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CICLOS DE TRANSACCIONES Las auditoras se realizan dividiendo los estados financieros en segmentos o componentes ms pequeos.

Esta divisin permite que la auditoria sea ms manejable y ayuda a la asignacin de tareas a los diferentes miembros del equipo de auditora. La mayora de los auditores, por ejemplo, tratan los activos fijos y las cuentas por pagar como dos segmentos diferentes. Se audita cada segmento en forma separada pero no por completo independiente uno de otro.

Por ejemplo al auditar los activos fijos quiz se detecte una cuenta por pagar no registrada.. Los resultados se combinan una vez que se termina la auditora de cada segmento incluyendo las interrelaciones con otros segmentos.

CICLOS COMO MTODOS DE SEGMENTACIN Una forma comn de dividir una auditora es conservar los tipos de operaciones y saldos de cuentas relacionados estrechamente en el mismo segmento. A esto se le llama el mtodo de ciclos. Por ejemplo: las ventas, los ingresos por ventas, las entradas de caja y el reconocimiento de las cuentas incobrables son los cuatro tipos de operaciones que provocan aumentos o disminuciones en las cuentas por cobrar. Por lo tanto todas ellas forman parte del ciclo de ventas y cobranza. De igual manera, las operaciones de nmina y la nmina acumulada son parte del ciclo de nmina y personal.

AUDITORA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA (O CICLO DE INGRESOS) El objetivo global en la auditoria del ciclo de ventas y cobranza es evaluar Si los saldos en cuenta afectados por el ciclo se presentan razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Las siguientes son cuentas comunes que se incluyen en el ciclo de ventas y cobranza: Ventas. Descuentos, rebajas y devoluciones sobre ventas. . Estimacin y Gastos por cuentas incobrables. Cuentas por cobrar con cargo a clientes. Efectivo en bancos (cargos de las entradas de efectivo,)

NATURALEZA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA El ciclo de ventas y cobranza implica las decisiones y procesos necesarios para la transferencia de la propiedad de bienes y servicios a los clientes despus de que se ponen a disposicin para su venta.

Se inicia con una peticin por parte de un cliente y concluye con la conversin del material o servicio en una venta por cobrar y por ltimo en efectivo.

El ciclo incluye varias clases de operaciones cuentas y funciones administrativas as como varios documentos y registros. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN EL CICLO. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS La Funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que un empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas. Es til conocer estas funciones administrativas del ciclo de ventas y cobranzas para entender la forma en que se realiza la auditoria del ciclo. Con frecuencia a los estudiantes les parece difcil determinar cules documentos existen en cualquier rea de auditora y cmo fluyen en la empresa del cliente. Las funciones administrativas del ciclo de venta y cobranza, la mayora de los documentos comunes que se utilizan en cada funcin, se examinan en esta seccin.

PROCESAMIENTO DE PERIODO DE LOS CLIENTES. La peticin de bienes por parte de un cliente es el punto de partida de todo el ciclo. Legalmente, es una oferta para comprar bienes de acuerdo con trminos especificados. La recepcin de un pedido de un cliente con frecuencia da como resultado la creacin inmediata de una orden de venta.

Pedido del cliente: Es una peticin de mercanca por parte de un cliente. Esta puede recibirse por telfono o correo electrnico o personalmente, una forma impresa que haya sido enviada a los clientes posibles ya existentes, a travs de los vendedores o en otras formas. Orden de venta: Es un documento para comunicar la descripcin, cantidad e informacin relacionada de bienes solicitados por un cliente. Con frecuencia se utiliza para indicar la aprobacin de crdito y la autorizacin del embarque.

OTORGAMIENTO DEL CRDITO Antes que se embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada debe aprobar el crdito para el cliente por las ventas a cuenta. Las prcticas nulas de la aprobacin de crdito frecuentemente ocasiona un nmero excesivo de ventas malas y cuentas por cobrar que quizs sean incobrables.
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Para la mayora de las empresas, una indicacin de la aprobacin del crdito en la orden de venta es la aprobacin para embarcar los bienes. EMBARQUE DE L0S BIENES Esta funcin importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la compaa son otorgados. La mayor parte de las compaas reconoce las ventas cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un documento de embarque en el momento del mismo; esto puede hacerse de manera automtica en una computadora con base en la informacin de la orden de venta. El documento de embarque, que a menudo cuenta con varias copias, es esencial para la facturacin adecuada de los embarques a los clientes. Las compaas que conservan registros perpetuos de inventario tambin los actualizan con base en la informacin del embarque. Documento de embarque: Es un documento preparado para indicar el embarque de los bienes, especificando la descripcin de la mercanca, la cantidad embarcada y otros datos pertinentes. El original es enviado al cliente y una o ms copias se conservan en la compaa. Tambin se utiliza como una seal de facturacin para el cliente. Un tipo de documento de embarque es un conocimiento de embarque, el cual es un contrato por escrito entre el transportista y el vendedor del receptor y el embarque de los bienes. Con frecuencia los conocimientos de embarque incluyen solo el nmero de cajas o libras embarcadas y no los detalles completos de cantidad y descripcin. FACTURACIN A LOS CLIENTES Y REGISTRO DE LAS VENTAS Dado que la facturacin a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado del monto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. Los aspectos ms importantes de la facturacin son asegurarse que todos los embarques hayan sido facturados, que ningn embarque haya sido facturado ms de una vez y que cada uno sea facturado por el monto adecuado. La facturacin por el monto adecuado depende de cobrar a los clientes por la cantidad embarcada al precio autorizado. El precio autorizado incluye los cargos de flete, seguro y condiciones de pago. En la mayora de los sistemas, la facturacin de los clientes incluye la preparacin de una factura de ventas con varias

copias y la actualizacin simultanea del archivo de operaciones de ventas, del Cuenta de mayor de cuentas por cobrar y el Cuenta de mayor del mayor para ventas y cuentas por cobrar. Esta informacin se utiliza para generar el diario de ventas junto con las entradas de efectivo y los cargos varios, permite la preparacin del balance de comprobacin de cuentas por cobrar

Factura de ventas: Es un documento en el que se indica la descripcin y cantidad de los bienes vendidos. El precio incluye el flete, el seguro, condiciones y otros datos pertinentes. Por lo regular la factura de ventas se prepara de forma automtica en la computadora despus que se captura el nmero del cliente, la cantidad, el destino de los bienes embarcados y las condiciones de venta La factura de ventas es el mtodo para indicar al cliente el monto de una venta y la fecha de vencimiento del pago. El original se enva al cliente y se conserva una o mas copias. Diario de ventas: Es un diario para registrar las operaciones de ventas Un diario de ventas detallado incluye cada una de las operaciones de venta. Por lo general indica las ventas brutas para diferentes clasificaciones tales como lneas de productos, la captura en cuentas por cobrar, cargos y abonos varios. El diario de ventas tambin puede incluir las devoluciones y rebajas sobre ventas. Este diario se elabora para cualquier periodo de las operaciones de ventas incluidas en el archivo de la computadora. Resumen de informe de ventas: Es un documento generado por la computadora en el cual se resumen las ventas de un periodo. Por lo general el informe incluye informacin analizada por componentes importantes tales como el vendedor, el producto y el territorio. Cuenta de mayor de cuentas por cobrar: Es un archivo para registrar las ventas individuales, las entradas de efectivo y las previsiones de ganancias sobre ventas para cada cliente y para conservar los estados de cuenta de los clientes. El Cuenta de mayor se actualiza con las ventas, las ganancias y previsiones sobre ventas y las entradas de efectivo y los archivos de operaciones. El total de los saldos en cuenta individuales del Cuenta de mayor es igual al balance total de las cuentas por cobrar del libro mayor. Una impresin del Cuenta de mayor de cuentas por cobrar muestra, por cliente, el saldo inicial en las cuentas por cobrar, cada operacin de venta, devoluciones y rebajas sobre ventas las entradas de efectivo y el saldo final. Cada vez que se utilice el vocablo Cuenta de mayor en este libro, se refiere ya sea al archivo de computadora o a una impresin de ese archivo.
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Balanza de comprobacin o relacin de cuentas por cobrar: Es una lista de los montos que debe cada cliente en determinado momento. Se prepara directamente a partir del Cuenta de mayor de cuentas por cobrar. Con mucha frecuencia es una balanza de comprobacin de saldos vencidos en la que se muestra la antigedad de los componentes de las cuentas por cobrar de cada saldo del cliente a la fecha del informe. Estado de cuenta mensual: Es un documento enviado a cada cliente en el que se indica el saldo inicial de cuentas por cobrar el monto y la fecha de cada venta, los pagos en efectivo recibidos, los memorandos de crditos emitidos y el saldo final pendiente de pago. Es en esencia una copia de la porcin que corresponde a ese cliente el Cuenta de mayor de cuentas por cobrar. PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE LAS ENTRADAS EN EFECTIVO Las cuatro funciones anteriores son necesarias para enviar los bienes a las manos del cliente, facturarlos de forma adecuada y reflejar la informacin en los registros contables. EI resultado de estas cuatro funciones es la operacin de ventas. Las cuatro funciones restantes implican la cobranza y el registro de efectivo, las devoluciones y rebajas sobre ventas, los dbitos de cuentas incobrables y los gastos por deudas malas. El procesamiento y registro de las entradas de efectivo incluyen el recibir, depositar y registrar el efectivo. La preocupacin ms importante es la posibilidad de robo. Un robo puede ocurrir antes que las entradas se capturen en los registros o posteriormente. La consideracin ms importante en el manejo de las entradas de efectivo es que todo el efectivo debe ser depositado en el banco en el monto adecuado en forma oportuna y registrado en el archivo de operaciones de entradas de efectivo, que se utiliza para preparar el diario de entradas de efectivo y actualizar los archivos maestros de cuentas por cobrar y del libro mayor. Los avisos de remesas son importantes para este propsito. Avisos de remesa: Es un documento que acompaa a la factura de ventas enviada al cliente y que puede ser devuelta al vendedor con el pago en efectivo. Se utiliza para indicar el nombre del cliente, el nmero de factura de ventas y el monto de la factura cuando se recibe el pago. Si el cliente no incluye el aviso de remesa con su pago, es comn que la persona que abra el correo prepare uno a la vez. Un aviso de remesa se utiliza para permitir el depsito inmediato del efectivo y para mejorar el control sobre la custodia de los activos.

Listado de las entradas de efectivo: Es una lista que prepara una persona independiente cuando se recibe el efectivo. Se utiliza para verificar si el efectivo recibido fue registrado y depositado en los montos correctos y en forma oportuna. Diario de entradas de efectivo: Es un diario para registrar las entradas de efectivo por cobranzas, ventas en efectivo y otras entradas de efectivo. Indica el total del mismo recibido, el abono a las cuentas por cobrar en el monto bruto la venta original, descuentos comerciales, en efectivo, otros abonos y cargos. En el diario de entradas de efectivo se apoyan con los avisos de remesa. El diario se genera para cualquier periodo a partir de las operaciones de entradas de efectivo incluidas en los archivos de computadora. PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE GANANCIAS Y PROVISIONES DE VENTAS Cuando un cliente no est satisfecho con los bienes, a menudo el vendedor acepta la devolucin de bienes u otorga una reduccin en los cargos. Las devoluciones y rebajas se registran en forma correcta y oportuna en el archivo de operador es de devoluciones y rebajas sobre ventas, y del Cuenta de mayor de cuentas por cobrar. Regularmente se emiten notas de crdito por las devoluciones y rebajas para conservar un control y facilitar la contabilidad. Nota de crdito: Es un documento que indica una reduccin en el monto a favor de un cliente debido a la devolucin de bienes o a un provisin otorgada. Con frecuencia toma la misma forma general de una factura de ventas pero apoya reducciones en las cuentas por cobrar en lugar de aumentarlas. DEBITO DE LAS CUENTAS POR COBRAR, INCOBRABLES Independiente de la agresividad del departamento de crdito, es usual que algunos clientes no paguen sus facturas. Cuando la compaa llega a la conclusin que una cantidad ya no se puede cobrar a menudo es descartada. Comnmente, esto ocurre despus que un cliente se declara en bancarrota o cuando la cuenta se transfiere a una agencia de cobranzas. La contabilidad adecuada requiere un ajuste para estas cuentas incobrables. FORMA DE AUTORIZACIN DE CUENTAS INCOBRABLES. Es un documento que se utiliza en forma interna para el dbito (cargo a gastos) de una cuenta por cobrar por considerarse incobrable. ESTIMACIN PARA CUENTAS MALAS La estimacin para cuentas malas debe ser suficiente para compensar en el periodo de venta actual porque la compaa no podr cobrar en el futuro; para la mayora de las compaas las estimaciones representa un residuo que proviene del ajuste administrativo del final del periodo de la estimacin de cuentas incobrables.

AUDITORA DEL CICLO DE PERSONAL Y NMINAS El ciclo de personal y nminas involucra el empleo y pago de todos los empleados, sin importar la clasificacin o mtodo con que se determine su compensacin. Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo ms bonificacin, oficinistas con sueldo mensual con tiempo extra o vendedores a comisin, y personal de fbrica y sindicalizado a los que se les paga por hora. El ciclo es importante por varias razones. En primer lugar, los sueldos, salarios, impuestos a los patrones, y otros costos de los mismos son el gasto principal en todas las compaas. En segundo lugar, la mano de obra es una consideracin tan importante en la evaluacin del inventario en compaas industriales y d construccin, que la clasificacin y adjudicacin de mano de obra incorrecta puede resultar en una equivocacin considerable en la utilidad neta, por ltimo las nminas son un rea donde se desperdician grandes cantidades de recursos de empresa por ineficiencia o se roban por medio del fraude. En las compaas ms grandes, muchas cuentas del mayor General con frecuencia se afectan por la nmina. Por ejemplo, es comn que las grandes organizaciones tengan 50 cuentas o mas de gastos de nminas. Las nminas tambin afectan las cuentas de inventario de produccin en proceso y artculos terminados para las empresas industriales. Al igual que en el ciclo de ventas y cobranza, la auditoria del ciclo de personal nminas incluye la comprensin de la estructura interna de control, evaluacin del riesgo de control, pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones, procedimientos de anlisis y pruebas de detalles de los saldos. Existen varias diferencias importantes entre el ciclo de nminas y personal y otros ciclos en una auditora tpica Existe una clase de transacciones para las nminas. 1a mayora de los ciclos incluye por lo menos dos clases de transacciones. Por ejemplo, el ciclo d ventas y cobranza incluye tanto ventas como transacciones en que se recib efectivo, y a menudo incluye tambin devoluciones en ventas y cancelan clones de cuentas no cobrables. En cambio, la nmina tiene una clase de transacciones porque el recibo de servicios de empleados y el pago de esos servicios a travs de la nmina ocurren en un corto periodo.

Las transacciones tienen mucho ms importancia que las cuentas relacionadas en los saldos. Las cuentas relacionadas con la nmina, como nmina acumulada e Impuestos retenidos, por lo general son pequeas en comparacin con la cantidad total de transacciones para el ao. Los controles Internos sobre la nmina son efectivos para casi todas las compaas hasta las pequeas. Las razones para los controles efectivos son las fuertes penalizaciones federales y estatales que se imponen por errores en la retencin y pago de impuestos sobre nminas y problemas de moral en los empleados si no se les paga o se les paga menos. Por estas tres caractersticas, los auditores generalmente enfatizan por lo general pruebas de controles, pruebas sustantivas de transacciones y procedimientos de anlisis en la auditoria de las nminas. Las pruebas de detalles de saldos a menudo requieren unos cuantos minutos. En la mayora de los sistemas, la cuenta de salarios y sueldos acumulados se utiliza al final de un periodo contable. Durante el periodo, se cargan los gastos cuando se les paga realmente a los empleados, y no cuando se incurre en costos por mano de obra. Se registran las acumulaciones de la mano de obra al ajustar los asientos al final del periodo, por cualquier costo de mano de obra devengado pero no pagado. FUNCIONES EN EL CICLO, DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS Y CONTROLES INTERNOS. El ciclo de nminas y personal comienza con la contratacin de personal y termina con el pago a los empleados por los servicios prestados, y al gobierno y otras instituciones, los impuestos retenidos y acumulados en las nminas y los beneficios. Entre tanto, el ciclo involucra la obtencin de servicio de los empleados consistentes con los objetivos de la organizacin y la de los servicios de una manera correcta. PERSONAL Y EMPLEO El departamento de personal proporciona una fuente independiente para entrevistar y contratar al personal calificado. El departamento tambin es una fuente independiente de registros para la verificacin interna de la informacin sobre salarios. Registro de personal: Registros que incluyen datos como la fecha de contratacin, investigaciones del personal, tabuladores de sueldo, deducciones autorizadas, evaluaciones del desempeo y terminacin del empleo. Forma de autorizacin de deduccin: Forma que autoriza las deducciones por nmina, incluyendo el nmero de exenciones para la retencin de impuesto sobre ingresos, bonos de ahorro de Estados Unidos y cuotas sindicales.

Forma de autorizacin de los montos de pago: Forma que autoriza la tasa de pago. La fuente de la informacin es un contrato laboral, autorizacin por la administracin, o en el caso de funcionarios, la autorizacin del consejo de administradores. Controles internos: (El contador les mencionara algunos de ellos) Formas de dar la informacin al personal sobre los siguientes asuntos: Control del tiempo de trabajo y asistencias. Entradas y salidas del personal Polticas de permisos y otros asuntos, personales, enfermedades, etc. Expediente completo por trabajador. Domicilio, foto, todo tipo de datos personales. Un segundo control importante es la investigacin adecuada de la competencia y confiabilidad de los nuevos empleados. TIEMPO LABORADO Y PREPARACIN DE LA NMINA Afecta directamente los gastos por nmina para el periodo. Incluye la preparacin tarjetas para los empleados El resumen y clculo del pago bruto, deducciones, y pago neto. La preparacin de los cheques respectivos; y la preparacin de los registros de nmina. Deben existir controles adecuados para evitar clculos errneos en cada una de estas actividades. Tarjeta de asistencia: documento que indica la hora en que el empleado dej de trabajar en cada da, y el nmero de horas que trabaj. Para muchos empleados, los relojes registradores de tiempo preparan de forma automtica la tarjeta de asistencia. Por lo general, las tarjetas de asistencia se entregan por semana. Reporte resumido de nmina: Documento generado por computadora que resume en diversas formas la nmina por un periodo. Un resumen es el total cargado a cada cuenta del mayor por cargos por la nmina Diario de nmina: Diario para registrar los cheques de nmina indican el pago bruto, retenciones y pago neto. El diario de nmina se genera para cualquier periodo a partir de las transacciones en nminas que se incluyen en los archivos del sistema de cmputo. Tambin se incluyen los detalles de diario en la Cuenta de mayor de nminas Cuenta de mayor de nmina: Archivo donde se registran todas las transacciones de nmina para cada empleado y se mantiene el total de salarios pagados empleados durante el ao hasta la fecha. Total devengado por cada empleado en la Cuenta de mayor. Controles internos: Un control adecuado del tiempo en las tarjetas de asistencia incluye el uso de un reloj marcador u otro mtodo similar, para tener la certeza que se les paga a los empleados el
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nmero de horas que laboraron. Tambin se hace el control para evitar que alguna persona inserte las tarjetas de varios empleados o que presente una tarjeta de asistencia ficticia. PAGO DE LA NMINA La firma verdadera y distribucin de los cheques se maneja de forma correcta para evitar su robo . Cheques de nmina: Cheque suscrito al empleado por los servidos que desempe. Se prepara el cheque como parte de la funcin de formulacin de la nmina pero la firma autorizada convierte al cheque en un activo. El importe del cheque es el pago bruto menos impuestos y otras deducciones retenidas. Despus que se ha cobrado el cheque y el banco lo regresa a la empresa, se le llama cheque cancelado. Controles internos: Responsabilidad de la firma autorizada Que los empleados no tengan acceso a la informacin y preparacin de la nomina. Depositar nuevamente salarios no cobrados. PREPARACIN DE DECLARACIONES DE IMPUESTOS SOBRE LA NMINA Y EL PAGO DE LOS MISMOS. La preparacin y envo oportuno por correo de las declaraciones de impuestos sobre nminas es un requisito establecido por las leyes federales y estatales sobre nmina. Declaraciones de impuestos sobre nminas: Formas de impuestos que se presentan a las unidades locales, estatales y federales del gobierno para el pago de impuestos retenidas y el impuesto del patrn. La naturaleza y fechas de vencimiento de las formas varia, dependiendo del tipo de impuestos. Controles internos: Donde se archiva cada forma Designacin de personal para efectuar los calculos La mayora de los sistemas computarizados de nminas incluyen la preparacin de declaraciones de impuestos sobre nminas utilizando la informacin en los archivos maestro y de transaccin de nminas. PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES La mayora de las estructuras de control interno para las nminas est muy estructurada para : Controlar salidas de efectivo Disminuir quejas del personal Evitar errores en clculos de impuestos. No existe forma de confirmar saldos con terceros.

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FORMAS Y PAGOS DE IMPUESTOS S0BRE NMINAS Las formas y pagos de impuestos son importantes porque: Muchas veces son cantidades considerables Y por las repersuciones que acarrea la no presentacin y pago de declaraciones de impuestos.

Preparacin de formas de impuestos sobre pagos: El auditor revisa la preparacin por lo menos de una de cada tipo de formas de impuestos sobre nminas por las que el cliente es responsable. Conciliacin detallada de la informacin en las formas para impuestos y los registros de nmina. Cuando el auditor cree que existe una probabilidad razonable de que las declaraciones de impuestos pueda haberse preparado incorrectamente. La preparacin del personal que elabora las nminas y los pagos de impuestos. Pago oportuno de los impuestos retenidos sobre nminas y otras retenciones. CONSIDERACIONES DE INVENTARIOS Y NMINAS FICTICIAS Es frecuente que los auditores extiendan sus procedimientos de manera considerable en la auditoria de las nminas de acuerdo con las siguientes circunstancias (1) cuando la nmina afecta de manera significativa la evaluacin del inventario; cuando hay errores de cargo a las cuentas de produccin en proceso y productos terminados porque puede haber sobrevaluacin del activo. (2) cuando el auditor est preocupado acerca de la posibilidad de que haya transacciones fraudulentas de consideracin en la nmina (empleados ficticios u horas no trabajadas).(emisin de cheques a empleados que ya dejaron de laborar) . Por lo general, la persona que comete este tipo de desfalco es un empleado de nminas, sobrestante, compaero del empleado, o quizs el ex empleado. Por ejemplo, de acuerdo con algunas estructuras de control interno, un supervisor puede marcar diariamente la tarjeta de un empleado y l mismo aprobarla al final del periodo. Si el supervisor tambin distribuye los cheques de pago, existe bastante oportunidad para el desfalco. CANTIDADES RETENIDAS DEL PAGO DE LOS EMPLEADOS SUELDOS Y SALARIOS ACUMULADOS COMISIONES ACUMULADAS las empresas tengan varios tipos diferentes de acuerdos con los vendedores y otros empleados a comisin. Por ejemplo, a algunos vendedores se les paga una comisin cada mes y no devengan
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salario, mientras otros recibirn un sueldo mensual ms una comisin que se paga por trimestre. En algunos casos la comisin vara para diferentes productos, y no se paga sino hasta varios meses despus del fin de ao. Al verificar las comisiones acumuladas, es necesario primero determinar la naturaleza del acuerdo de comisiones y luego probar los clculos con base en el acuerdo. Es importante comparar el mtodo de la acumulacin de Comisiones con aos anteriores Para verificar su consistencia. Si las cantidades son considerables, tambin es comn confirmar el importe que se debe directamente con los empleados. BONIFICACIONES ACUMULADAS En muchas organizaciones, las bonificaciones no pagadas de fin de ao a los funcionarios y empleados son una partida tan grande, que la falla al registrarlos resultara un error considerable. Por lo general, se logra la verificacin de la acumulacin registrada comparndola con la cantidad autorizada en las actas del consejo de administracin.

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AUDITORA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS (Compras y pagos) El tercer ciclo principal de transacciones que se analiza en esta investigacin, es la adquisicin y pago de mercanca y servicios de fuentes externas. La adquisicin de mercancas y servicios incluye partidas como la adquisicin de materias primas, equipo, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento e investigacin y desarrollo. El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones: (1) Adquisiciones de mercancas y servicios y desembolsos de efectivo para estas adquisiciones. (2) Las devoluciones de compras y rebajas tambin son una clase de transaccin, pero, para la mayora de las compaas, las cantidades son insignificantes.

NATURALEZA DEL CICLO El ciclo de adquisiciones y pagos involucra las decisiones y procesos necesarios para obtener las mercancas y servicios, y operar un negocio. El ciclo comienza por lo general con la preparacin de una requisicin de compra por un empleado autorizado que necesita las mercancas o servicios y termina con el pago por los beneficios recibidos.

PROCESAMIENTO DE LAS RDENES DE COMPRA. La solicitud de mercancas o servicios por el personal La forma exacta de la solicitud La aprobacin necesaria depende de la naturaleza de las mercancas y servicios, y de la poltica de la empresa.

Requisicin de compra: Solicitud de mercancas y servicios que presenta un empleado autorizado Orden de compra: Documento que identifica la descripcin, cantidad e informacin relacionada con las mercancas y servicios que la empresa piensa comprar. Con frecuencia se utiliza este documento para indicar la autorizacin, para la adquisicin de mercancas y servicios. Controles internos: La autorizacin correcta de las adquisiciones Asegura que las mercancas y servicios se adquieran para propsitos autorizados de la organizacin Evita la adquisicin de partidas excesivas o innecesarias

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La mayora de las compaas permiten la autorizacin general para la adquisicin de necesidades regulares de operacin, como inventario, en un nivel, y para la adquisicin de activo fijo o partidas similares en otro nivel. Por ejemplo, las adquisiciones de activos fijos que rebasan un lmite especifico en dinero necesitan la intervencin del consejo de administracin; las partidas adquiridas con relativa frecuencia, como plizas de seguro y contratos de servicio a largo plazo, son aprobadas por determinados funcionarios; los suministros y servicios que cuestan menos de una cantidad sealada son aprobados por los supervisoras y jefes de departamento; y algunos tipos de materias primas y suministros se reordenan de manera automtica que bajan a un nivel predeterminado.

RECEPCIN DE MERCANCAS Y SERVICIOS. La recepcin de mercancas o servicios del proveedor es un punto crtico en el ciclo de la empresa, porque es el punto en donde la mayora de las compaas reconocen por primera vez la adquisicin y pasivo relacionado en sus registros. Cuando se reciben las mercancas, un control adecuado exige que se examine su descripcin, cantidad, arribo oportuno y condicin. Reporte de recepcin: Documento que se prepara en el momento que se reciben las mercancas tangibles, que indica la descripcin de las mercancas, cantidades recibidas, fecha recibida y otros datos pertinentes. La recepcin de mercancas y servicios en el curso normal del negocio representa la fecha en que los clientes reconocen normalmente la constitucin de un pasivo por la adquisicin. Controles internos: La mayora de las empresas hacen que el departamento de recepcin inicie un reporte como evidencia de la misma y el examen de las mercancas. Por lo regular se enva una copia al almacn y otra al departamento de cuentas por pagar para sus necesidades de informacin. Para evitar el robo y el mal uso, es importante que se controlen fsicamente las mercancas desde el momento de su recepcin hasta su salida. El personal en el departamento de recepcin debe ser independiente del personal de almacn y del departamento de contabilidad. Por ltimo, los registros contables transfieren la responsabilidad de las mercancas conforme pasan de la recepcin al almacn, y del almacn a fabricacin.

RECONOCIMIENTO DE LA RESPONSABILIDAD. El reconocimiento debido a la responsabilidad por la recepcin de mercancas y servicios requiere registros rpidos y precisos.

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El registro inicial tiene un efecto significativo sobre los estados financieros registrados y el desembolso real de efectivo; por tanto, se debe tener gran cuidado para incluir slo las adquisiciones validas de la compaa en las cantidades correctas. Diario de adquisiciones: Diario para registrar las transacciones de adquisiciones. Un diario detallado de adquisiciones incluye cada transaccin por concepto de adquisiciones. Por lo general, incluye varias clasificaciones para los tipos ms significativos de adquisiciones, como la compra para inventarios, reparaciones y mantenimiento, suministros, su registro a las cuentas por pagar, y los dbitos y crditos miscelneas. El diario de adquisiciones tambin puede incluir devoluciones de adquisiciones y rebajas de transacciones si no se utiliza un diario por separado. Reporte resumido de adquisiciones: Documento generado por computadora que resume las adquisiciones para un periodo. El reporte por lo general incluye informacin analizada por componentes claves, como clasificacin de cuentas, tipo de inventario y divisin. Factura del proveedor: Documento que indica conceptos como la descripcin y cantidad de mercancas y servicios recibidos, el precio, incluyendo el flete, trminos de descuento en efectivo, y fecha de facturacin. Es un documento esencial porque especifica la cantidad de dinero que se le debe al proveedor por una adquisicin. Nota de cargo: Documento que indica una reduccin en la cantidad que se le debe a un proveedor por mercanca devuelta o por una rebaja concedida. A menudo toma la misma forma general que la factura de un proveedor, pero apoya las reducciones en las cuentas por pagar en lugar de aumentarlas. Cuenta de mayor de cuentas por pagar: Archivo para registrar las adquisiciones individuales, desembolsos en efectivo, y devoluciones y rebajas en las adquisiciones para cada proveedor. Relacin de cuentas por pagar: Listado de la cantidad que se debe a cada proveedor, o por cada factura o pliza en un momento determinado. Se prepara directamente del Cuenta de mayor de cuentas por pagar. Estado de cuenta del proveedor: Un estado de cuenta que se prepara mensualmente por el proveedor que indica el saldo inicial, las adquisiciones, devoluciones y rebajas, pagos al proveedor, y saldo final. Controles internos: En algunas compaas, el registro de los pasivos por adquisiciones se hace sobre la base de la recepcin de mercancas y servicios, y en otras empresas, se registra hasta que se recibe la factura del proveedor. En cualquier caso, el departamento de cuentas por pagar generalmente tiene la responsabilidad de verificar lo correcto de las adquisiciones. Se efecta esto comparando los detalles en la orden de compra, con los reportes de recepcin y la factura del proveedor para determinar que las
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descripciones, precios, cantidades, trminos y flete en la factura del proveedor estn correctas. Por lo general, tambin se verifican las extensiones, totales y distribucin de cuentas.

Un control importante en los departamentos de cuentas por pagar y es exigir que el personal que registra las adquisiciones no tenga acceso al efectivo, valores negociables, y otros activos. Los documentos y registros adecuados, procedimientos correctos para mantener los registros, y revisiones independientes sobre el desempeo tambin son controles necesarios en la funcin de cuentas por pagar. PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE DESEMBOLSOS EN EFECTIVO Pagos con cheques nominativos para abono en cuenta del beneficiario o por spei formato de copias mltiples, el original para el proveedor, una copia se archiva con la factura del proveedor otra es archivada numricamente. Cheque: Medio de pago de la adquisicin cuando se vence el pago. Despus, una persona autorizada firma el cheque, y ste se convierte en un activo. Diario de desembolsos en efectivo: Diario para registrar las transacciones de desembolso en efectivo. Controles internos: Firma de cheques por una persona con la autoridad necesaria un examen cuidadoso de los documentos de respaldo por el que firma el cheque en el momento en que lo firma que dificulte la alteracin del nombre del receptor o la cantidad tener un mtodo de cancelacin PRUEBAS DE CONTROL Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES En una auditoria comn, las cuentas que ms tiempo se llevan para su verificacin en pruebas de detalles de saldos son las cuentas por cobrar, inventario, activos fijos, cuentas por pagar, y cuentas de gastos.

De estas cinco, cuatro estn relacionadas directamente con el ciclo de adquisiciones y pagos. Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos se dividen en dos amplias reas: Pruebas de adquisiciones y pruebas de pagos.
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VERIFICACIN DE LAS ADQUISICIONES. Las adquisiciones registradas son de mercancas y servicios recibidos, consistentes con los intereses del cliente (existencia). Si el auditor queda satisfecho de que los controles son adecuados para este objetivo, se reduce mucho las pruebas para transacciones incorrectas e invlidas. Es probable que los controles adecuados eviten que el cliente incluya como gastos del negocio o activos aquellas transacciones que beneficien principalmente a la administracin u otros empleados, en lugar de la entidad a la que se le practica la auditoria. En algunos casos las transacciones incorrectas son obvias, como la adquisicin de articulas personales no autorizados por el personal o un desfalco verdadero de efectivo al registrar una adquisicin fraudulenta en el diario de adquisiciones. En otros casos, es ms difcil evaluar la correccin de una transaccin, como el pago de la membreca de funcionarios a clubes campestres, vacaciones con gastos pagados a pases extranjeros para los miembros de la administracin y sus familias, y pagos ilegales aprobados por la administracin a funcionarios de pases extranjeros. Si los controles sobre transacciones incorrectas o invlidas son inadecuados, es necesario realizar un examen exhaustivo de la documentacin comprobatoria. Se registran las adquisiciones existentes (completas): la falta del registro de la adquisicin de mercancas y servicios recibidos afecta de forma directa el saldo en las cuentas por pagar y resulta en una valuacin excesiva de la utilidad neta y activo neto. A causa de esto, por lo general, los auditores se preocupan mucho con el objetivo de que est completa. En algunos casos, puede ser difcil desarrollar pruebas de detalles para determinar la existencia o inexistencia de transacciones no registradas, y el auditor confi en los controles para este propsito. Adems, puesto que la auditora de cuentas por pagar requiere un tiempo considerable, una estructura efectiva de controles internos, comprobada, reduce de manera considerable los costos de auditora. Se registran las adquisiciones con precisin. Puesto que la precisin de muchas cuentas de activos, pasivos, y gastos depende del registro correcto de transacciones en el diario de adquisiciones, el alcance de las pruebas de detalles de muchas cuentas de gastos y balance depende de la evaluacin que el auditor desarrolle de la efectividad de los controles internos sobre la precisin del registro de las transacciones de adquisiciones.

CUENTAS POR PAGAR Las cuentas por pagar son deudas no pagadas por mercancas y servicios recibidos en el curso comn del negocio. En ocasiones es difcil distinguir entre cuentas por pagar y pasivos acumulados, pero es til definir un pasivo como cuenta por pagar si se conoce y se debe la cantidad total de la deuda en la fecha del balance. Por tanto, la cuenta de cuentas por pagar incluye deudas por la adquisicin de materias primas, equipo, servicios, reparaciones y muchos otros tipos de mercancas y servicios
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que se recibieron antes del fin del ao. La gran mayora de cuentas por pagar tambin se identifican por la existencia de facturas del proveedor para la deuda. CONTROLES INTERNOS Se ilustra los efectos de los controles internos del cliente sobre las pruebas de las cuentas por pagar con dos ejemplos. En el primero, supongamos que el cliente tiene una estructura de control interno muy efectiva sobre los registros y pago de las adquisiciones. Se documenta con la recepcin de mercancas por reportes foliados de recepcin; se preparan con rapidez y eficiencia y se registran los comprobantes foliados en el archivo de transacciones de adquisiciones y el Cuenta de mayor de cuentas por pagar. Tambin se efectan las desembolsos de efectivo con oportunidad cuando tienen que hacerse , y se les registra de inmediato en el archivo de transacciones de desembolsos de efectivo y en el Cuenta de mayor de cuentas por pagar. Cada mes se concilian los saldos individuales de las cuentas por pagar en el Cuenta de mayo r con los estados de cuenta de los proveedores y se compara el total con el mayor general, por una persona independiente. En estas circunstancias, la verificacin de las cuentas por pagar exige poco esfuerzo del auditor, una vez que ste llega a la conclusin de que la estructura de control interno est operando de forma efectiva. En el segundo ejemplo, supongamos que no se utilizan reportes de recepcin, el cliente detiene el registro de las adquisiciones hasta que se efectan los desembolsos de efectivo, y, a causa de una dbil posicin de efectivo, con frecuencia se pagan las facturas varios meses despus de su vencimiento. Cuando un auditor se enfrenta a esta situacin, existe gran probabilidad de subestimar las cuentas por pagar; por tanto, en estas circunstancias se necesitan extensas pruebas de detalles de las cuentas por pagar, para determinar si las cuentas por pagar se registraron de forma correcta en la fecha del balance. PROCEDIMIENTOS DE ANLISIS. Uno de los procedimientos de anlisis ms importantes para descubrir errores en las cuentas por pagar es la comparacin de los totales de gastos del ao actual con los de aos anteriores. Por ejemplo, al comparar los gastos por servicios con los del ao anterior, el auditor puede determinar que no se registr el ltimo recibo del ao. La comparacin de gastos con los aos anteriores es un procedimiento analtico efectivo para las cuentas por pagar porque los gastos, ao tras ao, son ms o menos estables relativamente.
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AUDITORA DEL CICLO DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO EI inventario toma muchas formas diferentes, de acuerdo con la naturaleza del negocio. Para los negocios de ventas al menudeo o al mayoreo, el Inventario ms Importante es la mercanca a mano disponible para su venta. Para los hospitales el inventario incluye alimentos, medicinas, y suministros mdicos. Una compaa industrial tiene materias primas, piezas compradas y suministros para uso en la produccin, artculos en proceso de fabricacin y mercanca terminada disponible para su venta. Por las razones que siguen, con frecuencia la auditoria de inventarios es la parte mas compleja y que consume ms tiempo en una auditora: Por lo general, el inventario es una partida principal en el balance y a menudo es la partida ms grande de las cuentas incluidas en el capital de trabajo. El inventario est en diferentes lugares, lo que dificulta su control y conteo fsico. Las compaas tienen su inventario accesible para la fabricacin eficiente y venta del producto, pero esta dispersin crea considerables problemas en una auditora. La diversidad de las partidas de inventarios crea dificultades al auditor. Partidas como joyas, materias qumicas y piezas electronicas, presentan problemas de observacin y evaluacin. La Evaluacin del inventario tambin es difcil por factores como la obsolescencia y la necesidad de distribuir costos de fabricacin al inventario. Existen varios mtodos de evaluacin de inventario que son aceptables pero cualquier cliente determinado debe aplicar un mtodo de manera consistente ao tras ao. Adems, una organizacin prefiere utilizar diferentes metodos de valuacin para diferentes partes del inventario.

FUNCIONES EN EL CICLO Y CONTROLES INTERNOS Se piensa en el ciclo de inventarios y almacenamiento como dos sistema separados pero muy relacionados entre s, uno que involucra flujo real de la produccin y el otro los costos relacionados. A medida que los inventarios pasan travs de la compaa, se realizan controles adecuados sobre su movimiento fsico as como de sus costos relacionados. Un examen breve de las seis funciones que constituyen el ciclo de inventarios y almacenamiento nos ayudara a entender estos controles y la evidencia de auditora que se necesita para comprobar su efectividad.

PROCESAMIENTO DE RDENES DE COMPRA Se utilizan las requisiciones de compra para solicitar al departamento de compras y control que finque rdenes para obtener diversos artculos para el inventario. El personal de almacn inicia las requisiciones, o se realiza esto por computadora cuando el inventario llega a un nivel predeterminado; se colocan las rdenes para obtener los materiales requeridos para un pedido de un cliente; o se inicia las rdenes a partir de un conteo peridico de inventarios realizado por persona responsable. Sin importar el mtodo que se siga, los controles sobre requisiciones de compras y las rdenes de compra relacionadas se evalan y prueban como parte del ciclo de adquisiciones y pagos. RECEPCIN DE MATERIALES NUEVOS
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La recepcin de las materiales ordenados tambin forma parte del ciclo de adquisiciones y pagos. Los materiales recibidos se inspeccionan en cantidad y calidad. El departamento de recepcin elabora un reporte de recepcin que se convierte en parte de la documentacin necesaria antes de efectuarse el pago. Despus de la inspeccin, se enva el material al almacn y los documentos de recepcin por lo general se envan a compras, almacn y cuentas por pagar. ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS Cuando se reciben los materiales, se guardan en el almacn hasta qu se necesitan para la produccin. Se envan los materiales de la existencia en inventarios a produccin, mediante la presentacin de una requisicin de materiales, orden de trabajo, u otro documento similar debidamente aprobado que indica el tipo y cantidad de materiales necesarios. Se utiliza este documento de requisicin para actualizar los archivos maestros de inventario perpetuo para realizar transferencias en libros de las cuentas de materias primas a las de produccin en proceso.

PROCESAMIENTO DE ARTCULOS La parte de procesamiento del ciclo de inventarios y almacenamiento vara mucho de empresa a empresa. La determinacin de las partidas y la cantidad a producirse se basa por lo general en rdenes especficas de clientes, pronsticos de ventas, niveles predeterminados de inventario de articulas terminados corridas econmicas de Produccin. Con frecuencia, un departamento separado de control de la produccin es responsable de la determinacin del tipo y cantidades de produccin. Dentro de las diversos departamentos de produccin se deben hacer provisin para contabilizar las cantidades producidas, control de desperdicios, controles de calidad y proteccin fsica del material en proceso. El departamento de produccin debe generar reportes de produccin y desperdicios para que el departamento de contabilidad pueda reflejar el movimiento de los materiales en los libros y determinar costos precisos de produccin.

ALMACENAMIENTO DE ARTCULOS TERMINADOS. A medida que el departamento de produccin concluye los artculos, se colocan en el almacn en espera de su embarque. En compaas con buenos controles internos, los artculos terminados se guardan bajo control fsico en rea separada de acceso limitado. A menudo se considera que el control de artculosterminados forma parte del ciclo de ventas y cobranza. EMBARQUE DE ARTCULOS TERMINADOS. El embarque de artculos terminados es parte integral del ciclo de ventas cobranza. Cualquier embarque o transferencia de artculos terminados es autorizado por un documento de embarque debidamente aprobado. ARCHIVOS MAESTROS DE INVENTARIO PERPETUO. Uno de los registros que se utilizan para los inventarios, que no se ha estudiada con anterioridad, es un Cuenta de mayor de inventario perpetuo. Por lo regular se guardan registros perpetuos
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separados para materias primas y artculo terminados. La mayora de las empresas no utilizan inventarios perpetuos de produccin en proceso. Los archivos maestros de inventario perpetuo incluyen slo informacin acerca de las unidades de inventario adquiridas, vendidas y a mano, o tambin incluye informacin acerca de los costos unitarios. PARTES DE LA AUDITORIA DE INVENTARIO El objetivo global en la auditoria del ciclo de inventarios y almacenamiento es determinar que las materias primas, produccin en proceso, inventario de artculos terminados y costo de ventas se sealan de forma correcta en los estados financieros. Se divide el ciclo de inventarios y almacenamiento en cinco partes distintas. ADQUISICIN Y REGISTRO DE MATERIAS PRIMAS, MANO DE OBRA Y COSTOS. Esta parte del ciclo de inventarios y almacenamiento incluye las primeras tres funciones: procesamiento de rdenes de compra, recepcin de materias primas y almacenamiento de las mismas. Primero se estudian los controles internos que existan sobre estas tres funciones, luego se comprueban como parte del desarrollo de pruebas de controles y pruebas sustantivas del transacciones en el ciclo de adquisiciones, pagos y el ciclo de nminas de personal. A la terminacin del ciclo de adquisiciones y pagos, el auditor qued, satisfecho de que se han asentado de forma correcta las adquisiciones de materias primas y los costos de fabricacin. TRANSFERENCIA DE ACTIVOS Y COSTOS Las transferencias internas incluyen la cuarta y quinta funciones: el procesamiento de los artculos y almacenamiento de los artculos terminados. Estas dos actividades no estn relacionadas con ningn otro ciclo de transacciones, y, por tanto, se les debe estudiar y verificar como parte del ciclo de inventarios y almacenamiento. Los registros de contabilidad de estas funciones son los registros de contabilidad de costos. EMBARQUE DE ARTCULOS Y REGISTRO DE INGRESOS BRUTOS Y COSTOS El registro de los embarques y costos relacionados, que es la ltima funcin, forma parte del ciclo de ventas y cobranza. De esta manera se comprenden los controles internos sobre la funcin y se les verifica como parte de la auditoria del ciclo de ventas y cobranza. OBSERVACIN FSICA DEL INVENTARIO La observacin del cliente que conduce un inventario fsico es necesaria para determinar si un inventario registrado en realidad existe en la fecha del balance y si ha sido contado correctamente por el cliente. El inventario es la primera rea de auditora para la que un examen fsico es un tipo esencial de evidencia utilizada para verificar el saldo de una cuenta. PRECIOS Y RECOPILACIN DE INVENTARIO Los costos que se utilizan para evaluar el inventario fsico deben probarse, para determinar si el cliente ha seguido correctamente un mtodo de inventario qu concuerda con los principios de contabilidad generalmente aceptados y, consistentes con el que se ha utilizado en aos anteriores.
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CICLO DE ADQUISICIN Y REEMBOLSO DE CAPITAL El ltimo ciclo de transacciones analizado en este texto se relaciona con la adquisicin de recursos de capital en forma de deuda que genera intereses y capital social y el reembolso de dicho capital. El ciclo de adquisiciones y reembolsos de capital tambin incluye el pago de intereses y dividendos. Las siguientes son las cuentas principales en el ciclo: Documentos por pagar Contratos por pagar Hipotecas por pagar Bonos por pagar Gastos por intereses Inters acumulado Efectivo en el banco Acciones comunes Acciones preferentes Capital pagado en exceso del par Capital donado Utilidades retenidas Apropiaciones de utilidades retenidas Acciones de tesorera Dividendos decretados Dividendos por pagar Propietarios cuenta capital Socio cuenta capital Cuatro de las caractersticas del ciclo de adquisicin y reembolsos de capital incluyen de modo importante en la auditoria de estas cuentas: 1. Relativamente pocas transacciones afectan los saldos de las cuentas, pero cada transaccin con frecuencia es muy importante en su cantidad. Por ejemplo, la mayor parte de las compaas rara vez emite bonos, pero el monto de una emisin de bonos es por lo regular extensa. Por causa de su tamao, es comn verificar cada transaccin que tiene lugar en el ciclo para el ao entero, como parte de la verificacin de las cuentas del balance. No es raro ver papeles de trabajo de auditoria que incluyen el saldo inicial de cada cuenta en el ciclo de adquisicin y reembolsos de capital y documentacin de cada transaccin ocurrida durante el ao. 2. La exclusin de una transaccin podra tener bastante significado. Tomando en cuenta el efecto de las subestimaciones de pasivos y propiedad, 1a omisin es una de las principales preocupaciones en la auditoria. 3. hay una relacin legal entre la entidad cliente y el tenedor de las acciones, bonos, o documento de propiedad similar. En el ciclo de auditoria de las transacciones y cantidades, el auditor debe tener gran cuidado para cerciorarse que se han cumplido de forma correcta los requisitos legales
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significativos que afectan los estados financieros, y que se han presentado y revelado de forma adecuada en los estados. 4. Hay relacin directa entre las cuentas de Intereses y dividendos, 1a deuda y capital. En la auditoria de una deuda que genera intereses, se verifica de forma simultanea el gasto de inters relacionado y el inters por pagar, esto es cierto del patrimonio, dividendos decretados y dividendos por pagar. Se pueden entender mejor los procedimientos de auditora para muchas de las cuentas en el ciclo de adquisiciones y reembolsos de capital cuando seleccionamos cuentas representativas para su estudio. La metodologa para determinar las pruebas de detalles de saldo para las cuentas de adquisicin de capital es el mismo que se sigue para todas las dems cuentas.

DOCUMENTOS POR PAGAR Un documento por pagar es una obligacin 1egal de pago a un acreedor, que est respaldada o no por activos. Por lo general, se emite un documento por un periodo entre un mes y un ao, pero tambin hay pagares a largo plazo de ms de un ao. Se emiten documentos para muchos propsitos diferentes, y la propiedad hipotecada incluye amplia variedad de activos, como valores, inventarios y activos fijos. Se efectan los pagos sobre el principal y el inters de las emisiones de acuerdo con los trminos del contrato de crdito. Para los prstamos a corto plazo, por lo general se requiere un pago de principal e intereses solo al vencimiento del prstamo; pero para prstamos de ms de 90 das, el pagare requiere generalmente pagos mensuales o trimestrales de intereses. OBJETIVOS: Los objetivos de la auditoria de los documentos por pagar son determinar si: Es adecuada la estructura de control interno sobre los documentos por pagar. Las transacciones para el principal e intereses que involucren documentos por pagar estn autorizadas y registradas debidamente, segn lo definen los seis objetivos de auditora relacionados con transacciones. El pasivo para documentos por pagar y los gastos relacionados de intereses y pasivos acumulados estn indicados correctamente segun lo definen 8 de los 9 objetivos de auditora relaciones con saldos. (El valor realizable no es aplicable a las cuentas de pasivos.) CONTROLES INTERNOS Hay cuatro controles importantes sobre los documentos por pagar: Autorizacin correcta para la emisin de nuevos documentos. La responsabilidad para la emisin de nuevos pagares este investida en el consejo de administracin o en el personal administrativo de alto nivel. Por lo general, se requieren dos firmas de funcionarios autorizados para todos los acuerdos de prstamos. El importe del prstamo, la tasa de inters, los trminos de reembolso y los activos
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hipotecados son parte del acuerdo aprobado. Siempre que se renuevan documentos, es importante que queden sujetas a los mismos procedimientos de autorizacin que para la emisin de nuevos pagares. Controles adecuados sobre el reembolso del principal e intereses. El pago peridico de intereses y del principal est controlado como parte del ciclo de adquisiciones y pagos. En el momento de la emisin del pagare, el departamento de contabilidad recibe una copia en la misma forma en que recibe las facturas de proveedores y reportes de recepcin. El departamento de cuentas por pagar prepara de forma automtica los cheques para cuando se venzan los documentos, de nuevo en la misma forma en que prepara cheques para la adquisicin de bienes y servicios. La copia del pagare es la documentacin de respaldo para el pago . Documentos y registros apropiados. Estos incluyen el mantenimiento de registros auxiliares y el control por una persona responsable de los pagares en blanco y pagados. Los documentos ya pagados se cancelan y quedan bajo la custodia de un funcionario autorizado. . Verificacin peridica independiente. Cada cierto tiempo se concilian los registros detallados de pagares con el mayor general y se comparan con los registros de los tenedores de pagares por un empleado que no tenga la responsabilidad de mantener los registros de tallados. Al mismo tiempo, una persona independiente re calcula los gastos por intereses en los pagares, para comprobar la precisin y correccin de los registros. PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES las pruebas de transacciones de documentos por pagar involucran la emisin de pagars y el reembolso del principal e intereses. Estas pruebas de auditora forman parte de las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para la recepcin de efectivo y los desembolsos de efectivo. Con frecuencia se efectan pruebas adicionales de controles y pruebas sustantivas de transacciones como parte de las pruebas de saldos por el monto de las de transacciones individuales. Las pruebas de controles para los documentos por pagar e intereses relacionados enfatizan la comprobacin de los cuatro controles internos importantes que se analizaron anteriormente. Adems, se enfatiza el registro preciso de recibos de ingresos por pagares y pagos del principal e intereses. PROCEDIMIENTOS ANALTICOS: Los procedimientos analticos son esenciales para los documentos por pagar, porque frecuentemente se pueden eliminar las pruebas de detalles para gastos de intereses e intereses acumulados cuando los resultados son favorables. La estimacin independiente que el auditor hace de los gastos por intereses, utilizando el promedio de los documentos por pagar pendientes de pago y el promedio de tasas de inters, comprueba la razonabilidad del gasto de intereses, pero tambin verifica si se omitieron documentos por pagar. PRUEBAS DE DETALLES DE SALDOS. El punto de arranque normal para la auditoria de documentos por pagar es un programa de documentos por pagar e intereses acumulados obtenido
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del cliente. El programa comn incluye infamacin detallada de todas las transacciones que se efectuaron durante todo el ao en relacin con el principal e intereses, los saldos inicial y final de los documentos e intereses por pagar, e informacin descriptiva acerca de los pagares, como la fecha de vencimiento, la tasa de intereses y los activos pignorados como garanta.

En la entidad se conocen cinco Ciclos de Transacciones A) DE INGRESOS (Gua 6010) B) DE COMPRAS (Gua 6020) C) DE PRODUCCION E INVENTARIOS (Gua 6030) D) DE NMINAS (Gua 6040) E) DE TESORERIA (Gua 6050) F) DE INFORMACIN Los nmeros de gua fueron publicados hasta 1997 en las N.A.G.A. CICLO DE INGRESOS El ciclo de ingresos incluye todas aquellas funciones que nos llevan a obtener efectivo (ingresos que son la gasolina para la entidad) y estas son clientes junto con productos o servicios; de las que incluyen: a) Toma de Pedidos a clientes b) Embarque de los productos c) Clasificacin de los clientes d) Mantener Cuentas por cobrar (saldo en clientes) e) Cobro de Efectivo. FUNCIONES TIPICAS Otorgamiento de Crdito Toma de Pedidos Entrega o embarque de mercanca y/o prestacin de servicio Facturacin Contabilizacin de comisiones
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Contabilizacin de garantas Cuentas por cobrar Cobranza Ingreso del Efectivo Ajuste a facturas y/o notas de crdito Determinacin del costo de ventas REGISTROS CONTABLES Ventas Costo de Ventas Ingresos de Caja Devoluciones y rebajas/ventas Descuentos por pronto pago Provisiones para cuentas de cobro dudoso. Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables. Gastos de comisiones Provisiones para gastos de garanta. FORMAS Y DOCUMENTOS A UTILIZAR Pedidos de clientes Ordenes de venta y embarque Conocimientos de embarque Facturas de venta Notas de crdito por devoluciones y/o rebajas sobre ventas. Aviso de remesa de clientes Notas de cargo por ajustes a clientes BASES USUALES DE DATOS A) Bases de referencia: i) Listas y/o archivos maestros de clientes y de crdito. ii) Catlogo de Productos y listados o archivos de precios. B) Bases Dinmicas: i) Archivos de rdenes de clientes pendientes de surtir. ii) Auxiliares de clientes iii) Estadsticas de venta iv) Diarios de venta.

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OBJETIVOS ESPECFICOS (Boletn 3050 N.A.G.A.) a) De autorizacin b) De Procesamiento y Clasificacin de Transacciones. d) De verificacin y Evaluacin e) De Salvaguarda Fsica. TECNICAS DE CONTROL APLICABLES Polticas por escrito para la seleccin de clientes y aprobacin de su crdito. Bases de datos como lista de clientes aprobadas. Revisin peridica de las bases de datos comprobando su confiabilidad. Archivos maestros de precios de venta autorizados. RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO Pueden efectuarse embarques a clientes no autorizados, lo que podra generar posibles cuentas incobrables. Pueden efectuarse ventas a personas o empresas con las que exista conflicto de intereses sin el conocimiento de la gerencia. CICLO DE COMPRAS El ciclo de Compras, incluye todas aquellas funciones que nos llevan a la adquisicin de bienes, mercancas y servicios, al pago de adquisiciones anteriores y a clasificar, resumir e informar lo que se adquiri y se pago: a) Inventarios b) Activos Fijos c) Servicios externos d) Suministros o abastecimientos. FUNCIONES TIPICAS Seleccin de Proveedores Preparacin de solicitudes de compra Funcin especfica de compras Recepcin de mercancas y suministros Control de calidad de las mercancas y servicios adquiridos. Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados. Desembolso de efectivo. REGISTROS CONTABLES

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Compras Desembolso de efectivo Pagos anticipados Acumulacin de pasivos Ajuste de compras. REFORMAS Y DOCUMENTOS A UTILIZAR Requisiciones de compra Ordenes de compras y contratos Documentos de recepcin de mercancas. Facturas de proveedores Notas de cargo y de crdito Solicitudes de cheques Recibos de servicios Pliza cheque. BASES USUALES DE DATOS Bases de Referencia: I) Listas y/o archivos de proveedores que contengan: a) nombre b) direccin c) productos que ofrece; y d) precios Bases Dinmicas: 1) Pedidos de Proveedores pendientes a surtir. 2) Archivos de cuentas por pagar pendientes de pago (Auxiliares de Proveedores). 3) OBJETIVOS ESPECIFICOS (Boletn 3050 N.A.G.A.) a) De Autorizacin b) De Procedimiento y Clasificacin de Transacciones. c) De Verificacin y Evaluacin d) De Salvaguarda Fsica. TECNICAS DE CONTROL APLICABLES 1) Establecer polticas por escrito para la seleccin de proveedores. 2) Establecer polticas relativas a la devolucin de mercancas, pagos parciales, documentos por pronto pago, etc.
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3) Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar rdenes de compra. 4) Uso y control de formas prenumeradas (Pedidos por telfono, ordenes de embarque, etc.) 5) Verificar y evaluar en forma peridica los saldos registrados de cuentas por pagar y las actividades de transacciones relativas. 6) El acceso a los registros de compras, recepcin y pagos, as como a las formas importantes debe permitirse solo al personal autorizado segn polticas de la Administracin. RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO 1) Pueden ordenarse mercancas y servicios que no se necesiten. 2) Pueden comprarse Mercancas que no renan los estndares de calidad que requiere la empresa. 3) Pueden hacerse pagos duplicados. 4) Pueden recibirse bienes, mercancas y servicios, y no informarse, informarse inexactamente o a destiempo. 5) Pueden registrarse pasivos por mercancas o servicios facturados no recibidos. 6) Los informes preparados para la admistracin pudiera presentar informacin errnea por lo que la toma de decisiones tambin ser errnea. 7) Los registros o archivos de los proveedores pueden destruirse o perderse lo cual ocasionara: imposibilidad de preparar informes financieros confiables, hacer pagos en forma indebida, etc. CICLO DE PRODUCCION E INVENTARIOS El ciclo de Produccin es la obtencin de un artculo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propsito: Es por eso que el ciclo de Produccin maneja recursos tales como: a) Inventarios b) Propiedades y Equipos Depreciables c) Recursos Naturales d) Otros Activos No Monetarios. FUNCIONES TIPICAS Contabilidad de costos Control de Fabricacin
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Administracin de inventarios Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo. REGISTROS CONTABLES Transferencias de inventarios (de materia prima a proceso y a producto terminado). Aplicacin del costo de mano de obra. Aplicacin de gastos de fabricacin. Depreciacin y amortizacin de inmuebles maquinara y equipo . Variaciones (incluyendo desperdicios). Cambios en el valor en libros de inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo. FORMAS Y DOCUMENTOS A UTILIZAR Ordenes de produccin Requisiciones de materiales Tarjetas de asistencia (mano de obra) Informe de produccin Informe de Desperdicios Hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin Hojas de Costos. BASES USUALES DE DATOS Bases de Referencias: 1) Activo maestro de los productos: a) Informacin de los elementos del costo b) Relaciones de materiales c) Hojas de ruta e Ingeniera del producto Bases Dinmica: 1) Auxiliares de Inventarios 2) Hojas de Costos 3) Listados de Valuacin de Inventarios 4) Cuenta de mayor de Inmuebles, Maquinaria y Equipo. 5) Anlisis de otros costos amortizables. OBJETIVOS ESPECIFICOS (Boletn 3060 N.A.G.A.) a) De Autorizacin b) De Procedimiento y Clasificacin de Transacciones
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c) De Verificacin y Evaluacin d) De salvaguarda Fsica TECNICAS DE CONTROL APLICABLES 1) El plan de produccin qu, cunto, cundo y cmo se fabrica y los niveles de inventario a mantenerse) debe autorizarse de acuerdo con las polticas establecidas por la Administracin: a) No se aprobar ninguna orden de produccin sin un pedido del cliente aprobado. b) Los niveles de inventarios no excedern un mximo prefijado. 2) Establecer y mantener procedimientos del ciclo de produccin de acuerdo con polticas establecidas por la Administracin: a) Manuales de Polticas b) Manuales de Procedimientos c) Requisitos de Supervisin, etc. 3) Verificar y Evaluar en forma peridica las bases de datos, los saldos de inventarios y propiedades y otros costos diferidos: a) Conteos de inventarios y propiedades y conciliacin con los importes registrados en libros. b) Inspeccin peridica de la condicin fsica de los inventarios. RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO 1) Pueden producirse productos no autorizados o en cantidades que exceden los niveles autorizados (Inventarios Obsoletos). 2) Puede incurrirse en costos excesivos o no previstos para mantener los inventarios. 3) Pueden llevarse a la prctica procedimientos que evitan las tcnicas de control existentes. 4) Las transacciones pueden procesarse incorrectamente por personas no autorizadas. 5) Los informes preparados para la Administracin pudieran presentar informacin errnea por lo que la toma de decisiones tambin ser errnea. 6) Los riesgos o archivos de la produccin puede destruirse o perderse. 7) Los registros o archivos de los inventarios puede destruirse o perderse. 8) Los programas de computadora pudieran alterarse por personas no autorizadas. CICLO DE NMINAS

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El ciclo de nminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere a cabo para: La contratacin y utilizacin de mano de obra El pago de mano de obra Clasificar, resumir e informar lo que se utiliz y pag de mano de obra. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepcin de los servicios del personal y el pago de los mismos, estn relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtencin de dichos recursos. FUNCIONES TIPICAS Reclutamiento y seleccin de personal Contratacin de personal Llevar las relaciones laborales Preparar informes de asistencia Registro, informacin y control de la nmina Desembolso de efectivo Promocin y evaluacin de personal. REGISTROS CONTABLES Pago de nminas Anticipos de sueldos y prstamos al personal Distribuciones de mano de obra Otras prestaciones al personal Ajustes de nminas. FORMAS Y DOCUMENTOS A UTILIZAR Solicitud de empleo Contratos de trabajo Informes de tiempo Tarjetas de reloj Autorizacin de ajustes de nmina Autorizacin de pagos especiales Recibos de pago Cheque BASES USUALES DE DATOS Bases de Referencia:

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1) Cuenta de mayor de personal conteniendo: a) Nombres e informacin de referencia b) Tipos de retribucin c) Prestaciones a empleados Bases Dinmicas: 1) Registros de salarios de empleados. OBJETIVOS ESPECFICOS (Boletn 3050 N.A.G.A.) a) De Autorizacin b) De Procedimientos y Clasificacin de Transacciones c) De Verificacin y Evaluacin d) De Salvaguarda Fsica TECNICAS DE CONTROL APLICABLES 1) El personal debe contratarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 2) Los tipos de retribucin y las deducciones de nmina deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 3) Slo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilizacin de mano de obra que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin. 4) Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas de personal. 5) Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de cuentas de nmina y las transacciones relativas. RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO 1) La empresa puede contratar personal que no est autorizado y que pudiera resultar en: a) Empleados sin preparacin adecuada b) Huelgas c) Costos innecesarios de relocalizacin, etc. 2) Puede pagarse al personal cantidades no autorizadas e Inaceptables para la administracin, ocasionando: a) Costos excesivos de nmina b) Infracciones en casos de salarios mnimos, contratos colectivos, etc.
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c) Irregularidades en el manejo de nminas 3) Puede emplearse mano de obra para proyectos capitalizables, mantenimiento reparaciones, no autorizados. 4) Las operaciones con el personal pudieran pasarse incorrectamente en sus auxiliares. 5) Los informes preparados para la administracin pudieran presentar informacin errnea y por lo tanto las decisiones importantes tambin seran errneas. CICLO DE TESORERIA El ciclo de tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento de capital. Las funciones del ciclo de tesorera tienen el siguiente seguimiento: 1.- Reconocimiento de las necesidades de efectivo. 2.- Distribucin del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos. 3.- Devolucin del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. FUNCIONES TIPICAS Relaciones con sociedades financieras y de crdito. Relaciones con accionistas. Administracin del efectivo y las inversiones. Acumulacin, cobro y pago de intereses y dividendos. Custodia fsica del efectivo y valores. Administracin de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios. Administracin y vigilancia de la deuda. Operaciones de inversin y financiamiento. Administracin de seguros. REGISTROS CONTABLES. Obtencin y pago de financiamiento Emisin y retiro de acciones Compra y venta de inversiones en valores Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos. Amortizacin de descuentos, gastos y primas diferidos, en relacin con deudas e inversiones. Cambios en los valores segn libros de inversiones y deuda. Compra y venta de moneda extranjera. FORMAS Y DOCUMENTOS A UTILIZAR
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Certificados provisionales de acciones Acciones emitas Obligaciones, bonos, papel comercial Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversione s. Ttulos de crdito como cheques, pagars etc. Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura. Plizas de seguro. BASES USUALES DE DATOS Bases de Referencia: 1) Cuenta de mayor de accionistas 2) Cdulas de trabajo de intereses y dividendos. 3) Libro de registro de accionistas y utilidades. 4) Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de prstamo. Bases Dinmicas: 1) Saldos de las cuentas bancarias 2) Cartera de inversiones 3) Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores. OBJETIVOS ESPECIFICOS (Boletn 3050 N.A.G.A.) a) De Autorizacin b) De Procedimiento y Clasificacin e Transacciones. c) De Verificacin y Evaluacin d) De Salvaguarda Fsica TECNICAS DE CONTROL APLICABLES I. Las fuentes de Inversin y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. II. Los importes, momentos y condiciones de las transacciones de financiamiento y capital deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. III. Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben infirmarse con exactitud y en forma oportuna. IV. Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna.
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V. Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamiento y capital y las actividades de transacciones relativas. VI. El acceso al efectivo y los valores debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. VII. El acceso a los registros de accionistas tenedores RIESGOS DE INCUMLIMIENTO 1) La empresa puede obtener financiamiento con condiciones no satisfactorias. 2) Puede incurrir la empresa en altos costos de capital. 3) Puede omitirse el cumplimiento de restricciones y clusulas legales o de los prstamos. 4) Los recursos de capital pueden obtenerse a costos en condiciones que no son los autorizados y que son inaceptables para la administracin. 5) Podrn no registrarse pasivos en que se ha incurrido. 6) Pueden distraerse, usarse indebidamente o hurtarse ingresos por intereses y dividendos. 7) Pueden ser incorrectos los saldos de las cuentas de inversin, crditos bancarios, capital y de las cuentas por cobrar y pagar que le son relativas. 8) Los informes preparados para la administracin pudieran presentar informacin errnea y por lo tanto las decisiones importantes tambin sern errneas.

Ciclo: Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones. - Transacciones: Hecho econmico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financiros. La Auditora por Ciclos de Transacciones: - Se basa en verificar los pasos para procesar una Transaccin que culmina en un efecto sobre E.F., por adquisicin, gasto o servicio, recepcin de prstamo, adquisicin de una obligacin, etc. - Su objetivo es analizar grficamente la sufiencia de controles internos para garantizar la integridad de las cifras resultantes. Estudio y Evaluacin de la Estructura del Control Interno: - El Control Interno: Comprende el plan de organizacin, mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y correccin de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesin a
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polticas administrativas. Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo: - Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa) - Que las transacciones estn debidamente registradas (obtencin de informacin financiera razonable y oportuna) - Custodia de los activos (proteccin a los activos) Principales Tipos de Ciclos de Transacciones: - Tesorera - Egresos - Compra (adquisicin) - Nnima (pago) - Conversin - Ingresos - Ventas - Ingresos de Efectivo - Informacin Financiera ENLACES DE LOS CICLOS Flujo de los Ciclos de Transacciones: - El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos - Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina que se utiliza en el Ciclo de Conversin - El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos - El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorera para uso interno o inversiones externas Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y sta se resume en Estados Financieros CICLO DE TESORERA - Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisin de obligaciones de deuda y acciones de capital) - Sus funciones comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. Incluye la distribucin de efectivo las operaciones corrientes y otros, termina en devolucin a inversionistas y acreederos. Funciones Tpicas:
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- Funcin de Ejecucin -Inversiones * Compra de valores, recibir ingresos peridicos y venta de valores. -Financiamiento * Emisin de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y readquisicin de acciones. - Funcin de Registro -Inversiones * Contabilizar las transacciones y pase al mayor * Actualizar el mayor auxiliar de inversiones -Financiamiento * Contabilizar las transacciones en diarios y mayor * Actualizacin de los mayores auxiliares - Funcin de Custodia - Inversiones * Proteccin de valores * Mantener correctos los saldos de las inversiones -Financiamiento * Asegurarse de la correccin de los saldo de los pasivos y del capital social Asientos Comunes: Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorera. Formas y Documentos Vitales: Certificados o ttulos de acciones, Documentos por pagar, Emisin de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversin, Convenios para plan de beneficios, Cheques de dividendos e intereses. Objetivos del Control Interno: - Eficiencia Operativa: Autorizacin, segregacin de Funciones, procedimientos de documentacin. - Informacin Financiera Confiable y Oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos. - Adecuada Custodia de los Activos CICLO DE EGRESOS COMPRAS: - Llamado tambin de adquisisicn y pago, clasifica la adquisiscin de recursos entre cuentas de activo y gasto. - Tambin afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.

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Funciones Tpicas: Funciones de Ejecucin: Solicitud de compra, Solicitud de Cotizacin, Selecin del mejor cotizante, Preparacin de la solicitud de compra, Autorizacin para adquisicin de - bienes/servicios, Funcin especfica de compra, Recepcin de mercancas y suministros, Control de calidad de la adquisicin, Verificacin y aprobacin de los pagos. - Funciones de Registro: Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados, Distribucin de compras y cuentas apropiadas, Actualizacin de registros de inventario y costos, Actualizar submayores de caja, inventarios, etc. - Funcin de Custodia: Proteccin del inventario, Mantener registros correctos de inventarios. Asientos Comunes: Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribucin de cuentas y pagos anticipados. Formas y Documentos Vitales: Solicitud de compra, rdenes de compra, documentos de recepcin, facturas de proveedores, notas de dbito y crdito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos. Objetivos del Control Interno: - Eficiencia Operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de documentacin. - Informacin Financiera confiable y Oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos, verificacin interna independiente. - Custodia de los Activos Errores Potenciales: - Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, -no autorizados, recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada incorrectamente. - Pagos: contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en perodo indebido, pagos no autorizados. NMINA: - Involucra eventos y transacciones de renumeraciones a ejecutivos y empleados - Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensin, participacin de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados (p.e., seguro mdico) Funciones Tpicas: - Funciones de Ejecucin: Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal, Capacitacin y evaluacin de personal, Preparacin de informes de asistencia, Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas, Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios. - Funciones de registro: Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.
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- Funciones de custodia: Proteccin de fondos de nmina, Proteccin de registros de nmina, Mantener correccin de cuentas bancarias. Asientos comunes: Nminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nmina, pagos anticipados. Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, seleccin preliminar, exmenes fsicos, contratos de trabajo, aviso de promocin, aviso de aumento salarial, despidode personal, liquidacin al personal Objetivos del Control Interno: - Eficiencia operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, controles fsicos y verificacin interna independiente. - Informacin financiera razonable y oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos y verificacin interna independiente. Errores Potenciales: - Planillas infladas con personal no existente - Pagos por trabajo no realizado - Apropiacin de salarios no reclamados - Indemnizaciones pagadas no contabilizadas - Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales - Errores en clculos o sumas CICLO DE CONVERSIN - Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y otros activos no monetarios - En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo ms importante es la produccin de un artculo terminado por el uso de recursos adquiridos - Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta almacenar los productos terminados - Es ms extenso en las industrias de manufactura - En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles Funciones Tpicas: - Funciones de ejecucin: Expedicin de rdenes de produccin, Requisicin de materias primas, Procesamiento de materias primas, Transferencia de productos terminados para almacenamiento, Depreciacin y amortizacin de activos. - Funciones de Registro: Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado), Aplicacin de costo de mano de obra, Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin, Depreciacin y amortizacin de activos fijos, Determinacin de variaciones en precios y calidad. - Funciones de Custodia: Proteger productos en preceso y terminados, Guardar adecuadamente registros de manufactura
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Asientos Comunes: Depreciacin y amortizacin de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferecia de inventarios, gastos de fabricacin. Formas y Documentos Vitales: rden de produccin, requisicin de materiales, boletas de ruta, informes de produccin, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin, tarjetas de asistencia (mano de obra) Objetivos de Control Interno: - Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin. - Informacin Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregacin de Funciones, Registros Contables y Procedimientos. - Custodia de Inventarios Errores Potenciales: - Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente. - Produccin: Transferencias interdepartamentales incorrectas. - Produccin en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrectos, Gastos clasificados incorrectamente, Produccin terminada, NO descargada. CICLO DE INGRESOS - Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios - Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo - La funcin contable de determinar el costo de ventas se hace aqu Funciones Tpicas: - Funciones de Ejecucin: Ventas: Toma de pedidos, evaluacin y aprobacin de crdito, despacho del pedido, prestacin del servicio, facturacin. Ingresos de Efectivo: recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo, depositar en el Banco, determinacin de cuentas incobrables. - Funciones de Registro: Ventas: Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, Contabilizar garantas otorgadas por ventas, emitir notas de crdito y ajustes de clientes, determinar el costo de ventas. Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas, actualizacin de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas). - Funciones de Custodia:
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Ventas: Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes, Mantener actualizados los saldos, Ingresos de Efectivo, Llevar el control correcto de los saldos de efectivo, Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes. Asientos Comunes: Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas. Formas y Documentos Vitales: Ventas: Pedidos, rdenes y Conocimeintos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de mquinas registradoras, depsitos bancarios Objetivos de Control Interno: - Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin. - Informacin Financiera Razonable y Oportuna: Asignacin de Resposabilidades para cada funcin. - Adecuada Custodia de Activos Errores Potenciales: - Ventas - Facturada, NO despachada - Despachada, NO facturada - Facturada, NO contabilizada - Importe cotabilizado incorrectamente - Cobros - Cobrado, NO depositado - Cobrado, No contabilizado - Depositado, NO contabilizado CICLO INFORMACIN FINANCIERA - No procesa transacciones, obtiene informacin de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos - Analiza, evalu, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin, para informar a la Gerencia y otros - Aqu ocurre la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados Financieros Asientos Contables: - Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo) - Eliminaciones y reclasificaciones. Formas y Documentos Vitales: Plizas de Diario, Diario General y Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros.

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Funciones Tpicas: - Incluye las actividades bsicas: Originar y preparar plizas de Diario, Registrar operaciones en el Diario, Mayorizar operaciones, Agrupra informacin de revelacin suplementaria, Originar, preparar, consolidar y reexpresar informes y Estados Financieros, Conversin monetaia, Obtener informacin de otros Ciclos, Custodia de formularios y Libros de Contabilidad. Objetivos de Control Interno: - Autorizacin - Clasificcin y Procesamiento de Transacciones Documentacin y Evaluacin - Salvaguarda Fsica Tipos de Informes: - Balance de Comprobacin - Estados Financieros Bsicos - Estados y Anexos gerenciales - Declaraciones Fiscales Errores Potenciales: - Se incluyen: - Asientos No Autorizados - Asientos e Informacin Omitidos - Asientos con Errores de Anotacin o Suma - Asientos o Plizas de Diario incorrectos - Uso o distribucin de documentacin sin autorizacin previa - Estados Financieros o Estadsticos presentados indebidamente

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