Service Allemand de Dveloppement

Cellule dAppui la Structuration des OP

CASOP

GUIDE METHODOLOGIQUE

Les techniques de communication et danimation

Mars 2007

SOMMAIRE

Prsentation du guide FICHE 1. Objectifs de la formation FICHE 2. Limportance de la communication au sein dune association FICHE 3. Les techniques de communication FICHE 4. Les techniques danimation de groupe Bibliographie

ANNEXES : Les principaux outils danimation : 1. Le brainstorming 2. Les sayntes 3. Le thtre forum 4. La dmonstration 5. Le jeu de rle 6. Ltude de cas 7. Lexpos 8. Les proverbes 9. Les fables et contes 10.Les devinettes et nigmes 11.Les causeries / dbats 12.Les affiches Dossier : Gestion de linformation et de la communication : Les organisations paysannes se renforcent en sappuyant sur des partenaires et des mdias spcialiss.

-2-

Prsentation du guide

Ce guide mthodologique a t labor par la Cellule dAppui la Structuration des OP (CASOP) pour appuyer les membres du Bureau Excutif de la Chambre Rgionale dAgriculture de Diffa dans le cadre de la mise en uvre de la stratgie de renforcement des Organisations de Producteurs. A travers la formation sur les techniques danimation, il sagissait dapporter aux membres du Bureau Excutif de la Chambre Rgionale dAgriculture de Diffa les moyens pour prparer et mener les runions de linstitution (runion du BE et Assemble Consulaire) et galement damener chaque membre restituer aux autres toutes les informations pour crer un esprit de franche collaboration au sein du Bureau Excutif. La qualit de la communication est primordiale au sein dune association. Lorsquelle stablit convenablement, la communication facilite et permet : La cohsion et lintgration effective du groupe dassocis ; La motivation et limplication des membres de lassociation ; Le dveloppement de la solidarit au sein de lassociation ; La libration et la mobilisation de lnergie ncessaire pour atteindre les objectifs de lassociation. Ce guide mthodologique est compos de 4 fiches et dannexes prsentant dune part les principaux outils danimation et dautre part un dossier pour complter la formation.

-3-

FICHE 1. OBJECTIFS DE LA FORMATION

Technique : laisser les participants exprimer leurs attentes avant de les comparer aux objectifs prvus

Public : Bureau Excutif de la CRA-DA (5 membres) Objectifs :

Quest-ce que les participants devront tre capables de faire, de raliser la fin de la session ? Parmi tous les messages, les connaissances importantes et extrmement utiles que je veux leur transmettre, sils ne devaient retenir quune ou deux choses, quest-ce que jaimerais quils retiennent, quils matrisent, quils prennent conscience ?

Les participants matrisent les principes danimation et de communication. Les participants savent dfinir les objectifs de runions ou sessions quils organisent. Les participants savent tre attentifs laspect Genre dans leurs interventions. La circulation de linformation est facilite au sein du Bureau Excutif. Les participants connaissent les diffrents outils danimation. .. ...... .. Toujours dfinir en pralable les objectifs dune runion, dune formation ou dune animation

-4-

FICHE 2. LIMPORTANCE DE LA COMMUNICATION AU SEIN DUNE ASSOCIATION

Technique : questions : quest-ce que lanimation ? que fait lanimateur ? qui est animateur ?

Lanimation est au service de laction. On pense aux animateurs des projets, des IMFs, ou aux agents des services techniques. Ce sont eux qui ralisent laction sur le terrain alors que le staff (coordonnateur ou directeur, secrtariat, financier) coordonnent les actions du sige du projet. Lanimation cest laction. Lanimation cest bien sur la facilitation de runion mais aussi un tat desprit permanent, cest un moyen de passer des informations, de sensibiliser, de restituer donc de communiquer. Lanimation est confie un animateur mais pas seulement. Dans le cas de la Chambre Rgionale dAgriculture, tous les membres consulaires et mme les membres dlgus ont vocation tre des intermdiaires entre le Bureau Excutif et la base, donc des animateurs. Chaque lu de la Chambre doit se sentir rempli dune mission danimation pour que le plan daction se ralise. Ce ne peut tre le Bureau ou mme les commissions techniques qui vont tout faire, ou encore des salaris si la Chambre peut les recruter. La Chambre doit devenir un rseau de comptences anim par autant danimateur quelle a dlu. Animer : veiller, donner vie, inciter, motiver, promouvoir lintrt du vis--vis.

-5-

Importance de la communication association / une institution :

dans

une

Lorsquon assimile une association un tre vivant, la communication elle peut tre comme le sang qui circule dans les veines. Cest donc le principal moyen pour maintenir la dynamique associative. Une association est un groupe dindividus organiss. Elle est diffrente dune somme dindividus, car dans un groupe organis les membres sont tenus par des objectifs et ils oeuvrent ensemble pour les atteindre. Ils tablissent des normes pour rgir leurs rapports et veillent collectivement leur application. Toute association nat, se dveloppe et meurt : Lorsque sa raison sociale cesse dexister, tous les membres saperoivent que les objectifs fixs sont atteints ou ne sont plus dactualit. La vie dune association est un processus dynamique et les principales tapes de cette vie traduisent la dynamique du groupe des associs par rapport aux objectifs communs poursuivis, et dans ce processus, la dimension communication constitue llment principal travers lequel se produit lessentiel des effets qui sou tendent lvolution de lassociation.

-6-

FICHE 3. LES TECHNIQUES DE COMMUNICATION

Technique : questions rponses

1. Dfinition

Dans une association, la communication peut se dfinir comme tant un processus au cours duquel les membres entrent en contact, changent des points de vue et des informations, et ineragissent entre eux ou avec leur environnement dans tous les actes qui conduisent la ralisation des objectifs de lassociation. Communiquer nest donc pas un acter neutre. Son corollaire est avant tout la notification dune modification dune situation initiale en chacune des personnes en prsence ; c'est--dire un enrichissement mutuel. De ce point de vue, une association est le lieu de communication par excellence, ds lors que les individus se mettent en rapport et oeuvrent ensemble autour dun objectif commun dans une perspective de rsultat.

2. Moments de communication

Les occasions de communiquer entre les membres dune association sont nombreuses et varies notamment : Dans leur vie de tous les jours au regard de leurs objectifs communs ; Lors des missions dinformation et de sensibilisation des responsables ; Pendant les rencontres de formation ; Au cours des runions des organes de lassociation (Bureau Excutif, Assemble, commissions).

-7-

3. Principales formes de communication

Dans une association, la communication peut tre : Verbale si elle se pratique oralement travers les causeries, les dbats, les discussions, etc. Ecrite lorsque les informations quelle comporte sont consignes par correspondance dans les rapports, des procs-verbaux, des comptes-rendus, etc. Gestuelle c'est--dire travers des gestes, des mimiques ; Audio-visuelle quand il sagira dutiliser des rapports de type photo, dessins, vido, cassettes, internet.

4. Processus de communication

Le processus de communication traduit un mcanisme bas sur la transmission et la rception des messages comportant les cinq principaux lments ci-aprs : Lmetteur : celui qui conoit et envoie le message ; Le rcepteur : celui qui reoit le message et linterprte pour comprendre sa signification ; Le message : contenu de ce que lon veut transmettre ; Le canal : support utilis pour transmettre le message (feuille de papier, tlphone, geste, mdia, etc.) ; Linformation retour ou feed-back : la raction qui permet de vrifier si le message est pass. Par exemple dans le cadre des activits dune organisation, lencadreur/animateur/vulgarisateur reprsente lmetteur, les groupes cibles les rcepteurs, le message pourrait tre une sensibilisation sur le VIH SIDA. On value limpact du message par le feed-back.

Encadreur (Emetteur)

message Feed-back

Membre des associations (Rcepteur)

La communication est russie que lorsquil ny a aucune diffrence entre ce quon a voulu dire, ce -8-

quon a dit et ce qui est compris par lauditoire de la communication. 5. Conditions dune communication optimale Quelque soit sa forme et le contexte dans lequel elle sopre, la communication se fonde sur le principe mission et rception des messages. Cest pourquoi elle suppose des soins particuliers et un minimum de savoir faire pour produire les effets escompts. Celui qui reoit le message (le rcepteur) doit faire leffort dcoute et de comprhension. Cela suppose de sa part, rigueur, discipline, concentration et responsabilit. Celui qui envoie le message (lmetteur) se doit de bien le concevoir et le transmettre avec tact et intelligence. Il doit de ce fait : Avoir une bonne connaissance de la cible concerne notamment sa nature, son niveau de culture, ses proccupations. Adapter son message la situation de la cible, c'est-dire des sujets accessibles et intressants pour ses interlocuteurs. Par exemple un message portant sur lvolution technologique dans le secteur de linformatique savrera compliqu et nintressera nullement un militant de base dune association rurale. Choisir des canaux et des procds de transmission appropris et sassurer de leur facilit. Dans certains cas le griot crieur du village peut produire plus de rsultat quun communiqu radio pour la convocation dune AG dun groupement paysan par exemple. Etre attentif au feed-back et rajuster au fur et mesure le message. 6. Obstacles une bonne communication Plusieurs facteurs peuvent faire obstacle la transmission et la rception des messages. On peut retenir entre autres : 1. Les bruits, bruit rel, accent, langage artotique ou trop sophistiqu ; 2. La rduction volontaire de message (filtrage) ; 3. Les ides prconues ; 4. La mauvaise gestion des participants ; 5. Les relais (R1, R2, R3,).

Linformation diminue avec le nombre des intermdiaire. Plus le message est long, plus - 9 - la perte de prcision est importante. Un message transmis fidlement ne garantit pas forcment des

7. Consquences dune mauvaise communication

Un message mal labor et mal transmis est source deffets graves de consquence pour une association par notamment la dsinformation des membres, la dmobilisation des membres et la dsintgration du groupe. Toute association cherche tablir un niveau de communication optimale dans son fonctionnement, ce niveau peut svaluer travers lobservation de quelques indicateurs dont entre autres : La perception claire des objectifs des membres ; La facilit avec laquelle se prenne les dcisions ; Et la qualit des rsultats.

8. Communication et qualits des responsables dassociations

Pour arriver un tel niveau, les qualits morales et le savoir-faire des responsables de lassociation sont plus que dterminants au regard de leur rle danimateurs permanetns des structures. Ils ont en effet le devoir dassurer lanimation des structures et lducation des membres de lassociation dans une optique de les vivifier, les rendre dynamiques pour quils voluent tous dans le sens des objectifs communs. Cela est fortement dpendant de leur capacit et de leur mthode dapprendre notamment : Capacit et mthode danimer les runions de formation et dinformation ; Capacit et mthode de concevoir et faire adopter les actions ; Capacit et mthode de grer les contradictions et les conflits ; Capacit et mthode de grer les moyens et de contrler les actions.

dit entendu compris ne veut pas dire agr appliqu maintenu

entendu compris agr appliqu maintenu satisfait

- 10 -

FICHE 4. GROUPE

LES

TECHNIQUES

DANIMATION

DE

Technique : cas pratiques

1. Dfinition

Les techniques danimation sont les outils qui permettent dtablir une communication optimale dans le groupe. Lanimateur dispose de nombreux outils pour laider bien jouer son rle. On peut les classer selon limplication quils demandent des participants : Ecouter, regarder ou faire. Ecouter Expos Questions rponse Conte / fable Proverbe Devinettes / nigmes Etude de cas Tmoignage Saynte Brainstorming Runion Causerie Dbat Mdias, tlvision/vido Porte ouverte Regarder Saynte Jeux de rle Photo Visite Dmonstration Etude de cas Dessin Mdias Porte ouverte Tlvision/vido Affichage Diapos Tableau noir Flip Sharp Documents crits Faire Dmonstrations Exercice Travaux pratiques Etude de cas Simulation Jeux de rle Thtre forum Interview

Brainstorming, sayntes, thtre forum, dmonstration, jeu de rle, tude de cas, proverbes, fables et contes, devinettes et nigmes, causerie / dbats, et affiches sont prsents de manire dtaille en annexe. Ci-dessous, on sintressera essentiellement aux runions. - 11 -

2. Les qualits dun animateur

Il est tabli quil ny a pas de profil type danimateur, mais quelques qualits sont indispensables pour pratiquer efficacement lanimation de groupe. Un bon animateur doit tre capable de :

Se mettre lcoute dautrui Faire preuve dassurance devant un groupe, au plan physique et psychologique afin de faire face toute situation difficile Savoir adapter son style danimation au besoin du groupe (directif ou non selon les cas) Ragir instantanment devant les situations imprvues Savoir rester modeste Faire en sorte que tout le monde participe et sexprime Connatre parfaitement la langue Respecter les valeurs morales, religieuses et culturelles Faire preuve de patience en cas dincomprhension Sintresser aux proccupations du groupe cible Lanimation est un mtier qui exige de la bonne volont, mais aussi une matrise de soi. Il est dur et ncessite beaucoup dexprience, de patience.

Les membres consulaires de la Chambre Rgionale dAgriculture, et en particulier les membres du Bureau Excutif, sont tous investis dune mission danimation. En effet llu de la Chambre : o tablit le premier contact avec les membres o est charg de vhiculer la philosophie de linstitution o est le mieux plac pour collecter des informations et des donnes permettant la Chambre de jouer son rle de dfenseur du monde rural o est charg de responsabiliser les producteurs

- 12 -

3. Prparation et conduite dune runion de groupe

La tenue des runions au sein dune association ncessite un minimum de prparation et dorganisation. On note quatre (4) tapes majeures cet effet :

ETAPE 1 Bien avant la convocation dune runion, les responsables doivent clarifier et rgler les questions essentielles : Linformation des participants : qui informer ? comment ? quand ? et o linformer ? La pertinence de lobjet de la runion : le thme, le problme ou la situation retenus sont-ils en rapport avec les proccupations des participants ? Quel est le but atteindre par la runion ? Comment le groupe convoqu va-t-il fonctionner ? Comment motiver les participants ?

ETAPE 2 La question de lenvironnement matriel doit tre tudie et rgle : Un bon accueil des participants Un local appropri pour la tenue de la runion Des commodits sanitaires, propret des lieux, infrastructures sociales Un minimun de moyens : secrtariat, matriel et critoire

ETAPE 3 Au dmarrage de la runion, des activits de prparation et de mise en confiance des participants sont ncessaires pour dcrisper latmosphre : Procder une prsentation des participants (tour de table) Mettre les participants laise (confort matriel et psychologique) Prsenter le sujet de la runion Expliquer les objectifs de la runion Dfinir les mthodes de travail - 13 -

Prvoir le systme de secrtariat ETAPE 4

Au cours de la runion, lanimateur doit jouer plusieurs rles pour viter quelle soit ennuyeuse et strile, savoir : Rle de dynamiseur de groupe : faire exprimer les participants, donner envie au groupe de progresser, produire, etc. Rle de mhotodologie : aider le groupe dfinir sa mthode de travail, bien poser le problme. Rle de synthtiseur : aider les participants marquer des tapes, proposer des synthses de la discussion. Rle de facilitateur : aider le groupe surmonter ses tensions, viter les blocages et surmonter les obstacles. Les taches induites par ces rles seront entre autres : Dinciter les participants sexprimer en faisant taire les bavards et en interrogeant les silencieux ; Daider le groupe bien poser le problme ; Daider le groupe progresser dans sa dmarche ; De reformuler les ides sans dformer pour quelles soient plus comprhensibles ; Dutiliser des moyens pour rendre la runion plus vivante (matriels didactiques) ; De dbloquer un groupe qui se grippe dont les caractristiques sont le silence, lapathie, lagressivit et le pitienement.

4. Prparation et conduite dune runion dinformation

Lorsquon doit animer une runion dinformation descendante, les questions principales poser sont :

Que dois-je faire passer ? Comment vais-je le faire passer ?

Il sagit pour les responsables de dterminer les informations essentielles et les inclure dans leur expos suivant leur ordre de gnralit. Pendant lexpos, il est toujours conseill de parler du gnral vers le particulier sans submerger lauditoire de dtails ennuyeux. Le langage doit tre simple et vivant, et de prfrence soutenu par de bons croquis. - 14 -

Aprs lexpos, il est utile de procder des questions de prcision, de clarification et de comprhension.

5. Prparation et conduite dune runion de comit, conseil ou bureau

Les animateurs des runions de comit, conseil ou bureau sont dans la plupart des cas les responsables des structures (prsidents, secrtaires gnraux, ) ce qui, trs souvent, leur te la qualit danimateurs spcialiss aux yeux des participants. Si les responsables souhaitent que les dbats produisent des ides et que les participants mettent des suggestions nouvelles, ils devront sefforcer dappliquer un mimimum de techniques danimation et considrer les participants comme simples membres du groupe. Les responsables ont une tche danimateur qui consistera prparer et veiller au bon droulement de la runion.

ETAPE 1 : PREPARATION 1. Prparer et laborer le projet dordre du jour 2. Dterminer la date et le lieu de la runion 3. Dterminer les moyens ncessaires 4. Convoquer la runion

ETAPE 2 : DEROULEMENT 5. Installer les participants et laborer la liste de prsence 6. Mettre en place un secrtariat de sance 7. Discours introductif dordre du jour et prsentation du projet

8. Examen et adoption de lordre du jour 9. Examen et dbats des points inscrits 10.Rsolutions et recommandations

6. La gestion des participants dans une runion

Au cours dune runion, lanimateur aura grer des situations individuelles. Chaque participant a une personnalit qui lui est propre et sa situation peut voluer - 15 -

 chaque instant en fonction de lambiance et du climat engendr par la vie du groupe. Lanimateur doit surveiller rgulirement les comportements des participants afin de grer chacun en fonction de sa position.

- 16 -

Bibliographie

Guide pratique danimation BUREAU DEXPERTISE EN MICRO FINANCE

ET EN ORGANISATION COMMUNAUTAIRE M. CHAIBOU MAGAGI ISSA, 36 p

Dossier technique du module de perfectionnement en communication, thme : technique de communication, HASSAN MALAM LAMINOU, ONG NIGETECH FED N9-ACP-NIR 16, Dcembre 2006, 7 p Formation des modrateurs, manuel de formation, Lom le 18.07.1996, Marc BLOCH et Alexandre AHOCOU, Le Pont, 23p Formation en technique danimation, Aide mmoire, CS-FEMAC, 45 p Grain de sel n21 Aot 2002

- 17 -