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INTERNATIONAL BUSINESS SOLUTIONS

Ejercicios Prcticos
Mxico, D.F. , Abril de 2007.

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QU VAMOS A VER EN ESTE CURSO?
DA 1.- INTRODUCCIN

Bienvenida del Director General. Introduccin a la Consultora Sector de la Consultora Introduccin a IBS Metodologa Diagnstico Proyecto Currculum IBS Polticas de IBS Polticas y formatos Business Associates CV. Induccin al Puesto del Consultor Evaluacin del Consultor Sistema de Comunicacin Interna y Mejora Continua

DA 2.- DIAGNSTICO Y SUS HERRAMIENTAS

Etapas previas al diagnstico Principales herramientas de diagnstico Conclusin del Diagnstico Enlace Diagnstico-Proyecto

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QU VAMOS A VER EN ESTE CURSO?
DA 3.- PILARES DE LA CONSULTORA DE GESTIN

DA 4.- PRINCIPALES PRCTICAS

Estrategia

Principales prcticas de IBS Administracin de un proyecto

Gestin Organizacin Operaciones

DA 5.- OTRAS HERRAMIENTAS

Ejercicios Excel, Power Correo electrnico.

Point,

Visio,

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TABLAS DINMICAS

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Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que se puede utilizar para resumir rpidamente grandes volmenes de datos. Podr girar sus filas y columnas para ver diferentes resmenes de los datos de origen, filtrar los datos mostrando diferentes pginas, o mostrar los detalles de determinadas reas de inters. Cundo utilizar un informe de tabla dinmica? Se utiliza un informe de tabla dinmica cuando se desea comparar totales relacionados, especialmente cuando tenga una lista de nmeros larga para resumir y se desea realizar comparaciones distintas con cada nmero. Se utilizan los informes de tabla dinmica cuando se desea que Excel ordene automticamente los datos y realice el clculo de subtotales y totales.

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En el ejemplo siguiente se puede ver fcilmente cmo en el tercer trimestre, las ventas de golf en la celda F7 son superiores a las ventas de cualquier otro deporte o trimestre.

A continuacin estudiaremos un ejemplo para la generacin de la tabla dinmica

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Creacin de una tabla dinmica.
Paso 1 Agrupar la base de datos Paso 2 Seleccionar la Opcin Informe de tablas y grficos dinmicos

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Paso 3 Hacer click en siguiente al paso 1 de 3 del Asistente de la tabla dinmica Paso 4 Sealar el rango de datos que se cubrir con la tabla dinmica

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Paso 5 Indicar el rea donde se ubicar el informe de tabla dinmica Paso 6 Hacer click en diseo y comenzar a distribuir la forma en que se requiere presentar la informacin

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Paso 7 Terminar la distribucin y dar click en Aceptar Paso 8 Dar click en finalizar

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Paso 9 Finalmente queda terminado el informe de tabla dinmica

Como un informe de tabla dinmica es interactivo, usted u otros usuarios pueden cambiar la presentacin de los datos para ver ms detalles o calcular diferentes resmenes. De igual manera si se introduce ms informacin en la base de datos, se actualiza el rango de datos en el informe de tabla dinmica y posteriormente se va a la opcin dentro del men de datos de actualizacin de datos

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Paso 10 Actualizacin de datos

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Paso 11 Nueva tabla dinmica

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Reporte de Ventas para Proveedores

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Paso 1 Se selecciona la base de datos de captura diaria de Venta, Costo, Depsito, Franquicia por Franquicia y Proveedor por Proveedor, y se prepara de tal manera que los datos se relacionen uno a uno

Se agrupan los datos de la base de tal modo que haya relacin entre cada uno de ellos

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Paso 2 Se genera la tabla dinmica de acuerdo con las siguientes variables
Proveedor

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Nmero Tienda Concepto (Costo/ Venta)

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Generacin de Reportes .

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De acuerdo a los requerimientos de informacin, se puede ir moviendo y cambiando las opciones en cada uno de los campos de la tabla dinmica, Por ejemplo: Si queremos saber cual es el costo de venta del Proveedor de Manufacturas K&K solo tenemos que elegir dentro del campo de provedores la opcin que corresponda al Proveedor K&K y en el concepto selecciono la opcin Costo y automticamente me filtra la informacin requerida para ese proveedor y ese concepto sin necesidad de ver los otros proveedores y conceptos.

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Actualizacin de la informacin

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La tabla dinmica que se genera por Proveedor, Franquicia, Concepto es una tabla acondicionada desde la base de datos para actualizar informacin da con da de acuerdo a la venta diaria, por tal motivo el usuario que captura informacin diariamente en la base de datos, al final de la captura debe utilizar la opcin de Actualizacin de datos dentro del men Datos.

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Actualizacin por Cambio de Mes en la tabla dinmica

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Para el cambio de mes es necesario actualizar la informacin en la base de datos y en la tabla dinmica, para lo cual se guardar el archivo base con el nombre del siguiente mes seguido del ao .ejemplo junio03 se cambiar a julio03. Paso 1. En la base de datos se anota el primer da del siguiente mes, automticamente se actualiza todo el mes en la base de datos. Posteriormente se utiliza la opcin de actualizacin de datos dentro del men Datos para que actualice la informacin en el informe de tabla dinmica

Se cambia el da por el da del siguiente mes en la base de datos

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Paso 2. En la tabla dinmica escogemos la opcin Asistente y nos vamos a la opcin de diseo. Dentro de la opcin de diseo comenzamos a mandar los nuevos datos al campo de datos y cambiamos los nombre en las casillas. Se debe realizar uno a uno, se posiciona en la casilla a modificar, se da doble click y aparece un cuadro de dialogo en el cual se modificarn los das como se muestra en la pantalla, si aparece en la casilla contar de 09 julio es necesario cambiar por suma y posteriormente se cambia el nombre.

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Paso 3. Finalmente queda actualizada la tabla dinmica lista para generar los reportes del siguiente mes.

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Dentro del archivo de tabla dinmica de ventas, existe una tabla dinmica para llevar el control diario de regalias por proveedor por franquicia, esta tabla tiene incluido el clculo del 15 % de regalas sobre el monto del costo de venta, para el caso de actualizar da con da se sigue el procedimiento de actualizacin de datos. Para el caso de la actualizacin mes con mes se debe hacer el siguiente procedimiento: Paso 1 Ir a la opcin Campo calculado en la opcin Frmulas dentro del men de Datos.

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Paso 2 Modificar uno a uno los campos calculados, primero buscamos el nmero del campo calculado en la opcin Nombre, luego en la opcin frmula seleccionamos la formula y el carcter a ser modificado, posteriormente buscamos la nueva fecha que se aplicar en la frmula. Por ejemplo para 13v julio, buscamos en campos el campo 13 julio luego insertar campo en la frmula y finalmente se da enter.
Se selecciona el nuevo campo en la frmula,y se le da la opcin insertar campo y se modifica la formula, si requiero cambiar el % de regala se modifica en este campo el %

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Paso 2 Finalmente queda calculada la tabla dinmica para actualizar el siguiente mes y presentar la informacin de regalas, solo queda la responsabilidad del usuario de seleccionar la opcin del proveedor y concepto que se requiera.
Regala obtenida para el proveedor de Maq. Y Dist. diaria y franquicia por franquicia

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MACROS

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Una macro es simplemente una instruccin que nos sirve para repetir una misma accin. Si se realiza frecuentemente una tarea en Excel, se puede automatizar mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un mdulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Por ejemplo, si suele escribir cadenas largas de texto en las celdas, puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto.

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En el ejemplo siguiente, podemos ver que se tiene un tablero de captura de la informacin, la cual se desea que se vaya acumulando en una base de datos de forma ordenada, facilitando el llenado de la base de datos y logrando con esto manipular lo menos posible la base de datos para poder ordenarla posteriormente con tablas dinmicas.

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Una vez identificada la tarea que es repetitiva y que puede llegarse a automatizar, nos vamos a herramientas, despus a macros y de ah ponemos grabar nueva macro. Aqu, aparece una ventana en la cual tenemos que ponerle un nombre a la macro y ponerle aceptar.

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Despus de darle aceptar, empieza a grabar todo lo que hacemos, por lo que debemos de realizar la tarea que queremos automatizar sin errores. Cuando se acabe de realizar la tarea, nos vamos al men de herramientas, luego a macros y ah apretamos el botn detener grabacin.

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Posteriormente, ya sea a una figura o un icono se le selecciona y con el botn derecho del mouse, se le pone asignar macro. Despus de ejecutar esta instruccin, aparece una venta en la cual se enumeran todos lo macros que estn grabados en la hoja de clculo, simplemente se selecciona la macro realizada y se le da aceptar.

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Una vez realizado esta ltima operacin, la macro queda terminada y cuando requiera ser utilizada, simplemente se llenan los datos y despus se aprieta el icono al que le fue asignada la macro y automticamente se ejecuta la operacin. Si en algn momento requieres editar la macro lo que se tiene que hacer ir al men de herramientas, despus a macro y ah entrar a macros. Se abre la ventana que se muestra, se selecciona la macro y se oprime el botn paso por paso. Aqu se despliega una pantalla de Visual Basic y con la tecla F8 se puede ver que es lo que hace cada instruccin y modificarla.