INSTITUTO PROFESIONAL DE LA REGION ORIENTE (IPRO) XALOSTOC MORELOS

NOMBRE DEL PROFESOR: *LIC. LUCIO AVILA JIMENEZ

NOMBRE DE LA ALUMNA: *CINTHIA LIZBETH VELAZQUEZ FLORES CORREO ELECTRONICO: cinthia_de.espejo@hotmail.com

MATERIA:

*INTRODUCCION A LA COMUNICACIN Y A LAS RELACIONES PBLICAS

NOMBRE DEL TRABAJO: *RESUMEN

FECHA DE ENTREGA: * 25/07/2013

LAS RELACIONES PBLICAS EN LA GESTIN DE LA COMUNICACIN INTERNA

M CARMEN CARRETN BALLESTER (DIR.) IRENE RAMOS SOLER (COORD.)

La comunicacin organizacional juega un papel muy importante en las empresas. . La comunicacin interna es la base para la comunicacin externa. Los empleados son el motor de las organizaciones y el tener una buena poltica de comunicacin interna que parta de las relaciones con ellos hace que haya grandes activos de comunicacin externa. A estos trabajadores se les debe hacer sentir parte fundamental para el logro de las actividades y objetivos organizacionales. Para contar con una buena imagen externa positiva es imprescindible que la situacin interna este en armona, para ello las organizaciones deben de incluir en sus planes estratgicos las relaciones con los empleados como base de sus relaciones con el resto de los pblicos, externos. Es importante sealar que la comunicacin interna debe tener su pilar en las relaciones entre su organizacin y sus pblicos internos para beneficio de ambos. Las relaciones internas consisten en averiguar las necesidades, las inquietudes y los intereses de los empleados y saber cmo les afecta las decisiones que toma la organizacin en la que trabajan. Los objetivos de los relacionistas pblicos con el colectivo interno de cualquier organizacin deben contemplar promover el sentido de pertenencia, socializar al empleado en el micro ambiente de la organizacin, as como transmitirle el proceso de socializacin y adaptacin de la organizacin en el entorno, satisfacer necesidades comunicativas personales y profesionales, crear y mantener una cultura corporativa homognea enmarcada en la responsabilidad social, estimular la participacin y la autonoma, una imagen interna positiva en coherencia con la externa, lograr un dialogo continuado entre la organizacin y los empleados y sobre todo que la actividad y la actuacin de la organizacin refleje todo lo anterior. Tambin es necesario hacer saber lo que se hace. Para todo lo anterior se realizan encuestas de donde puede partir para saber lo que les hace falta a los empleados y satisfacerlas. La comunicacin es de suma importancia para las organizaciones ya que si desean tener buenas relaciones con sus pblicos necesita comunicar y desarrollar adaptaciones mutuas que sean benficas para ambos. Para mantener buenas relaciones no solo basta con llevar a cabo acciones de comunicacin sino que tambin hay que gestionar muy bien la comunicacin para ello hay que evaluar si las herramientas utilizadas son las adecuadas para as poder llegar al pblico que nosotros deseamos, y si los pblicos nos estn percibiendo de una manera correcta, ya que tenemos respuesta a estn inquietudes ahora si podemos planificar nuestra comunicacin a futuro y corregir los errores que podamos cometer y lo realizado correctamente. Esto para mejorar el conocimiento de los pblicos de la organizacin. Para tener una buena gestin de la comunicacin es necesaria la investigacin y planificacin. La auditora es una tcnica para la investigacin y planificacin, procesos y herramientas de la comunicacin de las organizaciones. Con la auditoria

se conocen las herramientas ms demandadas y los recursos comunicativos y estableces, las ventajas y desventajas de la comunicacin. Para hallar las respuestas que queremos se tienen que combinar varias tcnicas de investigacin. Para conocer lo que perciben los pblicos se llevan a cabo encuestas y algunas entrevistas o dinmicas de grupos, de igual forma se deben recurrir a la consulta de fuentes documentales a la observacin participante y no participante, y a la directa y espontanea para conocer cmo se gestiona la comunicacin y para descubrir la imagen que de nuestra organizacin transmiten los medios de comunicacin todas estas tcnicas ayudan a saber lo que est pasando. Los procesos auditores son dos: modelos genricos global y parcial. El proceso global abarca todos los modos de comunicacin nos permiten conocer los fundamentos generales. La parcial es aquella que se realiza sobre algn servicio administrativo. Es necesario realizar auditoras en situaciones de crisis, para comprobar cmo se ve afecta la organizacin entre sus pblicos, cuando hay cambios organizativos que afectan a la organizacin y tras la realizacin de campaas de comunicacin de organizaciones en el que se desarrolla la actividad organizativa. La dificultad de realizar una auditoria nos lleva a los mecanismos protocolizados de evaluaciones sobre herramientas comunicativos. Lo que se est implantando con rapidez es la intranet. Con ella los procesos de insercin de nuevos modelos y estructuras organizativas nos llevan a la necesidad de acomodar las caractersticas intrnsecas de la institucin. La intranet debe integrarse en configuraciones de comunicacin interna. Los pasos que se deben realizar en una intranet nos lo muestra el modelo Race de Marston. Tenemos que conocer los tipos de comunicacin en una organizacin que son: ascendente y descendente, horizontal y transversal, su participacin de los recursos humanos, las herramientas de las que se disponen y el uso y valoracin de casa una de ellas. Una intranet permite aglutinar la informacin que generan los distintos departamentos o secciones de la organizacin. Esto implica la posibilidad de consultar por un dato que puede estar localizado en distintas fuentes de informacin que la empresa posee.

El uso de la intranet debe mejorar la organizacin. Ahora es necesario establecer los criterios que nos servirn para generar una intranet y los objetivos que nos planteamos con su gnesis para ello se generan algunas preguntas que modulan el proceso de implantacin. Para llegar a las respuestas de estas preguntas hay que

recurrir a diferentes instrumentos analticos como son la auditoria de informacin: que nos permite conocer las herramientas usadas por los empleados, mapas de conocimientos: estos se utilizan para mejorar la comunicacin interna y a partir de los dos pasos anteriores determinar cul es la disposicin ptima de la informacin de la intranet. Las tcnicas que ms se utilizan para las auditorias de comunicacin interna son cualitativas y cuantitativas. La cualitativa se agrupa en varias tcnicas que son: observaciones directas y tcnicas dialgicas. En las observaciones directas estn la autoobservacin que son informes en los que las personas anotan su conducta individual en el mbito profesional. La observacin sistemtica o no participante que es el procedimiento por el cual recogemos informacin, mirar algo sin la intencin de examinarlo, interpretarlo y obtener unas conclusiones sobre ello, para as definir varias modalidades de conducta y solicitar a los observadores que registren cada vez que ocurra la conducta. La observacin participante la cual consiste en recabar informacin que consiste en observar a la vez que participamos en las actividades del grupo que se est investigando. Y dentro de las tcnicas dialgicas estn las entrevistas abiertas que son libre, en profundidad, no directiva y semiestructurada, las fases para su aplicacin son: preparacin, comienzo, desarrollo y finalizacin entrevista. El Brainstorming, es una tcnica de creatividad, y como tal su objetivo fundamental es idear una solucin a un determinado problema, o mejorar las soluciones existentes. El Philips 66 es una tcnica de dinmica de grupos que se basa en la organizacin grupal para elaborar e intercambiar informacin mediante una gestin eficaz del tiempo. Un grupo grande se divide en subgrupos de 6 personas para discutir durante 6 minutos un tema y llegar a una conclusin. Del informe de todos los subgrupos se extrae despus la conclusin general. El objetivo de las discusiones grupales reproducir relaciones organizativas y permite captar necesidad, inters y preocupaciones, y conocer motivaciones y actitudes. La encuesta es una investigacin realizada sobre una muestra de sujetos representativa de un colectivo ms amplio, utilizando procedimientos estandarizados de interrogacin con intencin de obtener mediciones cuantitativas de una gran variedad de caractersticas objetivas y subjetivas de la poblacin. Mediante la encuesta se obtienen datos de inters interrogando a los miembros de una poblacin. El anlisis de contenido es un conjunto de procedimientos interpretativos y tcnicas de refutacin aplicada a procesos comunicativos que constituyen un documento. Los cuales se llevan a unos pasos a seguir como son:

Seleccin de la comunicacin que ser estudiada Seleccin de las categoras que se utilizaran Seleccin de las unidades de anlisis Seleccin del sistema de recuento y medida

Las organizaciones deben realizar acciones de investigacin y evaluacin de sus estrategias campaas y herramientas de comunicacin para permitirles mejorar el proceso de planificacin. La auditora es la herramienta que investiga la comunicacin. Ya que con ella se mejora las relaciones con los pblicos. El I.SO.R.S. es una herramienta de participacin para la cohesin de grupos su objetivo es crear un dialogo para obtener una mayor integracin y entendimiento del grupo. La participacin, la motivacin, el dialogo y el consenso son los elementos de la comunicacin que se utilizan para resolver los momentos de cambio e incertidumbre frente a un futuro. Esta tcnica se utiliza con una reflexin del presente tema de trabajo y culmina en su proyeccin futura con actuaciones que se deben realizar a corto, medio y largo plazo. Los objetivos de la I.SO.R.S son: conocimiento, pertenencia, implicacin y cohesin de grupos. Esta tcnica se utiliza para dar un buen servicio a la comunidad en el cual deben de participar todos los trabajadores de la organizacin de este modo se asegura el progreso y rendimiento del grupo.

La comunicacin interna al servicio de la organizacin y de las relaciones con sus pblicos internos

El empleado tiene un papel muy importante dentro de la empresa porque que gracias a l se logra la competitividad necesaria de la empresa. Ya que el empleado es quien elabora los productos o servicios y de ellos depende la calidad de los mismos. Tambin por su relacin con los clientes de la compaa. Los empleados tambin son importantes porque asumen un rol en relacin con la empresa porque pueden ser consumidores de la compaa, son lderes de opinin para las personas ajenas de la empresa, ya que pueden dar a conocer a las personas sobre ella misma o sobre sus productos o servicios, pueden ser miembros de grupos de presin o influencia y tambin pueden ser con una probabilidad alta, miembros de la comunidad local en la que se encuentra ubicada la organizacin. La comunicacin organizacional est orientada hacia el anlisis de la eficacia de la comunicacin por tanto la comunicacin es el resultado de una forma particular de organizacin en una entidad. La comunicacin interna se concibe como la transmisin de informacin desde los niveles superiores hacia los inferiores de la organizacin. Los programas de comunicacin interna han dado prioridad a un grupo de tcnicas de comunicacin unidireccional de los directivos a los empleados con el principal objetivo de diseminar la informacin, transmitir decisiones y controlar a la gente. Esto permite que los empleados tengan informacin de noticias y actividades que ocurren en la organizacin. Ahora bien la comunicacin interna se puede definir como el intercambio de informacin a travs de todos los niveles de una organizacin. Todos los miembros de la organizacin estn implicados en la comunicacin y en el intercambio de informacin sobre lo que estn haciendo. Este intercambio de informacin se convierte en algo que se llama multidireccional a travs del dialogo que establece un sistema de comunicacin. El termino informacin es la principal fuente de productividad y poder debido a las condiciones tecnolgicas de nuestro tiempo. Los miembros de una organizacin son importantes para su xito. El uso apropiado de las nuevas tecnologas ser un importante reto para las organizaciones en el futuro prximo. La intranet es uno de ellos que sirve de medio publicitario para educar e informar, comunicar e interactuar, construir y mantener relaciones. La intranet ofrece oportunidades para establecer dialogo con distintos pblicos, gracias a ella las

organizaciones han desarrollado distintas herramientas para actividades de comunicacin interna como son: intranets, emails, blogs, chats, forums, etc. Estas herramientas permiten la obtencin de informacin y permite que la gente se comunique y se involucre en relaciones internas dentro de la organizacin. Poore y Pitt afirman que si la organizacin busca conseguir el xito a largo plazo debe desarrollar una comunicacin simtrica, clara y abierta con sus empleados. Internet permite que las personas y organizaciones hagan circular datos, informacin y conocimientos, donde hay saturacin de informacin. Dicha informacin debe ser controlada para asegurar que proporciona informacin precisa y oportuna a la organizacin y sus empleados. Las herramientas de ecomunicacin interna estimulan a los empleados en ir a buscar la informacin que necesitan sin esperar que los directivos les hagan llegar la informacin.

Lneas de investigacin en la comunicacin interna

Las nuevas tecnologas no solo influyen en los canales de comunicacin tambin en las estructuras y procesos organizativos. Por eso los cambios que afectan en la comunicacin podrn tener un efecto decisivo sobre los procesos y estructuras de la organizacin. Algunos de los cabios son: De estructuras jerrquicas a estructuras planas De estructuras controladas a estructuras abiertas

Las nuevas tecnologas determinan las estrategias y canales de comunicacin interna en una organizacin. La cultura organizativa es el conjunto de presunciones compartidas por los miembros de la organizacin manifestadas en comportamientos y artefactos culturales propios de la organizacin que realmente orientan la conducta de los miembros de la organizacin y les permiten percibir, concebir, sentir y juzgar las situaciones y relaciones de forma estable y coherente dentro de esa organizacin. Propicia un entorno estable y predecible, da un sentido y una identidad y un sistema de comunicacin a los miembros de la organizacin. Pero tambin controla e impone la cultura dominante a las subculturas en conflicto con ella. La personalidad corporativa se disea a partir de los valores e identidad que a su vez se convierte en mensaje diferenciador. Las relaciones publicas trabajan para convencer ya sea a travs de los lderes de opinin o directamente. Las

organizaciones empresariales pueden influenciar sobre muchos asuntos pblicos y no solo sobre aquellos que puedan llevar consigo una posible regulacin gubernamental. La gestin de conflictos potenciales es una herramienta de gestin y su funcin es vigilar e investigar el entorno de la organizacin y solucionar los posibles problemas a la deteccin de sus primeros indicios. La gestin de conflictos potenciales se extiende a la procreacin de la empresa en un esfuerzo por detectar cualquier asunto que pueda suponer un problema para el futuro de la organizacin.

Los componentes fundamentales de un sistema de gestin de conflictos potenciales son:

1. Identificar, mediante la vigilancia y el seguimiento de los acontecimientos del entorno, aquellos asuntos que pudieran afectar a la empresa en el futuro. 2. Estimar la probabilidad de que ocurran los asuntos identificados y anlisis de sus consecuencias. 3. Determinacin de una estrategia de actuacin. 4. Puesta en prctica de la estrategia definida. 5. Evaluacin de los resultados obtenidos y modificacin de la estrategia.

Las emociones influyen mucho en nuestro comportamiento. Si nos sentimos bien con nosotros mismos seremos capaces de realizar un buen trabajo por ello las empresas deben hacer sentir bien a os trabajadores porque de esa manera podrn alcanzar sus metas. As como tambin la organizacin debe generar confianzas entre los trabajadores.