FERRAMENTAS DE APOIO DECISO: Controle de estoque de materiais da Prefeitura de Manaus

Emiliano Pereira Joo Bosco Leo Carneiro Lencio Arajo Oliveira Maria das Graas Silva Pierre Queiroz

Trabalho da disciplina Ferramentas de Apoio deciso apresentado Faculdade de Tecnologia para fins de avaliao para composio da nota final desta disciplina solicitado pelo Prof. Dr. Daniel Reis Armond de Melo.

2013

SUMRIO

1INTRODUO .................................................................................................................................... 4 2 Descrio da empresa ..................................................................................................................... 5 3 Descrio detalhada do problema .................................................................................................. 6 4 Mtodo / Tcnica empregada.......................................................................................................... 9 5 Aplicao (Identificao das variveis e critrios) ..................................................................... 10 6 Relato Analtico dos Resultados encontrados. ........................................................................... 17

1 INTRODUO

O volume de informaes tem aumentado significativamente nas organizaes e, principalmente, no mundo. Este nos oferece uma gama de oportunidades e estas, por sua vez, se multiplicam em uma velocidade cada vez maior, terminando por criar dificuldades e muitas vezes at frustraes para resolv-las. Empresas que tomam decises de maneira adequada conseguem gerar bons resultados e se diferem no mercado competitivo.Dentro deste contexto, necessrio um gerenciamento destas informaes para o apoio tomada de decises atravs de ferramentas e tcnicas que favorecem uma maior preciso e agilidade em seus processos decisrios. O mais interessante que estas mesmas ferramentas podem nos ajudar no dia-adia particular fora do ambiente de trabalho, como por exemplo, ajudar a decidir qual o melhor produto para um investimento, a escolher opes que economizam custos em um negcio, planejar e controlar atividades dirias e at mesmo decidir qual o melhor carro para se comprar. O presente trabalho teve como objetivo a utilizao prtica de ferramentas de apoio deciso vistas em sala de aula. Seguindo a orientao do professor, os alunos formaram equipes de no mximo 10 alunos. Cada equipe definiu entre seus membros uma situao problema real identificada dentro de seus prprios trabalhos. As equipes escolheram a metodologia / tcnica de apoios tomada de deciso e aplicou-as dentro da situao problemtica escolhida. Ao final da disciplina, os trabalhosforam entreguesao professor e apresentado em slides (MS PowerPoint) para todas as equipes da sala.

2 Descrio da empresa A Secretaria Municipal de Administrao SEMAD atua como rgo responsvel em gerir a sistemtica administrativa do Municpio de Manaus e com respaldo nos termos da Lei n. 1.314, de 04 de maro de 2009, ratifica sua integrao Administrao Direta da Prefeitura de Manaus, como rgo de gesto institucional, para o cumprimento das seguintes finalidades: I planejamento, coordenao e superviso da execuo das atividades relativas modernizao administrativa, gesto de recursos humanos, patrimnio, recursos logsticos e transportes no mbito do Poder Executivo, provendo e garantindo o perfeito desenvolvimento dos servios municipais e assegurando a perfeita integrao dos Sistemas; II organizao, catalogao e guarda do acervo documental da Prefeitura de Manaus; III administrao do Arquivo Pblico Municipal. Figura 1 Fachada do edifcio onde est localizada a SEMAD

FONTE: Prprios autores, 2013.

Viso Ser referncia nacional pela eficincia da gesto pblica, valorizao do servidor pblico e qualidade no atendimento ao cidado. Diretrizes estratgicas

Promover a valorizao do servidor pblico; Garantir ao cidado o acesso aos servios pblicos de qualidade; Modernizar a gesto pblica.

3 Descrio detalhada do problema

A Prefeitura possui quatro sites de almoxarifados distribudos em zonas distintas na cidade de Manaus. As escolas ou UEE Unidade Estratgica Educacional - fazem a solicitao de material escolar via telefone e utilizam ofcios, cautelas e memorandos como meio de comprovao de solicitao e entrega de pedidos . Figura 2 Fluxo de pedido de materiais (manual)

FONTE: TAPAJS, 2009.

As solicitaes seriam on line e atravs do software Sistemas PMM qualquer servidor de qualquer lugar poderia visualizar o estoque qualquer site da Prefeitura seja escola, secretaria ou os prprios almoxarifados. Figura 3 Fluxo de pedido de materiais (digital)

FONTE: TAPAJS, 2009.

O Programa Logstico Estratgico Permanente (PLEP) um projeto que visa melhorar os controles atravs da implantao de Projetos Logsticos, atendendo as premissas definidas em seus objetivos, tais como: Implantao do software SPMM, com o intuito de controlar vrios sistemas, inclusive estoque de materiais, nos Almoxarifados das escolas; Implantao da sistemtica de Inventrios Permanentes e Controle de Estoques nestas escolas.

Figura 4 Fluxo do processo de inventrio permanente

FONTE: Prprios autores, 2013.

Observou-se que o nmero de escolas municipais que se utilizam do software SPMM para controlar seus estoques estava diminuindo gradativamente por ms e consequentemente aumentou as divergncias de inventrios, ou seja, o controle de estoque realizado pelas escolas estava abaixo do esperado. Figura 5 Resultado das visitas de inventrios e instalao dos Sistemas PMM

450 401 400 355 350 300 250 200 150

Escolas

245

101 100 50 0
Total de Escolas Total de Escolas Inventariadas Escolas sem inventrio Escolas com 1 inventrio Escolas com 2 Inventrios Escolas com 3 Inventrios

46 9

FONTE: Relatrio de inventrio SEMAD, 2013.

Figura 6 Escolas que utilizam o Sistema PMM (mdulo de estoque)

400

352
350

352

354

355

300

250

200

148 (42,05%)
150

126 (35,8%) 114 (32,39%)

100

85 (23,94%)

50

Escolas funcionando SPMM

Escolas funcionando SPMM

Escolas funcionando SPMM

Escolas funcionando SPMM

Escolas funcionando SPMM

Escolas Inventariadas

Escolas Inventariadas

Escolas Inventariadas

Escolas Inventariadas

Escolas Inventariadas

JANEIRO

FEVEREIRO

MARO

ABRIL

MAIO

FONTE: Relatrio de inventrio SEMAD, 2013.

4 Mtodo/ Tcnica empregada A escolha do problema da falta de controle de estoque pelas escolas municipais pela equipe ocorreu por ser um problema real e consequentemente ser muito mais fcil o levantamento de dados. Por ser um cenrio real, fica na responsabilidade da equipe apenas seguir o roteiro da tomada de deciso e escolher as ferramentas mais adequadas para embasar o processo decisrio. As ferramentas e tcnicas utilizadas pela equipe neste trabalho so descritas abaixo: 1. Brainstorming No levantamento das causas e efeitos para inserir na rvore de problemas;

Escolas Inventariadas

JUNHO

Escolas funcionando SPMM

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2. Why-why (5 por qus) Tcnica utilizada para se descobrir as causas dos problemas e causas dos efeitos levantados durante a sesso de brainstorming; 3. Fluxograma de processo- para representar a sequncia do processo de inventrio permanente (utilizando o software Bizagi Process Modeler); 4. Grficos de colunas- (utilizando o Excel do MS Office verso 2010) para melhor visualizao da matriz GUT, representao de custo / benefcio e apresentao de dados da problemtica; 5. rvore de problemas- para descrever o mapa mental da problemtica para sua melhor explicao e levantamento de causas e efeitos (utilizando o software XMIND); 6. Matriz GUT- para confirmao da prioridade de ao e confirmao da problemtica (utilizando o Excel do MS Office verso 2010); 7. rvore de objetivos- para representar a situao futura desejada com base dos dados (causa e efeito) levantados na rvore de problemas a fim de tornlos em meios e fins. 8. Matriz de deciso- para melhor avaliar os grupos de alternativas de solues levantadas na rvore de objetivos (utilizando o Excel do MS Office verso 2010); 9. Plano de ao 5W2H- para descrever as aes a serem implementadas para soluo dos problemas levantados, definio dos prazos e responsveis pela sua execuo (utilizando o Excel do MS Office verso 2010)e 10. Cronograma de atividades (GANTT)- para melhor visualizao dos prazos para concluso do projeto de eliminao da problemtica (utilizando o Excel do MS Office verso 2010).

5 Aplicao (Identificao das variveis e critrios) Para que as aes no tomassem propores colossais, a equipe decidiu delimitar o tipo material estocado para material escolar. Caso no houvesse esta delimitao,

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certamente o foco seria direcionado para merenda escolar, que um problema gravssimo por si s, onde concluiramos as anlises voltados para evaso escolar, que outro problema gravssimo dada sua natureza. Entretanto, devido a sua vultuosidade, no seria um problema para esta equipe resolver, pelo menos em to pouco tempo. O cenrio onde ocorre o problema real, conforme citado anteriormente, e como nem todos os membros pertencem ao quadro da Prefeitura apresentada de Manaus, pessoa a problemtica que estava foi mais

pela

familiarizado com o assunto e partir da, a equipe levantou os dados de causas e efeitos construindo aos poucos um mapa mental do universo do problema, atravs de uma sesso de Brainstorming. Por consenso da equipe, os dados foram organizados de modo a mostrar grupos especficos de problemas e suas causas particulares para facilitar a estratgia de trabalho.O resultado pode ser visto na figura abaixo. Figura 7 rvore de problemas

FONTE: Prprios autores, 2013.

Para confirmao do problema, a equipe utilizou a Matriz GUT para estabelecer prioridades, atravs da pontuao dos fatores (gravidade, urgncia e tendncia) e reforar o problema focal, conforme pode ser observado na figura 8.

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Figura 8 Matriz GUT

FONTE: Prprios autores, 2013.

Um grfico de coluna foi utilizado para melhor visualizao das prioridades. Figura 9 Representao das prioridades da Matriz GUT

FONTE: Prprios autores, 2013.

O passo seguinte foi montar a rvore de objetivos, onde as causas e efeitos foram alterados para dar um sentido positivo em cada item levantado na rvore de problemas. Quando os problemas foram transformados em objetivos, as causas e

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efeitos passaram a representar meios e fins, respectivamente. Deste modo, a equipe comeou a visualizar suas aes e onde queria chegar. O resultado desta atividade pode ser observado na figura 10. Figura 10 rvore de objetivos

FONTE: Prprios autores, 2013.

Para melhorar as deciso estratgicas da equipe, elaborou-se a matriz de deciso. Nesta etapa foram considerados cinco critrios: urgncia de solues, recursos disponveis, reduo de riscos econmicos e/ou sociais, sustentabilidade do projeto e efeito multiplicador. Abaixo, descrevemos o motivo que levou a escolha por estes critrios: Urgncia de solues: A equipe acredita que tudo que se no havia urgncia para solucionar, no precisa ter sido analisado agora tambm; Recursos disponveis: As aes precisam ser viveis e um dos motivos que nos leva a realizao das aes , e talvez seja o principal, o recurso disponvel. Se no tem como fazer, compromete todo o projeto; Reduo de riscos econmicos e/ou sociais: Quando se fala de estoque, fala-se em dinheiro. A falta de controle de estoque representa, na maioria das

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vezes, prejuzos financeiros. Se h prejuzo no setor pblico, os efeitos sero sentidos pela sociedade, principalmente, o sentimento de insatisfao; Sustentabilidade do projeto: Outro fator importante, pois, se na rea pblica, os valores so investidos em projetos que no so duradouros, certamente se reverter em prejuzo tambm; Efeito multiplicador: Nada mais prazeroso quando o nosso trabalho copiado por outros rgo ou instituies. Isto seria a confirmao de que o projeto desenvolvido importante para a sociedade. A equipe considerou que os critrios recursos disponveis e reduo de riscos econmicos e/ou sociais merecem peso 2 por sua relevncia e abrangncia. Dentre as alternativas levantadas, foi constatado que recursos humanos a mais importante para a soluo do problema, conforme pode ser observado na figura 11. Figura 11 Matriz de deciso

FONTE: Prprios autores, 2013.

O prximo passo foi a elaborao do plano de ao 5W2H. Esta ferramenta importante por que nos mostra se as aes so relevantes, se os prazos so viveis pelo comprometimento do responsvel e pelos valores desprendidos. O plano de ao pode ser observado na figura 12.

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Figura 12 Plano de ao 5W2H

FONTE: Prprios autores, 2013.

O montante de R$ 290.000,00 do projeto de melhoria parece ser um valor significativamente alto. Entretanto, quando nos voltamos para retornoque ter a Prefeitura, os servidores e, principalmente, a sociedade, pouco considerando a totalidade de seus benefcios que foram descritos abaixo. Prefeitura de Manaus Estoque enxuto Valores atualizados Reduo de despesas administrativas; Reduo de espao fsico Servidores motivados Gesto de referencia Factibilidade poltica Agilidade nos processos

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Servidores municipais Organizao no processo Motivao Melhoria na prestao de servios Menor volume controlado nos estoques

Sociedade Transparncia Qualidade dos servios Reduo de gastos pblicos

Figura 13 Relao custo/benefcio

FONTE: Prprios autores, 2013.

Por fim, a equipe elaborou um cronograma de atividades para facilitar o follow up das aes. Atravs desta ferramenta podemos acompanhar facilmente e tomar aes de preveno caso seja observado discrepncia nos prazos previamente definidos. O cronograma pode ser observado na figura 14.

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Figura 14 Cronograma de atividades (GANTT)

FONTE: Prprios autores, 2013.

6 Relato Analtico dos Resultados encontrados Com o objetivo de intensificar o uso do sistema informatizado do controle de estoque nas escolas municipais, verificou-se atravs das ferramentas de apoio deciso que o problema focal controle de estoque de material escolar do municpio abaixo do esperado, est relacionado diretamente com falta e qualificao de mo -de-obra adequada para manusear o sistema de controle de estoque. Com a aplicao das ferramentas foi possvel diagnosticar quais aes seriam necessrias para a completa implementao e utilizao do programa, visando a qualidade dos servios e a satisfao dos servidores, assim como da comunidade que o principal interessado nas melhorias dos servios.