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INSTITUTO PROFESIONAL DE LA REGION ORIENTE

NOMBRE DEL ALUMNO: MENDOZA ROSAS GUADALUPE

CARRERA: RELACIONES PBLICAS

LAS RELACIONES PBLICAS EN LA GESTION DE LA COMUNICACIN INTERNA

NOMBRE DEL PROFESOR: LIC. LUCIO AVILA JIMENEZ

NOMBRE DE LA MATERIA: INTRODUCCION A LAS RELACIONES PBLICAS

FECHA DE ENTREGA: 26-JULIO-2013

Para mantener un buen funcionamiento de la organizacin, empresa o a nivel institucin, se debe tener una base firme basada en la comunicacin interna de las mismas. En este mbito entran las relaciones pblicas para conseguir y mantener unas adecuadas relaciones, no basta con llevar a cabo acciones de comunicacin de forma indiscriminada, sino que se hace indispensable la investigacin y la planificacin. Para lograr los objetivos planteados y que por ende la organizacin tenga xito se debe analizar detalladamente cada aspecto de la comunicacin interna, para ello existen distintos mtodos para su anlisis:

Auditoria La auditora de comunicacin en un mecanismo del que disponen las organizaciones para analizar el estado de la comunicacin en el mbito interno. Segn Wilcox la auditora sirve para anticiparnos a errores cometidos con el

pasado y debe incidir sobre todos los elementos de la comunicacin. Con la auditora vamos a conocer las herramientas ms demandadas y los recursos comunicativos. A travs de ella podemos establecer las ventajas y desventajas de nuestra comunicacin, as como las fortalezas y las ineficiencias. Existen diversos tipos de auditoria; La auditora global u holstica abarcara a todos los modos de la comunicacin (ascendente, descendente, horizontal y transversal) y sera una revisin profunda de los procesos, las herramientas y la poltica de comunicacin interna. Nos permitir conocer los fundamentos generales a travs de los cuales realizamos la comunicacin interna y propugnar cambios, modificaciones o profundizaciones de las actividades y acciones. Debe surgir de la mxima direccin organizativa y afectar a todos los mbitos y sectores organizativos. Y tambin hay que implicar a los diferentes pblicos de la organizacin con estudios especficos y sectoriales. La auditora parcial es aquella que se realiza sobre algn servicio administrativo, sobre alguna herramienta de comunicacin o sobre unos pblicos especficos. Puede surgir desde niveles inferiores en la organizacin y nos permite conocer la

situacin determinada para poder acometer acciones singulares al contexto analizado. As, cuando se deba realizar una auditora global es adecuado que sea realizada por expertos ajenos a la propia organizacin para evitar disfunciones en el anlisis. Esa necesaria aplicacin del proceso de investigacin se basa en la ecuanimidad y objetividad del experto que analiza la situacin. Sin embargo, en los procesos de auditoras parciales no es obligatorio que sea realizado desde exterior aunque s que es recomendable. Adems de la auditoria existen ms elementos con los cuales se pueden llevar acabo para su anlisis para conocer en qu rumbo marcha interna, como lo son; Autobservacin Formada de auto registros en los la persona anota su conducta individual a partir de los parmetros de anlisis y contextualizados en su ejercicio profesional Anlisis de documentos personales formado por autobiografas, diarios, cartas realizados por personas. Observacin sistemtica o no participante Consiste en el estudio de las personas en situaciones naturales y a travs de un observador que no se implica en la dinmica sino que adopta el rol externo. Procedimiento a travs del cual se produce una percepcin planificada de la conducta de personas, registrando y registrando esos comportamientos a partir de variables e indicadores de investigacin. Observacin participante Es conveniente para realizar investigaciones por falta de conocimiento del fenmeno que se va a estudiar. Entrevistas abiertas Existen varios tipos de entrevistas: Libre: finalidad exploratoria y no centrada En profundidad: entrevista centrada (con presupuestos). No directiva, escasamente pre codificada y dirigida en decurso Semiestructurada: repertorio preguntas la comunicacin

Encuestas Necesidad de establecer parte representativa de la poblacin para poder justificar la generalizacin de los datos obtenido en la investigacin. Pueden ser descriptivas y explicativas. Para realizarlas debemos de tomar en cuenta a que parte de la poblacin est dirigida, para poder seleccionar la muestra y llevar a acabo el proceso pertinente.

LA COMUNICACIN INTERNA AL SERVICIO DE LA ORGANIZACIN Y DE LAS RELACIONES CON SUS PBLICOS INTERNOS
El empleado es un factor estratgico para la elaboracin de los productos o servicios de una organizacin, son los que hacen el producto o servicio, y por lo tanto, de ellos depender que la calidad de los mismos sea la adecuada para lograr un nivel de competitividad alto de la organizacin. Es un factor estratgico por su relacin con los clientes de la compaa, por lo que la calidad y xito de la relacin con ellos estar directamente vinculada a su actuacin. Para los clientes, los empleados que estn en contacto con ellos son la empresa, y de la relacin que ellos establezcan se derivar un mayor compromiso o fidelidad del cliente con respecto a la empresa. Son un factor estratgico para el buen funcionamiento de la empresa, puesto que de su trabajo depender el nivel global de calidad de los procesos de la organizacin. Esto trascender, de forma determinante, en los estndares de productividad y rendimiento de los empleados y de la organizacin. Desde este punto de vista, la comunicacin interna se puede concebir como la transmisin de informacin desde los niveles superiores hacia los niveles inferiores de la organizacin. Esta forma tradicional de comprender la comunicacin interna ha sido preponderante durante dcadas. Los programas de comunicacin interna han dado prioridad a un grupo de tcnicas de comunicacin unidireccional de los directivos a los empleados, con el objetivo de diseminar la informacin, transmitir decisiones y controlar a la gente, se centra en informar a

los empleados sobre noticias y actividades que estn ocurriendo en la organizacin. La comunicacin interna tradicional es lamentablemente unidireccional, desde

uno hacia muchos y desde arriba hacia abajo, y en muy pocos casos estimula el dilogo y la comunicacin bidireccional. La principal razn de esto es que los medios de comunicacin tradicionales no son flexibles y no permiten la comunicacin efectiva multidireccional entre los miembros de una organizacin, esto no ayuda a las personas en las organizaciones a la hora de obtener y difundir la informacin que quieren y necesitan. Sin embargo, el creciente desarrollo de las nuevas tecnologas ha tenido un impacto importante en todos los aspectos de la vida organizacional, ha revolucionado la forma en que las personas y las organizaciones se comunican. Internet se ha convertido en poco tiempo en una herramienta de comunicacin indispensable para las organizaciones, el hecho de que Internet puede cubrir un amplio abanico de funciones, tales como servir de medio publicitario persuasivo, como medio de educar o informar, como forma de comunicar e interactuar, como medio de construir y mantener relaciones o simplemente como fuente de entretenimiento. Internet es una herramienta de comunicacin que ofrece a las organizaciones una flexibilidad creciente, personalizacin y ahorro de tiempo en lo que respecta a las necesidades e intereses de distintos pblicos. En los programas de comunicacin, Internet est adquiriendo relevancia creciente, y ofrece a los profesionales nuevas oportunidades de establecer dilogo con distintos pblicos. LOS VALORES DE LA ORGANIZACIN Y EL PBLICO INTERNO, LA BASE DE LA PERSONALIDAD CORPORATIVA

El vnculo de la identidad y los valores con la personalidad de las organizaciones se entiende a partir de la definicin del concepto cultura. Si como hemos dicho, entendemos la cultura organizativa como el conjunto de valores compartidos por los miembros de una organizacin, manifestados en comportamientos y

expresiones culturales propias que orientan la actitud de sus miembros y determinan la manera de relacionarse de la entidad tanto en su interior como hacia su exterior. La cultura organizativa es actitud colectiva, puesto que estamos hablando de valores arraigados en el si de la entidad en tanto que parte de su propia identidad. Motivaciones que determinan el grado de implicacin y compromiso de los pblicos internos, de concepciones compartidas por los miembros de una organizacin, y que permiten actuar y juzgar de forma coherente y estable la conducta en relacin a los otros. Segn el profesor John Kotter, la cultura es el conjunto de valores, comportamientos colectivos, estilos de pensar y actuar por parte de la mayora de los miembros de una organizacin, y es transmisible a futuros integrantes. Es aquello no escrito que determina los elementos que configuran el sentimiento de pertenencia a un colectivo. Entonces entendemos los valores corporativos como la actitud que pregona la empresa y en los que sustentan sus principios de convivencia, las empresas que vuelan generar una actividad social fuerte y establecer una cohesin interna considerable acostumbran a tener muy bien definidos los valores y complicidades sociales. Ya no sera comprensible una empresa comprometida socialmente sin un buen desarrollo de sus valores de referencia. IMPLICACIONES INTERNAS PARA LA EMPRESA: ISSUES MANAGEMENT

Howard Chase concibi el issues management como un proceso de gestin proactivo que tena como finalidad identificar asuntos que, potencialmente, pudieran desembocar en la arena poltica, analizar dichos asuntos, establecer prioridades de actuacin, desarrollar programas estratgicos de accin,

implementar un programa de comunicacin acorde a la estrategia adoptada y evaluar sus resultados. issues management ( gestin de conflictos potenciales en traduccin castellano por Gonzlez Herrero,) como una herramienta para evitar simplemente la regulacin legislativa de la actividad empresarial constituye una visin restringida del concepto.

La gestin de conflictos potenciales ha de entenderse sencillamente como: una herramienta de gestin cuya funcin es vigilar e investigar el entorno de la organizacin y solucionar los posibles problemas a la deteccin de sus primeros indicios. PROCESO DE GESTION DE CONFLICTOS POTENCIALES

El proceso de gestin de conflictos potenciales se fundamenta en dos ideas: a) La identificacin de un asunto o conflicto potencial lo ms pronto posible. b) El acotamiento y resolucin de ese asunto antes de que alcance un punto en el que provoque consecuencias indeseables para la organizacin. Son cinco los componentes fundamentales de un sistema de gestin de conflictos potenciales: 1. Identificar, mediante la vigilancia y el seguimiento de los acontecimientos del entorno, aquellos asuntos que pudieran afectar a la empresa en el futuro. 2. Estimar las probabilidades de que dichos asuntos ocurran y analizar las consecuencias que podran ocasionar sobre la organizacin. 3. Elaborar una estrategia de actuacin sobre cada asunto. 4. Poner en prctica dichas estrategias. 5. Evaluar los resultados obtenidos y efectuar las modificaciones oportunas en la estrategia adoptada si fuera necesario.

El proceso de issues management implica una clara interrelacin entre los aspectos internos y externos, hasta tal punto que rara vez una empresa logra que su agenda avance externamente sin contar previamente con una aceptacin o visin compartida de sus pblicos internos. Es decir, la legitimidad organizacional depende tanto de la percepcin que tengan los pblicos externos como los internos acerca del asunto en cuestin.

LNEAS DE INVESTIGACIN EN COMUNICACIN INTERNA


Los mercados financieros han resultado histricamente de inters para el segmento de particulares que han buscado en ellos un incremento adicional de ganancias, complemento a sus ingresos laborales. se toma como base la importancia de fidelizar un segmento de mercado que hasta haca una dcada apenas precisaba de servicios especficos, el papel de las Relaciones Pblicas es clave en este sentido. Pues el cliente no slo precisa de asesoramiento, sino de una atencin individualizada cuya imagen corporativa ha de adaptarse con las necesidades de este tipo de demanda cada vez ms exigente. Surge aqu una nueva especializacin profesional: Las Relaciones Pblicas Financieras. La publicidad ya no es suficiente. La diferenciacin precisa de una herramienta ms concreta y especializada. Por ello, para mantener la confianza de una demanda cada vez ms exigente, las relaciones Pblicas Financieras podran ser la clave. Una profesin cualificada y aplicada a un tipo de demanda sofisticada y distinta: la demanda financiera que requiere un profesional de Relaciones Pblicas adaptado y, por tanto, con una preparacin especfica en la materia al margen de las actividades habituales de su sector. Las relaciones internas se evalan mediante comunicacin, retencin y aceptacin de mensajes. Los instrumentos de evaluacin deben ser internos y externos; la herramienta clave es la retroalimentacin, sta nunca falla y comprueba si los mensajes han llegado a sus destinatarios. En este caso, sera necesario volver a pasar los mismos cuestionarios a los empleados y los franquiciados para comprobar si la situacin ha mejorado y disponen de ms conocimientos sobre la empresa, sus procedimientos y manejan las herramientas de comunicacin interna. LAS RELACIONES PBLICAS Y LA CONCIENCIA DE COMUNICACIN

El valor de la comunicacin en el seno de las organizaciones es incierto, al menos en trminos corporativos. Aludamos a este problema lneas atrs. Los miembros

de una organizacin, independientemente de su nivel de implicacin y responsabilidad, deben comprender el valor del fenmeno comunicativo. Cobrar conciencia del fenmeno de la comunicacin y de la dimensin comunicativa de todos los componentes de la organizacin se nos antoja como la solucin necesaria. Una solucin idnea a este problema pasara por la implantacin de una perspectiva de relaciones pblicas en todos los mbitos organizativos. Las relaciones pblicas, segn la definicin de la reunin de Vic, son: la disciplina cientfica que estudia la gestin del sistema de comunicacin a travs del cual se establecen y mantienen relaciones de adaptacin e integracin mutua entre una organizacin o persona y sus pblicos. Extradas de su contexto terico, podran ser la aplicacin en todos los niveles de la organizacin de la citada conciencia de comunicacin. El sistema de comunicacin de una empresa u organizacin implica la totalidad del fenmeno de la comunicacin. En ese sentido, es coherente deducir que en esta perspectiva est contenida la dimensin comunicativa del corporate. En la medida en que esta comunicacin sea deliberada y controlada, podremos hablar de tcnicas de comunicacin. Con toda seguridad, determinar el coste exacto en trminos corporativos de una comunicacin incontrolada sea imposible, pero tiene un coste. Desde este punto de vista, aceptamos como vlida la afirmacin de que slo tendr un valor potencialmente positivo la comunicacin controlada. Por el contrario, la comunicacin incontrolada tendr un valor potencialmente negativo. Desarrollar en todos los miembros de una organizacin la conciencia de que todo comunica es un inicio del control.

BIBLIOGRAFIA
CARRETN BALLESTER M CARMEN / RAMOS SOLERLAS IRENE Relaciones pblicas en la gestin de la comunicacin interna Editorial AIRP (Asociacin de Investigadores en Relaciones Pblicas) Alicante, Espaa. 2009 Pginas 157