PRESENTACIN

El mbito acadmico en el que nos desempeamos nos conlleva a evaluar y a plasmar nuestros conocimientos en un documento escrito en prosa discursiva (cientfica, tcnico, administrativa y comercial) denominado INFORME. Es por ello que el estudio del informe nos permitir trasmitir una serie de informacin que queramos dar a conocer a nuestros receptores, sea para cualquier campo de estudio. El presente trabajo tiene como objetivo dar a conocer la definicin, estructura, tipos, caractersticas del informe que ayudar poder comprender el esquema de organizacin de un informe y sobre todo como realizar un informe. Por tal motivo los alumnos del II del ciclo de la Escuela de Economa presentamos el presente trabajo con el fin de contribuir al desarrollo cognitivo lingstico para el mejor entendimiento de mencionado tema.

ATTE. LOS AUTORES

EL INFORME

I.

DEFINICIN: El concepto de informe como derivado del verbo informar, es la descripcin oral o escrita, de las caractersticas y circunstancias de un suceso o asunto. Se trata, en otras palabras , de la accin y efecto de informar(dictaminar). Por otra parte, el termino informe puede tener su origen en el latn informis. En este sentido, hace referencia aquello que no tiene la forma, figura y perfeccin que le corresponde, o que es de forma vaga e indeterminada. En escritura, un informe es un documento que se caracteriza por contener informacin que refleja el resultado de una investigacin o de un trabajo, adaptado al contexto de una situacin determinada. Segn Carlos A. Loprete: El informe es un documento escrito en prosa informativa (cientficas, tcnica o comercial). Aporta los datos necesarios para una cabal comprensin del caso, explica los mtodos empleados y propone o recomienda la mejor solucin para el hecho tratado. El informe debe ser un texto sobrio y objetivo donde el informante nunca expresar opiniones personales o juicios de valor, sino que debe ceirse a la realidad de los hechos. Un informe es algo tan simple como el texto a travs del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que ste llegue a su etapa final.

DEFINICIN CONSENSUADA:

II.

CARACTERSTICAS:

Tiene caractersticas propias que la diferencian netamente de los escritos literarios, como el cuento, la novela, el ensayo, la poesa o el drama, y aun el periodismo. El informe es generalmente redactado para un superior, como una obligacin profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en muy pocos casos se redacta un informe para un pblico amplio.

El contenido del informe no depende de la eleccin del autor, sino de las exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un asunto tcnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, estudios o labores realizadas por el informante. Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir claramente el pensamiento: fotografas, diagramas, grficos, estadsticas, cuadros numricos, documentos originales, anexos ilustrativos o demostrativos. El estilo se ajusta a las conveniencias o costumbres establecidas por la prctica de cada caso (frmula, frases, vocabulario), y en tal sentido, debe ser preciso, claro correcto y completo. Los prrafos son caractersticamente cortos y concisos, sin intencin artstica. Muchas veces se adaptan frmulas expresivas ya elaboradas por la tradicin, que deben respetarse. El vocabulario es usual en la materia que se trata, y por ello resulta generalmente especializado, con neologismos, tecnicismos y aun barbarismos. Los modos bsicos de un informe: La narracin, la descripcin, la exposicin y la argumentacin.

III.

CONTENIDO:

Los informes varan mucho en cuanto a su extensin y estructura, de acuerdo con la prctica de la organizacin para la cual se elaboran. Pero, bsicamente todos se ajustan a un contenido comn que comprende: Propsito: todo informe contiene una exposicin declarada del propsito o finalidad con que se expresa (Para qu?) Mtodo o procedimiento: explica la forma, procedimiento, tcnica o mtodo empleado en la recoleccin de datos o investigacin, para que el lector juzgue la exactitud, veracidad o grado de confiabilidad en la informacin que se le proporciona (Cmo?) Hechos: incluye tambin la descripcin o narracin de los hechos encontrados en forma objetiva, lgica, clara y analtica (Qu?) Anlisis y difusin: la informacin que se proporciona debe ser analizada y evaluada con el criterio del informante, para que su destinatario decida sobre su valor. Conducciones, recomendaciones o solicitaciones: el informe concluye con la opinin o punto de vista del autor; o con una recomendacin al lector para asociarlo en la decisin; o a veces concluye con una solicitud o pedido de normas para actuar (Qu debe hacerse?)

IV.

ESTRUCTURA BSICA:

La Introduccin La introduccin es la parte primera del informe, donde el autor expone sucintamente al lector su propsito (justificacin del mensaje), le refiere los hechos que correspondan, le seala la importancia del mismo y le aade la metodologa empleada en el caso. -Propsito El lector necesita saber desde el principio por qu razn se le somete determinada informacin. En general, se espera del lector una decisin de su parte, la aprobacin de una decisin tomada en nivel inferior o la toma del conocimiento de un hecho acaecido. Por ello, antes de escribir su pieza, el informante ya ha analizado a fondo el asunto y hallado la suficiente justificacin para emitir el escrito. Y esto debe decirlo desde el comienzo. En la nomenclatura en ingls, a este elemento se lo denomina position. En otras palabras, usted est expresando una opinin o un hecho que puede ser credo o no, aceptado o negado. Esto orienta desde el primer momento a su superior y a partir de all se interesar o no por su escrito, segn sea la naturaleza del tema u otra consideracin personal. No olvide que esta position deber ser suficientemente demostrada en el cuerpo el escrito. Segn sea esta presentacin inicial, recuerde que ella: Debe ser explicada o demostrada al lector Debe ser clara y especfica Ser contrastada con los intereses de su lector clave Ser aceptada o negada.

-Hecho A continuacin, o implcita ya dentro del prrafo anterior, suele estar la descripcin del hecho real, que confirme su posicin. La explicacin del hecho debe efectuarse en forma sumaria pero completa, lo cual requiere cierta habilidad en el arte de escribir, pues debe incluir todo lo necesario pero nada menos. Implica un cierto dominio de la sntesis, o de la narracin y la descripcin, segn sea el caso.

-Importancia Conforme a la estrategia que se haya fijado el informante, puede resultar conveniente, adems, sealar la importancia del asunto para las funciones del lector o de la compaa. Este aspecto suele influirse forzosamente cuando no es un caso de rutina, cuando se tiene temor de que pudiera pasar lo inadvertido, demorado o girado a otros niveles o circuitos. Por otra parte, es al mismo tiempo una cortesa y una colaboracin hacia el lector, que el informante le debe. Sin exagerar la real magnitud del hecho, depender de su habilidad el suscitar primero la atencin y luego el inters del interlocutor.

-Metodologa En ciertos casos, sobre todo cuando se narra un hecho o describe una situacin o se someten resultados de averiguaciones o investigaciones, es de rigor anticipar al lector el mtodo o procedimiento con que se han recogido los datos u obtenido las conclusiones, pues estas referencias son de valor primordial para que el lector pueda dictaminar sobre la materia sometida a su juicio. En los informes cientficos o de tipo tcnico y universitario, este requisito es ineludible, pues toda la argumentacin posterior quedar subordinaba a la validez del mtodo empleado. EL CUERPO O DESARROLLO En esta parte del informe se presentan, analizan y discuten las posibles soluciones del problema. Cada solucin es presentada con todos los elementos de juicio posibles para que pueda ser evaluada por el lector, y segn su criterio y responsabilidad, acepte o rechace la propuesta del autor, en este orden:

Demostracin La frmula verbal de presentacin de desarrollo de cada tesis podra resumirse as: La solucin es Porque .. Cmo lo prueba . La solucin propuesta debe cumplir algunos requisitos que conviene tener presente, a saber: Debe ser significativa para el lector, de modo que su prominencia se justifique; lo hipottico, imposible o irrelevante debe ser evitado. Debe ser total, es decir, cubrir todo el problema; lo parcial, insuficiente o meramente circunstancial no debe incluirse, salvo el caso que se estime conveniente mencionarlo ilustrativamente como tal. Debe ser convincente, es decir, aportar una casualidad y una demostracin desarrolladas lgicamente, y que al mismo tiempo, tengan en cuenta las expectativas del lector clave. Debe probar cul es la solucin o conveniente y correcta, con franqueza y responsabilidad por parte del autor. No deben sobreponerse o entremezclarse unas con otras, cuando son varias: cada una debe ser concluida en todos sus aspectos y recin entonces pasar a la otra, sin repeticiones redundantes. Debe ser concreta y especfica, evitando las divagaciones, la aparatosidad, la indefinicin, la errnea argumentacin y otros defectos conceptuales y de razonamiento. LA CONCLUSIN Como se ha visto, hasta ahora el informe es un encadenamiento lgico de ideas. El ltimo paso de esta serie es la conclusin. En ella se reafirma la posicin inicial denunciada por el informante y se recomienda o aconseja la decisin ms conveniente que debera doptar el responsable de la decisin, o se efecta la peticin que corresponda Conclusiones:

En sntesis, las conclusiones son deducciones lgicas derivadas de los problemas expuestos, analizados y discutidos, a partir de los hechos reales. Equivale, sencillamente a un sumario sinttico de lo expuesto. En el caso de que las conclusiones sean varias, esto debe expresarse as. Ninguna conclusin puede ofrecerse que no est apoyada en lo dicho en el cuerpo. Recomendaciones: De las conclusiones obtenidas por el informante, ste sugiere o recomienda a su lector la actitud que juzga conveniente adoptar. Por consiguiente, la recomendacin debe satisfacer stos tres requisitos: Qu debe hacerse Quin debe hacerlo Cundo debe ser hecho En definitiva, el cuerpo y la conclusin de un informe se articulan de la siguiente manera:

Recomendaciones

V.

TIPOS:

Clasificar los informes es un tanto complejo, por cuanto si se hace, atendiendo a la especialidad sobre la que pudiera tratar cada uno sera mltiples, en tal sentido podran clasificarse as: Segn su extensin: Corto: Se dice que un informe es corto si su extensin no pasa de ocho a diez cuartillas, tamao carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a mquina o computadora. Largo: si su extensin sobrepasa las diez cuartillas. Segn su finalidad: Operacionales: Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organizacin hacia los objetivos predeterminados. Todos los informes que exponen las polticas, determinan las actividades y las relaciones de las reas de la organizacin. Para cambios: Destinados al anlisis, a la exposicin o a la promocin de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la organizacin. Tienen carcter innovador, cambios planeados y se mantienen al da en relacin con los cambios exigidos por la dinmica empresarial. Segn el grado de formalidad: Formales: Se preparan conforme a los usos ms exigentes y se acompaa con las ayudas grficas necesarias.

Informales: Se preparan de manera rpida, sin mayor exigencia en cuanto a la forma. Suelen ser de corta extensin y su preparacin puede ser muy sencilla, e incluso en formularios, formatos pre elaborados.

Segn la materia que abarcan: Cientficos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso; pertenecen a la categora de memorias cientficas. Tcnicos: se desarrollan en las organizaciones pblicas o privadas sobre temas de sociologa, antropologa, psicologa social, etc.; su lenguaje es accesible, pero mantiene el rigor de la investigacin cientfica. De divulgacin: destinados al pblico en general; su lenguaje se adapta a una persona de mediana cultura. Mixtos: destinados tanto a instituciones como al pblico en general; su lenguaje se adapta a los dos destinatarios. Segn sus caractersticas textuales: Expositivos: contienen una informacin o una descripcin del tema o unas instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, de interpretacin o evaluacin; a veces, reciben el nombre de dossier. Analticos: tienen como objetivo justificar una decisin o accin ya r ealizada o, al menos, proyectada. (Ibdem). Se denominan tambin propuesta o proyecto. Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisin en la lnea de lo que se expone en el informe.(Ibdem). Proponen un plan de accin

VI.

EJEMPLOS:

EJEMPLO DE INFORME ORGANIZADO SEGN MODELO DE ESTRUCTURA BASICA Introduccin Propsito: La delegacin X ha venido dictando hasta el presente sus cursos de capacitacin en un saln del edificio administrativo. Este local resulta en la actualidad inadecuado para esas tareas y, a criterio del suscripto, debe ser reemplazado para el ao prximo, a ms tardar, por otro de mejores condiciones ambientales y especficas. Hecho: En efecto, el saln resulta insuficiente para el nmero promedio de 15 alumnos por seminario, ya que su superficie de 20 mts cuadrados dista bastante del ideal de 35 mts; aconsejado por las normas de arquitectura educacional. Por otra parte, la mala orientacin del aula no permite recibir la luz natural en horas del da y debe recurrirse en todo momento a la artificial, Este hecho repercute adems en las condiciones de humedad del local, que en la prctica es inhspito y hasta insalubre. Importancia: La sustitucin de esta aula por otra de mejores condiciones de espacio y salubridad resulta as urgente, para obtener un mejor rendimiento del trabajo de capacitacin, ms saludables condiciones higinicas, mejor disposicin psicolgica de los asistentes y un adecuado ambiente de relaciones humanas, aparte de un perfeccionamiento de la imagen interna y externa de la compaa. Metodologa: En procura de una solucin conveniente para este problema, se han realizado consultas con arquitectos especializados, cuestionarios verbales e informales a los asistentes, consultas con personal superior del rea administrativa y averiguaciones confidenciales externas en materia de locales.

CUERPO O DESARROLLO Solucin 1: La posibilidad de adaptar y habilitar un local en el edificio existente se presenta como posible, pero desaconsejable, porque restara espacio a las ya menguadas oficinas administrativas, cuyo personal se ha incrementado de 120 a 180 personas en los dos ltimos aos. Asimismo, consultada la gerencia respectiva se ha manifestado verbalmente contraria a este criterio, pues est a punto de gestionar la liberacin del espacio ocupado en capacitacin. Por otra parte, para esta alternativa se ha calculado una erogacin del orden de los $17.500.000, en trabajos de albailera, carpintera, equipo de aire acondicionado e instalaciones didcticas adicionales. Solucin 2: La segunda alternativa consistira en construir un pabelln especial dentro del terreno propio de la compaa, con lo cual se resolvera el problema por muchos aos y dara a la empresa mayor capacidad e independencia operativa. Asimismo, el nuevo pabelln podra proyectarse con los locales anexos necesarios, como ser una biblioteca de consulta, depsito de material didctico (audiovisual, sonoro, grfico e impreso), oficina especial para impresin de manuales y apunte, pequea cocina y dependencias sanitarias propias. Una estimacin primaria y presuntiva de la inversin necesaria para la construccin y habilitacin del local, incluidas las facilidades didcticas a precios actuales, asciende a la suma aproximada de,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,, El tiempo probable demandado por el proyecto, la construccin y habilitacin es de un ao como mnimo y un ao y medio como mximo, a partir del momento en que se ordene la ejecucin. Solucin 3: La tercera posibilidad consistira en alquilar un local en la ciudad de . Distante a 4 km de la planta, por un lapso no menor de cuatro aos, para lo cual ya sean efectuado algunas averiguaciones reservadas de sondeo previo. Se encuentra disponible para alquilar una casa de 160 mt2 con cuatro habitaciones, bao, cocina y patio, ubicada en . Que con una inversin inicial y mxima de $............ para cubrir gastos de refeccin parcial, pintura, carpintera, alfombras, mejoras de iluminacin y equipo de aire acondicionado, se encontrara en condiciones de funcionar dentro de tres meses a partir de la contratacin pertinente. Su propietario, el Sr pretende alquiler inicial de mensuales, ajustables cada seis meses con una tasa fija del 30% Otro local disponible es el saln biblioteca del tradicional Club Social de dicha ciudad, sitio . Con una superficie de 8 x 10 mts, con sillones, sillas, mesas y dems instalaciones de primera categora. La actual comisin directiva est dispuesta a alquilar ese saln por la suma mensual fija e inamovible de $................... hasta diciembre de . Fecha en que termina su mandato institucional. El local sera utilizado por nuestra empresa de lunes a viernes, quedando los sbados y domingos libres, para uso de actos sociales del mencionado Club Social. En este supuesto, las condiciones de intimidad y reserva no podran cubrirse en su totalidad en las tareas de capacitacin, por tener que compartir las instalaciones dos das a la semana. CONCLUSION Conclusiones o posicin: En razn de lo expuesto, el suscripto estima que las actuales condiciones del local existente, en el edificio administrativo lo tornan irremisiblemente inadecuado y falto de higiene, y que por consiguiente, su reemplazo es urgente. Dado el tiempo que demandara cualquiera de las alternativas propuestas, el suscripto estima que debera tomarse una decisin en el menor plazo posible, pero no posterior a . Recomendacin De las tres alternativas expuestas, el suscripto considera aconsejable lo siguiente:

Contratar en alquiler por un plazo de cuatro ao, a razn de $ mensuales, ajustable semestralmente a razn de un 30% por semestre, el edificio de .. y disponer una inversin adicional, por nica vez de $................... para poner en condiciones de funcionamiento dicho inmueble. Iniciar el estudio definitivo para la construccin entretanto de un pabelln de capacitacin en terrenos de la empresa. ESQUEMA O GUIA DEL INFORME Introduccin Necesidad de sustituir el actual local Insuficiente espacio Malas condiciones de Salubridad e higiene Ventajas del cambio Resultado de estudios previos e informarles. II. Cuerpo o desarrollo Imposibilidad de adaptar otro local del edificio. Falta de espacio Costo estimado Construccin de un pabelln propio. Ventajas notorias Inversin estimada Tiempo necesario. Alquiler de un edificio o local apropiado Casa disponible en ,,,,,,,, Saln biblioteca del III. Conclusin Conclusin o posicin: Imposibilidad de continuar con el local existente. Decisin antes del . Recomendacin Alquilar el edificio de Iniciar el estudio definitivo de construccin de un pabelln propio. Ideas de apoyo Ideas principales Partes del informe EJEMPLO DE INFORME CORTO Introduccin: Propsito: La mquina fotocopiadora actualmente en uso en la Seccin Control Interno se encuentra en deficientes condiciones de funcionamiento, por lo cual es urgente decidir su reemplazo. Hecho: Los desperfectos son semanales y su reparacin slo puede ser atendida por un mecnico especializado. Estas circunstancias determinan prdidas de tiempo y gastos administrativos del orden de los $ mensuales, que afectan el presupuesto del departamento. Importancia: Prescindible en este caso Metodologa: En procura de una solucin conveniente, se han efectuado en plaza las averiguaciones tcnicas, econmicas y financieras pertinentes, como consecuencia de las cuales surgen dos nicas alternativas.

CUERPO O DESARROLLO:

Solucin 1: Podra alquilarse la fotocopiadora XM, de la misma firma proveedora de concepcin tcnica ms avanzada y un costo final superior en un 8% al equipo actualmente en uso. Este equipo ha sido analizado por personal de nuestra empresa y se lo considera satisfactorio en calidad, rendimiento y precio. Solucin 2: La segunda alternativa consistira en alquilar la fotocopiadora IF, de la firma competidora NN de caractersticas y rendimiento similares a la citada precedentemente, y cuyo costo final es un 2% inferior a la que estamos usando actualmente. Nuestro personal lo considera igualmente satisfactoria. CONCLUSIONES Dado que el estado de obsolescencia y deterioro de la fotocopiadora es irreversible segn la opinin de los mecnicos consultados y las experiencias recogidas por el personal que la usa, y considerando que debido a los frecuentes desperfectos la actividad administrativa es ha visto resentida y el costo operativo adicional supera en estos momentos el 20% de nuestro presupuesto, su reemplazo inmediato es la nica solucin en este caso. Recomendacin: Por lo expuesto, de las dos alternativas sealadas recomendamos optar por el alquiler de una fotocopiadora IF a la firma NN, a razn de $............. mensuales por menor costo ya que las condiciones tcnicas de los dos equipos disponibles y la responsabilidad de las firmas proveedoras son equivalentes.