claudio Horacio. - 01/10/04

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