Apostila Secretariado PDF

www.apostilasdescoladas.webnode.com.br Colaboradora: Gizely Lima, Acadmica de Servio Social, e-mails: koallita@bol.com.br, koallita@hotmail.
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1. HISTRIA DA PROFISSO DE SECRETRIA (O): ORIGEM, POR QUE O DIA 30. 1.1 UM POUCO DA HISTRIA - ORIGEM Nas antigas civilizaes egpcias e mesopotmicas, por volta dos sculos IV e V, tem-se registro da profisso de escriba. Eram homens de confiana do rei ou imperador e possuam o maior domnio da escrita do reino. Eles redigiam ordens e cartas, classificavam arquivos e se encarregavam de sua execuo. Pode-se concluir que esses escribas eram os antigos secretrios do reino.
Durante a idade mdia a funo de secretria praticamente desapareceu, em face das condies polticas, econmicas e sociais. A funo era exercida apenas em parte, pelos monges nos mosteiros que, na realidade, no so exatamente secretrios, mas, sim copistas (pessoa que copia). Durante a segunda fase da Revoluo Industrial (fase esta iniciada em 1860),
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Christopher Sholes inventou um tipo de mquina de escrever. Sua filha - Lilian Sholes - testou tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever numa mquina, em pblico.
A mquina de escrever de Sholes (1874) Lilian Sholes nasceu em 30 de setembro de 1850. Por ocasio do centenrio de seu nascimento, as empresas fabricantes de mquinas de escrever fizeram diversas comemoraes. Entre elas, concursos para escolher a melhor datilgrafa.
Christopher Latham Sholes, inventor que deu incio indstria de mquinas de escrever. Sholes acreditava que sua inveno fora fundamental na emancipao feminina, pois possibilitou que a mulher ingressasse no mercado de trabalho dos escritrios. Tais concursos alcanaram sucesso, passando a repetir-se anualmente, a cada 30 de setembro. Como muitas secretrias participavam, o dia passou a ser conhecido como o "Dia das Secretrias". Com o surgimento das associaes da classe de secretrias do Brasil, apareceram os movimentos para o reconhecimento da profisso. Das atividades das associaes, uma das conseqncias foi a divulgao e popularizao do dia 30 de setembro como sendo o "Dia da(o)
Secretria(o)".
Em alguns Estados brasileiros o dia foi oficialmente reconhecido. Em So Paulo, por exemplo, a lei n 1.421 de 26/10/1977, reconhece e oficializa 30 de setembro como "Dia da(o) Secretria(o)".
So Jernimo, homenageado em 30 de setembro, o santo protetor das secretrias. Ele nasceu em Estrido, na Dalmcia. Estudou gramtica, retrica e filosofia em Roma. So Jernimo trabalhou como secretrio do papa Damaso, que governou a Igreja Catlica de 367 a 384. Chamado de Doutor Mximo das Escrituras, Jernimo traduziu o Antigo e o Novo Testamento, a Vulgata, para o latim. Ele morreu no comeo do sculo V. 1.1.1 Dia Internacional da(o) Secretria(o) Desde 1997, foi aprovado em um evento internacional na frica do Sul (3o. Summit), tambm no Brasil, a comemorao do Dia Internacional da(o) Secretria(o) na ltima quarta-feira
cheia do ms de abril.
2.
QUALIDADES EXIGIDAS DA SECRETRIA (O)
secretria moderna
est
se
tornando
uma
profissional capaz
de pensar
estrategicamente e no ser apenas uma cumpridora eficiente e rpida de ordens e solicitaes. A secretria tem se colocado em um novo patamar, conseguindo compreender a dinmica de todos os projetos com os quais o executivo esteja comprometido. Ela no pode mais se limitar a cursos de relacionamento humano e informtica, precisa agregar conhecimento por meio da educao continuada, como em MBA e outras alternativas de extenso universitria, pois assim ter mais condies de estabelecer sinergia com o executivo que assessora, pensando nos objetivos da empresa. Novos desafios so colocados carreira de secretria, a rigor, e devem ser enfrentados e vencidos por esses profissionais. As (os) secretrias (os) demonstram, e cada vez mais entendem a realidade contempornea do trabalho e as exigncias impostas aos que desejam construir carreiras vitoriosas. importante para secretria (o) aproveitar a oportunidade de participar dos mesmos cursos que seu superior participa, porque o conhecimento a arma mais importante para um profissional de verdade, conseguir superar os seus desafios. Com o conhecimento aprimorado, ela poder trabalhar de forma melhor na direo dos objetivos de seu setor e da empresa.
2.1
COMPETNCIA Esta essencial em qualquer profisso, portanto ao escolher a profisso de secretria
por exemplo, esteja certa e preparada para o exerccio da mesma. A secretria dever ter slidos conhecimentos em vrias reas e assuntos com: lngua estrangeira, redao comercial e oficial, emprego corretamente da gramtica, computao, controle de arquivos, boa comunicao, atendimento ao pblico, recepo, organizar reunies, eventos, saber regras de etiqueta. Dever a secretria estar inteirada dos acontecimentos da empresa, ter total conhecimento dos servios do seu departamento, recebimento e distribuio de documentos, agendamento dos compromissos de seu chefe, internos e externos. agendamento das tarefas que devero ser executadas no decorrer do seu dia de trabalho, estar pronta a atender as demandas dos clientes
Enfim, ser competente para um profissional de secretariado, estar preparado para conduzir o dia-a-dia com boa disposio, organizao, presteza, estar sempre em busca do aprimoramento de suas atividades, estar antenada com as novidades de sua profisso.
Os desafios organizacionais de hoje exigem solues cada vez mais grupais. A liderana efetiva a que vai construir grupos autnomos e maduros para atender clientes com excelncia. mais pertinente do que nunca instrumentalizar gestores para que suas gestes tenham vises mais abrangentes do que apenas a obteno de resultados. A liderana necessria para o nosso momento a que obtm comprometimento para resultados em paralelo ao crescimento das pessoas.
http://www.tangram.org/instrumentos/cge.html
O Ciclo de Competncias da Gesto Empreendedora da Clark Wilson Group aborda as seguintes fases:
CICLO DE COMPETNCIAS I Iniciando a Ao A. Viso / Imaginao B. Clarificao de Metas C. Risco II Planejamento e Soluo de Problemas D. Tomada de Deciso / Soluo de Problemas E. Administrao de Custos F. Estimulando a Participao G. Clareza nas Comunicaes III. Gerenciamento dos Recursos Humanos H. Construo de Equipe I. Coaching J. Lidando com Conflitos IV. Feedback K. Fornecimento de Feedback V. Drive L. Padres de Desempenho M. Energia N. Persuaso O. Delegao x Permissividade P. Presso nas Metas VI. Reconhecimento Q. Reconhecimento pelo Bom Desempenho
2.2. DISCRIO Esta uma das qualidades mais essenciais na profisso de secretariado tanto em questes profissionais quanto pessoais. A secretria bem antenada com os assuntos da empresa, que demonstra competncia em seus afazeres acaba que naturalmente conhecendo todos os assuntos relacionados a empresa ou at mesmo ao seu chefe ou outros colegas de trabalho, da a importncia da sua discrio. No cabe a uma secretria sair comentando assuntos confidencias da empresa ou de seu chefe, a discrio de extrema importncia, uma secretaria discreta tem a confiana de seu superior e de seus colegas de trabalhos. A discrio tambm poder ser abordada quanto a vida pessoal da secretria, na maneira de se vestir, se maquiar, se pentear, se comportar em seu ambiente profissional e social.
Secretria no faa comentrios da vida pessoal de seu chefe, colegas de trabalho ou da sua prpria vida. Esteja atenta a tudo fale somente o necessrio, fuja de conversas que no levam a nada evitando assim que fique mal vista pelas pessoas e perdendo a confiana que naturalmente voc conquistou. 2.3. PONTUALIDADE Seja a secretria pontual em seus compromissos e afazeres inclusive pessoais. Se em sua vida pessoal voc no consegue se organizar para resolver seus assuntos dentro dos prazos previstos, como conseguir cumprir os prazos da empresa em que trabalha? Pagamentos? Horrios? Seja pontual ao chegar em seu local de trabalho, muito embora a secretria, muitas vezes no consiga sair no seu horrio ficando at mais tarde na empresa. Procure chegar alguns minutos antes assim voc ter tempo para tomar caf, retocar a maquilagem antes de dar incio ao servio, no comprometendo assim, cumprimento dos prazos de suas atividades. Muitas vezes algumas atividades devem ser cumpridas dentro de determinados prazos, do contrrio comprometer os servios do seu superior, por exemplo, relatrios, prestaes de contas, contas a pagar, entrega de produtos a clientes, etc. O no cumprimento de prazos poder comprometer inclusive a imagem da empresa perante os seus clientes externos. Cabe a ns secretrias a cobrana do cumprimentos desses prazos inclusive a nossos chefes, que muitas vezes esto abarrotados de atividades e a entra a secretria com sutileza lembrando por exemplo do relatrio que ele precisa concluir, a secretria poder ainda, se oferecer para ajudar na concluso do relatrio por exemplo. Cobrar de outros setores, colegas de trabalho determinada informao, no deixando assim que os prazos de forma geral no sejam cumpridos.
2.4 CORTESIA Seja sempre corts em qualquer circunstncia, as vezes nos deparamos com pessoas mais agressivas, mesmo assim devemos manter a postura, o sorriso dever estar sempre estampado em nosso rosto. A secretria precisa exercer a cortesia de maneira natural e sem confundir com intimidades com as pessoas, a simplicidade tem que ser caracterstica fundamental no trato com as pessoas. Esteja sempre disponvel a colaborar com as pessoas de alguma forma, sempre com muita simpatia e aquele sorriso.
2.5. BOA VONTADE Muitas vezes nos pegamos com atividade que no nos agradam, porm sabemos que preciso fazer, para isso a secretria dever ter boa vontade no exerccio da sua profisso. Se a secretria est cheia de boa vontade ela ir executar qualquer atividade da melhor maneira possvel, isso mesmo, se voc no sabe dever ser honesta e dizer que no sabe, mas, deixar claro que tem boa vontade de aprender, quer tentar e no simplesmente se omitir. Com tempo voc ir perceber que essa boa vontade em ajudar, em executar determinada atividade s ir trazer recompensas e satisfao pessoal, voc ver que a boa vontade lhe dar grandes vitrias pessoal e profissional e as pessoas a sua volta iro perceber isso em voc.
3. O PAPEL DA SECRETRIA
Secretria: "Aquela que organiza e participa dos afazeres bsicos e cotidianos de um escritrio". Fonte: Dicionrio Michaelis
A importncia da profisso de secretria maior do que muitos julgam, muitas vezes nem mesmo as prprias secretrias reconhecem essa importncia. So tantas as qualidades exigidas a essas profissionais, e a falta da mesma em uma empresa ou departamento causa alguns transtornos, muitos chefes sentem perdidos quando a secretria est de frias por exemplo, outros colegas de trabalhos de outros departamentos tambm sentem a falta dessa profissional.
3.1 O QUE SER UMA SECRETRIA? Secretria a profissional que em um escritrio organiza, documenta, paga contas, datilografa, classifica documentos, redigi cartas, se comunica com clientes e auxiliares externos do escritrio, alm de, possivelmente, fazer algumas tarefas pessoais de seu chefe, obtendo confiana e credibilidade deste. A secretria se encarrega de toda a parte burocrtica da empresa para qual trabalha, documentando, arquivando e organizando todos os papis referentes. Fazem, tambm, o intermdio de clientes e pessoas fsicas com seu chefe por telefone, analisando sua agenda e seus compromissos. Essa profissional parte fundamental de um escritrio, pois ela que mantm todos os documentos em ordem, para que todas as outras pessoas possam se organizar de acordo com o que ela preparou. 3.2 QUAIS AS CARACTERSTICAS NECESSRIAS PARA SER UMA SECRETRIA? Para atuar no mercado de maneira relevante, a profissional deve ser paciente para lidar com os assuntos de outros e deve ser extremamente confiante, para que seu chefe e o escritrio possam se organizar com base no que ela faz. So muitas as caractersticas exigidas secretria que podemos at pensar que cabe a ns a perfeio, no bem assim no mesmo? Afinal somos humanas e tambm cometemos erros, precisamos apenas ser humildes o suficiente para assumi-los e corrigi-los e dentro do possvel nos policiarmos para atendermos tais caractersticas. 3.2.1 Caractersticas desejveis: Liderana preciso conhecer muito bem o que voc faz, a empresa e o departamento onde atua e principalmente alguns valores do cotidiano profissional, tais como: humildade, conhecimento, conquista, inteligncia emocional e auto-crtica. Saber quando falar e principalmente saber ouvir, agradecer e ter bom relacionamento com os demais funcionrios, conquistar a confiana de cada um; Ateno a detalhes secretria fique atenta em sua tarefas, nos acontecimentos a sua volta, esteja sempre antenada; Capacidade de concentrao no que houve, fala, no que faz suas chances de acertos sero maiores;
Capacidade de lidar com o pblico seja corts, sorridente, atenciosa, prestativa; Capacidade de organizao a secretria tem que ser capaz de se organizar para o bom andamento de suas tarefas e do seu chefe. Dever saber organizar toda documentao de forma fcil de sua localizao quando for necessrio, os agendamentos devem ser organizados de forma que no se deixe passar nada despercebido; Mtodo procure uma forma de trabalho que voc consiga desempenhar seu papel de maneira satisfatria; Perseverana nunca desista na primeira ou segunda tentativa, busque sempre alternativas para o que deseja, busque ajuda de outras pessoas; Conhecimento de assuntos gerais secretria atualize-se no s sobre a sua profisso, procure saber de tudo um pouco, um conhecimento a mais faz a diferena. Leia muito, jornais, revistas, livros, esteja sempre atualizada sobre os ltimos acontecimentos; Saber trabalhar sob presso controle emocional, a secretria dever trabalhar muito bem seu controle emocional, podemos encontrar diversos tipos de chefes e personalidades. A inteligncia emocional faz parte da vida da secretria para saber sair de diversas situaes temperamentais das outras pessoas; Saber administrar bem o tempo este um fator importante para o sucesso das suas atividades e do seu chefe, procure dividir as tarefas como prioridades, urgncias, o que pode ou no pode esperar mais; Saber lidar com nmeros procurar ter conhecimentos bsicos para desenvolver e entender determinadas atividades financeiras, controles de estoques; Boa comunicao comunicao a base para um bom relacionamento, bom negcio. Seja comunicativa, saiba expressar-se corretamente, d sugestes, oua, considere o que as pessoas falam, coloque suas argumentaes de forma inteligente; Boa memria com a modernidade dos dias atuais a memria est cada vez menos sendo trabalhada, as facilidades do dia-a-dia faz com que a memria fique enfraquecida. Precisamos exercitar mais a memria, pois a secretria no dever confiar 100% em sua memria, so muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo tanto na vida profissional quanto pessoal, por isso secretria
tenha sempre mo caneta e um bloco de anotaes ou uma agenda, anote tudo e depois certifiquese de que tudo foi resolvido, os recados foram dados; Boa aparncia secretria esteja sempre com boa aparncia, a sua profisso exige isso, unhas limpas e cuidadas, cabelos arrumados, roupas limpas, passadas, de acordo com o ambiente de trabalho, roupa de festa no deve ser usada para o trabalho e vice-versa, a secretria deve estar bem maquiada de maneira discreta e suave; Bom humor sempre alegre e sorridente, problemas ou conflitos no devem ser passados para as outras pessoas, esteja sempre bem disposta; Pacincia seja paciente em todas as circunstncias, para melhor conduo dos assuntos e tarefas; Confiabilidade esteja sempre confiante em suas tarefas, nas pessoas, conquiste a confiana delas principalmente de seu chefe; Raciocnio espacial desenvolvido ; Delegao saber transferir responsabilidades a outros, saber dividir tarefas, trabalhar em grupo e dividir com a equipe as vitrias; 3.3 QUAL A FORMAO NECESSRIA? Para atuar na rea como secretria, o profissional deve possuir no mnimo ensino mdio completo. H o curso Tcnico em Secretariado ou nvel superior em Secretrio Executivo, que podem oferecer maior conhecimento ao profissional, proporcionando mais qualificao e maiores chances de conseguir bons empregos. Existem alguns cursos que se relacionam sobre como ser uma secretria eficiente e destacar no mercado, como o de redao empresarial, marketing pessoal, atendimento telefnico, organizao de eventos, alm de outros. A maioria dos sindicatos de secretrios dos Estados oferecem cursos diversos relacionados a profisso, esses cursos so promovidos em eventos, congressos, seminrios, palestras ou feiras educacionais. se de
O profissional deve obter um diploma para atuao, deferido pelo Ministrio da Educao, que uma ferramenta positiva na hora da "seleo" de emprego. Ao concluir o curso tcnico ou superior a secretria de posse do seu diploma e outros documentos necessrios dever dar entrada na solicitao do seu registro profissional junto a Delegacia Regional do Trabalho-DRT.
4. A ADMINISTRAO E A SECRETRIA A profisso de secretria est diretamente ligada a administrao muito embora a secretria esteja apta a desenvolver suas atividades dentro de qualquer departamento na empresa, pois assuntos administrativos esto presentes em qualquer rea de alguma forma especificamente. Existem alguns departamentos mais tcnicos com profissionais especficos para essas atividades, como exemplo podemos citar uma rea mdica, laboratrios, so profissionais que no esto acostumados com burocracias administrativas exatamente a que entra o importante papel da secretria para cuidar da parte administrativa deste setor. A profissional de secretariado est pronta para atuar de maneira eficiente em todas as reas e departamentos da empresa, pode-se ver esta profissional atuando. Durante o curso tcnico ou superior a profissional de secretariado sai preparada com conhecimentos dentro das reas de direito, administrao, contabilidade, economia, alm do conhecimento especfico da profisso de secretria. 5. REAS DE ATUAO: MERCADO DE TRABALHO 5.1 VIDA PROFISSIONAL Com a globalizao, a Secretria moderna est muito mais participativa do dia-a-dia da empresa. A secretria moderna precisa estar antenada com as novas tecnologias e as novas tendncias mundiais, o que poder ser melhorado com essas tendncias para o seu assessoramento a superior. Frente ao mercado de trabalho a profissional de secretariado est cada vez mais valorizada e ganhando espao, percebe-se que muitas destas profissionais novas oportunidades de crescimento atravs da busca contnua do conhecimento. A Secretria conectada a todas estas novas exigncias do mercado est cada vez mais valorizada. Antonio Carlos Teixeira da Silva, conferencista e consultor sobre Criatividade e Inovao.
A secretria moderna, multifuncional no pode continuar acomodada j que tudo est dando certo para que mudar, ficar para sem buscar inovao, pois estas esto com seus dias contados no mercado de trabalho exigente e qualificado. preciso correr atrs do prejuzo, tomar novas iniciativas, novas idias, solucionar problemas mostrar-se capaz de acompanhar as novidades do mercado na profisso. Nesta poca de tantas mudanas e transformaes uma coisa permanece: todos querem o sucesso pessoal e profissional. O sucesso no uma loteria nem uma montanha que voc pode escalar. Sucesso um direito que voc tem. Trabalhe para isto. Desenvolva novos hbitos. Diferencie-se. Pense diferente. Exera o seu potencial criativo. Antonio Carlos Teixeira da Silva, conferencista e consultor sobre Criatividade e Inovao.
Muitas vezes precisamos fazer uma auto-anlise, como estamos desenvolvendo nossas tarefas dirias? Estou respondendo as demandas dentro previsto? Ser que posso melhorar, ser mais gil, mais eficiente? Esteja certa que ir descobrir que poder sim ser muito superior, fazer muito melhor do que j faz e mostrar melhor desempenho. Seja diferente e faa a diferena, coloque em desenvolvimento a sua imaginao, sensibilidade, inteligncia, seja pr-ativa, tenha viso de futuro buscando constante conhecimento, comunique-se a troca de informaes no enriquece profissionalmente e pessoalmente, o conhecimento precisa ser dividido para que possamos tambm ter as informaes a nosso alcance. Se voc no se sentir capaz de buscar estas mudanas, de inovar de enxergar as novas tendncias, colocar em prtica suas idias, algum far isso por voc, voc no gostaria de perder grandes oportunidade pelo simples fato de se acomodar no mesmo? Com o alto ndice de competitividade profissional, para ser diferente voc precisa se mostrar diferente em sua competncia, suas habilidades profissionais, ser o melhor e gostar do que faz para ir em busca do sucesso profissional.
07 dicas para quem est comeando a vida profissional e deseja alcanar o sucesso segundo Dra. Valdessara Constncio, (Advogada Trabalhista, Ps Graduada em Tecnologia Educacional, Mestre em Educao e Doutora em Cincias Sociais) 1 - Ter princpios Que habilidades e competncias preciso possuir para ser um profissional bem sucedido hoje? Creio que devamos basear nossas vidas em princpios imutveis e atemporais, como honestidade, carter, confiana, justia, tica e respeito que se tornam a nossa ncora. Assim, a liderana centrada nestes princpios a chave para desencadear o potencial humano individual. O livro: Os Sete Hbitos das Pessoas Muito Eficazes, de Stephen Covey, nos mostra
que profissional deve ter: - liderana prpria; - possuir senso claro de objetivo, significado e rumo; - adaptabilidade; - comunicao eficaz; - sinergia; - respeito prprio; - afiar o serrote (que aperfeioar todos os hbitos, conservando-se aberto a novas oportunidades). 2 - Buscar o conhecimento constante Onde est o conhecimento? Como apropriar-se dele e tambm ser capaz de produzi-lo? As questes onde e como transformaram-se na conquista de um lugar ao sol. O profissional deve buscar o conhecimento constante e investir em sua carreira, ser inovador e ter sempre em mente que o mundo necessita de solues e no de mais problemas. Descobrir como e onde buscar pelo conhecimento constante o desafio do profissional deste novo milnio. Ele dever sempre se auto-perguntar: O que eu preciso aprender para continuar adquirindo novas habilidades, novos conhecimentos, novos relacionamentos, novos hbitos e, assim, crescer e me desenvolver em minha carreira? 3 - Ter atitudes positivas preciso enxergar os desafios como oportunidades e no como problemas, por isso ter atitudes positivas imprescindvel para quem quer ter sucesso na carreira profissional. Em princpio, preciso estar bem consigo mesmo, conhecer-se e ter paixo pelo que faz, ter bons e sinceros relacionamentos nenhum homem uma ilha, ser agradvel com as pessoas que te rodeiam, saber trabalhar em equipe e colocar-se ao dispor para ajudar aos outros, definir seus prprios objetivos e traar metas para alcan-los. 4 - Sair do lugar comum Se pensarmos que as empresas precisam de pessoas com iniciativa, competitividade, autonomia e que ao mesmo tempo tambm cumpram ordens, sejam disciplinadas e faam muitas coisas sem fazer muitas perguntas, concluiremos que o perfil ideal adaptado ao mercado ser um profissional meio Frankenstein e com grandes chances de ser infeliz. A soluo encarar esse cenrio de exigncias e contradies invertendo a questo e em vez de perguntar O que eu preciso para entrar no mercado? perguntar O que eu posso oferecer de valioso para ser cobiado pelo mercado?. Qual o algo mais que eu posso desenvolver? O desafio sair do lugar comum e se tornar algum incomum, obedecendo, porm, seus desejos e objetivos e buscando a sua realizao pessoal e profissional. 5 - Estabelecer o equilbrio entre o trabalho e o cio. Sendo o emprego uma realidade com os dias contados importante que o profissional tenha, sempre, em mente que o trabalho nunca desaparecer e que haver desenvolvimento sem emprego, porm competir a ele descobrir novas formas para obter prazer em seu trabalho, para ter simultaneidade entre trabalho, estudo e lazer e transformar o cio em criatividade, liberdade e sucesso profissional. 6 - Valorizar o lado humano. Podemos afirmar que nunca se produziram tantos dados em to pouco tempo e que esses nunca foram transmitidos com tanta rapidez. Cada vez mais o tempo menor e, cada vez mais, ele vale mais dinheiro. Frente competitividade e presso as empresas tambm so obrigadas a ser mais generosas para atrair e manter seu mais importante patrimnio: o capital humano. Hoje mister a relao colaborador empresa comunidade e cresce o nmero de empresas que oferecem horrio flexvel de trabalho, programas psicolgicos, estmulos a atividades
fsicas busca-se, assim, fazer do lugar de trabalho uma extenso do lar. Os colaboradores so convidados a atuar em programas sociais e contribuir com o desenvolvimento da sociedade. Tratar bem a mo-de-obra virou tambm questo de marketing, mais especificamente de marketing social. 7 - Assumir o controle da carreira importante ter em mente que a fora foi substituda pela criatividade, que o medo est sendo trocado pela motivao, que o trabalho em equipe ocupou o lugar do individualismo...e, muitos profissionais ainda no se deram conta disso e continuam buscando por empregos que no existem mais. importante que o profissional assuma total controle de sua carreira buscando, sempre, a reciclagem de conhecimentos e investindo pesado em sua evoluo profissional. 5.2 REAS DE ATUAO E ESPECIALIDADES O profissional requerido em quase todas as reas empresarias, sendo elas pequenas, mdias ou grandes e pode atuar em reas do comrcio, da indstria, em ramos de humanidades, exatas ou biolgicas. Alm disso, a secretria pode ser funcionria do assessor, administrador, gerente, diretor, vice-presidente, presidente, etc, dependendo do tamanho e atuao da empresa em que for trabalhar e a sua formao. Concluindo o curso tcnico e superior a profissional de secretariado est preparada para assessorar diversas reas, uma vez que a sua formao engloba a administrao, cincias contbeis, cincias econmicas, direito, estatstica, alm das matrias ligadas diretamente a profisso especificamente. A auto-administrao, a auto-anlise, a auto-motivao so palavras muito utilizadas atualmente e implicam na capacidade do indivduo em conhecer os seus prprios limites e superar os seus prprios obstculos. Para que o profissional esteja bem e trabalhe bem, produzindo e gerando resultados produtivos mister o domnio do auto-conhecimento. Dra. Valdessara Constncio, (Advogada Trabalhista, Ps Graduada em Tecnologia Educacional, Mestre em Educao e Doutora em Cincias Sociais)
Auto anlise para saber onde voc quer chegar, que caminho seguir, como conquistar o seu espao, voc est pronta para deixar de ser mera executora e assumir o papel de gestora? 5.3 MERCADO DE TRABALHO O mercado para o profissional de secretariado muito abrangente, existem vrios locais no qual a(o) secretria(o) pode atuar. Como uma profisso que exige muita dedicao e fora de vontade, empresas esto sempre contratando assessoras e assistentes para seus ofcios. Com a evoluo do seu trabalho, e ganhando credibilidade e aprimoramento das habilidades, a secretria
pode evoluir para cargos de maior confiana e especializao. A postura profissional conta muito quando falamos do diferencial, o mercado cada vez mais globalizado vai em busca de profissionais capacitados e dispostos a irem em busca de novas diversidades, desafios, agregar valores inclusive no trabalho em equipe visando o crescimento institucional da equipe de trabalho. As empresas esto em busca de profissionais com perfil tica, comprometidos, inovadores, comunicativos que se adaptem as novas tendncias, que cresam com as mudanas e no se sintam colocados de lado, incapazes. Desta forma este profissional estar realmente preparado para enfrentar a
competitividade que a secretria sofre em sue campo de atuao em empresas de diversos ramos. Sabendo da multifuncionalidade do profissional de secretariado, o mercado de trabalho d espao bastante abrangente para quem est devidamente preparado, pois como sabemos os conhecimentos so muitos para este profissional alm do domnio em outros idiomas, informtica, tcnicas modernas de secretariar, habilidades no atendimento ao pblico, humanizao. A secretria dever estar sempre aberta as mudanas, manter uma postura de gestora, acompanhar as expectativas, os programas internos de qualidade e humanizao, planejamento estratgicos, prestar suporte tcnico e cientfico no exclusivamente ao seu departamento ou chefe, mas a quem necessitar de seus servios profissionais, visando sempre o futuro da empresa em que trabalha. O Secretrio ser sempre o interface empresa-executivo, e mercado-empresa. Quanto mais flexibilidade tiver, maior o sucesso obtido por seu intermdio e desempenho. organizao.Dra. Valdessara Constncio, (Advogada Trabalhista, Ps Graduada em Tecnologia Educacional, Mestre em Educao e Doutora em Cincias Sociais) 6. QUALIDADE TOTAL A SUA APLICABILIDADE NO AMBIENTE DE TRABALHO Esta mais uma das responsabilidades da secretria em sua profisso e frente a instituio em que est representando, a qualidade total voltada para suas atividades de secretria. A secretria deve estar a par da importncia e relevncia da qualidade no desenvolvimento do exerccio da sua profisso, estar sempre em busca de amadurecimento profissional e pessoal quanto as exigncias de excelncia de seus resultados.
Alguns aspectos podem contribuir para essa aplicabilidade da qualidade nos servios da secretria, segue alguns exemplos bsicos:
Comprometimento com a alta administrao e demais colegas de
trabalho; A constante busca de conhecimento no sentido de aperfeioar o
entendimento dos conceitos; Conduo de gesto para todas as relaes da organizao,
baseadas nos bons exemplos de liderana; Nvel de assessoria interna e externa eficaz e com apresentao de
resultados para as questes gerenciais; Conhecimento do nvel cultural regional de cada uma das unidades
ligadas organizao; Conhecimento da poltica de recursos humanos praticada pela
organizao; Efetividade de avaliaes dos resultados dos processos da
organizao.
7. EFICCIA PROFISSIONAL. 7.1 O PROFISSIONAL MULTIFUNCIONAL
A multifuncionalidade uma das marcas do profissional de secretariado, que est preparado para atuar de forma gil e com competncia, executando diversas tarefas no decorrer do seu dia-a-dia bastante atarefado. A competitividade profissional tirou do caminho aquele profissional que s se preocupava em concluir seus estudos e receber seu diploma, especializar-se apenas em sua rea. No este profissional que as empresas esto procurando, voc precisa estar agregando conhecimentos a sua formao aumentado o seu leque de atividades. Se voc concluiu seu curso tcnico est na hora de fazer um curso superior e no pare por a corra atrs das ps-graduaes, outros cursos em outras reas complemente seu currculo mostrando-se ser um profissional multifuncional, preparado para o mercado de trabalho. As novas tendncias que o mercado est sinalizando so profissionais altamente qualificados para novos desafios, gerenciar e administrar tarefas de executivos. Profissionais preocupados com crescimento e os resultados positivos da empresa atravs de competncias pessoais e no apena habilidades tcnicas. Alm dessa multifuncionalidade necessrio ter uma viso do todo e estar integrado no processo institucional. Solucionar problemas diversos, trabalho em equipe, ter flexibilidade, estar aberto a novos conhecimentos, colocar em prtica idias inovadoras que realmente faam a diferena e mostre resultados positivos, demostrar responsabilidade, lealdade e capacidade de tomar decises. 8. PLANEJAMENTO DE TAREFAS DIRIAS: TCNICAS GERENCIAIS E SECRETARIAIS; 8.1 COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA A rotina no trabalho das secretrias inevitvel: atendimentos telefnicos, recepo de clientes internos e externos, preparao de cartas comerciais e oficiais, receber e classificar correspondncias, controlar materiais de expediente, agenda, ajudar o chefe a manter seus compromissos, relatrios, planilhas, convite, apresentao em power point, reunies, eventos, entre outros. A sua presena efetiva primordial para o bom andamento destas e de outras atividades que venham a surgir no decorrer de sua jornada diria. Para tanto se faz necessrio saber administrar essas atividades, otimizar bem o tempo, trabalho em equipe, saber delegar tarefas.
Para comear bem o seu dia seja pontual ou tente chegar alguns minutinhos antes para se planejar e comear suas atividades na hora certa, se preferir no final do dia faa seu planejamento para o dia seguinte assim voc ganhar tempo. Ao fazer o seu planejamento dirio das atividades devemos levar em considerao os imprevistos, desta forma devemos deixar algum tempo livre para eles. To do List avaliao diria para que o planejamento dirio possa ser reorientado com a mxima agilidade possvel. ...a to do List faz com que a secretria saiba antecipadamente para onde se direcionar, chegando ao escritrio j conhecendo antecipadamente, quais os compromissos, prioritrios para aquele dia. Manual do Secretariado Executivo. Esta uma opo para a secretria organizar sua atividades dirias, uma lista de tarefa pararalela a agenda onde ficam marcado os compromissos, datas importantes e fazer algumas outras anotaes importantes. No entanto muitas dessas atividade no possuem agendamento prvio, algumas tarefas vo aparecendo no decorrer do dia, sem data e horrio certo, porm preciso ter o controle dessas atividades tambm. Tenha um bloco de anotaes no tamanho de uma agenda por exemplo, a voc ir listar suas atividades a serem executadas neste dia, procure colocar no incio da pgina a data, para facilitar futuras consultas. Anote tudo que vier a sua cabea, esta uma boa pedida para que voc fique sempre organizada, anote desde um simples telefone a digitao de uma carta, enviar e-mail, elaborar uma planilha, efetuar pagamento, fazer feedback sobre alguma coisa, cobrar informaes de algum colega de trabalho, procure no confiar totalmente na sua memria, tantas informaes chegam at ns que ela poder falhar em algum momento, prejudicando o andamento do dia. Voc poder ainda, incluir nesta lista alguns assuntos pessoais que no podero ser esquecidos, por exemplo: mandar flores para sua me, ligar para seu filho, marcar almoo com um amiga, etc. Conforme as tarefas vo sendo executadas v dando um ok, sinalizando de acordo com a sua preferncia, usando caneta de outra cor, o que no foi realizado tambm dever receber algum tipo de sinalizao e no esquecer de acrescentar este item na lista do dia seguinte. Ainda segundo o Manual do Secretariado Executivo a to do list pode ser resumida da seguinte forma: a reserva de um tempo dirio para organizar o que deve ser feito; Verifique dentro da sua rotina de trabalho, o que pode ou no programar; Comece se perguntando quais as tarefas que tem prioridade para hoje; Entre elas defina quais tem que ser feitas na prxima hora; Tenha bom senso. No adianta listar os objetivos impossveis, como finalizar um
relatrio anual em questo de minutos; Deixe brechas para situaes imprevistas; Leve em conta o tempo que voc geralmente gasta para realizar cada atividade especfica; No pule de atividade para atividade; Aprenda a dizer no, para no se comprometer a fazer algo menos importante antes de determinar o trabalho prioritrio; Seja humilde para pedir ajuda se necessrio.
Alguns passos importantes: Mantenha sua mesa e sala limpa e organizada d seu toque pessoal, feminino e
requintado. Distribua suas ferramentas de trabalho sobre a mesa de maneira a facilitar seu trabalho, tenha sempre a seu alcance caneta, lpis, bloco para rascunho, telefone, computador, agenda de compromissos e telefnica, clips, grampeador e furador de papel, etc, mantenha tudo bem organizado para sua fcil e rpida utilizao quando necessrio. Para os documentos mantenha uma bandeja dupla sobre a mesa, na primeira documentos que entram, na segunda documentos para arquivar. Quanto a recepo providencie gua, caf, cadeira para quem espera, tudo o que for necessrio para uma boa recepo; A mesa do seu chefe tambm merece tratamento especial lembre-se os documentos sobre a mesa do seu chefe devero ficar disposicionados da maneira que ele deixou, do contrrio causar transtornos para ele, mas voc poder ajud-lo da seguinte forma pergunte a ele como gostaria que sua mesa e sala sejam organizados, d opes, deixe sempre sobre a mesa dele bloco para rascunho, lpis, clips, grampo para grampeador, etc. Mantenha seu arquivo corrente (arquivo com documentos do ano vigente) organizado de forma que quando precisar localizar algum documento at mesmo seu chefe tenha facilidade em localiz-lo, ou algum estagirio ou auxiliar de secretaria. Ao final do expediente procure arquivar os documento que por hora j foram resolvidos, desta forma tudo fica organizado e os documentos para arquivar no ficam empilhados sobre a sua mesa. Resolva tudo hoje, no deixe nada para amanh. Isso mesmo tudo que voc planejou para resolver procure no deixar pendente para o dia seguinte, pois ir gerar um amento de tarefa para o dia seguinte e assim por diante; Estabelea as prioridades, divida as tarefas e v resolvendo gradativamente, assim voc estar otimizando seu tempo e nada ficar por fazer; Seja pr-ativa, use a sua criatividade no desenvolver das suas atividades do dia-a-dia de maneira a facilitar o andamento dos servios e melhor atender seu superior e atender as
pessoas, estabelea metas. Como podemos observar os afazeres de uma secretria so muitos e bastante complexos, uma boa formao e experincia faro qualquer secretria tirar tudo isso de letra. Segundo o Manual do Secretariado Executivo, podemos destacar como atividades essenciais:
Gerenciamento do fluxo de informaes manual ou informatizado. Gerenciamento do tempo do executivo e equipes manual ou informatizado. Atendimento aos clientes internos e externos; Interface com nveis decisrios. Atendimento s solicitaes. Resoluo de problemas. Gerenciamento e organizao do sistema de comunicao interna e externa. Coordenao de reunies manual e informatizada. Organizao do sistema de dados e informaes em arquivo eletrnicos e manuais. Coordenao e participao em equipes de trabalho. Coordenao de compras, cotao de preos, administrao de custos do departamento
Organize sua mesa em 12 passos, retirado do site http://www.secretariamoderna.com.br/ :
1 - Agende - pelo menos trs horas para a primeira metade desta misso. Defina o dia e anote na sua agenda. Faa isso Agora! (isso fundamental, caso contrrio esse dia nunca vai chegar, se que me entende) No dia programado procure vestir uma roupa mais confortvel.
2 Prepare-se - Coloque sua msica favorita para tocar, respire fundo, esfregue uma mo na outra rpida e animadamente. Pronto? Agora comece a retirar tudo de cima e de dentro de sua mesa. Coloque tudo em uma grande pilha no cho. Feito isso, voc acabou de liberar sua mesa. Viu, eu disse que seria um ou dois minutos. 3 Limpe - Faa o melhor que puder, passe um pano mido ou produto adequado at que sua mesa parea nova! 4 - Descarte -Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no cho e comece a descartar. Mais de 80% dos papis que estavam em sua mesa podem provavelmente ir para o lixo. Isto inclui aquela revista de 1975, os mil cartes de negcios que encontrou, a brochura daquele seminrio que aconteceu h cinco anos, etc. As nicas coisas que voc deve manter so papis a respeito de seu atual projeto, papis que podem ser necessrios no futuro ou os de referncia jurdica futura. Ok, talvez mais um ou dois papis dos quais voc no consegue se despedir. Empilhe o que vai guardar, atrs de voc, num local separado. 5 Continue o Descarte - provavelmente hora de pegar outra sacola gigante de lixo. Talvez mais duas ou trs. Mas continue dispensando a papelada intil. Voc est indo muito bem! 6 Mais Descarte - Agora comece a jogar fora os jornais, revistas e catlogos velhos. A maioria j deve estar desatualizada, e mesmo que no estejam, provavelmente estaro em alguns dias. De novo, se h um ou dois que no consegue jogar fora tudo bem. S no guarde quarenta e dois. 7 Mais um pouco de Descarte - Agora chegamos aos itens que no so papel, isto inclui aquela caneca velha e manchada de caf, materiais de escritrio sem utilidade, moedas e algumas coisas que voc nem consegue identificar. Sugesto:Lixo, lixo e lixo! 8 Hora do descanso - Saia e arrume alguma coisa para comer, relaxe um pouco, alongue-se. Fuja de sua mesa por pelo menos uma hora. Voc merece! Se estiver fora e tiver chance, compre um bloco de papel, um porta caneta, um arquivo vertical , a no ser que tenha uma gaveta de arquivo para arquivar papis que utiliza todos os dias, algumas pastas suspensas se voc for organizar seus arquivos dirios , etiquetas e portas-disquete e CD-ROM se voc ainda no os tiver. 9 - Reorganize - Ao voltar comece a reorganizar as coisas que voc quis manter. Esperamos que seja uma pilha pequena. A maioria das coisas que estavam em sua mesa devem estar na lixeira. Categorize e organize os arquivos dirios em novas pastas. Etiquete cada uma claramente. Coloque as pastas em seu arquivo vertical. Aqueles papis que no so usados todo dia
devem ser colocados em seu armrio de arquivos isto supondo que voc j tenha um sistema de arquivo efetivo. 10 - Arrume as coisas na mesa - Coloque o telefone de volta sobre a mesa, junto de seu computador se voc tiver um. O seu bloco de anotaes novinho em folha deve ser colocado prximo ao telefone. Guarde suas canetas e outros materiais no lugar certo, jogue fora toquinhos de lpis e as canetas que no funcionam. Se voc tiver espao para os materiais de escritrio em sua mesa, separe uma gaveta para eles, se no, os coloque em um armrio especfico. Sua agenda de papel ou PDA pode agora ser colocado em sua mesa. 11 Arrume o restante dos objetos - Qualquer outra coisa que voc no tenha jogado fora e que eu no tenha mencionado acima, provavelmente no deve ser guardada em sua mesa. Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritrio, no em sua mesa. Os disquetes e CD-ROM devem ser guardados nos compartimentos que acabou de comprar. Coloque-os prximos a seu computador. Fotografias? Coloque em porta-retratos ou pendure-as na parede. Coisinhas aleatrias? Voc no precisa delas, jogue-as fora. 12 Parabns! - Voc deve se sentir timo. Voc merece um jantar com uma sobremesa fantstica! Por que no se recompensar hoje noite? Continue lendo algumas dicas adicionais para manter sua mesa limpinha, sem acmulo e organizada. Faa um voto solene. Prometa a si mesmo nunca mais deixar sua mesa desaparecer. Bom trabalho! 9. AGENDA E TELEFONE 9.1 AGENDA: IMPORTNCIA E ORGANIZAO
Este instrumento de grande importncia no exerccio da profisso de secretria, pois de uma agenda bem muito bem organizada depende o bom andamento das atividades demandadas
pela secretria e o bom desempenho do seu chefe. Este instrumento de grande importncia ir ajud-la a ter sob controle a sua vida e a do executivo. Toda secretria precisa ser organida para executar com perfeio suas atividades e fique certa que a agenda sua grande aliada nesta tarefa. Toda pessoa que pretende ter a sua vida muito bem organizada precisar sem dvida nenhuma ter uma agenda, qualquer uma da sua preferncia que atenda suas necessidades. Agenda muito mais que que um lugar para registrar telefone, endereos, compromisso, mas sim de tudo que possa ser importante para que voc possa ter sob controle o seu tempo a e sua vida, ela a certeza de que tudo est sob controle. No devemos de maneira alguma confiarmos na memria, em se tratando de organizao este um grande erro, ento devemos anotar as informaes em lugar certo para podermos ter acesso a essa informaes quando necessrio, se realmente quizermos demonstrar organizao no que fazemos. Portanto secretria dever organizar e gerenciar a agenda de compromissos do seu chefe e tambm dever ter a sua prpria agenda, muito bem administrada. Lembramos anda que dever ter, a secretria, uma agenda telefnica bem atualizada, constando os contatos importantes para seu chefe, para o departamento, para o empresa, contendo endereo, telefones, e-mails, etc . 9.1.1 Agendamento de compromissos. Mas, qual o melhor tipo de agenda para voc? preciso levar em considerao a praticidade, o que melhor se adqua ao seu estilo, ao seu trabalho. Hoje o mercado oferece uma grande variedade de agendas desde as de papel as eletrnicas, das mais simples as mais sofisticadas. Esta escolha importante procure um modelo que lhe agrade pelo visual, pelo tamanho, com espaos que atendam suas necessidades de anotaes, esta dever ser sua companheira inseparvel para que sua vida realmente no desande, ou seja, esta ferramenta precisa estar mo sempre que precisar fazer alguma consulta ou registro.
Vejamos agora os possveis tipos de agendas:
Agenda Tradicional - Esta a agenda comum, encontrada em qualquer papelaria. Possui os mais diversos tamanhos e modelos, com muitas opes de design. Costuma ter calendrios, grficos e folhas de anotaes. No customizvel e deve ser trocada anualmente. Indicada para "iniciantes" no processo de organizao ou ainda por pessoas que queiram apenas manter registros bsicos no dia a dia. Agenda com Refil - Esta a agenda com argolas ou garras, onde se pode trocar ou acrescentar folhas. Em vrios tamanhos e modelos, elas possuem refis para as mais diversas aplicaes. Suas capas so personalizadas e elas podem ser reutilizadas, trocando-se o kit de calendrio do ano encerrado por outro, do ano seguinte. Indicada para pessoas avanadas nas prticas da organizao e que prefiram o papel aos recursos eletrnicos. Agenda do Celular - Quase todos os modelos de celulares atuais possuem este recurso. a agenda eletrnica bsica, ou seja, normalmente apenas com recursos para registro de telefones e compromissos com alarme. Por possuir pouca memria, ela no permite a incluso de muita informao ou texto, sendo que poucos modelos disponveis tm sincronismo com computador ou permitem que seja feito um backup de dados. Existem ainda as clssicas agendas eletrnicas com teclado para entrada de dados, que deixaram de ser uma opo interessante em funo da popularidade e cada vez maiores recursos disponvel nos celulares. Indicado para aqueles que, possuindo um outro tipo de agenda de papel, queiram apenas manter eletronicamente o registro de seus contatos ou ainda um sistema simples de lembretes com alarmes.
Agenda Computador Software aplicativo, muitas vezes integrado a outros softwares, como um auxiliar. Existem diversos no mercado, com visuais sofisticados e funcionalidades completas. O mais famoso e mais utilizado hoje em dia sem dvida o MSOutlook da Microsoft. O Outlook faz parte do pacote MSOffice e uma das mais completas ferramentas de organizao disponveis, integrando calendrio, tarefas, notas, emails, etc. Indicado para quem trabalha no computador ou o tem em sua frente a maior parte do tempo e, principalmente, usurios de um notebook. Pode exigir o complemento de uma agenda de papel, celular ou PDA para garantir a mobilidade e consulta dos dados quando necessrio.
Agenda Virtual Existe na Internet diversos servios de agenda virtual. Indicado para quem tem possibilidade de conexo com a Internet de forma fcil e rpida pois caso contrrio no ter acesso a seus dados quando necessitar. Serve tambm para aqueles que querem apenas manter um registro de dados e informaes em um local seguro com a facilidade de poder recuper-los quando necessrio, sem a necessidade de uso constante. Algumas agendas virtuais oferecem servios de aviso e lembretes de compromissos por email e at mesmo pelo celular. Handheld Em portugus, computador de mo. Tambm conhecidos como PDAs - Personal Digital Assistant (Assistente Pessoal Digital) - nome genrico utilizado para os computadores de mo operados por caneta. Este tipo de agenda indicado a pessoas que j tenham um bom nvel de organizao, trabalhem com desktops ou notebooks, e exijam rapidez, flexibilidade e segurana na administrao de suas informaes, dados e registros. Smartphone Os smartphones (telefones inteligentes) so o
cruzamento dos computadores de mo com os celulares. Recentes no mercado, os smartphones esto ganhando cada vez mais espao. A tendncia de convergir tecnologias em aparelhos cada vez menores e funcionais est se solidificando e logo que os preos comearem a cair
com o aumento de produo, este tipo de equipamento deve se tornar bem mais popular, pois a soluo mais lgica e funcional para quem quer se organizar e se comunicar com um nico aparelho. Este aparelhos so indicados para quem quer se organizar de maneira prtica, atravs de um nico equipamento, convergindo as necessidades de organizao, informtica e comunicao.
Cabe secretria agendar compromissos do seu chefe de acordo com a disponibilidade da agenda do mesmo, portanto, a mesma dever ser sempre consultada antes, alm disso dever deixar seu chefe ciente de tal compromisso para que no haja sobreposio de compromissos, ento consulte a agenda informe seu chefe e somente depois confirme o compromisso. Compromisso confirmado no esquea de agendar na pgina correspondente a data do compromisso e no horrio corretamente, anote o local e do que se trata o compromisso, se reunio anotar a pauta, se outro evento especificar, jantar, almoo, se possvel mencionar os participantes (os principais, de interesse do chefe ou empresa). A secretria cuida de tudo para que funcione adequadamente e sem falhas.
Exemplo Agenda do Chefe 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 10 DE NOVEMBRO Despacho com a secretria assuntos do dia Sr. Paulo Andrade Assunto: Convnio Entregar Relatrio Financeiro Direo Reunio de Diretoria Sala de Reunies da Presidncia Pauta: Diversos
Jantar com Executivos de So Paulo Restaurante Tropical Hotel
Alm dos compromissos, a agenda uma grande aliada no registro das obrigaes dirias da secretria e do executivo. Se o executivo atende muitas pessoas no dia, estas devero estar devidamente agendas com intervalos de no mnimo meia hora cada uma dependendo da complexidade de cada assunto a ser abordado, isto evitar muitas pessoas esperando ao mesmo tempo. A secretria dever ter o cuidado de manter anotado as datas de aniversrio dos colegas de trabalho, do seu chefe de pessoas do interesse dele e da empresa. O tipo de agenda fica a critrio da secretria no esquecendo apenas que ela precisa ser funcional e prtica. As anotaes devero claras e legveis para que qualquer pessoa possa manuse-la facilmente e dever estar disposta sobre a sua mesa e/ou do seu chefe aberta no dia vigente. Exemplo Agenda da Secretria 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 10 DE NOVEMBRO Despacho com Chefe assuntos do dia, consultar agenda dele Digitar correspondncias e encaminh-las Preparar planilhas de oramentos Efetuar ligao para confirmar jantar com Executivos de So Paulo Preparar documentos para reunio da Diretoria, preparar sala de Reuni de Reunies
Verificar se as metas o dia foram cumprida,Arquivar documentos do dia
20:00 Lembre-se no devemos confiar totalmente na memria logo que houver qualquer possibilidade de compromisso e/ou afazeres importantes, anote-os imediatamente, para no correr o risco de cair no esquecimento, mesmo que voc tenha que desmarcar caso no seja confirmado. Uma dica importante voc dever ter alm da sua agenda diria e alm da agenda do seu chefe na mesa dele, uma terceira agenda isso mesmo, uma espcie de cpia da agenda do seu chefe para que voe esteja sempre atenta aos compromisso dele, fique atenta esta agenda dever estar sempre atualizada igualmente a da mesa dele. Geralmente so muitas coisas ha serem agendadas alm dos compromissos, das tarefas dirias, precisa a secretria gerenciar muito bem esta tarefa de suma importncia, usando a criatividade voc conseguir fazer isso tranqilamente e sem atropelos. 9.2 TELEFONE: USO ADEQUADO.
O bom atendimento telefnico em uma empresa primordial, muitas pessoas no conhecem a empresa pessoalmente, a no ser por telefone, e neste momento que o cliente fica com boa ou m impresso, quando voc fala ao telefone a empresa que est falando com cliente.
Para um executivo ou executiva, o telefone vital como meio de comunicao. claro que cabe a secretria fazer uma triagem, porm, nem por isso precisa substituir seu chefe e o isolar dos clientes e at dos amigos. H uma grande diferena entre fazer triagem e estabelecer barreiras. Manual do Secretariado Executivo A secretria dever ainda usar um tom de voz adequado ao telefone usando um timbre de voz tranqilo, seguro e natural. Deve-se evitar o uso de grias, ser Cortez, sorrir ao telefone seja sempre simptica. Palavras e nomes estrangeiro ou difceis devem ser soletrados a fim de desfazer
qualquer dvida, pronunciar corretamente as palavras, com boa dico para o bom entendimento de quem est na escuta. O telefone dever segurado de forma correta evitando interferncia para o seu interlocutor, no fale muito prxima do fone e nem muito distante a fim de evitar falhas na comunicao. Procure sempre atender ao telefone o mais breve possvel at no mximo o terceiro toque, quando se ausentar da sala procure deixar algum principalmente para atender as ligaes e anotar os recados. Ao efetuar uma ligao solicitado pelo seu chefe espere a ligao completar, esperar a pessoa com vai falar atender, se identificar e em seguida transferir a ligao. A secretria dever ter sempre a mo bloco de anotaes para registrar os recados, tenha certeza do que voc anotou, repita o recado para confirmar, no esquea de registrar o nome de quem ligou, forma de contato, nome da empresa, e o que mais for necessrio, o aparelho telefnico dever estar em posio estratgica para o seu atendimento breve e sem atropelos. Tenha sempre mo uma relao de telefone teis, uma agenda de contatos dever ser sempre atualiza de preferncia escrita lpis por ser uma forma fcil de fazer correes atualizaes quando necessrio. 9.3 DICAS TEIS PARA FALAR CORRETAMENTE AO TELEFONE As empresas fazem de tudo para se modernizar e usam todas as tecnologias disponveis para oferecer um bom atendimento ao cliente. Isso, sem dvida nenhuma, de grande valia. O problema que colocam tudo a perder quando o atendimento telefnico falho, ineficiente e ruim. Quantas vezes voc pesquisou uma empresa na internet, viu o site, ficou maravilhado com tudo o que a empresa oferece ao cliente e, quando precisou de um contato telefnico, veio a decepo: atendimento pssimo e sem receber o retorno de seu questionamento que tanto aguardava. O telefone ainda um instrumento de vendas e de networking muito importante, por isso
necessrio levar em conta alguns fatores quando precisar falar com um cliente ou mesmo para encant-lo. No se esquea tambm da qualidade do atendimento que d s ligaes internas, que tambm compromete a comunicao e a agilidade no andamento dos negcios de sua empresa. Lembre-se: trate sempre bem o cliente. No se esquea de que voc tambm cliente e deseja ter um bom atendimento e ser tratada com respeito. Dicas para o bom atendimento ao telefone: No diga al, atenda o telefone identificando a
empresa e/ou o setor em que trabalha sua saudao para ligaes externas e apenas seu nome ou, se preferir, tambm uma saudao para as internas; Use expresses como: bom dia, por favor, muito obrigada, elas soam positivamente e deixam o interlocutor avontade; Evite quem fala?, quem ? quem gostaria?. Seja corts ao telefone e pergunte de uma outra forma como por gentileza, quem deseja falar ou quem quer falar?; Se o cliente precisar aguardar na linha, no o deixe esperando por muito tempo, pois correr o risco dele desligar o telefone ou atender outra linha interna dele; Nunca digite enquanto fala ao telefone e evite fazer barulho ao redor que possa prejudicar a conversa com o cliente; Se tiver uma crise de riso, soluo ou tosse, pea licena ao cliente e coloque o telefone em espera; Se tocar uma outra linha, pea licena por 1 minuto, atenda a 2a. linha e diga que est em outra ligao e que retornar em seguida; Evite comer, beber, mascar chiclete ou chupar bala enquanto fala ao telefone; Caso seu chefe no esteja disponvel para atender o cliente, jamais pea para o cliente ligar mais tarde ou de novo. Quem deve retornar a ligao voc; Se combinar dia e horrio para retornar a ligao, faa-o conforme o combinado, ou, caso haja algum imprevisto, avise ao cliente;
Se a ligao for feita para um celular, sempre inicie a conversa, perguntando se a pessoa pode atender naquele momento; Nunca diga Ele no se encontra, afinal ele no est perdido. Diga apenas Ele no est; Quando for transferir uma ligao externa a algum internamente da sua empresa, tenha a delicadeza de adiantar o assunto ao colega de trabalho e s assim transferir a ligao. No cometa a grosseria de transferir diretamente a ligao sem mesmo saber se seu colega est em seu local de trabalho ou mesmo se ele poder atender o cliente pois o cliente voltar a ligar para voc, e, provavelmente estar irritado; Use um tom de voz firme, claro e gentil ao telefone. Evite grias, diminutivos, gritos, intimidades (amor, bem, querida); Se estiver ao telefone com o cliente, evite conversar com a colega de trabalho quando ele sair da linha por alguns instantes. Ele poder ouvir algum assunto pessoal ou da empresa; Se estiver resfriada, evite tossir, espirrar ao telefone enquanto fala. Pea um minuto e coloque o telefone em espera. Caso a situao esteja crtica, pea desculpas e ligue em seguida, quando estiver se sentindo melhor; Sorria ao telefone. Voc pode no perceber, mas far toda a diferena. Voc no se sente mais vontade quando algum fala com voc sorrindo? Pois ... Se no quiser ofender o cliente, evite falar Ele saiu, Est em reunio, No pode atender. Procure ser sincera na medida do possvel e evite esses clichs; Seja natural ao telefone. Voc no percebe quando algum est mentindo ao telefone? Tenha certeza de que os outros tambm! Tente se conter com clientes mal-educados. Mantenha sua classe e postura e tente acalm-lo. Jamais o interrompa, grite ou seja agressiva com ele. Na necessidade de anotar um recado para o chefe ou colega de departamento, tenha sempre mo papel e caneta, escreva com letra legvel e fale e anote corretamente. Ateno: no faa o cliente repetir vrias vezes o recado. Ningum suporta isso!
E, no se esquea de anotar dia, hora e assinar o recado ou, se preferir, envie um email. No faa o que geralmente a maioria faz; que o de transmitir o recado quando se encontrar com o colega. E se voc no v-lo? Ele ficar sem receber o recado? Quando precisar deixar um recado no celular ou no escritrio do cliente, fale de forma clara e pausada, repita apenas o telefone de contato e agradea. Por fim, quando ligar para algum, diga j na primeira frase seu nome, empresa e porque est ligando. Assim evitar aqueles interminveis e cansativos dilogos. Diga: Bom dia, sou fulana, secretria do........ e d seu recado. Simples assim!
10. ORGANIZAO E CONTROLE DE DOCUMENTAO EXPEDIDA E RECEBIDA. Este assunto muito importante e de interesse de qualquer secretria, da iniciante a mais experiente. A informtica trouxe muita facilidade para secretria, mas no acabou com o volume de papis principalmente no que se refere ao arquivamento. A secretria precisa muito estar atualizada quanto ao arquivamento dos documentos do seu setor, para maior facilidade de sua atividade de assessoria do seu chefe e da equipe do seu departamento. Veremos a seguir algumas dicas importantes para o dia-a-dia: a) Procure padronizar suas pastas, use etiquetas, cores, quanto aos ttulos, procure usar letras padronizadas, os armrios e gavetas podero tambm ser identificados; b) Os documentos devero ser separados: ofcios, cartas memorando, etc., em seguida separem por numerao ou data sempre decrescente de forma que o ultimo documento emitido ou recebido estar sempre em primeiro lugar na pasta. Este tipo de organizao facilita tambm a fcil localizao do documento quando necessrio; c) No deixe acumular documento para o arquivamento, procure sempre ao final do dia arquivar os documentos ou se preferir ao final da semana, mas lembre-se no deixe acumular mais do que isso; d) Entre os diversos tipos de pasta, suspensa, A/Z, caixas, procure a que melhor se adqua e facilite seus servios, organize-as por assuntos utilizando etiquetas. No se esquea de no sobrecarregar as pasta, pois isso dificultar o manuseio dos documentos quando necessrio alm de deixar o visual com aspecto carregado
dando a impresso de falta de organizao;
No armrio de arquivo dever estar as pastas com os documentos do ano corrente e as pastas do documento do ano anterior, se for preciso localizar algum documento do ano anterior ser mais fcil a localizao e consulta. Ao final do ano estas pastas do ano anterior iro para o arquivo permanente da instituio, as pastas dos documentos do ano corrente continuam no armrio e abri-se novas pastas para o ano novo.
11. ORGANIZAO INTERNACIOANIS.
DE
VIAGENS:
COMO
PREPARAR
VIAGENS
NACIONAIS
Basicamente iremos ver alguns pontos importantes para organizar uma viagem de negcios. Com a devida antecedncia deveremos entrar em contato com uma agncia de viagem ou mesmo tratar diretamente com a companhia area desejada, escolher o vo e horrio para a viagem, o trecho, marcar o assento desejado. Feita a compra das passagens com antecedncia de 2 dias para viagem preparar e separar o material necessrio, organizar em pasta apropriada para esta documentao. No esquea de fazer as reservas de hotel, procurar vrias opes escolher a de melhor localizao e de fcil acesso para deslocamento para onde ser o evento: reunio, etc. Quem vai viajar deve estar no aeroporto pelo menos 2 horas antes do embarque para viagens internacionais, 1 hora para viagens nacionais. De acordo com a viagem nacional ou internacional devemos observar o seguinte: Clima, levar roupas adequadas ao clima do lugar para onde esta viajando e levando em considerao os lugares que ir freqentar; A moeda do pas, no caso de viagens internacionais, comprar com antecedncia da viagem, leve uma reserva em reais para despesas de partida e chegada no aeroporto; Secretria para facilitar esta tarefa procure sempre estar atualizada com os acontecimentos mundiais, que outras localidades a sua empresa tem contatos, procure estar antenada a respeito de hospedagens, companhias areas, agencias de turismo. 12. REUNIO: COMO PREPARAR UMA REUNIO, O PAPEL DA SECRETRIA EM REUNIES
Com a necessidade em comum da sociedade em busca de novas idias a fim somar esforos para uma melhoria contnua dentro das organizaes, essas atravs de reunies que em consenso geral, consegue-se chegar a resultados satisfatrios, tomadas de decises importantes. 12.1 COMO PREPARAR UMA REUNIO Em sua maioria o sucesso de uma reunio depende de um bom planejamento, quanto melhor e mais detalhada for sua organizao, os resultados sero certamente positivos. Esta preparao podemos descrev-la desde nmero de pessoas que iro participar, lugares por exemplo, blocos para anotaes, canetas, o ambiente dever ser limpo, confortvel, dever ser servido no mnimo gua e/ou cafezinho. Enfim, pequenos detalhes, porm no menos importantes para o desenrolar de uma boa reunio. Uma das ferramentas de suma importncia para uma reunio se desenvolver de maneira clara e objetiva, a Pauta. A Pauta dever ser elaborada por que convoca a reunio e/ou por quem ir expor determinada discusso, ou seja, o objeto principal da reunio. bom lembrar que a pauta dever ser distribuda previamente aos participantes da reunio agendada. Basicamente uma pauta dever conter as seguintes caractersticas:
Objetivo da reunio: este dever se sucinto, com o nico intuito de inteirar os participantes sobre o assunto a ser discutido, evitando-se assim desvio de assunto fazendo com os participantes se percam no decorrer da mesma;
Documentaes necessrias: ser utilizado algum tipo de documentao do tipo, relatrios, correspondncias ou equipamentos, que podero servir de subsdios para os participantes;
Data, local e hora: para que se possa evitar atrasos ou desencontros
Com estes passos iniciais para realizao de uma reunio, pode chegar ao sucesso da mesma. Pois uma pauta bem elaborada e distribuda antecipadamente ir inda contribuir para otimizao do tempo da reunio, outro fator que se deve levar em considerao em sua organizao. Pois este adiantamento do que ser discutido em reunio aos interessados, far com que os mesmos cheguem preparados, sabendo como se posicionarem diante do que ser exposto. Uma reunio quando convocada dever ter um propsito definido, para que se saia de l com resultados, solues, caso contrrio ser uma grande perda tempo para todos a sua realizao, sem saber o que se quer atingir, onde se que chegar o melhor que se tem a fazer cancelar a reunio. Antes de se convocar uma reunio dever ser visto outras formas de buscar solues para o que se deseja alcanar, ser que no existe outro meio mais fcil e eficiente para buscar os resultados desejados. Quando se Reunir e Quando No se Reunir, segundo GUIMARES, 381, 2000. Sumrio de objetivos/propsitos vlidos para reunies: 1. Para esclarecer metas da organizao; 2. Para receber relatrios verbais; 3. Para alcanar consenso do grupo sobre questes; 4. Para analisar ou resolver problemas; 5. Para alcanar aceitao para uma idia, programa ou deciso; 6. Para treinar ou ensinar; 7. Para reconciliar um conflito; 8. Para discutir informaes essenciais; 9. Para obter reaes imediatas quando a velocidade de resposta vital; 10. Para satisfazer as exigncias legais. Algumas razes vlidas para no convocar uma reunio: 1. Quando outros meios de comunicao produziriam os mesmos resultados; 2. Quando no h tempo suficiente para preparo adequado; 3. Quando as pessoas-chave no esto disponveis; 4. Quando a ocasio no for propcia; 5. Quando no improvvel que a reunio produza resultados satisfatrios. 12.2 O Papel da Secretria em Reunies
A participao das secretrias em reunies vai desde a concepo at a concluso da mesma, vejamos algumas dicas passo--passo no casa da reunio ter sido solicitada pelo seu chefe: a) Consultar agenda do seu chefe e dos possveis participante para que no haja conflito de horrios e datas, com a reunio e outros compromissos; b) Definido local e data compor a pauta da reunio e encaminhar os convites, atravs de comunicao interna, e-mail, memorando, se forem o caso, no se esquecer de solicitar a confirmao de todos os participantes; c) No dia e hora marcado a secretria dever preparar o ambiente para a realizao da reunio, caneta/lpiz, papel para anotaes, lista de presena, material udio visual quando necessrio, data show, computador, flip chart, vdeo, pinceis, etc. Deixe tambm preparado uma garrafa de caf, gua, copos, etc.; d) Arrume o local de acordo com nmero de pessoas que vo participar, cadeiras, materiais para notaes, a pauta todos devero ter uma cpia da pauta; Quanto aos lugares, se for o caso observar a hierarquia, ao lado do lder da reunio devero estar as pessoas de cargos mais importantes, uma questo de protocolo; e) Deixe o seu dirigenta informado de todas as providncias tomadas para a realizao da reunio; f) Faa a recepo das pessoas a medida que forem chegando para reunio, seja gentil; g) Muitas vezes a secretria a responsvel pela elaborao da ata da reunio, por isso esteja atenta a tudo que for dito, por quem foi dito, data, hora, colher as assinaturas do presente. Se voc no for responsvel pela ata, mas est participando da reunio saiba o momento certo para falar, em primeiro lugar oua em seguida exponha suas idias de forma clara e objetiva. h) Procure no interromper a reunio por fatores externos, do tipo ligaes, chamados de servios, durante a reunio os celulares do participante devero estar desligados;
13 CONTROLE DE ESTOQUE DE MATERIAL DE EXPEDIENTE.
Em geral as instituies possuem em seu quadro institucional o departamento de almoxarifado ou logstica, onde feito todo o controle de estoque e consumo de todo material utilizado pela instituio como um todo, inclusive material de expediente. No entanto cabe a secretria ter o controle dos materiais utilizados pelo departamento que representa, a fim de evitar o desperdcio de material, e tambm evitar que ocorra algum problema na falta do mesmo voc sempre ter um a mais para utilizar sem prejuzo ao andamento das atividades. Algumas consideraes importantes: Quais os tipos de materiais utilizado no setor, material de expediente, informtica, outros; Qual o consumo mdio fazer um levantamento do quanto gasto de papel, tinta para impressora, clips, canetas; Estoque manter um pequeno estoque de materiais do tipo canetas, papel, cola, clips, grampo para grampeador, etc, para utilizar no ms, por exemplo; 14 CONCEITOS E ATRIBUIES DA SECRETRIA TCNICA. Secretria so muitos os conceitos segundo alguns dicionrios, ter funo de classificar, estenografar, datilografar, redigir correspondncias e classificar documentos. (Manual do Secretariado executivo). O Fato que ningum nasce secretria, se voc tem o desejo de seguir esta profisso abrace-a com vontade e v luta. Como j falamos muito sobre isso anteriormente, estude, amplie seus conhecimentos, procure conhecer de fato a profisso e realmente se profissionalize. Alguns itens segundo Manual da Secretria Executiva, que poder ajud-la nesta busca do conhecimento e perfeio: Uma boa escola; Aprendizagem de lnguas estrangeiras; Leitura constante (as que do prazer e as necessrias); Comportamento adequado (postura / discrio / bom humor / etc); Domnio das emoes (ponderao / imparcialidade / etc) Criatividade, simplicidade, propsitos, etc; Vestir a camisa (conhecimento da empresa em que trabalha e seus interesses); E quantos outros pontos podem ser inseridos nesta lista...
Por isso secretria no tenha medo de investir em voc e em sua carreira, somente desta forma chegar onde desejar, exercendo com competncia a sua profisso.
Enquanto secretria so muitas as suas atribuies por isso voc dever estar preparada para desenvolv-las de forma correta, com competncia e dedicao. Algumas atribuies inerentes profisso: Recepcionar pessoas; Atendimento por telefone; Redao e digitao de documentos diversos, cartas, ofcios, planilhas e outros; Assessoria uma gerncia ou diretoria; Organizar reunies Agendamento
15 A SECRETRIA NO ATENDIMENTO AO PBLICO Como j vimos anteriormente secretria o carto de visitas da empresa, ela a pessoa que ir recepcionar o cliente, seja ele interno ou externo. Portanto secretria ao atender um cliente em sua sala, por telefone ou pela internet, seja sempre simptica, prestativa, atenciosa, interessada, gil. A seguir, dicas teis para receber bem e impressionar qualquer cliente em um prximo encontro em sua empresa, segundo Mirian Nasser Gomes:
Deixe a recepcionista e/ou segurana cientes da visita e da importncia do visitante; Se tambm for o caso, libere o estacionamento para o mesmo; Cuide de sua apresentao pessoal e aguarde pelo cliente (seja em sua sala ou na
porta do elevador);
Caso ele surja sua frente de forma inesperada e voc estiver falando com algum
ou ao telefone, sempre d preferncia ao cliente;

Apresente-se com um sorriso sincero, chame-o pelo nome e faa-o se sentir
vontade oferecendo-lhe algo para beber e/ou revista/jornal para se distrair;

Observe a temperatura do ar condicionado (ningum reclama, mas realmente
incomoda);
Converse sobre amenidades : tempo, trnsito, etc. caso ele esteja aguardando h
algum tempo pelo seu gestor ou algum imprevisto tenha ocorrido;

Se ele estiver em uma sala de reunio, demonstre ateno, aparecendo l de vez
em quando;
Seja discreta. Se o cliente estiver aguardando na sala de seu gestor ou na sala de
visitas ao lado da sua, evite falar ao telefone ou conversar com outros funcionrios em sua presena (pode ter certeza de que, mesmo sem querer, ele ouve tudo);
Nunca, em momento algum, tome seu caf da manh ou coma em seu local de
trabalho, principalmente na presena de clientes;

Mantenha seu local de trabalho limpo, organizado, com assuntos confidenciais bem
guardados e longe de curiosos;

Evite discutir ao telefone com quem for, falar ou rir muito alto (mesmo que isso seja
um hbito seu);
Quando chegar o momento da reunio, conduza o visitante at a sala de seu chefe
(por menor que seja a distncia) e feche a porta;

Evite incomod-los durante a reunio e procure manter seu local em silncio; Ao trmino da reunio, despea-se do visitante, oriente-o na sada e o agradea
pela visita. Diante do exposto acima, agindo desta forma a secretria ter muito sucesso no seu diaa-dia profissional, ser sempre lembrada com exemplo, por todos, clientes internos e externos. 16 ATITUDES DA SECRETRIA: COM OS SUPERIORES, COLEGAS, CLIENTES INTERNO E EXTERNO Cabe s secretrias o papel de saber tratar muito bem as pessoas como elas so, sem distino, a compreenso faz parte do bom trato as pessoas que convivemos. No ambiente de trabalho dever a secretria trabalhar forma harmoniosa, sem fazer distino de cargos com seus colegas, saber ouvi-los e emitir opinies quando necessrio sempre de maneira respeitosa. Desta maneira a secretria ter tambm o respeito e a confiana da pessoas, sejam elas colegas de trabalho, visitantes, superiores, amigos pessoais e at mesmo seus familiares. A isso chamamos de relaes interpessoais, o ato de nos relacionarmos com as pessoas, a troca de idias, o trabalho em grupo.
Para esse convvio com outras pessoas de diversas naturalidades as secretria devem agir com muito equilbrio emocional, para no deixar-se envolver-se em determinadas situaes, pois o seu papel dever o estritamente profissional. Seus sentimentos e emoes devero ser controlados de maneira a no se envolver deixando o profissionalismo de lado. Este equilbrio emocional precisa ser trabalhado diariamente, buscando sempre o seu crescimento. preciso saber ouvir os elogios e agradec-los com modstia e simplicidade, no deixando se levar para soberba, a secretria tem que ser de carter simples, Cortez, educada, gentil. Da mesma for quando lhe vierem s crticas estas devero servir para o nosso crescimento profissional e pessoal, pois as secretrias no so seres perfeitos, embora tentem, secretrias como pessoas, tambm cometem erros, mas so humildes o suficiente para assumi-los e concert-los. E mais uma vez o seu emocional dever estar preparado para receber essas crticas, que podero vir de seus colegas, de algum visitante ou mesmo do seu superior. Vamos ouvi-la humildemente, refletir sobre elas e melhorar, e crescer. O profissional de secretariado no seu convvio com as pessoas precisa demonstrar dinamismo, motivao para espelhar as pessoas, para que essas pessoas possam enxerg-la com exemplo de motivao e organizao. Esta caracterstica deixar a equipe confiante, motivada e os resultados sero satisfatrios para todos, portanto, saiba ouvir o que as pessoas tem a dizer, mostre-se interessada em receber essas contribuies, mostre que so bem aceitas d sua opinio, faa com que as pessoas fiquem satisfeitos. Troque idias com seu superior, oua saber ouvir uma da melhores virtudes da secretria, mostre-se interessada, tome iniciativas no espere ser mandada, traga solues e no somente problemas, desta forma voc ganhar a confiana do seu chefe. Segundo o Manual da Secretria: A secretria deve tornar-se indispensvel, saiba lidar com as mais diversas situaes, desde as mais simples as mais embaraosas, tenha jogo de cintura sempre. Preste sempre ateno s necessidades do seu chefe, seja multifuncional faa de tudo um pouco mostre a voc mesma que capaz pode se tornar ainda melhor.
17
ADMINISTRAO DO TEMPO: COMO ADMINISTRAR O PRPRIO TEMPO E DO
CHEFE. Muitas vezes reclamamos que um dia de trabalho no d para resolvermos tantas coisas, faltou tempo para tantas coisas. Diante desta situao muitas vezes nos vemos desesperados, sem saber o que fazer tudo acumulado, cada vez mais aumentando at ficarmos sufocados. o que chamamos corrida contra o tempo, entramos pela noite trabalhando sem parar, e o cansao vai tomando conta do nosso corpo e mente, dando vontade jogar tudo para alto. Alm do nosso trabalho na empresa ainda precisamos conciliar nossa vida pessoal, famlia, passeios, faculdade, compromissos pessoais, amigos, casa, cursos, academia, etc. Por esta razo saber administrar o nosso tempo e do nosso chefe, tambm. Vamos parar de empurrar as coisas com a barriga, como se diz, vamos comear resolvendo as pendncias, nas tarefas chatas onde perdemos mais tempo,quando no deixamos para o dia seguinte, vamos comear a resolv-las de maneira gil e com determinao Dentro do seu ritmo procure resolver as coisas de acordo com a sua importncia, procure listar essas coisas pendentes e v resolvendo uma a uma. Converse com seu chefe procurem juntos, uma forma de deixar todos os assuntos em dia e mostre-se interessada em ajud-lo. Pela manh juntos faam uma relao das coisas a serem executadas no dia, e no decorrer do dia v administrando esses afazeres, ao final do expediente veja tudo que foi executado, se ficarem pendncias para o dia seguinte procure verificar porque isso aconteceu e busque subsdios para que possam ser resolvidas no dia seguinte. Uma coisa certa na corrida contra o tempo ficar de l pra c de nada adianta, desta forma voc perde o foco e acaba no fazendo nada, portanto tenha sempre uma seqncia lgica de seus afazeres. Seja previsvel assim o tempo ir fluir ao se favor, planeje o seu dia, a sua semana. 18 APRESENTAO PESSOAL Item de extrema importncia para que pretende exercer a profisso de secretria, a apresentao pessoal. Nada mais lamentvel do que voc ser atendido por uma pessoa toda rasgada, suja, com mau cheiro, despenteada, que no sabe se portar, sem qualquer postura.
exatamente a que entra a etiqueta profissional e pessoal, como voc se comporta, como a sua postura profissional e pessoal, a sua maneiro de se portar, se vestir, receber as pessoas, de falar ao telefone. A etiqueta nada menos que o bom uso do bom senso e dos bons modos. 18.1 Cuidado com a Imagem A primeira imagem a que fica quantas vezes j ouvimos essa expresso, e ela faz sentido em nossas vidas. A secretria precisa ter uma aparncia impecvel. A beleza que falamos aqui no se trata de ter os olhos azuis, cabelos longos maravilhosos, rosto de boneca, no nada disso, pois todas as pessoas possuem uma beleza particular.
Esta imagem dever ser de uma pessoa saudvel, alegre, com sorriso estampado em seu rosto, dentes limpos e bem tratados, cabelos bem arrumados e limpos, roupas no de marcas caras, mas sim limpas, bem passadas e de acordo com o ambiente de trabalho, uma boa maquiagem discreta. Ser mulher, usar toda sua feminilidade colocar beleza em tudo, com harmonia e delicadeza.
Esteja sempre elegante e bem vestida, use roupas adequadas ao seu ambiente de trabalho, sem exageros, procure sempre um visual sbrio e discreto, combine adequadamente os assessrios, a maquiagem, os sapatos devem ser confortveis dando leveza ao caminhar e praticidade ao deslocar-se. Lembre-se a sua vestimenta dever ser de acordo com o ambiente e horrio, trabalho ou festa, praia, a secretria tem que apresentar-se de maneira correta em todas as situaes.
18.2
Marketing pessoal. Precisamos colocar em prtica o nosso marketing pessoal, mostrar nossas qualidades
pessoais e profissionais, nossas atitudes como pessoa, precisamos ser verdadeiros, mostrar o que no somos.
A secretria precisa agir de maneira natural sem forar uma situao ou atitude que no seja a dela, agir de forma condizente com a nossa realidade. Lembre-se secretria a humildade deve fazer parte deste processo, do contrrio voc se tornar inoportuna, desacreditada e perder a confiana das pessoas, nessas situaes geralmente falamos mais do que devamos ou escondemos nossas falhas e defeitos, o perigo disso que no dia-a-dia ns verdadeiramente nos mostramos. Portanto devemos sempre ser verdadeiros para no nos surpreendermos mais tarde com situaes desagradveis. Devemos sempre ter o bom uso da etiqueta isto primordial para secretria em todas as situaes. preciso ser gentil, ser tica, ter um comportamento exemplar em reunies, eventos sociais, saber se colocar respeitando a hierarquia institucional, se vestir adequadamente, saber o momento certo para ouvir e falar. Seja voc mesma, no force uma situao em que voc no poder sustentar, haja sempre com naturalidade e espontaneidade, desta forma poder evitar situaes desagradveis evitando constrangimentos. As suas competncias e habilidades precisam sim ser mostradas, mas com cautela, sem imposies seja discreta e humilde as pessoas vero o seu valor. No podemos esquecer que o nosso marketing pessoal construdo no dia-a-dia, nas coisas que fazemos em nossas atitudes e postura tica, o nosso marketing pessoal nos trar melhores resultados quando mais mostrado do que falado. Desenvolva novas prticas de marketing de relacionamento, essencial para a secretria, quebrar paradigmas aos poucos com cautela promover e mostrar o seu valor como profissional. Desta forma voc ir consolidando sua imagem profissional e pessoal como um grande produto de qualidade e competncia. No esquea o muito alm da um sua bom precisamos ter sempre as apresentvel, seu marketing pessoal vai aparncia, currculo. por isso mo um carto de visitas
19 PROFISSO
REGULAMENTAO DA
Regulamentao da profisso de Secretria Lei 7377, de 30/09/85 e Lei 9261, de 10/01/96 Dispe sobre o exerccio da profisso de secretrio e d outras providncias O Presidente da Repblica. Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art.1. O exerccio da profisso de secretrio regulado pela presente Lei. Art.2. Para os efeitos desta Lei, considerado: I - Secretrio Executivo a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido na forma de Lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma de Lei. b) o portador de qualquer diploma de nvel superior que, na data de vigncia desta Lei, houver comprovado, atravs de declaraes de empregadores, o exerccio efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuies mencionados no Art.4. desta Lei. II - Tcnico em Secretariado a) o profissional portador de certificado de concluso de curso de Secretariado em nvel de 2. grau b) portador de certificado de concluso do 2. grau que, na data de incio da vigncia desta Lei, houver comprovado, atravs de declaraes de empregadores, o exerccio efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuies mencionados no Art.5. desta Lei. Art. 3. assegurado o direito ao exerccio da profisso aos que, embora no habilitados nos termos do artigo anterior, contm pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados de exerccio de atividades prprias de secretaria na data de vigncia desta Lei. Art.4. So atribuies do Secretrio Executivo: I - planejamento, organizao e direo de servios de secretaria; II - assistncia e assessoramento direto a executivos; III - coleta de informaes para a consecuo de objetivos e metas de empresas; IV - redao de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
V - interpretao e sintetizao de textos e documentos; VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferncias, palestras de explanaes, inclusive em idioma estrangeiro; VII - verso e traduo em idioma estrangeiro, para atender s necessidades de comunicao da empresa; VIII - registro e distribuio de expediente e outras tarefas correlatas; IX - orientao da avaliao e seleo da correspondncia para fins de encaminhamento a chefia; X - conhecimentos protocolares. Art.5. So atribuies do Tcnico em Secretariado: I - organizao e manuteno dos arquivos da secretaria; II - classificao, registro e distribuio de correspondncia; III - redao e datilografia de correspondncia ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro; IV - execuo de servios tpicos de escritrio, tais como recepo, registro de compromissos, informaes e atendimento telefnico. Art.6. O exerccio da profisso de Secretrio requer prvio registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministrio do Trabalho e far-se- mediante a apresentao de documento comprobatrio de concluso dos cursos previstos nos incisos I e II do Art.2. desta Lei e da Carteira de Trabalho e Previdncia Social - CTPS. Pargrafo nico - No caso dos profissionais includos no Art.3., a prova da atuao ser feita por meio de anotaes na Carteira de Trabalho e Previdncia Social e atravs de declaraes das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas atividades, discriminando as atribuies a serem confrontadas com os elencos especificados nos Arts.4. e 5. Art.7. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art.8. Revogam-se as disposies em contrrio. Jos Sarney Almir Pazzianotto Fernando Henrique Cardoso Paulo Paiva
Todo profissional de secretariado deve ter seu registro junto DRT - Delegacia Regional do Trabalho. 19.1 Capital Intelectual: Atividades da Secretria Capital intelectual da secretria est voltado a todo seu conhecimento cientfico e de suas habilidades tcnicas para o desenvolvimento da sua profisso. imprescindvel que a secretria invista em seu capital intelectual, pois isso far a diferena em sua carreira perante a concorrncia na hora de se candidatar a uma vaga de secretria, ou mesmo no desenvolvimento dirio de suas tarefas na instituio em que trabalha. Podemos considerar como Capital Intelectual de uma secretria os seguintes itens: 1. Conhecimentos cientficos, adquiridos muitas vezes atravs de uma graduao ou ps graduao, mestrado, doutorado; 2. Marketing Pessoal; 3. O conhecimento da instituio em que trabalha; 4. Melhores prticas de suas atividades secretariais; 5. Relacionamentos interpessoais, formais e informais 6. Conhecimento sobre as suas competncias e de seus colegas e superiores; 7. Domnio sobre as tecnologias utilizadas pela sua profisso e organizao.
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS Capital intelectual o mesmo que capital humano? Frequently Asked Questions. Informal Informtica. Disponvel em: HTTP://www.informal.com.br/portal/page? _pageid=94,238273&_dad=portal&_schema=PORTAL. Acesso em: 22 out. 2007. CARVALHO, Antonio Pires de. GRISSON, Diller. Manual do Secretariado Executivo. Editora DLivros, ed. 3 Revisada e Atualizada, 2000. GRION, Laurinda da Silva. Dicas e Estratgias para o desenvolvimento da Secretria. Editora rica Ltda. Ed. 10, 2000 So Paulo. GUIMARES, Mrcio Eustquio. O livro azul da secretria. Editora rica. Ed. 18, 1995 So Paulo. BORTOLOTTO, Mrcia Fernanda Pasa. WILLERS, Ednilse Maria. PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO: EXPLANAO DAS PRINCIPAIS CARACTERSTICAS QUE COMPEM O PERFIL. Disponvel em:
http://e-revista.unioeste.br/index.php/expectativa/article/viewFile/410/326. Acesso em: 22 out. 2007. FIGUEIREDO, Saulo. Para entender o que Gesto do Conhecimento . Intranets e GC Negcios Relacionamento. Disponvel em: http://webinsider.uol.com.br/index.php/2005/08/29/paraentender-o-que-e-gestao-do-conhecimento/. Acesso em: 22 out. 2007. Attender. Dicas informaes teis para voc. Disponvel em: http://www.attender.com.br/publico/dicas/comp-delega.htm. Acesso em: 22 out. 2007 GOMES, Mirian Nasser. Polivalente - Ser ou no ser! Artigos Mulher. Disponvel em: http://www.secretariamoderna.com.br/sm_mulher24.htm. Acesso em: 10 nov. 2007. GOMES, Mirian Nasser. A secretria e o uso de sua criatividade. Artigos Mulher. Disponvel em: http://www.secretariamoderna.com.br/sm_mulher18.htm. Acesso em: 10 nov. 2007. GOMES, Mirian Nasser. A difcil arte de administrar conflitos. Artigos Mulher. Disponvel em: http://www.secretariamoderna.com.br/sm_mulher17.htm. Acesso em: 10 nov. 2007. GOMES, Mirian Nasser. A secretria e o uso de sua criatividade . Artigos Mulher. Disponvel em: http://www.secretariamoderna.com.br/sm_mulher12.htm. Acesso em: 10 nov. 2007. BETTIO, Suely Regina. A comunicao do profissional de Secretariado na busca do sucesso e da inovao. Artigos Mulher. Disponvel em: http://www.secretariamoderna.com.br/sm_vidaprof25.htm . Acesso em: 12 nov. 2007. GOMES, Mirian Nasser. Vida profissional X pessoal. Artigos Mulher. Disponvel em: http://www.secretariamoderna.com.br/sm_mulher22.htm. Acesso em: 12 nov. 2007. GOMES, Mirian Nasser. Afinal, o que Marketing Pessoal ? Artigos Mulher. Disponvel em: http://www.secretariamoderna.com.br/sm_mulher09.htm. Acesso em: 12 nov. 2007. GOMES, Mirian Nasser. Como voc administra seu tempo?Artigos Mulher. Disponvel em: http://www.secretariamoderna.com.br/sm_mulher08.htm. Acesso em: 12 nov. 2007. RIZZI, Astrid. Frustraes de secretrias inteligentes diante de chefes no muito exigentes. Colunas. Disponvel em: http://www.secretarias.inf.br/textos.asp?codigo=264. Acesso em: 20 nov. 2007. DELIA, Maria Elizabete S. Ser secretria - Cres- "ser" e ser til. Colunas. Disponvel em: http://www.secretarias.inf.br/textos.asp?codigo=274. Acesso em: 20 nov. 2007. DELIA, Maria Elizabete S. O novo significado da competncia. Colunas. Disponvel em: http://www.secretarias.inf.br/textos.asp?codigo=255. Acesso em: 20 nov. 2007. LIGER, Sandra. Inteligncia Emocional. Colunas. Disponvel em: http://www.secretarias.inf.br/textos.asp?codigo=291. Acesso em: 20 nov. 2007. GOMES, Mirian Nasser. Dicas teis para falar corretamente ao telefone. Colunas. Disponvel em: http://www.secretarias.inf.br/textos.asp?codigo=3893. Acesso em: 20 nov. 2007. GOMES, Mirian Nasser. Dicas teis para falar corretamente ao telefone. Artigos. Disponvel em: http://www.sinsesp.com.br/artigos/artigo24.htm. Acesso em: 20 nov. 2007. TANGRAM Consultoria Organizacional. COMPETNCIAS da GESTO
EMPREENDEDORA. Disponvel em: http://www.tangram.org/instrumentos/cge.html. Acesso em: 30 nov. 2007 MONTEZUMA, Helena. Manual da Secretria. Editora Tecnoprint. 1985

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www.apostilasdescoladas.webnode.com.br Colaboradora: Gizely Lima, Acadmica de Servio Social, e-mails: koallita@bol.com.br, koallita@hotmail.

QUALIDADES EXIGIDAS DA SECRETRIA (O)

COMPETNCIA Esta essencial em qualquer profisso, portanto ao escolher a profisso de secretria

Comprometimento com a alta administrao e demais colegas de

trabalho; A constante busca de conhecimento no sentido de aperfeioar o

entendimento dos conceitos; Conduo de gesto para todas as relaes da organizao,

ligadas organizao; Conhecimento da poltica de recursos humanos praticada pela

organizao; Efetividade de avaliaes dos resultados dos processos da

7. EFICCIA PROFISSIONAL. 7.1 O PROFISSIONAL MULTIFUNCIONAL

Organize sua mesa em 12 passos, retirado do site http://www.secretariamoderna.com.br/ :

Vejamos agora os possveis tipos de agendas:

Jantar com Executivos de So Paulo Restaurante Tropical Hotel

Verificar se as metas o dia foram cumprida,Arquivar documentos do dia

dando a impresso de falta de organizao;

11. ORGANIZAO INTERNACIOANIS.

Data, local e hora: para que se possa evitar atrasos ou desencontros

13 CONTROLE DE ESTOQUE DE MATERIAL DE EXPEDIENTE.

ou ao telefone, sempre d preferncia ao cliente;

vontade oferecendo-lhe algo para beber e/ou revista/jornal para se distrair;

algum tempo pelo seu gestor ou algum imprevisto tenha ocorrido;

trabalho, principalmente na presena de clientes;

guardados e longe de curiosos;

(por menor que seja a distncia) e feche a porta;

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