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Tenir la comptabilit des organisations intermdiaires

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Table des matires

INTRODUCTION ........................................................................................................ 4 CHAPITRE I : GENERALITES SUR LA COMPTABILITE......................................... 6


I. DEFINITION ET OBJECTIFS DE LA COMPTABILITE........................................................ 7 1.1. DEFINITION .................................................................................................................................. 7 1.2. OBJECTIFS .................................................................................................................................... 7 II. LES PRODUITS ........................................................................................................................... 8 2.1. LE COMPTE DEXPLOITATION ..................................................................................................... 8 2.2. LE BILAN....................................................................................................................................... 9 2.3. LES RAPPORTS SPECIFIQUES ....................................................................................................... 9 2.3.1. Forme des rapports spcifiques .................................................................................... 10 2.4 Destinataires des rapports financiers ............................................................................... 11

CHAPITRE II : LA COMPTABILITE DES ORGANISATIONS INTERMEDIAIRES . 12


I. LES OUTILS ................................................................................................................................ 15 1.1. LE JOURNAL CENTRALISATEUR ................................................................................................ 15 1.1.1. Dfinition et utilit ................................................................................................................. 15 1.1.2. Prsentation schmatique dun journal centralisateur ...................................................... 15 1.2. LES JOURNAUX AUXILIAIRES .................................................................................................... 16 1.2.1. Dfinition et utilit ................................................................................................................. 16 1.2.2. Prsentation schmatique dun journal auxiliaire .............................................................. 17 II. III. 3.1. 3.2. 3.4. LA DEMARCHE COMPTABLE.............................................................................................. 19 ENREGISTREMENT DES OPERATIONS ........................................................................... 21 ENREGISTREMENT DANS LE JOURNAL CENTRALISATEUR ...................................................... 21 ENREGISTREMENT DANS LES JOURNAUX AUXILIAIRES .......................................................... 22 LE PLAN COMPTABLE ............................................................................................................... 24

IV- LES CONTROLES ET CORRECTION DERREURS .......................................................... 25 4.1. LES CONTROLES INTERNES ....................................................................................................... 25 4.2. CORRECTIONS DERREURS........................................................................................................ 29

V-LA REDACTION DES RAPPORTS...................................................................... 31


5.1. 5.2. 5.3. LES RAPPORTS AUX BAILLEURS .............................................................................................. 31 LES RAPPORTS AUX MEMBRES ................................................................................................ 35 LES RAPPORTS A LETAT ......................................................................................................... 36

CHAPITRE III : LE SYSTEME COMPLET ............................................................... 37


I-LA GESTION DES STOCKS.......................................................................................................... 39

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II-LES ACHATS ET VENTES A CREDIT ........................................................................................ 40 III-LES RETENUES SUR SALAIRES : IUTS ET CNSS ............................................................... 41 IV-LES AMORTISSEMENTS ........................................................................................................... 42 V-CAS SPECIFIQUES ....................................................................................................................... 42 LEXIQUE ............................................................................................................................................ 44

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INTRODUCTION

Les organisations intermdiaires (OI) jouent un rle dinterface entre le secteur publique et le secteur priv. Ce groupe dorganisations est constitu des organisations non gouvernementales (ONG), associations de dveloppement (AD) et organisations paysannes (OP). Ces organisations visent promouvoir le dveloppement conomique, social et culturel dun groupe cible et/ou de leurs propres membres. Les organisations internationales de dveloppement sont prtes assister ce type dorganisations remplir leurs missions. Pour mener bien leur mission et largir leurs activits, les OI dpendent largement de financements externes, mais la plupart de ces organisations intermdiaires (OI) au Niger ont montr trs peu de capacit assurer une bonne gestion financire. Les bailleurs de fonds sont par consquent rticents leur confier lexcution et la gestion des projets ayant des budgets signifiants. Pour amliorer cette situation, un renforcement des capacits des OI en gestion financire savre indispensable. La comptabilit permet de gnrer linformation ncessaire la gestion financire. Sans connaissance de la comptabilit, une bonne gestion financire nest pas possible. Cela ne veut pourtant pas dire que cette connaissance est suffisante pour avoir une bonne gestion financire : il faut galement de la discipline et de la bonne volont. Ce manuel ne peut donc que contribuer une meilleure matrise de la comptabilit par les comptables et gestionnaires des OI. Si lon veut amliorer la comptabilit dun type dorganisation donn, il faut bien apprhender la spcificit et les besoins en informations comptables de ce type dorganisation. Les rgles de la comptabilit des OI diffrent de celles des entreprises et des institutions financires. Les besoins spcifiques de la comptabilit dune OI impliquent dadapter le systme classique leur situation. En effet, la comptabilit dune OI doit servir : rpondre aux obligations lgales ; justifier les dpenses aux bailleurs selon les rgles convenues avec eux ; garantir la transparence interne en clarifiant lutilisation des fonds propres de lorganisation. Une comptabilit qui ne concoure pas la ralisation de ces objectifs nest quune charge supplmentaire. Le systme comptable dcrit dans ce manuel sert les objectifs ci-dessus mentionns. Cest un systme trs simple et pratique qui a t dvelopp tout en tenant compte du niveau des ressources humaines qui seront appeles lutiliser. Il a t dvelopp pour pallier labsence dun systme de comptabilit spcifique aux OI. Ce systme comptable a t dvelopp en 2001 dans le cadre dun programme dappui des OI, excut par la SNV (Organisation Nerlandaise de Dveloppement) et financ par lAmbassade de France travers le projet dappui aux oprateurs associatifs (PAOPAS). Le systme a t introduit au niveau des organisations partenaires du PAOPAS et des partenaires de la SNV/Niger, le plus souvent sous la forme dun fichier Excel, mais son application

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manuelle est galement possible, quoique fastidieuse dans le cas o lOI enregistre un nombre important doprations quotidiennes. Ce manuel ne traite pas du systme comptable traditionnel, cest--dire le systme qui utilise les journaux, le grand livre et la balance. Bien quil soit possible dappliquer le systme traditionnel une OI, il nest pas recommandable de le faire car ce systme napporte pas une rponse satisfaisante aux exigences de la comptabilit dune OI. La particularit de ce systme comptable est la distinction entre les financements interne et externe, distinction importante pour les OI et qui nest pas traite dans les livres traditionnels de la comptabilit. Lapproche didactique de ce manuel est base sur un apprentissage actif. Il comporte trois volumes : volume 1 : Cadre thorique de la comptabilit des OI/AD ; volume 2 : Guide dapplication, exercices corrigs ; volume 3 : Guide du formateur.

Le guide thorique est destin aux comptables des OI mais il peut galement servir de support leurs partenaires techniques et financiers. Afin de matriser la thorie, lutilisateur est amen faire des exercices et comparer ses rsultats avec les corrigs. Dans le guide du formateur sont prsents les outils, les supports pdagogiques et la mthodologie dapprentissage du systme. Le prsent guide thorique comporte trois (3) chapitres. Le premier chapitre, qui porte sur des gnralits, permet au lecteur de dfinir la comptabilit et de connatre les objectifs viss travers la tenue dune comptabilit. Ensuite les produits gnrs par le systme comptable sont prsents. Le deuxime chapitre aborde la comptabilit des OI et prsente la dmarche comptable qui y est dveloppe, les outils et leur utilisation pour enregistrer les critures comptables. Le troisime, et dernier chapitre, traite des oprations dites diverses qui se distinguent des oprations dites de trsorerie, traites dans le deuxieme chapitre, par la particularit de leur comptabilisation. Enfin, un lexique en fin du document est destin rappeler au lecteur la dfinition de certains concepts.

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CHAPITRE I : GENERALITES SUR LA COMPTABILITE

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I. 1.1.

DEFINITION ET OBJECTIFS DE LA COMPTABILITE Dfinition de la comptabilit

La comptabilit est une technique dinformation qui dcrit en units montaires lactivit et la situation dune organisation. 1.2. Objectifs

La tenue dune comptabilit vise obtenir des informations financires fiables en vue : - de prendre des dcisions pour une bonne gestion de lorganisation ; - de rendre compte aux membres de lutilisation des fonds par lOI ; - de justifier lutilisation des fonds confis par les bailleurs ; - de rpondre aux obligations lgales vis vis de lEtat ; La comptabilit est tout simplement utile toute organisation pour sa prennit conomique, financire et sociale. Cest un outil trs important de gestion interne. Lorsque la comptabilit est correctement tenue et jour, elle permet tout moment de guider les responsables de lorganisation dans la prise de dcisions. Toutes sortes dinformations peuvent tre fournies par la comptabilit, comme par exemple : le solde bancaire aprs le dernier chque mis ; les crances sur les dbiteurs ; les dettes vis vis des cranciers ; le montant des avances non encore justifies ; le cot total de construction dun puits.

Il va sans dire que pour tre utile, la comptabilit doit tre tenue jour et les dpenses et les recettes doivent tre enregistres de manire exhaustive. Sinon, les informations produites ne seront pas fiables. Chaque systme comptable est pourvu dun mcanisme de contrle qui permet au comptable de vrifier sil na pas omis certaines dpenses ou recettes ni enregistr des montants incorrects.

POUR EN SAVOIR PLUS !

La tenue dune comptabilit revt un caractre obligatoire plusieurs points de vue : juridique : au Niger lOrganisation pour lHarmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA) et lordonnance n84-06 portant rgime des associations imposent la tenue dune comptabilit ; statutaire : les statuts et le rglement intrieur disposent de la tenue dune comptabilit et dterminent les attributions des personnes qui en sont responsables contractuelle : Les accords de subvention signs avec leurs partenaires financiers font obligation aux OI de justifier les fonds reus travers des rapports financiers.

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II.

LES PRINCIPAUX TYPES DETATS FINANCIERS

Afin que les informations produites par la comptabilit soient plus facilement exploitables, elles sont prsentes sous formes dtats financiers. Ces derniers permettent de faire une synthse des informations de mme nature dont linterprtation permet de guider la prise de dcision de gestion par les dirigeants. Ces tats financiers constituent le but, la finalit de toute comptabilit. Sans eux, une bonne gestion financire nest pas possible. Les principaux tats financiers prsents dans ce manuel sont : Le compte dexploitation ou compte de rsultat ; Le bilan ; Les rapports aux partenaires financiers.

2.1.

Le compte dexploitation

Le compte dexploitation prsente la situation des charges et des produits gnrs par les activits courantes (ou non) dune organisation au cours dune priode donne. Il permet ainsi de dgager le rsultat de lactivit de lorganisation. Il se prsente de la manire suivante : Compte dexploitation du 01/01/2003 au 31/12/2003 Charges Montant Produits 300 000 Cotisations Fournitures de bureau 120 000 Vente de cartes dadhsion Eau 120 000 Location du vhicule Electricit 100 000 Gestion de projets Tlphone 300 000 Transport 160 000 Loyer 1 150 000 Personnel Total charges 2 250 000 Total produits Rsultat net 430 000 Total 2 680 000 Total

Montant 60 000 20 000 800 000 1 800 000

2 680 000 2 680 0000

Le compte dexploitation est gnralement tabli sur une priode dun an, lexercice comptable. Cependant, il peut tre tabli priodiquement selon le besoin dinformation de lorganisation (trimestre, semestre, etc.). Les charges sont constitues des dpenses courantes occasionnes par lactivit de lorganisation. Les produits sont constitus des recettes propres gnres par lactivit de lorganisation. Les charges et les produits sont lis la priode sur laquelle est tabli le compte dexploitation. La diffrence entre les charges et les produits constitue le rsultat net de lexercice.

Rsultat net = Produits Charges

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Le rsultat peut tre positif et dans ce cas on parle de profit ou bnfice ; il peut tre galement ngatif auquel cas, il sagit dun dficit ou perte.

2.2.

Le bilan

Il prsente le patrimoine dune organisation un moment donn. Le patrimoine est constitu de lensemble des biens et des dettes de lorganisation. Le bilan est tabli annuellement la fin de lexercice comptable. La diffrence entre les biens et les dettes constitue les capitaux propres (ou fortune ou patrimoine) de lorganisation. Capitaux propres = Biens-Dettes

Le bilan concerne donc la situation financire dune organisation une date donne tandis que le compte dexploitation concerne le rsultat gnr au cours dune priode donne. Le bilan est gnralement schmatis comme suit : Bilan au 31/12/2003 Montant Passif (Ressources ) 6 000 000 Capital social 1 500 000 Rserves 2 000 000 100 000 S/T capitaux propres 50 000 4 000 000 Dettes fournisseurs 35 000 Dcouverts bancaires S/T Dettes 13 685 000 Total passif Rsultat net 13 685 000

Actif (Emplois ou Biens) Btiment Mobilier et matriel de bureau Matriel de transport Avances Stocks Banque Caisse

Montant 1 500 000 9 000 000 10 500 000 255 000 2 500 000 2 755 000 13 255 000 430 000 13 685 000

Total actif Total

Total

Au Passif du bilan, figurent les Ressources utilises par lorganisation pour acqurir les Biens. Il y a deux principales sources de financement : les capitaux propres (financement interne) et les dettes (financement externe). A lActif du bilan, figurent les Emplois faits des ressources de lorganisation. Il y a trois principales utilisations possibles de ces ressources : lacquisition dimmobilisations (mobilier, matriel de bureau,), les crances (dettes des par un tiers lorganisation telles que les avances) et les liquidits dtenues en banque et en caisse. 2.3. Les rapports spcifiques

En dehors du bilan et du compte de rsultat, lorganisation est tenue de produire des rapports correspondant chaque projet et/ou chaque bailleur.

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2.3.1. Forme des rapports spcifiques Alors que la prsentation du bilan et du compte de rsultat se fait selon un format obligatoire, les rapports spcifiques sont prsents eux, sous des formats diverses selon les exigences des bailleurs de fonds. Comme rapports spcifiques, on peut citer les rapports annuel, semestriel, trimestriel, le dcompte final, etc. Exemple de prsentation de rapports spcifiques : Cas dun projet X Rapport annuel
Rapport annuel du projet X, Ligne Construction puits Construction coles Matriel scolaire Format Com.Gest. Salaire animateurs Frais dplacement Suivi Total Budget total 7 500 000 10 000 000 500 000 1 000 000 1 500 000 800 000 700 000 22 000 000 Dpenses 2000 500 000 3 200 000 0 300 000 187 500 100 000 87 500 4 375 000 Exercice 2001 Dpenses totales 5 500 000 10 000 000 400 000 1 100 000 1 312 500 700 000 612 500 19 625 000 Epuisement 73% 100% 80% 110% 88% 88% 88% 89%

Dure 16 mois

Dbut du projet : 1er Novembre 2000

Dpenses 2001 5 000 000 6 800 000 400 000 800 000 1 125 000 600 000 525 000 15 250 000

Rapport semestriel
Rapport projet X , 2ime semestre 2001 Budget 2001 5 000 000 6 500 000 400 000 800 000 1 125 000 600 000 600 000 Total 15 025 000 Dpenses 1 semestre
er

Ligne Construction puits Construction coles Matriel scolaire Format Com Gestion Salaire animateurs Frais dplacement Suivi

Dpenses 2 semestre
me

Dpenses 2001 5 000 000 6 800 000 400 000 800 000 1 125 000 600 000 525 000 15 250 000

Epuisement 100% 105% 100% 100% 100% 100% 88% 101%

3 000 000 2 800 000 250 000 400 000 562 500 250 000 225 000 7 487 500

2 000 000 4 000 000 150 000 400 000 562 500 350 000 300 000 7 762 500

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Dcompte final
Dcompte final projet X Ligne Construction puits Construction coles Matriel scolaire Format Com Gestion Salaire animateurs Frais dplacement Suivi Total Budget 7 500 000 10 000 000 500 000 1 000 000 1 500 000 800 000 700 000 22 000 000 Dpenses 7 500 000 9 950 000 500 000 950 000 1 500 00 800 000 850 000 22 050 000 Ecart 0 - 50 000 0 + 50 000 0 0 - 50 000 - 50 000

Comme on peut le constater travers les exemples ci-dessus, la priodicit de llaboration des rapports spcifiques est variable. Elle dpend des conditions convenues avec le bailleur de fonds dans la convention de financement. Les rapports spcifiques sont tablis en tenant compte des lignes budgtaires convenues avec les bailleurs de fonds.

2.4

Destinataires des rapports financiers

Dans le cas gnral, le bilan et le compte dexploitation sont destins aux membres et la tutelle des OI alors que les rapports spcifiques sont destins aux bailleurs. Cependant, au bilan et au compte dexploitation adresss aux membres et lEtat, peuvent tre annexs les rapports spcifiques. De mme, pour une vue globale de la situation financire de lOI, les bailleurs peuvent demander la communication du bilan et du compte dexploitation.

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CHAPITRE II : LA COMPTABILITE DES ORGANISATIONS INTERMEDIAIRES

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La figure en annexe 1 fait ressortir la situation spcifique des OI : il y a dune part des activits limites dans le temps (projets), avec des budgets limits, qui sont finances par des bailleurs et dautre part, des activits continues finances par les OI elles-mmes. Les fonds accords aux OI par les bailleurs pour excuter les projets sont appels financements externes . Ce sont des subventions qui sont destines au financement dactivits limites dans le temps et dont lutilisation doit se faire conformment aux budgets convenus avec les partenaires financiers. Les financements externes sont considrs comme une dette de lOI envers le bailleur de fonds et doivent tre justifies conformment la frquence convenue dans le protocole de partenariat. Une OI dispose galement de fonds propres. Ces derniers sont dfinis comme les moyens propres de lorganisation, quelle peut utiliser selon ses propres choix. Les fonds propres dune OI sont gnralement constitus : des contributions des membres (cotisations, frais dadhsion) ; des revenus de prestations de services telle que la location de voiture, les formations, des revenus dexcution de projets ou frais de gestion (gnralement calculs en pourcentage des budgets convenus avec les bailleurs) ;

Pour les OI qui grent des financements externes, les fonds propres peuvent tre relativement peu signifiants, comme dans lexemple utilis lannexe 1. Bien sr, il y a dautres OI pour lesquelles les fonds propres sont plus importants. La spcificit des OI qui rendent sa comptabilit bien diffrente de celle dune entreprise. Bien sr, certains lments sont aussi valables pour une OI que pour une entreprise : il faut enregistrer toutes les dpenses et recettes ; il faut utiliser un systme fiable, qui permet un contrle interne de la comptabilit.

Mais il faut aussi tenir compte dautres lments lis la spcificit des OI savoir : une grande partie des activits est finance par des bailleurs ; il faut justifier chaque financement sparment, donc les distinguer dans la comptabilit ; il faut distinguer les financements externes des fonds propres.

Quel que soit le systme adopt, la comptabilit dune OI doit permettre la justification des dpenses aux bailleurs de fonds et aux membres. Les informations relatives aux dpenses doivent tre fournies par la comptabilit. Cela veut dire quil faut tre en mesure, chaque fois que cest ncessaire, de dresser une liste des dpenses effectues au cours dune priode donne. Comme toute comptabilit, celle des OI a pour objectif de servir de base llaboration d tats financiers destins selon les besoins dinformation :

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Aux gestionnaires pour leur permettre de prendre de bonnes dcisions de gestions ; Aux membres, pour renforcer leur confiance et leur engagement vis vis de leur OI ; Aux bailleurs pour renforcer la crdibilit de lOI auprs deux et obtenir dautres financements ; A ltat pour renforcer la crdibilit de lOI et galement pour que celle-ci se conforme la loi.

Tous les tats financiers produits par lOI doivent obligatoirement correspondre aux donnes de la comptabilit quels que soient leurs destinataires. Pour atteindre sa finalit qui est la production de rapports ou tats financiers fiables, la comptabilit des OI utilise deux types doutils : le journal centralisateur et les journaux auxiliaires.

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I.

LES OUTILS

1.1.

Le journal centralisateur 1.1.1. Dfinition et utilit

Le journal centralisateur est un tableau dans lequel tous les mouvements financiers de lOI sont enregistrs ( partir des pices comptables) dans lordre chronologique. Aussi bien les mouvements des fonds propres que ceux des financements externes doivent y tre enregistrs de manire exhaustive. Le journal centralisateur permet dobtenir les informations financires ci-aprs : le solde du compte caisse ; le solde de(s) compte(s) bancaire(s) ; la situation financire de chaque projet : montants reus du bailleurs et montant dpens ; la situation des fonds propres de lOI : montants reus et montant dpens.

Il permet galement deffectuer un premier niveau de contrle qui permet de sassurer de la fiabilit des informations financires obtenues. 1.1.2. Prsentation schmatique dun journal centralisateur Le journal centralisateur comporte trois grandes parties : Les rfrences de la pice comptable : cette partie mentionne la date de lopration, le n de la pice comptable qui doit servir de support lenregistrement ainsi que lintitul ou libell de lopration. Le libell doit tre le plus prcis et le plus concis possible. Il est trs important que les rfrences comptables soient toujours portes dans le journal centralisateur car elles facilitent le travail de recherche du comptable et de lauditeur. Les comptes de trsorerie : les comptes de trsorerie sont : le compte Caisse et le compte Banque . Ce sont des comptes dans lesquels lOI dpose largent lorsquelle en reoit et retire lorsquelle fait une dpense. Chaque compte de trsorerie, comporte une colonne dbit pour les entres dargent et une colonne crdit pour les sorties dargent. Il peut arriver que pour des besoins de dtail, une OI fasse le choix davoir dans sa comptabilit un ou plusieurs comptes Caisse . Il en est de mme pour le compte Banque . Lorsque les dpenses et les recettes sont enregistres quotidiennement et de manire exhaustive, lOI peut consulter tout moment sa disponibilit avant dengager des dpenses. les rubriques : dans le prsent manuel, le mot Rubrique est utilis pour dsigner les diffrents financements externes, les fonds propres et les autres comptes du bilan.

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Chaque rubrique est un regroupement de plusieurs comptes qui correspondent ses diffrents postes budgtaires. Chaque rubrique comporte une colonne dbit qui enregistre les sorties dargent et une colonne crdit qui enregistre les entres dargent. On distingue une rubrique pour chaque bailleur et pour chaque projet. Si un projet est financ par plusieurs bailleurs, il faut prvoir une rubrique pour chaque de bailleur. De mme si un bailleur finance plusieurs projets, les dpenses de chaque projet doivent tre enregistres sparment. Il faut donc prvoir autant de rubriques de projets. Cette distinction par projet et par bailleur est ncessaire afin de pouvoir laborer facilement les rapports adresser aux bailleurs et distinguer les pices justificatives. La rubrique Autres comptes du bilan enregistre les oprations qui font intervenir tous les comptes du bilan lexception des comptes de trsorerie et des comptes de bailleurs. La rubrique fonds propres regroupe les charges et les produits de lOI mme. Lors de llaboration de son budget Fonds propres , lOI doit dcider quels sont les postes de dpenses et de recettes.

Le trac du journal centralisateur se prsente comme suit : Rfrences de la pice comptable


ONG : JOURNAL CENTRALISATEUR Date n pice Libell Caisse
D C

Comptes de trsorerie

Rubriques

ANNEE : _____ Autres comptes du bilan


D C

Banque
D C

Projet A
D C

Fonds propres
D C

Solde initial

31/01/04 31/01/04 31/01/04

D = Dbit

Total du mois Cumul Solde C = Crdit

1.2.

Les journaux auxiliaires

1.2.1. Dfinition et utilit Le journal auxiliaire est un tableau dans lequel les oprations venant dune mme source de financement ou affectation sont enregistres. On tablit donc un journal auxiliaire pour chaque rubrique donc pour chaque projet, pour les autres comptes du bilan et pour les fonds propres. Pour chacune des rubriques du journal centralisateur, les mouvements dentre et de sortie de trsorerie sont reports dans un journal auxiliaire qui donne le dtail des dpenses et des entres par poste budgtaire.

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Le journal auxiliaire permet dobtenir les informations financires suivantes : Le montant dpens ou reu au cours de la priode, pour une rubrique donne (projet, fonds propres, autres comptes du bilan) ; Le montant des dpenses par poste budgtaire, au cours dune priode donne ; Le cumul des dpenses et des encaissements ; Le cumul des dpenses par poste budgtaire ; Le solde des financements par poste budgtaire.

Toute opration enregistre dans un journal auxiliaire a t obligatoirement enregistre dabord dans une rubrique du journal centralisateur.

1.2.2. Prsentation schmatique dun journal auxiliaire (cf page suivante) Tout comme le journal centralisateur, un journal auxiliaire comporte trois parties : Les rfrences de la pice comptable : pour chaque opration qui concerne un rubrique donne, on reporte les mmes rfrences comptables qui figurent sur le journal centralisateur. Les dcaissements : cette partie comporte une colonne dcaissements qui enregistre toutes les dpenses affectes la rubrique concerne. Elle est suivie des diffrents postes qui correspondent aux postes budgtaires de dpense pour la rubrique et qui permettent dobtenir le dtail des dpenses effectues pour une rubrique donne. Dans lexemple du journal auxiliaire du projet A ci-dessous, les postes de dpense quon trouve dans le budget convenu avec le bailleurs A sont : construction de puits, construction dcoles, achat de matriel scolaire, salaires des animateurs, dplacement des animateurs, suivi. Les encaissements : Cette partie est compose dune colonne Encaissements suivie des postes budgtaires de recettes pour la rubrique concerne. La colonne encaissements enregistre toutes les entres de trsorerie pour la rubrique concerne. La provenance de la trsorerie est prcise ensuite dans les postes budgtaires.

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Le trac dun journal auxiliaire se prsente comme suit :


ONG : . JOURNAL AUXILIAIRE PROJET A Construction Matriel Salaires cole scolaire animateurs ANNEE : __________________

Dcaissements MOIS DE _________

Construction puits

Dplacements

Suivi

Encaissements

Bailleur Projet A

Contribution de lOI

Date

n pice

Libell Solde initial

31/01/04 31/01/04 31/01/04

Totaux Budgets Soldes

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II.

LA DEMARCHE COMPTABLE

Selon le systme comptable dvelopp dans ce manuel, le processus aboutissant llaboration des tats financiers se droule en deux tapes : 1re tape : 2ime tape : Enregistrement de la pice comptable dans le journal centralisateur puis dans les journaux auxiliaires ; Elaboration des rapports : Rapports spcifiques aux bailleurs : ils sont labors partir des informations contenues dans les journaux auxiliaires des projets correspondants ; Bilan : Il est tabli partir des informations contenues dans le journal centralisateur notamment au niveau des comptes de trsorerie et de la rubrique autres comptes du bilan ; Compte dexploitation : il est labor partir des informations contenues dans le journal auxiliaire fonds propres .

Journal centralisateur Pice comptable

Rapports priodiques Bilan

Journaux auxiliaires Compte de rsultat

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POUR EN SAVOIR PLUS !

Comparaison avec le systme comptable traditionnel Lobjectif de ce paragraphe nest pas de traiter du systme traditionnel en dtail. Il sagit plutt de montrer que le systme comptable dvelopp dans ce manuel nest pas en contradiction avec le systme comptable traditionnel. Il suit tout simplement une dmarche dans laquelle les outils utiliss donnent une prsentation simplifie de la comptabilit des OI mais nanmoins adapte la spcificit de ce type dorganisations. La dmarche de la comptabilit selon le systme traditionnel suit les tapes suivantes : Enregistrer les dpenses et les recettes dans un journal de caisse et ou de banque ; Enregistrer ces oprations dans le journal (appel galement livre-journal) ; Reporter les enregistrements dans le grand livre ; Dresser la balance de vrification des comptes ; Elaborer le compte dexploitation, le bilan et les autres rapports financiers. Dans le systme dvelopp dans ce manuel, lenregistrement des oprations dans le journal centralisateur et les journaux auxiliaires remplace les trois premires tapes de la dmarche qui est traditionnellement suivie. Ces journaux forment un journal de caisse, un journal de banque et un grand livre en mme temps. Bien que la balance de vrification nait pas t mentionne parmi les produits quil est possible dlaborer partir du systme dvelopp dans ce manuel, il est possible de la dresser partir du journal centralisateur et des journaux auxiliaires. Cependant, cet exercice nest indispensable que lorsque la comptabilit de lOI est trs complexe. La dmarche comptable selon le systme traditionnel
Journal de Caisse Journal de Banque

Journal

Grand Livre

Balance des Comptes

Compte d'exploitation

Bilan

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III.

ENREGISTREMENT DES OPERATIONS

Dans ce paragraphe, seules les oprations de trsorerie cest dire celles qui occasionnent une sortie dargent ou une entre dargent vont tre traites. Les oprations diverses qui nentranent pas une sortie ou une entre effective dargent vont tre traites plus tard dans le quatrime chapitre. 3.1. Enregistrement dans le journal centralisateur

A chaque fois que lOI engage une dpense ou reoit de largent, cette opration doit tre enregistre dabord dans le journal centralisateur puis dans le journal ou les journaux auxiliaires concerns. Lenregistrement des oprations dans le journal centralisateur se fait suivant le systme dcriture partie double. Cela signifie que pour chaque opration, le montant dbit (cf rgles denregistrement ci-dessous) correspond au montant crdit (cf rgles denregistrement ci-dessous). Le plus souvent, un seul compte est dbit et un autre est crdit du mme montant. Toutefois, il peut arriver que plusieurs comptes soient dbits ou crdits. Dans tous les cas, lgalit entre dbit et crdit doit tre vrifie pour chaque enregistrement. Exemple : Rglement dune facture par chque sur la banque A pour un montant de 500.000, dont 400.000 dans le cadre du projet A et 100.000 la charge de lOI mme. Pour enregistrer cette opration, on crdite le compte Banque A de 500.000 et on dbite les rubriques projet A de 400.000 et fonds propres de 100.000. Le systme dcriture partie double prsente lavantage de permettre un contrle interne sr et rapide bas sur la vrification des totaux.

LES REGLES DENREGISTREMENT Chaque opration doit tre enregistre dabord dans le journal centralisateur. Les enregistrements doivent se faire selon le systme dcriture partie double ; Les rfrences des pices comptables doivent tre systmatiquement mentionnes ; Une dpense est enregistre au crdit dun compte de trsorerie et au dbit dune rubrique ; Une recette est enregistre au dbit dun compte de trsorerie et au crdit dune rubrique . Comptes de Trsorerie Augmentation Diminution Rubriques Diminution Augmentation

DEBIT CREDIT

Le transfert dargent dun compte de trsorerie un autre ne fait pas intervenir les rubriques. Pour un approvisionnement de caisse par exemple on dbite caisse et on crdite la banque concerne.

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3.2.

Enregistrement dans les journaux auxiliaires

Chaque opration enregistre au journal centralisateur, lexception des oprations entre les comptes de trsorerie, est ensuite enregistre dans un journal auxiliaire. Pour chaque rubrique, il faut tenir un journal auxiliaire qui donne les dtails de chaque opration la concernant. Pour les financements externes, les dpenses et les recettes sont dtailles dans les journaux auxiliaires suivant les postes budgtaires convenus avec les bailleurs. La rubrique Fonds propres regroupe les charges (ou dpenses) et les produits (ou recettes) de lOI elle-mme. Dans cette rubrique, on trouve les informations ncessaires ltablissement du compte dexploitation.

LES REGLES DENREGISTREMENT Pour un financement externe, les colonnes dcaissements correspondent aux lignes budgtaires du projet. Seules les dpenses la charge du bailleur y sont enregistres. Pour les oprations qui engagent des fonds propres, les colonnes dcaissements correspondent aux charges ou dpenses et les colonnes encaissements correspondent aux produits ou recettes. Si dans le journal centralisateur une rubrique est dbite, il faut porter le mme montant dans la colonne dcaissements du journal auxiliaire de cette rubrique. Il faut ensuite ventiler le montant dans la/les colonne(s) des lignes budgtaires concernes. Si dans le journal centralisateur une rubrique est crdite, il faut porter le mme montant dans la colonne encaissements du journal auxiliaire de cette rubrique. Il faut ensuite ventiler le montant dans la/les colonne(s) des lignes budgtaires concernes.

3.3 Enregistrement des avances Une avance est une somme verse par anticipation et qui est destine effectuer des achats, rgler une prestation, . Elle est un bien de lorganisation, cest pourquoi elle est enregistre au journal centralisateur dans la rubrique autres comptes du bilan . Une avance est une sortie dargent pour effectuer des dpenses qui seront justifies plus tard. Les sommes avances doivent tre justifies par des pices comptables. Les sommes non justifies par des pices doivent tre rembourses. Trois cas de figure peuvent se prsenter. Cas 1 : La totalit de lavance est utilise et justifie. Exemple : le 03/01, un agent de lOI reoit une avance de 5 000 par la caisse pour acheter du carburant dans le cadre du projet A. Le mme jour, lagent achte le carburant et fournit au comptable un reu de 5 000.

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Cette opration senregistre comme suit : ONG ..


Date n de pice .. C02 C03 Libell

Journal centralisateur
Caisse D C 5 000 5 000 Banque D C Projet A D C Autres comptes du bilan D C 5 000 5000

03/01 03/01

.. Avance carburant Justification avance

Avec la justification de lavance, le solde du compte avance qui figure dans la rubrique Autres comptes du bilan au journal centralisateur, est nul. Cas 2 : Une partie du montant de lavance est justifie et lautre partie est restitue Exemple : Le 05/01, un agent a pris une avance de 50 000 par caisse pour effectuer le suivi du projet A. Le 10/01, il donne au comptable un reu de 45 000 et le reliquat de 5000. Dans ce cas on passe les enregistrements suivants : ONG ..
Date . 05/01 . 10/01 n de pice C09 . .. C12 Libell D .. Avance suivi . Justification avance

Journal centralisateur
Caisse C 50 000 D Projet A C Autres comptes du bilan D C 50 000

5 000

45 000

50 000

Cas 3 : Le montant de la dpense engage est suprieure celui de lavance reue. Exemple : Le 10/03, un agent de lOI prend une avance de 20 000 par caisse pour couvrir certains frais de dplacement dans le cadre du projet A. Les dpenses se sont leves 22 000 et son retour le 18/03, lagent donne au comptable un reu de 22 000. Ces oprations seront enregistres comme suit : ONG ..
Date n de pice . C23 . .. C30 Libell D .. Avance dplacement . Justification avance

Journal centralisateur
Caisse C Projet A D C Autres comptes du bilan D C

. 10/03 . 18/03

20 000

20 000

2000

22 000

20 000

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3.4.

Le Plan Comptable

Le Systme comptable Ouest Africain (SYSCOA) comporte une liste des comptes avec des intituls et des numros prcis. Chaque organisation est tenue par la loi dlaborer son propre plan de comptes partir du SYSCOA. Lobjectif de lutilisation dun plan comptable est dharmoniser le langage comptable afin de faciliter le travail des comptables et des experts et la comparaison entre organisations de mme nature. Les lignes budgtaires habituellement utilises dans un budget dun projet financ par un bailleur ne figurent pas dans le plan comptable SYSCOA. Ce plan ne comporte pas de compte construction puits , formation paysans , frais de suivi , etc. Cependant, le compte 45 - Organismes internationaux qui concerne les activits finances par les bailleurs figure dans le plan SYSCOA. Pour distinguer les diffrents bailleurs, on utilise les sous-comptes 451, 452, . Pour distinguer les diffrentes lignes budgtaires dun mme bailleur dont le numro de compte est 451, on utilise les sous comptes 451-1, 451-2, etc. Pour les dpenses et les recettes des fonds propres, on utilise les numros des comptes de charges et de produits du plan SYSCOA. Lannexe 2 prsente le plan comptable SYSCOA.

POUR EN SAVOIR PLUS !

Les comptes portent des numros codifis selon le systme dcimal. Ces numros comportent deux chiffres au moins dont le premier chiffre reprsente la classe et le deuxime chiffre prcise une division de la classe. Les classes sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Comptes des ressources durables, par exemple capital propre ; Comptes dactif immobilis, par exemple btiment, vhicules ; Comptes de stock, par exemple stock de carburant ou dintrants agricoles ; Comptes de tiers, par exemple clients et fournisseurs, mais aussi bailleurs ; Comptes de trsorerie, par exemple caisse et banque Comptes de charges des activits ordinaires, les diffrents frais de fonctionnement Comptes de produits des activits ordinaires, par exemple prestation de services Comptes des autres charges et produits, qui ne se rapportent pas lactivit ordinaire de lentreprise ; 9. Comptes des engagements hors bilan et comptes de la comptabilit analytique : cette classe ne connat pas de comptes pr dfinis et peut tre adapte aux besoins spcifiques dune organisation.

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IV4.1.

LES CONTROLES ET CORRECTION DERREURS Les contrles internes

Un systme comptable nest fiable que lorsquil permet le contrle. Ce dernier a pour objectif de dceler dventuelles erreurs afin dy apporter des corrections. Dans le systme comptable dvelopp travers le prsent manuel, le systme dcriture partie double facilite lexercice des diffrents contrles. Ce sont des contrles rapides et efficaces qui lorsquils sont rgulirement appliqus, vitent de vrifier les enregistrements un par un en cas derreur. Il y a deux principaux types de contrles internes : les contrles quotidiens et les contrles priodiques. 4.1.2 Les contrles quotidiens Les contrles quotidiens consistent vrifier les galits fondamentales en sassurant que : Au niveau du journal centralisateur : Le total des colonnes dbit est gal au total des colonnes crdit .

Au niveau de chaque journal auxiliaire Le total de la colonne dcaissements est gal la somme des totaux des diffrents postes budgtaires de dpenses ; Le total de la colonne encaissements est gal la somme des totaux des diffrents types dencaissements. Entre le journal centralisateur et le journal auxiliaire Pour chaque rubrique, le total de la colonne dbit dans le journal centralisateur est gal au total de la colonne dcaissements dans le journal auxiliaire de la rubrique. De mme, le total de la colonne crdit dans le journal centralisateur est gal au total de la colonne encaissements dans le journal auxiliaire de la rubrique

4.1.3

Les contrles priodiques

Ce type de contrle porte sur les comptes de trsorerie. Il a pour objectif de sassurer que lon a pas omis denregistrer des dpenses et ou des recettes. La priodicit de ces contrles est gnralement mensuelle mais elle peut varier en fonction des besoins lOI. Le contrle priodique est exerc partir du procs verbal (PV) de caisse et de ltat de rapprochement bancaire.

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a) Le PV de caisse Ltablissement dun procs verbal de caisse suit une procdure simple qui consiste compter largent quil ya dans la caisse et comparer le montant obtenu (solde physique) avec le solde du compte caisse qui figure sur le journal centralisateur (solde thorique). Le PV de caisse est tablit sur un formulaire comme ci-dessous indiqu. Exemple de formulaire de PV de caisse Nom de lOI : . Unit Billets 10 000 5 000 2 500 2 000 1 000 500 Pices 500 250 200 100 50 25 10 5 Solde physique Solde thorique Ecart Commentaires : Procs verbal de caisse du mois de ______ Nombre Montant

Contrl par ________________

Date et signature ___________

b) Ltat de rapprochement bancaire Il consiste comparer le solde du relev bancaire avec le solde du compte banque dans le journal centralisateur. Si les deux soldes ne correspondent pas, il faut comparer une par une les oprations figurant sur le relev bancaire avec les oprations enregistres par lOI dans sa comptabilit.

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Pour faire un rapprochement bancaire, il tenir compte :


-

des oprations enregistres par lOI dans sa comptabilit mais qui ne figurent pas sur le relev bancaire. Cela arrive par exemple lorsque lOI met un chque qui na pas encore t encaiss par le bnficiaire. des oprations enregistres dans la comptabilit de la banque (donc qui figurent sur le relev bancaire), mais non enregistres dans la comptabilit de lOI. Exemple : les frais bancaires.

Il faut noter que la comptabilit tenue par la banque est diffrente de celle tenue par lOI. En effet, chaque fois que lOI effectue un dpt la banque, celle-ci lenregistre au crdit de son compte, ce qui signifie que cest une dette que la banque a envers lOI. A chaque retrait effectu par lOI, la banque inscrit le montant retir au dbit de son compte ce qui signifie que la dette envers lOI diminue. Cela explique pourquoi lorsque le solde qui figure sur le relev est crditeur. Le rapprochement bancaire est gnralement prsent sur un formulaire dont en voici un exemple. Exemple de formulaire de rapprochement bancaire Nom de lOI : RAPPROCHEMENT BANCAIRE du mois de ___________ 200. Selon la banque Solde au //200. Chque non encaiss Chque non encaiss Chque non encaiss Chque dpos Chque dpos Dbit Crdit x x x x x x Selon la comptabilit Dbit Solde au //200. Frais bancaires Virement reu x x x Crdit

Solde corrig Ecart Commentaires :

Solde corrig

Contrl par ________________

Date et signature ___________

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Etapes suivre pour faire un rapprochement bancaire

Pour faire un rapprochement bancaire, on compare le relev bancaire avec les critures enregistres dans le compte banque au journal centralisateur. Pour remplir la partie gauche du formulaire qui reprsente le compte banque de lOI dans la comptabilit de la banque prendre le relev bancaire du mois et porter le solde en fin de mois au crdit sur la ligne solde au /./ ; enregistrer un un tous les chques mis qui ont t enregistrs dans la comptabilit de lOI mais qui nont pas encore t encaiss par leurs bnficiaires. Les montants de ces chques doivent tre ports au dbit sur les lignes rserves cet effet ; sil ya des chques dposs par lOI sur son compte la banque et dont le relev bancaire ne fait pas mention, on marque les montants de ces chques au crdit sur les lignes correspondantes. calculer les totaux des colonnes Dbit et Crdit et tirer le solde en soustrayant le total de la colonne Dbit du total de la colonne Crdit . inscrire le solde corrig qui est gnralement crditeur dans la colonne crdit .

Pour remplir la partie droite du formulaire qui reprsente le compte banque de lOI dans sa propre comptabilit : marquer le solde du compte banque en fin de mois au dbit sur la ligne solde au /./ de la partie droite du formulaire qui reprsente le compte banque de lOI dans sa propre comptabilit. si le relev mentionne des frais bancaires, enregistrer ces derniers au dbit dans la ligne correspondante ; si le relev indique que lOI a reu un virement de fonds dun bailleur ou autre, il faut enregistrer le montant du virement au dbit de la ligne correspondante. calculer les totaux des colonnes dbit et crdit et tirer le solde en soustrayant le total de la colonne crdit du total de la colonne dbit . inscrire le solde corrig qui est gnralement dbiteur dans la colonne dbit .

Lorsquil existe un cart entre les deux soldes corrigs, cet cart doit tre mentionn dans la partie rserve cet effet. Enfin, il faut expliquer lcart dans la partie commentaires .

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Comme il a t prcis plus haut, lobjectif du contrle interne est de permettre de dceler les erreurs afin de les corriger. Le paragraphe qui suit prsente les diffrents types derreurs denregistrement qui peuvent de prsenter ainsi que et propose les critures de correction les plus appropries pour ces types derreur. 4.2. Corrections derreurs On ne peut affirmer matriser totalement un systme comptable qu partir du moment o lon est en mesure de dceler et de corriger les erreurs. On distingue trois cas de figure pour les erreurs: 1. 2. 3. Le montant enregistr nest pas correct ; un montant est injustement affect un poste budgtaire alors quil concerne un autre poste budgtaire du mme financement ; un montant est imput une rubrique donne alors quil devrait tre imput une autre rubrique.

Prenons un exemple de chaque cas : Premier cas : On effectue une dpense de 96 000 par caisse pour effectuer un suivi dans le cadre du projet A. Cette opration est enregistre au journal centralisateur comme ci-dessous indiqu : ONG ..
Date n de pice . Libell Caisse D .. Suivi projet A C 69 000

Journal centralisateur
Banque D C Projet A D 69 000 C Fonds propres D C

Au lieu du montant de 96 000, on a enregistr par erreur un montant de 69 000. Pour corriger cette erreur, on passe dabord lenregistrement avec le montant erron prcd du signe moins pour annuler lenregistrement incorrect et ensuite on procde lenregistrement du montant exact. ONG .. Date n de pice
.. .

Libell

Journal centralisateur Caisse Banque D C


69 000 -69 000

Projet A D
69 000 -69 000

Fonds propres D C

Suivi projet A Annulation enregistrement pice n Correction enregistrement pice n

96 000

96 000

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Deuxime cas : On prend ici lexemple o une dpense de suivi dans le cadre du projet A est imput au poste budgtaire dplacement du mme projet. Dans ce cas, lerreur se situe seulement au niveau du journal auxiliaire. Pour la corriger, on soustrait le montant de la dpense sur le poste budgtaire suivi qui a t anormalement imput et on inscrit le montant de la dpense sur le compte qui doit tre normalement imput. Dans la colonne libell , on marque : correction enregistrement pice n.. Troisime cas : lorsquil ya erreur dimputation entre deux financements ou entre un financement et les fonds propres, lerreur se situe au niveau du journal centralisateur et cest ce mme niveau que la correction doit se faire quitte reporter la correction dans les journaux auxiliaires. Si par exemple on constate quune dpense nest pas la charge dun bailleur, mais la charge des fonds propres. Dans le journal centralisateur on dbite le financement du bailleur avec le montant ngatif de la dpense et on dbite les fonds propres avec le montant positif. La correction est galement effectue dans les deux journaux auxiliaires concerns. Le dpassement du budget dun projet bien que ntant pas une erreur en soi, impose une correction. Ce dpassement est la charge de lOI-mme. Il est considr comme sa contribution la ralisation du projet. La correction dun tel dpassement sopre au niveau du journal centralisateur. Pour ce faire, on dbite la rubrique fonds propres et on crdite la rubrique du projet concern. La correction est ensuite enregistre dans le journal auxiliaire Fonds Propres comme dcaissement affect au poste budgtaire Contribution aux projets . Dans le journal auxiliaire du projet concern, elle est enregistre comme encaissement, par exemple sur le compte Contribution par les fonds propres. Les corrections derreurs ne peuvent pas intervenir tout moment. Une fois que les rapports et les pices justificatives pour une priode donne ont t transmis leurs destinataires, il nest plus possible de retourner dans la comptabilit de cette priode pour effectuer des corrections. Si une erreur est dcele par la suite, sa correction doit intervenir dans la priode au cours de laquelle elle a t dcele.

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V-LA REDACTION DES RAPPORTS Un systme comptable doit servir produire des rapports destins rendre compte de lutilisation des financements externes et des fonds propres. Le systme comptable dvelopp dans le prsent manuel permet aux organisations intermdiaires de disposer de toutes les donnes ncessaires llaboration des rapports. 5.1. Les rapports aux bailleurs

Pour laborer les rapports pour un financement externe donn (Projet), on utilise les donnes fournies par le journal centralisateur, le journal auxiliaire du financement et le budget convenu avec le bailleur. Comme nous lavons vu dans le premier chapitre, il y a des rapports qui sont priodiques cest dire mensuels, trimestriels, annuels,. et le dcompte final qui est labor la fin du projet. La priodicit des rapports priodiques est dtermine par la convention signe entre lOI et bailleur de fonds. Cette priodicit peut varier dun financement un autre. Il ny a pas une forme unique de prsentation des rapports aux bailleurs. La forme des rapports ainsi que leurs contenus varient souvent en fonction des besoins dinformation du bailleur. Dans la plupart des cas, les bailleurs fournissent leurs OI partenaires, un canevas de prsentation des rapports financiers. Ce canevas peut tre rempli partir des donnes gnres par le systme de comptabilit des OI. A partir du journal centralisateur et du journal auxiliaire du projet A labors dans le corrig de lexercice 8 dans le guide pratique de ce manuel de comptabilit, et du budget du projet A qui se trouvent dans lannexe 2 des deux guides, les exemples de rapports ci-dessous ont t labors.

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a) Rapport trimestriel
Rapport trimestriel projet A, Ligne Budget budgtaire trimestriel Construction puits 7 500 000 Construction coles 3 250 000 Matriel scolaire 450 000 Format Com.Gest. 200 000 Salaire animateurs 3 000 000 Frais dplacement 550 000 Suivi 50 000 Total 15 000 000 Dpenses Janvier 400 000 800 000 0 90 000 1 000 000 0 10 000 2 300 000 Dpenses Fvrier 1 600 000 1 200 000 200 000 60 000 1 000 000 150 000 10 000 4 220 000 Exercice 2001, 1er trimestre Dpenses mars 2 400 000 1 200 000 200 000 60 000 1 000 000 200 000 20 000 5 080 000 Dpenses totales 4 400 000 3 200 000 400 000 210 000 3 000 000 350 000 40 000 11 600 000 Solde Taux budgtaire dpuisement 3 100 000 59% 50 000 98% 50 000 89% -10 000 105% 0 100% 200 000 64% 10 000 80% 3 400 000 77%

Le budget trimestriel par ligne budgtaire : les chiffres qui figurent dans cette colonne ont t calculs partir du budget 2001 du projet A qui se trouve dans lannexe 2. Il faut cependant noter que le budget trimestriel ne correspond pas toujours au budget total divis par 4. En effet, il se pourrait par exemple que lachat de matriel scolaire se fasse en une seule commande au cours du premier trimestre. Dans ce cas le budget matriel scolaire pour le premier trimestre serait de 1 800 000 au lieu de 450 000. Les dpenses mensuelles : Les chiffres qui figurent en face de chaque ligne budgtaire sont tirs partir du journal auxiliaire du projet A. Pour calculer le montant des dpenses mensuelles pour une ligne budgtaire donne, on retranche son solde initial du total calcul la fin du mois. Le solde budgtaire : Il est obtenu en faisant la diffrence entre le budget trimestriel et les dpenses trimestrielles. Le taux dpuisement : Il est obtenu en appliquant la formule suivante : 100 x (Dpenses totales/ Budget). Ce taux permet dapprcier le niveau de consommation du budget. On calcule dabord les taux dpuisement par ligne budgtaire, ensuite le taux dpuisement global du budget (77%).

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b) Rapport annuel
Rapport annuel projet A Ligne budgtaire Construction puits Construction coles Matriel scolaire Format. Com. gest. Salaire animateurs Frais dplacement Suivi Total Budget Dpenses er 2001 1 trimestre 30 000 000 4 400 000 13 000 000 3 200 000 1 800 000 400 000 800 000 210 000 12 000 000 3 000 000 2 2 00 000 350 000 200 000 40 000 60 000 000 11 600 000 Dpenses Dpenses Dpenses me me 2 trimestre 3 trimestre 4 trimestre 800 000 12 000 000 12 000 000 4 200 000 2 000 000 3 600 000 400 000 400 000 600 000 100 000 300 000 150 000 3 000 000 3 200 000 3 000 000 300 000 800 000 600 000 40 000 40 000 80 000 8 840 000 18 740 000 20 030 000
me

Exercice 2001 Solde Dpenses budgtaire Epuisement totales 800 000 29 200 000 97% 0 13 000 000 100% 0 1 800 000 100% 40 000 760 000 95% -200 000 12 200 000 102% 150 000 2 050 000 93% 0 200 000 100% 790 000 59 210 000 99%

Le budget annuel par ligne budgtaire : les chiffres qui figurent dans cette colonne sont fournis par le budget 2001 du projet A. Les dpenses trimestrielles : Les chiffres qui figurent en face de chaque ligne budgtaire sont tirs du journal auxiliaire du projet A la fin des mois de mars 2001 pour le 1er trimestre, juin pour le 2ime trimestre, septembre pour le 3ime trimestre et dcembre pour le 4ime trimestre. Pour calculer le montant des dpenses trimestrielles pour une ligne budgtaire donne, on applique la formule suivante : Total des dpenses la ligne budgtaire dans le journal auxiliaire du dernier mois du trimestre Solde initial des dpenses de la ligne budgtaire dans le journal auxiliaire du premier mois du trimestre ; Le solde budgtaire : Il est obtenu en faisant la diffrence entre le budget annuel et les dpenses totales. Le taux dpuisement : on applique la formule 100 x (Dpenses totales/ Budget)

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d) Dcompte final
Dcompte final projet X Ligne budgtaire Construction puits Construction coles Matriel scolaire Format Com Gestion Salaire animateurs Frais dplacement Suivi Total Budget projet X Dpenses projet X Ecart 7 500 000 7 500 000 10 000 000 9 950 000 500 000 500 000 1 000 000 950 000 1 500 000 1 500 00 800 000 800 000 700 000 850 000 22 000 000 22 050 000

0 - 50 000 0 + 50 000 0 0 - 50 000 - 50 000

Le dcompte final est labor la fin du projet. Bien souvent, il est fait seulement pour les petits projets. Ce tableau permet de comparer ligne budgtaire par ligne budgtaire les dpenses ralises avec le budget du projet. Le dcompte final dun projet est tabli partir du budget global de ce projet et du journal auxiliaire du dernier mois dexcution de ce projet. Les dpenses par ligne budgtaire correspondent donc au total de la ligne budgtaire dans le journal auxiliaire du dernier mois dexcution du projet. Lcart reprsente la diffrence entre les dpenses et le budget.

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5.2.

Les rapports aux membres

5.2.1-Le compte dexploitation

Le compte dexploitation est labor avec les informations fournies par le journal auxiliaire Fonds Propres . Au dbit du compte dexploitation, figurent les charges enregistres par lOI au cours de lexercice pour lequel le compte dexploitation est tabli. Les charges correspondent aux dpenses enregistres dans la partie decaissements du journal auxiliaire Fonds propres . Au crdit sont regroups par nature les produits ; ils correspondent aux recettes enregistres dans la partie encaissements du mme journal auxiliaire. Le rsultat dexploitation est la diffrence entre les produits et les charges.Il doit obligatoirement correspondre a la diffrence entre les encaissements et les dcaissements du journal auxiliaire Fonds Propres . Un exemple de compte dexploitation est ci-dessous present. ONG Compte dexploitation du 01/01/2003 au 31/12/2003 Charges Montant Produits 300 000 Cotisations Fournitures de bureau 120 000 Vente de cartes dadhsion Eau 120 000 Location du vhicule Electricit 100 000 Gestion de projets Tlphone 300 000 Transport 160 000 Loyer 1 150 000 Personnel Total charges 2 250 000 Total produits Rsultat net 685 000 Total 2 935 000 Total

Montant 60 000 20 000 800 000 2 055 000

2 935 000 2 935 0000

5.2.2-Le bilan

Le bilan est labor partir des informations fournies par le journal centralisateur de lOI et le journal auxiliaire Autres comptes du Bilan . Il comporte lActif, la valeur des Biens en nature et en espces dtenus par lOI au 31 dcembre dune anne donne et au Passif, lorigine des ressources qui ont financ ces biens. Ainsi, dans un cas trs simplifi, on peut dire que lActif prsente les sommes dtenues en caisse et en banque et que le Passif dsigne la rpartition de ces sommes entre les diffrents propritaires. Les propritaires sont constitus par lOI elle-mme travers les capitaux propres et les bailleurs de fonds, travers les diffrentes subventions qui servent financer lexcution des projets par lOI. Les montants porter dans les diffrents postes dActif et de Passif sont constitus par les soldes des comptes de trsorerie et des diffrents projets au niveau du journal centralisateur ainsi que des soldes des diffrents comptes qui figurent dans le journal auxiliaire Autres comptes du bilan .

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Un exemple de Bilan de la mme ONG : ONG. Bilan au 31/12/2003 Montant Passif 100 000 Capital propre 50 000 Bailleur A 4 000 000 Bailleur B 35 000 4 185 000 Total passif Rsultat net 4 185 000

Actif Stocks Avances Banque Caisse Total actif

Montant 1 000 000 2 000 000 500 000

Total

Total

3 500 000 685 000 4 185 000

NB : On notera que le rsultat ressorti par le Bilan doit obligatoirement correspondre celui degag par le compte dexploitation.

5.3.

Les rapports lEtat

Les rapports adresss lEtat peuvent se limiter au compte dexploitation et au Bilan.Cependant, lEtat peut demander des informations sur la base dautres supports en fonction de ses besoins spcifiques dinformations. En plus des tats financiers produits sur des supports normaliss ou non, les rapports financiers adresss aux diffrents utilisateurs comprennent galement des rapports dactivits. Ceux adresss aux bailleurs sont en gnral spcifiques aux projets quils financent.

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CHAPITRE III : LE SYSTEME COMPLET

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Si une OI applique le systme comptable dvelopp dans les chapitres 2 et 3, elle tient dj une comptabilit satisfaisante car elle a atteint les objectifs principaux, savoir notamment que : les dpenses et recettes sont enregistres de faon exhaustive ; les diffrents financements sont suivis sparment ; les erreurs sont dceles par le systme ou cherches systmatiquement et corriges ; les contrles sont effectus mensuellement ; annuellement, un bilan et un compte dexploitation de lorganisation sont labors ; annuellement ou periodiquement, des rapports spcifiques aux diffrents financements sont produits. LOI se limite de cette faon aux oprations lies la caisse et la banque. Elle tient de ce fait une comptabilit de trsorerie. Pour la majorit des OI, ce type de comptabilit est suffisant pour produire linformation financire qui leur est exige. Dans ce chapitre, dautres oprations, dpassant le cadre de la comptabilit de trsorerie et peuvant tre intressantes pour certains OI, seront traitees. Les oprations lies la trsorerie sont ici appelles oprations financires , les autres appelles oprations diversees ; ce sont :

les Stocks les Oprations crdit : achats ou ventes les retenues sur salaires : Impts et charges sociales les Amortissements

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I-LA GESTION DES STOCKS Si une organisation achte des articles qui seront consomms, distribus ou vendus plus tard, elle les conserve en stocks. Si la valeur de ces articles nest pas ngligeable, il faut suivre ces stocks. Exemples de stocks sont : rames de papier, bons de carburant, stock de carburant, intrants agricoles. Le suivi de stocks consiste en lenregistrement en quantits de chaque entre ou sortie de stock article par article sur des fiches. Un contrle rgulier du stock est ncessaire, ce qui veut dire que le stock thorique (selon la fiche) est compar avec le stock physique. Ce contrle est un contrle extra comptable. Un contrle extra comptable est un contrle qui est effectu en dehors de la comptabilit et qui nest pas ncessairement ralis en valeurs. Par opposition, un contrle comptable est un contrle qui consite en lenregistrement des stocks dans la comptabilit et qui est donc ncessairement ralis en valeurs. En comptabilit il y a deux possibilits : 1. 2. Seul lachat est enregistr. Lachat est considr comme dpense. Il ny a pas de contrle comptable des stocks mais plutt un contrle extra-comptable. Lachat est enregistr comme augmentation de stock. Ensuite, la consommation est enregistre comme diminution de stock. Cest la consommation qui est considre comme dpense. Il y a un contrle comptable des stocks.

La deuxime possibilit a les avantages suivants : Le rsultat net de lexercice est mieux calcul. Considrer la consommation comme dpense est plus correct que considrer lachat comme dpense car il est possible quen fin dexercice, lOI nait pas consomm la totalit du stock. Le contrle de stock est plus strict. Lomission dun enregistrement est plus facilement signale.

Si lachat concerne des articles qui sont financs par un bailleur, il faut tenir compte des considrations suivantes : La deuxime possibilit ne sapplique pas car toutes les oprations la charge dun bailleur sont enregistres sur un compte du bilan (45 . . . ). Le compte dexploitation nest pas concern et le rsultat net nest pas influenc. Le bailleur exige le plus souvent une justification des achats et non des articles consomms.

Vu les considrations ci-dessus il est conseill de ne pas utiliser un compte de stock pour des articles qui sont achets la charge dun bailleur. Si lon achte un stock avec les fonds propres et si on opte pour un suivi comptable des stocks, il faudra introduire le compte stock dans la rubrique Autres comptes du bilan .

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II-LES ACHATS ET VENTES A CREDIT Dans le cas gnral, les OI achtent au comptant leurs biens et services. De mme, elles cdent au comptant certains produits notamment les intrants agricoles. Cependant, quelques disposant de fonds propres non ngligeables ou jouissant de la confiance de leurs partenaires, peuvent opter pour des modalits de rglement a crdit de certaines transactions. Dans cette perspective, pour reflter la ralit de leur patrimoine, ces OI doivent intgrer dans leur systme comptable des comptes de tiers notamment les fournisseurs et les clients. Ces comptes de tiers sont des comptes de Bilan. Ils doivent en consquence tre inclus dans la rubrique Autres comptes du Bilan dans le journal centralisateur. Doprations diverses au moment de la transaction a crdit, elles deviennent des oprations de trsorrie au moment des recouvrements sur les clients ou des rglements des fournisseurs car elles font mouvementer les comptes de trsorerie (caisse et banque). Un exercice dapplication, dans le Guide Pratique, prsente la dmarche de comptabilisation des achats et ventes crdit.

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III-LES RETENUES SUR SALAIRES : IUTS ET CNSS Le paiement des salaires donne lieu un dcaissement immdiat des salaires nets et un paiement diffr des retenues au titre de lImpt Unique sur les Traitements et Salaires (IUTS) payer lEtat et les cotisations sociales verser la Caisse Nationale de Scurite Sociale (CNSS). Lenregistrement du montant brut en dpense impliquera lenregistrement des dettes concernant lIUTS et les cotisations sociales en attendant leur reversement aux tiers qui sont lEtat et la CNSS. Dans cette perspective, il y a lieu dintroduire dans le journal auxiliaire Autres comptes du Bilan , des comptes IUTS et CNSS . Dans le cas ou les salaires sont la charge dun bailleur, il y aura en fin danne une diffrence entre les dcaissements et les dpenses de salaires bruts engages. Pour viter tout malentendu, il faudra convenir avec le bailleur de loption de comptabilisation adopter. Si les salaires sont la charge de lOI, aucun problme autre que celle de la complexit de lenregistrement comptable ne se pose pour adopter le systeme complet.

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IV-LES AMORTISSEMENTS

Le SYSCOA dfinit lamortissement comptable comme lamoindrissement de la valeur dune immobilisation qui se dprcie de facon certaine et irrversible avec le temps. Le choix comptable qui se pose est de savoir sil faut se limiter au suivi de la situation des immobilisations de facon extra comptable (inventaire annuel) ou, sil faut, en plus, constater en comptabilit leur tat de dgradation afin de ressortir dans les comptes leur valeur relle (valeur rsiduelle). La dgradation se constate annuellement et la valeur de dgradation qui sera calcule, sur la base dun taux rglementaire est appele la dotation aux amortissements de lexercice . Il convient de prciser que la constatation des amortissements ne fait pas lobjet dun dcaissement cest pourquoi lamortissement est qualifi de charge non dcaissable. Dans le cas dune option de constation des amortissements, il faut se rfrer la technique comptable, objet dun exercice dapplication dans le Guide Pratique.

V-CAS SPECIFIQUES

Sans que la liste ne soit exhaustive, trois cas spcifiques peuvent se renconter dans la gestion des OI ; Il sagit notamment : Cas 1 - Le bailleur verse lOI un montant forfaitaire pour couvrir certaines dpenses Cas 2 - LOI contribue au financement dun projet initi par :

elle-mme ; les bnficiaires ; ltat.

Cas 3 - Le bailleur effectue directement certaines dpenses pour le compte du projet Ces diffrents cas sont ci-aprs dvelopps.

5.1- Versement par le bailleur dun montant forfaitaire pour couvrir certaines dpenses Il arrive quun bailleur verse une OI partenaire dans le cadre de la mise en uvre dun projet X, un montant forfaitaire pour couvrir certaines dpenses telles que : les salaires, les frais de dplacement. Dans ce cas il faut : dune part, enregistrer les frais rels, cest--dire les sorties de caisse ou de banque dautre part, enregistrer les frais forfaitaires, tant donn que ce sont ces montants quil faut justifier au bailleur.

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La rubrique Projet X doit correspondre la justification au bailleur, donc les frais forfaitaires doivent y tre enregistrs. Une solution possible pour cette situation est de crer un compte de bilan qui sappelle Montants forfaitaires . Les enregistrements sont les suivants : Au moment des paiements des frais rels : dbiter la rubrique Compte de Bilan sous le compte Montants forfaitaires crditer Caisse ou Banque Priodiquement, par exemple une fois par mois, enregistrer les montants forfaitaires : dbiter la rubrique Projet X sous la ligne budgtaire concerne crditer la rubrique Compte de Bilan sous le compte Montants forfaitaires Soit la fin de lexercice, soit la fin du projet, transfrer le solde de Montants forfaitaires au compte dexploitation, cest--dire un compte de la rubrique Fonds propres , qui sappelle par exemple Rsultat sur montants forfaitaires . Dans cet enregistrement les totaux de Montants forfaitaires sont annuls par lenregistrement dun montant ngatif et Rsultat sur montants forfaitaires est imput avec le solde : dbit si le rsultat tait ngatif, donc si les frais rels taient suprieurs aux frais forfaitaires et crdit dans le cas contraire.

5.2- Contribution un projet de lOI ou de bnficiaires ou de lEtat Il est convient de mentionner les contributions de lOI- mme ou des bnficiaires une activit finance par un bailleur dans les rapports concernant cette activit. Il faut quandmme faire attention la correspondance entre la comptabilit et le montant justifi au bailleur. Dans la comptabilit, la rubrique du projet nest utilise que pour les dpenses la charge du bailleur. La contribution propre de lOI est une utilisation des fonds propres et doit donc tre enregistre sous la rubrique Fonds Propres sous le compte Contribution aux projets . Une contribution des bnficiaires en espces est enregistre comme encaissement sous la rubrique du projet concern. Une contribution sous dautres formes, par exemple en main duvre, peut tre calcule en extra comptable. De mme une contribution de ltat (salaires de fonctionnaires de ltat qui travaillent pour le projet ; total dexonration) peut tre calcule en extra comptable. Le fait que lONG soit exonre dimpts constitue un type de recettes pour elle. Le total dexonration peut tre calcul pour chaque projet avec financement externe et aussi pour les fonds propres. Enregistrer cette exonration dans la comptabilit est en principe possible, mais augmente le risque de faire des erreurs.

5.3 - Certaines dpenses dun projet sont effectues directement par le bailleur lui-mme Il convient de mentionner dans les rapports des dpenses qui sont effectues directement par le bailleur au profit de lOI. Si cette dpense figure dans le budget convenu avec le bailleur, il faut lenregistrer simultanement comme un dcaissement et un encaissement sous la rubrique du financement concern. Le compte crditer est Reu du bailleur , le mme qui enregistre les virements reus du bailleur.

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LEXIQUE

Actif Ct gauche du bilan dune organisation. On y enregistre la valeur des biens que possde lorganisation ainsi que la valeur de ce que lui doivent les tiers. Ces biens se retrouvent sous la forme de terrains, mobilier, matriel, argent liquide en caisse et/ou en banque, crances. Bilan Ensemble des biens et des dettes ou patrimoine dune organisation prsents un moment donn. Le bilan est tabli annuellement la fin de lexercice comptable. Le bilan comporte deux cts : gauche lActif et droite le Passif. Budget Prvisions de dpenses et de recettes pour une priode donne et pour des activits dtermines. Pour une OI, on distingue les budgets convenus avec les bailleurs et le budget Fonds Propres qui doit tre tablit annuellement. Capital Social Le capital social dune organisation est constitu du montant total des actions souscrites par les diffrents membres ou actionnaires. Capitaux Propres Les capitaux propres sont constitus : 9 Du capital social ; 9 Des rserves ; 9 Rsultat de lexercice. Charges Frais relatifs lactivit normale dune organisation. On considre comme frais les sommes dues des tiers, soit en contrepartie de travaux, de prestations ou de services effectues pour une organisation, soit mme sans contrepartie. Compte Un compte est un tableau qui centralise les informations comptables de mme nature. Il correspond chaque poste dont on voudrait suivre les mouvements. Dans un systme comptable on distingue plusieurs comptes. Il y a des comptes pour : Chaque poste qui figure sur le bilan dune organisation ; Chaque poste qui figure sur le compte dexploitation dune organisation ; Chaque poste qui figure dans le budget convenu avec un bailleur, tant donn quil faut suivre le budget poste par poste. Le nombre de comptes dpend de la mesure de dtail quon veut sur le bilan et le compte dexploitation et du nombre de postes qui figurent aux budgets accords avec les bailleurs. Un compte est prsent en deux colonnes, dbit et crdit, qui enregistrent les mouvements dentre et de sortie.

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Compte dexploitation ou compte de rsultat Tableau qui prsente la situation des charges et des produits gnrs par lactivit courante dune organisation au cours dune priode donne, gnralement lanne. Il permet de dgager le rsultat de lactivit de lorganisation. Comptes de trsorerie Les comptes de trsorerie sont les comptes qui enregistrent les mouvements dentre et de sortie dargent. Ce sont le compte caisse et le compte banque. Selon ses besoins de distinction des diffrents financements, une organisation peut disposer dans sa comptabilit de plusieurs comptes caisse et de plusieurs comptes banque. Crances Dettes dues par un tiers (une personne ou une autre organisation) lorganisation. Fonds propres ou financements internes Moyens propres de lOI, quelle peut utiliser selon ses besoins ou choix. Les fonds propres incluent entre autres: les contributions des membres (les cartes dadhsion, les cotisations) les frais de fonctionnement calculs en pourcentage du budget dun projet (certains bailleurs donnent un pourcentage du budget prvu pour lexcution des activits pour couvrir les frais de fonctionnement de lOI) ; les prestations de services, telles que : o la location dune voiture dont lOI dispose ; o les formations donnes par ses membres ; o tout autre service ralis par lOI pour le compte de tiers (mise en place et recouvrement de micro crdits, enqutes, etc.) o etc. Financements externes : Autres ressources de lOI qui ne sont pas des fonds propres et qui servent financer une partie de ses activits. Les financements externes des OI comprennent : les subventions accordes par des bailleurs. Pour la plupart, ces subventions sont destines lexcution de projets dont les budgets sont arrts dun commun accord. Lutilisation des subventions accordes par les bailleurs doit se faire conformment aux budgets convenus avec eux ; les prts bancaires (dcouverts ; prt moyen et long terme) Immobilisations Biens dont la dure dutilisation est suprieure ou gale un an. Lignes ou postes budgtaires Diffrents comptes de dpenses et de recettes prvus dans un budget. Liquidit Argent dtenu en caisse ou dans un compte bancaire. Organisation intermdiaire (OI) Terme utilis dans ce document pour dsigner les organisations caractre associatif ( lexception des institutions dpargne et/ou de crdit). Il inclut les organisations non gouvernementales, les associations, les coopratives et leurs structures fatires (unions, fdrations, etc.).

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Passif Ct droit du bilan dune organisation. Il enregistre lorigine des ressources utilises par lorganisation pour financer ses actifs. On distingue les capitaux propres (lorsquils proviennent de lorganisation elle-mme) et les capitaux trangers (tels que les prts bancaires). Patrimoine Ensemble des biens et des dettes de lorganisation. Plan comptable Liste des comptes constitue dintituls et de numros correspondants. Les comptes sont rpartis en neuf classes : Classe 1 : Comptes des ressources durables Classe 2 : Compte dactif immobilis Classe 3 : Comptes de stocks Classe 4 : Comptes de tiers Classe 5 : Comptes de trsorerie Classe 6 : Comptes de charges des activits ordinaires Classe 7 : Comptes de produits des activits ordinaires Classe 8 : Compte des autres charges et des autres produits Classe 9 : comptes des engagements hors bilan et comptes de la comptabilit analytique Principe de la comptabilit partie double Chaque opration est porte la fois et pour un montant gal, au dbit dun (ou plusieurs) compte et au crdit dun (ou plusieurs) autre compte. Produits Sommes dues par des tiers en contrepartie des biens, travaux ou services fournis par une organisation, ou sans contrepartie. Profit ou bnfice /perte ou dficit Diffrence entre charges et produits gnrs par lactivit de lorganisation. On parle de profit ou bnfice lorsque les produits sont suprieurs aux charges. Dans le cas contraire, lorganisation a enregistr une perte ou dficit. Relation plan comptable et budget Dans le cadre de llaboration du budget, la distinction entre postes budgtaires seffectue par les diffrents comptes. Si lentreprise dispose dune codification analytique, le poste budgtaire est constitu dun compte de comptabilit gnrale suivi dun code analytique. Ex. diffrents projets, diffrents programmes, diffrents bailleurs, diffrentes rgions etc. Rubriques Dans le prsent manuel, le terme rubrique est consacr pour dsigner dans le journal centralisateur, les diffrentes sources de financement (projets ou fonds propres) et/ou lappartenance juridique des fonds (autres comptes de bilan).

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Annexe 1
Financement dune O.I.

F.P.

2 0 0 0

Projet A

2 0 0 1

Projet D

2 0 0 2

2 0 0 3

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ANNEXE 2 : PLAN COMPTABLE TYPE DUNE ORGANISATION INTERMEDIAIRE Classe 1 : Les comptes des ressources durables
Les comptes de la classe 1, enregistrent les mouvements de capitaux propres de lOI .Il sagit notamment des ventes de cartes dadhsion et des rsultats dexploitation accumuls.

CLASSE 10 13

INTITULES DES COMPTES


Capital Propre

OBSERVATIONS

Rsultat net d lexercice

Classe 2 : Les comptes dactif immobilis


Les comptes de la classe 2 enregistrent les mouvements des immobilisations. Ces immobilisations sont constitues essentiellement :

des Biens durables : matriel et mobilier de bureau, ; du matriel de transport des immobilisations financires que sont les cautions .

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CLASSE 24 244 2441 2442 2443 2444 245 2451 2458 27 275 2751 2752 2753 2754

INTITULES DES COMPTES


Matriel

OBSERVATIONS

Matriel et Mobilier
Matriel de bureau

Matriel informatique Matriel bureautique Mobilier de bureau Matriel de transport Matriel automobile Autres (vlo, mobylette, moto)
immobilisations financires

Dpts et cautionnements verss Dpts pour loyers davance Dpts pour llectricit Dpts pour leau
Dpts pour tlphone, tlex, tlcopie

Classe 3 : Les comptes de Stocks


Les stocks sont constitus de lensemble des articles destins la vente ou la consommation et dont la valeur ncessite un suivi (option de suivi comptable prsente dans le systme complet de comptabilit des OI ).

CLASSE 311 312 334

INTITULES DES COMPTES


Marchandises a

OBSERVATIONS

Marchandise B
Fournitures de bureau

Classe 4 : Les comptes de tiers


Les comptes de la classe 4 retracent les relations de OI avec des tiers au cours de lexercice, il sagit surtout des bailleurs de fonds et des avances mais aussi, si lOI opte pour le systeme complet, des fournisseurs et des clients.

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CLASSE 40 4011 4012 4013 4018 41 4111 42 421 422 423 43 431 44 447 45 451 452 453 46 471 472

INTITULES DES COMPTES Fournisseurs et comptes rattachs NIGELEC SNE SONITEL Consultant
Clients et comptes rattaches

OBSERVATIONS

Clients
Personnel

Personnel, avances et acomptes Personnel, rmunrations dues Personnel, oppositions, saisies-arrts


Organismes sociaux

Caisse Nationale de Scurit Sociale (CNSS)


Etat et collectivits publiques

Impt unique sur les traitements et salaires (IUTS)


BAILLEURS

Bailleur A Bailleur B Bailleur C


Dbiteurs et crditeurs divers

Avances de fonds a justifier Cotisations des membres non payees

Classe 5 : Les comptes de trsorerie


Les comptes de la classe 5 enregistrent, au cours de la priode, tous les mouvements de valeurs en espces par caisse et banques.

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CLASSE 52 5211 5212 57 571 572

INTITULES DES COMPTES


Banques

OBSERVATIONS

Banque X Banque Y
Caisse

Caisse sige Caisse - Rgionale

Classe 6 : Les comptes de charges des activits ordinaires


La classe 6 est destine recevoir toutes les charges . Les charges sont la consquence de lexploitation courante du OI au cours dune priode. Pour pouvoir fonctionner, il faut payer des salaires, acheter de lessence pour les vhicules, acheter des fournitures de bureau, effectuer des entretiens et des rparations, payer les factures deau et dlectricit, etc.

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CLASSE 60 6051 6052 6053 6054 6055 6056

INTITULES DES COMPTES

OBSERVATIONS

Achats et variations de stocks


Fournitures non stockables (eau) Fournitures non stockables (lectricit) Carburant et lubrifiant Fournitures produits dentretien (immeuble) Fournitures de bureau Achat de petit matriel et outillage

61 614 615 62 624 6241 6242 6243 6244 625 6252 6258 626 6260 6261 6262-1 6262-2 6263 6264 6265 6266 6267 6268 626 627 6271 6272 628 6281 6282 6283 6284

Transports
TRRANSPORT TERRESTRES DU PERSONNEL

Transports ariens du personnel


Services extrieurs I

Entretien, rparation Entretien et rparations des biens immobiliers Entretien et rparations des biens mobiliers Entretien et rparations matriel roulant Maintenance matriel informatique Primes dassurances Assurances matriels de transport (vhicules) Autres primes dassurances Etudes, recherches et documentation Etudes et recherches Sessions de formation Echanges locaux Echanges extrieurs Outils pdagogiques Restructuration Rencontres et rflexion Documentation informatique Suivi et valuation Audit Aide humanitaire Publicit, publications, relations publiques Publications Dons et gratifications Frais de tlcommunications Frais de tlphone Frais de tlex Fais de tlcopie (fax) Autres frais de PTT (location Bote Postale et achat de timbres)

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CLASSE 63 631 632 6323 6324 633 635 6351 6352 6353 638 6381 6382 6383 66 6611 6612 6614 664

INTITULES DES COMPTES


Services extrieurs II

OBSERVATIONS

Frais bancaires (tenue de compte) Rmunrations dintermdiaire et conseils Honoraires I Honoraires II Frais de formation du personnel Cotisations Cotisations au niveau des organismes nationaux Cotisations au niveau des organismes africains Cotisations au niveau des organismes internationaux Autres charges externes Frais de rceptions Frais de missions I Frais de missions II
Charges du personnel Salaires

Primes et gratifications Indemnits de, de licenciement et recherche dembauche Charges sociales

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Classe 7 : Les comptes de produits des activits ordinaires


La classe 7 regroupe, par nature, les ressources de l OI engendres par son fonctionnement normal dans le courant de lexercice. Les produits sont les montants des prestations de services, de la contribution des membres .

CLASSE 70 706 7061 7062 7063 707 7073 7075 7078 75 7581

INTITULES DES COMPTES PRODUITS Services vendus Services vendus en formation Services vendus sur suivi-valuation Services vendus sur autres prestations de service Produits accessoires Location Mise disposition du personnel Autres produits accessoires Autres produits Cotisations des membres

OBSERVATIONS

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Termes de rfrence pour un audit


Introduction.
Il serait pertinent pour les OI de savoir montrer quils ont amlior leur gestion financire et leur comptabilit. Le meilleur outil pour le montrer est de faire excuter un audit externe. Actuellement il y a peu de rgles pour la comptabilit dune OI. Afin de bien valuer les prestations des OI il faut dvelopper des termes de rfrence pour un audit externe de cette filire. Dans cet annexe, une proposition est labore dans ce sens. Afin damliorer le systme comptable des OI il faut tenir compte des points suivants : 1. le systme doit servir produire la justification des dpenses chaque bailleur selon les rgles et le budget convenus ; 2. le systme doit contribuer la transparence interne ; 3. le systme doit tre fiable ; 4. le systme doit tre simple en tenant compte de la faible comptence en comptabilit.

1. Les rgles comptables pour une OI.


Exigences : Les exigences minimales pour la comptabilit dune OI sont les suivantes : enregistrer toutes les dpenses et recettes un systme dcriture partie double bien distinguer les fonds propres et les financements externes bien distinguer les financements des bailleurs diffrents Fiabilit : Pour avoir un systme comptable fiable, il faut adopter le principe dcriture partie double. La rgle de lcriture partie double signifie que chaque opration est enregistre de faon ce que lquilibre soit maintenu entre le total des ressources (= Crdit) et le total des emplois (= Dbit). On peut distinguer les oprations financires et les oprations diverses. Toutes les oprations financires doivent tre enregistres et cela dune faon exhaustive. Les oprations financires concernent les mouvements dune caisse ou dun compte bancaire, donc les dcaissements et les encaissements. Le total de mouvements par caisse (ou par compte bancaire) doit correspondre lcart entre son solde initial et son solde final. Le contrle physique de la caisse (ou du compte bancaire) permet de cette faon de contrler si lon na pas omis des dpenses ou des recettes. Lenregistrement des oprations diverses ne correspond souvent pas aux rgles de justification des bailleurs. Leur enregistrement pour des dpenses la charge dun financement externe entrane le risque derreurs dans la justification au bailleur et nest pas conseill pour des OI sans assez dexprience de la comptabilit. Lenregistrement des oprations diverses la charge des fonds propres entrane moins de complications et peut tre considr plus facilement.

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Sans lenregistrement des oprations diverses certains biens (comme stock et immobilisations) et dettes (comme CNSS et IUTS retenus) ne figurent pas au bilan et il ny a pas de contrle intra comptable dans ce cadre. Il va sans dire quun contrle extra comptable de ces biens et dettes est indispensable. Distinguer les financements : Pour une entreprise prive chaque activit est son propre risque et peut aboutir un bnfice ou une perte. Et lentreprise peut utiliser les recettes pour financer nimporte quelles dpenses. Pour une OI ces deux principes ne sont valables que pour les activits finances avec les fonds propres. On dfinit ici les fonds propres comme les moyens au propre risque de lOI, quil peut utiliser selon ses propres besoins ou choix. Les fonds propres incluent entre autres: Les contributions des membres Frais de gestion calculs via un pourcentage du budget dun projet Prestations de services via un montant forfaitaire. Le reste des activits est financ via des subventions par des bailleurs. Un reliquat du budget ne peut pas tre considr comme un bnfice, mais doit tre rembours (ou utilis pour une nouvelle activit accorde par le bailleur). Et les dpenses doivent tre ralises selon un budget accord avec le bailleur. Analyse financire La comptabilit nest pas seulement un outil pour justifier dautres, mais sert aussi pour la gestion de lorganisation mme. Une organisation doit tre au courant des frais par unit du produit cl (ou du service cl) de lorganisation. Exemples : frais pour la construction dun puits, dune cole ou dune banque cralire ; frais pour une formation. La comptabilit doit tre utilise pour connatre et pour suivre ces ratios.

2. Termes de rfrences daudit : une proposition.


Ce paragraphe prsente en quelques grandes lignes, une proposition de termes de rfrence pour un audit externe dune OI. Un audit peut tre plus ou moins largi. Tout dpend des aspects quon fait vrifier par lauditeur. LOI peut demander lopinion dauditeur sparment sur les points suivants : Limage fidle du patrimoine et du rsultat donn par la comptabilit ; Le rapportage correct aux partenaires et aux membres ; La transparence interne ; Le respect des lois ; La performance de lorganisation. Le premier point est la formulation habituelle dun audit. Les autres points sont plus spcifiques pour la filire OI. Un audit pour une OI doit tenir compte du caractre spcifique de ce type dorganisation. Vu ce caractre spcifique il faut particulirement faire attention :

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1. aux financements externes ; 2. au financement avec les fonds propres ; 3. la transparence interne, vu le caractre associatif de lorganisation. Concernant les financements externes il faut contrler si : les procdures convenues avec le bailleur sont bien appliques ? il ya une correspondance entre la comptabilit, les rapports et les pices envoyes aux bailleurs ; les diffrents financements sont bien distingus ; le plan comptable suit les budgets. La validit des procdures des bailleurs en elle-mme ne fait pas lobjet de contrle comme elle nest pas sous linfluence de lOI. Concernant le financement avec les fonds propres, il faut contrler les points suivants : les procdures de lorganisation mme sont-elles dcrites dans un manuel de procdures ou un rglement interne ? Ces procdures sont-elles bien appliques ? Lauditeur peut vrifier la validit des procdures existantes et donner des recommandations pour modifier ces procdures. Concernant la transparence interne, il faut contrler les points suivants : la situation financire est-elle communique aux membres ? y-a-t-il un contrle interne rgulier (par exemple par les commissaires aux comptes) et les rsultats de ce contrle sont-ils communiqus aux membres ? le cumul de fonctions est-il vit autant que possible ? de quelle faon les membres sont-ils impliqus dans la planification et ltablissement de budgets ? En dehors de ces points spcifiques pour une OI les termes habituels pour un audit sappliquent. Il faut notamment vrifier si les principes noncs par le SYSCOA sont appliqus. Jusque l, nous nous sommes concentrs sur ladaptation de la comptabilit la spcificit des OI. Dans une proposition pour des termes de rfrence pour laudit de ce type dorganisation, il faut tenir compte dautres aspects de la gestion financire, notamment : les procdures administratives ; la performance de lorganisation.

Les procdures administratives : Comme chaque organisation, une OI a besoin dun manuel de procdures et ces procdures doivent tre appliques. Cel implique par exemple le meilleur usage possible des moyens disponibles, un choix de fournisseurs argument, le contrle rgulier de la caisse et de la banque. Quelques points qui mritent une attention particulire pour les OI, sont les suivants : LOI profite dexonrations fiscales : est-ce que lexonration nest utilise que pour le programme de dveloppement et pas pour des intrts privs ?

Tenir la comptabilit des organisations intermdiaires

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Est-ce que lIUTS et la CNSS sont retenus pour toutes les rmunrations imposables ? la proprit des immobilisations de lorganisation, est-elle claire et sans confusion avec celle de responsables de lorganisation ?

La performance de lorganisation Un audit peut sexprimer aussi sur la performance dune organisation. Quelques points qui mritent une attention particulire : Quelle est la part des investissements raliss dont bnficie le groupe cible ? Quelle est lefficience de lorganisation, mesure par exemple travers la relation entre frais de gestion et le budget total ? Quel est le prix unitaire du service ? ceci est un autre outil pour mesurer lefficience de lorganisation.

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