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Aprenda como fazer malas diretas com o Word e o Excel

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Crie um novo documento no Word e redija o texto que formar o esqueleto. Faa mos de conta que um texto de um departamento do RH. O esqueleto deve conter lacunas nos loca is onde estaro os dados dos funcionrios. Voc pode colocar vrios xis pa ra demarca r onde fi caro as lacunas. 2 Formatao

Neste momento, voc pode formatar as lacunas da maneira que quiser. No local onde h os xis, possvel mudar o tamanho da fonte, cor, se deve estar em negrito ou itlico. Esse tipo de formatao destaca as informaes que estaro nas lacunas. 3 Banco de dados

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Crie uma nova pla nilha no Excel. Em cada coluna, coloque o ttulo na primeira clula e as informaes nos campos inferiores. A clula-ttulo serve apenas como indicao. Somente as clulas com informa es sero usadas. 4 Criao da mala direta

No Word, entre na guia Correspondncias e clique em Iniciar Mala Direta Cartas. Agora, clique no boto Seleciona r Destina trios Usar Lista Existente. Selecione a planilha que ser importada e a lista criada no Excel.

5 Dados para as lacunas

Selecione a lacuna e clique no boto Inserir Campo de Mesclagem. Selecione o campo corresponde da planilha. Os campos do Excel inseriro nas la cunas os dados necessrios para completar o esqueleto. Cada funcionrio cria uma folha com o mesmo esqueleto, mas com dados diferentes. 6 Prvia do resultado

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Para saber com fi car o documento fi nal, clique em Correspondncias Visualizar Resultados e use os botes Prximo Registro e Registro anterior para navegar pelas pginas. Clique nesses botes pa ra conferir se as pginas foram criadas corretamente. 7 Concluso do processo

Para concluir a mala direta e usar o resultado da unio entre o esqueleto e os dados, basta clicar na guia Correspondncias e no boto Concluir e Mesclar. A seguir, voc tem duas opes: Imprimir Documentos ou Editar Documentos Individualmente. 8 Uso do resultado

Na primeira opo, possvel imprimir diretamente todos os documentos em conjunto. Na segunda, voc cria todos os documentos, com a s informaes j mescladas, prontas para serem editadas individualmente por voc.

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