1.

Teora de base de datos

Antes de empezar a trabajar con un programa gestor de base de datos como FileMaker, conviene tener unas nociones, aunque sean bsicas, de teora de base de datos.

1.1. Qu es una base de datos?

Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene. Una clnica, de sus pacientes y mdicos; una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de informacin se le llama datos. Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos; organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener informacin no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio: - Introducir datos - Almacenar datos - Recuperar datos y trabajar con ellos

Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lpiz y papel, pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.

1.1.1. Tabla o fichero, registro y campo

Un programa de base de datos almacena la informacin que se introduce en forma de tablas cmo las que se pueden ver, por ejemplo, en un listn telefnico:

Listn telefnico Nombre Direccin Telfono (403) 123-4567

Cabrera Ortz, Pedro 123 4th St. SW Garca Garca, Ana Santos Gemio, Luis

Avda. Arroyos, 54 (814) 555-4566 c/ Berruguete, 74 (606) 555-1234

En este listn resulta interesante tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro se pueden desglosar en tres apartados: Nombre, Direccin y Telfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. As es mucho ms sencillo encontrar la direccin de una persona buscando a partir de su nombre. Aqu se puede ver cmo la informacin referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la tabla. A sto es a lo que se denomina Registro.A cada una de las partes en las que se ha desglosado la informacin se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros Tabla o Fichero. Registro: Es el concepto bsico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la informacin asociada a un elemento de un conjunto, y est compuesto por campos. Tabla: Conjunto de registros homogneos con la misma estructura. Formada por Formadas por Formados por Base de Datos Tablas Registros Campos 1.1.2. Tipos de campos En el listn telefnico se puede ver que hay unos campos ms importantes que otros. As el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido; sera absurdo que apareciera una direccin en el listn sin ir acompaado de un nombre. Por este motivo, se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan.

1.2. Tipos de base de datos: planas y relacionales

Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listn telefnico se necesita una sola tabla, pero puede haber casos en los que se necesiten ms de una. Un hospital, por ejemplo, necesitar almacenar ms datos adems del nombre y direccin de sus pacientes. Tendr que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. Es posible almacenar esta informacin en una sola tabla?:

Hospital
Fecha 6-12-95 5-5-95 12-1-96 12-1-96 23-5-95 6-12-95 1-1-96 25-2-95 Nombre Cabrera Ortz, Pedro Garca Garca, Ana Santos Gemio, Luis Cabrera Ortz, Pedro Garca Garca, Ana Cabrera Ortz, Pedro Santos Gemio, Luis Cabrera Ortz, Pedro Direccin C/Mayor 12 4D Avda. Arroyos, 54 c/ Berruguete, 74 C/Mayor 12 4D Avda. Arroyos, 54 C/Mayor 12 4D c/ Berruguete, 74 C/Mayor 12 4D Tfno. 101232 256699 369856 101232 256699 101232 369856 101232 Diagnstico Apendicitis Gripe Sarampin Sinusitis Sarampin Sinusitis Amigdalitis Amigdalitis Tratamiento Ciruga Frenadol Augmentine Sinus Clamoxil Sinus Clamoxil Clamoxil Mdico Dra. Sanz Dr. Prez Dr. Prez Dr. Alonso Dra. Sanz Dr. Prez Dr. Alonso Dra. Sanz

Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que se precisan en una base de datos de este tipo. Existe, sin embargo, un problema: si cada vez que viene un paciente al mdico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (direccin y telfono) estarn repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes, la base de datos contendr gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentar su tamao y la har menos eficaz. Para hacer una base de datos como sta se usar necesariamente varias tablas que luego se relacionarn por un campo comn a ambas:

De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura, cada vez que venga un paciente no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su cdigo para que el Gestor de base de datos sepa de qu paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relacin es necesario que las dos tablas contengan un campo en comn (en este caso el cdigo del paciente).

A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla, hablamos de una base de datos plana. No todos los programas de gestin de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno se debe considerar si se necesita o no esta capacidad. Generalmente, todos los programas de base de datos de propsito mltiple de ltima generacin tienen capacidad relacional. Algunos de los ms conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler

1.3. Bases de datos de red

El uso de una base de datos de un listn telefnico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. El listn telefnico slo lo utilizar una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarn ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios. En la base de datos de un hospital, muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el mdico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administracin necesitarn los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalizacin. Todos ellos necesitarn por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos. Esto sera imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder ms que sentndose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del da, y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendra nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sera fiable. Para este tipo de bases de datos con mltiples usuarios se crearon las bases de datos de red. stas estn situadas en un nico ordenador, llamado servidor (generalmente ordenadores de gran potencia), y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a las mismas, los llamados clientes. Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre una base de datos al mismo tiempo desde lugares diferentes. Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que est pensados nicamente para este uso y no se emplean para bases de datos personales FileMaker y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeas empresas, que no

necesitan un nmero de accesos simultneos muy alto.

1.4. Utilidad de una base de datos

Las tres cosas bsicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir datos, almacenarlos y recuperarlos. Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas incomparablemente superiores a los mtodos tradicionales de almacenamiento de datos: archivadores, carpetas, etc. Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar bsquedas, mostrar distintas vistas de los datos, realizar clculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos, importarlos y exportarlos. 1.4.1. Introducir datos: las presentaciones

En las bases de datos, los datos se almacenan en las tablas. La estructura de la tabla es independiente de la presentacin que se le d. La estructura se define al crear los campos y la presentacin cuando se crea un diseo para esa tabla. Una tabla puede tener tantas presentaciones como se desee. El primer diseo de una tabla no tiene por qu ser el definitivo, posteriormente se pueden crear ms presentaciones en las cuales no tienen por qu aparecer todos los campos. Incluso cuando una tabla se relacione con otra pueden aparecer campos de las dos tablas. Las distintas presentaciones pretenden facilitar la introduccin de datos en la tabla. Filemaker permite mostrar los datos en pantalla de modos muy diferentes. Con una misma tabla se pueden crear siete presentaciones distintas: estndar, informe en columnas, columnas extendidas, pgina nica, etiquetas, sobres o en blanco. Cada tipo de presentacin tiene una utilidad distinta que se ver ms adelante.

1.4.2. Ordenar datos

A veces la utilidad de una base de datos depende de su orden. Un listn telefnico, para que sea til, debe estar ordenado por el orden alfabtico de los nombres. Filemaker permite ordenar los registros de una tabla El orden se establece en funcin de los registros de un campo o varios campos. Dependiendo del tipo de campo el orden puede ser alfabtico, numrico, por fecha u hora y de modo ascendente o descendente. As, se pueden ordenar los registros de la tabla de Visitas por la fecha de la visita, por los nombres de los pacientes o por el nmero de cdigo. Tambin se pueden especificar varios criterios de orden al mismo tiempo: por ejemplo, por orden alfabtico de nombre y, para los casos en que un nombre coincida, por fecha de visita.

1.4.3. Bsquedas

En los antiguos sistemas de archivo de datos, si se quera buscar un conjunto determinado de registros era necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio determinado (por ejemplo, en los ficheros de biblioteca, por materia o autor). Luego, visualmente y a mano, a menudo con gran trabajo y prdida de tiempo, se extraan los registros de uno en uno. Al terminar de usarlos se tena que seguir el proceso contrario. En el caso de que se quisiera hacer una bsqueda por un criterio diferente al del orden del archivo (por editoriales en el ejemplo anterior) la bsqueda resultaba imposible. Filemaker realiza bsquedas muy rpidas por cualquiera de los campos de la base, indistintamente del modo en que estn ordenados. Permiten hacer bsquedas con varios criterios (de este autor y con fecha de publicacin posterior a sta), bsquedas combinadas ( de tal autor o de tal otro), contrarias (que no sean de este autor), etc. Deshacer la bsqueda es igual de rpido. Una vez se obtienen los resultados de la primera bsqueda el programa permite realizar los mismos procesos que con el total de la base de datos (ordenar, buscar...) pero ejecutados nicamente sobre los registros extrados.

2. Planificacin de la base de datos

El primer paso en la creacin de una base de datos es disear su estructura. Al hacer un diseo previo se elimina el inconveniente de realizar cambios importantes cuando las tablas ya contengan registros. Se debe comenzar por organizar las ideas sobre el papel. Es necesario tener en cuenta la informacin que se quiere almacenar y decidir cuantas tablas (en FileMaker cada tabla es un archivo independiente) y cuantos campos se necesitarn. Se seguirn los siguientes pasos: 1. Se hace una lista de la informacin que se desea incluir. 2. Se piensa cmo se usar la informacin. 3. Se divide la informacin en categoras cmo informacin sobre pacientes, mdicos, datos de las visitas, o productos, clientes y ventas. Cada categora de informacin general es una tabla independiente.

Se decide la informacin de la que se necesita disponer en cada registro; los campos. Por ejemplo, un registro de la tabla Pacientes debe tener campos que contengan la informacin personal de un paciente como el nombre, los apellidos, la direccin...

Dependiendo del tipo de informacin que vaya a contener la base de datos una tabla no ser suficiente. Por ejemplo, en la base de datos del hospital se ve la necesidad de crear tres tablas. Se debe pensar cul es la conexin entre las tablas. En el caso de la base de datos del hospital, la tabla Pacientes contiene los datos personales de stos.

Cuando un paciente acude a una visita la informacin sobre sta se almacena en la tabla Visitas. Los datos personales del paciente ya estn almacenados en la tabla pacientes. Volver a introducirlos en la tabla visitas sera una prdida de tiempo y adems se duplicara la informacin. Los datos personales estaran repetidos en Pacientes y en Visitas. Si se crea un nexo de unin entre las tablas Pacientes y Visitas ser posible introducir los datos personales de un paciente una sola vez en la tabla Pacientes y verlos desde la tabla Visitas. Con slo introducir el cdigo del paciente aparecern todos los datos personales de paciente. Sin embargo, los datos mdicos habr que introducirlos en cada visita.

Para que la relacin sea correcta, el campo por el que se relaciona la tabla debe contener un dato nico sobre cada registro. En la relacin entre Visitas y Pacientes, el campo que une las tablas es el cdigo de paciente. Este dato es nico de cada paciente. En la tabla de pacientes slo habr un registro con el cdigo 1; en la tabla visita puede haber ms de un registro de cada paciente. Una vez se tiene clara la estructura de cada tabla y las relaciones entre ellas. Se deben determinar las diferentes presentaciones que se necesitan para trabajar con cada tabla o con varias a la vez y establecer qu se va a necesitar: etiquetas postales, sobres, listados, etc. Un diseo cuidadoso antes de crear la base de datos ahorrar tiempo si se necesita hacer cambios ms tarde. Cuando se termina el diseo inicial, se podr empezar a trabajar con FileMaker. Resulta ms conveniente probar la base de datos con informacin de ejemplo antes de introducir cientos de registros, ya que puede ser necesario modificar los campos o las presentaciones.